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Gestión de
usuarios por
el
Administrador
Institucional
en la BDNS
18/01/2016
Manuales BDNS
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Contenido
Introducción ........................................................................................................... 2
Normativa aplicable ................................................................................................ 3
Actuaciones a realizar para ser usuario de la BDNS .............................................. 6
Menú de funciones a las que accede el AI para la gestión de usuarios ................. 8
Alta de una preautorización de usuarios ................................................................ 9
Consulta de las preautorizaciones realizadas ...................................................... 15
Modificación y Baja de una preautorización ........................................................ 17
Consulta de usuarios ............................................................................................ 19
Modificación y Baja de usuarios ........................................................................... 22
Asignación de más de un perfil ............................................................................ 23
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Introducción
Este documento contiene la descripción detallada del funcionamiento de las pantallas para la gestión
de usuarios de la nueva BDNS que ha comenzado a operar el día 1 de enero de 2016.
Incluye también las prescripciones de la Resolución de 7 de diciembre de 2015 en materia de usuarios,
así como las actuaciones a realizar para obtener la autorización de acceso a la BDNS.
Sus destinatarios son los usuarios que ejercen la función de Administrador Institucional a quien le
corresponde, entre otras funciones, las autorizaciones y gestión de altas, bajas y modificaciones del
resto de usuarios de su ámbito de actuación, a través de la aplicación web de la BDNS. No obstante
el apartado “Normativa aplicable” y “Actuaciones para ser usuario de la BDNS” son de lectura
recomendada para todas las personas que pretendan ser usuarios de la BDNS.
En este manual no se incluyen las cuestiones generales sobre el funcionamiento de la aplicación por
ser objeto de su explicación detallada en otro manual denominado “Cuestiones generales sobre el
funcionamiento de la aplicación web para el acceso, edición y consulta de la BDNS disponible tanto
en la propia aplicación cómo en la Oficina Virtual.
La lectura de ambos manuales resultará conveniente antes de comenzar a navegar por las funciones
de la aplicación previstas al efecto y debe ser de utilidad en las primeras sesiones de consulta o
edición.
Por último, rogamos a los usuarios y lectores de este manual que cualquier errata o problema, tanto
con este manual como con la BDNS, sea puesto en conocimiento del Equipo de administración en
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Normativa aplicable
Por su indiscutible importancia reiteramos aquí las prescripciones de la Resolución de 7 de diciembre
de 2015 de la Intervención General de la Administración del Estado, por la que se regula el proceso
de registro y acreditación de Órganos y Usuarios de la nueva Base de Datos Nacional de
Subvenciones:
Cuarto. Los Usuarios en la BDNS
A efectos de la BDNS se definen como Usuarios las autoridades o empleados públicos que tienen
acceso a la BDNS para efectuar las distintas tareas de registro, consulta de datos y administración.
La BDNS asignará a sus Usuarios los perfiles de acceso adecuados a sus funciones.
No se consideran Usuarios a los efectos de esta Resolución los ciudadanos que pueden acceder
libremente a los contenidos públicos puestos a su disposición en el Portal del Sistema Nacional de
Publicidad de Subvenciones.
Quinto. Tipología de Usuarios.
Los Usuarios de la BDNS podrán actuar de acuerdo con una o varias de las siguientes funciones:
1. Administrador Institucional: es el empleado público perteneciente a la estructura del Órgano que, por nombramiento explícito del titular del Órgano, ejerce las siguientes funciones:
a) Administrar las autorizaciones de acceso de los Usuarios en su ámbito de actuación,
gestionando sus altas, bajas y modificaciones.
b) Comunicar al Administrador de la BDNS, preferentemente por vía electrónica, cualquier
problema técnico o funcional que se produzca en los accesos a la BDNS en su ámbito
de actuación.
c) Aplicar en su ámbito las directrices de seguridad y auditoría de accesos establecidas
en la Resolución de 27 de febrero de 2009, de la Secretaría de Estado de Hacienda y
Presupuestos, por la que se regula la política de seguridad de los sistemas de
información de la Secretaría General de Presupuestos y Gastos y de la Intervención
General de la Administración del Estado.
d) Velar por que todos los Usuarios de su ámbito mantengan la máxima diligencia
profesional respecto al carácter reservado de la información contenida en la BDNS.
e) Efectuar las operaciones necesarias de sucesión en sus funciones.
2. Editor: es la persona o personas pertenecientes a la estructura del Órgano que por autorización explícita del Administrador Institucional, ejercen las siguientes funciones:
a) Registrar en la BDNS entidades de información cuyos datos son propiedad del Órgano, a
través de una aplicación web o a través de servicios web.
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b) Modificar o anular entidades de información registradas por él o por otros editores de su
Órgano.
c) Consultar datos, de manera individual o agregada, sobre cualquiera de las entidades de
información registradas en la BDNS.
3. Cesionario: es la persona o personas pertenecientes a la estructura del Órgano que, por
autorización explícita del Administrador Institucional, ejercen funciones de consulta de datos, de
manera individual o agregada, sobre las entidades de información registradas en la BDNS, en el
desempeño de las funciones atribuidas por el apartado 20.5 de la Ley General de Subvenciones.
4. Administrador de la BDNS: es el funcionario o funcionarios integrados en la Oficina Nacional de Auditoría de la IGAE que, según la Resolución de 27 de febrero de 2009, de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos, por la que se regula la política de seguridad de los sistemas de información de la Secretaría General de Presupuestos y Gastos y de la Intervención General de la Administración del Estado, desempeñan las siguientes funciones de gestión:
a) Administrar las autorizaciones de acceso de los Usuarios de la IGAE, gestionando sus altas,
bajas y modificaciones.
b) Administrar el registro de Órganos y de Administradores Institucionales.
c) Aplicar a la BDNS las directrices de seguridad y auditoría de accesos.
d) Requerir a los Administradores Institucionales, la ejecución de auditorías de accesos dentro
de sus Órganos de competencia, especialmente en lo referido en la disposición Octava de
esta Resolución.
e) Realizar cualquier otra función o tarea que pueda ser atribuida por el Interventor General de
la Administración del Estado.
Séptimo. Registro, autorización y revocación de Usuarios.
1. El titular del Órgano acordará el nombramiento y la autorización del Administrador Institucional cuando solicite el registro del Órgano.
El titular del Órgano podrá en cualquier momento, mediante comunicación al Administrador de la
BDNS, revocar el nombramiento de Administrador Institucional y efectuar el nombramiento de
uno nuevo. En ningún caso el puesto de Administrador Institucional podrá permanecer vacante.
En el caso de que una misma persona ejerza como Administrador Institucional en dos o más
Órganos distintos, será necesario formalizar la petición tantas veces como Órganos gestione.
Para el ejercicio de la función de sucesión, el Administrador Institucional transferirá sus
responsabilidades a otro Usuario de ese Órgano previamente registrado. Al hacer esto el
Administrador Institucional transferente perderá sus funciones en favor del transferido.
2. Las autorizaciones y revocaciones de acceso de Usuarios se efectuarán por cada Administrador
Institucional dentro de su ámbito respectivo y se tramitarán a través de la aplicación común de
gestión de accesos establecida por los Servicios de Informática Presupuestaria de la Intervención
General de la Administración del Estado. Las autenticaciones de Usuarios se efectuarán de
acuerdo con la política general de identificación y autenticación establecida por la Secretaría de
Estado de Presupuestos y Gastos.
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Octavo. Cláusula de confidencialidad y responsabilidad de los Órganos cesionarios de información
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre
de Protección de Datos de carácter personal y en la Resolución de 27 de febrero de 2009, de la
Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos, por la que se regula la política de seguridad
de los sistemas de información de la Secretaría General de Presupuestos y Gastos y de la
Intervención General de la Administración del Estado, las autoridades y los empleados que
accedan a la BDNS están obligados a guardar confidencialidad, sigilo riguroso y observar secreto
de las informaciones que conozcan en el desempeño de sus funciones.
2. Cada Órgano será responsable de la autenticación, autorización y trazabilidad de los accesos de
sus Usuarios cuando accedan a la BNDS a través de los servicios web previstos.
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Actuaciones a realizar para ser usuario de la BDNS
Para ser usuario de la BDNS se requieren dos actuaciones:
1- Ser autorizado a acceder a la BDNS, es un paso previo a obtener el acceso, por ello la
aplicación utiliza el término “preautorización”.
2- Solicitar el acceso, es un paso posterior a la preautorización, de tal forma que cualquier
solicitud sin preautorización será rechazada.
Los trámites a realizar son distintos según se trate de un usuario que va a realizar funciones de
Administrador Institucional (AI) o del resto de usuarios del órgano.
Para ser usuario de la BDNS con la función de Administrador Institucional (AI), es necesario haber
realizado los siguientes trámites:
1º. El titular del órgano tiene que nombrar explícitamente al empleado público que ejercerá de
Administrador Institucional. Para ello existen unos formularios para cada ámbito de pertenencia del
órgano que se encuentran disponibles en la url http://run.gob.es/tisomv.
2º. El Administrador de la BDNS preautorizará el acceso a la persona nombrada para ejercer de AI,
informándole de esa actuación.
3º. La persona autorizada a ejercer la función de AI, tiene que solicitar el acceso a la BDNS online
en la url http://run.gob.es/goceku utilizando un certificado electrónico personal admitido por
@Firma, accediendo a través de la siguiente pantalla:
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Si el solicitante ha sido debidamente preautorizado la solicitud será aceptada y el sistema asignará
automáticamente un código de usuario así como una contraseña. Si no es así, la solicitud será
denegada.
4º. La entrada a la BDNS se realiza a través del enlace www.oficinavirtual.pap.meh.es Acceso
a los Sistemas de Información, accediendo por la parte indicada con la flecha, es decir, por certificado
digital personal del usuario y no por código de usuario y contraseña asignados.
Para ser usuario de la BDNS con otra función distinta de Administrador Institucional los trámites a
realizar son los siguientes:
1º. El AI tiene que preautorizar a través de la aplicación a las personas que deben acceder a la
BDNS en su ámbito de actuación.
2º. Las personas preautorizadas por el AI tienen que solicitar el acceso a la BDNS y entrar en la
aplicación en la forma descrita en los puntos 3º y 4º anteriores.
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Menú de funciones a las que accede el AI para la gestión de
usuarios
La invocación de las funciones se efectúa desde el menú principal Administración de la BDNS.
Estas funciones únicamente se mostrarán al usuario con funciones de AI y le permitirán gestionar los
usuarios pertenecientes a su ámbito.
Para preautorizar a un futuro usuario a que acceda a la BDNS, modificar o dar de baja a una
preautorización previamente realizada, deberá entrar por la función “Preautorización de accesos”.
Para consultar, modificar o dar de baja a los usuarios que acceden a la BDNS, deberá entrar
por la función “Usuarios”.
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Alta de una preautorización de usuarios
Tras pinchar en la función “Preautorización de accesos” se abrirá la siguiente pantalla:
Deberá pulsar el icono nuevo. Se le abrirá una pantalla con dos bloques de información:
Datos del usuario:
En este primer bloque es obligatorio, en todos los casos, aportar el nif y el nombre y apellidos, y
opcional el campo descripción.
Dominio de acceso a datos:
En este segundo bloque, es obligatorio, en todos los casos, seleccionar el “Perfil de acceso” que desee
asignar al usuario y el “Grupo”. Verá que los campos tipo de administración pública se presentan
completados e inactivos, correspondiendo a su ámbito de actuación, en este ejemplo la Comunidad
Autónoma de Andalucía.
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Los perfiles de acceso y los grupos que encontrará disponibles dependerán del ámbito al que
pertenezca.
Perfiles de acceso y grupos disponibles para preautorizaciones por un AI perteneciente a
un órgano remitente de Comunidades Autónomas y Entidades Locales.
Perfil de acceso
Pinchando en el desplegable de “Perfil de acceso”, se encontrará con la posibilidad de elegir entre
tres posibles:
Bien:
Permitirá al usuario editar (dar de alta, modificar o
dar de baja) todas las entidades de información,
convocatorias, concesiones…. etc de cualquiera de los
órganos obligados adscritos al órgano remitente.
Asimismo permitirá la consulta de la totalidad de la información existente en la BDNS.
O bien:
Permitirá al usuario consultar la totalidad de la
información existente en la BDNS.
O bien:
Permitirá al usuario editar (dar de alta, modificar o
dar de baja) todas las entidades de información,
convocatorias, concesiones ….etc del órgano o de los
órganos obligados al que se adscriba, siempre dentro
del ámbito del órgano remitente. Asimismo permitirá la consulta de la totalidad de la información
existente en la BDNS.
Grupo
Aunque debe elegirlo únicamente se le dará una opción que dependerá del perfil de acceso
seleccionado:
Si:
Si:
Sí:
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Sólo si el perfil de acceso seleccionado es “Consulta BDNS o Edición órgano gestor”, se le presentarán
en la pantalla los órganos de adscripción disponibles que son los órganos obligados adscritos a ese
órgano remitente.
Mediante las flechas señaladas podrá seleccionar o deseleccionar uno o varios órganos a los que
adscribir al usuario.
Por último pulsar el icono y el usuario quedará autorizado para solicitar el acceso a la
BDNS.
Si se intenta preautorizar a una
persona que ya es usuario en la BDNS,
le saldrá un mensaje de advertencia y
no se grabará la nueva
preautorización.
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Perfiles de acceso y grupos disponibles para preautorizaciones por un AI perteneciente a
un órgano obligado de la Administración General del Estado.
Perfil de acceso
Pinchando en el desplegable de “Perfil de acceso”, se encontrará con la posibilidad de elegir entre
dos posibles:
Bien:
Permitirá al usuario editar (dar de alta, modificar o
dar de baja) todas las entidades de información,
convocatorias, concesiones ….etc del órgano .
Asimismo permitirá la consulta de la totalidad de la
información existente en la BDNS.
O bien:
Permitirá al usuario consultar la totalidad de la
información existente en la BDNS.
Grupo
Aunque debe elegirlo únicamente se le dará una opción que dependerá del perfil de acceso
seleccionado:
Sí:
Si:
Tanto si el perfil de acceso seleccionado es Consulta BDNS como Edición órgano gestor, se le
presentarán en la pantalla su órgano de adscripción disponible:
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Mediante las flechas señaladas deberá seleccionarlo.
Por último pulsar el icono y el usuario quedará autorizado para solicitar el acceso a la
BDNS.
Si se intenta preautorizar a una persona que ya
es usuario en la BDNS, le saldrá un mensaje de
advertencia y no se grabará la nueva
preautorización.
Perfil de acceso y grupo disponibles para preautorizaciones por un AI perteneciente a un
órgano cesionario.
Perfil de acceso
En este caso únicamente tendrá disponible el perfil:
Que permitirá al usuario consultar la totalidad de la
información existente en la BDNS.
Grupo
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Aunque debe elegirlo únicamente se le dará la siguiente opción:
Por último pulsar el icono y el usuario quedará autorizado para solicitar el acceso
a la BDNS.
Si se intenta preautorizar a una persona que ya es usuario en la BDNS, le saldrá un mensaje de
advertencia y no se grabará la nueva preautorización
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Consulta de las preautorizaciones realizadas
Podrá consultar la totalidad de las preautorizaciones realizadas, tanto la de aquellas personas que
ya son usuarios de la BDNS (preautorizaciones cerradas) cómo aquellas otras que habiendo sido
preautorizadas todavía no tienen acceso a la BDNS (preautorizaciones abiertas), es decir no son
usuarios de la BDNS aunque sí están preautorizadas para serlo.
Tras pichar en la función “Preautorización de accesos” se abrirá la siguiente pantalla:
Si no establece ningún criterio de búsqueda y pulsa el icono
en el cuerpo de la pantalla de resultados se le presentarán la totalidad de usuarios que
se han preautorizado.
También puede optar por establecer uno o varios de los distintos criterios de búsqueda disponibles:
- NIF y Nombre y apellidos de la persona autorizada.
- Usuario, aquí se debe incluir el código de usuario. Por tanto este criterio de búsqueda sólo
podrá ser usado en el caso de que la persona preautorizada ya sea usuario y haya accedido,
al menos una vez, a la BDNS.
- Estado, en el desplegable se le presentarán dos posibilidades,
Bien
Para buscar las
autorizaciones a personas que todavía no son usuarios y por tanto no acceden a la BDNS.
O bien:
Para buscar las
autorizaciones a personas que ya son usuarios y por tanto ya acceden a la BDNS.
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- Fecha de preautorización, puede establecer mediante los calendarios un rango de fechas de
preautorizaciones realizadas.
-
En el presente ejemplo se ha optado por no especificar ningún criterio de búsqueda, por tanto se
mostraran todos. La parte de la pantalla de resultados se muestra a continuación:
Cuando las preautorizaciones están “cerradas” es decir, la persona ya es usuario, se muestran con la
columna “Usuario” completada con el código asignado, siempre y cuando haya accedido al menos
una vez, la columna “Estado” con un candado cerrado y la columna situada a la derecha de la de
“Estado” sin contenido. La preautorización de estas personas no puede ser modificada.
Cuando las preautorizaciones están “abiertas” es decir, la persona todavía no es usuario, se muestran
con la columna “Usuario” sin contenido, la columna “Estado” con un candado abierto y la columna
situada a la derecha de la de “Estado” con un lápiz. La preautorización de estas personas sí puede
ser modificada.
Una vez obtenido los resultados del primer/os criterio/os de búsqueda se puede volver a establecer
unos nuevos criterios, es decir, se puede aplicar filtros sobre resultados de filtros anteriores.
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Modificación y Baja de una preautorización
Para modificar y dar de baja una preautorización es necesario primero consultarla en la forma descrita
en el apartado anterior “Consulta de preautorizaciones realizadas”.
Como ya se ha comentado sólo es posible modificar y dar de baja las condiciones iniciales de la
preautorización en el caso de que las preautorizaciones esten “abiertas” es decir, la persona todavía
no es usuario.
Por tanto, es conveniente establecer cómo criterio de búsqueda:
- Bien, por nif y/o Nombre y Apellidos.
- O bien, por Estado “Abiertas”.
En el ejemplo, se ha usado el criterio de “Estado” “Abiertas”. En este caso se muestran con la columna
“Usuario” sin contenido, la columna “Estado” con un candado abierto y la columna situada a la
derecha de la de “Estado” con un lápiz, es decir, así:
Para realizar una modificación habrá que pulsar el lápiz y nos iremos a la siguiente pantalla:
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Desde la que podrá:
- Modificar el perfil de acceso, el grupo y el órgano de adscripción, es decir los datos de Dominio
de acceso , pulsando el icono
- Dar de baja la preautorización realizada, pulsando en el icono
En el caso de que el AI pertenezca a un órgano cesionario, dado que sólo dispone de la asignación
de un Perfil de usuario (consulta BDNS) y de un Grupo (Consulta), no existe la posibilidad de realizar
modificaciones aunque sí de dar de baja.
Consulta de usuarios
La consulta de usuarios con acceso a la BDNS se realiza mediante la función del menú “Usuarios”:
Conviene recordar que mediante ésta función se puede consultar, modificar los perfiles de acceso
o dar de baja a los usuarios que acceden a la BDNS.
Pulsando la función nos aparecerá la siguiente pantalla:
En la que se puede establecer o no criterios de búsqueda, de un solo usuario a través del nif, Nombre
y apellidos y código de usuario, o de todos los usuarios que tengan un mismo “Perfil de acceso”
incluido el perfil que el Administrador de la BDNS habrá asignado al AI que se denomina:
En el ámbito de CCAA y EELL
En el ámbito de órganos de la Administración General del Estado y de órganos cesionarios
Si se filtra por un perfil aparecerá inmediatamente el campo Grupo, que vendrá directamente
relacionado con el perfil de acceso elegido como ya se ha explicado en el apartado de éste manual
“Alta de una preautorización”- Grupo.
Si se selecciona el perfil de AI, los grupos que se le presentaran son dos:
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Bien:
El AI asignado a éste grupo sólo va a poder
preautorizar a usuarios con perfil consulta BDNS. Será el habitual cuando el AI pertenezca a un órgano
cesionario.
O bien:
El AI asignado a éste grupo va a poder
preautorizar a usuarios tanto con perfil Edición como de Consulta. Será el habitual cuando el AI
pertenezca a un órgano obligado o remitente.
Si no se establecen se ofrece como resultado la totalidad de las personas que ya son usuarios de la
BDNS (no de las preautorizaciones cerradas) incluido el AI.
Pulsando el icono “Buscar” se obtendrán los resultados.
Pulsando las flechas situadas a la derecha del nombre pasaremos a la pantalla de detalle del
usuario. Según el perfil usuario podemos encontrar dos situaciones:
Si el usuario consultado tiene asignado el perfil AI, nos encontraremos que en la pantalla aparece
un iconito de un ojo a la derecha de la Administración pública, así:
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Eso quiere decir que sólo se puede consultar, es lógico, la gestión de este usuario la ha realizado el
Administrador de la base de datos. Pasaremos a la última pantalla que informa en detalle de los
perfiles y grupos asignados al usuario pinchando en el icono ojo.
Si el usuario consultado tiene cualquier otro perfil, en lugar del icono ojo encontraremos el icono
lápiz, así:
Eso quiere decir que además de consultar se puede modificar los datos de dominio, es lógico, la
gestión de este usuario la ha realizado el AI.
Pasaremos a la última pantalla que informa en detalle de los perfiles y grupos asignados al usuario
pinchando en el icono ojo o lápiz, según sea el caso.
Modificación y Baja de usuarios
Para modificar y dar de baja a un usuario es necesario primero consultarlo en la forma descrita en el
apartado anterior “Consulta de usuarios”. Como allí se comenta una vez lleguen a la pantalla Detalle
del usuario, sólo podrá modificar y dar de baja los usuarios que ha gestionado el AI, en los que se
visualiza el lápiz:
Se le presentará la siguiente pantalla:
Desde la que podrá:
- Modificar el perfil de acceso, el grupo y el
datos de Dominio de acceso , pulsando el icono
órgano de adscripción, es decir los
- Dar de baja al usuario, pulsando en el icono
En el caso de que el AI pertenezca a un órgano cesionario, dado que sólo dispone de la asignación
de un Perfil de usuario (consulta BDNS) y de un Grupo (Consulta), no existe la posibilidad de
realizar modificaciones aunque sí de dar de baja.
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Asignación de más de un perfil
La BDNS permite la posibilidad de que el AI asigne a un mismo usuario más de un perfil en órganos
distintos. Es un caso distinto al de asignar a un mismo usuario el mismo perfil en distintos órganos.
Un ejemplo:
Supongamos interesa que un mismo usuario disponga en el órgano xxxx, el perfil:
Y en el órgano yyyy, el perfil
Se estima que esta posibilidad es de interés para los usuarios AI pertenecientes al ámbito de las CCAA
y EELL que tengan adscrito más de un órgano.
Para ello, es necesario que la persona ya sea usuario de la BDNS, por tanto hay que acceder a través
de la pantalla:
Después deberá consultar y acceder, en la forma descrita en los apartados anteriores, a la pantalla
Detalle de usuario:
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A la derecha de la columna Administración Pública verá el icono más, pulsar, y se presentará la
siguiente pantalla “Nuevo perfil”:
En el ejemplo, el usuario tiene perfil Consulta en el órgano xxxx y queremos asignar, además, el
perfil Edición en el órgano yyyy.
Elegiríamos el nuevo perfil, el grupo (en el ejemplo Edición de un órgano) correspondiente y
seleccionaríamos el órgano yyyy. Por último pulsar el botón Alta.
De esta forma veremos que en la pantalla de Detalle de usuario ahora ya se visualizan los dos perfiles:
Una vez asignado más de un perfil, cuando el usuario entre en la aplicación se le pedirá elegir con
qué perfil desea trabajar en esa sesión, se le presentará una pantalla así:
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