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Guía de preguntas frecuentes enel ejercicio de construcción yestandarización de la cadena de

valor

Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas - DIFP2013

Versión 1.0 – Mayo de 2013


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Contenido

Objetivo de la guía ........................................................................................................................ 3

1. Preguntas Frecuentes ............................................................................................................ 3

1.1 ¿Cuál es la importancia y cuáles son las ventajas de llevar a cabo el ejercicio de

cadena de valor? ....................................................................................................................... 3

1.2 ¿Por qué estandarizar y clasificar los productos y actividades de una entidad? .......... 3

1.3 ¿Cómo determinar adecuadamente la cadena de valor del proyecto de inversión? ... 4

1.4 ¿Cómo determinar la cadena de valor si los objetivos específicos del proyecto no son

claros o no están definidos? ...................................................................................................... 5

1.5 ¿Cómo definir adecuadamente los objetivos del proyecto? ........................................ 5

1.6 ¿Cuál es el paso a seguir cuando los objetivos del proyecto de inversión, tanto el

general como los específicos, son demasiado amplios? ........................................................... 7

1.7 ¿Qué se debe hacer cuando los objetivos específicos de la iniciativa de inversión

parecen proyectos en sí mismos? ............................................................................................. 7

1.8 ¿Qué se debe hacer cuando la iniciativa de inversión de la entidad es difícil de

comprender, parece inconsistente o no tiene un propósito claro? ......................................... 8

1.9 ¿Qué se debe hacer cuando la iniciativa de inversión que reporta el sistema es

recurrente y se asemeja más a un gasto de operación y/o funcionamiento? .......................... 8

1.10 ¿Cómo identificar y definir adecuadamente los productos que genera el proyecto? .. 8

1.11 ¿Cómo identificar y definir adecuadamente las actividades del proyecto? ................. 91.12 ¿Cuál es nivel adecuado de desagregación de una actividad? ................................... 10

1.13 ¿Cuántos productos e indicadores de producto debe tener un proyecto de inversión?11

1.14 ¿Es necesario que exista un indicador por cada producto que genera el proyecto de

inversión? ................................................................................................................................ 11

1.15 ¿Es necesario que exista un indicador por cada actividad del proyecto de inversión?11

1.16 ¿En qué momento se debe realizar la clasificación de los productos y actividades en

la CIIU y la CPC? ....................................................................................................................... 12

2 Anexos ................................................................................................................................. 132.1 Anexo 1 – Lista de verbos que representan actividades típicas de un proyecto de

inversión .................................................................................................................................. 13

2.2 Anexo 2 – Lista de Verbos a evitar cuando se definen las actividades de un proyecto

de inversión ............................................................................................................................. 14

3 Documentos Complementarios .......................................................................................... 15


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Objetivo de la guía

El objetivo de la guía es proveer respuestas a los problemas que pueden enfrentar

los funcionarios de las entidades a la hora de identificar y estructurar la cadena devalor de los proyectos de inversión, y de estandarizar y clasificar sus productos y

actividades.

1. Preguntas Frecuentes

1.1 ¿Cuál es la importancia y cuáles son las ventajas de llevar a cabo

el ejercicio de cadena de valor?

La importancia de construir y estandarizar adecuadamente la cadena de valor delas iniciativas de inversión radica en la mejora de la calidad de la información de

los proyectos que planean y ejecutan las entidades, facilitando su formulación y la

decisión de asignación de recursos entre ellos, tanto por parte de la entidad

responsable como por parte de aquella que viabiliza la iniciativa.

Otras ventajas adicionales del ejercicio para la entidad responsable de las

iniciativas son:

Alinear cada una de las iniciativas de inversión de la entidad con su plan

estratégico, es decir, que cada iniciativa esté articulada con su misión.

Materializar el plan estratégico de la entidad en programas y proyectos de

inversión estructurados con cadena de valor.

Sustentar de una mejor forma, las decisiones de inversión de recursos entre

diferentes alternativas e iniciativas.

Facilitar y orientar la futura y adecuada formulación de proyectos para el

próximo Plan Nacional de Desarrollo (PND).

1.2

¿Por qué estandarizar y clasificar los productos y actividades de

una entidad?

Los productos, actividades e insumos, son los eslabones principales de la cadena

de valor de las iniciativas o procesos de servicio que realizan las entidades, por lo

tanto su estandarización y clasificación es clave porque permite:

i) Identificar de una forma sistemática y ordenada los productos y

actividades más relevantes de cada entidad.


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ii) Atenuar los errores relacionados con la mala identificación de productos

y/o actividades, a través del uso de un instrumento de clasificación

adecuado y ordenado.

iii) Comparar, agregar y usar líneas base de análisis.

iv) Realizar una evaluación objetiva del desempeño.

v)

Facilitar la toma de decisiones de inversión.

1.3

¿Cómo determinar adecuadamente la cadena de valor del

proyecto de inversión?

Para determinar adecuadamente la cadena de valor del proyecto de inversión se

deben llevar a cabo los siete (7) pasos especificados en la Guía para la construcción

y estandarización de la cadena de valor. Estos pasos se resumen a continuación, sin

embargo, se recomienda revisar la guía mencionada para una completa orientación

acerca del proceso.

Identificar el problema central que se quiere solucionar y extraer de él, el

objetivo general de la iniciativa. Para ello, se debe elaborar el árbol del

problema y de objetivos, y se debe tener en cuenta que el objetivo general

se encuentra: (1) al convertir en positivo el problema central y/o (2)

respondiendo: ¿Cuál es la situación deseada con relación al problema

identificado?.

Identificar los objetivos específicos expresando cada causa del problema

central de forma positiva, es decir, convirtiéndolas en un medio u objetivoespecífico que contribuya a solucionar el problema. Se debe verificar que al

realizar los objetivos específicos que abarca la iniciativa, se pueda cumplir

su objetivo general, y que al materializarlos, se garantice la solución del

problema.

Identificar el producto (bien o servicio) que resulta una vez se alcanza cada

objetivo específico. Se debe verificar que: (1) exista al menos un producto

por cada objetivo específico planteado, (2) los productos asociados a un

objetivo específico permitan materializarlo, (3) cada producto sea el

resultado de un proceso productivo o conjunto de actividades secuencialesbajo el control del responsable del proyecto, las cuales, al transformar unos

insumos, generan valor económico y público.

1 Identificarel ProblemaCentral y el

ObjetivoGeneral

2 Identificarlos ObjetivosEspecíficos

3 Identificar

los Productos


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Identificar si el producto es un bien o un servicio. Si es un BIEN deberá

clasificarse en las secciones 0 a 4 de la Clasificación Central de Productos

(CPC), y si es un SERVICIO, en las secciones 5 a 9. Luego de identificar la

sección, se debe avanzar en los niveles adicionales de la CPC (división,

grupo, clase y subclase), y por último, se debe verificar que la nota

explicativa del código de la CPC satisfaga las características del producto.

Identificar las actividades necesarias para obtener cada producto,

verificando que éstas describan acciones mediante las cuales se agrega

valor a los insumos y al hacerlo, se contribuya a su transformación en un

producto (bien o servicio) determinado. Se debe verificar que exista al

menos una actividad asociada a cada producto que se va a generar en el

proyecto.

Identificar y clasificar la industria a la que pertenece la actividad en una de

las secciones de la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU).Para ello se debe considerar el producto subyacente de la actividad, ya

identificado y clasificado en la CPC, las características y el uso de los bienes

producidos y los servicios prestados, y los insumos y el proceso utilizados

en cada actividad. Luego de identificar la sección, se debe avanzar en los

niveles adicionales de la CIIU (división, grupo, clases), y por último, se debe

verificar que la nota explicativa del código de la CIIU satisfaga las

características de la actividad.

Verificar que la cadena de valor este adecuadamente estructurada

corroborando que: (1) permita comprender qué se busca con la iniciativa y

cómo se llegará a ese objetivo, (2) exista una adecuada vinculación lógica y

secuencial entre objetivos, productos y actividades, (3) la iniciativa esté

adecuadamente delimitada: sus objetivos y productos asociados,

determinan su alcance, y (3) las actividades y productos identificados

representan acciones y entregables típicos de la entidad.

1.4

¿Cómo determinar la cadena de valor si los objetivos específicos

del proyecto no son claros o no están definidos?

Ver pregunta 1.3 y 1.5

1.5

¿Cómo definir adecuadamente los objetivos del proyecto?

Para definir adecuadamente los objetivos del proyecto, ya sea el general o los

específicos, se debe iniciar por identificar el problema que busca solucionar la

5 Identificarlas Actividades

7 Verificar laCadena de

Valor

4 Clasificar losProductos

6 Clasificar las Actividades


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iniciativa de inversión tal como se menciona en la pregunta 1.3. Adicionalmente, se

deberán tener en cuenta las siguientes pautas para su definición:

Los objetivos… pueden definirse a diferentes niveles. Para

determinar adecuadamente la cadena de valor, los objetivos no pueden ser

demasiado amplios, como por ejemplo, aquellos que se plantean en el PND,ni tan reducidos o detallados que luzcan como acciones desarticuladas de la

misión de la entidad. Idealmente, quienes busquen determinar la cadena de

valor deberán ubicarse en un nivel que permita a las Direcciones Técnicas

viabilizar y realizar un seguimiento adecuado a la iniciativa.

El objetivo general…

NO deberá corresponder a una acción parcial o desarticulada

de la misión de la entidad (Por ejemplo: adquirir bienes o insumos, o

construir infraestructura). Este tipo de acciones generalmente hacenparte de los medios u objetivos específicos para alcanzar un objetivo

general más amplio, y por lo tanto, NO deberán constituir el

propósito final de la iniciativa de inversión. Usualmente, el objetivo

general de un proyecto estará más relacionado con el servicio que

presta la organización del Estado a cierta población, después de

adquirir o construir.

NO deberá ser descrito de forma demasiado amplia. Si este es

el caso, probablemente se trata de un plan de acción de la entidad

que necesita ser reformulado o fragmentado en iniciativas más

pequeñas o limitadas, con la finalidad de facilitar su comprensión,

viabilización y seguimiento (Por ejemplo, Ampliar la Cobertura en

Educación).

NO deberá ser descrito como el producto que espera entregar

(Por ejemplo: construccion de…..), ni deberá incluir las alternativas

de solucion (Por ejemplo: mediante…, por intermedio de…., a traves

de…) o, los fines o efectos del proyecto (Por ejemplo: “… para mejorar

la calidad de vida”).

Los objetivos específicos…

NO deberán describirse de forma tan amplia que parezcan

proyectos en sí mismos. Si es imposible NO hacerlo, se recomienda

formularlos de forma independiente, es decir, como proyectos


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independientes, para facilitar su comprensión, viabilización y

seguimiento.

NO deberán confundirse con actividades de la iniciativa, es

decir, no se deberán usar verbos que hacen referencia a aspectos

demasiado operativos para describir los objetivos específicos.

Contar con un solo objetivo específico puede indicar que se ha

estructurado inadecuadamente la iniciativa debido a que es a través

de los objetivos específicos que se alcanza la realización del objetivo

general. Es decir, que un solo objetivo específico permita lograr el

general puede ser una señal de haber identificado incorrectamente

el problema y los medios para solucionarlo.

Para definir adecuadamente los objetivos también se pueden seguir los

procedimientos sugeridos en la Guía para la construcción y estandarización de la

cadena de valor (o Guía de los 7 pasos).

1.6 ¿Cuál es el paso a seguir cuando los objetivos del proyecto de

inversión, tanto el general como los específicos, son demasiado

amplios?

Cuando los objetivos del proyecto parecen demasiado amplios, probablemente se

trate de un plan de acción de la entidad que necesita ser fragmentado o abierto en

iniciativas más pequeñas con la finalidad de facilitar su comprensión, viabilizacióny seguimiento.

Las iniciativas que resulten de esta fragmentación o apertura deberán ser

viabilizadas y registradas por sí solas, a través de proyectos específicos, para poder

obtener la parte del presupuesto que les corresponde, para lo cual sus cadenas de

valor se deben haber estructurado y estandarizado previamente.

1.7 ¿Qué se debe hacer cuando los objetivos específicos de la

iniciativa de inversión parecen proyectos en sí mismos?

Ver pregunta 1.6


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1.8 ¿Qué se debe hacer cuando la iniciativa de inversión de la

entidad es difícil de comprender, parece inconsistente o no

tiene un propósito claro?

Todas las iniciativas registradas en el BPIN deben corresponder a un proceso deservicio, o proyecto, que relacione de manera lógica y secuencial los objetivos,

general y específicos, productos y actividades bajo una cadena de valor.

En caso de encontrarse con una iniciativa que sea inconsistente, de difícil

comprensión y sin un propósito claro, se deberá proceder a su reformulación o

fragmentación, con la finalidad de extraer de ella los proyectos que la componen y

determinar así las cadenas de valor correspondientes que facilitan la comprensión,

viabilización y seguimiento de las iniciativas y el uso de los recursos de inversión.

1.9

¿Qué se debe hacer cuando la iniciativa de inversión que

reporta el sistema es recurrente y se asemeja más a un gasto de

operación y/o funcionamiento?

En este caso el primer paso será determinar si la iniciativa es un proyecto que es

recurrente o que se programa todos los años, porque actualmente se encuentra en

su etapa de operación y aún no se ha alcanzado su objetivo general. Si es así, la

iniciativa deberá continuar considerándose como inversión y por lo tanto, se

deberá proceder a estructurar su cadena de valor, la cual debe haberse estado

cumpliendo para poder llegar a la etapa actual. Adicionalmente, la iniciativa deberárevisarse cada año para verificar si efectivamente debe continuar dentro del gasto

de inversión del PGN.

Si la iniciativa no corresponde a un proyecto en etapa de operación y se asocia más

a un gasto de funcionamiento regular, se deberá proceder a contactar a la entidad

responsable, con la finalidad de que reformule adecuadamente el gasto bajo una

iniciativa de inversión o la sustraiga definitivamente del gasto de inversión del

PGN.

1.10 ¿Cómo identificar y definir adecuadamente los productos

que genera el proyecto?

Un producto es un bien y/o servicio que se genera en un proceso productivo. Para

facilitar su identificación se parte de cada objetivo específico del proyecto

identificando cuál es el bien o servicio principal que permite alcanzarlo, o que


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contribuye en mayor grado al logro del mismo. De esta forma, siempre deberá

existir al menos un producto por cada objetivo específico planteado. No obstante,

en algunos casos, para lograr uno de los objetivos específicos del proyecto se podra

requerir mas de un producto. Lo importante es tener en cuenta que los productos

asociados a un objetivo específico deben permitir lograr la realización de dicho

objetivo.

Es importante tener en cuenta que NO se debe: (1) identificar a los insumos como

un producto, (2) considerar el resultado de cada actividad formulada como un

producto y (3) describir el producto de una forma imprecisa que no permita

concluir cuál es el bien o servicio que se entregara .

Por otra parte, es relevante tener en cuenta que las iniciativas de inversión pueden

estar definidas para suplir necesidades vinculadas a los procesos misionales de la

entidad o a los procesos de apoyo. En el primer caso, los productos generados porlos proyectos del Estado se asocian más a servicios que a bienes. Es decir, en la

actualidad el Estado usualmente presta servicios a la población, por ejemplo, de

comunicación o de transporte, mas no genera o entrega bienes económicos como

lo haría una empresa del sector real.1 Sin embargo, en las iniciativas enfocadas a

procesos de apoyo, el usuario final es la misma entidad, y el producto puede ser un

bien o servicio.

Por último, es clave recordar que idealmente, bajo el ejercicio de cadena de valor

se buscará encontrar o estandarizar productos que sean entregables típicos de la

organización y que no puedan ser considerados transversales o realizables por

todas las entidades nacionales y territoriales. Esto con el fin de que los productos

identificados sirvan para ser usados en futuros ejercicios de formulación de

iniciativas de la organización en cuestión.

1.11 ¿Cómo identificar y definir adecuadamente las actividades

del proyecto?

Cada una de las actividades del proyecto deberá estar asociada a un producto, y

por lo tanto, al objetivo específico al que éste último contribuye.

En algunos casos una misma actividad podrá ser necesaria para generar diferentes

productos de un mismo proyecto. En este caso, la actividad deberá aparecer

1 Sin embargo, algunas Empresas mixtas aún generan bienes económicos, por ejemplo, Ecopetrol.


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repetida en el proceso productivo asociado a la generación de cada producto, y

deberá vincularse a cada uno de los objetivos específicos correspondientes.

Para identificar las actividades asociadas a un producto se deberán l istar las

acciones mas importantes que deben realizarse para obtenerlo y de allí , abstraer

las actividades economicas principales que permiten el logro del producto en las

condiciones técnicas y de entrega programadas.

Al identificar las actividades se debera evitar: (1) centrarse en tareas que NO

contribuyen a la transformacion de insumos en productos o que NO son las mas

importantes para la produccion del bien o servicio, (2) describir las actividades

usando verbos DEMASIADO GENERALES que NO permiten determinar claramente

de que se trata la accion a realizar.

Las actividades deben redactarse en verbos infinitivos, es decir, en palabras que

expresen acciones y terminen en “ar”, “er” o “ir”. En el Anexo 1 se presenta una

lista no exhaustiva de verbos que representan actividades típicas de un proyecto.

En el Anexo 2 se presentan algunos verbos que se deben evitar a la hora de definir

las actividades de una iniciativa de inversión.

1.12 ¿Cuál es nivel adecuado de desagregación de una

actividad?

Para reconocer el nivel adecuado de desagregación de una actividad se debe tener

en cuenta la definición de actividad económica provista en la Clasificacion

Industrial Internacional Uniforme de Actividades Econo micas – CIIU. Segu n esta

clasificacion una actividad económica hace referencia a “

.” Así mismo, se debe

tener en cuenta la definición provista por la DIFP, en donde se especifíca que una

actividad es una acción que contribuye a la transformación de insumos en

productos.

Adicionalmente, para llegar al nivel adecuado de desagregación se debenidentificar las actividades MACRO e IMPRESCINDIBLES que representen las

principales acciones para generar el producto en cuestión, evitando los siguientes

errores:

- Describir la actividad de forma tan amplia y general que se asemeje por si

sola a un proyecto.


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- Describir las actividades de forma tan detallada o desagregada que éstas

representen subactividades o tareas muy específicas y así, para generar

cada producto de la iniciativa se deban listar un sinnúmero de ellas.

Para observar ejemplos acerca del nivel adecuado de desagregación de una

actividad, el lector debe remitirse a la Guía para la construcción y estandarización

de la cadena de valor en donde se presentan las actividades imprescindibles o

principales acciones necesarias para generar diversos productos. Allí, dichas

actividades no se reportan de una forma demasiado general o amplia, ni tampoco

en forma demasiado detallada, lo cual facilita su clasificación en el catálogo de la

CIIU.

1.13 ¿Cuántos productos e indicadores de producto debe tener

un proyecto de inversión?

No existe un número ideal de productos e indicadores. Sin embargo, para saber si

la iniciativa tiene demasiados productos o no, se debe tener en cuenta que los

productos deben ser únicamente los necesarios e imprescindibles para que una

vez producidos se logren los objetivos específicos propuestos, y por lo tanto, el

objetivo general del proyecto.

Si se sospecha que un proyecto cuenta con demasiados productos e indicadores

asociados a estos, se deberá verificar que no se esté considerando el resultado de

cada actividad como un producto de la iniciativa. Se debe recordar que unproducto es un bien y/o servicio e idealmente, debe ser el resultado de varias

actividades, y NO de una sola de ellas.

1.14

¿Es necesario que exista un indicador por cada producto

que genera el proyecto de inversión?

Si, al menos debe existir un indicador por producto que genera el proyecto con la

finalidad de que la formulación de la iniciativa sea coherente, fácil de comprender

y permita el seguimiento.

1.15

¿Es necesario que exista un indicador por cada actividad

del proyecto de inversión?

Cada actividad deberá poder ser asociada a un indicador de gestión, o de cada

actividad se podrá extraer fácilmente un indicador de gestión (Por ejemplo, de


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cada actividad se pueden extraer indicadores de costo o plazo). 2 De esta forma, no

será necesario reescribir y detallar para cada una de ellas su indicador. Solamente

será necesario hacer explícitos los indicadores de gestión de las actividades

principales que permiten generar el producto.

1.16

¿En qué momento se debe realizar la clasificación de los

productos y actividades en la CIIU y la CPC?

La clasificación de los productos y actividades podrá realizarse antes o después de

que se ha identificado completamente la cadena de valor del proyecto de inversión.

No obstante, realizar la clasificación antes de determinar la cadena completa puede

desenfocar el ejercicio haciendo que se reste atención a la adecuada estructuración

y reformulación de la iniciativa.

2 Según recomienda la CEPAL, a nivel de las actividades los únicos indicadores que suelen emplearse son: (i) de

costo que son aquellos que relacionan el costo programado con el incurrido en las actividades del proyecto(presupuestado versus real), y (ii) de plazo programado para la ejecución de cada actividad. Esto con de no

extender demasiado la Matriz de Marco Lógico del proyecto.


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2 Anexos

2.1 Anexo 1 – Lista de verbos que representan actividades típicas

de un proyecto de inversión

Actualizar

Asesorar: Incluye prestar Asistencia Técnica

Capacitar

Caracterizar

Certificar

Comunicar

Concertar

Consultar

Convocar

Definir

Diagnosticar

Diseñar

Distribuir

Elaborar

Evaluar

Expedir

Formar

Formular

Instalar

Investigar

Monitorear

Participar

Realizar

Seleccionar

Sistematizar

Socializar

Supervisar


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2.2 Anexo 2 – Lista de Verbos a evitar cuando se definen las

actividades de un proyecto de inversión

Apropiar

AsegurarColaborar

Consolidar

Desarrollar

Fomentar Fortalecer

Garantizar

Implementar

Impulsar

Mejorar

Movilizar

PromoverProponer


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3 Documentos Complementarios

CEPAL. Metodología del Marco Lógico. Boletín del Instituto No. 15, Octubre

de 2004.

DNP. Definiciones Unificadas para la Elaboración de Documentos,

Manuales, Guías, Instructivos y Presentaciones. DIFP, Versión 2.0, Mayo de

2013.

DNP. Guía Metodológica para la Formulación de Indicadores. Bogotá

Colombia, 2009.

DNP. Guía para la Construcción y Estandarización de la Cadena de valor.

DIFP, Versión 3.0, Mayo de 2013.

DNP. Manual de Soporte Conceptual para el uso de la Metodología General

para la Formulación y Evaluación de Proyectos. Bogotá Colombia, 2012.

DNP. Manual de Procedimientos del Banco Nacional de Programas y

Proyectos. Bogotá Colombia, 2011.

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