INSTRUCTIVO DE TRABAJO:

GESTIÓN DE VENTAS

ABRIL 2015

IN-GVE-07-001

OBJETIVO

UNIFICACION

• Estandarizar el proceso gerencial de ventas para todo el grupo.

ENFOQUE

• Alinear los esfuerzos de todos hacia el mismo objetivo.

SEGUIMIENTO

• Facilitar la medición y seguimiento de las prioridades del negocio.

Partes del Proceso

Junta Semanal

• Mediremos los resultados de la semana por vendedor y total sucursal así como el avance contra el objetivo del mes de las líneas criticas para el negocio. Así mismo se detectaran las rutas criticas y los indicadores a trabajar con las mismas.

Agenda Semanal

• Planearemos cada semana las tareas a realizar con el fin de impactar en los resultados de la sucursal como son: Supervisiones a bordo, visitas a clientes control, censos en zonas de desarrollo, etc.

Formato Sup. a bordo

• Registraremos los clientes visitados, las tareas y oportunidades especificas del mismo y le fijaremos fechas de compromiso para que el vendedor trabaje en ellas.

Partes del Proceso

Reporte de Sup. a bordo

• Estableceremos objetivos antes y después de la supervisión a bordo y mediremos las habilidades de nuestro representante de ventas.

Junta Mensual de Resultados

• El gerente de ventas realizara su presentación mensual de resultados al termino de cada mes para su revisión por medion de conferencia Web con el Gerente Comercial y el Director General.

LOS CUATRO PASOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Analizar

Junta Semanal

Organizar

Agenda Semanal

Ejecutar

Formato de Supervisión a

bordo

Evaluar

Reporte de Supervisión a

bordo

Junta Mensual de Resultados

1 2 3

4 5

Analizaremos en la Junta Semanal

• Venta PESOS, acumulado del mes y avance contra la cuota por vendedor.

• Venta LITROS Castrol, acumulado del mes y avance contra la cuota por vendedor.

• Venta Litros Castrol por familia de la semana por sucursal y por vendedor.

• Venta PIEZAS y PESOS de líneas criticas para el negocio: Fram, Baldwin, Sakura, Autolite, Prestone y HELLA.

Junta semanal con la FDV

1

Analizaremos en la Junta Semanal (Cont.)

• Venta PIEZAS de Bujías Autolite por categoría (Cobre, Platino, doble platino e iridio), acumulado del mes y avance contra cuota por vendedor.

• Venta LITROS de Anticongelante Prestone, acumulado del mes y avance contra cuota por vendedor.

• Venta PIEZAS de Químicos (todos), acumulado del mes y avance contra cuota por vendedor.

• Seguimiento a clientes activados y clientes nuevos del mes tanto de Castrol como de otras lineas.

• Seguimiento al numero de clientes con venta de Magnatec y EDGE.

Junta semanal con la FDV

1

Analizaremos en la Junta Semanal (Cont.)1

• Usaremos los reporteadores, que envía el analista, tanto de litros como de pesos.

REPORTE HERRES MAR 2015Análisis de

Marzo

TOTAL LT.

2015 Mar 291,204

vs 2014 -12.4% 332,530

vs 2013 25.2% 232,645

vs PLAN -5.6% 308,501

vs PLAN R. -17.6% 353,279

TOTAL LT.

2015 Ene - Mar 831,444

vs 2014 -7% 892,022

vs 2013 15% 724,887

vs PLAN -9% 914,774

vs PLAN R. -21% 1,048,909

Categoría Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Promedio

Mensual

Total

Acumulado

2013 244,657 247,585 232,645 285,153 257,268 222,577 267,313 260,113 204,266 275,491 262,658 268,350 241,629 724,887

2014 293,853 265,639 332,530 266,737 245,230 228,516 284,581 269,210 252,236 267,964 312,874 309,342 297,341 892,022

2015 262,720 277,520 291,204 2,376 277,148 831,444YTC-P Plan 307,881 298,392 308,501 290,654 281,569 277,366 303,220 294,001 283,656 291,405 312,764 313,816 304,925 914,774

YTC-PRPlan Interno 351,922 343,708 353,279 345,048 343,452 337,622 356,306 342,033 339,323 348,403 356,031 335,288 349,636 1,048,909

YTC-PR 262,720 277,520 378,034 369,226 367,518 361,280 381,273 365,999 363,099 372,815 380,978 358,781

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Categoria Ene Feb Mar Abr Mayo Jun Jul Ago Sep Oct Nov DicPromedio

Mensual

Total

Acumulado

2013 1,542 1,444 1,427 1,538 1,483 1,431 1,442 1,455 1,301 1,454 1,415 1,381 1,471 4,413

2014 1,607 1,517 1,565 1,432 1,508 1,445 1,538 1,541 1,479 1,558 1,552 1,482 1,563 4,689

2015 1,635 1,547 1,621 17 0 0 0 0 0 0 0 0 1,601 4,803

-

50.0

100.0

150.0

200.0

250.0

300.0

350.0

400.0

450.0

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

PlanInternoPlan

2013

2014

Cliente

ABASTECEDORA PETROL...

ABASTECIMIENTO Y SER...

ABEL CAAMAL CHUIL

ABEL MOGUEL ORTIZ

ABEL NAVARRO PEREZ

ABEL NIETO CAMARGO

ABEL OMAR ESCALANTE...

ABEL TELLO MERIDA

ABEL TORRES ORTIZ

Sucursal

01 CANCUN 01 MERIDA 02 CARMEN

02 VHSA 03 TAP 03 TUXTLA

ADMON

Familia

Edge Magnatec GTX 20W50 GTX

High Mileage PCO Other PCO Driveline Actevo

Actevo Xtra Power 1 2T Outboard

Garden Tection/CRB HD Engine O... HD Driveline

MES

ACUMULADO

(MILES)

SKU

ACA-03153 ACA-03170

ACA-03520 ACA-03520P

ACA-03531 ACA-03531P

ACA-03561 ACA-03567

ACA-03745 ACA-03750

ACA-03834 ACA-03834P

ACA-03934 ACA-03942

ACA-03942P ACA-03956

ACA-05657 ACA-05657P

Vendedor

A VERA ESP

ADMINISTRACION

AGENTE CANUN BAJA

ALEJANDRA DIAZ

ANDRES VERA DE LA FUENTE

ANGEL JAUREGUI

CARLOS GASPAR MAY PISTE

CESAR EDUARDO VARGAS ...

DANIEL GUITIERREZ CAMAC...

Analizaremos en la Junta Semanal (Cont.)1

• Usaremos los reporteadores, que envía el analista, tanto de litros como de pesos.

Análisis de

Marzo

TOTAL

2015 Mar 25,849,283

vs 2014 -7.1% 27,834,036

vs 2013 13.2% 22,842,453

TOTAL

2015 Ene -Mar 79,625,057

vs 2014 1.7% 78,304,587

vs 2013 10.4% 72,147,205

Ene Feb Mar Abr Mayo Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic AVG ACUM

2013 25,473,216 23,831,536 22,842,453 25,955,350 25,555,842 22,948,534 24,594,804 24,660,983 22,031,420 26,628,406 26,945,828 24,057,129 24,049,068 72,147,205

2014 26,490,938 23,979,613 27,834,036 24,715,732 23,284,453 23,627,914 25,175,549 24,640,820 24,714,837 25,947,638 28,632,050 29,786,515 26,101,529 78,304,587

2015 26,525,115 27,250,659 25,849,283 26,541,686 79,625,057

Forecast1 23,323,500 25,458,300 23,835,100 22,938,000 26,065,500 23,212,500 24,845,700

Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic AVG ACUM

2013 276,377 277,553 259,278 295,756 286,288 251,144 283,283 285,095 229,201 309,381 308,409 320,843 271,069 813,208

2014 355,624 296,450 362,622 313,073 302,242 306,934 316,107 291,022 283,996 302,836 330,212 334,976 338,232 1,014,696

2015 297,225 309,107 320,858 309,063 927,190

Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic AVG ACUM

2013 2,944 2,928 2,948 2,972 2,963 2,918 2,885 2,857 2,847 2,851 2,940 8,820

2014 2,918 2,954 3,000 2,917 2,952 2,923 2,986 2,989 3,003 3,019 3,008 3,006 2,957 8,872

2015 3,038 2,976 2,908 - - - - - - - - - 2,974 8,922

-

5,000.0

10,000.0

15,000.0

20,000.0

25,000.0

30,000.0

35,000.0

Ene Feb Mar Abr Mayo Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

2013

2014

2015

Item No.

2339227

AAK-1526150

AAK-30194

AAK-30402

AAK-30403

AAK-30452

AAK-30550

AAK-30641

Familia

AC PRESTON AUTOLITE BALDWIN CASTROL CASTROL MARINO CONOCO FRAM HELLA INTERFIL MAHLE

MANN MEGUIARS OTROS RACOR SAKURA WIX

Cliente

CESAR EDUARDO VARGA...

DAVID SANTIAGO MARIN

RODOLFO TEAHULOS BU...

HITLER RODRIGUEZ SOBE...

WULFRANO AVALOS FLO...

ANDRES VERA DE LA FUE...

GONZALO CORDOVA CE...

MANUEL ARTURO MAYO ...

Sucursal

01 CANCUN 01 MERIDA 02 CARMEN 02 VHSA

03 TAP 03 TUXTLA ADMON

Vendedor

CESAR EDUARDO V...

DAVID SANTIAGO ...

CARLOS GASPAR M...

HUGO ROMERO SOSA

JESUS LIZAMA AZCO...

HITLER RODRIGUEZ ...

WULFRANO AVALO...

ANDRES VERA DE L...

MES

ACUMULADO

• Una vez analizados los resultados de la fuerza de ventas y los avances contra nuestros objetivos es momento de organizar nuestro tiempo para obtener el mejor desempeño y enfocar nuestros esfuerzos a donde se necesitan.

• Los sábados se destinaran a las siguientes actividades:

• Análisis de indicadores.

• Elaboración de la agenda

• Gestión de vendedores foráneos

• Junta Semanal con vendedores

Agenda Semanal

Nos organizarnos mediante la agenda semanal2

Elaboración de la Agenda Semanal

• En la sección de las mañanas del formato agendaremos nuestras actividades de

ventas de la semana como por ejemplo: Supervisión a bordo con la ruta X, visitar

nuestros clientes control o que tengamos en cartera, etc.

• Debemos agendar por lo menos tres supervisiones a bordo por semana.

• Las rutas a trabajar en la semana deberán corresponder a las rutas que

resultaron mas criticas en el análisis de la junta semanal.

• Los sábados se utilizaran para el análisis de indicadores, realización de la junta

semanal y la agenda semanal.

2

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

MA

ÑA

NA

Supervision a bordo con V27 - Jesus

Lizam,aVisita de ventas y cobranza ctes:

Supervision a bordo con V38 - Alejandra

DiazVisita de ventas y cobranza ctes:

Supervision a bordo con V28 - Efren

Pech

Efectividad

Cobertura Magnatec

Cobranza

Merchandising

Autopartes Pensiones

Gasal

Joaquin Xuffi

Validar llamada de queja de servicio

cliente Raul Manzanilla ruta V27

Indicadores a trabajar:

Efectividad

Cobertura Magnatec y EDGE

Cobranza

Merchandising

Captura de clientes nuevos

Indicadores a trabajar:

Efectividad

Cobertura Magnatec

Cobranza

Merchandising

Captura de clientes nuevos

Maxilub

Constitucion

Madero

Indicadores a trabajar:

Analisisde

indicadores

Juntasemanal

conRVs

Formato de Agenda Semanal – Actividades por las tardes.

• En la sección de las tardes del formato agendaremos diversas actividades que

llevaremos a cabo durante la semana, dichas actividades serán generalmente de

oficina, nuestras retroalimentaciones hacia el vendedor después de una

supervisión a bordo, etc.

• Por defecto esta agenda la revisión de Cobranza a RVs y la gestión diaria de

ventas.

2

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

Revisión de Cobranza a RVs y Gestión diaria de Ventas Uno a Uno

TA

RD

E

Gestion Diaria a Vendedores Gestion Diaria a Vendedores Gestion Diaria a Vendedores Gestion Diaria a Vendedores Gestion Diaria a Vendedores

Retroalimentacion de Visita

Reporte de Sup. A bordo

Retroalimentacion de Visita

Reporte de Sup. A bordo

Retroalimentacion de Visita

Reporte de Sup. A bordo

Agenda Semanal – Valor agregado.

• En la sección de valor agregado, plasmaremos todas aquellas actividades que

se hayan realizado en campo que impacten directa o indirectamente en el

volumen de ventas. Ejemplo: Colocación de POP, Convenio firmados,

Exhibiciones de producto, etc.

• Esta sección se llenara todas las tardes al regresar de mercado.

2

• La agenda semanal se enviará todos los sábados previosal inicio de semana a la dirección y a la gerenciacomercial.

• De igual manera los viernes por la tarde se enviaran las agendas ya con las acciones valor agregado y marcando con verde las actividades agendadas que se realizaron como se planeó y marcadas en amarillo aquellas que no se cumplieron explicando en el correo las razones.

Agenda Semanal

Nos organizarnos mediante la agenda semanal2

• Este formato nos permitirá registrar todo lo queobservamos en mercado: Clientes visitados, presencias enel PDV de productos y líneas clave, actividades demerchandising, cobranza, etc. De igual manera podremosregistrar tareas , compromisos y oportunidades que elvendedor deberá realizar, así como ponerles fechascompromiso.

Formato de Supervisión a bordo 3

SUPERVISIÓN A BORDO - GRUPO HERRES

Gte Vtas: Sucursal: Vendedor:

Fecha:

# Codigo Nombre Comercial

GT

X 2

0W

50

HM

GT

X B

AJA

S

VIS

C

ED

GE

MG

TC

AC

TE

VO

OT

RO

S

FR

AM

PR

ES

TO

NE

AU

TO

LIT

E

SA

KU

RA

HE

LL

A

PD

EX

H

PO

P

Co

bra

nza

1

2

3

Servicio

Reparto Tareas / Oportunidades a lograr Razon Social

Fechas

Compromi

so

Presencias

MerchandisingOtros ProductosCastrol

• La sección de Resultados del Día del formato lallenaremos al final del recorrido de la ruta y nosservirá para la retroalimentación que realizaremoscon el vendedor.

• Calcularemos los resultados del día en cuanto aefectividad, cobranza, cobertura de Magnatec yclientes nuevos.

Formato de Supervisión a bordo3

RESULTADOS DEL DIA

CLIENTES CON VENTA CTES, COBRADOS CTES VTA MGTEC: PROSPECTOS

EFECT (C-VTA/VISITAS) MTO, DE COBRANZA COBERTURA MGTEC: CTES. NVOS

• Este reporte nos servirá para describir objetivos, tareas ycompromisos generales de la ruta y retroalimentar alvendedor acerca de las oportunidades a trabajar así como lashabilidades a desarrollar.

Reporte de Supervisión a bordo.4

• En esta sección plasmaremos objetivos y tareas que sedetectaron durante la etapa del análisis de indicadores(junta semanal). Ejemplo: captura de clientes nuevo por unacartera pequeña, Incrementar la cobertura de Magnatec enX %, etc.

Reporte de Supervisión a bordo.

4

• En esta sección calificaremos las habilidades denuestro vendedor y plasmaremos un compromisode ser necesario corregir alguna conducta.

Reporte de Supervisión a bordo.

xCapturar 4 ctes nvos x semana

hasta alcanzar una cartera de 120

ctes

4

• En esta sección plasmaremos objetivos y tareas parael vendedor que se detectaron durante lasupervisión a bordo. Ejemplo: Trabajar en la venta dekits de filtros para diesel ligeros SAKURA, trabajarcon la distribución de las viscosidades bajas de GTX.

Reporte de Supervisión a bordo.

4

• Se deberá armar un paquete semanal que se archivaráen la carpeta de gestión, que contendrá en orden:

• 1 - Agenda Semanal

• 2 – Formatos de Supervisión a bordo generados en lasemana (por lo menos tres).

• 4 – Reportes de Supervisión a bordo generados en lasemana (uno por cada ruta en la que se hayatrabajado).

Carpeta de Gestión:

•La carpeta de gestión se revisaráen todas las visitas a las sucursalespor parte del director de laempresa y del gerente comercial.

Notas Importantes:

¡ Gracias !jonathan.lopez@grupoherres.com