guÍa de 5 pasos

5 PASOSPARA ENCONTRAR

GUÍA DE

TU NUEVA OFICINA

Encontrar la oficina correcta es como buscar una aguja en un pajar. Hoy ponemos nuestro conocimiento y experiencia a tu disposición para que

puedas encontrar el espacio de trabajo que tu empresa necesita.

¡Éxitos en la búsqueda!

GUÍA PARA ENCONTRAR TU NUEVA OFICINA 2

Antes de ponernos en marcha, queremos señalar que cada empresa tiene ne-cesidades distintas y que cada búsqueda tiene su particularidad, por ello no existe una única forma de encontrar el “espacio de trabajo ideal” sino que, los pasos a seguir dependen de las necesidades y objeti-vos que tenga tu organiza-ción.

En esta guía te compartimos el proceso que usualmente recorremos de la mano de nues-tros clientes para dar con la oficina correcta.


Esta guía está dividida en 5 etapas, todas importantes y aplicables a empresas de cualquier rubro, tamaño y cultura organizacional.

Recuerda que…

EL ÉXITO DE UNA OPERACIÓN INMOBILIARIAES LA SUMA DE VARIAS ETAPAS

Enfócate en los puntos que tegeneran valor como arrendatario.

NEGOCIA

ASIGNA PUNTAJES

CB

A

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Identifica las necesidades de tuempresa.

Realiza una evaluación cuanti-cualiy finalmente asígnale un puntaje a

tus opciones favoritas.


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Es imprescindible conocer la co- yuntura del mercado para tomar decisiones acertadas.

Busca información de fuentes relevantes y confiables; como reportes inmobiliarios del sector de oficinas, contenido de medios de comunicación, prensa espe- cializada, y estudios e informes públicos de las consultoras más importantes del mercado, que te brinden datos y análisis de indi- cadores importantes, como, por ejemplo:

Además, debes estudiar las diversas opciones de espacios que ofrece el mercado, cuanto más te familiarices con los diferentes tipos de oficinas, mejor.

Puedes descargar nuestros últimos informes de mercado aquí.

Entérate del mercado inmobiliarioHaz la tarea

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Tarifas y evoluciónde las mismas

Distritos con la ofertamás representativa


Además, debes estudiar las diversas opciones de espacios que ofrece el mercado, cuanto más te familiarices con los diferentes tipos de oficinas, mejor.

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Edificios Clase A

Edificios Clase B

TIPOS DE EDIFICIOS:

• Cuentan con SUM, comedor, ventanillas de pago a proveedores, etc. • Ofrecen pisos completos o con pocas divisiones.

• Planta típica con capacidad para más de 50 personas.

• Exteriores de muro cortina.

• Aire acondicionado centralizado.

• Grupo electrógeno con cobertura mínima del 100% de áreas comunes.

• Más de 1 estacionamiento cada 40 m².

• Control de accesos peatonal y vehicular.

• Puede contar con sala de reuniones y comedor.

• Planta típica con capacidad para más de 20 personas.

• Exteriores con ventana o muro cortina.

• Aire acondicionado independiente o centralizado.

• Grupo electrógeno con cobertura mínima en áreas comunes.

• Cantidad de estacionamientos de acuerdo a norma municipal.


TIPOS DE OFICINAS:


Si bien, podemos encontrar estos y otros formatos de oficinas en el mercado, hay que tener en cuenta que El CAPEX o el costo que implica tener la oficina lista para uso, será mayor cuándo la oficina está en gris e irá disminuyendo a medida que la oficina esté implementada o amoblada. Esto también ocurre con el tiempo de implementación. Por dar un ejemplo, implementar una oficina en gris de 1,000 m² implicaría un CAPEX de $450 m a $1,200 m, dependiendo del tipo de implementación que se desee y podría tomarnos entre 3 a 5 meses.

No cuentan con acabados (El piso se entrega en gris y no incluye falso cielo).

Este tipo de oficinas se ofertan generalmente en edificiosclase A.OFICINA EN GRIS

Puede incluir piso (cerámico o alfombrado), falso cielo, lumi-narias, aire acondicionado, sis-tema contraincendios, etc.

OFICINA IMPLEMENTADA

Incluye mobiliario y algunas divisiones internas.

Este tipo de oficinas se ofertan generalmente en edificios clase B.

OFICINA AMOBLADA

Podemos encontrar oficinasimplementadas en edificios clase A y algunos clase B.

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CICLO INMOBILIARIO

Otra variable que debes considerar es el Ciclo Inmobiliario, que está com-puesto por 4 fases: expansión, sobreoferta, recesión y recuperación. Este ciclo se repite, por tanto, debemos identificar en qué fase nos encontramos y en función a ello, vamos a poder encontrar algunas oportunidades de alquiler o compra que beneficien nuestra operación inmobiliaria.


Expansión: Hay poca oferta de oficinas en el mercado, por tanto, los precios tienden a ser más elevados. Esta etapa es una oportunidad para los propieta-rios.

Sobreoferta: Se agregan más m² de oficinas al mercado, por ello los precios de alquiler bajan. Este momento repre-senta una oportunidad para alquilar oficinas.

Recesión: Hay una gran cantidad de oficinas disponibles en el mercado, como consecuecia las tarifas de alquiler son más competitivas que en la etapa anterior. Este es el momento ideal para alquilar oficinas.

Recuperación: No se suman más m² de oficinas al mercado, la demanda comienza a absorber los m² ya existen-tes. En esta etapa tenemos a un propie-tario feliz porque las tarifas empiezan a subir y nivelarse.

PROPIETARIO INQUILINO

EXPANSIÓN SOBREOFERTA

RECESIÓNRECUPERACIÓN

PROPIETARIO INQUILINO

PROPIETARIO INQUILINO PROPIETARIO INQUILINO

A+GUÍA PARA ENCONTRAR TU NUEVA OFICINA 9

Identifica las necesidades de tu empresaHaz una lista

Como dijimos al principio de esta guía, cada empresa tiene necesidades distintas. Por tanto, el punto de partida para la búsqueda de tu nueva oficina es listar e identificar todo lo que requiere tu empresa para alcanzar sus objetivos estraté-gicos, sus planes de expansión y su cultura corporativa.

Por supuesto, debe satisfacer tus expectativas y adecuarse a tu pre-supuesto.

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Estas son algunas preguntas que debes responder:

Las dimensiones que precises esta-rán en función de la cantidad de co-laboradores que harán uso de la nueva oficina. Ten en cuenta que si ésta es demasiado pequeña, podría afectar la productividad de tus cola-boradores y hasta ser incómoda para tus clientes. Por el contrario, si la oficina es demasiado grande, po-drías estar pagando de más por es-pacio que no necesitas.

¿Cuántos colaboradores tengo y cuál es miexpectativa de crecimiento?


Luego del trabajo todos queremos llegar lo más pronto posible a nuestras casas. Por tanto, debes escoger una oficina con accesos a transporte público, como el Metropolitano o el Sistema de Transporte Integrado (SIT), y con acceso a las principales vías de la ciudad. Tus clientes y proveedores deben tener facilidades para llegar a tu oficina.

¿Qué ubicación es la más adecuada para laaccesibilidad de mis colaboradores y clientes?

¿Cómo debería ser el entorno geográficode mi nueva oficina?

Es favorable que el entorno tenga relación con la actividad de tu empresa y con las necesidades de tus colaboradores. Asegúrate de que haya una oferta variada de restaurantes de diversos precios; tiendas, bancos, parques para liberar el estrés, y quizá también una oferta de estacionamientos, en caso de tener algún déficit con los que te ofrecen en el edificio corporativo.

Puedes tener en cuenta este ejemplo: Si mi empresa es una consultora cuyos principales clientes son las empresas más importantes del país y además cuenta con una fuerza comercial importante, quizá me convendrá una oficina cerca de ellos, en una zona exclusiva y altamente corporativa.

A+

Además de la oficina, debes tener en cuenta espacios como el come-dor; la sala de reuniones donde podrás recibir a tus clientes y cerrar acuerdos, la zona de pago a provee-dores, salas de usos multiples para capacitar a tu equipo periódicamen-te, directorios, etc.

Ya que estás buscando oficina, ase-gúrate de que tu nuevo espacio de trabajo tenga todo lo necesario para potenciar tu productividad y hacer felices a tus colaboradores.

¿Qué espacios y servicios voy arequerir para el día a día de mi equipo?

¿Cuántos estacionamientos voy a necesitar?

Por norma todos los edificios corpo-rativos cuentan con estacionamien-tos para sus inquilinos. Por tanto, debes saber exactamente cuántos necesitarás para ti y tus colaborado-res. Pero espera, no olvides a tus clientes o potenciales clientes, quie-nes al visitarte necesitarán un lugar donde estacionar su auto. Si necesi-tas más estacionamientos de los que el edificio ofrece, te recomendamos buscar áreas de parqueo cercanas, así podrás cubrir cualquier déficit.


Mira este vídeo para conocer otros factores a teneren cuenta al momento de escoger una oficina:


Responde esta pregunta con tran-quilidad y de ser posible, con la cola-boración de tu plana gerencial. Así podrás identificar aquellas necesi-dades que quizá no son tan eviden-tes, pero que indispensablemente debe tener tu nuevo espacio de tra-bajo.

¿Qué otras cualidades debe tenermi espacio de trabajo?

https://youtu.be/dW5YNq9xpwY


Lo siguiente es buscar todas las opciones que ofrece el mercado. Para ello, puede explorar en Portales de Propiedades Corporativas y también asesorar-te con un consultor inmobiliario, que incluso te puede ayudar en las dos fases anteriores y en las que siguen, garantizando el éxito de tu operación inmobilia-ria y dándote la mayor rentabilidad.

Contrasta y compara opciones

Programa visitas

Te recomendamos escoger oficinas con certificados de sostenibilidad ambiental LEED, porque realizan un mejor uso de los recursos, lo cual se traduce en un ahorro energético y económico. Además, los espacios sostenibles aseguran confort a tus colaboradores.

3Con las fases anteriores completa-das, ya estás listo para empezar a buscar tu nueva oficina.

Recuerda, la zona en la que esté ubi-cada tu empresa, va a influir en el tipo de clientes que vas a traer. Apuesta por un lugar estratégico que te permita ser accesible a tus clientes

Además, acorde a tu presupuesto y cultura organizacional.

y colaboradores.

Selecciona propiedades que te ofrezcan la mayor cantidad posible de luz natural, pues favorece la vitalidad y productividad de los colaboradores.

Escoge edificios con muro cortina o materiales que son aislantes del ruido, de ese modo mejorarás la experiencia de trabajo de tus colaboradores.

La tranquilidad de tus colaboradores es lo más importante, debes elegir una oficina que cuente con las medidas de seguridad más eficientes.

Premia aquellas opciones que te ofrezcan mayores bondades como las mencionadas anteriormente, sobre todo en equipamiento y áreas comunes que le aporten un valor agregado a tu organización.

Algunos criterios de búsqueda:

Te recomendamos armar un cuadro comparativo, donde incluyas las propiedades que consideres las mejores opciones para tu empresa. Coloca también los criterios de tu búsqueda y una puntuación que te permita medirlas.


BuscarSeleccionar Tipo de Propiedad Distrito

PORTALESDE PROPIEDADES

http://propiedades.binswanger.pe/Visita nuestro portal para ver oficinas en Lima.

Visitas a propiedades:

Enfocarse:

Luego de comparar de forma preliminar las propiedades encontradas, debes programar una visita a las instalaciones. En caso de que no hayas descartado algún inmueble, puedes visitar todas las opciones. Te recomendamos asesorarte por un consultor inmobiliario, especialista en temas técnicos, para que te pueda orientar a hacer las preguntas correctas. Organiza tus visitas con un cronograma de actividades.

Haz todas las preguntas que consideres oportunas. Tanto de la oficina; como del resto del edificio, del estado del aire acondicionado, la fecha de su último mantenimiento, problemas de ruidos y todo lo que te interese saber.

Cobertura de energía de respaldo ygrupo electrógeno.Capacidad y tiempo de espera de losascensores.Aspectos de seguridad y prevención de riesgo ante emergencias.Manejo de equipos de seguridad y emergencias.

Ahorro de consumo de energía.Agua, tratamiento de residuos (reciclaje). Actividades de bienestar social.Estacionamientos para bicicletas.

Capacidad de Comedor. Aforo del SUM.Número de ventanilla de pago a proveedores.


En este nuevo cuadro comparativo incluye la información técnica, que te permitirá visualizar cuál podría ser la mejor sede para tu nueva oficina, debes asignar un puntaje de acuerdo a determinados criterios y su respectiva relevancia, de modo que se pueda obtener una especie de scorecard o resultado que te ayudará en tu elección.

Realiza una evaluación cuali-cuantiAsígna puntajes

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Los criterios que recomendamos evaluar son:

CONDICIONESCOMERCIALES

ÁREAS COMUNES

UBICACIÓN

INFRAESTRUCTURA

Supongamos que te quedaste con 3 propiedades finalistas. Con estas opciones te recomendamos hacer un cuadro comporativo simple. Incluye variables como las condiciones comerciales, las tari-fas, la ubicación y su entorno, los servicios e infraestructura.

A B C


Compara cada Fit Test y ve cuál es el espacio más óptimo para tu em-presa.

FIT TEST:

Con toda la información desarrollada, cada vez estás más cerca de encontrar tu espacio de trabajo ideal. Uno de los pasos finales es elaborar un Fit Test de las propiedades finalistas. Se trata de un plano de planta utilizado para confir-mar que las necesidades y requisitos establecidos por la empresa se pueden acomodar dentro de un espacio específico.

Por ejemplo, sirve para calcular el espacio óptimo para un número de personas determinadas, el número de estaciones de trabajo, de salas de confe-rencias y recepción, entre otros espacios.

Los principales puntosa evaluar son:

Mayor espacio entre columnas.

Menor cantidad de espacios

muertos.

Ubicación de baños.

Ubicación de núcleos de

ascensores.

Frentes de luz.


El Fit Test suele ser el paso defini- tivo para escoger una oficina, pues esclarece el uso práctico que se le dará al nuevo espacio y las ventajas que tendrá la compañía en cada opción.

Dado el caso, ya escogiste la ofici-na ideal y debes negociar su con-trato de arriendo, enfocado en las siguientes condiciones contractua-les:

Enfócate en los puntos que te generan valorNegocia

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Plazo del contrato

Período de gracia

Incrementos anuales

Garantías y adelantos

Subarriendo

Penalidades


Prepárate para el cambio:

No supongas que todos tus colaboradores recibirán el cambio de oficina con los brazos abiertos. Para algunos puede significar alejarse de sus casas o de su restaurante favorito, o porque simplemente hay personas a las que les cuesta adaptarse a los cambios.

Para evitar cualquier situación incómoda sigue estas pautas:

PLUS:

Busca el involucramiento temprano de tus colaboradores con la futura nueva oficina, pública comunicados sobre el cambio y los beneficios que traerá para todos.

Explica lo importante que es para el crecimiento de la empresa y por ende tam- bién el de ellos.

Realiza sesiones de preguntas y respues- tas para obtener la opinión de los colaboradores, de modo que se apropien del pro- yecto y estén entusiasmados con los cambios que la nueva oficina puede traer.


https://binswanger.com.pe/servicios-consultoria-inmobiliaria/#contacto

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Finalmente, resaltamos que la compra o arriendo del inmueble deben realizarse de la mano de un consultor inmobiliario con expertise en el sector comercial corporativo, con acceso a la oferta completa y que te pueda guiar y asesorar imparcialmente en todo el proceso.

Coméntanos lo que necesitas y buscaremos la mejor opción para tu empresa. Contáctanos aquí.

¡Es momento de dar grandes pasos! Cuenta con nuestra asesoría en localización de oficinas.

Luego de la mudanza, da libertad a tus colaboradores para decorar su espacio de acuerdo a sus gustos personales, así tar- darán menos tiempo en sentirse cómo- dos.


Por último, si consideras que este contenido puede serle útil a alguien que está buscando una nueva oficina y no sabe por dónde

empezar, no dudes en compartirlo.

https://binswanger.com.pe/servicios-consultoria-inmobiliaria/#contacto

Esta guía fue desarrrollada integramente por Binswanger Perú. La información utilizada para su elaboración fue obtenida de fuentes confiables. Esta guía es de carácter público, sin embargo no puede ser distribuida ni copiada sin con-

sentimiento previo y escrito de Binswanger Perú.

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