gobierno del estado de sonora orden de...

14-05DIT-P09-F01/REV.00

GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA SECRETARIA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PUBLICA INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES

SONORA No. 85, COL. CENTRO HERMOSILLO, SONORA Teléfono (662) 217-26-27 FAX: EXT. 115

ORDEN DE COMPRA

NÚMERO DE ORDEN DE COMPRA:

PROVEEDOR: Enviar a:

FECHA DEL PEDIDO DE

COMPRA SOLICITANTE CONCEPTO

PARTIDA LICITADA

CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES

SOLICITA

AUTORIZA

LIC. GABRIELA PETTERSON ROSAS

DIRECTORA ADMINISTRATIVA

201

14-05DIT-P09-F02/REV.00

GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA SECRETARIA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PUBLICA INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES

SONORA No. 85, COL. CENTRO HERMOSILLO, SONORA Teléfono (662) 217-26-27 FAX: EXT. 115

ORDEN DE SERVICIO

NÚMERO DE ORDEN DE SERVICIO: CI 001/

PROVEEDOR: UNIDAD ADMINISTRATIVA:

FECHA DE LA SOLICITUD

SOLICITANTE MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE:

TIPO DE SERVICIO SERVICIO SOLICITADO OBSERVACIONES

SOLICITA

AUTORIZA

LIC. GABRIELA PETTERSON ROSAS

DIRECTORA ADMINISTRATIVA

202

Diagrama de Flujo

203

SECRETARÍA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITURO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN TAL DE MEDIDA PARA ADOLESCENTES

DIAGRAMA DE FLUJO

ENTE PÚBLICO: Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Hoja: 1/3 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes

Fecha de elaboración: 30/10/07

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisiciones y Suministros CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P09/ REV.00

Vamos por SolucionesVamos por Soluciones

A

A

Inicio Define el procedimiento de adquisición en base al monto de misma y de acuerdo a la normatividad aplicable

Realiza el RRM la adquisición directa si el monto de la misma es hasta de $10000 incluyendo IVA

14-05DIT-P09-G01/REV.00

204

Oficio de solicitud

Informe comparativo de de propuestas

Elabora ICP conteniendo cantidad, precio y características de los artículos requeridos

Solicita a la DGASH el PPGEAR si el monto de la AD es mayor de $286000 hasta $1664000

Recibe solicitud de adquisición de las áreas de la DGITAMA

Selecciona al proveedor en base a calidad, precio y tiempo de entrega del artículo solicitado

Autoriza la adquisición en el ICP

Solicita 3 COP de los artículos requeridos a proveedores si el monto de la AD es mayor de $10000 hasta $286000 + IVA

1


DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE TRATAMIENTO y Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES

DIAGRAMA DE FLUJO





B

B

Realiza licitación simplificada conforme a la normatividad aplicable

Publica convocatoria en COMPRANET y un diario de mayor circulación en la ciudad

14-05DIT-P09-G01/REV.00

Convocatoria para licitación pública

Elabora CLP y turna al Director General para su autorización si el monto de la AD es mayor de $1664000

Oficio

Envía invitación a por lo menos 3 proveedores

Orden de compra o de servicio

Elabora orden de compra o de servicio y turna al DA para su autorización en todos los casos

Autoriza DA orden de compra o de servicio

Captura orden compra o de servicio en el inventario de recursos materiales y suministros

Realiza la licitación pública conforme a la normatividad aplicable

1

2

205


DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES

DIAGRAMA DE FLUJO





Fin del procedimien

14-05DIT-P09-G01/REV.00

206

Inventario

Genera inventario mensual

Entrega los materiales y suministros

Requisición

Recibe requisición de materiales y suministros de las áreas de la DGITAMA firmada por director de área

2

Captura las requisiciones en el inventario de materiales y suministros

Verificación de la Ejecución del Procedimiento

207

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisiciones y suministros

Hoja 1 de 2

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P09/REV.00

Fecha de la verificación:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO

1 Se recibió solicitud de adquisición de la áreas de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes

2 Se realizó la adquisición directamente si el montó era hasta de $ 10 000 incluyendo IVA

3 Se solicitaron 3 cotizaciones o propuestas a proveedores si el monto de la adquisición era mayor de $ 10 000 hasta 286 000 + IVA

4 Se elaboró el informe comparativo de propuestas

5 Se seleccionó al proveedor en base a la calidad, precio y tiempo de entrega de los artículos requeridos

6 Se autorizó la adquisición en el informe comparativo de propuestas

7

Se solicitó a la Dirección General de Adquisiciones de la Secretaría de Hacienda el padrón de proveedores del Estado en el ramo cuando la adquisición era mayor de $286 000 hasta $1 664 000, para realizar la licitación simplificada

8 Se envió invitación a 3 proveedores para realizar la licitación simplificada

9 Se realizó la licitación simplificada conforme a la normatividad aplicable

10 Se elaboró la convocatoria para la licitación pública cuando el monto de la adquisición era mayor de 41 664 000

11 Se publicó la convocatoria en COMPRANET y un diario de mayor circulación en la ciudad

12 Se realizó la licitación pública conforme a la normatividad aplicable

13 Se elaboró la orden de compra o de servicio en todos los casos

06-SIP-P01-F04/REV.00

VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para

Adolescentes

208

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisiciones y suministros

Hoja 1 de 2




14 Se autorizó la orden de compra o de servicio en todos los casos

15

Se capturó la orden de compra o de servicio en el inventario de recursos materiales y suministros

16

Se recibió requisición de materiales y suministros de la áreas de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes firmada por el director de área respectivo

17 Se entregaron los materiales y suministros solicitados

18 Se capturaron las requisiciones en el inventario de materiales y suministros

19 Se generó el inventario mensual

06-SIP-P01-F04/REV.00

Nombre y firma del verificador



Adolescentes

209

Mantenimiento de Vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para

Adolescentes

210

Ente Público 14

Direccionamiento al PED 01-06-02

Hoja No. 1 de 3

Macroproceso 07

Subproceso 06

Fecha de elaboración 30/10/07

Unidad Administrativa 05DIT

Procedimiento P10

No. de Revisión REV.00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes


I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Tramitar y supervisar el servicio que se brinda a los vehículos oficiales de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes

II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica

A la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de mantenimiento de vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes desarrollados por la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes IV. DEFINICIONES

SESP: Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública DGITAMA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes OS: Orden de servicio V. REFERENCIAS

- Constitución Política del Estado de Sonora - Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora - Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009 - Reglamento Interior de la Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública - Manual de Organización de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes VI. POLÍTICAS 1. Las órdenes de servicio recibidas serán tramitadas bajo el mismo criterio. 2. Se deberá explicar a todos los empleados que tengan bajo su resguardo un vehículo las medidas que se tomarán para cumplir con la orden de servicio solicitada. 3. Se deberán atender las políticas emitidas por la Dirección General para el uso de los vehículo oficiales VII. PRODUCTOS

1. Orden de servicio autorizada 2. Servicio de mantenimiento realizado VIII. CLIENTE(S) 1. Personal de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes con resguardo de vehículo

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

06-SIP-P01-F02/REV.00

211

Ente Público 14


Hoja No. 2 de 3

Macroproceso 07

Subproceso 06



Procedimiento P10




IX. INDICADORES Nº de órdenes de servicio autorizadas/Total de órdenes de servicio solicitadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS 14-05DIT-P09-G01/REV.00. Diagrama de flujo del procedimiento mantenimiento de vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes Inventario de registro de procedimiento Verificación de la ejecución del procedimiento XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGITAMA - Autorizar las órdenes de requisición Director Administrativo de la DGITAMA - Recibir las órdenes de servicio de mantenimiento - Evaluar las órdenes de servicio recibidas -Autorizar las órdenes de servicio Personal de la DA - Enviar las órdenes servicio a quien corresponda para su ejecución - Supervisar el mantenimiento de los vehículos oficiales - Actualizar las bitácoras de los vehículos oficiales - Notificar el servicio de mantenimiento realizado a los vehículos oficiales XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

1. Recepción de la Orden de Requisición

Director Administrativo

1.1. Recibe del personal que tiene bajo su resguardo el vehículo orden de servicio para el mantenimiento del mismo

Orden de servicio

1.2. Evalúa la orden de servicio recibida.

1.3. Autoriza la orden de servicio 06-SIP-P01-F02/REV.00


212

Ente Público 14


Hoja No. 3 de 3

Macroproceso 07

Subproceso 06



Procedimiento P10




Responsable de Recursos Materiales

1.4. Recibe la orden de servicio autorizada

1.5. Envía orden de servicio a quien va prestar el mismo para su ejecución.

2. Seguimiento del mantenimiento

2.1. Realiza una inspección para verificar el mantenimiento brindado al vehículo oficial de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes

2.2. Actualiza bitácora del vehículo oficial Bitácora


2.3. Notifica al Director General el servicio de mantenimiento realizado al vehículo oficial

Tarjeta informativa

Fin del Procedimiento

Elaboró: Presentó: Aprobó:

Lic. Gabriela Petterson Rosas

Directora Administrativa

Lic. Juan Jorge Aldrete Vázquez

Director General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas

para Adolescentes

Lic. Francisco Figueroa Souquet

Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública

06-SIP-P01-F02/REV.00


213

Inventario de Registro

214


Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 14-01-06-02-07/05DIT-06-P10/REV.00


No. Registro Tipo de

Resguardo* Responsable/

Puesto Tiempo de resguardo

Ubicación del resguardo

1 Orden de servicio Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección

Administrativa

2 Bitácora Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección

Administrativa

3 Tarjeta Informativa Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección

Administrativa

06-SIP-P01-F03/REV.00 *Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro.

INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública

Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes

215

Diagrama de Flujo

216


DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES

DIAGRAMA DE FLUJO




CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P10/ REV.00


A

A

Inicio

Evalúa la OS recibida

14-05DIT-P10-G01/REV.00 217

Recibe la OS autorizada

Envía orden de requisición a quien va a prestar el servicio para su ejecución

Orden de servicio

Recibe del personal que tiene bajo su resguardo el vehículo OS para el mantenimiento del mismo

Autoriza la OS

Fin del

procedimiento

Tarjeta informativa

Notifica al Director General el servicio de mantenimiento realizado la vehículo oficial

Bitácora

Actualiza bitácora del vehículo oficial

Realiza una inspección para verificar el mantenimiento brindado al vehículo oficial de la DGITAMA


218


Hoja 1 de 1



No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO 1

Se recibió del personal que tiene bajo su resguardo el vehículo la orden de servicio para el mantenimiento del mismo.

2

Se evaluó la orden de servicio recibida.

3

Se autorizó la orden de servicio.

4 Se recibió la orden de servicio autorizada 5

Se envió la orden de servicio a quien iba a prestar el mismo para su ejecución.

7

Se realizó una inspección para verificar el mantenimiento brindado al vehículo oficial de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes

8 Se actualizó la bitácora del vehículo oficial 9

Se notificó al Director General el servicio de mantenimiento realizado al vehículo oficial

06-SIP-P01-F04/REV.00




Adolescentes

219

Elaboración de Órdenes de Pago para Proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de

Aplicación de Medidas para Adolescentes

220

Ente Público

14 Direccionamiento al PED 01-06-02

Hoja No. 1 de 4

Macroproceso 07

Subproceso 07


Unidad Administrativa 05 DIT

Procedimiento P11


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de órdenes de pago para proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes


I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Elaborar órdenes de pago para los proveedores de acuerdo a la documentación comprobatoria correspondiente II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica

A la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración de órdenes de pago para proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes desarrollados por la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes IV. DEFINICIONES

SESP: Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública DGAEC: Dirección General de Administración, Evaluación y Control DGITAMA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes SE: Subsecretaría de Egresos DGT: Dirección General de Tesorería SA: Subdirección de Adquisiciones LAD: Línea de acción disponible OCCFOA: Orden de compra con factura original adjunta V. REFERENCIAS - Constitución Política del Estado de Sonora - Ley del Presupuestos de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal - Reglamento Interior del Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública - Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009 - Decreto que Aprueba el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado - Manual de Organización de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes. VI. POLÍTICAS 1. El trámite se realiza igual para todos los proveedores y prestadores de servicio, excepto deudores del erario y alimentación, que deberá realizarse con mayor rapidez. VII. PRODUCTOS

1. Orden de pago 06-SIP-P01-F02/REV.00


221

Ente Público


Hoja No. 2 de 4

Macroproceso 07

Subproceso 07



Procedimiento P11




VIII. CLIENTE(S) 1. Proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes IX. INDICADORES Nº de órdenes de pago entregadas/Total de órdenes de pago autorizadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS 14-05DIT-P10-G01/REV.00. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración de órdenes de pago para proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes Inventario de registro de procedimiento Verificación de la ejecución del procedimiento

XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGITAMA - Autorizar las órdenes de pago. Director Administrativo de la DGITAMA - Recibir orden de compra y factura original - Enviar órdenes de pago al Director General para firma - Enviar órdenes para firma del Director General de Administración de la Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública - Enviar órdenes de pago para su validación a al Dirección General de Tesorería - Recibir orden de pago validada con todas las firmas - Entregar órdenes de pago a proveedores Personal de la Dirección Administrativa - Elaborar la solicitud de orden de pago. - Revisar que la solicitud de pago lleve todos los requisitos de acuerdo con la factura - Elaborar órdenes de pago - Reproducir las facturas.

06-SIP-P01-F02/REV.00


222

Ente Público 14


Hoja No. 3 de 4

Macroproceso 07

Subproceso 07



Procedimiento P11




XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

1. Recepción de la orden de compra


1.1. Recibe orden de compra o de servicio con factura original adjunta de la Subdirección de Adquisiciones cuando la compra excede de $15000 o sólo factura directamente del proveedor

Orden de compra Orden de servicio Factura

Responsable de Recursos Financieros

1.2. Elabora solicitud de pago

Solicitud de Pago

2. Revisión de documentación

2.1.Revisa la documentación que conforma la solicitud de pago (solicitud y factura original)

2.2. Revisa que la solicitud de pago lleve todos los requisitos de acuerdo con la factura

3. Elaboración de orden de pago

3.1. Elabora orden de pago de acuerdo a la solicitud de pago y se compromete la factura de acuerdo al presupuesto y línea de acción disponible

Orden de Pago

3.2. Fotocopia dos juegos de las facturas

Copias de Ordenes de Pago

4. Revisión de las órdenes de pago

4.1.- Revisa que las órdenes lleven todos los requisitos (facturas, póliza)

5.- Envío de órdenes de pago

06-SIP-P01-F02/REV.00


223

Ente Público


Hoja No. 4 de 4

Macroproceso 07

Subproceso 07



Procedimiento P11





5.1. Envía las órdenes de pago para firma del Director General

5.2. Envía órdenes de pago para firma del Director General de Administración, Evaluación y Control de la Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública

5.3. Envía órdenes de pago para su validación a la Dirección General de Tesorería

6. Entrega de órdenes de Pago

6.1. Recibe la orden de pago ya validada con todas las firmas autorizadas.


6.2. Entrega órdenes de pago a proveedores para su pago por cadenas productivas o depósito a cada Proveedor

Fin del procedimiento






para Adolescentes



06-SIP-P01-F02/REV.00


224


225

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de órdenes de pago para los proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes

Hoja 1 de 1



No. Registro Tipo de

Resguardo* Responsable/

Puesto Tiempo de resguardo


1 Orden de compra Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección

Administrativa

2 Factura Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección

Administrativa

3 Solicitud de Pago Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección

Administrativa

4 Orden de Pago Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección

Administrativa

5 Copias de la Orden de

Pago Papel Director Administrativo 5 años

Archivo de la Dirección Administrativa


INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO

Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de

Medidas para Adolescentes

226

Diagrama de Flujo

227

Solicitud de pago

228

SECRETARÍA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES

DIAGRAMA DE FLUJO



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de ordenes de pago para los proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P11/ REV.00

Orden de pago

Revisa que la solicitud de pago lleve todos los requisitos de acuerdo con la factura

A

B A

B

14-05DIT-P11-G01/REV.00

Inicio Revisa la documentación que conforma la solicitud de pago (solicitud y factura original)

Elabora solicitud de pago

Revisa que las órdenes lleven todos los requisitos (facturas, pólizas)

Elabora orden de pago de acuerdo a la solicitud de pago y compromete factura de acuerdo al presupuesto y

Envía las órdenes de pago para firma del Coordinador General

Envía órdenes de pago para firma del DGAEC de la Secretaría ejecutiva de Seguriadd Pública

Envía órdenes de pago para su validación de la Dirección General de Tesorería

Recibe la orden de pago ya validada con todas las firmas autorizadas

Copias de órdenes de pago

Fotocopia dos juegos de las facturas

Orden de compra Factura

Recibe OCCFOA de la SA cuando la compara excede de 15000 o sólo factura directamente del proveedor

Entrega órdenes de pago a proveedores para su pago por cadenas productivas o depósito a cada proveedor

Fin del

procedimiento



229


Hoja 1 de 2




1 Se recibió orden de compra con factura original adjunta de la Subdirección de Adquisiciones cuando la compra excedía de $15000 o sólo factura directamente del proveedor.

2 Se elaboró la solicitud de pago

3 Se revisó la documentación que conforma la solicitud de pago

4 Se revisó que la solicitud de pago llevara todos los requisitos de acuerdo con la factura

5 Se elaboró la orden de pago de acuerdo a la solicitud de pago y se comprometió la factura de acuerdo al presupuesto y línea de acción disponible

6 Se fotocopiaron dos juegos de las facturas

7 Se revisó que las órdenes llevaran todos los requisitos

8

Se enviaron las órdenes de pago para firma del Director General

9

Se enviaron las órdenes de pago para firma del Director General de Administración y Evaluación de la Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública

10

Se enviaron las órdenes de pago para su validación a la Dirección General de Tesorería

06-SIP-P01-F04/REV.00



Adolescentes

230


Hoja 2 de 2




11 Se recibió la orden de pago ya validada con todas las firmas autorizadas

12 Se entregaron las órdenes de pago a proveedores ya sea por cadenas productivas o depósito correspondiente a cada proveedor

06-SIP-P01-F04/REV.00




Adolescentes

231

Trámite para el Pago de Viáticos

232

Ente Público 14


Hoja No. 1 de 4

Macro proceso 07

Subproceso 07



Procedimiento P12


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P12/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Otorgar el cheque póliza para la persona comisionada para el pago de viáticos.

II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica

A la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes. III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de trámite de pago de viáticos desarrollados por la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes. IV. DEFINICIONES

DGITAMA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes. SIIAF: Sistema Integral de Información y Administración Financiera SPVGC: Solicitud de pago de viáticos y gastos de camino V. REFERENCIAS

- Constitución Política del Estado de Sonora - Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado ce Sonora - Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal - Reglamento Interior del Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública - Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009 - Decreto que Aprueba el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado - Manual de Organización de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes. VI. POLÍTICAS 1. El trámite para entregar el cheque a la persona comisionada se realizará de igual forma para todo el personal. 2. A todas las personas que se les entregue el cheque se les explicará claramente que deben de cumplir con el requisito de entregar el oficio de comisión firmado y/o sellado, facturas de los gastos comprobatorios y el informe de actividades realizado a la Dirección Administrativa. VII. PRODUCTOS

1. Cheque 06-SIP-P01-F02/REV.00


233

Ente Público 14


Hoja No. 2 de 4

Macro proceso 07

Subproceso 07



Procedimiento P12



VIII. CLIENTE(S)

1. Personal de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes.

IX. INDICADORES Nº de cheques entregados/Total de cheques autorizados X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS 14-05DIT-P11-G01/REV.00. Diagrama de flujo del procedimiento trámite para el pago de viáticos Inventario de registro de procedimiento Verificación de la ejecución del procedimiento

XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGITAMA - Expedir los oficios de comisión del personal de la DGITAMA Director administrativo de la DGITAMA - Recibir los oficios de comisión del personal - Analizar los datos del oficio para el trámite correspondiente - Notificar a la persona comisionada para que firme cheque y solicitud de pago de viáticos y gastos de camino - Entregar el cheque póliza a la persona comisionada y explicarle la documentación ya firmada que debe entregar a su vez - Recibir la póliza y la solicitud de pago de viáticos y gastos del camino por parte de la persona comisionada - Recibir de la persona comisionada el informe de comisión sobre la actividad realizada Personal de la Dirección Administrativa - Elaborar las solicitudes de pago - Elaborar cheque póliza de acuerdo a la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino - Revisar el cheque póliza y solicitud de viáticos para verificar que las tarifas correspondan al lugar y días señalados - Tramitar la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino - Recibir la documentación comprobatoria - Archivar la póliza, oficio de comisión, facturas e informe de comisión

06-SIP-P01-F02/REV.00


234

Ente Público 14


Hoja No. 3 de 4

Macro proceso 07

Subproceso 07



Procedimiento P12



XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

1. Recepción de oficio de comisión


1.1. Recibe oficio de comisión expedido por la Dirección General.

Oficio de comisión

1.2. Analiza los datos (nombre, lugar y el tiempo de comisión) para dar el trámite correspondiente.

2. Elaboración de Solicitud de Pago, de viáticos y gastos de camino.


2.1. Elabora la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino de acuerdo al lugar y días señalados en el oficio para sus tarifas correspondientes

Solicitud de Pago

2.2. Elabora cheque póliza de acuerdo a la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino. Cheque

2.3. Revisa el cheque póliza y solicitud de viáticos para verificar que las tarifas correspondan al lugar y días que señala el oficio

3. Entrega de Cheque póliza

3.1. Notifica a la persona comisionada para que firme el cheque póliza y la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino.

3.2. Entrega el cheque a la persona comisionada y le indica que debe entregar el oficio de comisión firmado y/o factura de hotel y un informe de Actividades.

3.3. Recibe la póliza y la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino firmadas por el empleado comisionado.

Póliza Solicitud de pago

“Una vez realizadas todas las comprobaciones” 06-SIP-P01-F02/REV.00


235

Ente Público 14


Hoja No. 4 de 4

Macro proceso 07

Subproceso 07



Procedimiento P12



4. Comprobación de Viáticos


4.1. Recibe de la persona comisionada el oficio de comisión firmado y sellado por la institución visitada y/ o factura de hotel por la pernocta.

Oficio de comisión firmado y sellado


.4.2. Recibe de la persona comisionada dentro de los 5 días siguientes un informe de comisión sobre la actividad realizada.

“Una vez realizadas todas las comprobaciones”

5. Trámite de la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino


5.1. Tramita la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino como reposición de fondo revolvente mediante una orden de pago emitida por el SIIAF para recuperar el gasto emitido por estos conceptos.

5.2. Archiva la póliza, el oficio de comisión firmado y/o factura e informe de comisión para comprobar el pago de viáticos efectuado.

Fin del procedimiento






para Adolescentes



06-SIP-P01-F02/REV.00


236


237

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos Hoja 1 de 1



No. Registro Tipo de Resguardo*

Responsable/ Puesto

Tiempo de resguardo


1 Oficio de comisión Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección

Administrativa

2 Solicitud de Pago Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección

Administrativa

3 Cheque Papel Empleado comisionado 1 día Archivo del empleado

4 Póliza Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección

Administrativa

5 Oficio de comisión firmado y sellado

Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección

Administrativa


INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública

Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes

238

Diagrama de Flujo

239

SECRETARÍA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES

DIAGRAMA DE FLUJO



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P12/ REV.00

Tramita la SPVGC como reposición de fondo revolvente mediante una orden de pago emitida por el SIIAF para recuperar el gasto por estos conceptos

Elabora cheque póliza de acuerdo a la SPVGC

A

B A

B

14-05DIT-P12-G01/REV.00

Solicitud de pago Cheque

Elabora la SPVGC de acuerdo al lugar y días señalados en el oficio para sus tarifas correspondientes

Inicio

Fin del

procedimiento

Entrega el cheque a la persona comisionada y le indica que debe entregar el oficio de comisión firmado y/o factura de hotel y un informe de actividades

Analiza los datos (nombre, lugar y el tiempo de comisión) para dar el trámite correspondiente

Revisa el cheque póliza y solicitud de viáticos para verificar que las tarifas correspondan al lugar y días que señala el oficio

Notifica a la persona comisionada para que firme el cheque póliza y la SPVGC

Archiva la póliza, el oficio de comisión firmado y/o factura e informe de comisión para comprobar el pago de viáticos efectuado

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Póliza y SPVGC

Recibe la póliza y la SPVGC firmadas por el empleado comisionado

Informe

Recibe de la persona comisionada dentro de los 5 días siguientes un informe de comisión sobre la actividad realizada

Oficio comisión y/o factura

Recibe de la persona comisionada el oficio de comisión firmado y sellado por la institución visitada y(o factura de hotel por la pernocta

Oficio de comisión

Recibe oficio de comisión expedido por la Dirección General



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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos

Hoja 1 de 2



No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO 1

Se recibió el oficio de comisión expedido por la Dirección General

2 Se analizaron los datos para dar el trámite correspondiente

3

Se elaboró la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino de acuerdo al lugar y los días señalados en el oficio para sus tarifas correspondientes

4 Se elaboró el cheque póliza de acuerdo a la solicitud de

pago de viáticos y gastos de camino

5

Se revisó el cheque póliza y solicitud de viáticos para verificar que las tarifas correspondían al lugar y días señalados en el oficio

6

Se notificó a la persona comisionada para que firmara el cheque póliza y la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino

7

Se le entregó el cheque a la persona comisionada y se le indicó que debía entregar el oficio de comisión firmado y/o factura de hotel y un informe de actividades

8 Se recibió la póliza y la solicitud de pago de viáticos y gastos

de camino firmadas por el empleado comisionado

9 Se recibió de la persona comisionada el oficio de comisión

firmado y sellado por la institución visitada y/o la factura del hotel por la pernocta

10

Se recibió de la persona comisionada dentro de los 5 días siguientes un informe de comisión sobre la actividad realizada

11

Se tramitó la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino como reposición de fondo revolvente mediante una orden de pago del SIIAF para recuperar el gasto emitido por estos conceptos

06-SIP-P01-F04/REV.00



Adolescentes

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos

Hoja 2 de 2




12 Se archivó la póliza, el oficio de comisión firmado y/o factura e informe de comisión para la comprobación del pago de viáticos efectuado

06-SIP-P01-F04/REV.00




Adolescentes

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Bibliografía

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Bibliografía

• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora, expedida

el 15 de septiembre de 1917.

• Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora. Boletín Oficial del Gobierno del Estado N° 53, de fecha 30 de diciembre de 1985

• Ley de Seguridad Pública para el Estado de Sonora. Boletín Oficial del

Gobierno del Estado N° 53, de fecha 30 de diciembre de 1996.

• Reglamento Interior del Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública. Boletín Oficial del Gobierno del Estado N° 22, de fecha 15 de marzo de 2007.

• Decreto Que Aprueba el Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009. Boletín

Oficial del Gobierno del Estado N°43, de fecha 27 de noviembre de 2003

• Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos. Secretaría de

la Contraloría General, abril de 2005.

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