GESTION DEL GESTION DEL LABORATORIO LABORATORIO

(algunos aportes)(algunos aportes)

Mario León Ibárcena MDPatólogo ClínicoArequipa, Perú

“ Son los que quieren aprender heredarán el futuro. Quienes ya lo saben todo, se encuentran equipados solo para vivir en un mundo que ya no existe ”

Eric Hoffer

1 Introducción•• En el laboratorio de anEn el laboratorio de anáálisis cllisis clíínico, el buen flujo nico, el buen flujo

del trabajo y la buena comunicacidel trabajo y la buena comunicacióón deben n deben aumentar el aumentar el ééxito de la organizacixito de la organizacióón. n.

•• La mala coordinaciLa mala coordinacióón y mala comunicacin y mala comunicacióón n conducirconduciráán inevitablemente a un bajo n inevitablemente a un bajo rendimiento y al fracaso para lograr sus metas. rendimiento y al fracaso para lograr sus metas.

•• Los directivos del laboratorio o sus Los directivos del laboratorio o sus supervisores, son responsables de la labor de supervisores, son responsables de la labor de sus analistas, tienen la adicional sus analistas, tienen la adicional responsabilidad de llevar a cabo un plan de responsabilidad de llevar a cabo un plan de gestigestióón que sea compatible con las necesidades n que sea compatible con las necesidades de su servicio y apoyar los objetivos de su de su servicio y apoyar los objetivos de su instituciinstitucióónn.

•

• El plan debe prever la exactitud de la información, la oportunidad de la presentación de la misma y el cumplimiento de las normas reguladoras. El laboratorio de análisis es, por definición, un grupo de servicio y el servicio que se espera es una INFORMACION precisa y oportuna sobre una base consistente.

• Los datos generados por un laboratorio de análisis podrían ser la base para una decisión, una acción relativa a una enfermedad o a la vida misma

• Si la INFORMACION no es exacta u oportuna, el resultado puede ser desastroso. Datos de pobre calidad, por ejemplo, pueden dar lugar a daño a la credibilidad del laboratorio, y quizá incluso una amenaza para la seguridad o la vida de sus usuarios.

• Un laboratorio de análisis bien gestionado puede ser una respetada organización de servicios o por el contrario una pesadilla, plagada de problemas, baja autoestima y carente de respeto.

• Es más difícil la corrección de los problemas que se han desarrollado a lo largo del tiempo que el esfuerzo necesario para el funcionamiento cotidiano Desde que requieren los servicios de laboratorio su objetivo principal debe ser administrar la

satisfacción del usuario.

1.1 Gestión de la analítica de laboratorio

• 1.1.1 El flujo de trabajo

• ¿Cómo hago mi trabajo?• ¿Qué hago con el trabajo cuando lo recibo?• ¿Qué hago cuando ya se realizó el trabajo?

Flujo del trabajoFlujo del trabajoENTRADASALIDA

MÉDICO

PACIENTEANALISTA

ENFERMERÍAAUXILIAR LAB

DIGITADORA

Solicitud de exámenes

Recolección de muestras y transporte

Recepción de muestras

Procedimientos pre-analíticos

Proceso de muestras

Reporte y validación de resultados

Impresión de resultados

Entrega de resultados

• ¿Cómo las personas se convierten en buenos gerentes que puedan

manejar la presión constante del trabajo de laboratorio?

• ¿Cómo mantener un alto nivel de credibilidad y la satisfacción del

usuario?

1.2. Herramientas de gestión

• Su aplicación debe mejorar la calidad, la eficiencia y la eficacia de cualquier laboratorio de análisis .

1.3 ¿Qué pasa realmente en mi laboratorio?

• El primer paso : identificar claramente sus problemas.

• Los problemas en el laboratorio se derivan de una amplia variedad de fuentes, a menudo haciendo difícil la identificación.

• Algunas fuentes comunes son:Las personas, el medio ambiente, la formación, la actitud y el estilo de gestión, de trabajo, las comunicaciones, y el grado de profesionalismo y presión.

• Combinación de factores : cultura corporativa.

1.3.1 El espiral descendente

• Con el paso del tiempo, un descenso en la calidad para la producción tiende a desarrollarse. No es hasta que una observación desde fuera entra en juego, como una inspección o una auditoría, y es allí que aparecen las deficiencias acumuladas y deben llevarse a cabo acciones correctivas.

1.3.2 !!!Prevención!!!

• Lamentablemente, muchos laboratorios son víctimas de esta espiral descendente. Están en necesidad desesperada de asistencia. Por supuesto, la prevención de la espiral descendente es lo mejor. Sin embargo, cuando los problemas ya existen, se requieren soluciones inmediatas, seguidas de medidas para prevenir su repetición. .

1.3.3 La percepción lo es todo

• Lo que la gente percibe es lo que cree. • El simple axioma de que "la percepción es la

verdad" ha probablemente causado más problemas que cualquier otro factor en el lugar de trabajo, y el laboratorio de análisis no es una excepción.

1.4 La fuerza de trabajo

• El Laboratorio de análisis de hoy tiene personal de diversas profesiones, que representan una amplia variedad de conocimientos y actitudes.

• Este puede ser un rico y gratificante medio ambiente, pero también un caldo de cultivo para los errores de percepción.

• La calidad de la gestión puede marcar la diferencia en la prevención de estos errores.

• Los directores y supervisores necesitan saber más acerca de su personal con el fin de mejorar las comunicaciones y evitar errores de percepción.

1.4.1 Dificultades

• 95% de los problemas de la analítica están relacionadas con la técnica.

• La técnica o habilidad del personal es una combinación de conocimientos prácticos de fuerte sentido común, y la buena coordinación. Muchos jóvenes que entran al laboratorio en la actualidad parecen carecer de la habilidad de sus predecesores.

• ¿Por qué? Se considera que la explicación radica en la evolución de la tecnología, junto con un cambio del plan de estudios en colegios, universidades y la enseñanza, en particular en el ámbito de las habilidades en el laboratorio.

Hoy en día el laboratorio con su tecnología y sofisticación es, sin duda, más seguro y más eficiente, pero debido a la automatización, sus operaciones requieren menos conocimientos.

Hoy el analista tiende a saber qué hacer, sin entender por qué. Por el contrario, hoy en día los métodos de análisis se centran principalmente en las condiciones y la calibración del instrumento, con la preparación de la muestra jugando un papel mínimo.

Hoy el analista considera que el laboratorio de análisis es a menudo “colocar la muestra y disparar", y esperar el resultado.

+

+

+

MayorMayor cargacarga de de trabajotrabajo

ReorganizaciReorganizacióónn del personal/del personal/menosmenos personalpersonal MejoraMejora del del servicioservicio: : ReducciReduccióónn del del tiempotiempode de respuestarespuesta

ReducirReducir costoscostos

• Este énfasis en los instrumentos, se ve en la abundancia de los POE y que describen atributos, tales como la calibración, idoneidad del sistema, la resolución, etc.

• Con la introducción del microprocesador en la década de 1970 y su impacto en la tecnología, se pensó que los analistas solo necesitaban un buen conocimiento de la electrónica y la informática para tener éxito en el moderno laboratorio de análisis.

• Debido a la sofisticación y la automatización de los instrumentos de hoy, estos tienden a reducir la necesidad de medición y de observación subjetiva, una persona no calificada puede ser capacitada dentro unas pocas semanas que sea un efectivo, preciso y productivo analista.

• Esta persona puede saber poco de laboratorio, pero puede funcionar productivamente como un "analista", puede realizar los análisis y producir resultados correctos, pero cuando algo sale mal, los “analistas” que no entienden realmente el laboratorio no pueden reconocer los problemas de manera eficaz, incluso cuando las cosas van bien.

• Lamentablemente, los planes de estudio de hoy no parecen proporcionar la misma formación rigurosa que en el pasado. También mucho se ha hecho hincapié en los equipos y no lo suficiente en la analítica como una importante parte de la disciplina. Esto significa que los directores y supervisores deben centrarse en gran medida de la educación en el lugar de trabajo. Desde que supervisores de la industria no puede controlar los planes de estudios universitarios o una formación previa, se debe identificar las deficiencias en las competencias fundamentales de los analistas y hacer todo lo posible para corregir esas deficiencias. Puede ser difícil evaluar el nivel de educación basado en la calificación.

2. Procedimientos OperativosEstándar (POE)

• 2.1 IntroducciónEl laboratorio de análisis depende absolutamente (vive y muere) de sus procedimientos operativos estándar (POE).Por lo tanto, correctamente escrito el POEes un componente crítico de la analítica de laboratorio.

2.2 Regla de oro del POE

El POE es fácilmente desarrollado utilizando la siguientes regla:

“Debe ser lo suficientemente detallado y general para definir adecuadamente la tarea que tiene por objeto describir.”

2.3.1 Finalidad

•Establecer el objetivo del POE, por ejemplo,: "Para definir un procedimiento para la calibración”

2.3.2 Ámbito de aplicación

•Define donde se aplicara el POE.

2.3.3 Responsabilidad

•Esto se refiere a quién es el responsable de la aplicación del POE.

• Este podría ser un departamento, o un individuo.

2.3.4 Frecuencia

Define el intervalo de aplicación del POE, tal como diario, semanal, mensual, o anual.

2.3.5 Procedimiento

• Este es el detalle "cómo hacerlo" , y debe ser por escrito, en conformidad con los criterios propuestos. Hay muchos estilos de desarrollar un POE. Algunos autores lo prefieren extremadamente detallado que no dejan nada al azar, mientras que otros prefieren un POE que define las tareas en menos detalles y que son más fáciles de leer y de seguir.

2.3.6 Control de cambios

• Esta es una parte sumamente importante que define la razón de la expedición de un POE, y si se trata de una revisión, por qué se publicó la revisión y su aprobación.

• Esto lo convierte en una férrea pista de auditoría en la revisión de las razones de los cambios

2.4 Homologaciones

• Además de los mencionados, todos los POE deben incluir:

• El nombre del autor o autores y la(s) firma(s) de el (los) responsable(s) de su aprobación en la primera página, junto con el título, fecha, número de páginas y número de revisión.

• Cada página debe contener el título, número, y número de revisión. .

2.5 ¿Por cuánto tiempo debe regir un POE?

• La reducción del período de vida útil del POE hace más fácil su actualización y permite el adecuarse al cambio dinámico en los procesos operacionales.

2.6 ¿Y que estilo emplear?

•Hay dos maneras básicas para dar formato a un POE:

• Forma libre: usa los párrafos. • El estilo militar: utiliza el sistema de

numeración de las secciones y los párrafos.

2.7 Recordar

• Independientemente del estilo, extensión, o el idioma, es importante señalar que cualquier POE, una vez escrito y aprobado, debe ser seguido como tal cual está.

• Recuerde, es su POE; escríbalo en la forma en que usted quiera, pero una vez escrito y aprobado, debe ser seguido sin desviación

3.1. Trabajo en serie

• Hay dos maneras de manejar la carga de trabajo:

• El modo en serie: implica hacer una muestra en un momento de su recorrido.

• El volumen de trabajo está orientado a la muestra, es decir, el trabajo se procesa una muestra a la vez.

3.2 Trabajo en paralelo

• El trabajo se hace de manera consolidada, se aplica a múltiples muestras, y la eficiencia aumenta al utilizar una configuración común para las pruebas

3.3 Horas de trabajo

• La mayoría de los laboratorios de análisis, siempre parecen estar detrás de lo previsto, lo que resulta en retrasos de trabajo que suelen resolverse con el uso de horas extraordinarias.

• Cuando las horas extraordinarias se convierte en excesivas, el gerente de laboratorio a menudo trata de justificar personal adicional.

• ¿Existe una manera de cumplir los mismos plazos de trabajo con poca o ninguna hora extraordinaria, y sin la necesidad de personal adicional?

• En la mayoría de los casos, la respuesta es sí.

3.4. El Laboratorio ocupado

• ¿Cuántas veces han dicho los administradores de laboratorio a sus jefes, "Necesitamos más instrumentos "o" necesitamos más gente ". Este es el camino más fácil y, por lo general no resolverá el problema.

3.4.1 Consideraciones de costo

• El laboratorio de análisis se plantea un trabajo de 5 -6 días a la semana, normalmente en dos turnos por día. Por lo tanto, no es sorprendente que el trabajo de laboratorio esté en constante retraso, por lo que la desfase en las horas de trabajo entre la industria(7 días-3 turnos) y el laboratorio(5-6 días, 2 turnos) no es en absoluto sorprendente.

• Los presupuestos se escatiman cuando se trata del laboratorio, especialmente en términos de dotación de personal,

• La competitividad en el mercado global de hoy, ha impulsado a las empresas a operar con el menor costo posible. La solicitud de personal adicional y horas extraordinarias puede no ser bien recibida por los que controlan chequera de la empresa.

• Esto nos deja como recurso, la gestión del problema a través de la maximización de los recursos existentes.

Costos de los procesos en el laboratorioCostos de los procesos en el laboratorio

postpost--analanalííticoticoanalanalííticotico

24 %

11 %

27 %12 %12 %

26 %100 %

• Toma muestra• Rotulación• Transporte• Entrada datos

• Recepción• Centrifugación• Separación• Alícuotación• Distribución

• Lista trabajo• Programación

de losinstrumentos

• Transferenciade resultados

• Seroteca• Transmisión de

resultados• Emisión de informes• Distribución de informes• Descarte de muestras

• Inversión deinstrumentos

• Costo reactivos• Control de calidad

calibración• Repeticiones

costos de losprocesos

prepre--analanalííticotico

prepre--analanalííticotico

prepre--analanalííticotico

• Tenga en cuenta que una empresa tiene derecho a gestionar.

• Parte de este derecho a dirigir, es el derecho de establecer las horas de trabajo y horarios.

4. Herramientas de trabajo: 4.1 Formación de capacidades

• 4.1.1 “Pasajeros y motores”En cualquier empresa u organización, hay dos tipos básicos de los trabajadores: los "motores" que hacen que las cosas sucedan y hacen las cosas, y los "pasajeros", que parecen ser sólo parte del viaje. El laboratorio no es una excepción y tiene su parte de cada uno.

4.1.1.1 Identificación de pasajeros

• Le corresponde a todo buen gestor de identificar las capacidades, talentos, ética de trabajo y motivaciones profesionales de cada uno de ellos. Una vez que los pasajeros han sido identificados, el administrador tiene que

eliminar a las personas de la condición de pasajeros.• La primera obligación de un gerente es descubrir por

qué un individuo es un pasajero y luego ofrecerle los recursos apropiados, tales como asesoramiento, formación adicional, o los esfuerzos para dar cabida a cualquier necesidad de esa persona. Si fracasan todos los esfuerzos razonables, puede ser necesario considerar otras opciones, tales como la rescisión o la transferencia de la persona en cuestión y sólo debe utilizarse como último recurso, después de que todos los esfuerzos razonables que se hayan agotado. .

• Sin embargo, los pasajeros deben ser removidos a fin de mantener tanto la eficiencia y la buena moral además de buenos resultados. Además, no hace falta decir que todas las cuestiones relativas a la disposición de un empleado debe ser manejada de forma concertada con el Departamento de Recursos Humanos.

• Algunos rasgos comunes de los pasajeros son el absentismo, la falta de seguimiento de procedimientos escritos, la mala labor de análisis que con frecuencia deben ser repetidos por otros, falta de conciencia de seguridad, la mala calidad, la mala productividad, la tendencia a la payasada, y la aparente falta de comprensión de los fundamentos del trabajo, como lo demuestra con la constante necesidad de supervisión e instrucciones adicionales

4.1.2 Capacidades

• Las capacidades de los analistas pueden ser identificadas a través del proceso de revisión de las pruebas. Los resultados generados por un analista en un plazo de tiempo permitirá a un gerente o supervisor tener una idea de la manera como es que se desarrollan en términos de buena o mala actuación. Pruebas con muestras o controles ciegos también pueden ser utilizados

como medio de evaluar la capacidad de un analista de manera justa y coherente.

4.2 ¿y si el pasajero es otro?

La discusión de la eliminación de pasajeros se refiere a la situación en que porcentaje se han convertido en un ancla para la organización.

• Pero, ¿y si no son muchos y casi todo el mundo parece ser un pasajero?Tal vez el problema es con la dirección.

4.2.1 Expectativas

• Los empleados deben ser informados de lo que se espera de ellos, de lo contrario, ellos no sabrán qué hacer. Definir claramente las expectativas son de importancia crítica para el desempeño y crecimiento profesional de cualquier individuo. ¿Cómo hacer que las expectativas de los administradores se conozcan, y más importante, ¿cómo asegurarse que esas expectativas han sido plenamente comprendidas y actúen consecuentemente y de manera coherente con lo requerido?

• ¿Qué debemos hacer?

• La respuesta es :Formación,

capacitación ymas formación!

• Por regla general, la formación actualizara el conocimiento de un analista en funciones, aparte que debe ser obligatoria para un nuevo empleado.

• En el laboratorio debe darse formación específica en áreas como las siguientes:

Procedimientos Operativos Estándar Metodología de análisis Instrumentación de Laboratorio Seguridad Metas / planificación del trabajo Comunicación de Información Científica

4.2.2 La formación técnica“el entrenador”

• La formación técnica especializada que se requiere para el correcto funcionamiento de un laboratorio puede ser administrada de varias maneras.

• Una forma es tener un sistema informal que proporciona el supervisor, formación en el transcurso de la jornada de trabajo

• Se recomienda un programa de capacitación formal a ser desarrollado, administrado y coordinado por una persona a quien la responsabilidad de la formación técnica se le adjudique oficialmente.

• Esta persona puede ser un profesional de la organización. • Si es lo suficientemente grande, puede ser de valor la creación de

un puesto a tiempo completo de Técnico Entrenador, el mismo que hará los planes, horarios, y administrara cada curso de formación.

Es responsabilidad de esta persona lo siguiente:

• Desarrollar cursos de formación específicos y seminarios.

• Calendario de personal para asistir a todas las sesiones.• Mantener las hojas de asistencia para cada período de

sesiones.• Obtener retroalimentación de cada período de sesiones

a través de una encuesta de evaluación. • Calendario de rotación de personal. • Proporcionar una formación especial a los supervisores

para que puedan reforzar la formación en el laboratorio • Proporcionar todos los materiales de formación.

• El entrenador tiene que apoyarse en expertos para desarrollar cursos específicos de formación o seminarios.

• Estos expertos pueden ser empleados en la empresa o pueden ser contratados fuera de la organización. La principal función técnica del entrenador es coordinar y gestionar el programa de capacitación.

4.2.3 La formación como un proceso dinámico

• La sesiones de formación técnica se pueden utilizar para explicar un nuevo Procedimiento de Operación Estándar (POE), una técnica analítica, o la resolución de problemas.

• Sea cual sea el contenido, es importante contar con un coordinador de formación, el entrenador, para regular la formación, los períodos entre sesiones, el seguimiento de la formación, y todos los días el refuerzo del diálogo entre los profesionales técnicos y sus gestores.

• En consonancia, la formación permanente resulta en un laboratorio eficiente y productivo, y en el que las expectativas de la gestión son claras y coherentes, comprendidas por todos.

5. Herramientas de trabajo5.1 Control total

• El supervisor debe dedicar el 100 % de su tiempo a la supervisión. En el laboratorio de análisis, las tareas de supervisión son demasiadas para que el supervisor también participe en el día a día de la labor analítica.

• En las funciones del supervisor se incluyen tareas como:

Programación de trabajo Calibración y mantenimiento de instrumentación Entrenamiento Revisión y auditoría de datos Vigilancia del flujo de trabajo de forma continua Comunicación con otros departamentos Control del inventario* Adquisición de suministros* Verificar el cumplimiento de las normas de seguridad

• El papel del supervisor es supervisar. • El supervisor en el laboratorio debe revisar el trabajo

sobre una base regular, y pidiendo a cada analista, "¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué?" Este enfoque puede parecer de confrontación, pero no pretende serlo.

• El proceso es el de la promoción del máximo de sensibilización y conocimientos técnicos, el interrogatorio desarrolla un diálogo bidireccional en un entorno de mutuo de aprendizaje con claridad de las expectativas, y es función de la máxima productividad.

• Además de la vigilancia continua del flujo de trabajo, el supervisor debe proporcionar capacitación y es responsable de la labor de sus analistas, lo que requiere un serio compromiso de tiempo para el control y la auditoría de los datos antes de la publicación de los resultados analíticos.

5.2. “Geografía corporativa”

Los laboratorios de análisis están dispuestos bien en laboratorios independientes o en laboratorios integrados. Suelen operar con diferentes centros de costos, lo que significa que se han separado los presupuestos y estrategias de planificación. En ambos laboratorios a menudo los equipos e instrumentos no son diferentes. Sin embargo, se desarrollan con métodos diferentes que a menudo conducen a graves deficiencias.

5.3 La planificación de soluciones

• La planificación del laboratorio de debe ser una actividad gerencial. Los gerentes / directores deben conferir facultades a la planificación para que los laboratorios tengan los mismos tipos y marcas de instrumentación.

• Esto facilitará la transferencia de métodos y, como una ventaja adicional, disminuirán los costos. Si ambos laboratorios funcionan bien, la credibilidad seguirásiendo alta, y la cooperación se maximiza, ya que están involucrados en una activa y productiva asociación.

5.4 Problema-solución5.4.1 ¿Qué ocurre cuando algo va mal?

Supongamos que los resultados analíticos son erróneos o están fuera del rango especificado. Estas situaciones pueden ralentizar la producción del laboratorio. Alguien tiene que abordar el problema antes de reanudar el trabajo. En una situación como esta,

¿quien debe solucionar el problema?

5.4.1 ¿Quién resuelve el problema?

• En un entorno rutinario pequeño o mediano, los horarios suelen ser lo suficientemente flexibles para que una falla en el flujo de trabajo no tenga mucho impacto en la producción.

• Pero en uno de gran volumen, con alta presión, una desaceleración del trabajo puede ser algo más que un inconveniente.

• En ese entorno, los analistas deben notificar de inmediato al supervisor cuando un problema se presenta. Esto permite que el supervisor decida si el flujo de trabajo seguirá siendo como es, o sea canalizado a otras actividades.

• El supervisor, debe está preparado para manejar situaciones adversas que pueden y se desarrollarán en el transcurso de una situación determinada sin comprometer el flujo real de trabajo. Incluso cuando un analista está entrenado para manejar el problema en parte, el supervisor debe ser notificado de manera que puede tomar la decisión en cuanto a la forma en que el problema se resolverá.

• Además, la oportuna notificación al supervisor facilita la comunicación entre el laboratorio y sus clientes.

• El laboratorio tendrá un sistema de resolución de problemas el que puede servir para mejorar la credibilidad del laboratorio.

6. HERRAMIENTAS: 6.1 “Geografía” y tecnología

• Dos de los mayores obstáculos a la eficiencia de laboratorio son el estado de la tecnología en el laboratorio y la configuración “geográfica” del laboratorio.

• Buscando en primer lugar en la “geografía”, muchos laboratorios se han diseñado sin lógica aparente. Los equipos a menudo se organizan en lo que parece ser una esquema lógico, que separa un instrumento de laboratorio, pero que no necesariamente conducirá a la máxima eficacia.

• Equipos y aparatos deben ser organizados de acuerdo a las tipo de trabajo o por las principales tareas.

• Los cambios en tanto la “geografía” y la tecnología pueden tener un impacto importante en la eficiencia y la eficacia de laboratorio.

6.1.1 Mejora tecnológica

• En el ámbito de las mejoras tecnológicas, el objetivo es aumentar la eficiencia y precisión. La automatización y mejora de la formación en las técnicas básicas.

• El resultado esperado es un laboratorio eficaz, creíble, bien conformado, apto técnicamente.

8. DESPACIO

•• DDirecciireccióónn•• EEducaciducacióónn•• SSeguridadeguridad•• PProductividadroductividad•• AAseguramiento de la calidad seguramiento de la calidad •• CCredibilidadredibilidad•• IIntegracintegracióón informn informááticatica•• OOrganizacirganizacióón operativan operativa

8.1 DirecciónDESPACIO

• En la dirección del laboratorio se debe tratar de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a las metas de la organización y del grupo.

• ¿Como se puede influir?• Motivación

Es toda clase de impulsos, deseos, necesidades, anhelos, y fuerzas similares. Los motivadores son recompensas ó incentivos identificables que agudizan el impulso de satisfacer deseos.

• Liderazgo• Es la influencia, es decir, el arte ó el proceso de influir

sobre las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente para lograr las metas del grupo.

• Comunicación• La comunicación es la transferencia de información de

un emisor a un receptor, asegurándose de que este último comprenda.

• El proceso de la comunicación• El emisor. • Canal de transmisión.• El receptor del mensaje. • Retroalimentación en la comunicación.

7.1.4 Documentación DESPACIO

• La importancia de la debida documentación no puede menospreciarse. Se puede subdividir en cinco tipos principales:

•1. Procedimientos Operativos Estándar (POE) 2. Métodos analíticos y validaciones 3. Listas Portátiles (o de trabajo) 4. Hojas de especificaciones e informes 5. Registros de calibración y mantenimiento

8.2 Educación DESPACIO

8.2.1 FormaciónLa formación debe ser proporcionada al inicio del empleo y de forma continua a cada analista oUna propuesta de mínimos de formación al comienzo del empleo es el siguiente:

8.2.1.1. General de Prácticas de Laboratorioa. La toma de muestras b. Recepción de muestras c. Trámites y/o procedimientos d. Prácticas e. Horarios de trabajo f. Comunicaciones

8.2.1.2. Prácticas de seguridad

a. Programa de seguridad interna b. OSHA c. Procedimientos de evacuación d. Primeros auxilios y RCP e. Equipo de protección personal f. Seguridad en la manipulación y eliminación

de productos

8.2.1.4. Calendario de formación

• Sobre la capacitación laboral, al igual que en la formación de los empleados nuevos, es mejor utilizar siempre POE:

• Antes de utilizar instrumento o pieza de equipo por primera vez.• Revisión de un método de análisis o procedimiento antes que el analista

realice el método o procedimiento por primera vez. • Toda la capacitación se debe repetir a intervalos regulares para asegurar

que cada analista tiene conocimientos y competencias frescas y actualizadas.

• La rotación en trabajo debe organizarse de tal manera que los analistas tengan contacto con los principales procedimientos de manera regular. Esto servirá para reforzar la formación continua.

• Otra valiosa técnica es la utilización de muestras de práctica cuando se realiza un procedimiento por primera vez. De esta manera, el analista puede poner a prueba su alcance del procedimiento sin preocuparse de cometer un error.

• Recuerde, “un mal dato siempre debe ser explicado y documentado”.

8.2.2 Entrenamiento (Desarrollo profesional)

• Esto puede lograrse mediante el fomento de las membresías en organizaciones profesionales, enviarlos a conferencias o reuniones profesionales, el fomento de la lectura de revistas, y de impulsar y fomentar la interacción y el intercambio de ideas entre el personal de laboratorio, y entre el personal del laboratorio y empleados de otros departamentos.

• Por último, pero no menos importante, un vigoroso programa de educación debe ser alentado por medio de la motivación y estímulos, tales como el reembolso de la matrícula para cursos y seminarios.

• En cualquier organización, las personas son el activo más importante. Es el rendimiento de los empleados que harán un laboratorio, especialmente en términos de credibilidad y reputación global. La educación a través de una equilibrada combinación de formación y desarrollo profesional, en igualdad de condiciones, permitirá la máxima garantía de tener buen personal de laboratorio, ahora y en el futuro.

8.3 Seguridad DESPACIO

• 8.3.1. Programa de Seguridad InternaMedidas recomendadas: Desarrollar un manual de seguridad por escrito que especifique los requisitos de seguridad tales como:

a. Miembros de comités de seguridad b. Frecuencia de las reuniones de seguridad c. Frecuencia de las inspecciones de seguridad d. Frecuencia de la formación en materia de

seguridad e. ¿Cómo se cumple OSHA?f. Documentación de temas anteriores

8.4 Productividad DESPACIO

• La máxima productividad se puede lograr mediante la aplicación de muchas de las herramientas de gestión. Algunas de las herramientas tienen un impacto directo en las operaciones del día a día,

• Desde que el laboratorio de análisis es una organización de servicio que proporciona resultados analíticos a sus clientes, los resultados son la sangre vital del laboratorio. Con esto en mente, debe haber un alto grado de confianza en todos y cada uno de los datos analíticos que se generan.

• Productividad, como precisión, se pueden alcanzar mediante la aplicación de la combinación adecuada de herramientas de gestión de laboratorios.

• 1. Eliminación de pasajeros • 2. Formación • 3. Geografía y tecnología de laboratorio• 4. Aseguramiento de la Calidad

• Eliminación de pasajeros es importante para la exactitud por la obvia razón de que si es un analista es incompetente o de otro tipo, su trabajo será siempre sospechoso.

• Formación, es también crucial para la producción de datos precisos, simplemente porque una persona con una formación adecuada esta mejor preparada por que sabe qué hacer y cómo hacerlo.

• En lo que se refiere a la geografía y la tecnología, la geografía nos dice donde hacerla, y será la tecnología la que jugara un rol importante.

Si bien sólo los temas de debate (supresión de pasajeros, la capacitación y la tecnología) son importantes en la consecución y mantenimiento de la precisión, la clave principal para una buena precisión es un programa de aseguramiento de la calidad.

8.5 Aseguramiento de la calidad DESPACIO

"Las medidas adoptadas para asegurar que un producto terminado o servicio se llevará a cabo según lo previsto”. es el estándar de los procedimientos operativos y acciones que garanticen la eficacia de todos y cada uno de los resultados analíticos. No basta con tener personal y técnicos, hacer análisis y entregar resultados. Son muchas las actividades en apoyo de los análisis que deben realizarse sobre una base regular para asegurar la calidad de todos los datos analíticos que se generan.

8.5 Aseguramiento de la calidad DESPACIO

• Organización de servicio dirigida al cliente• Liderazgo• Participación del personal• Enfoque basado en procesos• Gestión basada en sistemas• Mejora continua• Toma de decisiones basada en hechos• Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor

¿Cómo la hacemos?Control de calidad interno o intra laboratorioControl de calidad externo o inter laboratorios

8.5.1. Prácticas de Aseguramientode la Calidad

a. Calibración y mantenimiento de equipob. Documentación c. Normas de control d. Selección de las muestras e. Presentación de informes y el manejo de los datos.f. Estadísticas de control de calidad

8.5.2. Acreditación DESPACIO

• Es el procedimiento por el cual, una entidad independiente, reconoce formalmente que una organización cumple con los requisitos especificados y es competente para desarrollar tareas específicas de acuerdo a una conformidad de la evaluación.

8.6 Credibilidad DESPACIO

• Tener un laboratorio de análisis seguro, productivo, y preciso es, sin duda, el objetivo de cualquier gestor o supervisor de laboratorio.

• Pero, ¿es esto suficiente? Tal vez no. Uno de los aspectos más importantes del laboratorio es la gestión de la credibilidad.

• Un gestor puede tener confianza en su laboratorio, pero ¿los demás? Esto es muy importante para el laboratorio, como una organización de servicio: el respeto y la confianza de sus clientes.

• La credibilidad se logra mediante una combinación de acciones. Un laboratorio de análisis que es productivo, exacto, con resultados fiables, y tiene un bajo o nulo índice de accidentes (seguro) sin duda tendrá un alto grado de credibilidad.

• Será una organización de confianza. • El uso de herramientas de gestión, en particular un

fuerte programa de garantía de calidad junto con un vigoroso programa de capacitación, dará lugar a un laboratorio cuyos resultados son fiables y rara vez están en tela de juicio.

8.7.1 Integración informática DESPACIO

• La informática cumple un papel muy importante en la conjunción de todos los elementos que integran un laboratorio: probablemente es la herramienta fundamental para la gestión correcta del laboratorio.

8.7. Integración informáticaDESPACIO

• Desde un punto de vista histórico, la implementación de los primeros sistemas informáticos en la mayor parte de centros hospitalarios fue en los laboratorios de análisis clínicos a finales de la década de los 70. La cantidad de datos analíticos que trata un laboratorio general era, ya entonces, lo suficientemente grande para exigir procesos mecanizados de tratamiento de los datos, en paralelo a las exigencias de automatización de los propios procesos analíticos.

• En un principio, los objetivos de la informatización eran muy simples: organización del trabajo interno y emisión de dictámenes mecanografiados. Las etapas intermedias eran la entrada de peticiones al ordenador, edición de listas de trabajo para las distintas tareas manuales, conexiones on line con los principales autoanalizadores, y los procesos de validación técnica y clínica.

Sistema de Información de Laboratorio (SIL).

• a) la mayor automatización, • b) la inclusión de técnicas nuevas con

mayor complejidad , • c) las nuevas exigencias de calidad y

protocolización, • d) gestión administrativa como tarea

básica del laboratorio, y • e) la integración de datos clínicos en la

historia clínica (informatizada).

Sistema de Información de Laboratorio (SIL).

• Gestión de datos. • La gestión de personal,

• Gestión de datos estadísticos • El control de almacén

• Gestión técnica.• Gestión administrativa

• Gestión clínica. • Organización del trabajo

Turn around time (TAT)

• El turn around time (TAT) se define como el tiempo medio que cada prueba, o cada tipo de prueba, o el conjunto de todas las pruebas, tarda desde que entra la solicitud de analítica hasta que el dictamen está a disposición del clínico solicitante.

• El SIL debe estar específicamente diseñado para ofrecer un buen informe periódico de los TAT globales y particularizados para cada una de las tres grandes etapas del trabajo del laboratorio (preanalítica, analítica y postanalítica),

8.8 Organización operativa DESPACIO

• Asegurarse de tener personal y equipos adecuados

• Monitorear el volumen de pruebas • Cumplimiento de las etapas del proceso

analítico • Tener un respaldo técnico • Adecuado control y provisión de reactivos• Cumplimiento de normas• Horarios consolidados, etc.

Conclusión

• Cada laboratorio debe analizar sus experiencias y problemas de vez en cuando, pero lo que debe evitarse es arrastrar problemas crónicos que pueden evolucionar en situaciones fuera de control.

• Espero que la información haga que el trabajo de la administración de su laboratorio de análisis sea más fácil y agradable.

• Después de todo, la gestión del laboratorio de análisis clínico debe ser sencilla y simple.

John Maynard Keynes

““La verdadera dificultad en cambiar el rumbo de una La verdadera dificultad en cambiar el rumbo de una organizaciorganizacióón no radica en la aceptacin no radica en la aceptacióón de nuevas n de nuevas ideas sino en cideas sino en cóómo escapar de las obsoletasmo escapar de las obsoletas””

John Maynard Keynes

"Todo está dicho ya; pero las cosas, cada vez queson sinceras, son nuevas."