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para la presentación de la Cuenta Pública Municipal

al Congreso del Estado

2010 “El contenido intelectual de esta Guía es propiedad del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato, La reproducción total o parcial de la misma; así como, del resto de la documentación administrativa de control, está prohibida si no es con la autorización expresa del Auditor General”. “Únicamente el Director de Área puede autorizar copias no controladas”.

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PRESENTACIÓN El Congreso del Estado, a través del Órgano de Fiscalización Superior, presenta el documento denominado “Guía para la Presentación de la Cuenta Pública Municipal al Congreso del Estado”. Este es el sexto año consecutivo en el cual se dan a conocer y cuyo objetivo primordial es proporcionar el marco jurídico referencial y los elementos técnicos mínimos, que permitan cumplir, dentro del contexto constitucional y legal, con la presentación de la cuenta pública. La “Guía para la Presentación de la Cuenta Pública Municipal al Congreso del Estado” constituye un vínculo de comunicación permanente con las administraciones municipales, que permite el pleno y oportuno ejercicio de facultades entre ambas instancias.

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I. DEFINICIÓN Y MARCO JURÍDICO DE LA PRESENTACIÓN DE LA CUENTA PÚBLICA AL CONGRESO DEL ESTADO

Definición

Cuenta Pública: Instrumento que contiene la información contable, financiera, presupuestal, programática, económica y demás vinculada o conexa de los sujetos de fiscalización, que presentan al Congreso del Estado. (Art. 6 fracc. IV LFS).

Marco Jurídico

1. Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 2. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato; 3. Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato; 4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de

Guanajuato y sus Municipios, y

1. Constitución Política para el Estado de Guanajuato. El ARTÍCULO 66 estipula que el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado tendrá autonomía técnica, de gestión y presupuestaria en el cumplimiento de sus atribuciones. En el ejercicio de esta función, la objetividad, imparcialidad, independencia, transparencia, legalidad y profesionalismo serán los principios rectores.

Son sujetos de fiscalización, las entidades señaladas en las fracciones XVIII y XIX del Artículo 63 de esta Constitución, así como el Poder Legislativo. La función fiscalizadora también comprende los recursos públicos otorgados a personas físicas o morales. Los organismos autónomos presentarán al Congreso del Estado su cuenta pública trimestralmente y su concentrado anual, en la forma y términos que establezca la Ley.

Los sujetos de fiscalización están obligados a suministrar al Congreso del Estado, por conducto de su órgano de apoyo, los datos, documentos, antecedentes o cualquier otra información que éste les solicite, relacionados con el ejercicio de la función fiscalizadora.

El Órgano de Fiscalización Superior tendrá las siguientes atribuciones: I.- Analizar, evaluar y comprobar las cuentas públicas, de conformidad con los programas que para el efecto se aprueben por el Órgano. Si del examen que se realice aparecieran discrepancias entre los ingresos o los egresos, con relación a los conceptos y las partidas respectivas o no existiera exactitud o justificación en los ingresos obtenidos o en los gastos realizados, se determinarán las responsabilidades de acuerdo con la Ley… Por otro lado el ARTÍCULO 63 señala dentro de las facultades del Congreso del Estado: XIX.- Fiscalizar las cuentas públicas municipales incluyendo la de las entidades y organismos de la administración pública paramunicipal. Para tal efecto, el Congreso se apoyará en el Órgano de Fiscalización… (Fracción reformada, P.O. 15 de abril de 2003)

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2. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato. Esta Ley tiene por objeto reglamentar la función de fiscalización a que se refieren los artículos 63 fracciones XVIII, XIX y XXVIII y 66 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato... (Art. 1) El ARTÍCULO 5 establece que son sujetos de fiscalización los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial del Estado, los ayuntamientos, las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal y Municipal y los Organismos Autónomos. La función de fiscalización también comprende los recursos públicos otorgados a particulares. En el ARTÍCULO 6 se definen algunos conceptos; entre ellos, el relativo a Cuenta Pública, mencionado con antelación. El ARTÍCULO 20 estipula que la cuenta pública que los sujetos de fiscalización remitan al Congreso del Estado, deberá contener lo siguiente: I. Estado analítico presupuestario de ingresos y egresos; II. Estado de situación financiera; III. Estado del gasto presupuestal programático; IV. Estado de situación de la deuda pública y su costo financiero; V. Estado de resultados; VI. Estado de origen y aplicación de recursos; VII. Informe de avance físico-financiero de la obra pública; VIII. Informe del registro y movimientos del padrón inmobiliario, y IX. La demás información que requiera el Órgano de Fiscalización Superior para el cumplimiento de sus atribuciones constitucionales y legales. ARTÍCULO 21. La cuenta pública del Poder Ejecutivo del Estado y de los Municipios, deberá comprender a las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal y Municipal, respectivamente. ARTÍCULO 22. “… Las cuentas públicas de los Municipios deberán ser presentadas por periodos mensuales y a más tardar dentro de los treinta días naturales siguientes a la fecha en que concluya el periodo de referencia”. Cuando las cuentas públicas no se presenten dentro de los plazos señalados en los párrafos anteriores, el Congreso del Estado requerirá al sujeto de fiscalización de que se trate, para que las presente en un plazo improrrogable de cinco días hábiles, contados a partir de la fecha de notificación del requerimiento; en caso contrario, el Congreso instruirá al Órgano de Fiscalización Superior para que proceda a promover el fincamiento de las responsabilidades a que haya lugar. Lo anterior constituirá una observación que deberá ser solventada por el sujeto de fiscalización en el momento procesal oportuno.

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Es importante mencionar la estructura del Órgano de Fiscalización Superior, tal y como lo establecen los ÁRTICULOS 53 y 63 de la Ley de Fiscalización Superior:

3. Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato Esta Ley establece en su ARTÍCULO 71 atribuciones de los síndicos, dentro de las cuales encontramos las siguientes: VI. Vigilar que la cuenta pública municipal, se integre en la forma y términos previstos en las disposiciones aplicables y se remita en tiempo al Congreso del Estado; X. Solicitar y obtener de los demás titulares de las dependencias y entidades de la administración pública municipal, la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones;

AUDITOR GENERAL

Dirección General de Auditoría y

Revisión de Cuenta Pública

Dirección General de Planeación,

Programación, Control y Seguimiento

Dirección General de Asuntos

Jurídicos

Dirección General de Administración

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El ARTÍCULO 110 señala que para el estudio y despacho de los diversos ramos de la administración pública municipal, el Ayuntamiento establecerá las siguientes dependencias: I. Secretaría del Ayuntamiento; II. Tesorería Municipal; III. Contraloría Municipal; IV. Obra Pública; V. Servicios Municipales; VI. Desarrollo Social; VII. Seguridad Pública; VIII. Oficialía Mayor; y IX. Las demás que el Ayuntamiento determine, considerando las condiciones territoriales, socioeconómicas, capacidad administrativa y financiera del municipio, así como el ramo o servicio que se pretenda atender, en los términos de la presente ley y otras disposiciones legales aplicables. En el ARTÍCULO 110 A establece la obligación de los titulares de las dependencias señaladas en el artículo anterior, de proporcionar a los integrantes del Ayuntamiento, la información que les soliciten y sea necesaria para el ejercicio de su función. El ARTÍCULO 114 señala que son atribuciones del tesorero municipal: XI. Glosar oportunamente las cuentas de la administración pública municipal; XII. Remitir al Congreso del Estado, la cuenta pública municipal, así como rendir los informes contables y financieros mensuales, dentro del mes siguiente, y atender las observaciones que se formulen sobre los mismos. Los informes contables y financieros, deberán ser firmados, además, por el presidente municipal; (Fracción reformada. P.O. 1 de agosto de 2006) ARTÍCULO 117 A. Es obligación de los titulares de las dependencias y entidades de la administración pública municipal, participar con el tesorero y el presidente municipal en la solventación de las observaciones que formule el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado. (Reformado. P.O. 1 de agosto de 2006) ARTÍCULO 185. Los ayuntamientos deberán de integrar a su padrón inmobiliario, los datos de identificación y el estado que guardan los bienes inmuebles de su propiedad. (Párrafo reformado. P.O. 17 de julio de 2001) El tesorero municipal deberá integrar a la cuenta pública que remita al Congreso del Estado, la relación de los actos de dominio celebrados sobre su patrimonio inmobiliario. (Párrafo adicionado. P.O. 17 de julio de 2001)

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4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

El ARTÍCULO 11 de esta Ley establece las obligaciones de los servidores públicos. A continuación, se mencionan algunas de ellas: I. Cumplir diligentemente y con probidad las funciones y trabajos propios del cargo, así como aquéllas que les sean encomendadas por sus superiores en ejercicio de sus facultades; II. Formular y ejecutar, en su caso, los planes, programas y presupuestos correspondientes a su competencia; V. Custodiar la documentación e información que conserve o a la que tenga acceso, por razón de su empleo, cargo o comisión, así como evitar e impedir el uso, sustracción, destrucción u ocultamiento indebidos de aquélla; IX. Conducirse con veracidad en el otorgamiento de toda clase de información; XI. Guardar reserva de la información a que tenga acceso por su función, la que exclusivamente deberá ser usada para los fines a que esté afecta; XVI. Facilitar y proporcionar oportunamente toda la información y documentación necesaria que los órganos de control interno requieran para el cumplimiento de sus atribuciones, en cualquier etapa del desarrollo de los procedimientos administrativos respectivos; XVII. Cumplir con diligencia las observaciones, requerimientos y resoluciones que reciba de los órganos de control interno, conforme a la competencia de éstos, así como dar respuesta a las recomendaciones que se emitan; En el ARTÍCULO 13 se configura como falta administrativa de los servidores públicos, el incumplimiento de las obligaciones o cuando incurran en las conductas prohibidas señaladas en esta ley.

Las sanciones por la comisión de faltas administrativas consistirán en: I. Amonestación; II. Multa; III. Suspensión; IV. Destitución, e V. Inhabilitación. Cualquiera de las Leyes mencionadas con antelación, se encuentran disponibles en la siguiente dirección de Internet: http://www.congresogto.gob.mx/legislacion/legislacionv.html

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II. FORMA DE ENVÍO DE LA CUENTA PÚBLICA

La cuenta pública deberá remitirse al Congreso del Estado, de manera impresa de forma organizada y señalando claramente la información mensual, circunstancial, semestral o anual y en medio magnético (organizada en cinco carpetas), como se muestra a continuación:

Municipio

Cuenta

Pública

Congreso del

Estado O.F.S.

Impreso

Cuenta Pública

Magnético

Un Legajo

Mensual

Contable

Anual

Circunstancial

Semestral al

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La documentación impresa, se enviará en un solo legajo de acuerdo a lo siguiente:

Consecutivo Contenido Ubicación

Mensual

A.1 Uno o dos discos compactos con las carpetas: “Contable”, “Anual”, “Circunstancial” y “Mensual”.

A.2 Oficio del municipio con el que se remite la cuenta pública.

Apéndice 2: Anexo 2

A.3 Anexo único del oficio de envío, firmado. Apéndice 2: Anexo 1

A.4 Oficio de certificación de saldos contables. Apéndice 2: Anexo 3

A.5 Estado Analítico Presupuestario de Ingresos y Egresos, firmado.

Apéndice 1: Formato A

A.6 Estado de Situación Financiera, firmado. Apéndice 1: Formato B

A.7 Estado del Gasto Presupuestal Programático, firmado.

Apéndice 1: Formato C

A.8 Estado de Situación de la Deuda Pública y su Costo Financiero, firmado.

Apéndice 1: Formato D

A.9 Estado de Resultados, firmado. Apéndice 1: Formato E

A.10 Estado de Origen y Aplicación de recursos, firmado.

A.11 Informe de Avance Físico-Financiero de la Obra Pública, firmado.

Apéndice 1: Formato F

A.12 Actas de Ayuntamiento (copia fotostática).

Consecutivo Contenido Ubicación

Anual

B.1 Pronóstico de ingresos y presupuesto de egresos certificado y desglosado.

Apéndice 2: Anexo 6

B.2 Programa anual de obra pública, autorizado. Apéndice 2: Anexo 7

B.3 Plantilla de personal autorizada. Apéndice 2: Anexo 9

B.4 Plan de Gobierno Municipal, publicado en el periódico oficial.

B.5

Relación firmada de entidades paramunicipales, indicando: dirección, teléfono, fax, R.F.C., nombre de los titulares, correo electrónico de cada uno y acuerdo de creación de cada entidad.

B.6 Relación de juicios en que el municipio sea parte, a detalle.

Apéndice 2: Anexo 15

B.7 Copia del acta de Ayuntamiento firmada y certificada, en la que se autoriza el Pronóstico de Ingresos y Presupuesto de Egresos.

B.8 Copia del acta de Ayuntamiento firmada y certificada, por la autorización del Programa anual de Obra Pública.

B.9 Copia del acta de Ayuntamiento firmada y certificada, por la autorización de la Plantilla de personal.

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Consecutivo Contenido Ubicación

Circunstancial

B.10 Autorización de la Deuda Pública (expediente de deuda pública).

B.11 Modificaciones al pronóstico de ingresos y presupuesto de egresos, certificado y desglosado.

Apéndice 2: Anexo 6

B.12 Modificaciones al programa anual de obra pública.

Apéndice 2: Anexo 8

B.13 Modificaciones a la plantilla de personal autorizada.

Apéndice 2: Anexo 10

B.14 Relación de juicios en que el municipio sea parte. Apéndice 2: Anexo 16

B.15 Copia del acta de Ayuntamiento firmada y certificada, de modificaciones al pronóstico de ingresos y presupuesto de egresos.

B.16 Copia del acta de Ayuntamiento firmada y certificada, de modificaciones al programa anual de obra pública.

B.17 Copia del acta de Ayuntamiento firmada y certificada, de modificaciones a la plantilla de personal autorizada.

Consecutivo Contenido Ubicación

Semestral

31-A Confirmación de saldos bancarios. Formatos G y H

A los archivos con información magnética se les asignarán los siguientes nombres:

Consecutivo en la Guía

Información Nombre del Archivo Ubicación

01 Estado Analítico Presupuestario de Ingresos y Egresos

01_EAPIE_Mpio_mes_año Apéndice 1: Formato A

02 Estado de Situación Financiera

02_ESF_Mpio_mes_año Apéndice 1: Formato B

03 Estado del Gasto Presupuestal Programático

03_EGPP_Mpio_mes_año Apéndice 1: Formato C

04 Estado de Situación de la Deuda Pública y su Costo Financiero

04_ESDP_Mpio_mes_año Apéndice 1: Formato D

05 Estado de Resultados 05_ER_Mpio_mes_año Apéndice 1: Formato E

06 Estado de Origen y Aplicación de Recursos

06_EOAR_Mpio_mes_año

07 Informe de Avance Físico-Financiero de la Obra

07_IAFFOP_Mpio_mes_año Apéndice 1: Formato F

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Pública

08 Informe del Registro y Movimientos al Padrón Inmobiliario

08_IRMPI_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 4º

Consecutivo en la Guía

Información Nombre del Archivo Ubicación

09 Reporte de altas y bajas del inventario de inmuebles del municipio

09_ABBI_Mpio_semestre_año Apéndice 2: Anexo 5

10 Pronóstico de Ingresos y Presupuesto de Egresos

10_PIPE_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 6

10 Modificaciones al Presupuesto Autorizado

10_MPA_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 6

11 Programa Anual de Obra Pública autorizado

11_PAOP_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 7

11 Modificaciones al Programa Anual de Obra Pública autorizado

11_MPOP_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 8

12 Plantilla de personal autorizada

12_PPA_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 9

12 Modificaciones a la Plantilla de personal autorizada

12_MPPA_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 10

13 Inventario de bienes muebles, maquinaria y parque vehicular

13_IBMMPV_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 11

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Reporte de altas y bajas de los inventarios de muebles, maquinaria y parque vehicular

14_ABBM_Mpio_semestre_año Apéndice 2: Anexo 12

15 Expediente de autorización de la Deuda Pública

No Aplica No Aplica

16 Padrón municipal de contratistas (actualizado)

16_PMC_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 13

17 Movimiento de altas y bajas del padrón de contratistas

17_MABC_Mpio_ semestre_año Apéndice 2: Anexo 14

18 Guía de contabilización 18_GC_Mpio_mes_año

19 Catálogo de cuentas contables

19_CCC_Mpio_mes_año

19 Modificaciones al catálogo de cuentas contables

19_MCCC_Mpio_mes_año

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Para asignar los nombres de los archivos, se tomarán en cuenta los siguientes criterios:

Abreviatura de

mes Mes

Abreviatura de mes

Mes

ene enero jul julio

feb febrero ago agosto

mar marzo sep septiembre

20 Plan de Gobierno Municipal

20_PGM_Mpio_mes_año

21 Relación de entidades Paramunicipales

No Aplica No Aplica

22 Informe de Gobierno Municipal

22_IGM_Mpio_mes_año

23 Relación de juicios en que el municipio sea parte

23_RJ_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 15

24

Normatividad, reglamentos, políticas, manuales y disposiciones administrativas

24_NRPMD_Mpio_mes_año

25 Base de datos del sistema de ingresos

25_BDI_Mpio_mes_año

26

Relación de particulares y entidades a los que se le han entregado recursos públicos por parte del municipio

26_RP_Mpio_semestre_año Apéndice 2: Anexo 17

27 Relación de contratos y convenios celebrados

27_RCC_Mpio_semestre_año Apéndice 2: Anexo 18

28 Nómina de personal ejercida en el período

28_NPE_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 19

29

Movimientos de altas, bajas y cambios de personal efectuados durante el período

29_MABP_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 20

30 Balanza de comprobación

30_BC_Mpio_mes_año Apéndice 2: Anexo 21

31 Auxiliares de bancos 31_AB_Mpio_semestre_año Apéndice 2: Anexo 22

32 Base de datos con todos los movimientos contables (formato txt)

32_BDMC_Mpio_semestre_año

33

Relación de licitaciones y concursos realizados por el comité o subcomité de adquisiciones

33_RLC_Mpio_semestre_año Apéndice 2: Anexo 23

34 Actas de ayuntamiento 34_AA_Mpio_mes_año

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abr abril oct octubre

may mayo nov noviembre

jun junio dic diciembre

Semestre Abreviatura

enero-junio 01

julio-diciembre 02

01 Abasolo 24 Purísima del Rincón

02 Acámbaro 25 Romita

03 Apaseo el Alto 26 Salamanca

04 Apaseo el Grande 27 Salvatierra

05 Atarjea 28 San Diego de la Unión

06 Celaya 29 San Felipe

07 Comonfort 30 San Francisco del Rincón

08 Coroneo 31 San José Iturbide

09 Cortazar 32 San Luis de la Paz

10 Cuerámaro 33 San Miguel de Allende

11 Doctor Mora 34 Santa Catarina

12 Dolores Hidalgo 35 Santa Cruz de Juventino Rosas

13 Guanajuato 36 Santiago Maravatío

14 Huanímaro 37 Silao

15 Irapuato 38 Tarandacuao

16 Jaral del Progreso 39 Tarimoro

17 Jerécuaro 40 Tierra Blanca

18 León 41 Uriangato

19 Manuel Doblado 42 Valle de Santiago

20 Moroleón 43 Victoria

21 Ocampo 44 Villagrán

22 Pénjamo 45 Xichú

23 Pueblo Nuevo 46 Yuriria

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Algunos ejemplos de cómo nombrar los archivos, se muestran a continuación: EJEMPLO 1: Asignación de nombre al archivo del Estado de Situación Financiera de Apaseo el Alto del mes de enero.

En el caso de entidades paramunicipales deberán agregar enseguida del número del municipio, la nomenclatura correspondiente al paramunicipal, de la siguiente manera:

Iniciales del Estado del Gasto Presupuestal Programático

Número de municipio (dos dígitos)

Año a dos dígitos

Nomenclatura del organismo asignado en la guía (DIF Municipal)

03 EGPP 18 DIF feb

Número asignado en la guía al Estado del Gasto Presupuestal Programático con dos

dígitos

09

Abreviatura del mes

Iniciales del Estado de Situación Financiera

Número de municipio (dos dígitos)

Año a dos dígitos

Abreviatura del mes

02 ESF 03 feb 09

Número asignado en la guía al Estado de Situación Financiera con dos dígitos

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Entidad Paramunicipal Nomenclatura

DIF Municipal DIF

Agua Potable AP

Cultura Cult

Deporte Dep

Acceso a la Información Inf

Vivienda Viv

FIDER FIDER

Planeación y Estadística PyE

Feria y Fiestas Feria

FIDOC FIDOC

Parque Xochipilli Xochip

Explora Explora

Zoológico Zoo

Preparatoria Plan Guanajuato PPG

Ecología Eco

FIDAPIM FIDAPIM

Instituto de la Mujer IMU

Museo de la Ciudad Museo

Agroeduca Agro

Parque Metropolitano PMet

Promoción Juvenil PromJ

Bomberos Bomb

Órgano de Turismo Tur

Agua Santa Ana Pacueco APSAP

RECOMENDACIONES GENERALES: Algunas recomendaciones, para apegarse en lo posible a las indicaciones de la guía, en cuanto a tipos de archivos, carpetas, formatos para Estados Financieros, anexos e instrucciones de envío, son las siguientes:

La información Circunstancial se deberá de enviar únicamente en el mes en que

existan modificaciones. En caso de no existir modificación alguna enviar el archivo con el formato propuesto sin contenido, únicamente con el texto “NQM” (NADA QUE MANIFESTAR) al inicio del contenido del documento.

Asignar a cada contrato de Obra Pública una cuenta contable de gasto específica, en la

cual se registrará el pago de las estimaciones, así como, una cuenta contable de balance para registrar los anticipos y sus amortizaciones.

La información magnética debe ser enviada en CD no regrabable, con etiqueta de

identificación del municipio, mes de la cuenta pública y empaque sellado.

Asignar a los archivos el nombre que presenta cada concepto en esta guía.

Cerciorarse que toda la información esté completa antes del envío y en el caso de la información en CD, verificar que los discos se puedan consultar.

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Enviar la información impresa en el orden señalado en la guía, colocando separadores con pestaña que indiquen el nombre del documento.

Enviar un oficio, cuando existan cambios de Presidente, Tesorero, Contralor y

Secretario de Ayuntamiento, con los nombres de los nuevos titulares, incluyendo a los titulares de paramunicipales.

Utilizar las 5 carpetas (tanto para la administración central y entidades

paramunicipales) detalladas a continuación, con los archivos magnéticos siguientes, para su rápida localización:

1. CARPETA CONTABLE con los siguientes archivos:

1.- Estado Analítico Presupuestario de Ingresos y Egresos 01_EAPIE_Mpio_mes_año

2.- Estado de Situación Financiera 02_ESF_Mpio_mes_año

3.- Estado del Gasto Presupuestal Programático 03_EGPP_Mpio_mes_año

4.- Estado de Situación de la Deuda Pública y su Costo Financiero

04_ESDP_Mpio_mes_año

5.- Estado de Resultados 05_ER_Mpio_mes_año

6.- Estado de Origen y Aplicación de Recursos 06_EOAR_Mpio_mes_año

7.- Informe de Avance Físico-Financiero de la Obra Pública

07_IAFFOP_Mpio_mes_año

2. CARPETA ANUAL con los siguientes archivos:

8.- Informe del registro y movimientos al padrón inmobiliario (inventario de inmuebles)

08_IRMPI_Mpio_mes_año

10.- Pronóstico de ingresos y presupuesto de egresos 10_PIPE_Mpio_mes_año

11.- Programa anual de obra pública 11_PAOP_Mpio_mes_año

12.- Plantilla de personal autorizada 12_PPA_Mpio_mes_año

13.- Inventario de bienes muebles, maquinaria y parque vehicular

13_IBMMPV_Mpio_mes_año

16.- Padrón municipal de contratistas (actualizado) 16_PMC_Mpio_mes_año

18.- Guía de contabilización 18_GC_Mpio_mes_año

19.- Catálogo de cuentas contable 19_CCC_Mpio_mes_año

20.- Plan de gobierno municipal 20_PGM_Mpio_mes_año

22.- Informe de gobierno municipal 22_IGM_Mpio_mes_año

23.- Relación de juicios en que el municipio sea parte 23_RJ_Mpio_mes_año

24.- Normatividad, reglamentos, políticas, manuales y disposiciones administrativas

24_NRPMD_Mpio_mes_año

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3. CARPETA CIRCUNSTANCIAL con los siguientes archivos:

10.- Modificaciones al presupuesto anual (pronóstico de ingresos y presupuesto de egresos)

10_MPA_Mpio_mes_año

11.- Modificaciones al programa de obra pública autorizado

11_MPOP_Mpio_mes_año

12.- Modificaciones a la plantilla de personal autorizada 12_MPPA_Mpio_mes_año

19.- Modificaciones al catálogo de cuentas contable 19_MCCC_Mpio_mes_año

23.- Modificaciones en la relación de juicios en que el municipio sea parte

23_MRJ_Mpio_mes_año

4. CARPETA MENSUAL con los archivos detallados a continuación:

25.- Base de datos del sistema de ingresos 25_BDI_Mpio_mes_año

28.- Nómina de personal ejercida en el período 28_NPE_Mpio_mes_año

29.- Movimientos de altas, bajas y cambios de personal efectuados durante el período

29_MABP_Mpio_mes_año

30.- Balanza de comprobación 30_BC_Mpio_mes_año

34.- Actas de ayuntamiento 34_AA_Mpio_mes_año

5. CARPETA SEMESTRAL con los siguientes archivos:

9.- Reporte de altas y bajas del inventario de inmuebles del municipio

09_ABBI_Mpio_semestre_año

14.- Reporte de altas y bajas de los inventarios de muebles, maquinaria y parque vehicular

14_ABBM_Mpio_semestre_año

17.- Altas y bajas del padrón de contratistas 17_MABC_Mpio_semestre_año

26.- Relación de particulares y entidades a los que se le han entregado recursos públicos por parte del municipio

26_RP_Mpio_semestre_año

27.- Relación de contratos y convenios celebrados 27_RCC_Mpio_semestre_año

31.- Auxiliares de bancos 31_AB_Mpio_semestre_año

32.- Base de datos con todos los movimientos contables 32_BDMC_Mpio_semestre_año

33.- Relación de licitaciones y concursos realizados por el comité o subcomité de adquisiciones

33_RLC_Mpio_semestre_año

Cabe mencionar, que el número señalado en la primera columna de la información magnética que se menciona en las páginas 12,13 y 14, se refiere al consecutivo en la Guía y de acuerdo a éste, describiremos cada uno de los archivos o documentación solicitada. 01. Estado Analítico Presupuestario de Ingresos y Egresos. Definición: Expresa de manera detallada la situación que guardan los ingresos y egresos, conforme a la Ley de Ingresos respectiva y el Presupuesto de Egresos legalmente aprobado, tomando en cuenta las últimas modificaciones.

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Presentación: Se elaborará relacionando los ingresos por concepto y los gastos realizados detallados por partida, de acuerdo al Formato A ubicado en el Apéndice 1; y se entregará mensualmente en forma impresa con las firmas correspondientes y en forma magnética en CD, en un archivo con formato de hoja de cálculo. Objetivo: Vigilar el cumplimiento de los artículos 201 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato y 57 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, que establece: “Ningún gasto podrá efectuarse sin que exista partida expresa del presupuesto de egresos...” Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta contable Nombre de Archivo: 01_EAPIE_Mpio_mes_año 02. Estado de Situación Financiera. Definición: Documento que refleja la situación financiera a una fecha determinada y permite efectuar un análisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el patrimonio. Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estándar para que la información básica del ente sea uniforme y comprensible. Consideraciones especiales: La Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, establece lo siguiente: Artículo 103.- La contabilidad gubernamental comprende la captación y registro de todas las operaciones, de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, así como las asignaciones y ejercicios correspondientes a los programas y partidas del presupuesto de egresos que realicen los sujetos de la Ley. Artículo 104, párrafo segundo.- Los sistemas de contabilidad deberán diseñarse y operarse en forma tal que faciliten la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos y avances de la ejecución de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del gasto público estatal o municipal, según corresponda. Por esta razón el Estado de Situación Financiera deberá contener el valor de los bienes que integran el patrimonio. Presentación: Mensualmente, en forma impresa con las firmas correspondientes y en forma magnética en CD, en un archivo con formato de hoja de cálculo. Se propone el Formato B ubicado en el Apéndice 1. Es importante, destacar que este estado financiero debe reflejar los activos fijos y desglosar el importe de la deuda pública dentro del pasivo, de tal manera, que pueda ser identificada. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta contable Nombre de Archivo: 02_ESF_Mpio_mes_año

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03. Estado del Gasto Presupuestal Programático. Definición: Documento que contiene de manera detallada, la situación que guarda la aplicación de los recursos públicos en congruencia con los programas, objetivos y metas contenidos en el presupuesto de egresos de los sujetos de fiscalización, que permite evaluar y revisar su correcto apego programático y avance de cada uno de los programas y metas, así como la observancia a la normatividad aplicable. Consideraciones especiales: La Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, en el artículo 25, establece que el presupuesto de egresos tendrá una estructura de integración programática y una sustentación lo suficientemente amplia, que abarque todas las responsabilidades de los Municipios. Presentación: Mensualmente, en forma impresa con las firmas correspondientes, y en forma magnética en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo. Se anexa el Formato C en el Apéndice 1. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta contable Nombre de Archivo: 03_EGPP_Mpio_mes_año 04. Estado de Situación de la Deuda Pública y su Costo Financiero. Definición: Información que contiene de manera detallada y puntual, la situación que guarda la deuda pública de los sujetos de fiscalización, en un lapso específico, derivada de empréstitos o de cualquier otra fuente o instrumento jurídico, en los términos de la ley de la materia, la presupuestación del servicio de la deuda pública y su costo, así como, cualquier incidencia o modificación relacionada con la deuda pública, que permita evaluar y revisar el cumplimiento de la ley y de la normatividad aplicable. Presentación: Mensualmente en el Formato D (ubicado en el Apéndice 1), impreso y debidamente firmado. En forma magnética en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo. Se solicita desglosar la deuda pública por contrato e indicar si se trata de un “contrato nuevo”, de un “contrato existente” ó de alguna “reestructuración”, en la columna de observaciones. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta contable Nombre de Archivo: 04_ESDP_Mpio_mes_año En caso de no contar con deuda, enviar un oficio donde se aclare dicha situación, debidamente firmado por los signantes del oficio de envío de la cuenta pública y, generar el archivo en formato de hoja de cálculo, señalando en la primera celda la leyenda “nada que manifestar”.

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05. Estado de Resultados. Definición: Documento que muestra el resultado de las operaciones del sujeto de fiscalización en un periodo determinado, considerando la Ley de Ingresos respectiva, el pronóstico de ingresos y los presupuestos de egresos correspondientes, que permiten evaluar y revisar la gestión financiera, su comportamiento y resultados. Presentación: Mensualmente en forma impresa con las firmas correspondientes, y en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo. Se sugiere enviarlo indicando el resultado mensual y el acumulado como se ejemplifica en el Formato E, ubicado en el Apéndice 1. De no ser posible, remitirlo como lo establece el Boletín B-3 de las Normas de Información Financiera, reflejando únicamente el resultado del período. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta contable Nombre de Archivo: 05_ER_Mpio_mes_año 06. Estado de Origen y Aplicación de Recursos. Definición: Documento que contiene de manera puntual, detallada, condensada y comprensible, el manejo y aplicación de los recursos públicos, por parte de los sujetos de fiscalización y en un lapso determinado, contrastando sus ingresos o recaudación con el presupuesto de egresos aprobado, que permite evaluar y revisar, gestión y comportamiento. Se considera que hay origen u obtención de recursos cuando disminuye una cuenta de activo o aumenta una cuenta de pasivo y hay aplicación de recursos cuando aumenta una cuenta de activo o disminuye una cuenta de pasivo. Presentación: Mensualmente en forma impresa con las firmas correspondientes, y en CD, en formato de hoja de cálculo. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta contable Nombre de Archivo: 06_EOAR_Mpio_mes_año 07. Informe de Avance Físico-Financiero de la Obra Pública. Definición: Información que contiene de manera clara y detallada, el presupuesto y programa de la obra pública a realizar por el sujeto de fiscalización, conforme a los presupuestos aprobados y en un lapso determinado, así como los procesos de adjudicación o licitación, contratos, incidencias, modificaciones, avances y aplicación de recursos, así como del comprometido, para evaluar y revisar el apego a la Ley y a la normatividad aplicable.

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Presentación: Mensual en forma impresa con las firmas correspondientes y en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, de acuerdo al Formato F ubicado en el Apéndice 1. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta contable Nombre de Archivo: 07_IAFFOP_Mpio_mes_año

“Los Estados Financieros enunciados en los puntos mencionados con anterioridad, serán firmados por el Tesorero y Presidente Municipal conforme a lo establecido en el artículo 114 fracción XII de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato; correspondiendo al Síndico vigilar que la cuenta pública se integre y se remita en tiempo al Congreso del Estado, según artículo 71 fracción VI de la citada Ley”. Asimismo, se debe considerar lo establecido en: -El postulado básico de Consistencia contenido en la NIF A-2; -Las características cualitativas de Confiabilidad, Comprensibilidad y Comparabilidad de los estados financieros (NIF A-4), y -Lo señalado en la NIF A-7 relativo a la Presentación y Revelación de la información financiera contenida en los estados financieros y sus notas.

08. Informe del Registro y Movimientos del Padrón Inmobiliario. Este punto se refiere al inventario de bienes inmuebles propiedad del municipio, Anexo 4 (Apéndice 2). Presentación: Anualmente en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta anual Nombre de Archivo: 08_IRMPI_Mpio_mes_año 09. Reporte de altas y bajas del inventario de inmuebles del municipio. Presentación: Se elaborará de acuerdo al Anexo 5 del Apéndice 2, que se enviará semestralmente, en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta semestral Nombre de Archivo: 09_ABBI_Mpio_semestre_año

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10. Pronóstico de Ingresos y del Presupuesto de Egresos autorizados por el Ayuntamiento. Presentación: Se deberá enviar cada inicio de ejercicio: copia del Pronóstico de Ingresos y Presupuesto de Egresos y, copia del acta de ayuntamiento, firmada por cada uno de los integrantes del mismo y certificada por el Secretario. Asimismo, deberá remitirse un archivo en formato de hoja de cálculo que contenga el primer documento mencionado. El Pronóstico de Ingresos y Presupuesto de Egresos deberá contemplar los siguientes recursos: -De Ramo XXXIII: FAEB (Fondo de Aportación Básica y Normal), FASSA (Fondo de Aportación para los Servicios de Salud), FAIS (Fondo de Aportación para la Infraestructura Social), FORTAMUN (Fondo de Aportación para el Fortalecimiento de los Municipios y las demarcaciones territoriales del DF), FAM (Fondo de Aportaciones Múltiples), FASP (Fondo de Aportaciones para la Seguridad Pública de los Estados y el DF), FAETA (Fondo de Aportación para la Educación Tecnológica y de Adultos), FAFEF (Fondo de Apoyos para el Fortalecimiento de las Entidades Federativas), FEIEF (Fondo de Estabilización de los Ingresos de las Entidades Federativas) 1 y -Gasto Corriente. Estructura: Programática, como lo marca el artículo 25 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Ver anexo 6 Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta anual Nombre de Archivo: 10_PIPE_Mpio_mes_año En caso de realizar alguna modificación, se deberá proporcionar en archivo con formato de hoja de cálculo y en medio impreso; así como copia del acta firmada por cada uno de los integrantes del ayuntamiento y certificada por el Secretario, donde se aprobó dicha modificación. Se remitirán con la cuenta pública correspondiente al mes en que se autorizó y en caso de no existir modificaciones, indicar en el archivo correspondiente la leyenda “nada que manifestar”, así como en el Anexo 1. Cabe mencionar, que las modificaciones, deben ser realizadas en el ejercicio correspondiente. De acuerdo al artículo 38 de la LECRP se establece que, “cualquier modificación al presupuesto de egresos municipal, se deberá realizar con las mismas formalidades que para su aprobación, remitiendo copia certificada al Congreso del Estado, para los efectos de su competencia”. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta circunstancial Nombre de Archivo: 10_MPA_ Mpio_mes_año Al enviar el pronóstico de ingresos y el presupuesto de egresos, así como, cualquier modificación, se sugiere remitir adicional a todo el contenido del pronóstico y del presupuesto, un resumen, de acuerdo al Anexo 6-A del Apéndice 2. Es importante, considerar lo establecido en los artículos 4to de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato y el 197

1 Fondos de Ramo XXXIII vigente de acuerdo a la última reforma publicada en el DOF el 21 de diciembre 2007.

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fracción I de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato, que al efecto, mencionan lo siguiente: ARTÍCULO 4 (LECRP). En el proceso de presupuestación, los sujetos de la Ley guardarán el equilibrio entre los ingresos pronosticados y los egresos que deban realizar. ARTÍCULO 197 (LOM). La presupuestación del gasto público municipal, atenderá los objetivos y prioridades que señale el plan de gobierno municipal y los programas derivados de éste, atendiendo a los principios de racionalidad, austeridad y disciplina del gasto público, procurando observar los siguientes criterios: (Párrafo reformado. P.O. 22 de diciembre de 2000) I. El equilibrio entre el ingreso y el egreso 11. Programa Anual de Obra Pública.

Presentación: Entregar copia fotostática del programa anual de obra detallado, o acción pública aprobada; así como, copia del acta firmada por cada uno de los integrantes del ayuntamiento y certificada por el Secretario. Asimismo, deberá remitirse cada inicio del ejercicio, un archivo en formato de hoja de cálculo que contenga el primer documento mencionado, de acuerdo al Anexo 7 del Apéndice 2 y de ser posible, el Programa de Obra Pública que se emite mediante el SISCOM.

Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta anual Nombre de Archivo: 11_PAOP_Mpio_mes_año En caso de realizar alguna modificación al Programa Anual de Obra Pública, se deberá proporcionar copia certificada de ésta y del acta de Ayuntamiento donde se aprobó. Asimismo, dicha modificación, se remitirá en archivo con formato de hoja de cálculo, de acuerdo al Anexo 8 (Apéndice 2). Se remitirán con la cuenta pública correspondiente al mes en que se autorizó; de lo contrario, indicar en el Anexo 1 y en el archivo la leyenda: “nada que manifestar”. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta circunstancial Nombre de Archivo: 11_MPOP_Mpio_mes_año 12. Plantilla de personal autorizada. Definición: Instrumento de información que contiene la relación de los trabajadores que laboran en una unidad administrativa, señalando el puesto que ocupan y sueldo que perciben. Es necesario señalar en la misma: el puesto, categoría, sueldo diario, área o departamento, percepciones, número de plazas, etc.

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Presentación: Cada inicio de ejercicio en forma impresa y en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, de acuerdo al Anexo 9 (Apéndice 2). Asimismo, deberá remitirse copia certificada del acta de Ayuntamiento en la que conste su aprobación. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta anual Nombre de Archivo: 12_PPA_Mpio_mes_año En caso de realizar alguna modificación a la plantilla autorizada, se deberá proporcionar copia certificada de ésta y copia del acta firmada por cada uno de los integrantes del ayuntamiento y certificada por el Secretario. Asimismo, dicha modificación, se remitirá en archivo con formato de hoja de cálculo, de acuerdo al Anexo 10 (Apéndice 2). Las copias y el archivo, mencionados con antelación, se remitirán con la cuenta pública correspondiente al mes en que se autorizó la modificación. De lo contrario, indicar en el Anexo 1 y en el archivo la leyenda: “nada que manifestar”. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta circunstancial Nombre de Archivo: 12_MPPA_Mpio_mes_año 13. Inventario de bienes muebles, maquinaria y parque vehicular. Presentación: Enviar anualmente los inventarios actualizados de los bienes señalados, en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, de acuerdo al Anexo 11 del Apéndice 2. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta anual Nombre de Archivo: 13_IBMMPV_Mpio_mes_año Es importante señalar que este inventario, debe comprender el total de bienes muebles, maquinaria y parque vehicular, y no únicamente los adquiridos por la Administración Municipal en función. 14. Reporte de altas y bajas de los inventarios de bienes muebles, maquinaria y parque vehicular. Presentación: Además del inventario anual, semestralmente y en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo, se proporcionarán las altas y bajas de muebles, maquinaria y parque vehicular, de acuerdo al Anexo 12 (Apéndice 2). En caso de no presentarse algún movimiento en el semestre, se señalará “NQM” en el Anexo 1 y la leyenda “nada que manifestar”, en el archivo mencionado. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta semestral Nombre de Archivo: 14_ABBM_Mpio_semestre_año

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15. Autorización de deuda pública. De acuerdo al artículo 43, de la Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato, el Congreso del Estado por conducto del OFS, llevará un registro de todas las operaciones de deuda pública estatal o municipal; debiéndose asentar en el mismo los datos que para el registro estatal se establecen en dicha Ley. Por tal motivo, en nuevos empréstitos, los acreditados tendrán la obligación de enviar la documentación soporte al OFS, en el momento de contratar deuda pública, y que será la siguiente:

Copia fotostática de la autorización por parte del Congreso del Estado de Guanajuato.

Copia de la carátula de inscripción en el Registro Estatal de Deuda Pública ante la Secretaría de Finanzas y Administración (SFA).

Copia del contrato o convenio con la institución financiera.

Copia de acta de ayuntamiento y/o consejo donde se autorizó el endeudamiento por parte del ente acreditado.

Copia del programa financiero anual.

En caso de contar con calidad crediticia, avalada por una calificadora, deberán turnar copia del documento que ampare la calificación obtenida por el ente acreditado.

Aspectos técnicos: La documentación mencionada con antelación, en caso de nuevos empréstitos, deberá remitirse en el legajo de la cuenta pública correspondiente, de acuerdo a la fecha de contratación de la deuda. De no contar con nuevos contratos de deuda pública, señalar en el anexo 1 (apéndice 2), la leyenda: “nada que manifestar”. 16. Padrón municipal de contratistas (actualizado). Presentación: Esta información se enviará anualmente en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, con los datos señalados en el anexo 13 del apéndice 2. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta anual Nombre de archivo: 16_PMC_Mpio_mes_año 17. Movimientos de altas y bajas del padrón de contratistas. En caso de realizar alguna modificación al padrón, se deberá informar en su oportunidad, en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo, de acuerdo a lo señalado en el anexo 14 (apéndice 2). De no existir modificaciones, se señalará “NQM” en el anexo 1 y la leyenda “nada que manifestar”, en el archivo mencionado. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta semestral Nombre de archivo: 17_MABC_Mpio_semestre_año

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18. Guía de contabilización. Definición: Documento en el que se establecen los preceptos e instrucciones necesarias para el correcto registro y control de las operaciones en los libros de la entidad. Presentación: Esta información se enviará anualmente en CD en forma magnética. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta anual Nombre de archivo: 18_GC_Mpio_mes_año 19. Catálogo de cuentas contable. Definición: Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes. Regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa. Presentación: Anualmente se deberá enviar en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, el catálogo de cuentas vigente. Éste debe reflejar las cuentas que son ACUMULATIVAS y AFECTABLES. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta anual Nombre de archivo: 19_CCC_Mpio_mes_año En caso de realizar alguna modificación ó creación de cuenta: sombrear con color dicho cambio y, remitir en su oportunidad, en CD, en archivo de hoja de cálculo, el catálogo modificado. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta circunstancial Nombre de archivo: 19_MCCC_Mpio_mes_año 20. Plan de Gobierno Municipal. Definición: Es el documento que contiene los objetivos, metas y estrategias que sirven de base a las actividades de la administración pública municipal, de forma que aseguren el cumplimiento del plan municipal de desarrollo; según lo establece el artículo 92 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. Presentación: Proporcionar esta información actualizada anualmente en forma magnética, sólo en caso de existir modificaciones; de lo contrario, señalarlo en el anexo 1 (apéndice 2) como “NQM”. Se remitirá en CD, en archivo con formato de hoja de texto y, copia de la publicación del mismo, en el periódico oficial. Según ARTÍCULO 92, párrafo segundo (LOM), el Plan de Gobierno Municipal…

tendrá una vigencia de tres años y deberá ser actualizado anualmente.

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Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta anual Nombre del archivo: 20_PGM_Mpio_mes_año 21. Relación de entidades paramunicipales, indicando: dirección, teléfono, fax, R.F.C., nombre de los titulares, correo electrónico de cada uno y acuerdo de creación de cada entidad. Presentación: Proporcionar anualmente esta información, en forma impresa y firmada, para mantener actualizado el archivo permanente. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo 22. Informe de Gobierno Municipal. Presentación: Proporcionar cada año esta información, en la cuenta pública de septiembre, en archivo con formato de hoja de texto. Aspectos Técnicos: Magnético: Carpeta anual Nombre del archivo: 22_IGM_Mpio_mes_año 23. Relación de juicios en que el municipio sea parte, a detalle. Presentación: Proporcionar anualmente esta información a detalle, en forma impresa y firmada, de acuerdo al anexo 15 (apéndice 2). Asimismo, deberá remitirse en medio magnético, en archivo con formato de hoja de cálculo. Lo anterior, para dar seguimiento a los procedimientos. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta anual Nombre de archivo: 23_RJ_Mpio_mes_año En caso de que la relación de juicios, sufra modificaciones, se deberá proporcionar en forma impresa y firmada, de acuerdo al anexo 16 (apéndice 2) y, en medio magnético, en archivo con formato de hoja de cálculo. Se remitirán con la cuenta pública correspondiente al mes. De lo contrario, indicar en el anexo 1 y en el archivo la leyenda: “nada que manifestar”. Aspectos técnicos: Impreso: Legajo Magnético: Carpeta circunstancial Nombre de archivo: 23_MRJ_Mpio_mes_año

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24. Normatividad, reglamentos, políticas, manuales y disposiciones administrativas. Presentación: Proporcionar los manuales, reglamentos, políticas y demás disposiciones administrativas (de austeridad y disciplina presupuestal), en disco compacto. En caso de modificaciones, enviarlos en la cuenta pública del mes siguiente a su actualización. Fundamento legal: Artículos 70 fracciones V y VI, y 192 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato; así como, algunos artículos de Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Los últimos en mención, se encuentran detallados en el apéndice 3. ARTÍCULO 70 (LOM). El presidente municipal tendrá las siguientes atribuciones: V. Presentar al Ayuntamiento iniciativas de reglamentos, bandos y demás disposiciones administrativas de observancia general o de reformas y adiciones en su caso. VI. Promulgar y ordenar la publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado, de los reglamentos, bandos de policía y buen gobierno, acuerdos y demás disposiciones administrativas de observancia general, aprobados por el Ayuntamiento. ARTÍCULO 192 (LOM). Para el desempeño de las funciones de la administración pública municipal, el Ayuntamiento aprobará las disposiciones administrativas relativas a las adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos y contratación de servicios relacionados con bienes muebles e inmuebles del Municipio. En el apéndice 3 se muestra una lista de aquéllas disposiciones administrativas, lineamientos generales y otras disposiciones que de acuerdo a la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato que deberán emitir los Ayuntamientos. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta anual Nombre de archivo: 24_NRPMD_Mpio_mes_año 25. Base de datos del sistema de ingresos. Presentación: Se entregará mensualmente en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo y con los campos que contenga la base del sistema; complementando la información con los datos siguientes: folio de control interno, importe, clave de registro contable, descripción de la clave y fecha de movimiento. La base de datos debe reflejar la totalidad de los ingresos obtenidos en el mes; los cuales, deben coincidir con los importes de los Estados Financieros. En caso contrario, se solicita enviar aclaración. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta mensual Nombre de archivo: 25_BDI_Mpio_mes_año

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26. Relación de particulares y entidades a los que se le han entregado recursos públicos por parte del municipio. Erogaciones realizadas a favor de personas físicas o morales (incluyendo descentralizados) por concepto de subsidios, apoyos, becas y similares; exclusivamente en los casos en que se elaboraron contratos o convenios, y que contengan los datos mencionados en el anexo 17 (apéndice 2). Presentación: Semestralmente en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo. De no existir algún caso, se señalará “NQM” en el anexo 1 y la leyenda “nada que manifestar”, en el archivo mencionado. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta semestral Nombre de archivo: 26_RP_Mpio_semestre_año 27. Relación de contratos y convenios celebrados. Presentación: Archivo en CD, con formato de hoja de cálculo, donde se relacionen semestralmente todos los contratos y convenios en los que participa el municipio, tales como: honorarios asimilados a salarios, arrendamiento, prestación de servicios, asesoría, participación, compra-venta, deuda pública, concesiones, obra pública, fideicomisos, donaciones, etc. Lo anterior de acuerdo al anexo 18 (apéndice 2). Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta semestral Nombre de archivo: 27_RCC_Mpio_ semestre _año 28. Nómina de personal ejercida en el período. Presentación: Se enviarán mensualmente las nóminas en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo, indicando si el personal es de base o de confianza, nombre completo, R.F.C., departamento o área, período, puesto, sueldo y prestaciones, etc. La nómina remitida debe comprender un período mensual (periodo de 28, 29, 30 ó 31 días, dependiendo de los días del mes). Excepto, en aquéllos casos, que por altas o bajas de personal, no hubiere laborado el periodo mensual, se indicará el número de días laborados. El formato en que deberá remitirse se encuentra en el anexo 19 (apéndice 2). Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta mensual Nombre de archivo: 28_NPE_Mpio_mes_año 29. Movimientos de altas, bajas y cambios de personal, efectuados durante el período. Presentación: Relación en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo, de los movimientos del personal (altas, bajas y cambios de adscripción), que se remitirá mensualmente de

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acuerdo al anexo 20 (apéndice 2). De no existir algún caso, se señalará “NQM” en el anexo 1 y la leyenda “nada que manifestar”, en el archivo mencionado. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta Circunstancial Nombre de archivo: 29_MABP_Mpio_mes_año 30. Balanza de comprobación. Definición: Informe contable auxiliar o secundario que se elabora periódicamente, por lo general cada mes, para tener la certeza de que se conserva el principio de la partida doble. Incluye el número y nombre de todas las cuentas del catálogo afectadas en el periodo; así como, el importe total de los movimientos deudores y acreedores. El total de los cargos, debe ser igual al total de los abonos. Algunas sugerencias, para remitir la balanza, se detallan a continuación:

Enviarla de acuerdo al formato contenido en el anexo 21 (apéndice 2). Detallar los diferentes ramos y remanentes. Desglosar el importe de la deuda pública dentro del pasivo (no incluirla, en el importe

de éste), de tal manera que pueda ser identificada. Verificar que las cuentas de naturaleza acreedora, no muestren signos negativos, como

ocurre con algunos sistemas contables. Reflejar el resultado del ejercicio (acumulado) y los resultados de ejercicios

anteriores. Sombrear con color, las modificaciones o las cuentas de nueva creación.

Presentación: Esta información será proporcionada en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo, de acuerdo al anexo 21 (apéndice 2); mostrando todas las cuentas, incluyendo las de mayor. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta mensual Nombre de archivo: 30_BC_Mpio_mes_año 31. Auxiliares de bancos. Definición: Relación de movimientos emitidos en el semestre (incluyendo depósitos); indicando cuenta bancaria y/o contable, tipo de póliza, número de póliza, cheque, fecha de emisión, beneficiario e importe. Como única ocasión (en la cuenta pública del mes de enero), se solicita enviar una relación del total de cuentas bancarias a nombre del ente fiscalizado. Presentación: Semestralmente. En CD, en archivo con formato de hoja de cálculo, como se detalla en el anexo 22 (apéndice 2). Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta semestral Nombre de archivo: 31_AB_Mpio_semestre_año

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31-A Confirmación de saldos bancarios Semestralmente deberán enviar la confirmación de saldos bancarios de cada una de las cuentas existentes en la relación presentada al OFS. Presentación: Semestralmente. En forma impresa y sellados por la institución bancaria. De acuerdo al formato G y H . Aspectos técnicos: Impreso: Legajo 32. Base de datos con todos los movimientos contables. Presentación: Proporcionar semestralmente la base de datos donde se encuentran todos los movimientos contables del sistema; indicando fecha, número de póliza, tipo de póliza, concepto, importe del cargo e importe del abono. Se remitirá en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo ó en formato de TXT si se exporta directamente del sistema al Bloc de Notas (no hacer la conversión). Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta semestral Nombre de archivo: 32_BDMC_Mpio_ semestre_año 33. Relación de licitaciones y concursos realizados por el comité o subcomité de adquisiciones. Presentación: Semestralmente, elaborar relación en CD, en archivo con formato de hoja de cálculo; que contenga el número de concurso, fecha de las actas de apertura y fallo, nombres de los proveedores participantes indicando el monto de su propuesta; así como, el proveedor ganador. Dicha relación, se elaborará de acuerdo al anexo 23 (apéndice 2). De no existir algún caso, se señalará “NQM” en el anexo 1 y la leyenda “nada que manifestar”, en el archivo mencionado. Aspectos técnicos: Magnético: Carpeta semestral Nombre de archivo: 33_RLC_Mpio_ semestre_año 34. Actas de ayuntamiento. Presentación: Enviar mensualmente las actas de las sesiones celebradas por el Ayuntamiento en el período. En CD, en archivo con formato de texto. En caso de no contar con las actas en medio electrónico, remitir copia fotostática. Se sugiere remitir síntesis de las actas, cuando el ente fiscalizado las realice.

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Aspectos técnicos: Impreso: Primer legajo Magnético: Carpeta mensual Nombre de archivo: 34_AA_Mpio_mes_año

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ENTIDADES PARAMUNICIPALES

Durante el ejercicio 2008, se obtuvo una respuesta aceptable a los requerimientos de información de las entidades paramunicipales. Aun así, no se cumplió la expectativa al 100 %. Por lo cual para este ejercicio 2009, se invita a las Entidades a rendir su cuenta pública junto con la cuenta pública municipal, a fin de dar cumplimiento a los artículos 5 y 21 de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato y artículo 129 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. Es importante resaltar que para efectos del Índice de Rendición de Cuentas, que emite el Órgano de Fiscalización Superior, trimestralmente; se considerará la información de estas entidades, al formar parte de la cuenta pública del municipio. Las entidades paramunicipales (DIF, Casa de la Cultura, Sistemas de Agua, etc.) deberán cubrir las primeras 8 fracciones del artículo 20, de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato, conjuntamente con la documentación e información complementaria señalada a continuación, que se integrarán de la forma siguiente: INTEGRACIÓN DEL LEGAJO DE ENTIDADES PARAMUNICIPALES IMPRESA:

Acuerdo de creación de las entidades paramunicipales, por única ocasión en caso de no haberla enviado.

Copia de presupuesto y autorización de subsidio por parte del Ayuntamiento, anual Estado Analítico Presupuestario de Ingresos y Egresos firmado, mensual. Estado de Situación Financiera firmado, mensual. Estado del Gasto Presupuestal Programático firmado, mensual. Estado de Situación de la Deuda Pública firmado, mensual. (En caso de que aplique) Estado de Resultados firmado, mensual. Estado de Origen y Aplicación de Recursos firmado, mensual. Informe del avance Físico-Financiero de la Obra Pública, mensual. (En caso de que

aplique) EN MEDIO MAGNÉTICO:

Inventario de bienes inmuebles en CD en forma magnética, en archivo con formato de

hoja de cálculo, anual. Inventarios de bienes muebles, maquinaría y parque vehicular en CD en forma

magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, anual. Presupuesto y autorización de subsidio por parte del Ayuntamiento en CD en forma

magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, anual. Estado Analítico Presupuestario de Ingresos y Egresos, mensual. Estado de Situación Financiera, mensual. Estado del Gasto Presupuestal Programático, mensual. Estado de Situación de la Deuda Pública, mensual. (En caso de que aplique) Estado de Resultados, mensual. Estado de Origen y Aplicación de Recursos, mensual.

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Informe del avance Físico-Financiero de la Obra Pública, mensual. (En caso de que aplique)

Balanza de comprobación en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, mensual.

Nómina del período, en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, mensual.

Altas y bajas del personal en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, mensual.

Movimientos de altas y bajas del inventario de inmuebles, en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, semestral.

Movimientos de altas y bajas del inventario de muebles, maquinaria y parque vehicular en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, semestral.

Auxiliar de bancos, en CD en forma magnética, en archivo con formato de hoja de cálculo, semestral.