grupos con biable
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Completa guía sobre los grupos en BIABLE, su estructura, cómo trabajan y cuáles aspectos debe tener el usuario al crearlosTRANSCRIPT
Grupos con BIABLE
Grupos en BIABLE
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Contenido Introducción ........................................................................................................................................ 3
Creación de grupos locales.................................................................................................................. 4
Creación de grupos globales ............................................................................................................... 6
Aspectos a tener en cuenta ................................................................................................................. 8
Grupos en BIABLE
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Introducción Un Grupo es un conjunto de elementos que tienen una característica en común dentro de un tipo
de información.
Cuando se habla de grupos locales en BIABLE, se hace referencia al conjunto de elementos con una
característica en común dentro de una misma conexión o compañía. Por ejemplo: Si se desea
obtener la suma de los valores de los centros de costos A, B y C de una conexión X, debe crear un
grupo local “ABC” que haga referencia a la suma de los tres centros de costos elegidos.
Al referirse a grupos globales, toma elementos con una característica en común dentro de 2 o más
conexiones o compañías diferentes. Por ejemplo: Si desea obtener la diferencia entre el centro de
costos “A” de la conexión “X” y el centro de costos “AA” de la conexión “Y”, debe crear un grupo
global que haga la diferencia entre estos centros de costos elegidos.
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Un grupo no debe tener el mismo nombre que uno de sus elementos que lo contengan.
Un grupo puede ser consultado con las diferentes funciones de valores.
Creación de grupos locales
Haga clic en el botón Configuración de la barra de BIABLE y seleccione la conexión a la cual
desea crear los grupos.
Seleccione la pestaña “Grupos” ubicada en el extremo derecho.
Tome de la lista “Grupos” el tipo de elementos en el que clasificará el nuevo grupo local. Para el
ejemplo, se ha seleccionado el tipo “Centros de Costos”. Haga clic en el botón “Agregar”.
Suministre el código que llevará el grupo, la descripción y en la opción “Origen” elija de la lista el
Tipo de elemento. Para el ejemplo, será Centros de Costos.
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En la parte inferior “Elementos” seleccione de la casilla el signo (+) para sumar elementos o el signo
(-) para restar elementos de acuerdo a la necesidad.
Puede añadir tantos elementos como sean necesitados para generar el grupo, con el botón
“Agregar”.
En el ejemplo, se sumará (+) toda la información que se consulte con respecto a los centros de
costos agregados.
Puede consultar este nuevo grupo creado en cualquiera de las opciones que le ofrece BIABLE para
extraer información: Tablas dinámicas, Listados, Consultas, Funciones.
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Creación de grupos globales Existen 2 formas de crear grupos globales:
1.
Si tiene una lista de los elementos en una hoja de Excel, seleccione los códigos de los
elementos a agrupar y haga clic en el botón “Crear Grupo” ubicado en la barra de
BIABLE.
Suministre el código que llevará el grupo, la descripción y en la opción “Origen” elija de la lista
el Tipo de elemento.
En la parte inferior “Elementos” seleccione de la casilla el signo (+) para sumar elementos o el
signo (-) para restar elementos de acuerdo a la necesidad.
Puede añadir tantos elementos como sean necesitados para generar el grupo.
Para editar los grupos globales, haga clic en el botón “Editar Grupo” ubicado en la barra
de BIABLE, seleccione el deseado y haga clic en “Editar”.
Esta ventana le proporciona varias opciones, tales como: Editar, Agregar, Eliminar, Exportar,
Duplicar y Copiar A.
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Exportar: Sirve para llevar el (los) grupo (s) a otro equipo de cómputo con BIABLE o para
guardar copia de seguridad de dicho grupo. (Opción muy recomendada cuando utiliza con
mucha frecuencia los grupos)
Duplicar: Crea una copia del grupo seleccionado.
Copiar A: Copia el grupo seleccionado a otra conexión.
2.
Si no posee una lista de elementos en una hoja de Excel, vaya directamente a la barra de
BIABLE y haga clic en el botón “Crear Grupo”
Suministre el código que llevará el grupo, la descripción y en la opción “Origen” elija de la lista
el Tipo de elemento.
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Aspectos a tener en cuenta Al crear un nuevo grupo o modificar uno existente, tenga en cuenta los siguientes aspectos:
El código del grupo NO puede ser una cuenta
contable
En el siguiente ejemplo, el código del grupo tiene el mismo código que una cuenta contable existente en
el PUC.
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El código del grupo NO puede ser una celda de
Excel
Para Excel 2003, el rango de filas es de 1 a 65536. Para las columnas es de A hasta IV
Para Excel 2007, el rango de filas es de 1 a 1048576. Para las columnas es de A hasta XFD
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El código del grupo NO puede ser igual a un
clasificador
Al crear un grupo, verifique los nombres de los clasificadores disponibles para cada conexión y tenga en
cuenta no darle el mismo nombre a dicho grupo.
Para verificar los clasificadores, haga clic al botón Seleccionar ubicado en la barra de herramientas de BIABLE
y despliegue la lista disponible de clasificadores.
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El código del grupo NO puede ser igual al código
de una conexión
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El código del grupo NO puede ser igual al nombre
de una fecha; por ejemplo un año, un mes, etc.
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El código del grupo NO puede ser el mismo que el
código de uno de sus elementos que lo contienen:
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El código del grupo NO puede ser el mismo que
algún otro elemento usado en otras funciones:
Ejemplo: Si crea un grupo de Centros de Costo llamado 1001 y en uno de sus informes de ventas desea
filtrar por vendedor, donde el código de uno de ellos es el 1001, BIABLE reemplazará el código del
vendedor por el centro de costo que contiene el grupo y no devolverá datos correctos.
[Imagen] Grupo creado con el código 1001
[Imagen] En una consulta de ventas, se filtra el Vendedor con el código 1001
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Uno de los elementos de un grupo NO debe ser un
grupo de origen diferente.
Ejemplo: La imagen 1 muestra un grupo VTAS de tipo “Cuentas” que contiene 3 elementos: las cuentas
41350501, 41350502 y el grupo VTAS_AGRO.
La imagen 2 muestra el grupo VTAS_AGRO de tipo “Vendedores” con los elementos 1001, 1005 y 1010.
Ya que el grupo VTAS de tipo “Cuentas” contiene un subgrupo VTAS_AGRO de tipo “Vendedores”, BIABLE no
traerá el dato esperado.
[Imagen 1]
[Imagen 2]
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NOTA: Si usted crea un grupo global de cuentas llamado VTAS_AGRO, pero luego crea un grupo
local de vendedores llamado VTAS_AGRO, predominará el grupo de vendedores; y por lo tanto el
resultado de la función que usa el grupo VTAS no será el esperado.