gestors d'arxius web - ioc

Gestors darxius webMontserrat Madridejos Mora Jordi Caacuterdenas Guia

Aplicacions Web

Aplicacions Web Gestors darxius web

Iacutendex

Presentacioacute 5

Resultats drsquoaprenentatge 7

1 Instalmiddotlacioacute de gestors drsquoarxius web 911 Evolucioacute histograverica dels gestors drsquoarxius web 1012 Caracteriacutestiques i funcionalitats bagravesiques dels gestors drsquoarxius web 1613 Classificacioacute de les aplicacions de gestors drsquoarxius web 2014 Proceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute drsquoun gestor drsquoarxius web OpenKM 21

141 Instalmiddotlacioacute drsquoOpenKM en Windows 24142 Instalmiddotlacioacute drsquoOpenKM en Linux 27

15 Funcionalitats bagravesiques del gestor drsquoarxius web OpenKM 32151 Format de la informacioacute que es pot gestionar 33152 Treball colmiddotlaboratiu 35153 Capitalitzacioacute del programari 39154 Arquitectura de lrsquoaplicacioacute 42155 Organitzacioacute per nivells drsquoOpenKM 43156 Entorns drsquouacutes del gestor drsquoarxius OpenKM 44157 Instalmiddotlacioacute del gestor drsquoarxius documentals 48

2 Configuracioacute i uacutes del servei de gestioacute drsquoarxius web 4921 Primeres passes de la configuracioacute 51

211 Estructura de fitxers drsquoun gestor drsquoarxius web OpenKM 51212 Arxius de configuracioacute per defecte de lrsquoaplicacioacute 55213 Arxius de configuracioacute personalitzada 66214 Consola de configuracioacute 68

22 Administracioacute drsquousuaris 69221 Afegir nous usuaris 69222 Modificar i eliminar usuaris 70

23 Administracioacute de grups 71231 Creacioacute de grups i subgrups 72232 Afegir i eliminar usuaris a un grupsubgrup 72

24 Administracioacute del contingut 72241 Creacioacute drsquoespais 73242 Afegir o crear nous arxius a lrsquoespai 74243 Compartir contingut 75244 Cerca de contingut 76245 Copiar i enganxar 76

25 Entorn drsquousuari 76251 Acceacutes a lrsquoentorn del gestor drsquoarxius web 77252 Pagravegina principal 79253 Altres espais de configuracioacute 83254 Agraverea de treball 84


3 Integritat del servei i documentacioacute tegravecnica 8531 Indexacioacute dels arxius 8532 Mecanismes de seguretat del sistema 86

321 Rols i permisos als usuaris 86322 Convidar usuaris o grups a un contingut 87323 Autenticacioacute drsquousuaris 88324 Connexioacute segura amb SSL 88

33 Cerca i interpretacioacute de documentacioacute tegravecnica 8934 Documentacioacute dels gestors drsquoarxius web 91

341 Documentacioacute del proceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute i configuracioacute drsquoOpenKM 92342 Documentacioacute de les incidegravencies i solucions 93

35 Desinstalmiddotlacioacute drsquoOpenKm 96

Aplicacions Web 5 Gestors darxius web

Presentacioacute

Des de lrsquoaparicioacute dels primers sistemes de fitxers els sistemes operatius hannecessitat una eina que permeteacutes als usuaris treballar amb el sistema de fitxersi que mostreacutes el contingut del disc dur drsquouna manera amigable i fagravecil de gestionarAquesta eina eacutes el gestor drsquoarxius que srsquoencarrega de fer drsquointermediari entre lesdades del sistema i nosaltres

Amb lrsquoaparicioacute de les xarxes drsquoordinadors es va crear un protocol capaccedil detransferir fitxers basat en una arquitectura client-servidor lrsquoFTP (de lrsquoanglegravesFile Transfer Protocol Protocol de transferegravencia drsquoarxius) Tot i aixiacute aquestmecanisme de transferegravencia (que encara srsquoutilitza avui dia) resulta de certacomplicacioacute per als usuaris que no tenen coneixements tegravecnics en informagravetica

Quan es va produir la gran expansioacute comercial drsquoInternet cap a mitjan anysnoranta del segle XX la necessitat de disposar dels arxius va passar de ser unanecessitat local a una necessitat global eacutes a dir de poder disposar dels nostresarxius a traveacutes drsquoInternet des de qualsevol part del moacuten

Aquest conjunt de fets va impulsar el naixement drsquoaplicacions web que permetes-sin tenir acceacutes als arxius de manera remota i senzilla els gestors drsquoarxius web

Al llarg drsquoaquesta unitat formativa coneixereu les diverses aplicacions de gestorsdrsquoarxius web que hi ha en el mercat i la manera meacutes usual drsquoinstalmiddotlar-les iconfigurar-les en un servidor Veureu que no deixen de ser aplicacions web i quesrsquoinstalmiddotlen de manera molt similar a la resta drsquoaplicacions que heu vist i queveureu en aquest mogravedul

En lrsquoapartat ldquoInstalmiddotlacioacute dels gestors drsquoarxius webrdquo fareu un repagraves de la histograveriadels gestors drsquoarxius fins a lrsquoaparicioacute dels gestors drsquoarxius web Analitzareu lescaracteriacutestiques i funcionalitats dels gestors drsquoarxius i seguireu els passos perinstalmiddotlar un gestor drsquoarxius documental

En lrsquoapartat ldquoConfiguracioacute i uacutes del servei de gestioacute drsquoarxius webrdquo aprendreu aconfigurar lrsquoaplicacioacute a gestionar els espais del gestor i descobrireu la potegravenciade cerca que pot tenir un gestor quan es fan servir les dades que informen delcontingut dels arxius (metadades) Tambeacute aprendreu a crear i administrar elscomptes drsquousuari

Lrsquoapartat ldquoIntegritat del servei i documentacioacute tegravecnicardquo explica la manera comsrsquoindexen els arxius en el gestor i els mecanismes de seguretat de quegrave disposaper autenticar els usuaris i tenir un control dels seus rols i permisos Aquestsmecanismes seran molt uacutetils a lrsquohora drsquoimplantar lrsquoaplicacioacute web en un entornempresarial

Aquesta unitat formativa eacutes eminentment pragravectica i eacutes convenient anar seguint totsels passos de configuracioacute amb molta atencioacute tenint cura de cada detall Per aixograve


conveacute que aneu fent les activitats proposades i els exercicis drsquoautoavaluacioacute aixiacutecom tenir coneixement de la documentacioacute tegravecnica per poder arribar a instalmiddotlar iconfigurar lrsquoaplicacioacute sense problemes i amb el magravexim de garanties El fet que lesaplicacions web que srsquoexpliquen tinguin llicegravencia GPL permetragrave que les pugueuutilitzar sense problemes fins i tot per a un uacutes comercial


Resultats drsquoaprenentatge

En acabar la unitat heu drsquohaver assolit les fites seguumlents

1 Establir la utilitat drsquoun servei de gestioacute drsquoarxius web

2 Descriure diferents aplicacions de gestioacute drsquoarxius web

3 Instalmiddotlar i adaptar una eina de gestioacute drsquoarxius web

4 Crear i classificar comptes drsquousuari en funcioacute dels seus permisos

5 Gestionar els arxius i els directoris del gestor

6 Aplicar criteris drsquoindexacioacute sobre els arxius i directoris

7 Comprovar la seguretat del gestor drsquoarxius

8 Cercar i interpretar documentacioacute tegravecnica en les llenguumles oficials i en les demeacutes uacutes del sector

9 Documentar adequadament la configuracioacute dels serveis de gestioacute drsquoarxiusweb les incidegravencies aparegudes i les solucions aportades


1 Instalmiddotlacioacute de gestors drsquoarxius web

La gestioacute de la informacioacute eacutes un aspecte de creixent importagravencia a mesura quesrsquoesteacuten lrsquouacutes drsquoInternet El volum de dades dels usuaris augmenta fins al punt quepot esdevenir una necessitat poder-hi accedir drsquouna manera remota i compartidaen aquest sentit fer-ho des drsquoun navegador eacutes cada cop meacutes comuacute

A lrsquohora de gestionar continguts de diversos formats els gestors drsquoarxius websimplifiquen el treball dels tegravecnics Diversos soacuten els contextos on eacutes recomanablela utilitzacioacute drsquoeines basades en lrsquouacutes de navegador empreses de diferent midauniversitats o centres educatius

Un gestor drsquoarxius web eacutes una aplicacioacute web que permet consultar imanipular un sistema drsquoarxius remot

Des de lrsquoaparicioacute del protocol FTP lrsquoany 1971 passant per la invencioacute pelprograma ping per part del cientiacutefic Mike Muuss el 1983 lrsquouacutes de les xarxes haanat guanyant en precisioacute i senzillesa Els gestors drsquoarxius web han esdevinguten aquest sentit una fita important dels darrers anys

Una caracteriacutestica del programari eacutes que sol evolucionar en el temps A la figura11 podeu veure quin era lrsquoaspecte del programa File Thingie un gestor de fitxersweb basat en el llenguatge de programacioacute PHP

Figura 11 Interfiacutecie web del File Thingie

Interfiacutecie web drsquoun gestor drsquoarxius web basats en PHP el File Thingie

Avui en dia existeixen diferents aplicacions per gestionar els arxius web Calestudiar les diferents possibilitats que hi ha al mercat i utilitzar aquell gestor quemeacutes srsquoadapti als requisits solmiddotlicitats pels usuaris

En aquest context laparaula web fa almiddotlusioacute a lrsquouacutesdel protocol drsquoaplicacioacuteHTTP per a la transferegravenciade pagravegines web Aixiacute doncsel terme gestors drsquoarxiusweb fa referegravencia aaplicacions gestoresdrsquoarxius basades en webaccessibles a traveacutes delsnostres navegadorsdrsquoInternet (per exemple elFirefox o lrsquoInternet Explorer)

La paraula arxiu en elcontext drsquoUnix es refereix aun conjunt de fitxersagrupats en un de sol(normalment comprimits)perograve al llarg drsquoaquestmaterial utilitzarem lesparaules fitxers i arxiusindistintament

File transfer protocol (FTP)

LrsquoFTP eacutes un protocol de xarxaamb arquitectura client-servidorque es remunta a lrsquoany 1973 ique va ser dissenyat perintercanviar i manipular arxius atraveacutes drsquouna xarxa drsquoordinadorsque utilitzi el protocol IP comara Internet Inicialment lrsquoFTPes cridava a traveacutes drsquouna consolao terminal i tota la interfiacutecie eraen mode text perograve meacutes endavantes van desenvolupar interfiacuteciesde tipus gragravefic que el suporten

PHP (PHP HypertextPreprocessor) eacutes unllenguatge de programacioacuteque srsquoutilitza per generarpagravegines web dinagravemiques


John Socha eacutes lrsquoautor deNorton Commander Si

voleu seguir a lrsquoautor podeuconsultar el seu blog httpblogssochacom

Ranger(httpnongnuorgranger)

eacutes un exemple actual deprogrames Orthodox

11 Evolucioacute histograverica dels gestors drsquoarxius web

Per trobar lrsquoorigen dels gestors drsquoarxius web hem de viatjar fins lrsquoany 1978 Aques-ta data marca lrsquoinici del desenvolupament drsquoaquest tipus de programes on un bonexemple dels mateixos soacuten els CMS (conversational monitor system lsquosistema degestioacute de contingutsrsquo) que van anar evolucionant fins arribar a un punt importantlrsquoaparicioacute dels OFM (orthodox file managers lsquogestor drsquoarxius ortodoxrsquo) Els OFMmostraven informacioacute referent als fitxers utilitzant tres finestres (dues srsquoocupavende mostrar informacioacute i lrsquoaltra era una liacutenia de comandes)

Un altre exemple eacutes Flist (1981) (figura 12) que permetia visualitzar una llistade tots els fitxers i mostrar-los de manera ordenada en funcioacute drsquoalgun dels seusatributs Aquest gestor estava format per tres agraverees clarament visibles en la partsuperior es mostrava informacioacute genegraverica de la llista en la part central una llistaindicava per columnes els tipus de fitxers i els seus atributs i finalment en la partinferior hi havia un petit menuacute que permetia fer certes operacions sobre la llista osobre els fitxers seleccionats amb una X de la llista

Figura 12 Vista de la interfiacutecie de Flist

Interfiacutecie del gestor drsquoarxius Flist sobre IBM VMSP CMS

Despreacutes van aparegraveixer altres programes que van fer servir Flist com a font drsquoinspi-racioacute com el Filelist o el Fulist que funcionaven en altres sistemes operatius

Un dels OFM meacutes famosos eacutes Norton Commander Al voltant de lrsquoany 1986aparegueacute aquest programa (figura 13) que ja incloiumla una interfiacutecie gragraveficamolt primitiva encara en mode text Aquesta categoria de gestors drsquoarxius escaracteritzava per dividir la pantalla en dos menuacutes (superior i inferior) i tresfinestres dues de les quals mostraven una llista dels fitxers continguts en unacarpeta mentre que lrsquouacuteltima incloiumla lrsquointegraverpret drsquoordres (shell) del sistema Ameacutes tambeacute es permetia lrsquouacutes del ratoliacute per interaccionar amb la interfiacutecie i es


podia amagar i modificar la mida dels dos taulers en cas que fos necessari obteniruna vista meacutes agravemplia de lrsquointegraverpret drsquoordres

Figura 13 Menuacute principal de Norton Commander

Interfiacutecie gragravefica en mode text del gestor drsquoarxius Norton Commander

Lrsquoevolucioacute dels sistemes operatius cap a sistemes amb entorn de finestres vapropiciar lrsquoaparicioacute dels navigational file managers (tambeacute anomenats lsquogestors detipus navegadorrsquo) Aquests gestors utilitzen la interfiacutecie gragravefica per comunicar-seamb lrsquousuari i permetre que aquest gestioni els fitxers El programa WindowsExplorer un navigational file manager integrat al sistema operatiu MicrosoftWindows va ser una de les eines meacutes populars en el seu temps (hem de retrocedirfins lrsquoany 1995) Altres gestors molt importants van ser el Finder per a sistemesMac OS X en el qual es fonamenta lrsquoactual iTunes Per a distribucions Linuxdisposem drsquoalguns bons exemples com Dolphin o Nautilus (vegeu la figura 14)que pertanyen al mateix format de programari Nautilus va tenir un alt grau

drsquoacceptacioacute per part delsusuaris de distribucionsLinux


Figura 14 Finestres de navegacioacute del Nautilus

Interfiacutecie del Nautilus File Manager

Aviat es va produir un canvi disruptiu en lrsquoescena informagravetica la representacioacutede fitxers i directoris com si fossin objectes fiacutesics Actualment aquesta eacutes laconcepcioacute que molts usuaris tenen de lrsquoemmagatzematge de la informacioacute basaten lrsquoabstraccioacute El nom tegravecnic del programari que srsquoadscriu a aquest principi eacutesspatial file manager (lsquogestor espacial drsquoarxiusrsquo) De forma resumida consisteix amostrar en una finestra el contingut drsquoun directori permetent a lrsquousuari arrossegarqualsevol contingut des drsquoun origen fins a un destiacute Alguns dels gestors meacuteshabituals que utilitzen aquesta gestioacute dels espais soacuten Finder (a partir de la versioacute5) Konqueror (a partir de la versioacute 29) o Windows Explorer

En el moment drsquoaparegraveixer en escena aquesta tipologia de programes va destacarlrsquooriginal manera que tenien de gestionar les finestres i de representar els arxius iles carpetes Aquest tipus de gestors drsquoarxius trencaven amb lrsquoestructura riacutegidade les tres finestres i intentaven imitar la manera com una persona treballaamb els documents fiacutesics Aixiacute cada carpeta (antigament anomenada directori)corresponia a una uacutenica finestra la mida de la qual era gran o petita en funcioacute dela quantitat drsquoarxius que inclogueacutes (si nrsquohi havia massa per fer-los encabir en unafinestra es mostraven en forma de llista) i els arxius nomeacutes es podien veure totsalhora en una finestra

Aquests nous tipus de gestors drsquoarxius suposaren tambeacute un salt evolutiu en lamanera de visualitzar gragraveficament els arxius En els gestors drsquoarxius previs lavisualitzacioacute es limitava a una llista mentre que en aquesta nova generacioacute deprogramari els fitxers es mostraven amb tot tipus de detalls visuals i amb iconesque els identificaven gragraveficament


Aixiacute doncs srsquoaconseguia imitar la manera com una persona treballaria ambcarpetes de documents a lrsquooficina obrir lrsquoarxivador consultar les carpetesdisponibles obrir-ne una i disposar el contingut damunt una taula De la mateixamanera es podia aplicar la metodologia de manera ldquovirtualrdquo obrir el gestordrsquoarxius (lrsquoarxivador) consultar les carpetes disponibles (de manera jeragraverquica)seleccionar-ne una i obrir-la virtualment en una finestra que distribuiacutes de maneraespacial les icones que representen cada fitxer (equivaldria a disposar-ne elcontingut damunt la taula)

Contemporagraveniament i amb lrsquoexpansioacute drsquoInternet a mitjan anys noranta va aparegravei-xer la categoria dels gestors drsquoarxius que es fan servir avui dia els gestors drsquoarxiusde navegacioacute o tambeacute anomenats exploradors El meacutes famoacutes eacutes lrsquoexplorador deWindows (figura 15) perograve tambeacute hi trobem el Mac OS X Finder entre moltsdrsquoaltres

En aquest cas els gestors de fitxers intenten imitar el funcionament dels navega-dors drsquoInternet Entre les caracteriacutestiques meacutes destacades hi ha la barra drsquoubicacioacute(o barra drsquoadreces) que indica en cada moment el camiacute del fitxer o carpeta quesrsquoestagrave consultant la presegravencia de dos botons el drsquoavanccedilar i el de retroceacutes quepermeten tenir un control sobre les ubicacions visitades i un tauler que ofereixuna vista en arbre del sistema de fitxers

Figura 15 Finestra de lrsquoexplorador de Windows XP

Interfiacutecie gragravefica de lrsquoexplorador de Windows XP

Els gestors drsquoarxius locals de tipus explorador soacuten els predominants en els sistemesoperatius actuals i han esdevingut un model a imitar pels gestors drsquoarxius basatsen web Lrsquouacutes drsquoInternet com a mitjagrave de comunicacioacute comporta nous desafiamentscom soacuten la sincronitzacioacute drsquoarxius entre clients i servidor o la fiabilitat de latransmissioacute

Des de lrsquoaparicioacute del programari lliure ha sorgit una agravemplia gamma de gestorsdrsquoarxius basats en webs gratuiumlts escrits majoritagraveriament en el llenguatge del

GNOME

GNOME eacutes un dels moltsentorns drsquoescriptori per asistemes operatius semblants aUnix (com Linux Solaris Irix)que incorporen gestors drsquoarxiusentre drsquoaltres components amb lafilosofia de fons drsquoimitar unescriptori drsquooficina Drsquoaltresentorns drsquoescriptori que tambeacuteincorporen els seus propisgestors drsquoarxius soacuten KDE oXfce


Podeu veure un exemplesde clon basat en web de

Norton Commander per adiverses plataformes al

seguumlent enllaccedilhttpwwwrmonetcom

commander

costat del servidor PHP i del costat del client Javascript o drsquoaltres que permetinmeacutes interaccioacute amb lrsquousuari Nrsquoeacutes un exemple lrsquoAjaXplorer que a meacutes delsllenguatges esmentats empra la tegravecnica de desenvolupament Ajax (figura 16) perproporcionar una interaccioacute encara meacutes dinagravemica

Figura 16 Pagravegina principal drsquoAjaXplorer

Interfiacutecie web de lrsquoAjaXplorer

Com hem pogut veure els gestors drsquoarxius han sofert una gran evolucioacute des delsprimers exponents com el Flist on es mostraven els fitxers en forma de llistafins als actuals exploradors com el de Windows que tenen un entorn gragraveficamb muacuteltiples eines i operacions per treballar amb els fitxers A la taula 11 esmostra un quadre resum de lrsquoevolucioacute dels gestors drsquoarxius web en relacioacute ambels programes que srsquohan pres com a referegravencia didagravectica

Taula 11 Resum de lrsquoevolucioacute dels gestors drsquoarxius web

Gestor drsquoarxiu dereferegravencia

Creadors delprogramari

Any Categoria Caracteriacutestiques

Flist IBM VMSP CMS 1981 Llista drsquoarxius La seva interfiacuteciegragravefica eacutes textual imostra visualmentuna llista de totsels fitxers de discDisposa tambeacutedrsquoun petit menuacuteper dur a termeoperacions sobreels fitxers Eacutes undels primersgestors de fitxersque es van crear


Taula 11 (continuacioacute)




NortonCommander

Peter NortonComputing

1986 Ortodoxos Magravexim exponentde la segonageneracioacute Estagraveconstituiumlt per tresfinestres dues quemostren la llista defitxers i una terceraamb lrsquointegraverpretdrsquoordres delsistema Lainterfiacutecie gragraveficaencara eacutes textualperograve permetinteraccionar ambles dues finestres iutilitzar el ratoliacuteAvui dia encarasersquon poden trobarclons basats enweb

Nautilus Eazel 2001 Espacials Comenccedila lageneracioacute delsgestors drsquoarxius enmode gragraveficGestionen lesfinestres i elsfitxers i carpetesde maneraespacial com sisrsquoanessin obrintcarpetes idocumentsfiacutesicament damuntdrsquouna taula

WindowsExplorer XP

Microsoft 2001 Exploradors Disposen defuncionalitatscaracteriacutestiquesdels navegadorsweb com botonsdrsquoavanccedilar i detornar enrerebarra drsquoadreces defitxers

AjaXplorer AjaXplorer 2007 Basats en web Implementen quasiles mateixesfuncionalitats queels de tipusexplorador perograve ameacutes incorporenoperacionstiacutepiquesdrsquoadministracioacutedrsquoarxius remotscom cagraverrega idescagraverrega defitxers validacioacutedrsquousuaris

Opendocman Opendocman(DMS)

2015 Basat en web Programat en PHPpresenta unfront-end moltpragravectic i intuiumltiu

Owncloud OwnCloud Inc 2015 Basat en nuacutevol Lliure i opensource sincronitzalrsquoescriptori i elnuacutevol


Mark P McCahill vadesenvolupar el protocol

Gopher base del programaGopherVR i predecessor

del World Wide Web

Recordeu que un fitxer eacutesuna entitat logravegica compostaper una sequumlegravencia de bytes

(1 byte = 8 bits) guardadaper un sistema de fitxers





Alfresco Alfresco SoftwareInc

2015 Basat en web Desenvolupat enJava presentadiferents versions illicegravencies

Dropbox Dropbox 2014 Basat en nuacutevol Presenta versionsgratuiumltes i depagament permetcompartir arxiusamb altres usuaris

Una corrent que no va tenir egravexit va ser evolucionar lrsquoSpatial File Manager cap al3D La intencioacute era utilitzar el posicionament 3D i caracteriacutestiques volumegravetriquesper tal drsquoidentificar els diferents continguts Exemples drsquoaquesta orientacioacute soacuten elGopherVR BumpTop o fsn

Pel que fa al futur dels gestors drsquoarxius web eacutes possible que passi per desenvoluparinterfiacutecies gragravefiques meacutes riques en lrsquoexperiegravencia interactiva com eacutes el cas de nousgestors drsquoarxius en 3D que ja estan en fase de desenvolupament malgrat tot potser que aquest tipus de tecnologia encara trigui molts anys a arribar

12 Caracteriacutestiques i funcionalitats bagravesiques dels gestors drsquoarxiusweb

Els gestors drsquoarxius soacuten una eina que us ha de permetre explorar i consultar elsfitxers que hi hagi emmagatzemats en el vostre disc dur Sense ells la gestioacute delsvostres fitxers podria esdevenir una tasca massa feixuga i difiacutecil de dur a terme

Habitualment els gestors drsquoarxius mostren els continguts de forma jeragraverquicamitjanccedilant diferents plafons o pantalles El seu objectiu eacutes mostrar el magraveximdrsquoinformacioacute uacutetil possible de forma ordenada i intuiumltiva Lrsquoentorn de treballacostuma a ser editable amb el propogravesit de millorar lrsquoeficiegravencia en lrsquouacutes per partde lrsquousuari

Si mirem drsquoestablir una comparacioacute amb el moacuten real ho podem comparar amb unarxivador de documents dels que acostuma a haver-hi a les oficines Un arxivadorsrsquoorganitza en carpetes etiquetades que contenen un o diversos documents Quanha passat un cert temps i srsquohan acumulat molts documents i decidim fer unaullada a tot el que hem anat recopilant quegrave fem Obrim el calaix i fem unprimer cop drsquoull a les etiquetes de les carpetes per tenir una nocioacute drsquoallograve quecontenen i en seleccionem una del nostre interegraves per consultar els documents quehi ha guardats en el seu interior Drsquoigual manera amb el gestor drsquoarxius podemconsultar els noms de les carpetes del nostre disc dur en un costat de la interfiacutecie(normalment una finestra) es mostra lrsquoiacutendex i en lrsquoaltre costat el contingut de lacarpeta que srsquoestagrave consultant (els nostres fitxers) En la figura 17 en podeu veurela comparacioacute


Figura 17 Analogia entre lrsquoarxivador i un gestor drsquoarxius

Tot i que potser no en som conscients els gestors drsquoarxius els trobem simplificatssovint dins drsquoaltres aplicacions com per exemple en els casos en quegrave volemguardar algun document que hem editat i lrsquoaplicacioacute ens mostra una finestra on ensdemana on volem desar lrsquoarxiu En la figura 18 podeu veure el desplegable queapareix amb les unitats de disc del sistema algunes carpetes i la carpeta activa idins el requadre gran el contingut de la carpeta que srsquoestagrave consultant de la mateixamanera com ho fan els gestors drsquoarxius natius

Figura 18 Finestra ldquoAnomena i desardquo amb gestor drsquoarxius incorporat

Aquest conjunt de caracteriacutestiques que hem vist relatives als gestors drsquoarxius soacutenaplicables tambeacute als gestors drsquoarxius web Tots els gestors drsquoarxius web permetenfer drsquouna manera o una altra cagraverregues de fitxers al servidor (si no es perdria elsentit de gestioacute remota) i per fer-ho en uacuteltima instagravencia del proceacutes acaben cridantal gestor local (acostuma a haver-hi sempre un botoacute que diu navegar) perquegravelrsquousuari pugui explorar el sistema de fitxers i seleccionar els que vol carregar alservidor

Els gestors drsquoarxius web imiten els gestors drsquoarxius locals en el sentit que ofereixenfuncionalitats molt similars accessibles a traveacutes drsquoInternet per poder gestionarremotament els nostres fitxers El fet de permetre lrsquoacceacutes remot suposa lrsquouacutes drsquounasegraverie de tecnologies que estan involucrades directament o indirectament en lacreacioacute drsquoaquest tipus drsquoaplicacions a traveacutes de la xarxa com per exemple els


Quan parlem drsquoaplicacionsde la banda del client ens

referim a programes que calque lrsquousuari instalmiddotli al seudispositiu per tal de poder

accedir a un determinatservei o aplicacioacute

Dins el protocol HTTP hi hales extensions WebDAV

Gragravecies a aquestesextensions es poden

manipular i editar fitxers deforma concurrent o

multiusuari

llenguatges XML PHP i ASP les tegravecniques de desenvolupament web Ajax elsservidors de pagravegines web les bases de dades etc que permeten aprofitar al magraveximel canal drsquoInternet per tenir una comunicacioacute rica amb lrsquousuari

Un dels grans avantatges de treballar amb una interfiacutecie web eacutes que no calinstalmiddotlar cap aplicacioacute de la banda del client Altres protocols com lrsquoFTP oel WebDAV requereixen instalmiddotlar algun tipus de programari o fer cert tipusde configuracions que poden resultar incogravemodes per a usuaris no familiaritzatsamb les xarxes En canvi per fer funcionar els gestors drsquoarxius web nomeacutescal tenir un navegador (normalment amb lrsquoopcioacute de Javascript activada ja quesovint srsquoutilitzen llenguatges del costat del client per dinamitzar la interaccioacute amblrsquousuari)

Lrsquouacutes compartit de la informacioacute eacutes una caracteriacutestica molt important dels gestorsdrsquoarxius Compartir informacioacute entre diversos usuaris eacutes una funcionalitat bagravesicaen molts dels entorns de treball actuals i com a tal ha de ser suportada pels gestorsdrsquoarxius Lrsquoabsegravencia drsquoaquesta caracteriacutestica resta punts per a qualsevol gestordrsquoarxius

La majoria de gestors drsquoarxius web incorporen funcionalitats que en part soacuten he-regravencia dels gestors drsquoarxius locals i en part provenen de les necessitats imposadesper la transmissioacute a traveacutes de la xarxa Les caracteriacutestiques meacutes importants soacuten

bull Manipulacioacute drsquoarxius

ndash Crear carpetes i arxius permeten la creacioacute de directoris i fitxers enel servidor

ndash Reanomenar permeten canviar el nom dels fitxersndash Eliminar es poden eliminar fitxers del servidorndash Copiar es realitza una cogravepia del fitxerndash Moure les carpetes i els fitxers es poden moure drsquouna ubicacioacute a una

altrandash Cerca drsquoarxius molts ofereixen la possibilitat de cercar fitxers

drsquoacord amb atributs del fitxer i fins i tot dins del propi fitxerndash Edicioacute de fitxers dins del propi gestor srsquoobre una finestra amb el

contingut del fitxer normalment de tipus text del qual sersquon permetlrsquoedicioacute sense obrir aplicacions externes Alguns incorporen ressaltatde paraules segons els llenguatges de programacioacute

bull Administracioacute i seguretat

ndash Canvi dels permisos dels fitxers i carpetes fa possible un controldrsquoacceacutes per part dels usuaris a fitxers i carpetes

ndash Administracioacute dels usuaris permet la creacioacute modificacioacute i esborratde comptes drsquousuari

ndash CagraverregaDescagraverrega aquesta funcioacute eacutes la que permet copiar arxiusde lrsquoordinador local al servidor de lrsquoaplicacioacute web

ndash Seleccioacute muacuteltiple drsquoarxius alguns permeten fer cagraverregues muacuteltiplesdrsquoarxius en el servidor


bull Caracteriacutestiques addicionals

ndash Preferegravencies drsquousuari

ndash Paperera de reciclatge

ndash Compressioacute de fitxers abans de la descagraverrega

ndash Canviar lrsquoidioma de la interfiacutecie

ndash Sistema drsquoautenticacioacute drsquousuaris (Serial LDAP Basic HTTP auth)

Alguns gestors drsquoarxius web a meacutes de les funcionalitats bagravesiques incorporenfuncionalitats avanccedilades com ara

bull Reproductor drsquoagraveudio Eacutes habitual treballar amb fitxers drsquoagraveudio per tant eacutesmolt uacutetil disposar drsquoun reproductor per accedir al contingut

bull Reproductor de viacutedeo Els fitxers multimegravedia els podem trobar al gestor ieacutes una ajuda poder executar el viacutedeo sense un programa extern

bull Miniatura drsquoimatges La presentacioacute de les imatges en aquest format permetrealitzar drsquoun cop de vista una consulta a molta informacioacute visual

bull Navegacioacute dins dels arxius comprimits (ZIP TAR) Sense la necessitat dedescomprimir el fitxer es pot revisar el seu contingut

bull Consola del sistema (o integraverpret drsquoordres) En determinades ocasions eacutesnecessari accedir a lrsquointegraverpret drsquoordres aquesta caracteriacutestica evita sortirdel gestor

bull Transferegravencia de fitxers amb altres protocols (FTP WebDAV) El protocolde transferegravencia de fitxers pot variar

bull Arrossegar i deixar anar (drag and drop en anglegraves) eacutes una accioacute tiacutepica queimplementen moltes aplicacions informagravetiques i consisteix en la possibilitatdrsquoarrossegar (o transferir) objectes de la finestra drsquouna aplicacioacute a unaaltra aplicacioacute o objecte receptor Se selecciona lrsquoobjecte drsquoorigen clicantdamunt seu i sense deixar de preacutemer el botoacute del ratoliacute srsquoarrossega fins a ladestinacioacute moment en el qual srsquoha de deixar de preacutemer el botoacute

bull Visualitzareditar el fitxer dins del gestor mateix El fet de no requerir unaltre programa per a determinades edicions es valora forccedila

bull Barra de navegacioacute que indica en tot moment el camiacute del fitxer o directorique srsquoestagrave consultant fins a lrsquoarrel Aquesta caracteriacutestica eacutes de gran ajudaper situar el context del contingut

bull Editor HTML (WYSIWYG) Disposar de la caracteriacutestica del WYSIWG estradueix en un estalvi de temps WYSIWYG eacutes lrsquoacrogravenim de la frase anglesaldquoWhat You See Is What You Getrdquo i es refereix al fet que el que es veu durantlrsquoedicioacute del contingut es correspon al que es veuragrave al resultat final

bull Menuacutes contextuals Lrsquoacceacutes ragravepid i directe a diverses funcionalitats permetmillorar la productivitat

WYSIWYG eacutes un acrogravenimde what you see is what youget i es refereix a aquellesaplicacions drsquoedicioacute decontinguts en quegrave lrsquousuaripot veure quin seragrave elresultat final drsquoun determinatcontingut a mesura que hitreballa


El control de gestioacute deversions consisteix a

emmagatzemar els canvisque es produeixen en un

determinat iacutetem

bull Tecles drsquoacceacutes directe Permeten augmentar la rapidesa en determinadesaccions

bull Gestioacute de la base de dades alguns permeten la creacioacute de repositorisen bases de dades com MySQL i la seva gestioacute Lrsquoobjectiu eacutes poderemmagatzemar dades del sistema i que els administradors puguin consultar-les a traveacutes de la interfiacutecie web del gestor

bull Arquitectura de connectors certs gestors han orientat lrsquoarquitectura delrsquoaplicacioacute de manera que pugui ser fagravecilment extensible mitjanccedilant lrsquouacutes deconnectors que srsquohi afegeixen i augmenten les seves funcionalitats

bull Control de gestioacute de versions resulta de gran utilitat poder recuperaredicions antigues de fitxers

bull Creacioacute de categories les categories us permetran ordenar els fitxersdepenent de les vostres necessitats drsquouna forma personalitzada

bull Automatitzacioacute de processos el programa facilita lrsquoexecucioacute de processosde forma automagravetica

bull Control de tasques permet gestionar el temps i els equips humans de caraa augmentar el rendiment i lrsquoeficagravecia de lrsquoorganitzacioacute

bull Sincronitzacioacute de tasques permet que un nuacutemero controlat de tasquessrsquoesdevinguin de forma sincronitzada i automatitzada alliberant de feinaal responsable de sistemes i de documentacioacute

bull Gestioacute de projectes la relacioacute entre la documentacioacute i els projectes (siguiquin sigui el perfil professional) es gestiona amb facilitat

Una vegada conegudes les caracteriacutestiques dels gestors drsquoarxius web ja es potdonar el seguumlent pas avaluar la idoneiumltat drsquoutilitzar-lo en un entorn concret Decara a prendre la decisioacute correcta conveacute alinear les necessitats del client lespossibilitats del sistema i les caracteriacutestiques de lrsquoaplicacioacute web

13 Classificacioacute de les aplicacions de gestors drsquoarxius web

Lrsquoacceacutes des de dispositius mogravebils jaeacutes un requeriment

Les primeres aplicacions gestores drsquoarxius web daten de lrsquoany 2005 En aquestmoment van comenccedilar a sorgir aquests tipus drsquoaplicacions tant de tipus privatiu ode pagament com oberts o amb llicegravencies de tipus GPL

Els gestors drsquoarxius web es caracteritzen de la resta drsquoaplicacions gestores drsquoarxiusremots pel fet que els clients (navegadors web) no necessiten cap programaridrsquoinstalmiddotlacioacute ni de configuracioacute En tractar-se drsquoaplicacions web tota aquestafeina es trasllada a la banda del servidor (servidors web)

Com a clients de lrsquoaplicacioacute web nomeacutes cal saber com funciona la interfiacutecie itenir instalmiddotlat un navegador que suporti Javascript o VBScript El Javascript eacutes


suportat per la gran majoria de navegadors perograve el VBScript nomeacutes eacutes suportatper lrsquoInternet Explorer el navegador creador seu Microsoft

Les aplicacions web soacuten fagravecils de mantenir i actualitzar sense distribuir niinstalmiddotlar programari en milers drsquoordinadors i a meacutes per naturalesa (srsquoexecutenen navegadors web) soacuten compatibles amb muacuteltiples plataformes

Avui dia en el mercat podeu trobar una gran gamma de gestors drsquoarxius basats enweb perograve tots ells tenen en comuacute que implementen les funcionalitats bagravesiques demanipulacioacute drsquoarxius A meacutes cadascun drsquoells en funcioacute de la tecnologia amb quegravesrsquohagi desenvolupat ofereix una segraverie de funcionalitats addicionals o avanccediladesque en conformen la diferegravencia amb la resta

Podem classificar les aplicacions gestores drsquoarxius web en dos grans grups

bull No documentals aquest grup es caracteritza perquegrave la seva uacutenica funcioacute eacutesmostrar els arxius en forma de llistes o drsquoicones i permetre una manipu-lacioacute bagravesica dels fitxers Exemples drsquoaquest grup soacuten Pydio lrsquoeXtplorer(en aquest cas fins i tot existeix lrsquoextensioacute per a Joomla) o el PHPFileNavigator2

bull Documentals si beacute aquest grup de vegades srsquoinclou com a componentdels gestors de continguts empresarials es tracta de gestors drsquoarxius en elsentit que permeten fer cagraverreguesdescagraverregues de fitxers al servidor i dur aterme les tasques bagravesiques de manipulacioacute drsquoarxius com ara les de copiarmoure eliminar a la paperera de reciclatge carregar fitxers al servidoretc La caracteriacutestica principal eacutes que permeten controlar tot el cicle devida drsquoelaboracioacute drsquoun document electrogravenic des de la creacioacute fins a lapublicacioacute web o comparticioacute amb altres usuaris Soacuten exemples drsquoaquestgrup OpenKM Alfresco (mogravedul DM) Nuxeo o Knowledge Tree entredrsquoaltres

Actualment hi ha al mercat aplicacions de gestors drsquoarxius web molt potents tantprivatius com lliures En aquest mogravedul farem servir el programari OpenKM en laversioacute gratuiumlta en el qual es basaran tambeacute els exemples utilitzats OpenKM eacutes unprograma que ofereix moltes solucions pragravectiques i esdeveacute una molt bona opcioacuteper comenccedilar a treballar amb aquest tipus de programari Utilitzarem la versioacutegratuiumlta que permet fer uacutes de la majoria de funcionalitats

14 Proceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute drsquoun gestor drsquoarxius web OpenKM

El programari OpenKM eacutes una aplicacioacute web que permet realitzar la gestioacute dedocuments Aquest programa disposa drsquouna interfiacutecie gragravefica per gestionar el back-end i permet accedir als usuaris utilitzant un navegador web

Document electrogravenic

Segons lrsquoarticle 5 de la Llei562007 es considera documentelectrogravenic ldquola informacioacute dequalsevol naturalesa en formatelectrogravenic arxivada en un suportelectrogravenic segons un formatdeterminat i susceptibledrsquoidentificacioacute i tractamentdiferenciatrdquo


Per saber quina versioacute deJava teniu instalmiddotlada cal

que escrigueu java-version a lrsquointegraverpret de

comandes

OpenKM es pot instalmiddotlar en sistemes operatius Linux Mac OS X i MicrosoftWindows (eacutes un programa multiplataforma) Necessitareu tenir instalmiddotlat el JDK(Java Development Kit)

La instalmiddotlacioacute de lrsquoaplicacioacute web OpenKM lrsquohaureu drsquoiniciar consultant el seuweb oficial (httpwwwopenkmcom) o beacute obtenint el paquet instalmiddotlador per lavostra plataforma Les versions de prova i lliures soacuten

bull Openkm-6414-windows-installerexe (Windows)

bull Openkm-6414-linux-installerrun (Linux)

bull Openkm-6414-linux-x64-installerrun (Linux x64)

Per poder accedir a la descagraverrega us haureu drsquoidentificar i introduir un correu vagravelid(vegeu la figura 19)

Figura 19 Podeu seleccionar rebre meacutes informacioacute abans de realitzar la descagraverrega del programa

Si eacutes la primera vegada que treballeu amb aquest programa i voleu veure quegrave tal eacutesus recomanem utilitzar el wizard La instalmiddotlacioacute amb el wizard simplifica moltel proceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute i aniragrave parant aquest proceacutes cada vegada que requereixialguna dada per la vostra part

En el cas de que treballeu sobre la plataforma Microsoft Windows heu de seguirels seguumlents passos

1 Accediu al web wwwopenkmcom

2 Cliqueu a Descargar OpenKM

3 Descarregueu el fitxer Openkm-6414-windows-installerexe (Windows)

4 Obriu la carpeta on srsquohagi descarregat el fitxer i executeu-lo

Si esteu treballant sobre plataformes Linux els passos seran els seguumlents


1 Accediu a la web wwwopenkmcom

2 Cliqueu a Descargar OpenKM amb la versioacute meacutes adient (32 o 64 bits)

3 Descarregueu el fitxer Openkm-6414-linux-installerrun (Linux versioacute 32bits) o Openkm-6414-linux-x64-installerrun (Linux x64 bits)

4 Obriu el directori on srsquohagi descarregat el fitxer i executeu-lo

Podeu utilitzar la taula 12 per comparar algunes de les caracteriacutestiques quepresenten les diferents versions drsquoOpenKM

Taula 12 Comparacioacute entre les versions drsquoOpenKM

Community Cloud Professional

Recomanat per a Entorns on la informacioacuteemmagatzemada nosigui criacutetica ja que nosrsquoinclou assistegravenciaprofessionalImprescindible disposarde personal tegravecnicqualificat

Empreses que tenen lanecessitat de gestionareficientment lainformacioacute a cost reduiumltPermet un estalvi decost en infraestructurapersonal ITespecialitzat

Entorns empresarialsque necessiten magraveximadisponibilitat i fiabilitaton el capital intelmiddotlectualsigui criacutetic

Mida del repositori Petits Petits i mitjans Tots

Usuaris Reduiumlts Escalable segonsdemanda

Sense liacutemit

Suport remot No Per tegravecnics drsquoOpenKMTemps de respostagarantit ResolucioacutedrsquoincidegravenciesActualitzacionsConsells deconfiguracioacute

Per tegravecnics drsquoOpenKMTemps de respostagarantit ResolucioacutedrsquoincidegravenciesActualitzacionsConsells deconfiguracioacute

Incidegravencies Fograverum puacuteblic Resolucioacute immediataSeguiment drsquoincidegravenciesmitjanccedilant un serveiweb Actualitzacions percorregir errors

Resolucioacute immediataSeguiment drsquoincidegravenciesmitjanccedilant un serveiweb Actualitzacions percorregir errors

Suport telefogravenic No Siacute Siacute

Suport local No Mitjanccedilant la xarxa departners certificatsdrsquoOpenKM

Mitjanccedilant la xarxa departners certificatsdrsquoOpenKM

Revisions trimestrals No Siacute Siacute

Actualitzacions imanteniment

Nightly build Verificat Verificat

Font drsquoinformacioacute httpwwwopenkmcomesproductocomparacion-entre-versioneshtml

A la pagravegina web drsquoOpenKM podreu consultar meacutes informacioacute de cadascuna de lesdiferents versions del programa Eacutes recomanable que dediqueu el temps necessaria estudiar els avantatges i desavantatges de cada versioacute en funcioacute de les necessitatsdel client

Lrsquoexpressioacute anglesa nightlybuild fa referegravencia a aquellsprojectes que cada nit soacutencompilats automagraveticamentde nou a partir del sistemade control de canvisequivaldria a parlar drsquounsistema de buildautomatitzat


141 Instalmiddotlacioacute drsquoOpenKM en Windows

Hem fet servir lrsquoassistent per instalmiddotlar el programa en un sistema amb WindowsEl fitxer emprat eacutes el que es mostra en la figura 110

Figura 110 Fitxer drsquoinstalmiddotlacioacute

Per iniciar la instalmiddotlacioacute cal navegar fins a la carpeta que conteacute aquest fitxer iexecutar-lo Tot seguit apareixeragrave la finestra que es mostra en la figura 111

Figura 111 Finestra de benvinguda

Aquesta finestra ens doacutena la benvinguda i espera que es premi Next per continuarLa seguumlent finestra que apareixeragrave ens demana que acceptem la llicegravencia per anaral seguumlent pas de la instalmiddotlacioacute (figura 112)


Figura 112 Contingut de la llicegravencia

A continuacioacute cal indicar el directori on srsquoinstalmiddotlaragrave OpenKM (figura 113)

Figura 113 Directori objectiu

Tot seguit lrsquoassistent de la instalmiddotlacioacute ens informa que ha finalitzat amb egravexit(figura 114)


Figura 114 Instalmiddotlacioacute amb egravexit

Lrsquouacuteltima finestra que apareix ens pregunta si es desitja veure el fitxer Readme Esrecomana fer-ho per revisar quins soacuten els passos a seguir per posar en marxa elprograma (figura 115)

Figura 115 Uacuteltima finestra

Abans drsquointentar accedir a lrsquoOpenKM reviseu on srsquoha instalmiddotlat el programa ilrsquoscript que heu drsquoexecutar per iniciar Tomcat


142 Instalmiddotlacioacute drsquoOpenKM en Linux

La instalmiddotlacioacute en un sistema amb Linux es pot realitzar mitjanccedilant la descagraverregadirecta del paquet instalmiddotlador des de la pagravegina web drsquoOpenKM o beacute realitzar lainstalmiddotlacioacute des de la consola de terminal Eacutes interessant seguir el procedimentdrsquoinstalmiddotlacioacute des de terminal

Primer de tot cal descarregar el paquet drsquoOpenKM amb la liacutenia

1 $ sudo wget httpdownloadssourceforgenetprojectopenkm63openkmminus630minuscommunityminuslinuxminusx64minusinstallerrun

A traveacutes drsquoaquesta comanda es descarrega un fitxer de meacutes de 300 MB (vegeu lafigura 116)

Figura 116 Descagraverrega del fitxer

Un cop descarregat el fitxer cal canviar els permisos i executar-lo

1 $ sudo chmod +x openkmminus630minuscommunityminuslinuxminusx64minusinstallerrun2 $ sudo openkmminus630minuscommunityminuslinuxminusx64minusinstallerrun


Si no hi ha cap problema aquesta seragrave la resposta del sistema (figura 117)

Figura 117 Feedback del sistema

Tot seguit srsquoobriragrave una finestra de benvinguda Cliqueu a Forward per prosseguir(figura 118)

Figura 118 Benvinguda

Eacutes necessari acceptar lrsquoacord de la llicegravencia (figura 119)

Figura 119 Llicegravencia


Abans de seguir cal que decidiu quina seragrave la ubicacioacute del programa i indiqueu-ladins del quadre de text (figura 120)

Figura 120 Directori destiacute

Una vegada srsquohagin pres aquestes poques decisions nomeacutes caldragrave preacutemer Forward(figura 121)

Figura 121 Iniciar la instalmiddotlacioacute

Una barra de proceacutes indicaragrave el percentatge de fitxers instalmiddotlats (figura 122)


Figura 122 Estat de la instalmiddotlacioacute

Quan finalitzi la instalmiddotlacioacute apareixeragrave una finestra informativa (figura 123)

Figura 123 Fi de la instalmiddotlacioacute

Eacutes interessant que obriu el fitxer Readme Aquest fitxer us indicaragrave les comandesnecessagraveries per gestionar el servei (figura 124)


Figura 124 Fitxer Readme

Finalment caldragrave iniciar el servei Tomcat amb la comanda

1 $ sudo optopenkmminus630minuscommunitytomcatbinstartupsh

Si tot eacutes correcte al terminal apareixeragrave el que podeu veure a la figura 125

Figura 125 Servei iniciat

Ara ja eacutes accessible el servidor web des de qualsevol navegador tan sols escrivintlrsquoadreccedila

1 httplocalhost8080OpenKM

Recordeu que per defecte les dades drsquoacceacutes soacuten


El control de versionspermet recuperar en

qualsevol moment unaversioacute anterior del

document

1 usuari okmAdmin2 contrasenya admin

Recordeu que el servei es pot aturar des del terminal amb la comanda

1 $ sudo optopenkmminus630minuscommunitytomcatbinshutdownsh

15 Funcionalitats bagravesiques del gestor drsquoarxius web OpenKM

La necessitat de disposar de la informacioacute en tot moment des de qualsevol ubi-cacioacute i utilitzant diferents dispositius fa que lrsquouacutes de gestors drsquoarxius documentalssigui habitual Qualsevol organitzacioacute veuragrave la necessitat drsquoincorporar a la sevainfraestructura un drsquoaquests programes sobretot quan el volum drsquoinformacioacuteque cal gestionar eacutes elevat Sense cap mena de dubte la digitalitzacioacute de ladocumentacioacute implica la necessitat drsquoaplicar un gestor

El programari OpenKM eacutes una aplicacioacute web que permet realitzar lagestioacute documental drsquouna organitzacioacute Utilitza estagravendards i tecnologies opensource

Resulta de molt interegraves que un programa gestor drsquoarxius inclogui altres funciona-litats En el cas drsquoOpenKM srsquoinclouen control de versions workflow comentarismetadades i un llarg reguitzell drsquoutilitats que us resultaran molt profitoses Aixograve siacuteval a dir que dependragrave de les vostres necessitats o de lrsquoorganitzacioacute si finalmentutilitzeu tot el potencial drsquoaquest programa perograve com a miacutenim disposareu drsquounaeina molt completa que us ofereix muacuteltiples opcions molt vagravelides

OpenKM ofereix quatre grans funcionalitats

bull Recopilacioacute de la informacioacute el programa permet a lrsquousuari treballaramb un ampli ventall de formats en un entorn visual i utilitzant diferentsmecanismes i tecnologies

bull Colmiddotlaboracioacute la gestioacute de la informacioacute la realitza tenint sempre en comptelrsquoexistegravencia de muacuteltiples clients que requereixen compartir informacioacute

bull Capitalitzacioacute eacutes habitual requerir de meacutes drsquouna aplicacioacute per realitzaruna tasca global OpenKM integra solucions que permeten prescindir deprogrames auxiliars

bull Arquitectura lrsquoarquitectura de lrsquousuari o del servidor no eacutes un problemaper a OpenKM Lrsquouacutenic requeriment del servidor que no teacute alternativa eacutes lanecessitat de disposar de Java 17 o superior


151 Format de la informacioacute que es pot gestionar

La possibilitat de treballar amb diferents formats resulta de gran utilitat Silrsquoobjectiu drsquoun gestor de fitxers eacutes adaptar-se a les necessitats de diferents usuariscaldragrave sense cap dubte que el programa gestor no posi cap impediment en funcioacutedels formats en quegrave es troba la informacioacute Per altra banda si el gestor de fitxerseacutes web eacutes molt important que el seu bon funcionament no depengui del navegadorclient que utilitzi lrsquousuari

OpenKM permet treballar utilitzant qualsevol dels navegadors web meacutes usualsAixograve eacutes un gran avantatge ja que no caldragrave instalmiddotlar cap programa addicional alrsquoequip de lrsquousuari final

OpenKM fa servir AJAX per dissenyar la interfiacutecie drsquousuari Aquesta interfiacutecieeacutes molt intuiumltiva i presenta moltes similituds amb escenaris habituals drsquoun entorndrsquousuari Aquesta caracteriacutestica proporciona a lrsquousuari un alt grau de confianccedilaa lrsquohora de manipular les dades Aixiacute mateix el programa permet configurarlrsquoidioma Existeixen paquets drsquoidiomes predefinits i si no disposeu del quenecessiteu podeu realitzar la traduccioacute de les etiquetes mitjanccedilant un entorn detreball preconfigurat

Una caracteriacutestica important eacutes la possibilitat drsquoobtenir previsualitzacions delsfitxers multimegravedia sense necessitat de realitzar una descagraverrega pregravevia

Si ho preferiu podeu utilitzar la consola del vostre equip per realitzar lrsquoadministra-cioacute del programa no nomeacutes eacutes possible des de lrsquoentorn web La configuracioacute delrsquoentorn de treball de lrsquoadministrador en la seva versioacute gragravefica eacutes molt intuiumltiu ipermet un aprenentatge molt ragravepid i clar de lrsquoeina

Lrsquoescriptori de treball permet arrossegar i deixar anar els documents una caracte-riacutestica que srsquoagraeix molt ja que facilita la tasca de moure blocs drsquoinformacioacute

Podeu accedir al programa des de dispositius mogravebils i tauletes digitals No nomeacutesen permet lrsquoacceacutes sinoacute que tambeacute lrsquoaparenccedila resulta agradable i de fagravecil uacutesAquesta caracteriacutestica resulta molt uacutetil i permet prescindir drsquoordinadors

Disseny de la interfiacutecie gragravefica permogravebils

Tractant temes de compatibilitats eacutes necessari que tingueu en compte queOpenKM eacutes compatible amb els Add In de Microsoft Office des de la versioacute 2000fins a la versioacute 2013 Els Add In soacuten uns complements que permeten millorarles capacitats dels programes que admeten els formats del paquet ofimagravetic deMicrosoft Podeu reforccedilar el vostre gestor amb

bull MS Outlook Add In complements com Hotmail Connector DuplicateEmail Remover o Outlook Password soacuten exemples molt populars

bull MS Word Addin Mind-O-Mapper Omnipage File Converter o Free LegalForms soacuten tres dels complements meacutes ben valorats

bull MS Excel Add In Analysis Toolpak Solver o PowerPivot soacuten utilitzadesen el moacuten empresarial


bull MS PowerPoint Add In Web Video Player VisualBee o Tick Tock Clocksoacuten utilitats que permetran millorar la potegravencia del vostre gestor

La compatibilitat amb OpenOffice AddOn eacutes possible des de la versioacute 32 Ope-nOffice AddOn proveeix drsquoextensions que suposen un augment de les possibilitatsdels diferents mograveduls del paquet OpenOffice

OpenKM permet treballar amb el programa de reconeixement ograveptic (OCR) Desdel gestor de fitxers web podreu escanejar i emmagatzemar documents en formatpaper Eacutes capaccedil de llegir binaris escala de grisos o imatges en color Realitzaextraccioacute de text amb suport de diccionaris anglegraves francegraves italiagrave alemanyespanyol i holandegraves Tambeacute eacutes capaccedil de realitzar recerques de dades en formatTIFF

LrsquoOpenKM us permet capturar correu electrogravenic utilitzant servidors POP3 i IMAPEacutes possible realitzar la configuracioacute del compte drsquousuari importar text HTML iadjunts Una de les caracteriacutestiques meacutes potents eacutes que tambeacute realitza captura demetadades Aixiacute mateix es pot configurar la importacioacute automagravetica i lrsquoordenacioacuteper filtres

Si treballeu amb Google Contacts us permet sincronitzar amb aquest servei pertant si teniu els usuaris vinculats a Google Contacts no caldragrave que en torneu aintroduir totes les dades a lrsquoOpenKM Tambeacute eacutes capaccedil de realitzar importacionsdes de fitxers amb formats EML i MSG

Una dada curiosa eacutes que OpenKM pot treballar amb codis de barres lineals Elsformats suportats soacuten els seguumlents (eacutes extensible a altres formats)

bull Codabar

bull Code 39

bull Code 93

bull Code 128

bull EAN-8 i EAN-13

bull ITF

bull UPC-A i UPC-E

bull RSS-14

bull RSS Expanded

Tambeacute suporta diferents formats de codis de barres de dues dimensions (eacutesextensible a altres formats)

bull Data Matrix

bull PDF 417


bull QR Code

bull Aztec

Una de les eines meacutes potents drsquoOpenKM eacutes la relacionada amb lrsquoantivirus pertal de garantir la seguretat de la informacioacute realitza lrsquoescanejat del documents quesrsquohi afegeixen

OpenKM incorpora Desktop Sync Aquest sincronitza automagraveticament o si hopreferiu de manera manual les carpetes drsquoOpenKM i lrsquoescriptori del vostreordinador Tambeacute eacutes capaccedil drsquoimportar carpetes des drsquoun altre ordinador

Una caracteriacutestica que moltes empreses agrairan eacutes la possibilitat de treballar ambfactura electrogravenica i eacutes que OpernKM extreu factures en format XML validafactures emprant signatura digital descarrega factures electrograveniques en formatPDF i pot enviar notificacions

Aquest gestor de fitxers web incorpora un client de signatura electrogravenica quehabilita la signatura electrogravenica de documents

Sense sortir del programa existeix la possibilitat mitjanccedilant lrsquoScanner Client decapturar imatges des drsquoun escagravener realitzar conversions de documents a formatPDF establir valors en les metadades quan afegeix els documents a OpenKMafegir i eliminar imatges en PDF i comprimir a PDF group 4

OpenKM inclou tambeacute la possibilitat de treballar amb Wordpress Des delprograma es poden publicar i editar continguts (tant text com imatges) i afegirmetadades a la publicacioacute

152 Treball colmiddotlaboratiu

La gestioacute de documents de forma colmiddotlaborativa en un programa com OpenKM eacutesmolt important Les necessitats actuals de les empreses solen implicar el treballen equip i en consequumlegravencia lrsquouacutes compartit de recursos Un gestor documental hade tenir la capacitat de manipular sota el mateix entorn la documentacioacute privadade cada usuari i la documentacioacute en comuacute drsquoun equip de treball

Eacutes important conegraveixer les caracteriacutestiques reals en lrsquoagravembit de la colmiddotlaboracioacuteque ofereix OpenKM A continuacioacute es mostren algunes de les possibilitats meacutesimportants que el programa ofereix

bull Pujada massiva de documents utilitzant fitxers ZIP

bull Descagraverrega de carpetes com fitxers ZIP

bull Bloqueigdesbloqueig de documents

bull Gestioacute de favorits

bull Seleccionar carpeta drsquoinici per defecte

ZIP eacutes un format decompressioacute desenvolupatper Phillip Walter Katz


bull Suport de plantilles de documents

bull Documents personals per a cada usuari

bull Paperera de reciclatge per a cada usuari

bull Notificacioacute drsquoesdeveniments per correu electrogravenic

bull Enviament de lrsquoadreccedila web del document per correu electrogravenic

bull Enviament de documents per correu electrogravenic

bull Notes en els documents

bull Missatgeria

bull Servei de comunicacioacute

bull Extraccioacute de metadades dels documents

bull Identificador uacutenic del document

bull Etiquetes drsquousuari

bull Etiquetes del tesaurus

bull Nuacutevol drsquoetiquetes

bull Classificacioacute per categories

bull Fograverums

bull Generacioacute de documents amb assistent

bull Marca drsquoaigua en documents

bull Catalogacioacute automagravetica configurable

bull Extraccioacute intelmiddotligent de paraules clau

bull Operacions amb muacuteltiples documents de forma simultagravenia

bull Transformador de text a agraveudio

bull Expiracioacute de documents

El previsualitzador de documents eacutes un estri emprat usualment ja que permetevitar la descagraverrega en local de documentacioacute errogravenia La previsualitzacioacute verificaque el fitxer seleccionat eacutes el que interessa Imagineu que necessiteacutessiu accedira una determinada informacioacute i dubteacutessiu del nom del fitxer que conteacute aquestesdades Lrsquoopcioacute clagravessica seria descarregar el fitxer on sospitem que hi ha allograveque busquem i comprovar-ne el contingut en cas de no haver encertat hauriacuteemde reiniciar el proceacutes i aixiacute fins a tenir egravexit En canvi la previsualitzacioacute enspermet ldquodonar un cop drsquoullrdquo al contingut i determinar si eacutes el que volem abans derealitzar cap descagraverrega No penseu uacutenicament en lrsquoentorn de treball que utilitzaun ordinador i una connexioacute a la xarxa amb gran ample de banda sinoacute tambeacute enlrsquousuari que nomeacutes pot utilitzar un smartphone i teacute poca cobertura de dades

No tots els formats es poden previsualitzar la versioacute actual del programa permetfitxers dels tipus seguumlents


bull AutoCAD

bull MS Office

bull Open Office

bull PDF

bull Viacutedeo i so

bull Imatges

bull DICOM

El control de versions de la documentacioacute emmagatzemada al repositori facilitala recuperacioacute de moltes dades de forma clara i precisa En el treball colmiddotlaboratiuimpera la necessitat drsquousar algun megravetode de control de versions Quan dos o meacutesusuaris accedeixen a la mateixa font de dades i hi poden introduir canvis es fanecessagraveria la presegravencia drsquoun agraverbitre drsquoun gestor que faciliti lrsquoordre i les prioritatsi informi dels canvis si a meacutes ens permet accedir a versions anteriors del mateixcontingut i als comentaris de cada revisioacute seragrave perfecte

El control de versions que realitza OpenKM presenta les seguumlents caracteriacutestiques

bull Utilitza el model check-incheck-out

bull Permet afegir comentaris a les versions

bull Permet accedir a versions anteriors del document

bull Permet restaurar versions anteriors del document

bull Permet compactar lrsquohistograveric per alliberar espai

Lrsquoentorn de treball drsquoOpenKM srsquoorganitza en un plafoacute La idea eacutes integrar en unauacutenica finestra totes les eines necessagraveries per al treball De la mateixa manera queen el moacuten fiacutesic organitzem una zona de treball o un espai drsquoestudi amb tot allograve quenecessitem abans de comenccedilar a treballar aquest gestor permet que cada usuariendreci el seu entorn de treball segons les seves necessitats Per fer-ho comptaamb les seguumlents caracteriacutestiques

bull Vista drsquousuari

bull Vista general

bull Novetats drsquousuaris

bull Vista de workflow

bull Vista de correu electrogravenic

bull Nuacutevol de documents recerca i navegacioacute

bull Servei RSS


bull Integracioacute amb OpenMeetings

El treball en equip implica lrsquoenviament de documentacioacute entre usuaris Aquestadocumentacioacute ha de ser visualitzada revisada aprovada etc per alguna de lesparts Com solen actuar els usuaris que no fan servir gestors de fitxers Eacutes forccedilausual enviar un correu demanant lrsquoatencioacute necessagraveria i adjuntant un fitxer que caltractar perograve aixograve implica una gran inversioacute de temps i els resultats sovint no soacutenels esperats Aquiacute eacutes on prenen protagonisme els workflows o fluxes de treball

Un workflow eacutes un mecanisme que permet tenir control sobre el proceacutes que segueixun document

Cal destacar les possibilitats que ofereix OpenKM per treballar amb fluxos detreball

bull Suporta workflows paralmiddotlels i en segraverie

bull Permet assignar tasques a grups o usuaris

bull Permet monitoritzar tasques workflow

bull Habilita la notificacioacute de missatges de correu configurable

bull Permet iniciar un workflow automagraveticament

A nivell drsquoorganitzacioacute de treball eacutes de gran utilitat coordinar tasques que estiguinrelacionades amb el gestor En aquest sentit OpenKM ofereix la possibilitat decontrolar la gestioacute de tasques sense dependre drsquoun programa auxiliar OpenKMpermet

bull Crear tasques

bull Assignar controlar i completar tasques

bull Gestionar estats i projectes relacionats amb tasques

bull Configurar notificacions de missatges de correus electrogravenics

Una altra eina drsquouacutes habitual en les organitzacions eacutes el calendari OpenKM inclouun calendari que organitza la gestioacute del temps vinculada a les tasques que esprogramen (vegeu la figura 126) Des del calendari es pot

bull Crear tasques

bull Moure o modificar la durada de les tasques

bull Realitzar vistes per mes setmana o dia


Figura 126 Vista del calendari

Una vegada estudiat el perfil colmiddotlaboratiu drsquoOpenKM cal avaluar les sevescapacitats i comprovar que encaixin amb les necessitats de lrsquousuari

153 Capitalitzacioacute del programari

Una de les situacions que tot administrador de sistemes defuig eacutes la de tenir moltsprogrames diferents per realitzar la seva tasca

El concepte de capitalitzar srsquoaplica quan un uacutenic programa teacute reunides totesles solucions necessagraveries per desenvolupar una tasca sense la necessitatdrsquoutilitzar altres programes

Un gestor drsquoarxius web ha de proveir els programes o les funcionalitats que unusuari necessiti per usar i manipular els continguts Si pensem en una bibliotecafiacutesica en lrsquoespai ocupat per prestatgeries plenes de llibres eacutes fagravecil que apareguien aquesta imatge la persona encarregada del manteniment i actualitzacioacute del fonslrsquoarxivador de fitxes lrsquoiacutendex de continguts etcegravetera De la mateixa manera queen una biblioteca no hi ha llibres i prou sinoacute que hi ha tot un seguit de processosi eines que ens faciliten la consulta a un catagraveleg un gestor drsquoarxius web com eacutesOpenKM ha de proveir eines afegides

Una de les eines meacutes importants eacutes el motor de recerca de documents Al margeque la informacioacute estigui ben ordenada cal disposar drsquoun mecanisme que permetirealitzar una recerca ragravepida i efectiva en aquest sentit OpenKM ofereix

bull Recerca de documents per contingut paraules clau data de modificacioacuteautor i tipus

bull Indexacioacute automagravetica els documents

bull Recerca per sinogravenims

Paraula clau text querelaciona una paraula ambun contingut Accelera elresultat de recerca


Stemming eacutes un algoritmeque permet reduir una

paraula a la seva arrel Unexemple el podeu trobar en

el seguumlent enllaccedil deSnowball

httpsnowballtartarusorgalgorithmsspanishstemmer

html

bull Recerques ordenades per rellevagravencia

bull Recerca utilitzant propietats de grup

bull Emmagatzemar consultes

bull Recerques avanccedilades utilitzant XPATH i SQL

bull Novetats drsquousuari

bull Recerques a partir drsquouna estructura jeragraverquica de directoris

bull Seleccionar els objectes de recerca carpetes correus electrogravenics o docu-ments

bull Utilitzar els tags (etiquetes) drsquousuari per localitzar documents

bull Utilitzar metadades per localitzar documents

bull Opcions de recerca simple i avanccedilada

bull Ordenar els resultats segons diversos criteris

bull Opcions de descagraverrega

bull Suport per stemming stop words i sinogravenims

bull Servei push de novetats (basat en les consultes drsquousuari)

En algunes ocasions fem la descripcioacute drsquoun objecte utilitzant altres objectesOpenKM utilitza metadades en les propietats de grup la qual cosa permet realitzarconsultes amb un gran ventall de possibilitats

Les metadades soacuten dades que descriuen altres dades

En relacioacute amb lrsquouacutes de metadades OpenKM

bull Pot afegir les seves propietats de grups al sistema (metadades)

bull Admet diferents formats (inputs llistes simples etcegravetera)

bull Permet la internacionalitzacioacute dels valors de les metadades

OpenKM inclou lrsquouacutes de tesaurus que eacutes una llista de paraules que representenconceptes Cada vegada meacutes eacutes habitual afegir aquesta eina en els gestors ja quefacilita la vinculacioacute de les dades

El tesaurus drsquoOpenKM destaca per les seguumlents caracteriacutestiques

bull Vista dels documents a lrsquoestructura del tesaurus

bull Extraccioacute automagravetica de paraules clau

bull Mogravedul drsquoentrenament


La seguretat eacutes un dels aspectes meacutes importants que ha de cobrir amb excelmiddotlegravenciaun bon gestor de fitxers web Internet eacutes clau en lrsquoeleccioacute dels sistemes de seguretatutilitzats a OpenKM i aixograve vol dir que les expectatives de proteccioacute soacuten molt altesLa seguretat en OpenKM cobreix moltes capes

bull Plug-in per autentificacioacute basat en JAAS

bull Suport per a LDAP Active Directory DBMS etcegravetera

bull Granular ACLs

bull Flexibilitat a lrsquoopcioacute drsquoheregravencia de les ACLs

bull Seguretat per usuari i rols

bull Permisos en carpetes i documents

bull Enregistrament de totes les operacions

bull Suport per comunicacions SSL

bull Encriptacioacute i desencriptacioacute de documents

bull Signatura electrogravenica

Lrsquoadministracioacute del programa juga un paper molt important en el proceacutes de decisioacutedel gestor a utilitzar Un administrador busca un programa robust segur quecompleixi els requisits del client i que sigui fagravecil drsquoadministrar OpenKM nonomeacutes eacutes fagravecil drsquoadministrar sinoacute que en un entorn web permet administrarpragravecticament la totalitat del programa en la majoria dels casos sense necessitatdrsquohaver drsquoaccedir al terminal

El seguumlent llistat mostra algunes de les tasques que pot realitzar un administrador

bull Mostrar els usuaris connectats

bull Desblocar i cancelmiddotlar documents editats

bull Oferir una vista del repositori

bull Recerques avanccedilades

bull Diari drsquoactivitat

bull Importacioacute drsquoinformacioacute des del sistema de fitxers

bull Exportar el repositori al sistema de fitxers

bull Administracioacute del workflow

bull Gestioacute drsquoinformes

bull Importacioacute de tesaurus

bull Vista dels paragravemetres de configuracioacute

DBMS soacuten les sigles deSistema de Gestioacute de Basesde Dades Poden serjeragraverquics en xarxarelacionals o orientats aobjectes


Lrsquoarquitectura client-servidoreacutes aquella on hi ha un

extrem (client) que demanaun recurs o un servei a un

proveiumldor (servidor)

bull Quotes drsquousuari

bull Perfils drsquousuari

bull Programador de tasques

bull Tasques intelmiddotligents

bull Macros

Hi ha caracteriacutestiques que OpenKM no pot realitzar directament o beacute programesque soacuten molt uacutetils perograve no estan inclosos en el paquet drsquoinstalmiddotlacioacute Aixograve no eacutesproblema ja que OpenKM permet la integracioacute drsquoaltres programes Alguns delsque es poden integrar a OpenKM soacuten

bull Kofax

bull Abby Flexicapture

bull Flexibar

bull 2D barcode reader

bull Active Directory

bull LDAP

bull CAS

bull Canon IW DS

bull WebServices

bull CMIS

bull Rest

bull Sincronitzacioacute automagravetica amb escriptoris

En funcioacute de les necessitats i caracteriacutestiques del client caldragrave integrar algunessolucions externes En definitiva es tracta drsquoampliar al camp de treball del gestor

154 Arquitectura de lrsquoaplicacioacute

OpenKM es basa en una arquitectura client-servidor El client utilitza qualsevoldels navegadors meacutes habituals La part de servidor requereix

bull Java 17 o superior

bull Apache Tomcat

bull GNULinux Unix Windows 2000 Windows XP Windows 2003 WindowsVista


bull Repositori emmagatzemat en el sistema de fitxers MySQL PostgreSQLOracle MS SQL Server

OpenKM permet que lrsquoadministrador realitzi una configuracioacute avanccedilada per taldrsquoacabar de proveir al gestor drsquoarxius caracteriacutestiques extra Per exemple una deles configuracions avanccedilades meacutes utilitzades eacutes la instagravencia addicional drsquoOpenKMconfigurada com a mirror server

Un mirror server eacutes una estrategravegia drsquoemmagatzematge de dades molt efectiva perogravedrsquoelevat cost Consisteix a duplicar la informacioacute fet que garanteix lrsquoacceacutes a lesdades en el supogravesit que el principal servidor patiacutes una fallida

155 Organitzacioacute per nivells drsquoOpenKM

OpenKM estagrave organitzat en nivells Aquests nivells o capes es comuniquen ambels seus nivells veiumlns i els envien i en reben informacioacute

La funcionalitat dels nivells com en tota aplicacioacute eacutes la de permetre repartirresponsabilitats en les tasques per tal drsquooferir una modularitat en lrsquoaplicacioacuteque permeti reutilitzar ampliar o modificar cadascuna de les parts quan siguinecessari amb el menor impacte possible sobre la resta de lrsquoaplicacioacute i garantintuna estabilitat estructural

Tiacutepicament les aplicacions web es creen sobre arquitectures de nomeacutes tres nivellsen les quals es defineixen les responsabilitats seguumlents

bull Nivell de presentacioacute defineix la manera com es mostraragrave la informacioacutede cara a lrsquousuari Gestiona els components de la interfiacutecie drsquousuari

bull Nivell logravegic o de domini aquesta capa coordina la informacioacute entre la capasuperior i la inferior i pren decisions logravegiques

bull Nivell fiacutesic o de dades la informacioacute srsquoemmagatzema persistentment en labase de dades o en el sistema de fitxers

Les aplicacions web que proporcionen un gran nombre de funcionalitats i quetenen com a objectiu arribar a un gran nombre drsquousuaris soacuten molt meacutes complexesi necessiten tenir una arquitectura en meacutes de tres nivells que permetin grausdrsquoabstraccioacute meacutes profunds

La distribucioacute en capes permet oferir al sistema una escalabilitat administracioacutei flexibilitat fagravecils En el cas que calgui afegir molts meacutes usuaris i ampliar lesfuncionalitats seragrave possible fer-ho sense patir gaires complicacions causades peruna arquitectura tancada

OpenKM estagrave dissenyat sobre una arquitectura multinivell Aquesta srsquoorganitzaen quatre grans nivell on podeu identificar deu mograveduls molt importants


jQuery Mobile eacutes una interfiacuteciedrsquousuari basada en HTML5

bull Interfiacutecie drsquousuari els usuaris accedeixen a lrsquoaplicacioacute mitjanccedilant unnavegador La interfiacutecie drsquousuari Web 20 estagrave fonamentada en GWTi permet treballar des dels navegadors Firefox Internet Explorer SafariChromium Google Chrome i les uacuteltimes versions drsquoOpera Lrsquoacceacutes desde dispositius mogravebils eacutes possible ja que la interfiacutecie drsquousuari estagrave basada enJQuery Mobile els AddIns per Microsoft Office i el protocol WevDAV

bull API el gestor implementa el protocol CMIS que permet utilitzar protocolsweb per interconnectar diferents sistemes de gestioacute documental i repositoris

bull Capa de seguretat OpenKM utilitza Spring Security per centralitzar lagestioacute dels accessos permesos als usuaris en funcioacute de les credencialsLrsquoautenticacioacute es pot realitzar mitjanccedilant un servei CAS LDAP o una basede dades

bull Core tots els tipus drsquoobjectes que srsquoemmagatzemen al repositori soacutengestionats i processats de forma centralitzada

bull Motor de workflow el motor utilitzat eacutes el JBPM OpenKM estagrave implemen-tat amb lrsquoarquitectura Java EE la qual cosa possibilita connectar de formatransparent amb altres motors de workflow

bull Emmagatzematge el mapeig de dades OMR es realitza mitjanccedilant Hiber-nate El programa suporta PostgreSQL MySQL Oracle MS SQL ServerDB2 etcegravetera

bull Motor de recerca el gestor utilitza Lucene Tots els objectes amb els qualstreballa OpenKM soacuten indexats per aquest motor exceptuant els objectesbinaris que seran afegits a una cua drsquoindexacioacute

bull Catalogacioacute i metadades OpenKM teacute la capacitat de lectura i processamentdels formats de codis de barres OpenKM srsquointegra amb diversos motorsOCR

bull Antivirus el motor drsquoantivirus processa tots els objectes binaris OpenKMpot integrar-se amb la majoria drsquoantivirus

bull Estadiacutestiques i informes OpenKm genera informes amb estadiacutestiques sobrelrsquouacutes dels continguts allotjats i de lrsquoestat del sistema

156 Entorns drsquouacutes del gestor drsquoarxius OpenKM

Lrsquoeleccioacute de lrsquoentorn de programari on instalmiddotlarem i utilitzarem lrsquoOpenKM noeacutes gaire problemagravetica Des del punt de vista del client OpenKM lrsquouacutenic que esnecessita eacutes un navegador web dels meacutes habituals Pel que fa al servidor queallotjaragrave el gestor requereix Java (versioacute 17 o superior) i Apache Tomcat

Existeixen distribucions drsquoOpenKM per a


bull GNULinux

bull Unix

bull Windows 2000

bull Windows XP

bull Windows 2003

bull Windows Vista

bull Windows 7

bull MacOS

El repositori que utilitza el programa srsquoemmagatzemaragrave en un sistema de fitxersque pot ser

bull MySQL

bull PostgreSQL

bull Oracle

bull MS SQL Server

Eacutes molt important saber quina versioacute drsquoOpenKM necessiteu i quin seragrave el volumdrsquoinformacioacute que srsquohauragrave de gestionar Depenent drsquoaquestes dues variables elsrequisits miacutenims de maquinari seran els que es mostren a la taula 13

Taula 13 Requeriments segons instalmiddotlacioacute

Volum drsquousuaris Capacitat delrepositori

RAM Cores Disc dur

lt25 10 - 60 GB 1 GB ndash 2 GB 1 - 2 Cores(186 GHz)

30 ndash 180 GB SATA

gt50 gt150 GB 2 GB ndash 4 GB 2 - 4 Cores(22 GHz)

250 ndash 500 GBSATA

Entre 100 i 300 gt500 GB 8 GB ndash 16 GB 8 - 16 Cores(36 GHz)

1 TB SATA-2

gt300 gt2 TB gt16 GB gt16 Cores (36Ghz)

SAN

lt50 Entre 20 i 50 GB 2 GB ndash 4 GB 2 - 4 Cores (186Ghz)

60 - 150 SATA

Srsquoaplicaragrave una o altra configuracioacute depenent de les caracteriacutestiques de lrsquoentorn

Cal destacar que lrsquouacuteltima opcioacute eacutes possiblement la meacutes aconsellable Es tractadrsquoinstalmiddotlar en una magravequina virtual el programa sempre que no srsquoexcedeixin els50 usuaris i el repositori gestioni un volum de dades inferior a 50 GB


Eleccioacute del SO

El fet drsquoemprar el gestor drsquoarxius web OpenKM no seragrave decisori de cara a escollirun sistema operatiu ja que aquest paquet funciona perfectament en els sistemesoperatius meacutes comuns

La part de client drsquoOpenKM eacutes accessible des del navegador web En dispositiusmogravebils lrsquoacceacutes des de les plataformes meacutes habituals es realitza sense problemes

La part servidor del programa presenta diferents paquets en funcioacute del sistemaoperatiu ja instalmiddotlat sigui aquest de Microsoft UNIX GNULinux o MacOS

Eleccioacute del sistema gestor de bases de dades relacional

OpenKM treballa amb una base de dades incrustada (embedded) UtilitzaHibernate per mapejar dades OMR i suporta bases de dades relacionals comPostgreSQL MySQL Oracle MS SQL Server o DB2

Seragrave lrsquoestructura de sistemes ja implantada pel client la que decideixi quin sistemagestor de base de dades relacional cal utilitzar ja que OpenKM srsquoadaptaragrave alsistema establert

Eleccioacute del servidor drsquoaplicacions web

OpenKM utilitza el servidor drsquoaplicacions web Tomcat No es pot triar un paquetdiferent Es recomana la instalmiddotlacioacute de la versioacute de Tomcat que acompanyalrsquoinstalmiddotlador del gestor drsquoarxius web Eacutes possible aprofitar una preinstalmiddotlacioacute deTomcat al sistema i fer conviure OpenKM amb altres aplicacions que comparteixinel servidor drsquoaplicacions web (vegeu la figura figura 127)

Figura 127 Contingut del directori on srsquoinstalmiddotla Tomcat

Si es doacutena el cas que en el vostre sistema teniu OpenKM i una altra aplicacioacute ambTomcat necessitareu editar el fitxer Copenkm-6414tomcatconfxml i


modificar els ports 8005 8080 i 8009 Recordeu-vos de documentar tots elscanvis

Piles de programari suportades per OpenKM

El programa OpenKM organitza els seus paquets instalmiddotladors en quatre grups

bull Instalmiddotladors

bull Entorn de desenvolupament

bull Utilitats

bull Instalmiddotlacions

Els instalmiddotladors per a la versioacute de prova Professional soacuten




Els instalmiddotladors per a la versioacute Community soacuten

bull Openkm-630-community-windows-installerexe (Windows)

bull Openkm-630-community-linux-installerrun (Linux)

bull Openkm-630-community-linux-x64-installerrun (Linux x64)

bull Openkm-630-tomcat-bundlezip (totes les plataformes)

bull Openkm-630-warzip (totes les plataformes)

Lrsquoentorn de desenvolupament nomeacutes pot ser Openkm-63-community-portable-dev-10 (Windows)

Les utilitats poden ser

bull OpenKMAddIn-611 (Windows)

bull OpenKM Digital Signature Client 102 (Windows)

bull OpenKM Scanner 104 (Windows)

bull OpenKM Desktop Sync 111 for OpenKM 62zip (totes les plataformes)

bull OpenKM Joomla Explorer (totes les plataformes)

bull Bonita-OpenKM-connector


Pel que fa a les instalmiddotlacions amb assistent tant la versioacute Professional Trial comla versioacute Community disposen drsquoun assistent drsquoinstalmiddotlacioacute

Abans de decidir quina versioacute o entorn hem drsquoutilitzar eacutes imprescindible realitzarun estudi de la situacioacute de les necessitats i de les caracteriacutestiques del sistema

157 Instalmiddotlacioacute del gestor drsquoarxius documentals

OpenKM disposa drsquoun paquet drsquoinstalmiddotlacioacute guiada Per utilitzar-lo cal descarregarel paquet (versioacute Windows)

1 openkmminus6414minuswindowsminusinstallerexe

Aquest paquet tambeacute instalmiddotlaragrave el JDK (Java developement kit) a la mateixacarpeta on srsquohagi instalmiddotlat lrsquoOpenKM

Si es requereix fer una instalmiddotlacioacute no atesa heu de tenir en compte dos requisits

bull Tenir instalmiddotlat OpenKM-Tomcat

bull Tenir instalmiddotlat Java JDK 17 o superior

En sistemes Microsoft Windows descarregueu de la pagravegina webwwwopenkmcom i descomprimiu el fitxer OpenKM-6xx-community-tomcat-bundlezip

En distribucions Linux descarregueu de la pagravegina web wwwopenkmcom iexecuteu $ unzip OpenKM-6xx-community-tomcat-bundlezip

En sistemes MacOS X descarregueu de la pagravegina web wwwopenkmcom iexecuteu la liacutenia $ unzip OpenKM-6xx-community-tomcat-bundlezip

En aquest mogravedul hem optat per utilitzar dues piles de programari de la versioacuteProfessional Trial



Hem decidit utilitzar la plataforma Windows i la distribucioacute Ubuntu per talde comparar el programa des de dues vessants la de lrsquousuari final i la delrsquoadministrador del sistema


2 Configuracioacute i uacutes del servei de gestioacute drsquoarxius web

Una vegada instalmiddotlada lrsquoaplicacioacute de gestioacute drsquoarxius web cal configurar lrsquoentornper tal drsquoadaptar-lo a les necessitats de lrsquousuari final i segons les caracteriacutestiquesde lrsquoestructura informagravetica de lrsquoentitat

Per realitzar una correcta configuracioacute caldragrave realitzar un treball previ identificantles necessitats de lrsquousuari aixiacute com decidir la millor disposicioacute de la informacioacuteel seu acceacutes i el seu manteniment La gestioacute dels usuaris i rols tambeacute eacutes una partimportant a treballar

Lrsquoacceacutes al programa es pot realitzar amb dos perfils bagravesics el drsquoadministradori el drsquousuari Lrsquoacceacutes en mode administrador permet gestionar el programa iconfigurar-lo segons les necessitats corporatives Lrsquoacceacutes en mode usuari permetutilitzar el programa modelat amb les configuracions realitzades per lrsquoadministra-dor

Per poder accedir al programa primer cal iniciar Tomcat Si esteu treballant ambun sistema Microsoft ho podeu fer de dues maneres

bull Escriviu la liacutenia CATALINA_HOMEbinstartupbat

bull Escriviu la liacutenia CATALINA_HOMEbincatalinabat start

Per iniciar Tomcat en una distribucioacute Linux ho podeu fer de dues maneres

bull Escriviu la liacutenia CATALINA_HOMEbinstartupsh

bull Escriviu la liacutenia CATALINA_HOMEbincatalinash start

Un cop iniciat el servei podeu obrir un navegador web i escriure la seguumlent URL


Us apareixeragrave un quadre on es demana un usuari i una contrasenya En aquest casi davant la necessitat drsquoentrar amb perfil drsquoadministrador srsquoutilitzaran unes dadesgenerades per defecte


Abans de prosseguir fixeu-vos que amb aquesta primera pantalla de validacioacutepodeu canviar lrsquoidioma si ho necessiteu (vegeu la figura 21)

CATALINA_HOME eacutes la rutaon srsquoha instalmiddotlat Tomcat

Uacutenicament els usuaris ambrol administrador(ROLE_ADMIN) podenaccedir a configurar elprograma


Figura 21 Idiomes a OpenKM

OpenKm permet instalmiddotlar paquets drsquoidiomes

A la figura 31 podeu veure que quan accediu al programa us apareixeragrave unescriptori on srsquoorganitza la informacioacute en cinc grans blocs

bull Barra de Menuacute

bull Barra drsquoeines

bull Taxonomia

bull Gestor de documents

bull Propietats del document i de la carpeta

Cada bloc eacutes important ja que representa tasques concretes per treballar ambels continguts Cal realitzar un estudi de cadascun drsquoaquests blocs per acabar decomprendre el funcionament drsquoaquest gestor


Figura 22 Entorn de treball

Lrsquoentorn de treball eacutes clar i preciacutes

Aquest eacutes lrsquoaspecte que presenta inicialment el perfil drsquoadministrador Lrsquousuarino administrador no tindragrave acceacutes a tot aquest entorn Totes les accions deconfiguracioacute que es realitzin sobre aquest entorn gragravefic modificaran fitxers deconfiguracioacute Si es prefereix es pot treballar directament sobre els fitxers i noutilitzar lrsquoentorn gragravefic drsquoadministracioacute

21 Primeres passes de la configuracioacute

Una de les tasques bagravesiques de lrsquoadministrador de sistemes eacutes adaptar el progra-mari a les necessitats del client OpenKM ofereix dues possibilitats per configurarel programa una vegada instalmiddotlat

bull Editar fitxers de configuracioacute

bull Utilitzar lrsquoentorn gragravefic per configurar el programa

Es recomana utilitzar les dues vies Hi ha canvis de configuracioacute que exigiraneditar directament fitxers i per altra banda determinades accions soacuten moltmeacutes eficients si es realitzen des drsquoun entorn gragravefic No cal dir que per dur aterme aquesta tasca tan important eacutes imprescindible que el sistema de fitxersestigui correctament estructurat i lrsquoentorn gragravefic sigui descriptiu i intuiumltiu ambdoacutesaspectes soacuten proveiumlts per OpenKM

211 Estructura de fitxers drsquoun gestor drsquoarxius web OpenKM

Quan srsquoinstalmiddotla un gestor drsquoarxius web srsquoestructuren totes les dades en directorisEacutes necessari conegraveixer la disposicioacute i continguts drsquoaquests directoris si srsquohan


Java Platform eacutes lrsquoanticJ2EE i es tracta drsquouna de

les plataformes deprogramacioacute de Java que

permet executar programarien un servidor drsquoaplicacions

Aneu amb compte

de no confondre lrsquoApache ambel Tomcat Quan es parla

drsquoApache ens estem referint alservidor de pagravegines web (o

servidor HTTP) Apache i quanes parla de Tomcat ens estem

referint al servidor drsquoaplicacionsweb escrites en llenguatge Java

Apache Tomcat que tambeacuteincorpora un servidor de pagravegines

web Tot i aixiacute es recomanautilitzar el Tomcat nomeacutes per ferservir aplicacions web i utilitzar

lrsquoApache per a les pagravegines web

Els llenguatges script deservidor

soacuten llenguatges deprogramacioacute que permeten crearpagravegines web dinagravemiques capacesde comunicar-se amb el servidor

en el moment que la pagravegina eacutessolmiddotlicitada per obtenir

informacioacute actualitzada (perexemple informacioacute allotjada en

una base de dades) o algunservei ofert pel servidor mateix(per exemple enviar un correu

electrogravenic) Exemples meacutescomuns de llenguatges script de

servidor soacuten ASP (privatiu)JSP o PHP

de realitzar determinades configuracions Igualment eacutes necessari tenir certsconeixements de gestioacute i administracioacute de fitxers

Generalment les dues maneres que tenim de rebre una aplicacioacute web soacuten

bull Comprimida en un arxiu seguint el format WAR aquest tipus de formatsrsquoutilitza per distribuir aplicacions basades en Java que segueixen lesespecificacions Java Platform de Sun Microsystems Els arxius que es fanservir en aquest tipus drsquoaplicacions soacuten arxius escrits en JSP classes de Javaarxius XML pagravegines estagravetiques HTML etc Que totes juntes conformenlrsquoaplicacioacute en ella mateixa

bull Comprimida en un arxiu amb format ZIP o TARGZ aquest tipus eacutesel meacutes comuacute per a aplicacions desenvolupades per a servidors web (comApache Web Server) amb llenguatge script de servidor PHP

OpenKm eacutes un programa desenvolupat sobre la tecnologia Java J2EE especifica-cioacute que permet una compatibilitat molt elevada

Lrsquoaplicacioacute estagrave ben empaquetada en un arxiu en format WAR (de lrsquoanglegraves webapplication archive o arxiu drsquoaplicacioacute web) i permet ser instalmiddotlada en qualsevolservidor drsquoaplicacions que compleixi el J2EE com eacutes el cas drsquoApache Tomcatque a meacutes pot fer tambeacute la funcioacute de servidor web

Els arxius WAR estan organitzats de manera especiacutefica seguint una estructurajeragraverquica Realment si disposem drsquoun programa de compressioacute de fitxers deben segur podrem obrir el fitxer i veure que el seu contingut no eacutes meacutes que fitxersi directoris comprimits en un uacutenic fitxer

El nom de lrsquoarxiu WAR normalment correspon al nom de la carpeta on srsquoubicaragravelrsquoaplicacioacute i el contingut de les carpetes meacutes significatives eacutes

bull eacutes lrsquoarrel principal de lrsquoarxiu a partir de la qual pengen la resta drsquoarxius(pagravegines escrites amb JSP pagravegines web estagravetiques estils scripts animaci-ons Flash i altres recursos) i carpetes

bull WEB-INF aquesta carpeta conteacute lrsquoarxiu webxml que defineix lrsquoestructu-ra de lrsquoaplicacioacute web (defineix tot allograve de lrsquoaplicacioacute que necessita saber elservidor per fer-la funcionar) i altres carpetes com ara

ndash classes que conteacute les classes necessagraveries per fer funcionar lrsquoaplicacioacuteen el servidor

ndash lib conteacute llibreries de Java per poder executar lrsquoaplicacioacute

Drsquoaquesta informacioacute es pot extreure que els arxius que ens permetran ldquojugarrdquo ambels paragravemetres de lrsquoaplicacioacute estaran ubicats a la carpeta WEB-INFclasses

En la figura 32 podeu veure el contingut complet de la carpeta WEB-INF


Figura 23 WEB-INF

Contingut de la carpeta WEB-INF

El servidor Tomcat situa tots els seus fitxers dins de la carpeta tomcat que elprograma drsquoinstalmiddotlacioacute ha creat a

1 Copenkmminus6414tomcat

Les carpetes meacutes importants soacuten

bull bin aquiacute podem trobar els arxius necessaris per iniciar aturar el servidordrsquoaplicacioacute scripts que permeten automatitzar els processos drsquoinicialitzacioacutei aturada del servei i altres arxius executables

bull conf arxius de configuracioacute del servidor Especialment interessants soacutenels arxius serverxml que ens permeten modificar paragravemetres de configu-racioacute de Tomcat com el nuacutemero de port directori on soacuten les aplicacionspropietats de lrsquoamfitrioacute (host) etc i lrsquoarxiu webxml que especifica elsparagravemetres comuns per instalmiddotlar les aplicacions web a Tomcat

bull webapps directori on srsquohan drsquoinstalmiddotlar les aplicacions web (arxiusen format WAR) Aquest directori representaragrave el directori arrel deles aplicacions Qualsevol recurs que requereixi lrsquoaplicacioacute penjaragravedrsquoaquest node Si establim una analogia entre el camiacute drsquoaquesta carpetaen el nostre servidor i lrsquoadreccedila web que escriurem quan vulguemaccedir a una pagravegina web drsquouna aplicacioacute podem veure que lespeces ldquoencaixenrdquo carpeta drsquoinstalmiddotlacioacute del servidor en local (arrelde les aplicacions web) Copenkm-6414tomcatwebappsAdreccedila web que accedeix a la pagravegina principal de lrsquoaplicacioacutehttp[nom_servidor_a_Internet] [nom_aplicacioacute] [web_principal per exemple indexhtml inicijsp etc] Lrsquoequivalenta accedir en local drsquoaquest recurs seria (encaixant les duesparts)Copenkm-6414tomcatwebapps[nom_aplicacioacute]

Aneu amb compte de noconfondre el terme enanglegraves host amb la paraulaen catalagrave hoste La paraulahost en el context dexarxes es refereix aqualsevol dispositiu finalcom un ordinador un telegravefonIP una impressora unacagravemera etc que pot actuarcom a servidor (ofereixserveis) o com a client(utilitza serveis del servidor)En un context linguumliacutestic laparaula hoste es refereix aconvidat que traduiumlt alrsquoanglegraves correspon a laparaula guest


[web_principal per exemple indexhtml inicijspetc]

Qualsevol recurs (imatge document de text etc) que utilitzi una pagravegina weballotjada en el servidor es podragrave referenciar sempre indicant el camiacute de tresmaneres diferents

bull Relativa al servidor des de lrsquoarrel del servidor passantper les subcarpetes fins on estagrave ubicat lrsquoarxiu Per exemplecarpeta1carpeta2nom_arxiuextensio

bull Relativa a la pagravegina web des de lrsquoarrel on estagrave ubicada la pagravegi-na web passant per les subcarpetes fins on estagrave lrsquoarxiu Per exemplecarpeta1carpeta2arxiuextensio

bull Absoluta srsquoindica el camiacute des de lrsquoarrel del disc del servidor Per exemplefileCcarpetaAcarpetaBcarpeta1carpeta2nom_arxiuextensio on Ceacutes la unitat de disc del servidor i carpetaAcarpetaB eacutes on estagrave instalmiddotlatel servidor

Si per exemple hem instalmiddotlat una aplicacioacute web en el servidor i des drsquouna de lespagravegines web volem accedir a un recurs amb una etiqueta HTML que solmiddotlicita unaimatge per mitjagrave de lrsquoetiqueta ltimggt ho podem fer de la manera seguumlent

bull Situacioacute de partida Aplicacioacute instalmiddotlada al servidor OpenKM

Lloc on estagrave ubicat el web que solmiddotlicita el recurs a la carpeta delrsquoaplicacioacute OpenKm

Carpeta drsquoimatges de lrsquoaplicacioacute imatges

Nom imatge imatge1png

bull Relativa al servidor ltimg src=rsquoopenkm-6414imatgesimatge1pngrsquowidth=220 height=58 alt=ldquoOpenKmrdquo title=ldquoOpenKmrdquogt

bull Relativa a la pagravegina web ltimg src=lsquoimatgesimatge1pngrsquowidth=220 height=58 alt=ldquoOpenKMrdquo title=ldquoOpenKMrdquogt

bull Absoluta ltimg src=rsquofileCopenkm-6414tomcatwebappsOpenKMimatgesimatge1pngrsquo width=220height=58 alt=OpenKm title=OpenKmgt

A partir drsquoara per referir-nos a la carpeta drsquoinstalmiddotlacioacute del Tomcat tambeacute podremfer servir lrsquoetiqueta seguumlent ltTOMCAT_HOMEgt (Copenkm-6414tomcat enel nostre cas)

Quan srsquoinicia el servidor Tomcat llegeix el contingut dels fitxers ubicatsa webapps i instalmiddotla qualsevol fitxer que tingui extensioacute WAR Drsquoaquestproceacutes sersquon diu desplegar lrsquoaplicacioacute i consisteix a descomprimir els fitxersi les carpetes que conteacute lrsquoarxiu WAR dins del mateix directori (webapps)


Conegraveixer lrsquoestructura ajudaragrave a lrsquoadministrador del sistema a corregir configuraci-ons diverses i a detectar i solucionar errors Tambeacute eacutes molt important conegraveixer ladisposicioacute de la informacioacute per assegurar-ne el manteniment

212 Arxius de configuracioacute per defecte de lrsquoaplicacioacute

Actualment la majoria de programes es configuren des drsquoun entorn de finestres Enocasions aquests programes no implementen totes les possibilitats de configuracioacuteen lrsquoentorn gragravefic per aixograve eacutes necessari conegraveixer els fitxers bagravesics de configuracioacute

Les versions meacutes actuals drsquoOpenKM gestionen la configuracioacute des de lrsquoentornde finestres accedint amb perfil drsquoadministrador En altres casos srsquoutilitzenfitxers que permeten realitzar canvis en les configuracions de comportament i defuncionament de lrsquoaplicacioacute web

La utilitzacioacute drsquoassistent durant la instalmiddotlacioacute no permet realitzar gaires modifica-cions perograve en tot cas es recomana seguir les indicacions i deixar els directorisde destiacute que indica lrsquoassistent

Heu de tenir en compte la dependegravencia de Tomcat Qualsevol canvi querealitzeu que afecti al contenidor de servlets requereix reiniciar el servidorper veure lrsquoefecte dels canvis No oblideu aquest detall sobretot quan jaesteu treballant activament amb lrsquoOpenKM en un entorn professional real

Java eacutes una part bagravesica per al funcionament drsquoOpenKM Cal saber que el paquetJDK srsquoinstalmiddotla en el directori CArchivos de ProgramajavajdkXXX en el qualXXX representa la versioacute del JDK (que en aquest cas eacutes la v160_07) Les carpetesprincipals soacuten

bull java conteacute el jre de Java

bull tomcat aquiacute srsquoha instalmiddotlat Apache Tomcat

bull tomcatbin conteacute els fitxers que inicien el servei

El programa OpenKM pot configurar-se sense la necessitat de dependre delrsquoentorn gragravefic Cal dir perograve que aquesta opcioacute eacutes forccedila meacutes feixuga i norecomanada per a usuaris novells A partir de la versioacute 51 encara eacutes meacutes difiacutecilrealitzar canvis sense utilitzar lrsquoentorn web

OpenKM ofereix la possibilitat de modificar un ampli ventall de configuracionsi aixiacute aconseguir un entorn de treball adient a les vostre necessitats El fitxerimprescindible per realitzar aquests canvis eacutes

1 Openkmcfg


Els arxius de configuracioacuteper defecte drsquoOpenKM soacuten

en el directoriCopenkm-6414tomcat

Aquesta carpeta tambeacute eacutesanomenada carpeta de

configuracioacute drsquoOpenKM

ROL_PARTICULAR eacutes unrol que vosaltres heu creat

anteriorment

EL_VOSTRE_ROL_ADMINISTRADOR eacutes un rol

que vosaltres heu creatanteriorment i que teacute els

permisos drsquoadministrador

En versions anteriors a la 51 aquest era el fitxer central de configuracioacute Sempreque es faci una modificacioacute en aquest fitxer i necessiteu que els canvis es realitzina continuacioacute haureu de reiniciar la part servidor

El fitxer OpenKMcfg us permetia canviar paragravemetres En versions actualitzadesaquest fitxer conteacute la informacioacute drsquoacceacutes a la base de dades

1 hibernatedialect=orghibernatedialectHSQLDialect2 hibernatehbm2ddl=none

A continuacioacute es mostren algunes de les possibles configuracions que es podeneditar

bull Canviar la mida magravexima dels fitxers que es pugen al repositori que perdefecte eacutes de 64MB Si per exemple voleu canviar aquest valor per 120 MBheu de variar la liacutenia

1 maxfilesize=120

bull Canviar el nom del repositori i la ruta per arribar-hi en el cas que necessiteurealitzar una instalmiddotlacioacute a mida i sigui imprescindible indicar una ruta i unfitxer diferents haureu drsquoeditar la liacutenia

1 repositoryconfig=[ruta]repositoryxml

bull Canviar el rol per defecte el rol per defecte que es crida quan srsquoobre elprograma eacutes ROLE_USER Si voleu especificar un rol creat per vosaltres

1 defaultuserrole=ROL_PARTICULAR

bull Canviar el rol drsquoadministrador per defecte per temes de seguretat eacutesrecomanable crear un perfil administrador lligat a un usuari i no utilitzarel perfil ROLE_ADMIN

1 defaultadminrole=EL_VOSTRE_ROL_ADMINISTRADOR

bull Nuacutemero magravexim drsquoelements mostrats a les llistes de la interfiacutecie gragravefica cadavegada que realitzeu una consulta apareixeran en pantalla els resultats Desdrsquoaquiacute podeu escollir la quantitat de dades que apareixen per la finestra

1 maxsearchresults=35

bull Canviar lrsquoadreccedila URL drsquoacceacutes a lrsquoaplicacioacute depenent de com estiguiestructurat el vostre sistema informagravetic i segons quines siguin les poliacutetiquesdrsquouacutes de la vostra corporacioacute necessitareu especificar lrsquoURL que srsquoutilitzaper accedir a lrsquoaplicacioacute


1 applicationurl=httpel_vostre_dominicomOpenKMindexjsp

Veureu que OpenKM utilitza bastants fitxers amb extensioacute XML per al tractamentde dades Eacutes recomanable que estudieu les bases drsquoaquest tipus de fitxers ja queus permetragrave anar un pas meacutes enllagrave en la configuracioacute del programa

LrsquoXML es proposa com un estagravendard drsquointercanvi drsquoinformacioacute estructurada entrediverses plataformes segur fiable i fagravecil

Hi ha una segraverie de fitxers molt importants soacuten els arxius amb lrsquoextensioacute properties(com per exemple catalina properties loggingproperties etc) Aquestsfitxers srsquoencarreguen drsquoaspectes de configuracioacute de lrsquoaplicacioacute Si obriu undrsquoaquests fitxers qualsevol veureu que indiquen una llista de variables amb elseu corresponent valor permeten alhora definir aspectes de comportament iconfigurar paragravemetres per exemple

1 packageaccess=sunorgapachecatalinaorgapachecoyoteorgapachetomcatorgapachejasper

Tambeacute eacutes molt important el contingut de la carpeta Copenkm-6414tomcatwebappsOpenKMWEB-INF Srsquoanomena carpeta arrel deconfiguracioacute drsquoAlfresco (ltconfigRootgt) Aquiacute estan ubicades les caracteriacutestiquesbagravesiques de lrsquoaplicacioacute

Aneu amb molt de compte amb les modificacions que realitzeu No oblideu fercogravepies de seguretat abans de cap canvi Tambeacute heu de posar cura amb el temade les actualitzacions de lrsquoaplicacioacute Si heu realitzat canvis en la configuracioacute ivoleu mantenir-los eacutes possible que en realitzar actualitzacions automatitzades elsvostres canvis desapareguin Documenteu beacute tot el que realitzeu

Configuracioacute bagravesica en entorn gragravefic

Configurar un gestor drsquoarxius web eacutes una tasca que eacutes molt senzilla si es disposadrsquoun entorn de treball basat en finestres Un entorn intuiumltiu i la simplificacioacute de lestasques es fa possible gragravecies a un bon back-office I aquest eacutes el cas del programaOpenKM

Accedint amb el perfil drsquoadministrador a OpenKM disposareu drsquoun entorn gragraveficon realitzar la gran majoria drsquoaccions sobre el programa

Per poder administrar la configuracioacute drsquoOpenKM en un entorn de finestres heudrsquoutilitzar un navegador web i indicar lrsquoURL


Empreu lrsquousuari i contrasenya drsquoacceacutes amb perfil administrador


XML

LrsquoXML eacutes un llenguatge demarques (semblant a lrsquoHTML)que permet definir nousllenguatges per a diferentsnecessitats Per entendre elconcepte aixiacute com lrsquoHTMLdefineix una estructura sobrequins camps han de tenir lespagravegines web amb lrsquoXML enspodriacuteem inventar una estructurade com srsquohan drsquoenviardocuments drsquouna empresa atraveacutes drsquoInternet Lrsquoestructuradel document en aquest casnomeacutes seria interpretada perlrsquoemissor i el destinatari

Recordeu que el contingutde la carpeta WEB-INFforma part deldesplegament de lrsquoaplicacioacuteweb en format WARAleshores si srsquoactualitzalrsquoaplicacioacute srsquoactualitzaragravelrsquoarxiu WAR i tot elcontingut de la carpetaWEB-INF quedaragravereemplaccedilat pel contingut delrsquoactualitzacioacute


Accedireu a lrsquoentorn drsquoadministracioacute Cliqueu a la pestanya Administracioacute quetrobareu a lrsquoextrem dret de la finestra Si accediu a aquest apartat veureu que canviael contingut de lrsquoescriptori Des drsquoaquiacute podeu realitzar les principals tasquesdrsquoadministracioacute del sistema

Inicialment necessitareu configurar unes determinades variables drsquoOpenKM sivoleu que algunes caracteriacutestiques del programa funcionin correctament El fitxerde configuracioacute OpenKMcfg us permetragrave realitzar les configuracions oportunesSi ho preferiu podeu utilitzar el mateix entorn web drsquoOpenKM per realitzaraquests canvis de configuracioacute Per veure les variables de configuracioacute haureude clicar a la icona Config per accedir al plafoacute drsquoadministracioacute del programa Laprimera clau que apareix eacutes de les meacutes pragravectiques ja que permet gestionar el fitxerde diari del programa Els valors principals que srsquoenregistraran els podeu veure ala figura 24 i soacuten

bull LOGIN indica quan un usuari ha iniciat la sessioacute

bull LOGOUT indica quan un usuari ha tancat la sessioacute

bull CREATE_ indica quan un usuari ha creat un document o una carpeta

bull DELETE_ indica quan un usuari ha eliminat un document o una carpeta

bull PURGE_ indica quan un usuari ha eliminat un document o una carpetade la brossa

bull MOVE_ indica quan un usuari ha mogut un document o una carpeta

bull COPY_ indica quan un usuari ha copiat un document o una carpeta

bull CHECKOUT_DOCUMENT indica quan un usuari ha comprovat un docu-ment o una carpeta al repositori

bull CHECKIN_DOCUMENT indica quan un usuari ha registrat un documento una carpeta al repositori

bull MISC_TEXT_EXTRACTION_FAILURE indica quan ha succeiumlt un errordurant lrsquoexecucioacute drsquouna consulta

Figura 24 Configuracioacute de claus

Clicant a la icona Config accedireu a la configuracioacute de les claus


Per realitzar accions sobre les variables heu drsquoutilitzar les icones situades a ladreta

bull Si cliqueu la icona del llapis que estagrave situada a la dreta de la pantalla podreueditar aquests valors

bull Amb la icona del siacutembol de prohibicioacute eliminareu la clau

Totes les claus que apareixen en aquesta finestra de configuracioacute soacuten importantsi no es descriuran una a una aquiacute perograve cal destacar-ne algunes que demostren lausabilitat drsquoaquest programa Per exemple es destaca

bull applicationurl eacutes lrsquoURL que srsquoempra per carregar lrsquoaplicacioacute

bull keepsessionaliveinterval indica lrsquointerval de temps (per defecte soacuten 5minuts) entre sessions

bull maxsearchresults limita el nuacutemero de resultats mostrats a la interfiacuteciedrsquousuari

bull principalidentifiervalidation eacutes lrsquoexpressioacute que valida usuaris i rols

bull systemexecutiontimeout indica el temps magravexim permegraves per executar unacomanda (per defecte soacuten 5 minuts)

bull systemftpport indica el nuacutemero de port utilitzat per sessions FTP

Si cliqueu a la icona de Mime types (figura 25) podreu consultar i editar el tipusde contingut de les dades dels arxius

Figura 25 Finestra Mime types

Des de la finestra Mime types podreu editar les correspondegravencies amb les extensions

Si per exemple necessiteu editar la configuracioacute referent a Argo UML heu de clicaral llapis que hi ha a la dreta del nom de lrsquoaplicacioacute i configurar la finestra (figura26)


Figura 26 Edicioacute Mime types

La capacitat drsquoedicioacute dels tipus Mime es pot realitzar en entorn de finestres

Com podeu observar tambeacute es pot canviar la imatge que representa el tipus defitxer

Clicant a la icona Statistics (figura 27) accedireu a informacioacute rellevant del pro-grama Lrsquoadministrador consultaragrave aquesta finestra per veure lrsquoestat de lrsquoaplicacioacuteobtenint molt clarament dades sobre el perfil drsquoinformacioacute emmagatzemada i estatdel sistema

Figura 27 Presentacioacute de dades

La presentacioacute de dades en mode gragravefic aporta molta informacioacute rellevant

Per a un administrador de sistemes la informacioacute que obtindragrave de les estadiacutestiqueseacutes vital Aquestes dades permeten prendre decisions meacutes ajustades a lrsquoegravexit ifan possible anticipar-se a problemes Aixograve fa que es puguin planificar plans demillora i de no incoacuterrer en situacions que puguin posar en perill la integritat de lainformacioacute

Amb la finestra de configuracioacute de Metadata (figura 28) srsquoaccedeix a la configu-racioacute de les metadades utilitzades pel programa


Figura 28 Metadades

Les metadades srsquoagrupen segons lrsquoetiqueta el nom o la informacioacute

Lrsquouacutes de les metadades eacutes molt interessant en els perfils de treball relacionats ambla gestioacute de documentacioacute Les metadades permeten arribar a documents gragraveciesa descripcions a relacions amb paraules amb usuaris Forccedila sovint un usuarinecessita documentacioacute vinculada a un projecte en concret perograve desconeix el nomdel document lrsquouacutes de les metadades li permetragrave accedir a la informacioacute buscantdocumentacioacute relacionada amb el projecte

Clicant a la icona drsquoUsers (figura 29) accedireu a un dels apartats meacutes uacutetilsdrsquoaquest tipus de programes Des drsquoaquiacute podreu crear nous usuaris activar-losassignar perfils configurar el correu de contacte veure lrsquoactivitat etcegravetera

Figura 29 Finestra Users

La finestra Users permet realitzar tasques drsquoadministracioacute drsquousuaris

La finestra de Profiles (figura 210) us permetragrave crear perfils Utilitzar perfilsi configurar-los des drsquoaquiacute us permetragrave definir configuracions genegraveriques drsquounaforma molt senzilla Entre les diferents opcions que teniu podeu limitar la quotade cagraverrega aplicar filtres quan el nuacutemero drsquousuaris connectats eacutes molt alt canviarla font del text el format de les dades o fins i tot canviar lrsquoaparenccedila del programa


Figura 210 Finestra Profiles

La finestra Profiles conteacute totes les caracteriacutestiques reconfigurables

Clicant a la icona Reports podreu generar informes relacionats amb el funciona-ment de lrsquoaplicacioacute uacutes i estat Aquesta funcionalitat acaba sent de molta utilitatja que la facilitat que teacute lrsquoaplicacioacute per generar informes que recullen les dadesmeacutes rellevants del sistema us ajudaragrave en la presa de decisions i sobretot a arribara ser proactius

La icona Logs eacutes de les meacutes utilitzades quan el programa es troba en fasedrsquoadaptacioacute al client Aquiacute es mostraragrave el registre de totes les accions realitzadessobre el programa

Per exemple en qualsevol moment podeu veure quins usuaris estan connectatsal sistema OpenKM assigna un uacutenic identificador de sessioacute que es vincula ambel moment en quegrave un usuari es valida en el sistema fins que es desconnecta Unparagravemetre que obteniu i que pot resultar interessant eacutes la IP remota utilitzada peraccedir al sistema

La icona Automation us permetragrave automatitzar accions en funcioacute de condicionso regles que srsquohagin executat Les accions que es poden realitzar soacuten gairebeacutequalsevol operacioacute sobre els elements existents al programa

La icona Crontab (figura 211) us duragrave a un entorn que faragrave possible programartasques en el temps Resulta de gran utilitat enviar per exemple correus queinformin de la realitzacioacute de tasques automagravetiques


Figura 211 Crontab

La interfiacutecie gragravefica de Crontab

En determinats entorns de treball caldragrave gestionar molt beacute les tasques programadesi treballar en equip amb lrsquoadministrador de sistema i lrsquoadministrador de xarxa Eacutesforccedila comuacute haver de realitzar configuracions drsquoaquest perfil amb lrsquoautoritzacioacutedrsquoaltres persones o en les finestres de temps que ens indiquin

La icona OMR permet accedir a la gestioacute del reconeixement de marques ograveptiquesPer utilitzar OMR srsquoha de crear una plantilla pujar-la a OpenKM pujar el fitxerASC i crear un fitxer FILE

La icona OCR Templates permet crear plantilles que tenen la capacitat drsquoidentificarcamps en documents i adquirir el valor drsquoaquests camps Un cas tiacutepic eacutes escanejaruna factura i obtenir automagraveticament el nom del titular lrsquoidentificador de la facturai la quantitat total que cal abonar Si en lrsquoentorn real de treball on srsquoha instalmiddotlatOpenKM encara existeix el paper caldragrave digitalitzar documentacioacute i extreurersquondades

La icona Folder Style permet ajustar lrsquoaspecte de les icones que es vinculen ambles carpetes Els possibles valors que es poden modificar soacuten

bull Read-only with children icon

bull Read-only with subscription icon

bull Read-only with children and subscription icon

bull Read-write icon

bull Read-write with children icon

bull Read-write with subscription icon

bull Read-write with children and subscription icon

La icona Language doacutena acceacutes al tractament de les llenguumles Des drsquoaquiacute es podenafegir nous idiomes crear un idioma propi o fins i tot modificar un idioma ja

Per meacutes informacioacute sobreOMR visiteu httpwwwcseiitdernetin~asethudaiOMRProjREADMEhtml

Ray Kurzweil eacutes un delsreferents en elreconeixement ograveptic decaragravecters


Jackrabbit utilitza el serveiweb drsquoAmazon per

emmagatzemar dades alnuacutevol

instalmiddotlat Aquest apartat eacutes forccedila uacutetil ja que garanteix lrsquoadaptacioacute de lrsquoentorn detreball a les necessitats de lrsquousuari final

La icona Import srsquoutilitza per importar un repositori En aquesta accioacute existeixla possibilitat drsquoactivar diverses opcions Si el que es necessita eacutes importardocuments que ja existeixen al programa no cal marcar cap opcioacute Eacutes necessarimarcar opcions quan el que es requereix eacutes importar un repositori pregraveviamentexportat drsquoOpenKM Si anteriorment srsquoha exportat un repositori amb metadadescal que es marqui la casella Metadata de la mateixa manera si srsquoha exportatun repositori amb la seva histograveria caldragrave marcar lrsquoopcioacute History per recuperaraquestes dades

La icona Export realitza una exportacioacute del repositori actiu Eacutes imprescindiblemarcar les caselles Metadata i History si srsquohan utilitzat aquests atributs i es volenemmagatzemar per a un uacutes futur

La icona Utilities mostra en pantalla tota una segraverie drsquoopcions molt profitoses per alrsquoadministrador Disposar drsquoaquestes opcions faragrave possible no sortir de lrsquoentorn detreball drsquoOpenKM per realitzar tasques drsquoadministracioacute lligades amb el sistema

Configuracioacute del repositori i de la base de dades

La gestioacute i manteniment de la informacioacute no eacutes una tasca senzilla Amb el tempssrsquohan anat desenvolupant i millorant tegravecniques per realitzar aquestes tasques

Un repositori eacutes una eina que permet emmagatzemar i mantenir lainformacioacute de forma centralitzada

Generalment un repositori eacutes el megravetode meacutes utilitzat per programes que necessitentreballar amb un cert volum de dades Srsquoencarrega drsquoorganitzar jeragraverquicament elscontinguts permetent la recerca de text control de versions moviment de dadesrecerca de canvis etc

OpenKM no eacutes un repositori sinoacute que utilitza el drsquoApache Jackrabbit que eacutesde codi obert Tot i que existeix des de lrsquoany 2004 el seu uacutes continua sentmolt generalitzat Un dels punts forts drsquoaquest programa eacutes lrsquoopcioacute de realitzarlrsquoemmagatzematge en remot o al nuacutevol

El repositori utilitzat estagrave situat a

1 $TOMCAT_HOMErepository

Identificareu les configuracions del repositori perquegrave van precedides de

1 repository

Un possible exemple de configuracioacute bagravesica eacutes

1 ltDOCTYPE Repository2 PUBLIC minusThe Apache Software FoundationDTD Jackrabbit 14EN


3 httpjackrabbitapacheorgdtdrepositoryminus14dtdgt4 ltRepositorygt5 ltFileSystem gt6 ltSecurity gt7 ltWorkspaces gt8 ltWorkspace gt9 ltVersioning gt

10 ltSearchIndex gt ltminusminus optional minusminusgt11 ltDataStore gt ltminusminus optional minusminusgt12 ltRepositorygt

Els elements indicats tenen les seguumlent funcions

bull FileSystem eacutes el sistema de fitxers virtual

bull Security configuracioacute drsquoautenticacioacute i autoritzacioacute

bull Workspaces configuracioacute de diferents espais de treball

bull Workspace plantilla de lrsquoespai de treball per defecte

bull Versioning configuracioacute del control de versions

bull SearchIndex configuracioacute de lrsquoiacutendex de cerca

bull DataStore configuracioacute de lrsquoemmagatzematge de dades

Com es pot observar eacutes possible una configuracioacute total del repositori si es coneixenels camps editables Es recomana fer una cogravepia de seguretat abans de realitzar capcanvi Tambeacute eacutes necessari que una vegada srsquoha realitzat qualsevol canvi es facintotes les proves necessagraveries sobre el sistema per comprovar que no srsquoha generatcap incidegravencia

Configuracioacute de la interfiacutecie web

OpenKm permet canviar la configuracioacute del client web utilitzant WebDAV Peractivar WebDAV en el vostre cas heu de fer un petit canvi a la configuracioacute

1 systemwebdavserver=on

WebDAV eacutes compatible amb gairebeacute tots els sistemes operatius Per utilitzar-local instalmiddotlar eines per exemple en el cas de Windows

bull Webdrive eacutes lrsquoopcioacute meacutes recomanada

bull Netdrive molt fagravecil drsquoutilitzar perograve presenta alguns problemes sobretotrelacionats amb la gestioacute de versions

Per comenccedilar a treballar amb WebDAV indiqueu al vostre navegador

1 httphost8080OpenKMwebdavokmroot

Si srsquoutilitza una distribucioacute Linux srsquoha drsquoutilitzar Savannah Aquest projecte no eacutespart del projecte GNU per tant heu de tenir clares les limitacions que aixograve suposa

Milton WebDAV eacutes una APIper a Java


213 Arxius de configuracioacute personalitzada

Resulta indispensable adequar lrsquoentorn de treball a les necessitats de lrsquousuari Tot ique entre usuaris hi ha moltes similituds hi ha aspectes personals que soacuten diferentsper a cada usuari per tant eacutes necessari poder configurar lrsquoaplicacioacute amb un certnivell de personalitzacioacute

OpenKm ofereix la possibilitat de realitzar una personalitzacioacute profunda delrsquoentorn de treball Configurar la llengua dels menuacutes permetre la integracioacute ambOpenOffice configurar el servei de missatgeria interna o configurar el correu soacutenpetits exemples que resulten molt uacutetils

Per personalitzar la configuracioacute es fa mitjanccedilant lrsquoentorn de finestres drsquoAdminis-tracioacute Algunes caracteriacutestiques que us poden resultar de gran utilitat soacuten

bull Canviar lrsquoidioma utilitzat per defecte a la interfiacutecie drsquousuari

1 defaultlang=esminusES

bull Permetre la conversioacute de fitxers PDF a SWF seragrave possible si teniu instalmiddotlatOpenOffice i afegiu la liacutenia

1 systempdf2swf=usrbinpdf2swf

bull La previsualitzacioacute drsquoimatges requereix tenir instalmiddotlat el programa Image-Magick i indicar la liacutenia

1 systemimagemagickconvert=usrbinconvert

bull Integrar OpenOfficeorg

1 systemopenofficepath=usrlibopenoffice2 systemopenofficetasks=53 systemopenofficeport=2222

bull Configurar el correu

1 subscriptionmessagesubject=OpenKM minus 0 minus 12 subscriptionmessagebody=Document lta href=0gt1ltagt3 notifymessagesubject=OpenKM minus NOTIFICATION minus 04 notifymessagebody=Document lta href=0gt1ltagt

bull Canviar la imatge que srsquoassocia a lrsquoaplicacioacute


1 logologin2 logomobile3 logoreport4 logotiny

En un entorn empresarial cal revisar aquesta configuracioacute La utilitzacioacute dels skinscorporatius soacuten una pragravectica necessagraveria i en alguns casos imprescindible

Altres configuracions personalitzades meacutes tegravecniques poden referir-se a

bull Configuracioacute del correu les subscripcions permeten que el servidor enviiumlcorreus informatius als usuaris El fitxer a editar eacutes

1 Copenkmminus6414tomcatconfserverxml

El codi per configurar un correu de Gmail seria

1 ltResource name=mailOpenKM auth=Container type=javaxmailSession2 mailtransportprotocol=smtp3 mailsmtpauth=true4 mailsmtphost=smtpgmailcom5 mailsmtpport=4656 mailsmtpuser=Aquiacute aniria lrsquousuari de GMAIL7 password=Contrasenya8 mailsmtpfrom=Correu9 mailsmtpquitwait=false

10 mailsmtpstarttlsenable=true11 mailsmtpsocketFactoryclass=javaxnetsslSSLSocketFactory12 maildebug=truegt

bull Integrar SWFTools per fer possible la previsualitzacioacute de documentscal convertir els fitxers PDF en SWF SWFTool permet realitzar aquestaconversioacute i per habilitar-la heu drsquoeditar la configuracioacute del programa ambla liacutenia

1 systemswftoolspdf2swf=usrbinpdf2swf minusT 9 minusf $fileIn minuso $fileOut

Per a sistemes Windows

1 systempdf2swf=cprogram filesswftoolspdf2swfexe

Per a distribucions Linux cal instalmiddotlar SWFTools i afegir la liacutenia

1 systemswftoolspdf2swf=usrbinpdf2swf

Canviar de port eacutes fagravecil que el port 8080 ja lrsquoestigueu utilitzant Si eacutes aixiacute podeucanviar aquest valor editant el fitxer


Si per exemple voleu que el port drsquoacceacutes sigui el 8090 en comptes del 8080 canvieula liacutenia

Per instalmiddotlar SWFToolspodeu consultar la webhttpwikiswftoolsorgwikiInstallation


1 ltConnector port=8080 redirectPort=8443 connectionTimeout=20000 protocol=HTTP11 address=0000gt

per


Hi ha diversos aspectes que lrsquoadministrador drsquoOpenKM no pot decidir Perexemple el port que srsquoutilitza per establir la connexioacute pot estar marcat per lesnecessitats del sistema i es requeriragrave del concurs de lrsquoadministrador del sistema

214 Consola de configuracioacute

Lrsquoentorn de treball meacutes utilitzat per lrsquoadministrador eacutes la consola de configuracioacuteo terminal Aquesta utilitat permet executar comandes per realitzar comandes ilrsquoanagravelisi (testing) de lrsquoestat del sistema

OpenKM disposa drsquoun entorn anomenat Utilities que permet utilitzar un ventalldrsquoeines drsquoadministracioacute del programa

Des de la pestanya drsquoadministracioacute heu de clicar la icona terminal Algunes de lespossibilitats que teniu soacuten

bull Anagravelisi (testing) del correu

bull Esborrar la memograveria temporal

bull Anagravelisi del repositori

A la seguumlent imatge teniu lrsquoaspecte drsquoaquesta finestra

Figura 212 Terminal

Opcions de Terminal


Com podeu observar OpenKm intenta arribar a poder realitzar totes les configu-racions possibles des de lrsquoentorn gragravefic Aquest aspecte es valora molt sobretottenint en compte lrsquoeficagravecia del mateix i la senzillesa de lrsquouacutes Estagrave clar que no hisoacuten totes les opcions possibles en aquest entorn gragravefic i no es pot deixar de revisarel sistema des de la interfiacutecie de comandes

22 Administracioacute drsquousuaris

Molt probablement lrsquoadministracioacute drsquousuaris sigui la tasca que meacutes temps drsquoin-versioacute requereix La persona encarregada de gestionar les altes baixes i modifi-cacions del usuaris requeriragrave drsquouna segraverie de dades com ara el perfil rol correuelectrogravenic i un determinat temps per dedicar-se a administrar usuaris

El programa OpenKM disposa de les tegravecniques meacutes efectives per facilitar lrsquoad-ministracioacute drsquousuaris perograve eacutes necessari que la persona encarregada drsquoaquestaresponsabilitat realitzi un estudi previ de les necessitats del client OpenKM eacutesuna eina potent perograve cal administrar-la correctament

221 Afegir nous usuaris

Amb els permisos drsquoadministrador es poden crear usuaris modificar el seuperfil eliminar-los deshabilitar-los i gestionar les seves comunicacions amb elprograma

En qualsevol moment es pot canviar el rol de lrsquousuari connectat Si us fixeua la part superior dreta de la pantalla detectareu lrsquoopcioacute Role list Utilitzantaquesta opcioacute canviareu el perfil de lrsquousuari connectat Aquesta possibilitat eacutesmolt uacutetil quan esteu connectats com a administradors i necessiteu saber com quedaconfigurat lrsquoentorn de treball si foacutessiu un usuari de diferent rol

Si eacutes la primera vegada que accediu a aquesta part del programa es veuragrave un entornde treball amb el seguumlent aspecte

Figura 213 Usuaris

Finestra que pertany al proceacutes de creacioacute drsquousuaris

Per crear un usuari heu de clicar sobre de la icona que eacutes un cercle de color verd iconteacute el siacutembol rdquo+rdquo

Quan es crea un usuari (figura 214) srsquoha drsquoespecificar

bull Id identificador drsquousuari que srsquoutilitzaragrave per accedir al programa


bull Password contrasenya drsquoacceacutes

bull Confirm password torneu a escriure la contrasenya per comprovar que nohi ha cap error

bull Name nom de lrsquousuari

bull Mail adreccedila de correu on srsquoenviaran les notificacions

bull Active marqueu aquesta opcioacute perquegrave lrsquousuari resti actiu

bull Roles cada usuari pot desenvolupar diferents rols dins del programa

Figura 214 Creacioacute drsquousuaris

Finestra de dades per a la creacioacute drsquoun nou usuari

Quan valideu les dades lrsquousuari ja estaragrave actiu al sistema Si alguna de les dadesno eacutes correcta srsquoavortaragrave lrsquoaccioacute Per a llenguumles com la nostra haureu drsquoexclourecaragravecters com la ldquoccedilrdquo accents o espais

Una dada curiosa eacutes que OpenKM permet vincular a un usuari adreces de correui comptes de Twitter Aquest detall permet entendre la necessitat drsquoactualitzacioacuteno nomeacutes davant dels canvis tecnologravegics tambeacute en referegravencia a lrsquouacutes social de latecnologia

222 Modificar i eliminar usuaris

Per modificar les dades drsquoun usuari ja creat cal que cliqueu a la icona llapis quereferencia al compte drsquousuari objectiu Utilitzant aquesta icona es pot modificarqualsevol camp dels que defineixen els usuaris A lrsquoinstant seguumlent de validarqualsevol canvi es pot comprovar que tinguin efecte immediatament

Per eliminar un usuari srsquoha de clicar a sobre de la icona senyal de prohibitLrsquoeliminacioacute de lrsquousuari es produeix despreacutes de validar lrsquoaccioacute


23 Administracioacute de grups

Lrsquoadministracioacute dels diferents perfils eacutes molt important en un programa que teacuteper objectiu lrsquoemmagatzematge i comparticioacute documental en xarxa OpenKMadministra els conjunts drsquousuaris utilitzant grups perfils i rols

Lrsquoadministracioacute de grups eacutes una de les tasques principals delrsquoadministrador drsquoOpenKM

Els grups fan referegravencia a grups de propietats Per exemple en la logiacutesticadrsquouna empresa podem crear un grup amb les propietats que han de tenir elstreballadors del magatzem podragrave consultar lrsquoestoc la distribucioacute i ubicacioacute ilrsquoagenda drsquoentrades-sortides podragrave modificar lrsquoestoc

El perfil es relaciona amb les propietats del grup i amb la configuracioacute de lrsquoentornde treball de lrsquoOpenKM Aixiacute al perfil es decidiragrave quines parts del programa seranvisibles a quin grup es pertany o fins i tot si es teacute acceacutes al xat intern

Un rol descriu les caracteriacutestiques que es relacionen amb un o diversosusuaris

Lrsquoadministracioacute del programa utilitzant rols simplifica molt totes les tasques Perexemple si hem de compartir una carpeta amb molts usuaris ho podem fer de duesmaneres la primera seria donar permisos usuari a usuari i la segona opcioacute seriavincular els permisos de la carpeta a un determinat rol (rol al qual pertanyen totsels usuaris que hagin de tenir acceacutes a la carpeta) Els dos rols meacutes habituals soacutenel de lrsquoadministrador i el de lrsquousuari base

Una de les parts meacutes importants de la gestioacute drsquousuaris eacutes lrsquoassignacioacute de rolsPer poder accedir al programa cada usuari ha de pertagravenyer als rols ROLE_USERo ROLE_ADMIN Utilitzant la finestra Seguretat drsquoun document o una carpetasrsquoassignaran els permisos vinculats al rol Els permisos que es poden administrarsobre els continguts soacuten

bull Lectura permet accedir al contingut

bull Escriptura permet editar el document i guardar els canvis

bull Esborrat permet eliminar el contingut

bull Seguretat permet modificar els permisos

Per exemple podria interessar crear un rol de visitant Aquest nou rol donariaacceacutes a certs continguts i tindria permiacutes de lectura No podria modificar res nicrear cap contingut nou Podriacuteem assignar un usuari amb identificador ldquovisitantrdquoi contrasenya ldquovisitantrdquo que permetria lrsquoacceacutes restringit


231 Creacioacute de grups i subgrups

La creacioacute de grups simplifica molt lrsquoadministracioacute del gestor Eacutes importantrealitzar una planificacioacute i un estudi de quins soacuten els grups necessaris de lescaracteriacutestiques que han de tenir i del manteniment que requeriragrave aquest sistema

Per crear un nou rol heu de clicar a sobre de la icona de crear un nou rol i introduirel nom que identificaragrave el rol

232 Afegir i eliminar usuaris a un grupsubgrup

El programa OpenKM treu profit a la gestioacute de perfils en funcioacute del rol i dels grupsde propietat Per afegir un o diversos rols a un usuari cal utilitzar el proceacutes drsquoedicioacutede lrsquousuari i afegir el rol escaient Si no existeix un rol a mida del que necessiteupodeu crear nous rols

Lrsquoadministracioacute de grups es pot realitzar en qualsevol moment i els canvis aplicatsfuncionen a lrsquoinstant En tot moment es pot afegir un usuari o beacute treurersquol segonssigui el cas

24 Administracioacute del contingut

Lrsquouacutes drsquoOpenKM suposa un estalvi de temps i una eficagravecia en la gestioacute i adminis-tracioacute del contingut Lrsquoanagravelisi i distribucioacute de la informacioacute continguda es realitzacoordinant totes les caracteriacutestiques del programa

Lrsquoespai Taxonomia (figura 215) permet accedir a lrsquoentorn de cada usuari amb lescaracteriacutestiques i continguts que li soacuten assignats


Figura 215 Taxonomia

Vista de la taxonomia des drsquoun mogravebil

El resultat final eacutes el resum de la configuracioacute pregravevia de molts aspectes vinculatsamb lrsquousuari La valoracioacute es calcularagrave en gran part per com acabi sent lrsquoentornde treball desenvolupat per a lrsquouacutes de lrsquousuari final

241 Creacioacute drsquoespais

Per mostrar com crear espais personalitzats es pot provar de crear una carpeta desde la Taxonomia (figura 216) Per realitzar aquesta accioacute bastaragrave amb clicar ambel botoacute dret a sobre drsquouna carpeta i clicar a lrsquoopcioacute Crear carpeta

Figura 216 Carpeta

Creacioacute drsquouna carpeta

Les propietats drsquoaquesta carpeta marcaran qui pot accedir-hi i amb quins permisos


242 Afegir o crear nous arxius a lrsquoespai

A causa de les agravemplies possibilitats drsquoOpenKM no nomeacutes es poden afegir arxiustambeacute es poden crear nous arxius

Per afegir un document cal clicar a sobre de la icona full amb un siacutembol rdquo+rdquo verd

Figura 217 Document

Afegir un document

i navegar per lrsquoestructura de directoris fins a trobar el document que es desitjavincular

Figura 218 Seleccionar

Seleccioacute drsquoun document

Si es doacutena el cas que es requereix moure el document a un altre destiacute srsquoha de clicaramb el botoacute dret a sobre del document i pitjar lrsquoopcioacute Mover


Figura 219 Afegir

Afegir un document

243 Compartir contingut

Un dels potencials drsquoOpenKm eacutes compartir continguts Lrsquoassignacioacute de rols iperfils fa possible que diferents usuaris treballin sobre els mateixos documentso que accedeixin a diversos documents (figura 220)

Figura 220 Perfil drsquousuari

Carpetes subscrites a un perfil drsquousuari

Els permisos dels continguts (figura 221) aquiacute tambeacute juguen un paper protago-nista Dependragrave dels permisos que es pugui accedir per consultar modificar oeliminar el contingut


Meacutes informacioacute deLucene

httpsluceneapacheorgcore

Figura 221 Permisos

Resum dels permisos drsquouna carpeta

Tot administrador drsquoOpenKM necessitaragrave un full de directrius per determinar quiteacute o no acceacutes a un contingut i en cas positiu quines en soacuten les limitacions

244 Cerca de contingut

Lrsquouacutes de Lucene augmenta les prestacions drsquoOpenKM Cal destacar drsquoaquestallibreria que no limita les recerques pel nom sinoacute que tambeacute utilitza el contingutdels fitxers

A la part superior dreta de la finestra hi ha lrsquoespai habilitat per introduir les dadesde cerca

Podem escriure la cadena de cerca que ens interessi en el camp situat al costatde la lupa i despreacutes clicar a sobre la lupa per buscar la cadena introduiumlda dinsdel repositori de dades Cal saber perograve que les cadenes de cerca han de tenir unmiacutenim de 3 caragravecters i es poden utilitzar comodins com (comodiacute per a muacuteltiplescaragravecters) (comodiacute per a un sol caragravecter) perograve mai poden posar-se en la primeraposicioacute de la cadena de cerca Per exemple cadenes com abc o abc no soacutenvagravelides

245 Copiar i enganxar

OpenKM es comporta com una aplicacioacute drsquousuari bagravesica en algun aspecte iaixiacute permet realitzar accions com ara copiar i enganxar continguts utilitzant lescombinacions de tecles Ctrl + C i Ctrl + V

Tambeacute es podragrave treballar amb el botoacute dret del ratoliacute per accedir a les possiblesaccions que pot rebre el contingut

OpenKM finalment oferiragrave la possibilitat drsquoarrossegar continguts des drsquoun origena un destiacute

25 Entorn drsquousuari

OpenKM treballa en dos entorns lrsquoentorn client i lrsquoentorn servidor El vostreclient requereix conegraveixer quin eacutes lrsquoaspecte les caracteriacutestiques i la metodologia


de treball que es trobaragrave en lrsquoentorn client Perquegrave lrsquoentorn client funcionicorrectament eacutes imprescindible que la part servidor estigui funcionant sinoacute eacutesaixiacute no es podragrave accedir al programa

Per realitzar una bona tasca amb lrsquoentorn drsquousuari caldragrave primer adequar-lo a lesnecessitats de lrsquousuari final

251 Acceacutes a lrsquoentorn del gestor drsquoarxius web

Per accedir en mode usuari podem utilitzar un navegador web instalmiddotlat a unordinador una tauleta o qualsevol altre dispositiu mogravebil En qualsevol cas el quecal eacutes indicar lrsquoadreccedila web on es troba allotjat el programa La seguumlent imatgemostra lrsquoaspecte que presenta la primera pantalla accedint des drsquoun telegravefon ambsistema operatiu Android

Figura 222 OpenKM a Android

Aspecte drsquoOpenKM carregat en un sistema Android

En el cas concret de la instalmiddotlacioacute drsquoOpenKM en un servidor amb IP 193168133lrsquoadreccedila utilitzada al navegador del telegravefon eacutes

1 http1931681338080OpenKM

Eacutes interessant gestionar dominis a la intranet corporativa per tal drsquoevitar que elsusuaris hagin drsquoescriure una adreccedila IP al navegador Per exemple seria meacutes fagravecilescriure

1 httpNomEmpresacomDocuments

Lrsquoentorn client eacutes la part delprograma que utilitzalrsquousuari i lrsquoentorn servidoreacutes la part del programa queutilitza lrsquoadministrador

Una intranet eacutes una LAN(Xarxa drsquoAgraverea Local) quepermet utilitzar einesdrsquoInternet Augmenta lausabilitat de la xarxainformagravetica de qualsevolcorporacioacute


La primera vegada que utilitzeu OpenKm no hi hauragrave usuaris configurats a partde lrsquoadministrador per tant per accedir-hi necessiteu les seguumlents dades

1 Usuari okmAdmin2 Contrasenya admin

Si preferiu accedir des drsquoun ordinador els passos soacuten els mateixos

1 Obriu un navegador client

2 Indiqueu lrsquoadreccedila


Entrant amb lrsquousuari administrador la finestra que apareix eacutes

Figura 223 Administrador

Visioacute que tindragrave lrsquoadministrador drsquoOpenKM

Si us fixeu a la part inferior esquerra apareix Conectado como Administradornecessiteu crear un usuari per canviar de perfil

Necessiteu qualsevol dels navegadors meacutes comuns per accedir al programa (figura224)


Figura 224 Tomcat

Imatge de lrsquoinici del servidor Tomcat

Recordeu que per accedir a lrsquoentorn usuari eacutes imprescindible que primer lrsquohagi iniciat elservei Si eacutes la primera vegada que instalmiddotleu OpenKM i no lrsquoheu utilitzat mai heu drsquoexecutaral servidor

bull En sistemes Windows

1 Copenkmminus6414tomcatbincatalinabat start

bull En distribucions Linux

1 optopenkmminus6414tomcatbincatalinash start

Cal revisar lrsquoacceacutes al programa des de diversos navegadors Eacutes possible queconfiguracions puntuals es mostrin diferents des del punt de vista de lrsquoaspectedepenent del navegador web utilitzat

252 Pagravegina principal

La pagravegina principal de treball que ofereix lrsquoOpenKM estagrave clarament organitzadaQuan accediu al sistema veureu que lrsquoescriptori es divideix en cinc parts

bull Opcions de menuacute


bull Arbre de carpetes


bull Propietats dels documents i carpetes

Cada part realitza unes determinades tasques Eacutes imprescindible conegraveixer lesdiferents funcionalitats de cada part per realitzar un uacutes eficient de lrsquoeina


Figura 225 Distribucioacute logravegica

Les diferents parts es distribueixen logravegicament

Aquest entorn de treball eacutes agravempliament reconfigurable en funcioacute dels requisitsde lrsquousuari Cal invertir temps per acabar drsquoidentificar les funcions bagravesiques i laubicacioacute dels diferents espais

Opcions de Menuacute

Les opcions de menuacute que conteacute ofereixen totes les opcions possibles dels elementsdel programa Podeu utilitzar qualsevol opcioacute que no estigui ombrejada Lespossibles opcions estan agrupades en

bull Arxiu podreu crear carpetes afegir documents o escanejar entre altres

bull Edicioacute accions sobre lrsquoelement seleccionat

bull Eines estris que us permetran canviar la configuracioacute de lrsquoentorn de treball

bull Marcadors possibilita la creacioacute de dreceres

bull Plantilles les plantilles simplifiquen molt processos

bull Ajuda ajuda diversa sobre diferents aspectes relacionats amb el programa

Figura 226 Menuacute


Existeixen dreceres de teclat que estalvien forccedila temps Tot i aixiacute eacutes recomanableuna primera fase de descobriment de les moltes possibilitats que contenen lesopcions de Menuacute


Barra drsquoeines

La barra drsquoeines (figura 227) conteacute els botons amb les funcions bagravesiques quequalsevol administrador utilitzaragrave meacutes frequumlentment Podeu utilitzar qualsevolbotoacute mentre no estigui ombrejat

Figura 227 Eines

A la barra drsquoeines podeu utilitzar les que no estiguin ombrejades

Per defecte aquiacute teniu la gran majoria drsquoutilitats que meacutes es necessiten Disposardrsquoaquests elements a la barra drsquoeines agilitza les tasques Aquesta barra eacuteseditable

Arbre de carpetes

Lrsquoarbre de carpetes (figura 228) estagrave situat a la part esquerra de lrsquoescriptori detreball Aquiacute teniu representada lrsquoestructura jeragraverquica de la informacioacute Es mostrael repositori ordenat i agrupat en directoris

Figura 228 Arbre de carpe-tes

Aspecte de lrsquoarbre de carpetes

Rebre visualment la jerarquia de lrsquoestructura ajuda molt a comprendre la logiacutesticade la documentacioacute En motes ocasions aquesta visioacute ordenada dels continguts espot aparellar amb perfils o grups fet que facilita moltes tasques

Gestor de documents

El gestor de documents (figura 229) permet veure tota la informacioacute necessagraveriadels fitxers i carpetes Disposeu drsquoopcions per treballar amb els continguts des-carregar un document editar un document comprovar un document al repositoribloquejar i desbloquejar documents etc


Figura 229 Gestor

Acceacutes al gestor des drsquoun telegravefon mogravebil

OpenKM permet arrossegar continguts fins a aquest espai facilitant molt la feinade lrsquousuari Tambeacute lrsquoacceacutes eacutes possible des de dispositius mogravebils tot i que enaquests casos la manipulacioacute de la informacioacute es torna meacutes feixuga

Propietats del document i de la carpeta

Aquiacute veureu caracteriacutestiques dels fitxers i de les carpetes com ara quan es va crearles subscripcions o el control de versions (figura 230)

Figura 230 Propietats

Propietats de la carpeta

Cal parar atencioacute a les propietats ja que gran part de les incidegravencies que es puguingestar tindran el seu origen i tambeacute la solucioacute en aquest lloc Els procedimentsestipulats per lrsquoorganitzacioacute en referegravencia al tractament de la informacioacute serancabdals per a la correcta gestioacute de les propietats de documents i carpetes


253 Altres espais de configuracioacute

A sota de Taxonomia disposeu de meacutes espais de configuracioacute del sistema

bull Categories les categories permeten relacionar documents de diferent ori-gen (figura 231) Teniu la possibilitat de crear una estructura de categoriesi veure agravegilment tots els documents relacionats amb la categoria Undocument pot estar enllaccedilat a meacutes drsquouna categoria

bull Thesaurus eacutes un llibre que llista una segraverie de vocables que tenen unsignificat semblant Aquests llibres soacuten molt uacutetils per a la classificacioacute dedocuments

bull Plantilles aquiacute emmagatzemareu les plantilles que necessiteu Si honecessiteu podeu crear un arbre de continguts amb lrsquoobjectiu drsquoorganitzarmillor les plantilles

bull Documents personals aquesta eacutes lrsquoagraverea privada de cada usuari

bull Correu electrogravenic per configurar un compte de correu haureu drsquoanar aadministrar els usuaris i des drsquoallagrave introduir les dades OpenKM teacute uncompte de correu compatible amb POP i IMAP

bull Paperera els documents eliminats apareixeran aquiacute i teniu la possibilitat derestaurar-los

Figura 231 Categories

Finestra utilitzada per afegir categories

No srsquohan de confondre aquests espais No es tracta drsquoun calaix de sastre on hananat a parar funcionalitats difuses Es tracta drsquoutilitats importants que requereixentenir un ragravepid acceacutes per aquest motiu tenen un perfil protagonista i lrsquousuari lestroba al principal entorn de treball


254 Agraverea de treball

Lrsquoagraverea de treball drsquoOpenKM canvia en funcioacute de les necessitats del client La partmeacutes variable eacutes la zona central de lrsquoagraverea de treball

Depenent de la pestanya seleccionada podreu estar a

bull Lrsquoescriptori de treball (vista drsquousuari)

bull Recerca de continguts

bull WorkFlow

bull Administracioacute

Abans drsquoentrar a realitzar configuracions especiacutefiques i de realitzar accions sobredocumentacioacute eacutes important que navegueu pels diferents escenaris i veieu quinessoacuten les utilitats que ofereixen


3 Integritat del servei i documentacioacute tegravecnica

En general una de les funcionalitats de qualsevol programa informagravetic eacutes permetrelrsquoacceacutes a la informacioacute perograve tambeacute assegurar la seva integritat Diversos soacuten elsmecanismes que srsquoutilitzen per aconseguir aquests objectius i per poder portar-losa terme cal disposar drsquouna bona documentacioacute

El programa OpenKM srsquoencarrega de facilitar la gestioacute del repositori la recupera-cioacute de documents la importacioacute per lots lrsquoexportacioacute de documents lrsquoencriptacioacutede la informacioacute la possibilitat drsquoutilitzar un diari drsquoactivitat lrsquoautomatitzacioacutede tasques o lrsquouacutes de Workflows accions que us permetran realitzar una curosaadministracioacute segura i controlada de la informacioacute

31 Indexacioacute dels arxius

Els programes que srsquoencarreguen drsquoemmagatzemar informacioacute han de permetrerealitzar recerques i acceacutes a les dades invertint un temps molt petit No es podenpermetre trigar gaire a mostrar la informacioacute solmiddotlicitada

La indexacioacute drsquoarxius permet accelerar els temps de cerca dels arxiusemmagatzemats en lrsquoaplicacioacute i per tant en facilita tambeacute lrsquoacceacutes

La funcionalitat drsquoindexar arxius no estagrave implementada sempre OpenKM eacutes ungestor que siacute que gaudeix drsquoaquesta capacitat de fet un gestor drsquoarxius web quees consideri bo hauria drsquoimplementar aquesta caracteriacutestica

OpenKm utilitza per defecte un indexat molt flexible mogut per Apache LucenePart del seu potencial es basa en lrsquouacutes adaptable a lrsquoidioma Amb versionsanteriors a la 51 editant el fitxer OpenKMcf g podeu configurar a mida lapropietat hibernatesearchanalyzer Amb versions posteriors accedint amb roladministrador ho podreu configurar a la finestra drsquoadministracioacute

Per defecte OpenKM utilitza orgapacheluceneanalysisstandardStandardAnalyzerque funciona sobre lrsquoidioma anglegraves Si voleu realitzar canvis disposeu de lesopcions

bull orgapacheluceneanalysisenEnglishAnalyzer (idioma anglegraves)

bull orgapacheluceneanalysisesSpanishAnalyzer (idioma espanyol)

bull orgapacheluceneanalysisfrFrenchAnalyzer (idioma francegraves)

bull orgapacheluceneanalysisitItalianAnalyzer (idioma italiagrave)

La seguretat informagraveticaimplica confidencialitatintegritat disponibilitat iautenticacioacute o autentificacioacute

Per exemple per tractarxinegraves simplificat esrequereix el paquetorgapacheluceneanalysiscnsmart


OpenKm utilitza per defectelrsquoautenticacioacute sobre

HSQLDB (HyperSQLDataBase)

bull orgapacheluceneanalysisdeGermanAnalyzer (idioma alemany)

bull orgapacheluceneanalysiselGreekAnalyzer (idioma grec)

Si es doacutena el cas que heu configurat lrsquoanalitzador de recerquesabans drsquoiniciar el programa lrsquoindexat Lucene es crearagrave utilitzantorgapacheluceneanalysisstandardStandardAnalyzer perograve si voleurealitzar un canvi necessitareu fer un rebuild des de la interfiacutecie gragraveficaAdministracioacuteRebuild indexes

32 Mecanismes de seguretat del sistema

Qualsevol aplicacioacute que funcioni en un entorn compartit requereix algun mecanis-me de seguretat que permeti controlar qui entra o qui surt del sistema i quegrave potfer o no pot fer un usuari sobre els objectes que conformen lrsquoaplicacioacute

Lrsquoadministracioacute de la seguretat es realitza amb la gestioacute dels permisos que podentenir fitxers i carpetes assignats als usuaris i als rols

OpenLDAP eacutes una implementacioacutelliure i de codi obert utilitzada a

ClearOS

La gestioacute dels accessos ja sigui a nivell del control drsquousuari o beacute amb lrsquoadministra-cioacute de la seguretat de les connexions eacutes tambeacute un punt important a tenir en comptePer exemple OpenKM incorpora ClearOS LDAP que eacutes una de les opcions meacutesutilitzades com a millores de seguretat

Al gestor OpenKm la seguretat srsquoaplicaragrave en diferents liacutenies els usuaris tindranuns determinats rols i permisos que els permetran lrsquoacceacutes a determinats contingutsel control drsquoaquests perfils es realitza mitjanccedilant grups lrsquoautenticacioacute drsquousuarises realitza mitjanccedilant mecanismes i protocols segurs i les connexions estanprotegides amb protocols de seguretat

321 Rols i permisos als usuaris

Un rol eacutes un perfil que es pot relacionar amb un o diversos usuaris igualment unusuari pot tenir diferents rols Per exemple si lrsquoadministrador del programa es diuMiquel tindragrave un usuari anomenat id_Miquel depenent de la tasca que hagi de feraquest usuari seragrave meacutes uacutetil treballar amb rol drsquoadministrador o en determinadesocasions fer-ho amb rol drsquousuari bagravesic

OpenKM treballa amb un entorn de rols i per tant quan assigneu o traieupermisos en realitat sempre srsquoestaran aplicant les configuracions de seguretatsobre els rols

Els paragravemetres que es poden gestionar soacuten

bull Lectura permet accedir al contingut i consultar-lo


bull Escriptura permet accedir al contingut i modificar-lo

bull Eliminar permet eliminar lrsquoobjecte

bull Seguretat permet gestionar la seguretat de lrsquoobjecte

Els dos rols predefinits a OpenKM soacuten ROLE_ADMIN i ROLE_USER El rolROLE_USER eacutes obligatori per a tots els usuaris OpenKm lrsquoutilitza internamenten la gestioacute de connexions El rol ROLE_ADMIN permet administrar privilegisveure tots els continguts i realitzar accions sense cap restriccioacute (vegeu la figura31)

Figura 31 Carpetes

Informacioacute referent a la seguretat de la carpeta

Eacutes molt important ajustar el rol dels usuaris Un usuari ha de tenir els privilegisimprescindibles per realitzar amb garanties la seva tasca perograve no nrsquoha de tenir maiexceacutes de permisos

322 Convidar usuaris o grups a un contingut

La correcta creacioacute i administracioacute drsquousuaris requereix una tasca pregravevia deplanificacioacute Dependragrave de les necessitats dels usuaris de la naturalesa de lainformacioacute i de lrsquoestructura de lrsquoorganitzacioacute la decisioacute drsquoestablir una estrategravegiade gestioacute drsquousuaris o no

Els gestors drsquoarxius web han drsquoestar correctament organitzats per esdevenir uacutetils entot el seu potencial Lrsquoeleccioacute de les caracteriacutestiques que han de tenir els diferentsusuaris i grups eacutes un dels punts meacutes importants a tenir en compte per tenir egravexit

Si srsquoha planificat correctament convidar usuaris o grups a pocs o molts contingutsno requeriragrave molta dedicacioacute perograve una mala planificacioacute pot provocar una pegraverduade temps enorme

Eacutes important que identifiqueu els rols grups i usuaris en funcioacute dels contingutsals quals no han de tenir acceacutes El meacutes habitual no eacutes compartir un document ambun usuari en concret sinoacute que gairebeacute sempre compartireu un document amb ungrup que reuneix les mateixes caracteriacutestiques Tambeacute seragrave molt important deixarben clar quins soacuten els permisos vinculats a cada rol


CAS Central AuthenticationService

323 Autenticacioacute drsquousuaris

Lrsquoautenticacioacute drsquousuaris no comenccedila i acaba amb la comparacioacute entre lrsquousuari icontrasenya indicats per lrsquousuari Eacutes necessari implementar protocols segurs decomunicacioacute poliacutetiques de permisos i administracioacute de rols

Per permetre la connexioacute drsquoun usuari al programa srsquoutilitza el protocol CASAquest protocol permet lrsquoacceacutes a diferents parts de lrsquoaplicacioacute sense la necessitatdrsquoidentificar-se constantment Perquegrave funcioni haureu de connectar mitjanccedilantuna connexioacute HTTPS

324 Connexioacute segura amb SSL

Un programa com OpenKM ha drsquooferir solucions en molts diversos agravembits Enel cas de lrsquoadministracioacute de connexions segures el programa necessita utilitzardeterminades eines externes Un exemple eacutes vincular el protocol SSL al programa

SSL (Secure Sockets Layer) eacutes un conjunt de protocols que tenen perobjectiu assegurar comunicacions segures a Internet mitjanccedilant lrsquoencriptacioacutede dades

Si per exemple el vostre sistema operatiu eacutes Ubuntu i voleu treballar amb SSL heude seguir els seguumlents passos

1 Permetre accedir al mogravedul dins la configuracioacute drsquoApache

1 $ sudo mkdir etcapache2ssl2 $ sudo usrsbinmakeminussslminuscert usrsharesslminuscertssleaycnf etcapache2ssl

apachepem3 $ sudo a2enmod ssl

2 Comprovar que el port 443 estagrave escoltant (reviseu etcapache2portsconf)


Figura 32 Lrsquoacceacutes des de dispositiusmogravebils tambeacute requereix mesures de seguretat

Seguretat

33 Cerca i interpretacioacute de documentacioacute tegravecnica

Podeu treballar amb OpenKm en la seva versioacute gratuiumlta o beacute la versioacute de pagamentUna de les principals diferegravencies eacutes que la versioacute gratuiumlta ofereix documentacioacutetegravecnica suficient i acceacutes a fograverums de debat mentre que la de pagament permetrealitzar consultes als tegravecnics

Amb la versioacute gratuiumlta la documentacioacute a la qual es teacute acceacutes estagrave escrita en gran parten anglegraves Trobareu algunes traduccions en castellagrave perograve es recomana consultarla versioacute original El nivell drsquoanglegraves necessari eacutes bagravesic es traca de documentacioacutetegravecnica

Els fograverums vinculats a OpenKm ofereixen molta informacioacute Aquiacute trobareu lasolucioacute a problemes que altres usuaris srsquohan trobat en el passat Si us topeu ambalgun problema tegravecnic no dubteu a buscar algun fil de treball al fograverum guanyareumolt de temps

La quantitat drsquoinformacioacute accessible des drsquoInternet eacutes incalculable Cada segonque passa srsquohi afegeixen modifiquen i destrueixen continguts Eacutes per aquest motiuque si realitzeu una cerca drsquoinformacioacute referent a OpenKM obtindreu un nuacutemeromolt elevat de respostes Tot i que es recomana explorar la xarxa a continuacioacuteteniu una segraverie drsquoenllaccedilos que estan revisats i us poden resultar de gran ajuda

bull httpwwwopenkmcom pagravegina principal drsquoOpenKm Aquiacute trobareumolta informacioacute comercial i petits detalls tegravecnics que us ajudaran molt aubicar el programa


bull httpwikiopenkmcom pagravegina principal de la documentacioacute drsquoO-penKM Basada en una plataforma wiki organitza la documentacioacute en tresgran blocs instalmiddotlacioacute usuaris i desenvolupadors

bull httpwikiopenkmcomindexphpInstallation_Guide apartat de-dicat a la instalmiddotlacioacute del programa Eacutes molt recomanable que llegiu aquestapart Teniu informacioacute bagravesica de tractament de la base de dades seguretatcorreu o cogravepies de seguretat

bull httpwikiopenkmcomindexphpUser_Guide aquiacute teniu la guiadrsquousuari Per comenccedilar eacutes suficient Tot el que ha de saber un usuari bagravesicestagrave en aquesta guia

bull httpwikiopenkmcomindexphpCurso_Workflow a lrsquoapartatde desenvolupadors disposeu drsquoaquest curs Conteacute viacutedeos explicatius delsconceptes meacutes importants dels Workflow

bull httpwikiopenkmcomindexphpRepository_backup aquestaseccioacute us indicaragrave com realitzar una cogravepia del repositori

bull httpwikiopenkmcomindexphpRepository_import aquestaseccioacute us indicaragrave com importar un repositori ja existent

bull httpwikiopenkmcomindexphpRepository_view lrsquoadminis-tracioacute del repositori eacutes una tasca molt delicada Abans de fer res seriarecomanable que mireacutessiu aquesta web

bull httpwikiopenkmcomindexphpActivity_log aquiacute teniu un petitmanual per estudiar els logs des de la interfiacutecie gragravefica

bull httpwikiopenkmcomindexphpAutomation OpenKM permetestablir regles per generar automatismes Dins de les funcions de lrsquoadmi-nistrador del sistema hi ha realitzar aquestes tasques

bull httpwikiopenkmcomindexphpScripting_-_OpenKM_62 larealitzacioacute drsquoscripts vinculats a lrsquoOpenKM esdeveacute molt important si arribeua un determinat punt de desenvolupament a mida

Eacutes important disposar drsquoinformacioacuteperograve eacutes igual drsquoimportant tenir facilitat

drsquoacceacutes a aquesta informacioacute

Per interpretar la documentacioacute tegravecnica sempre eacutes bo tenir com a referegravenciaglossaris de terminologia informagravetica que ens ajudin a comprendre els conceptes

bull httpwwwgooglecomTop directori de Google sobre terminologiainformagravetica en catalagrave Accediu a la categoria Informagravetica i a continuacioacute ala categoria Terminologia

bull httpenwikipediaorg la Wikipedia eacutes una molt bona aliada i cal tenirben present que les definicions dels articles poden ser millors o pitjors meacutescompletes o menys en funcioacute de lrsquoidioma que hagravegim escollit Aixiacute sicerquem conceptes informagravetics ben beacute sempre la informacioacute meacutes completala trobareu si seleccioneu lrsquoidioma anglegraves del menuacute de lrsquoesquerra de lapagravegina web El motiu eacutes que actualment la majoria de programari proveacutede paiumlsos anglosaxons per motius econogravemics i empresarials


Aprendre a fer cerques avanccedilades a Google tampoc no estagrave mai de meacutes heudrsquoaccedir a la seccioacute Query Input i dins lrsquoapartat Part I Query Input clicara lrsquoenllaccedil Special Characters Summary Eacutes un resum dels paragravemetres que espoden fer servir per refinar les cerques que fem a Google en el qual srsquoexplicadetalladament lrsquouacutes dels operadors

Tambeacute pot resultar molt eficaccedil consultar llibres o parts de llibres gratuiumltament percercar documentacioacute tegravecnica Wikilibros eacutes una pagravegina web especialitzada en ladifusioacute de llibres gratuiumlts a lrsquoestil Wikipegravedia perograve enfocada als llibres

Lrsquoidioma segons el nivell que tingui cadascuacute pot resultar un inconvenientper interpretar algunes paraules de vocabulari que no eacutes tegravecnic perograve ajuda acomprendrersquol Per aixograve eacutes molt recomanable tenir sempre a magrave un bon diccionarien liacutenia que ens permeti consultar paraules i si eacutes el cas traduir pagravegines websenceres

bull httptranslategooglees traductor de pagravegines web de Google Nomeacutescal escriure la pagravegina web i automagraveticament us la tradueix

bull httpwwwwordreferencecomes diccionari drsquoanglegraves a castellagrave i vice-versa Tambeacute permet treballar amb molts altres idiomes i accedir a fograverumsque complementen els continguts

Com a uacuteltim consell si estem cercant documentacioacute especiacutefica sobre un gestordrsquoarxius el primer que hem de fer eacutes investigar a fons la pagravegina web principal onhem trobat el gestor drsquoarxius i buscar altres referegravencies a fograverums o bitagravecoles quepuguin debatre o comentar el programa

34 Documentacioacute dels gestors drsquoarxius web

El proceacutes de documentacioacute eacutes una tasca imprescindible Imagineu quegrave passaria sino es documenteacutes la feina feta on aniriacuteem a buscar solucions Sempre que enstopem amb algun problema anem a buscar-ne les possibles causes i les solucionsa la documentacioacute del programa o als fograverums que tracten el tema Lrsquoadministradorha de contribuir al proceacutes de documentacioacute afegint material

Eacutes una bona pragravectica documentar el proceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute configuracioacutemanteniment i desinstalmiddotlacioacute drsquoOpenKM Aquesta accioacute eacutes una ajuda perlrsquoadministrador i per lrsquoequip drsquoinformagravetics

En moltes ocasions seguireu els passos que indica un desenvolupador durant elproceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute drsquoun nou programa i tindreu problemes Cal deixar escrit elpunt on es detecta el problema quegrave lrsquoha originat i quin efecte ha produiumlt Seriamolt interessant reportar tambeacute si aquesta accioacute ha provocat alguna cosa en unaaltra aplicacioacute


Habituament srsquoinstala elprogramari en una magravequina

servidor

La consulta de fitxers de log ajuden molt a documentar ja que soacuten una font enormede dades i accions algunes de les quals poden passar desapercebudes

341 Documentacioacute del proceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute i configuracioacutedrsquoOpenKM

La versioacute drsquoOpenKM utilitzada durant la instalmiddotlacioacute no requereix de moltaintervencioacute per part del tegravecnic El paquet drsquoinstalmiddotlacioacute conteacute tot el necessari perfer funcionar el gestor sense la necessitat de canvis

Tot i aixiacute eacutes una bona oportunitat utilitzar una versioacute reduiumlda o drsquoanagravelisi (testing)per fer una documentacioacute base Eacutes molt important identificar totes les decisionsque srsquohan pres durant el proceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute per lrsquoanagravelisi de situacions posteriors

En cas contrari la no generacioacute de documentacioacute pot provocar errors meacutes greus ifins i tot influir en el mal funcionament drsquoaltres programes instalmiddotlats al sistema

Durant la instalmiddotlacioacute drsquoOpenKM eacutes important que anoteu la data i lrsquohora exactade totes les accions que realitzeu Per exemple eacutes forccedila habitual que instalmiddotleu unaversioacute drsquoavaluacioacute en un sistema on ja hi ha un Tomcat instalmiddotlat no seragrave casualitatque sorprenentment aquell Tomcat instalmiddotlat i que funcionava correctament deixide funcionar Coneixent quan heu realitzat les vostres accions i quan srsquohan generatproblemes en altres zones podreu establir relacions i recuperar els sistemes

Durant el proceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute de lrsquoaplicacioacute eacutes recomanable documentar tota unasegraverie de punts que es detallen a continuacioacute

bull Eleccioacute i justificacioacute de les versions de programari utilitzades Sobretot pelque fa a la versioacute del JRE (Java Runtime Environment)

bull Caracteriacutestiques de la magravequina que allotjaragrave el programari

bull Si ha calgut canvis de configuracions de programes externs a OpenKM

bull Dispositius utilitzats mogravebil tauleta ordinador etcegravetera

bull Altres aspectes Pragravecticament cada instalmiddotlacioacute eacutes diferent a la resta enfuncioacute de lrsquoentorn on srsquoexecuta

La documentacioacute no es realitza en acabar un proceacutes sempre srsquoha de documentaral mateix temps que es treballa No seguir aquesta premissa duragrave a situacionson srsquooblida reportar dades i recordeu que srsquoha de reportar tot Per exemple endistribucions Linux eacutes habitual haver de visitar un repositori en la recerca deversions meacutes actuals drsquoalguns mograveduls doncs abans de fer-ho anoteu quegrave heudrsquoactualitzar i per quegrave

A mode drsquoexemple dades documentals importants soacuten

bull Mograveduls addicionals instalmiddotlats que complementen lrsquouacutes i les funcionalitats delrsquoaplicacioacute


bull Aspectes de configuracioacute relacionats amb la interfiacutecie gragravefica de lrsquousuaricom per exemple la facilitat drsquoacceacutes en determinats espais de lrsquoaplicacioacute lavisualitzacioacute i lrsquoorganitzacioacute dels arxius etc

bull Aspectes de configuracioacute relacionats amb lrsquoaplicacioacute mateixa que permetenadaptar les funcionalitats a les necessitats de lrsquoorganisme persona o empresaque utilitzi lrsquoaplicacioacute com ara la configuracioacute especiacutefica de la base dedades configuracioacute del servei de correu de lrsquoaplicacioacute configuracioacute delmotor de cerca etc

bull Configuracioacute del servidor de lrsquoaplicacioacute web adaptada a les necessitats realsque pugui tenir lrsquoaplicacioacute com podria ser una forta demanda drsquousuaris quefaran servir lrsquoaplicacioacute control de seguretat etc

Una bona manera de comenccedilar a fer la documentacioacute eacutes consultar lrsquoiacutendex de la guiadrsquoinstalmiddotlacioacute de lrsquoaplicacioacute Es poden analitzar visualment els punts de lrsquoiacutendex quesrsquohan anat fent durant el proceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute i fer-ne una concrecioacute adaptada a lesnecessitats de documentacioacute que es creguin necessagraveries

Tota la documentacioacute necessagraveria per realitzar la instalmiddotlacioacute drsquoOpenKM i configu-rar el programa segons els requeriments la trobareu a

bull La web oficial drsquoOpenKM

bull La wiki oficial drsquoOpenKM

Podreu accedir a documentacioacute referent a

bull Instalmiddotlacioacute bagravesica per a Windows Linux i Mac

bull Instalmiddotlacioacute i configuracioacute detallada

bull Primers passos amb el gestor drsquoarxius documentals web amb lrsquoentorncolmiddotlaboratiu etc

342 Documentacioacute de les incidegravencies i solucions

Al llarg del temps de vida de lrsquoaplicacioacute web poden sorgir moltes situacionsimprevistes que poden provocar diversos tipus drsquoincidegravencies en el funcionamentde lrsquoaplicacioacute i per extensioacute en el funcionament de lrsquoempresa o lrsquoorganitzacioacute quelrsquoestigui fent servir

Per mirar de fer front a totes aquestes circumstagravencies adverses cal fer un esforccedili imaginar-se totes les situacions que soacuten potencialment probables de succeirDespreacutes cal mirar de trobar-ne la solucioacute i fer-ne una documentacioacute

Tant les situacions que soacuten probables que arribin a passar com les que succeirancal que estiguin adjuntes a la documentacioacute drsquoinstalmiddotlacioacute i configuracioacute de

Un fograverum arreplegaragrave moltainformacioacute i pot ser una moltbona opcioacute per ajudar-vos adocumentar


lrsquoaplicacioacute web Documentar una incidegravencia pot consistir senzillament a fer unabreu descripcioacute del problema i una descripcioacute de la solucioacute que srsquoha trobat si eacutesque se nrsquoha trobat alguna o indicar que encara estagrave pendent de resoldrersquos

A banda de mirar de preveure les situacions de risc tambeacute conveacute disposar drsquoeines idocumentacioacute tegravecnica que ens puguin ajudar a afrontar les situacions inesperadesCom meacutes coneixement tinguem del funcionament i implementacioacute de lrsquoaplicacioacuteweb meacutes fagravecil seragrave que hi puguem trobar una solucioacute

Resulta de gran utilitat conegraveixer els codis drsquoerror drsquouna aplicacioacute Gragravecies a lapragravectica de documentar els errors apareguts en diferents entorns es pot generaruna llista OpenKM codifica els errors utilitzant un codi amb la plantilla OKM-XXX-YYY

bull OKM indica que es tracta un codi drsquoOpenKM

bull XXX indica lrsquoorigen de lrsquoerror

bull YYY indica la causa de lrsquoerror

A mode drsquoexemple uns oriacutegens drsquoerror estarien identificats

bull OKM-001 Problema amb lrsquoobtencioacute de carpetes del servidor

bull OKM-002 Problema amb lrsquoobtencioacute de documents del servidor

bull OKM-003 Problema amb la connexioacute remota amb el servidor

bull OKM-004 Problema descarregant una carpeta del servidor

bull OKM-005 Problema pujant un document al servidor

bull OKM-006 Problema amb la sessioacute de servidor

bull OKM-007 Problema drsquoautenticacioacute

bull OKM-008 Problema amb una consulta

bull OKM-009 Problema amb les propietats dels grups (metadata)

bull OKM-010 Problema amb la notificacioacute drsquoun servei

Algunes de les causes dels problemes estan identificades com

bull 001 Causat pel repositori

bull 002 No funciona lrsquoobjecte

bull 003 No existeix lrsquoobjecte

bull 004 Causat per estar bloquejat

bull 005 Causat per estar desbloquejat

bull 006 Causat per un motiu general


bull 007 Causat per un motiu general (la documentacioacute no especifica diferegravenciaamb el codi 006)

bull 008 Causat per lrsquoentorn GWT

bull 009 Causat per denegacioacute drsquoacceacutes

bull 010 Causat per no suportar el tipus mime

Tota la llista de codificacioacute drsquoerrors es troba a httpwikiopenkmcomindexphpError_codes

Totes aquestes situacions han de quedar ben documentades en un arxiu on srsquoindiquiclarament la causa del problema i la solucioacute aportada en cas drsquohaver-la trobat

Arxius de registre

La depuracioacute drsquoerrors es realitza a OpenKM bagravesicament consultant els fitxers delog que genera el propi programa Els fitxers de log soacuten a la carpeta

1 Copenkmminus6414tomcatlogs

o beacute al directori

1 varlibtomcatlogs

OpenKM genera molta informacioacute que emmagatzema en aquests logs i perdetectar errors o extreurersquon informacioacute molt precisa de lrsquouacutes del programa eacutes unmolt bon recurs La seguumlent liacutenia de codi mostra el tragravefic que srsquoha generat entreun client i el servidor durant el proceacutes de desactivacioacute del xat drsquoun usuari

1 00000001 minus minus [26Feb2015184345 +0100] GET OpenKMadminimgactionchat_disconnectedpng HTTP11 200 717

Si necessiteu extreure dades molts precises drsquoun cas en concret eacutes recomanablenetejar el registre i fer una nova adquisicioacute de dades Atencioacute netejar el registreno vol dir eliminar-lo netejar el registre implica realitzar una cogravepia de seguretatde lrsquooriginal abans drsquoeliminar-ne el contingut

Tomcat registra les accions que esrealitzen sobre la plataforma

Per iniciar un proceacutes de depurat cal

1 Pareu Tomcat

2 Feu una cogravepia de seguretat de tots els logs i esborreu-ne els antics

3 Editeu el fitxer Copenkm-6414tomcatconflog4jproperties

4 Indiqueu la classe que voleu depurar (heu de tenir alguna dada de lrsquoerrorque srsquoestagrave produint)

5 Inicieu Tomcat

6 Intenteu reproduir les mateixes accions que generaven lrsquoerror


7 Quan es produeixi lrsquoerror reviseu el contingut del fitxer Copenkm-6414tomcatlogscatalinalogDATA_ACTUAL

Davant de qualsevol situacioacute que genera errors hauriacuteeu drsquoanar directament aconsultar el registre de logs i estudiar quegrave ha passat

35 Desinstalmiddotlacioacute drsquoOpenKm

Per desinstalmiddotlar OpenKM srsquoha de parar primer el servei drsquoOpenKM Amb Win-dows

1 Copenkmminus6414tomcatbinshutdownbat

i amb Linux

1 $ RUTAopenkmminus6414minuscommunitytomcatbinshutdownsh

A continuacioacute cal que srsquoexecuti el programa de desinstalmiddotlacioacute En sistemesWindows

1 Copenkmminus6414uninstall

i en distribucions Linux

1 $ RUTAopenkmminus624minuscommunityuninstall

Sempre eacutes recomanable realitzar la desinstalmiddotlacioacute seguint les indicacions deldesenvolupador i no optar per esborrar els fitxers directament

Presentacioacute

Resultats daprenentatge

Instalmiddotlacioacute de gestors darxius web

Evolucioacute histograverica dels gestors drsquoarxius web

Caracteriacutestiques i funcionalitats bagravesiques dels gestors drsquoarxius web

Classificacioacute de les aplicacions de gestors drsquoarxius web

Proceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute drsquoun gestor drsquoarxius web OpenKM

Instalmiddotlacioacute dOpenKM en Windows

Instalmiddotlacioacute dOpenKM en Linux

Funcionalitats bagravesiques del gestor darxius web OpenKM

Format de la informacioacute que es pot gestionar

Treball colmiddotlaboratiu

Capitalitzacioacute del programari

Arquitectura de laplicacioacute

Organitzacioacute per nivells dOpenKM

Entorns duacutes del gestor darxius OpenKM

Instalmiddotlacioacute del gestor darxius documentals

Configuracioacute i uacutes del servei de gestioacute darxius web

Primeres passes de la configuracioacute

Estructura de fitxers dun gestor darxius web OpenKM

Arxius de configuracioacute per defecte de laplicacioacute

Arxius de configuracioacute personalitzada

Consola de configuracioacute

Administracioacute dusuaris

Afegir nous usuaris

Modificar i eliminar usuaris

Administracioacute de grups

Creacioacute de grups i subgrups

Afegir i eliminar usuaris a un grupsubgrup

Administracioacute del contingut

Creacioacute despais

Afegir o crear nous arxius a lespai

Compartir contingut

Cerca de contingut

Copiar i enganxar

Entorn dusuari

Acceacutes a lrsquoentorn del gestor drsquoarxius web

Pagravegina principal

Altres espais de configuracioacute

Agraverea de treball

Integritat del servei i documentacioacute tegravecnica

Indexacioacute dels arxius

Mecanismes de seguretat del sistema

Rols i permisos als usuaris

Convidar usuaris o grups a un contingut

Autenticacioacute dusuaris

Connexioacute segura amb SSL

Cerca i interpretacioacute de documentacioacute tegravecnica

Documentacioacute dels gestors darxius web

Documentacioacute del proceacutes dinstalmiddotlacioacute i configuracioacute dOpenKM

Documentacioacute de les incidegravencies i solucions

Desinstalmiddotlacioacute dOpenKm


Iacutendex

Presentacioacute 5

Resultats drsquoaprenentatge 7

1 Instalmiddotlacioacute de gestors drsquoarxius web 911 Evolucioacute histograverica dels gestors drsquoarxius web 1012 Caracteriacutestiques i funcionalitats bagravesiques dels gestors drsquoarxius web 1613 Classificacioacute de les aplicacions de gestors drsquoarxius web 2014 Proceacutes drsquoinstalmiddotlacioacute drsquoun gestor drsquoarxius web OpenKM 21

141 Instalmiddotlacioacute drsquoOpenKM en Windows 24142 Instalmiddotlacioacute drsquoOpenKM en Linux 27

15 Funcionalitats bagravesiques del gestor drsquoarxius web OpenKM 32151 Format de la informacioacute que es pot gestionar 33152 Treball colmiddotlaboratiu 35153 Capitalitzacioacute del programari 39154 Arquitectura de lrsquoaplicacioacute 42155 Organitzacioacute per nivells drsquoOpenKM 43156 Entorns drsquouacutes del gestor drsquoarxius OpenKM 44157 Instalmiddotlacioacute del gestor drsquoarxius documentals 48

2 Configuracioacute i uacutes del servei de gestioacute drsquoarxius web 4921 Primeres passes de la configuracioacute 51

211 Estructura de fitxers drsquoun gestor drsquoarxius web OpenKM 51212 Arxius de configuracioacute per defecte de lrsquoaplicacioacute 55213 Arxius de configuracioacute personalitzada 66214 Consola de configuracioacute 68

22 Administracioacute drsquousuaris 69221 Afegir nous usuaris 69222 Modificar i eliminar usuaris 70

23 Administracioacute de grups 71231 Creacioacute de grups i subgrups 72232 Afegir i eliminar usuaris a un grupsubgrup 72

24 Administracioacute del contingut 72241 Creacioacute drsquoespais 73242 Afegir o crear nous arxius a lrsquoespai 74243 Compartir contingut 75244 Cerca de contingut 76245 Copiar i enganxar 76

25 Entorn drsquousuari 76251 Acceacutes a lrsquoentorn del gestor drsquoarxius web 77252 Pagravegina principal 79253 Altres espais de configuracioacute 83254 Agraverea de treball 84








Presentacioacute







































































GNOME






commander















NortonCommander




WindowsExplorer XP









del World Wide Web





























multiusuari






































































comandes




























Sense liacutemit






































































document


































bull Codabar

bull Code 39

bull Code 93

bull Code 128

bull EAN-8 i EAN-13

bull ITF

bull UPC-A i UPC-E

bull RSS-14

bull RSS Expanded


bull Data Matrix

bull PDF 417


bull QR Code

bull Aztec
























bull Missatgeria








bull Fograverums











bull AutoCAD

bull MS Office

bull Open Office

bull PDF


bull Imatges

bull DICOM










bull Vista general





bull Servei RSS












bull Crear tasques





bull Crear tasques




















html






























bull Granular ACLs






























bull Macros


bull Kofax


bull Flexibar



bull LDAP

bull CAS

bull Canon IW DS

bull WebServices

bull CMIS

bull Rest






bull Apache Tomcat
































bull GNULinux

bull Unix

bull Windows 2000

bull Windows XP

bull Windows 2003

bull Windows Vista

bull Windows 7

bull MacOS


bull MySQL

bull PostgreSQL

bull Oracle

bull MS SQL Server




RAM Cores Disc dur






1 TB SATA-2


SAN


60 - 150 SATA




Eleccioacute del SO

















bull Utilitats





























































bull Taxonomia



















Aneu amb compte






























Figura 23 WEB-INF






































1 Openkmcfg







anteriorment









1 maxfilesize=120

























XML











































Figura 28 Metadades
















Figura 211 Crontab































1 repository






























































per











Figura 212 Terminal

Opcions de Terminal










Figura 213 Usuaris

















































Figura 216 Carpeta







Figura 217 Document

Afegir un document






Figura 219 Afegir

Afegir un document









Figura 221 Permisos







































Figura 224 Tomcat
































Barra drsquoeines


Figura 227 Eines



Arbre de carpetes





Gestor de documents



Figura 229 Gestor


























bull WorkFlow





























ClearOS













Figura 31 Carpetes























Seguretat




































servidor

































































Arxius de registre




1 varlibtomcatlogs






1 Pareu Tomcat




5 Inicieu Tomcat








i amb Linux







Presentacioacute
























Afegir nous usuaris








Compartir contingut

Cerca de contingut

Copiar i enganxar

Entorn dusuari
























Presentacioacute







































































GNOME






commander















NortonCommander




WindowsExplorer XP









del World Wide Web





























multiusuari






































































comandes




























Sense liacutemit






































































document


































bull Codabar

bull Code 39

bull Code 93

bull Code 128

bull EAN-8 i EAN-13

bull ITF

bull UPC-A i UPC-E

bull RSS-14

bull RSS Expanded


bull Data Matrix

bull PDF 417


bull QR Code

bull Aztec
























bull Missatgeria








bull Fograverums











bull AutoCAD

bull MS Office

bull Open Office

bull PDF


bull Imatges

bull DICOM










bull Vista general





bull Servei RSS












bull Crear tasques





bull Crear tasques




















html






























bull Granular ACLs






























bull Macros


bull Kofax


bull Flexibar



bull LDAP

bull CAS

bull Canon IW DS

bull WebServices

bull CMIS

bull Rest






bull Apache Tomcat
































bull GNULinux

bull Unix

bull Windows 2000

bull Windows XP

bull Windows 2003

bull Windows Vista

bull Windows 7

bull MacOS


bull MySQL

bull PostgreSQL

bull Oracle

bull MS SQL Server




RAM Cores Disc dur






1 TB SATA-2


SAN


60 - 150 SATA




Eleccioacute del SO

















bull Utilitats





























































bull Taxonomia



















Aneu amb compte






























Figura 23 WEB-INF






































1 Openkmcfg







anteriorment









1 maxfilesize=120

























XML











































Figura 28 Metadades
















Figura 211 Crontab































1 repository






























































per











Figura 212 Terminal

Opcions de Terminal










Figura 213 Usuaris

















































Figura 216 Carpeta







Figura 217 Document

Afegir un document






Figura 219 Afegir

Afegir un document









Figura 221 Permisos







































Figura 224 Tomcat
































Barra drsquoeines


Figura 227 Eines



Arbre de carpetes





Gestor de documents



Figura 229 Gestor


























bull WorkFlow





























ClearOS













Figura 31 Carpetes























Seguretat




































servidor

































































Arxius de registre




1 varlibtomcatlogs






1 Pareu Tomcat




5 Inicieu Tomcat








i amb Linux







Presentacioacute
























Afegir nous usuaris








Compartir contingut

Cerca de contingut

Copiar i enganxar

Entorn dusuari














































































GNOME






commander















NortonCommander




WindowsExplorer XP









del World Wide Web





























multiusuari






































































comandes




























Sense liacutemit






































































document


































bull Codabar

bull Code 39

bull Code 93

bull Code 128

bull EAN-8 i EAN-13

bull ITF

bull UPC-A i UPC-E

bull RSS-14

bull RSS Expanded


bull Data Matrix

bull PDF 417


bull QR Code

bull Aztec
























bull Missatgeria








bull Fograverums











bull AutoCAD

bull MS Office

bull Open Office

bull PDF


bull Imatges

bull DICOM










bull Vista general





bull Servei RSS












bull Crear tasques





bull Crear tasques




















html






























bull Granular ACLs






























bull Macros


bull Kofax


bull Flexibar



bull LDAP

bull CAS

bull Canon IW DS

bull WebServices

bull CMIS

bull Rest






bull Apache Tomcat
































bull GNULinux

bull Unix

bull Windows 2000

bull Windows XP

bull Windows 2003

bull Windows Vista

bull Windows 7

bull MacOS


bull MySQL

bull PostgreSQL

bull Oracle

bull MS SQL Server




RAM Cores Disc dur






1 TB SATA-2


SAN


60 - 150 SATA




Eleccioacute del SO

















bull Utilitats





























































bull Taxonomia



















Aneu amb compte






























Figura 23 WEB-INF






































1 Openkmcfg







anteriorment









1 maxfilesize=120

























XML











































Figura 28 Metadades
















Figura 211 Crontab































1 repository






























































per











Figura 212 Terminal

Opcions de Terminal










Figura 213 Usuaris

















































Figura 216 Carpeta







Figura 217 Document

Afegir un document






Figura 219 Afegir

Afegir un document









Figura 221 Permisos







































Figura 224 Tomcat
































Barra drsquoeines


Figura 227 Eines



Arbre de carpetes





Gestor de documents



Figura 229 Gestor


























bull WorkFlow





























ClearOS













Figura 31 Carpetes























Seguretat




































servidor

































































Arxius de registre




1 varlibtomcatlogs






1 Pareu Tomcat




5 Inicieu Tomcat








i amb Linux







Presentacioacute
























Afegir nous usuaris








Compartir contingut

Cerca de contingut

Copiar i enganxar

Entorn dusuari





















commander















NortonCommander




WindowsExplorer XP









del World Wide Web





























multiusuari






































































comandes




























Sense liacutemit






































































document


































bull Codabar

bull Code 39

bull Code 93

bull Code 128

bull EAN-8 i EAN-13

bull ITF

bull UPC-A i UPC-E

bull RSS-14

bull RSS Expanded


bull Data Matrix

bull PDF 417


bull QR Code

bull Aztec
























bull Missatgeria








bull Fograverums











bull AutoCAD

bull MS Office

bull Open Office

bull PDF


bull Imatges

bull DICOM










bull Vista general





bull Servei RSS












bull Crear tasques





bull Crear tasques




















html






























bull Granular ACLs






























bull Macros


bull Kofax


bull Flexibar



bull LDAP

bull CAS

bull Canon IW DS

bull WebServices

bull CMIS

bull Rest






bull Apache Tomcat
































bull GNULinux

bull Unix

bull Windows 2000

bull Windows XP

bull Windows 2003

bull Windows Vista

bull Windows 7

bull MacOS


bull MySQL

bull PostgreSQL

bull Oracle

bull MS SQL Server




RAM Cores Disc dur






1 TB SATA-2


SAN


60 - 150 SATA




Eleccioacute del SO

















bull Utilitats





























































bull Taxonomia



















Aneu amb compte






























Figura 23 WEB-INF






































1 Openkmcfg







anteriorment









1 maxfilesize=120

























XML











































Figura 28 Metadades
















Figura 211 Crontab































1 repository






























































per











Figura 212 Terminal

Opcions de Terminal










Figura 213 Usuaris

















































Figura 216 Carpeta







Figura 217 Document

Afegir un document






Figura 219 Afegir

Afegir un document









Figura 221 Permisos







































Figura 224 Tomcat
































Barra drsquoeines


Figura 227 Eines



Arbre de carpetes





Gestor de documents



Figura 229 Gestor


























bull WorkFlow





























ClearOS













Figura 31 Carpetes























Seguretat




































servidor

































































Arxius de registre




1 varlibtomcatlogs






1 Pareu Tomcat




5 Inicieu Tomcat








i amb Linux







Presentacioacute
























Afegir nous usuaris








Compartir contingut

Cerca de contingut

Copiar i enganxar

Entorn dusuari















