gestión documental digitalización certificada

IMG ARCHIVO DOCUMENTAL

Almacenamiento y gestión electrónica de documentos

Toda información contenida en este documento será considerada privilegiada y confidencial al presentar su contenido descripciones metodológicas propiedad exclusiva de Serikat Consultoría e Informática S.A.

Los receptores de la propuesta se comprometen a utilizar su contenido a los solos efectos de valoración del proyecto, obligándose a guardar confidencialidad y a no transmitir la información confiada, ni reproducirla o divulgarla a terceros sin el previo consentimiento por escrito de Serikat Consultoría e Informática S.A.

2<<Pie de página>>

IMG GESTION DOCUMENTAL

¿Se ha parado a pensar alguna vez en la cantidad de facturas, albaranes, documentación, etc. que entra y sale cada día de su empresa?

3<<Pie de página>>


¿Y en la cantidad de documentación archivada?

Piense en el tiempo que pierde cada vez que quiere buscar un documento archivado, ¿Y si el documento que usted necesita esta en otra delegación?, la cantidad de copias distribuidas por las delegaciones, gastos en mensajerias, etc..

4<<Pie de página>>


Con IMG ganará tiempo, ya que no tendrá que levantarse de su mesa para buscar la documentación, etc... Simplemente podrá visualizarla en su ordenador a través de sencillas búsquedas.

Pudiendo acceder a dicha información varias personas a la vez, sin necesidad de buscarla por toda la oficina preguntando a compañeros si no se encuentra en la carpeta donde debería estar.

Una de las ventajas de IMG es la reducción / eliminación del espacio físico de sus listados en papel, con el consiguiente ahorro de impresión / papel y su posterior archivo y catalogación.

5<<Pie de página>>


El acceso a los documentos puede realizarse desde el producto, desde una aplicación propia de gestión mediante sencillos interfaces o a través de la Web (Intranet/Internet). IMG es un producto ideal para el acceso corporativo a la documentación desde cualquier puesto de la red, incluidas redes remotas o Internet. No sólo permite el acceso a los documentos sino también la divulgación de los mismos a través de la Web, e-mail, fax e impresión.

Mejorará el servicio de atención al cliente permitiendo rápidas respuestas a sus solicitudes, ya que podrá acceder a documentación actualizada de cualquiera de sus delegaciones

6<<Pie de página>>


2. El usuario digitaliza la

documentación

1. El Administrador genera las estructuras de datos de cada tipo de documento

3. La documentación digitalizada se procesa y guarda en el servidor central

5. Los usuarios pueden consultar la documentación desde cualquier terminal de consulta

6.Además de consultar dicha documentación, podrá imprimirla, modificarla, guardarla en unidades de disco externas, etc.

4.Además de documentación en papel, puede subir documentos Windows, interactuar con otras bases de datos, etc.

7<<Pie de página>>


Listados de Aplicaciones

Diarios de Contabilidad

Balances

Facturas a Clientes

Albaranes

Ordenes de Compra

Presupuestos

.....

Documentación en Papel

Facturas de proveedores

Albaranes

Documentos firmados

Documentos Bancarios

Pólizas de Seguros

Contratos

Documentación técnica

Planos

.....

8<<Pie de página>>


IMG soporta la lectura OCR , e indexa los datos en tablas para así agilizar la búsqueda de sus documentos, pudiendo realizar búsquedas por los parámetros deseados

IMG también indexa los datos mediante la lectura de códigos de barra, facilitándole la búsqueda y adaptándose a sus necesidades

9<<Pie de página>>


IMG es de muy fácil manejo, facilitando así el escaneo de su documentación, no obstante Serikat cuenta con personal especializado en la digitalización de documentos, pudiendo en un breve espacio de tiempo, digitalizar todo sus documentos archivados en papel

10<<Pie de página>>


Mediante una sencilla interface, podrá dar los permisos, configurar la aplicación a sus necesidades, generar las catalogaciones por las que luego sus documentos serán almacenados, administrar lotes, realizar consultas, ver estadísticas, etc.



Existen distintas catalogaciones, por las que podrá definir la estructura de almacenamiento de sus documentos, así como los tipos de documentos, Windows, escaneados, etc y definir el tipo de información que guardaremos de cada documento, ya sea por OCR, Lectura de códigos de barras o manual



IMG apuesta por la Seguridad en la red, creando permisos tanto para la visualización como para la modificación de sus documentos, pudiendo acceder a unos u otros dependiendo de los permisos de cada usuario.



Una vez ya dentro del Escaneador, solo es necesario elegir que tipo de documento es el que queremos digitalizar, e IMG se encarga de digitalizarlo y parametrizarlo según la catalogación definida por el administrador.



Una vez digitalizado un lote de documentos, estos son procesados y guardados en el equipo



A través del navegador usted puede enviar los lotes generados al servidor central cuando lo crea conveniente, así como consultarlos y\o editarlos



Los documentos pueden ser consultados desde cualquier estación de trabajo, mediante sencillas búsquedas



Y por búsquedas mas avanzadas, pero de igual manera sencillas de manejar por cualquier usuario



Una vez realizada la consulta, usted podrá visualizar la documentación, imprimirla o descargar una copia en su puesto de trabajo



Img también cuenta con un Integrador web, por lo que facilita la integración de documentos Windows desde cualquier puesto de trabajo , sin necesidad de tener el escaneador instalado



Con IMG Asegura la disponibilidad de la información frente a posibles cambios o sustitución de aplicaciones, cambios de sistemas, etc..

Evitando costosos traspasos de datos o mantenimiento de sistemas anteriores.



IMG se adapta a cualquier sector y/o área de trabajo, actualizándose y modificándose según los gustos y preferencias del cliente y adaptándose a las nuevas necesidades que le puedan surgir en el futuro

gestión documental digitalización certificada

Technology