Gestión Efectiva del Tiempo

PS. Mónica ArroyoEncargada RRHH.

Objetivo

Tomar conciencia de los factores más importantes que restan productividad a las personas Incorporación de hábitos de excelencia.

“Lo más importante es mantener lo que es más importante como lo

más importante.”

Mitos en Administración del tiempoLa buena administración del tiempo implica hacer más en menos tiempo

La clave para lograr resultados es planificar

el tiempo

Las mayores pérdidas de tiempo incluyen interrupciones telefónicas, visitas, reuniones y proyectos urgentes

Lo importante no es hacer más cosas, sino hacer las cosas adecuadas. Es mucho más efectivo terminar el día habiendo completado tres tareas verdaderamente importantes, que cincuenta que no aporten nada. La verdadera clave no es planificar, sino “Comprometer” espacios de tiempo a las tareas que ha decidido realizar. Trabajar a pesar de las interrupciones

Las Interrupciones del Teléfono

A pesar de que este factor puede influir en mayor o menor medida en su efectividad a la hora de administrar el tiempo, no es realmente una pérdida de tiempo; es parte de su trabajo. Las mayores pérdidas de tiempo suelen ser auto impuestos por nosotros mismos: Postergación, falta de enfoque, exceso de perfeccionismo, perder el tiempo en tareas triviales, etc… Administrar eficazmente el tiempo tiene que ver con saber administrarse mejor uno mismo, no tratar de buscar excusas en las llamadas de teléfono que tenemos que atender.

El ABC de la gestión del tiempo

Defina sus metas y objetivos La mayor parte del tiempo y de la energía se malgastan porque faltan objetivos, planificación, prioridades, y visiones de conjunto.  Únicamente "manejando" a sabiendas, continuada y consecuentemente el tiempo, logrará usted un mejor o incluso óptimo aprovechamiento de su valioso y escaso tiempo

Comiense el día en forma Positiva

El éxito depende, de forma importante, del planteamiento personal, pensamiento, sensaciones y estado de ánimo y puede ser influido por una forma positiva de pensar y actuar.Para mantener una actitud positiva frente al nuevo día, debería seguir tres reglas:  Cada día realizar una tarea que le satisfaga  Cada día realizar una tarea que le acerque a sus metas personales.  Cada día realizar una actividad diferente a su trabajo habitual (deporte, familia, hobby, etc.).

Planifique por escrito

Al final de un duro día de trabajo se llega a menudo a la conclusión de que si bien se ha trabajado mucho, en muchas ocasiones no se han terminado cosas importantes.  

Los planes del tiempo que sólo se tienen "en la cabeza" pierden en panorámica ("desaparecen de la vista y de la cabeza") y se desechan más fácilmente. Los planes de trabajo escritos significan una descarga de trabajo para la memoria. Un plan fijado por escrito tiene el efecto psicológico de una auto-motivación para el trabajo

Establecer prioridades

Naturalmente, un ANÁLISIS ABC no significa preocuparse solamente de las tareas A y renunciar total y absolutamente a las C, sino más bien ordenar todas ellas en una relación equilibrada.

Un análisis de la utilización del tiempo muestra el tiempo dedicado a la realización de las tareas.

Muy Importantes (A), Importantes (B), y Menos Importantes(C)

Considere la curva de movimientoEl nivel más alto de rendimiento se alcanza por la mañana. Este nivel no se volverá a alcanzar más durante el día.Por la tarde (después de comer) aparece el conocido «bajón» de media tarde, que será combatido por algunas personas a base del consumo de café cargado con lo cual sólo se logrará alargarlo.  Tras una nueva subida media a últimas horas de la tarde. la curva de rendimiento cae de forma continua, para alcanzar el punto más bajo unas horas después de medianoche.

0

1

23

4

56

78

9

10

Mañana

DespuésdeAlmuerzoMediaTarde

Si mediante una organización del día. en base a la curva de rendimiento, utiliza las leyes naturales de su organismo, aumentará de forma importante su productividad, sin tomar grandes medidas o hacer grandes variaciones.

La realización de una tarea complicada y difícil, que precisa de mucha concentración. resulta mucho más fácil por la mañana que durante el período de rendimiento mínimo, cuando uno debe esforzarse dos y hasta tres veces más. 

Claves para planificar cada día Establezca siempre que le sea posible momentos de tiempo específicos para realizar cada una de las tareas que planifique Cuando reserve un tiempo para completar una tarea, respete al máximo esa cita con usted mismo. Si ha establecido un espacio de tiempo desde las 10 hasta las 12, y alguien le pide reunirse con usted a las 11:40, solicite amablemente encontrarse a las 12 Intente por todos sus medios enlazar las tareas que tenga que realizar a lo largo del día. Así, por ejemplo, si tiene una reunión con alguien de 10:30 a 12:45, y alguien pide verle a las 13:00, solicítele adelantar la cita a las 12:45. De este modo, consigue dos importantes beneficios Procure planificar las tareas que hayan de estar completadas para una fecha determinada con anterioridad a la llegada de esa fecha

Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma semana, procure planificar las más importantes al comienzo de la semana No cometa el error de planificar absolutamente todo su tiempo disponible. Utilice siempre la regla setenta-treinta. Planifique solo el 70% de su tiempo diario, y deje el 30% sin planificar porque siempre tendrá que dar cabida a imprevistos y tareas que surgen como fruto del propio desempeño diario Su Planificación ha de incluir tanto los aspectos profesionales de su vida, como los aspectos personales. Dedique un tiempo diario a cuidar la herramienta más importante que posee: usted mismo.