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GESTIÓN LOGÍSTICAGESTIÓN LOGÍSTICA

Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud

CURSO DE GESTIÓN EN LAS REDES DEESTABLECIMIENTOS Y SERVICIOS DE SALUD

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Revisión: Dr. Pedro Mendoza Arana

Dr. Marco Valverde Cribillero

Dr. Napoleón Chávez

Cuidado de edición: Eduardo Arenas Silvera

Agosto de 1998

© MINISTERIO DE SALUDPrograma de Fortalecimiento de Servicios de SaludÁrea de Capacitación y Apoyo a la Gestión

Av. Salaverry, cuadra 8 s/nTeléfono 432-3535, Fax 431-6665postmaster@minsa.gob.pehttp://www.minsa.gob.peJesús María, Lima-Perú

Ministerio de SaludDr. Marino Costa Bauer

Ministro de Salud

Dr. Alejandro Aguinaga RecuencoVice Ministro de Salud

Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud(PFSS)

Dr. Augusto Meloni NavarroCoordinador General

Dr. Ricardo Corcuera RodríguezSub Director Técnico

Ing. Fernando Ferrero PavíaSub Director Administrativo

Dra. Luisa Hidalgo JaraCoordinadora

Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión

DISTRIBUCIÓN GRATUITA

GESTIÓN LOGÍSTICA

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ÍNDICE

Introducción 9

Texto de Autoaprendizaje 17

Índice 19

Guía de Trabajo Aplicativo 161

Índice 163

Texto de Apoyo 179

Índice 181

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El presente Módulo ha sido elaborado por ............., en el marco delConcurso Nº 006/MINSA-BID.

Participaron en la elaboración:

Responsables: Dra. .....

Lic. .....

Dr. J.....

Colaboradores: Dr. ......

Mag. ........

Dr. ......

Asesor Pedagógico: Mag. .....

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PRESENTACIÓN

Uno de los objetivos del Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud es el contri-buir a elevar la capacidad de gestión de las redes de servicios de salud, a fin de mejorarprogresivamente la equidad, calidad y eficiencia de la atención de salud a la población.

En este contexto se inscribió la ejecución de los «Cursos de Gestión en redes de estable-cimientos y servicios de salud», orientados a contribuir al desarrollo de la capacidad degestión interna de los niveles directivos de establecimientos y servicios de salud, fortale-ciendo especialmente su capacidad para formular un ............. con enfoque estratégico.

Estos cursos se desarrollaron bajo una metodología de enseñanza-aprendizaje mixta,que combina una fase previa de autoaprendizaje, de una duración aproximada de 30días, con un refuerzo presencial de 4 días destinado a solucionar las áreas críticas en elmanejo de los instrumentos de gestión puestos a su alcance. La validación de estametodología a nivel nacional, nos ha demostrado que los elementos claves para el éxitode la misma lo constituyen el diseño adecuado de materiales autoinstruccionales y lastutorías locales durante las fases de autoaprendizaje.

En ese sentido, el Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud, financió la elabo-ración de un juego de materiales de capacitación, validados en un grupo de estableci-mientos de salud, los mismos que reproducimos para su distribución a nivel nacional.

El presente documento compila tres tipos de materiales de capacitación:

• Un texto autoinstruccional, diseñado en un lenguaje coloquial que pretende paula-tinamente introducir al lector en el tema de gestión seleccionado.

• Una Guía para el diseño de un Trabajo Aplicativo, que permite aplicar en su propioestablecimiento los módulos aprendidos en el texto autoinstruccional, llevando pasoa paso al lector en el diseño, aplicación o adaptación de instrumentos de gestión.

• Un texto de apoyo, que resulta de la selección de lecturas recomendadas para refor-zar los contenidos de¡ texto autoinstruccional.

Nos sería de mucho interés recibir información relacionada a la aplicación y utilidad deéstos en el mejoramiento de la gestión de los establecimientos de salud; para ello, sírvaseenviar sus comentarios al Ministerio de Salud - Programa de Fortalecimiento de Servi-cios de Salud.

Esperamos que este documento logre sensibilizarlo, motivarlo y comprometerlo en laaplicación de herramientas de gestión que permitirán lograr una atención de salud concalidad, equidad y eficiencia.

Augusto Meloni Navarro

Coordinador GeneralPFSS-MINSA

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Gestión Logística

Introducción

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INTRODUCCIÓN

La estrategia para lograr el cambio y la modernización de las Redes de Establecimientosy Servicios de Salud, se desarrolla a través de un proceso continuo de capacitación, loque permitirá el mejoramiento de las competencias del personal de los establecimientosde salud, requisito para alcanzar los cambios reales en la estructura y dinámica de di-chos centros.

Proponemos una capacitación sustentada en el autoaprendizaje, proceso que se caracte-riza por ser autoformativo y se basa en la convicción de que los participantes tienenexpectativas, intereses y compromiso con la capacitación permanente. Partiendo de susconocimientos y experiencias, cada uno de los participantes puede asumir responsable-mente las actividades autoinstructivas que proponemos. Mediante el desarrollo de lasactividades de este material, los participantes consolidarán y mejorarán sus competen-cias respecto a la gestión de los establecimientos de salud. Cada una de las partes deeste módulo brindan información teórica y metodológica acerca del diseño y ejecuciónde los instrumentos de gestión. Para lograr una participación dinámica se propone unaserie de actividades aplicativas en relación directa a lo desarrollado teóricamente y a susresponsabilidades laborales.

¿QUÉ CONTENIDOS Y CON QUÉ METODOLOGÍA SE DESARROLLA ELCURSO?

1. ¿Qué contenidos estudiar?

Generalmente los cursos de capacitación determinan los objetivos educativos a lograr yofrecen para ello un programa establecido de conocimientos a desarrollar. Nosotrosconsideramos que los participantes tienen experiencias, conocimientos, habilidades, ac-titudes y también inquietudes, dudas y expectativas respecto a los instrumentos de ges-tión; de acuerdo a esto, usted puede seleccionar entre los contenidos ofrecidos aquellosque responden mejor a sus intereses y necesidades.

Lo invitamos a tomar una decisión respecto a los contenidos a estudiar tomando encuenta:

a) La información acerca de los objetivos y contenidos de cada unidad.

b) La relación que guardan esos contenidos con sus actividades de gestión en el esta-blecimiento de salud y su interés por estos temas.

1.1 Selección de contenidos y asignación de tiempo

De acuerdo a lo anterior, usted podrá considerar que algunos temas están directamentevinculados a sus actividades como miembro del Equipo de Gestión y los reconocerácomo de gran interés, estos temas serán elegidos para un estudio detenido y con profun-didad. Otros temas, aún cuando son vinculados a su labor de gestión, si los consideracomo de mediano interés, podrán ser estudiados con menor detenimiento y aquellos deinterés mínimo serán revisados ligeramente, de este modo seleccionará los contenidosdel módulo que necesite y desee estudiar.

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Gestión Logística

De la selección realizada podrá considerar necesario el estudio completo de todos lostemas o elegir algunos para un estudio profundo y detenido, dejando otros para unarevisión superficial. Inclusive puede ocurrir que algún participante haya decidido realizarsólo una revisión de repaso de todos los temas de este módulo por considerarlos yaconocidos.

De acuerdo a su decisión usted abordará el estudio de todos o parte de los contenidosteóricos del módulo y luego deberá realizar todas las actividades aplicativas propuestasque generalmente se realizan en equipo.

El desarrollo completo de este módulo autoinstruccional comprende 72 horas académi-cas, aproximadamente 24 días, correspondientes al estudio teórico de todos los temas yal desarrollo de los trabajos aplicativos. El tiempo sugerido para estudiar cada día es detres horas.

La modalidad de estudio autoformativo requiere de una planificación personal en la quehay que tomar en cuenta los siguientes aspectos:

a) Los temas seleccionados.

b) El tiempo disponible personalmente.

c) La conformación del equipo de estudio y el tiempo disponible para los trabajosgrupales.

De acuerdo a lo expuesto ahora usted podrá seleccionar los temas para su estudio yasignarles el tiempo necesario con la siguiente actividad.

2. ¿Con qué metodología estudiar?

2.1 Metodología del curso

La metodología del presente curso corresponde al «Modelo pedagógico de laproblematización». Esta metodología considera como base de la capacitación los cono-cimientos, habilidades, actitudes, en suma las competencias previas de los participantesa partir de las cuales se produce una reconstrucción y mejoramiento del nivel de compe-tencias para diseñar, seleccionar, adaptar, aplicar y evaluar instrumentos de gestión delos establecimientos de salud.

Las técnicas didácticas que corresponden al modelo autoinstruccional son:

a. Lectura y análisis individual:

• De los contenidos de los temas desarrollados en el Texto Autoformativo.• De las lecturas seleccionadas en el Texto de Apoyo.

b. Ejercicios interactivos individuales o grupales.

• Estos ejercicios se presentan en los temas desarrollados en el TextoAutoformativo.

c. Trabajos grupales para actividades aplicativas:

• Se presentan en el Texto Autoformativo y tienen instrucciones específicas yherramientas para su ejecución en la Guía de Trabajo Aplicativo.

Introducción

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2.2 Materiales educativos

Cada módulo tiene como materiales educativos los siguientes:

a. Un Texto Autoformativo.

b. Un Texto de Apoyo.

c. Una Guía de Trabajo Aplicativo.

d. Un video educativo.

¿CÓMO REALIZAR EL AUTOAPRENDIZAJE?

1. Actitudes favorables para el autoaprendizaje

Llamamos actitud favorable para el autoaprendizaje a una buena disposición y a unpositivo estado de ánimo que se debe tener frente a las actividades de aprendizaje.

Si su actitud es negativa, usted se encontrará siempre luchando contra una actividadnecesaria e importante que nos mantiene actualizados y activos intelectualmente y queademás realizaremos toda la vida. Si aceptamos esto no debemos rechazar el mediopara nuestro perfeccionamiento profesional.

Revisaremos a continuación diferentes aspectos que debemos considerar para desarro-llar esa actitud favorable en el estudio de este curso.

1.1 Metas y expectativas

Usted tiene actualmente determinadas metas personales y profesionales y seguramente,en aras de la modernidad institucional, ha pensado en cambios apropiados, que generanexpectativas en usted y en su equipo de trabajo.

Alcanzar las metas de calidad expresadas en la Visión y Misión del Sector salud requieredel aprendizaje o desarrollo de competencias para un mejor desempeño profesional. Sicomprendemos que esas competencias pueden ser fortalecidas con el desarrollo de estetipo de cursos estamos seguros que usted realizará el esfuerzo necesario para lograrlas.

Le sugerimos considerar lo siguiente: Usted tiene conocimientos, habilidades, actitudes yexperiencia profesional, y se encuentra actualmente en una situación que llamamos «A».El futuro próximo lo visualizamos con mejores conocimientos, con mayor destreza y conactitudes que facilitan su desempeño, a esta situación la llamamos «B». Para pasar de lasituación «A» a la futura situación «B» el camino es el fortalecimiento de sus com-petencias mediante su capacidad de autoaprendizaje.

1.2 El interés

Para lograr éxito en el aprendizaje es indispensable tener interés en el conocimiento o lacompetencia que se está estudiando, ese interés le brindará una fuerza motivadora pararealizar el esfuerzo en su autoaprendizaje.

El interés es garantía de éxito y su ausencia es causa directa del fracaso en el aprendiza-je, esto lo puede comprobar personalmente si responde a estas preguntas:

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Gestión Logística

a) Cuando leyó un tema de su interés ¿Se cansó o se aburrió?

b) Si asistió a una conferencia que le causó interés, ¿mantuvo su atención y logró sucomprensión?

c) Cuando observó una situación interesante ¿la recordó mejor posteriormente?.

La respuesta a estas interrogantes puede demostrar la importancia del interés. Sin em-bargo más importante será entender de qué depende que en algunos casos nuestrointerés sea mayor y en otros disminuya o esté ausente.

El interés o la fuerza motivadora para el aprendizaje tiene una causa totalmenteobjetiva: la real necesidad del conocimiento que será estudiado. Si usted no nece-sita saber un tema, si no carece de esa habilidad, si sus competencias de gestióninstitucional tienen un alto nivel, entonces no tiene porque tener interés en este curso.De lo contrario si usted reconoce que debe mejorar sus conocimientos y técnicaspara mejorar la gestión de su establecimiento, entonces estamos seguros quetendrá un gran interés, y eso garantizará su éxito en este curso.

1.3 La voluntad

La voluntad es la capacidad de cumplir lo que usted se propuso realizar, es una determi-nación interior que permite emprender y terminar las jornadas de estudio resistiendootras tentaciones: sueño, fastidio, diversión, juegos, etc.

Esto no significa que deba dejar todas sus otras ocupaciones y distracciones, sino que lasrealice en otros momentos respetando los horarios de estudio establecidos.

El cumplir con férrea voluntad con sus horas de estudio tiene una gran ventaja alrealizar sus otras actividades: que no habrá ningún conflicto, ni preocupación portareas pendientes y podrá disfrutar mejor incluso de sus diversiones.

La voluntad permite iniciar oportunamente su jornada de autoaprendizaje o su reuniónpara realizar los trabajos aplicativos, la perseverancia es mantener esa fuerza de volun-tad aun cuando las jornadas duren bastante o los trabajos se hagan difíciles. Sin embar-go, si ha llegado a su nivel de resistencia entonces será razonable suspender el estudio ydescansar o distraerse.

1.4 La satisfacción

Existen dos actividades que permiten el desarrollo personal y social: el estudio y el traba-jo y ambos son fuente genuina de satisfacción, sobre todo cuando se realizan con liber-tad, sin imposiciones y con éxito.

Usted tiene diversas expectativas y metas, y conseguirlas, naturalmente le causa satisfac-ción. Si este curso responde a sus necesidades de realización personal e institucional,debe generar en usted expectativas y el lograrlas le producirá un gran placer. Suautoaprendizaje le permitirá lograr los objetivos de capacitación previstos y lohará sentir satisfecho y feliz.

Introducción

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2. El proceso de autoaprendizaje

En el proceso de autoaprendizaje, al usar los textos autoformativos se presentan tresactividades fundamentales: leer, comprender y memorizar. Veamos a continuacióncomo realiza usted estas actividades.

2.1 Leer

La lectura le permite recibir y asimilar la información ofrecida en los textos. Para hacerlocon eficiencia debe considerar que este «ingreso» se realiza por medio de sus conoci-mientos previos y está influido por sus actitudes favorables en su autoaprendizaje, entrelas cuales una de las más importantes es el interés con que lo haga.

Se recomienda leer y volver a leer el texto cuantas veces sea necesario. No debemossentirnos mal por tener que consultar nuevamente el texto. La lectura debe realizarseprimero en forma individual y luego puede ser grupal, sin embargo, advertimos que estasegunda forma debe ser usada luego de una lectura personal pues no se adecua a lavelocidad y estilo de comprensión individual de todos los del grupo.

2.2 Comprender

El texto leído para ser asimilado, requiere de una comprensión del significado de lainformación. En algunos párrafos esta asimilación requiere sólo de una lectura rápida,pues su contenido puede ser para usted relativamente fácil. Otros párrafos demandanuna lectura lenta e inclusive una nueva lectura con mayor esfuerzo. Para comprendermejor se recomienda:

• Buscar las ideas principales.

• Descubrir los aspectos comprendidos en las ideas principales.

• Encontrar las relaciones entre los aspectos estudiados.

• Relacionar lo estudiado con las situaciones reales.

La comprensión de un texto requiere de diversas operaciones mentales entre las cualesanalizar, relacionar y sintetizar son las más importantes. Más adelante se desarrollanunas técnicas acerca de estas operaciones, que sirven para fortalecer su competencia decomprensión.

2.3 Memorizar

La memorización de lo aprendido es un proceso indispensable si quiere utilizar poste-riormente los conocimientos o habilidades adquiridos.

La aplicación de sus competencias para la gestión sólo es posible si las tiene conserva-das en su memoria y la recuperación depende de cómo fue «grabada» en su cerebro.Consideramos que una conservación eficaz depende principalmente de tres condicio-nes:

a. El Interés por aprender un determinado asunto o una determinada actividad. Sidesea saber o poder hacer algo habrá cumplido con una primera condición.

b. La comprensión de un contenido garantiza su retención, si una informacióntiene significado claro para usted, es seguro que lo recordará con más seguridad.

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Gestión Logística

c. La repetición de una información, la práctica reiterada de una acción o el repasode un tema aseguran su memorización siempre y cuando se hayan cumplido anteslos requisitos a) y b). La sola repetición no es suficiente para un aprendizaje eficazproduciendo una memorización mecánica.

Una forma eficaz de fortalecer nuestra memorización es realizar con verdaderointerés una síntesis escrita de lo estudiado y repasar luego ese resumen. Comopuede comprobarse, esta propuesta cumple las tres condiciones anteriores.

3. Técnicas de estudio

Las técnicas de autoaprendizaje más adecuadas son:

Para analizar: El subrayado y las anotaciones

Para sintetizar: El resumen

Para relacionar conceptos: Esquemas y gráficos

3.1 El subrayado

Subrayar un texto significa identificar las ideas principales o párrafos significativos paranosotros. Como es comprensible esto requiere un análisis cuidadoso del texto. Es reco-mendable realizar el subrayado sólo después de haber realizado una lectura detenidaque ha hecho significativa la información. Generalmente el subrayado ocurre en la se-gunda o tercera lectura de un texto.

Podemos usar diferentes formas de subrayado, usar una línea para ideas secundarias ydos líneas para las ideas principales, o colocarlas dentro de un cuadro. Recomendamosusar líneas para ideas importantes y encuadrar los conceptos básicos. En este textousamos como técnica equivalente al subrayado el colocar en negrilla los conceptos clave.

3.2 Las anotaciones

El subrayado se complementa con las notas colocadas al margen de los textos queidentifican lo encontrado, señalan su importancia o establecen relación con otro asuntoconocido o tratado. Las anotaciones también sirven para mostrar dudas o falta decomprensión del asunto tratado en estos casos se anotan preguntas al margen deltexto. Las páginas de los textos están diagramadas para permitirle escribir sus apuntes alos costados de los párrafos que deseen comentar.

3.3 El resumen

El resultado de un proceso de aprendizaje es la asimilación comprensiva de un conteni-do o una competencia. Este resultado se facilita cuando toda la información recibida ytodos los componentes asimilados se integran mediante un esfuerzo de síntesis que sepresenta como un resumen escrito.

El resumen debe presentar las ideas básicas en una secuencia adecuada, en forma abre-viada y en lo posible usando nuestro lenguaje personal, «nuestras propias palabras».

Introducción

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Se recomienda lograr un resumen que se presente en una extensión que no exceda latercera o cuarta parte del texto total.

3.4 Los esquemas y gráficos

Hacer un esquema acerca de un contenido es mostrar su estructura. El esquema debemostrar los términos que contienen las nociones principales y las relaciones que iden-tificamos entre ellas, es decir con un esquema o un gráfico logramos la mejor síntesis deun texto.

Un esquema es adecuado y útil si presenta:

• Información fundamental e importante.

• Contenido elaborado con palabras propias.

• Relaciones entre los conceptos clave.

• Información clara y abreviada.

• Contenido coherente y comprensible.

Si durante el estudio de este curso usted usa su texto autoformativo elaborando esque-mas le aseguramos que mejorará su asimilación significativa.

Existen diversas formas de esquematizar entre ellas sugerimos las siguientes:

a. Esquema vertical. Es la presentación de los principales temas y tópicos de untexto, se construye de arriba hacia abajo y es llamado también cuadro sinóptico.Esta forma permite presentar frases cortas.

b. Esquema vertical con llaves. Es similar al anterior, pero es construido además deizquierda a derecha para incluir divisiones, partes o clasificaciones.

c. Diagrama o esquema. Es la forma más sintética que permite destacar las ideascentrales y además graficar las relaciones entre ellas mediante líneas o flechas. Elmódulo presenta al principio un «mapa de contenidos» que es un buen ejemplo deeste tipo de esquemas.

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Gestión Logística

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TEXTO AUTOFORMATIVO

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Gestión Logística

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ÍNDICE

Introducción 21

Unidad I: El Sistema LogísticoAnálisis y evaluación de la problemática del Sistema Logístico 23

Unidad II: SelecciónTécnicas para recoger y analizar la Información existente de losMateriales e Insumos Hospitalarios) 39

Unidad III: ProgramaciónRequerimiento de insumos y servicios 55

Unidad IV: CostosVariable Costo como elementofundamental para la determinaciónde necesidades 77

Unidad V: AdquisicionesDiseñar uno o varios modelos de adquisiciones en función a lagestión moderna 91

Unidad VI: DistribuciónEstrategias de distribución 105

Unidad VII: AlmacenamientoSeleccionar, priorizar y procesar la información de almacenes 119

Unidad VIII: Control de CalidadSistema de control de calidad para los insumos y materiales 143

Unidad IXEl Modelo Logístico Moderno 157

Hoja de Respuestas 162

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Gestión Logística

Texto Autoformativo

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INTRODUCCIÓN

Generalidades

Con este material queremos darle facilidades para que usted elabore el Sistema de Ges-tión Logística referido al establecimiento en el que usted labora, y al ámbito de su in-fluencia.

Este material se redactó de la manera más sencilla tratando de ofrecerle la mayor canti-dad de información básica, adecuada para los fines propuestos en el curso “Gestión enlas Redes de Establecimientos y Servicios de Salud”.

La información está organizada en base a los objetivos específicos del curso y cada unode ellos se presenta de la siguiente manera:

• El objetivo expresado en forma del comportamiento final esperado enel participante.

• Lecturas de apoyo.

• Contenidos del objetivo: conceptos, instrumentos y ejemplos.

• Tareas de refuerzo relacionadas con el objetivo específico y con loscontenidos del mismo.

• Resumen de lo tratado.

• Ejercicio autoevaluativo.

Objetivo

El objetivo del presente documento es asegurar que al final de su lectura y aprendizaje,usted pueda manejar con facilidad los elementos conceptuales e instrumentales que lepermitan formular e instrumentar el Sistema de Gestión Logística mejorado del estable-cimiento en el que labora.

Metodología de aprendizaje

El participante deberá completar secuencialmente las siguientes actividades:

1. Revisar las lecturas de apoyo que acompañan a cada uno de los objetivos específi-cos.

2. Leer, analizar e interiorizar los conceptos, instrumentos y ejemplos que se le pre-senta como apoyo a sus tareas.

3. Desarrollar las tareas que le permitirá reforzar el dominio en los conceptos e instru-mentos que se le está entregando.

4. Efectuar los ejercicios autoevaluativos y consultar las claves de las respuestas co-rrectas para autoevaluar su aprendizaje.

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Gestión Logística

Mapa de Contenidos

Para facilitar la lectura y aprendizaje del Texto Autoformativo, presentamos a continua-ción el mapa de contenido del módulo, el cual señala la secuencia de los objetivos a serabordados, así como su integración respecto al Sistema Logístico.

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Unidad I

El Sistema Logístico

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Gestión Logística

Texto Autoformativo

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UNIDAD I

EL SISTEMA LOGÍSTICO

Al finalizar el desarrollo de esta unidad, el participante podrá analizar y evaluar la pro-blemática actual del sistema logístico en el proceso de Gestión de la Dirección de Saludy sus establecimientos.

Buena Suerte y Exitos!

LECTURAS DE APOYO

Texto de Apoyo - Lectura 1 : “Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP/DNA”. Nor-mas Generales del Sistema de Abastecimiento. 25 de julio de 1980.

CONTENIDOS

1.1 Modelos de Funcionamiento Logístico.1.2 Sistema de Abastecimiento.1.3 Cadena de Suministros.

1.4 Relación con otras áreas.1.5 Los problemas Logísticos actuales.1.6 La alternativa Logística Moderna1.7 División Estratégica de Bienes y Servicios.

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Gestión Logística

PALABRAS CLAVES

Usuario Interno : Aquella persona dentro de la institución que haceuso de los servicios del establecimiento.

Ejm: Profesionales de la Salud.

Usuario Externo : Aquella persona ajena al establecimiento quien haceuso de los servicios del mismo.

Ejm: Pacientes

Recursos Estratégicos : Aquellos que son fundamentales para el normal de-sarrollo de la actividad principal de la institución.

Texto Autoformativo: Unidad I

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1.1 Modelos de Funcionamiento Logístico

Conceptos:

Logística es un área crítica de todos los establecimiento de salud y constituye unelemento de apoyo importante en la gestión, a fin de lograr los objetivos y metastrazados.

En la actualidad el enfoque logístico y su posición en el establecimiento de saludha variado notablemente, haciéndolo más eficiente con un manejo más técnico yorientado a la satisfacción de usuarios internos y externos, adicionando benefi-cios económicos y la consecución de los objetivos del establecimiento.

a) Modelo Tradicional:

El modelo weberiano( 1) es el que se ha venido usando en los sistemas administrativosburocráticos.

Esto es, una estructura extremadamente formal, basada fundamentalmente en docu-mentación excesiva y trámites engorrosos, sistema de administración jefatural tipo pirá-mide descendente.

Lo que buscaba era mantener un control total del funcionamiento, inclusive prever to-dos los acontecimientos:

(1) Max Weber (1864-1920) Sociólogo alemán creador de la Sociología de la Burocracia, famoso por lateoría de las Estructuras o modelo de Weber.

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Gestión Logística

Buscaba la Máxima Eficiencia de la Organización, pero lastimosamente tuvo otras con-secuencias.

Como resultado de todo ello, la Unidad de Logística se transformó en una oficinaineficiente, de trámites engorrosos con demoras del abastecimiento, costos operativosaltos, desabastecimiento; en fin en un “cuello de botella”.

b) Modelo Moderno:

La crisis generada por el modelo weberiano, en cuanto a la calidad del servicio se refiere,ha obligado a la búsqueda de alternativas de manejo, que brinden otra faceta de com-portamiento y otra cosa ante los usuarios, proveedores, en tal sentido la Gestión Moder-na exige procesos rápidos, eficientes y eficaces, que garanticen la calidad del servicio y/oproducto, en concordancia con las metas y planes establecidos.

El método moderno está basado fundamentalmente en un manejo técnico, que obviaprocesos engorrosos, pero que incluye personal calificado de otras áreas como sustentotécnico, realiza alianzas y coordinaciones con otras dependencias de la administración,

Texto Autoformativo: Unidad I

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bajo el punto de vista de la importancia de los bienes o servicios, que se clasifican ypriorizan, acorde con los objetivos del establecimiento de salud.

Este modelo es el que iremos desarrollando a lo largo del módulo, y que tiene algunasdiferencias con el modelo de Weber.

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Gestión Logística

2 Sistema de Abastecimiento

Conceptos

Se define como un sistema constituido por objetivos, políticas, estrategias, nor-mas, órganos y procesos técnicamente interrelacionados, que tiene por misiónprocurar los recursos, los bienes y servicios no personales a las entidades de laAdministración Pública, permitiendo su acción dinámica, eficaz y eficiente, enconcordancia con los lineamientos básicos de la política nacional de salud.

El Sistema de Abastecimiento está compuesto por:

Sub-Sistema de Información:

Conjunto interrelacionado de procesos técnicos, que permite detectar, recoger, ins-cribir, analizar, combinar, almacenar y proporcionar datos para optimizar decisio-nes y acciones.

El Sub-Sistema de Información está formado por los siguientes procesos:

• Catalogación.• Programación.• Registro de Proveedores.• Registro y Control.

Sub-Sistema de Negociación:

Este segundo conjunto interrelacionado de procesos técnicos, permite asumir de-rechos sobre bienes y servicios, respondiendo a cambio con obligaciones.

El Sub-Sistema de Negociación está formado por los siguientes procesos:

• Adquisiciones.• Recuperación de Bienes y Servicios.

Sub-Sistema de Utilización y Preservación:

Conjunto de procesos técnicos que actúan sobre los bienes, los servicios y las per-sonas que los tienen a su cargo, para cautelar su correcta utilización y salvaguardarsu estado.

El Sub-Sistema de Utilización y Preservación está formado por los siguientes pro-cesos:

• Almacenamiento.• Mantenimiento.• Seguridad.• Distribución.• Disposición final.

A estos procesos integrados y adaptados a salud los llamaremos Cadena de Sumi-nistros.

Texto Autoformativo: Unidad I

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3. Cadena de Suministros

Es importante considerar que la oficina logística no es sinónimo de oficina de compras;aunque lógicamente este proceso es el más conocido, no es el único, sino que estáformado por varios procesos continuos e íntimamente ligados entre sí.

Como hemos visto el sistema logístico se subdivide en tres Sub-Sistemas y cada uno deellos en varios procesos. Esta es la clasificación habitual; sin embargo, para fines prácti-cos y adaptado a las necesidades propias de salud veremos los siguientes procesos:

Cada uno de estos procesos se desarrolla dentro del área logística, pero no necesaria-mente a cargo del personal de logística; pues, como veremos, son procesos técnicos queameritan la participación de profesionales del área de la salud y otras. Como se sustentamas adelante, vamos a utilizar en el desarrollo del módulo los procesos, enfocados hacialos recursos estratégicos, motivo por lo que las explicaciones siguientes están dirigidasen este rumbo.

1. Selección:

Es el proceso que se encarga de escoger los productos que se requerirán para efectuarlas funciones del establecimiento de salud tanto, administrativas como de salud. Uno desus productos son los petitorios o listados de insumos hospitalarios, los mismos queincluyen a estos productos por su denominación común internacional en la cantidad deitems suficientes para permitir las funciones de salud. Como es fácil de comprender estafunción la deben realizar necesariamente profesionales de la salud, aunque no en formaexclusiva como veremos más adelante.

2. Programación:

Así como la selección es el ¿qué podemos usar?, la programación representa el ¿cuántodebemos comprar? El cálculo del cuanto se debe realizar en concordancia con los obje-tivos y metas planteados en el POI y en función a las necesidades reales de cada produc-to, acorde con la distribución de la morbilidad local, fenómeno que es conocido por losprofesionales de la salud. Por tanto este proceso también requiere de este personalcalificado.

3. Adquisición:

Este es el proceso de compra en sí, que está a cargo netamente del equipo de logística.Sin embargo, para poder ejecutarlo se requiere de haber hecho un pedido bien especifi-cado Las especificaciones técnicas las deben realizar los profesionales de salud. Asimis-

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Gestión Logística

mo, se requiere evaluar las propuestas antes de tomar la decisión de adjudicación, he-cho que también debe ser realizado por profesionales de la salud.

4. Almacenamiento

Este es también un proceso logístico y en una determinada zona pero que tambiénrequiere de la participación del profesional de la salud, primordialmente en auxilio delencargado del almacén, a fin que pueda ordenar los productos en forma correcta, evitan-do las sinonimias o las denominaciones por nombre comercial.

5. Distribución

Este proceso es el que controla el abastecimiento de los Centros Periféricos y tambiéncontrola a los proveedores. Este es un proceso exclusivo del personal de logística.

6. Dispensación

En el proceso de entrega al usuario final, por lo tanto no sólo se despacha sino tambiénse instruye en el uso adecuado, se advierte efectos secundarios, etc., y esto sólo lo puedehacer personal de salud.

7. Uso Racional

En este proceso se consume el producto, lo que debe hacerse en forma adecuada utili-zando el recurso solo cuando es necesario. Adicionalmente el uso del producto puedegenerar demanda de otros, con lo que se enrriquecería las propuestas.

Relación entre la cadena de suministros y la división tradicional del sistema logística.

Como puede apreciarse todo el sistema logístico requiere de ayuda eintegración al sistema de profesionales de la salud en calidad de equipotécnico, pues sólo así se garantizará un adecuado abastecimiento, tantoen calidad, cantidad y oportunidad a fin de garantizar un atención desalud de óptima calidad.

Es menester mencionar que los mismos procesos se utilizan en el abastecimiento decualquier otro bien o servicio, con algunas características propias del tipo de bien oservicio del que se trate. Así mismo persiste el concepto de los procesos técnicos, por loque debe llevarse a cabo con la estrecha colaboración del profesional especializado endicha área.

Texto Autoformativo: Unidad I

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1.4 Relaciones de Logística

Son múltiples y todas importantes, ellos deben manejarse dentro del contexto global deequipos y realizando alianzas con otras áreas:

Presupuesto:

Logística mantiene un contacto permanente con presupuesto, pues la disponibilidadpresupuestal es un factor limitante de compra; por ello deben actuar en forma conjunta,llevando un control paralelo y coordinado del gasto, priorizando entre ambas áreas eldestino del recurso financiero.

Contabilidad y Tesorería:

Contabilidad y Tesorería son áreas críticas en el abastecimiento motivo por el que debentrabajar en equipo a fin de coordinar las acciones a tomarse para recuperar credibilidadfinanciera como sujeto de crédito del establecimiento de salud. Por ejemplo: podría, amanera de una estrategia conjunta, priorizarse el pago a los proveedores de los bienes yservicios seleccionados como críticos, o estratégicos, de manera que se les cancele conceleridad extrema y prioridad máxima, pues con ello se garantizará el abastecimiento deestos recursos, al tiempo que recupera la credibilidad como usuario, y el ser sujeto decrédito, que como recursos son elementos importantes en el desarrollo de la estrategiade trabajo en los procesos de adquisiciones y nuestra posición frente al Mercado..

Control:

El sistema de control es el área con la que se debe trabajar conjuntamente y a la que sedebe otorgar toda la información, si es posible antes de su ejecución y fomentar queparticipe como veedores de los procesos, a fin de garantizar la transparencia de losmismos.

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Gestión Logística

Jurídico:

La asesoría jurídica es importante para la elaboración de las Bases Administrativas ypara obtener consejos legales durante todo el proceso. Se debe tratar de que forme partedel proceso con personal que se especialice en el tema logístico.

Personal:

Se debe coordinar con personal primordialmente para garantizar personal calificado enel área logística, con el fin de tecnificar los procesos.

Planificación:

Las relaciones de logística con planificación son sustancialmente para coordinar losplanes a largo, mediano y corto plazo, conjuntamente con presupuesto y racionalización,a fin de definir las posibilidades de inversión y adquisición.

Indudablemente el SIAP establece un medio de relación entre las diferentes áreas admi-nistrativas en lo que a información se refiere, lo cual resulta favorable el conocimiento dehechos, pero debe reforzarse los recursos conjuntos y coordinados con las otras áreasparo no solo conocerla y compartir información, sino brindar en conjunto un serviciointegral, eficaz, eficiente y de calidad.

1.5 Los Problemas Logísticos Actuales

La mayor parte de sistemas logísticos en funcionamiento se basan en el modelo deWeber, y en ellos se encuentran diferentes problemas, a continuación mencionamosalgunos de ellos:

• Insatisfacción de usuarios internos y externos.

• Materiales, insumos y equipos insuficientes.

• Sistema burocrático extenso y manejo bajo conceptos “weberianos”.

• Lentitud de procesos por excesivos formalismos burocráticos.

• Normatividad excesiva y muchas veces mal utilizada.

• Excesivos procesos de compras pequeñas.

• Manejo presupuestal inadecuado.

• Desconexión con otras áreas del Sistema de Salud.

• Programaciones históricas.

• Catálogo de bienes desactualizado e hipertrofiado por sinonimias.

• Ausencia de listados de insumos de uso hospitalario.

• Nula participación de los profesionales de la salud en el Sistema Logístico.

• Sistema de información insuficiente.

Texto Autoformativo: Unidad I

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1.6 La Alternativa Logística Moderna

Ante los problemas mencionados se deben enfrentar en función a los principios deGerencia Moderna, motivo por el que las unidades siguientes estarán destinadas a brin-dar un modelo distinto con las alternativas siguientes :

• Organización acorde con la diferenciación de bienes y servicios hospitala-rios y no hospitalarios

• Conformación de equipos técnicos como apoyo del Sistema Logística.

• Catalogación y estandarización de bienes.

• Elaboración de listados de insumos de uso en los establecimientos desalud.

• Modalidades de Adquisición propias de un Sistema Moderno: Licitaciones,tercerización de servicios, consignaciones.

• Disminución de trámites y número de procesos de adquisiciones peque-ñas.

• Abastecimiento en cantidad suficiente y en el momento adecuado.

• Incorporación de los análisis de costos, costo/beneficio, costo/eficacia comoelementos de decisión.

• Conformación de un Sistema de Información Logística.

1.7 División Estratégica de Bienes y Servicios

Visto el amplio marco donde se desenvuelve el área logística, y la cantidad de procesosque se manejan, así como la magnitud de la institución, se debe enfocar algunos rubrosde bienes y servicios con mayor énfasis que otros, en función al diagnóstico de la logísti-ca actual y las alternativas que se brindarán.

Así tenemos, que podemos dividir a los bienes y servicios en Estratégicos y No Estratégi-cos. Los primeros son aquellos que son fundamentales para el normal desarrollo de laactividad principal de la institución, y como éste es la atención de salud, entonces losRecursos Estratégicos serán Medicinas, Material Médico Fungible (descartable), MaterialMédico No Fungible (instrumental), Equipamiento Médico, Insumos de Laboratorio, Ra-diología, entre otros. Los Recursos No Estratégicos serán aquellos que no son fundamen-tales para las actividades de la institución, en nuestro caso, todo aquello no mencionadocomo artículos de escritorio, limpieza, etc.

¿ Por qué hacer esta división ? La respuesta la podremos encontrar al analizar superfi-cialmente la estructura de gastos de una establecimiento, lógicamente en términos gene-

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Gestión Logística

rales, pues ellos van a variar de acuerdo con la complejidad y envergadura del Centro.Así tenemos:

Al mirar esta distribución vemos que tanto lo destinado a sueldos y salarios así como loscostos fijos son gastos inevitables, y que poco o nada se puede hacer para rebajarlos. Demanera tal que prácticamente nos queda solo lo destinado a Recursos Estratégicos paramanejar el gasto. Por ello resulta ser imprescindible su adecuado manejo, tengamos encuenta que un millar de papel cuesta tanto o menos que un frasco de antibiótico enjarabe, tan solo como ejemplo de las diferencias en los costos de uno y otro grupo.

Por lo expuesto resulta imperioso destinar buena parte de nuestro esfuerzo en el manejode los Recursos Estratégicos, lo que no quiere decir que los otros recursos no se conti-núen utilizando y necesitando, sino que por ser incidencia en el gasto, los RecursosEstratégicos requieren de una priorización en su enfoque. Por tanto en las unidades quesiguen las enfocaremos hacia estos recursos, haciendo hincapié en que los procesos atratar son siempre los mismos, solo que pondremos énfasis en lo que a Recursos Estra-tégicos se refiere.

Como puede apreciarse básicamente nos estamos refiriendo a bienes y no a servicios,aunque veremos mas adelante opiniones de tercerización de servicios, esto dependiendodel proceso que estamos tratando.

Texto Autoformativo: Unidad I

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TAREAS DE REFUERZO

1. Tarea Nº 1: “Individualización de los Problemas de Organización, Fun-cionamiento y Diagnóstico”

a. ¿Cuál es el principal problema de logística? (Mencione sólo 1).b. Mencione otros dos problemas de logística en orden de importancia (Dife-

rentes al anterior).c. ¿Cuánto tiempo demora entre el pedido por el usuario hasta la recepción

del producto por éste? (Mencione el promedio).d. ¿Quién decide el pedido y usando qué criterio para ello?.e. ¿Cada cuánto tiempo vuelve a hacer el mismo pedido?f. Le solicitaron al usuario especificaciones técnicas del producto solicitado.g. ¿De dónde obtuvieron las especificaciones técnicas?.h. ¿Alguien evaluó técnicamente la adquisición y en qué se basó?.i. ¿Cuál es el producto de mayor consumo?j. ¿Cuál es el producto de mayor costo unitario?.k. ¿Cuál es el producto de mayor costo total?l. ¿Cuáles han sido los productos vencidos?.

2. Tarea Nº 2: “Divorcio entre Logística, Contabilidad y Mantenimiento”

a. ¿Se lleva un control presupuestal diferenciando por cada recurso estraté-gico o se hace en forma global?

b. ¿Quién lleva el control presupuestal?c. ¿Cuánto tiempo demora entre la adquisición y el pago del bien o servicio?d. ¿Tienen un programa de mantenimiento de equipos?e. ¿Cuánto dinero se destina a mantenimiento? ¿Está presupuestado?

RESUMEN DE LO TRATADO

El Sistema Logístico constituye un arma fundamental en el desarrollo y gestión deun establecimiento de salud. En esta parte del Texto Autoformativo se presenta laimportancia del sistema logístico dentro del establecimiento, su nueva estructura ysu posibilidad frente al ámbito externo. Se resaltan los procesos técnicos queinvolucran a profesionales de diversas áreas dentro de su funcionamiento a fin degarantizar una adquisición adecuada en función a las necesidades de salud de lalocalidad y al planeamiento estratégico elaborado.

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Gestión Logística

EJERCICIO AUTOEVALUATIVO

Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica esverdadera o falsa.

1. El trabajo logístico deber ser despersonalizado. ( )

2. La resistencia al cambio es una característica del modelo de Weber. ( )

3. La exhibición de señales de autoridad es propio del modelo actual. ( )

4. La adquisición es un sub-sistema del sistema de utilización. ( )

5. El Catálogo de Bienes es igual al Petitorio. ( )

6. La adquisición es lo mismo que logística. ( )

7. La relación con Finanzas y Contabilidad genera credibilidad comosujeto de crédito del establecimiento de salud. ( )

8. El Costo de Producción Unitario y el Gasto de Operación Unitariodan el Costo Total ( )

9. Los planes a mediano plazo deben informarse a planificación. ( )

10. Los planes a largo plazo deben informarse a presupuesto. ( )

Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique elnivel de su rendimiento en la tabla de valoración.

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Unidad II

Selección

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Gestión Logística

Texto Autoformativo

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UNIDAD II

SELECCIÓN

Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá utilizar las técnicas pararecoger y analizar la información existente de los materiales e insumos hospitalarios, afin de estandarizar sus denominaciones y características técnicas en cada uno de losestablecimientos de la Dirección de Salud.

¡Sigue Adelante!

LECTURAS DE APOYO

Texto de Apoyo – Lectura 2: Directiva Nº 001-93-INAP/DNA. Norma para laAdministración del Registro de Proveedores Inhabilitados para contratar con orga-nismos del Estado.

CONTENIDOS

2.1 Selección de Bienes y Servicios2.2 Métodos de Selección.2.3 Catalogo de Bienes.

2.4 Registro de Proveedores.2.5 Petitorio.

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Gestión Logística

PALABRAS CLAVES

Protocolo: Metodología estandarizada para determinado proceso.

Ejm.: Hay protocolos diagnósticos que describen lospasos a seguir en los procedimientos el diagnóstico yestudio de una enfermedad. El protocolo terapeútico,que indica el tratamiento a seguirse según el caso.

Sub - Registro: Cuando los registros de un evento no son cuantifica-dos adecuadamente.

Ejm.: Un paciente viene con diagnóstico de DiabetesMellitus, Hipertensión Arterial e Infección Urinaria, sólose registra el primer diagnóstico y no así los otros dos,por lo tanto los registros para Hipertensión Arterial eInfección Urinaria estarán disminuidos por omisión delregistro.

Denominación Común Llámese así al nombre genérico con el que se conoceInternacional: el producto internacionalmente.

Ejm.: Ampicilina, Catéter Venoso Central, Disfibrilador.No constituyendo un nombre comercial, que muchasveces confunde. Por ejemplo, glazo, cuando debe seresmalte para uñas.

Forma de Presentación: Se refiere al tipo de producto usado.

Ejm.: Si hablamos de ampicilina jarabe, su presenta-ción será 125 mg/cc. y su forma farmaceútica será sus-pensión.

Unidad de Medida: La unidad mínima con el que se hace la prescripción yel inventario.

Ejm.: Tabletas, frasco (cuando es líquido), ampolla, mi-llar (ejm. papel bond), c/u (cada uno, como para torni-llos o tuercas o respuestos o equipos).

Objetivo del Tema

Estandarizar los procedimientos de Selección de recursos estratégicosa utilizarse en el área Asistencial, de manera técnica en función a larelación Costo/Beneficio y/o Costo/Eficacia.

Finalidad del Tema

Establecer pautas y normas tendientes a seleccionar adecuadamentelos recursos estratégicos de los Establecimientos de Servicios de Salud,acorde con los parámetros Internacionales y Nacionales

Texto Autoformativo: Unidad II

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2.1 Selección de Bienes y Servicios

Concepto:

La Selección es un proceso técnico, que por sus características es conti-nuo, multidisciplinario y participativo, cuya línea asegura el acceso a losrecursos estratégicos necesarios en un determinado nivel de atención,teniendo en cuenta la eficacia, seguridad, calidad, costo/beneficio, cos-to/eficiencia de los recursos e impulsar el uso racional de los mismos.Debe concluir con la elaboración de un listado clasificado de los pro-ductos en cuestión.

El proceso de Selección es aquel tendiente a escoger de todo lo que se encuentra dispo-nible en nuestro medio, aquello que va a ser utilizado en nuestro sistema de salud, paraobtener una atención adecuada, acorde con los principios que rigen a este servicio.

Por ejemplo: De todos los medicamentos disponibles en el Mercado Nacional, nuestroCentro Asistencial sólo trabajará con algunos de ellos, y éstos tienen que ser escogidosen función al tipo de enfermedades y a la realidad socio-económico y de salubridad de lalocalidad.

Igualmente podemos citar otros ejemplos de recursos no estratégicos, supongamos quecontabilidad desea un borrador para lápiz, finanzas lo quiere sólo para tinta de bolígrafo,almacén desea para lápiz y tinta en el mismo borrador. De tal forma que debemos estu-diar el uso y seleccionar solo un tipo de borrador, que permita satisfacer a todos.

Es un proceso técnico, pues es llevado a cabo, para el caso de los Recursos Estratégicos,por profesionales de la salud especializados, acorde con las normas Nacionales e Inter-nacionales para este fin; utilizando como herramientas los conocimientos académicossobre los diferentes recursos estratégicos, y el conocimiento del perfil de morbilidad dela localidad. Por las características definidas anteriormente, podemos inferir que paralos Recursos Estratégicos son los profesionales de la salud conocen la patologías y sustratamientos, por ello son los indicados a “escoger” los productos a utilizarse, y esto debeefectuarse dentro de ciertos parámetros.

Por ejemplo: Como estamos refiriendo el párrafo anterior a Recursos Estratégicos to-maremos el caso de medicamentos, pues existen normas internacionales para la selec-ción que las brinda la OMS; alguna de las cuales resumimos:

• Dar preferencia a los monofármacos sobre las asociaciones farmacológicas.

• Para un mismo fin, seleccionar la menor cantidad de alternativas terapéuticas, si esposible sólo una.

• Para seleccionar un fármaco dentro de un grupo destinado a un mismo fin, darpreferencia a aquel que:

- Tenga mayor experiencia internacional en su uso.- Sea de un manejo más sencillo.

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Gestión Logística

- Posea mejor tolerancia.- Posea menos efectos secundarios y/o adversos- Posea menor riesgo de toxicidad.

• Para fármacos que tengan similitud en los aspectos anteriores preferir aquel quetenga una mejor relación costo/beneficio y/o costo/eficacia.

• Para el caso de costo/beneficio y/o costo/eficacia semejantes preferir al de menorcosto por tratamiento.

Es un proceso continuo, pues su actualización debe ser permanente, a la luz de lasnuevas investigaciones que el mundo moderno va adoptando. Ello quiere decir que debeactualizarse con cierta periodicidad, incorporando las nuevas tecnologías utilizadas yretirando aquellas que han pasado a la obsolescencia o han sido reemplazadas poralternativas mejores.

Debe ser participativo, pues los profesionales de salud y el personal administrativo tie-nen que involucrarse en el proceso a fin de entenderlo y enriquecerlo con su experienciay la óptica que sus especialidades les brinda. Ello quiere decir que no sólo participanprofesionales de la salud, sino también de otras áreas, pues hemos visto que se incluyenevaluaciones de costo/beneficio, costo/eficacia, entre otras.

2.2 Métodos de Selección

El punto de partida para una adecuada selección es el conocimiento de la demanda.En el caso de salud, debemos conocer la población objetivo y sus características, asícomo sus requerimientos de atención en salud, enmarcados dentro de aspectos sociales,económicos y de salubridad ambiental.

Su finalidad es asegurar el acceso a los recursos médicos para efectuar las actividades desalud propias de la localidad, que permitan cumplir con los objetivos y metas planifica-dos en el establecimiento.

Como en cualquier proceso técnico de mediana complejidad, existen varios métodos deselección, de los cuales examinaremos los tres más importantes:

• Consumo Histórico

• Morbilidad

• Oferta / Demanda

a) Métodos de Consumos Históricos para Selección:

Este método, registra el comportamiento anterior del consumo del recurso. Se fun-damenta en el comportamiento del consumo del recurso en el transcurso del tiempo,tomando para ello un período determinado, y es independiente del tipo de recurso (es-tratégico y no estratégico).

Texto Autoformativo: Unidad II

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El período del cual se debe tomar información debe considerar necesariamente:

• La Variación Estacional

• Las Modificaciones del Perfil deMorbilidad Local

El período que se tome como universo para la recolección de información deberá sersuficiente para permitir englobar los cambios en las condiciones de salud de la localidad.Como es de suponer, como en cualquier proceso estadístico, a mayor tiempo menorriesgo de error, así el tiempo recomendado no deberá ser menor de un año para consi-derar la variación estacional, y por lo general no mayor de tres, pues dentro de eseperíodo la morbilidad local no tendrá cambios sustanciales.

Por ejemplo: considerando las enfermedades de vías respiratorias, son mayores en épo-cas de invernales y las diarreas agudas son mas frecuentes en periodos de verano y estose repite año a año, por ello si tomamos solo seis meses del año para la toma de muestraalguna de estos grupos de enfermedad no se registrarán, pero no será necesario tomarmas de tres años por ver que casi siempre son en la misma proporción. No tomamos soloun año, pues puede existir algún fenómeno intercurrente que varíe la presentación de lasenfermedades. Ejemplo: el cólera, el fenómeno del Niño. Tomaremos no solo los medica-mentos, sino otros insumos que se usan en proporción a los casos presentados comoformatos de registro, etc.

Este procedimiento es el más recomendable cuando existe un listado previo de recursos,o cuando se desea hacer una actualización del presente y se requiere de alguna informa-ción referencial adicional.

Las fases para establecer un listado de recursos por el método de consumo histórico, sonlas siguientes:

1. Recoger información sobre el consumo de recursos dentro del período esta-blecido.

La información puede obtenerse del almacén, donde se tienen registrados los ingre-sos y movimientos para cada uno de los productos. La otra forma de obtener es enla farmacia, si es que lleva un control de las recetas atendidas. Asimismo, puedeobtenerse la información de la oficina logística, quien debe tener el registro detodas las adquisiciones, independientemente de su modalidad, que se han efectua-do dentro del período asignado.

2. Establecer una lista inicial de recursos ordenados según criterios de frecuen-cia de prescripción.

Esto para permitir un rápido análisis de frecuencia y de ser posible conseguir lainformación de la frecuencia de pedidos y el período que los separa, para definir eltipo y velocidad de rotación o consumo de producto. Los últimos productos en ellistado probablemente no los estamos usando o ya dejamos de usarlos y por endedeben eliminarse. En todo caso, se deberá efectuar un “Pareto” según consumo (El20% de los productos representan aproximadamente el 80% del consumo).

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Gestión Logística

Por ejemplo:

Los Productos usados en estas patologías resolverán el 80% de los problemas desalud, y son solo unos cuantos daños, que representa una pequeña fracción detodos los tipos de diagnósticos que se presentan, pero en magnitud son los másrelevantes.

3. Confrontar el listado inicial con los protocolos terapéuticos.

No podemos establecer una prioridad de uno sobre otro, es decir del protocolosobre el listado, de manera que uno puede modificar al otro y viceversa. Lo que síse debe tener bien en claro, es que al final del proceso, es decir de las modificacio-nes a que hubiere lugar en ambos documentos, todo lo que exista en el protocolorevisado debe, necesariamente estar dentro del listado; pues si no lo está, no podráser codificado y por lo tanto no podrá ser adquirido y el protocolo habrá fenecidoantes de nacer.

Por ejemplo: si decidimos que se debe usar isoniacida en TBC, y este producto nose pone en el listado, no se codificará, por ello no se adquirirá y por lo tanto no sepodrá contar con él.

b) Método de Morbilidad para Selección:

Llamado así en el caso de Salud y para los Recursos Estratégicos, para los otros recursosse denomina Método de la Demanda.

Es un método íntimamente ligado con la estructura demográfica local y ella acordecon las condiciones socio-económicas, que en buena medida condicionan parte del per-fil de morbilidad local. El perfil de morbilidad local debe establecer un listado porcentualde la patología de la zona considerada, esta información debe utilizarse para:

• Enfermedades Previsibles

• Enfermedades No Previsibles

La metodología a seguir es:

1. Definir la población protegida en cada localidad.

Texto Autoformativo: Unidad II

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2. Analizar y definir el manejo de variables (sexo, edad, raza, etc.), dentro de dichapoblación

3. Determinar las tasas de morbilidad y mortalidad para los diferentes grupos etáreosy sexo de la población objetivo.

4. Establecer la frecuencia de cada enfermedad durante un período determinado, lomismo que la frecuencia acumulada y ordenarlos en forma decreciente.

• Identificar las condiciones de salud ambiental de la comunidad, en especial dela población protegida, determinando los factores de riesgo.

• Confrontar los protocolos terapéuticos con la morbilidad registrada, de maneraque éstos respondan a las primeras causas de morbilidad y cuya resoluciónabsuelva la mayor parte de los problemas de salud de la localidad.

• El registro de la morbilidad debe ser total o de una muestra significativamenteestadística, en la que se debe registrar todos los diagnósticos de los pacientesregistrados, a fin de evitar el sub-registro. Esto es importante si tenemos encuenta que una buena parte de los consultantes, habitualmente, tienen más deun diagnóstico, sobre todo los pacientes con enfermedades crónicas y/o de latercera edad. En la mayor parte de registros de atención sólo se coloca undiagnóstico, pero sin embargo hemos prescrito tratamiento para todos los diag-nósticos del paciente. Esto crea un sub-registro de la morbilidad que puedealcanzar un nivel entre 30-50%.

En suma con todo este proceso procedemos a elaborar un listado que solucione losproblemas de salud local, brindando los instrumentos necesarios para su adecuada aten-ción, teniendo en cuenta los criterios para seleccionar que se mencionaron anteriormen-te.

Este método es ideal cuando se desea actualizar un listado. No puede utilizarse al esta-blecer un nuevo establecimiento de salud, pues no se cuenta con información sobre lamorbilidad local, aunque puede conseguirse reportes epidemiológicos de otros serviciosde salud semejantes. El tiempo que debe recogerse la información es variable y debehacerse en diferentes épocas del año, de manera que incluya a las variaciones estacionales.

c) Método de Oferta / Demanda para Selección:

Este método apoya la selección en los servicios o programas destinados a determinadosgrupos de la población protegida, por tanto introduce requerimientos técnicos, financie-ros y administrativos específicos para atender a dichos grupos, que constituye la deman-da y nosotros listaremos los productos que ellos necesitan, constituyendo la oferta.

Por ejemplo: Si estamos elaborando un listado de insumos para el programa de TBC, lapoblación a atenderse reúne algunas características particulares que la identifican comotal, por ende sólo requerirá material médico utilizado en TBC y medicamentos usados enel procedimiento y en el manejo de las complicaciones de TBC (por ejemplo: frascosrecolectores de esputo). La demanda será un número determinado de pacientes conTBC y la oferta que brindamos son materiales y medicamentos dirigidos a estapatología. Por lo tanto no podrán estar dentro de este listado otros productos distintosa los que se usan para TBC (por ejemplo: aquellos productos para el puerperio, oantiparasitarios, etc.)

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Gestión Logística

d) Procesos Complementarios a los Métodos:

Para que el listado elaborado, independiente del o los métodos utilizados, pueda brindarsus bondades debemos considerar:

• Accesibilidad al producto.

• Disponibilidad del producto.

Para la Accesibilidad, es decir para que se pueda contar con el producto, éste debe estarcodificado y registrado. Eso implica que deben estar dentro del Catálogo de Bienes.

A su vez para tener disponibilidad del producto debemos tener a quien nos lo provea.Por ello debemos tener un Registro de Proveedores.

Este método es ideal para poblaciones homogéneas, es decir con características defini-das y propias de la patología que los reúne; por ejemplo, insuficiencias renales, transplantes,SIDA, leichmaniasis, entre otros.

Conclusión

Como hemos podido apreciar todos los métodos antes mencionados son incom-pletos:

• El de consumo histórico porque no registra procedimientos nuevos, y sison muy recientes tienen poco movimiento y corre el riesgo de eliminarlospor baja rotación.

• El de morbilidad, quizás más técnico y exacto, pero tiene el problema delsub-registro.

• El de oferta y demanda, pues está dirigido sólo a un grupo poblacional concaracterísticas muy definidas y que no representa a la población total.

En resumen podemos afirmar que:

El método a utilizarse para la selección debería ser, preferentemen-te, la combinación de dos o más de ellos.

Texto Autoformativo: Unidad II

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2.3 Catálogo de Bienes

Incluye de manera ordenada y clasificada a todos los productos e insumos que se utili-zan. Aquí están registrados desde un tuerca hasta los equipos médicos, pasando por losinsumos utilizados todas las áreas administrativas y asistencias como útiles de escritorio,artículos de limpieza, equipos de cómputo, de toda índole, accesorios; en fin, toda lagama de artículos que pueden utilizarse, incluso hasta balas para el personal de seguri-dad. Por tanto, representa un listado enorme y de crecimiento constante, y pocas vecesdepurado, debido a que ello demanda una tarea dantesca.

En este listado se agrupan los productos por familias, sub-familias, grupos y sub-grupose ítems. Para identificarlos se crea un código alfa numérico, a voluntad del área encarga-da pero que tienen un significado en la identificación.

Por ejemplo: El número 0402514015, identifica a la incubadora de transporte, tal comola libreta electoral identifica al ciudadano. En este número creado para nosotros la dis-posición de los números tiene un significado: 040 representa la familia de equipos, 25 lasub-familia de biomédicos, 14 el grupo de neonatología y el 015 el ítem mismo.

Como vemos es fácil identificar el producto y decifrar el código numérico, pero si lohacemos a la inversa es decir, si se le indica un número y se les pide decir a qué corres-ponde, difícilmente alguien podrá recordarlo. Si nosotros le preguntamos al encargadode la oficina de personal cuantas personas laboran en el Centro Asistencial, éste nosresponderá con suma exactitud, pero si le preguntamos al encargado de logística cuán-tos registros tiene su catálogo de bienes no sabrá la respuesta exacta.

Por ello extraemos unos listados especiales y muchos más pequeños, que denominare-mos listados de insumos hospitalarios o petitorios. De otro lado, debemos considerarque para que la institución puede adquirir algún producto o servicio, éste debe estarcodificado, dentro del Catálogo de Bienes. Por lo tanto, todos los items de nuestroslistados deben estar, necesariamente, dentro del Catálogo de Bienes.

2.4 Registro de Proveedores

Para contar con el insumo, producto o servicio que deseamos, requerimos a quien nos lohaga llegar, es decir a un proveedor, ya sea local o a distancia. Para asegurar a nuestrosproveedores, debemos registrarlos y ordenarlos según el tipo o tipos de insumos, produc-tos o servicios que brinden; de manera que, cada vez que deseamos contar con algo,sepamos a quien se lo vamos a solicitar.

Es deseable contar con una base de datos que nos permita saber qué artículos o servi-cios nos brinda cada proveedor así como quienes proveen tal o cual producto.

Pero el registro no se elabora de forma rápida, sino hay que abrir las puertas para que losproveedores se registren, es decir, debemos salir a buscarlos e invitarlos a inscribirse.Esta inscripción debe ser lo más sencilla posible, evitando trámites largos y engorrosos,así como documentación irrelevante. En suma debemos hacer atractiva nuestra oferta.

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Gestión Logística

El registro tampoco debe ser de duración indefinida, sino renovable en el tiempo, paramantenerlo actualizado. Asimismo, debemos ir clasificando y catalogando a nuestrosproveedores según costos, grado de cumplimiento, etc.; información que se va acumulan-do con el tiempo, abriendo un expediente por cada proveedor, conteniendo su compor-tamiento como tal.

2.5 Petitorio

El petitorio representa la forma final de los listados de recursos estratégicos, debidamen-te ordenados y clasificados.

Podemos elaborar varios petitorios o listados de insumos hospitalarios, tantos comorecursos estratégicos manejemos. Es ideal tener uno por cada grupo de recurso estraté-gicos.

Por ejemplo: El petitorio de Medicinas, probablemente es el más difundido, pero pode-mos tener adicionalmente petitorios de Material Médico Fungible o Descartable, de Ma-terial Médico No Fungible o Instrumental, Equipos Médicos, Material e Insumos de La-boratorio o de Diagnóstico por Imágenes o de Medicina Física y Rehabilitación.

La idea es tener estos listados clasificados, y lo podemos hacer según su grupo, según laespecialidad donde se usa, etc., o una mixtura de ellos.

Las ventajas de trabajar con un Petitorio son varias:

• Fácil y rápida ubicación del producto

• Fácil acceso al código del catálogo de bienes.

• Denominación estandarizada

• Forma de presentación estandarizada.

• Facilita la adquisición reduciendo tiempo de trámite.

• Facilita el almacenamiento por denominación común internacional.

• Facilita el control de existencias y consumo.

Como vemos un aspecto crucial es la estandarización del nombre o denominación, laforma de presentación y hasta la unidad de medida. Es muy común encontrar en elCatálogo de Bienes denominaciones que son sinónimos, pero que cada una posee uncódigo diferente, incrementando innecesariamente el número de registros.

Por ejemplo: Podemos encontrar en el Catálogo de Bienes los rubros “alita”, “scalpvein”, y todas ellas corresponden a un mismo producto, cuya denominación correctadebe ser aguja pericraneal. Con este ejemplo podemos apreciar que no sólo colocamos aun mismo producto varias veces, sino que lo registramos por nombres comerciales. Cuandousamos diversos nombres comerciales para un mismo producto médico creamos confu-sión al sistema, pues tanto el personal de la oficina de compras, como el de almacén, lovan a conocer por una denominación errada y creer que cada nombre es un artículo

Texto Autoformativo: Unidad II

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diferente. Así podemos solicitar al almacén “scalp vein”, y el almacenero nos dirá que nohay; sin embargo puede haber bajo el nombre de “alita”, pero al decirnos el almaceneroque no hay el producto solicitado vamos a solicitar a logística la adquisición, innecesa-riamente, lo que ocasiona un gasto adicional, un proceso administrativo que no se re-quiere, un costo adicional de almacenamiento, custodia, riesgo de deterioro, etc. En fin,observamos que algo que parece inofensivo, resulta complicado y costoso, que malgastalos recursos tiempo, personal y financiero.

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Gestión Logística

TAREAS DE REFUERZO

1. Seleccione un grupo farmacológico de los descritos a continuación:

• Antiácidos• Tuberculostáticos• Anti-inflamatorios no esteroideos• Anticonvulsivantes• Derivados penicilínicos

2. Del grupo seleccionado describa los fármacos que lo conforman por su deno-minación común internacional.

3. Coloque los nombres comerciales para cada uno de los productos.

4. Identifique al proveedor local y a distancia de cada uno de los productoscomerciales.

5. Enumere los instrumentos y procesos ha utilizado en el ejercicio.

RESUMEN DE LO TRATADO

En esta segunda unidad de aprendizaje se ha tratado sobre el proceso de selec-ción, determinando su ubicación en la cadena de suministros, desarrollando lasformas de llevar a cabo el proceso y se ha pormenorizado las ventajas que seobtienen con su uso y los problemas que genera el no contar con ello.

Adicionalmente, se le ha presentado otros dos instrumentos de uso en el árealogística de crucial importancia en el abastecimiento: el Catálogo de Bienes y elRegistro de Proveedores

Pero lo más importante es que usted ha comprendido que en este proceso esnecesaria su participación del profesional calificado en las labores que desempeñay que no debe estar este proceso sólo en manos del personal del área logística,sino que usted debe auxiliarlo y apoyarlo, conformando un equipo técnico, respe-tando la competencia de cada uno de las áreas o profesiones involucradas, paraque cuente con los recursos que necesita, para brindar la atención que el usuariose merece y necesita.

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EJERCICIO AUTOEVALUATIVO

Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica esverdadera o falsa.

1. Los petitorios deben revisarse cada 5 años. ( )

2. El método de Consumo Histórico es prospectivo. ( )

3. El método de Perfil de Morbilidad toma en cuenta lavariación estacional. ( )

4. El Petitorio se ordena sólo en forma alfabética. ( )

5. El Petitorio es más importante que el Catálogo de Bienes. ( )

6. El Catálogo de Bienes es más importante que el Petitorio. ( )

7. El Registro de Proveedores es dinámico. ( )

8. La autorización de proveedor es requisito par que nospueda vender un producto o servicio. ( )

9. Puede existir más de un Petitorio siempre que sean dediferentes rubros. ( )

10. Siempre debe usarse la denominación común internacional. ( )

Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique elnivel de su rendimiento en la tabla de valoración.

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Gestión Logística

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Unidad III

Programación

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Gestión Logística

Texto Autoformativo

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OBJETIVO ESPECÍFICO Nº 3

PROGRAMACIÓN

Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá determinar, en función asus necesidades epidemiológicas y demográficas, el requerimiento de insumos y serviciosbasándose en conceptos y evaluaciones técnicas.

¡Sigue adelante!

LECTURAS DE APOYO

Texto de Apoyo - Lectura 3: Cómo estimar las necesidades de medicamentos.Manual de la Organización Mundial de la Salud. 1989.

CONTENIDO

3.1 Estimación de Necesidades: Ventajas, Desventajas y Cálculo.3.2 Programación Ajustada y Valorización.3.3 Abastecimiento:

• Estrategia Logística.

• Equipo Técnico de Programación

• Cuadro de Necesidades.

3.4 Signos de Mala Programación.

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Gestión Logística

PALABRAS CLAVES

Necesidades o Aquello que se va a utilizar para cumplir las metas deRequerimiento : salud en la demanda.

Necesidad Real : Es aquella ajustada a las condiciones y realidades desalud propios de la localidad.

Stock de Seguridad : Aquel que constituye una cantidad determinada de unproducto a fin de evitar el desabastecimiento en con-diciones no previstas.

Ejm.: Epidemias, incumplimiento de entrega del pro-veedor.

Texto Autoformativo: Unidad III

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Programación de Requerimientos

Objetivo del tema

Optimizar la programación de requerimientos a fin de lograr un costoracional, con la cantidad suficiente de recursos estratégicos, con la debi-da oportunidad y que garantice las funciones operativas, sin desmedrode la calidad en la atención o del producto final.

Finalidad del tema

Establecer criterios uniformes en la programación de recursos estraté-gicos en función a la necesidad real de la localidad, basados en sus re-querimientos.

Concepto

Es un proceso técnico que trabaja en base a los planes, metas y objeti-vos del POI, auxiliado por el uso de un petitorio y que busca establecerlas necesidades reales de cada producto en una localidad. Es un proce-so continuo y que debe prever los acontecimientos futuros, que seanpredecibles.

Es un proceso técnico pues involucra una serie de procedimientos debidamente regla-dos y específicos, acorde con la evolución de los acontecimientos predecibles y que porser técnico, debe ser realizado por profesionales de la Salud, fundamentalmente.

Se basa en un Petitorio, pues es aquello en lo que estamos todos de acuerdo, debido a suestandarización responde a los requerimientos de la localidad, según observamos en launidad anterior.

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Gestión Logística

3.1 Estimación de Necesidades

El proceso de la estimación de necesidades es un paso crucial en la cadena de suminis-tros, de una adecuada formulación de las necesidades dependerá el abastecimiento co-rrecto, en la cantidad prevista y necesaria, en el momento indicado sin generardesabastecimiento ni sobrestock, y lógicamente debe estar acorde con el manejo racio-nal del presupuesto.

Es importante tener en cuenta durante el proceso de programación el ámbito geográficosujeto a la cobertura del servicio o bien a brindarse, considerando indefectiblemente lapoblación objetivo y la cobertura que se está brindando o aquella que se está proyectan-do brindar.

Son dos los métodos principales de programación:

Método del Consumo Histórico.

Método del Perfil de Demanda.

a) Método del Consumo Histórico:

Este método es el más utilizado, pero probablemente el que menos resultados favora-bles brinda, por las características propias de su sistema de información. Sin embargo,es indefectiblemente el primer instrumento con el que cuenta para preparar un cuadrode necesidades, hasta que se pueda contar con los elementos suficientes para utilizarotro método de programación, que nos pueda brindar mayor exactitud en los cálculos arealizarse.

Ventajas

• No requiere datos de demanda.

• Fácil obtención de información.

• Requiere de pocos datos.

• Cálculos simples.

• Poco conocimiento de proyecciones.

• Disminuye tiempo de programación.

Como puede observarse se trata de un procedimiento sencillo, sólo hay que recolectar lainformación del Consumo Histórico en un determinado tiempo, al igual que lo hicimosen el proceso de selección.

Fundamentalmente se trata de programar lo mismo que en el período anterior, descono-ciendo así la demanda real, y si es que se incrementan las metas por lo general se

Texto Autoformativo: Unidad III

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incrementa la programación en el mismo porcentaje. Claro que puede modificarse lacantidad al libre albedrío del programador, pero resulta en el fondo un procedimientoempírico, poco técnico.

Desventajas:

• Difícil obtención de datos fidedignos.

• Asume crecimiento perpetuo y constante.

• Asume productos deteriorados.

• Asume productos vencidos.

• Involucra pérdidas.

• Asume falsos consumos.

• Ignora necesidades no atendidas.

• No provee saturación del Mercado.

• No fomenta registro de demanda.

• No fomenta el uso racional.

Los datos de consumo, habitualmente, no son fidedignos pues muchas veces no existecontrol y puede estarse utilizando más de lo debido o viceversa, asimismo considera elcrecimiento constante, pues siempre se programa lo mismo o va incrementando en elmismo porcentaje a todos los productos. Lo peor viene después, pues al tomar los datosdel consumo, se hace de las Tarjetas de Control Visible del almacén, donde los pro-ductos deteriorados, vencidos o perdidos se anotan como egresos, lo que constituye unfalso egreso de consumo, incrementando innecesariamente el pedido.

Asimismo, asume falsos consumos. Por ejemplo: Si hemos usado el mes pasado 10,000cápsulas de ampicilina y 15,000 de eritromicina, esto debido a que llegó la ampicilina alCentro Asistencial, y la noticia corre “como reguero de pólvora” y todos recetan ampicilina,pero resulta que ésta se agota y como alternativa sólo nos queda usar eritromicina, queno tiene el mismo espectro ni aplicaciones. Resulta entonces que para el mes que siguevolveremos a pedir 10,000 ampicilinas 15,000 eritromicinas, cuando en realidad el con-sumo de ampicilina debiera haber sido mayor y estamos generando desabastecimiento,pero lo que es peor, estamos creando un falso consumo de eritromicina, pues no reque-rimos en tal cantidad. Lógicamente puede suceder que decidimos comprar 20,000ampicilinas y 15,000 eritromicinas, solucionamos el problema de la ampicilina pero unsobrestock creamos de eritromicina.

Ignora las necesidades no atendidas pues no las registra, al no haber consumo efectuadono se registra, pues no se controla las enfermedades y lo recetado para ellas, sino sólo loegresado del almacén o de la farmacia.

No preve la saturación del mercado, pues no involucra nuevos procesos o tecnologías.Tampoco fomenta el registro de la demanda, pues no la requiere y tampoco fomenta eluso racional, pues sólo le interesa lo que se utiliza y no la razón de su uso.

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Gestión Logística

Por ejemplo: Tomando el caso de la eritromicina, antes mencionado, si solucionamosel problema de la ampicilina tendremos un consumo de 8,000 tab. de eritromicina almes y tenemos un stock de 2,800 tabs.

b) Método del Perfil de Demanda:

Este método de programación de necesidades es un sistema algo más complejo peromás exacto que el anterior, pero también exige otro tipo de información y procesos.Representa el método de programación por excelencia, al cual todas las UnidadesOperativas deben acceder progresivamente.

Es también denominado Método de Morbilidad, pues la programación se realizará enfunción al número de eventos de una misma enfermedad.

Por ejemplo: Si tengo 30 pacientes en hemodiálisis, que van tres veces por semana, y elfiltro se usa 10 veces, requeriré un filtro por paciente cada tres semanas.

Ventajas

• No requiere datos de consumo.

• Se basa en prescripción racional.

• Enfoca necesidades de la clientela.

• Favorece elaboración de protocolos.

• Favorece procesos de control.

• Estimula registro de demanda fidedignos.

• Cuantifica clientes antiguos, actuales y futuros.

• Identifica apertura de nuevos mercados.

• Puede registrarse cambios como variación estacional.

Cálculo

Como se ve la cantidad programada será la misma que el mes anterior, pero lo quepuede hacerse para un mejor ajuste y prevenir el sobrestock, es restar las existen-cias actuales, de lo que estábamos programando como consumo al mes.

Texto Autoformativo: Unidad III

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Como puede observarse es un procedimiento mucho más técnico y elaborado que elmétodo anterior, que va dirigido a satisfacer la necesidad real de la población a la cualse ha definido como objetivo.

No requiere de los datos del consumo histórico pues no los utiliza, puede verlos comopatrón referencial, más no es indispensable.

Va dirigido a las necesidades reales del cliente externo, pero requiere de la elaboraciónde protocolos, tal como se mencionó en el proceso de selección. Estos protocolos debencumplirse, pues, como hemos mencionado, debe existir una programación racional. Todoello implica que se favorece la aparición de mecanismos de control destinados a mante-ner el uso racional de los recursos, disminuyendo los gastos innecesarios y las pérdidas.

Como requiere de los datos de morbilidad, éstos deben ser fidedignos, es decir, que debesolucionarse el problema del sub-registro, como se mencionó en la Unidad anterior. Porello se conocerá cuántos pacientes han habido, cuántos hay y se puede proyectar cuan-tos habrá en el tiempo próximo o lejano.

Ya que se trabaja en función al requerimiento real del cliente externo, esta necesidad iráincorporando nuevas tecnologías y abriendo nuevos campos en el desarrollo de la salud.

Es de vital importancia tener en consideración la variación estacional u otro evento quese conozca con anterioridad.

Por ejemplo: Vacaciones de escolares y profesores, época alta de turismo, etc., queconllevan el incremento de algunas enfermedades y la disminución de otras.

Desventajas

• Difícil registro de demanda.

• Requiere cálculos detallados.

• Los resultados pueden diferir notablementede los reportes del abastecimiento.

• Requiere de aplicación de protocolos.

• Cálculo de stock de seguridad.

Probablemente, la razón más importante de no implementar este método, es el insufi-ciente registro, mas ello no es un motivo suficiente para no desarrollarlo en un futuropróximo, ya que estimula el registro de morbilidad.

El otro aspecto desventajoso es que requiere de cálculos más detallados y para cadauno de los productos, lo que hace del método algo engorroso; mas ello es sólo alinicio, con el tiempo va haciéndose más sencillo. Los resultados obtenidos de esteproceso pueden diferir de los reportes anteriores del abastecimiento, tal como se ob-servó en el ejemplo de la ampicilina y eritromicina en esta misma Unidad Educativa.

La otra desventaja es que requiere que se apliquen los protocolos, que siempre esdifícil, pues siempre hay quienes no estén de acuerdo con ellos y deciden prescribirotro tratamiento o procedimiento. Por ello, se debe implementar mecanismos de con-trol destinados al cumplimiento de los protocolos, caso contrario se generará

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Gestión Logística

desabastecimiento de algunos productos y sobrestock de otros. Probablemente lo másimportante es saber qué debe tener protocolo. Para ello debe tenerse el listado demorbilidad y registrar los daños en orden descendente. Efectuamos un Pareto y soloaquello que sea realmente un problema, se protocoliza. Por ejemplo, la primera causade morbilidad en el país es IRA ± 30%, al final sólo unas 7 - 10 enfermedades cubrecerca del 80% de problemas.

Como este método requiere de cálculos exactos y rígidos, pero el comportamiento dela Salud no es paramétrica, sino mas bien evolutiva. Por ello debe hacerse el cálculo delas necesidades reales o exactas a los que habrá que adicionarle un stock de seguridad,del cual se hablará más adelante.

Cálculos

La determinación de necesidades por este método requiere al igual que en laselección, de tener registro de morbilidad para ejecutar la siguiente operación:

Para el caso de salud viene a ser:

Por ejemplo: Para un niño deshidratado severo usamos dos scalp vein o “alitas” y sitenemos un promedio de 725 paciente entonces:

Texto Autoformativo: Unidad III

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3.2 Programación Ajustada y Valorización

a) Programación Ajustada:

En cualesquiera de los métodos que se utilice, esta programación deberá considerar,necesariamente, las existencias en almacén, las mismas que deben ser descontadas dela cantidad programada inicialmente.

Por ejemplo: Puede utilizarse el mismo que en eritromicina:

b) Valorización:

Un hecho que se comporta como un factor limitante en la adquisición es siempre ladisponibilidad presupuestal. Por ello, siempre es necesario valorizar el cuadro de ne-cesidades y tener como precio referencial el último con el cual se adquirió cada uno delos productos considerados en el listado a programar.

Esta compra valorizada alcanza a S/. 2,300.00, que deberá verificarse si existepresupuestalmente la cantidad necesaria para cubrir el importe, caso contrario se de-berá modificar el pedido.

El sistema logístico es como el sistema circulatorio. Si la san-gre no fluye normalmente en el cuerpo humano, éste se debi-lita y puede morir. Si los insumos, materiales y equipos nollegan en la cantidad, calidad y oportunidad debida, los servi-cios se deterioran, los trabajadores se sienten atados de ma-nos y los clientes se sientes engañados, se quejan y/o abando-nan los servicios y la institución, como un todo, ve desmejora-do su imagen, perdiendo posicionamiento en el mercado.

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Gestión Logística

3.3 Abastecimiento

¿Qué debemos Programar?

Vamos a programar las necesidades de nuestro establecimiento de salud, para podercumplir con nuestra misión de abastecimiento.

Abastecimiento es una función de apoyo al funcionamiento interno deuna organización y se orienta a suministrar y proporcionar los elemen-tos materiales (bienes) y/o las actividades complementarias (servicios)utilizados para la Producción del Establecimiento de Salud.

Para ello, debemos tener a la mano varias herramientas :

Estrategia Logística.Equipo Técnico.Cuadro de Necesidades.

a) Estrategia Logística:

El desarrollo e implementación de la Estrategia Logística se basa en :

• Importancia de la Logística en el establecimiento de salud:

• Complejidad de los Mercados.

En función a estos aspectos se formularán las acciones y procedimientos a desarrollarfrente a las dificultades del abastecimiento, a fin de superarlas y garantizar un adecuadosuministro que permita el normal funcionamiento del establecimiento de salud.

Texto Autoformativo: Unidad III

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Estas variables sitúan al área logística dentro del establecimiento de salud, donde pue-de tener un rol preponderante a ser sólo un elemento de apoyo. Ello en función delestablecimiento de salud y de la estrategia de gestión logística.

El área logística debe tener un papel importante en toda empresa, por pequeña queeste sea, pues en todos los casos esta área deberá realizar el suministro de una serie deinsumos para el normal desarrollo de las actividades del establecimiento o los estableci-mientos bajo su jurisdicción, y es en esta función que debe demostrar su importancia enel manejo económico-financiero del establecimiento, logrando el funcionamiento nor-mal del establecimiento al menor costo posible, sin desmedro de la calidad de atencióno servicio.

Complejidad de los Mercados

• Escasez de materiales.• Ritmo del cambio tecnológico.• Sustitución de materiales y equipos.• Barreras:

- Técnicas

- Legales

- Políticas

- Económicas.• Presencia de Monopolios u Oligopolios.• Costos logísticos.

La escasez de materiales constituye un serio problema, muchas veces difícil de superar,pero que implica salir a la búsqueda de nuevos mercados. Asimismo, los cambiostecnológicos se deben valorar a fin de establecer la importancia y el momento delabastecimiento. La sustitución de materiales y equipos debe estar prevista y programada.

Las barreras técnicas, legales, políticas y económicas deben conocerse y encontrar laforma de superar cada una de ellas.

Por ejemplo:

• Técnicas : Poco equipo de cómputo, solucionarlo con adquisición o alquiler deacuerdo a demanda.

• Legales : Como derogación del RUA (Reglamento Unico de Adquisiciones) en-tonces se debe conocer la norma que lo sustituye.

• Políticas : Como el seguro escolar, requiere de replantear las metas y revisar elPOI.

• Económicas : Como escasez de dinero, implica ahorro de costos y generación deingresos propios.

Los monopolios u oligopolios constituyen un serio problema, pues quien pone las condi-ciones es el proveedor, de manera que debe buscarse, cuando sea posible, otros provee-dores del mismo producto, a fin de romper el monopolio u oligopolio, de manera que nosea el proveedor quien maneje el mercado.

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Gestión Logística

Otro aspecto importante de tener en cuenta es los costos logísticos pues cada procesode adquisición tiene un costo operativo, además del costo de producción, pues no secuenta con el material o equipo, dejando de producir.

Dentro de este marco se debe desarrollar el sistema logístico, evaluando las alternati-vas, cambios y oportunidades del medio donde se desarrolla, tanto social como estruc-tural y político.

• Formulación de la Estrategia:

Para definir qué se va a programar, se requiere establecer una Estrategia Logística, paraello se debe realizar lo siguiente:

Clasificación de los Materiales.Análisis del Mercado de Proveedores.Análisis de la Posición del Establecimiento de Salud.

- Clasificación de los Materiales:La clasificación de los materiales está en función a dos variables primordiales,destinadas a seleccionar sólo aquellos productos en que por sus característicaspropias, ameriten ser adquiridos con prioridad:ž Dificultad y riesgo de aprovisionarse:

· Disponibilidad del Material: Que exista en nuestro medio.· Número de Proveedores: a mayor número, mejor.· Demanda en el Mercado: ?Cuánto se usa?.· Oportunidad: en tiempo, entrega, costo, etc.· Riesgo de Almacenarlo: ?Condiciones especiales?.· Posibilidad de Sustitución: Alternativas.

ž Incidencia sobre los beneficios:· Los de mayor rotación :

Cantidad a adquirirse.Influencia sobre las operaciones.

· Costo:Mayor costo total.Mayor costo unitario.

- Análisis del Mercado de Proveedores:El análisis del mercado de proveedores está dirigido a tener la mayor cantidadde proveedores, a fin de promover una sana competencia, basadas en la calidada menor costo. Debe evitarse en lo posible los oligopolios o monopolios. Unaalternativa es salir en búsqueda de otros mercados, no necesariamente el dela localidad, a fin de incrementar el registro de proveedores y contar con ma-yores alternativas.

- Análisis de la Posición en el Sistema Administrativo:Determinando su situación dentro del mercado:ž Análisis FODA.

Texto Autoformativo: Unidad III

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ž Valorizar riesgos.ž Establecer estrategias básicas.

Habrán productos en los que el Establecimiento de Salud será poderoso ymanejará el mercado como en lo que existe varios proveedores y habrá loscasos contrarios como en los monopolios o ausencia de proveedor local, cadauno de ellos amerita un trato diferente.Por ejemplo: En el primer caso pondremos condiciones y en el segundobuscaremos nuevos mercados y haremos adquisiciones suficientes por variosmeses, aunque implique el tenerlos almacenados.

• Finalidad de la Estrategia:

Básicamente, la estrategia está destinada al encumbramiento del establecimientode salud en el mercado mediante:

- La explotación de sus fortalezas frente a usuarios y proveedores, incidiendofavorablemente en los beneficios.

- La reducción de riesgos y fracasos a límites aceptables. Es decir desempeñar-se dentro de la Calidad del Servicio, buscando garantizar el éxito en alcanzarlas metas establecidas, es decir el abastecimiento.

• Selección de los Materiales a Adquirirse:

En función a la Estrategia Logística y utilizando los criterios antes mencionados,los materiales los podemos clasificar en:

Dentro del grupo de críticos, se ubican los Recursos Estratégicos. Asimismo dentro deeste grupo se hace un análisis semejante en función a sus beneficios y costos, tal comose verá en el proceso de almacenamiento.

b) Equipo Técnico:

Ya conocemos ?qué y para qué vamos a programar?, ahora falta decidir ?quién y cuántovamos a programar?. Para determinar ?quién?, debemos seleccionar un personal con elconocimiento técnico suficiente para determinar el requerimiento real de lo que se vaa adquirir.

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Gestión Logística

Se debe formar entonces a un equipo calificado que tenga conocimientos técnicos de:

• Los materiales que se van a adquirir.

• El uso que se les da a cada uno de ellos.

• El destino final de los productos.

Esto quiere decir que no va a ser la Oficina Logística la encargada de la pro-gramación, pues su personal está calificado en la función logística, y no necesaria-mente en los materiales a adquirirse y cuanto más alta sea la complejidad del estable-cimiento de salud mayor será la exigencia de calificación del personal que integre elEquipo Técnico. Por lo tanto, es imprescindible que el personal de salud forme esteequipo, mas no necesariamente en forma exclusiva; debiera también ser apoyado porpersonal de la oficina logística, quien conoce sobre los problemas del abastecimiento.Debe entenderse que es un equipo y no una sola persona, y el equipo debe ser diferen-te según sea el tipo de material o insumo a programar.

c) Cuadro de Necesidades:

Este es el resumen del requerimiento de todas las áreas de sistema de salud, es decires el requerimiento total de los materiales, que involucra a todos las áreas operativas ycentros periféricos.

La programación se realiza, necesariamente, en cada una de las áreas operativas delsistema de salud, pues sólo ellos conocen su requerimiento real y ésta se hace enfunción a las metas y planes establecidos en el POI.

Por ejemplo: Si se va a realizar un programa de vacunación (VAN) en determinado mes,esto debe estar previsto en la programación de necesidades de este momento a fin dellevar a cabo el programa establecido.

De cada una de estas áreas, la información va ascendiendo en la pirámide organizacionalhasta llegar a logística, quien recibe la información de todos los áreas operativas y lasconsolida, al tiempo que lo valoriza.

Este cuadro final obtenido no es otra cosa que el Cuadro de Necesidades del estableci-miento de salud.

3.4 Signos de Mala Programación

Son signos de mala programación:

• Desabastecimiento

• Costos elevados

• Presupuesto

• Prescripción irracional

• Sobrestock

• Desabastecimiento intra gerencial

Texto Autoformativo: Unidad III

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El desabastecimiento constituye uno de los signos más claros de mala pro-gramación, que se explica por sí solo. Pero tan terrible como ello lo es el sobrestock,donde el cliente externo o paciente no lo siente, pero sí el establecimiento de salud;pues implica haber gastado sin necesitarlo aún; incrementar los costos de almacena-miento, custodia, riesgo de deterioro, mermas o vencimiento; aumentar los costosoperativos administrativos (registro, papel, teléfono, luz, etc.) y primordialmente incre-mentar el costo financiero, pues se tiene el dinero “congelado” en el almacén.

Otro signo de mala programación son los costos elevados, más aún los precios, puesuna programación insuficiente llevará a ejecutar otro proceso de compra, que cuestadinero y adicionalmente como las compras serán de poco volumen, el producto seráde mayor precio.

La escasez de presupuesto significa que en el planeamiento anual no se realizó unacorrecta programación de los insumos hospitalarios que se iban a requerir.

La prescripción irracional o inadecuada, es un signo de mala programación inadecua-da pues implica no tener mecanismos de control, uso indiscriminado, uso inadecuado,pérdidas y costos elevados.

El desabastecimiento intra-gerencial, se producen porque en los establecimientosperiféricos ellos no efectuaron una programación adecuada o peor aún, el nivel centrallo realizó por ellos.

Todo ello lo resuminos en el cuadro de la página siguiente :

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Gestión Logística

TAREAS DE REFUERZO

1. En un centro de salud tiene usted 4800 consultas mensuales, de las cuales2800 corresponden a mujeres y 2000 a varones, 1400, son menores de 5 añosy 350 menores de 1 año.

Asimismo dentro del perfil de morbilidad de dicho centro, para la poblacióninfantil tenemos como las tres primeras causas

• IRA : 42%• EDA : 19%• Infecciones urinarias : 17%

Se le solicita:

a. Determine las demandas efectivas para cada cuadro clínico.b. Coloque un tratamiento estandarizado para cada uno de los casos.c. Determine las necesidades de cada uno de los fármacos mencionados en

los protocolos enunciados en el acápite anterior.d. Determine el stock de seguridad para cada caso.e. Estime las necesidades para seis meses.

RESUMEN DE LO TRATADO

Como puede usted haber observado, la Programación de Necesidades resulta serun proceso muy importante destinado a prever (de ver antes) los requerimientosa fin de poder realizar las acciones y cumplir las metas trazadas.

Los aspectos más saltantes de este proceso son la programación de acuerdo a lanecesidad real, que constituye la demanda de salud generada en función a lamorbilidad local. Asimismo, la Programación debe realizarse desde las áreasperiféricas e ir ascendiendo hacia el área logística central, siendo responsabilidadde un equipo formado por profesionales de la salud, principalmente. Finalmenteel área logística contribuye a la buena marcha del establecimiento desarrollandouna estrategia destinada a priorizar las adquisiciones y a elaborar una estrategiapara garantizar el abastecimiento.

Texto Autoformativo: Unidad III

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EJERCICIO AUTOEVALUATIVO

Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica esverdadera o falsa.

1. El método de consumo histórico puede realizarse manualmente. ( )

2. El método de morbilidad requiere de pocos cálculos. ( )

3. Los mecanismos de control son para generar ahorrode gastos innecesarios. ( )

4. El sobrestock genera costos elevados. ( )

5. La oficina logística debe garantizar el menor precio. ( )

6. Los monopolios otorgan el dominio del mercado al proveedor. ( )

7. Debe valorarse la inflación en los precios del productosobre la producción. ( )

8. Los equipos son materiales considerados críticos. ( )

9. En el equipo de programación debe haber personal de logística. ( )

10. El cuadro de necesidades es independiente del presupuesto. ( )

Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubiqueel nivel de su rendimiento en la tabla de valoración.

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Gestión Logística

Texto Autoformativo

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Unidad IV

Costos

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Gestión Logística

Texto Autoformativo

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UNIDAD IV

COSTOS

Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá utilizar la variable Costocomo elemento fundamental para la determinación de necesidades y como herramientahabitual en la toma de decisiones en la dirección de los establecimientos.

Tú eres el gestor de tu propio aprendizaje

LECTURAS DE APOYO

Texto de Apoyo – Lectura 4: Costos para Gerenciar Servicios de Salud. Castrillón,Jaime

CONTENIDOS

4.1. Costos: Concepto, Diferencia entre Costo y Gastos, Componentes, Clasifica-ción.

4.2. Cálculo de la Depreciación.4.3. Determinación del Costo Unitario y del Precio de Venta.4.4. Utilidad Bruta o Margen de Contribución y Punto de Equilibrio.4.5. Análisis de Costo/Beneficio y de Costo/Eficacia.

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Gestión Logística

4.1 Costos

Concepto:

El costo total de un bien o servicio es el valor monetario resultante de lasuma de los factores o elementos que intervienen en la producción delbien o del servicio

a) Diferencias entre Costo y Gasto:

Es muy común que se confunda los términos Costos, Precio y Gastos, cuando cada unode ellos tiene su propia acepción. Ahora nos ocuparemos de Costo y Gastos, mientrasque el precio lo dejamos para más adelante dentro de esta misma unidad. Así, hemosvisto la definición de Costo, ahora lo veremos desde otro punto de vista.

Los desembolsos relacionados con la producción se denominan costoso costos de producción, puesto que se incorporan en los bienes produ-cidos y quedan por lo tanto capitalizados en los inventarios del produc-to hasta su venta.

En cambio los desembolsos relacionados con la parte administrativa,financiera y ventas no se transfieren o capitalizan al inventario del pro-ducto fabricado, sino que se conservan en un determinado período, aestos se les denomina gastos.

Como vemos ambos, el Costo de Producción y el Gasto Administrativo, forman parte delcosto total del producto o servicio, pero están bien diferenciados desde el punto de vistade la capitalización del producto.

b) Componentes del Costo:

Tiene dos componentes fundamentales y cada uno de ellos tienen sus elementos bási-cos:

Gastos de Producción Gastos de Operación

Materiales directos

Mano de obra directa

Costos indirectos de fabricación

Gastos de administración

Gastos de ventas

Gasto financiero

Otros gastos

Texto Autoformativo: Unidad IV

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En resumen vemos que determinar el costo de un producto (bien o servicio) involucratodos los desembolsos en la producción misma como en los procesos administrativos yde operaciones, por lo tanto costo es diferente de gasto y diferente de precio.

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Gestión Logística

c) Clasificación de los Costos:

Hemos apreciado que determinar el costo no es tan sencillo como pudieramos haberpensado, y que algunos de los aspectos mencionados no se aplican necesariamente entodos los procesos de producción de bienes o servicios. De manera tal que vamos aclasificar a los costos de manera muy disímiles, algunos de los cuales mencionamos acontinuación:

Texto Autoformativo: Unidad IV

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Gestión Logística

4.2 Cálculo de la Depreciación

El cálculo del gasto por depreciación de los activos fijos se hace en función de vida útildel mismo (en años, meses, días, etc.).

TABLA DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS (REFERENCIAL)

Por ejemplo: Tenemos un equipo que costó US$ 10,000.00, su vida útil será de 5 años:

Así su depreciación al inicio de su adquisición será:

El precio actual en el primer año de su funcionamiento ya no será US$ 10,000, sino US$10,000 menos US$ 2,000 que fue su depreciación del año anterior. Asimismo, su vidaútil restante será 4 años, entonces tenemos:

Texto Autoformativo: Unidad IV

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y así sucesivamente:

pero para fines de valoración luego del 5to. año, se considera la unidad: 1.

4.3 Determinación del Costo Unitario y del Precio de Venta

a) Determinación del Costo Unitario:

Tenemos varias formas:

Que es lo mismo que:

Que es lo mismo que:

(*) En un período de tiempo determinado, medido en horas.

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Gestión Logística

Un ejemplo de la determinación del Costo Unitario lo veremos en el acápite de Utili-dad Bruta

b) Determinación del Precio de Venta:

Teniendo el costo unitario de nuestro producto podemos establecer nuestro precio deventa. Debemos tener en cuenta que hay un rango en el cual puede variar nuestro precio,el mínimo de este rango sería el costo unitario, y el máximo sería el valor más alto delmercado para el mismo producto por la competencia.

Procederemos de la siguiente manera:

• Determinar el costo unitario:

Para fines del ejemplo asumiremos S/.120.00, cuya estructura se verá en el acápitede Utilidad Bruta.

• Fijar el margen de utilidad:

Vamos a determinar que el margen de utilidad de nuestro producto será del ordendel 25%, lo que equivale a decir que el costo unitario representa el 75% restante, loque es igual a S/.120.00. Esto es que el precio de venta sería la suma del costounitario + utilidad.

La utilidad se fija teniendo en cuenta varios factores, como por ejemplo:

- Precio del mismo producto en el mercado- Devaluación de la moneda, entre otras.

Es decir no es una determinación hecha al azar, por ejemplo, tenemos un productocuyo costo de producción y gastos administrativos suman S/.108 y el precio deventa de otra empresa es S/. 110, quiere decir que sólo nos quedaría S/. 2 deutilidad, es decir menos del 2%, por lo tanto no cubriría expectativas, los casospueden ser múltiples, por ejemplo la competencia cuenta con mayor tecnología quele permite producir mayor cantidad a menor costo de producción, aquí la decisióndebe ser no producir pues no tendremos nivel de competencia.

• Determinar el precio:

Si el costo unitario (S/. 120.00) representa el 75% del precio de venta, ¿cuánto seráel precio de venta, es decir el 100%?. Para saberlo hay que efectuar una regla de tressimple:

Costo unitario è 75% (S/.120.00)Precio de Venta è 100% (S/. )

Entonces:

Reemplazando tenemos:

Costo Unitario x 100 75%

Precio de Venta =

S/. 120.00 x 10075%

Precio de Venta = = S/. 160.00

Texto Autoformativo: Unidad IV

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Quiere decir que el precio de venta al público será de S/. 160.00, de los cualesS/.120.00 son el costo de producción y representa el 75% del Precio, y S/. 40.00sería la utilidad que representa el 25% restante.

4.4 Utilidad Bruta o Margen de Contribución y Punto deEquilibrio

a) Utilidad Bruta o Margen de Contribución:

Si tomamos la producción de una sola unidad, y sabemos que su precio de venta provie-ne de:

Precio de Venta = Costo Total + Utilidad Neta

y si sabemos que :

Costo Total = Costos Fijos + Costos Variables

entonces:

Precio de Venta = Costos Fijos + Costos Variables + Utilidad Neta

de aquí podemos establecer:

Precio de Venta - Costo Variable = Costo Fijo + Utilidad Neta

Esto es por un producto, pero si tomamos a toda la producción entonces el Precio deVenta se reemplaza por la Venta Total y tendríamos

Venta total - Costo Variable = Costo Fijo + Utilidad Neta

A esta diferencia: entre la Venta Total y el costo variable, lo denominamos Utilidad Brutao Margen de Contribución, que va a ser importante en determinar el Punto de Equilibrio,como veremos más adelante.

En el ejemplo que hemos venido utilizando, ahora determinaremos sus componentes,así:

• Costos de Producción:

- Materia Prima 3,000- Mano de Obra 4,000- Gastos de Producción 1,000

8,000

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Gestión Logística

• Gastos de Operación:

- Gastos Administrativos 2,000- Gastos de Venta 1,000- Gastos Financieros 1,000

4,000

Costo Total: S/. 8,000 + S/. 4,000 = S/. 12,000

De aquí obtenemos:

Que es el costo unitario con el que hemos venido trabajando.

Utilidad: 25%, lo que es lo que habíamos determinado.

Precio de Venta: S/. 160 (ya calculado)

Entonces tenemos que nuestros costos variables serían la materia prima y la mano deobra:

( S/. 3,000 + S/. 4,000 = S/. 7,000)

Luego:

Precio de Venta S/. 160 - (100.00%)

Costos Variables 70 ( 43.75%)

Utilidad Bruta 90 ( 56.25%)

Quiere decir que el precio de venta el 43.75%, está representado por los costos variablesy el 56.25% representa la utilidad neta + costos fijos.

Como los costos fijos se van a distribuir en toda la producción, cabe pensar que si no sevende una determinada cantidad de unidades, no cubriremos los costos fijos.

b) Punto de Equilibrio:

Denomínase así al punto en el cual se ha cubierto los costos variables y los costos fijos,siendo la utilidad neta cero. Se determina para conocer con cuantas unidades cubrire-mos nuestro costo total de producción sin generar pérdidas.

Por lo tanto en el Punto de Equilibrio se cumple:

• Ventas = Costos Totales = Costos Fijos + Costos Variables

• Utilidad Neta = cero

• Pérdida = cero

12,000100 unid.

Costo Unitario = = S/. 120/unid.

7,000100 unid.

Costo Variable Unitario = = S/. 70/unid.

Texto Autoformativo: Unidad IV

87

• Cálculo del Punto de Equilibrio:

En nuestro ejemplo, si los costos fijos mensuales son S/. 120 - 70 = S/. 50(Costo Total – Costo Variable)

Es decir para cubrir nuestro costo total debemos vender 89 unidades / mes de los100 elaborados.

4.5 Análisis Costo/Beneficio y Costo/Eficacia

a) Análisis Costo / Beneficio:

El análisis Costo/Beneficio se utiliza para determinar una relación entre el costo de unproducto (bien o servicio) y el beneficio generado por este expresado en términos dedinero actualizado en el tiempo. Es decir cuánto beneficio económico nos va a concederel producto por unidad de costo incurrido.

Por ejemplo: Entre dos tipos de procedimientos quirúrgicos A y B, que cuestan S/.5,000 y S/. 8,000 respectivamente, aparentemente el primero es más barato que el se-gundo, pero puede que el procedimiento B no se requiera hospitalizar al paciente, norequiera de antibióticos por tiempo prolongado, disminuya las complicaciones notable-mente. Entonces resulta que los beneficios son mucho mayores con B. Hay que determi-nar los costos y establecer la relación con los beneficios, entonces quizás B tenga unamejor relación Costo/Beneficio y sea el procedimiento que se debe elegir.

b) Análisis Costo / Eficacia:

A diferencia del esquema anterior la evaluación se hace no en función al aspecto mo-netario, sino en función a los indicadores de salud, ejemplo: índice de mortalidad, díasde hospitalización, frecuencia de alta, etc.

Es por lo general complementario del anterior o viceversa, pues cada uno resulta serincompletos debido a la dificultad de:

• Asignar valores a las opciones. Generalmente sucede cuando no se tiene estructu-ras de costos de todos los procesos.

• Determinar resultados del Programa. Cuando se hace un programa a largo plazo,por ejemplo el manejo de la hipertensión arterial y su incidencia en la disminuciónde complicaciones.

• Controlar el impacto de los efectos sobre el resultado de un programa, pues resul-ta difícil muchas veces medir la disminución en la morbimortalidad.

Costo Fijo Mensual% de Utilidad Bruta

Punto de Equilibrio = x 100

50 x 10056.75 %

Punto de Equilibrio = x 89

88

Gestión Logística

c) Importancia del Análisis Costo/Beneficio y/o Costo/Eficacia:

A pesar de los inconvenientes antes mencionados, se requiere de ambos tipos deanálisis para evaluación de propuestas y/o acciones a tomar desde el punto devista de gestión, o desde el punto de vista logístico, financiero, etc.

Por ejemplo: Para decidir la incorporación de nueva tecnología, es decir equipos paranuevos procedimientos, tal como vimos en el ejemplo anterior de los procedimientosquirúrgicos, hay que evaluar si resultaría beneficioso o eficiente para el establecimientode salud. También podemos incorporarlo como uno de los elementos de juicio en elproceso de selección. Por ejemplo: en la re-esterilización de guantes versus el uso de unpar de guantes nuevo por procedimiento, debe evaluarse el costo/beneficio de ambosprocesos y elegir el de mejor relación costo/beneficio.

Como puede observarse no es importante solo el precio o el costo, sino que se requierede una evaluación integral y técnica a fin de adoptar la mejor opción y no necesariamen-te la más barata, que a la postre puede resultarnos más cara.

Texto Autoformativo: Unidad IV

89

TAREAS DE REFUERZO

Si tenemos que los guantes quirúrgicos estériles cuestan S/. 0.95 el par, con unconsumo mensual de 8,500 pares. Este costo de un esterilizador es de US$ 12,000,y tiene 4 años de antigüedad.

1. Se les pide comparar el costo/beneficio entre descartar los guantes luego delprimer uso versus re-esterilización de guantes.

a. Determinar el costo de guantes nuevos.b. Determinar el costo de re-esterilización, considerando gasto de insumos,

personal, servicio, ambiente, mermas por deterioro del guante, etc.

2. Acorde con los resultados anteriores cual será su conducta como Directordel Establecimiento de Salud.

RESUMEN DE LO TRATADO

Dentro de los nuevos enfoques del manejo empresarial, los costos han tomado unrol preponderante y salud no queda fuera de este contexto. Así es importante quelos procesos y procedimientos estén debidamente costeados e incorporar el aná-lisis costo/beneficio y/o costo/eficacia para la toma de decisiones gerenciales.

EJERCICIO AUTOEVALUATIVO

Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica esverdadera o falsa.

1. Costo es lo invertido en producción. ( )

2. Gasto es lo usado en la labor administrativa. ( )

3. El sueldo del gerente es un gasto de administración. ( )

4. El sueldo del gerente es un costo indirecto. ( )

5. El sueldo del gerente es un costo irrelevante. ( )

6. El sueldo del gerente es un costo sumergido. ( )

7. El sueldo del gerente es un costo inevitable. ( )

90

Gestión Logística

8. El Costo de Producción Unitario y el Gasto de OperaciónUnitario dan el Costo Total. ( )

9. En el punto de equilibrio la Utilidad Neta es Cero. ( )

10. El análisis costo/beneficio es una herramienta de gestión. ( )

Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubiqueel nivel de su rendimiento en la tabla de valoración.

91

Unidad V

Adquisiciones

92

Gestión Logística

Texto Autoformativo

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UNIDAD V

ADQUISICIONES

Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá diseñar uno o variosmodelos de adquisiciones en función a la Gestión Moderna, a fin de disminuir consumode Recursos Humanos, Financieros y de Tiempo, obtener beneficios adicionales y contarcon los recursos en el momento adecuado.

Tú eres el gestor de tu propio aprendizaje

LECTURAS DE APOYO

Texto de Apoyo – Lectura 5: Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.Ley Nº 26850.

CONTENIDO

5.1. Reglamento Unico de Adquisiciones.5.2. Ideas sobre el Reglamento Unico de Adquisiciones.

5.3. Orientación de la Adquisición.5.4. Modalidad de Adquisición.

94

Gestión Logística

5.1. Reglamento Unico de Adquisiciones (RUA)

Tanto la Selección de los Materiales y la Programación de Necesidades no tendríanobjeto sin la Adquisición de los Bienes o Servicios, a fin de garantizar el Abastecimiento.Por ello, casi siempre se confunde el área logística con una “Oficina de Compras”. Sinembargo, hemos visto que no es así. Si bien existe el área de adquisiciones, existen otrosprocesos previos y posteriores, como veremos en unidades más adelante, a cargo de otropersonal pero dentro del área logística.

El RUA es el reglamento destinado a la Adquisición para el suministro de bienes yprestaciones de servicios no personales, en el sector público y se aplica al efectuar lacompra-venta, arrendamiento y/o locación de servicios, con cualquier fuente definanciamiento (Art. 1.1.1.), conforme a lo dispuesto por el Art. 143º de la ConstituciónPolítica del Perú.

Cabe mencionar que el Reglamento Unico de Adquisiciones (RUA) será reemplazadopróximamente por el Reglamento de la Ley Nº 26850, Ley de Contrataciones y Adquisi-ciones del Estado, cuando éste se publique. (Nota: La Ley 26850 está como lectura deesta unidad. Texto de Apoyo - Lectura 5).

Finalidad: Art. 1.1.2

• Uniformar los procedimientos técnico-administrativo.

• Presentar una secuencia coherente y eficaz.

• Establecer las facultades y responsabilidades de quienes intervienen en las formasde adquisición que se describen en él.

Adquisición: Art. 1.2.1.b.

Proceso técnico del Abastecimiento, constituido por un conjunto de acciones técnicasadministrativas y jurídicas orientadas a conseguir la propiedad, el derecho de uso, o elacceso a la prestación de Servicios no Personales.

5.2. Ideas Erradas sobre el Reglamento Unico de Adquisiciones

Procedimiento engorroso:

Tenemos la idea que coloca demasiadas trabas administrativas, cuando sólo requiere dealgunos documentos, los demás son determinados por el solicitante, no por el RUA.

Sólo adjudica a la oferta de menor costo:

Esto sucede sólo cuando las ofertas presentadas tienen las mismas condiciones técnicasy de cumplimiento de lo solicitado. Lo que hay que hacer, es solicitar con especificacio-nes técnicas adecuadas, a fin de que obtengamos los productos deseados y no necesaria-mente los de menor precio.

Texto Autoformativo: Unidad V

95

Por Ejemplo: Si solicitamos un automóvil sedan, 4 puertas, tendremos muchos posto-res. Sin embargo, la empresa que quiera ganar por precio nos ofertará un auto de 1500cc, otros postores lo harán de 1600 cc, 1800 cc y 2000 cc, por precio, dado que todoscumplen lo solicitado se otorgará al de 1500 cc. Sin embargo no es lo que requeríamos,pero si hubiéramos hecho el pedido con especificaciones más detalladas, es decir inclu-yendo la cilindrada de 1800 cc o más, no se hubiera podido presentar los de 1500 y1600 cc. Por lo tanto, no es por problema con el RUA, sino por especificaciones técnicasinsuficientes.

No evalúa la calidad:

La calidad no depende del RUA, sino del solicitante. Si la especificación técnica es muyambigua o no existe se podrán presentar todas las tecnologías obsoletas a menor costo,sin embargo, esto puede obviarse con una especificación técnica adecuada, realizadaacorde a los avances tecnológicos del momento, tal como vemos en el ejemplo anterior.

5.3. Orientación de la Adquisición

Austeridad:

Entendida como la estimación equilibrada de necesidades de bienes y de servicios, a suadquisición racional, su empleo mesurado y adecuada combinación.

Planeamiento de Necesidades:

La necesidad de bienes y de servicios serán previstas, técnica y racionalmente, comocondición previa a la adquisición.

Unidad de Adquisiciones:

Todas las adquisiciones deben realizarse a través del Organo de abastecimiento o el quehaga sus veces. No se admitirán regularizaciones.

Cobertura Integral:

Los procedimientos establecidos en esta regla (SIC) bienes como la adquisición de servi-cios no personales.

Eficiencia y Eficacia:

El uso óptimo de recursos y logro de resultados en materia de adquisición, aplicando loscriterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo, en ese orden de prioridad.

Celeridad en los Trámites:

Procurando emplear el menor tiempo posible al tramitar una adquisición, sin menosca-bo de las racionales acciones de control previo y concurrente, las cuales no deben signi-ficar instancia, retraso o demora.

96

Gestión Logística

Equidad:

Todo proveedor de bienes y/o servicios debe potencialmente, tener iguales oportunida-des para colocar sus productos en entidades del Estado.

Moralidad:

Todos los actos referidos a la Adquisición, antes, durante y después del suministro o laprestación, debe caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, reserva, equi-dad, justicia y probidad, por parte de los servicios y funcionarios públicos intervinientes.

Eficacia en los Pagos:

Procurando que el organismo del Sector Público, a través de los órganos correspondien-tes, responda con procedimientos simples y oportunas a su obligación de pago de lasadquisiciones realizadas.

Responsabilidad Compartida:

En el proceso de adquisición la responsabilidad queda distribuida entre el órgano deabastecimiento y el Comité de Adjudicación.

Como puede apreciarse en este grupo de definiciones establecidas por el RUA regulanlas adquisiciones sin maniatarlas ni dirigirlas, por ejemplo a la racionalidad de la solici-tud y del empleo del recurso o servicio, basándose en una programación o planeamientotécnico, es decir realizado por especialistas. Es importante poner énfasis en el punto deEficiencia y Eficacia, en donde se coloca criterios de calidad, cantidad, oportunidad,lugar y costo, en ese orden, quiere decir que el primer criterio que se usa en una decisiónes calidad, la misma que debe ser sustentada técnicamente, con criterios definidos ycontundentes, no puede aceptarse la “opinión” o “experiencia” como un criterio técnico.

La cantidad, pues si un postor no tiene la cantidad que deseamos, y otro postor si loposee, así sea a mayor costo, puede seleccionarse al segundo, para garantizar el abaste-cimiento.

También la oportunidad, es decir que algunas veces el hecho de conseguir un productoa un precio mayor se debe a que el postor cuenta físicamente con él a disponibilidadinmediata, y otro a menor costo lo tendrá dentro de sesenta días, puede seleccionarse alprimero en función de la oportunidad de entrega.

El lugar de entrega también es importante pues puede entregarlo en puerto o en destinofinal (almacén), escogiéndose el de destino final.

El último criterio utilizado es el costo.

Otro concepto importante es la equidad, que define que los postores deben potencial-mente tener las mismas oportunidades, esto es que en los requisitos para postular debenser generales y no específicos, así como en las especificaciones técnicas se deben colocaraquellas que definen la calidad o tecnología que se requiere sin llegar a niveles quedeterminen la direccionalidad de una adquisición.

La moralidad es factor primordial en la credibilidad del solicitante, por ello cuanto másabierta y pública, así como brindar la mayor información a los postores, benefician a laintegridad del proceso.

Texto Autoformativo: Unidad V

97

5.4. Modalidades de Adquisición

1. Licitación:

Modalidad de Adquisición caracterizada por la libre concurrencia de postores a unaadquisición de bienes o servicios no personales, a partir de cierto valor monetario fijadopor la Ley de Presupuesto de la República, por lo tanto varía cada año, actualmente(1997) es mayor de S/. 700,000.

Pueden ser:

• Licitación Pública:

Es abierta y de libre concurso.

• Licitación Pública con Financiamiento:

Modalidad en la que el Postor directamente o a través de otra Entidad otorga faci-lidades de crédito o préstamo para adquisición de ciertos bienes y/o servicios nopersonales.

• Licitación Internacional:

Abierta de libre competencia entre postores nacionales e internacionales.

• Licitación Selectiva o Privada:

Modalidad excepcional realizada por invitación a proveedores. Ejemplo, Licitaciónde las Fuerzas Armadas y/o Policiales, calificadas de “Secreto Militar”.

2. Concursos:

Modalidad de Adquisición abierta a la libre concurrencia, aplicable a bienes y serviciosno personales, dentro del margen de gasto establecido por la Ley de Presupuesto de laRepública, actualmente varía de un valor mayor de S/. 220,000 a S/. 700,000.

Pueden ser:

• Concurso Público de Méritos:

Es para las prestaciones de servicios no personales, para el caso se evalúan lasexperiencias acumuladas y características de la propuesta. Unicamente para losservicios de consultoría y/o auditoría.

• Concurso Público de Precios:

Es para adquisición de bienes, extensivo a los servicios no personales de caráctergeneral. Se evalúa la sumatoria de precios luego de haber considerado otras prio-ridades de selección.

• Concurso Selectivo o por Invitación:

Modalidad excepcional que se realiza por invitación a un número limitado de pro-veedores y la experiencia revelada que la selección de alternativas puede limitarse aciertos proveedores.

98

Gestión Logística

Es aplicable a los casos siguientes:

- Cuando la adquisición tenga un carácter de secreto militar.- Cuando los recursos para la adquisición provienen de acuerdos financieros otor-

gados por gobiernos cuando deben realizarse sólo en determinados países ocon proveedores cuya característica señale el protocolo.

- Para los establecimientos de salud de derecho público, en la adquisición derepuestos, materiales, insumos o servicios no personales, exclusivamente nece-sarios para asegurar la continuidad del respectivo proceso productivo, determi-nado por el Directorio.

- Si durante el ejercicio presupuestal en la misma jurisdicción departamental sehubiera realizado efectivamente una licitación o concurso público para adquirirel mismo tipo de bien o servicio no personal pudiendo invitar únicamente a losque fueron postores.

• Adquisición Directa:

- Se realiza en aquellos casos que el monto de referencia no alcance el mínimodeterminado para un concurso ( es decir basta S/. 220,000) y las que debenrealizarse:

Entre entidades del Estado.Cuando los bienes están sujetos a precios oficiales controlados por el Esta-do o los servicios no personales a tarifas.Items desiertos de una licitación o concurso y su valor estimado no ameriterealizar otro.Cuando los bienes no son de consumo regular y por lo tanto no se mantie-nen en stock.Cuando se trate de necesidades de bienes y servicios no personales, noprevisibles, previo informe del Organo de Abastecimiento.

- También es aplicable, por excepción, cuando por Decreto Supremo se exonerede licitación o concurso en mérito a los siguientes causales:

Casos de emergencia declarada.Cuando se hubiera declarado desierta un licitación o concurso.En caso de proveedor único.

- La adjudicación directa requiere de un mínimo de tres cotizaciones o presu-puestos sobre el mismo tipo de bien o servicio, excepto:

Cuando el valor total de los bienes fungibles y/o servicios no personales poradquirir son menores a 1/10 del monto fijado por Ley para esta modalidad.Para los bienes de capital procede aplicar el costo unitario.Para Adquisiciones a proveedor único conforme a la publicación actualiza-da del Registro respectivo.Hasta dos ocasiones sucesivas en el lapso de treinta (30) días al proveedorque obtuvo la buena pro en licitación o concursos recientes, siempre que setrate del mismo tipo de bienes o servicios no personales de la adjudicacióny las adquisiciones se deriven de situaciones de emergencia declaradas.

Texto Autoformativo: Unidad V

99

Si para el mantenimiento de bienes de capital los exámenes o revisionesprevias exigidas por cada proveedor para hacer sus propuestas, tuvieron uncosto total superior al 20% del valor en libros de dicho activo fijo, segúninforme del órgano de abastecimiento.

De lo antes expuesto se puede deducir que las adquisiciones directas realizadaspara bienes de uso habitual y en forma reiterada no están incursos en lo previstopara la Ley para esta modalidad de adquisición. En otras palabras las adquisicio-nes de medicamentos, material médico u otro insumo hospitalario, que se adquierecon frecuencia por el establecimiento de salud, no debe realizarse por adquisicióndirecta, salvo en los casos previstos por la Ley, más no en forma habitual. Por ellodebe buscarse otra modalidad de adquisición, como se verá a continuación, casocontrario se trataría de un fraccionamiento de la compra, lo cual constituye undelito.

• Economía de Escala:

Las adquisiciones por volumen resultan siendo más baratas que la adquisición depoco volumen o unitarios, este es un concepto viejo, que bien encaminado debe serutilizado para beneficio económico del establecimiento de salud y la obtención deotros beneficios conexos. La tendencia actual es realizar adquisiciones de mayorvolumen, con entregas parciales y pagos fraccionados.

Así tenemos:

- Requisitos de la Economía de Escala:

Tomas las necesidades de varias unidades operativas.Las necesidades deben ser por el mayor tiempo posible.Todos los items deben estar bien definidos y descritos (EspecificacionesTécnicas).

Es decir se trata de beneficiar a la mayor parte de Unidades Operativas o Estableci-miento de Salud, por el mayor tiempo que se posible manejar, a fin de garantizar elabastecimiento, con los beneficios que este tipo de procesos proveen. Para ellodebe existir una programación adecuada y diferenciada para cada unidad operativa,que para los fines del proceso se suman las necesidades individuales, formando unCuadro de Necesidades Unico.

Asimismo, debe establecerse las unidades a entregarse por vez, y cada entrega pue-de ser mensual, bimensual, etc, dependiendo como lo defina el solicitante y deacuerdo a su disponibilidad presupuestal. Por ejemplo tenemos cinco unidadesoperativas y vamos a adquirir tres tipos de productos para seis meses:

100

Gestión Logística

Quiere decir que voy a adquirir 4,100 unidades del producto A, 4,170 unidades deB; y, 2,700 unidades de C para las unidades operativas 1, 2, 3, 4 y 5 y se entregaránde la siguiente manera, para el producto A:

Equivale a decir que el proveedor del Producto A, entregará la primera vez 700unidades, que se han destinado según el cuadro entre las diversas UnidadesOperativas y así sucesivamente. El mismo procedimiento se realizará para los pro-ductos B y C.

- Ventajas de la Economía de Escala:Menor costoBeneficios conexos.Poder de negociación.Posicionamiento en el mercado.

Indudablemente el adquirir mayores volúmenes nos otorga un “poder” diferente,lograremos precios menores, mientras mayores sean nuestros requerimientos. Ade-más podemos obtener otros beneficios, por ejemplo “garantía por mayor tiempo, oservicio de mantenimiento gratuito por un período, o entregas preferenciales, etc.Adicionalmente nos ubica dentro del mercado como líderes, pues los postores novan a dejar pasar a un comprador que está asegurando venta por un período largoy a gran escala. Así pueden conseguirse algunos beneficios, ejemplo: productoidentificado con un color especial, o un distintivo, etc..

- Desventajas de la Economía de Escala:

Manejo presupuestal deficiente.Almacenamiento de grandes cantidades de diversos productos.Distribución de los productos a cargo del establecimiento de salud.Centralismo.

Así como hay ventajas, también tiene desventajas, la más común es el manejopresupuestal deficiente, pues no cuenta con el dinero suficiente para cubrir todo elmonto de la adquisición. Asimismo, no se cuenta con almacenes lo suficiente-mente grandes para albergar todo el pedido, y además implica costos de almace-

Texto Autoformativo: Unidad V

101

namiento altos. El establecimiento de salud adquiriente asume la distribución delos productos por cuenta propia y por último el centralismo cuando la tendenciaactual es a la descentralización.

- Alternativas de manejo de las Deventajas:

Manejo Presupuestal: Condiciones, priorización del pago y hacer elpago fraccionado, contra-entrega de partes del pedido total. Ningún esta-blecimiento de salud cuenta con todo el dinero para la adquisición total,pero se pacta desde las bases administrativas del proceso de adquisiciónque las entregas van a ser fraccionados y canceladas contra entrega, por lotanto el pago también es fraccionado.Pero para ello el establecimiento de salud debe mostrar un rostro diferen-te, debe pagar con prioridad a estos postores y dentro del plazo estableci-do, que debe ser menor al que habitualmente se está acostumbrando.Esto hace incrementar nuestra credibilidad con los postores y hace másatractivo el proceso, con lo que concurrirán más postores y solidifica nues-tra posición en el mercado como líderes y con poder de decisión comofactor interviniente.Almacenamiento: Dividir el total de entregas haciéndolo en forma frac-cionada, las cuales van de acuerdo al período de abastecimiento (se trataráen la unidad correspondiente). De acuerdo con lo previsto anteriormente,y que debe ponerse en conocimiento al postor desde las Bases Adminis-trativas. Esto evita el almacenamiento de grandes volúmenes con los cos-tos que ello conlleva.Distribución: Derivar la distribución al postor. Esto, como veremos másadelante, transfiere responsabilidades y costos al proveedor y disminuyenuestra carga en el almacén.Centralismo: Si la distribución entrega en los centros periféricos, se alma-cena en ellos en forma fraccionada. Entonces sólo se ha centralizado elproceso de adquisición más no la parte operativa del abastecimiento.

• Especificaciones Técnicas:

Aquella que se utiliza para la descripción completa del bien o servicio, según elcaso, a fin de adquirir aquello que el usuario está solicitando. En las especificacio-nes técnicas se define las dimensiones, velocidades, pesos, etc., basándose en espe-cificaciones técnicas internacionales, por ello existen varios organismos internacio-nales que se dedican a ello. Ejemplo. ISO (International Standard Organization),DIN (Deutches Institut für Normung), ANSI (American National Standard Institute).

Con las especificaciones técnicas se define la tecnología, cuando de equipos o ma-teriales se trata, pero deben ser lo suficientemente claras que no definan o direc-ción en una compra, es decir deben ser generales, para que permita el campo de lamayor parte de proveedores, pero a su vez lo suficientemente claras y precisas paradefinir la tecnología, en función a la calidad del servicio que se va brindar y de lasnecesidades reales de salud de la localidad. Deben ser generales pues van a men-cionar cualidades básicas y fundamentales del equipo o material, más no así deta-lles que son patrimonio de un solo postor, pues en cuyo caso el proceso no tienesentido ya que sólo podrá ser aprobado el postor en cuestión y ello se le denomi-na direccionar una compra, que constituye un delito.

102

Gestión Logística

Los Términos de referencia son lo que se usan en el caso de servicios, y es dondese detallan los servicios solicitados y los productos parciales y finales a obtenerse.

• Comisión de Evaluación Técnica:

Este es un grupo eminentemente técnico, cuya responsabilidad es calificar la ofer-ta de los postores según su producto, en aprobados; desaprobados, en función alcumplimiento de los requisitos y las especificaciones técnicas solicitadas en el pro-ceso de adquisición.

Este grupo debe emitir opinión exclusivamente sobre lo solicitado, en forma técnicay que puedan ser demostrables, es decir una norma técnica u otro, pero nuncapuede considerarse como criterio de evaluación a la “Experiencia Personal” quepuede ser respetable, pero también es muy subjetiva y por lo tanto carente de valorlegal. Sin embargo si existiesen opiniones técnicas contundentes, previos al proce-so, estas si podrán ser utilizadas como elementos técnico de decisión.

Los integrantes de la Comisión de Evaluación Técnica deben ser profesionales enel área a la cual se le van a adquirir los bienes o servicios. Ejm: Médicos yFarmaceuticos para medicinas; Enfermeras para material médico; Ingenieros y Mé-dicos para equipos, etc.

Características de la Comisión de Evaluación Técnica:

- Evaluación objetiva.- Pruebas de evaluación.- Resultados: Aprobado o desaprobado.- El precio no es un criterio de evaluación técnica.

La evaluación debe ser objetiva, por lo tanto debe tratar, en lo posible, de llevarsea un modo de calificación cuantificada, la misma que debe colocarse en las BasesAdministrativas.

Las pruebas de evaluación, si el caso lo amerita, deben mencionarse o figurar en lasbases, y deben sustentarse en alguna norma técnica nacional o internacional. Suejecución debe realizarse por la Comisión de Evaluación Técnica o por servicios deterceros especializados en la materia.

Los resultados de la evaluación y las pruebas de evaluación son aprobadas o cum-ple lo solicitado y desaprobado o no cumple lo solicitado. Asimismo, la Comisiónde Evaluación Técnica no debe tener acceso al precio ofertado por el postor, puesel precio no es un criterio técnico, pero puede influenciar en las decisiones. Asimis-mo, es recomendable que los integrantes de la Comisión, no sean los mismos quepreparan las especificaciones técnicas, asimismo, debe mantenerse en reserva susnombres tanto antes como después del proceso y mientras dure el período de eva-luación, es preferible, mantenerlos aislados. Estas medidas aunque parecen extre-mas se hacen no por poner en tela de juicio la honorabilidad de sus integrantes,sino por el contrario proteger a la comisión y aumentar la transparencia y credibili-dad del proceso.

Por tanto queda claro que la Comisión de Evaluación Técnica no decide al postorque será adjudicado, es decir no decide la compra, solo califica las ofertas presenta-das.

Texto Autoformativo: Unidad V

103

• Comité de adjudicación:

Es el equipo formado para actuar en concursos y licitaciones, resultando ser elresponsable del proceso, quien recibe la propuesta y otorga la buena pro. Asumela responsabilidad junto al órgano de abastecimiento y está generalmente integra-do por los responsables de logística, representantes de los solicitantes y del áreatécnica, así como debiera estar apoyado por finanzas y asesoría legal.

Por tanto este equipo es el que decide la adquisición (otorgación de la buena pro),seleccionando al ganador dentro de las propuestas clasificadas como Aprobadospor la Comisión de Evaluación Técnica.

• Otras Modalidades de Adquisición:

- Tercerización:

Es la adquisición de servicios a terceros, primordialmente servicios temporaleso aquellos que ocasionan problemas en la institución o que implica asumirresponsabilidades materiales, por ejemplo:

Servicios profesionales definidos y de corto plazo.Estudios de investigación.Limpieza, mantenimiento.Seguridad y vigilanciaOtros.

- Beneficios

No carga laboral hipertrofiada.Aumenta el nivel de exigencia o cumplimiento.Obtención de beneficios adicionales.Transferencia al proveedor contratado de los beneficios sociales del trabaja-dor.Alto costo pero corto tiempo, brindando una mejor relación costo/benefi-cio.

- Desventajas

Mal uso del sistema:· Personal permanente.· Nueva “clase” laboral· Abuso del empleador y/o compañeros.· Control insuficiente.

- Consignación (Sistema Comodato)

Aquel en que el proveedor cede en uso de equipo a cambio de la adquisición delos insumos, puede ser:

Con Propiedad de Equipo: El establecimiento solicitante queda al cabo deun tiempo como dueño del equipo.Sin Propiedad de Equipo: El establecimiento de salud solicitante nuncaqueda como dueño del equipo.

104

Gestión Logística

TAREAS DE REFUERZO

1. Determinar las especificaciones técnicas de las jeringas descartables de 5 cc.,es decir, las que deben cumplir las jeringas que se desea adquirir.

RESUMEN DE LO TRATADO

En esta Unidad Educativa se ve todo el sistema de adquisición, tanto el tradicionalcomo el enfoque actual, que incorpora la filosofía de la Economía de Escala, defi-niendo su política, ventajas y desventajas, así como las alternativas de solución.Igualmente, se hace hincapié en el uso de especificaciones técnicas adecuadas yuna Comisión de Evaluación Técnica, brindando los aspectos positivos y negativosde cada uno. Todo ello en bien de un proceso honesto, claro y transparente. Re-cuerde que: “La mujer del Rey no sólo debe ser fiel, también debe parecerlo”.

EJERCICIO AUTOEVALUATIVO

Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica esverdadera o falsa.

1. La oficina logística es sólo el área de compras. ( )

2. La calidad del producto está por encima del costo. ( )

3. La licitación selectiva se da en casos excepcionales. ( )

4. La adquisición directa es para productos de consumo regular. ( )

5. El fraccionamiento de la compra está prohibido. ( )

6. El fraccionamiento del pago está prohibido. ( )

7. La comisión de evaluación técnica decide la compra. ( )

8. La experiencia de uso es un criterio de evaluación. ( )

9. La tercerización de servicios debe ser para períodos cortos. ( )

10. El área de compras debe coordinar con la de Contabilidad. ( )

Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubiqueel nivel de su rendimiento en la tabla de valoración.

105

Unidad VI

Distribución

106

Gestión Logística

Texto Autoformativo

107

UNIDAD VI

DISTRIBUCIÓN

Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá diseñar la(s) estrategia(s)de distribución, para garantizar la llegada a destino de los materiales e insumos, en elmomento adecuado, en función a la realidad geográfica y vial de la localidad.

Tú eres el gestor de tu propio aprendizaje

LECTURAS DE APOYO

Texto de Apoyo – Lectura 6: Estrategias de Entrega. Manual de la Organiza-ción Mundial de la Salud.

CONTENIDO

6.1. Conceptos Iniciales.

• Cliente logístico o cliente proveedor.

• Justo a tiempo en el Abastecimiento.

• El nuevo trato al proveedor.

• En búsqueda del usuario final.

• Calidad: Un modo de ser.6.2. Etapas de la Distribución.6.3. Modelos de Distribución.

108

Gestión Logística

Distribución

La cadena del abastecimiento conlleva con una serie de acciones que, por la efectointeractivo y veloz de las compras, pasa inadvertida o se le da poca importancia, pero quefinalmente garantiza el éxito de la gestión de compras. Nos referimos al proceso deDISTRIBUCION.

El proceso de distribución, se entiende como las etapas posteriores a lacompra, destinadas a dar seguimiento para el cumplimiento de las orde-nes de compra giradas a proveedores, así como de verificar la distribu-ción de los productos o servicios adquiridos, para que éstos lleguen enforma adecuada y en el momento oportuno a su destino.

Para entender este proceso de distribución, debemos repasar algunos conceptos impor-tantes en la concepción logística para el cambio:

6.1 Conceptos Iniciales

a) El Concepto de Cliente Logístico o Cliente/Proveedor:

Las áreas de Logística, se han convertido en los filtros intermedios entre la Demanda (delos múltiples clientes/usuarios de la organización) y la Oferta (de los diferentes provee-dores para un bien o servicio).

En tal sentido, tanto clientes como proveedores tienen expectativas de atención eficien-te, oportuna y con la calidad requerida, sea en el nivel comercial como en el trato perso-nal, lo cual implica un cambio en el enfoque tradicional rígido de sólo proveedor, conactitudes de buen trato y relación personal.

La relación cliente/proveedor no es fija, es más bien interactuante e intercambiante,dependiendo de la situación en la que nos encontremos en la negociación. En oportu-nidades las áreas de Logística se comportarán como proveedores (p. Ej. ante el usuariofinal, sea de bienes, servicios o de información) o también se comportarán como clientes(p. ej. ante el proveedor, por el bien o servicio adquirido).

Por lo tanto el Proveedor no es el enemigo, debe ser un Aliado, con quien debemosmantener un trato cordial, sin desmedro en la calidad de la atención del usuario final.Por ejemplo un proveedor bien atendido nos puede otorgar entregas antes de lo pacta-do, cambio de los materiales, mejores condiciones de pago, etc.

Texto Autoformativo: Unidad VI

109

b) El Concepto de Justo a Tiempo en el abastecimiento:

Partiendo de nuestra realidad (infraestructura productiva, económica, geográfica y defacilidades de transporte y comunicación) este concepto no se basa en los métodosjaponeses de reposición de stocks para llegar al stock cero, en el abastecimiento deinsumos/productos, dentro de la cadena de producción y/o servicios, sino que asumien-do nuestra realidad logística y de los proveedores, se tenga claro el concepto de unadecuado y oportuno abastecimiento, bajo criterios de reposición, stocks mínimos y crí-ticos, alta y baja rotación de inventarios, oportunidad de entrega, etc.

En este sentido, teniendo condiciones inflacionarias bajas y con recursos financieroscaros y escasos, lo aconsejable sería mantener niveles de inventarios eficazmente valuadosy calculados, para evitar sobrestockamientos, que perjudican finalmente el proceso deabastecimiento.

Por otra parte, se plantea el manejo de alternativas de abastecimiento, en las que setraslada al proveedor el riesgo de stocks, como son: la compra a consignación, stock deemergencia o en cartera en proveedores, pre-compra de lotes u otros, eliminando facto-res de riesgos como la custodia y conservación, el empleo de espacio, paralización deitems, manipulación de los mismos, inmovilización de recursos financieros.

El concepto Justo a Tiempo no es un software o un modelo a seguir, resulta ser un modode ser de la empresa una filosofía, que involucra a todas las partes y áreas de cualquierestablecimiento de salud. Para el caso del área de Distribución puede entenderse comoaquel sistema que nos debe llevar a entregar en el destino final los productos adquiridosen la cantidad suficiente, en el momento oportuno.

Los objetivos del Justo a tiempo son:

1. Atacar los problemas fundamentales:

Nos obliga a no ocultar los problemas sino a enfrentarlos, atacando a la causa que loproduce y no con medidas paleativas sobre los efectos que genera. Por ejemplo en los“cuello de botella” del proceso, habitualmente intentamos una reprogramación, quemuchas veces no ofrece los resultados esperados, pues la razón fundamental es nuestrafalta de capacidad, ya sea de personal, maquinaria o equipos, por lo que debemos colo-car más personal, o mejorar el equipamiento o quizás resulte más beneficiosos brindár-selo a terceros como servicio. Un ejemplo en distribución puede ser el embalaje de losproductos a distribuir.

2. Eliminar despilfarros:

Este objetivo tiene a eliminar actividades ineficientes, reduciéndolas al máximo o elimi-nando, según sea necesario, inspecciones sucesivas, transporte, inventarios múltiples,etc. Un caso en distribución puede ser el método que utilizamos, habitualmente es unsistema propio, lento, caro, mal parque automotriz, etc., en el justo a tiempo buscaríaotorgarlo a un tercero que puede ser el mismo proveedor, pedirle que entregue en loscentros asistenciales periféricos y no en el almacén central.

3. Buscar simplicidad:

Este objetivo trata de disminuir los procesos largos y lentos de burocracia, reorganizadoel flujo y reflujo de documentos, firmas, etc. Un buen sistema es computarizar la informa-ción y manejarlo en una red cibernética interna.

110

Gestión Logística

4. Diseñar sistemas para identificar problemas:

El último objetivo es el que establece el cierre del circuito, por convetirlo en una conduc-ta de trabajo. Habitualmente nos llenamos de informes y estudios que no resuelven elproblema, deberíamos hacer el análisis de flujos del proceso con las áreas involucradas,buscando los problemas y planteando con ellos los compromisos y alternativas de cam-bio.

c) El Nuevo Trato a Proveedores:

El enfoque tradicional que se mantiene todavía en las áreas de Logística, es la del pro-veedor “voraz, oportunista y mercantil”, que no le interesa nada más que vender y sacarprovecho de la circunstancia presentada.

Sin embargo, observamos que debido a los cambios en el mercado, donde se sublima laatención a satisfacción del cliente y a la altísima competencia que allí existe, esta concep-ción variado significativamente.

Actualmente, muchos proveedores manejan tecnologías de punta en la comercialización,y su acercamiento al cliente responde al trato personal y diferenciado para cada uno deellos, incidiendo en los servicios de post-venta. No hacerlo de esta manera, les significaobsolencias y segregación del mercado.

Las áreas de Logística, en este nuevo trato con los proveedores, debe tenerlos comocolaboradores de la gestión, para la actualización de información tecnológica y del mer-cado, como reguladores de la oferta potencialmente colaboradores mutuos y otras posi-bilidades; sin descuidar el rol de exigencia que le corresponde como usuario sobre elproveedor. El proveedor debe ser un Aliado de la Gestión, lo que no lo exime de susresponsabilidades de una atención rápida, eficaz y de calidad, como tampoco limita elderecho del solicitante al control respectivo.

d) En la Búsqueda del Usuario Final:

El acelerado ritmo de la Logística, hace con frecuencia perder de vista al usuario (cliente)final de nuestro objetivo de compra y lo identificamos como el usuario (cliente) interme-dio del mismo. Estamos obligados a mejorar para dar una atención de calidad a nuestrosusuarios, sin que ellos lo soliciten o que medien quejas de nuestro accionar.

Todos los bienes y servicios que la Logística, adquiera en el ejercicio de sus funciones, asíno sea para el usuario final dentro del giro de la actividad, constituirán medios para queel cliente intermedio puede desarrollar con eficiencia su labor administrativa.

El cliente final, serán aquellos sobre los que recae la atención directa del “negocio” en elque estamos. Si éste es la atención de salud, nuestros clientes finales serán pacientessobre los que recae la atención médica solicitada, aunque no sean estos, en todos loscasos, los que utilicen directamente el bien adquirido pero también el Profesional de lasalud es un usuario final. Ejemplo: un guante, el usuario final es el profesional de lasalud, pero lo utilizará para la atención directa o indirecta del paciente.

e) Calidad: Un Modo de Ser:

La Calidad ya no se entiende solamente como una forma de gestión, individual o asocia-da, sino que abarca incluso a las condiciones personales del trabajador y/o funcionario.

Así la calidad, se entiende ahora como un modo de ser, que al aplicarse por los servicios

Texto Autoformativo: Unidad VI

111

en las labores cotidianas de trabajo, resultan naturales y competitivas, al margen de lossistemas de gestión que pueden coadyuvar a los resultados de calidad.

La calidad en la Logística, descansa sobre la calidad de los trabajadores del área y susprocesos, para un trabajo orientado a la excelencia. Para ello, es necesario capacitación,tecnificación permanente y dirección eficaz, así como de la búsqueda de motivacioneshacia la superación personal y profesional de los trabajadores.

6.2 Etapas de la Distribución

1. Emisión y Entrega de las Ordenes de Compra y/o Servicios:

La primera etapa de la distribución se inicia con la emisión de las Ordenes de Compra y/o Servicios, porque a partir de allí comienza una labor de seguimiento al proveedor parael cumplimiento de la compra.

Las ordenes de compra y/o servicios, deben tener dos características relevantes: indica-rán el plazo de entrega y las penalidades a que está sujeto del proveedor en caso deincumplimiento.

Estas características, son al margen de las condiciones propias que debe poseer la Ordende Compra y/o Servicio, como características del bien o servicio, precios unitarios y tota-les, código y razón social del proveedor, dirección, RUC del comprador y vendedor, etc.

Las órdenes de compra entregadas a proveedores, deben tener un seguimiento perma-nente a su cumplimiento, por los medios de telecomunicaciones que se disponga, de talforma que exista conocimiento previo de las entregas oportunas o de los incumplimien-tos de proveedores, en forma anticipada que permita la adopción de medidas correctivas,para evitar el desabastecimiento.

112

Gestión Logística

En lo posible, las áreas de Logística deben incorporar en su organización estaciones detrabajo dedicadas a ésta labor, que permita garantizar una labor de seguimiento conresponsabilidad de quienes la desarrollan.

2. Compromiso de Entrega Oportuna de Bienes y/o Servicios:

Las áreas de Logística deben incorporar en sus adjudicaciones el compromiso de susproveedores, de una entrega oportuna, sea bajo la modalidad de adquisición que recu-rran, de tal manera que los proveedores conozcan las reglas de juego en las que estáncompitiendo.

3. Reporte de Cumplimiento y Atrasos de ITEM/PROVEEDOR:

El reporte del cumplimiento de proveedores, señala los días de atraso, a partir del primercalendario posterior al último día del plazo otorgado para la entrega.

Este análisis permite observar el nivel de incumplimiento y las acciones correctivas to-madas, considerando el factor de oportunidad que existe por tener a tiempo y en lascantidades pactadas, los bienes adquiridos. Lo que permitirá clasificar y eventualmentebonificar u otorgar deméritos en evaluación de adquisiciones posteriores.

Asimismo, las áreas de Logística deben tomar en cuenta que por ser los compradores,muchas veces tienen en su manejo las condiciones de compra, lo que les da una ventajadiferencial ante los proveedores. El tiempo o el plazo de entrega es una condición decompra que debe ser administrada por la Logística.

4. Acciones Correctivas ante el Incumplimiento de Proveedores:

Las acciones correctivas se inician, inmediatamente se conozca el incumplimiento delproveedor, de tal forma que se pueda garantizar un abastecimiento continuado de losbienes adquiridos.

Sin embargo, la adopción de las acciones que se describen seguidamente, dependará dela situación y circunstancia local del abastecimiento constituyéndose en referenciales yno definitivas.

Texto Autoformativo: Unidad VI

113

5. Distribución de Bienes Adquiridos:

La distribución de los bienes adquiridos, supone que éstos deban estar oportunamente,en la cantidad adecuada y a disposición del usuario final; de tal forma que todos losesfuerzos deben estar orientados a este objetivo.

Si nos encontramos en el sector de prestaciones de Salud, entonces los productos oinsumos hospitalarios adquiridos deberán estar en condiciones óptima de tiempo y can-tidad, allí donde el usuario final los requiera.

La distribución de los bienes puede partir del concepto de efectuarlo desde los almace-nes centrales donde ingresaron inicialmente éstos bienes y dirigidos a los centros periféricosde salud. En este caso, estaríamos hablando de redistribución de éstos, toda vez que ladistribución propiamente dicha se cumplió en los almacenes de la zona.

También es factible, hablar de una distribución directa a los centros periféricos por partede los proveedores, lo cual supondría tener todas las condiciones necesarias de recep-ción, almacenaje, administración documentaria y de comunicaciones en cada centro.

114

Gestión Logística

6. Indicadores de Cumplimiento:

A fin de poder evaluar la gestión de las áreas de Logística, en cuanto al cumplimiento desus objetivos de abastecimiento adecuado, oportuno y en economía, se han definido dosindicadores que de manera concreta mide estos esfuerzos.

De Eficiencia:

• de la Programación de Necesidades:

Items Adquiridos x 100

Items Programado

• de la Adquisición:

Cantidad Adquirida x 100

Cantidad Solicitada

De eficacia (o Tiempo de Atención = Oportunidad):

• del Tiempo de atención:

Plazo Cumplido x 100

Plazo Programado

• de la Oportunidad:

Plazo Observado x 100

Items Cumplido

Estos indicadores, pueden diversificarse, según las características en cada área de Logís-tica, pero en el criterio básico es la medición de los resultados en la gestión de lascompras, seguimiento y distribución de los bienes adquiridos.

Texto Autoformativo: Unidad VI

115

6.3 Modelos de Distribución

Propio:

Cuando el comprador asume la distribución de los productos adquiridos, que han sidoentregados en su Almacén Central.

Ventajas:

• Se tiene una rutina de trabajo.

• Se cuenta con infraestructura.

Desventajas:

• Sistema lento y burocrático.• Se asumen deterioros y pérdidas.• Parque automotor habitualmente en mal estado.• Requiere de más personal.• Se asume el costo de la distribución: personal,

combustible, repuestos, mantenimiento, mermas, etc.• Entregas tardías y desabastecimiento de todos los items.• Sistema ineficiente.

En resumen es un sistema costoso, lento, que origina problemas de desabastecimientopor su ineficacia.

Por terceros:

• Por el Proveedor:

Cuando el proveedor adjudicado hace la entrega en los establecimientos de saludde mayor envergadura. Es decir, no entrega en los puestos de salud más alejados,sino en las localidades accesibles y con un centro asistencial de mejor envergadura,ejemplos: UBAS, UTES.

Ventajas

• Rapidez y puntualidad.• Entrega de cantidad solicitada exacta (no mermas)• Asume costo de transporte, seguros, riesgos, personal, etc.• Abastecimiento oportuno en la cantidad suficiente.

• En caso de desabastecimiento, es sólo parcial, notodos los items.

116

Gestión Logística

Desventajas:

• Eleva costo del producto.

Evidentemente es un modelo más eficaz, eficiente y el traslado de las responsabilidadesal proveedor y los beneficios obtenidos son siempre mayores sin el incremento del costodel producto, pues la distribución propia es más costosa que la del proveedor.

• Tercerización:

Cuando se toma los servicios de un tercero para hacerse cargo de la distribucióndesde el almacén central es los centros periféricos.

Ventajas

• Rapidez y puntualidad.• Entrega de cantidad solicitada exacta (no mermas)• Asume costo de transporte, seguros, riesgos, personal, etc.• Abastecimiento oportuno en la cantidad suficiente.• En caso de desabastecimiento, es sólo parcial,

no todos los items.

Desventajas

• Costo es mayor que el del proveedor.• Requiere de control.

Es un buen sistema, pero más costoso que el del proveedor pues este establecimiento desalud debe tener utilidades, y requiere de control, quedando por definir quién asume lasmermas.

CUADRO COMPARATIVO DE LOS TRES MODELOS DE DISTRIBUCIÓN

Texto Autoformativo: Unidad VI

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TAREAS DE REFUERZO

1. Taller Nº 11: Cronogramas de Entrega.

a) Detalle 5 productos estratégicos.b) Defina la demanda en cada uno de sus Centros Periféricos.c) Determine la cantidad a requerirse en 6 meses.d) Detalle un programa real de entrega, fijando fechas y cantidades de cada

producto para cada uno de sus Centros Periféricos.

RESUMEN DE LO TRATADO

La distribución es un proceso importante en logística, encargado de hacer llegar lacantidad requerida de productos o servicios en el momento indicado. Para ellorequiere de una organización del proceso (cronograma) y de una estrategia deentrega (Modelo de Distribución) el mismo que debe responder a las necesidadesdel solicitante a fin que le revierta beneficios y cumplimiento de su objetivo.

EJERCICIO AUTOEVALUATIVO

Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica esverdadera o falsa.

1. Logística es el nexo entre la oferta y demanda de bienes. ( )

2. El modelo justo a tiempo es la entrega oportuna de bienes. ( )

3. La distribución sólo se encarga de entregar los bienes. ( )

4. Se debe hacer seguimiento a las Ordenes de Compra. ( )

5. El indicador de tiempo de atención es un indicador de eficiencia. ( )

6. El modelo de distribución propio es probablemente el más lento. ( )

7. El modelo de distribución por contrato de terceros es muy oneroso. ( )

8. El modelo de distribución por el proveedor es más caro que elmodelo propio. ( )

9. La distribución termina con la entrega del bien. ( )

10. La distribución está a cargo del almacén. ( )

Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique elnivel de su rendimiento en la tabla de valoración.

118

119

Unidad VII

Almacenamiento

120

Gestión Logística

Texto Autoformativo

121

UNIDAD VII

ALMACENAMIENTO

Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá seleccionar, priorizar yprocesar la información de almacenes, utilizándola para control y reposición a tiempo delos recursos, garantizando el abastecimiento en la localidad.

¡Sigue adelante y llegarás a la meta!

LECTURAS DE APOYO

Texto de Apoyo – Lectura 7: Evaluación de Almacenes. Manual de la Organi-zación Mundial de la Salud.

CONTENIDO

7.1 Almacén Principios Básicos7.2 Procesos de Almacenamiento7.3 Control del Stock7.4 Gestión Económica del Stock

122

Gestión Logística

7.1 Almacenamiento de Inventarios y Control Patrimonial

Orientaciones Metodológicas para los Procesos de Almacenamientos

Las orientaciones metodológicas para los procesos de almacenamiento, parte de enun-ciados fundamentales, llamados “Principios Básicos”, aceptados plenamente y con vali-dez total para esta actividad.

De esta manera se constituyen en el punto de partida al que puede recurrir cualquierpersona que realiza actividades de almacenamiento para cerciorarse en qué medidacumple con los propósitos de esta función.

Principios Básicos

a. Veracidad de las Operaciones:

• Movimientos de Bienes reales y concretos.

• Vale decir, objetos materiales existentes.

• La simulación o regularización documentaria de operaciones, son incompatiblescon este principio.

b. Formalidad Documentaria:

• Todo movimiento (INGRESO - SALIDA - DESPLAZAMIENTO) se sustenta en docu-mentos. Así mismo, la constatación de bienes, debe sustentarse en documentos.

• Cuando los movimientos se originan por pedidos o decisiones externas al almacén(p. ej. adquisición, proveedor, programación o usuario), los documentos deben for-mularse antes de realizar el acto administrativo.

• Las operaciones en el Almacén deben corresponder a lo que indica el documento.

c. Temporalidad de la Custodia:

• Los bienes deben pasar y ser registrados obligatoriamente a través del almacén.

• Este paso obligado por el almacén se entiende sólo como una estación de tránsitohacia el usuario final.

• Las funciones básicas del almacén como son: recepción, custodia y despacho, cons-tituyen un servicio tanto para el área que adquiere como para el usuario de losbienes materiales.

d. Actualidad de Registros e Información:

• Todo movimiento efectuado en el almacén, debe ser registrado o anotado en lastarjetas, formularios o en los sistemas con los que se cuente.

• Lo actual significa lo presente. Lo reciente es lo que acontece en este momento.

Texto Autoformativo: Unidad VII

123

• No debe quedar solamente en registro. Deben ser fuente que permitirán informar aotras instancias de la situación del almacén.

e. Racionalidad y Economía:

• Los movimientos, registros, controles y otras acciones del almacén, en ningún casodeben entorpecer los servicios institucionales.

• En cambio, deben propiciar el adecuado y equitativo uso de los limitados recursosdisponibles.

• En esta limitación, deben contar el mantenimiento de reservas mínimas para ase-gurar el funcionamiento del sistema o atender casos de urgencia.

Los Procesos Básicos

Observando con detalle lo que ocurre en todo almacén, podemos distinguir un conjuntode actividades que se repiten una y otra vez; condensando esas labores identificamos laesencia de la función. Así, de modo sintético o condensado y sólo con propósitosmetodológicos para explicar cuanto ocurre dentro del Almacén, coincidiremos en distin-guir cuatro (04) procesos básicos:

1. INGRESO FISICO DE MATERIALES

2. CUSTODIA TEMPORAL

3. CONTROL DE LAS EXISTENCIAS

4. DESPACHO DE BIENES

Gráficamente es posible presentarlas de este modo:

Las tareas menores o etapas internas que permiten desarrollar cada uno de estos proce-sos, serán descritas a continuación.

124

Gestión Logística

PROCESO DE INGRESO FISICO

ETAPAS INTERNAS

Suscribir losDocumentos

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los Bien

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Recibir Documentosde Adquisición

o Envío

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Bienes

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3

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Texto Autoformativo: Unidad VII

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PROCESO DE INGRESO FÍSICO

¿ Qué objetivos persigue este proceso de almacenamiento?

1. Oficializar el ingreso de los bienes recibidos por el almacén.

2. Iniciar las reponsabilidades y derechos sobre los bienes que ingresen a la institu-ción.

¿ Cómo se desagregan las etapas internas del proceso?

1. Recibir Documentos de Adquisición o Envío

• Area de Adquisiciones remitirá copia de Orden de Compra con la debida antici-pación.

• El almacén debe tener conocimiento anticipado de que se está comprando.• Lo mismo se hará en caso de traslado interno, a través de PECOSA al lugar del

destino.

2. Recibir los Bienes

• Orden de Compra o PECOSA.• Guía de remisión del Proveedor en caso de compra.• De ser el caso, protocolos de análisis.• Descargar el material y trasladarlo a la recepción.• Desembarcar y extraer los bienes de sus envases en presencia del responsable

de la entrega.

3. Inspeccionar y Verificar

• Cotejar documentación, idéntica original y copias.• Inspeccionar características externas observables.• Unidad de medida, peso, volumen, cantidad y empaque.• Marca, modelo, serie, lote, vencimiento, Registro Sanitario.

4. Suscribir Documentos

• Acreditando conformidad de lo recibido “Recibí Conforme”.• Entregar Guías de Internamiento, si es compra.• Emitir Notas de Entrada al Almacén, si no es compra.

5. Registrar los Datos del Ingresos

• Registrar en Kardex Valorado o Tarjeta de Existencia Valorada en Almacén.• En lo posible debe estar en sistema de cómputo.• Actualización del Margesí de bienes para el control patrimonial.

126

Gestión Logística

PROCESO DE CUSTODIA TEMPORAL

ETAPAS INTERNAS

Conservar los

Bienes

Registrar laUbicación

Clasificar los

BienesAcond

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Texto Autoformativo: Unidad VII

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PROCESO DE CUSTODIA TEMPORAL

Objetivos del proceso de almacenamiento

1. Conservar los materiales en las cantidades y condiciones adecuadas.

2. Disponer de existencias para atender con oportunidad las necesidades de suminis-tro.

Etapas internas del proceso

1. Acondicionar el Lugar de Custodia

• Espacio Disponible: largo, ancho y altura.• Facilidades de acceso.• Medidas de seguridad.• Equipamiento e instalaciones.

2. Clasificar los bienes

• Separarlos en función a su naturaleza, propiedades similares, valor, movimien-to, riesgo, facilidades de manipulación y el espacio físico disponible.

• Es posible utilizar para esta clasificación:

- Por el catalogo general de Bienes (grupos, clases, subclases, etc).- Por tipos de almacenes (almacenes y drogas, material hospitalario, material

no hospitalario, etc).- Otras instrucciones si las hubiera.

3. Trasladar y Ubicar

• Traslado por los medios que se disponga (trabajadores, medios rodantes, vehí-culos motorizados).

• Se evitará causar por el traslado: deterioro de materiales, pérdidas, confusionesy accidentes.

• La ubicación en almacén puede ser en parihuelas, estanterías con niveles yzonas.

• Carteles de identificación de estantes y parihuelas.

4. Registrar la Ubicación

• Mediante la Tarjeta de Control Visible o Beencard.• Mediante Plano o Diagrama de ubicación de almacén.• Zonificación de almacén mediante trazos de líneas paralelas, complementando

por sistemas de coordenadas (letras a lo largo A, B, C, D......y números a lo ancho1, 2, 3,.....etc).

• Si es estantería, se puede zonificar también por coordenadas (letras para lasfilas y números para las columnas).

128

Gestión Logística

5. Conservar las Propiedades de los Bienes

• Los bienes temporalmente bajo custodia en almacén, no deben sufrir dañoalguno o estar sometidos a riesgos que puedan afectar su integridad. Debenlucir las propiedades y cantidad que tenían al momento de su recepción.

• Los anaqueles o estanterías deben ser seguros, ante caídas o movimientos brus-cos, que no repercuta en los bienes apilados en ellos.

• Uso de extintores y entrenamiento para su utilización.• En lo posible, tener contratadas polizas de pólizas de seguro para la cobertura

de riesgos en los almacenes (incendio, vandalismo y otros que resulten de unanálisis previo).

• Evite mezclar o juntar materiales que puedan contaminarse.• Ubicar los líquidos en zonas bajas, en caso de derrame no dañaran otros mate-

riales.• Mayor peso en partes bajas, menor peso en partes altas.• Los bienes de mayor valor o riesgo de pérdida deben conservarse en lugares

más seguros y de limitado acceso.• Los bienes de mayor rotación deben estar ubicados en zona de fácil acceso.• Los bienes menudos ubíquelos en cajas y cajones, así evitará su dispersión o

derrame.

Texto Autoformativo: Unidad VII

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PROCESO DE CONTROL DE EXISTENCIAS

ETAPAS INTERNAS

Recibir

Documentos

de Pedido

1

2

5

6

3

4

Ubicar yClasificarBienes

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Gestión Logística

PROCESO DE CONTROL DE EXISTENCIAS

Objetivos de este proceso de almacenamiento

1. Constatar las condiciones de los bienes en custodia temporal.

2. Adoptar oportunamente las medidas correctivas que cada caso requiera.

3. Reportar la situación del Almacén a los niveles gerenciales.

Etapas internas del proceso

1. Determinar los Fines del Control

• Se coteja los registros y documentos con las exitencias reales disponibles en elalmacén, para la toma de decisiones siguientes:

- Corrección.- Eliminación de riesgos de pérdidas o daños.- Adopción de medidas de seguridad.- Uso y destino de existencias.- Rotación de materiales.- Determinación de Stock más adecuado.

2. Cotejar los Registros y Documentos con las Cantidades

• La función principal del almacén es la custodia física de los bienes, durante eltiempo que permanezcan en custodia.

• El cotejo de “que todo lo ingresado existe físicamente”, se denomina “InventarioFísico Permanente”.

• Lo más recomendable es realizar el conteo y reconteo de todo el almacén, perotambién puede limitarse a los bienes con mayor movimiento, mayor precio uni-tario o a los de mayores cantidades o volúmenes.

• Los resultados de tal cotejo pueden ser:

- Que las cifras son iguales.- Que existe mayor cantidad.- Que faltan bienes.

• En las diferencias el Jefe de Almacén, que es el directo responsable de todo loque ingrese y salga del almacén, deberá investigar éstas diferencias.

3. Constatar la Vigencia de Uso

• Se debe conocer el estado y las condiciones de cada lote que se ha recibido,verificando su vencimiento.

• Indicar cuantos meses de vigencia tiene cada lote. Se debe listar bienes convigencia crítica.

• El despacho de éstos bienes, debe ser en primer lugar de los que tiene menorperíodo de vigencia. (Rotación).

Texto Autoformativo: Unidad VII

131

• Gestionar el canje o reemplazo de los bienes dañados.• Gestionar la baja o el canje de los bienes con vigencia vencida.

4. Cotejar las Existencias y Necesidades

• Se puede mantener un stock en los almacenes para la atención inmediata denecesidades, sin recurrir a una compra de urgencia.

• Otra actividad de control debe ser el cotejo de las cantidades en existencias conla proyección de las necesidades de los usuarios.

• Para esta actividad de control se debe hacer:

- Revisar el ingreso y destino de los bienes.- Revisar la estadística de pedidos de meses anteriores y observar la frecuen-

cia de repetición.- Revisar los Cuadros de Necesidades u otros de programación para conocer

los requerimientos a futuro.- Coordinar con área de programación y brindar facilidades de información.- Calcular la existencia mínima que debería mantener para casos de urgen-

cia.- Restar probables requerimientos de sus existencias.

• Los resultados probables son:

- Le sobran bienes o existe un Sobrestock.- Le faltan bienes. Se debe actuar con racionalidad en tanto se tramita Pedi-

do de Reposición de Stock.

5. Detectar Situaciones de Riesgo

• Riesgo es cualquier situación que amenace la integridad física del trabajador,del almacén y los bienes en custodia.

• Revisar puertas, ventanas y cerraduras.• Revisar si materiales están debidamente sujeto y no están en equilibrio con

otros materiales.• Revisar las instalaciones eléctricas.• Revisar vigencia de extintores.• Formular informe a la Jefatura inmediata y a Seguridad.

6. Informar Resultados a las Respectivas Instancias

Resulta en la emisión de informes de índole gerencial que permitan a las áreasdirectivas tener elementos de juicio suficientes para la toma de decisiones. Así mis-mo informes a las áreas de programación de necesidades para consumir el stockexistente y puede realizarse el ajuste de la programación.

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Gestión Logística

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PROCESO DE DESPACHO DE BIENES

ETAPAS INTERNAS

Texto Autoformativo: Unidad VII

133

PROCESO DE DESPACHO DE BIENES

Objetivos de este proceso de almacenamiento

1. Atender las necesidades de bienes que tienen las áreas usuarias.

2. Cerrar el ciclo de almacenamiento.

Etapas internas del proceso

1. Recibir Documentos de Pedido

• Tal como se da en el ingreso de bienes, el Almacén necesita conocer con antici-pación, de los pedidos que va ha atender con las existencias en custodia, excep-to razones de extrema urgencia.

• Documentos de pedido son:

- PECOSA debidamente autorizada y firmada por Jefatura- Programa de Distribución y por excepción, el Cuadro de Necesidades.

2. Ubicar y Clasificar los Bienes

• En esta etapa, el almacén ya dispone de información registrada y actualizada,para la ubicación de bienes.

• ¿ La cantidad disponible es suficiente? Ya habremos cotejado las existenciascon las necesidades previstas.

• ¿ Dónde están los materiales por despachar? Ya existe una zonificación delalmacén y registro de datos.

• ¿ Ingresará lote nuevo en los próximos días? Existe copia de órdenes de compraen almacén y se coordinará con seguimiento y distribución.

• Téngase presente en dar preferencia a bienes con vencimiento próximo.

3. Embalar e Inspeccionar

• Verificar que las cantidades, códigos del bien, denominación y características,lotes sean los que corresponden a cada pedido.

• Disponer el empaque de los bienes por destino, junto a su pedido, en mediosque soporten el traslado y manipulación.

• En lo posible use las mismas envolturas o cajas que empleó el proveedor.• Asegurar que los medios de embalaje sean los adecuados y no causen daño o

contaminación.• En la manipulación de los bienes, evite contaminarlos o contaminarse.• Aíslelos entre si, con tabiques o envolturas para evitar su daño al contacto o

fricción con otros.• Inscribir en el paquete indicaciones claras y sencillas sobre el destino, modo de

manipulación, la posición correcta en el traslado y otras condiciones.

4. Registrar la Salida

• Recordar el Principio Nº 4 “Actualidad de Registro e Información”.

134

Gestión Logística

• En el pedido o PECOSA.• En el Kardex Valorado.• En el Bincard.• En el Margesí (para el caso de bienes mayores).

5. Embarcar y Trasladar

• Utilizar todos los medios de transporte y traslados disponibles.• El encargado del transporte recibirá los materiales embalados y PECOSA.• Si es por intermedio de terceros, éstos deben emitir además, Guía indicando:

Destinatario, Dirección, Cantidad de Bultos, Peso.

6. Entregar y Recabar Constancia

• El despacho se concreta con la entrega recepción, como acto administrativobilateral, en el que el almacén entrega y el usuario recibe.

• La entrega puede hacerse en:

- El mismo almacén.- En la sede del usuario

• El almacén debe guardar los documentos donde constan que el usuario recibióel pedido.

CONTROL DE STOCK E INVENTARIOS

Problemática de los Stocks

Es muy conocida la analogía del proceso de fabricación de una empresa, como ciertocaudal que circula por una tubería. Por un extremo de ésta entran materias primas,materiales, accesorios, etc, y por otro lado salen los productos acabados, de este modolas entradas y salidas se compensan.

Sin embargo, en la práctica tal analogía no se ajusta al Proceso de Circulación de mate-riales y piezas por la fábrica pues generalmente sucede que el caudal de entrada a latubería es mayor que el de salida o viceversa.

En el primer caso se producirá un hacinamiento que no podrá ser reducido por lassalidas, en el segundo se formarán vacíos en el interior de la tubería a la imposibilidadpráctica de equilibrar las entradas y las salidas de la tubería, da lugar a la necesidad deluso de depósito reguladores que sirven para absorber los excesos y compensar los va-cíos.

Texto Autoformativo: Unidad VII

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¿Dónde están los Stocks?

Para ello es conveniente responder algunas cuestiones, la primera de las cuales tenemos:

¿QUE ES UN STOCK (existencias)?

a. La palabra “STOCK” empleada en el lenguaje corriente para designar globalmentela masa de artículos o de productos en curso de utilización.

b. Se denomina así al conjunto de artículos que se guardan en los almacenes, enespera de ser utilizados o vendidos y que permiten en forma regular a los consumi-dores sin que se vean afectados por la descontinuación en la fabricación o por lademora en la entrega por parte del proveedor.

De acuerdo con la definición, se puede determinar que las existencias varían en razón delos ingresos y salidas que se efectúan pudiendo clasificarse según:

• El uso o movimiento que tenga.

• Su situación en relación con el proceso productivo.

• Su obtención.

¿DONDE ESTAN LOS STOCKS?

En toda empresa normalmente se encuentran los stocks bajo dos tipos genéricos dife-rentes:

a. Stock en curso. Situado dentro de las fases del proceso ejem.: Stock en curso deproducción, en curso de aprovisionamiento.

b. Stock temporalmente inmovilizados. Situado entre las distintas fases del proceso.

CLASES DE STOCK

Se llega a distinguir sobre la base de sus criterios de creación o de destino varias catego-rías, o clases de stocks, denotando una clasificación según:

a. Stock normal.- Está constituido por artículos nuevos de uso constante y cierto quedebe de existir dicho aprovisionamiento se efectúa en forma cíclica, es decir cuyareposición se haya regulada cada cierto tiempo.

b. Stock de seguridad.- Aquel que se mantiene en “exceso” de la necesidad, paraprecisar cualquier eventualidad en su consumo. También comprende aquellos artí-culos que son de uso esporádico o raro, pero que por su trascendencia es precisotenerlos para cubrir posibles eventualidades. El caso más frecuente es de respues-tos importantes de maquinaria de rara utilización y difícil adquisición inmediata,que es necesario tener disponibles para casos de emergencias. Es tan importante,que es obligatorio contar con ellos aunque no se mueva en mucho tiempo.

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Gestión Logística

FINALIDAD DEL CONTROL DE INVENTARIO

Al tratar la función del control (administración), se indicó que consistía en medir ycorregir para asegurar el cumplimiento del objetivo y de los planes que se hayan traza-do para alcanzarlos. Dentro de la administración de materiales, se ha considerado queel objetivo de los almacenes consiste en proporcionar los artículos necesarios, evitan-do los agotamientos y las sobre existencias y al tratar de compras se indicó que sufinalidad era efectuar las adquisiciones en la calidad adecuada, en la cantidad necesa-ria, en el momento oportuno y al precio más conveniente.

Estos dos objetivos de las dependencias (Dptos.) de Logística pueden desarrollarse yser alcanzados con la ayuda eficaz de control de inventarios cuya finalidad incide justa-mente en controlar las existencia de manera de corregir las acumulaciones o agota-mientos de stock, permitiendo una renovación adecuada de los inventarios con la menorinversión posible de dinero.

TEORIA DEL CONTROL DE INVENTARIO

La introducción del procesamiento de datos en el control de los inventarios marca lainiciación del llamado “método científico, el cual considera tres (3) fases en su desarrollo:

• Conocimiento de la teoría

• Modificaciones para la aplicación práctica y

• Determinación de la política.

La primera de éstas requiere que se tenga un verdadero conocimiento sobre la teoría delcontrol de inventario, la cual se basa en tres aspectos fundamentales que forman loscimientos de cualquier sistema sobre este aspecto (control inventarios), dichos concep-tos son:

1. Clasificación ¿ Qué controlar ?

2. Tamaño del (pedido) lote económico ¿ Cuánto pedir?

3. Punto de pedido ¿ Cuánto pedir?

1. Clasificación ¿Qué controlar?El objeto de las técnicas de control de inventarios consiste den determinarhacia donde debe dirigirse sus esfuerzos para que sean más efectivos......................sise considera el inventario bajo los aspectos:a. Número de artículos diferentes que lo componen.b. Valor del stock medio de cada uno de ellos

Se llega a comprobar que el inventario de las empresas se distribuye por número deitems y por su valor en soles en la forma que establece la clasificación “ABC” de losmateriales.

Texto Autoformativo: Unidad VII

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SISTEMA “ABC”

La experiencia demuestra que la mayoría de las empresas se ajustan a la siguientesituación:

• La mayor parte del dinero invertido corresponde a un pequeño número de artícu-los diferentes.

• La menor parte del dinero invertido corresponde a un gran número de artículosdiferentes.

Ejemplo: el siguiente ejemplo es una composición característica de los stocks de muchasempresas:

INVERSIÓN ACUMULADA EN %

ZONA A: 15% de los artículos representan el 75% de la inversión

ZONA B: 25% de los artículos representan el 20% de la inversión

ZONA C: 60% de los artículos representan el 5% de la inversión

Esto representa un análisis semejante al “Pareto” en el que pocos productos (20%) solu-cionan tienen el 80% de la inversión. En este grupo se ubican los productos de mayorprecio unitario y los de mayor precio global a decir los de mayor volumen de stock.

Para completar el concepto, los productos tipo A son aquellos a los cuáles debemosponer nuestro mayor interés y por lo tanto control, pero representa nuestra mayor inver-sión. De la integrante del grupo B solo algunos, que sean de importancia para la gestióno los resultados de salud, se incluirán en el grupo de los controlados.

10

0

20

30

40

50

60

70

75

80

90

95

100

10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

5%

20%

75%

A B C Nº de artículos

15% 25% 60%

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Gestión Logística

GESTION ECONOMICA DE STOCKS E INVENTARIOS

El Movimiento de los Stocks

El tratamiento de los problemas de los stocks, puede ser resuelto por ciertas herra-mientas que pueden representar gráficamente el movimiento de los stocks: “CURVADE DIENTE DE SIERRA” denota las relaciones entre el tiempo y los volúmenes delas existencias es decir: El desenvolvimiento de un stock determinado, apreciando lasrelaciones “Tiempo - Volumen” que corresponde al: Stock Fluctuante al Stock Protec-ción.

Stock Fluctuante

Es el sometido a las fluctuaciones de las entradas y salidas.

Stock Protección

Tiende a mantener un volumen constante. Su objetivo: prevenir contra agotamientossorpresivos de las existencias.

VARIABLES QUE INTERVIENEN EN LA EVOLUCION DEL STOCKFLUCTUANTE

Se verificará que cada lote de compra (Q) debe tener un volumen determinado de acuer-do al tiempo en que se consumirá cada lote (t). Un menor volumen en cada compra o unconsumo mayor que el esperado dará lugar a la necesidad de recurrir a las unidadescorrespondientes al stocks de protección:

Asimismo, un mayor volumen en cada compra o un consumo menor que el esperadodará lugar a crearse un stock máximo (Qm), demasiado elevado que constituirá un exce-so de inamovilización de capitales y/o un hacinamiento de materiales.

Q = Lote de compra

t = Tiempo en que se consume el lote de compra.

Qm = Stock máximo, cuando llega un nuevo pedido.

UNIDADES

STOCK FLUCTUANTE

STOCK PROTECCION

Tiempo

Texto Autoformativo: Unidad VII

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Tenemos una necesidad estimada (Programación) denominada “S”, para un periododeterminado, pero como hemos mencionado no se hacen la entrega total, sino parcial,a esta entrega parcial le llamamos lote de compra (Q). Así podemos determinar laFrecuencia Económica (X) o frecuencia de entrega:

El tiempo en el que se consume Q se denomina “t”. También tenemos el Qm o stockmáximo, que se determina en el momento que llega el pedido e incluye al pedido (Q) elstock de seguridad (S) y el remanente del Q anterior que más se consumen.

Existe un factor que interviene en la toma de decisiones en los stocks que se denomina“Tiempo de espera de suministro”.

• Está constituido por el lapso comprendido entre el momento en que se verifica lanecesidad de la adquisición y la llegada de lote de compra al almacén.

• Si se desea disponer del lote de compra en el momento t2 será preciso que lanecesidad de tal adquisición se haya detectado en el instante t1.

• El tiempo de espera de suministro (d) estará determinado por: la suma del tiemponecesario para las tramitaciones internas del pedido más el correspondiente alplazo habitual del proveedor para entregar la mercadería.

Esto es los trámites desde el inicio del pedido por la unidad solicitante hasta la entregade la orden de compra al proveedor ( Tti ) t la demora del proveedor hasta la entrega dellote ( Tte ).

Entonces la demora total será:

DT = TTI + TTE

t

Q

s

Qm

P

MQ

s t1 d t2

SX = Q

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Gestión Logística

La realización de un pedido puede efectuarse tomando como indicador el nivel “M” o elmomento t1. Es en el tiempo el mismo instante, uno referido al tiempo y “M” representael número de unidades en almacén en el momento de hacer o efectuar un pedido queincluye el stock de seguridad mas el remanente no consumido del Q anterior. El punto Po punto de Pedido es el número de unidades que queden del Q anterior, que a diferenciadel anterior no incluye al stock de seguridad (s).

El punto de pedido se determina:

Donde :

P s D xS

p t= +

1 2

St c12

= = tasa de consumo

d = Tiempo de espera del suministro

Texto Autoformativo: Unidad VII

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TAREAS DE REFUERZO

1. Tarea Nº 1: “Ejercicio - Problema”

Una empresa utiliza un material determinado a razón de 300 unidades mensua-les, realizando su adquisición por lotes de 900 unidades.

Si el stock de protección o seguridad fijado es de 500 unidades y el proveedorhabitual demora para hacer la entrega del material al mes y medio de formuladoel pedido.

Responder:

a. Cuál es el número de pedidos anuales realizados?

b. Cada cuánto tiempo se debe realizar un pedido?

c. Cuál es la cantidad en curso al realizar un pedido?

d. Siendo el plazo de tramitación interno de un pedido 15 días (½ mes) ¿Cuál esel punto de pedido?

e. Por cuánto tiempo de retraso en la entrega por el proveedor protege el stockde protección?

f. Si el proveedor acorta su tiempo de entrega en un mes ¿Cuál será el nuevopunto del pedido?

2. Tarea Nº 2: “Problema”

Una empresa tiene un consumo mensual de un artículo “x” de 200 unidades, elstock de protección que la empresa desea mantener es de 200 unidades, asimis-mo, se ha determinado que el lote de compra más conveniente es de 800 unida-des. El fabricante del artículo “x” que provee normalmente a la empresa demoraen realizar la entrega en 4. ½ (meses) y el tiempo de tramitación interna de cadapedido es de ½ mes.

Determinar lo siguiente:

a. El punto de pedido.

b. El número de pedidos anuales.

c. La cantidad en curso al llegar el pedido?

d. Tiempo que protege el stock de protección contra alguna demora.

e. Si el proveedor reduce su tiempo de entrega en un mes

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Gestión Logística

f. ¿ Cuál es el nuevo punto de pedido?

g. ¿ Cuál es la cantidad en curso al llegar el pedido?

h. Si el proveedor después de haber reducido su tiempo de entrega, vuelve atener una demora de 4. ½ meses, ¿Cuál será su nuevo punto de pedido? y¿Cuánto demora en reponer su stock de protección?

RESUMEN DE LO TRATADO

El almacén constituye una pieza fundamental en los procesos logísticos, aquí vere-mos que no es un simple depósito, sino que requiere de un manejo técnico, y querequiere del apoyo de profesionales de la salud, primordialmente en lo que almanejo del stock y sus efectos en la gestión económica se refiere. Asimismo, en laclasificación de los bienes.

EJERCICIO AUTOEVALUATIVO

Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica esverdadera o falsa.

1. La primera información sobre lo adquirido llega al almacéncon el producto a entregarse. ( )

2. Sólo se registra en la Tarjeta de Control Visible. ( )

3. La estantería se codifica por coordenadas. ( )

4. La adopción de medidas de seguridad es uno de los finesdel Control de Stock. ( )

5. Se debe constatar la vigencia de cada lote. ( )

6. El stock mínimo o crítico es 10%. ( )

7. El stock siempre está en el almacén. ( )

8. La finalidad del control de inventario es para determinarculpables. ( )

9. Los productos clase A son sólo los más caros. ( )

10. La demora de abastecimiento es sólo culpa de logística. ( )

Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique elnivel de su rendimiento en la tabla de valoración.

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Unidad VIII

Control de Calidad

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Gestión Logística

Texto Autoformativo

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UNIDAD VIII

CONTROL DE CALIDAD

Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá utilizar un Sistema deControl de Calidad para los insumos y materiales adquiridos en los Establecimientos.

Utiliza tus recursos eficientemente en beneficio del cliente

LECTURAS DE APOYO

Texto de Apoyo - Lectura 8: Ley General de Salud Nº 26842.

Ley General de Salud.

CONTENIDOS

8.1. Concepto y Justificación.8.2. Evaluación según tipo de Insumo Hospitalario.

8.3. Las Obras de Consulta.8.4. Sistema de Pesquisa.8.5. Alternativas de Manejo.8.6. Registro Sanitario.

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Gestión Logística

8.1. Concepto y Justificación

Concepto:

El control de calidad en la producción de un bien es un proceso complejo y continuo,que se inicia desde la verificación en la recepción de las materias primas, que se conti-nua a lo largo de todas las etapas de la cadena de producción y por último del productoterminado, tal como lo describen muchos modelos de calidad. Ejemplo: Normas ISO9000.

Todo este proceso está a cargo del fabricante o productor, sin embargo esto no exime alcomprador o al usuario a realizar controles de calidad del producto, y por lo general sehace del producto terminado.

Justificación:

¿Porque el usuario hace Control de Calidad?

Por lo general no sucede así, nosotros como individuos somos usuarios de miles deestablecimientos de salud, pero a ningún un producto que adquirimos o usamos le efec-tuamos un Control de Calidad. Sin embargo en el Sector Salud el concepto es diferente,pues no es raro observar comportamientos no esperados de medicamentos o materialmédico fungible o no fungible tales como “menor efecto terapeútico”, “reacciones detoxicidad”, “oxidación o ruptura de materiales”, respectivamente.

En muchos casos podemos atribuirle algunos efectos a los propios del medicamentocomo efectos adversos o secundarios, pero cuando estos son más de los esperados, nosllaman la atención lo mismo con material médico que al estar en contacto con el pacien-te, sea invasivo o no, puede ocasionar molestias no previstas como: toxicidad, alergias,fiebre, etc.

Por ello ante la duda de que solo se trate de un efecto adverso o secundario del productoo en su efecto sea un problema del producto mismo, recurrimos al Control de Calidad.

8.2. Evaluación según tipo de Insumo Hospitalario

Conceptos:

1. Medicamentos

• Evaluación In Vitro

- Inspección de Envases y RótulosEn el que se verifica el cumplimiento de los dispositivos legales vigentes encuanto a la información al usuario. Ejemplo: Nº de lote, fecha de vencimiento,indicaciones especiales como: no usar en niños, etc.

Texto Autoformativo: Unidad VIII

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- Inspección FísicaEs sobre su aspecto físico, y van a depender del tipo de forma farmacéutica.Ejemplo: Si es de superficie liza o rugosa para el caso de tabletas, grageas ocomprimidos. Si es una solución homogénea en el caso de jarabes o si existenpartículas extrañas en los productos.

- Características Físico-QuímicasSon las evaluaciones sobre sus propiedades físico-químicas como peso, dureza,desintegración o disolución para los sólidos, volumen y pH para los líquidos,identificación, concentración.En este acápite cabe mencionar algo sobre la prueba de disolución, que figuraprimordialmente en la USP (United States Pharmacopeia), como reemplazo a latradicional prueba de desintegración. Ambas miden la capacidad de un sólido adesintegrarse o disolverse en medios líquidos. Por diversos estudios la pruebade disolución parecen ser mas exacta que la de desintegración, motivo por elque la ha ido reemplazando, sobre todo en la USP, por ser una técnica de origennorteamericano. Los medicamentos evaluados según las técnicas descritas enotras Farmacopeas, diferente a la USP, mantienen aún a la mayor parte de loscasos la prueba de desintegración.

- Comportamiento Micro BiológicoAquel destinado a la evaluación de presencia de micro-organismos, representa-dos fundamentalmente por cultivos. Se efectúa en presentaciones parentales yjarabes.

- Comportamiento BiológicoAquellos que evalúan en comportamiento en determinadas condiciones, asítenemos prueba de toxicidad ocular para la solución oftálmica, irritabilidad cu-tánea para cremas y lociones, pirógenos o endotoxina bacteriana para solucio-nes parenterales, esterilidad, entre otras.Aquí al igual que en el caso anterior, existen dos pruebas para la determinaciónde sustancias extrañas que pueden ocasionar reacciones adversas como fiebre,son la prueba pirógenos, la prueba de endotroxina bacteriana o LAL (Lymulusamebocite test), que se diferencia por su sensibilidad, así como el procedimien-to. La prueba mas difundida y tradicional, si se quiere llamar así, es la prueba depirógenos, en el que se inocula la sustancia en prueba a un animal de experi-mentación (conejo) y se verifica las modificaciones de temperatura. En cambiola prueba de Endotoxina Bacteriana es mas complicada y sofisticada, pues usauna reacción tipo antígeno-anticuerpo, usando reactivos obtenidos de un tipode cangrejo, lo que implica uso de otras tecnologías más costosa sensible. Estatecnología se esta introduciendo progresivamente en la USP, y con mucha me-nor aceptación en el continente europeo.

• Evaluación In Vivo

Estas pruebas no constituyen la rutina analítica, sino que se realizan en las fases deinvestigación de los fármacos que son:

- Biodisponibilidad:Expresa la cantidad o proporción de un fármaco que luego de ser absorbidotiene la capacidad de producir efecto biológico. Debe diferenciarse de absor-ción del fármaco, pues en la mayor parte de los casos la cantidad absorbida noes biológicamente activa pues una fracción de ella puede ser neutralizada, otra

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Gestión Logística

puede ligarse a proteínas pudiendo perder su efecto biológico y por lo generalsolo la fracción libre posee actividad biológica. Este tipo de estudios por logeneral es realizado por el laboratorio investigador de la molécula.

- Bioequivalencia:Esta es la comparación de un producto determinado versus la molécula prime-ra descubierta. Es decir que luego que pasa el período de “patente” de unamolécula desarrollada por un laboratorio el investigador, cualquier otro puedeefectuar una copia o en su defecto adquiere la molécula y prepara su propioproducto. Como es de suponer la biodisponibilidad no tiene que ser la mismapues sus rangos de absorción, ligazón a proteínas, estabilidad, etc puede variar,principalmente la primera, que puede estar en función a los excipientes que seusen y a la metodología de fabricación, aspectos que no se “venden” con lamolécula activa, pues constituyen el “Know how” del fabricante. Así tenemosque es importante que se comparen los efectos biológicos a fin de estableceruna equivalencia entre ellos desde el punto de vista del efecto, independiente-mente de la cantidad o concentración.

2. Material Médico Fungible:

Llámese así al material descartable de uso o aplicación médica. En este rubro las cosasno están tan bien definidas como en fármacos, sin embargo esto no es disculpa para queno se pueda efectuar Control de Calidad sobre ellos, la dificultad radica en su pocadifusión y en la particularidad de pruebas según el tipo de material y el uso que se lebrindo, es decir casi cada tipo de material tiene sus pruebas exclusivas, cosa totalmentediferente a medicamentos que las pruebas se aplican a un buen grupo de fármacos.

Puede evaluarse por grupos, todos los que son invasivos deben ser estériles y tambiénpirógenos, haciendo mención que no son lo mismo, el hecho de ser estéril no quita laposibilidad de producir evaluación de la temperatura por efecto de reacción al fármaco opartículas extrañas, etc. Ejemplo: Pruebas especiales podemos mencionar, adhesividad,irritancia de la piel, para los productos antiadhesivos.

Resistencia a la tracción, resistencia al nudo, evaluación de la aguja, grosor y longitud,para las suturas, velocidad de goteo, tamaño de la gasas, resistencia del regulador degoteo, para los equipos de venoclisis. Trama, urdiembre, pH, cenizas para gotas. Despla-zamiento y resistencia del émbolo, lugar de la conexión luer-lock, para jeringas. Flexibi-lidad, resistencia al acodamiento, resistencia del balón de fijación, para catéteres y son-das. Como se puede observar existen infinidad de pruebas, dependiendo del materialmédico a evaluarse.

3. Material Médico No Fungible

Este es el grupo de Instrumental Médico, donde también puede hacerse control de cali-dad:

• Material:

Existen tres grandes grupos de Acero Inoxidable, con dos de ellos martensíticos yausteníticos, se fabrican los instrumentos quirúrgicos y le denominamos “acero qui-rúrgico” que es una denominación mas de tipo comercial que técnica, pues soloconstituyen una variedad de acero inoxidable. Cada uno de estos dos grandes gru-pos están a su vez por varios tipos de aceros, que van a depender de su composi-ción química y de las proporciones que poseen de carbono, níquel, cromo, vanadio,

Texto Autoformativo: Unidad VIII

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etc. Esta composición química diferente les va a dar características definidas comodureza, maleabilidad, etc. De tal modo que cada tipo de acero inoxidable va a teneruna dureza definida y una flexibilidad definida, por ello con mencionar la composi-ción del acero, ya sea por fórmula o por su código internacional, esto va a definir suscualidades, por tanto es importante definir la composición química del acero aevaluarse.

• Aspectos Físicos:

Aquí se puede evaluar su corrosión u oxidación. El acero inoxidable no debe mos-trar signos de corrosión u oxidación herrumbrosa, si bien es cierto que se oxida,esta oxidación no es herrumbrosa, es más no es visible a simple vista.

También se puede medir su dureza, así como la capacidad de corte, cuando seanecesario.

Lógicamente también se evalúa los acabados como el pulido, la presencia de rebabas,etc.

8.3. Las Obras de Consulta

Conceptos:

Aquí también debemos diferenciarlos según el tipo de recurso médico a evaluarse, pueslas fuentes de información técnica son diferentes:

1. Medicamentos:

Tal como sucedió en el acápite anterior, medicamentos es lo mas conocido, difundido ysobre lo que existe mayor cantidad de literatura, así tenemos que las obras con la infor-mación sobre control de calidad de medicamentos y materias primas se denominanFarmacopeas.

De acuerdo con el D.L. 25596 sobre Registro Sanitario, que será derogado al entrar envigencia la Ley 26842 emitida en Agosto de 1997, y que entrará en vigencia al publicarsesu Reglamento, en ambos el Perú acepta como Obras Oficiales a las siguientesFarmacopeas.

• USP (United States Phormacopeia)

• NF (National Formulari)

• BP (British Phormacopia)

• Farmacopea Japonesa, Helvética. Alemana

• Farmacopea de la OMS

Una Farmacopea es una obra en la cual figura el método de análisis y los resultados quedebe obtener una molécula. Existen, como se ha visto, varias Farmacopeas, en cada unade ellas pueden figurar productos en común, pero con diferentes pruebas cualitativas y/o rangos de aceptación.

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Gestión Logística

Ejemplo: Ampicilina cápsulas, figura en casi todas las Farmacopeas, tiene muchos as-pectos iguales, como peso, color, concentración, etc. Pero la identificación puede variarlos rangos de aceptación, o en la disolución puede usarse ver diferentes solvente, por loque los tiempos serán diferentes. Entonces la pregunta válida que surge es con queFarmacopea realizó el Control de Calidad. La respuesta técnica es con aquella con laque el fabricante realiza sus controles que es la misma con la se inscribe su técnicaanalítica al momento de solicitar su Registro Sanitario.

Otro aspecto que es importante mencionar es que cada Farmacopea tiene actualizacio-nes periódicas en las cuales eliminan productos, ingresa otros nuevos, se cambia proce-sos analíticos o se varían los rangos de aceptación. Así mismo periódicamente sacansuplementos que se van incorporando a su vigencia. Un problema frecuente ocasionadopor estas actualizaciones son los cambios de técnicas analíticas por otras de mayortecnología y mayor sensibilidad, pues el cambio tecnológico implica cambio en equipos,aumento de costos, requerimiento de capacitación y entrenamiento al personal, etc, quemuchas veces algunos establecimientos medianos y pequeños no están en condicionesde afrontar inmediatamente.

Pero se debe mencionar varios aspectos, en primer lugar una Farmacopea empieza acircular mucho antes de entrar en vigencia, justamente para permitir los ajustes técnicosy tecnológicos necesarios, pero no sucede lo mismo con los suplementos que inmediata-mente se acoplan a la Farmacopea vigente.

Lo cual genera la necesidad de definir la “vigencia” de una Farmacopea. En el paísemisor de la Farmacopea ésta entra en vigencia unos meses después de su publicación,indicada en la misma obra y los suplementos lo hacen inmediatamente. Pero hay quetener en cuenta que las ediciones anteriores no entran en desuso, si lo hacen para losproductos que salen en la última revisión, mas no así para aquellos que no han salido enesta última edición. Ejemplo: un producto que está en la USP XXII y ha salido su mono-grafía en la USP XXII (última edición), entonces se mantendrá vigente la USP XXII paraese producto.

Hay que tener en cuenta que cada fabricante puede poseer su propia técnica analíticaque la realiza rutinariamente en forma interna y muchas veces no usa la técnica descritaen la monografía respectiva de la Farmacopea. En estos casos es válida su técnica propiapara efectos analíticos, pero ello no la exime de cumplir lo indicado en la Farmacopea.Es decir debe satisfacer los criterios de su técnica propia pero además los criterios de laFarmacopea. Así mismo hay que considerar que la técnica propia puede usar la mismatécnica que la Farmacopea, lo que no debe hacer es modificar los rangos de aceptaciónampliando sus extremos, pero si es válido hacer lo contrario, pues se estaría siendo masexigente que la misma Farmacopea.

2. Material Médico Fungible:

La fuente de información para características técnicas provienen de las especificacionestécnicas descritas en las Normas Técnicas Internacionales, tales como ISO, DIN, AISI,etc, así como Normas Técnico Nacionales como ITINTEC y otras propias de cada paíscomo los del IMSS (Instituto Mexicano de Seguridad Social), normas chilenas, etc.

Así como sucede con los Farmacopeas un mismo material puede estar en mas de una deestas normas, pero a diferencia de medicamentos podemos encontrar normas con lasespecificaciones técnicas y normas de evaluación, aunque esto no es cierto para todoslos materiales.

Texto Autoformativo: Unidad VIII

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La norma escogida debe ser aquella hoja la cual el fabricante elaboró su producto. Hayque hacer notar que las especificaciones técnicas son muy semejantes y muchas veceshay equivalencia entre las diferentes Normas, desde ese punto de vista hay mayor con-senso que en medicamentos. Todas estas normas son válidas en el Perú, pero los másdifundidos en la actualidad son las normas ISO.

3. Material Médico No Fungible

Aquí también hay diferentes normas, ISO, AISI, DIN, en lo que se menciona la composi-ción química de los aceros, dándole en cada uno un código diferente, pero hay equiva-lencias entre ellos. Probablemente los mas difundidos son las normas alemanas DIN,donde además las tiene diferenciados por tipo de material según su uso. Ejemplo: pin-zas de presión, de disección, tijeras, etc, a lo que serán normas para la evaluación comocorrosión, capacidad de corte, dureza, etc.

8.4. Sistema de Pesquisa

Conceptos:

Los Institutos Nacionales de Salud del Ministerio de Salud, a través del Centro de Con-trol de Calidad de Chorrillos, es el ente rector del Control de Calidad y además el órganooficial en la ejecución del mismo. A pesar que existen otros organismos privados, autori-dades por el Ministerio de Salud para otorgar certificación del control de calidad, elórgano oficial lo constituye el del Ministerio de Salud.

El Centro de Control de Calidad de Chorrillos realiza rutinariamente el Control de Cali-dad de Medicamentos, no así para material médico fungible, que solo lo hace a solicitud,como tampoco el de material médico no fungible, que no realiza, dejando este últimopara otros organismos como Universidades.

En lo referente a medicamentos se ha diseñado el sistema de pesquisa por el cual elCentro de Control de Calidad, realiza toma de muestra al azar en los centros asistencialeso en el almacén del fabricante o importador.

Los problemas del sistema de pesquisa son diversos, principalmente financiero, al que sesuma la gran carga de trabajo, que hace que el sistema sea lento. A pesar que se estántomando medidas a fin de actualizarlo tecnológicamente, entrenamiento especializadode su personal y celeridad en los trámites.

Lo que no se realiza es el sistema de reporte es decir que las dependencias del Ministeriode Salud u otro sistema de salud no reportan sus problemas referentes a la calidad de losproductos usados, que constituiría una fuente importante de información sobre los efec-tos “En Vivo” de los productos. Recordemos que el Control de Calidad no evalúa elfenómeno in vivo, es decir biodisponibilidad o bioequivalencia.

Los productos de calidad emitidos por el Centro de Control de Calidad de Chorrillospueden ser apelados por el fabricante o importador, de manera que para a un malllamado proceso de Dirimencia. Decíamos un mal llamado pues dirimir implica que untercero surge las diferencias planteadas entre ambos querellantes. Sin embargo esta

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Gestión Logística

“dirimencia” se hace convocando al recurrente y el Centro de Control de Calidad, con sumismo analista y la decisión de esta prueba es inapelable. En otros términos se constitu-ye en juez y parte.

8.5. Alternativas de Manejo

Conceptos:

La alternativa fundamental es crear un sistema de información, no solo de reaccionesadversas, sino también problemas de menor eficacia o fracaso terapeútico, etc. Con estesistema se obtendrá valiosa información para efectuar el Control de Calidad. Así se pue-de hacer además del sistema de pesquisa un sistema selectivo, que pudiera trabajar conel Centro de Control de Calidad de Chorrillo o con los organismos privados autorizadospara este fin.

De manera tal que se obtendría mayor información de problemas, sería mas dirigido y sise toma la alternativa de organismos privados entonces mas eficiente en lo que a tiempose refiere.

Estas medidas deben de acompañarse de un sistema de información competente, parapoder impedir el uso del lote que no ha aprobado el Control de Calidad. De manera quedetectado un producto con fallas de la calidad se puede informar con la debida celeri-dad, pues lo que habitualmente sucede cuando se informa, es que el producto ya seconsumió. Algo que también ayuda es hacer pesquisas en los almacenes del fabricante,pues el Control de Calidad demora varios días, primordialmente cuando se realizanpruebas microbiológicas, que la técnica exige que pasan 21 días de cultivo. No sucede lomismo con el sistema de quejas, pues el producto ya está en el Mercado. Igualmentedebiera realizarse Control de Calidad previo a el otorgamiento del Registro Sanitario.

Texto Autoformativo: Unidad VIII

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8.6 Registro Sanitario

Conceptos:

Este no es otra cosa que la autorización oficial para producir, impartir o comercializarproductos médicos (medicinas, material médico, reactivos, etc.) alimenticias,cosmetológicas, pesticidas. Esta autorización es emitida por DIGEMID (Dirección Gene-ral de medicamentos, insumos y drogas) del Ministerio de Salud.

Por tanto es un requisito indispensable para los insumos de uso hospitalario y por endedebe exigirse previa a la adquisición de los mismos.

El dispositivo legal que sustenta el Registro Sanitario en el D.L. 25596, que como ya semanifestó está a punto de ser derogado y reemplazado por la Ley 26842 y su reglamento.El D.L. 25596 destina una buena parte de su contenido a lo referente a medicamentos yen forma menos intensa a los otros insumos, y la Ley 26842 es algo menos específica.

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Gestión Logística

TAREAS DE REFUERZO

TALLER N° 13Control de Calidad

En un Centro Asistencial se han adquirido una serie de medicamentos, en sumayoría genéricos mediante un concurso público en el que se exigía al proveedorser representante o el fabricante, registro sanitario de todos los productos vigentesa la fecha del acto, cartas de representación en el caso de importadores, balancede los dos últimos años para ver la solidez de la empresa, protocolo de calidademitido por su departamento especializado o por algún organismo asignado a estefin y que cuente con la aprobación legal para hacerlo.

Con todas estas exigencias se procede a realizar la adquisición, dentro de los me-dicamentos adquiridos se compró carbamazepina, levodopa + cabidopa, ácidovalpróico y fenitoína, dentro del grupo de anticonvulsivantes.

Luego de un mes de uso de los productos mencionados el Servicio de Neurologíarechaza el ingreso de los productos que le son derivados de Farmacia y emite uninforme al Almacén oponiéndose al ingreso de los mismos y exigiendo se devuel-van al proveedor y negándose a utilizarlos, debido al incremento de pacientes quea pesar de seguir el tratamiento habitual están presentando cuadros convulsivos.

El Comité Farmacológico remite las muestras al Centro de Control de Calidad deChorrillos, dependiente de los Institutos de Salud del MINSA. Este organismo ofi-cial emite un Protocolo de Calidad indicando que el producto cumple con lasespecificaciones técnicas descritas en la Farmacopea Americana USP XXIII, vigen-te desde 1995.

A pesar de ello persiste la negativa del Servicio de Neurología a seguirlo utilizando,generando una serie de reclamos de los pacientes usuarios, del ComitéFarmacológico y del Cuerpo Médico, quienes solicitan se rescinda el contrato conel proveedor y se proceda a una adquisición de un producto de marca registradapara cada uno de los items mencionados, indicando el nombre y el fabricante, casocontrario continuarán en su negativa de uso.

1. ¿Considera Ud. Que los requisitos solicitados en las bases administrativasfueron suficientes y correctos? ¿Propondría Ud. alguna modificación? ¿Cuál?.

2. ¿Considera correcto el procedimiento de adquisición?

3. ¿Estima pertinente el reclamo del Servicio de Neurología?

Texto Autoformativo: Unidad VIII

155

4. ¿El procedimiento seguido por el Comité Farmacológico al solicitar el Controlde Calidad es pertinente? ¿Hubiera Ud. tomado alguna otra actitud?

5. A la luz de los resultados de Control de Calidad y la pertinaz oposición al usode los diferentes estamentos del Centro Asistencial ¿Cuál sería su conducta?¿Qué medidas tomaría en este momento y cuáles a futuro?

RESUMEN DE LO TRATADO

El Control de Calidad constituye un elemento fundamental a fin de garantizar eluso de insumos médicos de calidad suficiente para el uso humano. Para ello exis-ten obras y normas internacionales y nacionales destinadas a este fin, así comoorganismos oficiales encargado de ello, pudiendo además crearse elementoscoadyuvantes al sistema nacional de pesquisas.

EJERCICIO AUTOEVALUATIVO

Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica esverdadera o falsa.

1. El control de calidad se hace solo al producto terminado. ( )

2. El control de calidad sólo lo hace el fabricante. ( )

3. La biodisponibilidad se refiere a la cantidad absorbidade medicamento. ( )

4. La bioequivalencia es la comparación con el producto inicial. ( )

5. Los materiales médicos fungibles tienen pocas pruebas comunes. ( )

6. En material médico no fungible se evalúa solo la composiciónquímica. ( )

7. Las normas ISO se usan en medicamentos. ( )

8. Existen normas técnicas nacionales para material médico fungible. ( )

9. El sistema de pesquisa está a cargo del Ministerio de Salud. ( )

10. El Registro Sanitario es opcional en material médico fungible. ( )

Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique elnivel de su rendimiento en la tabla de valoración.

156

Gestión Logística

157

Unidad IX

El Módelo Logístico Moderno

158

Gestión Logística

Texto Autoformativo

159

UNIDAD IX

EL MODELO LOGÍSTICO MODERNO

Visto el enfoque presentado en las unidades precedentes, se debe desarrollar eimplementar un sistema logístico que solucione los problemas del modelo tradicional,en función a conceptos de Gerencia Moderna y que brinde un servicio eficaz, eficiente yde calidad.

Revisemos el cuadro de las alternativas presentadas en el primer objetivo.

• Organización acorde con la diferenciación de bienes y servicios hospitala-rios y no hospitalarios

• Conformación de equipos técnicos como apoyo del Sistema Logística.

• Catalogación y estandarización de bienes.

• Elaboración de listados de insumos de uso en los establecimientos de sa-lud.

• Modalidades de Adquisición propias de un Sistema Moderno: Licitaciones,tercerización de servicios, consignaciones.

• Disminución de trámites y número de procesos de adquisiciones peque-ñas.

• Abastecimiento en cantidad suficiente y en el momento adecuado.

• Incorporación de los análisis de costos, costo/beneficio, costo/eficacia comoelementos de decisión.

• Conformación de un Sistema de Información Logística.

1. Organización acorde con la diferenciación de bienes y servicios hospitalariosy no hospitalarios.

Tal como hemos mencionado y sustentado técnicamente los recursos estratégicos repre-sentan una inversión económica importante en los establecimientos de salud, por talmotivo se pretende diferenciarlos a fin de brindarles un manejo profesional, que se va areflejar en un abastecimiento a tiempo, en la cantidad y calidad suficiente, y que a la vezse obtengan condiciones económicas y técnica posibles al centro asistencial.

2. Conformación de equipos técnicos como apoyo del Sistema Logístico.

Logística es el responsable del abastecimiento, y todo el sistema administrativo y asistencialhace uso de sus servicios, solicitando sus insumos. Lamentablemente se hace en forma

160

Gestión Logística

desordenada y sin los criterios técnicos suficientes, que recojan innecesariamente alsistema logístico, haciéndolo ineficiente. Por tal motivo debe fomentarse la formación deequipos técnicos que conjuntamente con el personal de logística reformen los procesosy participen en él, consiguiendo un mejor funcionamiento, eficaz y eficiente, brindando lasatisfacción a usuarios internos y externos, así como beneficios a la Gestión.

3. Catalogación y estandarización de bienes

Uno de los problemas habituales es la multiplicidad de denominadores de un mismoinsumo, haciendo voluminoso el catálogo de bienes, incrementando los rubros en alma-cén, etc., generando demoras, costos operativos altos e ineficiencia. Una adecuada cata-logación y principalmente la estandarización de denominaciones solucionarán este pro-blema y mejorará sustancialmente la operatividad logística.

4. Elaboración de listados de insumos de uso en los establecimientos de salud

Resulta como consecuencia del proceso anterior, lo importante de ello radica en que seva a canalizar mejor el manejo de los recursos estratégicos, reduciendo el tiempo deabastecimiento al tenerlo bien identificado, al mejorar los pedidos con las denominacio-nes estandarizadas.

5. Modalidades de Adquisición

La incorporación del concepto de Economía de Escala, con adquisición a largo plazo,con entrega fraccionada y pagos contra entrega se garantiza al abastecimiento, se obtie-nen mejores precios y se disminuyen los procesos en logística.

6. Disminución de trámites y número de procesos de adquisiciones pequeñas.

Tiene que ver con la incorporación de la economía de escala, pues disminuirán notable-mente los procesos de adquisición directos, haciendo el funcionamiento de logísticamucho mas versátil, rápido y eficiente.

7. Abastecimiento en cantidad suficiente y en el momento adecuado

Fundamental este concepto, que involucra a dos procesos importantes, programación denecesidades y distribución. El primero debe realizarse en función a requerimientos rea-les acorde con los acontecimientos de salud propios de la localidad. Adicionalmente conla incorporación de economía de escala, es decir compra por largo tiempo y con entregasfraccionadas, se entregarán acordes con un adecuado programa de distribución en losmomentos previstos con anterioridad. Esto requiere que el sistema de distribución seamodificado, tal como hemos mencionado, a fin de conseguir celeridad en la entrega ycumplimiento de los mismos.

8. Incorporación de los análisis de costos, costo/beneficio, costo eficiencia comoelementos de decisión.

Con un sistema ordenado y con equipos técnicos de profesionales de otras áreas sepueden incorporar variables técnicas de decisión, que se realizan para poder tener uninstrumento técnico que permita tomar las decisiones más adecuadas para los interesesdel establecimiento de salud y del equipo de gestión.

9. Conformación de un sistema de información logística:

Todos estos procesos se verán reforzados con la incorporación de métodos de control y

Texto Autoformativo: Unidad IX

161

seguimiento, utilizando la información existente y el registro real de los acontecimientoslogísticos. Para ello se deberá implementar sistemas de registro y tipos de reporte gerencial,priorizando el tipo y calidad de la información presentada, evitando reportes extensos yengorrosos que nadie tiene el tiempo disponible para leer y se hace más fáciles y viables,deviniendo en una inversión contar con estos equipos.

En suma los cambios del sistema logístico deben ser integrales en todos sus procesos,amarrando cada uno de ellos, e involucrando en el proceso a equipos técnicos califica-dos a manera de apoyo y soporte, con lo que en forma conjunta desarrollaría un sistemasólido, eficiente y de calidad.

¡Buena Suerte y Exitos!

162

Gestión Logística

HOJA DE RESPUESTAS

RESPUESTAS CORRECTAS DE LOS EJERCICIOS AUTOEVALUATIVOSDE TODOS LOS OBJETIVOS

TABLA DE VALORACIÓN PARA CADA UNO DE LOS EJERCICIOS AUTOEVALUATIVOS

163

GUIA DE TRABAJO APLICATIVO

164

165

ÍNDICE

Introducción 167

Esquema de Trabajo 169

I. Conformación de los Grupos 169

II. De los Preliminares 169

III. De la Realización del Trabajo 169

1. Selección 172

2. Programación 173

3. Costos 175

4. Adquisiciones 176

5. Distribución 177

6. Almacenamiento 177

7. Control de Calidad y Dispensación 178

8. Modelo Orgánico-Funcional 179

166

Gestión Logística

Guía de Trabajo Aplicativo

167

INTRODUCCIÓN

Generalidades

Esta Guía orienta al Equipo de Gestión del establecimiento, para queelabore su Trabajo Aplicativo del Módulo de Gestión Logística, elcual servirá de base para la elaboración de un sistema logístico mo-derno.

El nivel de excelencia que el Equipo de Gestión pueda lograr en esta tarea depende engran parte de la responsabilidad de todos y cada uno de sus miembros.

Luego de haber completado el estudio del Texto Autoformativo, nos resta poner enacción aquello que hemos adquirido, por tal motivo estamos presentando a Uds. unmodelo de Trabajo Aplicativo del Módulo, el mismo que tiene por objeto colocarlos aUds. dentro de la cadena de suministros, conocerla interiormente, evaluar su accionar ydetectar sus fortalezas así como sus debilidades. De manera tal que Uds. puedan desa-rrollar una propuesta integral, viable, que tienda a revitalizar sus fortalezas y solucionarsus debilidades, y desarrollar el diseño de procesos acordes con los principios de laLogística Moderna.

En vista que los Recursos Estratégicos representan, como hemos visto, un rubro deimportante participación en el consumo de recurso financiero, y habiendo orientado elmódulo hacia un manejo diferenciado de ellos, hemos escogido un grupo de estos Re-cursos Estratégicos para el desarrollo del Trabajo Aplicativo, habiendo seleccionado elrubro de medicamentos por estar dentro de los Recursos Estratégicos y por ser:

• El más conocido tanto por trabajadores asistenciales y administrativos;

• Por tener un alto porcentaje del gasto;

• Porque todos los centros asistenciales lo consumen y adquieren;

• Porque su manejo involucra un análisis profundo del sistema logístico;

• y por tener especial interés para el Equipo de Gestión, el manejo adecuado técnicoy racional de los mismos.

Esta propuesta es la recomendada, sin embargo, tal como hemos reiterado en múltiplesoportunidades a lo largo del módulo, los procesos son universales y pueden aplicarse acualquier tipo de bien o servicio. Si Uds. consideran utilizar otro bien o servicio para sutrabajo aplicativo, está en libertad de hacerlo, haciendo la modificación o adaptación alos que hubiera lugar en el ejemplo presentado a continuación.

Objetivo de la Guía

El objetivo de esta Guía es apoyar al Equipo de Gestión para que pueda:

• Identificar, evaluar y analizar los problemas y fortalezas de su sistema logísticoactual.

168

Gestión Logística

• Desarrollar un modelo de Sistema Logístico elaborando alternativas de solucionesviables en la Organización del Sistema y el desarrollo de los procesos logísticos,dentro de la realidad local y en función a los conceptos de la logística moderna.

• Aplicar los conceptos e instrumentos aprendidos a situaciones objetivas y reales desu establecimiento, a través de propuestas de intervención viables y factibles quepasen a formar parte de la rutina gerencial en el establecimiento.

Metodología de trabajo

1. Durante 24 días, el Equipo de Gestión elaborará su Trabajo Aplicativo, en base a:

• La lectura cuidadosa de esta Guía.• La aplicación de los conceptos captados a través de la revisión del material

bibliográfico (Texto de Apoyo).• La aplicación de los conceptos e instrumentos aprendidos a través del desarro-

llo del Texto Autoformativo.

2. El Trabajo Aplicativo, deberá tener la siguiente estructura:

• Datos Generales- Denominación del Trabajo Aplicativo.- Autores responsables.- Establecimiento de Salud de procedencia.- Dirección de Salud

• Justificación del trabajo.• Desarrollo del trabajo.• Conclusiones y recomendaciones.• Bibliografía utilizada.

Dicho trabajo deberá tener una extensión no mayor de 30 páginas escritas (inclu-yendo sus anexos).

3. El Trabajo Aplicativo debe cumplir con los siguientes criterios:

• Pertinencia y relevancia del trabajo en relación a la realidad local del estableci-miento.

• Coherencia interna de las actividades, tareas o fases del trabajo.• Aplicabilidad y aporte del trabajo al desarrollo de la gestión interna del estable-

cimiento.• Nivel de contribución al conocimiento del ámbito de trabajo y a la problemática

local y regional existente.• Potencial de reaplicabilidad en otros establecimientos de salud de la misma u

otra Dirección de Salud.• Grado de viabilidad política, técnica, económica y organizativa del trabajo.

Guía de Trabajo Aplicativo

169

ESQUEMA DE TRABAJO

I. Conformación de los grupos

Los grupos participantes deberán reunir los siguientes requisitos:

• Los miembros del grupo deben ser del mismo centro laboral o muy cercanos.• Siempre debe haber cuando menos un miembro del grupo que sea un profesio-

nal de las ciencias de la Salud.• Cada grupo elegirá un representante o jefe de grupo.• Cada grupo de trabajo escogerá uno de los siguientes grupos farmacológicos

para desarrollar el tema:- Anti-hipertensivos,- Medicamentos usados en IRA,- Anti-inflamatorios no esteroideos,- Analgésicos,- Anti-parasitariosSe recomienda no elegir un grupo muy amplio, ejm.: Antibióticos.Los grupos que deseen trabajar con otros tipos de insumos, sean estratégicos ono estratégicos, deben definirlos aquí y con un sustento técnico que refuerce suelección.

II. De los preliminares

Los grupos conformados deberán inscribirse con el coordinador, indicando el nombredel grupo, sus integrantes, el representante del grupo y el grupo de insumos a tratar.

III. De la realización del trabajo

Tema: “El abastecimiento del (Grupo de Insumos elegido) en el Centro Asistencial ....”

El trabajo tiene dos partes:

• El abastecimiento actual (Fase de Análisis actual)• Propuestas de cambio del abastecimiento (Fase de Aplicación)

Se deberá determinar en la Fase de Análisis actual, el estado de cada uno de los proce-sos obteniendo información de las áreas logísticas operativas del establecimiento desalud, donde se desarrolla el trabajo, o de la instancia superior a la cual pertenece y queposea un sistema logístico.

Para la Fase de Propuestas se deberá establecer las probables mejoras, indicando laforma de llevarlas a cabo, para cada uno de los seis procesos mencionados (Selección,Programación, etc.....), indicando las razones para cada una de ellas.

170

Gestión Logística

Se deberá indicar la viabilidad de cada una de las propuestas de mejoras presentadas, ylos beneficios que cada uno de ellos otorgará al MINSA o a la gestión o al abastecimientoen sí.

El trabajo se deberá ir realizando, de preferencia en paralelo con el aprendizaje de lasunidades diseñadas en el Texto Autoformativo del módulo. A la vez que en el desarrollo,al tiempo que se desarrolla la primera fase (Fase de Análisis actual) se deberá ir prepa-rando la Fase de Propuestas. Todo ello es posible siempre que se respete el orden de losprocesos, debido a la secuencialidad de los mismos.

Guía de Trabajo Aplicativo

171

ESQUEMA DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DELSISTEMA LOGÍSTICO MODERNO

172

Gestión Logística

1. Selección:

Relacionada con la Unidad II (Proceso de Selección), fase en la queUds. deberán realizar los pasos que caracterizan a este proceso, talcomo se ha desarrollado en el Texto Autoformativo (Unidad II) y enlas tareas de apoyo respectivas.

El objetivo de esta parte del trabajo es que desarrollen los siguientes aspectos:

• Desarrollo de un Petitorio del grupo de insumos escogido.• Desarrollo de un Registro de Proveedores• Standarización de denominaciones

Para ello deberán realizar las siguientes acciones:

Fase de Análisis Actual

• Identifique los medicamentos o insumos integrantes del trabajo en el petitorioinstitucional. Si no hubiera manifestarlo así y mencionar si los productos men-cionados se usan en el establecimiento de salud.Ejemplo:

• Identifique a los proveedores locales que los abastecen en estos rubros.• Menciones el nombre con el cual se prescriben los mencionados productos.

Fase de Propuestas

• Listado de medicamentos o insumos incluidos en el estudio.

Guía de Trabajo Aplicativo

173

• Fabricantes y Distribuidores de cada uno de los medicamentos e insumosmencionados anteriormente y si ellos tiene presencia local, en caso de notenerla como se les puede ubicar.

• Relacione la denominación habitualmente utilizada en el centro asistencialpara llamar a los medicamentos o insumos escogidos con su DenominaciónComún Internacional (DCI).

2. Programación

Relacionada con la Unidad III del Texto Autoformativo, referente alproceso de Programación de Necesidades.

En esta parte del trabajo nuestros objetivos son:

• Determinación de la Necesidad Real de los productos.• Cálculo de Proyecciones de Consumo.• Programación en base a Morbilidad local o Demanda Real.• Elaboración de un cuadro de necesidades para seis meses.

Fase de Análisis Actual

• Método utilizado en la determinación del Cuadro de Necesidades.• Cantidades programadas en los últimos tres meses.

Fase de Propuestas

• Morbilidad de los daños en los que se utilizan dichos fármacos, o demandareal del insumo seleccionado.

174

Gestión Logística

• Proyecciones de consumo según cobertura, demanda y otras variablesepidemiológicas, para seis meses.

(*) Para cualquiera de los casos, indica para cada uno de los meses los factores intercurrentesque pueda modificar la necesidad; ejm: Variación estacional, operativos de supervisiónprevista, etc.

• Protocolo de terapéutica, si lo hubiese colocar el que se está utilizando, casocontrario proponer uno, o protocolo de uso del insumo seleccionado.

• Cuadro de Necesidades para seis meses, utilizando el protocolo como fuente delos cálculos. Solicitar el Stock existente y calcular la programación ajustada.

Guía de Trabajo Aplicativo

175

Ejemplo:

• Valorización del Cuadro de Necesidades, de acuerdo con los últimos preciosobtenidos por el Área Logística, de no contar con ellos utilizar los precios delmercado.

3. Costos

Relacionada con la Unidad IV, con la inserción de la variable costoscomo factor importante en la toma de decisiones.

Los objetivos de este segmento del trabajo aplicativo son:

• Incorporación de la variable costo en las decisiones.• Incorporación del uso de la relación costo/beneficio

Fase de Análisis Actual

• Utilizan la variable costo en la determinación del proceso de selección o del lautilización de los recursos propósito del estudio.

Fase de Propuesta

• Determine los productos alternativos que se pudieran usar en reemplazo delos enunciados en su protocolo.Ejemplo: Ampicilina 125mg/5cc suspensión oral sustituible por Amoxicilina125mg/5cc suspensión oral, en el otro caso de gasolina de 84 octanos porgasolina de 90 octanos.

• Determine los costos para los productos propuestos en su protocolo.• Compare con los costos de los productos alternativos enunciados.• Establezca una relación Costo/Beneficio o Costo/Eficacia entre ellos, resal-

tando los que apoyan su elección, y en caso contrario seleccione los más con-venientes para el Establecimiento de Salud, sin desmedro de la calidad deatención brindada al paciente o fundamente su punto de vista en caso de nodecidir el cambio.

176

Gestión Logística

4. Adquisiciones

Relacionada con la Unidad V, este segmento del trabajo tiene por objetivo lo si-guiente:

• Utilización de los preceptos de la Economía de Escala.• Desarrollo de especificaciones técnicas.• Conformación de equipo de Evaluación Técnica.

Fase de Análisis Actual

• Tipo de adquisiciones realizadas para estos fármacos.

• Frecuencia de estas adquisiciones en los últimos tres meses.• Monto promedio de las adquisiciones de estos fármacos en los últimos tres

meses.• ¿Cuál fue el método de selección de los postores?• ¿Cuáles fueron los criterios de adjudicación?• ¿Qué tipo de evaluación técnica se realizó para la adjudicación y a cargo de

quienes estuvo?• ¿Qué requisitos técnicos se solicitaron?• ¿Cuánto tiempo demoró el abastecimiento desde el pedido hasta la entrega?

(Desarrolle un fluxograma de la etapa del proceso y coloque el tiempo utilizadoen él)

• ¿Qué problemas encontraron durante los procesos realizados?

Fase de Propuestas

• Tipo de adquisición que se realizará para los seis meses programados.• Especificaciones técnicas de cada uno de los productos, indicando denomi-

nación común internacional, forma de presentación y forma farmacéutica.

Guía de Trabajo Aplicativo

177

• Requisitos técnicos que se deben solicitar a los postores ejm.: Registro Sanita-rio.

• Perfil de los integrantes de la Comisión de Evaluación Técnica.• Fluxograma de procesos y el tiempo que se utilizarán en cada uno.

5. Distribución

Relacionada con la Unidad IV, con ello se espera:

• Diseño de uno o más modelos de distribución acordes con las necesidadespropias de la localidad.

Fase de Análisis Actual

• ¿Se conoce los requerimientos de los centros periféricos que dependen delcentro asistencial en estudio?

• ¿Tienen pre-definidas fechas de entrega?• ¿Quién se encarga del transporte de estos productos a los centros periféricos?• ¿Quién asume el costo del transporte?• ¿Se registra pérdidas o mermas en el transporte?

Fase de Propuestas

• Defina un cronograma de entregas.

• Seleccione uno o más modelos de distribución, considerando la viabilidadde su propuesta.

6. Almacenamiento

Relacionado con la Unidad VII, tiene los siguientes objetivos de trabajo:

• Control de Proveedores• Gestión económica de los stocks.

178

Gestión Logística

Fase de Análisis Actual

• ¿Cuál fue el cumplimiento de entrega de los proveedores en los fármacos oinsumos adjudicados en los procesos de compra de los últimos tres meses?

• ¿Cómo se registra el ingreso de los productos?• ¿La tarjeta de control visible registra todos los ingresos por adquisiciones reali-

zadas?• ¿Se lleva un registro computarizado de Kardex?• ¿En que momento se determina el punto crítico para hacer un nuevo pedido?• ¿Se lleva un control de la fecha de vencimiento?• ¿Hubieron momentos de desabastecimiento, por qué tiempo, con qué frecuen-

cia y cuáles fueron sus causas?• ¿Se han registrado periodos de sobrestock, cuándo, con qué frecuencia, cómo

se manejaron, y cuáles fueron sus causas?• ¿Se registran pérdidas o vencimientos de los productos, y en que magnitud?

Fase de Propuestas

• Formato de control de proveedores• Formatos de reportes de movimiento de stocks• Determinación del lote de entrega, frecuencia de entregas, punto de pedido.

7. Control de Calidad y Dispensación

Relacionado con la Unidad VIII, para alcanzar:

• Diseño de un modelo de Control de Calidad.• Diseño de un sistema de registro de Efectos adversos y secundarios.• Diseño de un Modelo de Dispensación.

Fase de Análisis Actual

• ¿Se les realizó Control de Calidad a los productos adquiridos anteriormente?• ¿En qué ambiente físico se realiza la dispensación (Entrega del producto al

usuario final)?• ¿Quién está a cargo de la dispensación?• ¿Se instruye al paciente en el uso durante la dispensación?

Fase de Propuestas

• Diseñe una Hoja de Reportes de Efectos Adversos de medicamentos.• Desarrolle un fluxograma para el reporte de problemas de calidad hacia la en-

tidad que les realizará el Control de Calidad.• Identifique dentro de los medicamentos que está trabajando, cuales requieren

de condiciones especiales en su uso, que deben informarse al paciente (Ejm.Administración en ayunas) y un texto informativo para el paciente.

Guía de Trabajo Aplicativo

179

8. Modelo Orgánico-Funcional

Constituye el último objetivo del módulo, que sólo se puede desarrollar habiendocompletado el aprendizaje del Texto Autoformativo y las lecturas complementarias.El objetivo es:

• Preparar un modelo orgánico-funcional del Sistema Logístico acorde con laspropuestas presentadas por Uds. en los acápites anteriores del Trabajo Aplicativo.

Fase de Análisis Actual

• Elabore un organigrama del Area Logística actual.• Determine el número de trabajadores del área y sus funciones.• Determine los equipos con los que se cuenta.

Fase de Propuestas

• Elabore su propuesta de organización del nuevo Sistema Logístico• Determine las funciones de cada una de las dependencias colocadas• Determine las necesidades de personal de cada área, incluyendo un perfil de

ellos según la actividad a desarrollar.• Determine las necesidades de equipamiento requerido.• Determine aproximadamente el costo de esta área.

Recuerde que su propuesta debe ser viable. En esta fase es donde debe sustentarun nuevo modelo y presentar sus necesidades de recursos y determinar sus funcio-nes. Este segmento del trabajo constituye el corolario final de todo lo que Ud. havenido desarrollando en los pasos anteriores, los cuales deben guardar relaciónentre ellos.

TEXTO DE APOYO

182

183

ÍNDICE

Guía para la lectura de los textos 185

Unidad I

Lectura 1: Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP/DNA 187

Unidad II

Lectura 2: Directiva Nº 001-93-INAP/DNA 200

Unidad III

Lectura 3: Cómo estimar las Necesidades de Medicamentos 203

Unidad IV

Lectura 4: Costos para Gerenciar Servicios de Salud 215

Unidad V

Lectura 5: Ley de Contratación y Adquisición del Estado Nº 26850 219

Unidad VI

Lectura 6: Estrategias de Entrega 236

Unidad VII

Lectura 7: Evaluación de Almacenes 251

Unidad VIII

Lectura 8: Ley General de Salud Nº 26842 263

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Gestión en Logística

185

Texto de Apoyo

GUÍA PARA LA LECTURA DE LOS TEXTOS

El material que tiene en sus manos corresponde al Módulo Gestión Logística del Curso deGestión en las Redes de Establecimientos y Servicios de Salud. Este material contiene con-ceptos e instrumentos relativos a la normalidad y funcionamiento de los procesos logísticos;de allí la importancia que debe atender a su lectura de cada uno de estos documentos esactividad. Es necesario, por tanto, que Ud. lea previamente los documentos adjuntos y losinteriorice antes de iniciar las actividades de capacitación, en las que Ud. debe interveniractiva y participatoriamente.

Cabe mencionar que se están colocando una serie de dispositivo legales imprescindiblespara desarrollar los procesos logísticos y que deben ser de conocimiento de todos los inte-grantes del Equipo de Gestión, así como los equipos técnicos que desarrollan los procesoslogísticos.

Recuerde que la finalidad de estas recomendaciones es:

Facilitarle un mejor aprendizaje de los materiales de lectura

DE LA LECTURA:

Teniendo en cuenta que la lectura es básica e imprescindible en el aprendizaje dentro de lasactividades de capacitación, creemos que debemos darle algunas orientaciones previas.

Fase Individual:

1. Ud. debe leer atentamente cada uno de los materiales, reflexionando sobre su significado,importancia y utilidad práctica e inmediata en su institución; si es posible, trate Ud. deproblematizar esos contenidos.

2. Debe Ud. transcribir las ideas más importantes y, si es posible, comentarlas en unalibreta de apuntes o en cualquier instrumento que sirva para tal fin; por ejemplo, fichas.

3. Tome nota que en los textos existen partes resaltadas, con recuadros o en negrita; detén-gase un momento en ellas y reflexione sobre las razones para tal resaltamiento y sobresu relación con lo que Ud. está desarrollando como aprendizaje de los contenidos de laactividad de capacitación.

4. Si fuera posible, y esto es lo deseable, amplíe Ud. sus conocimientos con lecturas comple-mentarias de la bibliografía que trae cada material.

Fase Grupal:

Hemos comprobado que el aprendizaje es más efectivo cuando se comparte lo aprendidocon otras personas en base a comentarios, discusiones, confrontaciones, etc. Por tanto, lesugerimos lo siguiente:

186

Gestión en Logística

1. Conforme un círculo de estudios con sus compañeros del equipo de gestión; de suerteque sea posible reunirse para compartir lo aprendido.

2. Converse y discuta lo que Ud. ha recogido y comentado de sus materiales de estudio.3. Exija la intervención de los demás miembros del círculo de estudios, sea con otros co-

mentarios y con aportes personales.4. Confronte sus aportes con los grupos de los demás miembros del círculo de estudios y

discuta las semejanzas y diferencias que existan hasta llegar a un consenso, lo que seráanotado por todos en sus respectivas libretas de apuntes.

5. Enfoque con su círculo de estudios una aplicación inmediata de los contenidos aprendi-dos y, si es posible, plantee proyecciones a mediano o largo plazo de los mismos.

187

Texto de Apoyo: Unidad I

Título: NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO. 25 de julio de 1980.

RESUMEN

El Sistema Nacional de Abastecimiento se creó el 27 de diciembre de 1977, con la DirecciónNacional de Abastecimiento, órgano normativo del Sector Público en lo referente al Abasteci-miento.

En esta Resolución Jefatural Nº 118-80 INAP/DNA se aprueban siete (07) normas dentro delgrupo denominado Normas Generales del Sistema de Abastecimiento.

Esta norma se relaciona con el Objetivo Específico B1 el Módulo de Logística, pues define variasde las funciones del sistema de logística en forma integral, así como algunas en particular, refi-riéndose a los componentes del Sistema Logístico.

LECTURA Nº 1:

Visto el Informe Nº013-80-INAP/DNA relativo a lascoordinaciones realizadas por la Dirección Nacionalde Abastecimiento con las oficinas Centrales de losSistemas Administrativos sobre contenido de las Nor-mas Generales del sistema de Abastecimiento;

CONSIDERANDO:

Que es finalidad del Sistema de Abastecimiento ase-gurar, gradualmente, la unidad, racionalidad, eficien-cia y eficacia de sus procesos técnicos;

Que en el inciso c) del Art. 5º del Reglamento de laLey Orgánica del Sistema Nacional de Control(D.L.19039) aprobado por D.S.Nº 001-72-CG, esta-blece que la acción de control se realizará ajustán-dose entre otros a las normas de los Sistemas Admi-nistrativos;

Que, en consecuencia, es necesario dictar las nor-mas del Sistema de Abastecimiento, a fin de facilitarel control y garantizar la eficacia de sus funcionesdentro de una concepción integral;

Que los Proyectos de las Normas Generales elabora-dos por la Dirección Nacional de Abastecimiento hansido coordinadas con los Sistemas Administrativospara evitar interferencias de competencia;

De conformidad con el inciso c) del Art. 12º del De-creto Ley 20316; y, estando a lo propuesto por la Di-rección nacional de Abastecimiento y la opinión fa-vorable del Director Técnico;

SE RESUELVE:

Artículo 1º.- Aprobar las siguientes Normas Gene-rales del Sistema de Abastecimiento; las mismas queforman parte de la presente Resolución:

SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y efica-cia.

SA.02 Integridad de Administración del Abasteci-miento.

SA.03 Actualización y utilización de informaciónpara el Abastecimiento.

SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servi-cios.

SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y custodia tem-poral de bienes.

SA.06 Austeridad del Abastecimiento.SA.07 Verificación del estado y utilización de bie-

nes y servicios.Artículo 2º.- Las Normas Generales señaladas en el

RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 118 - 80INAP/DNA

188

Gestión Logística

Artículo anterior, sustituyen a las siguientes NormasTécnicas de Control Interno emitidas por laContraloría General de la República:

104.01 Aplicación del principio de unidad de al-macén.

104.02 Inventarios físicos anuales.104.03 Procedimientos para toma de inventarios

físicos.105.01 Retiros o bajas del activo fijo.105.02 Control de vehículos.140.01 Control de activos fijos.140.02 Unidad de Abastecimiento.140.03 Adquisiciones.

Regístrese y comuníquese.

SA.01 Aplicación de Criterios deEficiencia y Eficacia

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro oadministración de bienes y/o servicios, se precisarán yaplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad,lugar y costo: este último cuando sea pertinente.

I. CONCEPTO

El Abastecimiento, como actividad de apoyo al fun-cionamiento interno de la organización, debe con-tribuir al racional empleo y combinación de bienesy servicios (eficiencia), así como a conseguir losobjetivos propuestos (eficacia) del mejor modo po-sible.

Para que la contribución sea real y efectiva es nece-sario orientarla mediante criterios, reglas, pautas ocondiciones previamente establecidas.

De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento se-leccionó y priorizó, en orden de importancia, la con-currencia obligatoria de los elementos o factores si-guientes:

CANTIDAD: Magnitud; todo aquello capaz de au-mento o disminución y; por consiguiente, puedemedirse o numerarse.

CALIDAD: Conjunto de propiedades o cualidades quedefinen el carácter, índole, importancia o valor de algo.

OPORTUNIDAD : Condición, medida en términos detiempo, para que los hechos ocurran en el momentomás conveniente o, sea puntual.

LUGAR: Porción de espacio o referencia espacial

donde ocurre algún evento; sitio que ocupa una cosa.

COSTO: Valor monetario que se asigna a un hechocomo resultado de sumar, aritmética oalgebraicamente, el precio de cada componente.

La aplicación de tales criterios en todos los procesostécnicos de Abastecimiento corresponde a todos losórganos de una entidad, en especial los de línea oejecutivos. El órgano de Abastecimiento los aplica enejercicio de sus funciones.

II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Establecer mecanismos que garanticen la con-tribución del Abastecimiento a la consecución deresultados institucionales.

2. Rodear de garantías y pautas de medición al ejer-cicio de la función de Abastecimiento.

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. Las funciones básicas o generales de cada de-pendencia (también denominada órgano o uni-dad orgánica) y el planeamiento que realice paradesempeñarlas, constituyen requisito para pre-ver, solicitar y posteriormente administrar, en for-ma adecuada, sus necesidades de bienes y/o ser-vicios.

2. Al efecto, el órgano de Abastecimiento proporcio-nará a las dependencias usuarias los instrumen-tos (también denominados documentos de ges-tión administrativa), e instrumentos actualizadosque sean necesarias para facilitar la aplicaciónde los criterios de eficiencia y eficacia en materiade Abastecimiento.

3. El órgano de Abastecimiento en forma concen-trada con las dependencias usuarias y los órga-nos competentes, periódicamente conducirá elajuste (conciliación o compatibilización) de lasprevisiones y solicitudes, son:

a) Disponibilidad presupuestal.b) Disponibilidad de bienes y servicios en el mer-

cado.c) Disposiciones en materia de austeridad del

Abastecimiento; yd) Prioridades de Plan de Actividades de la en-

tidad.4. Definida y conciliadas las previsiones, priorida-

des y solicitudes, el órgano de Abastecimiento su-ministrará los bienes y/o servicios sin introducirvariaciones en los criterios de eficiencia y eficaciadeterminados.

189

Texto de Apoyo: Unidad I

5. El órgano de Abastecimiento establecerá los pe-riodos mínimos de anticipación con que se debeprever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin desuministrarlos oportunamente. Los casos que nose sujeten a dichas normas, no derivan en res-ponsabilidad para el órgano de Abastecimiento.

6. A solicitud del órgano de Abastecimiento las de-pendencias usuarias subsanarán las deficienciasque se les comunique. La falta de subsanaciónparaliza el trámite.

7. El órgano de Abastecimiento, en coordinación conel de Racionalización, propondrá a la Alta Direc-ción las medidas de simplificación de procedimien-tos para hacer más económicas la obtención, elsuministro, administración, etc., de bienes y/o ser-vicios.

8. El órgano de Abastecimiento, previa coordinacióncon los órganos de línea o ejecución, propondráa la Alta Dirección de la respectiva entidad, lasnormas y orientaciones de política para aplicarlos criterios de eficiencia y eficacia en materia deAbastecimiento.

IV. BASE LEGAL

1. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica delPresupuesto Funcional.

2. Decreto Ley 22056, que instituye el Sistema deAbastecimiento.

3. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas de Pro-gramación del Abastecimiento».

4. Directiva Nº 01-89-INAP/DNA «Normas paraCatalogación de bienes».

V. ALCANCE

La presente norma será aplicada por todas las enti-dades de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL1. El Director General de Administración, o quien

haga sus veces, verificará periódicamente los ins-trumentos para establecer las condiciones deAbastecimiento informará, periódicamente, a laDirección General de Administración o a la quehaga sus veces y al órgano de Control Interno,los casos de imprecisión u omisión de criteriosde eficiencia y eficacia.

2. Al momento de realizar acciones de control y eva-luación de la gestión, se tomarán en cuenta loscasos frecuentes de imprecisión u omisión de cri-terios, para establecer sus causas y adoptar me-didas correctivas.

SA.02 Integridad de Administracióndel Abastecimiento

El planeamiento, organización, dirección y control delAbastecimiento abarcará tanto a los bienes como alos servicios; y se ejecuta a través de los procesostécnicos.

I. CONCEPTO

El Abastecimiento es una función de apoyo al fun-cionamiento interno de una organización social. Seorienta a suministrar o proporcionar los elementosmateriales (denominados bienes) y las actividadescomplementarias para la operación de dichos elemen-tos en estado óptimo o garantizado (denominadosservicios): ambos bienes y servicios, se empleará laproducción gubernativa de servicios públicos, o debienes económicos a través de las distintas entida-des que constituyen la Administración Pública.

Tales actividades se realizan en campos especializa-dos denominados procesos técnicos, relativamenteautónomos e interdependientes. Son procesos técni-cos, de Abastecimiento: catalogación, registro de pro-veedores, programación, registro y control, adquisi-ción, recuperación de bienes, almacenamiento, man-tenimiento, seguridad, distribución y disposición fi-nal.

Como cualquier actividad, es posible concebirla y rea-lizarla considerando las fases del proceso adminis-trativo.

En el Abastecimiento intervienen todas las unidadesorgánicas que conforman una entidad pública, deuno u otro modo; por cuanto la integridad de la fun-ción no significa necesariamente exclusividad de suejercicio por el órgano de Abastecimiento.

II. OBJETIVO O FINALIDAD

Imprimir unidad y racionalidad a la función de Abas-tecimiento.

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. En todas las entidades de la Administración Pú-blica existirá un órgano responsable, básicamen-te de desarrollo y conducción de los procesos téc-nicos para el Abastecimiento, tanto de bienescomo de servicios. El órgano se denominará«Abastecimiento».

2. Por las coordinaciones que permanentementerealiza el órgano de Abastecimiento, es recomen-

190

Gestión Logística

dable que forme parte de la Dirección General deAdministración o quien haga sus veces, tanto anivel central como desconcentrado.

3. El nivel, denominación genérica, estructuracióninterna y cantidad de cargos que adopte dichoórgano, de la complejidad de las operaciones, co-bertura espacial, cantidad y variedad de bienes oservicios, cantidad de personal, dispersión terri-torial de actividad de la entidad, etc.Es conveniente que dependa directamente del Di-rector General de Administración o funcionarioequivalente.

4. Con fines de racionalidad se agrupará el desem-peño de los procesos técnicos que, por su natu-raleza, se orientan a la captación, clasificación,conservación, actualización y divulgación de in-formación para optimizar las decisiones del Abas-tecimiento; a través de:

a) La Catalogación de bienes y de servicios.

b) El Registro de Proveedores de bienes y deservicios.

c) La Programación del Abastecimiento; y

d) El Registro y Control en el Abastecimiento.5. El órgano de Abastecimiento evitará duplicar es-

fuerzos para negociar, y concretizar, en razón alos intereses del Estado, la obtención o adquisi-ción de bienes y de servicios. La misma regla seaplicará en acciones de recuperación de bienes.

6. El órgano de Abastecimiento optimizará su in-tervención en la movilización, utilización, conser-vación y custodia de bienes y de servicios a tra-vés de una estrecha coordinación y agrupaciónde acciones para:

a) El almacenamiento, en todas sus formas;

b) El mantenimiento

c) La seguridad integral

d) La distribución racional de bienes y de ser-vicios; y

e) La disposición final.7. No es necesario, obligatorio, imprescindible, ni

conveniente que se constituya una dependenciapor cada proceso técnico en el órgano de Abas-tecimiento.

8. En situaciones especiales motivadas por el volu-men de acciones, necesidades de control, cerca-nía territorial con la colectividad usuaria, alto ni-vel de especialización, u otras, hubiera necesidadde desconectar algunas funciones de Abasteci-miento estableciendo unidades orgánicas espe-

cializadas, estas últimas sujetarán su actuacióna las normas que formule o adecue el órgano deAbastecimiento que opere a nivel central.

9. El órgano de Abastecimiento que opere a nivelcentral de la respectiva entidad, adecuará las nor-mas técnicas de carácter general y formulará lasque sean necesarias a las característicasinstitucionales. También estudiará y propondrálas medidas orientadas a centralizar y/o realizaren forma exclusiva algunas acciones de Abaste-cimiento.

10. Las normas formuladas por el órgano de Abas-tecimiento serán aprobadas por el Director Su-perior o funcionario equivalente. Se aplicarán porel propio órgano a nivel central, por órganosdesconcentrados, por los órganos usuarios y otrosque intervengan en acciones de Abastecimiento,cuando las situaciones así lo exijan o apliquenalguno de sus procesos técnicos.

IV. BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema deAbastecimiento.

2. Decreto Ley 22867 sobre Desconcentración deacciones de Abastecimiento.

V. ALCANCE

La presente norma será aplicada por todas las enti-dades de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. Se verificará su existencia, funciones y estructu-ra del órgano de Abastecimiento para cautelar elejercicio integral de la función.

2. Revisión constante de disposiciones administra-tivas e instrumentos de gestión en la respectivaentidad para detectar cualquier tendencia o in-terpretación que pueda romper la integridad dela función de Abastecimiento.

3. Se revisarán las medidas de creación de nuevasdependencias o desdoblamiento de las existentespara evitar la atomización o proliferación de lasunidades orgánicas dentro de Abastecimiento.

4. Revisar la creación o existencia de Comités oComisiones que puedan estar sustituyendo o du-plicando algunas labores del órgano de Abaste-cimiento. En todo caso se les asignará tareas decoordinación, de liberación, selección de alterna-tivas o supervisión delegada.

191

Texto de Apoyo: Unidad I

SA.03 Actualización y Utilización deInformación para el Abastecimiento

Los encargados de los usuarios de la función de Abas-tecimiento son responsables de actualizar y emplearpermanentemente la información necesaria para orien-tar la aplicación de los procesos técnicos.

I. CONCEPTO

Información es todo dato o fenómeno que propor-ciona un nuevo conocimiento o incrementa el ac-tual, sobre la realidad en que opera una entidad.

El Abastecimiento se vale de la información paraorientar, organizar y racionalizar el desarrollo de losprocesos técnicos. Para que sea confiable la infor-mación debe ser actual, es decir, reflejar del mejormodo posible los fenómenos que ocurren en el mo-mento presente.

Además, es necesario que todos los órganos de unaentidad utilicen obligatoriamente la información entoda acción de Abastecimiento, siguiendo las pautasy previsiones contenidas en las normas técnicas deSistema.

II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Permitir que las decisiones en materia de Abaste-cimiento, a cualquier nivel, se sustentan en el co-nocimiento previo de la realidad administrativa.

2. Orientar el Abastecimiento de bienes y/o servi-cios en las entidades públicas.

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. La información del Abastecimiento se origina yemplea en todos los procesos técnicos, tanto porel órgano responsable de esa función como decualquier dependencia de una entidad públicaque necesita bienes y servicios y a las cuales sedenomina usuarios.

2. La información de Abastecimiento se procesa,básicamente, mediante los procesos técnicos decatalogación, programación, registro de provee-dores y, de registro y control.

3. Es objeto de actualización y utilización o empleo,la información contenida de los instrumentos,también llamados documentos de gestión admi-nistrativa, para el Abastecimiento; entre otros, lossiguientes:

a) Cuadro de Necesidades, de bienes o de ser-vicios

b) Presupuesto Valorado, de bienes o de servi-cios

c) Plan de Obtenciónd) Cuadro de Adquisicióne) Cuadro de Suministrof) Formularios de Estadísticas del Abasteci-

miento (en la actualidad para Programación,Adquisición y Distribución).

g) Ficha de descripción del bienh) Catálogo de bienes o de serviciosi) Listados de Proveedores idóneosj) Formulario de Evaluación de Proveedores.k) Informes estadísticos del Abastecimientol) Cuadros de Orientación de Previsión y Dis-

tribuciónll) Informes de verificación periódica sobre es-

tado y utilización.4. El órgano de Abastecimiento adecuará, cuando

sea necesario, los aspectos que sobre el particu-lar contengan las normas técnicas emitidas porla Dirección Nacional de Abastecimiento, o lasformularán cuando no existan. Dichanormatividad institucional contendrá plazos, si-tuaciones en que procede, procedimientos y res-ponsabilidades para actualización y utilización dela información del Abastecimiento.

5. La Dirección General de Administración o la quehace sus veces coordinará para que en los cam-pos de su respectiva competencia, provean per-manentemente de información actualizada alOrgano de Abastecimiento, principalmente lossiguiente:

a) Planificación, especialmente sobre orienta-ciones de políticas; prioridades, estado deobjetivos, metas y/o proyectos, etc.

b) Presupuesto, especialmente respecto de laestructura organizativas, planes de acción,atribuciones, procedimientos y nuevas fun-ciones, etc.

6. El Organo de Abastecimiento instruirá periódi-camente a los órganos o personas que sea nece-sario, empleando los medios disponibles, acercade la interpretación y empleo de los instrumentosque proporcionan información.

IV. BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056, que instituye el Sistema deAbastecimiento.

192

Gestión Logística

2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentración deatribuciones relativas al Abastecimiento.

3. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas para laProgramación del Abastecimiento».

4. Directiva Nº 01-80-INAP/DNA «Normas para laCatalogación de Bienes».

5. Directiva Nº 03-80-INAP/DNA «Normas paraEstadística del Abastecimiento».

V. ALCANCE

La presente norma será aplicada en todas las enti-dades de la Administración Pública.

VI. MECANISMO DE CONTROL

1. El Director de Administración, o quien hace susveces establecerá pautas o programas para veri-ficar el cumplimiento de las medidas de actuali-zación y utilización de información para el Abas-tecimiento.

2. En coordinación con el Organo deRacionalización, cuando menos una vez al año,se evaluará la utilidad de los instrumentos delAbastecimiento para optimizar las decisiones ad-ministrativas (normadas, pautadas, programadaso repetitivas), técnicas (especializadas de apoyo ode servicio) y/o políticas (estratégicas,interpretativas, de proyección, etc.).

3. El Organo de Abastecimiento analizará los pro-blemas que se presenten en la transmisión deinformación nueva o actualizada y en su actua-lización para adecuar los instrumentos e instruc-ciones haciéndolos más simples, integrados y efi-caces.

SA.04 Unidad en las Adquisicionesde Bienes y Servicios

Toda adquisición de bienes y/o servicios será realiza-da por la Oficina de Abastecimiento. Cuando paracasos específicos temporalmente se encargue a unórgano diferente, los hará aplicando normas queemita el de Abastecimiento.

I. CONCEPTO

La adquisición es un proceso técnico de Abasteci-miento, de ahí la facultad exclusiva. Consiste en unconjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATI-VO-JURIDICAS orientadas a lograr que una enti-dad pública en representación del Estado, logre la

propiedad, disponibilidad o facultad de utilización debienes y/o servicios en forma permanente o tempo-ral, derivándose o no una obligación de pago.

En cada entidad pública opera un órgano especiali-zado a cargo de la función de Abastecimiento. Segúnlas características de la entidad, dicha función sepuede ejercer en forma centralizada odesconcentrada.

Es necesario garantizar el empleo de formas unifor-mes de adquisición, para evitar la anarquía o desar-ticulación, situaciones que dificultarían el control.

II. OBJETIVO O FINALIDAD

a) Evitar la multiplicidad de esfuerzos para unmismo propósito.

b) Garantizar el desempleo técnico y armónicode la actividad.

c) Facilitar el control.

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. Por principio, las actividades necesarias paraobtención de bienes y/o servicios debe centrali-zarse en la dependencia especializada de Abas-tecimiento, a nivel central o desconcentrado.

2. La norma se aplica para cualquiera de las for-mas de obtención siguientes: compra, alquiler (lo-cación, conducción, o de locación de servicios nopersonales), donación, transferencia, intercambio,préstamo o comodato, producción o construc-ción; o cualquier otra que jurídicamente exista ose establezca.Las adquisiciones que demandan pago con fon-dos públicos se sujetan a licitación o concursopúblico y a las modalidades o excepciones quenorme la Dirección Nacional de Abastecimiento,con sujeción a las disposiciones legales.

3. La adquisición se origina en necesidades pro-gramadas con anticipación. Se realiza unavez verificada la inexistencia real o posiblede ellos en la entidad y en áreas de almace-namiento.

4. Las adquisiciones a efectuarse en un periodo seincluyen y aprueban por el Director Superior oquien hace sus veces, en el Plan de Obtenciónque formula el órgano de Abastecimiento.

5. El órgano de Abastecimiento propondrá al Di-rector Superior a, cargo similar, las normas deadquisición necesarias para establecer procedi-mientos simples, breves y ágiles; determinar res-

193

Texto de Apoyo: Unidad I

ponsabilidades; e implementar mecanismos de in-formación y control.

6. Por excepción, para casos especiales motivadospor la distancia, especialidad, escasez de perso-nal en Abastecimiento o para imprimir mayor ce-lebridad a la adquisición, la Alta Dirección auto-rizará que ciertas acciones adquisiciones las rea-lice un órgano distinto del Abastecimiento, pre-via opinión favorable de éste último. La autoriza-ción señalará expresamente el tipo de adquisi-ciones y bienes o servicios que faculta, así comoel periodo de vigencia; en ningún caso será per-manente o renovada consecutivamente.

7. Las dependencias que en forma temporal,sustitutoria y autorizada realicen adquisicionesse sujetarán a las normas genéricas o específi-cas en materia de Abastecimiento; asimismo, seresponsabilizan de las actividades que realicen,informando al órgano de Abastecimiento en laforma y periodos que éste señale.

IV. BASE LEGAL

1. Artículo 143º de la Constitución Política del Perú,promulgada por la Asamblea Constituyente el 12de Julio de 1979.

2. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica delPresupuesto Funcional.

3. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema deAbastecimiento.

4. Decreto Ley 22867 que asignará atribuciones enmateria de Abastecimiento.

5. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas paraprogramación del Abastecimiento».

V. ALCANCE

La presente norma será aplicada en todas las enti-dades de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El órgano de Abastecimiento, a nivel central ydesconcentrado informará a la Dirección Gene-ral de Administración y al Organo de control so-bre cualquier transgresión de esta norma.

2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Te-sorería, no dará curso a documentos de adquisi-ción, de bienes y/o servicios, tramitados por órga-nos no autorizados.

3. La Dirección General de Administración llevaráun registro de autorizaciones temporales para ad-

quisición de bienes y/o servicios e informará desu vigencia a los órganos pertinentes.

SA.05 Unidad en el Ingreso Físico yCustodia Temporal de Bienes

Todos los bienes adquiridos ingresarán físicamentea la entidad por el Almacén del órgano de Abasteci-miento; y para su custodia temporal, esa u otras de-pendencias aplicarán principios y procedimientos si-milares.

I. CONCEPTO

El Almacenamiento es un proceso técnico de Abas-tecimiento orientado a establecer y aplicar pautas parala ubicación y custodia temporal de bienes en cual-quier área física acondicionada con ese fin.

La custodia temporal se inicia con la adquisición y larecuperación de bienes, las cuales se realizan en for-mas y modalidades diversas.

El ingreso físico es un acto de incorporación a laentidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro através de un lugar previamente establecido. El ingre-so es acto formal que origina acciones administrati-vas para certificarlo, acreditar condiciones e incorpo-rar los bienes al conjunto de la entidad. Son bienestodos los elementos materiales, individualizables,mensurables, intercambiables y útiles.

Hay acciones técnicas propias al ingreso físico y cus-todia temporal de bienes, las cuales necesitan ser pre-cisadas u asignadas a ciertas áreas funcionales, re-cogiendo las peculiaridades de cada entidad.

La unidad en el ingreso físico y custodia temporalgarantiza acciones racionales y facilitan el control,en congruencia con el principio contable de «Unidadde Almacén».

II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Establecer un sólo tipo de vía o canal para elingreso físico de bienes adquiridos a la entidad.

2. Extender los principios generales de almacena-miento a todas las áreas que realizan custodiatemporal de bienes.

3. Realizar mejor control de los bienes durante susperiodos de custodia, mientras son movilizadoshasta el lugar de utilización directa.

194

Gestión Logística

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. El órgano de Abastecimiento a nivel central ydesconcentrado contará con áreas físicas acon-dicionadas especialmente para custodiar tempo-ralmente los bienes que la entidad suministra.Comúnmente se denomina almacén .

2. La ubicación, capacidad, acondicionamiento, losmedios de acceso, equipamiento y personal dealmacén serán planificados atendiendo a las ne-cesidades y posibilidades de la entidad.

3. Sólo por el almacén del órgano de Abastecimien-to, a nivel central o desconcentrado, se realiza elingreso físico de bienes adquiridos y/o recupera-dos.

4. Los bienes con características especiales (casosemovientes, alimentos frescos, productoscárnicos, equipos voluminosos, combustibles, pro-ductos radiactivos químicos, valores, granos, etc.)ingresarán:

a) Físicamente por el área de custodia que re-úna las condiciones adecuadas aunque es-tuviera a cargo de otro órgano, el mismo queasume las responsabilidades.

El titular del almacén de Abastecimiento ve-rificará el hecho y tramitará los documen-tos.

b) Físicamente a los lugares de custodia con-tratados especialmente. El titular del alma-cén de Abastecimiento personalmente reali-za o constata la entrega en custodia y tra-mita los documentos.

5. Aquellos bienes que no puedan ingresar física-mente por ningún almacén de la entidad, o lasoperaciones de ingreso resultan antieconómicas(es el caso de locales, terrenos, construccionesdiversas, equipos instalados, naves, etc.) o urgeutilizarlos de inmediato, por ejemplo: medicamen-tos, víveres, ropa en casos de emergencia, se asig-narán directamente a los encargados de su utili-zación quienes se responsabilizan del ingreso fí-sico. El almacén de Abastecimiento canaliza losdocumentos previa constatación.

6. Los bienes ingresan con la Guía respectiva; com-probándose los datos que contenga: cantidad,peso, números de serie, estado, funcionamiento yotros si fuera pertinente; se dejará constanciadel acto de ingreso y de cualquier diferencia.

7. Los bienes que, en aplicación de normas del Sis-tema de Contabilidad, se consideran de Activo

Fijo luego serán codificados por el almacén deAbastecimiento, para identificarlos individualmen-te. El código contendrá básicamente datos so-bre; la entidad, código que corresponde según elCatálogo de Bienes aprobado, número correlati-vo, código de la Cuenta en que se incluye y lugaral que se asigna. Será colocado en lugar visibledel propio bien, de manera indeleble, los códigosserán comunicados a la Dirección General deAdministración, responsable de coordinar el con-trol de todo tipo de patrimonio.

8. El órgano de Abastecimiento de la respectivaentidad, formulará normas específicas de alma-cenamiento que tendrán aplicación en toda áreadestinada a la custodia temporal de bienes, talescomo: cámaras frigoríficas, silos, áreas de exhibi-ción, zonas oficiales de establecimiento, áreas dereparación, librerías, farmacias, depósitos, cajasde seguridad, establos, almacenes de ventaperiféricos o el convencional de dicho órgano, etc.Las normas incluirán procedimientos, responsa-bilidades, condiciones e informaciones que de-ben proporcionar al almacén del órgano de Abas-tecimiento.

IV. BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema deAbastecimiento.

2. Decreto Ley 22867 de desconcentración de ac-ciones del Sistema de Abastecimiento.

3. Normas de Contabilidad referidas a la afiliaciónde Bienes como Activo Fijo: Directiva Nº14-76-EF/73-20 y Oficio Circular Nº238-79-EF/76-07.

V. ALCANCE

La presente norma será de aplicación en las entida-des de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El órgano de contabilidad no registrará bienesingresados sin intervención del Almacén del ór-gano de Abastecimiento.

2. El órgano de Abastecimiento llevará un registrode todas las áreas de custodia temporal (almace-namiento) que operan en la entidad, sus carac-terísticas, ubicación y responsables.

3. El órgano de Abastecimiento informará periódica-mente a la Dirección General de Administración oquien haga sus veces, las irregularidades que de-

195

Texto de Apoyo: Unidad I

tecte en la tramitación de ingreso de bienes o en elcumplimiento de disposiciones específicas.

4. Verificar el cumplimiento de la Programación delAbastecimiento para permitir un flujo regular deingreso físico de bienes.

5. Contrastar si son fundadas y procedentes las si-tuaciones que motivan formas excepcionales deingreso y custodia temporal.

SA.06 Austeridad del Abastecimiento

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro,utilización y/o administración de bienes y servicios,se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentesde austeridad que establezca la entidad a propues-tas del órgano de Abastecimiento.

I. CONCEPTO

Se entiende por Austeridad del Abastecimiento: laequilibrada estimación de necesidades de bienes y deservicios; al empleo mesurado de los limitados recur-sos asignados a una entidad pública y a su adecua-da combinación para obtener más y mejores resulta-dos (productos materiales y servicios públicos), enbeneficio de la colectividad en general.

La austeridad es condición básica del Abastecimien-to y su aplicación corresponde a todos los órganosde una entidad.

Corresponde al órgano de Abastecimiento, en ejerci-cio de sus atribuciones y funciones, estudiar, ade-cuar y/o proponer a la Alta Dirección de la entidadlos criterios u orientaciones para aplicación de medi-das de austeridad, referidas tanto a bienes como aservicios. Esos criterios serán recogidos, coordinadosy proporcionados, principalmente, a los órganos delínea de la entidad.

II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Fijar criterios para hacer más racional el empleo delos medios materiales que disponen las entidades.

2. Propiciar el empleo de criterios técnicamente ela-borados.

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. El órgano de Abastecimiento implantará el trata-miento estadístico de la información que generao utiliza, a efecto de tener elementos de juiciopara orientar la austeridad.

2. El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidadinstitucional los criterios de austeridad que formanparte de la Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normaspara la Programación del Abastecimiento». En casosnecesarios establecerá nuevos criterios.

3. Las orientaciones de política que el órgano deAbastecimiento proponga a la Alta Dirección enlos respectivos planes (Plan de Acción, Plan deObtención, etc.) se orientará e implementará lasmedidas de austeridad.

4. Para mejor establecer las pautas institucionalesde austeridad, el órgano de Abastecimiento coor-dinará básicamente con los de Línea, Planifica-ción, Presupuesto, Racionalización y Estadística,la realización de estudios conjuntos y/osincronización de esfuerzos. La medida procura,además, evitar que presenten discrepancias.

5. Para orientar la austeridad el órgano de Abaste-cimiento producirá y proporcionará instrumen-tos e instrucciones; entre otros:

a) Estandarización de bienes y servicios, paradisminuir su excesiva variedad.

b) Relación de bienes y/o servicios catalogadosde los cuales se pueden prescindir.

c) Imprimir datos de los bienes o serviciosprogramables en Cuadros de Necesidades.

d) Establecer cantidades máximas que puedenprogramarse por cada bien o servicio selec-cionado. Las cantidades se fijan de acuerdoa la función, frecuencia de uso, cantidad depersonal, etc.

e) Divulgar los impedimentos o limitaciones asícomo las prioridades.

f) Información de bienes o servicios sin uso,de acuerdo a verificaciones realizadas, aefecto de recuperarlos.

g) Planeamiento para mejor uso de vehículo,imprenta, duplicadores, fotografía, etc.

6. Todos los titulares de órganos son responsables desupervisar la aplicación de pautas de austeridad delAbastecimiento en el ámbito de su competencia.

7. La aplicación de medidas de austeridad no signi-fica interferir en el funcionamiento eficiente y efi-caz de la entidad.

8. Periódicamente el órgano de Abastecimiento con-ducirá y coordinará la evaluación de resultados yde aplicación de medidas de austeridad, con elfin de proponer su perfeccionamiento.

196

Gestión Logística

IV. BASE LEGAL

1. Ley 14816 y su complementaria 16360, Orgánicadel Presupuesto Funcional.

2. Decreto Ley 21372 que crea el Sistema Estadísti-co Nacional.

3. Decreto Ley 20316 que crea el Instituto Nacionalde Administración Pública y establece el Sistemade Racionalización.

4. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema deAbastecimiento.

5. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas para laProgramación del Abastecimiento».

V. ALCANCE

La presente norma será aplicada por todas las en-tidades de la Administración Pública.

VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El Director General de Administración o quienhace sus veces supervisará las labores de órga-no de Abastecimiento para operativizar en la en-tidad, los criterios de austeridad.

2. El órgano de Abastecimiento informará periódi-camente las situaciones de irracionalidad, despil-farro, desequilibrio u otras que revelen la inob-servancia de pautas de austeridad en el Abaste-cimiento.

3. Los titulares de órganos en sus acciones de con-trol y supervisión pondrán especial énfasis en de-tectar y corregir las situaciones que no se ajus-tan a pautas de austeridad.

4. En casos de incumplimiento reiterado el órganode Abastecimiento aplicará directamente las pau-tas de austeridad en las necesidades y solicitu-des del órgano infractor; comunicando la medi-da al propio órgano de Control Interno y a laDirección General de Administración.

5. Verificar la existencia de instrucciones en mate-ria de austeridad del Abastecimiento aprobadaspor la alta Dirección o nivel que haya delegado.

SA. 07 Verificación del Estado yUtilización de Bienes y Servicios

Las entidades públicas formularán y aplicarán nor-mas para verificar la existencia, estado y condicionesde utilización de los bienes y/o servicios de que dis-pone la entidad.

I. CONCEPTO

La verificación es un acto de constatación física querealizan personas en representación de la entidad.Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la cons-tatación, en referencia a las unidades físicas, aplica-bles tanto a los bienes como a los servicios.

La verificación constituye requisito para realizar, demanera racional y sobre bases reales, las accionesde Abastecimiento que resulten necesarios.

Básicamente la verificación se refiere a los aspectossiguientes: existencia o presencia real del bien o delservicio (visto como acción o resultado); estado paraapreciar el grado de conservación o deterioro del bienasí como el resultado del servicio; y condiciones deutilización, para constatar en que se emplea, lugar,habilidades del responsable, condiciones de seguri-dad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficiode la organización en su conjunto (con fines oficia-les).

II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Realizar seguimiento a los bienes y servicios conque cuenta la entidad.

2. Recabar información de las existencias en bie-nes y servicios para realizar un Abastecimientomás eficaz.

3. Evitar la acumulación improductiva de bienes oservicios innecesarios para la entidad.

III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. El órgano de Abastecimiento formulará normasespecíficas de aplicación institucional para efec-to de verificación de bienes y servicios precisan-do calendarios, plazos, mecanismos, instrumen-tos y responsabilidades.

2. El inventario físico es una forma de verificación.Básicamente hay dos tipos; general y de alma-cén.

a) El Director General de Administración oquien hace sus veces es responsable de dis-poner y aprobar los inventarios físicos gene-rales de bienes en uso, por lo menos unavez al año.

b) El Titular del órgano de Abastecimientohace lo propio con inventarios de los bie-nes que se hallan en custodia temporal enel almacén de su responsabilidad. Estosinventarios serán más frecuentes. Los re-sultados serán informados al Director Ge-

197

Texto de Apoyo: Unidad I

neral de Administración o quien hace susveces. Además, establece pautas para inven-tariar bienes en todas las áreas físicas paracustodia existentes en la entidad, sea cualfuere su denominación.

3. Es principio general que en el acto de inventariono intervenga el personal encargado de la custo-dia de los bienes. Lo que no impide su presenciapara facilitar la identificación y constatar el actopor interés individual.

4. Para realizar la verificación denominada inven-tario físico general el responsable constituirá equi-pos especiales con personal de:

a) Contabilidad, para proporcionar informaciónsobre los bienes registrados (características,valor de adquisición, depreciación, etc.) y com-pararla posteriormente.

b) Abastecimiento, para verificación en unida-des físicas (ubicación, conservación, unida-des de medida), a fin de atender necesida-des de servicios.

c) Control, para salvaguardar el acto y cumpli-miento de disposiciones.

d) Representante de la Dirección General deAdministración que lleva el registro de códi-gos identificatorios individuales de bienes, suubicación y cargos de afectación.

5. La verificación será realizada permanentementepor todos los titulares de órgano a cualquier ni-vel, aplicando las disposiciones aprobadas por laentidad.

6. Verificada la inexistencia del valor monetario deun bien, en el respectivo documento fuente, pro-cede la valuación, aplicando las orientaciones delSistema de Contabilidad. La valuación será reali-zada por los órganos de Contabilidad y Abasteci-miento, en forma conjunta.

7. El órgano de Abastecimiento, en ejercicio de susatribuciones, realizará verificaciones por puestoa los bienes y servicios críticos con que cuenta laentidad. El informe de los resultados será remiti-do a los siguientes:

a) Titular del órgano responsable del bien y/oservicio para que adopte la medidas necesa-rias.

b) El órgano de Control Interno.

c) El Director General de Administración oquien hace sus veces.

8. Tal verificación se orientará básicamente, a cons-tatar que los bienes y servicios sean utilizados

permanentemente, para los fines adquiridos ocreados, con fines oficiales, para beneficio gene-ral de la colectividad de trabajadores de la enti-dad; y en condiciones que no signifiquen peligropara el encargado, riesgo de deterioro o despilfa-rro.

9. La calificación del estado de inutilidad del bien oservicio para el funcionamiento de la entidad esotra forma de verificación. El órgano de Abaste-cimiento en forma individual o integrando unequipo especializado, constituido a su iniciativa,realiza las acciones necesarias. Al efecto aplicarálos criterios claros e inequívocos que haya esta-blecido.

10. Para facilitar la verificación, toda afectación debienes o entrega de los mismos se hará contaren un documento o manera de cargo donde fi-gurarán los datos del bien, el Código individual ynombres de quiénes reciben y entregan.

IV. ALCANCE

La presente norma será aplicada por todas las enti-dades de la Administración Pública.

V. BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema deAbastecimiento.

2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentración deacciones del Sistema de Abastecimiento.

3. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas para laProgramación del Abastecimiento».

4. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas paraformulación del Plan Integrado de Abastecimien-to».

VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. La Dirección General de Administración o quienhace sus veces supervisará el cumplimiento delos calendarios de verificaciones.

2. Las acciones de verificación que asuma el órga-no de Abastecimiento se incluirán en el Plan deActividades de la entidad.

3. Verificación de la existencia y cumplimiento denormas sobre verificación.

4. El titular del órgano respectivo y el servidor alque se asignó el bien son solidariamente respon-sables tanto pecuniaria como administrati-vamente de la pérdida, daño, deterioro o mal usode los bienes y/o servicios de su dependencia, es-

198

Gestión Logística

pecialmente si ocurrieron por negligencia en laaplicación de disposiciones sobre verificación fí-sica de bienes y/o servicios.

5. Todos los vehículos de propiedad del Estado lle-varán pintado, en lugar visible, un círculo con elnombre de la entidad a que es afectado. Sólo porautorización expresa del titular de la entidad y encasos excepcionales, previamente fundamentados,se liberará de esa obligación.

6. Se oficiará a las autoridades de tránsito para queinformen de la circulación de vehículos del Esta-do fuera del horario establecido o que se guar-den en locales no oficiales. Excepto los casosautorizados expresamente por el Titular de laentidad.

LINEAMIENTOS DE LA POLITICADEL SISTEMA NACIONAL DEABASTECIMIENTO PARA EL PERIODO1992-1995

RESOLUCION JEFATURAL Nº 028-92-INAP/DNA

Lima, 19 de febrero de 1992

Visto los Lineamientos de Política del Sistema Nacio-nal de Abastecimiento para el período 1992-1995,formulado por la Dirección Nacional de Abastecimien-to.

CONSIDERANDO:

Que por Resolución Jefatural Nº 020088-INAP/DNA,se aprobó la Directiva Nº 001-88-INAP/SJ «Normaspara la formulación de los Planes de trabajo de lasOficinas de Abastecimiento, Capacitación, Personaly de Racionalización de los Organismos del SectorPúblico así como de los Planes Integrados de los Sis-temas Administrativos a cargo del INAP».

Que la citada Directiva prevé que en la formulaciónde los respectivos planes de trabajo institucionales,se debe tomar en cuenta los Lineamientos de Políti-ca emitidos por las Direcciones Nacionales de losSistemas Administrativos.

De conformidad con el Decreto Legislativo Nº 534 ysu Reglamento aprobado por Resolución JefaturalNº 455-91-INAP/J.

Con la opinión favorable de Oficina de Asuntos Le-gales y la Subjefatura del INAP.

SE RESUELVE:Artículo 1º.- Aprobar los Lineamientos de Políticadel Sistema de Abastecimiento para el período 1992-1995.

Artículo 2º.- Disponer la publicación de la presenteResolución en el Diario Oficial «El Peruano».

Regístrese y Comuníquese:

RICARDO MARTINEZ HUBNERJefe del Instituto Nacional de Administración

Pública

Sistema Nacional deAbastecimiento Lineamientosde Política 1992-19951. Participación de las unidades orgánicas usua-

rias en la dinamización de la función delAbastecimiento.El Abastecimiento como actividad de apoyo alfuncionamiento interno de una organizacióndebe contribuir a la consecución de resultadosinstitucionales, mediante el suministro de bienesy servicios no personales.Uno de los mecanismos a utilizar para lograr quela contribución sea real y efectiva deberá ser lapermanente coordinación del órgano de Abaste-cimiento con las dependencias usuarias y órga-nos competentes para que el suministro de bie-nes y servicios no personales sea oportuno conlas calidades y cantidades necesarias, en el lugaradecuado y el costo más conveniente a los inte-reses del Estado.Para tal fin cada año, el órgano de Abastecimien-to programará reuniones periódicas con las de-pendencias usuarias y órganos competentes.

2. Ejecución de programas de simplificación deprocedimientos.Los procedimiento que se emplean en el desarro-llo de las actividades de Abastecimiento, deben serperiódicamente estudiadas en todos sus detalles,siempre con el objetivo de convertirlos cada vezmás simples y económicos. Esta necesidad es mayoren aquellos procedimientos en los que las opera-ciones se repiten gran número de veces.Cualquier mejora en el procedimiento, que con-lleve consigo un ahorro pequeño de tiempo o dematerial en cada operación, puede conducir a im-portantes economías en el volumen total de ope-raciones, por tal razón la investigación del proce-dimiento más simple y económico, sin menosca-bo de los controles necesarios, no debe abando-

199

Texto de Apoyo: Unidad I

narse; porque ningún procedimiento debe consi-derarse definitivo; por cada nuevo método intro-ducido debe encontrarse uno mejor y la conti-nua investigación del mejor es una función vitalpara toda organización.Las oficinas de Abastecimiento programarán ac-tividades simplificación de sus actuales procedi-mientos, dentro del marco de las normas técni-cas del Sistema.

3. Modernización de las Normas del Sistema.Desde la creación del Sistema de Abastecimiento1978, a la fecha se han emitido sucesivas nor-mas que son de aplicación obligatoria por partede las oficinas de Abastecimiento del Sector Pú-blico, algunas de ellas también de aplicación paralas empresas que constituyen la actividad em-presarial del Estado.Sin embargo la experiencia ha demostrado quetranscurrido el tiempo, determinadas normasdevienen en inaplicables en todo o en algunosaspectos, en razón a que la realidad socio econó-mico del país evoluciona dejándolas desfasadasu obsoletas, por lo que se requiere su actualiza-ción periódica.Las oficinas de Abastecimiento de las entidadesdel Sector Público, programarán actividades paraimplementación de este lineamiento de política,remitirán a la Dirección Nacional de Abasteci-miento las propuestas de modificación que con-sideren necesarias a las normas del sistema.

4. Formulación y aplicación de medidas de aus-teridad institucional.En la Administración Pública es evidente quetodas las actividades no tienen la misma impor-tancia; por lo que ante la escasez de recursosfrente a las crecientes necesidades institucionales,es necesario adoptar medidas de severa austeri-dad; esto implica que las oficinas de Abasteci-miento en coordinación con los órganos compe-tentes deberán establecer un orden de priorida-des, vale decir priorizar que actividadesinstitucional, y por lo tanto tienen la primera prio-ridad en la asignación de recursos. Asimismoestablecer que otras actividades son imprescin-dibles sin duda, pero no tienen la misma impor-tancia de las primeras y que estarán en segundaprioridad, y qué cantidad de recursos habrán deasignárseles.Cada organismo programará la formulación depautas institucionales de austeridad aprobadasa la Dirección Nacional de Abastecimiento.

5. Capacitación y motivación del trabajador deAbastecimiento.

Capacitación en la Administración Pública se conci-be como el conjunto de acciones permanentes im-prescindibles de desarrollo educativo, para que el fun-cionario y servidor público acceda a un nivel técnicoprofesional más elevado y a diversas experiencias deaprendizaje; es en este contexto que la capacitaciónse inserta en el proceso de transformación funda-mental de la capacidad gubernamental del Estado.La capacitación desempeña un papel importante enel desarrollo y motivación del persona, porque a tra-vés de ello se logra objetivos individuales yorganizacionales por lo que el trabajador debe estaren continuo proceso de aprendizaje.La capacitación se constituye en un medio para lapromoción y ascenso dentro de la carrera adminis-trativa necesario para acceder a niveles superioresde vida como resultado del esfuerzo personal y co-lectivo, y de las recíprocas relaciones de interés co-mún dentro del Sector Público y la sociedad.En tal sentido cada organismo deberá consideraren su programación acciones de capacitación, te-niendo en cuenta que los costos que demanda lamisma constituye una inversión que dará rendi-miento en forma de mayores conocimientos y apti-tudes y en consecuencia de un personal motivadoy más eficiente. Una buena capacitación produciráademás una mayor satisfacción al trabajador.

6. Supervisión de la actividades de las ofici-nas de Abastecimiento de los órganosdesconcentrados.El trabajo administrativo relacionado al Abaste-cimiento no termina con el conocimiento de lasnormas, procesos técnicos, desarrollo de la ac-ciones inherentes a este órgano. Queda aún unafase muy importante que es la supervisión y elcontrol de las actividades desarrolladas.Si se practica un sistema satisfactorio de supervi-sión es necesario adoptar medidas tendentes a ga-rantizar el desarrollo de las acciones de acuerdocon los objetivos y metas de la entidad; se trata enotras palabras, de mantener en una continua evi-dencia la evolución de las actividades respecto a laprogramación, con el fin de poder intervenir opor-tunamente y no cuando sea demasiado tarde.En los organismos que tienen dependenciasdesconcentradas con autonomía de ejecuciónpresupuestal, el órgano de Abastecimiento progra-mará acciones de supervisión desde el punto devista tanto organizativo como el desarrollo mismode los procesos técnicos, a fin de mejorar la eficien-cia y la eficacia de la función de Abastecimiento .

Lima, 19 de Febrero de 1992.

200

Gestión Logística

LECTURA 2:

IV. ALCANCE

La norma es de aplicación obligatoria por los Orga-nismos del Estado comprendidos dentro de los al-cances del Decreto Legislativo N1/4 717 y sumodificatoria Ley N1/4 26212.

V. DISPOSICIONES GENERALES

1. La conducción del Registro Unico de Proveedorescon inhabilitación para contratar con organismosdel Estado por incumplimiento parcial o total desus obligaciones pactadas queda a cargo de la Di-rección Nacional de Abastecimiento de INAP.

2. Los organismos del Estado están obligados a llevarun Registro en el que inscribirán a los proveedorescon los que mantiene o inicia relaciones comercia-les y emitirá un reporte trimestral, que será remitidoa la dirección Nacional de Abastecimiento, debien-do contener la información siguiente:

a) Proveedores inscritos en el Registro.

b) Méritos o deméritos de los proveedores conlos que se estableció relación comercial enel período informado.

I. OBJETO

Establecer el procedimiento, requisitos, atribucionesy responsabilidades para la apertura y administra-ción del Registro Unico de Proveedores sancionadoscon inhabilitación para contratar con organismosdel Estado.

II. FINALIDAD

Mantener comunicación permanente y oportuna entreel INSP y los organismos del Estado con los provee-dores, facilitando su evaluación en el cumplimientode sus obligaciones pactadas.

III. BASE LEGAL

- Decreto Legislativo N1/4 534, Ley Orgánica delInstituto Nacional de Administración Pública-INAP.

- Decreto Ley N1/4 22056 que instituye el Sistemade Abastecimiento.

- Decreto Legislativo N1/4 717 y su modificatoriaLey N1/4 26212.

Título: Normas para la Administración del Registro de proveedores inhabilitados paraContratar con Organismos del Estado

RESUMEN

El registro de Proveedores es un elemento fundamental en el proceso de selección.

Llevar un adecuado Registro de Proveedores, actualizado, clasificado y con calificación de provee-dores, es un arma muy útil en la gestión del abastecimiento. Los «malos» proveedores sólo compli-can el abastecimiento.

Esta Directiva tiene por función establecer un mecanismo que evite que varios organismos delEstado contraten con proveedores sancionados por otras entidades del Estado.

DIRECTIVA Nº 001-93-INAP/DNA

201

Texto de Apoyo: Unidad II

c) Proveedores observados, por no cumplir conlos requisitos exigidos o por haber entrega-do información que no se ajusta a la ver-dad.

d) Proveedores que incumplieron compromisospactados y que deberá ser incorporados enel Registro Unico de ProveedoresInhabilitados.

3. La Dirección Nacional de Abastecimiento, con-solidará y calificará la información recepcionaday establecerá la escala de méritos respectiva. Lainformación procesada en el Registro Unico deProveedores o en el Registro Unico de Proveedo-res Inhabilitados.

4. La información de los registros podrá facilitarsea organismos del Sector Público y Privado que losoliciten. La información será proporcionada me-diante reportes o empleando medios de almace-namiento magnético, los mismos que tendrán elcosto que determine el INAP, a fin de cubrir losgastos administrativos que demande su proce-samiento.

5. El proveedor inscrito en el Registro Unico de Pro-veedores inhabilitados, no podrá participar enfuturas adquisiciones o provisiones de bienes oservicios que convoque los organismos del Esta-do, por cualquier modalidad, por el lapso de dosaños, plazo que deberá consignarse en la resolu-ción correspondiente.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

1. Los informes a los que se refiere el Numeral 2del Rubro V de la presente norma, serán comu-nicados a la Dirección Nacional de Abastecimien-to, por el Director General de Administración opor intermedio del funcionario de mayor nivel je-rárquico en el caso de dependenciasdesconcentradas.

2. Los informes de incumplimiento de compromi-sos en que han incurrido los proveedores con-tendrán la siguiente información y documentosen copia autenticada:

a) Nombre o Razón social del Proveedor.

b) Nombres y apellidos del representante legaldel proveedor, así como la libreta electoral ydomicilio legal.

c) Copia de la credencial otorgada por el Re-gistro de Proveedores del organismo.

d) Copia del Contrato suscrito con el provee-dor, de no haberlo, remitirá copia de la or-

den de compra u orden de servicio, así comode la oferta respectiva.

e) Copia de los documentos con los que se exigeel cumplimiento del compromiso, así comode los descargos que hubiere presentado elproveedor.

f) Copia del acta del Comité de Adjudicaciónen el que consta el acuerdo de sanción alproveedor (sólo en el caso de contratos de-rivados de Licitaciones y Concurso Públi-cos).

3. La Dirección Nacional de Abastecimiento en re-presentación del INAP, notificará el proveedorde la comunicación que sobre el incumplimien-to hubiere recibido del organismo afectado.

4. La notificación se hará mediante oficio al pro-veedor y podrá realizarse en forma personal através de la Oficina de Trámite Documentario opor correo Certificado, indicando expresamenteel incumplimiento de las obligaciones pactadas.

5. El proveedor notificado podrá presentar su re-clamo mediante recurso de reconsideración.

6. El recurso de reconsideración al que se refiereel numeral anterior, se interpondrá dentro delos diez (10) días hábiles de recibida la notifica-ción, será resuelto por el Subjefe del INAP con-forme a lo informado por la Dirección Nacionalde Abastecimiento.

7. En el caso que el proveedor no interponga re-curso de reconsideración dentro del plazo esti-pulado, la Subjefatura expedirá la Resoluciónrespectiva en base a lo informado por la Direc-ción Nacional de Abastecimiento.

8. Si el recurso de reconsideración es declaradoinfundado, el proveedor podrá interponer recursode apelación.

9. El recurso de apelación se interpondrá dentrode los cinco (5) días hábiles de notificada la de-cisión.Sería resuelto por el Jefe del INAP.

10. En el caso de que no se hubiera interpuestorecurso de reconsideración o que haya sido de-clarado infundado por Resolución consentidao ejecutoriada, procederá a inscribir el RegistroUnico de Proveedores Inhábiles.

11. Lo resuelto por la Subjefatura o la Jefatura delINAP, deberá ser notificada en el domicilio legalque haya señalado el proveedor en el recursode reconsideración.

202

Gestión Logística

12. Las resoluciones que remita el INAP para resol-ver los recursos de reconsideración o apelaciónpresentados por proveedores que incumplan consus obligaciones pactadas, serán transcritas alorganismo afectado y al proveedor sancionado,debiendo ser publicadas en el Diario Oficial ElPeruano, dentro de los tres (3) días posteriores asu emisión.

VII. DISPOSICIONES FINALES

1. El plazo para la presentación de los recursos dereconsideración o de apelación por parte del pro-veedor, empezará a contarse a partir del día si-guiente de haber recibido la notificación perso-

nal o del tercer día de haberse despachado lanotificación por correo.

2. Al momento de presentar el expediente con elrecurso respectivo, el proveedor deberá abonaren la Oficina de Tesorería del INAP montos equi-valentes al 1% y 3% de la Unidad ImpositivaTributaria (UIT), en los casos de reconsideracióny apelación respectivamente, afin de cubrir losgastos administrativos.

3. Los organismos comprendidos dentro de los al-cances de la presente norma, remitirán a la Direc-ción Nacional de Abastecimiento del INAP, la rela-ción de proveedores inscritos en su registro, a lafecha de publicación de la presente Directiva.

203

Texto de Apoyo: Unidad III

INTRODUCCIÓN

Como se indicó en el Módulo 1, la cuantificación denecesidades de medicamentos no es simplemente unalabor aritmética sino que necesita planificarse de ma-nera sistemática. Requiere una estructura organizativay procedimientos de gestión. Debe haber acuerdo so-bre los objetivos y el método o métodos que van aemplearse. Hay que calcular y obtener los recursosmateriales y financieros necesarios para hacer lacuantificación y debe programarse la recopilación y elanálisis de datos. El personal ha de estar capacitado,el trabajo debe ser gestionado, y los resultados debenarchivarse en el sistema de gestión de medicamentos yutilizarse. Hay que adoptar medidas para proporcio-nar todas las actividades de apoyo que puedan sernecesarias, como el adiestramiento para mejorar laprescripción y la supervisión de existencias y, por últi-mo, hay que evaluar la eficacia de la cuantificación.

En el Cuadro 1 se resumen las tareas principales deun plan de acción y se explican a continuación. Estemódulo debe leerse rápidamente ahora para obtenerun cuadro general del trabajo que va a realizarse. Nose preocupe usted si no entiende todos los detalles,que se aclararán al abordar los módulos siguientes.Después de leer éstos, vuelva usted a este módulo yléalo detenidamente por segunda vez.

1. TAREAS AL PREPARAR UN PLAN DEACCION

a. La Fase Preparatoria.-

Tarea 1: Nombrar a la Persona Respon-sable.

El proceso de cuantificación requiere un ad-ministrador especial, que debe tener autoridadsuficiente para llevar a cabo todas las activi-dades necesarias y ha de conocer los métodosque se emplean. Normalmente, el administra-dor será un farmacéutico principal, un funcio-nario médico o un administrador principal.

Tarea 2: Formar un Grupo de Trabajopara Coordinación.

El grupo de trabajo debe comprender:

Administradores médicos y clínicos prin-cipales que proporcionen los elementos ne-cesarios sobre las clases de pacientes que hande tratarse en los diferentes tipos de serviciospara decidir acerca de las listas de medica-mentos esenciales y, si se emplea el métodode morbilidad, para organizar la preparacióny la introducción de tratamientos estándar.

LECTURA Nº 3:

Título: MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD, 1989.

RESUMEN

Presenta las etapas que se siguen en la Programación de Necesidades de medicamentos, aunquesus elementos sean aplicables a cualquier otro recurso. Distingue a los métodos de Morbilidady el de Consumo, estableciendo un paralelo entre ellos. Complementa y refuerza las aplicacionesvertidas en el contenido del Módulo en lo referente a Programación.

COMO ESTIMAR LAS NECESIDADESDE MEDICAMENTOS

204

Gestión Logística

Administradores encargados de informa-ción sobre salud que asesoren acerca delos datos disponibles en relación con volú-menes de trabajo en pacientes y empleo demedicamentos, y que planifiquen la recopi-lación de otros datos en caso necesario. Esosadministradores pueden ser tantoepidemiólogos a nivel del ministerio como ad-ministradores y personal encargado de la ges-tión operativa en regiones y unidades.

Farmacéuticos que proporcionen informa-ción técnica y precios de medicamentos.

Funcionarios de finanzas que proporcio-nen información sobre posibilidades y limi-taciones presupuestarias y de divisas.

Tarea 3: Acordar Objetivos Concretos.

El objetivo final de la cuantificación de ne-cesidades de medicamentos es asegurar ladisponibilidad de medicamentos apropiadospara tratar el número de pacientes previstoen los servicios correspondientes y, de ma-nera más amplia, fomentar y mantener eluso racional y económico de los medicamen-tos. Para traducir esos amplios objetivos entérminos operativos hay que responder a unaserie de preguntas prácticas.

1. Alcance: ¿Cuál va a ser el alcance dela cuantificación?. Esta decisiónabarca tres elementos:

a. ¿Qué zona geográfica va a cubrirse? Lamayoría de las estimaciones cuantitati-vas realizadas hasta la fecha han cu-bierto países enteros, pero los métodospueden aplicarse de igual manera enlos planos regional, provincial u otros.

b. ¿Qué instalaciones y servicios de sa-lud van a incluirse? En definitiva, lasestimaciones cuantitativas debencubrir todas las instalaciones y ser-vicios de salud. Sin embargo, en ge-neral es más fácil proceder por eta-pas. Hasta ahora, los países que hanintroducido la cuantificación sistemá-tica han comenzado con instalacio-nes y servicios de atención primaria,es decir, personal sanitario de aldeas,puestos sanitarios, centros de saludy servicios preventivos, porque estenivel de atención es menos complejo

205

Texto de Apoyo: Unidad III

para comenzar y porque constituyeuna prioridad en cuanto a mejorarel acceso a la asistencia sanitaria.

c. ¿Qué medicamentos hay que incluir?Las estimaciones cuantitativas gene-ralmente se hacen en particular paracada tipo de instalación o servicio desalud y deben cubrir la lista aproba-da de medicamentos esenciales quevan a proporcionarse para cada tipo.Esa lista debe decidirse antes de co-menzar la cuantificación.

2. Nivel: ¿En qué nivel administrativovan a hacerse las estimaciones?

Cuando hay una uniformidad relativaen todo el país en cuanto al tipo demorbilidad y al uso de los servicios desalud, puede hacerse una sola estima-ción en el nivel nacional. En cambio,cuando hay diferencias importantesentre las regiones, puede ser necesariointegrar la estimación nacional por re-giones o grupos de regiones con tiposde morbilidad semejantes. Por ejemplo,podría establecerse la estimación nacio-nal a base de una estimación hecharespecto a las regiones montañosassecas y otra de las costeras húmedas.También pueden diferenciarse las zo-nas rurales y las urbanas.

3. Necesidades especiales: ¿Hay algu-nas consideraciones especiales quedeban tenerse en cuenta?. He aquíalgunos ejemplos típicos:

a. ¿Se intenta mejorar la eficacia de lasprescripciones en relación con sucosto mediante las estimaciones ovan a fundarse éstas primordialmen-te en las modalidades existentes deprescripción?

b. Las instalaciones y servicios cuyasnecesidades se están cuantificando,¿son nuevas o ya existían, y sus ne-cesidades son fijas o se expanden oreducen?

c. ¿Están sujetas las estimaciones a unpresupuesto predeterminado o vana servir de base para elaborar unpresupuesto o para estimular el apoyode donantes?

d. ¿Están sujetas las estimaciones aasignaciones predeterminadas de di-visas o van a servir de base paranegociarlas?

e. ¿Existen algunos requisitos especia-les respecto a la forma de los resul-tados, por ejemplo, la presentación denecesidades calculadas de medica-mentos en forma de lotes normales?

4. Precisión: ¿Qué nivel de precisióndebe buscarse?

En principio, las estimaciones de necesi-dades de medicamentos deben ser tan pre-cisas como sea posible. No obstante, hayque tener presente que el nivel de discer-nimiento diagnóstico que con un sentidorealista puede esperarse varía según seanlas capacidades y los recursos de que dis-pone cada tipo de servicio. Por ejemplo, elpersonal en los servicios de niveles infe-riores, como los puestos de salud, puedeno estar preparado o equipado para dis-tinguir entre diferentes tipos de infeccio-nes del oído o diferentes enfermedadesde la piel.Cuando se emplea el método demorbilidad puede haber la tentación dehacer un estudio especial para llegar adiagnósticos diferenciales precisos y cuan-tificar las necesidades de medicamentosespecíficos para cada uno. Por ejemplo,para la otitis externa pueden especificarsegotas de acetato de aluminio y tabletas deácido acetilsalicílico, y para la otitis mediabencilpenicilina procaína.En cambio, cuando el personal que apli-ca los tratamientos no puede estableceresa distinción, su estrategia práctica po-dría consistir en tratar todas las infeccio-nes del oído como otitis externas en pri-mer lugar y administrar el tratamiento conantibióticos únicamente cuando no haymejoría. Entonces las cantidades de me-dicamentos que en realidad necesita se-rán las adecuadas para aplicar esa estra-tegia de tipo experimental.En la práctica, el nivel de precisióndiagnóstica utilizado debe por tanto re-flejar la precisión real que puede lograrel personal encargado de la asistenciaen los servicios respectivos.

206

Gestión Logística

5. Frecuencia: ¿Con qué frecuencia de-ben hacerse cuantificaciones siste-máticas empleando uno de los dosmétodos?

La mayoría de los países trabaja a base deun ciclo presupuestario anual y por tantodebe preparar estimaciones anuales de susmedicamentos. Esto no significa que seanecesario un ejercicio sistemático decuantificación cada año. Cuando se intro-duce la cuantificación sistemática suelen pa-sar algunos años para que se estabilice elsistema de abastecimiento de medicamen-tos. Una vez pasado ese período, suele sersuficiente una cuantificación total sólo unavez cada dos o tres años, con incrementosnormales en los años intermedios para com-pensar los aumentos de población, las am-pliaciones del servicio de salud y cualesquie-ra problemas que se planteen con determi-nados medicamentos. Una estrategia útilconsiste en hacer una cuantificación siste-mática para los diferentes tipos de servicioscada año, de manera que todos los tipos serehagan cada tres o cuatro años. Esto tieneparticular importancia para evaluar la ido-neidad de las estimaciones y ponerlas al día.

Tarea 4: Elegir los Métodos deCuantificación

No hay una manera que sea la «mejor» de cuan-tificar las necesidades de medicamentos. El mé-todo utilizado debe elegirse según a) el propósitopara el cual van a utilizarse los resultados de lacuantificación, b) la disponibilidad real y poten-cial de los datos necesarios para la cuantificacióny c) la organización del sistema de abastecimien-to de medicamentos.El Cuadro 2 compara las principales ventajas einconvenientes de los dos métodos principalesde cuantificación: el método de morbilidad y elmétodo de consumo.

1. El método de morbilidad: cuando se apli-ca alguna de las condiciones siguientes, elmétodo de morbilidad puede ser el más apro-piado para cuantificar las necesidades demedicamentos.

a. Los datos de consumo disponibles sonincompletos o poco fidedignos.

207

Texto de Apoyo: Unidad III

b. Los modelos de prescripción no tienenen cuenta la relación costo-eficacia porlo que se necesita mejorarlos de mane-ra sistemática.

c. Probablemente el presupuesto no seasuficiente para atender las necesidadesestimadas.

d. Las instalaciones o los servicios de sa-lud interesados son nuevos o estánampliándose o reduciéndose rápida-mente, de manera que el consumo an-terior no es una guía fiable para los re-querimientos futuros.

En teoría, el método de morbilidad debe pro-porcionar una estimación «más verdadera» delas necesidades de medicamentos que el méto-do de consumo. En cambio, exige más en cuan-to a datos y condiciones necesarias que debenobservar los servicios de salud.

a. Se necesitan perfiles exactos de lamorbilidad, dando la cantidad de pa-cientes que se espera requerirán tra-tamiento para cada problema de sa-lud en el tipo o tipos de instalacioneso servicios cuyas necesidades de me-dicamentos se están cuantificando.Cuando se dispone de esos datos, sue-len ser incompletos o inexactos o lasdos cosas. Cuando no se dispone deellos, el recogerlos puede ser un pro-cedimiento lento, difícil y costoso. Sise utilizan estimaciones inexactas,pueden producir graves errores en lasestimaciones de las cantidades de me-dicamentos.

b. El proceso de elaboración de trata-mientos medicamentosos estándarfundados en promedios de dosis parafines de cuantificación (llamados enbien de la brevedad tratamientosestándar) puede llevar mucho tiempo,particularmente en los hospitales, don-de es mayor la variedad de problemasde salud y los tratamientosmedicamentosos son más complejos.

c. No basta con llegar a un acuerdo den-tro del grupo que elabora los trata-mientos estándar. Las personas queformulan las prescripciones debenaceptar los tratamientos estándar yseguirlos en la práctica. En otras pa-labras, aunque el tratamiento de cada

caso variará conforme a los criteriosclínicos, el tratamiento medio prescri-to para un problema de salud deter-minado debe seguir lo que se especifi-ca en el esquema medio de tratamien-to.

Cuando la práctica ordinaria de prescribir di-fiere en forma significativa de lo que se ha es-pecificado en los esquemas medios entonceshabrá discrepancias considerables entre los me-dicamentos suministrados y los utilizados, yhabrá escaseces y excedentes que probable-mente no se habrían registrado con el métodode consumo.Sin embargo, si los tratamientos medios espe-cificados representan un progreso importanteen la forma normal de prescripción, esas dis-crepancias pueden considerarse un precioaceptable a corto plazo, que debe pagarse paraobtener una forma más racional de prescribira mediano y largo plazo.

2. El método de consumo: En los sistemasde abastecimiento de medicamentos bienestablecidos y con fondos suficientes, buencontrol de existencias, distribuciónconfiable y prescripción racional, las de-mandas de medicamentos suelen fundar-se en proyecciones del consumo anterior.Si se cometen errores, por ejemplo porqueun nuevo medicamento sustituye a otroantiguo o se utiliza mucho más de lo pre-visto, esos sistemas están bastante cercade los abastecedores y suficientementebien organizados para corregir rápidamen-te esos errores.

Es preferible el método de consumo si se satis-facen las condiciones siguientes:

a. Se cuenta con datos precisos de con-sumo o pueden obtenerse con ciertafacilidad.

b. El método de consumo estima las ne-cesidades de medicamentos fundán-dose en el consumo real de cada me-dicamento por millar de pacientes enuna muestra de servicios «estándar»,donde la clase de morbilidad tratadase considera razonablemente repre-sentativa para los servicios del tipo otipos respectivos, y los tipos y cantida-des de medicamentos prescritos seconsideran apropiados. Por tanto,

208

Gestión Logística

debe haber un número suficiente de ser-vicios «estándar» que satisfagan esoscriterios de morbilidad representativa yprescripción aceptable. En caso contra-rio, el cálculo tendrá que fundarse enformas atípicas de morbilidad o en prác-ticas irracionales de prescripción, o enlas dos cosas, y los suministros de me-dicamentos serán inapropiados.

c. Los abastecimientos de medicamen-tos en los servicios «estándar» hansido adecuados (en la práctica, nose han agotado los medicamentosesenciales durante más de tres me-ses en el año). Cuando la escasezde medicamentos es excesiva, resul-ta muy difícil calcular el consumo demedicamentos que podría haberseefectuado si las existencias hubie-ran sido suficientes.

d. La gestión de las existencias es ra-zonablemente buena y las mermasy pérdidas por caducidad, deteriorosy robos no son excesivas.

Los criterios a) y b) significan que el métodode consumo es difícil de aplicar o inapropia-do para servicios nuevos o para los que seamplían o reducen rápidamente.Si se llenan esas condiciones, el método deconsumo es rápido, requiere menos datos ycálculos, y es menos probable que las canti-dades estimadas difieran mucho de las can-tidades de medicamentos que se están abas-teciendo.

3. Adaptar el método a la situación: en resu-men, puede verse que ninguno de los dosmétodos es siempre mejor; simplemente seadaptan a diferentes condiciones y objetivos.El método de morbilidad es en general mejorpara servicios nuevos o en rápida evolución,o donde los servicios se están reorganizan-do considerablemente. También es mejorcuando las prácticas de prescripción son cos-tosas e irracio-nales porque proporciona unabase sistemática para mejorarlas. Por últi-mo, se adapta bien al desarrollo del sistemade abastecimiento de medicamentos por lo-tes.El método de consumo es en general mejoren las circunstancias opuestas. Es decir, paraprogramas estables donde la provisión defondos, la gestión de medicamentos y la pres-

cripción son razonablemente buenas. Tam-bién es más fácil de aplicar en servicios comolos hospitales donde hay una mayor varie-dad de problemas de salud y los tratamien-tos son más complejos.En la práctica, tal vez lo más eficaz sea laaplicación de los dos métodos combinados.Por ejemplo, podrían hacerse estimacionesiniciales por el método de morbilidad paraestablecer una base a partir de la cual co-

menzar, y una vez logrado esto puede em-plearse el método de consumo. O bien, po-dría aplicarse primero el método de consu-mo para mejorar la cuantificación en pocotiempo y luego el método de morbilidad po-dría irse aplicando progresivamente paracada tipo de instalación o servicio, de mane-ra que puedan revisarse y mejorarse las nor-mas de prescripción.

209

Texto de Apoyo: Unidad III

Tarea 5: Hacer una Lista de Tareas y Cal-cular y Obtener Recursos y Presupuesto

En el Cuadro 1 se enumeran las tareas prin-cipales propias de la cuantificación. En prin-cipio, la cuantificación es parte del trabajonormal del sistema de gestión de medica-mentos y la hará el personal del servicio desalud. No obstante, si por primera vez se vaa hacer de manera sistemática, habrá unacierta cantidad de activi-dades adicionalespara las cuales se necesitarán recursos ypresupuesto especiales. Por ejemplo, tienenque cubrirse los gastos de viaje y subsisten-cia del grupo de trabajo. Si se emplea el mé-todo de morbilidad, también deben cubrirselos gastos del grupo encargado de prepararlos tratamientos medicamentosos estándarmás comunes para cuantificar las necesi-dades. Cuando hay que reunir datos del con-sumo habi-tual de servicios «estándar» dis-persos o cuando se necesita un estudio demorbilidad, a base de muestras, también esprobable que se requieran recursos y presu-puestos adicionales o por lo menos la auto-rización para gastar los ya disponibles.

Tarea 6: Tareas del Programa.

Es importante programar las diversas tareas;primero, para ver cuándo se necesitarán losrecursos necesarios y lograr que se dispon-ga de ellos y, segundo, para conseguir quelas diversas tareas se realicen sucesivamen-te en un orden lógico y coordinado. Un pro-grama concertado ayuda también a lograrque los resultados puedan obtenerse en losmomentos apropiados para su uso en el sis-tema de planificación del abastecimiento demedicamentos.

Un medio visual sencillo para resumir suprograma es el diagrama de control, comose muestra en la Figura 1. La escala de tiem-po se muestra en la parte superior y cadatarea aparece en forma de una barra que

indica el tiempo de su comienzo, duración yterminación. Las dependencias que se esta-blecen entre tareas, donde una tarea deter-minada sólo puede comenzar cuando otrau otras precedentes se han terminado, pue-de mostrarse mediante líneas puntea-dasentre las tareas correspondientes.

Por lo que respecta a la gestión en sí delprograma, pueden distinguirse dos aspectos:la gestión del trabajo, es decir, asegurar quelas tareas se llevan a cabo conforme alprograma, y la supervisión técnica para re-solver rápidamente problemas y lograr quese realicen debidamente el acopio de datos ylos cálculos.

El aspecto de la gestión sigue un curso rela-tivamente directo. El programa de trabajoacordado, tal como se presenta en el diagra-ma de control del programa, indica cuándodebe comenzar cada tarea o etapa, su dura-ción y su tiempo de terminación.

El control y la supervisión de carácter técni-co pueden ser un tanto más exigentes. Aquílos principales requisitos son que el directordel proceso de cuantificación o uno de losmiembros principales del grupo, debe revi-sar periódicamente las actividades de aco-pio de datos y los cálculos subsiguientes, yestar disponible cuando el personal subal-terno necesite asesora-miento en caso de di-ficultad.

En el Módulo 5 se presentan los detalles relati-vos a la preparación de los tratamientosmedicamentosos estándar más comunes.

Tarea 7: Hacer una Lista de Problemasde Salud que han de Tratarse en los Ser-vicios Correspondientes:

Decidir qué problemas de salud van a tra-tarse en el tipo o tipos de servicios que seincluirán en la cuantificación es asunto de

210

Gestión Logística

política sanitaria que rebasa con mucho lacuantificación de medicamentos. La impor-tancia de esas decisiones para lacuantificación está en que son etapas pre-paratorias importantes para poder elaborarlas listas de medicamentos esenciales o, siya se cuenta con esas listas, para poder re-visarlas. Los medicamentos a suministrardependerán de los pro-blemas de salud quecada tipo de servicio se considere capaz dediagnosticar y tratar. Esas decisiones sontambién el punto de partida para prepararlos tratamientos medicamentosos estándarmedios que se necesitan en el método demorbilidad.

El procedimiento para esta tarea se descri-be en el Módulo 4 de este manual de CómoEstimar las Necesidades de Medicamentos.

Tarea 8: Seleccionar los MedicamentosApro-piados para cada Problema de Sa-lud con Objeto de Establecer una Listao Listas de Medicamentos Esencialespara los Servicios Correspondientes yAgregar Datos Sobre Envases y Precios.

En el Módulo 4 de este manual se explica elprocedimiento para llevar esto a cabo.

Tarea 9: Formar al Personal en Métodosde Cuantificación.

En el Módulo 1 de este manual de CómoEstimar las Necesidades de Medicamentosya se expuso un esquema indicativo paraun curso de capaci-tación.

b. La fase de Cuantificación.-

Tareas 10-15: Acopio de Datos,Cuantificación, Estimación de Costos,Ajuste al Presupuesto, Cálculo de Canti-dades Finales por mil Casos

En los Módulos 5 a 8 de este manual deCómo Estimar las Necesidades de Medica-mentos, se explican de manera detalladaestas tareas, relativas al acopio de datos, pro-cedimientos de cálculo, estimación de cos-tos, ajuste de cantidades estimadas paraadaptarse al presupuesto (en caso necesa-rio) y cálculo de cantidades finales de medi-camentos por mil casos (para distribuir losmedicamentos a los distintos servicios).

Tarea 16: Transmitir a los Administra-dores los Resultados Obtenidos paraEfectuar Pedidos y Destinar Medicamen-tos a los Distintos Servicios.

Sólo será eficaz la cuantificación si se trans-miten sus resultados a los administradoresdel sistema de abastecimiento de medicamen-tos de manera oportuna y conveniente. Losresultados que van a utilizarse para hacerpedidos de medicamentos deben estar listosa tiempo para aprovecharlos en el ciclo deelaboración de presupuesto y envío de pedi-dos. De manera análoga, si se van a utilizarlas estimaciones para decidir las cantidadesde medicamentos que van a distribuirse alos distintos servicios, deben ponerse a dis-posición de los centros de distribución y delos propios servicos con bastante anticipa-ción.

Tarea 17: Proporcionar Capacitación enMateria de Prescripción y Gestión deExistencias.

Los dos métodos de cuantificación utilizan«normas» para prescribir bien. El método demorbi-lidad define específicamente las can-tidades medias de medicamentos requeridaspor tratamiento estándar para cada proble-ma de salud. El método de consumo hace lomismo implícitamente fundado lacuantificación en las modali-dades de con-sumo de los servicios «estándar» donde seconsidera aceptable la prescripción.

Por tanto, es importante asegurar que laspersonas que recetan en los servicios cu-biertos por los procesos de cuantificación,basen sus prescripciones en los tratamien-tos estándar medios que se han utilizadopara cuantificar necesidades. De otra ma-nera, los medicamentos suministrados es-tarán basados en normas racionales en tan-to que la prescripción continuará en granparte como antes, y seguirá habiendo caren-cias y excedentes.

Para mejorar las prescripciones y la admi-nistración de existencias puede emplearseuna serie de métodos:

a. Difusión de los programas de tratamien-to estándar medio utilizados para cuan-tificar necesidades (si se emplea el mé-todo de morbilidad). Los programas de-ben ir acompañados de una explicación

211

Texto de Apoyo: Unidad III

breve y clara del concepto fundamentalde los programas estándar de tratamien-to. (En el Módulo 5 de este manual deCómo Estimar las Necesidades de Medi-camentos se explican éstos). Este mate-rial debe distribuirse a las personas querecetan en todos los servicios cubiertospor el proceso de cuantificación.

b. Difusión de los programas de tratamientoclínico con medicamentos. Como se ex-plicará con más detalles en el Módulo 5de este manual de Cómo Estimar las Ne-cesidades de Medicamentos, los trata-mientos estándar utilizados para finesde cuantificación sólo dan el promediode cantidades de cada medicamento ne-cesario para todo un tratamiento nor-mal de cada problema de salud. No indi-can lo que debe administrarse a los dis-tintos pacientes. En otras palabras, noson programas de tratamiento clínico. Sinembargo, una vez establecidos los pro-gramas de cuantificación, a partir de ellospueden ir elaborándose progresivamen-te programas clínicos y distribuirse a laspersonas que recetan en forma de no-tas tera-péuticas para ir elaborando unmanual de terapéutica.

c. Los diagramas murales son también unbuen vehículo para resumir programasde tratamiento medicamentoso. Consti-tuyen un apoyo valioso a la informaciónproporcionada en manuales porque pue-den consultarse de una ojeada y conse-guir de ese modo que todo el personalde salud recuerde cons-tantemente lasnormas de tratamiento que deben apli-carse.

d. Los tres métodos antes mencionados de-ben apoyarse con seminarios didácticos,en particular para agentes de atenciónprimaria de salud, pero también para mé-dicos, con objeto de explicar cómo se handesarrollado y puesto al día los tratamien-tos estándar y por qué deben seguirselas pautas.

e. Los grupos de consenso terapéutico pue-den también ser útiles. Se trata de gru-pos donde algunos expertos presentan yexaminan pautas de tratamientoestándar con las personas que recetan,con el propósito de llegar a una políticade tratamiento concertada.

f. La vigilancia de las pautas de prescrip-ción es otra importante actividad de apo-yo para mejorar la forma de prescribir.El personal médico de supervisión debevigilar, durante sus visitas de inspección,si se están cumpliendo los programasde tratamiento medicamentoso reco-mendados, e investigar las razones decualesquiera desviaciones importantes.

g. La enseñanza del principio básico de laadministración de existencias. Es impor-tante llevar registros sencillos de lasexistencias y observar normas adecua-das de almacena-miento y seguridad, porejemplo, la de registrar inmediatamentetoda entrada y salida.

Tarea 18: Evaluar el Proceso deCuantificación e Introducir las MejorasNecesarias

La cuantificación de necesidades de medi-camentos tiene como objetivo lograr quepueda dispo-nerse de medicamentos apro-piados para tratar el número esperado decasos en cada servicio de salud y, de mane-ra más general, fomentar el uso racional yeconómico de los medicamentos.

Sin embargo, la amplitud con que se alcan-zan esos objetivos últimos no puede emplear-se para evaluar la eficacia de lacuantificación. Porque, como se indicó en elMódulo 1, la cuantificación es sólo un in-grediente del sistema de administración delos medicamentos. Todos los demás (selec-ción, adquisición e inspección de la cali-dad,distribución y almacenamiento, pres-cripcióny consumo) también tienen que llevarse acabo con eficacia para alcanzar los objeti-vos últimos antes señalados.

Por tanto, debemos volver a la evaluaciónde la eficacia con la que se han llevado acabo las diversas tareas del proceso decuantificación. Esas tareas se resumen demanera conveniente en los objetivos del pro-pio manual en el Módulo 1 y se utilizan aquícomo criterios de evaluación.

Objetivo 1. Determinar la necesidad deuna cuantificación más sistemática.

Esta determinación sólo puede dar como re-sultado, por lo menos, la decisión de que senecesita una cuantificación más sistemáti-

212

Gestión Logística

ca. Cuando se hace minuciosamente, pro-porciona un diagnóstico de los problemasprioritarios, como la prescripción irracionalo el tipo de servicios que más necesitan unamejor cuantificación. A su vez, este diagnós-tico proporciona una sólida base sobre lacual fijar objetivos prácticos concretos parala cuantificación.

Objetivo 2. Fijar objetivos prácticos con-cretos para las estimaciones que han dehacerse.

Aquí las dos cuestiones fundamentales son:

a. Los objetivos fijados, ¿abarcaron los pro-blemas prioritarios?

b. ¿Fueron los objetivos suficientementeclaros para evitar confusiones al reali-zar el trabajo?

Objetivo 3. Elegir el o los métodos másapropiados.

Aquí la evaluación gira alrededor de las cues-tiones siguientes:

a. El método o los métodos decuantificación escogidos, ¿permiten al-canzar los objetivos fijados?

b. Si ha habido dificultades, ¿las resolveríauna elección diferente de metódo o mé-todos o se necesitan otros cambios, porejemplo, mejor recopilación de datos?

Objetivo 4. Decidir qué problemas desalud van a tratarse en los diferentes ti-pos de servicios.

Decidir qué problemas de salud pueden tra-tarse en los diferentes tipos de servicios esuna etapa preparatoria importante antes deelaborar o revisar listas de medicamentosesenciales para esos servicios y tambiénantes de decidir acerca de los tratamientosestándar medios si se utiliza el método demorbilidad. Como ya se indicó, esas decisio-nes son asuntos de política del servicio desalud, que rebasan la cuantificación de lasnecesidades de medicamentos. Al tomar esasdecisiones los criterios fundamentales son,por una parte, el tipo de morbilidad a tratary, por otra, las posibilidades de diagnóstico yte-rapéutica con que cuenta cada tipo de ser-vicio.

El proceso de cuantificación en sí no pro-porcionará muchos datos nuevos sobre la

propiedad de las decisiones adoptadas,pero debe vigilarse la experiencia del per-sonal que proporciona asistencia paraver si se producen efectos imprevistos. Porejemplo, en algunos niveles el personalpuede ser menos capaz de lo que se pen-só al diagnosticar determinadas afeccio-nes o utilizar ciertos medicamentos, lo quepuede llevar a prescribir indiscrimina-damente. Por otra parte, cuando se deci-de que ciertos problemas de salud sólopueden tratarse en servicios de más altonivel, pueden ocasionarse retrasos en lostratamientos si los pacientes se niegan air a esos servicios.

Objetivo 5. Preparar o revisar listas demedicamentos esenciales.

Esta tarea en rigor es parte de la selec-ción de los medicamentos y no de sucuantificación, pero también es un ingre-diente de la cuantificación demasiado im-portante para pasarlo por alto. En el Mó-dulo 4 de este manual de Cómo Estimarlas Necesidades de Medicamentos se ex-plica con ciertos detalles y merece la penaevaluar lo junto con el proceso decuantificación.

En principio, la eficacia con que se hayarealizado esta tarea puede evaluarse enrela- ción con los criterios para seleccio-nar medicamentos esenciales (enumera-dos en el Módulo 4, Cuadro 4.4 de estemanual de Cómo Estimar las Necesida-des de Medicamentos) (ver referencia).

Aquí deben formularse tres preguntas:

a. ¿Alguno de los medicamentos selec-cionados se aparta demasiado de esoscriterios?

b. ¿Se ha visto que las listas son ade-cuadas para atender las necesidadesdel paciente?

c. ¿Ha sido capaz el personal de utili-zar debidamente los medicamentos y,en caso contrario, qué cambios po-drían introducirse en la lista o listasrespectivas de medicamentos esen-ciales?

Objetivo 6. Preparar o revisar programasde tratamientos medicamentososestándar con fines de cuantificación a

213

Texto de Apoyo: Unidad III

base de dosis medias (sólo para el méto-do de morbilidad).

En el Módulo 5 de este manual de CómoEstimar las Necesidades de Medicamen-tos se explica en detalle el procedimientopara realizar esta tarea. Los criterios conlos que se decide el tratamiento estándarmedio son esencialmente los mismos quelos criterios seguidos para seleccionarmedicamentos esenciales (enumerados enel Módulo 4, Cuadro 4.4 de este manualde Cómo Estimar las Necesidades de Me-dicamentos), que se complementan me-diante la orientación de clínicos con ex-periencia en el tratamiento más apropia-do (es decir, la forma farmacéutica y con-centración más adecuada del medicamen-to, la dosis media, el promedio de vecesque debe administrarse diariamente y elnúmero de días que debe seguirse el tra-tamiento).

Aquí deben responderse cuatro pregun-tas:

a. Los programas de tratamiento medio,¿cumplen con los criterios estableci-dos en el Cuadro 4.4 de este manualde Cómo Estimar las Necesidades deMedicamentos?

b. ¿Existen objeciones con fundamen-to clínico a los programas? Por ejem-plo, que las dosis sean demasiadoaltas o demasiado bajas o que el tra-tamiento debiera ser más corto o másprolongado.

c. ¿Hay objeciones a los programas porrazones prácticas, logísticas o cultu-rales? Por ejemplo, una serie de in-yecciones cada seis horas durantedos días podría ser el tratamientoclínicamente ideal para una enferme-dad determinada, pero no está en ab-soluto bien adaptado al tratamientoambulatorio, especialmente si los pa-cientes tienen que desplazarse dis-tancias considerables para obtenersu tratamiento. De manera análoga,un pesario o un supositorio podríaser clínicamente ideal para ciertasafecciones , pero extraño oculturalmente objetable para los pa-cientes.

d. Una vez más, la pregunta final es: ¿Cuálha sido la experiencia práctica con esosprogramas de tratamiento medio?. Peroesta pregunta va más allá de la idonei-dad de los programas mismos e incluyecuestiones de comunicación y enseñan-za como las examinadas en la tarea 17antes descrita. Por tanto, aquí se expo-nen las principales cuestiones subsidia-rias:1. ¿Se han publicado y proporcionado

a las personas que prescriben los pro-gramas de tratamiento medio?

2. ¿Se han comprendido los programas?¿Van acompañados de enseñanzasy explicaciones suficientes?

3. ¿Han sido aceptados y aplicados losprogramas?. En caso contrario, ¿porqué razones?

Objetivo 7. Reunir datos de morbilidady consumo de medicamentos de fuenteshabituales o, cuando sea necesario, me-diante estimaciones especiales.

La forma más práctica y útil de evaluarla calidad de los datos y la eficacia de lareco-pilación es llevar un registro bastantedetalla-do de lo que se ha hecho y de losproblemas encontrados. Para cada tipode datos pueden formularse cinco pre-guntas:

a. ¿Fueron asequibles los datos o tu-vieron que recogerse de manera es-pecial?

b. ¿Estaban completos los datos?. Sihubo deficiencias, ¿cuáles fueron ypor qué las hubo?

c. ¿Fueron fidedignos los datos?. Encaso contrario, ¿qué aspectos plan-tearon los problemas y por qué?

d. ¿Fueron suficientemente detalladoslos datos para fines de cuantifi-cación?. En caso contrario, ¿qué as-pectos faltaron y cómo se resolvieronlos problemas?

e. ¿Qué medidas se han adoptado paramejorar la integridad y la calidad delos datos?.

214

Gestión Logística

Objetivos 8 y 9. Calcular las futuras can-tidades de medicamentos que se necesi-tarán y su costo.

Aquí también es muy útil registrar cómo sehicieron los cálculos y los problemas encon-trados. Para llevar este registro deben tener-se presentes tres cuestiones en particular:

a. ¿Se cometieron algunos errores sistemá-tica o reiteradamente?. Si es así, enton-ces la capacitación probablemente fueinadecuada en esos puntos.

b. ¿Se introdujeron algunos cambios enlos procedimientos de cálculo?. Si esose hizo, ¿por qué se necesitaron?, ¿fue-ron satisfactorios?

c. A menudo es importante saber qué pro-porción de los costos tiene que pagarseen divisas; ¿se calcularon esos costos?

Objetivo 10. Planificar asignaciones pre-supuestarias y ajustar las cantidades es-timadas conforme al presupuesto dispo-nible.

Aquí las cuestiones principales son:a. El presupuesto real, ¿fue significativa-

mente inferior al calculado como nece-sario?. En caso afirmativo, ¿se presen-taron argumentos sólidos para obtenerun incremento?. Si así fué, ¿por qué nose aceptó y cuáles son las repercusio-nes?. Por ejemplo, ¿estaría justificadoreducir otras partidas dentro del presu-puesto sanitario con objeto de aumen-tarlo para adquirir medicamentos?. Lascantidades cobradas por recetas u otrosconceptos, ¿son una fuente factible defondos adicionales?

b. Si las cantidades estimadas tuvieronque reducirse para adaptarlas al pre-supuesto disponible, ¿se hicieron lasreducciones con base a la prioridadasignada a cada medicamento?

Objetivo 11. Utilizar las estimaciones fi-nales para hacer pedidos a los provee-dores de medicamentos y enviar éstos alos servicios de salud.

Aquí la pregunta es directa: ¿Se utilizaronlas estimaciones para pedir y remitir medi-camentos? En caso contrario, ¿por qué no?Si así se hizo, ¿quedaron satisfechos losusua-rios con la información o desean ha-cer cambios, por ejemplo, de tiempos fijadoso de presentación?

Objetivos 12 y 13. Evaluar la eficacia dela cuantificación y afinar estimaciones enperíodos sucesivos.

La evaluación debe incluir unaautocomprobación sobre su propia idonei-dad.

a. ¿Se evaluaron todos los aspectos?b. ¿Se identificaron las causas de todos

los problemas principales?c. ¿Se han encontrado soluciones apro-

piadas a esos problemas?d. ¿Son suficientemente precisas las esti-

maciones o necesitan afinarse y, en esecaso, se han introducido las modifica-ciones necesarias, en particular por loque respecta a mejorar los datos?

Objetivo 14. Incorporar el procedimien-to de cuantificación en los procedimien-tos habituales de gestión del sistema deabastecimiento de medicamentos.

Cuando se introducen por primera vez pro-cedimientos sistemáticos de cuantificaciónsuele haber apoyo externo técnico y finan-ciero que les da un cierto impulso. Es im-portante lograr que los procedimientos lle-guen a formar parte tan pronto como seaposible de las prácticas normales de gestión.De otra manera, con toda facilidad puedendejar de aplicarse. Por eso durante la eva-luación hay que preguntarse si se ha reali-zado esa integración.

a. ¿Quién está encargado de lacuantificación?

b. ¿Sigue el programa un ciclo definido?c. ¿Se han asignado los recursos y el pre-

supuesto necesario?

215

Texto de Apoyo: Unidad IV

GENERALIDADES

OBJETIVOS

Al terminar este capítulo, el estudiante estará en ca-pacidad de:

• Definir lo que es un costo• Distinguir el costo-activo del costo-gasto y del

costo-pérdida.• Diferenciar los elementos del costo• Identificar la relación que existe entre la contabi-

lidad de costos y la contabilidad general.

INTRODUCCION

En este capítulo se tratan aspectos generales quetienen que ver con los costos que se usarán poste-riormente. Es importante iniciarse en la diferencia-ción de algunos términos muy usados, en ocasionesindiscriminadamente, y que con frecuencia generanconfusiones cuando no se ha aprendido a manejarcorrectamente linderos de estos conceptos.

Es conveniente también hacer un recuento, aunquesea muy sucintamente, de la historia de los costos. Ydado que es de cabal importancia ser capaz de deter-

LECTURA Nº 4:

Autor: CASTRILLON, JaimeTítulo: Costos para Gerenciar Servicios de Salud

RESUMEN

Se toma el primer capítulo donde se enfocan la definición de costos, sus características, la diferen-cia entre costo y gasto, entre otros aspectos, que completan el contenido de la monografía deautoaprendizaje.

minar los elementos que constituyen un determina-do costo, así sea de un producto que se fabrica, deun bien que se comercializa o de un servicio que sepresta, se hace énfasis especial en estos conceptos.

DEFINICION DE COSTO

Costo es la suma de erogaciones en las que incurrela persona natural o jurídica para adquirir un bien oun servicio, con la intención de que genere ingresosen el futuro.

CARACTERISTICAS DE LOS COSTOS

• Costo-activo: Es la erogación que ocurre cuandose adquiere un bien o un servicio cuya capaci-dad de generar ingresos abarca diferentes perío-dos. Las porciones de este activo adquirido seenfrentan a los ingresos de los diferentes perío-dos en forma diferida.

• Costo-gasto: Son los costos que se enfrentan alos ingresos del período, y que han contribuido ala operación del sistema durante ese período.

• Costo-pérdida: Son las erogaciones que no pro-ducen ingresos esperados o no. Ejemplo de elloson los incendios, robos, etc.

COSTOS PARA GERENCIARSERVICIOS DE SALUD

216

Gestión Logística

CONTABILIDAD DE COSTOS

La contabilidad de costos es el arte o la técnica derecopilar, organizar, codificar toda la información quetenga que ver con los costos, con el propósito de te-ner una información oportuna, clara, pertinente, delos costos en que se incurre en la fabricación de unproducto, en su comercialización o en la prestaciónde un servicio.

El campo en el que la contabilidad de costos se hadesarrollado más es en el manufacturero. Pero estono indica que en las empresas comercializadoras oen las de servicio no sea indispensable administrarcon una gran nacionalidad los costos en los que allíse incurre.

La contabilidad de costos es una parte especializadade la contabilidad general de una empresa.

RESUMEN HISTORICO

Se podría afirmar que la contabilidad es tan antiguacomo la humanidad civilizada. Parece que los egip-cios, romanos e incas dejaron vestigios de sus rudi-mentos contables. Ya mercaderes del siglo XIII hicie-ron uso de la partida doble. Sin embargo, el monjeitaliano Lucas Paciolo, en 1494, fue el primero enrealizar una publicación que se refiriera puntualmentea temas contables. Es bueno advertir que antes de élen algunos países europeos ya se conocían los pri-meros rudimentos de costos.

Dado el desarrollo vertiginoso de la actividad empre-sarial, en los últimos años los costos han ido ocu-pando un sitial importante al interior de las organi-zaciones. En muchos países se ve con muy buenosojos el hecho de que las empresas de servicios, y deuna forma puntual las del sector salud y del sectoreducativo, se esfuerzan por introducir un buen siste-ma de costos, por saber cuánto les cuesta el servicioque estén prestando, y se preocupan por determinarel precio de venta a la unidad de servicio fundamen-tándose en los costos en los que se incurre.

DIFERENCIA ENTRE COSTO Y GASTO

Una clasificación primaria que se puede hacer de loscostos es que todo desembolso que influye sobre elestado de resultados puede tratarse de tres mane-ras:

• Los desembolsos pueden gastarse y compararsecon los ingresos en el rubro en el cual se produ-cen. Son ejemplo de ellos los gastos de mercadeoy ver los gastos de administración.

• Los desembolsos pueden ser tratados como cos-tos del producto. Cuando venden hacen partedel c.p.v. (costo producto vendido) en el estado deproducción, y si no se venden, van a losinventarios. Son ejemplo de ellos el costo materiaprima en un producto que se fabrica.

• Los desembolsos pueden capitalizarse como ac-tivo fijo, y después como diferido se deprecian, seamortizan o se agotan. Estos cargos se gastanperíodo o se acumulan a los costos de produc-ción para ser vendidos o llevados a inventarios.Es el caso de los desembolsos para activosdepreciables (edificios, maquinaria, vehículos),seguros prepagados, publicidad prepagada, etc.

Si el activo pertenece a la función de administración,mercadeo y venta cargos por depreciación, diferidos,serán gastados. Si el activo pertenece a la función deproducción, los cargos por depreciación, diferidos,serán tratados costos del producto, esto es, van alcosto del producto vendido o al inventario.

ELEMENTOS DEL COSTO

En cualquier costo concurren dos o tres elementosque contribuyen a su confección. El número de ele-mentos depende de si se trata del costo de un pro-ducto manufacturado, de una comercialización o deun servicio.

COSTOS DE MANUFACTURA

En la fabricación de un bien intervienen tres elemen-tos bien definidos del costo de fabricación:

• Materiales directos. Son aquellos materiales quese pueden cuantificar, identificar directamentecon el producto. Así, en la fabricación de unasilla se utilizan materiales directos la madera, elhierro, el paño o el plástico.

• La mano de obra directa. Es la mano de obraque se puede identificar con el fabricado. Por ejem-plo, en la fabricación de la silla se considera manode obra directa, el tiempo del tapicero. Se puedecuantificar perfectamente el tiempo, que el eba-nista o el tapicero dedica a la fabricación de lasilla.

• Costos generales de fabricación. También llama-dos los costos indirectos de fabricación (CIF). Sonaquellos que concurren a la elaboración del pro-ducto pero no se pueden identificar con él. Así,en la fabricación de la silla concurren muchoscostos que no se pueden identificar directamen-te con ella; es el caso de la energía eléctrica, agua,

217

Texto de Apoyo: Unidad IV

teléfono, aseo, depreciación de planta, sueldos dedirectivos, etc. Es muy difícil determinar los kilo-vatios/hora, los metros cúbicos de agua y losimpulsos telefónicos que se le deben cargar a lasilla, como es prácticamente imposible determi-nar la porción de depreciación y del salario de lamano de obra que de alguna manera contribu-yen a la elaboración de la silla pero no puedenidentificarse con ella, como sería el salario delsupervisor.

COSTOS DE COMERCIALIZACION

En la comercialización de un producto intervienentres elementos:

• El costo del bien que se comercializa. Así, si setiene una empresa comercializadora de sillas,cuando coloca este artículo a disposición delpúblico, en el primer costo en el que incurre esen lo que le cuesta el bien que está comerciali-zando.

• Costo de la mano de obra. Es el costo de la manode obra que se puede identificar y cuantificar conla comercialización del producto. El salario de losvendedores, y más concretamente, la comisión deventas, es un ejemplo.

• Los costos generales. Para poder colocar a dis-posición de los clientes los bienes que se estáofreciendo es necesario organizar toda una lo-gística: un personal administrativo y de ventas,unos servicios públicos eficientes (agua, energía,teléfono, etc.), un adecuado programa de publici-dad y promoción, unas instalaciones conforta-bles de equipos y espacio físico. Sin embargo, nose puede determinar con exactitud qué porciónde estos costos se le debería cargar a cada uni-dad de las que se están vendiendo.

COSTOS DEL SERVICIO

En la prestación de un servicio, dependiendo de quétipos sea, concurren varios elementos. Para ilustrarlas diferentes situaciones se presentan a considera-ción varios casos:

Rayos X. En este servicio se presentan los siguienteselementos de costo:

• El costo de la placa y de los reactivas.• El costo de la mano de obra (tomar la placa, re-

velarla, interpretarla).• Los costos indirectos: Las depreciaciones, los

servicios públicos, los salarios indirectos, etc.

• Cirugía. En este servicio concurren los siguien-tes elementos:

- Los insumos que se consumen en esa ope-ración.

- Costos de salario directo (el cirujano, elanestesiólogo, la enfermera, etc.)

- Los costos generales. Depreciaciones, servi-cios públicos, salarios indirectos, etc.)

• La consulta médica. En este servicio concurrenlos siguientes elementos:

- Costo de salario directo. Es el salario delmédico

- Costos generales. Son todos aquellos cos-tos indirectos a una consulta, como las de-preciaciones, servicios públicos, salarios, etc.

En servicios como éstos el costo de los insumos gas-tados realmente es insignificante.

EJERCICIOS

1. En cada una de las siguientes situaciones deter-mine si se trata de un costo-activo, costo-pérdi-da, costo-gasto.El «Hospital ABC» adquirió unos vehículos porvalor de $10’000.000 el 11/4 de enero de 199_______________ Al finalizar diciembre de 199 ___contabilizó una depreciación por valor de$2’000.000 ____________ Durante 199 ___ cance-ló por concepto de mantenimiento $1’000.000, ypor concepto de salarios $800.000 ______________En octubre de 199___ uno de los vehículos su-frió un accidente que costó $2’000.000; la com-pañía de seguros respondió por el 80% de esteaccidente __________________.

2. En cada una de las siguientes situaciones identi-fique qué clase de elemento del costo es y si elcosto pertenece a manufactura, acomercialización o a un servicio.

2.1 La «Clínica Javier Prado» ha organizado unconsultorio psiquiátrico. Considera que porcada consulta debe cobrar $25.000, ya queel psiquiatra le cuesta $12.000/paciente_____________ y que cada paciente le estácostando, en cuanto a servicios públicos,depreciaciones, etc., un promedio de $8.000_____________.

2.2 La «Clínica Odontológica Vesalio» conside-ra que un servicio le cuesta $18.000, repre-sentados en materiales, $4.000 ___________,salario del odontólogo, $8.000 _____________,

218

Gestión Logística

y en cuanto a depreciaciones, salario de losdirectores, servicios públicos, etc., $6.000_______________.

2.3 La universidad ha determinado que un es-tudiante del postgrado le cuesta en prome-dio = $40.000 en costos de docente/estudian-te _______________ Costos de directivos (jefede carrera, secretaria, asesor) = $80.000/es-tudiante. ____________ En cuanto a publici-dad, promoción, papelería, depreciaciones,servicios públicos, salarios de directivos nocomprometidos directamente con la carre-ra, etc., = $200.000 ________________.

2.4 La compañía «Omega» es unacomercializadora de muebles para oficina.Entre sus líneas es digna de destacarse la«Alfa», que es una mesa estándar universi-taria. A «Omega» le cuesta esa mesa $8.000_____________ A los vendedores se les pagapor comisión $3.000/mesa ____________ Alos directivos, tanto de administración comode mercadeo, se les cancela salarios por elorden de $2’000.000 ______________ peroellos no están comprometidos con una lí-nea específica. Otros costos (arrendamien-tos, servicios públicos, etc.) suman $5’000.000________________.

219

Texto de Apoyo: Unidad V

LECTURA Nº 5:

Título : LEY DE CONTRATACIÓN Y ADQUISICIÓN DEL ESTADO (Ley Nº 26850)

RESUMEN

Ley que fuera publicada el 03 de Agosto de 1997, y reemplaza al Reglamento Unico de Adquisicio-nes (RUA) y al Reglamento Unico de Licitaciones y Contratos de Obras Públicas (RULCOP). EstaLey entrará en vigencia al día siguiente de la publicación de su Reglamento.

NORMAS LEGALES

CONGRESO DE LA REPUBLICA

Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Esta-do Ley Nº 26850

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

POR CUANTO:

El Congreso de la República ha dado la Ley siguien-te:

LEY DE CONTRATACIONESY ADQUISICIONES DEL ESTADO

TITULO PRIMERO

PRINCIPIOS GENERALES

Alcances

Artículo 1º.- La presente Ley establece las normasque deben observar las Entidades del Sector Públicoen los procesos de contrataciones y adquisiciones debienes, servicios u obras y regula las obligaciones y

derechos que se derivan de los mismos.

Dichos procesos comprenden la compra y suminis-tro de bienes, el arrendamiento, la contratación parala ejecución de obras y la contratación de serviciosde toda naturaleza y de consultoría.

Ambito de Aplicación

Artículo 2º.- Se encuentran sujetas a la presentenorma, todas las entidades del Sector Público, conpersonería jurídica de derecho público y las entida-des comprendidas en el Artículo 24º de la Ley Nº26703, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.

Asimismo, se encuentran comprendidas dentro delos alcances de la presente Ley: las empresas delEstado de derecho público o privado, ya sean depropiedad del Gobierno Central, Regional o Local;y las empresas mixtas en las cuales el control delas decisiones de los órganos de gestión esté enmanos del Estado y en general los organismos ydependencias del estado a los que la Ley otorguecapacidad para celebrar contratos.

Cuando la presente Ley utilice los términos gené-ricos de Entidad o Entidad del Sector Público, seentenderá referido a todas aquellas entidades com-prendidas en el presente artículo. Igualmente, enadelante, para efectos de esta Ley, se denominacontratistas a los proveedores de bienes y servi-cios, consultores, arrendadores y ejecutores deobras contratados conforme a las disposicionesde esta Ley.

LEY DE CONTRATACION Y ADQUISICIONDEL ESTADO Nº 26850

220

Gestión Logística

Principios que Rigen a las Contrataciones y Ad-quisiciones

Artículo 3º.- Los procesos de contratación y adqui-sición regulados por esta Ley y su reglamento se ri-gen por los principios de moralidad, libre competen-cia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía,vigencia tecnológica y trato justo e igualitario a todoslos contratistas; teniendo como finalidad garantizarque las entidades del Sector Público obtengan bie-nes y servicios de la calidad requerida, en forma opor-tuna y a precios o costos adecuados.

Especialidad de la Norma

Artículo 4º.- La presente Ley y su Reglamento pre-valecen sobre las normas generales de procedimien-tos administrativos y sobre aquellas de derecho co-mún que fueran aplicables.

Dependencia Responsable de las Adquisicionesy Contrataciones

Artículo 5º.- Cada Entidad establecerá la dependenciao dependencias responsables de planificar los proce-sos de adquisición o contratación, señalando en susmanuales de organización y funciones o dispositivoequivalente las actividades que competen a cada car-go, con la finalidad de establecer las reponsabilidadesque le son inherentes.

Expediente

Artículo 6º.- La Entidad llevará un expediente detodas las actuaciones del proceso de contratación oadquisición desde la decisión para adquirir o contra-tar hasta su liquidación.

Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones

Artículo 7º.- Cada Entidad elaborará un Plan Anualde Adquisiciones y Contrataciones. Dicho plan debeprever el tipo de bienes y servicios que se requerirádurante el ejercicio presupuestal y el monto del pre-supuesto requerido. El Plan Anual de Adquisicionesy Contrataciones será aprobado por la máxima au-toridad administrativa de la Entidad antes de inicia-do el año calendario.

Al finalizar el año calendario, la dependencia presen-tará un informe de la ejecución del plan, en el que sedará cuenta de la ejecución real de lo planeado y delas adquisiciones o contrataciones extraordinariasque se efectuaron. Este informe servirá para la eva-luación de la gestión de la dependencia y de los servi-dores responsables.

Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo precedente,cada Entidad puede disponer la presentación de infor-mes periódicos acerca del avance de lo programado.

En el caso de las Empresas del Sector Público estosdocumentos deberán presentarse a su Directorio.

TITULO SEGUNDO

DE LOS PROCESOS DE SELECCION

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

De los Registros

Artículo 8º.- Para ser postor de obras se requiereestar inscrito en el Registro Nacional de Contratistasy no estar incluido en el Registro de Inhabilitadospara Contratar con el Estado. Este último requisitoes también válido para el caso de adquisiciones, su-ministros, servicios generales y consultoría.

El Reglamento establecerá la organización, funcio-nes y procedimientos de los Registros, así como losrequisitos para la inscripción o inclusión y la periodi-cidad con que se publicará en el Diario Oficial ElPeruano la relación de inhabilitados. Los registrosdeberán observar los principios contenidos en la Leyde Simplificación Administrativa.

En todos los casos para ser postor, se requiere notener sanción vigente según el registro deInhabilitados para Contratar con el Estado; para elefecto bastará que en la propuesta el postor presen-te una Declaración Jurada, la misma que, en caso deser favorecido con la buena pro, deberá reemplazarpor un certificado emitido por el registro respectivo.

Impedimentos para ser Postor

Artículo 9º.- Están impedidos de ser:

I. Postores

a) El Presidente y los Vicepresidentes de la Re-pública, los representantes al Congreso, losministros de Estado, los vocales de la CorteSuprema de Justicia de la República, los ti-tulares y los miembros del órgano colegiadode los organismos constitucionalmente au-

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Texto de Apoyo: Unidad V

tónomos y el Presidente del Instituto Perua-no de Seguridad Social, hasta seis meses des-pués de haber dejado el cargo.

b) Los titulares de instituciones de organismospúblicos descentralizados, los alcaldes, losdemás funcionarios públicos, los directoresy funcionarios de las empresas del Estado;las personas naturales de la Entidad quetengan intervención directa en la definiciónde necesidades, especificaciones, evaluaciónde ofertas, selección de alternativas, autori-zación de adquisiciones o pagos;

c) El cónyuge, conviviente o los parientes has-ta el cuarto grado de consanguinidad y se-gundo de afinidad de las personas a que serefiere los literales precedentes;

d) Las personas jurídicas en las que las perso-nas naturales a que se refieren los literalesa), b) y c) tengan una participación superioral cinco por ciento del capital social, dentrode los veinticuatro meses anteriores a laconvocatoria;

e) Las personas naturales o jurídicas que seencuentren sancionadas administrativa-mente con inhabilitación temporal o perma-nente para contratar con entidades del Sec-tor Público, de acuerdo a lo dispuesto por lapresente Ley y su Reglamento.

En los casos a que se refieren los incisos b), c) y d) elimpedimento para ser postor se restringe al ámbitode la jurisdicción o sector al que pertenecen las per-sonas a que se refieren los literales a) y b). En el casode los organismos constitucionalmente autónomo,el impedimento se circunscribe a las adquisiciones ycontrataciones que realizan dichas entidades.

II. Contratistas

Las personas naturales o jurídicas, que tenganobligaciones pendientes con el Instituto Peruanode Seguridad Social así como las entidadesprestadoras de salud a que se refiere la Ley Nº26790, con la Oficina de Normalización Previsionalo a las entidades del Sistema Privado de Pensio-nes, con la Superintendencia Nacional de Admi-nistración Tributaria, o con la SuperintendenciaNacional de Aduanas, por deudas vencidas has-ta el mes anterior a la fecha de la suscripción delcontrato.No puede ser contratista aquella persona natu-ral o jurídica que haya participado como tal en laelaboración de los estudios o información técni-

ca previa que da origen al proceso de Selección ysirve de base para el objeto del contrato, salvo enel caso de los contratos de supervisión.

Las propuestas que contravengan a lo dispuesto enel presente artículo, se tendrán por no presentadas,bajo responsabilidad de los miembros del Comité. Loscontratos celebrados en contravención de lo dispuestopor el presente artículo, son nulos, sin perjuicio delas acciones a que hubiere lugar.

Prohibición de Prácticas Restrictivas

Artículo 10º.- Los postores en un proceso de selec-ción están prohibidos de celebrar acuerdos, entre sío con terceros, con el fin de establecer prácticas res-trictivas de la libre competencia, bajo sanción de que-dar inhabilitados para contratar con el Estado, sinperjuicio de las demás sanciones que establecen lasdisposiciones vigentes.

Requisitos del Proceso

Artículo 11º.- Antes de convocar a Licitación Públi-ca o Concurso Público la Entidad deberá emitir unaresolución o acuerdo, según fuere el caso, que enca-bezará el expediente que forme, el que deberá sermotivado y contendrá una justificación de su proce-dencia. Asimismo, deberá contar con la informacióntécnica y necesaria, tener asegurada la fuente definanciamiento, fijar el sistema de contratación oadjudicación así como el calendario de las etapas delproceso.

En las contrataciones o adquisiciones cuyo desarro-llo se prolongue por más de un ejercicio presupues-tario deberán adoptarse las previsiones necesariaspara garantizar el pago de las obligaciones.

Características de los Bienes y Servicios a Ad-quirir o Contratar

Artículo 12º.- La dependencia encargada de las con-trataciones y adquisiciones de la Entidad, deberá de-finir con precisión la cantidad y las características delos bienes y servicios que se van a adquirir o contra-tar, los cuales deberán cumplir obligatoriamente conlas normas técnicas, metrológicas y/o sanitarias na-cionales si las hubiere.

Para tal efecto, antes de iniciar los procedimientos deadquisición o contratación coordinará con las de-pendencias de las cuales provienen los requerimien-tos y efectuará estudios de las posibilidades que ofre-ce el mercado, de modo que se cuente con la infor-mación para la descripción y especificaciones de los

222

Gestión Logística

bienes, servicios u obras así como para definir losvalores referenciales de adquisición o contratación,la disponibilidad de los recursos, y el proceso de se-lección mediante el cual se realizará.

En el caso de las obras, además, se debe contar conla información técnica aprobada y la disponibilidaddel terreno o lugar donde se ejecutará la obra.

Requisitos de la Convocatoria

Artículo 13º.- En toda Licitación Pública o Concur-so Público deberá observar obligatoriamente lo si-guiente:

I. Realizar la convocatoria pública a través de lapublicación de la misma por lo menos en el Dia-rio Oficial El Peruano, en uno de circulaciónnacional y en otro de circulación en la localidaden que se realiza la Licitación Pública o Concur-so Público. El aviso deberá contener por lo me-nos:

a) la identificación de la Entidad que convoca;

b) el proceso de selección;

c) la descripción básica de los bienes, serviciosu obras a ejecutarse;

d) las oficinas donde pueden recabarse las ba-ses y su costo;

e) la fecha prevista para el acto público de pre-sentación de propuestas y para el acto deadjudicación de la buena pro; y,

f) el valor referencial, salvo en los casos a quese refiere el último párrafo del Artículo 26º.

II. La existencia de un plazo razonable entre la con-vocatoria y la presentación de ofertas. El plazoserá establecido por la Entidad del Sector Públi-co atendiendo a la urgencia y características pro-pias de cada proceso. En ningún caso el plazoentre la convocatoria y la presentación de pro-puestas será menor a veinte días hábiles.

III. La existencia de bases aprobadas de acuerdo alArtículo 25º de la presente Ley. En el caso deobras, adicionalmente, se requerirá de la existen-cia del expediente técnico.

IV. La celebración de acto público para la presenta-ción de propuestas y para la adjudicación.

La convocatoria a un proceso de adjudicación direc-ta, se efectúa a través de su publicación en por lomenos el Diario Oficial El Peruano y en otro de cir-culación nacional o local.

La convocatoria a un proceso de adjudicación direc-ta de menor cuantía se hace mediante invitación a

no menos de tres postores, en el caso de contrata-ción de obras y consultoría.

CAPÍTULO II

DE LOS PROCESOS DE SELECCION

Procesos de Selección

Artículo 14º.- Los procesos de selección son: lici-tación pública, concurso público, adjudicación di-recta y de menor cuantía. El Reglamento determi-nará los sistemas y modalidades aplicables a cadaproceso de selección.

Licitación Pública

Artículo 15º.- La licitación pública se convoca parala contratación de obras y para la adquisición debienes y suministros dentro de los márgenes queestablece la Ley Anual de Presupuesto.

Concurso Público

Artículo 16º.- El concurso público se convoca parala contratación de servicios y de consultoría, den-tro de los márgenes que establece la Ley Anual dePresupuesto.

Adjudicación Directa y de Menor Cuantía

Artículo 17º.- La adjudicación directa se convo-ca para la contratación de obras, servicios deconsultoría, otras clases de servicios y para la ad-quisición de bienes y suministros dentro de losmárgenes que establece la ley Anual de Presupues-to.

La adjudicación directa de menor cuantía se utili-za para la contratación de obras, servicios genera-les y de consultoría y para la adquisición de bienescuyo monto sea igual o inferior a la décima partedel límite máximo establecido por la Ley Anual dePresupuesto para la adjudicación directa; este pro-cedimiento se regirá por los principios previstos enel Artículo 3º de la presente Ley, en lo que le fueraaplicable.

Prohibición de Fraccionamiento

Artículo 18º.- Queda prohibido fraccionar adqui-siciones, así como la contratación de obras o deservicios con el objeto de cambiar la modalidad delproceso de selección. En el caso de aquellas cuya

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Texto de Apoyo: Unidad V

ejecución esté debidamente programada por eta-pas o tramos, la prohibición que se establece al-canza al monto total de la etapa o tramo a ejecutar.

La más alta autoridad administrativa de la Entidades la responsable del cumplimiento de esta prohibi-ción.

Exoneración de Procesos de Selección

Artículo 19º.- Están exonerados de Licitación Pú-blica y Concurso Público las adquisiciones y contra-taciones que se realicen:

a) Entre las Entidades del Sector Público, cuan-do se trate de ejecución de obras;

b) Para contratar servicios públicos sujetos atarifas cuando estas sean únicas;

c) En situación de emergencia o de urgenciadeclaradas de conformidad con la presenteLey;

d) Con carácter de secreto militar o de ordeninterno por parte de las fuerzas Armadas yPolicía Nacional, que deban mantenerse enreserva, conforme a Ley. En ningún caso sereferirán a bienes, servicios u obras de ca-rácter administrativo u operativo de acuer-do al Reglamento.

e) Por las Misiones del Servicio Exterior de laRepública, para su funcionamiento y gestión,de acuerdo a lo establecido en el Reglamen-to.

f) Cuando se declaren desiertos los procesosde selección en dos oportunidades, debien-do la Contraloría General de la Repúblicaevaluar las causas que la motivaron, paralo cual las entidades remitirán dentro de losdiez días siguientes a la declaración, el expe-diente correspondiente.

Dichas exoneraciones deben hacerse de conoci-miento, bajo responsabilidad de la más alta au-toridad presupuestaria o del Directorio, de laComisión de Presupuesto y Cuenta General delCongreso de la República, del Ministerio de Eco-nomía y Finanzas y de la Contraloría general dela República dentro de los diez días calendariosiguientes a la fecha de su aprobación.

En los casos de exoneración de proceso de selección,la ejecución de los contratos se regula por esta Ley,su reglamento y normas complementarias.

Formalidades de los Procedimientos no sujetosa Licitación y Concurso Público

Artículo 20º.- Las adquisiciones o contrataciones aque se refiere el artículo precedente se realizarán me-diante el procedimiento de adjudicación directa a quese refiere el último párrafo del artículo 13º de la pre-sente Ley, exceptuándose de la publicación en loscasos señalados en el inciso d) del Artículo 19º an-tes referido; y se aprobarán mediante:

a) Decreto Supremo con el voto aprobatoriodel Consejo de Ministros;

b) Acuerdo del Directorio, en el caso de las Em-presas del Estado;

c) Resolución de la máxima autoridad de la En-tidad, en el caso del Congreso de la Repúbli-ca, del Poder Judicial, del Ministerio Público,de los Gobiernos Locales, de los GobiernosRegionales, del Instituto Peruano de Seguri-dad Social y de los Organismos Constitucio-nalmente Autónomos.

Las Resoluciones o Acuerdos señalados en los incisosprecedentes serán publicados en el Diario Oficial ElPeruano, excepto en los casos señalados en el incisod) del Artículo 19º de la presente Ley.

Situación de Urgencia

Artículo 21º.- Se considera situación de urgenciacuando la ausencia de un bien o servicio comprometeen forma directa e inminente la continuidad de unservicio esencial o de operaciones productivas; o cuan-do la utilización de licitación o concurso no cumplafunción alguna debido a que los bienes no admitensustitutos o existiendo sustituto, éstos pueden afectarnegativamente el servicio o proceso productivo.

Situación de Emergencia

Artículo 22º.- Se entiende como situación de emer-gencia aquella en la cual la Entidad tenga que actuarde manera inmediata a causa de acontecimientos ca-tastróficos, de situaciones que supongan grave peligroo de necesidades que afecten la defensa nacional. Eneste caso la Entidad se exonera de la tramitación delexpediente administrativo y podrá ordenar la ejecu-ción de lo estrictamente necesario para remediar elevento producido y satisfacer la necesidad sobreveni-da, sin sujetarse a los requisitos formales de esta Ley.De este acuerdo se dará cuenta inmediata al Consejode Ministros para la aprobación del Decreto Supremocorrespondiente y al Ministerio de Economía y Finan-zas, quien girará los recursos de acuerdo a lo queestablecen las normas presupuestales. El resto de laactividad necesaria para completar el objetivo propues-to por la Entidad ya no tendrá el carácter de emer-

224

Gestión Logística

gencia, se adquirirá o contratará de acuerdo a lo es-tablecido en la presente Ley.

Del Comité Especial

Artículo 23º.- Para cada licitación pública o concur-so público la Entidad del Sector Público designará unComité Especial que deberá llevar adelante el proceso.

El Comité estará integrado por no menos de tresmiembros y se conformará con la participación depersonas que tengan conocimiento técnico de losbienes o servicios a adquirir. En caso de bienessofisticados, servicios especializados u obras, podránparticipar en el Comité uno o más expertos indepen-dientes, ya sean personas naturales o jurídicas, queno laboren en la Entidad contratante o funcionariosque laboran en otras Entidades del Sector Público.

El Comité tendrá a su cargo la organización, con-ducción y ejecución de la integridad del proceso, des-de la preparación de las bases, absolución de con-sultas, recepción de ofertas, calificación de postores,evaluación de propuestas, la adjudicación y en gene-ral, todo acto necesario o conveniente, para la reali-zación de la licitación pública o concurso público.

Por convenio las Entidades podrán encargar a otrasEntidades del Sector Público, la realización de losprocesos de selección.

Responsabilidad

Artículo 24º.- Todos los miembros del Comité Espe-cial son solidariamente responsables por que la se-lección realizada se encuentre arreglada a ley y res-ponden administrativa y/o judicialmente, en su caso,de cualquier irregularidad cometida en la misma queles sea imputable. Son de aplicación a los miembrosdel Comité Especial lo establecido en el Artículo 47ºde la presente Ley.

En caso se determine responsabilidad en los expertosindependientes que participen en el Comité, sean estaspersonas naturales o jurídicas, el hecho se comunicaráal Consejo Superior de Contrataciones y Adquisicionesdel Estado para que se les incluya en el Registro deInhabilitados para contratar con el Estado.

CAPÍTULO III

DE LAS BASES

Condiciones Mínimas

Artículo 25º.- las bases de un proceso de selección

serán aprobadas por el Titular del Pliego que lo con-voca o por el funcionario designado por este últimoo por el Directorio en el caso de las empresas delEstado y debe contener obligatoriamente cuandomenos, lo siguiente:

a) Mecanismos que fomenten la mayor partici-pación no discriminada de postores nacio-nales y extranjeros en función al objeto delproceso y la obtención de la propuesta téc-nica y económica más favorable. No consti-tuye tratamiento discriminatorio la exigen-cia de requisitos técnicos y comerciales decarácter general establecidos por las basespara calificar como postores;

b) El detalle de las características de los bienesy servicios a adquirir; el lugar de entrega, ela-boración o construcción, según el caso. Estedetalle puede constar en un Anexo de Espe-cificaciones Técnicas o en el caso de obrasen un Expediente Técnico;

c) Garantía de Seriedad de la Oferta de acuer-do a lo que establezca el Reglamento;

d) Plazos y mecanismos de publicidad que ga-ranticen la efectiva posibilidad de participa-ción de los postores;

e) La definición del sistema y/o modalidad aseguir, el cual será uno de los establecidosen el reglamento;

f) El calendario del proceso de selección;

g) El método de evaluación y calificación de pro-puestas;

h) La proforma de contrato, en la que se se-ñale las condiciones de la operación. En elcaso de contratos de obras figurará necesa-riamente como anexo el Cronograma Gene-ral de Ejecución de la obra, el Cronogramade los Desembolsos previstos presupuestal-mente y el expediente técnico;

i) Fórmulas de Reajustes de Precios, de ser elcaso;

j) Las normas que se aplicarán en caso definanciamiento otorgado por EntidadesMultilaterales o Agencias Gubernamentales,las que observarán los principios estableci-dos en el Artículo 3º de esta Ley;

k) Mecanismos que aseguren la confidencia-lidad de las propuestas.

Lo establecido en las bases, en la presente Ley y suReglamento obliga a todos los postores y a la Enti-dad convocante.

225

Texto de Apoyo: Unidad V

Valor Referencial

Artículo 26º.- La Entidad del Sector Público estable-cerá el valor referencial de la adquisición o contrata-ción, a fin de determinar el proceso de selección co-rrespondiente y la asignación de recursos necesarios.

El valor referencial será determinado en base a loscostos estimados por la dependencia o dependen-cias responsables de la Entidad, con una antigüedadno mayor a los dos meses anteriores a la convocato-ria al proceso de selección.

El valor referencial será siempre público salvo que laEntidad determine que este tenga carácter reserva-do; mediante decisión debidamente sustentada, cuan-do el procedimiento de adquisición lo haga recomen-dable, por tratarse de adquisiciones que revisten com-plejidad o conllevan innovaciones tecnológicas.

Consultas

Artículo 27º.- El calendario a que se refiere el incisof) del Artículo 25º de la presente Ley, debe contenerun plazo para la presentación de consultas y aclara-ciones de las bases el que podrá variar de acuerdo ala complejidad de la adquisición o contratación y unplazo para su absolución.

La absolución de consultas de los postores debe serdebidamente fundamentada y sustentada.

Las consultas y las respuestas de la Entidad respec-to a las mismas, se harán de conocimiento oportunode los postores simultáneamente y se consideraráncomo parte integrante de las bases del proceso.

Los plazos a que se refiere el presente artículo seránestablecidos en el Reglamento de la Ley.

Observación a las Bases

Artículo 28º.- Dentro de los tres días hábiles de fi-nalizado el término para la absolución de consultas,los adquirentes de las bases podrán formular obser-vaciones adicionales debidamente fundamentadas re-lativas al incumplimiento de las condiciones míni-mas a que se refiere el Artículo 25º, mediante escritodirigido al Comité Especial.

El Comité evaluará la observación y si encuentrasustento la recogerá. En caso contrario, en el plazode tres días hábiles, elevará la observación con uninforme técnico para su revisión por el Consejo Su-perior de Contrataciones y Adquisiciones, quien ten-drá igual plazo para decidir si acoge la observación,en cuyo caso ordenará la corrección. Cuando se acojauna observación la comunicación de la corrección aque hubiere lugar se hará a todos los postores.

Revisadas y evaluadas todas las observaciones o ven-cido el plazo sin que éstas se formulen, las basesquedarán integradas y se constituirán como reglasdefinitivas que rigen el proceso. No caben observa-ciones posteriores.

Obligatoriedad

Artículo 29º.- La elaboración de las bases recogerálo establecido en esta Ley y su Reglamento las que seaplicarán obligatoriamente. Sólo en caso de vacío deéstas se observarán las normas generales de proce-dimientos administrativos y las del derecho común.

CAPÍTULO IV

DE LOS PROCEDIMIENTOS DEADJUDICACION

Presentación de Propuestas y Adjudicación dela Buena Pro

Artículo 30º.- La presentación de propuestas y deadjudicación de la Buena pro se realizará en acto pú-blico en una o más fechas señaladas en la convocato-ria, con presencia de Notario Público o Juez de Pazcuando en la localidad donde se efectúe no hubiera elprimero. Los procedimientos y requisitos de dicha pre-sentación serán regulados por el Reglamento.

Este acto podrá ser postergado por el Comité Espe-cial, por causas debidamente sustentadas, dandoaviso a todos los adquirentes de bases. En los casosen que la adjudicación no pueda realizarse en lasfechas previstas en las bases, el acto de adjudicaciónse sujetará a lo previsto en el Reglamento.

Del acto de presentación de propuestas y adjudica-ción se levantará un acta que será suscrita por to-dos los miembros del Comité especial y por los posto-res que deseen hacerlo.

Sólo se considerarán como ofertas válidas aquellas quecumplan con los requisitos establecidos en las bases.

Los resultados de los procesos de selección, con ex-cepción de los de menor cuantía, se publicarán con-forme lo dispone el Reglamento de la Ley.

Evaluación y Calificación de Propuestas

Artículo 31º.- El método de Evaluación y Califica-ción de Propuestas que será establecido en el Regla-mento, debe objetivamente permitir una selección dela calidad y tecnología requeridas, dentro de los pla-zos más convenientes y al mejor costo total.

226

Gestión Logística

El método deberá exigir la presentación de los docu-mentos estrictamente necesarios, por parte de los pos-tores.

El Reglamento establecerá los criterios, el sistema ylos factores aplicables para cada tipo de bien, servi-cio u obra a adquirirse o contratarse.

Proceso de Selección Desierto

Artículo 32º.- El Comité Especial declarará desiertauna Licitación Pública o un Concurso Público cuan-do se presenten menos de dos postores o cuandoquede válida una única oferta, salvo que se trate deun proceso de adquisición de bienes que por la na-turaleza de su comercialización tienen un precio fija-do por cotización internacional. Así mismo se decla-rará desierta una Adjudicación Directa cuando sepresenten menos de tres postores, salvo el caso de laAdjudicación de Menor Cuantía. La declaración dedesierto de un proceso de selección no exime a laEntidad de convocar uno nuevo.

En el supuesto que un mismo proceso de selecciónsea declarado desierto en dos oportunidades, la enti-dad convocante podrá realizar una adjudicación di-recta, observando lo dispuesto en la presente Ley, suReglamento y en la Ley de Gestión Presupuestariadel Estado.

Requisitos de las Propuestas

Artículo 33º.- Las propuestas que excedan en másde diez por ciento el valor referencial, serán devuel-tas por el Comité, teniéndolas por no presentadas.Para otorgar la buena pro deberá contar con asigna-ción suficiente de recursos.

Si la propuesta ganadora fuese inferior al valorreferencial en más del diez por ciento, el Comité con-dicionará la adjudicación de la buena pro a la pre-sentación de una Garantía de Seriedad de Cumpli-miento por la diferencia respecto de dicho valor, con-forme a la escala que señale el Reglamento. Dichagarantía es distinta y adicional a la Garantía de FielCumplimiento prevista en el inciso a) del Artículo 41ºde la presente Ley.

Las propuestas que fueren inferiores al cincuentapor ciento del valor referencial serán devueltas por elComité teniéndolas por no presentadas.

Cancelación del Proceso

Artículo 34º.- En cualquier estado del proceso deselección, hasta cinco días antes de la fecha de laadjudicación, la Entidad que lo convoca puede can-

celarlo; por razones de fuerza mayor o caso fortuito,cuando desaparezca la necesidad de contratar o ad-quirir o cuando persistiendo la necesidad, el presu-puesto asignado tenga que destinarse a otros propó-sitos de emergencia declarados expresamente; bajosu exclusiva responsabilidad. En ese caso la Entidaddeberá reintegrar el costo de las bases a quienes lashayan adquirido.

La formalización de la cancelación del proceso debe-rá realizarse mediante resolución o acuerdo debida-mente sustentado, del mismo o superior nivel, de aquélque dio inicio al expediente de contratación o adqui-sición, debiéndose publicar conforme lo disponga elReglamento.

TITULO TERCERO

DE LAS ADQUISICIONES Y LOSCONTRATOS

CAPÍTULO UNICO

DISPOSICIONES GENERALES

Bienes y Servicios a Adquirir o Contratar

Artículo 35º.- La compra venta, el arrendamientode bienes, la adquisición de suministros y la locaciónde servicios, incluidos dentro de la denominación debienes y servicios en general; así como la contrata-ción de servicios de consultoría tales como investiga-ciones, proyectos, estudios, diseños, supervisiones, ins-pecciones, gerencias, gestiones, auditorías distintas alas señaladas en el Decreto Legislativo Nº 850 y ase-sorías; y la contratación de obras; se regulan por lasdisposiciones de la presente Ley y por las normasespecíficas que establezca el Reglamento.

Del Contrato

Artículo 36º.- El contrato, deberá celebrarse por es-crito, se ajustará a la proforma incluida en las basescon las modificaciones aprobadas por la Entidaddurante el proceso de selección. El Reglamento se-ñala los casos en que el contrato derivado de unaadjudicación de menor cuantía puede formalizarsecon una orden de compra o servicio; a la misma queno se le aplicará lo dispuesto en el Artículo 41º de lapresente Ley.

227

Texto de Apoyo: Unidad V

El contrato entra en vigencia cuando se cumplan lascondiciones establecidas para dicho efecto en lasbases y podrá incorporar otras modificaciones, siem-pre que no impliquen variación alguna en las carac-terísticas técnicas, precio, objeto, plazo, calidad y con-diciones ofrecidas en el Proceso de Selección.

Ofertas en Consorcio

Artículo 37º.- En los procesos de selección podránparticipar distintos postores en consorcio, sin queello implique crear una persona jurídica diferente. Paraello, será necesario acreditar la existencia de una pro-mesa formal de consorcio, el que se perfeccionaráluego del otorgamiento de la buena pro.

Las partes del consorcio responderán solidariamen-te ante la Entidad por todas las consecuencias deri-vadas de su participación individual o en conjuntodentro del consorcio en los procesos de selección yen la ejecución del contrato derivado de éste, debe-rán designar un representante o apoderado comúncon poderes suficientes para ejercitar los derechos ycumplir las obligaciones que se deriven de su calidadde postores y del contrato hasta la liquidación delmismo.

Las partes del consorcio no deben estar incluidas enel Registro de Inhabilitados para Contratar con elEstado, y en el caso de obras deberán estar inscritasen el Registro Nacional de Contratistas.

Subcontratación

Artículo 38º.- El contratista podrá subcontratar, pre-via aprobación de la Entidad, parte de sus prestacio-nes en el contrato, salvo prohibición expresa conte-nida en las bases.

El contratista mantendrá la responsabilidad por laejecución total de su contrato frente a la entidad, sinperjuicio de la responsabilidad que le puede corres-ponder al subcontratista.

Para ser subcontratista se requiere estar inscrito enel Registro Nacional de Contratistas y no estar in-cluido en el Registro de Inhabilitados para Contratarcon el Estado.

Adelantos

Artículo 39º.- A solicitud del contratista, y siempreque haya sido previsto en las bases, la Entidad podráentregar adelantos en los casos, montos y condicio-nes señalados en el Reglamento.

Para que proceda el otorgamiento del adelanto, el

contratista presentará una garantía por el monto totaldel mismo. El adelanto se amortizará en la formaque establece el Reglamento.

Garantías

Artículo 40º.- Las garantías que otorgarán los con-tratistas serán las de seriedad de la oferta, de fielcumplimiento del contrato, por los adelantos y deseriedad de cumplimiento; sus montos y condicionesserán regulados en el Reglamento.

Las garantías que acepten las Entidades, deben serincondicionales, solidarias, irrevocables y de realiza-ción automática al solo requerimiento de la respecti-va Entidad, bajo responsabilidad de las empresas quelas emiten, las mismas que deben ser de primer or-den y que deberán estar dentro del ámbito de super-visión de la Superintendencia de Banca y Seguros.

En virtud de la realización automática, a primerasolicitud, las empresas pueden oponer exclusión al-guna al requerimiento de ejecución de la garantía,debiéndose limitar a honrarla de inmediato dentrodel plazo de Ley. Toda demora generará responsabi-lidad para la empresa y dará lugar al pago de intere-ses en favor de la Entidad.

Cláusulas Obligatorias en los Contratos de Ad-quisición y Contratación

Artículo 41º.- Los contratos de obras, de adquisi-ción de bienes o contratación de servicios, incluiránnecesariamente y bajo responsabilidad, cláusulas re-feridas a:

a) Garantía de Fiel Cumplimiento: La Entidadestablecerá en el contrato el monto de la Ga-rantía de Fiel Cumplimiento, la cual deberácubrir por lo menos las penalidades por morae incumplimiento, debiendo tener esta últimatope. Dichas penalidades no podrán ser infe-riores a las establecidas en el Reglamento dela presente Ley. A falta de estipulación expre-sa en el contrato, se aplicarán las penalida-des mínimas establecidas en el reglamento.

b) Cláusula de Solución de Controversias:Cuando en la ejecución o interpretación delcontrato, en los casos de Licitación Públicay Concurso Público, surja entre las partesuna discrepancia, esta será definida median-te arbitraje que se sujetará a lo establecidoen la Ley Nº 26572. El arbitraje será decidi-do por un árbitro único o por un TribunalArbitral designados, en ambos casos, por

228

Gestión Logística

acuerdo de las partes y a falta de este serádesignado por el Consejo Superior de Con-trataciones y Adquisiciones del estado. Ellaudo arbitral será inapelable, definitivo y obli-gatorio para las partes.

c) Cláusula de Resolución de Contrato por In-cumplimiento: En caso de incumplimientopor parte del contratista de alguna de susobligaciones, que haya sido previamente ob-servada por la Entidad, esta última podráresolver el contrato, en forma total o parcial,mediante la remisión por la vía notarial delacuerdo o resolución en la que se manifies-te esta decisión y el motivo que la justifica.Dicho acuerdo o resolución será aprobadopor autoridad del mismo nivel jerárquico queaquella que haya suscrito el contrato. El con-trato queda resuelto de pleno derecho a par-tir de la recepción de dicha comunicaciónpor el contratista. Igual derecho asiste al con-tratista ante el incumplimiento por la Enti-dad de sus obligaciones esenciales, siempreque el contratista la haya emplazado me-diante carta notarial y ésta no haya subsa-nado su incumplimiento.

Adicionales y ampliaciones

Artículo 42º.- La Entidad podrá ordenar y pagardirectamente la ejecución de prestaciones adiciona-les, hasta por el quince por ciento de su monto, siem-pre que sean indispensables para alcanzar la finali-dad del contrato. Asimismo, podrá reducir obras oservicios hasta por el mismo porcentaje.

En el supuesto que resultara indispensable la reali-zación de obras adicionales por errores del expedien-te técnico o situaciones imprevisibles posteriores a lasuscripción del contrato, mayores a las establecidasen el párrafo precedente, la Entidad, sin perjuicio dela responsabilidad que pueda corresponder al pro-yectista, podrá decidir autorizarlas. Para ello se re-querirá contar con la autorización del Titular del Pliegoo de la máxima autoridad de la Entidad, debiendopara el pago contar con la autorización previa de laContraloría General de la República y con la com-probación de que se cuentan con los recursos nece-sarios; debiendo hacerse de conocimiento, bajo res-ponsabilidad de la más alta autoridad presupuesta-ria o del Directorio, de la Comisión de Presupuesto yCuenta General del Congreso de la República y delMinisterio de Economía y Finanzas.

Alternativamente, la Entidad podrá resolver el con-trato, sin responsabilidad para las partes. En esteúltimo caso, el contrato queda resuelto de pleno de-

recho desde su comunicación al contratista y la En-tidad procederá a pagar al contratista lo efectivamenteejecutado, con lo que el contrato se entiende liquida-do.

El contratista podrá solicitar la ampliación del plazopactado por atrasos y/o paralizaciones ajenas a suvoluntad, atrasos en el cumplimiento de sus presta-ciones por causas atribuibles a la Entidad contra-tante, y por caso fortuito o fuerza mayor debidamen-te comprobados que modifiquen el calendario con-tractual.

Las discrepancias respecto de la procedencia de laampliación del plazo se resuelven de conformidadcon el procedimiento establecido en el inciso b) delArtículo 41º de la presente Ley.

Liquidación

Artículo 43º.- El contrato culmina con la liquidación,la misma que será elaborada y presentada a la Enti-dad por el contratista según los plazos y requisitosseñalados en el Reglamento debiendo ésta pronun-ciarse sobre aquélla en un plazo máximo fijado tam-bién en el Reglamento bajo responsabilidad del fun-cionario correspondiente. De no emitirse resolución oacuerdo, debidamente fundamentado, en el plazo an-tes señalado la liquidación presentada por el contra-tista se tendrá por aprobada para todos los efectoslegales. La liquidación debidamente aprobada cerraráel expediente de la contratación o adquisición.

Requisitos Especiales en los Contratos de Obra

Artículo 44º.- Para efectos de la ejecución de loscontratos de obra, el Reglamento establecerá las con-diciones que debe cumplir el ingeniero residente de-signado por el contratista y el inspector designadopor la Entidad, así como las características, funcio-nes y las responsabilidades que estos asumen. Asi-mismo, el Reglamento establecerá las característicasdel cuaderno de obra y las formalidades para la re-cepción de obras y liquidación del contrato.

Resolución de los Contratos

Artículo 45º.- Las partes podrán resolver el contra-to de mutuo acuerdo por causas no atribuibles aéstas o por caso fortuito o de fuerza mayor estable-ciendo los términos de la resolución.

Cuando se ponga término al contrato, por causasimputables a la Entidad, ésta deberá liquidarle la parteque haya sido efectivamente ejecutada y resarcirlelos daños y perjuicios ocasionados.

229

Texto de Apoyo: Unidad V

En los supuestos de caso fortuito o fuerza mayor, seliquidará en forma exclusiva la parte efectivamenteejecutada.

La Entidad deberá reconocer en el acto administrati-vo resolutorio, los extremos indicados en los párra-fos precedentes. Para hacer efectiva la resolucióndeberá contar con la aprobación de la máxima auto-ridad de la Entidad, bajo responsabilidad.

La resolución del contrato por causas imputables alcontratista le originarán las sanciones que le impon-ga el Consejo Superior de Adquisiciones y Contrata-ciones del Estado, así como el resarcimiento de losdaños y perjuicios ocasionados.

Registro de Contratos

Artículo 46º.- La Entidad bajo responsabilidad, lle-vará un Registro Público de los procesos de selec-ción que convoque, de los contratos suscritos y suinformación básica, debiendo remitir trimestralmen-te una estadística de dicha información al ConsejoSuperior de Contrataciones y Adquisiciones del Es-tado, en la forma que establezca el Reglamento.

TITULO CUARTO

DERECHOS, OBLIGACIONES YSANCIONES

CAPÍTULO I

DE LAS ENTIDADES Y FUNCIONARIOS

De las Responsabilidades y Sanciones

Artículo 47º.- Los funcionarios y servidores, así comolos miembros del Comité Especial que participan enlos procesos de adquisición o contratación de bienesy servicios son responsables del cumplimiento de lasnormas de la presente Ley y su Reglamento.

En los casos en que las normas establecen márge-nes de discrecionalidad para la actuación del servi-dor o funcionario, éste deberá ejercerla de forma quesus decisiones estén acordes con los principios esta-blecidos en el Artículo 3º de la presente Ley.

La evaluación del adecuado desempeño de los servi-dores o funcionarios en las decisiones discreciona-les a que se refiere el párrafo precedente, es realizada

por la más alta autoridad de la Entidad a la quepertenece, a fin de medir el desempeño de los mis-mos en sus cargos. Para tal efecto, la Entidad podrádisponer, en forma periódica y selectiva, exámenes yauditorias especializadas.

En el caso de las empresas del Estado, dicha evalua-ción es efectuada por el Directorio.

En caso de incumplimiento de las disposiciones es-tablecidas en la presente Ley se aplicarán, de acuer-do a su gravedad, las siguientes sanciones:

a) Amonestación escrita;

b) Suspensión sin goce de remuneraciones detreinta a noventa días;

c) Cese temporal sin goce de remuneracioneshasta por doce meses; y,

d) Destitución.La Entidad estará obligada a remitir dentro de losquince días siguientes al cierre de cada trimestre a laContraloría General de la República, una relación detodas las convocatorias a Licitación Pública y Con-cursos Públicos realizados en dicho período, con ladocumentación que permita apreciar su resultado.

Supervisión

Artículo 48º.- La Entidad supervisará directamenteo a través de terceros todo el proceso de ejecución,para lo cual el contratista deberá ofrecer las facilida-des necesarias.

En virtud de ese derecho de supervisión, la Entidadtiene la potestad de aplicar los términos contractua-les para que el contratista corrija cualquier desajus-te respecto del cumplimiento exacto de las obligacio-nes pactadas.

El hecho que la Entidad no supervise los procesos,no exime al contratista de cumplir con sus deberesni de la responsabilidad que le pueda corresponder.

CAPÍTULO II

DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOSCONTRATISTAS

RECONOCIMIENTO DE INTERESES

Artículo 49º.- En caso de incumplimiento del pago

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Gestión Logística

por parte de la Entidad, salvo que el atraso se deba acaso fortuito o fuerza mayor, ésta reconocerá el pagode intereses conforme a lo establecido por el CódigoCivil.

Igual derecho corresponde a la Entidad en el casoque ésta sea la acreedora.

Cumplimiento de lo Pactado

Artículo 50º.- Los contratistas están obligados a cum-plir cabalmente, con lo ofrecido en su propuesta y encualquier manifestación formal documentada, quehayan aportado adicionalmente, en el curso del pro-ceso de selección o en la formalización del contrato,así como a lo dispuesto en los incisos 2) y 3) delArtículo 1774º del Código Civil.

Responsabilidad del Contratista

Artículo 51º.- El contratista es el responsable por lacalidad ofrecida y por los vicios ocultos de los bieneso servicios ofertados por un plazo no menor de unaño contado a partir de la conformidad otorgada porla Entidad. El contrato podrá establecer excepcionespara bienes fungibles o que por su naturaleza nopuedan adecuarse a este plazo.

En el caso de obras el plazo de responsabilidad nopodrá ser inferior a siete años.

Sanciones

Artículo 52º.- El Consejo Superior de Contratacio-nes y Adquisiciones del Estado impondrá a los con-tratistas, en los casos que esta Ley o Reglamento loseñalen, las sanciones siguientes:

a) Inhabilitación Temporal: Consiste en la pri-vación, por un período determinado, del ejer-cicio de los derechos de participar en proce-sos de selección.

b) Inhabilitación: Consiste en la privación per-manente del ejercicio de los derechos del con-tratista de participar en procesos de selec-ción.

c) Económicas: Son aquellas que resultan dela ejecución de las garantías otorgadas a lapresentación de recursos de revisión que sondeclarados infundados o improcedentes porel Tribunal de Contrataciones y Adquisicio-nes del Estado.

Las sanciones que se imponen no constituyen impe-dimento para que el contratista cumpla con sus obli-gaciones, por lo tanto, deberá proseguir con la ejecu-

ción de los contratos que tuviera suscritos, hasta laliquidación final de los mismos.

TITULO QUINTO

SOLUCION DE CONTROVERSIAS EIMPUGNACIONES

Solicitudes y Reclamaciones

Artículo 53º.- La justicia administrativa está a car-go del Tribunal de Contrataciones y Adquisicionesdel estado, cuyas resoluciones constituyen última ins-tancia administrativa y son de cumplimiento y proce-dente administrativo obligatorio.

Las Entidades están en la obligación de resolver lassolicitudes y reclamaciones que formulen los contra-tistas con arreglo a las normas de esta Ley y del Re-glamento.

Recursos Impugnativos

Artículo 54º.- Las discrepancias de los postores re-lacionadas con aspectos anteriores al acto públicode presentación de propuestas o sobre el otorgamien-to de buena pro, podrán dar lugar a la interposiciónde los recursos de apelación y revisión. El Reglamen-to establecerá los plazos, requisitos, tasas y garan-tías.

Los recursos impugnativos que pueden interponer-se son: el recurso de apelación y el recurso de revi-sión. Por esta vía no se podrán impugnar las bases.

La apelación será conocida por la máxima autoridadadministrativa de la Entidad que convocó al proceso.Lo resuelto por esta instancia puede ser materia derecurso de revisión presentado ante el Tribunal deContrataciones y Adquisiciones del Estado. La Enti-dad está obligada a remitir el expediente correspon-diente, bajo responsabilidad.

En los procedimientos de adquisición de bienes yservicios en general a que se refiere esta Ley, no pro-cede ningún recurso u otro medio de reclamación oimpugnación distinto de los establecidos en el pre-sente artículo.

La interposición de la acción contencioso adminis-trativa cabe únicamente contra lo resuelto por el Tri-bunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado;dicha interposición no suspende la ejecución de loresuelto por el referido Tribunal.

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Texto de Apoyo: Unidad V

Suspensión del Proceso de Contratación

Artículo 55º.- La presentación de los recursos in-terpuestos de conformidad con lo establecido en elartículo precedente dejarán en suspenso el procesode contratación.

Denegatoria Ficta

Artículo 56º.- En el caso que las Entidades no re-solvieran y notificaran sus resoluciones o acuerdosdentro del plazo que fija el reglamento, los interesa-dos considerarán denegadas sus peticiones o recur-sos, debiendo impugnar la denegatoria ficta dentrodel plazo que fija el Reglamento.

Nulidad

Artículo 57º.- El Tribunal declarará nulos, los actosadministrativos expedidos por las Entidades, cuandohayan sido dictados por órgano incompetente, con-traviniendo las normas legales, contengan un impo-sible jurídico, prescindiendo de las normas esencia-les del procedimiento. O de la forma prescrita por lanormatividad aplicable, debiendo expresar en la Re-solución que expida la etapa a la que se retrotraeráel proceso.

TITULO SEXTO

DEL CONSEJO SUPERIOR DECONTRATACIONES Y ADQUISICIONESDEL ESTADO

Definición

Artículo 58º.- El Consejo Superior de Contratacionesy Adquisiciones del Estado es un organismo públicodescentralizado adscrito a la Presidencia del Consejode Ministros, con personería jurídica de derecho públi-co que goza de autonomía técnica, funcional, adminis-trativa, económica y financiera. Su personal está sujetoal Régimen Laboral de la Actividad Privada.

Funciones

Artículo 59º.- El Consejo Superior de Contratacio-nes y Adquisiciones del Estado tiene las siguientesfunciones:

a) Velar por el cumplimiento y difusión de estaLey, su Reglamento y normas complemen-

tarias y proponer las modificaciones queconsidere necesarias.

b) Resolver en última instancia los asuntos desu competencia.

c) En los casos en que se susciten controver-sias entre las Entidades y los contratistas, yestas sean sometidas a arbitraje, designar alárbitro dirimente, de acuerdo a lo estableci-do en el Artículo 41º de la presente Ley.

d) Administrar el Registro Nacional de Contra-tistas así como el Registro de Inhabilitadospara Contratar con el Estado, los mismosque son públicos.

e) Absolver las consultas sobre la materia desu competencia, que le formulen las Entida-des del Estado.

f) Aplicar sanciones a los postores y contratis-tas que contravengan las disposiciones deesta Ley, su Reglamento y complementarias.

g) Poner en conocimiento de la ContraloríaGeneral de la República los casos en que seaprecie indicios de incompetencia, negligen-cia, corrupción, o inmoralidad detectados enel ejercicio de sus funciones.

h) Las demás que le asigne la legislación.

Presidencia del Consejo Superior de Contrata-ciones y Adquisiciones del Estado

Artículo 60º.- El Presidente del Consejo Superior deContrataciones y Adquisiciones del Estado es el titu-lar del Pliego presupuestario y máxima autoridad ad-ministrativa de la institución. Es nombrado por reso-lución Suprema, refrendada por el Presidente del Con-sejo de Ministros, por un plazo de tres años renovable.

El Presidente ejerce funciones jurisdiccionales úni-camente en reemplazo de un Vocal del Tribunal, encuyo caso ejerce la presidencia del Tribunal.

Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones

Artículo 61º.- El Tribunal de Contrataciones y Ad-quisiciones es el órgano jurisdiccional del Consejo.Se organiza en Salas, las cuales están conformadaspor tres Vocales. Estos serán nombrados medianteResolución Suprema, refrendada por el Presidentedel Consejo de Ministros, por un plazo de tres anosrenovables.

El número de Salas se establecerá por Decreto Su-premo que suscriba la Presidencia del Consejo deMinistros.

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Gestión Logística

Requisitos e Impedimentos

Artículo 62º .- Para ser Presidente del Consejo Su-perior de Contrataciones y Adquisiciones del Estadoo Vocal del Tribunal de Contrataciones y Adquisicio-nes se requiere:

a) Haber ejercido profesional universitario a fina las materias de esta Ley por un mínimo dedoce años;

b) Gozar de reconocida solvencia moral y ex-periencia reconocida en las materias de lapresente Ley;

c) No estar inhabilitado por sentencia judicial;

d) No haber sido declarado insolvente o haberejercido cargos directos en personas jurídi-cas declaradas en quiebra, durante por lomenos un año, previo a la declaración;

e) No haber sido inhabilitado para contratarcon el Estado;

f) No tener participación en personas jurídi-cas que contraten con el Estado; y,

g) No estar inmerso en causal de impedimen-to para el ejercicio de la función pública.

Causales de Remoción y Vacancia

Artículo 63º .- El Presidente del Consejo Superiorde Contrataciones y Adquisiciones del Estado y losVocales del Tribunal de Contrataciones y Adquisicio-nes podrán ser removidos de su cargo por perma-nente incapacidad física o incapacidad moralsobreviniente o debida a falta grave declarada con laformalidad del Artículo 60º de esta Ley.

La vacancia en los cargos citados también se produ-ce por renuncia.

Organización

Artículo 64º .- La organización del Consejo Supe-rior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,las características de los registros referidos en el inci-so d) del Artículo 59º de la presente Ley, y demásnormas necesarias para su funcionamiento, seránestablecidas en su Reglamento de Organización yFunciones.

Los recursos del Consejo Superior de Contratacio-nes y Adquisiciones del Estado son los establecidosen el Artículo 11º de la Ley Nº 26703.

Publicidad de las Resoluciones

Artículo 65º .- El Tribunal está obligado a publicar

las resoluciones que expida como última instanciaadministrativa.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

Primera.- En el Diario oficial El Peruano se inserta-rá una sección especial dedicada exclusivamente alas contrataciones y adquisiciones.

Segunda.- Mediante Decreto Supremo, refrendadopor el Presidente del Consejo de Ministros, se apro-bará el reglamento de la presente Ley y el reglamentode organización y funciones del Consejo Superiorde Contrataciones y Adquisiciones, dentro de los cien-to veinte días siguientes a la publicación de esta Ley.

Tercera.- Las adquisiciones y contrataciones reali-zadas dentro del marco de convenios internaciona-les, se sujetarán a las disposiciones establecidas endichos compromisos cuando sean normas unifor-mes aplicadas a nivel internacional y cumplan conlos principios que contempla la presente Ley.

Cuarta.- En el Reglamento de la presente Ley se apro-barán las definiciones.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Primera.- La Comisión de Promoción de la Inver-sión privada (COPRI) y la Comisión de Promociónde Concesiones Privadas (PROMCEPRI) podrán ex-ceptuar de la aplicación total o parcial de esta Ley alas empresas y/o proyectos incluidos en el procesode promoción de la inversión privada. El mismo tra-tamiento tendrán la Comisión de Formalización dela Propiedad Informal (COFOPRI) y el Registro PredialUrbano (RPU).

Se aplica a los funcionarios de las entidades a quealude el párrafo precedente, las mismas incompatibi-lidades a que se refiere el Artículo 9º de la presenteLey.

Segunda.- Las Empresas del Estado que se dedi-quen a la producción de bienes podrán adquirir losinsumos directos que se utilicen para los procesosproductivos que efectúen conforme al giro de su ne-gocio a través del procedimiento de Adjudicación Di-recta a precios de mercado; las mismas que debeninformarse semestralmente, al Ministerio de Econo-mía y Finanzas; así como a la Contraloría general dela República cuando corresponda; bajo responsabili-dad del Directorio.

Tercera.- Los procesos de contratación o adquisi-ción iniciados antes de la vigencia de la presente Ley,se rigen por sus propias normas.

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Texto de Apoyo: Unidad V

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- La presente Ley entrará en vigencia a par-tir del día siguiente de la publicación de su Regla-mento.

Segunda.- El Consejo Superior de Contrataciones yAdquisiciones del Estado a que se refiere la presenteLey se conformará, de acuerdo a lo que establezca elReglamento, en base al acervo documentario, acti-vos, materiales y recursos asignados al Consejo Su-perior de Licitaciones y Contratos de Obras Públicas,entidad que deberá liquidarse previamente, así comoal personal que requiera, previa evaluación.

A partir de la vigencia de la presente Ley se liquidanlos Consejos Departamentales de Adquisiciones, y elConsejo Nacional Superior de Consultoría, transfi-riendo al Consejo Superior de Contrataciones y Ad-quisiciones del Estado su patrimonio, acervodocumentario, activos, materiales y recursos, así comosu personal, previa evaluación.

El personal que supere las evaluaciones a que serefieren los párrafos anteriores establecerá una nue-va relación laboral con el Consejo Superior de Con-trataciones y Adquisiciones del Estado, para lo cuallas respectivas instituciones procederán a liquidarleslo que les corresponda de acuerdo a Ley. El mismotratamiento se aplicará para el personal que resulteexcedente por efecto de la evaluación.

Por Resolución Ministerial de la Presidencia del Con-sejo de Ministros se dictarán las disposiciones quefueran necesarias para el cumplimiento de la pre-sente disposición. Los recursos presupuestales se su-jetan a lo dispuesto por el Artículo 11º de la Ley Nº26706.

Tercera.- A partir de la vigencia de la presente Leyderóganse los Artículos 167º 169º de la Ley Nº 23350;el Artículo 27º de la Ley Nº24422; los Artículos 30º y115º del Decreto Legislativo Nº 398; los Artículos 30ºy 119º de la Ley Nº 24767; los Artículos 30º y 129ºde la Ley Nº 24977; los Artículos 32º y 176º del De-creto Legislativo Nº 556; y cualquier otra norma queratifique la vigencia y otorgue fuerza de Ley al Decre-to Supremo Nº034-80-VC, Reglamento Unico deLicitaciones y Contratos de Obras Públicas, que enconsecuencia queda sin efecto, así como sus nor-mas complementarias, modificatorias y ampliatorias;la Ley Nº23835; los Decretos Leyes Nº 23554, 26150y el Decreto Supremo Nº208-87-EF, los Artículos, 47º,53º, 54º, 55º, 56º y 57º de la Ley Nº 26703 -Ley deGestión Presupuestaria-, el Decreto Legislativo Nº 710y el Decreto Supremo Nº 014-94-MTC. Así mismo sedeja sin efecto el Decreto Supremo Nº 065-85-PCM,

Reglamento Unico de Adquisiciones, así como susnormas complementarias y modificatorias, y los De-cretos Supremos Nº 022-84-PCM y 045-89-PCM, ylas demás normas que se opongan a la presente ley.

Comuníquese al señor Presidente de la Repúblicapara su promulgación.

En Lima, a los nueve días del mes de julio de milnovecientos noventa y siete.

VICTOR JOY WAY ROJASPresidente del Congreso de la República

CARLOS TORRES Y TORRES LARAPrimer Vicepresidente del Congreso de la República

AL SEÑOR PRESIDENTE CONSTITUCIONALDE LA REPUBLICA

POR TANTO:

Mando se publique y cumpla.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los treintadías del mes de julio de mil novecientos noventa ysiete.

ALBERTO FUJIMORI FUJIMORIPresidente Constitucional de la República

ALBERTO PANDOLFI ARBULUPresidente del Consejo de Ministros

JORGE CAMET DICKMANMinistro de Economía y Finanzas

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PODER EJECUTIVO

Otorgan bonificación especial a los trabajadores dela administración pública.

DECRETO DE URGENCIA Nº 073-97

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

CONSIDERANDO:

Que, en concordancia con las posibilidades fiscales ydentro del marco del presupuesto aprobado para1997, se ha considerado pertinente reajustar las re-muneraciones y pensiones que perciben los servido-res de la administración pública reguladas por elDecreto Legislativo Nº 276, así como las comprendi-das dentro de los regímenes propios de carrera de

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Gestión Logística

Educación, Salud, Seguridad Nacional, Servicio Di-plomático de la República y personal Auxiliar Juris-diccional y Administrativo del Poder Judicial y Minis-terio Público;

En uso de las facultades conferidas por el inciso 19)del Artículo 118º de la Constitución Política del Perú;

Con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros; y,Con cargo de dar cuenta al Congreso;

DECRETA:

Artículo 1 .- Otórgase, a partir del 1 de agosto de1997, una Bonificación Especial a favor de los servi-dores de la administración pública regulados por elDecreto Legislativo Nº 276, profesionales de la salud,trabajadores comprendidos en el Decreto LegislativoNº 559, docentes del Magisterio Nacional, DocentesUniversitarios, funcionarios del Servicio Diplomáticode la República, personales de las Fuerzas Armadasy Policía Nacional, personal Auxiliar Jurisdiccional yAdministrativo del Poder Judicial y Ministerio Públicosujeto al Decreto Legislativo Nº 276, servidoresasistenciales del Sector Salud y personal de Organis-mos Públicos que perteneciendo al régimen privado,sujetan sus escalas remunerativas a los niveles esta-blecidos para los servidores comprendidos dentro delDecreto Legislativo Nº 276.

Artículo 2 .- La bonificación Especial dispuesta porel presente Decreto de Urgencia será equivalente aaplicar el dieciséis por ciento (16%) sobre los siguien-tes conceptos remunerativos; La Remuneración To-tal Permanente señalada por inciso a) del Artículo8º del Decreto Supremo Nº 051-91-PCM y Remune-ración Total Común dispuesta por el Decreto Supre-mo Nº 213-90-EF, las asignaciones y bonificacionesotorgadas por los Decretos Supremos Nº 010, 142,153, 154, 211, 237, 261, 276 y 289-91-EF, Artículo 12ºdel Decreto Supremo Nº 051-91-PCM, R.M. Nº 340-91-EF/11, Artículo 24 del Decreto Legislativo Nº 559,Artículo 6º del Decreto Legislativo Nº 632, Artículo54 de la Ley Nº 23724 y sus modificatorias, DecretosSupremos Nº 040, 054-92-EF, D.S.E. Nº 021-PCM/92, Artículos 184º, 231º y 281º de la Ley Nº 25303,Decretos Leyes Nº 25458, 25671, 25739, 25697 y25897, Decreto Supremo Nº 194-92-EF, DecretosLeyes Nº 26163 y 25943, Decreto Supremo Nº 011-93-ED, Decretos Supremos Nº 081 y 098-93-EF, De-creto Supremo Nº 077-93-PCM, Ley Nº 26504, De-creto Legislativo Nº 817, Decreto Supremo Extraor-dinario Nº 227-PCM/93, Decreto Supremo Nº 19-94-PCM, Decreto Supremo Nº 46-94-EF y Decretos deUrgencia Nº 37-94, 52-94, 80-94, 118-94, 090-96, 098-96 y 019-97.

Artículo 3 .- Los cesantes comprendidos en la LeyNº 23495, reglamentada por el Decreto Supremo Nº015-83-PCM, percibirán la bonificación dispuesta porel presente Decreto de Urgencia en la proporción co-rrespondiente de acuerdo a lo establecido por el Artí-culo 2º de la Ley Nº 23495.

Artículo 4 .- La bonificación a que se refiere el artí-culo 1º del presente Decreto de Urgencia tendrá lassiguientes características:

a) Será una asignación mensual permanentey se afectará en el caso del personal en ser-vicio en el Grupo Genérico 1 «Personal y Obli-gaciones Sociales», utilizando la específicadel gasto respectiva del Clasificador por Ob-jeto del Gasto; y para el caso del personalcesante en el Grupo Genérico 2 «Obligacio-nes Previsionales», específica del Gasto 14«Pensiones».

b) Estará afecta a los descuentos por CargasSociales, FONAVI, Fondos Especiales deRetiro y Aportaciones al Sistema Privado dePensiones.

c) No es base de cálculo para el reajuste de lasbonificaciones que establece la Ley Nº 25212,el Decreto Supremo Nº 051-91-PCM, o paracualquier otro tipo de remuneración, bonifi-cación o pensión.

d) Los servidores y pensionistas de las entida-des comprendidas en el presente Decreto deUrgencia que reciban dos remuneracioneso dos pensiones o remuneración y pensiónproveniente del sector público, percibirán labonificación especial en la pensión o remu-neración de mayor monto.

Artículo 5 .- Fíjase a partir del 1 de agosto de 1997,en DOSCIENTOS y 00/100 NUEVOS SOLES (S/.200.00) la asignación mensual para las animadorasy Alfabetizadores. Dicha asignación se afectará en elGrupo Genérico 3 «Bienes y Servicios», en la específi-ca 37 «Otros servicios de terceros - personas natura-les» del Clasificador por Objeto del Gasto.

Artículo 6º .- El presente Decreto de Urgencia noes de aplicación al:

a) Personal cuyas remuneraciones se sujetana escalas remunerativas aprobadas por laOficina de Instituciones y Organismos delEstado o que mediante trámite institucionalaprueban sus escalas de acuerdo al proce-dimiento establecido en el primer párrafo delArtículo 9º de la Ley Nº 26706.

235

Texto de Apoyo: Unidad V

b) Personal contratado por Servicios no Per-sonales.

c) Personal a cargo de los proyectos por Admi-nistración Directa.

d) Los Internos de Medicina Humana y Odon-tología del Sector Salud.

e) Personal que presta servicios en los Gobier-nos Locales, quienes se sujetan a lo estable-cido en el segundo párrafo del Artículo 9ºde la Ley Nº 26706.

f) Personal comprendido en el Artículo 1º dela Ley Nº 26586 o en el primer párrafo de laQuinta Disposición Transitoria, Complemen-taria y Final de la Ley Nº 26623.

g) Personal no contemplado en los Artículos1º y 3º del presente Decreto de Urgencia.

Artículo 7º .- Los organismos comprendidos en elpresente Decreto de Urgencia que financian sus pla-nillas con recursos distintos a la Fuente de Recur-sos Ordinarios, asignarán la Bonificación Especial,hasta el porcentaje que señala el Artículo 2º del pre-sente dispositivo, en función a la disponibilidad delos recursos que administran.

Artículo 8º .- El personal cuyas pensiones son re-guladas con cargo a la Caja de Pensiones Militar-Policial creada por Decreto Ley Nº 21021 percibirá laBonificación Especial con cargo a los recursos queella administra.

A partir de la vigencia del presente Decreto de Urgen-cia, la asignación excepcional otorgada por el Decre-to Supremo Nº 237-91-EF se encuentra afecta a losdescuentos por fondos especiales de retiro.

Artículo 9 .- Previa a la ejecución y dentro de lostres (3) días de aprobado el presente Decreto de Ur-gencia los Organismos de la Administración Públicaremitirán a la Dirección Nacional del PresupuestoPúblico el costo que genere su aplicación proporcio-nando la información que sea requerida para el sus-tento de dicho costo.

Artículo 10º .- Autorízase a la Dirección Nacionaldel Presupuesto Público y a la Dirección General delTesoro Público, a calendarizar y girar los montos quese requieran para la aplicación del presente Decretode Urgencia con cargo a modificaciones presupues-tarias al cierre del ejercicio 1997 y dentro del plazoestablecido por el Artículo 7º de la Ley Nº 26706.

Artículo 11º .- El Ministerio de Economía y Finan-zas dictará las medidas necesarias para la adecuadaaplicación del presente Decreto de Urgencia.

Artículo 12º .- El presente Decreto de Urgencia en-trará en vigencia a partir del día siguiente de su pu-blicación en el Diario Oficial El Peruano y será re-frendado por el Presidente del Consejo de Ministrosy por el Ministro de Economía y Finanzas.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los treintiundías del mes de julio de mil novecientos noventa ysiete.

ALBERTO FUJIMORI FUJIMORIPresidente Constitucional de la República

ALBERTO PANDOLFI ARBULUPresidente del Consejo de Ministros

JORGE CAMET DICKMANNMinistro de Economía y Finanzas

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236

Gestión Logística

LECTURA Nº 6:

Título : MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD.

RESUMEN

El artículo presenta las diferentes estrategias de entrega, adicionalmente, si se decide un sistemapropio, presenta un modelo o sistema que inicia desde la adquisición de los vehículos y su man-tenimiento, una necesidad en el actual sistema del MINSA.

La filosofía actual es a tercerizar este servicio, trasladando sus problemas y responsabilidades alproveedor, sin embargo, si esto no fuera posible se presenta la organización de un modelo propiode atención.

La entrega con frecuencia es la actividad menos or-ganizada en el proceso de distribución y pueden pre-sentarse trastornos en todos o cualquiera de los ni-veles del sistema. Por consiguiente, la entrega eficazrequiere de una cuidadosa planificación y ejecución.Los factores a considerarse incluyen:

• Selección del Transporte• Intervalos de Entrega y Niveles de Existencia• Calendarios• RutasEn esta sección presentaremos recomendaciones ytécnicas que deberían lograr que los pasos inicialesen el proceso de suministro sean positivamente sen-tidos a nivel clínico. Todos estos pasos iniciales care-cen de importancia si los medicamentos no son en-tregados sin averías y a tiempo a los usuarios finales.

I. PLANIFICACIÓN DEL TRANSPORTELa planificación del transporte comienza con unanálisis cuidadoso y creativo de los recursos de trans-porte disponibles (Diagrama IV.E.1). Los responsa-bles de las decisiones frecuentemente limitan sus con-sideraciones sobre el transporte a los vehículos dis-ponibles dentro del sistema de salud pública, por muydesalentador que sea el servicio que proporcionen

estos vehículos. Afortunadamente, hay varias alter-nativas buenas disponibles. Se podrá efectuar arre-glos con los proveedores para que entreguen directa-mente a almacenes y/o instalaciones clínicas en di-versos niveles del sistema. También pueden estar dis-ponibles medios establecidos de transporte en el sec-tor comercial o en otras ramas del gobierno. Ade-más, puede ser que organizaciones caritativas loca-les puedan proporcionar transporte a ciertas áreas.Es mediante combinaciones de estas y otras alterna-tivas que puede obtenerse la mayor economía y flexi-bilidad. Seguramente, existe un elemento de comple-jidad en este enfoque. En la práctica, sin embargo,sólo es cuestión de conectar selectivamente los re-cursos que ya existen. Los costos y beneficios prácti-cos de estas alternativas varían de país a país.

La comparación de medios alternativos de transpor-te puede ser difícil. Las opciones disponibles puedenconsiderarse en términos de los siguientes factores:

1. COSTO DEL TRANSPORTE

Que es el cargo por flete en el caso de los transporta-dores comerciales. Para el transporte gubernamen-tal, es la suma de los costos de adquisición de vehí-culos, mantenimiento, combustible y salarios de cho-feres;

ESTRATEGIAS DE ENTREGA

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Texto de Apoyo: Unidad VI

2. COSTOS DE TRANSFERENCIA

Que son el resultado de cargos y gastos de manejocuando los bienes son trasladados de un medio detransporte a otro;

3. COSTO DE SEGURO

Para proteger los bienes contra daños, pérdidas ohurto en tránsito;

4. CARGOS DE MANEJO PORTUARIO

Que pueden estar asociados con el uso de puertosmarítimos múltiples o aeropuertos del interior;

5. COSTOS DE EMBALAJE

Que pueden ser incurridos si se requiere de envasesespeciales para ciertos tipos de transporte;

6. CONFIABILIDAD DEL TRANSPORTE

Que tendrá un impacto significativo sobre los cos-tos si ciertos modos de transporte se asocian conatrasos substanciales, tiempos impredecibles de en-trega o pérdidas excesivas.

Los recursos de transporte y las posibilidades deenlace entre los diferentes medios varían dema-siado entre países para permitir recomendacionesespecíficas.

Por lo tanto, los siguientes párrafos tratan sobrealgunas de las implicaciones administrativas decada una de las principales alternativas de trans-porte.

a. Uso de vehículos del Ministerio de Salud.

En teoría, el uso de vehículos del Ministeriodebería proporcionar un servicio adecuado di-rigido desde el nivel central. En los países enque son relativamente pocas las instalacionesque deben abastecerse y donde los tiempos deviaje y las distancias no son grandes, puedeque tenga más sentido depender exclusivamentedel transporte proporcionado por el ministerio.En los países en que los requisitos de servicioson extensos, sin embargo, donde las instala-ciones clínicas y de almacenamiento son am-pliamente dispersas, sin duda existirán dificul-tades. Los problemas comúnmente observadosincluyen los siguientes:

• Las secciones de transporte a nivel cen-tral normalmente son responsables por elservicio a toda división de un ministerio ysus programas. Una condición previa parala administración eficiente del transportees la información actualizada sobre lasnecesidades futuras de transporte de ladivisión. Sin embargo, las comunicacionesentre estas unidades típicamente son de-ficientes. La coordinación es difícil y loscamiones frecuentemente parten con sólomedia carga de suministros para un pro-grama, mientras que una breve espera lespermitiría partir con una carga completallevando materiales para otros programasdestinados para la misma región.

238

Gestión Logística

Aun cuando los Directores de Transporteprocuran optimizar el uso de sus vehículos,permanecen numerosos obstáculos adicio-nales. Dentro del contexto organizacional demuchos ministerios, el enfoque más efecti-vo sería el de asignar directamente a los al-macenes, vehículos exclusivos para sus en-tregas.

• Por lo general, un alto porcentaje de vehícu-los son descartados debido a falta de man-tención o como resultado de accidentes.Aparecen en el inventario pero son inservi-bles.

• El combustible normalmente se encuentraescaso, haciendo difícil la entrega, inclusocuando hay disponibilidad de vehículosservibles. Además, aquí entra una cuestiónde prioridades. Cuando se conceden vehí-culos y asignaciones para combustible apersonal de alto rango, el combustible paraapoyar la entrega de servicios de salud sevuelve aún más escaso.

• Frecuentemente los vehículos son donadoso adquiridos sin cuidado de sus costos deoperación o uso programado. Es común vervehículos de ocho cilindros donde seríanadecuados vehículos de cuatro, o ver vehí-culos costosos de doble tracción utilizadosexclusivamente en carreteras pavimentadas.

b. Arreglos de Entregas con los Proveedores.

Una alternativa al uso de vehículos del Ministe-rio para las entregas es la de celebrar contratosque obliguen a los proveedores de productos far-macéuticos a hacer repartos a almacenes e ins-talaciones clínicas selectas (principalmente losgrandes hospitales). A medida que lasrequisiciones pasan a través del sistema, los fun-cionarios de nivel central las consolidan y efec-túan arreglos de compras con proveedores queentregan directamente desde sus propias insta-laciones de almacenamiento. En los casos en quese aplica, esto transfiere una parte de los costosde almacenamiento y transporte a los proveedo-res. El resultado más probable de este tipo dearreglo es una entrega de «dos etapas»: los pro-veedores entregan a los hospitales y almacenesselectos, y los funcionarios regionales o distritalesefectúan arreglos de transporte hasta las insta-laciones periféricas.

c. Alternativas en los Sectores Público y Privado.

Este manual supone que el programa de sumi-nistro de productos farmacéuticos está centrali-zado dentro del Ministerio. Esto no significa, sinembargo, que el transporte debe ser administra-do internamente. Dados los problemas de la ad-quisición, mantenimiento y suministro de com-bustible a flotas de vehículos, hay mucho quedecir sobre el uso de alternativas de transportedentro de otras dependencias públicas y en elsector privado. Otros ministerios que efectúanviajes con regularidad sobre rutas rurales el Mi-nisterio de Agricultura, por ejemplo pueden tener

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Texto de Apoyo: Unidad VI

espacio disponible para manejar suministrosmédicos. También pueden aprovecharse los ser-vicios existentes de transporte terrestre, aéreo yde ferrocarril. Donde la situación lo justifique, cus-todios pueden acompañar a los suministros paragarantizar su entrega sin avería. Nuevamente, losadministradores locales asumen responsabilidaddesde las rutas principales hasta las áreasperiféricas. Esto también puede implicar el usodel transporte comercial.

d. Ferrocarriles.

El transporte ferroviario es altamente apropiadopara ciertas necesidades, especialmente el trasla-do de grandes cantidades de suministros desdeun puerto marítimo hasta un almacén médicocentral en el interior o desde los almacenes mé-dicos centrales hasta los grandes almacenes re-gionales. El transporte ferroviario hace un usoeconómico del combustible, disminuyendo así loscostos de flete. También es el más apropiado paramanejar los embalajes voluminosos, tales comocontenedores y tarimas. El transbordo de canti-dades voluminosas de embarques de medicamen-tos en contenedores o de embarques de medica-mentos en sus envases originales sobre tarimaspuede disminuir tanto los costos de manejo comolas pérdidas por hurto. Además, si son confiableslos ferrocarriles, el transbordo de cantidades vo-luminosas puede reducir los tiempos anticipadospara las estaciones de abastecimiento en el inte-rior.Las principales desventajas de los ferrocarrilesson: (1) dificultad de mantención y por consiguien-te puede ser un medio poco fiable, (2) la entregaal destino final puede requerir siempre un trasla-do a camiones, y (3) puede no estar disponible elequipo apropiado para el manejo de suministrosen las estaciones del interior para permitir el usode contenedores o tarimas.

e. Transporte Aéreo.

En ciertas áreas, el transporte aéreo representael único medio factible de entregar suministros.Pero en la mayoría de los países, el transporteaéreo no es utilizado con regularidad; más bienes para entregas de emergencia y para la entregade artículos especiales, tales como vacunas. Pue-de ser de utilidad mantener un inventario de losvuelos comerciales existentes, las líneas aéreasde flete, y los pilotos y vuelos potenciales paramisiones especiales. Aunque los cargos por flete

aéreo normalmente son altos, frecuentemente loscostos del empaque son más bajos y el hurto amenudo es menos que con el transporte terres-tre. Además, la velocidad del transporte aéreopuede implicar economías mediante el uso máseficiente de medicamentos caros y una disminu-ción en la necesidad de instalaciones especialesde almacenamiento en frío para las vacunas.Siempre que se utilice el transporte aéreo, debeasegurarse la disponibilidad del transporte y com-bustible necesarios en el aeropuerto de destino.Además el aeropuerto deberá contar con insta-laciones apropiadas de almacenamiento, inclu-yendo el almacenamiento en frío, de ser necesa-rio.

f. Vías de Navegación Interior.

Al igual que en el caso del transporte aéreo, lasvías de navegación interior a veces representanla única ruta factible de entrega a determinadaárea del país. Donde las rutas están bien estable-cidas, los cargos por flete normalmente son ba-jos en comparación con otros medios de trans-porte. Como en el caso del transporte ferroviario,el transporte fluvial puede manejar grandes vo-lúmenes de suministros, aunque puede haber me-nos flexibilidad en términos de almacenamientoen contenedores y en tarimas. La dificultad conel transporte fluvial es que frecuentemente es muylento; además está sujeto a considerables demo-ras, particularmente si los puertos del interior es-tán congestionados o son ineficientes: los bienesfrecuentemente se pierden o dañan cuando seatrasa su recolección del área portuaria; y lossuministros son más vulnerables a los daños opérdidas por mal tiempo, naufragios y otros acci-dentes. Las variaciones estacionales pueden li-mitar drásticamente la accesibilidad por agua. (Enel Archipiélago de Indonesia, por ejemplo, existenciertas islas a las que se puede llegar solamentedos o tres veces durante el año, ya que la nave-gación es imposible durante los períodos de trans-gresión marítima). Por lo tanto, es ventajoso con-tar con un medio alternativo de transporte siem-pre que se programe el transporte acuático.

II. ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTODE VEHÍCULOSLos vehículos están entre los suministros fungiblesmás costosos del sistema de salud pública. La ten-dencia en muchos países es la de manejarlos hasta

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Gestión Logística

que se paren y luego relegarlos a los garajes. A me-dida que los mecánicos canibalizan a los vehículosparalizados para obtener repuestos, los resultadosson flotas de tamaño continuamente decreciente.(En realidad, esto representaría una bendición ocultaen vista de los costos crecientes del combustible,pero normalmente siempre existe algún donanteansioso de reemplazar un Toyota paralizado condos camionetas GMC de ocho cilindros con aireacondicionado). Durante el transcurso de los años,los programas de asistencia han logrado poco pro-greso visible en el establecimiento de programasautosostenidos de mantenimiento de vehículos.Existen cinco temas básicos a considerar para elmantenimiento de una flota de vehículos funciona-les.

1. SELECCION DE VEHICULOS

En muchos programas de salud el transporte me-diante vehículos está limitado más por la falta derepuestos y conocimientos mecánicos que por elnúmero efectivo de ellos. En otras palabras, exis-tirían suficientes unidades, si se pudieran man-tener en operación. Por lo tanto, la capacidad deproporcionar mantenimiento debe ser un factorimportante en la selección de nuevos vehículos.La oferta de un vehículo donado puede resultarcostosa si no incluye repuestos o si los mecáni-cos disponibles en las rutas programadas de dis-tribución no están familiarizados con su repara-ción y mantenimiento.

Por consiguiente, al elegir vehículos es importan-te considerar cuáles modelos son utilizados enlas regiones a ser cubiertas por el programa, ypor lo tanto, cuáles vehículos pueden ser repara-dos más fácilmente por los talleres de servicio ylos mecánicos a lo largo de las rutas de distribu-ción. Las facilidades de los servicios existentes dereparación son especialmente importantes en losprogramas pequeños o en los programas nuevosque aún no han desarrollado sus propios servi-cios de mantenimiento.

Al seleccionar vehículos, la disponibilidad futurade repuestos también es importante. La disposi-ción y capacidad demostrada de los distribuido-res locales de mantener existencias de repuestosdebería tomarse en consideración. Las futurasventas locales del vehículo en consideración tam-bién son de interés; el crecimiento programadode ventas hace más probable la disponibilidad derepuestos y servicios.

2. MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Cada nivel superior de mantenimiento cuesta másque el nivel inferior. El propósito del mantenimientopreventivo es el de minimizar la necesidad de repara-ciones posteriores. El mantenimiento preventivo esrealizado por los operadores de vehículos utilizandomateriales de bajo costo, tales como aceite de motor,agua para radiadores y aire para llantas. Se deberíarequerir que los choferes llevaran a cabo el manteni-miento preventivo diariamente y que llenaran listasde control (Diagrama IV.E.2.).

3. EDUCACION DE CHOFERES

Esta es una extensión del mantenimiento preventi-vo. Los accidentes y el abuso de vehículos son res-ponsables de una porción considerable de las pérdi-das. Instructores calificados deberían proporcionarcapacitación a todos los choferes, comprobar su des-treza en el tráfico urbano y en los caminos pavimen-tados y no pavimentados, y sólo entonces conceder-les licencias. En particular, los choferes deben apren-der a controlar los indicadores en el tablero de ins-trumentos y suspender las operaciones cuando laslecturas en los indicadores excedan los límites acep-tables. Las entregas tardías cuestan menos que losvehículos seriamente dañados.

4. MANTENIMIENTO MEDIANTEREPARACION

El mantenimiento mediante reparación es caro. Re-quiere de repuestos costosos y de mecánicos que re-ciben salarios más altos que los choferes. Tambiénson caras las herramientas y el equipo para efectuarlas reparaciones y, de hecho, frecuentemente no es-tán disponibles. No es una exageración decir que, paramuchos vehículos, el mantenimiento preventivo es laúltima oportunidad; debido a la escasez de repues-tos y mecánicos, el mantenimiento mediante repara-ciones sencillamente puede no realizarse. Y si ocu-rre, puede ser que los recursos disponibles sólo seansuficientes para los vehículos de funcionarios impor-tantes.

La capacidad de realizar reparaciones extensas pue-de crecer con el programa. Cuando se está estable-ciendo o extendiendo un sistema nuevo, las repara-ciones pueden efectuarse bajo contrato, siempre ycuando existan servicios de reparación. A medida quecrece el programa, se vuelve factible emplear y capa-citar a mecánicos para efectuar reparaciones cadavez más complejas y equiparles con un juego de he-

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Texto de Apoyo: Unidad VI

rramientas básicas. El apéndice IV. E. 1. proporcio-na un ejemplo de un equipo útil de herramientaspara la reparación de vehículos.

5. REPUESTOS

¡El máximo dolor de cabeza! El hecho de que losrepuestos son caros en sí es desafortunado, pero enflotas integradas de vehículos procedentes de múlti-ples fabricantes, los repuestos constituyen una pesa-dilla en lo que a adquisiciones se refiere. La estrate-gia más práctica a corto plazo es la de estudiar lamanufactura y los modelos en la flota, identificar losrepuestos más frecuentemente requeridos y mante-ner bastantes existencias de los mismos. Debería es-tablecerse un fondo de reserva manejado al estilo decaja chica para los repuestos que tengan menos de-manda. Esto es importante porque evita los procedi-mientos engorrosos de requisición y adquisiciones.Después de todo, ¿qué encargado de órdenes de com-pra siente la urgencia de procesar documentos paraun disco de embrague?

La estrategia a largo plazo, que se admite es difícil deperseguir, debe ser la de limitar la flota al númeromás bajo posible de marcas y modelos apropiados devehículos. Esto requiere un enfoque unificado tantoen las adquisiciones como en las negociaciones condiferentes donantes. Esta estrategia puede ejecutar-se en fases. Deben efectuarse los reemplazos nece-sarios únicamente con los nuevos modelosestandarizados. Deberían retenerse los modelos noestandarizados hasta que sus costos de manteni-miento los vuelvan no rentables. Luego, de ser posi-ble, se debería subastarlos mientras todavía estén enoperación y utilizar el producto de la subasta pararepuestos y herramientas para la flota nueva. En efec-to, esta estrategia es la única que logrará mejorassostenidas. Promete una alta productividad por vehí-culo y costos más bajos de operación en términos dela adquisición simplificada de repuestos y herramien-tas, mantenimiento mediante reparación, y capacita-ción.

III. ESTABLECIMIENTO DE PATRONESDE ENTREGATres actividades estrechamente interrelacionadas for-man la clave del manejo eficiente del sistema de al-macenamiento y entrega y afectan de manera positi-va la calidad de los servicios en las instalaciones clí-nicas. El intervalo de entrega es el tiempo que trans-curre entre una entrega programada a una instala-ción y la siguiente entrega. También es una expre-

sión de la tasa estimada de consumo, por cuanto laintención es que los suministros duren por todo elintervalo.

El calendario se refiere a las fechas predeterminadas(a menudo aproximadas) en que una instalaciónentrega suministros a otra. La capacidad del sistemade entregar el complemento total de suministros atodas las instalaciones en la fecha programada esuna medida de su efectividad.

La ruta fija el orden en que las instalaciones recibensus entregas. La elección de la ruta afecta directa-mente la eficiencia con que los suministros son en-tregados. Esto incluye el costo del combustible y eltiempo requerido para cada entrega.

1. INTERVALOS DE ENTREGA Y NIVELESDE EXISTENCIA

Las entregas semanales a través de cada nivelde la jerarquía de almacenamiento hasta llegar alas instalaciones clínicas daría lugar a economíasnotables en los costos de mantenimiento de in-ventario. Sin embargo este enfoque apenas si esposible, ya que las adquisiciones no pueden efec-tuarse con esta frecuencia y los costos de proce-samiento serían excesivos. Al otro extremo, esigualmente impráctico abastecerse de suminis-tros para un año en las instalaciones de almace-namiento y distribución porque no habría sufi-ciente espacio para contenerlos. Además, costosinaceptables de mantenimiento serán el resulta-do de niveles excesivos de existencia, daños enlos estantes, vencimiento y robo. Los intervalosde entrega deben fijarse de manera realista entreestos extremos.De conformidad con las circunstancias locales yfactores tales como el nivel del sistema, los recur-sos financieros, de transporte y de personal, y eltiempo y la distancia pueden ser apropiados in-tervalos que varían entre uno y cuatro meses.Por ejemplo, un almacén central puede reabaste-cer a los almacenes regionales en forma trimes-tral, mientras que los almacenes regionales abas-tecen a las instalaciones clínicas en una basemensual. El establecimiento de intervalos apro-piados de entrega y niveles de existencias en ins-talaciones geográficamente dispersas requiere unenfoque sistemático y confiable.Bajo el sistema de control periódico de inventa-rio, las fechas de requisición y entrega son prede-terminadas, y son fijados los niveles máximos deexistencia. Esto permite el envío simultáneo de

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Gestión Logística

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Texto de Apoyo: Unidad VI

todos los bienes, simplifica el manejo de suminis-tros, y promueve las entregas regulares. Los tra-bajadores de las clínicas tienen poca dificultaden preparar requisiciones porque piden única-mente la cantidad de cada producto que se haconsumido. Este sistema es de utilidad en losniveles intermedios y periféricos ya que minimizala necesidad de un proceso independiente de tomade decisiones.La principal desventaja es la posibilidad de queuna demanda imprevista agote tanto las exis-tencias de trabajo como las existencias de se-guridad. Este peligro puede reducirse a un mí-nimo mediante estudios sistemáticos del siste-ma de abastecimiento: estableciendo interva-los de entrega tomando en consideración losrecursos de personal y de transporte, el tiempode tramitación para el procesamiento derequisiciones y una estimación del tiempo deviaje requerido para la entrega; estableciendoniveles de existencia que en forma realista seanticipen a la demanda para todo el intervalode entrega; y estableciendo existencias adecua-das de seguridad (probablemente un tanto al-tas) para cada instalación clínica.Los sistemas de control de inventario a nivelcentral requieren mayor flexibilidad que la quese requiere a los niveles inferiores para esti-mar las demandas futuras para todo el siste-ma, para poder absorber fluctuaciones en laoferta y la demanda, y para permitir el flujo pro-gramado de suministros. Uno de los sistemasmás prácticos es el de «Reemplazo Optativo».Los niveles de existencia son revisados a inter-valos regulares y cualquier artículo que hayabajado a un nivel preestablecido dereabastecimiento es pedido automáticamenteen la cantidad necesaria para alcanzar un ni-vel máximo predeterminado de existencias. (Lasdiferencias, ventajas y desventajas de diversastécnicas de control de inventario se examinanen el capítulo IV.B.).

2. COORDINACION DE CALENDARIO

El objetivo de la coordinación del calendario es el deorganizar las entregas para que cada instalación re-ciba suministros frescos cerca del final de su inter-valo de entrega antes de que se agote el último em-barque y antes de comenzar a utilizar las existenciasde seguridad. La coordinación eficiente busca mini-mizar los costos así como ofrecer un buen servicio.Para lograr estas metas, se deben tomar en conside-ración los siguientes factores:

• El tiempo promedio que se requiere para (a) pro-cesar requisiciones, (b) reunir suministros, (c)empacarlos, y (d) entregarlos a una instalaciónclínica.

• El número de instalaciones que requieren entre-gas.

• El volumen promedio de suministros requeridospor cada instalación.

• El volumen total de suministros a entregarse.

• El número de vehículos disponibles y su capacidad individual de carga.

Todas las instalaciones deben recibir suministrosfrescos antes de finalizar su intervalo de entrega.Por ejemplo, si un almacén es responsable de 40instalaciones clínicas y el intervalo es de un mes,entonces el tiempo requerido para realizar todaslas actividades necesarias para la entrega no debeexceder un mes. Si un análisis de factores perti-nentes determina que se requerirán seis semanas,no se logrará el objetivo. El Diagrama IV.E.3. ilus-tra la aplicación de este enfoque. El estudio dePaíses IV.E.1. proporciona otro ejemplo de la pla-nificación del transporte.

Si el primer plan no produce un programa acepta-ble, existen ajustes que pueden efectuarse. Algu-nos de los factores listados anteriormente son deorden fijo y no pueden alterarse. Todas las instala-ciones deben ser servidas, el volumen de suminis-tros no puede modificarse y el tiempo requeridopara las entregas permanecerá igual (a menos quelas rutas hayan sido mal diseñadas).

En cambio, al asignar personal adicional para pro-cesar requisiciones, acotar y empacar suministros,puede disminuirse el tiempo requerido para reali-zar estas actividades. El principal factor en el aho-rro de tiempo es el de efectuar arreglos para unmayor nivel de capacidad de carga, obteniendo ca-miones de otras dependencias del gobierno o fir-mas comerciales de transporte. Esto disminuye elnúmero de viajes requeridos, que representan elsegmento que más tiempo consume en la rutinade entrega.

Finalmente, un objetivo principal en la coordinaciónde los intervalos de entrega, niveles de existencia, ho-rarios y rutas es el de minimizar la necesidad de en-tregas provisionales o «de emergencia». Se ha recal-cado constantemente el alto costo de la operación devehículos. Cuando éstos hacen entregas provisiona-les se desplazan con cargas parciales pero con cos-

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Gestión Logística

El programa anterior se basa en los siguientes cálculos e información hipotéticos:

• El almacén medico regional procesa las requisiciones procedentes de 40 instalaciones y efectúa entregas a lasmismas – 30 dispensarios operados por auxiliares médicos, 8 centros de salud operados por auxiliares médicos yalgunos doctores, y 2 hospitales de distrito. Los requisitos mensuales de suministros fungibles alcanzan unpromedio de un 0,25 metros cúbicos para los dispensarios, 0,50 metros cúbicos para los centros de salud, y 1metro cubico para los hospitales.

• La mayoría de las instalaciones están situadas a lo largo de caminos no mejorados y se requieren vehículos dedoble tracción. Están disponibles 2 vehículos de tipo “pickup” de doble tracción, cada uno con una capacidad decarga de 4 metros cúbicos las cajas de embarque tienen un promedio de 0.127 metros cúbicos (1-1/2’ x 1-1/2’x 2’). Por consiguiente, cada vehículo tendrá una capacidad de unas 31 cajas.

• El requisito mensual promedio para todas las instalaciones es de 106 cajas.

• La distancia promedio entre instalaciones es de 60 millas. El tiempo promedio para efectuar una entrega es de 3horas (2 horas de viaje a 30 millas por hora y 1 hora para descargar suministros y llenar los formularios necesarios).

• Las requisiciones comienzan a llegar el primero de cada mes. Se requieren 2 horas para procesar una requisiciónpor las secciones de envíos, recepción y control de inventario. Esto incluye las revisiones preliminares, la obten-ción de las aprobaciones necesarias y poner a la vista las tarjetas de registro de existencias.

• El tiempo estimado para preparar una caja en los almacenes médicos (40 minutos) y verificarla y sellarla en envíosy recepción (10 minutos) da un total de 50 minutos. Cada instalación recibe un embarque promedio de 2.7 cajas.Por consiguiente, el tiempo total promedio de procesamiento y empaque es de 4.3 horas por embarque (2 horaspor requisición más 2.3 horas para juntar el embarque).

• Puesto que una camioneta “pickup” tiene una capacidad de hasta 31 cajas, puede servir a 10 instalaciones porviaje. Con un tiempo promedio de entrega de 3 horas, pueden servirse un promedio de 2 instalaciones diarias –más en algunos días, menos en otros.

• Por todo, se requieren 20 días – vehículo, que representa 10 por pickup o 2 viajes de 5 días laborables porvehículo, por mes.

• Durante la primera y ultima semana del mes, los pickups pueden ser utilizados para recoger suministros para elalmacén medico regi9nal desde los ferrocarriles, aeropuertos, puertos del interior, o por carretera desde el alma-cén medico central. Las entregas de emergencia también pueden efectuarse con mayor facilidad durante esteperiodo.

• Durante las ultimas 2 semanas del mes, el personal de envíos y recepción y control de inventario revisa losregistros de existencias y procesa el recibo de ellas en el almacén medico central. Los bodegueros manejan losrecibos de medicamentos y realizan funciones de mantenimiento en el almacén.

245

Texto de Apoyo: Unidad VI

tos equivalentes a entregas regulares. Cuando loshorarios están llenos, se produce un efecto de des-plazamiento, atrasando las entregas regulares. Si estoocurre con suficiente frecuencia, las existencias seagotan y aumentan las demandas para atención es-pecial. Un enfoque para reducir al mínimo este pro-blema es la creación de existencias particularmentealtas de seguridad para las medicinas «de importan-cia vital»; esto disminuirá el número de solicitudesque requieren una respuesta inmediata. Otra posibi-lidad es la de responder a las solicitudes mientras seesté efectuando entregas a otras instalaciones. Fi-nalmente, se podría requerir que las instalacionesque cuenten con un personal adecuado recojan ellasmismas sus solicitudes provisionales.

3. RUTAS

Las rutas establecen el orden y el camino sobreel que se hacen las entregas. El principal objeti-vo es el de lograr una distancia y un tiempo pro-medio de entrega más cortos para cada instala-ción. Esto, a su vez, minimiza el costo. Los inter-valos establecidos de entrega, las característicasde la red de transporte y los medios disponiblesejercen una influencia sobre la planificación derutas. Distintos niveles del sistema tienen pro-blemas característicos; la presente sección ex-pone brevemente algunos de ellos.

La ruta conceptualmente ideal es una ruta cir-cular en que un camión parte de un punto dealmacenamiento y entrega suministros a inter-valos de tiempo y de distancia aproximadamenteiguales, regresando al punto de almacenamien-to sin volver sobre su ruta. La meta es efectuarlas entregas en la forma más eficaz posible usan-do los limitados recursos disponibles de gasoli-na y tiempo asalariado. Las rutas menos desea-bles son las rutas lineales o bifurcadas en queun camión parte del punto de almacenamiento,efectúa entregas en el camino, llega al final, yregresa vacío al punto de inicio por el mismocamino.

Limitando la discusión al nivel regional por unmomento, la planificación de rutas realmente noconsiste en más que trabajar con la red existen-te de carreteras y procurar establecer rutas que

abarquen el número promedio más grande deinstalaciones para la distancia recorrida. Es unejercicio en la selección de la mejor de las alter-nativas subóptimas. El Diagrama IV.E.4. es unmodelo de una Orden de Ruta diseñado paraayudar a asegurar que los choferes sigan lospuntos establecidos. Las rutas lineales que re-quieren regresos excesivos sobre segmentos deellas son caras de operar. Si existe una alta pro-porción de estas rutas, puede ser menos costo-so el transporte comercial local, si está disponi-ble, ya que estos vehículos pueden llenarse parael viaje de regreso. Otra alternativa es entregarsuministros hasta la primera instalación en laruta, en un día determinado, y obligar a que losusuarios lleguen a recoger ellos mismos sus su-ministros. Esto es factible cuando los embarquesson pequeños, como en el caso de los dispensa-rios, y cuando existe disponibilidad de buses, bi-cicletas u otros medios de transporte local.

Este capítulo ha propugnado por un enfoquemixto para ordenar el transporte. Una discusiónde las rutas es un lugar conveniente para volvera introducir este tema. Un director regional, condos vehículos de tipo «pickup» y suficientes fon-dos para alquilar otro al momento de entrega,no tiene mucho más que hacer que planificarcon cuidado la ruta para poder satisfacer tantoel programa como el presupuesto.

A nivel central, el punto de vista es distinto. Losprincipios básicos de la planificación de rutas ysus costos relativos aún son aplicables, pero exis-te un mayor número de alternativas para resol-ver los dilemas causados por éstos. Por ejemplo,los vehículos del ministerio pueden ser utiliza-dos en las rutas más económicas. Los largos via-jes de ida pueden ser asignados a los transpor-tistas comerciales, ahorrando el ministerio elgasto del viaje vacío de regreso. De modo simi-lar, un abastecedor de productos farmacéuticosque efectúa entregas regulares a los distribuido-res regionales podría dejar un envío en un al-macén como parte del contrato. Los ahorros encombustible en sí probablemente justificaríanestas alternativas.

246

Gestión Logística

PLANIFICACION DEL TRANSPORTE EN ASIA CENTRAL

Durante 1970 y 1971, este país de Asia experimento una sequía sin precedentes que fue seguida por uno de lospeores inviernos en su historia. A pesar de los esfuerzos del gobierno y de la asistencia de mayor envergadura. Elpropósito del proyecto fue distribuir grandes cantidades de alimentos, ropa, productos farmacéuticos, y otrossuministros a más de dos millones de personas en un área notable por su terreno montañoso y climas extremos. Eneste ambiente, la planificación del transporte y las comunicaciones eran de una importancia critica.

Planificación.- se creo una división de transporte por separado, encabezada por el encargado de transporte, quientenia la responsabilidad de determinar los requisitos de transporte, adquirir esos servicios, planificar el uso eficientede las capacidades de carga, establecer rutas y puntos de reabastecimiento de combustible y fijar puntos dedescarga. El uso eficiente de transporte requería del diagnostico del área geográfica y consideración de las instala-ciones disponibles de combustible y puntos de almacenamiento. Los resultados de este proceso se muestra en elmapa. La seguridad, incluyendo barricadas en ciertas partes de las carreteras y el mantenimiento de caminos,recibieron prioridad. A fin de determinar el movimiento y control de vehículos, el área damnificada fue dividida encuatro sectores. El sector A recibía servicios de camiones precedentes de la capital, y el sector B camiones militaresy medios comerciales suplementarios de transporte. Las entregas al sector C se realizaban mediante transportecomercial donde había caminos y por bestias de carga según fuera necesario. El sector D era suplido por transportelocal.

Condiciones de los Caminos.- Se dio consideración cuidadosa a condiciones especificas de los caminos. Loscaminos principales desde Kabul vía Banyan. Sin embargo, la distancia era mayor en esta ruta y las condiciones delcamino eran malas. Por consiguiente, la carretera desde Dykindi era el principal camino transitable. Esta rutatambién era difícil al iniciar el invierno su utilidad fue restringida. La ruta desde Shindad a Taywara también tenia untramo difícil entre Shahrak y Taywara. La ruta Pasaband-Taywara era un camino de tierra de tercer grado y represen-taba la ruta principal hacia el sector B. Los caminos desde Herat a Guiran no eran carreteras primarias y seconsideraban de tercer grado. El camino desde Maimana a Lulash y desde Qalaynaw no era transitable por camio-nes; por consiguiente en tramos de 30 y 65 kms respectivamente se utilizaban bestias de carga. Se prepararonplanes similares de contingencia para el movimiento sobre caminos cerrados por el mal tiempo.

Reabastecimiento de Combustible y mantenimiento de Vehículos.- Se estudiaron puntos intermedios dereabastecimiento de combustible y se planificaron por adelantado las paradas para ellos. Se tomaron las medidasapropiadas para anticipar posibilidades de problemas de combustible en las rutas y asegurar la suficiencia de este.Se hicieron arreglos con el ejercito para ayudar con las reparaciones de vehículos que sufrían desperfectos acercade sus instalaciones. También se tomaron medidas para contar con un taller móvil de reparaciones para dar en ellugar de los desperfectos.

Procedimiento en los Puntos de Abastecimiento.- En los destinos finales, es decir, los puntos de abastecimien-to, se establecieron procedimientos para estimular la descarga eficiente de vehículos para asegurar que no se habíanpresentado perdidas en transito. El chofer debía estar presente para verificar la carga. Un despachador de vehículosen cada punto de abastecimiento ayudaba a los choferes mediante la revisión de tareas, rutas, condiciones decarreteras y punto intermedios de parada.

Kilometraje, Caminos de acceso Tiempo de tránsito, estaciones de servicio y puntos de mantenimiento del equipode caminos.

Estudio de Países VI. E.1

247

Texto de Apoyo: Unidad VI

DIAGRAMA IV.E.4.

Ejemplar de Orden de Ruta

El Diagrama IV.E.5. ilustra una red hipotética dedistribución. Los siguientes comentarios ilustranen una forma simplificada el razonamiento quepodría intervenir en la planificación de los servi-cios de transporte para esta red:

• La red de caminos alrededor de las ciudadesgrandes normalmente está bien desarrollada,facilitando así la planificación eficiente de ru-tas. Esto hace conveniente que los vehículosdel Ministerio sirvan a los Almacenes Médi-cos Regionales 1 y 2 y a las instalaciones clí-nicas urbanas o peri-urbanas (representadaspor los círculos grandes).

• Las entregas directas a las Regiones 3 y 4 re-querirían de largos viajes de ida y viajes va-cíos costosos de regreso. Sería más económi-co abastecerlas por ferrocarril. El número 3está obligado a efectuar un viaje corto al fe-rrocarril para recoger los suministros, peroesto es menos costoso que una entrega direc-ta.

• El Almacén Regional 5 no es servido en for-ma conveniente ni por los vehículos del Mi-nisterio ni por la vía ferroviaria. Por consi-guiente, se emplea una compañía comercialde transportes terrestres que efectúa viajesregulares entre la capital y una ciudad en elsur. Nuevamente, el Ministerio paga los gas-tos solamente de ida.

• El Almacén Regional 5 está rodeado de unared de caminos rurales e instalaciones clíni-cas. Las instalaciones del 1 al 9 están situa-das en una ruta circular, haciendo bastanteeficiente la entrega por vehículos de los alma-cenes regionales.

• Las instalaciones del 10 al 18 están situadasa lo largo de rutas lineales o bifurcadas, ha-ciendo preferible alentar a estas instalacionesa que lleguen al Almacén Regional por sussuministros o efectúen arreglos de transportecon transportistas comerciales locales que po-drían preferir cargar medicamentos de regre-so para complementar sus cargas de ida deproductos agrícolas locales.

Este tipo de análisis puede no revelar una solamejor estrategia pero debería revelar por lo me-nos una buena estrategia para aprovechar almáximo el uso de los recursos disponibles deltransporte.

248

Gestión Logística

249

Texto de Apoyo: Unidad VI

RESUMEN

La entrega eficiente requiere de la planificación y eje-cución cuidadosas. Los factores a considerar inclu-yen:

• Intervalos de entrega y niveles de existencia.

• Selección de transporte.

• Calendarios.

• Rutas.

Deberían considerarse las alternativas disponibles detransporte en términos de los siguientes factores:

(1) Costo del transporte, que incluye la adquisiciónde vehículos, mantenimiento, combustible y sala-rios de choferes.

(2) Costos de transferencias, cuando los bienes sontransferidos de un medio de transporte a otro.

(3) Costo del seguro contra daños a bienes, pérdi-das o hurto.

(4) Cargos por manejo portuario.(5) Costos de envasado, que varían según el tipo de

transporte empleado.(6) Confiabilidad del transporte.

Las principales opciones de transporte incluyen:

(1) Vehículos del Ministerio de salud.(2) Arreglos en los contratos con proveedores, obli-

gándoles a que hagan reparto directo a almace-nes y clínicas seleccionados.

(3) Transporte alternativo en los sectores público yprivado, aprovechando los servicios existentes.

(4) Ferrocarriles.(5) Transporte aéreo.(6) Vías de navegación interior.Los vehículos están entre los suministros fungiblesmás costosos del sistema de salud pública. Un buenmantenimiento es imprescindible. Los temas básicosa considerar incluyen la selección de vehículos, entérminos de disponibilidad de repuestos y pericia enreparación y mantención; la mantención preventiva,que minimiza reparaciones ulteriores; la educaciónde choferes, una extensión de la mantención preven-tiva; el mantenimiento mediante reparación por me-cánicos capacitados, y repuestos, que deberían tener-se en existencia en cantidades apropiadas. La estra-tegia más efectiva a largo plazo es la de limitar laflota al menor número posible de marcas y modelosapropiados de vehículos.

Los intervalos de entrega deben fijarse en con-formidad con las circunstancias locales y facto-res tales como tiempo y distancias, nivel del siste-ma, recursos financieros, de transporte y de per-sonal.

La coordinación eficaz del calendario significa or-ganizar las entregas de modo que cada instala-ción reciba suministros frescos hacia el final desu intervalo de entrega. Esto se logra coordinan-do intervalos de entrega, niveles de existencia, ho-rarios y rutas, minimizando así la necesidad deentregas provisionales o de «emergencia».

Las rutas establecen el orden y el camino por elcual se hacen repartos, para lograr promedios cor-tos de distancia y tiempo de entrega por instala-ción y, por lo tanto, el uso eficiente de transportedisponible.

REFERENCIAS

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250

Gestión Logística

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U.S. Department of Health, Education and Welfare:Planning for Hospital Pharmacies. Washington, D.C.:U.S. Government Printing Office, 1974.se consideratienen el promedio más bajo de costos por instala-ción? ¿Cuáles características de sus operaciones sonla causa de esto?

251

Texto de Apoyo: Unidad VII

LECTURA Nº 7:

Título : MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD. (DGI - 1996)

RESUMEN

El almacén es el reflejo de la gestión del abastecimiento, traduce las deficiencias o excesos de lagestión.

La gestión del almacén puede y debe ser medida no sólo por inventario, sino por sus movimientos,lo que debe traducirse en cambios de actitud en el manejo del almacén.

Una de las funciones importantes del ejecutivo enlogística, y tal vez menos practicada en la actualidad,es la de mantenerse actualizado sobre la marcha delas operaciones de las unidades o dependencias quele reportan, pero no solamente desde el punto de vis-ta del cumplimiento cabal y oportuno de las activida-des que se ejecutan, sino principalmente del gradode eficiencia con el que se está actuando.

Existe una forma lógica para medir la actuación delpersonal del área logística, que consiste en la aplica-ción de una serie de «Indices de Medición de Eficien-cia», los cuales son aplicables a cada una de las dis-tintas actividades o funciones que integran esta im-portante área empresarial.

A continuación, se explican una serie de índices que,normalmente, pueden ser aplicados al área de Alma-cenes y que tratan de medir los diferentes factores deactuación que se conjugan en dicha unidad.

Es importante tener presente para ello, el objetivofundamental del área, el cual reconocemos como:

Asimismo, el concepto de que las actividades del al-macén guardan ciertas similitud con el área de CAJAen la empresa, puesto que la segunda se constituyeen guarda y custodia de dinero en efectivo, mientrasque el almacén mantiene materiales, insumos y re-puestos, los cuales representan por lo general unaconsiderable cantidad de dinero depositado o guar-dado en uno o varios locales bajo la responsabilidaddel personal y jefe de Almacenes, los cuales en todomomento deberán responder por ellos, ya sea tenién-dolos físicamente o a través de documentos que jus-tifiquen plenamente su salida del almacén.

Con el objeto de lograr una mejor comprensión delporqué de los índices, hemos procedido a agruparlosde forma tal que faciliten su aplicación o elecciónpara medir cualquier elemento de la labor diaria delpersonal de almacenes.

EVALUACIÓN DE ALMACENES

252

Gestión Logística

MEDICIÓN DEL VOLUMEN DETRABAJOLos índices que se comentan a continuación, tienencomo objetivo determinar el volumen de informaciónglobal que se recibe y atiende en los almacenes de laEmpresa y su incidencia en las actividades del perso-nal del almacén, teniendo en cuenta que se debe aten-der a los usuarios, oportuna y eficazmente.

Dichos índices son:

1. NUMERO TOTAL DE «VALES DESALIDA» RECIBIDOS EN ALMACEN(TVR)

Que contabiliza la cantidad periódica (diaria, se-manal, quincenal, mensual, anual); de documen-tos de salida o requisiciones de material que serecepcionan en los almacenes, solicitando mate-riales para las diferentes operaciones de la em-presa. Está integrado por los vales de salida aten-didos (VAT), y los no atendidos (VNAT).TVR = VAT + VNAT

2. NUMERO DE «VALES DE SALIDA»ATENDIDOS, (VAT)

De los vales recibidos el total de los atendidos.

3. NUMERO DE «VALES DE SALIDA» NOATENDIDOS, (VNAT)

De los vales recibidos los no atendidos por dife-rentes razones, entre las que prima la falta destock.Estos índices tratan de determinar el grado deatención de los requerimientos al almacén.

4. PORCENTAJE (%) DE VALESATENDIDOS (% VAT)

El que determinará en forma porcentual cuaneficientes somos en la atención de requerimien-tos. Se determina a través de la fórmula siguien-te:

El grado de eficiencia se determinará comparan-do el resultado obtenido con el nivel de servicioestablecido para las operaciones de almacén, ex-presado en porcentaje, mediante la siguiente ope-ración:

EFICIENCIA = % VAT - NIVEL SERVICIO

La eficiencia máxima, será cuando el resultadode la fórmula sea igual a cero (0).

5. PORCENTAJE (%) DE VALES NO /ATENDIDOS (% VNAT)

Este índice indicará el porcentaje de ineficienciade stocks adecuados, durante el período bajo es-tudio. Se calcula en la forma siguiente:Asimismo, nos indicará las veces que debemosdecir que no hay stock y por consiguiente no sesatisface la demanda en forma oportuna, debien-do informarse al área de Control de Inventarios,para la reposición adecuada de las existencias.Los últimos dos índices permitirán entre otrascosas:

a. Adecuación de los pedidos paracompletamiento o reposición de los stocks,en función de las necesidades reales.

b. Modificación de las políticas de inventarioen relación a las variaciones de los consu-mos.

c. Adecuación del nivel de servicio deseado ala realidad de la Empresa.

d. Adecuación de la aplicación de la fórmulade cantidad a pedir cuando no se usan loscostos de posesión o renovación.

6. VOLUMEN DE TRABAJO (VT)

Existe un índice adicional, comprendido en este gru-po, que permite detectar el volumen de documentosrecibidos por trabajador en almacén, y que propor-ciona información para determinar el grado de ocu-

253

Texto de Apoyo: Unidad VII

pación o saturación que tiene el personal. Se deter-mina en la forma siguiente:

donde:

VT = Volumen de Trabajo

TVR = Total de vales recibidos

# TRAB = Número de trabajadores en almacén

La aplicación de este índice permitirá al Ejecutivo,saber en forma apriorística si el personal del alma-cén es suficiente o no para atender las operacionesde despacho del mismo y por consiguiente llamará laatención sobre dicho elemento a fin de determinar lanecesidad de un análisis más profundo sobre facto-res como:

• Razonabilidad de los pedidos

• Creación de sub - stocks

• Pérdidas de tiempo en la atención

• Tiempo promedio de atención por usuario, etc.

MEDICIÓN DEL VOLUMEN DEINVENTARIOSEl objetivo de este grupo de índices, es el determinarel volumen de las operaciones necesarias en alma-cén para el óptimo mantenimiento y control de losinventarios, así como posibilitar la toma de decisio-nes para incrementar el uso de determinados mate-riales o la baja de aquellos que así lo ameriten.

Entre ellos tenemos:

1. PROMEDIO DE EXISTENCIAS ENSTOCK (¯MS)

Que permite determinar la media de artículos quese mantienen en stock. Se puede calcular paradiferentes períodos de tiempo, pudiendo ser men-sual, semestral, anual; etc.Se obtiene mediante la aplicación de la fórmulasiguiente:

donde:

Ii = Inventario inicial, al inicio del período de eva-luación o también denominado inventariode Apertura.

If = Inventario final, o al término del período deevaluación, denominado también Inventariode Cierre.

Es menester aclarar, que para la aplicación de estafórmula se utiliza el número de items que mantene-mos en stock, al margen del tipo y/o cantidad deunidades que conforman el inventario. Se trabajasobre la unidad.

2. TOTAL DE ARTICULOS CONMOVIMIENTO (TA C/M)

Que contabiliza el número de items que han te-nido movimiento es decir, entradas y consumos,durante un período determinado.A través de éste índice, se conocerá la cantidadde artículos que pueden considerarse activos yque por ello constituyen el permanente «dolor decabeza» del área, ya que es necesario identificar-los y mantenerlos constantemente evitando quefalten, porque constituyen piezas importantes enla operación de la empresa.Se obtiene sumarizando los artículos que sonsolicitados diariamente por los usuarios y duranteel período escogido para la evaluación. Puederecurrirse a los registros de control visible de al-macén para conocerlos.

3. PORCENTAJE DE ARTICULOS CONMOVIMIENTO

Se determina mediante la aplicación de la fór-mula siguiente:

donde:

% A C/M = Porcentaje de artículos con movimiento.

TA C/M = Total artículos con movimiento.

¯MS = Promedio de existencias en stock.

Este índice permite obtener el porcentaje de materia-les activos en nuestros almacenes, sobre el total deitems que lo constituyen.

4. EXISTENCIAS SIN MOVIMIENTO(E S/M)

Que constituye la contraparte del total de items conmovimiento, y que nos indica la cantidad de artículosinactivos que mantenemos en stock.

254

Gestión Logística

Este grupo de artículos constituyen una fuente po-tencial de materiales obsoletos, si no se toman lasmedidas adecuadas para activar su consumo a nivelde los usuarios.

Se determina en la forma siguiente:

donde:

5. PORCENTAJE DE ARTICULOS SIN MO-VIMIENTO (% E S/M)

Nos proporciona el porcentaje de artículos inac-tivos o sin movimiento, sobre el total de materia-les en stock. Se obtiene mediante la aplicación delas dos fórmulas siguientes:

donde:

6. EXISTENCIAS OBSOLETAS (EOB)

Las existencias o materiales obsoletos son aque-llos que por diferentes causas y motivos no sonútiles para las operaciones normales de la em-presa y por lo tanto no tienen consumo alguno,sin embargo se mantienen en stock y forman par-te integral del inventario de la empresa.Debido a la magnitud o importancia que puedealcanzar la inversión en este grupo de materialeses necesario e indispensable para el área logísti-ca conocer su volumen, ya que son una fuenteconstante de egresos por su mantenimiento y porel espacio que ocupan.

No existe índice matemático que nos permita co-nocer su cantidad, sin embargo, la fuente másapropiada para conocerlos la constituyen los re-gistros de Control de Inventarios, así como la in-formación que permanentemente debe alimen-tar al Sistema Logístico en lo relacionado con eluso de materiales y la baja de los diferentes equi-pos que conforman la planta.Tal como se ha indicado anteriormente, una delas fuentes proveedoras más importantes de ar-tículos obsoletos lo constituyen los artículos omateriales sin movimiento, así como también:

• Materiales recibidos en calidad de muestrao para prueba.

• Materiales con presentaciones o denomina-ciones diversas que contribuyen a crear con-fusión en el personal.

• Repuestos para equipos que han sido da-dos de baja y no se ha comunicado oportu-namente el hecho a logística en general y alalmacén en particular.

7. PORCENTAJE DE EXISTENCIASOBSOLETAS (% EOB)

Indudablemente que una vez determinada la can-tidad de materiales obsoletos que mantenemosen stock, es muy sencillo determinar el porcenta-je que representa sobre nuestro inventario pro-medio a través de la aplicación de la fórmula si-guiente:

donde:

Por lo general las unidades de Almacén, pueden plan-tearse como un objetivo el lograr la reducción delporcentaje de obsolescencia que mantienen, mediantela incentivación del uso de materiales sin movimien-to o la recuperación y/o venta de aquellos que ya noson utilizados y no lo serán más en el futuro.

255

Texto de Apoyo: Unidad VII

Sería muy aventurado establecer apriorísticamenteun porcentaje de obsolescencia, sin embargo en lapráctica se da con mucha frecuencia que las dife-rentes empresas establecen porcentajes máximospermisibles de obsolescencia de materiales, conside-rándose como razonable entre un 3% a 5%. Sin em-bargo este hecho dependerá fundamentalmente delcosto de los materiales declarados como obsoletosen comparación con el valor del inventario promediodel almacén.

MEDICIÓN DEL VALOR DEINVENTARIOSLos índices de medición comprendidos en este gru-po, proporcionan información al Ejecutivo sobre losparámetros de inversión de materiales, así como sucomportamiento en relación a su uso y movimiento.

Su importancia radica fundamentalmente en el co-nocimiento que para la empresa, especialmente enépocas de inflación y encarecimiento del dinero, tieneel mantener invertido un gran porcentaje de su capi-tal en materiales.

Entre ellos tenemos:

1. VALOR DEL INVENTARIO PROMEDIO(VI¯)

Que permite determinar la magnitud de la inver-sión en materiales. Es factible determinarla paradiferentes períodos de tiempo, dependiendo deltipo de información que se requiera.Se obtiene a través de la evaluación de losinventarios a partir de los registros contables y/ode los precios de adquisición pagados y registra-dos. Se calcula mediante el empleo de cualquierade las fórmulas siguientes:

donde:

La utilidad de conocer el valor del inventario pro-medio es mucha ya que entre otras cosas nospermite:

a. Saber la magnitud de la inversión en mate-riales que mantenemos en forma permanen-te.

b. Determinar la magnitud de las coberturasmáximas del seguro que protege dicha in-versión.

c. Establecer la magnitud de la responsabili-dad inherente al personal de almacén, enfunción de valores monetarios bajo su cus-todia.

Comúnmente se le conoce bajo la denominaciónde Inventario-Promedio y se le emplea en la de-terminación de varios parámetros para el Con-trol de Inventarios.

2. CONSUMO TOTAL ANUAL (CA)

Constituye la valorización de los consumos demateriales efectuados por las diferentes unida-des usuarias y por consiguiente es de vital im-portancia su determinación para el cálculo delos costos de operación de la empresa.Se calcula mediante la sumatoria de los valoresal costo, de los materiales consumidos, a partirde la información proveniente de los registros decostos y/o contables.Se puede obtener mediante la fórmula siguiente:

donde::

256

Gestión Logística

Se utiliza el consumo total anual cuando se tra-ta de una empresa de tipo industrial, pero si fue-ra el caso de una empresa de tipo comercial, elconsumo sería reemplazado por el total de ven-tas efectuadas durante el año, consideradas asu costo.

3. VALOR DEL STOCK CON MOVIMIENTO(V S C/M)

Trata de determinar el valor invertido en mate-riales activos y que en realidad constituyen el gru-po de artículos de rotación constante.La fuente de información para lograrlo son losregistros contables y/o de costos. Cuando en laempresa se utiliza la clasificación ABC por movi-miento y valor, tenemos una fuente alterna paraobtener esta información, ya que se puede cam-biar el parámetro de clasificación del consumopor el de stock a una fecha determinada.

4. VALOR DEL STOCK SIN MOVIMIENTO(VS S/M)

Constituye la contraparte del índice anterior y pro-porciona la información sobre la magnitud de lainversión en materiales inactivos en el almacén.Al igual que el anterior se obtiene a través de losregistros contables o mediante la fórmula siguien-te:

donde:

5. VALOR DE ARTICULOS OBSOLETOS(VSOB)

Generalmente el grupo de items obsoletos for-man parte de los stocks sin movimiento y tal comoya se ha indicado en el punto B, constituyen artí-culos que, al margen de su condición de uso, no

serán utilizados en las instalaciones de la em-presa.Es importante conocer a cuanto asciende la in-versión en este grupo de materiales, ya que enesa forma se podrá comparar con el precio dereposición en el mercado y se eligirá la alternati-va más conveniente de realización para no se-guir manteniéndolos en el stock.Además permitirá calcular fácilmente a cuanto as-cienden los gastos inherentes a su mantenimien-to y almacenaje, ya que éstos se calculan sobre labase de un porcentaje del total del capital inverti-do en el grupo de materiales bajo evaluación.La fuente para conocerlos es Control deInventarios y sus registros, de donde se obtendrála identificación positiva de los materiales que hancaido en desuso y constituyen obsoletos reales opotenciales para la empresa, posibilitando tomaracciones colectivas para evitarlos en el futuro.

6. PARTICIPACION PORCENTUAL DELSTOCK

Bajo éste título genérico hemos procedido a agru-par a tres índices porcentuales, que miden la par-ticipación que tienen los materiales con y sin mo-vimiento y los obsoletos en el stock promedio, to-mando en cuenta la magnitud de la inversiónefectuada.Es menester indicar que su mayor importanciaradica en la posibilidad de comparación anualpara varios períodos y las ventajas que propor-cionan para evaluar la actuación del área de al-macenes en estos rubros, principalmente en lorelativo al crecimiento o disminución de obsoletosy sin movimiento.Dichos índices se calculan mediante la aplica-ción de las fórmulas siguientes:

donde:

% C/M = Porcentaje del valor de stock con movimiento.

257

Texto de Apoyo: Unidad VII

Es necesario resaltar un hecho que consideramosmuy importante para lograr índices que reflejen larealidad de lo que acontece, sobre todo cuando tra-bajemos con valores de inventario. Dicho hecho noes otro que la situación económica del mercado, prin-cipalmente cuando actuamos en una economía encrisis con amplios márgenes de inflación y recesión,lo cual indudablemente repercute en un aparentecrecimiento de los valores considerados pero que nonecesariamente reflejan un crecimiento de las canti-dades. Es por este motivo que se recomienda, cuan-do se establecen programas anuales de evaluación através de los índices mencionados, trabajar con pre-cios «homogenizados», es decir llevados a un valoractual para evitar cualquier distorción en los resul-tados de su aplicación.

MEDICIÓN DE LA EFICIENCIA DELOS INVENTARIOSExisten tres índices importantes para medir la efi-ciencia de los inventarios por medio de los resulta-dos de su performance o comportamiento en el tiem-po. Dichos índices son:

1. INDICE DE ROTACION DE INVENTARIOS (IRI)2. INDICE DE INVERSION ACEPTABLE EN

INVENTARIOS (IAI).3. INDICE DE EFICIENCIA DE LOS INVENTA-

RIOS (IE).Estos índices no miden únicamente la actuación delárea de almacenes, sino más bien el comportamien-to del sistema logístico como un todo y el éxito de lagestión de stocks de los ejecutivos encargados delmismo.

Con el objeto de ilustrar su determinación y aplica-ción en el campo de los inventarios, a continuaciónreproducimos lo indicado por el señor ArmandoValdés Palacio en su libro: «Administración Logísti-ca», donde se tratan en forma exhaustiva los índicesde medición indicados:

1. INDICE DE ROTACION

Es tal vez la forma más empleada para medir laeficiencia de los inventarios, pues permite apre-ciar la relación entre el consumo o venta realiza-da en un tiempo determinado (generalmente unaño) y el inventario promedio en ese mismo lap-so. Como los inventarios constituyen capital in-vertido en materiales, permite establecer la rota-ción dada a ese capital y, por lo tanto, los benefi-cios que dicha rotación genera para la empresa,así como la eficiencia de la comercialización delos productos terminados de la compañía.En términos generales, mientras mayor sea el rit-mo de movimiento de los inventarios, mejor serála actuación realizada por el sistema y por losejecutivos en los campos de compras bien pro-gramadas y equilibradas, y en el control deinventarios. Los índices bajos señalan la posibleexistencia de artículos sin movimiento en el al-macén que están generando pérdidas para laempresa.El uso de índice de rotación en las empresas debeconsiderarse como la relación del «Costo del con-sumo o la venta al inventario promedio» que re-presenta la verdadera rotación de las existencias,aunque en algunas empresas se emplee el valorde ventas netas a inventarios por la idea de nodar a conocer sus costos y, así, evitar que se di-funda esta información, aunque es evidente queesta forma de obtener el índice de rotación nosignifica la real rotación física del inventario. Deallí que sea recomendable la primera que se hamencionado «Costo de consumo o venta a in-ventario promedio».Existiendo diferentes situaciones del inventariocomo materias primas, artículos en proceso, pro-ductos terminados y la totalidad de existenciasde la empresa sin importar su situación, la rela-ción que permite obtener el índice de rotación sepuede aplicar indistintamente a cada uno de losmencionados estados de los materiales, obser-vando siempre que se trata de consumo einventarios promedio. Así tenemos las siguientesformas de aplicación.

a. Indice de Rotación de Inventario Total.

La relación en este caso es de costos de losproductos vendidos a inventario promedio yse expresa así:

258

Gestión Logística

b. Indice de Rotación de Productos Termi-nados.

En este caso se considera el costo de losproductos vendidos y el inventario prome-dio del almacén de productos terminados yla relación es:

c. Indice de Rotación de Productos en pro-ceso.

Está dado por el costo de los productos fa-bricados y entregados al almacén de produc-tos terminados y el inventario promedio delos artículos en proceso. Se expresa:

d. Indice de Rotación de Materias Primas.

Se trata de la relación del consumo de ma-terias primas al costo y el inventario prome-dio de las materias primas almacenadas.

e. Indice de Rotación de artículos de man-tenimiento.

En toda empresa existen materiales para elmantenimiento de la fábrica y es factibleobtener la rotación que estos artículos ha-yan tenido en el año, por la relación entre elcosto de los artículos consumidos y el in-ventario promedio de dichos artículos paramantenimiento:

Como se puede apreciar todas las fórmulas mostra-das se expresan como se indicó al iniciar esta expli-cación, por la relación entre el consumo en un lapsodeterminado y el inventario promedio en ese mismotiempo, dependiendo del tipo o situación de los mate-

riales por considerar los consumos respectivos, asícuando se trata de productos terminados, el consu-mo está dado por la venta que se haya realizado, enel caso de artículos en proceso, el consumo corres-ponde a la producción entregada al almacén de pro-ductos terminados, y así se aplicará la relación ex-presada según de qué se trate. Sin embargo, los índi-ces de rotación globales pueden dar lugar a equivo-caciones pues aquellos artículos de poco o ningúnmovimiento están siendo protegidos por los de mu-cho movimiento, de manera que es recomendable,determinar el índice de rotación por las líneas o cla-ses de artículos a fin de establecer con claridad cuá-les de éstas son las que tienen mayor rendimientopara la empresa y cuáles las que constituyen unacarga. Otro aspecto interesante a observar con rela-ción al índice de rotación, se refiere a que existenalgunas razones que influyen en el resultado que sepuede obtener, como por ejemplo:

• Deterioro físico por el tiempo y las causasnaturales. Son muchos los productos que sonafectados por los cambios de temperatura, hu-medad, suciedad, etc., lo que incide en sus condi-ciones de uso y, en muchos casos, hay que des-hacerse de ellos rematándolos o destruyéndolos,pero no consumiéndolos, pues esto afectaría loscostos tanto del inventario como del consumo,aunque en muchos casos esos materiales en elestado en que se encuentren continúan forman-do parte de los inventarios y establecen un índicede rotación equivocado.

• Influencia estacional. Los artículos estacionaleso de moda deben ser medidos en relación al tiem-po que dura ésta, pues si se evalúan en el año, sedistorsiona el índice a obtener por la acción delconsumo o la venta en el tiempo que pasó lamoda o cambió la estación. Hay que tener encuenta también, los remates o realizaciones queefectúan las empresas comerciales, cuando losprecios que se fijan son inferiores al costo puesesto influiría en el índice de rotación.

• Lejanía del proveedor. La lejanía del centro deabastecimiento obliga a veces a renovar el inven-tario, una o dos veces al año en esos artículos, locual puede distorsionar el índice aunque hayademanda, pues la cantidad pedida satisface esademanda sin que vuelva a renovar el artículo ypueda dar índices no confiables. En idéntico casopuede considerarse las restricciones aduaneraso las leyes del país cuando se trata de importa-ciones con exigencias estatales que alargan eltiempo de demora y obligan a abastecerse en can-tidades.

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Texto de Apoyo: Unidad VII

En estos casos existe también el riesgo de cam-bio de la demanda o preferencia de los clien-tes, haciendo que la cantidad pedida se quedealmacenada por la disminución del consumoo venta.

• Clase de artículos o materiales. La clase delos artículos o materiales también influyen enlos resultados que se obtengan, así por ejem-plo: los artículos perecederos, como víveres fres-cos, tienen generalmente altos índices de rota-ción, debido a la forma de abastecimiento deestos artículos. En cambio los materiales defierro, cobre, bronce, etc.; no presentan ese pro-blema y sí, más bien, el de deterioro por otrascausas.

En conclusión, se puede decir que el índice de ro-tación o la relación de consumo a existencias esuna manera de evaluar los inventarios pero siem-pre es conveniente analizar los factores que haninfluido en los resultados que se logren, para ob-tener mejores conclusiones al respecto.

El índice de rotación sirve para comprobar el buencriterio con que los inventarios han sido adminis-trados, así como el rendimiento que dicha admi-nistración a obtenido de las existencias y el fun-cionamiento del sistema de inventarios en todoslos aspectos. Al efectuar el planteamiento de losinventarios se puede establecer la rotación quequiera alcanzarse en cada clase de material y almedir los resultados, se podrá saber si el personaldel área logística ha cumplido o no con las tareasa su cargo para lograr una buena administraciónde los inventarios y conseguir el rendimiento espe-rado.

2. INDICE DE INVERSION ACEPTABLE ENINVENTARIOS

Uno de los aspectos que hay que evaluar, se refiere ala inversión total que la empresa tiene realizada eninventarios, a fin de determinar si es o no inversióneconómica y eficiente. Para efectuar esta evaluaciónse requiere establecer como meta, cual sería la inver-sión que la empresa debiera tener en sus almacenes,en función de las operaciones que realiza y las nece-sidades que, dichas operaciones, demandan en ma-teriales. Este primer paso o determinación de la metapor alcanzar se refiere a establecer el NIVEL OPE-RATIVO DE COMPRAS (NOC) en base al Punto dePedido (Pp) y a la cantidad Económica (Q), conside-rando que «el NOC es el nivel que se forma al sumara la cantidad determinada como punto de pedido, lacantidad económica que se solicita como cantidad

fija en las renovaciones de los inventarios». Sufórmula sería:

NOC = Pp + Q

El segundo paso, en este procedimiento de eva-luación, consiste en definir cual es la INVER-SION ACEPTABLE EN INVENTARIOS, que laempresa considera factible tener en sus almace-nes. Para ello se tiene en cuenta que la EXIS-TENCIA de cada artículo o material, está consti-tuida por su INVENTARIO EN ALMACEN, máslos PEDIDOS PEN-DIENTES de llegada que nohayan sido atendidos aún por los proveedores,o que se encuentren en tránsito. La expresiónde esta existencia sería:

E = IA + P

donde:

E = Existencia.IA= Inventario en Almacén.P = Pedidos pendientes de llegada.

Establecida esta premisa se forman 3 categoríasde existencias en relación al NOC.

• Categoría 1 = Artículos cuya existencia es in-ferior al punto de pedido (E < Pp).

• Categoría 2 = Artículos cuya existencia esigual o mayor que el punto de pedido peroinferior al nivel operativo de compras. (E ³Pp, pero E < NOC).

• Categoría 3 = Artículos cuya existencia es ma-yor que el nivel operativo de compras. (E >NOC).

Al categorizar los artículos se puede observarque en la Categoría 1 se encuentran todos aque-llos materiales que tienen poca existencia, puesa pesar de considerarse en ésta los pedidos pen-dientes, no se llega al punto de Pedido, lo cualsignifica que no se ha solicitado oportunamentela renovación. Es necesario, por lo tanto, colo-car una orden de compra por la cantidad quefaltaría para, por lo menos, al-canzar el puntode pedido, ya que con esa existencia se corre elriesgo de romper el stock en esos artículos.

En la categoría 3 sucede lo contrario, pues enella se han agrupado todos aquellos artículoscon sobrestock, pues el límite máximo a consi-derar es el punto de pedido más la cantidad eco-nómica o sea el NOC, y las existencias de estosartículos están por encima de ese nivel. Por ello

260

Gestión Logística

se debe eliminar el sobrestock, anulando los pe-didos pendientes si fuese posible, vendiendo elsobrestock o consumiendo sin renovar hasta quela existencia se haya reducido a límites adecua-dos.

De las 3 categorías es la 2 la única cuyos artículostienen una existencia aceptable pues se encuentranentre los límites del punto de pedido y el nivel ope-rativo de compras, la categoría 1 para ingresar a es-tos límites requiere de un desembolso y la categoría 3necesita una reducción de sus existencias.

Considerando las observaciones efectuadas en es-tas líneas, la inversión aceptable en inventarios esta-ría dada por «la suma de los valores de las existen-cias de las tres categorías, más el monto de las can-tidades a pedir para que los artículos de la categoría1 lleguen al Punto de Pedido, menos el valor de losexcesos encontrados en la categoría 3», lo que se ex-presa con la siguiente fórmula:

IAI = A + B + C + D - F

donde:

I AI = Inversión aceptable en inventarios.A = Valor categoría 1.B = Valor categoría 2.C = Valor categoría 3.D = Valor Faltantes.F = Valor Excesos.

El tercer paso del procedimiento consiste en encon-trar la eficiencia de la inversión efectuada por laempresa para lo cual se divide el Valor Total Real(VTR) entre la Inversión Aceptable en Inventarios(IAI), encontrada en el segundo paso, como se puedeapreciar en la fórmula:

donde:

IA = Indice aceptable de Inversión eninventarios.

VTR = Valor total real de las existencias.

IAI = Inversión aceptable en inventarios.

Para una mejor comprensión de lo tratado se expo-ne el siguiente ejemplo: La empresa «Y» tiene un to-tal de existencias que suman 233’382,560 soles quese deben evaluar mediante el índice de inversión acep-table. La meta establecida por el administrador deinventarios es que todos los artículos deben tenersus existencias entre el punto de pedido y el niveloperativo de compras considerando, lógicamente, elinventario en almacén y los pedidos pendientes dellegada. Al hacer el análisis de las existencias se en-cuentra lo siguiente:

VALOR CATEGORIA 1 o A = S/. 21’132,500VALOR CATEGORIA 2 o B = 178’854,300VALOR CATEGORIA 3 o C = 33’395,760VALOR FALTANTES o D = 12’132,200VALOR EXCESOS o F = 21’105,830

Con estos datos se establece en primer lugar la In-versión Aceptable en inventarios aplicando la fórmu-la:

IAI = A + B + C + D - F

donde reemplazando sus valores se tiene:

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Texto de Apoyo: Unidad VII

IAI = 21’132,500 + 178’854,300 + 33’395,760+ 12’132,200 - 21’105,830

lo que da: IAI = 224’408,930

Hallada la Inversión Aceptable en Inventarios sebusca en Indice Aceptable de Inversión aplicando lafórmula:

donde reemplazamos valores y se tiene:

Efectuada la operación da:

IA = 1.04Este resultado muestra que la inversión real estácerca de la inversión aceptable pues sobrepasa a éstaen sólo 4% y al sobrepasarla dá a entender que exis-te un fuerte sobrestock en la empresa, es decir unamayor inversión que la deseada y como se ha indica-do anteriormente, el capital de la empresa debe cui-darse y no invertirlo sin tener en cuenta las necesi-dades de las operaciones pues puede hacer falta paraotros aspectos de la entidad.

En conclusión se tiene que mientras el Valor TotalReal está cerca a la unidad, que representa la Inver-sión Aceptable, mayor será la eficiencia obtenida en lainversión del capital de la compañía. Si todos los artí-culos tienen valores de sus existencias entre el puntode pedido y el nivel operativo de compras, el resultadode la división del valor total real entre la inversión acep-table será 1 lo que significa que: VTR = IAI y que laeficiencia es de 100% comprobándose que todos loselementos del sistema están funcionando. Si el resul-tado se aleja de la unidad, está demostrando que elsistema no funciona según lo planeado y que se tornaineficiente; si el resultado de la división es mayor a 1,como en el caso presentado, hay que tener en cuentala existencia del sobrestock existente en los almace-nes, pues está influenciando en el resultado y debehacerse un análisis de los artículos para eliminar lascantidades excedentes; en cambio cuando el resulta-do no alcanza la unidad, la figura es inversa, elsubstock es el que influye y el riesgo consiste en laposibilidad de roturas de stock, por lo que el análisis aefectuar debe establecer las cantidades a pedir en aque-llos artículos con pocas existencias.

3. INDICE DE EFICIENCIA DE LOS INVEN-TARIOS

Es otra manera de evaluar los inventarios, que eladministrador puede utilizar estableciendo un«OBJETIVO DE REQUISICION» el cual se defi-ne como «la cantidad que la empresa desea te-ner disponible como existencia, para satisfacersus necesidades y alcanzar sus objetivos». Comoen el índice anterior la existencia considera elinventario en almacén más los pedidos pendien-tes de llegada.El objetivo de requisición no necesita estar liga-do al punto de pedido ni a la cantidad económi-ca y actúa como patrón de medida y compara-ción con la suma de las existencias; la suma delos objetivos de requisición por artículo dará elObjetivo de Requisición General de la empresaque corresponderá a todos los materiales en al-macén que utiliza la entidad.Establecido el objetivo de requisición para cadaartículo, se compara con la existencia real en elmomento de efectuar la evaluación, obteniendoresultados que puede ser iguales, menores o ma-yores, lo que significaría que:

OR = E o OR < E o OR > E

De la comparación mencionada, cuando el obje-tivo de requisición es igual a la existencia, se pue-de considerar al artículo eficiente; cuando esmenor que la existencia se está detectando so-brantes y en el caso contrario faltantes.La suma de todos los objetivos de requisición, comose ha indicado, da el objetivo de requisición gene-ral, y en igual forma se suman las diferenciasfaltantes y sobrantes como un total de defectos delos inventarios y se aplica la siguiente fórmula:

El resultado que se obtenga al efectuar las ope-raciones; cuanto más cerca de la unidad esté,demostrará la mayor eficiencia de los inventariosy su administración y lo contrario cuando se ale-je de 1.En el ejemplo que se muestra se puede observar

262

Gestión Logística

los resultados, si se tiene que el objetivo de requisiciónes de 15’000,000 de soles para invertir en existenciasy que los artículos con poca existencia requieren deun monto para cubrir los faltantes de 5’185,930, mien-tras los sobre estoqueados tienen un exceso de3’856,000 soles; aplicando la fórmula se tiene:

IE = 1 - 0.60

IE = 0.40

que demuestra una gran ineficiencia en dicho inven-tario.

Esta forma de evaluar los inventarios, al igual quela anterior, es más conveniente aplicarla por líneasde artículos o por clases de materiales a las cualesse les asigna objetivos de requisición en funciónde las necesidades que la empresa tiene de esaslíneas o clases, para sus operaciones. Así puedenexistir varios objetivos de requisición y se podrácontrolar y evaluar mejor los inventarios de laempresa.

Si el resultado se multiplica por cien se conoceráel porcentaje de eficiencia que en el ejemplo es de40% pues 0.40 x 100 = 40%.

263

Texto de Apoyo: Unidad VIII

LECTURA Nº 8:

Título : LEY GENERAL DE LA SALUD

RESUMEN

Es la nueva Ley General de Salud, donde en su capítulo tercero se dictan las normas sobreRegistro Sanitario, que reemplace al D. L. 25596, y que es importante en el Control de Calidad delos productos.

CONGRESO DE LA REPUBLICA

Ley General de Salud

Ley Nº26842

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

POR CUANTO:

El Congreso de la República ha dado la Ley siguiente:

LEY GENERAL DE SALUD

CONTENIDO

TITULO PRELIMINAR

TITULO PRIMERO: Derechos, deberes y respon-sabilidades concernientes a la salud individual.

TITULO SEGUNDO: De los deberes, restricciones y res-ponsabilidades en consideración a la salud de terceros.

Capítulo I: Del ejercicio de las profesiones módi-cas y afines y de las actividades técni-cas y auxiliares en el campo de la sa-lud.

Capítulo II: De los establecimientos de salud y ser-vicios médicos de apoyo.

Capítulo III: De los productos farmacéuticos ygalénicos, y de los recursos terapéuti-cos naturales.

Capítulo IV: Del control nacional e internacionalde las enfermedades transmisibles.

Capítulo V: De los alimentos y bebidas, produc-tos cosméticos y similares, insumos,instrumental y equipo de uso médi-co-quirúrgico u odontológico, produc-tos sanitarios y productos de higienepersonal y doméstica.

Capítulo VI: De las sustancias y productos peli-grosos para la salud.

Capítulo VII: De la higiene y seguridad en los am-bientes de trabajo.

Capítulo VIII: De la protección del ambiente para lasalud.

TITULO TERCERO: Del fin de la vida.TITULO CUARTO: De la información en salud y

su difusión.TITULO QUINTO: De la Autoridad de Salud.TITULO SEXTO: De las medidas de seguridad,

infracciones y sanciones.Capítulo I: De las medidas de seguridad.Capítulo II: De las infracciones y sanciones.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS,TRANSITORIAS Y FINALES

TITULO PRELIMINAR

I. La salud es condición indispensable del desa-rrollo humano y medio fundamental para al-canzar el bienestar individual y colectivo.

II. La protección de la salud es de interés públi-co. Por tanto, es responsabilidad del Estadoregularla, vigilarla y promoverla.

LEY GENERAL DE SALUD Nº 26842

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Gestión Logística

III. Toda persona tiene derecho a la protección desu salud en los términos y condiciones queestablece la ley. El derecho a la protección dela salud es irrenunciable.El concebido es sujeto de derecho en el cam-po de la salud.

IV. La salud pública es responsabilidad primariadel Estado.La responsabilidad en materia de salud indivi-dual es compartida por el individuo, la socie-dad y el Estado.

V. Es responsabilidad del Estado vigilar, cautelary atender los problemas de desnutrición y desalud mental de la población, los de saludambiental, así como los problemas de saluddel discapacitado, del niño, del adolescente, dela madre y del anciano en situación de aban-dono social.

VI. Es de interés público la provisión de serviciosde salud, cualquiera sea la persona o institu-ción que los provea. Es responsabilidad delEstado promover las condiciones que garanti-cen una adecuada cobertura de prestacionesde salud a la población, en términos socialmenteaceptables de seguridad, oportunidad y calidad.Es irrenunciable la responsabilidad del Esta-do en la provisión de servicios de salud públi-ca. El estado interviene en la provisión de ser-vicios de atención módica con arreglo a prin-cipios de equidad.

VII. El Estado promueve el aseguramiento univer-sal y progresivo de la población para la protec-ción de las contingencias que pueden afectarsu salud y garantiza la libre elección de siste-mas previsionales, sin perjuicio de un sistemaobligatoriamente impuesto por el Estado paraque nadie quede desprotegido.

VIII. El financiamiento del Estado se orienta prefe-rentemente a las acciones de salud pública y asubsidiar total o parcialmente la atención mó-dica a las poblaciones de menores recursos,que no gocen de la cobertura de otro régimende prestaciones de salud; público o privado.

IX. La norma de salud es de orden público y regu-la materia sanitaria, así como la proteccióndel ambiente para la salud y la asistencia mó-dica para la recuperación y rehabilitación dela salud de las personas.Nadie puede pactar en contra de ella.

X. Toda persona dentro del territorio nacional estásujeta al cumplimiento de la norma de salud.

Ningún extranjero puede invocar su ley terri-torial en materia de salud.

XI. En caso de defecto o deficiencia de la normade salud, se aplican los principios generalesdel derecho.

XII. El ejercicio del derecho a la propiedad, a lainviolabilidad del domicilio, a libre tránsito, a lalibertad de trabajo, empresa, comercio e indus-tria así como el ejercicio del derecho de re-unión están sujetos a las limitaciones queestablece la ley en resguardo de la salud públi-ca.Las razones de conciencia o de creencia nopueden ser invocadas para eximirse de las dis-posiciones de la Autoridad de Salud cuandode tal exención se deriven riesgos para la sa-lud de terceros.

XIII. El uso o usufructo de los bienes en condicio-nes higiénicas y sanitarias inaparentes para elfin al que están destinadas, constituye un abu-so del derecho, cualquiera que sea el régimena que están sujetas.

XIV. La información en salud es de interés público.Toda persona está obligada a proporcionar ala Autoridad de Salud la información que lesea exigible de acuerdo a ley. La que el Estadotiene en su poder es de dominio público, conlas excepciones que establece la ley.

XV. El Estado promueve la investigación científicay tecnológica en el campo de la salud, así comola formación, capacitación y entrenamiento derecursos humanos para el cuidado de la sa-lud.

XVI. El Estado promueve la educación en salud entodos los niveles y modalidades.

XVII. La promoción de la medicina tradicional es deinterés y atención preferente del Estado.

XVIII. El Estado promueve la participación de la co-munidad en la gestión de los servicios públi-cos de salud.

TITULO PRIMERO

DE LOS DERECHOS, DEBERES YRESPONSABILIDADES CONCERNIENTES

A LA SALUD INDIVIDUAL

Artículo 1º .- Toda persona tiene el derecho al libreacceso a prestaciones de salud y a elegir el sistemaprevisional de su preferencia.

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Texto de Apoyo: Unidad VIII

Artículo 2º .- Toda persona tiene derecho a exigirque los bienes destinados a la atención de su saludcorrespondan a las características y atributos indi-cados en su presentación y a todas aquellas que seacreditaron para su autorización.

Así mismo, tiene derecho a exigir que los serviciosque se le prestan para la atención de su salud cum-plan con los estándares de calidad aceptados en losprocedimientos y prácticas institucionales y profesio-nales.

Artículo 3º .- Toda persona tiene derecho a recibir,en cualquier establecimiento de salud, atención mé-dico-quirúrgica de emergencia cuando la necesite ymientras subsista el estado de grave riesgo para suvida o su salud.

El reglamento establece los criterios para la califica-ción de la situación de emergencia, las condicionesde reembolso de gastos y las responsabilidades delos conductores de los establecimientos.

Artículo 4º .- Ninguna persona puede ser sometidaa tratamiento médico o quirúrgico, sin su consenti-miento previo o el de la persona llamada legalmentea darlo, si correspondiere o estuviere impedida de ha-cerlo. Se exceptúa de este requisito las intervencio-nes de emergencia.

La negativa a recibir tratamiento médico o quirúrgi-co exime de responsabilidad al médico tratante y alestablecimiento de salud, en su caso.

En caso que los representantes legales de los abso-lutamente incapaces o de los relativamente incapa-ces, a que se refieren los numerales 1 al 3 del Artícu-lo 44º del Código Civil, negaren su consentimientopara el tratamiento médico o quirúrgico de las perso-nas a su cargo, el médico tratante o el establecimien-to de salud, en su caso, debe comunicarlo a la auto-ridad judicial competente para dejar expeditas lasacciones a que hubiere lugar en salvaguarda de lavida y la salud de los mismos.

El reglamento establece los casos y los requisitos deformalidad que deben observarse para que el con-sentimiento se considere válidamente emitido.

Artículo 5º .- Toda persona tiene derecho a serdebida y oportunamente informada por la Autoridadde Salud sobre medidas y prácticas de higiene, dietaadecuada, salud mental, salud reproductiva, enfer-medades transmisibles, enfermedades crónicodegenerativas, diagnóstico precoz de enfermedades ydemás acciones conducentes a la promoción de esti-los de vida saludable. Tiene derecho a recibir infor-mación sobre los riesgos que ocasiona el tabaquis-

mo, el alcoholismo, la drogadicción, la violencia y losaccidentes.

Así mismo, tiene derecho a exigir a la Autoridad deSalud a que se le brinde, sin expresión de causa, in-formación en materia de salud, con arreglo a lo queestablece la presente ley.

Artículo 6º .- Toda persona tiene el derecho a elegirlibremente el método anticonceptivo de su referen-cia, incluyendo los naturales, y a recibir, con carácterprevio a la prescripción o aplicación de cualquiermétodo anticonceptivo, información adecuada sobrelos métodos disponibles, sus riesgos, contraindica-ciones, precauciones, advertencias y efectos físicos,fisiológicos o psicológicos que su uso o aplicaciónpuede ocasionar.

Para la aplicación de cualquier método anticoncepti-vo se requiere del consentimiento previo del paciente.En caso de métodos definitivos, la declaración delconsentimiento debe constar en documento escrito.

Artículo 7º .- Toda persona tiene derecho a recu-rrir al tratamiento de su infertilidad, así como a pro-crear mediante el uso de técnicas de reproducciónasistida, siempre que la condición de madre genéticay de madre gestante recaiga sobre la misma persona.Para la aplicación de técnicas de reproducción asis-tida, se requiere del consentimiento previo y por es-crito de los padres biológicos.

Está prohibida la fecundación de óvulos humanoscon fines distintos a la procreación, así como laclonación de seres humanos.

Artículo 8º .- Toda persona tiene derecho a recibirórganos o tejidos de seres humanos vivos, de cadá-veres o de animales para conservar su vida o recu-perar su salud. Puede, así mismo, disponer a títulogratuito de sus órganos y tejidos con fines detransplante, injerto o transfusión, siempre que ellono ocasione grave perjuicio a su salud o comprome-ta su vida.

La disposición de órganos y tejidos de seres huma-nos vivos está sujeta a consentimiento expreso yescrito del donante. Los representantes de los inca-paces, comprendidos dentro de los alcances del Artí-culo 4º de esta ley, carecen de capacidad legal paraotorgarlo.

Para la disposición de órganos y tejidos de cadáveresse estará a lo declarado en el Documento Nacionalde Identidad, salvo declaración posterior en contra-rio hecha en vida por el fallecido que conste de ma-nera indubitable y los casos previstos en el Artículo110º de la presente ley.

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Gestión Logística

En caso de muerte de una persona, sin que éstahaya expresado en vida su voluntad de donar susórganos o tejidos, o su negativa de hacerlo, corres-ponde a sus familiares más cercanos disponerlo.

Artículo 9º .- Toda persona que adolece dediscapacidad física, mental o sensorial tiene derechoal tratamiento y rehabilitación. El Estado da aten-ción preferente a los niños y adolescentes.

Las persona s con discapacidad severa, afectadasademás por una enfermedad, tiene preferencia en laatención de su salud.

Artículo 10º .- Toda persona tiene derecho a recibiruna alimentación sana y suficiente para cubrir susnecesidades biológicas. La alimentación de las per-sonas es responsabilidad primaria de la familia.

En los programas de nutrición y asistenciaalimentaria, el Estado brinda atención preferente alniño, a la madre gestante y lactante, al adolescente yal anciano en situación de abandono social.

Artículo 11º .- Toda persona tiene derecho a larecuperación, rehabilitación y promoción de su sa-lud mental. El alcoholismo, la farmacodependencia,los trastornos psiquiátricos y los de violencia familiarse consideran problemas de salud mental. La aten-ción de la salud mental es responsabilidad primariade la familia y del Estado.

Artículo 12º .- Las obligaciones a que se refierenlos Artículos 10º y 11º de la presente ley, son exigi-bles, por el Estado o por quienes tengan legítimo in-terés, a los responsables o familiares, con arreglo a loque establecen los Artículos 473º y siguientes del Li-bro Tercero, Sección Cuarta, Título I, Capítulo I, delos «Alimentos», del Código Civil Tratándose de niñoso adolescentes se estará a lo que dispone la ley de lamateria.

En los casos que, por ausencia de familia, la personase encuentre desprotegida, el Estado deberá asumirsu protección.

Artículo 13º .- Toda persona tiene derecho a quese le extienda la certificación de su estado de saludcuando lo considere conveniente.

Ninguna autoridad pública podrá exigir a las perso-nas la certificación de su estado de salud, carné sa-nitario, carné de salud o documento similar, comocondición para el ejercicio de actividades profesiona-les, de producción, comercio o afines.

Lo dispuesto en la presente disposición no exime alas personas del cumplimiento de las disposicionesrelacionadas con el carné o certificado de

vacunaciones, de conformidad con lo que establecela norma de salud, ni de aquellas relacionadas conla certificación de su estado de salud como requisitopara obtener licencias para conducir vehículos, na-ves y aeronaves, o manejar armas o explosivos conarreglo a la ley de la materia.

Artículo 14º .-Toda persona tiene el derecho departicipar individual o asociadamente en programasde promoción y mejoramiento de la salud individualo colectiva.

Artículo 15º .- Toda persona, usuaria de los servi-cios de salud, tiene derecho:

a) Al respeto de su personalidad, dignidad e in-timidad;

b) A exigir la reserva de la información relacio-nada con el acto médico y su historia clínicacon las excepciones que la ley establece;

c) A no ser sometida, sin su consentimiento, aexploración, tratamiento o exhibición con fi-nes docentes;

d) A no ser objeto de experimentación para laaplicación de medicamentos o tratamientossin ser debidamente informada sobre la con-dición experimental de óstos, de los riesgosque corre y sin que medie previamente suconsentimiento escrito o el de la persona lla-mada legalmente a darlo, si correspondiere,o si estuviere impedida de hacerlo;

e) A no ser discriminado en razón de cualquierenfermedad o padecimiento que le afectare;

f) A que se le brinde información veraz, opor-tuna y completa sobre las características delservicio, las condiciones económicas de laprestación y demás términos y condicionesdel servicio;

g) A que se le dé en términos comprensiblesinformación completa y continuada sobre suproceso, incluyendo el diagnóstico, pronósti-co y alternativas de tratamiento, así comosobre los riesgos, contraindicaciones, precau-ciones y advertencias de los medicamentosque se le prescriban y administren;

h) A que se le comunique todo lo necesariopara que pueda dar su consentimiento in-formado, previo a la aplicación de cualquierprocedimiento o tratamiento, así como ne-garse a éste;

i) A que se le entregue el informe de alta alfinalizar su estancia en el establecimiento

267

Texto de Apoyo: Unidad VIII

de salud y, si lo solicita, copia de la epicrisis yde su historia clínica.

Artículo 16º .- Toda persona debe velar por el mejo-ramiento, la conservación y la recuperación de susalud y la de las personas a su cargo.

El deber personal de atender y conservar la propiasalud sólo puede ser exigido cuando tal omisión essusceptible de incidir negativamente en la salud pú-blica o en la de terceras personas.

Artículo 17º .- Ninguna persona puede actuar oayudar en prácticas que signifiquen peligro, menos-cabo o daño para la salud de terceros o de la pobla-ción.

Artículo 18º .- Toda persona es responsable frentea terceros por el incumplimiento de las prácticas sa-nitarias y de higiene destinadas a prevenir la apari-ción y propagación de enfermedades transmisibles, así como por los actos o hechos que originen conta-minación del ambiente.

Artículo 19º .- Es obligación de toda persona cum-plir con las normas de seguridad que establecen lasdisposiciones pertinentes y participar y colaborar enla prevención y reducción de los riesgos por acciden-tes.

Artículo 20º .- Es deber de toda persona participaren el mejoramiento de la cultura sanitaria de su co-munidad.

Artículo 21º .- Toda persona tiene el deber de par-ticipar y cooperar con las autoridades públicas en laprevención y solución de los problemas ocasionadospor situaciones de desastre.

TITULO SEGUNDO

DE LOS DEBERES RESTRICCIONES YRESPONSABILIDADES EN

CONSIDERACION A LA SALUD DETERCEROS

CAPÍTULO I

DEL EJERCICIO DE LAS PROFESIONESMEDICAS Y AFINES Y DE LAS ACTIVIDADESTECNICAS Y AUXILIARES EN EL CAMPODE LA SALUD

Artículo 22º .- Para desempeñar actividades profe-sionales propias de la medicina, odontología, farma-

cia o cualquier otra relacionada con la atención dela salud, se requiere tener título profesional en loscasos que la ley así lo establece y cumplir con losrequisitos de colegiación, especialización, licenciamien-to y demás que dispone la ley.

Artículo 23º .- Las incompatibilidades, limitacionesy prohibiciones así como el régimen de sanciones apli-cables a los profesionales a que se refiere el presenteCapítulo, se rigen por los Códigos de Etica y normasestatutarias de los Colegios Profesionales correspon-diente.

Artículo 24º .- La expedición de recetas, certifica-dos e informes directamente relacionados con la aten-ción de pacientes, la ejecución de intervenciones qui-rúrgicas, la prescripción o experimentación de dro-gas, medicamentos o cualquier producto, sustanciao agente destinado al diagnóstico, prevención o tra-tamiento de enfermedades, se reputan actos del ejer-cicio profesional de la medicina y están sujetos a lavigilancia de los Colegios Profesionales correspon-dientes.

Artículo 25º .- Toda información relativa al actomédico que se realiza, tiene carácter reservado.

El profesional de la salud, el técnico o el auxiliar queproporciona o divulga, por cualquier medio, informa-ción relacionada al acto médico en el que participa odel que tiene conocimiento, incurre en responsabili-dad civil o penal, según el caso, sin perjuicio de lassanciones que correspondan en aplicación de losrespectivos Códigos de Etica Profesional.

Se exceptúan de la reserva de la información relativaal acto médico en los casos siguientes:

a) Cuando hubiere consentimiento por escritodel paciente;

b) Cuando sea requerida por la autoridad ju-dicial competente;

c) Cuando fuere utilizada con fines académi-cos o de investigación científica, siempre quela información obtenida de la historia clíni-ca se consigne en forma anónima;

d) Cuando fuere proporcionada a familiares oallegados del paciente con el propósito debeneficiarlo, siempre que éste no lo prohibaexpresamente;

e) Cuando versare sobre enfermedades y da-ños de declaración y notificación obligato-rias, siempre que sea proporcionada a laAutoridad de Salud;

f) Cuando fuere proporcionada a la entidadaseguradora o administradora de

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Gestión Logística

financiamiento vinculada con la atenciónprestada al paciente siempre que fuere confines de reembolso, pago de beneficios, fis-calización o auditoría; y

g) Cuando fuere necesaria para mantener lacontinuidad de la atención módica al pacien-te.

La información sobre el diagnóstico de laslesiones o daños en los casos a que se refie-re el Artículo 30º de esta ley, deberá ser pro-porcionada a la autoridad policial o al Mi-nisterio Público a su requerimiento.

Artículo 26 .- Solo los médicos pueden prescribirmedicamentos. Los cirujano-dentistas y las obstetricessólo pueden prescribir medicamentos dentro del áreade su profesión.

Al prescribir medicamentos deben consignar obliga-toriamente su Denominación Común Internacional(DCI), el nombre de marca si lo tuviere, la forma far-macéutica, posología, dosis y período de administra-ción. Asimismo, están obligados a informar al pa-ciente sobre los riesgos, contraindicaciones, reaccio-nes adversas e interacciones que su administraciónpuede ocasionar y sobre las precauciones que debeobservar para su uso correcto y seguro.

Artículo 27º .- El médico tratante, así como el ciru-jano-dentista y la obstetriz están obligados a infor-mar al paciente sobre el diagnóstico, pronóstico, tra-tamiento y manejo de su problema de salud, así comosobre los riesgos y consecuencias de los mismos.

Para aplicar tratamientos especiales, realizar prue-bas riesgosas o practicar intervenciones que puedanafectar psíquica o físicamente al paciente, el médicoestá obligado a obtener por escrito su consentimien-to informado.

Artículo 28º .- La investigación experimental conpersonas debe ceñirse a la legislación especial sobrela materia y a los postulados éticos contenidos en laDeclaración de Helsinki y sucesivas declaraciones queactualicen los referidos postulados.

Artículo 29º .- El acto médico debe estar sustenta-do en una historia clínica veraz y suficiente que con-tenga las prácticas y procedimientos aplicados al pa-ciente para resolver el problema de salud diagnosti-cado.

La información mínima que debe contener la histo-ria clínica se rige por el reglamento de la presente ley.

El médico y el cirujano-dentista quedan obligados aproporcionar copia de la historia clínica al pacienteen caso que éste o su representante lo solicite. El

interesado asume el costo que supone el pedido.

Artículo 30º .- El médico que brinda atención mó-dica a una persona por herida de arma blanca, heri-da de bala, accidente de tránsito o por causas deotro tipo de violencia que constituya delito perseguiblede oficio o cuando existan indicios de aborto crimi-nal, está obligado a poner el hecho en conocimientode la autoridad competente.

Artículo 31º .- Es responsabilidad del médico tra-tante, del médico legista que practica la necropsia odel médico señalado por el establecimiento de saluden el que ocurre el fallecimiento de la persona, elextender debidamente el certificado de defunción co-rrespondiente.

Artículo 32º .- Los profesionales de la salud, técni-cos auxiliares están obligados a informar a la Auto-ridad de Salud los casos de enfermedades y dañosde declaración y notificación obligatorias.

Artículo 33º .- El químico-famacéutico es respon-sable de la dispensación y de la información y orien-tación al usuario sobre la administración, uso y do-sis del producto farmacéutico, su interacción con otrosmedicamentos, sus reacciones adversas y sus condi-ciones de conservación.

Asimismo, está facultado para ofrecer al usuario al-ternativas de medicamentos químicos yfarmacológicamente equivalentes al prescrito en lareceta, en igual forma farmacéutica y dosis.

Artículo 34º .- Los profesionales de la salud quedetecten reacciones adversas a medicamentos querevistan gravedad, están obligados a comunicarlas ala Autoridad de Salud de nivel nacional o a quienésta delegue, bajo responsabilidad.

Artículo 35º .- Quienes desarrollan actividades pro-fesionales, técnicas o auxiliares relacionadas con lasalud de las personas se limitarán a ejercerlas en elárea que el título, certificado o autorización legalmenteexpedidos determine.

Artículo 36º .- Los profesionales, técnicos y auxi-liares a que se refiere este Capítulo, son responsa-bles por los daños y perjuicios que ocasionen al pa-ciente por el ejercicio negligente, imprudente e impe-rito de sus actividades.

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Texto de Apoyo: Unidad VIII

CAPÍTULO II

DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE SALUD YSERVICIOS MEDICOS DE APOYO

Artículo 37º .- Los establecimientos de salud y losservicios médicos de apoyo, cualquiera sea su natu-raleza su modalidad de gestión, deben cumplir losrequisitos que disponen los reglamentos y normastécnicas que dicta la Autoridad de Salud de nivelnacional en relación a planta física, equipamiento,personal asistencial, sistemas de saneamiento y con-trol de riesgo relacionados con los agentes ambien-tales físicos, químicos, biológicos y ergonómicos y de-más que proceden atendiendo a la naturaleza y com-plejidad de los mismos.

La Autoridad de Salud de nivel nacional o a quienésta delegue, verificará periódicamente el cumplimien-to de lo establecido en la presente disposición.

Artículo 38º .- Los establecimientos de salud y ser-vicios a que se refiere el presente Capítulo, quedansujetos a la evaluación y control periódicos y a lasauditorías que dispone la Autoridad de Salud de ni-vel nacional.

La Autoridad de Salud de nivel nacional dicta lasnormas de evaluación y control y de auditoría co-rrespondientes.

Artículo 39º.- Los establecimientos de salud, sin ex-cepción, están obligados a prestar atención médico-quirúrgica de emergencia, a quien la necesita y mien-tras subsista el estado de grave riesgo para su vida osalud, en la forma y condiciones que establece el re-glamento.

Artículo 40º.- Los establecimientos de salud y losservicios médicos de apoyo tienen el deber de infor-mar al paciente y sus familiares sobre las caracterís-ticas del servicio, las condiciones económicas de laprestación y demás términos y condiciones del servi-cio, así como los aspectos esenciales vinculados conel acto médico.

Ningún establecimiento de salud o servicio médicode apoyo podrá efectuar acciones que correspondana actos que no hayan sido previamente autorizadospor el paciente o por la persona llamada legalmentea hacerlo, si correspondiere, o estuviere impedido dehacerlo, de conformidad con lo que establece el re-glamento de la presente ley.

Se exceptúa de lo dispuesto en el párrafo precedentela atención de emergencia destinada a enfrentar lasituación que pone en peligro inminente la vida o lasalud del paciente.

Artículo 41º .- Todo establecimiento de salud debe-rá, al momento de la admisión, consignar por escritola voluntad del paciente de donar, en caso de muerte,sus órganos y tejidos para fines de transplante, injer-to, docencia o investigación, o, en su caso, la negativade hacerlo. Se exceptúa de lo dispuesto en la presen-te disposición la admisión de emergencia.

Artículo 42º .- Todo acto médico que se lleve acabo en un establecimiento de salud o servicio médi-co de apoyo es susceptible de auditorías internas yexternas en las que puedan verificarse los diversosprocedimientos a que es sometido el paciente, seanéstos para prevenir, diagnosticar, curar, rehabilitar orealizar acciones de investigación.

Artículo 43º .- Son de aplicación a los estableci-mientos de salud, el Artículo 25º y el primer y segun-do párrafo del Artículo 29º de la presente ley.

En los casos previstos en el Artículo 30º de esta ley,el médico tratante informará al Director del estable-cimiento, quien deberá poner en conocimiento de laautoridad competente el hecho correspondiente.

Artículo 44º .- Al egreso del paciente, el responsa-ble del establecimiento de salud está obligado a en-tregar al paciente o a su representante el informe dealta que contiene el diagnóstico de ingreso, los pro-cedimientos efectuados, el diagnóstico de alta, pro-nósticos y recomendaciones del padecimiento queameritó el internamiento.

Así mismo, cuando el paciente o su representante losolicite, debe proporcionarle copia de la epicrisis y dela historia clínica, en cuyo caso el costo será asumi-do por el interesado.

Artículo 45º .- La ablación de órganos o tejidoscon fines de transplante o injerto sólo puede reali-zarse en establecimientos de salud debidamente ha-bilitados o en instituciones médico-legales, cumplien-do, en cada caso, los procedimientos que la ley esta-blece. Los transplantes de órganos o injertos de teji-dos sólo pueden efectuarse en establecimientos desalud que cuenten con servicios especializados debi-damente acreditados para tal fin.

La ablación de órganos y tejidos así como eltransplante o injerto de los mismos se rigen por lapresente ley, la ley de la materia y su reglamento. Losestablecimientos de salud sólo podrán disponer deórganos y tejidos con fines de transplante o injerto atítulo gratuito.

Los establecimientos de salud que la Autoridad deSalud de nivel nacional autorice, podrán instalar ymantener, para fines terapéuticos, bancos físicos deórganos y tejidos.

270

Gestión Logística

Artículo 46o .- Las actividades de obtención, dona-ción, conservación, transfusión y suministro de san-gre humana, sus componentes y derivados, así comoel funcionamiento de bancos de sangre, centros dehemoterapia y plantas de hemoderivados, se rigenpor la ley de la materia y su reglamento y están suje-tas a la supervisión y fiscalización por parte de laAutoridad de Salud de nivel nacional o de quien éstadelegue.

Artículo 47o .- Los establecimientos de salud, quecuenten con servicios de internamiento de pacientes,están obligados a practicar la necropsia por razonesclínicas para vigilar la calidad de la atención que pro-veen, siempre que cuenten con la autorización pre-via del paciente o de sus familiares, a falta de decla-ración hecha en vida por éste, con arreglo dispuestoen el artículo 13o del código civil.

No procede practicar necropsias por razones clíni-cas cuando las circunstancias de la muerte del pa-ciente supone la obligación de practicar la necropsiade ley.

Artículo 48o .- El establecimiento de salud o servi-cio médico de apoyo es solidariamente responsablepor los daños y perjuicios que se ocasionan al pa-ciente, derivados del ejercicio negligente, imprudenteo imperito de las actividades de los profesionales, téc-nicos o auxiliares que se desempeñan en éste conrelación de dependencia.

Es exclusivamente responsable por los daños y per-juicios que se ocasionan al paciente por no haberdispuesto o brindado los medios que hubieren evita-do que ellos se produjeran, siempre que la disposi-ción de dichos medios sea exigible atendiendo a lanaturaleza del servicio que ofrece.

CAPÍTULO III

DE LOS PRODUCTOS FARMACEUTICOS YGALENICOS Y DE LOS RECURSOSTERAPEUTICOS NATURALES

Artículo 49º .- La Autoridad de Salud de nivel na-cional es la encargada del control sanitario de losproductos farmacéuticos y galénicos, así como de velarpor el cumplimiento de las disposiciones que sobrela materia se establecen en la presente ley y el regla-mento.

Artículo 50º .- Todos los productos comprendidosen el presente Capítulo requieren de Registro Sanita-rio para su fabricación, importación, distribución oexpendio. Toda modificación debe, igualmente, cons-

tar en dicho Registro.

Sólo se podrá inscribir o reinscribir en el RegistroSanitario de medicamentos las fórmulas farmacéuti-cas señaladas en las siguientes obras, en sus últi-mas ediciones y suplementos:

- USP- Farmacopea Británica- Farmacopea Internacional de la Organización

Mundial de la Salud- Formulario Nacional Británico- Farmacopea Alemana- Farmacopea Francesa- Farmacopea Belga- Farmacopea Europea- USP-DI- Farmacopea Helvética- Farmacopea JaponesaPara la obtención del Registro Sanitario de medica-mentos bajo ninguna condición será exigible por laautoridad de salud otros documentos, visaciones,requisitos previos ni condicionalidad de clase algu-na, que los señalados a continuación, bajo respon-sabilidad:

a) Solicitud con carácter de declaración jura-da consignando el número correspondienteal Registro Unificado de la persona naturalo jurídica solicitante, y garantizando la cali-dad, seguridad y eficacia del producto.

b) Protocolo de análisis sobre la basemetodológica de una de las farmacopeasautorizadas.

c) Certificado de libre comercialización y certi-ficado de consumo del país de origen, expe-dido por la autoridad competente.

Alternativamente ambas certificaciones po-drán constar en un solo documento.

d) proyecto de rotulado del envase mediato einmediato en idioma español.

También podrán inscribirse los productos cuya for-mulación aún no se encuentre comprendida en lasobras antes señaladas, que se encuentren autoriza-dos por las autoridades competentes del país de ori-gen. En este caso serán exigibles los requisitos esta-blecidos en los literales a), c) y d) del presente artícu-lo. En lo que respecta al protocolo de análisis referi-do en el literal b), éste deberá sustentarse en lasmetodologías aplicadas en su país de origen, que ser-virá de base para el posterior control de calidad.

271

Texto de Apoyo: Unidad VIII

La inscripción en el Registro Sanitario de medica-mentos es automática con la sola presentación delos documentos establecidos en la presente disposi-ción, teniendo la autoridad de salud un plazo máxi-mo de 7 días útiles para expedir el documento queacredite el número de registro.

Artículo 51º .- La Autoridad de Salud de Nivel Na-cional aprueba el Formulario Nacional de Medica-mentos, el cual contiene la lista de medicamentosque cuentan con registro sanitario en el país. DichoFormulario incorpora de manera automática a losproductos registrados.

El Formulario Nacional será elaborado por una Co-misión de Expertos, cuya conformación y funcionesserá determinada por el reglamento correspondiente,y precisará, la forma farmacéutica, dosis, indicacio-nes, contraindicaciones, reacciones adversas, adver-tencias y otras especificaciones que garanticen la efi-cacia y seguridad para el uso de los medicamentos.

Los lineamientos para la elaboración y actualizacióndel citado Formulario se establecen en el reglamento.

Artículo 52º .- Para la importación de productosfarmacéuticos y galénicos, las Aduanas de la Repú-blica, bajo responsabilidad, procederán al despachode los mismos exigiendo únicamente una declara-ción jurada consignando lo siguiente: a) el númerode registro sanitario, o en su defecto la fecha de pre-sentación de la solicitud correspondiente; y b) identi-ficación del embarque por lote de producción y fechade vencimiento del medicamento; sin perjuicio de ladocumentación general requerida para las importa-ciones. Adicionalmente, tratándose de productos far-macéuticos derivados de sangre humana se exigirá,por cada lote de fabricación, un Certificado Analíticode negatividad de los virus de inmunodeficiencia hu-mana y hepatitis virales A y B.

La razón social y el registro unificado del importadoro distribuidor general deberán figurar obligatoriamen-te por impresión o etiquetado en cada envase de ventaal consumidor, conjuntamente con la fecha de ven-cimiento del medicamento.

La Autoridad de Salud de nivel nacional podrá auto-rizar provisionalmente, en casos debidamente califi-cados, la importación y venta, sin previo registro, delos productos comprendidos en el presente capítuloque correspondan, para usos medicinales de urgen-cia.

Artículo 53º .- Para fines exclusivos de investiga-ción podrá autorizarse la importación, producción yuso de medicamentos no registrados, de conformi-

dad con las disposiciones reglamentarias correspon-dientes.

Artículo 54º .- El Registro Sanitario es temporal yrenovable cada cinco años.

La Autoridad de Salud de nivel nacional podrá sus-pender o cancelar el Registro de los productos queno cumplen con las especificaciones técnicas queamparan su otorgamiento.

Así mismo procederá la suspensión o cancelacióndel Registro Sanitario cuando informaciones científi-cas provenientes de la Organización Mundial de laSalud determinen que el producto es inseguro o in-eficaz en su uso en los términos en que fue autori-zado su registro.

Artículo 55º .- Queda prohibida la fabricación, im-portación, tenencia, distribución y transferencia a cual-quier título, de productos farmacéuticos y demás queseñale el reglamento, contaminados, adulterados, fal-sificados, alterados y expirados.

Los productos antes señalados deben ser inmedia-tamente retirados del mercado y destruidos apropia-damente, bajo responsabilidad.

Artículo 56º .- para desarrollar sus actividades, laspersonas naturales o jurídicas que se dedican a lafabricación o almacenamiento de productos farma-céuticos o ejecuten parte de los procesos que éstascomprenden, deben disponer de locales, equipo téc-nico y de control adecuados y suficientes según loestablece el reglamento. Así mismo, deben ceñirse alas Buenas Prácticas de Manufactura, de Laborato-rio y de Almacenamiento recomendadas por la Orga-nización Mundial de la Salud o a las que dicte laAutoridad de Salud de nivel nacional, y a las normastécnicas de fabricación según corresponda.

La Autoridad de Salud de nivel nacional o a quienésta delegue, verificará periódicamente el cumplimien-to de lo establecido en la presente disposición.

Artículo 57º .- El responsable de la calidad de losproductos farmacéuticos es la empresa fabricante, sison elaborados en el país. Tratándose de productoselaborados en el extranjero la responsabilidad es delimportador o distribuidor.

Cuando se trate de laboratorios encargados de ela-borar productos por cuenta de terceros, ya sea ensu totalidad o en alguna de las etapas del proceso deproducción, la responsabilidad por la calidad del pro-ducto es asumida solidariamente por éste y por laempresa titular del Registro.

Las distribuidoras y los establecimientos de venta alpúblico de productos farmacéuticos, cada uno en su

272

Gestión Logística

ámbito de comercialización, están obligados a con-servar y vigilar el mantenimiento de su calidad hastaque sean recibidos por los usuarios, bajo responsa-bilidad.

Artículo 58º .- Los productos farmacéuticos que secomercializan en el país y demás que correspondan,deben responder en sus análisis cualitativos y cuan-titativos a la fórmula y composición declarada por elfabricante y autorizada para su fabricación y expen-dio al otorgarse el Registro Sanitario.

Artículo 59º .- El control de calidad de los produc-tos farmacéuticos y demás productos que correspon-dan es obligatorio, integral y permanente. Para ga-rantizar su calidad, las empresas fabricantes, bajoresponsabilidad, deben contar con un sistema decontrol de calidad, que abarque todos los aspectosdel proceso de elaboración, desde las materias pri-mas empleadas hasta los productos terminados.

Artículo 60º .- La Autoridad de Salud de nivel na-cional es la encargada de vigilar la calidad de los pro-ductos comprendidos en este Capítulo. El control seefectúa mediante inspecciones en las empresas fa-bricantes, distribuidoras y dispensadoras y la ejecu-ción de análisis de muestras de productospesquisados en cualquiera de sus etapas de elabora-ción, distribución y expendio.

Artículo 61º .- Los estupefacientes, psicotrópicos yprecursores de uso médico incluidos en los Conve-nios Internacionales sobre la materia y los que deter-mine la Autoridad de Salud de nivel nacional, se ri-gen por esta ley y por su legislación especial.

Artículo 62º .- La Autoridad de Salud a nivel nacio-nal establece un listado de plantas medicinales deuso restringido o prohibido por razón de su toxici-dad o peligrosidad.

Artículo 63º .- La comercialización de plantas me-dicinales y sus preparados obtenidos en forma deextractos, liofilizados, destilados, tinturas, cocimien-tos o cualquier otra preparación galénica con finali-dad terapéutica, diagnóstica o preventiva en la con-dición de fórmulas magistrales, preparados oficialeso medicamentos, se sujeta a los requisitos y condi-ciones que establece el reglamento.

Las plantas medicinales que se ofrezcan sin referen-cia a propiedades terapéuticas, diagnósticas o pre-ventivas, pueden comercializarse libremente.

Artículo 64º .- Las personas naturales o jurídicasque se dedican a la comercialización de productosfarmacéuticos para desarrollar sus actividades de-ben cumplir con los requisitos y condiciones sanita-

rias establecidas en el reglamento, y ceñirse a lasBuenas Prácticas de Almacenamiento y Dispensaciónque dicta la Autoridad de Salud de nivel nacional.

La Autoridad de Salud de nivel nacional o a quienesta delegue, verificará periódicamente el cumplimien-to de lo establecido en la presente disposición.

Artículo 65º .- Queda prohibida la ventaambulatoria de productos farmacéuticos. Con excep-ción de lo dispuesto en el inciso d) del Artículo 68ºde la presente ley, el comercio de productos farma-céuticos sólo podrá efectuarse en establecimientosfarmacéuticos, los que deben estar bajo la responsa-bilidad de un profesional químico farmacéutico. Enlos lugares donde no existan químicos farmacéuti-cos en número suficiente, se estará a lo que estable-ce el reglamento.

Artículo 66º .- El profesional químico-farmacéuti-co que asume la dirección técnica o regencia de cual-quier establecimiento farmacéutico es responsable decuanto afecte la identidad, pureza y buen estado delos productos que se elaboran, preparan, manipulan,almacenan o suministran en éstos.

Así mismo, responde de que la distribución o adqui-sición de los productos farmacéuticos en los estable-cimientos que dirigen o regentan, sólo se efectúe a yen establecimientos farmacéuticos, según el caso.

La responsabilidad del director técnico o del regente,no excluye, en ningún caso, la responsabilidad delestablecimiento farmacéutico.

Artículo 67º .- Los medicamentos deberán ser iden-tificados con su nombre de marca si lo tuvieren, ycon su Denominación Común Internacional (DCI),establecida por la Organización Mundial de la Salud.

No podrán registrarse como marcas, para distinguirmedicamentos, las DCI o aquellas otras denomina-ciones que puedan confundirse con éstas.

Artículo 68º.- La Autoridad de Salud de nivel na-cional clasificará los productos farmacéuticos paraefectos de su expendio en las siguientes categorías:

a) De venta con presentación de receta espe-cial numerada, que sólo pueden serexpendidos en farmacias y boticas, las quecumplirán con las exigencias que determi-nan los convenios internacionales en los queel Perú es Parte, la ley de la materia y sureglamento;

b) De venta bajo receta módica que sólo pue-den ser expendidos en farmacias y boticas;

c) De venta sin receta módica que se expendenexclusivamente en farmacias y boticas; y,

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Texto de Apoyo: Unidad VIII

d) De venta sin receta módica que pueden sercomercializados en establecimientos no far-macéuticos.

Artículo 69º .- Pueden ser objetos de publicidad através de medios que se encuentren al alcance delpúblico en general, los productos farmacéuticos quecuentan con Registro Sanitario en el país y autoriza-dos para su venta sin receta módica.

Además de lo dispuesto en las normas generalessobre publicidad en defensa del consumidor, el anun-cio publicitario destinado al público en general, nodeberá contener exageraciones sobre sus propieda-des que puedan inducir a error al consumidor.

Sólo por excepción y atendiendo a razones debida-mente justificadas, la Autoridad de Salud de nivelnacional podrá determinar los productos farmacéu-ticos de venta bajo receta módica que pueden serobjeto de publicidad a través de medios que se en-cuentren al alcance de público en general. En estecaso la publicidad remitirá al consumidor a leer lasinstrucciones contenidas en el prospecto o insertoque acompañan al producto farmacéutico.

Artículo 70º .- Queda prohibida la publicidad enenvases, etiquetas, rótulos, empaques, insertos o pros-pectos que acompañan a los productos farmacéuti-cos de venta bajo receta módica.

Artículo 71º .- La promoción y la publicidad deproductos farmacéuticos autorizados para venta bajoreceta módica, se encuentra restringida a los profe-sionales que los prescriben y dispensan. En el casode tratarse de publicidad gráfica podrá hacerse úni-camente a través de revistas especializadas, folletos,prospectos o cualquier otra forma impresa que con-tengan información técnica y científica.

Por excepción está permitida la difusión de anunciosde introducción y recordatorios dirigidos a los profe-sionales de los Cuerpos Médico y Farmacéutico através de medios al alcance del público en general.El contenido de la información que se brinde estásujeta a la norma que la Autoridad de Salud de nivelnacional dicte sobre esta materia.

La información contenida en la publicidad de losproductos farmacéuticos en general, debe arreglarsea lo autorizado en el Registro Sanitario.

Artículo 72º .- La publicidad engañosa de medica-mentos está sujeta a rectificación.

Artículo 73º .- Los productores y distribuidores demedicamentos están obligados a informar a la Auto-ridad de Salud de nivel nacional las reacciones ad-

versas de las que tengan conocimiento y que pudie-ran haberse derivado por el uso de los medicamen-tos que fabrican o comercializan, bajo responsabili-dad.

Artículo 74º .- La Autoridad de Salud de nivel na-cional recoge y evalúa la información sobre las reac-ciones adversas de los medicamentos que se comer-cializan en el país y adopta las medidas a que hubierelugar en resguardo de la salud de la población.

Artículo 75º .- La Autoridad de Salud de nivel na-cional vela por el uso racional de medicamentos, pro-moviendo la provisión de medicamentos esenciales.

CAPÍTULO IV

DEL CONTROL NACIONAL E INTERNA-CIONAL DE LAS ENFERMEDADESTRANSMISIBLES

Artículo 76º .- La Autoridad de Salud de nivel na-cional es responsable de dirigir y normar las accio-nes destinadas a evitar la propagación y lograr elcontrol y erradicación de las enfermedades transmi-sibles en todo el territorio nacional, ejerciendo la vigi-lancia epidemiológica e inteligencia sanitaria y dic-tando las disposiciones correspondientes.

Así mismo tiene la potestad de promover y coordinarcon personas e instituciones públicas o privadas larealización de actividades en el campo epidemiológicoy sanitario.

Artículo 77º .- La Autoridad de Salud competentees responsable del control de las enfermedades trans-misibles en el ámbito de su jurisdicción.

Artículo 78º .- La Autoridad de Salud de nivel na-cional determinará las enfermedades transmisiblesde declaración y notificación obligatoria.

Todas las personas naturales o jurídicas están obli-gadas a proporcionar dicha informaciónepidemiológica, dentro de los términos de responsa-bilidad, clasificación, periodicidad, destino y claridadque señala el reglamento.

Artículo 79º.- La Autoridad de Salud quedafacultada a dictar las medidas de prevención y con-trol para evitar la aparición y propagación de enfer-medades transmisibles. Todas las personas natura-les o jurídicas, dentro del territorio, quedan obligadasal cumplimiento de dichas medidas, bajo sanción.

274

Gestión Logística

Artículo 80º .- Sólo por razones módicas o biológi-cas podrá establecerse excepciones a la vacunacióny revacunación obligatorias, establecida por la Auto-ridad de Salud de nivel nacional.

Artículo 81º .- Las Autoridades Administrativas,municipales, militares y policiales, así como los parti-culares, están obligados a prestar apoyo requeridopor la Autoridad de Salud para controlar la propaga-ción de enfermedades transmisibles en los lugaresdel territorio nacional en los que éstas adquieran ca-racterísticas epidémicas graves.

Artículo 82º .- En la lucha contra las epidemias, laAutoridad de Salud queda facultada para disponerla utilización de todos los recursos médico-asistenciales de los sectores público y privado exis-tentes en las zonas afectadas y en las colindantes.

Artículo 83º .- La Autoridad de Salud es responsa-ble de la vigilancia y control sanitario de las fronte-ras, así como de todos los puertos marítimos, aéreos,fluviales, lacustres o terrestres en el territorio nacio-nal.

Artículo 84º .- Transitoriamente, y sólo por razonesde salud pública, la Autoridad de Salud puede res-tringir, la realización de actividades de producción debienes y servicios y las de comercio, así como el trán-sito de personas, animales, vehículos, objetos y artí-culos que representen un grave riesgo para la saludde la población.

Artículo 85º .- Los servicios de sanidad internacio-nal se rigen por las disposiciones de esta ley, sus re-glamentos y las normas técnicas que dicta la Autori-dad de Salud de nivel nacional, así como por los tra-tados y convenios internacionales en los que el Perúes parte.

Artículo 86º .- Las personas naturales o jurídicasque trabajan con virus, hongos, bacterias o sus com-ponentes y, en general, cumplir con las medidas debioseguridad correspondientes. Sus actividades es-tán sujetas a vigilancia de la Autoridad de Salud com-petente.

Artículo 87º .- para evitar la transmisión de enfer-medades a las personas, los propietarios o poseedo-res de animales domésticos, domesticados o en cau-tiverio deben cumplir las medidas sanitarias que laAutoridad de Salud competente determine.

Son responsables frente a terceros los propietarios oposeedores de animales que transmitan enfermeda-des a las personas. La producción del daño motivala pérdida de su propiedad o su posesión, debiendola Autoridad de Salud competente disponer del mis-mo en la forma que señale el reglamento.

La Autoridad de Salud competente tiene la libre dis-posición de los animales sin dueño o abandonadosaunque no representen riesgo inmediato para la sa-lud humana.

CAPÍTULO V

DE LOS ALIMENTOS Y BEBIDAS,PRODUCTOS COSMETICOS Y SIMILARES,INSUMOS, INSTRUMENTAL Y EQUIPO DEUSO MEDICO-QUIRURGICO UODONTOLOGICO, PRODUCTOSSANITARIOS Y PRODUCTOS DE HIGIENEPERSONAL Y DOMESTICA

Artículo 88º .- La producción y comercio de ali-mentos y bebidas desatinados al consumo humanoasí como de bebidas alcohólicas están sujetos a vigi-lancia higiénica y sanitaria, en protección de la salud.

Artículo 89º .- Un alimento es legalmente aptopara el consumo humano cuando cumple con lascaracterísticas establecidas por las normas sanita-rias y de calidad aprobadas por la Autoridad de Sa-lud de nivel nacional.

Artículo 90º .- Queda estrictamente prohibido im-portar, fabricar, fraccionar, elaborar, comerciar, tras-pasar a título gratuito, distribuir y almacenar alimen-tos y bebidas alterados, contaminados, adulterados ofalsificados.

Artículo 91º .- Todo alimento y bebida elaboradosindustrialmente, de producción nacional o extranje-ra, sólo podrán expenderse previo Registro Sanitario.

Artículo 92º .- La Autoridad de Salud de nivel na-cional es la encargada del control sanitario de losalimentos y bebidas, productos cosméticos y simila-res, así como de insumos, instrumental y equipo deuso médico-quirúrgico u odontológico, productos sa-nitarios y productos de higiene personal y doméstica.

El Registro Sanitario de alimentos y bebidas, produc-tos cosméticos y similares, así como de insumos, ins-trumental y equipo de uso médico-quirúgico uodontológico, productos sanitarios y productos dehigiene personal y doméstica, será automático con lasola presentación de una solicitud con carácter dedeclaración jurada consignando el número de regis-tro unificado de la persona natural o jurídica solici-tante, y la certificación de libre comercialización y deuso, pudiendo constar ambas en un solo documen-to, emitido por la autoridad competente del país deorigen o de exportación del producto.

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Texto de Apoyo: Unidad VIII

La inscripción en el referido Registro Sanitario esautomática, con la sola presentación de los docu-mentos establecidos en la presente disposición, te-niendo la autoridad de salud un plazo máximo de 7días útiles para expedir el documento que acredite elnúmero de registro.

El mencionado Registro Sanitario es temporal y re-novable.

Las Aduanas de la República procederán al despa-cho de las mercancías a que se refiere el presenteartículo, exigiendo además de las documentación ge-neral requerida para la importación, sólo la declara-ción jurada del importador consignando el númerode registro sanitario, o en su defecto la fecha de pre-sentación de la solicitud correspondiente, así comola fecha de vencimiento en el caso de alimentos en-vasados, la misma que debe figurar por impresión oetiquetado en los envases de venta al consumidor,conjuntamente con la razón social y Registro Unifi-cado del importador o distribuidor general.

Queda prohibida la venta ambulatoria de insumos,instrumental y equipo de uso médico-quirúrgico uodontológico.

Artículo 93º .- Se prohibe la importación de todoalimento o bebida cuyo comercio, distribución y con-sumo no estén permitidos en el país de origen porconstituir riesgo para la salud.

Artículo 94º .- El personal que intervenga en laproducción, manipulación, transporte, conservación,almacenamiento, expendio y suministro de alimen-tos está obligado a realizarlo en condiciones higiéni-cas y sanitarias para evitar su contaminación.

Artículo 95º .- La fabricación, elaboración, fraccio-namiento, almacenamiento y expendio de alimentosy bebidas debe realizarse en locales que reúnan lascondiciones de ubicación, instalación y operación sa-nitariamente adecuadas, y cumplir con las exigen-cias establecidas en el reglamento que dicta la Auto-ridad de Salud de nivel nacional.

La Autoridad de Salud de nivel nacional o a quienésta delegue, verificará periódicamente el cumplimien-to de lo establecido en la presente disposición.

CAPÍTULO VI

DE LAS SUSTANCIAS Y PRODUCTOSPELIGROSOS PARA LA SALUD

Artículo 96º .- En la importación, fabricación, al-macenamiento, transporte, comercio, manejo y dis-posición de sustancias y productos peligrosos, debentomarse todas las medidas y precauciones necesa-rias para prevenir daños a la salud humana, animalo al ambiente, de acuerdo con la Reglamentación co-rrespondiente.

Artículo 97º .- Cuando la importación, fabricación,transporte, almacenamiento, comercio y empleo deuna sustancia o producto se considere peligroso parala salud de la población, el Estado debe establecerlas medidas de protección y prevención correspon-diente.

Artículo 98º .- La Autoridad de Salud competentedicta las normas relacionadas con la calificación delas sustancias y productos peligrosos, las condicio-nes y límites de toxicidad y peligrosidad de dichassustancias y productos, los requisitos sobre informa-ción, empaque, envase, embalaje, transporte, rotula-do y demás aspectos requeridos para controlar losriesgos y prevenir los daños que esas sustancias yproductos puedan causar a la salud de las personas.

Artículo 99º .- Los residuos procedentes de esta-blecimientos donde se fabriquen, formulen, envaseno manipulen sustancias y productos peligrosos de-ben ser sometidos al tratamiento y disposición queseñalan las normas correspondientes. Dichos resi-duos no deben ser vertidos directamente a las fuen-tes, cursos o reservorios de agua, al suelo o al aire,bajo responsabilidad.

CAPÍTULO VII

DE LA HIGIENE Y SEGURIDAD EN LOSAMBIENTES DE TRABAJO

Artículo 100º .- Quienes conduzcan o administrenactividades de extracción, producción, transporte ycomercio de bienes o servicios, cualesquiera que és-tos sean, tienen la obligación de adoptar las medidasnecesarias para garantizar la protección de la saludy la seguridad de los trabajadores y de terceraspersonas en sus instalaciones o ambientes de traba-jo.

Artículo 101º .- Las condiciones de higiene y segu-ridad que deben reunir los lugares de trabajo, losequipos, maquinarias, instalaciones, materiales y cual-quier otro elemento relacionado con el desempeñode actividades de extracción, producción, transportey comercio de bienes o servicios, se sujetan a las dis-posiciones que dicta la Autoridad de Salud compe-

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Gestión Logística

tente, la que vigilará su cumplimiento.

Artículo 102º .- Las condiciones higiénicas y sani-tarias de todo centro de trabajo deben ser uniformesy acordes con la naturaleza de la actividad que serealiza sin distinción de rango o categoría, edad osexo.

CAPÍTULO VIII

DE LA PROTECCION DEL AMBIENTE PARALA SALUD

Artículo 103º .- La protección del ambiente es res-ponsabilidad del Estado y de las personas naturalesy jurídicas, los que tienen la obligación de mantener-lo dentro de los estándares que, para preservar lasalud de las personas, establece la Autoridad de Sa-lud competente.

Artículo 104º .- Toda persona natural o jurídica,está impedida de efectuar descargas de desechos osustancias contaminantes en el agua, el aire o el suelo,sin haber adoptado las precauciones de depuraciónen la forma que señalan las normas sanitarias y deprotección del ambiente.

Artículo 105º .- Corresponde a la Autoridad de Sa-lud competente, dictar las medidas necesarias paraminimizar y controlar los riesgos para la salud de laspersonas derivados de elementos, factores y agentesambientales, de conformidad con lo que establece;en cada caso, la ley de la materia.

Artículo 106º .- Cuando la contaminación del am-biente signifique riesgo o daño a la salud de las per-sonas, la Autoridad de Salud de nivel nacional dicta-rá las medidas de prevención y control indispensa-bles para que cesen los actos o hechos que ocasio-nan dichos riesgos y daños.

Artículo 107º .- El abastecimiento de agua, alcan-tarillado, disposición de excretas, reuso de aguas ser-vidas y disposición de residuos sólidos queden suje-tos a las disposiciones que dicta la Autoridad de Sa-lud competente, la que vigilará su cumplimiento.

TITULO TERCERO

DEL FIN DE LA VIDA

Artículo 108º .- La muerte pone fin a la persona.Se considera ausencia de vida al cese definitivo de laactividad cerebral, independientemente de que algu-nos de sus órganos o tejidos mantengan actividad

biológica y puedan ser usados con fines detransplante, injerto o cultivo.

El diagnóstico fundado de cese definitivo de la activi-dad cerebral verifica la muerte. Cuando no es posibleestablecer tal diagnóstico, la constatación de parocardio-respiratorio irreversible confirma la muerte.

Ninguno de estos criterios que demuestran por diag-nóstico o corroboran por constatación la muerte delindividuo, podrán figurar como causas de la mismaen los documentos que la certifiquen.

Artículo 109º .- Procede la práctica de la necropsiaen los casos siguientes:

a) Por razones clínicas, para evaluar la exactitud yprecisión diagnóstica y la calidad del tratamientode pacientes;

b) Con fines de cremación, para determinar la cau-sa de la muerte y prever la desaparición de prue-bas de la comisión de delitos;

c) Por razones sanitarias, para establecer la causade la muerte con el propósito de proteger la sa-lud de terceros; y,

d) Por razones médico-legales para determinar lacausa de muerte en los casos que la ley lo esta-blece o cuando lo ordena la autoridad judicialcompetente, o para precisar la identidad del falle-cido.

Sólo la necropsia por razones clínicas requiere de laautorización a que se refiere el Artículo 47º de lapresente ley.

Artículo 110º .- En los casos en que por mandatode la ley deba hacerse la necropsia o cuando se pro-ceda al embalsamamiento o cremación del cadáverse podrá realizar la ablación de órganos y tejidos confines de transplante o injerto, sin requerirse para ellode autorización dada en vida por el fallecido o delconsentimiento de sus familiares.

La disposición de órganos y tejidos de cadáveres paralos fines previstos en la presente disposición se rigepor esta ley, la ley de la materia y su reglamento.

Artículo 111º .- Sólo es permitido inhumar cadáve-res en cementerios debidamente autorizados por laAutoridad de Salud competente, conforme a lo quedispone la ley de la materia y su reglamento.

Artículo 112º .-Todo cadáver que haga posible lapropagación de enfermedades será cremado previanecropsia.

Artículo 113º .- La Autoridad de Salud competenteestá obligada a disponer la erradicación de cemente-rios cuando su ubicación constituya un riesgo para

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Texto de Apoyo: Unidad VIII

la salud.

Artículo 114º .- Los cadáveres de personas no iden-tificadas o, que habiendo sido identificados, nohubieren sido reclamados dentro del plazo detreintiseis (36) horas luego de su ingreso a la morgue,podrán ser dedicados a fines de investigación o estu-dio.

Para los mismos fines podrán utilizarse cadáveres orestos humanos, por voluntad manifiesta de la per-sona antes de fallecer o con consentimiento de susfamiliares.

Artículo 115º .- La inhumación, exhumación, tras-lado y cremación de cadáveres o restos humanos,así como el funcionamiento de cementerios y crema-torios se rigen por las disposiciones de esta ley, la leyde la materia y sus reglamentos.

Artículo 116º .- Queda prohibido el comercio decadáveres y restos humanos.

TITULO CUARTO

DE LA INFORMACION EN SALUDY SU DIFUSION

Artículo 117º .- Toda persona natural o jurídica,está obligada a proporcionar de manera correcta yoportuna los datos que la Autoridad de Salud re-quiere para la elaboración de las estadísticas, la eva-luación de los recursos en salud y otros estudios es-peciales que sea necesario realizar y concurran alconocimiento de los problemas de salud o de lasmedidas para enfrentarlos.

Artículo 118º .- En caso de epidemia declarada ode peligro de epidemia, la prensa, la radio, la televi-sión y todo otro medio de comunicación social debecolaborar con la Autoridad de Salud competente enla forma que el Poder Ejecutivo disponga.

Artículo 119º .- La información, la propaganda y lapublicidad que se refiere a la salud, al tratamiento deenfermedades, a la rehabilitación, al ejercicio de lasprofesiones de la salud y servicios a que se refiereesta ley, no deben inducir a conductas prácticas ohábitos nocivos que impliquen riesgo para la saludfísica o mental, ni desvirtuar o contravenir las dispo-siciones que en materia de prevención, tratamiento orehabilitación de enfermedades establece la Autori-dad de Salud.

Sin perjuicio de lo dispuesto en las normas genera-les de publicidad en defensa del consumidor, la pu-blicidad sobre prestación de servicios de salud no

podrá ofrecer tratamientos preventivos, curativos ode rehabilitación cuya eficacia no haya sido compro-bada científicamente.

Artículo 120º .- Toda información en materia desalud que las entidades del Sector Público tengan ensu poder es de dominio público. Queda exceptuadala información que pueda afectar la intimidad perso-nal y familiar o la imagen propia, la seguridad nacio-nal y las relaciones exteriores, así como aquélla quese refiere a aspectos protegidos por las normas depropiedad industrial de conformidad con la ley de lamateria.

Artículo 121º .- Es obligación de la Autoridad deSalud competente advertir a la población, por los ca-nales y medios más convenientes y que más seadecuen a las circunstancias, sobre los riesgos y da-ños que ocasionan o pueden ocasionar a la saluddeterminados productos, sustancias o actividades.

TITULO QUINTO

DE LA AUTORIDAD DE SALUD

Artículo 122º .- La Autoridad de Salud se organizay se ejerce a nivel central, desconcentrado y descen-tralizado.

La Autoridad de Salud la ejercen los órganos delPoder Ejecutivo y los órganos descentralizados degobierno, de conformidad con las atribuciones queles confieren sus respectivas leyes de organización yfunciones, leyes orgánicas o leyes especiales en elcampo de la salud.

Artículo 123º .- Entiéndase que la Autoridad deSalud de nivel nacional es el órgano especializadodel Poder Ejecutivo que tiene a su cargo la direccióny gestión de la política nacional de salud y actúa comola máxima autoridad normativa en materia de salud.

Artículo 124º .- En aplicación y cumplimiento delas normas de salud que dicta la Autoridad de Saludde nivel nacional, los órganos desconcentrados o des-centralizados quedan facultados para disponer, den-tro de su ámbito, medidas de prevención y control decarácter general o particular en las materias de sucompetencia.

Artículo 125º .- El ejercicio descentralizado de com-petencias de control en materias de salud, no supo-ne, en ningún caso, el ejercicio de competencia nor-mativa, salvo estipulación en contrario de la propialey.

La delegación de competencias de control en mate-

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Gestión Logística

ria de salud, no supone, en ningún caso, la delega-ción de facultades normativas.

Artículo 126º .- No se podrá dictar normas quereglamentan leyes o que tengan jerarquía equivalen-te, que incidan en materia de salud, sin el refrendode la Autoridad de Salud de nivel nacional.

Artículo 127º .- Quedan sujetas a supervigilanciade la Autoridad de Salud de nivel nacional, las enti-dades públicas que por sus leyes de organización yfunciones, leyes orgánicas o leyes especiales estánfacultadas para controlar aspectos sanitarios y am-bientales.

Asimismo, quedan sujetos a supervigilancia de laAutoridad de Salud de nivel nacional los ColegiosProfesionales de las ciencias de la salud, únicamenteen lo que se refiera a la vigilancia que éstos realizansobre las actividades que sus asociados efectúan enel ejercicio su profesión.

Artículo 128º .- En el uso de las atribuciones quele confieren la presente ley, las leyes orgánicas, lasleyes de organización y funciones, otras leyes espe-ciales y sus reglamentos, la Autoridad de Salud estáfacultada a disponer acciones de orientación y edu-cación, practicar inspecciones en cualquier bienmueble o inmueble, tomar muestras y proceder a laspruebas correspondientes, recabar información y rea-lizar las demás acciones que considere pertinentespara el cumplimiento de sus funciones, así como, deser el caso, aplicar medidas de seguridad y sancio-nes.

Artículo 129º .- La Autoridad de Salud podrá soli-citar el auxilio de la fuerza pública para asegurar elcumplimiento de las disposiciones y medidas queadopte en resguardo de la salud.

TITULO SEXTO

DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD,INFRACCIONES Y SANCIONES

CAPÍTULO I

DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD

Artículo 130º .- Son medidas de seguridad las si-guientes:

a) El aislamiento;b) La cuarentena;

c) La observación personal;d) La vacunación de personas;e) La observación animal;f) La vacunación de animales;g) La destrucción o control de insectos u otra fau-

na transmisora y nociva;h) El decomiso o sacrificio de animales que consti-

tuyan peligro para la seguridad o la salud de laspersonas;

i) La suspención de trabajos o servicios;j) La emisión de mensajes publicitarios que advier-

tan peligro de daños a la salud de la población;k) El decomiso, incautación, inmovilización, retiro

del mercado o destrucción de objetos, productoso sustancias;

l) La suspención temporal del ejercicio de activida-des de producción y comercio y la restricción deltránsito de personas, animales, vehículos, obje-tos y artículos;

ll) El cierre temporal o definitivo de empresas o susinstalaciones;

m) Suspensión o cancelación del Registro Sanita-rio; y

n) Las demás que a criterio de la Autoridad de Sa-lud se consideran sanitariamente justificables,para evitar que se cause o continúe causandoriesgo o daños a la salud de la población.

Artículo 131º .- Las medidas de seguridad son deinmediata ejecución y se aplican sin perjuicio de lassanciones que correspondan.

Artículo 132º .- Todas las medidas de seguridadque adopta la Autoridad de Salud en aplicación de lapresente ley, se sujetan a los siguientes principios:

a) Deben ser proporcionales a los fines que se per-siguen;

b) Su duración no debe exceder lo que exige la si-tuación de riesgo inminente y grave que las justi-ficó; y,

c) Deben preferirse aquellas medidas que siendoeficaces para el fin que se persigue, menos perju-diquen al principio de libre circulación de las per-sonas y de los bienes, la libertad de empresa ycualesquiera otros derechos afectados.

Artículo 133º .- El reglamento establece el procedi-miento para la aplicación de las medidas de seguri-dad a que se refiere este Capítulo

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Texto de Apoyo: Unidad VIII

CAPÍTULO II

DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES

Artículo 134º .- Sin perjuicio de las acciones civileso penales a que hubiere lugar, las infracciones a lasdisposiciones contenidas en la presente ley y su re-glamento, serán pasibles a una o más de las siguien-tes sanciones administrativas:

a) Amonestación;b) Multa;c) Cierre temporal o clausura del establecimiento; y,d) Suspensión o cancelación del Registro Sanitario

del producto.Artículo 135º .-Al imponer una sanción, la Autori-dad de Salud tendrá en cuenta:

a) Los daños que se hayan producido o puedanproducirse en la salud de las personas;

b) La gravedad de la infracción; y,c) La condición de reincidencia o reiterancia del

infractor.Artículo 136º .- Toda sanción de clausura y cierretemporal de establecimientos, así como de suspen-sión o cancelación de Registro Sanitario de produc-tos, debe ser publicada, a costa del infractor, por laAutoridad de Salud en la forma que establece el re-glamento.

Artículo 137º .- El reglamento establece la califica-ción de las infracciones, la escala de sanciones y elprocedimiento, para su aplicación.

DISPOSICIONESCOMPLEMENTARIAS,TRANSITORIAS Y FINALES

PRIMERA.-

Los establecimientos a que se refiere el Artículo 37º,los establecimientos dedicados a las actividades com-prendidas en los Artículos 56º, 64º, 95º, 96º de lapresente ley, así como las agencias funerarias,velatorios y demás servicios funerarios relacionadoscon éstos no requieren de autorización sanitaria parasu habilitación o funcionamiento.

SEGUNDA.-

La Autoridad de Salud de nivel nacional determinala tarifa por concepto de registro sanitario, la misma

que no podrá exceder del 10% de la Unidad ImpositivaTributaria. Los ingresos provenientes por dicho con-cepto serán utilizados exclusivamente para las ac-ciones de inspección y control de calidad.

TERCERA.-

En los casos de muerte súbita o accidental, y en tan-to no se complete el canje de la Libreta Electoral porel Documento Nacional de Identidad al que se refie-ren las Leyes Nº 26497 y 26745, se presume la vo-luntad positiva del fallecido de donar sus órganos otejidos para fines de transplante o injerto, sin que seadmita prueba en contrario.

CUARTA.-

Deróganse las siguientes disposiciones:

a) Decreto Ley Nº 17505, que aprueba el CódigoSanitario;

b) Decreto Ley Nº 19609, referido a la atención deemergencia;

c) Ley Nº 2348, del 23 de noviembre de 1916, deDeclaración, Aislamiento y Desinfección Obliga-torio de Enfermedades;

d) Ley del Ejercicio de la Medicina y la Farmacia, defecha 28 de noviembre de 1888.

e) Decreto Ley Nº 25596 por el cual se establece losrequisitos para la obtención del Registro Sanita-rio y de la Autorización para la importación ycomercialización de medicamentos genéricos y demarca;

f) Tercera Disposición Complementaria del Decre-to Ley Nº 25988, sobre carné de salud, así comotoda disposición legal, administrativa y técnica queestablezca la obligatoriedad de obtener y portarcarné de salud o documento similar; y,

g) Las demás que se opongan a lo establecido porla presente ley.

QUINTA.-

El Ministerio de Salud, en el término máximo de trein-ta (30) días, contados a partir de la vigencia de lapresente ley, presentará, para su aprobación, los re-glamentos que se requieran para la ejecución de lodispuesto por esta ley.

SEXTA.-

La presente ley entrará en vigencia a los ciento ochen-ta (180) días calendario de su publicación, con ex-

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cepción de los Capítulos III y V del Título Segundo,que rigen desde el día siguiente a la publicación deesta ley.

Comuníquese al señor Presidente de la Repúblicapara su promulgación.

En Lima; a los nueve días del mes de julio de milnovecientos noventa y siete.

VICTOR JOY WAY ROJAS

Presidente del Congreso de la República

CARLOS TORRES Y TORRES LARA

Primer Vicepresidente del Congreso de la República

AL SE„OR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DELA REPUBLICA

POR TANTO:

Mando se publique y cumpla.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los quincedías del mes de julio de mil novecientos noventa ysiete.

ALBERTO FUJIMORI FUJIMORI

Presidente Constitucional de la República

ALBERTO PANDOLFI ARBULU

Presidente del Consejo de Ministros

MARINO COSTA BAUER

Ministro de salud