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Dirección de Desarrollo Humano Gerencia de Servicios y Prestaciones Departamento de Capacitación y Desarrollo

GUÍA PARA EL PROCESO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PERÍODO DE ENERO A DICIEMBRE DE 2019.

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Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................... 3

N O R M A S ............................................................................................................................................ 3

INDICACIONES...................................................................................................................................... 4

INGRESO AL SISTEMA: ...................................................................................................................... 4

En caso de olvido de contraseña: ............................................................................................... 5

EVALUACIÓN ........................................................................................................................................ 7

Calificación en el cuestionario ..................................................................................................... 7

EJEMPLOS DE COMPORTAMIENTOS POR CADA COMPETENCIA ....................................... 8

Compromiso con la institución .................................................................................................... 8

Capacidad analítica ......................................................................................................................... 8

Aprendizaje continuo ...................................................................................................................... 8

Disposición de servicio .................................................................................................................. 8

Orientación al logro ......................................................................................................................... 9

Convencimiento y persuasión (Aplica para puestos Técnicos y de Dirección) ................... 9

Liderazgo de equipos (Aplica sólo para puestos de Gerentes/Jefes/Coordinadores) ......... 9

Trabajo en equipo .......................................................................................................................... 10

Orientación a la calidad ................................................................................................................ 10

Pensamiento conceptual.............................................................................................................. 10

AL FINALIZAR LA EVALUACIÓN ..................................................................................................... 11

ENTREVISTA CON CADA EVALUADO/A ....................................................................................... 11

PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ENVÍO DE “RESULTADOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO”. ................................................................................................ 12

CIRCUNSTANCIAS QUE PUEDEN PRESENTARSE DURANTE LA EVALUACIÓN Y QUÉ HACER: ................................................................................................................................................. 12

ANEXO A........................................................................................................................................... 14

ANEXO B........................................................................................................................................... 15

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INTRODUCCIÓN La presente Guía tiene por objetivo orientar a Directores, Gerentes, Jefes de Departamento, Coordinadores, Presidentes de Juntas, Tribunales y Secretarios de Actuaciones, sobre el proceso para evaluar al personal Técnico Administrativo del Ministerio de Educación, durante el período de enero a diciembre de 2019. La gestión del desempeño es una herramienta de gestión directiva que permite la efectiva comunicación e interacción entre evaluado y evaluador, donde se declaran las expectativas de desempeño, tanto en términos de resultados como en términos de comportamiento. Esta herramienta permite: Mejorar la gestión institucional y focalizar las actuaciones y comportamientos del personal hacia un nuevo concepto de gestión pública que busca: Eficacia, eficiencia, equidad, transparencia y mejora continua institucional en los servicios proporcionados, mediante la identificación de expectativas del ciudadano.

NORMAS

Son sujetos de la aplicación de la Evaluación del Desempeño, todos los empleados técnico administrativos que prestan sus servicios en Oficina Central, Tribunal Calificador, Tribunal de la Carrera Docente, Oficinas Departamentales de Educación, Juntas de la Carrera Docente de cada Oficina Departamental, a excepción del Ministro y Viceministros, Asesores, Directores, Miembros de los Tribunales, Presidentes de las Juntas de la Carrera Docente, Directores de centros escolares y personal administrativo de los mismos.

La evaluación de cada empleado será responsabilidad directa de su jefe inmediato. Al haber un cambio interno de Jefatura durante el período evaluado, éste deberá evaluar a los empleados que tuvo bajo su cargo por tres meses o más.

No están sujetos a la evaluación del desempeño los empleados que por diversas causas tengan menos de tres meses de laborar en el Ministerio de Educación durante el período evaluado.

El proceso de evaluación se realiza anualmente y comprende de enero a diciembre de cada año.

Cuando los empleados de una unidad no pueden ser evaluados por su Jefe inmediato, por fallecimiento, renuncia u otra causa no prevista que impida hacer la evaluación, se designará al superior inmediato del Jefe.

Corresponde al Presidente de la Junta o Tribunal, evaluar al Secretario/a de Actuaciones.

Secretario/a de Actuaciones evaluarán al personal Técnico-Administrativo.

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INDICACIONES

Para ingresar al Sistema de Evaluación utilizará cualquiera de los siguientes navegadores:

Google Chrome: Mozilla Firefox:

Si no tiene instalado ninguno de estos navegadores, solicítelo al correo: soporte.tecnico@mined.gob.sv

INGRESO AL SISTEMA: 1. En la casilla donde dice: “USUARIO”:

Digitar las letras NR (en mayúsculas) seguido del código que aparece en su carnet de empleado. Ejemplo: Si su código es: A012345 Debe escribir en el campo usuario: NRA012345

2. En el espacio: “CONTRASEÑA” escribir: mined2019 y luego dar clic en ingresar.

El sistema de Evaluación del Desempeño estará disponible durante los siguientes períodos:

Oficinas del nivel central, Tribunal Calificador y Tribunal de la Carrera Docente:

Del 20 de noviembre al 18 de diciembre de 2019.

Oficinas Departamentales de Educación y Juntas de la Carrera Docente: Del 06 de enero de 2019 al 03 de febrero de 2020.

NRA012345

mined2019

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Por seguridad, automáticamente el sistema le pedirá que cambie su contraseña y aparecerá la siguiente pantalla:

Aquí deberá digitar dos veces su nueva contraseña y a continuación dar un clic en guardar para completar el proceso de ingreso. Recordatorio: Es responsabilidad del usuario resguardar su contraseña para evitar accesos no autorizado al sistema de evaluación.

En caso de olvido de contraseña: Si durante el período de evaluación se le olvida su contraseña, en la pantalla de ingreso (como se muestra a continuación) aparece un enlace que se lee: "Resetear su contraseña" (para obtener nueva clave de ingreso al sistema).

Al hacer clic en ese botón, se mostrará una pantalla en la que debe ingresar nuevamente con su código de empleado en el campo usuario y presionar el botón “guardar”.

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Se mostrará el siguiente mensaje: Ingrese nuevamente al sistema con la contraseña que recibió en su correo Institucional, al hacerlo aparecerá otra pantalla para validar su acceso. Cuando ingrese con la nueva contraseña, se mostrará la pantalla, en la cual podrá comenzar a evaluar. Nota: si no posee cuenta de correo electrónico, se mostrará el mensaje:

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EVALUACIÓN 1. Del menú seleccione la opción “Evaluación”, luego “Buscar empleado”, (cabe mencionar que la búsqueda de un empleado puede realizarla por nombre/s, apellido/s o código).

2. Es importante hacer notar que los nombres y apellidos se deben ingresar sin tildes.

3. En el cuadro de búsqueda, escribir el primer nombre del empleado a evaluar, cuando el sistema lo identifique, dé “clic” a la par del nombre y se mostrará el cuestionario de evaluación. Ejemplo: Calificación en el cuestionario Cada fila del cuestionario muestra dos comportamientos y entre paréntesis está el nombre de la competencia que se evalúa. Lea detenidamente la descripción del comportamiento que allí aparece. Puede ver más ejemplos de comportamientos relacionados con cada competencia, según se muestran más adelante en esta Guía. Seleccione la casilla que, a su criterio, describe en mayor grado el comportamiento de la persona que evalúa.

Del 1 al 3, significa que el comportamiento observado en el empleado se identifica más con el que aparece en la columna izquierda (se aleja del perfil de la competencia). Del 4 al 6 significa que la tendencia observada del comportamiento es hacia la columna derecha (se acerca al perfil de la competencia). Todos los comportamientos que aparecen en los Cuestionarios deben calificarse, de lo contrario el sistema no le permitirá avanzar.

b) seleccionar a) buscar

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EJEMPLOS DE COMPORTAMIENTOS POR CADA COMPETENCIA

Compromiso con la institución.

Se esfuerza por adaptarse e identificarse con los objetivos de la institución.

Está siempre dispuesto a ayudar a sus compañeros con sus tareas y colaborar con las prioridades que se presenten.

Actúa de acuerdo con la misión y objetivos de la Institución. Cumple con su horario laboral. Hace propias las necesidades de la Institución. Apoya las decisiones que benefician al trabajo de la oficina, aunque resulten un esfuerzo adicional. Su comportamiento es leal y de acuerdo a los valores institucionales. Guarda la discreción necesaria, en el manejo de información que tenga conocimiento por razón de

su cargo.

Capacidad analítica.

Identifica y vincula situaciones y establece las relaciones causa- efecto, para la búsqueda de so-luciones.

Se anticipa a los obstáculos para buscar soluciones y planifica los siguientes pasos.

Analiza una situación en orden lógico de ideas y planifica. Establece prioridades con base a datos concretos.

Aprendizaje continuo.

Se mantiene actualizado en los temas relacionados con su área de responsabilidad. Conoce su trabajo. Aplica y transmite sus conocimientos para solucionar problemas.

Toma la iniciativa de colaborar y compartir su experiencia y conocimientos con los demás.

Se esfuerza por obtener información completa de la función que desempeña.

Disposición para participar en toda actividad de formación cuando es designado.

Actualiza constantemente los conocimientos relacionados a sus funciones y profesión.

Disposición de servicio.

Acepta los cambios propuestos por la institución y los nuevos procedimientos de trabajo, cuando estos son una necesidad ineludible.

Realiza acciones para satisfacer expectativas del ciudadano que solicita un servicio. Demuestra un trato con equidad hacia las personas, interna y externamente. En el ámbito laboral, manifiesta interés en ayudar cuando alguien lo necesita. Demuestra consideración y respeto por todas las personas. Demuestra empatía hacia los demás.

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Orientación al logro.

Se esfuerza por el logro de los resultados esperados de su cargo, con evidencia concreta de los mismos.

Realiza cambios en sus propios métodos de trabajo para conseguir mejora en el rendimiento.

Ejemplo: mejores formas, más rápidas, más eficientes de realizar las funciones, mejora la cali-

dad, la satisfacción del ciudadano. Orientado a la mejora constante

Se preocupa por realizar su trabajo con eficiencia y eficacia. Busca diferentes formas de conseguir los objetivos. (Alianzas, apoyos de otros, etc.) Optimiza el uso del tiempo y recursos.

Convencimiento y persuasión (Aplica para puestos Técnicos y de Dirección).

Utiliza estrategias o tácticas de influencia basadas en las necesidades de la población y en el logro de objetivos Institucionales.

Utiliza estrategias que impactan positivamente en los demás para la consecución de los objeti-vos de trabajo.

Expresa su sentir y pensar de forma adecuada y oportuna. Establece estrategias de negociación para el desarrollo de su trabajo. Posee habilidad para tratar y dirigirse a todas las personas.

Liderazgo de equipos (Aplica sólo para puestos de Gerentes/Jefes/Coordinadores).

Orienta al equipo de trabajo con una actitud positiva, fortaleciendo las competencias, apoyando, estimulando, retroalimentando, transfiriendo conocimientos y experiencias para el logro de re-

sultados de su área de trabajo.

Reconoce el éxito individual y colectivo en el logro de resultados como forma de retroalimenta-

ción al equipo de trabajo. Lidera a su personal de tal manera que el trabajo sea compartido, efectivo y satisfactorio para el

equipo. Comunica a los miembros del equipo, de manera clara y directa lo que es necesario hacer para

que se cumplan las metas y objetivos que les corresponden. Distribuye las tareas en forma equitativa y de acuerdo a las diferencias y capacidades de los

colaboradores. Se esfuerza porque las tareas que asigna, cumplan con los requisitos de calidad.

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Trabajo en equipo.

Valora sinceramente las ideas y experiencia de los demás, mantiene una actitud abierta a apren-der de las otras personas (incluidos sus pares y personas a su cargo).

Actúa para facilitar el funcionamiento de su equipo de trabajo, asumiendo los resultados. Se interesa en la resolución de los problemas que afronta su equipo y coopera para resolverlos. Cumple con los compromisos pactados con el equipo, en tiempo y forma. Demuestra, consideración y respeto por todos los miembros del equipo. Coopera con las demás áreas afines a su trabajo, para el logro de los objetivos de la Institución.

Orientación a la calidad.

Maneja la información, da seguimiento, revisa y se retroalimenta acerca de la calidad de su tra-bajo.

Realiza su trabajo y este satisface los requerimientos de oportunidad, confiabilidad y expectati-vas de quien requiere el servicio.

Es ordenado con la ejecución y seguimiento de las tareas asignadas. Comprueba y repasa su trabajo para verificar que no contenga errores.

Pensamiento conceptual.

Utiliza el sentido común y la experiencia, para identificar problemas. Identifica la relación entre datos, tendencias o inconsistencias en la información que maneja.

Reconoce e identifica las similitudes entre una nueva situación y lo ocurrido en el pasado. Analiza las situaciones presentes, utilizando conocimientos teóricos o adquiridos con la expe-

riencia. Integra ideas, datos clave y observaciones, presentándolos de forma clara y útil. Desarrolla conceptos nuevos (no aprendidos en la formación o experiencia previa) para

explicar situaciones o resolver problemas que no resultan obvios para los demás. Utiliza y adapta adecuadamente los conceptos o principios complejos aprendidos, para el

análisis de las situaciones.

Crea conceptos, hipótesis o explicaciones para una situación dada.

Determina la relación entre dos o más variables, para buscar soluciones.

Utiliza nuevos modelos o teorías, para explicar una situación o problema complejo y concilia datos discrepantes.

Hace que las situaciones o ideas sean claras, simples y comprensibles.

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AL FINALIZAR LA EVALUACIÓN 1. Después de evaluar a cada persona, dar clic en el ícono: “GUARDAR”. 2. Posteriormente dar clic al botón imprimir para ver el “Resultado de evaluación del desempeño” y el Cuestionario de Evaluación del Desempeño. 3. Revisar si las áreas de mejora que refleja la Hoja de resultado coinciden con su apreciación de la persona evaluada. 4. Si está de acuerdo con el resultado, seleccione la opción: IMPRIMIR “HOJA DE RESULTADO DE EVALUACIÓN” y al reverso de la misma, imprima la Hoja “PLAN DE MEJORA”. Si desea modificar la calificación, deberá ingresar de nuevo al sistema y repetir el proceso de evaluación. El sistema automáticamente sustituirá por la última evaluación que usted realice y guarde, siempre y cuando esté dentro del período establecido de habilitación del sistema. 5. Para realizar la evaluación de otro empleado presione el botón: Buscar empleado y repita el proceso anterior.

ENTREVISTA CON CADA EVALUADO/A

El evaluador se reúne con cada uno de sus colaboradores y conversa sobre el contenido de la Hoja: “Resultado de evaluación del desempeño” y “Plan de Mejora”. La Evaluación del Desempeño constituye una oportunidad de mejora para jefaturas y colaboradores. El beneficio de este proceso se lograr a partir de una retroalimentación que tiene por objetivo, adquirir acuerdos y compromisos de ambas partes, en un ambiente de confianza y entendimiento. A partir de la premisa que, todos tenemos la oportunidad de ser mejores cada día, es improbable la existencia de un ser humano perfecto, por esa razón, es de estricto cumplimiento completar el “Plan de Mejora” que forma parte de la evaluación del desempeño.

Nota:

“No se recibirán Planes de Mejora en blanco ni evaluaciones sin dicho Plan”. El evaluador está obligado a entregar al evaluado, copia del “Resultado de evaluación del desempeño”. En caso que el evaluado/a no esté de acuerdo con el resultado y rehúse firmar, deberá escribir brevemente en su hoja de evaluación el motivo de su desacuerdo. No se recibirán hojas de evaluación sin firma y que no tengan una explicación marginal de la causa por la que no se firmó dicha evaluación.

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PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ENVÍO DE “RESULTADOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO”.

1. Cada Dirección reunirá todas las hojas de “Resultados de evaluación del desempeño” de sus unidades,

verificando que presenten al reverso el “Plan de Mejora” con los compromisos asumidos por Evaluador/a-Evaluado/a y conforme a esto, elaborará nota de remisión (utilizar modelo que se proporciona en anexo B de la presente guía).

2. Las Direcciones de oficina central, Tribunal Calificador y Tribunal de la Carrera Docente, enviarán al

Departamento de Capacitación y Desarrollo, de la Gerencia de Servicios y prestaciones, a más tardar el 31 de enero de 2020, las hojas de evaluación del desempeño originales, de cada empleado, junto con la “nota de remisión” que se especifica en el numeral anterior. Esta nota deberá contener la nómina de empleados ordenados alfabéticamente por apellidos, unidad a la que pertenece, nombre del evaluador y en caso de los empleados que no fueron evaluados, la razón de la falta de evaluación.

3. Los originales de hojas de resultados de evaluación, se presentarán siguiendo el orden alfabético de la nota de remisión.

4. No debe adjuntarse la tercera hoja que genera el sistema, ya que esta es útil únicamente al momento de la entrevista de evaluación.

5. El Departamento de Capacitación y Desarrollo revisará que la documentación esté conforme a lo indicado,

en caso contrario, devolverá la documentación a la Dirección correspondiente a efecto de que se subsanen las observaciones a más tardar en los tres días hábiles siguientes.

6. Las Direcciones Departamentales de Educación y Juntas de la Carrera Docente, entregarán las

Hojas de “Resultados de evaluación del desempeño”, con el “Plan de Mejora” impreso al reverso de la misma, con los compromisos asumidos por Evaluador/a-Evaluado/a.) firmadas y selladas, a su respectiva Coordinación de Desarrollo Humano para que sean archivados en el expediente del personal, a más tardar el 3 de marzo de 2020.

7. El Director/a de Oficina Departamental a través de las Coordinaciones de Desarrollo Humano serán

responsables del archivo de las Hojas “Resultados de evaluación del desempeño” en los expedientes del personal y de velar por el resguardo y confidencialidad del mismo.

CIRCUNSTANCIAS QUE PUEDEN PRESENTARSE DURANTE LA EVALUACIÓN Y QUÉ HACER:

CIRCUNSTANCIA: QUÉ HACER:

Olvidó su contraseña para ingresar al sistema de evaluación

En la pantalla de ingreso existe el siguiente enlace “Resetear Contraseña”,

haga clic en este para poder solicitar una nueva contraseña que será enviada a su correo institucional (consulte la página 5 de esta guía).

El sistema no reconoce su contraseña Verifique que no estén activas las mayúsculas y si su clave tiene números, que esté activo el teclado numérico. Si no es ninguna de las opciones reinicie su clave siguiendo los pasos de olvido de contraseña (pág. 5 de esta guía).

Le aparece el mensaje: “Usuario no existe”

Verifique si escribió “NR” antes de su código de empleado. Si el problema persiste, reporte el caso al correo: soporte.tecnico@mined.gob.sv

No encuentra a la persona que va a evaluar

Escriba los nombres sin tildes o caracteres especiales, si lo busca por el código las letras del inicio deben ir en mayúsculas ‘NRA’ para realizar la búsqueda. Si aún no logra su objetivo, avise al correo: soporte.tecnico@mined.gob.sv con copia a: mario.alejandro@mined.gob.sv

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CIRCUNSTANCIA: QUÉ HACER:

No puede ingresar al sistema porque usted no está identificado como “Evaluador/a”

Director/a podrá solicitar el cambio, utilizando el “formulario del anexo A”, con

el cual adjuntará un documento que respalde las nuevas responsabilidades del evaluador. Enviará a la Coordinación de Administración de Personal, Licenciada Karla Yanira Rodríguez de Quiñónez, Gerencia de Gestión Administrativa de Personal, con copia al Licdo. Carlos Roberto Vigil, Coordinador de Administración de Personal de la Dirección de Desarrollo Humano. Edificio A-2 primer nivel, correo: karla.rodriguez@mined.gob.sv

Ext. 2115. Carlos.vigil@mined.gob.sv

No puede ingresar al sistema (el sistema se queda reiniciando)

Envíe correo a soporte.tecnico@mined.gob.sv, con copia a: mario.alejandro@mined.gob.sv

No pudo seguir ingresando datos porque “el sistema se paralizó”.

Salga del sistema y vuelva a ingresar. Para evitar que vuelva a suceder, no deje sin atender la sesión durante mucho tiempo.

Se equivocó y necesita revisar y/o Volver a evaluar.

Realice la búsqueda del empleado al que desea modificar la evaluación (como si fuera a evaluarlo), una vez seleccionado se desplegará la evaluación como la tiene en ese momento, puede realizar las modificaciones necesarias y presionar el botón guardar o puede presionar el botón eliminar para realizar la evaluación completa nuevamente. Recuerde que la evaluación definitiva que almacenará es la última en la que presionó el botón “guardar”.

No puede visualizar la hoja de resultado

Verifique en la parte inferior de la pantalla si le aparece una pestaña en la que pueda abrir el documento. Si le muestra una pantalla en la que le solicita elegir con qué quiere abrir el documento y seleccionó “guardar”, debe buscar en la carpeta de descargas.

No tiene instalado Acrobat Reader Envíe un correo a soporte.técnico@mined.gob.sv, para solicitar que se lo instalen.

No puede imprimir Verifique si tiene instalado el Acrobat Reader, en cualquier caso envíe un correo a soporte.técnico@mined.gob.sv, con copia al correo mario.alejandro@mined.gob.sv

Si en el/los cuestionarios de evaluación aparecen datos que no corresponden a la realidad del empleado, tales como:

Nombre del empleado Puesto funcional Nombre de la Unidad a la que

pertenece Correo electrónico

Envíe correo a la Coordinación de Administración de Personal a la dirección: karla.rodriguez@mined.gob.sv ext. 2115, con copia a Lcdo. Carlos Roberto Vigil, quien es el Coordinador de Administración de Personal, Carlos.vigil@mined.,gob.sv, asimismo con copia a su Director/a o Presidente del Tribunal Calificador/Tribunal de la Carrera Docente, según corresponda, especificando lo que solicita modificar, Identifique la oficina a la que pertenece y su número de extensión.

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ANEXO A

PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO AÑO 2019

“SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA TENER ACCESO AL SISTEMA DE EVALUACIÓN

EN CALIDAD DE EVALUADOR “

Dirección solicitante: _________________________________________________________________

Nombre del Director/a: _____________________________ Firma: __________________

Fecha: __________________________ Sello

Señores Dirección de Desarrollo Humano, favor permitir acceso al Sistema de Evaluación del

Desempeño a:

Nombre completo:

Cargo Nominal: Desde:

Cargo Funcional: Desde:

Unidad:

Código (Según carnet empleado)

Correo electrónico Ext.

DATOS DE EMPLEADOS A EVALUAR:

Nombres completos Cargos

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ANEXO B

REMISIÓN DE HOJAS DE RESULTADOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 2019

Nombre de Dirección Nacional/Staff: ________________________________________________________

Total de hojas de resultado remitidas: _______________________________________________________

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Lugar y fecha

Nombre, firma y sello del Director(a) Nacional/Staff

No. APELLIDOS (EN OR-DEN ALFABÉTICO)

NOMBRES UNIDAD EVALUADO

POR RAZÓN POR LA QUE NO FUE EVALUADO

FORMA ED-01 DIRECCIÓN DE DESARROLLO HUMANO

PROCESO DE EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO

HOJA DE REMISIÓN DE RESULTADOS

NOTA: Las hojas de resultados originales adjuntas, se ordenarán alfabéticamente según primer apellido del empleado,

siguiendo el orden de la presente nota de remisión.

Estas deben ser enviadas al Departamento de Capacitación y Desarrollo de la Gerencia de Servicios y Prestaciones.