gua prctica de la propiedad horizontal
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Serie IducnadoCartillas Pedagógicas para la construcción de cultura urbanística
Primera edición – Barranquilla, octubre de 2004
GUÍA PRÁCTICA DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL
SERIE IDUCANDO
Cartillas Pedagógicas para la construcción de cultura urbanística
GUÍA PRÁCTICA DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL
Instituto Distrital de Urbanismo y Control IDUC - Barranquilla
Alcalde: GUILLERMO HONIGSBERG BORNACELLY
Gerente GeneralCARLOS ALTAMAR ARIAS
ElaboraciónAUGUSTO RICO GARCÍAJefe de la División de Control de Vivienda
EditoraMABEL ZÚÑIGA CARRILLOAsesora en Comunicación
Diseño e ImpresiónImagen Impresa Ltda. Telefax: 3403159 Nit: 800 – 205997 -0
Número de Ejemplares:2000
DistribuciónGratuita
FechaOctubre de 2004
Instituto Distrital de Urbanismo y Control IDUC BarranquillaCalle 34 Nº 43 – 31 piso 8 Alcaldía Distrital de BarranquillaTelfax: 3404919Web site: www.iduc.gov.co email: [email protected]
CONTENIDO
PRESENTACIÓN
ANTECEDENTES
1. ¿QUÉ ES LA INSCRIPCIÓN DE UN EDIFICIO O CONJUNTO?1.1 NATURALEZA DE LA INSCRIPCIÓN1.2 EN QUÉ LUGAR DEBE HACERSE LA INSCRIPCIÓN1.3 ACTOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE
2. CONSTITUCIÓN DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL
3. REFORMA AL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL
4. CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
5. CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA
6. ACTA
7. PUBLICACIÓN DE ACTA
8. REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN DE UN NUEVO ADMINISTRADOR
9. LEGALIDAD DE LAS DECISIONES DE LA ASAMBLEA
10. REGISTRO DE LIBROS
11. GLOSARIO
12. ANEXOS MINUTA: CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA MINUTA: CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA MINUTA: CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL SEGUNDA
CONVOCATORIA MINUTA: RELACIÓN DE LOS PROPIETARIOS QUE ADEUDAN EXPENSAS
COMUNES MINUTA: PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS VIGENCIA (DE QUE
MES A QUE MES VA) MINUTA: PODER DE REPRESENTACIÓN ANTE LA ASAMBLEA MINUTA: PLANILLA DE COMUNICACIÓN DE ASAMBLEA GENERAL
(ORDINARIA O EXTRAORDINARIA) MINUTA: REGLAMENTO INTERNO DE DEBATE NOMBRE DEL EDIFICIO O
CONJUNTO MINUTA: ACTA DE ASAMBLEA GENERAL MINUTA: PLANILLA DE ASISTENCIA ASAMBLEA GENERAL (ORDINARIA
O EXTRAORDINARIA)
PRESENTACIÓN
El Instituto Distrital de Urbanismo y Control -IDUC- ha concebido la elaboración de la SERIE IDUCANDO como una herramienta para la construcción de la cultura urbanística en la ciudad de Barranquilla, en primera edición se presenta de forma práctica toda la información para facilitar la inscripción de las personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal con el objetivo de facilitar la inscripción de los actos, libros y demás documentos de los edificios o conjuntos.
En un lenguaje coloquial y didáctico se señalan los aspectos jurídicos y prácticos sobre el registro de las personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal, la inscripción su representante legal y el revisor fiscal para que nuestros usuarios cuenten con una herramienta de fácil y continua consulta que indudablemente llevará a una mejor comprensión sobre la presentación de los documentos ante el IDUC.
Estas personas jurídicas deben actuar conforme a la Ley 675 de 2001, la cual tiene el objetivo de regula la forma especial de dominio denominada propiedad horizontal, en la que concurren derechos de propiedad exclusiva sobre bienes privados y derechos de copropiedad sobre el terreno y demás bienes comunes, con el fin de garantizar la seguridad y la convivencia pacifica en los inmuebles sometidos a ella, así como la función social de la propiedad.
La elaboración de este valioso documento guía fue posible gracia al trabajo del Comunicador Social y Abogado AUGUSTO RICO GARCIA, Jefe de la Oficina de Control de Vivienda del IDUC.
Se destaca el apoyo en la revisión de la primera edición de la Guía Practica de la Propiedad Horizontal de los Maryuris Peñaranda, Carlos Pertuz, Martha García, Beatriz Viera, Leonor Basa, Jorge Rosales Steel, Nico Pérez de Fraga, Katiuska Azocar,
CARLOS ALTAMAR ARIASGERENTE GENERAL
ANTECEDENTES
El régimen de propiedad horizontal en Colombia estuvo regido por las leyes 182 de 1948, 16 de 1985 y 428 de 1998, hasta que fue expedida la Ley 675 del 3 de agosto de 2001 “Por medio de la cual se regula el régimen de propiedad horizontal", la cual afortunadamente fusionó en una sola norma y bajo unos mismos parámetros todo lo relacionado con la constitución y registro de los edificios y conjuntos, ya sean residenciales, comerciales o mixtos.
El régimen de propiedad horizontal se define como el sistema jurídico que regula el sometimiento a propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse.
El Artículo 4º de la Ley 675 de 2001 establece que un edificio o conjunto se somete al régimen de propiedad horizontal mediante escritura pública registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Realizada esta inscripción, surge la persona jurídica a que se refiere esta Ley.
El Artículo 8º de la misma norma, delega en los municipios y distritos la inscripción y posterior certificación sobre la existencia y representación legal de las personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal del lugar de ubicación del edificio o conjunto.
Mediante Decreto Acuerdal 0253 del 23 de julio de 2004, el Alcalde Distrital de Barranquilla, GUILLERMO HOENIGSBERG BORNACELLY, delegó en el Instituto Distrital de Urbanismo y Control -IDUC-, la facultad de inscribir a las personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal, así como sus representantes legales y el revisor fiscal.
Desde el 1º de agosto del año en curso, el IDUC viene atendiendo a los edificios y conjuntos en sus solicitudes de registro de la personería jurídica y representante legal, advirtiendo que, especialmente por falta de conocimiento, son muchas las deficiencias y errores en los que incurren en la convocatoria, sesión de la asamblea y elaboración de las actas. Por está razón ponemos a disposición de la ciudad la primera edición de la SERIE IDUACNDO, que será una Guía Práctica de la Propiedad Horizontal.
1. ¿QUÉ ES LA INSCRIPCIÓN DE UN EDIFICIO O CONJUNTO?
Es la inscripción de las personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal (edificios y conjuntos) en el registro de propiedad horizontal que lleva el IDUC, conforme a lo establecido en la Ley 675 de 2001.
La inscripción faculta a los edificios y conjuntos para ejercer derechos y obligaciones. Es un documento indispensable para la obtención del NIT, abrir una cuenta bancaria, otorgar poder a un abogado para iniciar procesos judiciales de cobro de la cartera morosa, afiliar a los empleados a la seguridad social, etc.
1.1 Naturaleza de la Inscripción
Es público, cualquier persona podrá obtener copia de los documentos que reposan en el registro de propiedad horizontal que lleva el IDUC, así como solicitar que se le expidan certificaciones sobre las inscripciones realizadas.
1.2 ¿En qué lugar debe hacerse la inscripción?
La inscripción tanto de la constitución, reformas al reglamento de propiedad horizontal, la liquidación y los nombramientos de las personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal en el Distrito de Barranquilla se deberá efectuar únicamente ante el IDUC.
1.3 Actos que deben inscribirse
1. La inscripción de las personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal.
2. Las reformas al reglamento de propiedad horizontal.3. Liquidación de las personas jurídicas sometidas al régimen de
propiedad horizontal.4. El nombramiento del administrador.
2. CONSTITUCIÓN DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL
Un edificio o conjunto se somete al régimen de propiedad horizontal de una forma muy sencilla: elevando el reglamento de propiedad horizontal a escritura pública ante una notaria y registrándola en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Así surge la persona jurídica Edificio Mirador o Conjunto Realeza, por ejemplos.
La escritura pública que contiene el reglamento propiedad horizontal deberá incluir como mínimo, los siguientes temas:
1. El nombre e identificación del propietario.2. El nombre distintivo del edificio o conjunto.3. La determinación del terreno o terrenos sobre los cuales se levanta el
edificio o conjunto, indicando detalladamente su nomenclatura, área y linderos, así como el título o títulos de adquisición y los correspondientes folios de matrícula inmobiliaria.
4. La identificación de cada uno de los bienes de dominio particular de acuerdo con los planos aprobados por cualquiera de las curadurías urbanas de Barranquilla.
5. La determinación de los bienes comunes, con indicación de los que tengan el carácter de esenciales, no esenciales y los de uso exclusivo.
6. Los coeficientes de copropiedad.7. Los módulos de contribución, sólo para los edificios o conjuntos de
carácter comercial y mixto.8. La destinación de los bienes de dominio particular que conforman el
edificio o conjunto, es decir, explicar que son: vivienda, oficina, locales comerciales, industriales o mixtos.
9. Las especificaciones de construcción y condiciones de seguridad y salubridad del edificio o conjunto.
10.La participación de los propietarios en las expensas comunes.11.La constitución un fondo de imprevistos para atender obligaciones o
expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo de mínimo el uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de los gastos comunes.
12.Establecer los derechos, deberes y prohibiciones de los propietarios de bienes privados con respecto al edificio o conjunto.
13.Determinar los órganos de administración, dirección y control, así como las reglas que gobiernan la organización y funcionamiento del edificio o conjunto. Este punto se refiere a la determinación de funciones, convocatoria, clases de reuniones, quórum, actas, etc. de la asamblea y el administrador, al igual que el Consejo de Administración en los edificios y conjunto que sea necesario u obligatorio.
14.El reglamento de administración de la propiedad horizontal, determinándose las funciones del administrador, responsabilidades y faltas del administrador.
15.La creación del comité de convivencia.
16.Las causales y procedimiento para la extinción de la propiedad horizontal y la liquidación de la personería jurídica.
17.Anexar la licencia de construcción y los planos aprobado por la respectiva curaduría urbana que muestren la localización, linderos, nomenclatura y área de cada una de las unidades privadas y las áreas y los bienes de uso común *
Sólo en los conjuntos integrados por etapas, la escritura de constitución deberá indicar esta circunstancia, y regular dentro de su contenido el régimen general del mismo, la forma de integrar las etapas subsiguientes, y los coeficientes de copropiedad de los bienes privados de la etapa que se conforma, los cuales tendrán carácter provisional.
Las subsiguientes etapas las integrará el propietario inicial, mediante escrituras adicionales, en las cuales se identificarán sus bienes privados, los bienes comunes localizados en cada etapa y el nuevo cálculo de los coeficientes de copropiedad de la totalidad de los bienes privados de las etapas integradas al conjunto, los cuales tendrán carácter provisional.
En la escritura pública por medio de la cual se integra la última etapa, los coeficientes de copropiedad de todo el conjunto se determinarán con carácter definitivo.
* Si el notario público encuentra una o más discordancia entre la escritura de constitución o adición al régimen de propiedad horizontal y la licencia y los planos deberá dejar constancia expresa en la escritura.
** Se recomienda que la elaboración del reglamento de propiedad horizontal se le encomiende a un abogado experto en el tema, quien debe contar con el apoyo de un arquitecto.
RECUERDE
1. Que en el reglamento de propiedad horizontal no se pueden colocar normas que prohíban la enajenación o gravamen de los bienes de dominio privado, ni limitar o prohibir la cesión de los mismos a cualquier título.
2. En ningún caso las disposiciones contenidas en los reglamentos de propiedad horizontal podrán vulnerar las normas imperativas contenidas en esta Ley 675 de 2001, y en tal caso, se entenderán como no escritas.
3. REFORMA AL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL
Reformar el reglamento de propiedad horizontal es hacerle cambios o modificaciones a la escritura pública que lo contiene. Muchos edificios y conjuntos están llevando a cabo este proceso para ajustar sus estatutos a la LEY 675 de Agosto 3 de 2001, tal como lo ordena el artículo 86 de la misma norma.
Ahora veamos cual es el procedimiento para la reforma, paso a paso:
3.1 Redacción del Nuevo Reglamento
Realizar un cuidadoso análisis del reglamento antiguo. Elaborar un diagnóstico de la propiedad horizontal, para determinar
que cambios han ocurrido en los bienes comunes y privados. Tener un amplio conocimiento de la Ley 675 de agosto 3 de 2001. Leer detenidamente todas las sentencias de constitucionalidad y
tutela de la Corte Constitucional sobre propiedad horizontal. Leer varios libros y comentarios de expertos sobre propiedad
horizontal que sirvan de guía para la elaboración del reglamento. Tener un amplio conocimiento sobre la Ley 746 de julio 19 de 2002
"por la cual se regula la tenencia y registro de perros potencialmente peligrosos"
Adecuar el reglamento de propiedad horizontal a la Ley 675 de agosto 3 de 2001, no es vaciar la ley en el reglamento, como su nombre lo indica es reglamentarla y complementarla, pero dentro del marco legal y constitucional. Por ejemplo, hay que determinar el procedimiento para la imposición de sanciones, la realización de conciliaciones, el proceso de cobro ejecutivo, la convocatoria a asamblea extraordinaria, si es necesario tener consejo de administración y revisor fiscal, las funciones del consejo de administración, los derechos, deberes y prohibiciones, etc.
Recomendamos que esta misión se encomiende a un profesional del derecho idóneo.
También es recomendable elaborar un solo reglamento, para que no queden dos o más documentos, lo cual sería complicado en el manejo cotidiano del mismo.
RECUERDEUn buen reglamento de propiedad horizontal le ayudará a evitar conflicto y resolverlos con facilidad cuando se presenten. Los cuales nunca faltan en las copropiedades.
3.2 Convocatoria de la Asamblea General de Propietarios
Convocar con mínimo quince (15) días calendario de anticipación una asamblea general de propietario para estudiar y aprobar el proyecto de reforma al reglamento de propiedad horizontal. Es indispensable que a la convocatoria se le anexe fotocopia del proyecto de reforma al reglamento de propiedad horizontal y la haga llegar a todos los copropietarios, para que puedan hacerse a una idea general de lo que implica, cuales son las normas que cambiarán, etc. Para esto se pueden organizar foros, reuniones por bloque, enviar un boletín periódico, circulares, etc. Debido a lo extenso que es el reglamento, es aconsejable hacer un extracto de los artículos que se van a reformar.
3.3 Realización de la Asamblea General de Propietarios
Al someter el Proyecto de reforma al reglamento de propiedad horizontal a la aprobación de la asamblea general de propietarios. Recuerde que es obligatorio cumplir con las normas de quórum especial establecidas en el numeral 5 del Artículo 46 de la Ley 675 de agosto 3 de 2001, (mayoría calificada de los propietarios de bienes privados que representan mínimo el 70% de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto).
La asamblea es válida o legal si se cumple, además, con los requisitos de oportunidad de la convocatoria y elaboración correcta del acta.
Es muy importante que el asesor contratado para reformar el reglamento de propiedad horizontal los acompañe en esta asamblea y resuelva duda e inquietudes, además, de los parámetros para el desarrollo de la asamblea a fin de que no adolezca de ningún vicio.
3.4 Elevación a Escritura Pública del nuevo reglamento de propiedad horizontal
Una vez se obtiene la aprobación por parte de la asamblea, se debe presentar la "Minuta" ante la notaría respectiva para elevarlo al carácter de ESCRITURA PUBLICA. Es prudente registrar la reforma en la misma notaría en que se registro el reglamento original. Se debe anexar: acta de la asamblea en la que se aprobó la reforma al reglamento de propiedad horizontal, acta del nombramiento del administrador o representante legal, (y si éste es una Persona Jurídica, certificado de la Cámara de Comercio), fotocopia del documento de identidad del administrador y la minuta en medio magnético. No olvide solicitar por lo menos DOS COPIAS de la escritura.
Los notarios en virtud del principio de la forma y la legalidad tienen la obligación de revisar que el proceso de reforma al reglamento de propiedad horizontal se llevó a cabo de acuerdo a las disposiciones legales. Por ejemplo constatar en el acta que la aprobación de la reforma
obtuvo una mayoría calificada de los propietarios de bienes privados que representan mínimo el 70% de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto
3.5 Inscripción del nuevo reglamento de propiedad horizontal en la
Oficina de Registro e Instrumentos Públicos de Barranquilla
Cuando la notaria entregue la respectiva escritura pública, esta se debe registrar en la Oficina de Instrumentos Públicos de Barranquilla, para que proceda a registrar el nuevo reglamento de propiedad horizontal en la matricula inmobiliaria del lote mayor del edifico o conjunto y en cada uno de los bienes privados que lo conforman. La copia de la escritura queda en poder de esta entidad.
Cuando se finaliza el tramite ante la Oficina de Registro e Instrumentos Públicos de Barranquilla, (Puede demorar algunos días) se solicita allí mismo un Certificado de Libertad del inmueble y constancias de calificación de las unidades privadas para el siguiente paso.
3.6 Inscripción de la reforma al reglamento de propiedad horizontal y el representante legal
Se presenta ante el IDUC solicitud de inscripción de la reforma al reglamento de propiedad horizontal, la cual debe contener: dirección del edificio o conjunto, nombre completo, número de cédula de ciudadanía y teléfono del administrador y descripción de los documentos que anexa: Fotocopia de la escritura pública de la reforma al reglamento de
propiedad horizontal. Formulario de calificación de constancia de inscripción de la reforma
al reglamento de propiedad horizontal, expedida por la Oficina de Instrumentos Públicos de Barranquilla.
Volante de consignación por el derecho al registro. Entregar los documentos en este orden, legajados en fólder celuguía.
4. CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
La asamblea general se reunirá ordinariamente por los menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, cuando no se establezca fecha, se realizará dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año.
La convocatoria es el documento por medio del cual se cita asamblea general ordinaria y debe contar con los siguientes requisitos para que la asamblea no este viciada de nulidad:
1. Hacerse mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos.
2. Ciudad y fecha de convocatoria.3. Fecha y hora de la reunión *4. Indicar el lugar donde se celebrará la asamblea.5. Contener el orden del día.6. Si la asamblea es de primera convocatoria indicar que se sesionará y
decidirá si esta representado más del 50% de los propietarios de acuerdo con sus coeficientes de propiedad y de no poderse sesionar por falta de quórum, se convocará una nueva asamblea que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las 8:00 p.m., la cual sesionará y decidirá validamente con un número plural de copropietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficiente representado. Las decisiones tomadas obligarán a los ausentes, disidentes y a los órganos de administración. **
7. Firma del Administrador.8. Anexar la relación de los propietarios que adeuden contribuciones a
las expensas comunes.
* Tenga en cuenta que la asamblea general ordinaria debe hacerse con una antelación no inferior a quince (15) días calendario. Los quince (15) días no incluyen el día de la convocatoria ni el de la asamblea.
** Cuando los reglamentos de propiedad horizontal establezcan un término diferente para la realización de la asamblea de segunda convocatoria, éste debe colocarse. Algunos edificios o conjunto han reglamentado que la asamblea de segunda convocatoria se realizará una o dos horas después o al día siguiente de la prevista para la asamblea de segunda convocatoria lo cual es valido, pero sólo si esta consignado en el reglamento de propiedad horizontal.
5. CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA
La asamblea general se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del revisor fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad. En esta clase de asamblea no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en el orden del día propuesto en la convocatoria.
La convocatoria es el documento por medio del cual se cita asamblea general extraordinaria y debe contar con los siguientes requisitos para que la asamblea no este viciada de nulidad:
1. Hacerse mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos.
2. Ciudad y fecha de convocatoria.3. Fecha y hora de la reunión *4. Indicar el lugar donde se celebrará la asamblea.5. Contener el orden del día.6. Si la asamblea es de primera convocatoria indicar que se sesionará y
decidirá si esta representado más del 50% de los propietarios de acuerdo con sus coeficientes de propiedad y de no poderse sesionar por falta de quórum, se convocará una nueva asamblea que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las 8:00 p.m., la cual sesionará y decidirá validamente con un número plural de copropietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficiente representado. Las decisiones tomadas obligarán a los ausentes, disidentes y a los órganos de administración. **
7. Firma de quien convoca o quienes convocan (Administrador o presidente del consejo de administración o el revisor fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por
lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad, según sea el caso).
8. Anexar la relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes.
* Si el reglamento de propiedad horizontal no establece un término para que la asamblea general extraordinaria se convoque, se recomienda hacerla de conformidad con la urgencia.** Cuando los reglamentos de propiedad horizontal establezcan un término diferente para la realización de la asamblea de segunda convocatoria, debe colocarse este. Algunos edificios o conjunto han reglamentado que la asamblea de segunda convocatoria se realizará una o dos horas después o al día siguiente de la prevista para la asamblea de segunda convocatoria lo cual es valido, pero sólo si esta consignado en el reglamento de propiedad horizontal.
6. ACTA DE LA ASAMBLEA GENERAL
Las actas deben contener por lo menos:
1. Nombre completo del edificio o conjunto.2. Indicar si la asamblea es ordinaria o extraordinaria.3. Ciudad donde se efectúa la reunión.4. Hora.5. Fecha de la sesión.6. Fecha en que se convocó la asamblea.7. Mecanismo a través del cual se convocó la asamblea.8. Forma de comunicación de la convocatoria.9. Indicar quien hizo la citación y la calidad en que la efectúo; por
ejemplo el administrador, el presidente del consejo de administración, el revisor fiscal o un número superior a la quinta parte de los propietarios. En este último caso indicar el nombre completo, su unidad privada y su respectivo coeficiente.
10.Orden del día.11.Quórum, indicando nombre y calidad de los asistentes, su unidad
privada y su respectivo coeficiente.12.Indicación de las personas que actúan como presidente y secretario.13.Síntesis de lo ocurrido.14.Elección del consejo de administración, en los edificios y conjuntos
donde exista este organismo y la aceptación del cargo.15.Elección del administrador, indicando nombre y apellido completo,
con su número de identidad y la aceptación del cargo.16.Elección del revisor fiscal, en los edificios y conjuntos donde exista
este organismo y la aceptación del cargo.17.Número de votos con los cuales se tomaron las decisiones.
18.En los eventos en que la asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, la elección debe constar en el acta y ella debe estar firmada por los mismos.
19.Incluir todos los anexos que hacen parte integral del acta.20.Firma del presidente y el secretario de la asamblea.
7. PUBLICACIÓN DEL ACTA
Dentro de un lapso no superior a 20 días hábiles el administrador deberá poner a disposición de los copropietarios copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración o en la portería o en cartelera e informar a cada uno de los propietarios de bienes privados sobre este hecho. El administrador debe dejar constancia en el libro de acta del lugar y fecha de la publicación.
El administrador esta en la obligación de suministrar copia del acta a quien se la solicite, y en caso de no hacerlo, el interesado debe presentar la queja al IDUC para que esta entidad ordene la entrega, so pena de imponer sanciones policivas.
8. LEGALIDAD DE LAS DECISIONES DE LA ASAMBLEA
Las decisiones de las asambleas generales de propietarios deben cumplir con los procedimientos y formalidades establecidas en la Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal, igualmente, los asuntos aprobados deberán sujetarse a la Constitución Política de Colombia, las leyes, en especial la Ley 675 de 2001, y el reglamento de propiedad horizontal del respectivo edificio o conjunto.
Es bueno aclarar, que no es cierta la creencia que se tiene de que la asamblea general de propietarios de los edificios es soberana y puede tomar cualquier tipo de decisión, por el hecho de ser aprobada por la mayoría de los propietarios de los bienes privados. Se reitera que debe sujetarse a la Constitución Política de Colombia, las leyes, en especial la Ley 675 de 2001, y el reglamento de propiedad horizontal del respectivo edificio o conjunto.
8.1 Ante el IDUC
Contra las decisiones tomadas por la asamblea; los propietarios, el administrador, el revisor fiscal y los miembros del consejo de administración podrán presentar su oposición ante el IDUC solamente para demostrar que en la elaboración del acta y en plazo de la convocatoria, no se cumplieron las formalidades establecidas en la Ley y el reglamento de propiedad horizontal.
En razón a la demostración de esos hechos, se debe solicitar al IDUC no proceder a inscribir o revocar la inscripción del representante legal y demás actos que se deban inscribir en el registro de propiedad horizontal.
La solicitud con este objetivo se puede hacer antes de realizarse el registro o a través del recurso de reposición dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la resolución de inscripción del acto objeto de registro o en cualquier tiempo, haciendo uso de la revocación directa.
RECUERDECONTROL DE LEGALIDAD QUE EJERCE EL IDUC
Tanto para la inscripción y reconocimiento de la personería jurídica como para el registro de los demás actos y documentos de las personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal, el IDUC deberá verificar solamente el cumplimiento de los requisitos formales, es decir, aquellos señalados para cada caso en la presente cartilla.
Los actos administrativos relacionados con la inscripción de las personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal, estarán sometidos al recurso de reposición ante el IDUC, así como la revocatoria directa.
8.2 Ante Autoridad Judicial
La impugnación del acta de la asamblea general de propietarios en su totalidad o parcialmente se realizará ante un juez civil municipal en un proceso abreviado, dentro de los dos (2) meses siguientes a la comunicación o su publicación, en los siguientes eventos:
Cuando la convocatoria, sesión y elaboración del acta no cumple con los procedimientos y formalidades establecidas en la ley y el reglamento de propiedad horizontal.
Cuando las decisiones tomadas sean contrarias a la constitución, la ley y el reglamento de propiedad horizontal.
11. GLOSARIO
REGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL: Sistema jurídico que regula el sometimiento a propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse.
REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL: Estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal.
EDIFICIO: Construcción de uno o varios pisos levantadas sobre un lote o terreno, cuya estructura comprende un número plural de unidades independientes, aptas para ser usadas de acuerdo con su destino natural o convencional, además de áreas y servicios de uso y utilidad general. Una vez sometido al régimen de propiedad horizontal, se conforma por bienes privados o de dominio particular y por bienes comunes.
CONJUNTO: Desarrollo inmobiliario conformado por varias casas o edificios levantados sobre uno o varios lotes de terreno, que comparten, además de las estructuras y zonas comunales, las vías internas, estacionamientos, zonas verdes, muros de cerramiento, porterías, entre otros.
EDIFICIO O CONJUNTO DE USO RESIDENCIAL: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados a la vivienda de personas.
EDIFICIO O CONJUNTO DE USO COMERCIAL: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular se encuentran destinados al desarrollo de actividades mercantiles.
EDIFICIO O CONJUNTO DE USO MIXTO: Inmuebles cuyos bienes de dominio particular tienen diversas destinaciones, tales como vivienda, comercio, industria u oficinas.
BIENES PRIVADOS O DE DOMINIO PARTICULAR: Inmuebles debidamente delimitados, funcionalmente independientes, de propiedad y aprovechamiento exclusivo, integrantes de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal, con salida a la vía pública directamente o por pasaje común. Es decir, los bienes privados son los apartamentos, casas, oficinas y locales comerciales o industriales de un edificio o conjunto.
BIENES COMUNES: Partes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal pertenecientes colectivamente a todos los propietarios de bienes privados, que por su naturaleza o destinación permiten o facilitan la existencia, estabilidad, funcionamiento, conservación, seguridad, uso, goce o explotación de los bienes de dominio particular.
BIENES COMUNES ESCENCIALES: Bienes indispensables para la existencia, estabilidad, conservación y seguridad del edificio o conjunto, así como los imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los demás tendrán el carácter de bienes comunes no esenciales. Se reputan bienes comunes esenciales, el terreno sobre o bajo el cual existan construcciones o instalaciones de servicios públicos básicos, los cimientos, la estructura, las circulaciones indispensables para aprovechamiento de bienes privados, las instalaciones generales de servicios públicos, las fachadas y techos o losas que sirven de cubierta a cualquier nivel.
EXPENSAS COMUNES NECESARIAS: Son los gastos necesarios causados por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto. Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con estos. En términos castizo, las expensas comunes necesarias es lo que llamamos usualmente cuota de administración.
COEFICIENTES DE COPROPIEDAD: Índices que establecen la participación porcentual de cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal. Definen además su participación en la asamblea de propietarios y la proporción con que cada uno contribuirá en las expensas comunes del edificio o conjunto.
MÓDULOS DE CONTRIBUCIÓN: Índices que establecen la participación porcentual de los propietarios de bienes de dominio particular en las expensas causadas en relación con los bienes y servicios comunes cuyo uso y goce corresponda a una parte o sector determinado del edificio o conjunto de uso comercial o mixto.
PROPIETARIO INICIAL: Titular del derecho de dominio sobre un inmueble determinado, que por medio de manifestación de voluntad contenida en escritura pública, lo somete al régimen de propiedad horizontal.
ÁREA PRIVADA CONSTRUIDA: Extensión superficiaria cubierta de cada bien privado, excluyendo los bienes comunes localizados dentro de sus linderos, de conformidad con las normas legales.
ÁREA PRIVADA LIBRE: Extensión superficiaria privada semidescubierta o descubierta, excluyendo los bienes comunes localizados dentro de sus linderos, de conformidad con las normas legales.