gestion de stakeholders
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01/03/2011
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GESTIN DE COMUNICACIONESNIVEL BASICO
AGENDA
Conceptos
Anlisis de Stakeholders
Identificacin de Stakeholders
Recoleccin y anlisis de informacin
Caracterizacin de Stakeholders
Definir la Participacin de los Stakeholders
Gestin de Stakeholders
Estrategias de manejo
Gestin de Comunicaciones
Gestin de Problemas
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QU SON LOS STAKEHOLDERS?
Personas u organizaciones cuyos intereses (actividades)pueden ser afectados o pueden afectar la ejecucin oculminacin del proyecto.
Desarrollan inters en el proyecto
Crean y mantienen expectativas del proyecto
Ejercen influencia sobre el proyecto.
Tambin se les conoce como:
Grupos de inters
Interesados
Involucrados
Participantes
Dolientes
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PERSPECTIVA DEL STAKEHOLDER
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Efectos Positivo
s
Stakeholder se ve beneficiado
Efectos Neutros
Stakeholder ni se ve perjudicado ni beneficiado
Efectos Negativ
os
Stakeholder se ve perjudicado
Stakeholder
Proyecto
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TIPOS DE STAKEHOLDERS
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Los que respaldanLos que respaldanLos que se Los que se oponenoponen
Los neutralesLos neutrales
En el caso de verse beneficiado, sus actividades ayudan al xito del proyecto
En el caso de verse perjudicado, sus actividades pueden impedir el xito del proyecto
En el caso de no verse beneficiado o perjudicado, el Stakeholder se mantiene indiferente
POR QU ES IMPORTANTE LA GESTIN DE LOS STAKEHOLDERS?
Contribuye a:
Minimizar el riesgo del proyectoproveniente de un posible impactonegativo.
Maximizar las contribuciones positivasu oportunidades.
Manejar la complejidad de lasrelaciones
Mejora la reputacin y transparenciaempresarial.
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UNA GESTIN INADECUADA DE LOS STAKEHOLDERS ES UNA DE LAS
PRINCIPALES CAUSAS DEL FRACASO DE LOS PROYECTOS!
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POR QU SON IMPORTANTES LOS STAKEHOLDERS?
Dependiendo de la capacidad de influencia delstakeholder sobre el proyecto, podra afectar elxito del mismo, impactando en:
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Objetivos
Entregables
Desempeo (alcance,
tiempo, costo)
Adopcin
FACTORES CLAVES A GESTIONAR
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Necesidades o Intereses
Surgen de la percepcin que el stakeholder tiene del proyecto.
Expectativas
Surgen de los beneficios o perjuicios derivados del proyecto.
Influencia
Se origina en la posicin que adopta el stakeholder sobre el proyecto.
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QU GESTIONAR EN CADA UNO DE ELLOS?
Intereses
Detectar necesidades
ocultas respecto al proyecto
Identificar conflictos potenciales
Expectativas
Asegurarse de que no se tengan o se hagan falsas expectativas
Asegurarse de poder responder a las expectativas
Influencia
Aprovecharla cuando facilite el xito del proyecto
Contenerla cuando
comprometa el xito del proyecto
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BENEFICIOS
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Ayuda a crear un mejor
entendimiento y soporte al proyecto
Construye las bases para
crear estrategias efectivas y
personalizadas de compromiso
hacia los Stakeholders.
Permite identificar fuentes
potenciales de cambios al proyecto
Facilita la identificacin de riesgos y su
planes de respuesta
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LIMITACIONES
Consume mucho tiempo y dinero, especialmente si se requiere un anlisis exhaustivo y riguroso
Depende de las habilidades y experiencia de los analistas. Puede ser muy subjetivo.
Puede existir dificultad para conseguir la informacin sobre los Stakeholders del proyecto
Debe ser realizado regularmente debido a que el poder, las relaciones y la importancia de los Stakeholders puede
cambiar rpidamente
Debe buscar un balance entre los intereses de los diferentes Stakeholders
AGENDA
Conceptos
Anlisis de Stakeholders
Identificacin de Stakeholders
Recoleccin y anlisis de informacin
Caracterizacin de Stakeholders
Definir la Participacin de los Stakeholders
Gestin de Stakeholders
Estrategias de manejo
Gestin de Comunicaciones
Gestin de Problemas
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ANLISIS DE STAKEHOLDERS
4. Definir participacin de los Stakeholders
3. Caracterizacin de los stakeholders
2. Recoleccin y anlisis de informacin
1. Identificacin de los Stakeholders
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CMO RECONOCERLOS?
Personas y organizaciones relacionadas directa o indirectamentecon el proyecto.
Interesados en el "producto" del proyecto.
Constructores del "producto" del proyecto.
Aportantes de recursos.
Afectados en el corto o largo plazo por el proyecto y susactividades.
Interesados en el desempeo del proyecto.
Pueden ser internos o externos al proyecto.
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4. Definir participacin
3. Caracterizacin
2. Recoleccin y anlisis de informacin
1. Identificacin
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CMO IDENTIFICAR LA INFORMACIN?
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Inters
Provee recursospara el proyecto?
Tiene algn conflicto de intereses con respecto al proyecto?
Tiene conocimiento y experiencia en el tema objeto del proyecto?
Expectativas
Cul es elbeneficio directoque elStakeholderesperara recibirdel proyecto?
Cules son loscambiosesperados queafectaran a losStakeholderscomoconsecuencia delproyecto?
Influencia
Participa en posiciones decisorias o de autoridad?
De donde obtiene su liderazgo u autoridad? (e.g.es formal o informal?)
Controla los recursos estratgicos ($$$)?
4. Definir participacin
3. Caracterizacin
2. Recoleccin y anlisis de informacin
1. Identificacin
FUENTES
Informacin Histrica
Otros gerentes de proyecto
Investigaciones
Otros Stakeholders
Fuentes internas de la Organizacin
Fuentes que provienen de otros proyectos
Peridicos y Revistas
Material impreso sobre los Stakeholders
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4. Definir participacin
3. Caracterizacin
2. Recoleccin y anlisis de informacin
1. Identificacin
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CONFIDENCIALIDAD
La informacin sobre los Stakeholders esconfidencial, por lo tanto, el acceso a lainformacin de los Stakeholders debe serRESTRINGIDA
El lder del proyecto debe determinar losniveles de autorizacin dentro delproyecto para acceder a dichainformacin
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4. Definir participacin
3. Caracterizacin
2. Recoleccin y anlisis de informacin
1. Identificacin
JUGADORES CLAVES
Jugadores Claves
Nivel de
Influencia
sobre el
proyecto
Nivel de
Impacto por el
Proyecto
Reaccin actual
Frente al
Proyecto
Nivel de
cooperacin
requerida
Nivel de Poder
e Influencia en
la Oganizacin
Diagnstico actual Plan de Accin
Alto (A)
Medio (M)
Bajo (B)
Alto (A)
Medio (M)
Bajo (B)
Entusiasta (E)
Oponente (O)
Neutro (N)
Indispensable (I)
Necesarios (N)
No Necesario
(NN)
Alto (A)
Medio (M)
Bajo (B)
A A E N A
Apstol clave
cooperante con
poder
M M N NN B Terrorista
A A E NN A Apstol
A A N I A Terrorista Crtico
B B O I B Vulnerable
Busca establecer cul es la importancia de los Stakeholders y cules son los Stakeholders claves para desarrollar una estrategia de acercamiento y planear cmo influenciarlos
4. Definir participacin
3. Caracterizacin
2. Recoleccin y anlisis de informacin
1. Identificacin
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Establecer para cada stakeholder el papel que jugardentro del proyecto y en que fases ser involucrado.
Brindar claridad sobre las responsabilidades dentro delproyecto
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4. Definir participacin
3. Caracterizacin
2. Recoleccin y anlisis de informacin
1. Identificacin
MATRIZ RACI
El que toma la decisin final; debe asegurarse de que sea lo correcto y que se haga - El que deber rendir cuentas.
Accountable
La persona que tiene que realizarlo
Responsible
Debe ser consultado antes de tomarse una decisin o de actuar. Es un proceso bidireccional.
Consulted Informed
Debe ser informado despus de una decisin o accin. Es un proceso unidireccional.
AGENDA
Conceptos
Anlisis de Stakeholders
Identificacin de Stakeholders
Recoleccin y anlisis de informacin
Caracterizacin de Stakeholders
Definir la Participacin de los Stakeholders
Gestin de Stakeholders
Estrategias de manejo
Gestin de Comunicaciones
Gestin de Problemas
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GESTIONAR A LOS STAKEHOLDERS
Consiste en comunicarse y trabajar conjuntamentecon los interesados para satisfacer sus necesidadesy abordar los problemas a medida que se presentan
Involucra tres aspectos principales:
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ESTRATEGIAS DEMANEJO
De acuerdo con la informacin recopilada en los pasos anteriores,definir cmo se trabajar con los Stakeholders para facilitar larelacin e incrementar la probabilidad de aceptacin del proyecto.
GESTIN DECOMUNICACIONES
Disear y aplicar una estrategia de comunicaciones especfica parael proyecto, efectiva y eficiente, que se ajuste a las diversas ycambiantes necesidades de informacin de todos los Stakeholdersa lo largo del ciclo de vida del proyecto.
GESTIN DE PROBLEMAS
Incluye abordar elementos que usualmente anticipan futurosproblemas y la aclaracin y solucin de problemas que han sidoidentificados
ESTRATEGIAS DE MANEJO COMPROMETIENDO LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO
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Stakeholders Stakeholders que respaldanque respaldan
Involcrelos desde las etapas tempranas del proyecto
Construya relaciones fuertes con ellos. Sea proactivo
Utilicelos para que influyan sobre los adversarios o neutrales a favor del proyecto
Convierta a los stakeholders pasivos en activos
Hgalos participes activos en la construccin de los entregables del proyecto
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ESTRATEGIAS DE MANEJO COMPROMETIENDO LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO
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Stakeholders Stakeholders NeutralesNeutrales
Monitoree su comportamiento constantemente para detectar cambios
Mantngalos informados, asegrese que todos los Stakeholders reciben la misma informacin del proyecto
Este atento a los issues y problemas y busque resolverlos a la mayor brevedad
ESTRATEGIAS DE MANEJO COMPROMETIENDO LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO
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Los Los StakeholdersStakeholdersAdversariosAdversarios
Involcrelos desde las etapas tempranas del proyecto
Busque oportunidades para comunicar el estado del proyecto y las directivas tomadas para satisfacer las necesidades de los stkh
Mantenga una actitud positiva y flexible frente a los cambios propuestos
Aplique habilidades de negociacin, de influencia y de facilitador
Aplique la Escucha activa
Mantenga siempre abierta la comunicacin formal e informal
Asegurar la calidad de la informacin
Identificar los mtodos de comunicacin preferidos por ellos y selos para distribuir la informacin
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GESTIN DE COMUNICACIONES
Es un medio para garantizar que los Stakeholders delproyecto se mantienen satisfechos.
Busca garantizar la apropiada y oportuna generacin,recoleccin, distribucin, almacenamiento, recuperacin ydisposicin final de la informacin del proyecto.
Trata la interaccin que ocurre entre todos los Stakeholders(para el intercambio de informacin) en el transcurso delciclo de vida del proyecto.
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GESTIN DE COMUNICACIONESPLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
Comprende identificar las necesidades de informacin de losStakeholders y determinar una forma adecuada para satisfacer esasnecesidades con un enfoque de comunicaciones:
Quin necesita qu informacin Cundo ser requerida Cmo ser entregada Por Quin
Es un proceso que se inicia en la planeacin pero debe ser revisadoregularmente en las distintas fases del proyecto.
Permite al director de proyecto documentar el enfoque ms eficientey efectivo para comunicarse con los interesados:
Efectivo: Formato correcto, momento oportuno, impacto correcto
Eficiente: informar slo lo necesario
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Plan de ComunicacionesStakeholder Informacion Requerida Enviada por Objetivo del envio Frecuencia Medios de Entrega
Persona o Grupo Tipo de informacin o mensaje
De esta persona o Grupo o a travs de
Informativo, aprobacin, seguimiento Cuando o cada cuanto Entregada por
SponsorInforme de estado del
proyectoGerencia de proyectos del
MacroProceso de produccin
Seguimiento Quincenal Reunin
Plan de proyecto, Cambios Aprobacin A necesidad Reunin
Gerencia de Produccin
Informe de estado del proyecto Gerentes de proyectos de
Produccin
Seguimiento Semanal Reunin
Plan de proyecto, Cambios Aprobacin A necesidad Reunin
Gerente Programa
Informe de estado del proyecto Gerentes de
proyectos de Produccin
Seguimiento Semanal en el comit operativoPWA
Plan de proyecto, cambios Informativo A necesidad
Gerencia de proyectos del
MacroProceso de produccin
Decisiones de la organizacin sobre el
proyectoSponsor Informativo Cuando sea necesario reunin
Solicitudes de cambioGerentes de proyectos de Produccin
Gestin Cuando sea necesarioDocumentos
formales enviados por
E-mailControles de cambio
aprobadosComit de Control de
Cambios Gestin Cuando sea necesario PWA
Riesgos/issues identificados
Gerentes de proyectos de Produccin
Gestin Cuando sea necesario PWA
Plan de proyecto, cambios
Gerentes de proyectos de Produccin
Seguimiento A necesidad Reunin
Matriz de Comunicaciones -Gestin
Gerente de
Proyecto
Sponsor
Comit Operativo
Proveedores
Equipo de proyecto
Decisiones de la organizacin
sobre el proyecto
Plan de proyecto Informe de estado
Informe de estado del Programa y dems
proyectos
Informe de estado
Plan de proyecto Solicitudes de cambioCambios aprobados
IssuesRiesgos
Informe de estado
Planeacin Valoraciones de impacto
de cambiosIssues
RiesgosInforme de estado
Solicitudes de cambioIssues
RiesgosAvance de las tareas a
cargo
Plan de proyecto Solicitudes de cambioCambios aprobados
IssuesRiesgos
Informe de estado
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Gestin de problemas
Identificacin de un issue o problema
Revisar y articular los planes de accin para las situaciones
problemticas identificadas
Monitorear la efectividad de las
acciones de resolucin
Comunicar oportunamente los
issues y sus acciones de resolucin de
acuerdo con el plan de comunicaciones
En caso de que las acciones no den
resultado escalar el problema al gerente
de programa o al sponsor
Gestionar o garantizar el proceso
de control de cambios, producto
de los issues que as lo requieran.