guÍa registro de proveedores para el Órgano rector · 2016-10-31 · título guía registro de...

Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana.

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Administraciones Públicas

GUÍA REGISTRO DE PROVEEDORES PARA EL ÓRGANO RECTOR

DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano

Edic. /Rev.: - v01.01

Fecha: 08/08/2016

mailto:[email protected]


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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

DOCUMENTO / ARCHIVO:

Título Guía Registro de Proveedores para el Órgano Rector

Nombre Archivo DGCP-GUI- Guía Registro de Proveedores para el Órgano Rector F1B2-E4GC v01.01

Fecha 08/08/2016

Versión v01.01

Cliente Dirección General de Contrataciones Públicas- DGCP

Asunto / Detalle Guía Registro de Proveedores para el Órgano Rector

Soporte lógico Microsoft Word

Localización Santo Domingo- Republica Dominicana

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Páginas Fecha

Modificación Motivo del cambio

v01.00 66 19/05/2016 Creación del documento

V01.01 59 17/06/2016 Actualización documentos F1B2



DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:

Nombre Área

Jhonattan Toribio Tecnología

George Slujalvkosky Tecnología

Yaraida Vólquez Capacitación



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CONTROL DEL DOCUMENTO

Este documento ha sido:

Nombre Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma

Gianina Cáceres

Orquidea Almonte

Bianessa Infante

Marianelly Aparicio

Fecha 08/08/2016



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INDICE

1. REGISTRO DE PROVEEDORES PARA EL ORGANO RECTOR............................................................. 5

2. REGISTRO DE PROVEEDORES VÍA PLATAFORMA ............................................................................. 6

3. ANALISIS DE LA SOLICITUD DE REGISTRO DE PROVEEDORES VIA PLATAFORMA POR

USUARIO ANALISTA .............................................................................................................................. 18

4. ANALISIS DE LA SOLICITUD DE REGISTRO VÍA PLATAFORMA POR USUARIO APROBADOR .... 21

5. REGISTRO PRESENCIAL DE PROVEEDORES POR EL ÓRGANO RECTOR ..................................... 24

6. ANALISIS DE LA SOLICITUD DE REGISTRO DE PROVEEDORES PRESENCIAL POR EL

ANALISTA DE REGISTRO DE PROVEEDORES ................................................................................... 28

6. ANALISIS DE LA SOLICITUD DE REGISTRO DE PROVEEDORES PRESENCIAL POR EL USUARIO

APROBADOR DE REGISTRO DE PROVEEDORES .............................................................................. 32

7. REGISTRO DE EMPRESAS VÍA EXCEL ................................................................................................ 34

8. FUNCIONES DEL PERFIL SERVICIO AL CLIENTE ............................................................................... 35

9. FUNCIONES DEL PERFIL ANALISTA DE RPE ..................................................................................... 41

10. FUNCIONES DEL PERFIL APROBADOR RPE ...................................................................................... 51



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1. REGISTRO DE PROVEEDORES PARA EL ORGANO RECTOR

El registro de proveedores podrá ser realizado por el proveedor o por los usuarios autorizados por el órgano rector. Este registro estará disponible de forma online y presencial. Los proveedores que no sepan Inscribirse ellos mismos tendrán la opción de dirigirse a la DGCP presencialmente y ser registrado por el departamento de servicio al cliente y el departamento de Registro de Proveedores. De igual forma los proveedores que tenga acceso a su computador podrá hacer el registro de proveedores de forma online.



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2. REGISTRO DE PROVEEDORES VÍA PLATAFORMA

El Registro de proveedores vía la plataforma es la opción que tendrá disponibles los proveedores para crear la solicitud de usuario proveedor y registrar a su empresa. Para el Registro Online de proveedores deberá tener en cuenta los siguientes flujos.

Para registrarse por la plataforma el usuario proveedor deberá realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Acceder a la pagina del portal transaccional.

Imagen 1. Pantalla Principal del Portal Transaccional

Registrar

Usuario Registrar

Proveedores

Aprobación de

DGCP

Subsanaciones (Cuando

aplique)

Autorización de uso de la

plataforma



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Paso 2. El proveedor deberá hacer clic en la opción “Registro”.

Imagen 1. Opción Registro

Paso 3. Se deberá completar los pasos solicitados para crear un usuario y luego hacer clic en el botón continuar.

Imagen 3. Formulario de Registro de Usuario



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Imagen 4. Formulario de Registro de Usuario completo

Paso 4. Se le enviará un correo con la notificación de Activación del registro y deberá hacer clic al enlace para continuar con los pasos solicitados.

Imagen 5. Correo de Activación del Registro



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Paso 5. Luego de haber hecho clic en el enlace del correo enviado, la plataforma le solicitará loguearse con el usuario y contraseña colocado en la solicitud del primer registro.

Imagen 6. Logueo de Registro de Proveedores

Paso 6. Una vez colocado su usuario y contraseña la plataforma lo enviará a completar el formulario primera sesión del usuario compuesto por 7 bloques que contiene la siguiente información:

Bloque información del usuario: este bloque contienen información general sobre los datos de la empresa proveedora o persona física tales como género, cargo, nombres y apellidos, tipo de documentos, etc.

Bloque Configuración: este bloque traerá predeterminado la zona horaria que el usuario selecciono en la solicitud del registro de proveedor.

Bloque configuración regional seleccionada: este paso completado por la plataforma.

Bloque Información de contacto del usuario: este contiene información del contacto del usuario tales como país, Dirección, Estado, Provincia, Correo electrónico, teléfonos, Celular, etc.

Bloque Información de inicio de sesión: este bloque solicita el cambio de contraseña y confirmarla nuevamente.

Bloque de seguridad de la Información: en este paso el sistema solicitará seleccionar o definir una pregunta de seguridad, respuesta de seguridad y un SMS para recuperar contraseña.



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Imagen 7. Primera sesión de usuario

Paso 7. Luego de haber completado la información requerida deberá hacer clic en el

botón .



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Paso 8. La plataforma actualizará los datos ingresado y luego le mostrará una pantalla donde deberá seleccionar si se registrara como:

1. Solicitud de registro como usuario de una unidad de compras / proveedor

2. Crear compañía

Imagen 8. Asociación a una compañía o Crear una Compañía

Paso 9. Si el proveedor desea crear una nueva compañía deberá seleccionar la opción “Crear Compañía” y luego hacer clic en el botón “Continuar”.

Imagen 9. Selección de Opción “Crear Compañía”

Paso 10. Deberá completar el formulario “VALIDAR si el proveedor ya existe.



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Imagen 10. Formulario “Validar si el Proveedor ya existe”



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Paso 11. En el formulario de “validar si el proveedor ya existe” deberá completar la siguiente información. País Tipo de persona : persona física o jurídica

Imagen 11. Opción Tipo de Persona

Si selecciona persona física el formulario agregara una casilla para completar la información del proveedor (Primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido).

Imagen 12. Selección de opción “Persona Física”

Si selecciona Persona Jurídica el formulario agregara la casilla tipo de empresa en este paso el proveedor deberá seleccionar el tipo de persona jurídica que es:

1. Asociación sin fines de lucro 2. Cooperativa 3. Consorcio 4. Entidad gubernamentales 5. Sociedades comerciales 6. Otras personalidades jurídicas



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Imagen 13. Selección de opción “Persona Jurídica”

Nombre Tipo de documento (Cédula de identidad, Rnc, Pasaporte o clave Tributaria país

extranjero. RNC

Imagen 14. Formulario “Validar si el proveedor ya existe” completo

Paso 12. Luego de completar el formulario el usuario proveedor deberá hacer clic en

el botón

NOTA: Si existen empresas activas con el mismo Número de Documento o Nombre, el sistema va a mostrar un listado con las empresas encontradas.



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Paso 13. Si no existen empresas con el mismo número de documento o nombre el sistema mostrará el botón “Registrar un nuevo proveedor para la persona jurídica y Registrar una nueva empresa para la persona Física”.

El sistema hará una validación del RNC si el proveedor tiene acuerdos de pago este deberá selecciona en la opción “posee acuerdo de pago” y seleccionará la opción “si” “no” según corresponda.

Luego del proveedor seleccionar la opción “SI” se desplegará la opción “Adjunto de Certificación de impuesto al día”. En este paso se deberá agregar el documento justificativo y la fecha de vencimiento del documento.

Imagen 15. Opción “Adjunto de Certificación de impuesto al día”

Imagen 16. Opción de Registro de una nueva empresa

Paso 14. Una vez hecho clic en el botón “Registro de una nueva empresa” la plataforma le mostrará al usuario proveedor la siguiente pantalla:



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Paso 15. Luego de que el proveedor haya terminado de llenar el formulario deberá de hacer clic en el botón “Guardar”y la plataforma le dará un código de solicitud.

Imagen 17. Pantalla de Confirmación de Inscripción



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3. ANALISIS DE LA SOLICITUD DE REGISTRO DE PROVEEDORES VIA PLATAFORMA POR USUARIO ANALISTA

La solicitud será analizada por un usuario analista autorizado por la DGCP el mismo realizará las siguientes funciones:

Consultar: El usuario analista deberá verificar la solicitud por parte del proveedor y sus documentos. Para consultar esta requisición el usuario deberá ingresar a la plataforma, seleccionar el menú de “Gestión de Proveedores” y hacer clic en la opción “Gestión de aplicaciones de RPE”.

Imagen 18. Pantalla Gestión de Proveedor usuario Analista

La opción “Gestión de aplicaciones de RPE” es la pantalla que tendrá el analista para ver las tareas pendientes que tienen del RPE.

Imagen 19. Pantalla Gestión de aplicaciones de RPE usuario Analista



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Aprobar o Rechazar: El analista deberá de hacer clic en el botón modificar que se encuentra ubicado en la pantalla “Gestión de Aplicaciones de RPE”, luego la plataforma lo llevará editar el ticket (Solicitud del proveedor).

El analista deberá hacer clic en el botón “Empezar” para comenzar con la validación de la información suministrada para luego aceptar o rechazar la solicitud.

Imagen 20. Pantalla Editar ticket de usuario Analista

Imagen 21. Pantalla Aceptar o Rechazar solicitud de Analista



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Enviar aprobación: una vez aceptado la solicitud del proveedor la plataforma le solicitará al analista colocar comentario y asignar la tarea a un usuario aprobador de la DGCP luego de que esta información este completa deberá hacer clic en el botón “Confirmar”.

Imagen 22. Pantalla Confirmación de la Acción aprobar una tarea

Después de confirmar la tarea asignada al aprobador la plataforma lo llevará nuevamente a la pantalla solicitudes de proveedores y esta tarea quedará en estado de análisis.

Imagen 23. Pantalla Solicitudes de Proveedores



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4. ANALISIS DE LA SOLICITUD DE REGISTRO VÍA PLATAFORMA POR USUARIO APROBADOR

El usuario aprobador recibirá la solicitud enviada por el usuario Analista para que este sea aprobado, cancelada, rechazada. El usuario aprobador realizará las siguientes funciones.

Consultar: el usuario aprobador consultará la solicitud con la información y sus documentos adjuntos.

Imagen 24. Pantalla de Solicitudes Proveedores usuario aprobador

Luego de verificar la información de la solicitud el usuario deberá hacer clic en el botón “Modificar” y seleccionar “Aceptar” o “Rechazar”.



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Imagen 25. Pantalla Aceptar o Rechazar solicitud del usuario aprobador

Aprobar: si el usuario aprobador aprueba la solicitud de proveedor le aparecerá una pantalla de confirmación de la acción y una casilla disponible para poner comentarios. Una vez puesto el comentario se le dará al botón Guardar.

Imagen 26. Pantalla Confirmación de la Acción aprobar

Imagen 27. Pantalla de Solicitudes de proveedores usuario aprobador

Devolver: la solicitud del analista del proveedor podrá ser devuelta con comentarios y luego el analista enviará un mensaje al proveedor a través del módulo de mensajería.



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Cancelar: la solicitud podrá ser podrá ser cancelada en caso de que no cumpla con los requisitos solicitados en este caso el usuario aprobador deberá introducir un texto y deberá adjuntar el motivo de cancelación a través de una lista desplegable.

Una vez aprobado la solicitud el proveedor recibirá por su correo una notificación de la plataforma informándole un aviso de su aprobación de usuario proveedor.

Imagen 28. Pantalla de Aviso de Aprobación



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5. REGISTRO PRESENCIAL DE PROVEEDORES POR EL ÓRGANO RECTOR.

El registro de proveedores estará disponible para los usuarios de la DGCP de acuerdo a su perfil. Los proveedores que no sepan inscribirse ellos mismos tendrán la opción de ir a la DGCP presencialmente y ser registrado por el departamento de servicio al cliente y el departamento de registro de proveedores y estos podrán recibir un estatus de su solicitud a través del departamento de mesa de ayuda que tendrá un usuario de consulta. Para la creación de una solicitud desde el departamento de Atención al Cliente (Usuario de Servicio al Cliente) se realizará de la siguiente manera:

El departamento de Atención al cliente recibirá la solicitud de Registro de proveedores y la podrá registrar directamente en el Portal Transaccional completó los datos, adjuntando los documentos y consultando sus impuesto. El usuario de atención al cliente podrá:

Validar impuestos:

Crear solicitudes

Enviar análisis al departamento de RPE

Enviar mensajes a los proveedores

Adjuntar documentos

Para crear una inscripción del proveedor el usuario de servicio al cliente tendrá que hacer clic en la opción “Menú” y luego seleccionar la opción “Crear Solicitud de inscripción de proveedor”

Imagen 29. Opción crear una Solicitud de Inscripción del proveedor



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Luego de seleccionar la opción de inscripción la plataforma lo llevará a la pantalla de completar la solicitud del proveedor.

Imagen 30. Opción crear una proveedor Dpto. Servicio al Cliente

Imagen 31. Opción crear una proveedor Dpto. Servicio al Cliente completo

La plataforma validará si el nombre de la compañía o RNC tiene empresas registradas y le adjuntará opciones de empresas que ha encontrado con esa información. Si el proveedor pertenece a una de esas empresas entonces solo tiene que solicitar acceso a la misma.

Imagen 32. Opción crear una proveedor Dpto. Servicio al Cliente



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Si es una empresa nueva el usuario de servicio al cliente deberá de hacer clic en la opción “Registrar una empresa nueva” para hacer completar este proceso deberá de realizar los siguientes pasos:

1. Adjuntar la certificación de impuesto al día y colocar la fecha de vencimiento de este documento.

Imagen 33. Adjunto de certificación del impuesto al día

2. Hacer clic en la opción “registrar una nueva empresa.

Imagen 34. Registrar una nueva empresa usuario servicio al cliente



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3. Luego la pantalla le mostrará un formulario llamado “Identificación de la Compañía” que el usuario deberá completar con los datos del proveedor solicitante.

Imagen 35. Formulario Identificación de la Compañía

4. La plataforma le dará al usuario de servicio al cliente un código de confirmación de inscripción y el mismo deberá de dárselo al proveedor para que le dé seguimiento a su solicitud. A su vez se crea una tarea para el analista de registro de proveedores que deberá de validar la información suministrada por el departamento de servicio al cliente y deberá aprobar o devolver esta tarea.

Imagen 36. Confirmación de Inscripción realizada por el usuario de Servicio al cliente



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6. ANALISIS DE LA SOLICITUD DE REGISTRO DE PROVEEDORES PRESENCIAL POR EL ANALISTA DE REGISTRO DE PROVEEDORES

Una vez enviada la tarea por servicio al cliente el analista del departamento de registro de proveedores iniciará con el análisis de esta solicitud realizando las siguientes funciones:

Consultar: El usuario analista deberá verificar la solicitud y sus documentos. Para consultar esta requisición el usuario deberá ingresar a la plataforma, seleccionar el menú de “Gestión de Proveedores” y hacer clic en la opción “Gestión de aplicaciones de RPE”.

Imagen 37. Pantalla Gestión de Proveedor usuario Analista RPE

Editar solicitud: el usuario analista deberá seleccionar la tarea asignada al departamento. Podrá localizarlo por el código de confirmación enviado por el departamento de servicio al cliente. Luego de ser localizado la solicitud el analista deberá hacer clic en la opción “Modificar”.

Imagen 38. Pantalla Gestión de Proveedor usuario Analista RPE



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La opción “Modificar” le presentará al analista la edición del ticket de la solicitud. El usuario deberá hacer clic al botón de “Iniciar”

Imagen 39. Pantalla Editar Tarea del analista de RPE

Adjuntar documentos: el analista de RPE deberá adjuntar los documentos obligatorios a la solicitud por la opción “Enlace a datos de la empresa”

Imagen 40. Opción “Enlace a datos de la empresa



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En la opción “Enlace a datos de la empresa” el usuario analista deberá de completar la información con los datos del proveedor.



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Enviar a aprobación: luego de haber analizado la solicitud del proveedor el usuario analista deberá enviar lo consultado al usuario aprobador de RPE.

Imagen 41. Opción envió de aprobación al Rol aprobador

Cuando el analista hace clic en el botón aprobar la plataforma le mostrará un aviso de confirmación de la acción en donde podrá adjuntar comentario y asignar el usuario con rol aprobador.

Imagen 42. Pantalla de confirmación de la acción

Rechazar: la solicitud podrá ser podrá ser cancelada en caso de que no cumpla con los requisitos solicitados. El analista deberá especificar el motivo del y deberá adjuntar el motivo de cancelación a través de una lista desplegable.

Enviar mensaje: el analista podrá enviar al proveedor u otro usuario un mensaje a través del módulo de mensajería.



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6. ANALISIS DE LA SOLICITUD DE REGISTRO DE PROVEEDORES PRESENCIAL POR EL USUARIO APROBADOR DE REGISTRO DE PROVEEDORES

El usuario aprobador recibirá la solicitud enviada por el usuario Analista para que este sea aprobado, cancelada, rechazada. El usuario aprobador realizará las siguientes funciones.

Consultar: el usuario aprobador consultará la solicitud con la información y sus documentos adjuntos.

Imagen 43. Pantalla Gestión de proveedores usuario aprobador

Luego de verificar la información de la solicitud el usuario deberá hacer clic en el botón “Modificar” y seleccionar “Aceptar” o “Rechazar”.

Imagen 44. Búsqueda de las solicitudes de proveedores



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Aprobar: si el usuario aprobador aprueba la solicitud de proveedor le aparecerá una pantalla de confirmación de la acción y una casilla disponible para poner comentarios. Una vez puesto el comentario se le dará al botón Guardar.

Imagen 45. Confirmación de la acción

Devolver: la solicitud del analista del proveedor podrá ser devuelta con comentarios y luego el analista enviará un mensaje al proveedor a través del módulo de mensajería.

Cancelar: la solicitud podrá ser podrá ser cancelada en caso de que no cumpla con los requisitos solicitados en este caso el usuario aprobador deberá introducir un texto y deberá adjuntar el motivo de cancelación a través de una lista desplegable.

Una vez aprobado la solicitud el proveedor recibirá por su correo una notificación de la plataforma informándole un aviso de su aprobación de usuario proveedor.

Imagen 46. Pantalla de aprobada



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7. REGISTRO DE EMPRESAS VÍA EXCEL

El registro de empresa vía Excel permitirá importar y exportar la creación de nuevas empresas, actualizar empresas existentes, exportar datos de la empresa. Solo será posible importar y exportar un máximo de 999 empresas. Para el registro de empresa vía Excel estarán disponibles las siguientes opciones:

Exportar plantilla de empresas a una Excel Cargar empresas desde Excel Exportar empresas a una Excel Exportar plantilla de actualización de interés a una Excel Cargar actualización de interés desde una Excel

Imagen 47. Plantilla de Excel



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8. FUNCIONES DEL PERFIL SERVICIO AL CLIENTE

El departamento de Servicio al cliente (Front Desk) tendrá las siguientes funciones dentro de la plataforma.

Opción de Menú – Gestión de Proveedores Gestión de aplicaciones de RPE Crear solicitud de inscripción de proveedores Crear solicitud de actualización de datos de proveedor Directorio de empresas

Imagen 47. Menú de servicios al cliente

Las opciones de gestión de proveedores para el rol de servicio al cliente se detalla de la siguiente manera:

A. Gestión de aplicaciones de RPE

El menú Gestión aplicaciones de RPE el usuario de servicio al cliente podrá buscar las solicitudes de registro, cambios de datos, etc, realizadas por el usuario de DGCP o proveedor.

Imagen 48. Opción de Gestión de Aplicaciones de RPE usuario servicio al cliente



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A su vez el usuario desde la misma pantalla de la opción de menú “Gestión de aplicaciones de RPE” podrá crear una solicitud de cambio de datos del proveedor o podrá crear una solicitud de membresía de proveedor.

Imagen 49. Opciones

B. Crear solicitud de inscripciones de proveedor

Desde esta opción el usuario de servicio al cliente podrá crea la inscripción de un proveedor que quiera tener usuario dentro de la plataforma. Nota: Para conocer más detalle sobre esta opción deberá ver el tema Registro de proveedores presencial.

Imagen 50. Opción Crear Solicitud de Inscripción de Proveedor



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C. Crear Solicitud de Actualización de Datos de Proveedor.

Para crear una solicitud de actualización de Datos de proveedor el usuario deberá de hacer clic en la opción “Menú” y luego deberá hacer clic en la opción Solicitud de Actualización de Datos de Proveedor”.

Imagen 51. Opción Crear Solicitud de Actualización de Datos

Luego de haber seleccionado esta opción la plataforma lo llevará a la pantalla correspondiente a la solicitud del proveedor. Donde el usuario de servicio al cliente deberá colocar la descripción de la actualización y colocar la tipo de empresa que lo está solicitando.

Imagen 51. Opción Crear Solicitud de Actualización de Datos



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Cuando se elige el “Tipo de empresa” la plataforma le desplegara un formulario para crear y luego de haber completado la información se le dará clic el botón “Crear”.

Imagen 52. Opción Tipos de empresas



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Formulario información específica: Cambio de datos del proveedor

Imagen 52. Opción Formulario cambios de datos del proveedor

El usuario de servicio al cliente luego de colocar toda la información para actualizar al proveedor deberá de hacer clic en el botón “Crear” y la plataforma generará un ticket.

Imagen 53. Pantalla de Ticket ha sido creado



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Y este deberá hacer clic al botón a “Grabar” y luego al botón “Enviar”.

Imagen 54. Opción Botones Guardar y Enviar

D. Directorio de Empresas

El usuario de Servicio al cliente tendrá disponible la opción de “Directorio de empresas” el cual podrá consultar las diferentes empresas registrada en la plataforma.

Imagen 55. Opción Directorio de empresas

Imagen 56. Pantalla de Directorio de empresas



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9. FUNCIONES DEL PERFIL ANALISTA DE RPE

El Analista de Registro de proveedores tendrá las siguientes funciones dentro de la plataforma.

OPCIONES DE MENÚ

Gestión de Proveedores

Otras Herramientas

Menú

MENÚ – GESTIÓN DE PROVEEDORES

En el menú Gestión de Proveedores el usuario tendrás las funcionalidades de:

- Gestión de aplicaciones de RPE

En esta opción el usuario analista podrá consultar los estados de las inscripciones realizadas por los proveedores y por el departamento de servicio al cliente. En este paso podrá aprobar y enviar al aprobador, devolver, consultar detalle, validar, rechazar.

Imagen 57. Pantalla del perfil de analista Gestión de aplicaciones RPE



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- Crear solicitud de Inscripción de Proveedor

Desde esta opción el usuario analista podrá crea la inscripción de un proveedor que quiera tener usuario dentro de la plataforma. Para crear una Inscripción de proveedor el usuario deberá hacer clic en el menú “Gestión de proveedores” y luego seleccionar la opción de “Crear solicitud de Inscripción de Proveedor” Nota: Para conocer más detalle sobre esta opción deberá ver el tema Registro de proveedores presencial.

Imagen 58. Opción de Inscripción de Proveedor usuario analista de RPE

- Crear solicitud de Actualización de Datos de Proveedor

Para crear una solicitud de actualización de Datos de proveedor el usuario deberá de hacer clic en la opción “Gestión de proveedores” y luego deberá hacer clic en la opción “Crear Solicitud de Actualización de Datos de Proveedor”.

Imagen 59. Opción Crear Solicitud de Actualización de Datos usuario analista

Luego de haber seleccionado esta opción la plataforma lo llevará a la pantalla correspondiente a la solicitud del proveedor. Donde el usuario analista deberá colocar la descripción de la actualización y colocar la tipo de empresa que lo está solicitando.



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Imagen 60. Opción Crear Solicitud de Actualización de Datos usuario analista


Imagen 61. Opción Tipos de empresas usuario analista



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Imagen 62. Opción Formulario cambios de datos del proveedor usuario analista

El usuario analista luego de colocar toda la información para actualizar al proveedor deberá de hacer clic en el botón “Crear” y la plataforma generará un ticket.

Imagen 63. Pantalla de Ticket ha sido creado usuario analista




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Imagen 64. Opción Botones Guardar y Enviar usuario analista

- Gestión de Inhabilitaciones

Desde la opción Gestión de Inhabilitaciones el usuario analista podrá visualizar las Inhabilitaciones realizadas. Por igual podrá verificar las últimas modificaciones, todas, publicados, cancelados, retirados y en espera de aprobación. Para visualizar una Gestión de Inhabilitaciones el usuario analista deberá hacer clic en el menú “Gestión de proveedores” y luego seleccionar “

Imagen 65. Opción Gestión de Inhabilitaciones

Imagen 66. Pantalla Gestión de Inhabilitaciones



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- Gestión de Tareas Administrativas

Esta funcionalidad permitirá al analista a verificar tareas asignadas y crear tareas para el usuario aprobador. Para crear la Gestión de Tareas administrativas el usuario analista deberá ir al menú “Gestión de proveedores” y luego seleccionar “Gestión de Tareas Administrativas”.

Imagen 67. Pantalla Gestión de Administrativas

La pantalla de Tareas Administrativas le mostrará las tareas pendientes y asignadas al analista.

Imagen 68. Pantalla Gestión de Administrativas usuario analista

El analista tendrá disponible las opciones de: Crear, Borrar, y ver todos los tickets y sus estados.

Imagen 69. Opciones de Gestión Administrativas



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Para el analista de RPE crear una tarea administrativa deberá hacer clic en el botón “crear” y se completará el siguiente formulario.

Imagen 70. Pantalla Crear una nueva tarea

- Directorio de Empresas

El usuario analista de RPE tendrá disponible la opción de “Directorio de empresas” el cual podrá consultar las diferentes empresas registrada en la plataforma.

Imagen 71. Directorio de empresas usuario analista



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MENÚ – OTRAS HERRAMIENTAS

- Mensajes

En la opción Mensajes el usuario analista podrá consultar los mensajes enviados por otros usuarios. Para ver esta herramienta deberá hacer clic en el menú “Otras herramientas” y luego seleccionar “Mensajes”.

Imagen 72. Menú Otras Herramientas - Opción Mensajes

- Tareas

En la opción Tareas el usuario analista podrá asignar tareas a un usuario de su entidad, un usuario o una dependencia.

Imagen 73. Menú Otras Herramientas - Opción Tareas

Para la creación de una tarea el usuario deberá hacer clic en opciones y seleccionar “Crear”.



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Se completa el formulario solicitado y se deberá hacer clic en el Botón Enviar.

Imagen 74. Menú Otras Herramientas – Formulario crear nueva tarea

- Catálogo de Bienes y Servicios

Imagen 75. Menú Otras Herramientas – Catálogo de Bienes y Servicios

Imagen 76. Menú Otras Herramientas – Pantalla Catálogo de Bienes y Servicios



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MENÚ- OPCION MENÚ

En la opción menú el usuario analista tendrá de manera conjunta las opciones de Gestión de proveedores y Herramientas de trabajo.

Imagen 77. Menú– Menú Administración

Imagen 78. Menú– Menú Herramientas de trabajo



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10. FUNCIONES DEL PERFIL APROBADOR RPE

El Aprobador de Registro de proveedores tendrá las siguientes funciones dentro de la plataforma.

OPCIONES DE MENÚ

Gestión de Proveedores

Otras Herramientas

Menú

MENÚ – GESTIÓN DE PROVEEDORES

En el menú Gestión de Proveedores el usuario tendrás las funcionalidades de:

- Gestión de aplicaciones de RPE

En esta opción el usuario aprobador podrá consultar, aprobar los estados de las inscripciones y actualizaciones realizadas por los proveedores, analista y por el departamento de servicio al cliente. En este paso podrá aprobar, devolver, consultar detalle, validar, rechazar.

Imagen 79. Pantalla del perfil de aprobador - Gestión de aplicaciones RPE



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- Crear solicitud de Inscripción de Proveedor

Desde esta opción el usuario aprobador podrá crea la inscripción de un proveedor que quiera tener usuario dentro de la plataforma. Para crear una Inscripción de proveedor el usuario deberá hacer clic en el menú “Gestión de proveedores” y luego seleccionar la opción de “Crear solicitud de Inscripción de Proveedor” Nota: Para conocer más detalle sobre esta opción deberá ver el tema Registro de proveedores presencial.

Imagen 80. Opción de Inscripción de Proveedor usuario aprobador de RPE

- Crear solicitud de Actualización de Datos de Proveedor

Para crear una solicitud de actualización de Datos de proveedor el usuario deberá de hacer clic en la opción “Gestión de proveedores” y luego deberá hacer clic en la opción “Crear Solicitud de Actualización de Datos de Proveedor”.

Imagen 81. Opción Crear Solicitud de Actualización de Datos usuario aprobador

Luego de haber seleccionado esta opción la plataforma lo llevará a la pantalla correspondiente a la solicitud del proveedor. Donde el usuario aprobador deberá colocar la descripción de la actualización y colocar la tipo de empresa que lo está solicitando.



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Imagen 82. Opción Crear Solicitud de Actualización de Datos usuario aprobador


Imagen 83. Opción Tipos de empresas usuario aprobador



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Imagen 84. Opción Formulario cambios de datos del proveedor usuario aprobador

El usuario aprobador luego de colocar toda la información para actualizar al proveedor deberá de hacer clic en el botón “Crear” y la plataforma generará un ticket.

Imagen 85. Pantalla de Ticket ha sido creado usuario aprobador



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Imagen 86. Opción Botones Guardar y Enviar usuario analista

- Gestión de Inhabilitaciones

Desde la opción Gestión de Inhabilitaciones el usuario aprobador podrá visualizar las Inhabilitaciones realizadas. Por igual podrá verificar las últimas modificaciones, todas, publicados, cancelados, retirados y en espera de aprobación. Para visualizar una Gestión de Inhabilitaciones el usuario aprobador deberá hacer clic en el menú “Gestión de proveedores” y luego seleccionar “

Imagen 87. Opción Gestión de Inhabilitaciones usuario aprobador

Imagen 88. Pantalla Gestión de Inhabilitaciones usuario aprobador



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- Gestión de Tareas Administrativas

Esta funcionalidad permitirá al aprobador a verificar tareas asignadas y crear tareas para el usuario aprobador. Para crear la Gestión de Tareas administrativas el usuario aprobador deberá ir al menú “Gestión de proveedores” y luego seleccionar “Gestión de Tareas Administrativas”.

Imagen 89. Pantalla Gestión de Administrativas usuario aprobador

La pantalla de Tareas Administrativas le mostrará las tareas pendientes y asignadas al analista.

Imagen 90. Pantalla Gestión de Administrativas usuario aprobador

El aprobador tendrá disponible las opciones de: Crear, Borrar, y ver todos los tickets y sus estados.

Imagen 91. Opciones de Gestión Administrativas usuario aprobador



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Para el analista de RPE crear una tarea administrativa deberá hacer clic en el botón “crear” y se completará el siguiente formulario.

Imagen 92. Pantalla Crear una nueva tarea usuario aprobador

- Directorio de Empresas

El usuario aprobador de RPE tendrá disponible la opción de “Directorio de empresas” el cual podrá consultar las diferentes empresas registrada en la plataforma.

Imagen 93. Directorio de empresas usuario analista



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MENÚ – OTRAS HERRAMIENTAS

- Mensajes

En la opción Mensajes el usuario aprobador podrá consultar los mensajes enviados por otros usuarios. Para ver esta herramienta deberá hacer clic en el menú “Otras herramientas” y luego seleccionar “Mensajes”.

Imagen 94. Menú Otras Herramientas - Opción Mensajes

- Tareas

En la opción Tareas el usuario aprobador podrá asignar tareas a un usuario de su entidad, un usuario o una dependencia.

Imagen 95. Menú Otras Herramientas - Opción Tareas

Para la creación de una tarea el usuario deberá hacer clic en opciones y seleccionar “Crear”.



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Se completa el formulario solicitado y se deberá hacer clic en el Botón Enviar.

Imagen 96. Menú Otras Herramientas – Formulario crear nueva tarea

- Catálogo de Bienes y Servicios

Imagen 97. Menú Otras Herramientas – Catálogo de Bienes y Servicios

Imagen 98. Menú Otras Herramientas – Pantalla Catálogo de Bienes y Servicios



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MENÚ- OPCION MENÚ

En la opción menú el usuario aprobador tendrá de manera conjunta las opciones de Gestión de proveedores y Herramientas de trabajo, de la misma manera tendrá Informes y Estadísticas.

Imagen 99. Menú– Menú Administración usuario aprobador

Imagen 100. Menú– Menú Herramientas de trabajo usuario aprobador

Imagen 101. Menú– Menú Informes y Estadísticas usuario aprobador



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NOTAS


guÍa registro de proveedores para el Órgano rector · 2016-10-31 · título guía registro de...

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