gestion de tiempos y costos. objetivos justificar la necesidad e importancia de la gestión de...

GESTION DE TIEMPOS Y

COSTOS

OBJETIVOS

• Justificar la necesidad e importancia de la Gestión de Tiempos en Proyectos•Estimar la duración de cada actividad•Elaborar Programaciones de Proyectos• Calcular la ruta crítica•Justificar la necesidad e importancia de la Gestión de Costos•Identificar las etapas en el proceso de gestión de costos

OBJETIVOS

• Controlar los desvíos presupuestarios• Asegurar que el proyecto concluya dentro del

presupuesto aprobado

METODOLOGIA

• Enfoque teórico – práctico

• Interactividad entre participantes y profesor

• Debates y resolución de casos prácticos en equipos de trabajo

C O N T E N ID O S – G estió n d e T iem p o s

Procesos de gestión de tiempos

Definir actividades

Secuenciar actividades

Estimar duración de actividades

Programación de redes

Ruta crítica

Restricción de recursos

Control de cambios

IN T E G R A C IO N D E L P R O Y E C T O OrganigramaQUE-CUANDO-PORQUE COMO

Criterios Técnicos PLAN DEL

PROYECTO

V

Objetivos Alcance Especificaciones

QUIEN

COMO

CUANTO

EDT

QUE

Asignar Responsabilidades

Subtareas

PRESUPUESTO Personal Materiales Equipamiento

Redes

CUANDO

7

G E S T IO N D E T IE M P O S

• PROPOSITO

– llevar a cabo los procesos necesarios para que el Proyecto sea completado en el tiempo requerido

• APLICACIÓN – estos procesos interactúan con el resto de los

procesos del desarrollo y monitoreo del Proyecto

• TECNICAS

– Diagramas de Hitos

– Redes

• PERT (Program Evaluation Review Technique)

• CPM (Critical Path Method)

– Diagramas de Barras o Gantt

8

M E T O D O S G R A F IC O S

• VENTAJAS

– Establecer la línea base para controlar el avance del Proyecto

– Guía para determinar los requerimientos de: Personal, Materiales, Equipos y Capital

– Facilitar la interdependencias entre actividades

– Permitir análisis “¿qué pasa si....?

– Visualizar la ruta crítica

9

E T A P A S D E L A G E S T IO N D E T IE M P O S

Definir Actividades

Gestión de

Tiempos

Controlar el cronograma

Secuenciar Actividades

Estimar la Duraciones

Desarrollar el cronograma

• Dependencias entre actividades

• Estimar el tiempo necesario para completar las actividades individuales

• Establecer principio y fin de cada actividad, analizando su secuencia duración y recursos necesarios

D E F IN IC IO N D E A C T IV ID A D E S

• I N PUTS

– Línea base del a lcance – Factores am bientales de la em presa – Activos de los procesos de la organ ización

Definir las

Actividades

• H ER R AM I EN TAS Y TECN I CAS

– D espliegue de Activ idades - Plan ificación gradual

– Plantillas - Juicios de expertos

• O UTPUT

– Lista de Activ idades

– Atributos de la activ idad

– Lista de hitos

1 1

D E F IN IC IO N D E A C T IV ID A D E S

Actividad : tienen un principio y fi n claram ente defi nido. U tilizan uno o m ás recursos, en form a exclusiva o com partida

ES: fecha más temprana para comenzar

LS: fecha mas tardía para comenzar

Actividad

EF: fecha más temprana de finalización LF: fecha mas tardía de finalización

1 2

S E C U E N C IA D E A C T IV ID A D E S

• I N PUTS

– Lista de Activ idades

– Atributos de la Actividad – Lista de hitos – Declaración del Alcance del Proyecto – Activos de los Procesos de la Organización

Secuencia Actividades


– M étodos de D iagram ación por Precedencia (PD M )

– D eterm inación de D ependencias

– Aplicación de Adelantos y R etrasos - Plantillas de R ed del Cronogram a

• O UTPUT

– D iagram a de R ed del Cronogram a del Proyecto

– Actualizaciones a los D ocum entos del Proyecto


• SECU EN CI AS O BLI G AD AS

• SECUEN CI AS ELEGI D AS

• DEPEN D EN CI AS EXTER N AS

1 4

CRONOGRAMA DE HITOS

• Hito

• Es un suceso o acontecimiento crítico para el proyecto

• No tiene duración

• Ejemplo: fecha para probar dispositivos


AON (Actividad en el Nodo): las actividades se representan con nodos y las flechas muestran las relaciones de precedencia

b e

d

f 1 6

E S T IM A C IO N D E L A D U R A C IO N

• I N PUTS

– Lista de activ idades

– R equerim iento de recursos

– Dispon ibilidad de recursos

– Lim itaciones y Supuestos

Estimación de

Duraciones


– J u icio de expertos

– Analogía con otros Proyectos

– Sim ulación

• O UTPUTS

– Estim ación duración de activ idades

– Supuestos aplicados a la estim ación

– Actualización de la ED T

E S T IM A C IO N D E L A D U R A C IÓ N

• CPM => utiliza una única duración en base a información histórica.

• PERT => el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribución de probabilidad Beta.

a m b Duración

El tiem po optim ista (a) El tiem po m ás probable (m ) E l tiem po pesim ista (b)

1 8

E S T IM A C IO N D E L A D U R A C IÓ N - P E R T

• M edia

et =

a + 4 m + b

6

• Varianza para cada activ idad

2

• Tiem po esperado de term inación de todo el proyecto

Te = Σ tiem pos en la ruta crítica

• Varianza en la ruta σ 2

=

• D esviación estándar

Σ (Varianzas en la ruta crítica)

D IS T R IB U C IO N D E F R E C U E N C IA S

te

68%

te = media desviación estándar

95%

99%

E S T IM A C IO N D E L A D U R A C IÓ N

• CALCULO SEGÚN PERT

2, 3,4 4, 7,10 3,5,7 1 2 3 4

Dur =3 Dur =7 Dur =5

= = =

Duración Total = 3 + 7 + 5 = 15

Total = = 1,25

Probabilidad Resultado Rango 68% 15+-1,25 13,75 ; 16,25 95% 15+-2,50 12,50 ; 17,50 99% 15+-3,75 11,25 ; 18,75

21

Ej. Estimación de la duración

P R O G R A M A C IO N

Programación

• I N PUTS

– D iagram a de Activ idades

– Estim ación duración activ idades

– R equerim ientos y descripc ión de recursos

– Calendarios

– Lim itaciones y supuestos

– Prioridades o dem oras


– CPM / PER T

– Crash ing: acortam iento vs costo

– Fast- traking: activ idades en form a paralela

– N ivelación de recursos

– Softw ares de Project M anagem ent

• O UTPUTS

– Program a del Proyecto

R E D E S - E jem p lo H o sp ita l

N o m b r e

1 – A

2 – B

3 – C

4 – D

5 – E

6 – F

7 – G

8 – H

9 – I

1 0 – J

1 1 - K

A ct iv id a d

S e le c c io n a r p e r s o n a l

S e le c c io n a r lu g a r

S e le c c io n a r e q u ip o s

R e a l iz a r p la n o s

In s ta la r s e rv ic io s

E n tr e v is ta r p e r so n a l

C o m p ra r e q u ip o s

C o n s tru ir h o s p i ta l

In s ta la r in fo rm á tic a

In s ta la r e q u ip o s

C a p a c i ta r p e r s o n a l

D u r a c ió n

1 2

9

1 0

1 0

2 4

1 0

3 5

4 0

1 5

4

6

P r e d e c e s o r a

-

-

1

2

2

1

3

4

1

5 , 7 , 8

6 , 9 , 1 0

2 3

N O D O S -F E C H A S T E M P R A N A S

Fecha temprana de comienzo ES D espués de finalizar actividad A (12d)

Actividad (seleccionar equipos)

Fecha temprana de finalización

12 C 22 EF

10

Duración de la actividad dE

2 4

Ej. Red AON - Hospital

N O D O

Fecha temprana de comienzo ES

Fecha Tardía

Actividad

12 C 22

14 10 24

Fecha temprana de finalización EF

Fecha Tardía de Finalización

de Comienzo LS

Duración de la actividad LF dE

2 5

R U T A C R IT IC A

Microsoft Project

Hospital

2 7

Ej. Nivelación de recursos

DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

DIA 1 2 3 4 5PROYECTOCOMPRAS MATERIALES 4 4REPARAR MUEBLES 4 4 4EQUIPAR LABORATORIO 4 4 4TOTAL 4 12 8 8 0DISPONIBILIDAD 8 8 8 8 8DIFERENCIA 4 -4 0 0 8

Ej. Disponibilidad de recursos

Las actividades del día 2 no son viables debido a la restriciónde recursos

C O N T R O L D E C A M B IO S

Control Cambios Programa

• I N PUTS

– Program a del Proyecto

– I nform es de R esu ltados

– R equerim ientos de Cam bios


– Sistem a de Contro l de cam bios

– M edición de R esu ltados

– Planeam iento Adicional

– Softw are para Pro ject M anagem ent

• O UTPUTS

– Actualizaciones del Progra m a

– Acciones Correctivas

– Lecciones Aprendidas

2 9

C O N C L U S IO N

ADMINISTRACION EFICINTE DEL

TIEMPO

CONTROL DE DESVIOS EN

TIEMPO Y FORMA

PROYECTOS

EXITOSOS

3 0

GESTION DE COSTOS

CONTENIDOS

• Técnicas para elaborar presupuestos de costos

• Estimación de costos

• Control de desvíos presupuestarios

• Aplicar mecanismos de corrección a los desvíos del proyecto

E T A P A S D E L A G E S T IO N D E C O S T O S

Planeamiento de

Recursos

Gestión de

Costos

Estimación de Costos

Presupuesto de

Costos

Control de

Costos

• Calcular costos de cada recurso

•Asignación / Distribución del costo total a cada tarea del Proyecto

•Control de cambios al Presupuesto del Proyecto

3 3

P L A N E A M IE N T O D E R E C U R S O S Planeamiento

de Recursos

• INSUMOS

– Definición del alcance

– EDT

– Descripción de recursos

– Información histórica

• HERRAMIENTAS

– Juicios de expertos

– Identificación de Alternativas

• RESULTADOS

– Necesidades de recursos

• Tipo y cantidades de cada recurso

– Personas = > gestión de R R H H

– M ateria les = > gestión de Abastecim iento

3 4

P L A N E A M IE N T O D E R E C U R S O S

TI PO S DE COSTO S

• PER SO N AL – ASESO R ES – ESPEC I ALI STAS

– Sueldos + Cargas Socia les

– H oras Consu ltoría

– H oras Especia listas

– Costo contrato

• EQ U I PO S – M AQ U I N AR I A

– Costo H ora Uso

– Costo alqu iler

– Am ortización (% según el uso)

• M ATER I ALES

– Cotizaciones

– Precios publicados en revistas especializadas

– Catálogos

– Costos de adqu isición

– Costos de m antenim iento en inventario 3 5

P L A N E A M IE N T O D E R E C U R S O S

TI PO S DE COSTO S

• ED I FI C I OS

– Alqu iler

– Proyecto y D irección

– Vigilancia

– Servicios

• M antenim iento

• Com edor

• EN ER G I A Y CO M BU STI BLES

• LEG AL

– Patentes

– M arcas

– R oyalties

• TASAS E I M PU ESTO S

• SEG UR O S

3 6

E S T IM A C IO N D E C O S T O S

Estimación de Costos

• INSUMOS

– Requerimiento de Recursos

– Información histórica

– Duración de actividades

– Plan de Cuentas

• HERRAMIENTAS

– Modelos Econométricos

– Estimación desde la base (bottom-up)

– Estimación Analógica

– Softwares

• RESULTADO

– Costo más probable de los recursos

– Plan de Gestión de Costos => variaciones

3 7


Para estim aciones en pre- factibilidad

Utiliza inform ación h istórica

a. T écnica de factores com binados

b. R egresión

3 8


FACTORES COMBINADOS

• Método simple para la estimación de costos

• Combina estándares con valores reales.

• Se aplica en situaciones donde existe un componente de costos muy pertinente y otros poco significativos.


REGRESION SIMPLE Costos futuros = fc (Costos históricos) Regresión lineal: y = a + b x M étodo de los M ín im os cuadrados ordinarios CT = CF + CV . q

R e g r e s i o n

CT ($)

q 4 0

Ej. Tortero SA

P R E S U P U E S T O D E C O S T O S

Presupuesto de

Costos

• INPUTS

– Estimación de Costos

– EDT

– Programación del Proyecto

• HERRAMIENTAS

– Estimación desde la base (bottom-up)

– Estimación Analógica

– Softwares

• OUTPUT

– Presupuesto de Costos

4 1


Planificación del Alcance Estrategia

Planeamiento del

Definición del Alcance

EDT

Definición de Actividades

Secuencia de Actividades

Desarrollo de Programación

Estimación de Duración

Planeamiento de Recursos

Estimación de Costos PRESUPUESTO

4 2


• Presupuesto por período para medir y monitorear los resultados de costos del Proyecto

Rubro

RRHH

Mater

Total

Mes 1

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Mes 6

• Se acumulan los costos estimados por períodos y se representan con

curvas “S”

Línea de Base de Control (Baseline)

Períodos [mes] 4 3

C O N T R O L D E C O S T O S

Control de

Costos

• PROPOSITO

– Determinar VARIACIONES

– Administrar CAMBIOS cuando ocurran

• LINEAMIENTOS DE ACCION

– Asegurarse que los cambios se registren con precisión

– Verificar que no se efectúen cambios inapropiados, incorrectos o no autorizados

– Comunicar apropiadamente los cambios

– Búsqueda de las razones de las variaciones

C O N T R O L D E C O S T O S

Control de

Costos

• INSUMOS

– Presupuesto de Costos

– Informes de resultados

– Requerimientos de Cambio

• HERRAMIENTAS

– Técnicas de Medición de Resultados

– Procedimientos de Control de Cambios

• RESULTADOS

– Revisión de Costos

– Actualización del Presupuesto

– Acciones correctivas

– Estimación de costos a terminación

– Lecciones Aprendidas 4 5

C O N T R O L P R E S U P U E S T A R IO

1) Definir Proyecto y Tareas (EDT)

2) Calcular costo de cada tarea

3) Definir momento en que egresan los fondos

4) Presupuesto acumulado = Línea base

Costo Presupuestado 1 2 3 4 5 6 TOTAL Diseño 1.500 1.500 3.000 Construcción 2.000 2.000 2.000 6.000 Pruebas 1.000 1.000

TOTAL 1.500 1.500 2.000 2.000 2.000 1.000 10.000 Cto. acumulado 1.500 3.000 5.000 7.000 9.000 10.000 % acumulado 15% 30% 50% 70% 90% 100%

4 6


5) Calcular Costo Real

6) Comparar Costo Real vs Presupuestado

Costo Real 1 2 3 4 5 6 TOTAL 1. Diseño 1.000 1.000 2.000 2. Construcción 2.000 4.000 6.000 3. Pruebas

TOTAL 1.000 1.000 2.000 4.000 8.000 Cto. acumulado 1.000 2.000 4.000 8.000

% acumulado 10% 20% 40% 80%

Cto. Acumulado presup 1.500 3.000 5.000 7.000 9.000 10.000

4 7


7) Calcular Valor Trabajado

¾ Que % del Proyecto se ha terminado en c/ etapa?

¾ Lo reporta el responsable de c/ área => Subjetivo!

¾ Problema: ser demasiado optimistas al inicio

% de Terminacion 1 2 3 4 5 6 Presup 1. Diseño 60% 100% 100% 100% 3.000 2. Construcción 20% 50% 6.000 3. Pruebas 1.000

Valor del T rabajo 1 2 3 4 5 6 TO T AL

1. D iseño 1 .800 3 .000 3 .000 3 .000 2 . C onstrucc ión 1 .200 3 .000 3 . P ruebas

Total acumulado 1.800 3.000 4.200 6.000

% acu m ulado 18% 30% 42% 60%

% acum. presupuestado 15% 30% 50% 70% 90% 100% 4 9

D E S E M P E Ñ O D E L C O S T O

Control de C ostos

80 %

60 %

40 %

20 %

0%

70%

80%

60%

Al finalizar el m es 4:

Presupuesto: $7.000

Costo real: $8 .000

Trabajado: $6 .000

Debería gastar Gastado Trabajado

I ndice de desem peño del costo = I DC

I DC = Valor Trabajado / Costo Real = 0 ,75

Si I DC> 1 = > Bueno ; Si I DC< 1 = > A larm a!

Por cada $ gastado se trabaja un 75% = > I neficiencia

Variación del Costo = Val Trabajo - Costo Real = - 2 .000

D E S E M P E Ñ O D E L A A G E N D A

Control de A genda

80 %

60 %

40 %

20 %

0%

70%

80%

60%

Al finalizar el m es 4:

Presupuesto: $7.000

Costo real: $8 .000

Trabajado: $6 .000

Debería gastar Gastado Trabajado

I ndice de desem peño de agenda = I DA

I DA = Valor Trabajado / Presupuesto = 0 ,86

Si I DA> 1 = > O K ; Si I DC< 1 = > Alarm a de atraso!

Var. de Agenda = Val Trabajado - Presupuesto = -1 .000

5 1

Ej. Análisis del valor ganado - Supermercado

CONCLUSION

CONTROL

PRESUPUESTARIO

CORREGIR DESVIOS A TIEMPO

PROYECTOS

EXITOSOS

Trabajo vs Realidad => Desvíos de $$

Trabajo vs Presupuesto => Desvíos de agenda

5 3

gestion de tiempos y costos. objetivos justificar la necesidad e importancia de la gestión de...

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