Guía para una Gestión de Activos de TI (ITAM) desde cero

INTRODUCCIÓN

¿Qué es un activo?

¿Qué es la gestión de activos de TI?

Tipos de activos de TI

Ciclo de vida de ITAM

Beneficios del ITAM

Mejores prácticas para el éxito de la gestión de activos de TI

Cuando sale mal ITAM

Herramientas de gestión de activos de TI

Contenido

Para determinar el valor de cada organización, el primer paso es

cuantificar lo que se posee. De esta forma, los activos son la

medida principal para valorar cualquier organización, por lo que

necesitan una forma integral de administrarlos. Aquí es donde

entra el valor de la gestión de activos de TI (o ITAM por sus siglas

en inglés IT Asset Management).

IBM define ITAM como un enfoque de gestión del ciclo de vida

de los activos que respalda el rendimiento de los activos desde

la adquisición hasta la eliminación. ITAM tiene como objetivo

utilizar los activos y optimizarlos a lo largo del ciclo de vida de los

activos mediante políticas, procesos y recursos que mantienen y

controlan los activos y equipos operativos.

Sin dicho marco, la organización corre el riesgo de perder sus

activos, pagar costos extraordinarios de licencias, uso ineficiente

de los recursos e incluso amenazas a la seguridad.

Es importante señalar que la gestión de activos de TI no es un

proyecto. No es algo que haces una vez y esperas que esté

terminado. ITAM es una práctica que debe fomentarse y

mejorarse continuamente si quieres brindar a tu organización el

valor que puede — y debe— brindar.

A menudo nos encontramos frente este tipo de escenarios:

organizaciones que comienzan con ITAM de manera reactiva, en

respuesta a un incidente que han experimentado. Pero, cuando

se resuelve ese problema, el enfoque organizacional en ITAM se

des prioriza hasta el próximo incidente. Entonces el proyecto

comienza de nuevo. Este reinicio constante de ITAM nunca

entregará su verdadero valor potencial.

En este eBook te daremos algunos consejos clave para la

implementación de la estrategia ITAM en tu negocio, partiremos

desde los conceptos básicos como qué es un activo, los

estándares ISO 55000, abordaremos el concepto de la gestión de

activos de TI además del ciclo de vida de activos descritos en el

marco ITIL ® 4 y finalizamos con algunos errores comunes en el

diseño de la estrategia que nos hemos encontrado en el camino

a fin de ayudarte en tu proceso de la mejor forma.

Introducción

¿Qué es un activo?El estándar ISO 55000 para la gestión de activos define un activo como un

artículo, cosa o entidad que tiene valor potencial o real para una

organización. El valor se considera principalmente desde una perspectiva

financiera (podemos ganar / ahorrar dinero, es decir, ROI). Pero también

importan otros aspectos no económicos, como la marca, la comodidad, la

facilidad de uso y la ventaja competitiva.

El estándar también clasifica los activos en dos grupos principales:

En este punto puedes preguntarte, ¿qué pasa con las personas?

Seguramente has escuchado muchas declaraciones como "las

personas son un activo para una organización", y sí, las personas

tienen un gran valor para cualquier empresa y, sin ellas, hay muchas

posibilidades de fracasos y pérdidas. Sin embargo, desde la

perspectiva de ITAM no consideramos a las personas en este grupo,

sino que se centra en cualquier objeto inanimado que pueda

adquirirse, utilizarse, venderse o desecharse durante las operaciones

comerciales de rutina.

Aquellos que se pueden tocar, por ejemplo, equipos, inventario y

propiedades.

Aquellos que son inmateriales, ya sea arrendamientos, marcas, activos

digitales, derechos de uso, licencias, derechos de propiedad

intelectual, reputación y acuerdos.

Activos tangibles

Activos intangibles

El enfoque

La planificación

Los planes y su implementación

¿Qué es la gestión de activos de TI?

ISO 55000 define la gestión de activos como la actividad coordinada

de una organización para obtener valor de los activos. La actividad aquí

se usa ampliamente, ya que puede incluir:

Por lo tanto, la gestión de activos no se trata simplemente de tener un

inventario de lo que posee. Una definición más precisa sería:

La gestión de activos de TI es una práctica de TI con el objetivo de

controlar todos los activos de TI, con el fin de evaluar cuándo y cuales

cambios realizar. ITAM nos ayuda a obtener visibilidad de los activos

para ver el valor entregado por cada pieza. Por tanto, podemos resumir

las dos actividades principales en ITAM como:

Seguimiento del valor financiero de cada activo, es decir, cuánto valor

proporciona el activo a la empresa.

Determinar cuándo actualizar / retirar / vencer los activos debido a la

depreciación o al final de su vida útil.

La gestión de activos es una ciencia precisa que considera cómo realizar un seguimiento, evaluar, gestionar y optimizar de forma eficaz la calidad

y fiabilidad de los activos.

La parte complicada es que ninguno de estos es particularmente fácil.

Es por eso que las empresas a menudo luchan o fracasan por completo

en los esfuerzos del ITAM.

Y en esta era de la nube y los dispositivos móviles, donde rara vez

interactuamos con servidores y equipos de red, podría ser fácil pensar

que ya no son tan útiles como antes.

Pero la dura verdad es que un buen hardware sigue siendo la base de

todos los servicios tecnológicos. Es por eso por lo que tener un

enfoque que administre de manera efectiva el ciclo de vida de los

activos de hardware es fundamental, ya sea para tu propia organización

o para otras, en un arreglo alojado.

Afortunadamente, las mejores prácticas de ITAM pueden reducir el

riesgo, aumentar el ROI e incluso promover la colaboración entre

equipos cuando sea necesario, implementando solo las herramientas

más útiles para prácticas como DevOps , ChatOps y más.

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Un activo se define como todo lo que es útil o valioso dentro de un producto o servicio. Este valor generalmente se determina

financieramente: cuánto cuesta un activo frente a cuánto ahorra.

Si esta definición lo abarca todo, no está equivocado. Como explica

Joseph Mathenge , "un activo podría ser el capital de su empresa o el

conocimiento dentro de la cabeza de un desarrollador". En términos

generales, los activos de TI pueden incluir:

Hardware

Componentes de la infraestructura de red

Software local

Servicios y soluciones a los que se suscribe (SaaS, IaaS, PaaS, etc.)

Intangibles (conocimiento, patentes, etc.)

Obviamente, algunos de estos son más fáciles de administrar que

otros: es bastante fácil rastrear los componentes de hardware, pero

¿cómo rastrea el conocimiento que una persona o equipo puede

tener? Y, con el crecimiento explosivo del software basado en la nube,

¿puedes imaginar lo difícil que podría ser el seguimiento de todas las

opciones?

Es por eso por lo que categorizará los activos en función de algunos

factores, como:

Un activo de baja velocidad, como un rack de servidores físicos,

probablemente permanecerá en su centro de datos durante años.

Un activo de alta velocidad, como una instancia de servidor en la

nube, puede existir por solo unos minutos u horas. ¿Cómo afecta la

velocidad a las adquisiciones, el aprovisionamiento, la jubilación, etc.

Velocidad: estática vs rápida

Un activo individual (computadora portátil, teléfono celular) suele ser

utilizado por un grupo muy pequeño de personas, pero los

dispositivos admiten innumerables funciones y servicios. Por el

contrario, muchas personas utilizan un servidor de forma indirecta,

pero es probable que respalde solo un servicio

Consumo: individual vs compartido

¿Cuáles son exactamente los activos de TI que administrarás? Es una

categoría grande, por lo que la práctica de ITAM puede ser difícil de

manejar.

Tipos de activos de TI

Ciclo de vida de ITAMEl viaje de un activo a través del ciclo de vida de ITAM debe gestionar-

se en cada paso para garantizar que se obtenga o se conserve el valor.

A continuación, describiremos los principales pasos del ciclo de vida

descritos en ITIL ® 4:

Esto implica comprender tu estrategia empresarial, incluidos los

activos necesarios para lograr los objetivos. La planificación también

implica:

1. Planificación y presupuesto

Aquí, la adquisición se encuentra entre la compra total o el

arrendamiento. Los procesos de adquisición de la empresa entran

en juego cuando el activo se entrega a la empresa y se almacena de

forma segura a la espera de su implementación. En el caso de los

activos físicos, se registrarán en los sistemas utilizados para el

seguimiento y se etiquetarán con las etiquetas de identificación

adecuadas.

Los contratos de adquisición generalmente definirán las

responsabilidades del proveedor, incluido el mantenimiento.

2. Adquisición

La asignación se desencadena por una solicitud de un usuario o por

cronogramas basados en el proyecto. Las políticas sobre asignación

y uso entrarían en juego, y algunas asignaciones requerirían

aprobación o compromiso financiero. Los registros del cesionario se

registrarán en los sistemas de seguimiento y registros de activos fijos

cuando sea necesario.

Para algunos activos específicos, la capacitación de los usuarios sería

parte del proceso de asignación.Los activos digitales pueden

requerir configuración y personalización durante el proceso de

asignación y requerirán protección.

3. Cesión

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Ciclo de vidade la Gestiónde Servicios

de TI

Planificación ypresupuesto

Adquisición

CesiónUtilización y optimización

Desmantelamiento

Eliminación

Programación de cronogramas exactos

Asignar presupuestos

Aquí, el activo se utiliza para entregar el valor real para cumplir con

los objetivos estratégicos. Cuando un activo entra en la fase de

utilización, realizará actividades regulares como:

La optimización puede incluir reparaciones, servicios y

actualizaciones para garantizar que los activos continúen sirviendo a

la empresa durante el mayor tiempo posible.

Monitorear el uso (y mal uso) de los activos a través de medios apropiados, como sistemas de tecnología y auditorías.

Auditar las finanzas anualmente para rastrear el valor de los activos en función del valor comprado del activo depreciado con el tiempo.

4. Utilización y optimización

Esto implica revertir la asignación del activo, retirarlo de su uso. Los

desencadenantes del desmantelamiento pueden incluir:

Fin del período de arrendamiento

Depreciación

Obsolescencia

Avería hasta el punto de que es poco probable que la reparación

proporcione valor

Actualizar registros del activo

Evaluar el valor financiero final

Transferir el activo a un área segura a la espera de su eliminación o

devolución

Para los activos digitales, transferirá o archivará cualquier información y

luego realizará controles de seguridad para su confirmación.

Durante el desmantelamiento, se realizarán estas actividades:

5. Desmantelamiento

La forma en que se deshace de un activo de desmantelamiento

generalmente se rige por las políticas de la empresa.

Algunos activos se pueden vender a una parte interesada para

obtener ganancias financieras.

Otros activos pueden donarse a organizaciones benéficas,

destruirse o desecharse, y terminar en un vertedero.

Los activos arrendados se devolverán a su propietario si así se

define en el contrato de arrendamiento.

6. Eliminación

Beneficios del ITAM

La práctica de la gestión de activos de TI (ITAM) no es poca cosa. Pero,

cuando se ejecuta correctamente, ITAM puede generar grandes

retornos de la inversión. Una hábil gestión de activos de TI significa que

tu empresa puede:

Reducir los riesgos de seguridad, las lagunas y las vulnerabilidades

Reducir Shadow TI

Hacer cumplir los requisitos de la industria a través de políticas de

seguridad organizacionales

Aumentar la eficiencia y mejorar la productividad: los empleados

pueden realizar su trabajo cuando y como lo necesiten

Minimizar los costos generales, especialmente con licencias,

renovaciones y soporte

Mejorar el servicio al cliente gracias al acceso optimizado a los datos

Reasignar recursos infrautilizados

Ofrecer transparencia en la elaboración de presupuestos y la toma de

decisiones.

Aprovechar la tecnología de vanguardia sin perder de vista el

panorama general

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Mejores prácticaspara el éxito de la gestiónde activos de TIHaz un cálculo rápido sobre el valor del software y hardware que tu

organización de TI es responsable de administrar y proteger. Ese

cálculo solo te dará los costos físicos básicos de estos artículos. No solo

prestes atención al valor del negocio que facilitan estos activos. Esto

debería decirte que ITAM es una práctica fundamental que debes

iniciar, mantener y mejorar.

ITAM merece toda tu atención. No esperes a que un incidente costoso

inicie la práctica. Afronta el desafío de frente y evite las consecuencias

financieras y de reputación que puede traer un ITAM deficiente o

inexistente. Pero ¿por dónde empezar?

Establecer ITAM en una empresa es importante y nuestra

recomendación es que enfoques toda tu atención en un paso a la vez.

Por tal motivo, a continuación, te compartimos diez mejores prácticas

de ITAM, divididas paso a paso:

Busca y contrata un patrocinador ejecutivo que defienda activa y

visiblemente a ITAM. Al igual que con cualquier cambio

organizacional, es poco probable que tengas éxito sin un

patrocinador ejecutivo crítico que respalde sus esfuerzos. Mejor aún,

ten más de uno.

Sin esto, la mayoría de las iniciativas de ITAM fallan o se desvanecen

como prioridades y cambios presupuestarios. Un campeón también

puede ayudar a evangelizar el valor que ofrece ITAM. Las

comunicaciones con la gerencia / entendiendo el valor mantendrán

el proyecto financiado.

Tu estrategia ITAM tiene que generar valor ... y poder demostrarlo.

1. Inscribe a un líder ejecutivo activo y visible

Organiza cuidadosamente tu equipo de implementación de ITAM.

Tráelos al principio y permíteles desarrollar la práctica desde cero. Si

a las personas se les entrega un proceso, es posible que lo sigan

ciegamente.

Cuando las personas están involucradas en el proceso, no

simplemente se les dice cómo ejecutarlo, entonces están

involucradas en él y es más probable que ayuden a evolucionar y

mejorarlo con el tiempo.

2. Incluye a tu equipo de ITAM desde el primer día

¡No intentes hacer todo a la vez! Es casi seguro que un enfoque del

Big Bang fracasará. Elije un piloto manejable, trabaja en eso, prueba

el proceso y mejora antes de extenderlo a otras áreas.

3. Empieza con un piloto

Definir los criterios de lo que constituye un activo crítico. Puede ser

un tipo específico de hardware. Pueden ser ciertos títulos de

software. Las herramientas de descubrimiento te darán una enorme

lista de activos. Algunos activos requerirán más supervisión o

administración que otros.

Tomar una decisión temprana sobre qué activos merecen toda la

atención será fundamental para tu éxito. ¿Por qué? Porque evitará

que te sientas abrumado por los datos que te entregan.

4. Definir activos críticos

Siga un enfoque de ITAM basado en el ciclo de vida; no intentes

reinventar la rueda. La gestión de activos de TI comienza desde el

momento en que se realiza la solicitud de compra y finaliza después

de que un dispositivo deja de estar disponible (recuperando

licencias de software y manteniendo la información histórica de

activos, por supuesto).

5. Utiliza un enfoque basado en el ciclo de vida

¿Tienes una CMDB? No es necesario para todas las organizaciones,

pero puede ser una forma útil de:

Gestionar elementos de configuración (Cis), incluidos los activos de TI.

Comprender cómo los elementos de configuración y los activos están

interconectados y qué servicios admiten.

Normalizar los datos de varias fuentes.

Ten cuidado con los datos que elige para alimentar la CMDB. Si bien

puede ser una importante fuente única de información, no es

necesario que contenga todos los datos que tienes. Incluye solo lo

que agregen valor.

6. Decide si usar una CMDB

La automatización mejorará tu práctica de ITAM. Siempre que

puedas introducir la automatización, hazlo. Busca constantemente

nuevas oportunidades para la automatización, ya que la tecnología

en esta área se desarrolla casi a diario.

Independientemente de lo que estás haciendo de forma manual o

repetida hoy, pregúntate: "¿Se puede automatizar este proceso?" Lo

más probable es que la respuesta sea "sí". Desde la aplicación de

parches hasta la implementación de aplicaciones y la generación de

informes, existen muchas oportunidades para configurarlo.

7. Automatizar

¿Estás aprovechando al máximo los datos que has recopilado?

Considera quién en tu organización puede beneficiarse de los datos

de ITAM o del acceso para administrar los cambios de dispositivo de

manera automatizada o remota.

Una de las integraciones más comunes es con la mesa de servicio. La

integración de datos de ITAM con la mesa de servicio puede:

Dar resultados menos escalados

Automatizar el cumplimiento de autoservicio para determinadas

solicitudes

Aumentar la tasa de satisfacción general tanto para el usuario

empresarial como para TI

La gestión de cambios también puede beneficiarse de los datos de

los activos, lo que garantiza que los cambios no provoquen

interrupciones no planificadas u otros problemas que puedan

afectar a los servicios críticos o los usuarios comerciales.

8. Explota tus datos

Cuando se trata de la gestión de licencias de software, es de vital

importancia saber qué tienes derecho a implementar. La mayoría de

las veces, las organizaciones fallan en las auditorías de software por

implementación excesiva porque no pueden probar exactamente lo

que tienen derecho a implementar.

No adivines aquí. Asegúrate de tener la documentación de la

licencia. Asegúrate de que tus procesos de ITAM comparen las

instancias implementadas con esta información. Esto asegurará que

no haya sorpresas desagradables en la tienda cuando el auditor de

software llame.

9. Conoce tus licencias de software

Permite un mecanismo de retroalimentación para facilitar la mejora

continua. Planificar el cambio y la evolución del proceso. Cuanto más

tiempo corra y más integre ITAM en tu entorno, más aprenderás.

Y lo único que te enseñará ITAM es que todo cambia

constantemente: es uno de los entornos menos estáticos que

existen. Si está administrando algo que cambia constantemente, lo

más probable es que debas cambiar la forma en que lo administra.

10. Recopila comentarios para mejorar continuamente

Cuando sale mal ITAMYa hemos hablado de todos los beneficios de implementar una

estrategia ITAM en tu negocio, pero ¿qué pasa cuando las cosas se

salen de control? A continuación, plantearemos un escenario real que

sucedió con un cliente de BMC hace unos 15 años.

Una actualización de arrendamiento significó que era necesario

encontrar 1,000 terminales de Windows. Estos estaban esparcidos en

lugares de todo el país, no teníamos ni idea de dónde. Se necesitaron

más de seis meses para dar cuenta de alrededor del 80% de estos

activos. La empresa fue sancionada por devoluciones tardías y

dispositivos faltantes. Como parte del ejercicio de recuperación, se

catalogaron todos los dispositivos que fueron encontrados, pensando

que la próxima actualización del arrendamiento sería mucho más

simple. Y realmente lo fue.

Pero cabo de dos años cuando fue necesario devolver 2.000

dispositivos. Se descubrió que el registro de activos era

lamentablemente inexacto. Los dispositivos se habían movido,

intercambiado o simplemente faltaban. Todo el proceso de

catalogación de dispositivos tuvo que empezar desde el principio.

Imagínate cuánto mejor podrían haber sido las cosas si se hubiera

desarrollado y mantenido una práctica de ITAM eficiente en los dos

años anteriores.

Sé que esta organización no está sola en esto. Si le preguntamos a

cualquiera que trabaje en ITAM el por qué su empresa está invirtiendo,

y lo más probable es que te cuenten sobre un evento que finalmente

llamó la atención de su gerencia sobre la necesidad de la gestión de

activos de TI:

Quizás fue una auditoría fallida que resultó en una gran factura de

Microsoft o Adobe.

Tal vez hubo una necesidad repentina de aplicar parches en

sistemas que se extendieron por todas partes para garantizar las

capacidades continuas de procesamiento de tarjetas de crédito (un

requisito común de la industria de tarjetas de pago).

Habrá muchas razones por las que una organización inicia con ITAM,

pero hemos encontrado pocas que establecieron la práctica de manera

proactiva, en lugar de como reacciona a un evento de impacto

negativo. Esto necesita cambiar. ¡Intentemos cerrar la puerta del

establo antes de que salga el caballo!

Parcheo

Despliegue de aplicaciones

Reportes

Sin embargo, cuando se trata de herramientas, advertimos: ninguna

herramienta por sí sola resolverá sus problemas de ITAM. Es por eso

que tu estrategia de ITAM debe ser gradual: no puede hacer todo bien

de una sola vez.

Puede tener una base de datos ITAM dedicada, o puede superponerse

con su Base de datos de administración de configuración (CMDB) o

herramientas CMS. Si su base de datos de ITAM es independiente,

establezca un proceso y una política para compartir estos datos.

Independientemente de lo que estás haciendo de forma manual o

repetida hoy, pregúntate "¿Se puede automatizar este proceso?" ¡Lo

más probable es que la respuesta sea sí! Busca oportunidades para

configurar y olvidar:

Base de datos ITAMHerramientas de gestiónde activos de TIEn la era digital actual, las actividades manuales de ITAM solo son

posibles en pequeñas empresas y organizaciones. Las empresas

medianas y grandes requieren soluciones sólidas que puedan rastrear

miles (o millones) de activos, especialmente en la era del IoT y los

dispositivos móviles a escala global.

Es por eso que P&S Intelligence estima que el mercado de soluciones

ITAM será testigo de una CAGR robusta del 17.0%, aumentando de

$ 5.5 mil millones en 2019 a $ 25.9 mil millones para 2030.

Las soluciones modernas de ITAM generalmente se basan en la nube y

brindan capacidad automatizada a lo largo de todo el ciclo de vida, lo

que permite a la empresa:

Tener una vista de 360 ° de todos los activos

Maximizar el costo total de propiedad (TCO) a lo largo de la vida de

cada activo

Los expertos de ITAM suelen identificar dos tipos de herramientas que

son fundamentales para una gestión de activos exitosa:

Herramientas de descubrimiento e inventario

Las herramientas de descubrimiento están destinadas a proporcionar

visibilidad de sus activos. Estas herramientas rastrean su entorno de TI

y recogen muchos o la mayoría de sus activos. Las versiones más

nuevas son nativas de la nube y algunos tipos incluso ofrecen mapeo

de dependencias en hardware, software y múltiples nubes.

BMC es líder en tecnología empresarial. Cuando se trata de la gestión de

activos de TI, no busque más allá de BMC para encontrar soluciones líderes:

BMC Helix Client ManagementReduce las llamadas al centro de servicio al cliente en un 80 % mediante la administración integrada de extremos.

Optimiza la solución de gestión de servicios para ofrecer una

administración completa y automatizada de extremos, a fin de

brindar un excelente servicio a los usuarios finales, reducir los

costos, mantener el cumplimiento de normativas y minimizar

los riesgos de seguridad.

BMC Helix DiscoveryDescubre activos y sus relaciones automáticamente con hasta un 100 % de precisión.

Sistema de modelado de descubrimientos y dependencias

nativo de la nube y basado en SaaS que proporciona

visibilidad instantánea sobre el hardware, el software y las

dependencias de los servicios a través de entornos de varias

nubes, híbridos y en las instalaciones.

Ponte en contacto con el equipo de especialistas deInsitech, Partner certificado de BMC Software en Méxicoy Latinoamérica, quien te orientará para elegir la soluciónque se adapte mejor a las necesidades de tu negocio.

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