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SABER: GESTIN DE MANTENIMIENTO I. Profesor: Marcos Martnez Pgina 1

Unidad I: Introduccin a la logstica.

1.1 Qu es la logstica?

Como proceso de planificacin, desarrollo y control eficiente del flujo de materiales, productos e informacin

desde el lugar de origen hasta el de consumo, de manera de que satisfagan las necesidades del consumidor.

Implica, adems, recuperar el residuo obtenido y gestionarlo para su reintroduccin en la cadena de suministro,

obteniendo un valor aadido o consiguiendo una adecuada eliminacin del mismo.

La cadena de suministro es la que controla todo el flujo de trabajo en la gestin de los productos, desde su

almacenamiento, distribucin, hasta el contacto final con proveedores y clientes. Tambin, Se encarga de

obtener las materias primas a buen coste, asegurarse de que satisfacer las demandas de los clientes y realizar

evaluaciones del proceso de manera continua para su mejora.

1.2 Por qu es importante la logstica?

En el pasado, la logstica se consideraba como una actividad de custodia. Los bodegueros tenan la custodia de

insumos almacenados en despensas pequeas y en almacenes grandes. Por consiguiente, la ciencia de la

logstica, al igual que las personas que hacan funcionar el sistema logstico, no era considerada como parte

importante de la planificacin. Afortunadamente, con el paso del tiempo, ms y ms gerentes han llegado a

reconocer la importancia de la logstica en el xito de un programa.

El objetivo de un sistema de logstica va ms all de simplemente asegurarse que un producto llegue a donde

tiene que ir. En ltima instancia, la meta de cualquier sistema logstico es ayudar a que cualquier cliente

tenga una disponibilidad asegurada de insumos cuando los necesite. Porque ayuda a determinar el xito o el

fracaso de cualquier programa dentro de una organizacin. Cabe precisar que elementos como el

financiamiento, las polticas y el compromiso son igualmente necesarios.

La logstica incrementa el impacto del programa. Si un sistema logstico provee un abastecimiento de

insumos de manera fiable, ms cliente recurre a los servicios debido a que tienen ms confianza en los

programa.

La logstica mejora la calidad de la atencin. Los programas bien abastecidos pueden proveer un servicio

superior, mientras que los programas mal abastecidos no lo pueden hacer. De la misma manera, los trabajadores

que disponen de buenos abastecimientos pueden utilizar sus conocimientos y su pericia por completo y mejorar

directamente la calidad del servicio a los usuarios. Un sistema logstico eficiente ayuda a proveer insumos

apropiados a los proveedores lo que incrementa su satisfaccin profesional, su motivacin y su nimo.

La logstica aumenta la eficacia y la eficiencia de los costos. Una cadena de suministro eficiente contribuye al

mejoramiento de la eficacia de los costos en todas las reas de una organizacin. De igual forma, puede

extender los recursos limitados. El fortalecimiento y el mantenimiento de un sistema logstico tiene tres

ventajas: (1) reduce las prdidas debidas a sobreabastecimiento, desechos, vencimientos, daos, hurto e

ineficiencia; (2) protege las inversiones de otros grandes proyectos; y (3) maximiza el potencial de recuperacin

de costos.


1.3 El sistema logstico.

Durante la vida, uno se encuentra con cientos de sistemas logsticos, ya sea en restaurantes, tiendas, almacenes

y muchos ms lugares. Un ejemplo de sistema logstico sencillo es un restaurante.

La cocina es un lugar de almacenamiento: los alimentos se almacenan all hasta que se sirvan al cliente.

Los camareros proveen el transporte: llevan los alimentos de la cocina al cliente.

Las mesas son los puntos de entrega del servicio, o sea donde los clientes se sientan para pedir sus platos y

comer.

Para los clientes, un restaurante no es un sistema logstico; es un lugar para comer. Probablemente usted nunca

consider antes a un restaurante como un sistema logstico. Pero an as, sus expectativas de un restaurante

estn directamente relacionadas con la logstica.

Qu espera usted de un restaurante cuando sale a comer?

Posiblemente espera que

el restaurante sea atractivo y agradable.

el personal de atencin ofrezca un excelente servicio a sus clientes.

el restaurante disponga de la comida que usted pide.

la comida se sirva rpido.

se entregue a su mesa el pedido correcto.

la calidad de la comida sea aceptable.

la cantidad de comida sea aceptable.

el costo de la comida corresponda a lo que vale.

Tales expectativas de un cliente definen el propsito de un sistema logstico: se trata de garantizar que los

productos correctos, en cantidades correctas y en la condicin correcta sean entregados en el lugar correcto, en

el momento correcto y al costo correcto. En logstica, estos correctos se llaman los seis correctos.

Estos seis correctos se aplican siempre sin importar si el sistema abastece refrescos, vehculos o bolgrafos, o

si administra anticonceptivos, medicamentos esenciales u otros suministros.

1.4 El ciclo logstico: organizacin de las actividades del sistema logstico.

La gestin logstica comprende una serie de actividades que sustentan los seis correctos. Con los aos, los

tcnicos en logstica han desarrollado un modelo que ilustra la relacin que existe entre las actividades adentro

de un sistema logstico. Lo denominaron el ciclo logstico (vase figura 1-2).

Figura 1-2: El ciclo logstico


Lo primero que se puede notar es que el ciclo es circular, lo que muestra la ndole cclica o repetitiva de varios

elementos en el ciclo. Cada actividad, ya sea el servicio a los usuarios, la seleccin de productos, la

cuantificacin y las adquisiciones, as como el control de inventarios, depende de y se ve afectada por las dems

actividades.

Las actividades que se encuentran en el centro del ciclo logstico representan las funciones de apoyo a la

gerencia, o sea las que informan e impactan los dems elementos alrededor del ciclo logstico.

En las siguientes secciones, se examinarn brevemente todos los elementos del ciclo logstico. Estos

incluyen:

las principales actividades del ciclo.

el corazn del ciclo logstico.

el control de calidad de las actividades.

el entorno logstico: polticas y adaptabilidad del sistema.

Actividades principales del ciclo logstico.

Servicio al usuario. Cada persona que trabaja en logstica debe recordar que selecciona, compra, almacena o

distribuye productos para satisfacer las necesidades del usuario. Los bodegueros no almacenan productos por el

mero hecho de almacenarlos; ms bien lo hacen para asegurar la disponibilidad de insumos para cada usuario y,

as, puedan acceder a los insumos cuando sea que los necesiten. Adems de satisfacer las necesidades del

usuario al final del sistema, o sea el cliente que necesita servicios, cada persona que participa en el sistema

satisface tambin necesidades de clientes ms inmediatos. Los bodegueros proveen un servicio al cliente cada

vez que expiden productos. El sistema logstico garantiza el servicio al cliente al cumplir con los seis

correctos. Cada una de las actividades del ciclo logstico, por tanto, contribuye a brindar un excelente servicio

al usuario y a garantizar la disponibilidad asegurada de insumos.

Seleccin de los productos. En cualquier sistema logstico, los programas tienen que seleccionar productos. En

un sistema logstico, la seleccin de productos puede estar a cargo de un comit que es asignado por la

organizacin. La mayora de las organizaciones han elaborado listas de productos esenciales. Los productos


seleccionados para el uso tendrn un impacto sobre el sistema logstico, as que se tienen que tomar en cuenta

los requerimientos logsticos a la hora de seleccionar.

Cuantificacin. Despus de la seleccin de los productos, se tiene que determinar la cantidad necesaria y el

costo de cada producto. La cuantificacin es el proceso de estimacin de la cantidad y el costo de los productos

necesarios para un programa (o servicio); este proceso implica tambin la determinacin de cundo conviene

comprar y distribuir los productos a fin de asegurar un abastecimiento continuo para el mismo programa.

Adquisiciones. Una vez que se ha desarrollado un plan de insumos como parte del proceso de cuantificacin, se

tienen que adquirir ciertas cantidades de productos. Los programas pueden conseguir sus insumos por medio de

abastecedores a nivel local, regional o internacional, o pueden recurrir a agentes de compras para cumplir con

esta actividad logstica. De cualquier manera, el proceso de adquisiciones debera seguir un conjunto de pasos

especficos para asegurar un proceso abierto y transparente que sostenga los seis correctos.

Control de inventarios, almacenamiento y distribucin. Una vez que el programa ha comprado y recibido un

artculo, ste se tiene que transportar hacia el nivel de prestacin de servicio donde el usuario recibir los

productos. Durante este proceso, los productos se tienen que almacenar hasta que sean enviados al siguiente

nivel o hasta que el cliente los necesite. Casi todas las empresas almacenan parte de sus existencias para prever

futuras necesidades de los clientes.

El corazn del sistema logstico.

La informacin es el motor que impulsa el ciclo logstico. Sin informacin, el sistema logstico no funcionara

bien.

Sistemas de informacin para la administracin logstica.

Al principio del ciclo, los gerentes recopilan informacin sobre cada actividad del sistema y la analizan para

tomar decisiones y para coordinar acciones futuras. As, por ejemplo, la informacin sobre el consumo de un

producto y los niveles de existencias debe recopilarse para garantizar que los gerentes sepan cunto ms de un

determinado producto deben adquirir.

Otras actividades en el centro del ciclo logstico.

Existen otras actividades que impulsan o apoyan al ciclo logstico y conforman la parte central de un sistema

logstico que funciona bien. Incluyen lo siguiente:

Organizacin y personal. Un sistema logstico funciona nicamente si dispone de personal eficiente y

capacitado para monitorear los niveles de existencias, hacer pedidos y proveer los productos a los clientes. Los

programas asignan recursos apropiados al personal (como, por ejemplo, una autoridad supervisora y un

conocimiento tcnico) a fin de realizar las actividades logsticas. De hecho, hay organizaciones han establecido

unidades de gerencia de logstica que analizan datos logsticos y proporcionan retroalimentacin en todo el

sistema. Por lo tanto, la organizacin y el personal constituyen partes importantes del ciclo. El personal

logstico debe dar prioridad a los seis correctos para que el sistema logstico funcione correctamente.

Presupuesto. La asignacin y la administracin de fondos afectan directamente todas las partes de un ciclo

logstico, desde las cantidades de productos que se pueden adquirir, el espacio disponible para almacenamiento,

el nmero de vehculos que se pueden mantener, hasta el nmero de empleados que trabajan en el rea logstica.


La movilizacin de recursos y la obtencin de financiamiento para insumos y para actividades logsticas es de

suma importancia si se quiere asegurar la disponibilidad de los productos y la eficiencia de un sistema logstico.

Para poder determinar los recursos necesarios para una ampliacin, los gerentes de cadenas de suministro tienen

que empezar por evaluar los costos anticipados en los diferentes niveles del sistema logstico. A la hora de

determinar los costos de la cadena de suministro, deberan de tomar en cuenta el costo del almacenamiento, del

transporte y de la administracin; de la misma manera, deberan determinar qu parte de estos costos van a ser

cubiertos por cada grupo involucrado.

Supervisin. La supervisin del personal que trabaja en un sistema logstico permite un funcionamiento sin

problemas y contribuye a anticipar cambios necesarios. Una supervisin rutinaria y eficiente asociada con una

capacitacin en logstica en el lugar de trabajo ayuda a la vez a prevenir y a resolver los problemas de

abastecimiento y los recursos humanos limitados.

Monitoreo y evaluacin. Un monitoreo rutinario y una evaluacin peridica del sistema de distribucin y de

las actividades del sistema logstico ayudan a demostrar si el sistema funciona, si hay reas que pueden mejorar

y si el sistema tiene algn impacto sobre la implementacin de los servicios.

El control de calidad. Es importante entender el papel que tiene el control de calidad para lograr un sistema

logstico eficiente y eficaz. Ntese que el control de calidad est presente entre cada actividad del ciclo

logstico. El control de calidad no alude nicamente a la calidad del producto, sino tambin a la calidad del

trabajo.

El control de calidad aparece cuatro veces en el ciclo logstico:

Entre Seleccin de productos y Cuantificacin y adquisiciones. El control de calidad tiene un papel

importante en el proceso de cuantificacin y de adquisicin de los productos correctos, basado en la seleccin y

el uso apropiados del producto. Los productos que se cuantifican deben estar en una lista o gua de cada rea de

la organizacin. Igualmente, los proveedores de servicios tienen que recibir capacitacin apropiada en cuanto al

uso de los productos antes de adquirirlos y distribuirlos.

Entre Cuantificacin y adquisiciones y Control de inventarios. Las decisiones en cuanto a las adquisiciones

se deberan de basar en el plan de insumos desarrollado durante el proceso de cuantificacin. Para garantizar la

calidad del producto, los requisitos de compras deben incluir especificaciones detalladas sobre el producto y el

empaque, as como las expectativas de calidad del producto en el momento de la entrega. Luego de la obtencin

de los productos, los gerentes de programas deben controlar la calidad de los insumos antes de que ingresen al

sistema de distribucin. Los productos adquiridos deberan de pasar por inspecciones antes de entrar en el

sistema de distribucin de la organizacin.

Entre Control de existencias y Servicio al usuario. Es importante monitorear la calidad de los productos

durante la entrega, el almacenamiento y la distribucin, y tambin cuando llegan al usuario. De igual forma, se

debera monitorear la calidad de las condiciones de almacenamiento y los mecanismos de transporte. El sistema

de control de inventarios/existencias se tiene que disear de tal manera que, si se sigue, los usuarios reciban los

productos que necesitan en el momento que los necesitan.

Entre Servicio al usuario y Seleccin de productos. Aun despus de entregar los productos al usuario, el

programa debe continuar con los controles de calidad. Los programas tienen que determinar si los usuarios


estn satisfechos con la calidad de los productos y tambin si los usuarios estn satisfechos con el servicio

recibido. Los trabajadores tienen que cumplir con las pautas estndar de tratamiento a la hora de proveer

servicios a los usuarios. El control de calidad tanto del producto como del servicio es esencial para alcanzar el

xito en la promocin del uso apropiado de los productos. Los usuarios deberan utilizar correctamente los

productos que reciben y tendran que estar satisfechos con los productos y servicios recibidos. Los resultados

que se obtienen de la evaluacin del nivel de satisfaccin del usuario pueden emplearse para informar a los

tomadores de decisiones sobre los productos que deben seleccionar en el siguiente ciclo de adquisiciones.

Recuerde que el servicio al usuario se encuentra en la parte superior del ciclo logstico, lo que significa que se

debe de entregar el producto correcto a los usuarios.

La institucin de mecanismos que aseguran la calidad a travs de la cadena de suministros tiene que ocurrir para

satisfacer los seis correctos, as como asegurar la entrega de los productos correctos en las condiciones

correctas a los usuarios.

Polticas y adaptabilidad.

Adems de los elementos del ciclo logstico, dos factores adicionales las polticas y la adaptabilidad- se

relacionan directamente con el sistema logstico.

Polticas. Los procedimientos y las normas afectan a todos los elementos del sistema logstico. Muchas

organizaciones han establecido polticas sobre la seleccin de productos (generalmente basada en listas de

productos esenciales), el mecanismo compra (por ejemplo, llamados a licitacin a nivel internacional o

recurriendo a compaas precalificadas), el momento en que los artculos deben ser distribuidos, el lugar y el

modo en que los artculos son almacenados, y las cantidades que el cliente recibe (frecuentemente llamadas

protocolos de distribucin de productos). Las polticas fiscales y presupuestarias constituyen a veces las

polticas de ms influencia sobre un sistema logstico; pueden estar relacionadas con la garanta de fondos para

la adquisicin de productos o con el financiamiento de infraestructuras esenciales tales como almacenes o

transporte. Los gerentes de programas y dems personal dedicado a la logstica pueden influir en estas polticas,

aunque pueden posiblemente enfrentar retos enormes a la hora de implementarlas o modificarlas. Estos gerentes

y personal de logstica deben mantenerse informados sobre las polticas actuales e implementarlas segn lo

especificado.

Adaptabilidad. La adaptabilidad es la caracterstica tpica de todos los sistemas de logstica exitosos. Los

sistemas logsticos se tienen que disear para que sean flexibles y se puedan adaptar a circunstancias

constantemente cambiantes, como es el caso de los cambios en la demanda de un producto o de los cambios en

las polticas de financiamiento de las actividades logsticas. No se puede volver a disear el sistema logstico

cada vez que un nuevo producto aparece o cuando el consumo disminuye. De alguna manera, la adaptabilidad

se refiere a la capacidad que tiene el sistema logstico para obtener exitosamente los recursos necesarios para

responder a cambios en la demanda. Por ejemplo, conforme va aumentando la demanda, el sistema logstico

tiene que ser suficientemente flexible como para reaccionar al aumento de las cantidades de productos que se

van a mover a travs del sistema. Esto puede implicar la construccin de ms bodegas y la compra de ms

vehculos, o tal vez el incremento de la frecuencia de reabastecimiento a fin de evitar tener que buscar

almacenamientos ms grandes. La capacitad que tiene el sistema de satisfacer estas necesidades o sea su

adaptabilidad- tendr un impacto sobre la disponibilidad de insumos. Para poder funcionar, un sistema logstico

tiene que ser adaptable.


Sistema de asignacin comparado con sistema de requisicin

Hacer pedidos es una actividad logstica rutinaria. En la mayora de los sistemas logsticos, se hacen pedidos de

nuevos suministros una vez por mes o por trimestre, desde un punto de entrega de servicios hacia un nivel ms

alto. En algunos sistemas logsticos, la cantidad que se tiene que reabastecer la calcula la persona que hace el

pedido. En este caso se habla de sistema de requisicin. En otros sistemas, la cantidad que se tiene que

reabastecer la determina la persona que completa el pedido. En este caso se habla de sistema de asignacin.

En un sistema de requisicin, la persona que recibe los suministros calcula la cantidad que se solicita.

En un sistema de asignacin, la persona que enva los suministros calcula la cantidad que se solicita.

Volvamos al ejemplo del restaurante: si se sirve un bufet, los clientes seleccionan el tipo de comida que quieren

poner en sus platos y la cantidad que quieren llevar; ellos deciden cunta hambre tienen y seleccionan su

comida como corresponde. El camarero no le dice al cliente lo que tiene que comer, el cliente es el que decide.

Estos restaurantes utilizan un sistema de requisicin. Por contraste, en el hogar, el cocinero generalmente decide

qu servir y en qu cantidad de acuerdo con los gustos de la familia y los ingredientes disponibles; ste es un

sistema de asignacin.

Las ventajas y desventajas de los sistemas de asignacin y requisicin se muestran en el cuadro 1-1.


Ejemplo: CLIENTES DE MANTENIMIENTO.

PRODUCCIN GERENCIA CORPORATIVA EMPLEADOS

CONTRATISTAS SOCIOS GOBIERNO

SINDICATOS SERVICIOS LOCALES COMUNIDAD

Definiciones de trminos clave de logstica.

Los datos de consumo: proveen informacin sobre la cantidad de bienes realmente entregados a o utilizados

por los clientes.

Los datos de distribucin: proveen informacin sobre la cantidad de bienes distribuidos de un nivel del

sistema a otro, o de un departamento a otro en el mismo establecimiento.

Suministros, insumos, bienes, productos y existencias: Todos los artculos que circulan por un sistema

logstico.


Usuarios, pacientes y clientes: Las personas que reciben o utilizan los suministros.

Consumo, entregado, entrega a usuario, datos de uso: Datos sobre la cantidad de bienes realmente

entregados a o utilizados por los clientes.

Punto de entrega de servicios: Cualquier centro donde los clientes reciben suministros.

Sistema de distribucin: Toda la cadena de almacenes y enlaces de transporte por los que se transportan

suministros del fabricante al consumidor, incluidos puertos, almacenes centrales, regionales y de distrito, todos

los puntos de entrega de servicios y vehculos de transporte.

Lapso de reabastecimiento: Tiempo que transcurre desde que se piden productos hasta que se reciben y estn

listos para su uso.

Sistema de requisicin: el personal que recibe los suministros calcula las cantidades de insumos necesarias.

Sistema de asignacin: el personal que despacha los suministros calcula las cantidades de insumos necesarias.

Datos de distribucin: Informacin sobre la cantidad de insumos enviados de un almacn a otro (ya sea entre

niveles o dentro de un centro).

Integracin de productos: Se trata de combinar la administracin de algunas o todas las funciones logsticas

para diferentes categoras de insumos.

Integracin de la cadena de suministros: Proceso de mejoramiento del desempeo que desarrolla vnculos

continuos entre los diferentes miembros del personal, los niveles y las funciones dentro de una cadena de

suministro dada a fin de maximizar el servicio al cliente.

Poltica empresarial: "Las polticas son planteamientos generales o maneras de comprender que guan o

canalizan el pensamiento y la accin en la toma de decisiones de todos los miembros de la organizacin".

(Koontz y O'Donell, 1972).

Un sistema: es un conjunto de elementos relacionados entre s y que funcionan como un todo.

Un sistema de informacin: es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administracin de datos

e informacin, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Los

elementos que componen un sistema de informacin son las personas, los datos, las actividades o tcnicas de

trabajo y los recursos materiales en general (generalmente recursos informticos y de comunicacin, aunque no

necesariamente). Todos estos elementos interactan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y

automticos) y dan lugar a informacin ms elaborada, que se distribuye de la manera ms adecuada posible en

una determinada organizacin, en funcin de sus objetivos.

Gestin: Del latn gesto, el concepto de gestin hace referencia a la accin y a la consecuencia de administrar o

gestionar algo. Al respecto, hay que decir que gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la

realizacin de una operacin comercial o de un anhelo cualquiera. Administrar, por otra parte, abarca las ideas

de gobernar, disponer dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa o situacin.

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