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Guía del portal para facturación en línea Una guía para los Contactos de soporte autorizados
Agosto de 2019
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ÍNDICE
1 ACCESO A FACTURACIÓN ..................................................................................................................................... 3
2 SAP BILLER DIRECT ................................................................................................................................................ 4
2.1 Pestaña Open Bills ........................................................................................................................................ 4
2.2 Pestaña Reports .............................................................................................................................................. 6
2.3 Pestaña Transactions ..................................................................................................................................... 7
2.4 Pestaña Credits ............................................................................................................................................... 7
2.5 Pestaña Paid Bills ............................................................................................................................................ 8
2.6 Pestaña Payments ........................................................................................................................................... 9
2.7 Pestaña Address Data ................................................................................................................................... 10
2.8 Pestaña Credit Card ...................................................................................................................................... 10
2.9 Pestaña Automatic Debit Authorization ...................................................................................................... 11
2.10 Pestaña Switch Account ............................................................................................................................. 12
3 PREGUNTAS FRECUENTES .................................................................................................................................. 12
3.1 ¿Los datos se transferirán de forma segura? ............................................................................................ 12
3.2 ¿Cuáles son los requisitos del navegador de internet? ........................................................................... 12
3.3 ¿Qué opciones de configuración del navegador de internet se necesitan? .......................................... 12
3.4 ¿Por qué existen limitaciones de acceso a áreas en SAP Biller Direct? ................................................ 13
3.5 ¿Cómo solicito un cambio de nombre de empresa? ................................................................................. 13
3.6 ¿Cómo solicito cambios de dirección de avisos y facturación? ............................................................. 14
3.7 ¿Dónde se puede descargar un Certificado de seguro (COI)? ................................................................. 14
3.8 ¿Cómo es posible obtener un reembolso de los impuestos cobrados en una factura si estoy exento de impuestos? ..................................................................................................................................................... 14
3.9 ¿Qué significa el estado En proceso? ........................................................................................................ 14
3.10 ¿Qué información de detalles bancarios se debe ingresar? .................................................................. 14
3.11 ¿Qué son las tarifas incrementales? ......................................................................................................... 14
3.12 ¿Cuándo se aplicarán los créditos? .......................................................................................................... 14
RECURSOS ................................................................................................................................................................... 15
Preguntas adicionales ........................................................................................................................................ 15
Documentación y seminarios web del servicio de asistencia de SAP Concur ............................................ 15
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Después de iniciar sesión correctamente en el portal de soporte de SAP Concur, podrá acceder a información
de facturación desde SAP Biller Direct.
Para obtener información sobre cómo ingresar al portal de soporte, consulte la guía Cómo navegar por el Portal
de soporte de SAP Concur ubicada en la Biblioteca de capacitación de Concur.
1 ACCESO A FACTURACIÓN
1. Haga clic en la pestaña Facturación.
2. Haga clic en el enlace para acceder a facturas después del 1 de enero de 2017.
Nota: Para las facturas anteriores al 1 de enero de 2017, envíe una pregunta de facturación o comuníquese con el representante de cuenta de deudores (A/R) del cliente.
3. Después de hacer clic en el enlace, aparecerá SAP Biller Direct.
Nota: Si la organización tiene más de una cuenta de facturación (cuenta de contrato), seleccione la cuenta a la cual desde acceder desde la pantalla inicial de SAP Biller Direct.
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2 SAP BILLER DIRECT
2.1 Pestaña Open Bills
La pestaña Open Bills muestra las facturas abiertas y no pagadas de la cuenta.
Una vez seleccionada la cuenta de contrato para revisar, se le dirigirá a la página Open Bills donde podrá:
• ver todos los detalles haciendo clic en el hipervínculo de ID de la factura o marcando la casilla junto al número de factura, y
• guardar la factura como un archivo PDF haciendo clic en el ícono de PDF.
Se descargará la factura y aparecerá en la parte inferior izquierda de la pantalla.
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Póngale nombre al archivo y haga clic en Guardar.
Si abre el archivo, la factura se abrirá como PDF.
Nota: Los clientes no abonarán facturas mediante SAP Biller Direct.
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2.2 Pestaña Reports
La pestaña Reports permite descargar informes detallados de una factura.
Descargue informes sobre un elemento de línea de factura seleccionándolo en la lista a la izquierda de la página. Una vez que se muestran los detalles, seleccione Download as CSV file.
El sistema solicitará que guarde el archivo. Una vez que se exporta, los detalles del informe se abrirán en Excel.
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2.3 Pestaña Transactions
La pestaña Transactions permite ver la transacción seleccionada de un elemento de línea de factura.
Una vez elegida la factura que desea visualizar, el sistema lo dirigirá a la página Bill Document donde se visualizarán los elementos de línea de la factura.
En esta página, es posible imprimir una copia de la factura.
2.4 Pestaña Credits
La pestaña Credits permite acceder a los créditos contabilizados en una cuenta.
Si no puede ver un crédito específico de la lista, haga clic en el botón Find Credits para visualizar varios campos en los que puede ingresar información para encontrar un crédito.
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Después de ingresar los criterios de búsqueda, haga clic en Find.
2.5 Pestaña Paid Bills
La pestaña Paid Bills muestra las facturas pagadas. Del mismo modo que en la pestaña Open Bills, es posible ver los detalles de una factura o imprimir una copia en PDF de esta.
Si no puede ver una factura pagada en la lista, haga clic en el botón Extend Search para visualizar varios campos en los que puede ingresar información sobre la factura pagada.
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Después de ingresar los criterios de búsqueda, haga clic en Find.
2.6 Pestaña Payments
La pestaña Payments muestra la lista de pagos hechos en la cuenta.
Para buscar un pago específico, restrinja la lista seleccionando el cronograma específico, ingresando el monto exacto/aproximado del pago o indicando el método de pago utilizado. Después de ingresar los criterios de búsqueda, haga clic en Find.
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2.7 Pestaña Address Data
La pestaña Address Data permite actualizar la dirección de facturación, la dirección de correo electrónico de un contacto que recibe notificaciones de facturas y el número de teléfono, así como agregar varios contactos como destinatarios de notificaciones por correo electrónico.
Para actualizar cualquier información, haga clic en el botón Edit, agregue o modifique las secciones Address, Contact Data y E-mail Address. Es posible modificar la Dirección de facturación seleccionando Make this default billing address en la dirección preferida.
2.8 Pestaña Credit Card
Los Contactos de soporte autorizados de los clientes de pago automático (cuyo método de pago es Tarjetas de crédito o Débito directo automático) pueden consultar, actualizar, modificar o eliminar información de tarjetas de crédito.
Haga clic en Edit para modificar la información de tarjeta de crédito.
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Nota: El número de tarjeta de crédito se verá reflejado como un token según las políticas de cumplimiento de PCI. Sin embargo, el tipo de tarjeta y su fecha de vencimiento serán visibles para fines de actualización.
Para actualizar la tarjeta de crédito en un archivo, aparecerá una ventana nueva que solicitará la información de la tarjeta.
Complete todos los campos obligatorios.
Una vez ingresada la información correcta, haga clic en Finish y el sistema confirmará los cambios realizados a los detalles de la tarjeta de crédito.
2.9 Pestaña Automatic Debit Authorization
La pestaña Automatic Debit Authorization le proporciona a SAP Concur la autoridad de procesar los pagos de facturas de forma automática. Esta función está disponible para los clientes de pago automático.
Si se guarda información de varios bancos o tarjetas de crédito en el sistema, se encontrará disponible la opción de seleccionar la cuenta bancaria preferida para el pago de facturas pendientes. Seleccione una cuenta de la lista y haga clic en Save para aplicar los cambios.
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2.10 Pestaña Switch Account
Switch Account es una opción para los usuarios con varias cuentas.
Haga clic en la pestaña Switch Account para regresar a la página inicial a fin de seleccionar la cuenta que desea visualizar.
3 PREGUNTAS FRECUENTES
3.1 ¿Los datos se transferirán de forma segura?
Sí, si la dirección del navegador incluye https://. SAP Concur utiliza el método de cifrado Capa de sockets seguros (SSL). Este cifrado protege todos los datos confidenciales, como números de tarjeta de crédito, números bancarios, números de cuentas bancarias, nombres y direcciones para que no los pueda descifrar una persona no autorizada cuando se transfieren por internet.
3.2 ¿Cuáles son los requisitos del navegador de internet?
Se recomienda la última versión de Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox o Safari cuando se utiliza la función de SAP Biller Direct. El navegador debe cumplir con los siguientes requisitos previos:
• Admite SSL de 128 bits.
• JavaScript está habilitado.
• Las cookies están activadas.
3.3 ¿Qué opciones de configuración del navegador de internet se necesitan?
Se deben activar determinadas opciones de configuración de cifrado y cookies para garantizar que SAP Biller Direct se ejecute correctamente. Según el navegador, realice el siguiente procedimiento:
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Internet Explorer (desde la versión 5.5)
En la ventana de Internet Explorer, seleccione el ícono de configuración > Opciones de Internet.
En el cuadro de diálogo Opciones de Internet, seleccione la pestaña Seguridad.
En el cuadro de diálogo Configuración de seguridad, verifique si se seleccionó el botón habilitar para lo siguiente:
• Cookies > Permitir cookies por sesión (no almacenadas)
• Scripting > Scripting activo
Recomendación: Seleccione la pestaña General. Elija Configuración en el recuadro de los archivos temporales de internet. Elija la opción de verificación de parámetros automática, para que busque versiones nuevas de páginas almacenadas.
Para guardar la configuración, haga clic en Aceptar.
Cierre el cuadro de diálogo de opciones de internet haciendo clic en Aceptar.
Netscape (desde la versión 7.0)
En Netscape, elija Edit > Preferences > Advanced.
En la parte izquierda del cuadro de diálogo, despliegue Advanced y haga clic en Scripts & Plugins. Elija JavaScript para la navegación y haga clic en Ok para confirmar la entrada.
En la parte izquierda del cuadro de diálogo, despliegue Private Sphere & Security y haga clic en Cookies. Elija Only Accept Cookies sent to the original page y haga clic en Ok para confirmar la entrada.
Mozilla (desde la versión 1.6)
En Mozilla, elija Edit > Preferences.
En la parte izquierda del cuadro de diálogo, despliegue la categoría Advanced y haga clic en Scripts & Plugins. Elija la opción Navigator en Enable JavaScript y haga clic en Ok para confirmar la entrada.
En la parte izquierda del cuadro de diálogo, despliegue la categoría Privacy and Security y haga clic en Cookies. En la parte derecha, elija Enable Cookies solo para el sitio web de origen y haga clic en Ok para confirmar la entrada.
3.4 ¿Por qué existen limitaciones de acceso a áreas en SAP Biller Direct?
Según las autorizaciones, hay ciertas áreas en el menú que se podrán ver o no. Esta guía cubre el rango completo de funciones de SAP Biller Direct. No es probable que un usuario esté autorizado a acceder a todas las áreas.
3.5 ¿Cómo solicito un cambio de nombre de empresa?
Comuníquese con el gerente de cuenta o el analista de cuenta de deudores o envíe un correo electrónico a [email protected] con la siguiente información sobre el membrete de la empresa:
• Línea de asunto: Company Name Change Request – (Nombre de la empresa).
• Nombre de la empresa existente y nuevo nombre legal.
• Direcciones para avisos (Enviar a debe ser una dirección física) y facturación (Facturar a).
• Motivo del cambio, como renovación de marca, fusión, adquisición, etc.
• Un archivo PDF de los documentos de registro de la Secretaría de Estado del gobierno correspondiente que reglamenta a la empresa o el enlace a los documentos en línea.
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3.6 ¿Cómo solicito cambios de dirección de avisos y facturación?
Para solicitar cambios de las direcciones Enviar a y/o Facturar a, comuníquese con el analista de cuenta de deudores asignado o envíe un correo electrónico a [email protected]. Indique el nombre de la empresa registrado o el número de cuenta del cliente.
Nota: La dirección Enviar a debe ser una dirección física.
3.7 ¿Dónde se puede descargar un Certificado de seguro (COI)?
El COI actualizado está disponible en www.sap.com/ecoi.
3.8 ¿Cómo es posible obtener un reembolso de los impuestos cobrados en una factura si estoy exento de impuestos?
Envíe el certificado de exención de impuestos del Departamento de Estado de los Estados Unidos por correo electrónico al analista de cuenta de deudores o a [email protected].
Después de que el equipo fiscal haya validado el certificado, se proporcionará el estado de la solicitud en un plazo de 48 horas.
Nota: Este proceso puede tardar hasta dos ciclos de facturación.
3.9 ¿Qué significa el estado En proceso?
Se acordó un pago mediante autorización de débito automático (débito directo), pero el monto aún no se debitó de la cuenta bancaria o tarjeta de crédito, no se recibió ningún cheque ni se contabilizó ninguna transferencia bancaria en los pagos entrantes de SAP Concur.
3.10 ¿Qué información de detalles bancarios se debe ingresar?
Al ingresar detalles de un banco nuevo, agregue una descripción breve y clara en el campo de descripción de la cuenta. Por ejemplo, incluya el tipo de cuenta, la institución financiera y la ciudad. Esta descripción es para uso personal y está pensada para facilitar la selección en siguiente transacción de pago.
3.11 ¿Qué son las tarifas incrementales?
Las tarifas incrementales se producen cuando se superó la cantidad contratada de informes de gastos o facturas. Cada informe de gastos o factura que un empleado crea generará un ID de informe único. La facturación depende del número de claves de informe de gastos o ID generados en un ciclo de facturación.
A continuación, se encuentran algunos escenarios en los que se puede producir un cargo incremental:
• Se crea el informe > Se envía para aprobación > Se factura 1 transacción.
• Se rechaza el informe > El empleado modifica el informe y lo envía para aprobación > Se factura 1 transacción.
• El aprobador rechaza el informe > El empleado elimina el informe > Crea un informe nuevo y lo envía para aprobación > Se facturan 2 transacciones.
• El aprobador rechaza 5 informes > El empleado elimina 4 informes y unifica todo en 1 informe > Lo envía para aprobación > Se facturan 5 transacciones.
3.12 ¿Cuándo se aplicarán los créditos?
Los créditos permanecerán en la cuenta hasta que se proporcione una aprobación por escrito. Envíe un correo electrónico al analista de cuenta de deudores asignado o a [email protected] indicando si desea aplicar un crédito a una factura pendiente o recibir un reembolso.
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RECURSOS
Preguntas adicionales
Si la respuesta a su pregunta no se encuentra en esta guía, envíe un correo electrónico al analista de cuenta de deudores asignado o a [email protected]. Se enviará una respuesta en un plazo de 48 horas.
Documentación y seminarios web del servicio de asistencia de SAP Concur
Puede encontrar los siguientes recursos en la Biblioteca de capacitación de Concur.
• Cómo navegar por el Portal de soporte de SAP Concur
• Cómo aprovechar la asistencia al cliente de SAP Concur al máximo
• Cómo aprovechar el seminario web de asistencia al cliente de SAP Concur al máximo
También puede acceder al seminario web correspondiente siguiendo esta ruta desde el portal de soporte: Recursos > Webinars (Seminarios web) > Concur Support Training (Capacitación de soporte de Concur).
www.sap.com/contactsap
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