Guía para registrarse en

SAM.gov para recibir

Incentivos o “Grants” Federales

o si será contratado por una

organización que recibe fondos

federales

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¡SAM.gov le da la bienvenida!

El “System for Award Management (SAM)” es una página web oficial del Gobierno Federal de los E.E.U.U.

que le permite a personas contratadas por algún municipio u organización registrarse en SAM para poder

ser elegibles para recibir fondos federales. Además, en SAM.gov puede actualizar o renovar su registro.

Con esta guía le iremos explicando paso a paso cómo completar el proceso cómodamente. Comenzaremos

con una breve explicación seguida por una ilustración de lo que debe estar viendo en la pantalla. Todo su

proceso es totalmente libre de costo. Por tanto, asegúrese de que utilice únicamente la plataforma de

https://www.sam.gov cuando vaya a registrarse la cual puede identificar por el sombrero de ‘Uncle Sam’

a la izquierda superior de la pantalla. Esta plataforma es totalmente segura.

NOTA: Hay compañías privadas que intentan cobrar por completarle el registro. Por favor, procure no

entrar en ninguna página diferente a https://www.sam.gov.

Preguntas frecuentes:

1. ¿Quién me puede ayudar a completar el registro?

Como podrá ver en esta guía, el proceso de crear o renovar es uno sencillo y lo puede hacer por

cuenta propia. De necesitar ayuda en completar o actualizar su registro se puede comunicar con

el Centro de Servicios Integrados. Ellos le ayudarán libre de costo con el proceso.

Las personas de contacto en el Centro de Servicios Integrados son:

a. Tania Marrero 765-2929 ext. 6135 tania.marrero@salud.pr.gov

b. Gabriel Alvarado 765-2929 ext. 6276 Gabriel.alvarado@salud.pr.gov

c. Lydia Lasanta 765-2929 ext. 6277 llasanta2@salud.pr.gov

También los puede visitar en el Centro de Servicios Integrados (CSI) que está ubicado en el

Centro Gubernamental Minillas, Edificio Norte, Piso P, Santurce.

2. ¿Por qué me tengo que registrar?

Este registro es necesario para toda aquella persona que desee recibir ayudas federales o quiera

hacer negocios con el gobierno federal de los E.E.U.U.

3. ¿Yo no tengo un negocio, este es el registro correcto para mí?

Dentro del registro verá preguntas dirigidas a negocios, en tal caso puede responder como

individuo.

4. Yo no tengo computadora, ¿cómo puedo lograr registrarme?

Este registro es todo en línea, pero no se preocupe, posiblemente tiene varias opciones. Puede

contactar a algún familiar, vecino o amigo que le pueda prestar una computadora. También

tiene la opción de utilizar las facilidades públicas de la Universidad de Puerto Rico del Recinto de

Río Piedras, bibliotecas públicas de su municipio, etc. Las cuales tienen computadoras para el

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uso público. Si no tiene forma de conseguir una computadora, nuestra oficina le puede ofrecer

la facilidad de completar el registro.

5. ¿Al registrarme, se me garantiza que recibiré fondos federales?

Al registrarse será elegible para recibir fondos federales. Sin embargo, el registro no garantiza

que recibiría fondos federales.

Antes de comenzar…

❖ Necesita lo siguiente:

o Correo electrónico

o el Número de DUNS. Este número sirve como su identificador y es único para cada

persona que desea registrarse en SAM.gov. Debe esperar hasta que reciba su número

para poder comenzar su registro. Se tarda un máximo de 3 días en llegar.

❖ Para solicitar su número de DUNS debe entrar a http://federalcontractingpr.com y presionar

“Request DUNS Number” como ilustrado abajo.

Luego de presionar “Request DUNS Number” entrará a una página que le pedirá que ingrese la siguiente

información (aparece en el mismo orden que en la página web):

o Nombre legal de negocio1 - si trabaja como individuo indique su nombre completo.

o Estructura legal de negocio- Aquí debe indicar si trabaja como individuo o si posee una

corporación. Si trabaja como individuo debe seleccionar “Sole proprietorship”.

o Estructura de ingreso- Aquí indica si cobra o no por los servicios que usted ofrece. Si

usted cobra selecciona “For profit”.

o Número de teléfono

1 Cuando se refiera a su ‘negocio’ y usted trabaja por su cuenta, ingrese su información personal.

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o Dirección física

o Ciudad

o Estado

o Código postal

o Nombre de dueño/a principal

o Producto o servicio principal

o Cantidad de empleados- Si trabaja por su cuenta, indique 1.

o Razón para solicitar el número de DUNS- Federal Grants

o Referido por…

o Aneje una foto de su licencia de conducir- Para hacer esto:

▪ Puede tomar una foto o digitalizarla y guardarla en la computadora (recuerde

en que archivo lo guardó)

▪ Presione “Choose File” para escoger su foto

▪ Busque donde la grabó, seleccione la foto y oprima “Open”

o Nombre de consultor con quien se atiende- Esta parte la pueden dejar en blanco

o Ingrese el código de verificación

❖ Cuando termine de llenar los blancos y se asegure que la información provista es correcta,

presione “Submit”. Por favor, espere 3 días laborables para recibir su número de DUNS por

correo electrónico.

❖ A los 3 días, recibirá un correo electrónico el cual debe guardar ya que lo necesitará en el

momento de llenar el registro de SAM. Se recomienda que tan pronto reciba tal correo

electrónico, comience su proceso de registro.

Durante su registro necesitará proveer la siguiente información:

• Número de DUNS

• Número de Seguro Social (personal o patronal)

• Dirección Postal

• Fecha de Comienzo del Negocio (mm/dd/yyyy)

• Fecha de cierre del año fiscal del negocio (mm/dd)

• Número de empleados

• Número de ruta del banco

• Número de cuenta de banco del negocio

• Teléfono del Banco

Ahora comienza su registro de SAM ☺

Siéntese comoda(o), busque una tasita de café, relájese. Recuerde asegurarse que se encuentra en la

página correcta (https://www.sam.gov), la cual se ilustra abajo. Esta es la página oficial y es

totalmente libre de costo. Siempre tendrá el logo con el sombrero de ‘Uncle Sam’.

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Si en algún momento desea retirarse y continuar el proceso en otro momento, lo puede hacer.

Simplemente asegúrese de que seleccione “Save and Continue” para poder guardar los cambios que

ha hecho.

Paso 1: Cree una cuenta personal

Presione “Create an Account” en la parte superior derecha de la pantalla.

Ahora, seleccione dónde dice “Create Individual Account”.

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A continuación, por favor, Introduzca la informacion requerida que se resume al margen.

❖ Note que el nombre de usuario debe tener un mínimo de 6 caracteres y solo acepta los

caracteres @ . _ -

❖ La contraseña debe tener entre 8-15 caracteres, letras, números y algún carácter especial.

Le sugerimos que anote tanto su nombre de usuario como su contraseña para que no lo olvide. Cuando

termine, seleccione “Next”.

Paso 2: Valide su cuenta de usuario

Una vez la cuenta ha sido creada, usted recibirá un correo electrónico con un enlace para validar su

cuenta de usuario. Asegúrese de leer todo el contenido antes de presionar el enlace señalado. Este

enlace lo redirigirá a la página de SAM para proceder con el registro y no va a necesitar los demás

enlaces.

• Nombre

• Apellido

• Correo Electrónico

• Teléfono

• Comunicación primaria

• Country – United States

• Username

• Password

• Pregunta de Seguridad #1

• Pregunta de Seguridad #2

• Pregunta de Seguridad #3

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Paso 3: Ingrese su nuevo nombre de usuario y su contraseña

Paso 4: Validar los términos y condiciones

Luego que termine de leer los términos y condiciones podrá presionar “Accept”.

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Paso 5: Comience su registro en SAM

Aquí debe presionar “Entity Registrations” y luego “Register New Entity”

Al seleccionar “Register New Entity”, usted será dirigido al “Regitration Overview” en donde se le

desglosa las secciones que usted puede encontrarse en el camino. Por favor, presione “Start

Registration” para comenzar su registro como tal.

Paso 2

Paso 1

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Ahora, verá una página que le lista los diferentes datos que necesitará a lo largo de su proceso:

❖ Su número de DUNS

❖ Su Seguro Social

❖ Su información bancaria a la que recibirá los fondos (Routing Number, número de cuenta,

tipo de cuenta)

Presione “Continue”

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Paso 6: Seleccione el proposito de Registro

En esta página le pide que especifique el tipo de entidad que desea registrar. Si usted es un propietario

de negocio o empleado individual municipal, escogerá la opción que lee “Business or Organization”.

Luego le pregunta el propósito de su registro. Aquí seleccionará la segunda opción la cual lee:

❖ Sólo deseo solicitar oportunidades de asistencia federal tales como: fondos federales,

préstamos y otros programas de asistencia financiera.

Luego, seleccionará “Next”.

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Paso 7: Lea y confirme el propósito de su Registro

Basándose en las respuestas que usted provea en la pasada página, SAM determina el propósito de su

registro y todas las secciones que le tocará completar. Aquí no debe presionar nada más además de

“Next” para confirmar el propósito y continuar con el registro.

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Paso 8: Introduzca su información de DUNS

❖ ¿Recuerda el correo electrónico que recibió con la información del número de DUNS, al

principio? Aquí es donde lo necesitará.

❖ Con ese correo electrónico podrá llenar los siguientes blancos: (Confirmar cómo es el email)

o Número DUNS

o El nombre legal del negocio de acuerdo a D&B

o La dirección física asociada al número de DUNS. Su registración en SAM no será activada

si utilizó su dirección postal.

o La ciudad

o Estado

o Código postal

o País: Estados Unidos

❖ Antes de presionar “Next” asegúrese de que la información está correcta.

Paso 9: Verifique su información de DUNS

Al seleccionar “Next” su información será enviada a Duns & Bradstreet, la compañía que provee el

número de DUNS, para validar su información. Una vez sea validada, usted verá la siguiente página.

Aquí se asegurará de que la información presentada está correcta en ambos lados.

*IMPORTANTE*

Información de DUNS:

La información debe ser

entrada exactamente como

aparece en el correo

electrónico que se le envió

con el número de DUNS.

Note: La dirección completa

va en Address Line 1.

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De estar correcta, presione “Save and Continue”

* Si la información no está correcta, contacte a Dun & Bradstreet al 1-866-705-5711 para hacer los

cambios requeridos.

Paso 10: Ingrese su información de negocio

• Ingrese la fecha que comenzó su negocio a comenzará a trabajar bajo los fondos federales

• La fecha del cierre del último año fiscal

• Cree su MPIN- Esto es una contraseña que utilizará con otros sistemas gubernamentales. Tiene

que contener exactamente 9 caracteres, letras y números.

• Acuérdese de guardar este código.

Verifique que toda la

información esté correcta y

presione “Save and

Continue”

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Aquí le pide que ingrese su dirección postal. Pero, si desea, puede presionar “Copy Physical Address” si

su dirección física es la misma que su dirección postal. Al presionar allí, el sistema automáticamente

ingresará su dirección física que ya había escrito cuando completó la sección del número de DUNS.

Al final le pide que especifique el “TIN type” (TIN: Taxpayer Identification Number). Si usted trabaja

como individuo, no se preocupe, puede escoger la opción SSN (Social Security Number) para utilizar su

número de seguro social el cual ingresará en al blanco de abajo. Cuando termine, presione “Save and

Continue”.

*TIN Type:

SSN: Si es un individuo

utilice su Seguro Social

Personal.

EIN: Indique su seguro

social patronal.

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Paso 11: Llene el formulario de consentimiento

Por favor, lea cuidadosamente e ingrese su nombre completo y luego su TIN (que puede ser su número

de seguro social) para consentir a que su información tributaria sea revelada. Asegúrese que en el

bloque de Taxpayer Name, indique el nombre del negocio según aparece en se registró del

Departamento de Estado o si es un negocio individual según aparece en su tarjeta de Seguro Social.

Complete la segunda parte de su formulario de consentimiento

• En esa parte podrá seleccionar donde dice “Copy Mailing Address” o “Copy Physical Address”

para automáticamente llenar los blancos con la dirección que había provisto anteriormente.

o Cuando le pide el “Signature”, es decir, su firma, usted ingresará el MPIN que creó en la

sección de información de su negocio. Acuérdese de guardar ese código.

• Ingrese el último año de planilla

• El nombre del individuo que firmó el consentimiento y su título

• Firma (MPIN)

• Fecha

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Paso 12: Provea su número de CAGE, si lo tiene.

El CAGE code es un código de 5 caracteres asignado a las entidades localizadas en los Estados Unidos y

en sus demás territorios para identificarlas. Si no tiene el número, puede marcar “No” y proseguir y se le

asignará un número de CAGE una vez usted someta el registro y su información contributiva sea

validada.

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Paso 13: Provea la información general sobre su organización o negocio

Donde dice “Country of Incorporation” tiene que seleccionar “United States” y en el “Estate”seleccione

Puerto Rico. Es obligatorio, aunque sea un individuo. podrá obviar el resto de las preguntas pues la

sección de “Native American Entity Type” no aplica a Puerto Rico.

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Luego indicará como está registrado su negocio con el IRS. Finalmente, escoja la opción que lee

“Minority Owned Business” para las categorías socioeconómicas.

Paso 14: Ingrese la información financiera

En esta parte usted estará ingresando su información financiera para poder recibir los fondos federales

a través de transferencias electrónicas. Se le pedirá que indique:

❖ si acepta tarjeta de crédito como método de pago

❖ el tipo de cuenta que posee

❖ Número de ruta

❖ Su número de cuenta

En la sección de Automated Clearing House (ACH) escribirá por lo menos un método de contacto sea un

número de teléfono, fax o correo electrónico del banco.

*Indique la estructura de su negocio/organización

*Favor indicar como está registrado su negocio según el IRS.

*Indicar si su negocio es con fines o sin fines de lucro

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En la sección de Remittance Address,

Puede completar esta parte solamente si desea incluir alguna otra cuenta de banco. De no ser así, puede

continuar con el registro.

Paso 15: Conteste las preguntas si necesita proveer detalles sobre la compensación completa para los

5 ejecutivos más recompensados en su organización o negocio.

La siguiente premisa lee así en español: En el pasado año fiscal, ha recibido su organización o negocio (o

sea, usted) lo siguiente:

o 80% o más de su ingreso anual bruto en contratos federales de los EEUU, subcontratos,

préstamos, fondos federales, sub-fondos federales y/o acuerdos cooperativos y

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o $25,000,000 o más como ingreso anual bruto en contratos federales con los EEUU,

subcontratos, préstamos, fondos federales, sub-fondos federales y/o acuerdos

cooperativos

Conteste ‘Si’ o ‘No’ en donde dice “Please select a value”.

Paso 16: Lea cuidadosamente las siguientes descripciones para poder terminar con su proceso.

La primera pregunta es la única que debe contestar obligatoriamente. Aquí le pregunta si usted ha

recibido fondos federales bajo representación de SAM. Si está llenando este registro por primera vez,

seleccione “No”.

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Puede mantener el encasillado marcado si está de acuerdo con que la información (no personal y no

sensible) que ha provisto esté disponible públicamente. Se recomienda que lo marque.

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Paso 17: Liste su información de contacto

Aquí debe indicar quien es la persona de contacto en el registro. La información requerida es:

• “Accounts Receivable POC” se refiere a la persona que maneja la contabilidad y su infomación

de contacto es requerida.

• “Electronic Business POC”- se refiere a la información de contacto de quien maneja el registro

• “Government Business POC”- persona encargada de recibir las ayudas federales

Si usted no tiene compañía y trabaja individualmente, tendrá que poner su información personal en los

tres espacios que se mencionaron arriba.

▪ Una vez complete sección de lo puntos de contacto, presione “ Save and Continue”

Paso 18: Finalmente, someta su información completada

Toda información obligatoria, la cual es identificada por un asterisco rojo, debe ser completada para

poder someter su registro. Si ha completado todo, verá una marca de verificación (‘Check Mark’) verde

junto a cada sección a la izquierda de su pantalla. Por favor, revise todo su registro.

▪ Seleccione “Edit” para actualizar la información necesaria en su registro.

▪ Seleccione “Submit” para certificar que la información provista está correcta.

SAM plasmará un mensaje de confirmación indicando que usted logró someter exitosamente su

registro. También recibirá un correo electrónico de confirmación.

POR FAVOR NOTE: Su record aún no ha sido activado.

El registro de su entidad NO será activado hasta que las siguientes acciones se lleven a cabo:

▪ El IRS (Internal Revenue Service) ha validado el ‘TIN Match’. Esto podrá tomar entre 3-5 días a

partir del momento en que usted sometió su registro para que el IRS validara los récords nuevos

y actualizados antes de activarse en SAM.

▪ Se ha validado o asignado el CAGE Code. (Si el registro pasa la validación del IRS, se le asignará

un “CAGE Code” en los próximos 8-10 días laborables. Una vez el “CAGE Code” sea asignado, su

registro en SAM estará activo.)

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▪ Planifique por adelantado. Espere hasta 10 días después de que someta su registro para que sea

activado en SAM y espere unas 24 horas adicionales antes de que su información de registro sea

disponible en otros sistemas gubernamentales.

Recibirá un correo electrónico una vez su registro sea activado. En tal momento, usted será elegible para

solicitar Asistencia Financiera del Gobierno Federal de los EEUU.

¡Felicidades! Ha logrado completar el registro de su entidad. Aquí puede presionar “Print Summary”

para guardar en su computadora e imprimir un resumen de su registro completo. Muchas gracias por su

paciencia.