gestion servicios operacionales 2013

8/15/2019 Gestion Servicios Operacionales 2013

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Vicerrectoría Administrativa

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CICLO DE GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

En la implementación de Gestión por procesosque viene liderando la VicerrectoríaAdministrativa, el equipo de personas deServicios Operacionales lidera el CICLO DEGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS. El objetivo deeste ciclo es planear y administrar los recursosfísicos de la Universidad garantizando sudisponibilidad para la prestación de un óptimoservicio, y tiene como alcance la puesta enservicio, administración, inventario y control del

ciclo de vida de los activos fijos de la Universidad,iniciando con la planeación de inversiones yfinalizando con una disposición adecuada de losmismos.

A través de este informe queremos dar a conocer a la Comunidad Javeriana las actividadesy acciones que se han realizado en cada uno de los procesos que componen el Ciclo deGestión de Recursos Físicos hasta el tercer trimestre del presente año. A continuaciónpodrán conocer el detalle en cada uno de nuestros procesos.

Planeación de Recursos Físicos

Control de Recursos Físicos

Mantenimiento preventivo de Recursos Físicos

Mantenimiento correctivo de Recursos Físicos

Préstamo de Recursos Físicos

Disposición final de Recursos Físicos

Planeación de Recursos Físicos

El objetivo de este proceso es definir los lineamientos de administración de los recursosfísicos con el propósito de optimizar su disponibilidad en las mejores condiciones defuncionamiento. Su alcance inicia con la identificación y formulación de los criterios yfinaliza con la socialización.


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Las acciones más relevantes en este proceso son:

En sostenibilidad se incorporan acciones y directrices relacionadas con el modelode construcción del Plan Maestro de Planta Física para la seccional, el modelo degestión de eficiencia energética y los lineamientos de los planes de mantenimientopreventivo y correctivo. En este sentido la Universidad se comprometió a medir ytrabajar en los temas de sostenibilidad, midiendo uso racional de energía, agua,residuos sólidos, construcciones ecológicas, cultura sostenible y con elcumplimiento a los programas de salud pública tales como: Plan de gestión integralde residuos sólidos y de residuos peligrosos, Agua para uso recreativo, agua paraconsumo humano, control de plagas y vectores.

Se finalizó la etapa de diagnóstico de la actualización del plan Maestro de PlantaFísica para el periodo 2012-2021.

Diseño del Sistema de protección contra incendio, para cada uno de los edificios

del campus universitario, por parte del Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Cali de

acuerdo a la normas NSR10, NFPA y NTC.

Elaboración de pliego de condiciones para la prestación de servicios de aseo y

varios, publicación de pliegos, selección y contratación de proveedor para la

prestación de servicios en la Seccional y sus sedes de Consultorio Jurídico y Centro

Empresa.

Se establece con en el comité de Gestión Ambiental la necesidad de que laPontificia Universidad Javeriana cuente con un Sistema de Gestion Ambiental queintegre y maneje dichos componentes de manera continua e integral. Para lo cualse inicia una asesoría en SGA, en compañía de la Oficina de Responsabilidad SocialUniversitaria.

Generación de planes de acción para cumplimiento a requerimientos de Salud

Pública en Agua para consumo humano.

Continuidad en el proyecto de Auditoría en Eficiencia Energética del CampusUniversitario con un avance del 95% del proyecto. Este proyecto incluye un plan demedidas de uso eficiente de la energía, basado en proyectos de mejora tecnológicay de aplicación de buenas prácticas, técnica y financieramente viables que al serimplementadas reducen la intensidad energética en las operaciones de la


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Universidad y como consecuencia los costos asociados al pago de facturas y el impacto deCO2.

Se dio continuidad a la identificación de actividades de mantenimiento preventivoen las líneas de aseo, eléctrico, mantenimiento locativo y jardinería, para laconstrucción del Plan Maestro de Mantenimiento Preventivo e iniciar suimplementación en diciembre de 2013.

Planeación del Presupuesto 2014, estableciendo un cronograma para la atenciónde las solicitudes de Muebles y Enseres, Obras nuevas y Remodelaciones, ymantenimientos ingresados por las diferentes dependencias de la Universidad yelaboración del presupuesto interno de la dependencia.

Control de Recursos Físicos

El objetivo de este proceso es asegurar el control adecuado, asignación y custodia de losactivos fijos de la Universidad para garantizar su existencia, seguridad y buen uso, a travésde procedimientos y herramientas tecnológicas y de seguridad. El alcance inicia con lacreación de la identificación de los activos fijos y finaliza con el inventario y actualizacióncontable.


Para la Seguridad Física en el campus se continuó con la implementación delmodelo logístico de manejo de parqueaderos a la luz del estatuto del consumidor,Ley 1480 de 2011. También se implementó el circuito cerrado de televisión queconsta de 110 cámaras.

Se realiza inventario físico de los activos de la Seccional en Centro Empresa,Consultorio Jurídico, Facultad de Ciencias de la Salud, Departamento de Gestion deOrganizaciones, Aulas del Lago y Vicerrectoría Administrativa.

Análisis para la reposición de activos de salones de clase. Se revisaron activos para

reponer en Almendros.

Implementación y apropiación del procedimiento de traslado, altas y baja deactivos. Asignación de responsables, recepción y entrega de activos y plaqueo.


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Implementación de un modelo de registro y comunicación para informar sobre las

actividades de mantenimiento preventivo y correctivo que se realizan en fines desemana indicando los nombres de las personas que ejecutan dichas actividades,áreas y si se prestan o no llaves de la Universidad, bien sea personal de laJaveriana o externo.

Creación de 1.420 altas de activos, generando su personalización y respectivocontrol de inventario identificado con su responsable, ubicación y registro en laspólizas de aseguramiento.

Movimiento administrativo de traslado interno de 2.400 activos.

Control y manejo de la bodega de activos de una manera organizada, con tiemposespecíficos de ingreso y retiro de activos. Logrando este año una reutilización de95 activos.

ACTIVIDAD 2012 2013 VARIACIÓN

ABSOLUTA

Altas manuales por activo fijo 4.589 1.420 -3.169

Traslado de activos fijos 4.110 2.400 -1710

Reutilización de Activos 76 95 19

Tabla No.1. Resumen de las actividades de control realizadas en activos fijos.

Registro fotográfico de 400 activos de mayor cuantía.

Consolidación de la conciliación de AM –GL.

Consolidación del procedimiento de traslado de activos fijos.

Se establecen reuniones semanales con el personal de CSI para el control yasignación de los equipos de cómputo.

En coordinación con el C.S.I. se efectuó jornada de sensibilización en el manejo detraslado de equipos de cómputo en la Facultad de Humanidades, permitiendorecuperar equipos de cómputo obsoletos y abandonados que a la fecha seguíanactivos en el inventario del personal.


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Recuperación de 400 sillas y mesas Cafetería Central y respectiva creación en elmódulo de activos fijos.

Consolidación de investigaciones a eventos de seguridad dentro del campus.

Mantenimiento preventivo de Recursos Físicos

El objetivo del proceso es conservar, en el mejor estado de funcionamiento, los activosfijos de la Universidad durante su vida útil para garantizar la oportunidad y disponibilidaden condiciones de máximo rendimiento en el ejercicio de la Misión de la universidad. Sualcance inicia con el conocimiento del funcionamiento y necesidades de mantenimientode los activos fijos, y finaliza con el registro de la información de la ejecución demantenimiento preventivo en la hoja de vida del activo.


En lo relacionado con el manejo de los residuos peligrosos (PGIRESPEL) se cuenta

con el inventario de residuos químicos para realizar su disposición final. Para este

inventario de sustancias químicas se contó con la participación de Laboratorista de

Química. Por parte de Servicios Operacionales se realizó el inventario de

luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEES), por parte de la

Facultad de Ingeniería se llevó a cabo la recolección y acopio de pilas y baterías,acción liderada por el Decano del Medio, y por parte del Centro de Bienestar se

llevó a cabo el acopio de medicamentos vencidos. Estos residuos se tienen

inventariados para realizar su correcta disposición final con un gestor ambiental

responsable.

TIPO DE RESIDUO PESO (Kg)

Residuos de químicos y recipientes 219,30

Lámparas 262

Residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEES) 61

Pilas y baterías 20,67

Medicamentos vencidos 6,89

Total 569,86

Tabla No. 2. Resumen de los pesos de RESPEL por tipo de residuo


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Trabajo sistemático alrededor del Sistema de Requerimientos ISO20000 conpresentaciones y reuniones mensuales con el equipo de trabajo para revisión del

cumplimiento de las solicitudes realizadas a Servicios Operacionales, contando conun seguimiento diario por parte de supervisores al equipo operativo de laejecución y soluciones dadas a los requerimientos.

Hasta el mes de octubre se recibieron un total de 10.923 requerimientos paramantenimiento correctivo, lo que arroja un promedio aritmético aproximado de1.092 requerimientos mensuales. Presentando un incremento del 11% conrespecto al año 2012. El 88,87% de los requerimientos se solucionaron de 1 y 5días desde la fecha de la solicitud. Se tiene que el 74% del total de requerimientoscerrados tomaron 3 días en solucionarse y la moda de los datos fue de 2 días.

CERRADOS A OCTUBRE 2013

DÍASRESPUESTA

CANTIDADES PORCENTAJE

0-5 9697 88.87%

6-10 752 6.89%

11-15 229 2.10%

16-20 113 1.04%

21-25 50 0.46%

26-30 17 0.16%

>30 54 0.49%10912 100.00%

Tabla No. 3. Requerimientos cerrados hasta el mes de octubre

Implementación de plan de choque al 50% del sistema de aire acondicionado queincluyó la revisión y puesta a punto de los equipos.

Dentro de este proceso se ejecutan las obras nuevas y remodelaciones, sepresentan en la siguiente tabla:

ESTADO DE PROYECTOS AÑO 2013PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

DESCRIPCIÓN UBICACIÓN DISEÑOS LICENCIA ESTADO PORCENTAJEDE AVANCE

SALA MULTIPLE DE SAMÁN SAMÁN COMPLETOS N/A EN OBRA 90%

REMODELACIÓN DE OFICINAS DEMULTIMEDIOS

MULTIMEDIOS COMPLETOS N/A EJECUTADO 100%

REMODELACIÓN DE OFICINAS DEMULTIMEDIOS ETAPA 2

MULTIMEDIOS 2 COMPLETOS N/A EJECUTADO 100%

ASTAS Y PLATAFORMAS CENTRO CDL COMPLETOS N/A EJECUTADO 100%


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DEPORTIVO LOYOLA

ADECUACIÓN DE CUARTO DE LÍQUIDOS SERVICIOSOPERACIONALES

COMPLETOS N/A EJECUTADO 100%

AA LABORATORIO DE INVESTIGACIONES INVESTIGACIONES N/A N/A EJECUTADO 100%

PUNTO DE INFORMACIÓN PALMAS COMPLETOS N/A EJECUTADO 100%

CUARTO DE MEZCLAS DE CIVIL CATAYA COMPLETOS EN TRÁMITE EN TRÁMITE 0%

AA LABORATORIO DE ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA N/A N/A EN OBRA 50%

AA LABORATORIO DE HIDRÁULICA HIDRAULICA N/A N/A EN OBRA 50%

JAVEVIRTUAL PARA CLASES SE REQUIEREESTE DESARROLLO

OFICINAS PARALAS GRABACIONES

DE LAS CLASESVIRTUALES

COMPLETOS N/A EJECUTADO 100%

SISTEMA DE BOMBEO RED CONTRAINCENDIO

UNIVERSIDAD ESTUDIOS N/A INVITACIÓN ACONCURSO

5%

PLAZOLETA DE ESTUDIANTES DEALMENDROS

ALMENDROS-SAMÁN

COMPLETOS N/A INVITACIÓN ACONCURSO

5%

SE REQUIERE CAMBIO DE LA MADERADEL SUELO DEL SEGUNDO PISO DECAMPUS NOVA PORQUE SE ESTÁN

PARTIENDO.

ALREDEDORESCAMPUS NOVA-OF. DE

EMPRENDIMIENTO

N/A 0 0 0%

BAÑOS DEL CDL CDL PARCIALMENTE EN TRÁMITE INVITACIÓN ACONCURSO

25%

DATECSA Y EL CGE AUDITORIOCENTRAL

PARCIALMENTE EN TRÁMITE DESARROLLO INTERNO 25%

INSTALACIÓN DE DUCHAS DEEMERGENCIA, NECESARIAS EINDISPENSABLES EN CASO DE

EMERGENCIA

EDIFICIOGUAYACANES,

TALLER DEGRABADO YESCULTURA

N/A N/A INVITACIÓN ACONCURSO

5%

PROYECTO ACOMETIDAS, ILUMINACIÓNDE PARQUEADERO R3

CAÑASGORDAS R3 N/A N/A COMPRA 50%

A.ACONDICIONADO REGISTRO REGISTRO EN TRÁMITE EN TRÁMITE EN TRÁMITE 15%CENTRO DE ESTUDIOS INTERULTURALES CEI ACACIAS COMPLETOS EN TRÁMITE EN TRÁMITE 25%

REUBICACIÓN PUESTOS DE TRABAJO,ILUMINACIÓN Y VENTILACIÓN

ARCHIVO CENTRALPISO 1

0 0 0 NO SE VA AADELANTAR

ADECUACIÓN COCINETA, LAVAPLATOS YMUEBLE COCINA

ARCHIVO CENTRALPISO 1

0 0 0 0%

AREA DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO BIBLIOTECA PISO 2 0 0 0 0 %

REMODELACIÓN FISICA POR CAMBIO DESILLAS TIPO AUDITORIO POR MESAS FIJAS

Y SILLAS

AUDITORIOS DEL 1AL 6 DE PALMAS

N/A N/A INVITACIÓN ACONCURSO

5%

ACONDICIONAR LABORATORIO DEBIOCLIMÁTICA

ACACIAS N/A N/A EJECUTADO 100%

ESTAR DE PROFESORES FCE FCE N/A N/A INVITACIÓN ACONCURSO

5%

A.ACONDICIONADO CUARTO SERVIDORES PALMAS PARCIALMENTE N/A INVITACIÓN A

CONCURSO

5%

SOTANO LAGO LAGO N/A N/A INVITACIÓN ACONCURSO

5%

Tabla No. 4. Obras y remodelaciones aprobadas para el año 2013.


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Préstamo de Recursos Físicos

El objetivo de este proceso es recibir, analizar y responder eficientemente losrequerimientos de préstamo de activos fijos de acuerdo con las directrices institucionalesde préstamo y uso, para satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos. Sualcance inicia con la recepción de requerimientos de préstamo de activos y finaliza con lageneración del informe de uso y préstamo de activos, incluyendo la verificación de activosdados en préstamo y el análisis de la información.

Las acciones más relevantes del proceso son:

Administración y formalización de condiciones de préstamo a la Comunidad

Educativa a través del establecimiento del procedimiento y el formato depréstamo de activos. Se recibieron, hasta el tercer trimestre, un total de 105solicitudes de préstamo de activos de naturaleza tipo edificación y de suministrode información. Este procedimiento aplica a zonas comunes que tiene launiversidad y que son requeridas ante eventos o presentaciones de trabajos porparte de la Comunidad Javeriana.

Disposición Final de Recursos Físicos

El objetivo del proceso es determinar la disposición final de los activos fijos para manteneractualizada la información administrativa y contable de acuerdo con las directricesinstitucionales. Su alcance inicia con la recepción del requerimiento de retiro de activosfijos y finaliza con el registro de la disposición final.

Las acciones más relevantes del proceso son:

Recuperación por venta de obsoletos $ 6’512.000 y venta de activos de la Cafetería

Central por un valor de $43’500.000.

Reutilización de activos en el campus: cantidad de activos 95 estimados en$19’000.000. Con la reutilización de activos se disminuyó en un 38% la baja de

activos con respecto al año 2012, realizando en este año 580 bajas de activos fijos.

Tabla No. 5. Comparativo de baja de activos con respecto al año 2012.

ACTIVIDAD 2012 2013 VARIACIÓN ABSOLUTA

Baja de ActivosFijos

856 580 -276


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Dentro de las acciones que realiza el equipo de trabajo de Servicios Operacionales se

adelantan acciones que se enmarcan en procesos del Ciclo de Gestión del TalentoHumano, las cuales se mencionan a continuación:

Bienestar, Salud y Seguridad en el Trabajo

Se viene trabajando en los temas claves de capacitación en materia de SeguridadIndustrial para la coordinación de programas y cierre de brechas.

En los aspectos relacionados con el modelo de Seguridad Industrial se adelantaron lossiguientes programas:

Programa de medicina preventiva y del trabajo:

Gestión de exámenes optométricos y clínicos para la re certificación de trabajoseguro en alturas.

Se registró de manera sistemática el reporte de los accidentes de trabajo eincapacidades del personal de Servicios Operacionales, con el firme propósito develar por la salud física y mental de los colaboradores.

Seguridad industrial:

Revisión sistemática de los proyectos de construcción en cuanto a su cumplimiento

en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Se trabaja en la matriz de evaluación y definición de riegos.

Trabajo sistemático de matriz de restricciones médicas ocupacionales Vsactividades desempeñadas.

Consolidación de los programas de trabajo seguro eléctrico y en alturas. Se destacade manera imperativa el hecho de tener una planta física cada vez más ajustada alos requerimientos legales que regulan y permiten el desarrollo seguro de losprocesos propios del ciclo de Gestión de Recursos Físicos.

Acompañamiento e Inducción en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional aproveedores de servicios de la universidad, dentro de estas actividades seadelantaron jornadas de capacitación acompañadas de la entrega física deldocumento del Manual de Contratistas que regula y legisla acerca de los deberes yderechos de los proveedores dentro de las instalaciones del campus universitario.


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Apoyo constante en las labores de mantenimiento eléctrico y locativo con

inspecciones de actividades y aprobación de permisos de trabajo seguro en alturas.

Inspección y mantenimiento de los equipos de trabajo seguro en alturas.

Reuniones quincenales con el equipo certificado en alturas y equipo de electricistaspara el levantamiento de procedimientos.

Inspección de herramienta dieléctrica, se realiza reunión quincenal con equipoelectricistas para levantamiento de procedimientos de trabajo seguro.

Verificación de Formatos de Planeación de actividades de mantenimientos internossolicitados por la dependencia, mantenimientos externos y eventos.

Visitas de inspección a concesionarios como Charlott, Gastronorm, Pan y Pasta yMr. Arepa para la verificación de condiciones seguras y BPM.

Apoyo de evacuación del Edificio Guayacanes en sismo presentado el 13 de agosto.

Se realiza inspección de seguridad en áreas de trabajo de colaboradores Javerianosy contratistas.

Se realiza en equipo con el proveedor Proyseival y con el grupo de estudiantesANEIAP de Ingeniería Industrial capacitación en manejo de extintores, se prestóapoyo en simulacro realizado en los edificios El Lago y Raúl Posada, en equipo labrigada de emergencias y los grupos de estudiantes ANEIAP y ASEMPUJ.

Plan de Emergencia:

Se adelantaron inspecciones al sistema de protección contra incendios de maneramensual. Se destacan los recorridos de inspección trimestral de verificación deestado de extintores que arrojan como resultado planes de renovación einstalación de nuevos equipos al igual que el recorrido con personal de BomberosCali para la revisión de la red hidráulica de emergencias contra incendio.

Asistencia a capacitación de la brigada de emergencias institucional y se prestaapoyo logístico a la planeación y ejecución de la competencia extrema liderada porGestión Humana, realizada en el marco de Exposalud.


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Apoyo de todo el equipo de Servicios Operacionales para la presentación de laFilarmónica Joven en el Auditorio Alfonso Borrero Cabal, S.J., incluyendo

elaboración de audios específicos para evacuación.

Proceso de Atracción, Selección y Vinculación

Este año se participó activamente en el proceso de Incorporación del Profesional deProyectos y Auxiliar de Activos Fijos, revisión y validación de 10 Hojas de Vida para cadauno de los cargos, proceso de entrevista, calificación y selección final conacompañamiento del ciclo de Gestión del Talento Humano.

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