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PLAN DE EMERGENCIA INSTITUCIONALGESTIÓN DE RIESGOS

Rafael Correa DelgadoPresidente ConstituCional del eCuador

Miguel CarvajalMinistro Coordinador de seguridad interna y externa

M. Pilar Cornejo de GrunauerseCretaria naCional de gestión de riesgos

iMPreso

Publiasesores Cia. Ltda.

Se autoriza la reproducción total o parcial de este documento,Secretaria Nacional de Gestión de Riesgos:

Guía Institucional de Gestión de Riesgos 2010.

Dirección:De los Naranjos y De las Azucenas Edif. COEN, Monteserrín

Telf.: 02 - 3343 507 / 02 - 3343 506

e-mail: [email protected]

Plan de Emergencia Institucional

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Introducción

La Gestión de Riesgos es un proceso complejo dirigido a la reducción de

los riesgos, al manejo de las emergencias y desastres, y a la recuperación

ante eventos adversos que afectan nuestras vidas y recursos.

La Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos presenta esta Guía como

una contribución para elevar los niveles de previsión y respuesta en

las instituciones y empresas públicas y privadas, frente a eventuales

riesgos, enfatizando en la importancia del conocimiento, de la

organización y de la acción interna cuidadosamente preparada.

Contar con un Plan de Emergencia Institucional es una responsabilidad

de todas nuestras instituciones públicas y privadas. De poco o nada

sirve un plan de emergencia técnicamente bueno, si reposa en un

cajón. Tanto su elaboración como la puesta en práctica requieren de la

cooperación de los integrantes de las instituciones. Esta Guía sugiere

un proceso para ello.

La participación del personal de la institución es clave para la protección

propia y de los bienes y servicios institucionales. Las personas no solo

son las primeras en ser afectadas, son también las que primero deben

actuar en una emergencia, antes de la llegada de los organismos

especializados de respuesta.


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Los ejercicios regulares de simulación y simulacro permiten validar y

mejorar el Plan, probar su efectividad, reforzar las conductas deseadas

en el personal, mejorar las acciones y tiempos previstos ante una

emergencia.

Finalmente, como complemento del Plan de Emergencias Institucional

se recomienda implementar acciones para la reducción de riesgos.

Estas estrategias de preparación contribuirán a la reducción de

impactos en el desarrollo, en términos de vidas humanas y pérdidas

económicas por interrupción de las actividades productivas o de los

servicios.


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Contenido

1. MARCO CONCEPTUAL .................................................................. 61.1. Datos Generales ............................................................................. 61.2. Construcción del Escenario de Riesgos .......................................... 61.3. Plan de Acción para la Construcción de Riesgos Institucionales ..111.4. Organización de la respuesta institucional .................................. 121.5. Brigadas de trabajo ...................................................................... 171.6. Mecanismos de alertas institucionales ........................................ 271.7. Cadena de llamadas ..................................................................... 281.8. Simulaciones y simulacros institucionales .................................. 281.9. Plan de continuidad ..................................................................... 321.10. Soporte informático .................................................................... 33

2. EJEMPLOS ...................................................................................362.1. Datos generales: .......................................................................... 362.2. Construcción del Escenario de Riesgos ........................................ 372.3. Plan de Acción para la Construcción de Riesgos Institucionales ..382.4. Organización de la respuesta institucional .................................. 452.5. Brigadas de trabajo ..................................................................... 452.6. Mecanismos de alerta institucionales ......................................... 492.7. Cadena de llamadas ..................................................................... 512.8. Simulaciones y Simulacros institucionales ................................... 522.9. Plan de continuidad ..................................................................... 642.10. Soporte informático ..................................................................... 682.11. Glosario de Términos ................................................................... 69


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1. MARCO CONCEPTUAL OBJETIVO

• Salvar vidas, proteger bienes materiales y restablecer la normalidad.• Alcanzar una eficiente organización, preparación, equipamiento y

práctica personal, para enfrentar eventos adversos. • Institucionalizar la Gestión del Riesgo, como una actividad inherente

a la labor permanente.

1.1. Datos GeneralesInstitución:

Razón Social:

Dirección:

Representante:

1.2. Construcción del Escenario de RiesgosEl escenario de riesgos se compone fundamentalmente de la matriz de Evaluación de Riesgos y del mapa de riesgos.

1.2.1. La matriz de evaluación de riesgosPermite reconocer eficazmente los riesgos a los que está expuesta la institución o empresa y según esta información, poder planificar las acciones que se implementará para reducir los niveles de riesgo existentes y estar mejor preparados para manejar una emergencia o desastre.

Para la construcción de una matriz de evaluación de riesgos, se sigue 4 pasos: descripción del área interna y externa de la institución o empresa, dos evaluaciones, una de amenaza y la otra de vulnerabilidad. El resultado de estos tres pasos se conjuga en una sola matriz para construir el primer producto del escenario de riesgos: el Cuadro de Evaluación de Riesgos, que es el cuarto paso.


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Es necesario empezar a evaluar la amenaza; es decir responder a las siguientes preguntas y hacer la ponderación de la frecuencia, la intensidad y la cobertura, como se explica a continuación.

1.2.2. Elementos para la evaluación de la amenaza: La evaluación de la amenaza puede realizarse a partir de responder algunas preguntas básicas y consultar algunas fuentes de información importantes.

Preguntas básicas:

1. ¿Qué tipo de eventos pueden afectarnos o ponernos en riesgo?2. ¿Cuál es el origen de dichos eventos? 3. Anteriormente, ¿qué eventos han ocurrido en este sector?, ¿en

esta institución o empresa?, reseña histórica sobre eventos pasados4. Cómo están relacionados con otras amenazas? 5. ¿Cuál es la frecuencia o recurrencia con que se han presentado en

el pasado?6. ¿Cuál ha sido su intensidad? 7. ¿Cuáles son los lugares o zonas más expuestos al evento?

Una vez que respondemos las preguntas anteriores, con la ayuda de las fuentes de información y acudiendo, en caso de ser necesario, a actores sociales, tales como vecinos dueños de locales alrededor de la institución o empresa, los funcionarios o empleados más antiguos, etc., la evaluación de la amenaza sólo queda completa al tomar en cuenta tres características principales: la frecuencia de la amenaza, la intensidad de la amenaza y la cobertura de la misma, características que presentan un nivel de ponderación que determina el grado de amenaza.

La ponderación se puede efectuar siguiendo estas indicaciones:

Características de la amenaza.

Frecuencia: representa el número de veces en el año que ocurre determinada amenaza.


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Magnitud: se refiere a la afectación/suspensión de actividades o funciones de la institución en relación con la amenaza analizada pudiendo ser considerada como: baja, media, alta y muy alta.

Intensidad: nos permite estimar la fuerza con la que se manifiesta la amenaza, además determinar un porcentaje de área física que se vería afectada por la amenaza analizada.

La identificación de la amenaza se alcanza al analizar la intensidad, cobertura y frecuencia, de la amenaza y se constituye en la primera parte para la construcción del escenario de riesgo.

Identificación de la amenaza

Frecuencia Magnitud Intensidad

1.2.3. Evaluación de la vulnerabilidadOtro insumo para la construcción del escenario de riesgos, consiste en evaluar la vulnerabilidad. Es importante tener siempre en cuenta que ésta depende de la amenaza, es decir, se dimensiona en función de la amenaza.

Para determinar los factores se debe responder a las siguientes preguntas:

• Frente a una determinada amenaza, ¿qué elementos (físicos, económicos, ambientales, sociales) representan fortalezas o debilidades?

• ¿Cuál es la causa (o causas) de que esto sea así?• ¿De estos factores, cuáles son más importantes?

La evaluación de la vulnerabilidad global puede realizarse a partir de identificar los principales factores de vulnerabilidad que la componen y hacer una descripción de la importancia de cada una en las posibles pérdidas que generaría una amenaza determinada.


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El Análisis de Vulnerabilidad corresponde a la descripción de cada una de las condiciones relacionadas con los factores de vulnerabilidad según el tipo de amenaza.

FACTORES DE VULNERABILIDAD

Factor Condición Si No Observación

FÍSICO

Conoce cuál es el material de construcción utilizado en la institución empresaEl lugar donde se encuentra su institución ha sido afectado anteriormente por eventos adversosConoce cuáles son las características geológicas, calidad y tipo de suelo donde está su institución o empresaLa construcción cumplió con el código de construcción vigente en el paísEn su institución o empresa están definidas las rutas y salidas de emergenciaEn la institución o empresa cuentan con un área segura en caso de emergencias o desastresLas vías principales de acceso a la institución son seguras

AMBIENTAL

En su institución o empresa realizan actividades relacionadas con el manejo de sustancias peligrosasEn los alrededores de la institución o empresa existen industriasLa institución realiza un manejo adecuado de los desechos sólidos

ECONÓMICO

La institución cuenta con asignación de recursos para preparación ante desastresDisponen de un fondo económico para responder ante situaciones de emergenciaLa institución implementaría medidas tendientes a la reducción de riesgos internos.


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SOCIAL

La institución dispone de una plan de emergenciasHan desarrollado ejercicios de simulación y simulacros durante el último añoCuentan con una organización interna en caso de emergencias y desastres Existe disposición de los trabajadores para participar en procesos de capacitación Realizan coordinación con instituciones vinculadas con la atención de emergenciasDisponen de espacios para el desarrollo de programas educativos.Han desarrollado campañas de sensibilización ante emergencias y desastresLos funcionarios conocen sobre desastres y medidas de autoprotecciónCuentan con brigadas de primera respuesta

Tipo de recurso Detalle Cantidad Observación

Humano

Logístico

1.2.4. Análisis de Riesgos.Finalmente cuando hemos concluido con el análisis de amenazas, vulnerabilidad y capacidad podemos analizar cuál es el potencial riesgo al que se encuentra expuesta la institución o empresa.


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Factores devulnerabilidad

Riesgos

1.2.5. Mapa de riesgos El mapa de riesgos y recursos es una herramienta útil para la elaboración del plan de emergencia. No es una obra cartográfica especializada, sino más bien un dibujo o croquis sencillo que identifica y localiza los principales riesgos y recursos existentes en una institución.

Para qué sirve

• Parar conocer los riesgos a los que está expuesta la institución • Como herramienta para la toma de decisiones frente a los riesgos• Permite la elaboración de los planes y la organización para enfrentar

las amenazas y los riesgos, de esta manera mejorar sus mecanismos de prevención y mitigación.

Pasos previos para la elaboración de mapas de riesgos y recursos

• Análisis de experiencias pasadas • Trabajo de campo • Discusión de riesgos y recursos encontrados • Elaboración del mapa de riesgos y recursos • Plenaria de validación de los mapas de riesgos y recursos • Socialización de los mapas de riesgo

1.3. Plan de Acción para la Construcción de Riesgos Institucionales

Una vez identificados en la institución sus principales riesgos y recursos, es planificar la intervención sobre los factores que generan riesgos para prevenirlos, mitigarlos o, en caso de presentarse un evento, saber responder a éste.


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El escenario de riesgo, con sus instrumentos, permite identificar y relacionar entre sí aquellos factores que condicionan el riesgo y que, al ser reconocidos y modificados, permiten evitar, reducir, mitigar o eliminar el riesgo.

Esto debe llevar a priorizar las acciones de intervención, tanto desde el punto de vista de la urgencia de modificarlos, como de los mejores resultados en el proceso de prevención y mitigación. Por consiguiente, a establecer una estrategia de acción basada en la modificación de estos factores más significativos. Dichas acciones pueden organizarse en una lista según el orden de prioridad establecido.

Riesgo Medida a implementarse Tiempo Responsable

1.4. Organización de la respuesta institucional

1.4.1. El Comité Institucional de Emergencia (CIE) es quien coordina las acciones de respuesta interna y externa.

Está dirigido por la máxima autoridad del establecimiento o su representante y un responsable por cada una las áreas de que dispone la institución. El CIE dependerá de la naturaleza y capacidad humana y logística disponible. La presente es una sugerencia de organización mínima, pero cada institución o empresa puede adecuarla según su realidad y capacidades.

ComitéInstitucional de

Emergencia

Primerosauxilios

Contra incendios Evacuación Seguridad


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1.4.2. Instrucciones de coordinación • El Plan entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobación. • Se mantendrá el enlace y coordinación entre las Unidades

Operativas en forma permanente.• Las Unidades Operativas pedirán asesoramiento y capacitación

a los Organismos Básicos e Instituciones afines.• Si alguna Unidad no es utilizada en la atención de la emergencia,

apoyará con su personal y recursos a la Unidad que más lo necesita.

• Toda la información a los medios de comunicación será proporcionada únicamente por el Comité de Emergencias.

• Toda asignación de recursos para la organización y actividad de las Unidades, será canalizado a través del Coordinador de Gestión de Riesgos

• Las acciones contempladas en el presente Plan serán ampliamente difundidas por el Coordinador de Gestión de Riesgos, para conocimiento y práctica de todo el personal de la Institución.

• El Coordinador receptará los informes de cada Unidad Operativa, para ser evaluados por el Comité Institucional de Emergencias.

1.4.3. Actividades para el Comité Institucional de Emergencias

Comité para Emergencias

Funciones de la brigada

Responsables Líder:

ANTES DEL EVENTO

a) Definir y señalar lugares que necesitan señaléctica

b) Identificar y definir lugares zonas de seguridad

c) Identificar la naturaleza, extensión, intensidad y magnitud de la amenaza:

d) Determinar la existencia y grado de vulnerabilidad:


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e) Establecer las medidas y recursos disponibles

f) Lugar y fecha de la elaboración del Mapa de Riesgos y Recursos comunitario de la institución, nombres de quienes participaron en su elaboración.

g) Elaborar el Plan de Emergencias de la institución, y no olvidar detallar el lugar, fecha, y nombres de los participantes.

h) Equipar a las unidades operativas, con lo mínimo indispensable para el cumplimiento de sus tareas.

i) Capacitar las unidades operativas de la institución

j) Establecer los responsables de dirigir y supervisar el cumplimiento de las actividades de las Unidades Operativas

k) Aprobar el calendario de simulaciones y simulacros de evacuación y coordinar con (Secretaría Técnica de Gestión del riesgo, Cruz Roja Ecuatoriana, Policía Nacional, Cuerpo de Bomberos).

l) Otras: DURANTE EL EVENTO

a) Activar el Centro Institucional de Emergencias (CIE), para la toma de decisiones.

b) Poner en ejecución el Plan de Emergencia institucional ante emergencias y/o desastres.

c) Activar las Unidades Operativas

d) Solicitar y coordinar el apoyo necesario a los Organismos Básicos y otras instituciones a fin de reducir al máximo la pérdida de vidas.


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e) Otras: DESPUES DEL EVENTO

a) Receptar los informes parciales de cada Unidad Operativa

1.4.4. Actividades para el Coordinador General de Emergencias: (anexo nómina)




ANTES DEL EVENTO

a) Definir y señalar lugres que necesitan señaléctica

b) Seleccionar los integrantes que conformarán las Unidades Operativas de acuerdo a sus destrezas y habilidades.

c) Participar activamente en la elaboración del Mapa de Riesgos y Recursos y del Plan de Emergencia y/o desastre.

d) Revisar y actualizar con los miembros del Comité Institucional el Plan de Emergencia y/o desastre de la institución.

e) Organizar y capacitar a los integrantes de las Unidades Operativas

f) Disponer en forma permanente de materiales de difusión para su distribución.

g) Tramitar las necesidades de las Unidades Operativas al Comité de Emergencias.


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h) En coordinación con los Organismos Básicos y otras instituciones capacitar a las unidades en tareas de:

- Orden y Seguridad.- Contra Incendios- Primeros auxilios - Evacuación, Búsqueda y rescate - Comunicaciones - Campamentación.

i) Supervisar las actividades a cumplirse por las Unidades Operativas.

j) Determinar los recursos locales existentes.

k) Determinar las señales de alarma en coordinación con el Comité de Emergencias, de acuerdo con los medios disponibles.

l) De acuerdo al calendario establecido realizar y dirigir las simulaciones y simulacros.

m) Controlar que se realice el mantenimiento de los servicios básicos e instalaciones.

n) Supervisar la ubicación y localización de los extintores, depósitos de agua, botiquines de primeros auxilios, arena, etc.

o) Establecer las amenazas que afecten a la zona donde está ubicada la Institución.

p) Participar, dirigir y supervisar los ejercicios de simulación y simulacros.

DURANTE EL EVENTO


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a) Poner en ejecución el Plan de Emergencia y/o Desastre.

b) Activar en la zona de Seguridad el Centro Institucional de Emergencia (CIE).

c) Asesorar y coordinar con el Comité de Emergencia sobre la toma de decisiones.

d) Disponer que las Unidades Operativas, cumplan las disposiciones dadas por el Centro Institucional de Emergencia (CIE).

DESPUES DEL EVENTO

a) Verificar las condiciones en las que se encuentran las instalaciones antes de ser ocupadas nuevamente.

b) Verificar novedades de personal y material de la Unidad Operativa.

c) Actualizar el Plan de Emergencia y/o desastre. Elaborar el Informe de las actividades cumplidas

por las Unidades Operativas y otras novedades.

1.5. Brigadas de trabajoEl personal integrante de cada Unidad, utilizará para su identificación brazaletes de diferentes colores de 10 cm. de ancho en el brazo derecho.

UNIDAD OPERATIVA BRAZALETE COLOR

Unidad de Orden y Seguridad Plomo

Unidad Contra Incendios Rojo

Unidad de Primeros Auxilios Blanco con Cruz Roja

Unidad de Evacuación, Búsqueda y Rescate Naranja

Unidad de Comunicaciones Lila

Unidad de Campamentación Verde


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• El Coordinador General usará brazalete amarillo.• El Jefe de la Unidad Operativa, establecerá la cadena de mando por

ausencia del titular.• Todos los miembros de la Institución, tienen la obligación de

colaborar y participar con las actividades de las Unidades Operativas.

1.5.1. Unidad de orden y seguridad Anexo (Nómina de los integrantes)

Orden y Seguridad



ANTES DEL EVENTO

• Definir y señalar lugares que necesitan señaléctica

• Solicitar la capacitación al personal de la Unidad en temas de Orden y Seguridad.

• Facilitar los medios para el cumplimiento de sus tareas.

• Instruir a los miembros de la Institución sobre normas de Orden y Seguridad. Realizar inspecciones periódicas en el interior y exterior de las instalaciones, detectando riesgos o amenazas.

• Participar en ejercicios de simulación y simulacros.

DURANTE EL EVENTO

• Guiar al personal de la Institución por las vías de evacuación, hasta la zona de seguridad.

• Mantener el orden en los puntos críticos del edificio y no permitir el acceso a ellos especialmente durante la evacuación.


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Orden y Seguridad



• Vigilar que no ingresen personas ajenas a la Institución.

• Realizar el control del tráfico vehicular interno y externo.

• Notificar a la Policía las novedades ocurridas durante el evento.

• Mantener el orden en la zona de seguridad.

• Dar seguridad a las instalaciones, documentos, equipos, etc., hasta donde sea posible.

• Coordinar las actividades con el resto de Unidades Operativas.

DESPUES DEL EVENTO

• Dirigir en forma ordenada el retorno del personal de la Institución a las instalaciones.

• Verificar novedades de personal y material de la Unidad Operativa

• Elaborar el informe parcial de las tareas cumplidas por la Unidad Operativa

1.5.2. Contra incendios

Contra Incendios



ANTES DEL EVENTO

• Solicitar la capacitación en el combate contra incendios, para el personal integrante de la Unidad.


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Contra Incendios



• Revisar constantemente las instalaciones eléctricas así como los electrodomésticos existentes en la Institución.

• Disponer el equipo mínimo indispensable para combatir incendios, ubicarlos adecuadamente, revisarlos periódicamente, así como vigilar la fecha de su caducidad.

• Mantener depósitos de agua, arena y otros elementos en lugares estratégicos.

• Instruir al personal de la Institución en el combate de incendios.

• Realizar inspecciones periódicas en el interior y exterior del edificio para detectar riesgos y amenazas.

• Participar en los ejercicios de simulación y simulacros.

DURANTE EL EVENTO

• Combatir el incendio en su inicio hasta donde sea posible, utilizando los medios disponibles.

• Apoyar indirectamente las acciones que realice el Cuerpo de Bomberos.

• Coordinar las actividades con las otras Unidades.

• OtrasDESPUES DEL EVENTO

• Verificar novedades de personal y material de la Unidad

• Agrupar al personal de la Institución y revisar novedades.

• Realizar la evaluación de daños y análisis de necesidades de la Institución.


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Contra Incendios



• Elaborar el informe parcial de las novedades y tareas cumplidas por la Unidad.

• Otras

1.5.3. Primeros auxilios

Primeros auxilios



ANTES DEL EVENTO

• Solicitar la capacitación para el personal de la Unidad de Primeros Auxilios.

• Disponer del equipo mínimo indispensable de Primeros Auxilios, botiquín y otros recursos para cumplir su tarea.

• Conocer debidamente la zona de seguridad y establecer el sitio a donde llegarán los heridos, enfermos o extraviados, el mismo que será de fácil acceso.

• Seleccionar el sitio donde ubicar las camillas, botiquines y otros implementos para ocupar durante la emergencia.

• Instruir al personal de la Institución en normas de Primeros Auxilios.

• Coordinar estrechamente con las otras Unidades.

• Mantener un listado de hospitales, clínicas y centro de salud más cercanos a la institución.

• Participar en ejercicios de simulación y simulacros.

• Otras:


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Primeros auxilios



DURANTE EL EVENTO

• Proporcionar Primeros Auxilios al personal que lo necesite, hasta que llegue la ayuda de especialistas.

• Priorizar la atención de personas afectadas, dependiendo de su gravedad.


• Elaborar la lista de afectados con sus respectivos signos y síntomas y entregar en forma oportuna al Comité Institucional para Emergencias.


• Verificar el estado de salud de las personas afectadas de la institución

• Verificar novedades de personal y material de la Unidad.

• Elaboración del informe parcial de las novedades y tareas cumplidas por la Unidad.

• Otras

1.5.4. Evacuación, búsqueda y rescate

Evacuación, búsqueda y

rescateFunciones de la brigada


ANTES DEL EVENTO


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• Solicitar la capacitación al personal integrante de la Unidad, en técnicas para ser aplicadas en la Evacuación, Búsqueda y Rescate de las personas y bienes materiales que se encuentren en la Institución y sean posibles evacuarlos.

• Disponer el equipo mínimo indispensable para las actividades de evacuación, búsqueda y rescate.

• Instruir al personal de la institución en normas de evacuación, búsqueda y rescate.

• Señalización de vías de evacuación hacia la zona de seguridad.

• Coordinar las actividades con el resto de Unidades

• Realizar inspecciones periódicas en el interior y exterior de las instalaciones, a fin de detectar amenazas.

• Identificar el lugar exacto donde deben llegar los heridos, enfermos y extraviados que serán evacuados.


• OtrasDURANTE EL EVENTO

• Realizar la evacuación del personal de la institución.

• Si la situación lo permite, realizar el búsqueda y rescate de: personas, animales, documentos calificados, equipos, etc.


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• Realizar las actividades en coordinación con las otras Unidades.



• Elaborar el informe parcial de las novedades y tareas.

• Otras

1.5.5. Comunicación

Comunicación Funciones de la brigada


ANTES DEL EVENTO

• Solicitar la capacitación al personal integrante de la Unidad.

• Instruir al personal de la institución en normas de comunicación.

• Revisar continuamente los instrumentos de alarmas (acústicas y visuales).

• Capacitar al personal, en el tipo de alarmas que se utilizará en la institución.


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Comunicación Funciones de la brigada


• Mantener actualizados los números telefónicos de: Cruz Roja, Cuerpo de Bomberos, Policía Nacional, hospitales, casas de salud, médicos, y del personal que trabaja en la Institución.

• Disponer de señales suplementarias o alternas de alarmas.

• Mantener una lista de personas o entidades vecinas a la Institución, que dispongan de medios de comunicación (radioaficionados).



• Activar la alarma al darse el evento.

• Disponer de los medios de comunicación al Centro de Institucional de Comité de Emergencia (CIE) en la Zona de Seguridad.

• Coordinar las actividades con el resto de Unidades.



• Elaborar el informe parcial de las novedades y tareas.

• Otras


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1.5.6. Campamentación

Campamentación Funciones de la brigada


ANTES DEL EVENTO

• Solicitar la capacitación al personal integrante de la Unidad, en técnicas de instalación y mantenimiento de campamentos.

• Ubicar y organizar las zonas de seguridad, en áreas internas de la Institución o aledañas y que proporcionen adecuadamente protección y seguridad a los evacuados.

• Ejercitar en la instalación de carpas u otros implementos en la zona de seguridad, hasta lograr que el personal de la Unidad realice la acción en el menor tiempo posible.

• Mantener una nómina actualizada del personal de la institución.

• Solicita el equipo mínimo indispensable (carpas, toldos, etc) para el cumplimiento de su tarea.

• Mantener libres las zonas destinadas a la ubicación de carpas o similares.



• Tener una nómina del personal de la institución

• Realizar actividades de integración grupal.


• De disponer y de acuerdo a la situación, se entregará alimentos, agua, etc.


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Campamentación Funciones de la brigada


• Enlistar a las personas que llegan


• Verificar novedades del personal y material de la Unidad.

• Desmontar el equipo, material y medios utilizados en la emergencia

• Elaborar el informe parcial de las novedades y tareas realizadas por la Unidad.

• Otras

1.6. Mecanismos de alertas institucionalesLos niveles de alerta se utilizan para amenazas que se pueden monitorear (como volcanes, tsunamis, inundaciones), y por lo tanto se puede tener una valoración de su ocurrencia. En el país se ha venido trabajando con 4 niveles de alertas, dependiendo el nivel básicamente del estado de la amenaza. En la práctica y para algunas amenazas, se puede pasar de un nivel blanco o amarillo a rojo directamente (ejemplo de un tsunami lejano, o de una erupción volcánica).

Nivel de Alerta

Comportamiento de la amenaza

Acciones a realizar

Blanca

Existe una amenaza potencial, pero no se está desarrollando un evento

No hay evento en curso; plan de emergencia está listo, contiene por lo menos 1 plan de contingencia para el tipo de evento


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AmarillaDesarrollo anormal de un evento

Hay un inicio de evento; revisión de planes de contingencias, presentación de estado de situación periódica

Naranja

Aumento dramático de las anteriores anomalías del evento o fenómeno

Hay confirmación del evento, no ha alcanzado su máximo potencial; instituciones en estado de respuesta a emergencias; acciones de atención han iniciado

RojaEvento en curso y eminente desastre potencial

Ejecución completa de acciones de atención, instituciones con prioridad máxima hacia el evento en curso o por llegar

1.7. Cadena de llamadasDebe plantearse una organización mínima que permita garantizar una respuesta adecuada ante la emergencia mediante la activación de la cadena de llamada sea al interior y exterior de la institución. Se encontrará mayor información en el instructivo.

1.8. Simulaciones y simulacros institucionales Simulación

La simulación es un ejercicio de escritorio o juego de roles que permite la práctica de las acciones que se han planificado hacer en caso de una emergencia o desastre y la toma de decisiones.

Consiste en reunir al comité institucional CIE, u otras personas íntimamente vinculadas a las acciones de respuesta ante una emergencia o desastre, donde se les plantean problemas hipotéticos comunes durante una emergencia o desastre, al cual los participantes asumiendo un rol supuesto deberán dar soluciones orales o por escrito, acorde a su función. Este ejercicio es una excelente preparación para la realización del posterior simulacro.


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Objetivos de la simulación

Evaluar los mecanismos establecidos en los planes de emergencia de las instituciones frente a un desastre.

Fortalecer la capacidad de preparación y respuesta de la institución ante un desastre.

Pasos de la planificación de una simulación

• Definir el o los objetivos específicos del ejercicio. La finalidad última siempre es evaluar el plan para fortalecer la capacidad de los primeros respondedores.

• Formular el evento hipotético (incendio, terremoto, otro.) que afectará a la institución. Si la simulación es parte de la preparación para un simulacro, deberá tomarse como base el escenario general del simulacro.

• Definir los personajes que se van a representar en el ejercicio• Asignar el rol a cada participante o grupos de participantes, excepto

el de los que ya lo tienen asignado como parte de su función dentro del plan de emergencia del comité institucional-CIE.

• Formular un sencillo escenario general a manera de introducción con la información general sobre el ambiente, el evento, el impacto y características de la población afectada.

• Redactar los mensajes que durante el ejercicio se les estará llevando a los participantes. Estos generalmente son problemas específicos para personajes específicos para que genere una solución.

• Definir la metodología para la simulación.

Ejecución de la simulación

Siga los siguientes los pasos para realizar la simulación:

a) Colocar a todos los participantes alrededor de una mesa o en mesas separadas pero cerca una de otra como se observa en el ejemplo.

b) Leer el escenario a manera de introducción. c) Se entrega a cada participante o grupo de participantes los

mensajes elaborados anteriormente, los cuales incluyen problemas sencillos al inicio y, mientras avanza el ejercicio se


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implementan otros más complicados. Si ya tiene elaborado el guión del escenario o libreto, puede extraer de éste, algunas situaciones a incluir en los mensajes. Ellos lo leen en voz alta y luego indican lo que harán frente a ese problema. Es posible que antes de proponer su solución, necesiten coordinar con otros personajes, lo cual se permite porque la coordinación es un elemento importante a la hora de responder ante un desastre.

d) Al finalizar el último mensaje, se provee un tiempo para que los participantes expresen sus sentimientos sobre lo que sintieron, aprendieron y compartieron.

e) Luego, el tiempo es para los observadores a efecto de opinar sobre lo visto, evaluar el ejercicio y dar sus aportes para mejorar la respuesta. Se hace un listado con todas las conclusiones y recomendaciones.

Simulacro

Es un ejercicio o ensayo de las acciones que se ha planificado hacer en caso de una emergencia o desastre, establecidas en el Plan de Emergencia Institucional, en el cual participarán todos los funcionarios y personas externas que se encuentren en la institución y que se verían afectados en una emergencia, sea en condición de actores principales, personal de apoyo o de víctima; aplican los conocimientos y ejecutan las técnicas planificadas de respuesta.

Para su realización se necesita tener un escenario y personajes reales. Esta práctica se realiza en tiempos normales y su ejecución concientiza a todos los involucrados en la respuesta, sobre la importancia de estar preparados para actuar adecuadamente durante los desastres y mejorar las deficiencias o debilidades detectadas durante el ejercicio.

Objetivos

• Evaluar el funcionamiento de los planes de emergencia institucional frente a una emergencia o desastre.

• Fortalecer la capacidad de preparación y respuesta ante un desastre.


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Acciones a realizar antes de planificar un simulacro:

Previamente a la planificación se deberán realizar las siguientes acciones, en las que el CIE tiene un papel importante para transferir el conocimiento sobre la temática y su abordaje a los funcionarios o empleados. Es importante trabajar en la:

a) Sensibilización b) Formación básica para el manejo de emergencias (medidas de

autoprotección) c) Organización del Comité institucional e) Capacitación del Comité y sus brigadas f) Diagnóstico básico de riesgo a desastre en la institucióng) coordinación de actividades con los organismos de respuesta u

organismos básicos (cruz roja, cuerpo de bomberos y policía).

Planificación del simulacro

En consideración de que uno de los objetivos del simulacro es evaluar el plan de emergencia, se necesita tenerlo concluido y que todos lo conozcan y lo comprendan. Los principales actores del simulacro son los miembros de cada comisión del CIE y el resto de los funcionarios. Únicamente los encargados del simulacro son los que proveen el espacio para que estos actores practiquen lo que deberían hacer en caso de un desastre. Siga los siguientes pasos para organizar el ejercicio en su institución o empresa.

Nombramiento de los encargados del simulacro. Se sugiere organizar un grupo específico para la planificación y ejecución del simulacro con las siguientes funciones:

a) Grupo específico de coordinación: Coordina, convoca, dirige, establece el cronograma general de desarrollo, avala y supervisa

b) Escenario: Define el evento a trabajar (terremoto, inundación, otro) y las condiciones generales en que se desarrollará el supuesto desastre.

c) Guión de escenario o libreto: Establece paso a paso las situaciones que durante el tiempo que dura el ejercicio se vayan presentando.


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d) Divulgación del simulacro: Esta comisión define la forma en que va a divulgar todas las acciones del simulacro.

e) Gestión de fondos o finanzas: Planifica y realiza todas las actividades para recaudación de fondos, en caso de ser necesario

f) Logística: Gestiona los recursos necesarios g) Evaluación: Identifica lo que se hizo bien y lo que dejó de hacerse o

se hizo mal, para que pueda ser corregido en el siguiente simulacro.

Ejecución del simulacro: Dos actividades generales son las que se realizan este día durante el ejercicio: a) Ejecución del plan de respuesta y supervisión del ejercicio y b) Evaluación del ejercicio. Posteriormente al ejercicio otra actividad ha realizar es la sistematización debido a que la experiencia obtenida en el ejercicio es básica para la planificación de los siguientes ejercicios.

La última actividad del simulacro es la entrega del informe final, el cual está bajo la responsabilidad del encargado de la evaluación. Con los resultados de la evaluación, se procede a hacer los cambios necesarios para corregir las debilidades detectadas y luego repetir todo el proceso en un período de tiempo que no debería exceder 6 meses.

1.9. Plan de continuidadEl Plan de Continuidad de Actividades es la herramienta con la cual las instituciones públicas y privadas se preparan para garantizar la continuidad de sus actividades productivas y de servicios cuando enfrentan situaciones de emergencia.

Para establecer dicho plan es necesario:• Identificar las áreas fundamentales y las actividades críticas de

la institución o empresa, según criterios de impacto económico, de impacto social por ausencia de los servicios que brinda, o de impacto en la seguridad o salud de los usuarios o beneficiarios.

• Una vez identificadas las áreas fundamentales y sus actividades críticas, planificar y organizar el personal y recursos necesarios para la continuidad de las actividades durante un día, una semana y quince días laborales. Esta planificación debe considerar si habrá cambios entre el


33

horario normal de trabajo y el horario en situación de emergencia.• Definir las instituciones necesarias y complementarias para el desarrollo

de sus actividades críticas (socios, proveedores, clientes, etc.)• En caso de que la institución no pueda continuar sus actividades

críticas dentro de sus instalaciones, considerar la adecuación de un lugar temporal con servicios básicos, con equipamiento y suministros indispensables (mesas, sillas, teléfonos, fax, fotocopiadora, computadoras, suministros de oficina)

• Considerar las facilidades de transporte adecuado de los trabajadores o funcionarios hacia el lugar de trabajo.

• Considerar la seguridad de su instalación y/o del lugar temporal donde dará continuidad a sus actividades críticas.

• Contar con un sistema de comunicación operativo.• Contar con responsables claramente identificados.

Para identificar las actividades críticas de su empresa o institución conviene examinar de manera exhaustiva qué actividades:

• Generan mayor impacto económico o de imagen para la institución • Implican mayor responsabilidad hacia la ciudadanía (sobre todo si

se trata de servicios públicos)• Brindan servicios de salud, control sanitario, provisión básica de

alimentos, seguridad para su institución o empresa, y la de sus usuarios si usted brinda servicios de seguridad, entre otros.

En el Anexo 2.9 se incluye una matriz que sirve de guía para la elaboración del Plan de continuidad de Actividades.

1.10. Soporte informático Estas son las recomendaciones para contar con un plan para la seguridad de la información de la institución o empresa.

• Recuperación de los respaldos • Movilización de los operadores• Abastecimiento del material necesario• Instalación de un local informático temporal


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• Reinstalación de los accesos Internet, teléfono y de mensajes• Reinstalación de las aplicaciones prioritarias para las actividades• Prueba con los usuarios para verificar que todo funciona• Para activar este plan durante una emergencia se debe responder a:

¿Cuál es la información digital o datos críticos?

• ¿Cuáles son los asuntos críticos, información de proveedor / cliente, directorios telefónicos, dirección electrónica?

• ¿Cuáles son los respaldos informáticos a usar (bandas de respaldo de los servidores, CD, respaldos de datos de las computadoras de trabajo, DVD de archivos?)

• ¿Cuáles son los documentos en papel que no fueron archivados en formato informático o dónde están los datos informáticos que no fueron guardados?

• En caso de incendio, por ejemplo: podremos restaurar únicamente los datos guardados al exterior del establecimiento.

• Recomendaciones de materiales básicos para la continuidad de actividades

• Para poder responder a las primeras necesidades en la continuidad de las actividades se podrá crear un kit. Este kit deberá contener todo lo que se necesita en las primeras horas del evento (teléfono, computador portátil, materiales y respaldos informáticos), prever uno adentro y otro afuera del establecimiento.

Se podrá juntar materiales como por ejemplo:

Equipamiento

• CD, USB (memory) con datos importantes• Códigos secretos• Papel, bolígrafos• Celulares con cargador• Máscaras y guantes de protección• Linternas con baterías de repuesto• Cámara fotográfica digital (útil para trámites con la compañía de seguro)

Documentos básicos que se debe asegurar

• El Plan de Emergencia Institucional con su correspondiente Plan de


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Continuidad de Actividades.• Listado de los servicios de emergencia, autoridades locales, seguros,

bancos• Listado y datos del personal• Listado y datos de los clientes y proveedores• Listado de los proveedores logísticos (construcción, maquinaria,

electricidad)• Copia de la información (directorio) del celular (en caso de

destrucción o se quede sin batería)• Último inventario del stock y equipamiento• Documentación específica (listado de los productos, formularios,

patentes)• Contrato de seguro, datos bancarios• Medios de pago (cheques, claves para transferencias)• Sellos y papel membretado de la institución o empresa


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2. EJEMPLOSObjetivo del plan

En este ítem es necesario que se explicite el objetivo que la Institución quiere conseguir con la implementación de este Plan.

Ejemplo:

Desarrollar actividades tendientes a reducir riesgos existentes al interior de la ….; y realizar preparativos para responder adecuadamente en caso de emergencias.

2.1. Datos generales: En este ítem la persona o personas responsables de implementar este plan en su institución deben considerar los siguientes datos:

- Anotar el nombre de la Institución- Anotar la razón social, es decir, su función, el para qué ha

sido creada esa Institución o Empresa.- La dirección donde se encuentra ubicada la Institución- El Representante de la Institución o Empresa.

Por Ejemplo:

Institución: Financiera Regional del PacíficoRazón Social: CANALIZAR PRODUCTOS FINANCIEROS Y NO FINANCIEROS ALINEADOS AL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO PARA SERVIR A LOS SECTORES PRODUCTIVOS DEL PAÍS.Dirección: AMAZONAS N15 – 156 Y AV. 12 DE OCTUBRERepresentante: ING. CAMILO LÓPES GUERRA


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2.2. Construcción del Escenario de RiesgosEl escenario de riesgos consiste fundamentalmente en construir “el cuadro de evaluación de riesgos”, el cual permitirá a la empresa reconocer los riesgos a los que está expuesta; con esta información, la empresa podrá planificar las acciones que sean necesarias para reducir los niveles de riesgos existentes. Para construir el cuadro de evaluación de riesgos es necesario seguir los siguientes pasos:

- Describir el área de manera contextualizada (ubicar el sitio en el que se encuentra, sector, barrio, límites con los que colinda, que hay alrededor de su ubicación, etc.)

Por ejemplo: La empresa con sede en Quito, está ubicada en el centro norte de la Ciudad, en una zona altamente turística, comercial y bancaria, por este motivo tiene una alto grado de circulación vehicular y peatonal, alrededor de la institución están entidades Bancarias, Hoteleras, Comerciales y Empresariales

- Evaluación de la amenazaEn este ítem se necesita detallar las amenazas a las que está expuesta la Institución, se aconseja hacer una memoria histórica para ver las amenazas que ha enfrentado anteriormente por algún evento de origen natural o provocado por el ser humano, (ver doc. Elemento para la evaluación de la amenaza y características de la amenaza).

- Evaluación de la vulnerabilidad Aquí es necesario evaluar los factores internos que aumentan las probabilidades de sufrir daños, tomando en cuenta que esta depende del tipo de amenaza (ver doc. 2.2).

El resultado de estos tres pasos nos ayuda a elaborar el cuadro de evaluación de riesgos, veamos un ejemplo:


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2.2.1. Capacidad de respuesta • Personal: Listado del personal de la Institución o Números de los Teléfonos de los Organismos de Apoyo o Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos o Policía Nacional o Cuerpo de Bomberos o Cruz Roja o Hospitales

• Recursos: logística o Anexo: (Mapa de Riesgos y Recursos (equipos de comunicación, informáticos, mobiliario, otros) o Anexo: (Listado de Recursos disponibles)

2.3. Plan de Acción para la Construcción de Riesgos Institucionales

El escenario de riesgos me provee de los instrumentos necesarios para poder priorizar las acciones de intervención para modificar ciertos factores que condicionan el riesgo y así obtener los mejores resultados en el proceso de prevención y mitigación. Por Ejemplo:


39

RiesgoMedida a

implementarseTiempo Responsable

Sismo de 6.5° en la escala de

Richter, de origen tectónico.

Cambio de ubicación de

las estanterías, cuadros y objetos

susceptibles a caídas,

reforzamiento, de tabiques, enlucidos

y muros de construcción débil

tipo D.Realización de simulacros de

evacuación para el personal que labora

en la Institución, con instalación de

alarma.

Mediano plazo: de 6 a 12 meses.

Eco. Mauricio Moncada.

Responsable de Gestión de Riesgos de CFN. Y analistas

encargados de riesgos del trabajo.

Incendio producido por cortocircuito

con estallido de tanque de gas, en hora de almuerzo,

40 personas afectadas

Evaluación de las instalaciones

eléctricas del edificio, protección

diferencial y termo magnética,

con cables de sección adaptador

y triples de alta calidad, ductos de ventilación y ubicación de

tanques de gas en zonas ventiladas

Corto plazo: 3 a 6 meses





40

RiesgoMedida a

implementarseTiempo Responsable

Aparato explosivo “in situ”

encontrado en el 9 piso, apertura

de boquete de 10 m2, gravemente

afectadas el personal

administrativo y autoridades de la

CFN.

Capacitación al personal de

seguridad para la utilización de un

detector de bombas y explosivos GVD-4

y LPB-9000 para todo tipo de correo,

encomiendas y paquetes.

Mediano plazo de 4 a 12 meses




2.3.1. Características de la amenaza


Frecuencia Magnitud Intensidad

Sismo tipo tectónico

Baja media media

Incendio Media alta altaAtentado Media media alta

2.3.2. Evaluación de la vulnerabilidad

Factores de Vulnerabilidad


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Factor Condición Si No Observación FÍ

SICO

Conoce cuál es el material de construcción utilizado en institución.

x

El lugar donde se encuentra su institución ha sido afectado por eventos adversos

x

Conoce cuáles son las características geológicas, calidad y tipo de suelo donde está su institución.

x

La construcción cumplió con el código de construcción vigente en el país.

x

En su institución están definidas las rutas y salidas de emergencia

x

En la institución cuentan con un área segura frente a emergencias o desastres.

x

Las vías principales de acceso a la institución son seguras.

x

AM

BIEN

TAL

En su institución realizan actividades relacionadas con manejo de sustancias peligrosas.

x

En los alrededores de la institución existen industrias.

xSector comercial, turístico y hotelero

La institución realiza un manejo adecuado de los desechos sólidos.

x

ECO

NÓ

MIC

O

La institución cuenta con asignación de recursos para preparación ante desastres

x

Disponen de un fondo económico para responder ante situaciones de emergencia

x

La institución implementaría medidas tendientes a la reducción de riesgos internos.

x

En caso de accidentes laborales la institución asume el costo con sus funcionarios.

x


42

Factor Condición Si No Observación SO

CIA

LLa institución dispone de una plan de emergencias

x

Han desarrollado ejercicios de simulación y simulacros durante el último año

x

Cuentan con una organización interna para emergencias y de sastres

x

Existe disponibilidad de los trabajadores para participar en procesos capacitación

x

Realizan coordinación con instituciones vinculadas con la atención de emergencias

x

Disponen de espacios para el desarrollo de programas educativos.

x

Han desarrollado campañas de sensibilización para desastre.

x

Los funcionarios conocen los desastres

x

Cuentan con brigadas de primera respuesta

x

Es importante saber que la vulnerabilidad ya no es solamente el hecho de ser más o menos susceptibles de sufrir daños, sino también el de saber diseñar estrategias, dándoles características particulares para evitar en la medida de posible, los fenómenos externos (amenazas) que lo originan o al menos anticiparlos, afrontarlos, reducirlos, resistirles, mitigarlos y contar con la capacidad de recuperarse de posterior a su ocurrencia.


43

2.3.3. Análisis de Riesgos. Finalmente cuando hemos concluido con el análisis de amenaza, vulnerabilidad y capacidad podemos saber cuál es el potencial riesgo al que se encuentra expuesta la institución pudiendo ser este de origen natural, socio natural y antrópico.

Una vez que tengo esta información pasamos a elaborar el cuadro de evaluación de riesgos el cual me va a permitir construir el escenario de riesgos de la empresa, cuya matriz es la siguiente:

Por ejemplo:

- Matriz de evaluación


Factores de vulnerabilidad

Capacidad de respuesta

Riesgos

SISMO

Construcción del edificio de la CFN no es sismo resistente.

4 Salidas de evacuación. Personal de la Inst. Preparado.Lugar seguro para en caso de evacuación.

Sismo de origen tectónico de 6.5°, la estructura del edifico puede presentar graves daños por las ondas de frecuencia sobre todo en los muros de carga de la mampostería y muros de construcción.

INCENDIOExisten numerosas instalaciones de energía.

2 extintores por cada piso. Personal técnico capacitado contra incendios.

Incendio por cortocircuito en la zona del bar de los empleados, estallido del tanque de gas; quedando afectado el 5, 6,7 pisos, insuficiente los 2 extintores del piso.


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ATENTADOS

Por su razón social, gran cantidad de personas que diariamente ingresan en la institución.

4 guardias de seguridad a la entrada del edificio.

Aparato explosivo en el 9 piso, alto riesgo de afectación para las autoridades de la CFN, difícil evacuación del edificio, salidas de emergencia insuficientes.

- Mapa de riesgos Una vez que se haya desarrollado la matriz de evaluación de riesgos, la cual me permite tener una visión analítica y sistemática de los riesgos a los cuales está expuesta la institución; pasamos a expresar lo que dice esta matriz en el mapa de riesgos (ver doc. 2.5), de esta manera construimos el Escenario de Riesgos.

Por Ejemplo:

El escenario de riesgo, con sus instrumentos, permite identificar y relacionar entre sí aquellos factores que condicionan el riesgo y que, al ser reconocidos y modificados, permiten evitar, reducir, mitigar o eliminar el riesgo.


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2.4. Organización de la respuesta institucional Al interior de la Institución o Empresa se debe conformar el Comité Institucional de Emergencia, el cual será el responsable de organizar, dirigir y ejecutar con el personal de la institución la implementación del PEI, tomando en cuenta que su principal objetivo es coordinar las acciones de respuesta interna y externa. A continuación tenemos un ejemplo de un CIE.Ejemplo:

ComitéInstitucional de

Emergencia

Primeros auxiliosIng. Mario Albuja

Contra incendiosSr. Diego Armijos

EvacuaciónLcdo. Jaime Ayala

SeguridadSr. Juan Carlos

Bastidas

2.5. Brigadas de trabajo La brigada es un grupo de empleados y/o trabajadores de la empresa o institución, que han sido capacitados para la atención de la emergencia, lo cual les permite tener una visión clara de cómo intervenir en caso de que se presente una situación de emergencia o desastre; habrá un responsable por cada brigada, cuyas funciones se detallan en el ejemplo siguiente:


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Primeros Auxilios Responsable: Mario Albuja Funciones de la brigada

Integrantes: Rocío CajasElena MirandaSebastián López

Actividades para la respuesta duran-te el eventoProporcionar primeros auxilios al personal que lo necesite, hasta que llegue la ayuda de especialistas y trasladarlas de una manera adecuada y segura a las zonas de atención preestablecidas

• Priorizar la atención de personas afectadas, dependiendo de su gravedad.

• Elaborar la lista de afectados con sus respectivos signos y síntomas y entregar en forma oportuna al C.I.E

• Cooperar en la evacuación de los heridos de gravedad a los establecimientos de salud más cercanos y adecuados a la Institución.

• Coordinar las actividades con las otras Brigadas.

Actividades para la recuperación posterior al evento

• Elaborar el informe final del número de heridos, sus patologías y lugares donde fueron transportados.

• Elaborar el informe del material que se usó, tareas cumplidas.

• Informar al personal de su Brigada acerca de las enseñanzas.


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Contra incendios Responsable:

Diego ArmijosFunciones de la brigada

Integrantes: Juan Pedro MármolGuillermo Vascones

1) Actividades para la preparación ante el evento • Verificar periódicamente que los equipos contra incendios

de la institución tengan un mantenimiento adecuado, su validez esté vigente y estén en capacidad de funcionar.

• Solicitar la capacitación en el combate contra incendios, para el personal integrante de la Brigada.

• Conocer el manejo de equipos como extintores y gabinetes. • Revisar constantemente las instalaciones eléctricas así

como los electrodomésticos existentes en la Institución.• Disponer el equipo mínimo indispensable para combatir

incendios, ubicarlos adecuadamente, así como vigilar la fecha de su caducidad.

• Mantener depósitos de agua, arena y otros elementos en lugares estratégicos.

• Instruir al personal de la Institución en el combate de incendios.

• Realizar inspecciones periódicas en el interior y exterior del edificio para detectar riesgos y amenazas.

• Participar en los ejercicios de simulación y simulacros 2) Actividades para la respuesta ante el evento• Realizar acciones básicas para controlar un conato de

incendio.• Actuar de inmediato haciendo uso de los equipos contra

incendio.• Combatir el incendio en su inicio hasta donde sea posible,

utilizando los medios disponibles. En caso de que no se pueda controlar el incendio, proteger a las partes no afectadas limitando la propagación del fuego.

• Apoyar y coordinar las acciones que realice el Cuerpo de Bomberos a su llegada.

3) Actividades para la recuperación ante el evento• Realizar la evaluación de daños y análisis de necesidades

de la Institución.• Elaborar el informe de la Brigada sobre las novedades y

tareas cumplidas.• Informar al personal de su Brigada acerca de las

enseñanzas.


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Seguridad Responsable: Juan Carlos Bastidas


Integrantes: Carolina MoraLizette Moscoso

1) Actividades para la preparación antes del evento • Informar a todo visitante sobre los procedimientos de

seguridad en caso de activación del sistema de alarma de emergencias.

• Realizar inspecciones periódicas en el interior de los edificios para detectar riesgos, amenazas o peligro.

• Controlar el ingreso y circulación de visitantes en el interior del edificio.

• Brindar seguridad a las personas y bienes • Participar en los ejercicios de simulación y simulacros. 2) Actividades para la respuesta durante el evento • Mantener el orden en los puntos críticos del edificio y

no permitir el acceso a ellos especialmente durante la evacuación.

• Vigilar que no ingresen personas ajenas a la Institución.• Realizar el control del tráfico vehicular interno y externo.• Notificar a la Policía las novedades ocurridas durante el

evento.• Mantener el orden en la zona de seguridad. • Dar seguridad a las instalaciones, documentos, equipos,

etc., hasta donde sea posible.• Coordinar las actividades con el resto de las Brigadas.3) Actividades para la recuperación posterior al evento• Dirigir en forma ordenada el retorno del personal de la

Institución a las instalaciones.• Apoyará en la revisión de las instalaciones internas y

externas.• Controlará, impedirá el ingreso de personas sospechosas

y/o ajenas a la Institución.• Custodiará las instalaciones


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EvacuaciónResponsable: Jaime Ayala


Integrantes: Andrés BorjaJacinto Peñafiel

1) Actividades para la preparación antes del evento • Capacita al personal de su piso sobre el procedimiento, las

rutas de evacuación y del punto de concentración en caso de evacuación.

• Participar en los ejercicios de simulación y simulacros. 2) Actividades para la respuesta durante el evento • Estar identificado con un chaleco o brazalete.• Llevar un medio de comunicación.• Consignar que la evacuación se realice en silencio y sin correr.• Verificar que todas las personas lograron salir del piso.• Conducir al personal al punto de concentración

predeterminado.• En la zona de concentración el Jefe de Piso contabilizará a su

personal e informará al (CIE) conjuntamente con el reporte de novedades.

3) Actividades para la recuperación posterior al evento• Dirigir en forma ordenada el retorno del personal de la

Institución a las instalaciones.• Después de todo incidente que amerite la evacuación como

después de todo simulacro, se espera que los jefes de piso informen al personal de su piso acerca de las enseñanzas u observaciones que surjan como producto del ejercicio.

2.6. Mecanismos de alerta institucionales El Sistema de Aviso debe avisar inmediatamente la presencia del evento, y por lo tanto se debe nombrar todos los días una persona responsable de su funcionamiento. Para el monitoreo de posibles eventos internos, se pueden usar detectores de humo, detectores de fugas de gas, etc. Para los sistemas de aviso, se pueden utilizar: campanas, parlantes, lucres, sirenas, pitos, etc. Las personas de la localidad deben conocer correctamente los avisos. Las alertas cuando está ocurriendo un evento son potestad de las instituciones técnico-científicas (que monitorean el evento específico) y de las autoridades competentes.


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Ejemplo:

Alerta: Se utilizará la roja para avisar el desencadenamiento del evento e inminente desastre. Se utilizará la blanca para avisar que previo al monitoreo de un volcán, puede desencadenarse una erupción.

Alarma: Automática, sonora-visual.

Cadena de LlamadasSimulaciones y Simulacros InstitucionalesPlan de Continuidad (Anexo)Soporte InformáticoAnexos

ANEXOS:

Anexo Nº 1 Organigrama de Brigada de Gestión de Riesgos de la instituciónAnexo Nº 2 Nómina de los integrantes de las Unidades Operativas Anexo Nº 3 Listado del personal de la InstituciónAnexo Nº 4 Mapa de Riesgos y RecursosAnexo Nº 5 Listado de Recursos disponiblesAnexo Nº 6 Cronograma de Actividades

Cronograma de las actividades a realizarse

Institución

Nº InstrumentosFechas de

inicioFecha

terminaFecha

rechazoObservaciones

1Mapa de riesgos y recursos

2 Plan de emergencia3 Simulación4 Simulacro


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Anexo Nº 7 Cronograma de Seguimiento

Nº InstrumentosFechas de

inicioFecha

terminaFecha

rechazoObservaciones

1Mapa de riesgos y recursos

2 Plan de emergencia3 Simulación4 Simulacro56789

1011

DISTRIBUCION:

Copia N° 1: Autoridad principal de la Institución

Copia N° 2: Coordinador General de Gestión de Riesgos.

Copia N° 3: Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos

2.7. Cadena de llamadasSe necesita una organización mínima que permita garantizar una respuesta adecuada ante la emergencia, mediante la activación de la cadena de llamadas sea tanto al interior como al exterior de la institución.

Ejemplo:

Nº Nombre Teléfono Debe llamar a;

1Mauricio Moncada Gerente Nacional de Riesgos.

022467835 2 y 3

3José Ochoa Subgerente Nacional de Planeación y Estudios.

4 y 5


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5Iván Paredes Jefe Nacional de Coordinación de Oficinas

6 y 7

8 y 910 y 11

2.8. Simulaciones y Simulacros institucionalesEs un ejercicio de escritorio que permite poner en práctica lo que se ha planificado en el PEI. Para esto es necesario que se reúna el Comité Institucional de Emergencia con las otras personas vinculadas a las acciones de respuesta en caso de emergencia o desastre, se planteen problemas hipotéticos comunes que pueden presentarse y asumiendo un rol determinado den posibles soluciones. Para organizar un simulacro debemos explicitar los objetivos del presente ejercicio para la institución.Como por Ejemplo:

Objetivos de la simulación 1. Evaluar los mecanismos establecidos en los planes de

emergencia de la empresa frente a un sismo de intensidad de 6.5 en la escala de Richter.

2. Fortalecer la capacidad de preparación y respuesta de la institución ante un sismo de tipo tectónico de intensidad de 6.5 en la escala de Richter.

Luego se debe seguir los siguientes pasos:

Pasos de la planificación de una simulación Ejemplo:

Definir los Objetivos específicos del ejercicio:- Poner en práctica el Plan de Emergencia institucional para

modificar, corregir y operativizar dicho plan con el fin de optimizar los recursos humanos y logísticos para responder ante una emergencia de sismo igual o superior 6.5 y evitar un desastre.


53

- Preparar al personal que labora en la Empresa fortaleciendo sus capacidades de respuesta frente a un sismo de 6.5 en la escala de Richter.

- Establecer las acciones y maniobras que ejecutadas inmediatamente después del terremoto por el personal involucrado, para minimizar los riesgos para los empleados, el personal y el restablecimiento de instalaciones y servicios en el menor tiempo posible.

Formular el evento hipotético que afectará a la Institución.Es un día miércoles, de mediados de año, siendo las doce y treinta de la mañana y desarrollando las actividades de forma normal, se perciben unos tenues movimientos en el interior del edificio, pero no se le da mayor importancia; a las 12h33 minutos se produce un evento sísmico de 7° en la escala de Richter, la estructura y en general todo el edificio es sacudido abruptamente por las ondas sísmicas, produciéndose los siguientes efectos mayormente visibles:

- Caída de mampostería y parte del mobiliario de las oficinas, proyección de vidrios rotos, rotura de cañerías de gas, agua y cortes de electricidad, incendio en la zona del comedor en el cuarto piso, explosiones de tanques de gas por presión en los parqueaderos, 8 personas atrapadas en 2 de los ascensores.

- Accidentes Personales- Eventual contaminación del medio ambiente por gases de

combustión generados por los incendios.

Asignar el rol a cada participante o grupos de participantes, excepto el de los que ya lo tienen asignado como parte de su función dentro del plan de emergencia del comité institucional.

Con los empleados se van a distribuir los siguientes roles: gente en las oficinas, otras en los corredores, otros en el comedor, otros en el bar y otras en los ascensores

Formular un sencillo escenario general a manera de


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introducción con la información general sobre el ambiente, el evento, el impacto y características de la población afectada.

TAREAS PARA EL PERSONAL QUE LABORA EN LA INSTITUCIÓNPreparación en caso de terremoto1. Deben conocer el estado general del edificio y su probable comportamiento ante un terremoto, ubicando las zonas seguras e inseguras del mismo.2. Deben conocer el Plan de Emergencias preparado para La Institución.3. Deben aprender y enseñar las reglas de seguridad adoptadas para preparación, respuesta y rehabilitación en caso de terremoto.4. Es necesario el aprendizaje y práctica de los primeros auxilios (RCP, inmovilización y traslado de víctimas) como así también el uso de extintores.5. Se deben conocer los caminos más rápidos y seguros para buscar refugio dentro y fuera de las oficinas.6. Se debe formar y verificar el estado del equipamiento de emergencia, que deberá estar compuesto por los siguientes elementos mínimos:Botiquín de primeros auxilios._ Radio portátil a pilas o dual AM_ Linterna_ Pilas_ Lista de teléfonos y direcciones actualizadas_ Papel y bolígrafo_ Herramientas varias_ Fósforos y velas_ Plan de Emergencia Institucional

Respuesta: 1. Manténgase en calma, actúe prestamente.2. Permanezca en las oficinas mientras dure el terremoto.3. El empleado que labora más cerca de la puerta, sin manifestar pánico, abrirá la puerta de la oficina al percibir un sismo por débil que sea.


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4. Deberá apartarse inmediatamente de superficies vidriadas u objetos pesados.5. Refúgiese debajo, mesas o escritorios.6. Si se encuentra en galerías, arrodíllese de espaldas a superficies vidriadas, cubra el cuello con las manos por la parte superior de la cabeza, esconda el rostro entre los brazos y cierre los ojos, ejecute esta maniobra si no ha podido refugiarse.7. Apague los fuegos que ocasionalmente están a su alcance.8. Diríjase a la ZONA DE SEGURIDAD prefijada si se encuentra fuera del edificio.

Rehabilitación:(Hasta 3 minutos después de cesado el movimiento)1. Mantenga la calma, no se aterrorice.2. El brigadista de servicios esenciales cortará los servicios de

electricidad y gas y abrirá las puertas de salida del edificio.3. El brigadista de orden y seguridad infundirá tranquilidad y ordenará,

según la circunstancia:_ Silencio_ No corran_ Diríjanse a la ZONA DE SEGURIDAD4. El brigadista de seguridad deberá llevar consigo la lista de empleados

presente en el momento del terremoto.5. El brigadista de primeros auxilios deberá llevar consigo el botiquín

de primeros auxilios.

Redactar los mensajes que durante el ejercicio se les estará llevando a los participantes. Estos generalmente son problemas específicos para personajes específicos para que genere una solución.

- Temblor- Protéjase- Mantenga la Calma- Evacúe.


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Definir la metodología para la simulación:

La metodología será vivencial porque rescata la experiencia de otras

instituciones con similares características de riesgo para integrarlas

con los aportes del equipo del proyecto y lograr construir capacidades

orientadas a la preparación, conociendo los derechos de las personas,

promoviendo la equidad de género y revalorando la diversidad cultural

e intergeneracional existente en la institución.

Ejecución de la SimulaciónSiga los siguientes pasos para realizar la simulación:

- Colocar a todos los participantes alrededor de una mesa o en mesas separadas pero cerca una de otra como se observa en el ejemplo.

- Leer el escenario a manera de introducción.- Se entrega a cada participante o grupo de participantes los

mensajes elaborados anteriormente, los cuales incluyen problemas sencillos al inicio y, mientras avanza el ejercicio se implementan otros más complicados. Si ya tiene elaborado el guión del escenario o libreto, puede extraer de este, algunas situaciones a incluir en los mensajes. Ellos lo leen en voz alta y luego indican lo que harán frente a ese problema. Es posible que antes de proponer su solución, necesiten coordinar con otros personajes, lo cual se permite porque la coordinación es un elemento importante a la hora de responder ante un desastre.

- Al finalizar el último mensaje, se provee un tiempo para que los participantes expresen sus sentimientos sobre lo que sintieron, aprendieron y compartieron.

Ejemplo: “Nos ha parecido sumamente importante este ejercicio de simulación porque nos permite estar preparados para un eventual sismo, y al mismo tiempo estar atentos a los riesgos a los que todos estamos expuestos.”


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- Luego, el tiempo es para los observadores a efecto de opinar sobre lo visto, evaluar el ejercicio y dar sus aportes para mejorar la respuesta. Se hace un listado con todas las conclusiones y recomendaciones.

Ejemplo: CONCLUSIONES.- El ejercicio es indispensable e importante que se realicen en la Institución así como el involucramiento en las acciones de todos los actores de manera responsable.

RECOMENDACIONES.- El apoyo más activo de los empleados y más interés de los Directivos de la Institución para gestionar fondos que permitan el desarrollo y la ejecución del presente Plan. Se necesita crear mecanismos de información y comunicación más efectivo a todo nivel.SIMULACROEs un ejercicio o ensayo de las acciones que se han planificado hacer en caso de una emergencia o desastre, establecidas en el plan de emergencia institucional, en el cual participaran todos los funcionarios y personas externas que se encuentren en la institución en una emergencia, sea en condición de actores principales, personal de apoyo o de víctima, se aplica los conocimientos y se ejecuta las técnicas planificadas de respuesta.

Para su realización se necesita tener un escenario y personajes reales. Esta práctica se realiza en tiempos normales y su ejecución concientiza a todos los involucrados en la respuesta, sobre la importancia de estar preparados para actuar adecuadamente durante los desastres y mejorar las deficiencias o debilidades detectadas durante el ejercicio.

Objetivos • Evaluar el funcionamiento de los planes de emergencia

institucional frente a un desastre. • Fortalecer la capacidad de preparación y respuesta ante un

desastre.


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Acciones a realizar antes de planificar un simulacro- Sensibilización Ejemplo.- se pueden incluir charlas informativas sobre los últimos

sismos en el Ecuador y sus repercusiones; se pueden dar ejemplos prácticos y didácticos, así como videos, una exposición fotográfica, hojas volantes informativas, etc.

- Formación para la inducción al manejo de desastres Se refiere al orden de activación de todo el personal involucrado en

la respuesta, determinando los factores, los actores, el escenario en el que van a intervenir, el momento en que se ejecutarán de acuerdo al plan institucional de emergencias, se revisa las responsabilidades de cada brigada. Son los pasos lógicos que se ejecutarán para la activación, desarrollo de actividades y tareas a seguir en el ejercicio de simulacro.

- Organización del Comité Institucional.

La organización interna debe permitir gestionar diferentes funciones, dirigida por una estructura del Comité Institucional de Emergencia (CIE). Cuyo objetivo principal es coordinar las acciones de respuesta interna y externa. Esta estructura está dirigida por la máxima autoridad del establecimiento o su representante, cada responsable de una o varias áreas dispone, para cada situación o tipo de emergencia. Es importante mencionar que la organización interna de una institución dependerá de su naturaleza y la capacidad humana y logística disponible, la presente es una sugerencia de organización cada una puede adecuarlas acorde con su realidad.

- Capacitación del Comité y sus Comisiones

Explicar a los miembros del comité sobre los contenidos del Plan de Emergencia Institucional, la conformación y actividades de cada brigada.


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- Diagnóstico básico de riesgo a desastre en la institución

Es necesario hacer la evaluación de la amenaza, de la vulnerabilidad, la capacidad de respuesta, y con estos la posibilidad de riesgo a enfrentar un desastre en la institución.

Planificación del Simulacro

En consideración que uno de los objetivos del simulacro es evaluar el plan de emergencia, se necesita tenerlo concluido y que todos lo conozcan y lo comprendan. Los principales actores del simulacro son los miembros de cada comisión del CIE y el resto de los funcionarios. Únicamente los encargados del simulacro son los que proveen el espacio para que estos actores practiquen lo que deberían hacer en caso de un desastre. Siga los siguientes pasos para organizar el ejercicio en su institución.

Nombramiento de los encargados del SimulacroSe sugiere organizar un grupo específico para la planificación y ejecución del simulacro con las siguientes funciones:

a) Grupo específico de coordinación: Coordina, convoca, dirige, establece el cronograma general de desarrollo, avala y supervisa

b) Escenario: Define el evento a trabajar (terremoto, inundación, otro) y las condiciones generales en que se desarrollará el supuesto desastre. Previo al simulacro, todos en la empresa deben ser notificados de las conductas que deberán presentar, tales como esperar órdenes del jefe de piso, colocarse en los lugares de seguridad, salir en orden y con la rapidez que se les indique, etc. Deben conocerse los procedimientos que tiene que ejecutar cada brigada o grupo de respuesta y se deben indicar las funciones de cada integrante del grupo


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de respuesta, los equipos de emergencia con los que se cuenta, las posiciones, conductas y apoyos externos que pueden ser brindados y a quién acudir para cada uno de ellos (Bomberos, Cruz Roja, Policía, etc.).

Ej. Escenario de un simulacro • Es necesario apegarse a las condiciones reales en que pueda ocurrir un desastre. • Realizar recorridos de reconocimiento por las áreas de operación del simulacro, al consultar planos, elaborar croquis y determinar zonas que representen menores posibilidades de rescate, etc. • Establecer áreas de seguridad exteriores e interiores que puedan ser reconocidas por las personas participantes. • Especificar el lugar en dónde se iniciará la actividad, hacia dónde se dirigirán los ocupantes de esa área y qué salidas utilizarán. • Contemplar grados de dificultad en el desarrollo del simulacro. Recomendaciones especiales • Sonidos especiales. • Suspender energía eléctrica. • Fuego real de una zona segura y fuera del edificio. • Rescate real (rapel, tirolesa, helicópteros). • Traslado en ambulancias. • Simulación de heridos sin previo aviso (atención especial a enfermos cardiacos). • Desplazamiento de personas por escaleras con los ojos vendados. • Apoyo a minusválidos. • Fingir pánico o desmayos.

c) Guión de escenario o libreto: Establece paso a paso las


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situaciones que durante el tiempo que dura el ejercicio se vayan presentando.

Ejemplo de Guión:

Mensaje N°1 DE: Responsable del Comité Institucional de EmergenciasHORA: 10:15 Para: Todo el personal de la CFN

Asunto: Descripción de la Institución y reporte de ActividadesCorporación Financiera Nacional banca de desarrollo del Ecuador, es una

institución financiera pública, cuya misión consiste en canalizar productos

financieros y no financieros alineados al Plan Nacional de Desarrollo para

servir a los sectores productivos del país. En Quito está ubicada en la

calle Juan León Mera 130 y Av. Patria. Cuenta con un edificio de 15 pisos

construida hace 40 años, con una carga ocupacional fija de 200 personas.

El edificio no cuenta con una estructura sismo resistente y no han sido

reforzadas sus estructuras en los últimos 10 años.

Mensaje N°2 DE: Comité Institucional de EmergenciasHORA: 12:30 Para: Todo el personal de la CFN

Asunto: Temblor de baja magnitud.A las 12 y 30 del medio día un grupo de empleados de la CFN que se

encontraban en una reunión en el décimo cuarto piso perciben un

ligero movimiento del edificio.

Mensaje N°3 DE: Comité Institucional de EmergenciasHORA: 12:33 Para: Todo el personal de la CFN y responsables de brigada.

Asunto: Temblor de 7° en la escala de RitcherAl momento se percibe un movimiento de gran magnitud e

intensidad, se informa de la presencia de la ruptura de los cristales

de la mayor parte del edificio, la suspensión de la energía eléctrica,

se activa la alarma, se evidencia el desprendimiento de los cubiertas

de las oficinas, se informa que hay gente atrapada en el ascensor.


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Es el libreto general de ejercicio, la herramienta metodológica para el desarrollo de las actividades del simulacro, se lo hace forma secuencial, dependiendo de los tiempos esperados de ejecución, definiendo los responsables y suministros necesarios.

d) Divulgación del simulacro: Esta comisión define la forma en que va a divulgar todas las acciones del simulacro

Ej. Hojas volantes, mails, etc.

e) Gestión de fondos o finanzas: Planifica y realiza todas las actividades para recaudación de fondos

f) Logística: Gestiona con los recursos necesarios

g) Evaluación: Identifica lo que se hizo bien y lo que dejó de hacerse o se hizo mal, para que pueda ser corregido en el siguiente simulacro.

Ejecución del simulacro: Dos actividades generales son las que se realizan este día durante el

ejercicio:a) Ejecución del plan de respuesta y supervisión del ejercicio

Se pone en práctica lo que dice el PEIb) Evaluación del ejercicio. Se lo hará a través de la observación y se

deberá elaborar un formato en el que se registrará el ejercicio del simulacro. En este momento se puede hacer los cambios necesarios para que el PEI se ajuste a la realidad de la institución y a sus necesidades, tomando en cuenta todos los recursos con los que cuenta la Institución, se pueden tomar en cuenta los siguientes aspectos a evaluar:

Ej. 1. El rol de los responsables y miembros del Comité Institucional de Emergencia.

3. Capacitación y conocimiento de las personas en relación a los procedimientos del PEI.

4. Medición de la efectividad y operatividad de los equipos y


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sistemas destinados al control de la emergencia.5. Verificación de la efectividad de los sistemas de alarma y

comunicaciones.6. Estado y señalización de las vías de evacuación7. Verificación de la existencia y empleo de áreas de seguridad.8. Comprobación del estado de los equipos para atender la

emergencia, tales como: extintores, máscaras de salvamento, equipos auto-contenidos, etc.

9. Evaluación de la efectividad y vigencia de los planes y procedimientos.

10. Comprobación de la validez de la utilización de recursos externos al área.

11. Cuantificación del tiempo y los recursos para el restablecimiento de las operaciones normales de la institución.

c) Posteriormente al ejercicio otra actividad a realizar es la sistematización debido a que la experiencia obtenida en el ejercicio es básica para la planificación de los posteriores ejercicios.

La última actividad del simulacro es la entrega del informe final, el cual está bajo la responsabilidad del encargado de la evaluación. Con los resultados de la evaluación, se procede hacer los cambios necesarios para corregir las debilidades detectadas y luego repetir todo el proceso en un período de tiempo que no debería exceder 6 meses.

El informe final deberá contener por ejemplo los siguientes puntos principales:

• Objetivos• Descripción del simulacro• Hallazgos detectados y/u observaciones detectadas• Análisis y conclusiones• Acciones correctivas• Anexos


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2.9. Plan de continuidad

Para llenar esta Matriz, siga las siguientes recomendaciones.• Escriba la información general relacionada con la institución.• Transcriba la Misión Institucional.• Identifique las actividades críticas y qué área las realiza (recordar

los criterios sugeridos anteriormente en CONSIDERACIONES GENERALES).

• Describa la situación actual.

MATRIZ DE ACTIVIDADES: llenar de acuerdo a las siguientes instrucciones:

a. Detalle las áreas existentes actualmente en la Institución.

b. Detalle las actividades que no pueden paralizarse o que se consideran críticas (Ver punto 3).

c. Indique cuáles son las actividades que la Institución, en el marco de su misión, puede y debe implementar para enfrentar emergencias.

d. Enumere con cuánto personal cuenta actualmente cada área de su institución para el desarrollo de las actividades cotidianas.

e. Indique cuál es el personal mínimo que se necesita para el adecuado funcionamiento del o de las áreas fundamentales, a fin de realizar esas actividades críticas

f. Identifique si hay personal a ser reubicado: Detalle la diferencia entre el personal existente y el mínimo necesario, si la diferencia es positiva señale el número de personas que pueden ser reubicadas. Si no se cuenta con personal suficiente, indique la cantidad de personas que necesitaría contratar para apoyo en el área fundamental.

g. Indique el lugar alterno menos vulnerable para el funcionamiento del área fundamental.


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MATRIZ DE RECURSOS:

a. Describa todos los recursos existentes en el área fundamental.

b. Marque con una x los recursos que considere recursos mínimos y básicos para que área o áreas fundamentales puedan responder de manera adecuada y oportuna.

c. Resalte con otro color u otro formato de letra los nuevos requerimientos.

d. Registrar las gestiones necesarias para precautelar la salud y seguridad del personal de la institución o empresa.

MATRIZ PARA REGISTRO Y SISTEMATIZACIÓN

En esta matriz se registrará la ruta que deberán seguir las tareas o sub actividades de cada una de las actividades críticas en cada área fundamental. Esto permitirá diseñar la secuencia lógica que mantendrá el funcionamiento mínimo necesario de su institución o empresa, en situación de emergencia.


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PLAN DE CONTINUIDAD DE ACTIVIDADES

1. Información GeneralNOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

2. Misión institucional

DIRECCIÓN

NÚMEROS TELEFÓNICOS

REPRESENTANTE LEGAL

PROVINCIA CANTÓN SECTOR

1.

2.

3.

4.

5.

4. Breve descripción de situación actual:

3. Identificación de actividades criticas que realiza la institución y qué areas las realizan(actividades que no pueden suspenderse a pesar de la situación de emergencia)


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5. Matriz de actividadesA

Áreas existentes actualmente

en la institución

BDe las áreas existentes cuálesconsidera son fundamentales,

ya que ejecutan las activi-dades críticas identificadas

anteriormente (ver punto 3)

CActividades de

respuesta frente a

una emergencia

DCuántas personas hay actualmente

en cada área de la institución

ECuál es el

personal mínimo requeridopara el adecuado

funcionamiento de las áreas fundamentales

FPersonal

que se requiere reubicar en otras áreas

GLugar alterno y

menos vulnerable para el funcionamiento

de las áreas fundamentales

6. Matriz de recursosH

Recursos existentes en las áreas fundamentales (equipos, mobiliario, vehículos, etc.)

IRecursos existentes mínimos y básicos para el adecuado y oportuno

funcionamiento de las áreas fundamentales

Marque con X elrecurso básico que

no debe faltarIndique el bien y la cantidad que se requiere

movilizar adquirir

JAtención médica y psicosocial

7. Matriz para seguimiento y sistematización

Actividad Secuencia sub actividadesRecursos/instrumentos/ documentos necesarios Responsable Observaciones

AYUDA MEMORIA DE LA CONTINUIDAD DE LAS OPERACIONES

Paso 1

Paso 2

Paso3

Etc.

1.

2.


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2.10. Soporte informático

Adicionalmente es necesario tener un plan general de emergencias para proteger la información crítica ante la pérdida o destrucción y otro tipo de riesgos. Se debe prever de mecanismos de recuperación para los registros vitales de la empresa, contemplando los planes de emergencia, backup, recuperación, comprobación mediante simulaciones y mantenimiento.Este plan debe ayudar a las empresas a recobrar el control y capacidades para procesar la información y restablecer la marcha normal de la institución.


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2.11. Glosario de TérminosAlarma: Aviso o señal para cumplir instrucciones específicas, debido a la presencia real y/o inminente de un evento adverso.

Ejemplo: activación de sirenas en caso de tsunami lejano cruzando el océano Pacífico, y cuya hora de llegada estimada es conocida.

Alerta: Estado que se declara cuando se ha comprobado que un fenómeno peligroso está en curso. Una vez declarada, los organismos de socorro activan procedimientos de acción preestablecidos y la población debe evacuar las zonas previamente delimitadas como “zonas de amenaza”.

Amenaza: Peligro latente que representa la probable manifestación de un fenómeno físico de origen natural, socio-natural o antropogénico, que se anticipa puede producir efectos adversos en las personas, la producción, la infraestructura, y los bienes y servicios. Es un factor de riesgo físico externo a un elemento o grupo de elementos sociales expuestos, que se expresa como la probabilidad de que un fenómeno se presente con una cierta intensidad, en un sitio especifico y dentro de un periodo de tiempo definido.

Ejemplos: Amenazas Naturales: Sismos, Volcanes, Tsunamis, etc..; Amenazas Socio Naturales: Deslizamientos, Incendios forestales, etc…; Amenazas Antrópicas: Derrames, Explosiones, etc…

Análisis de Riesgo: Análisis que relaciona la amenaza con los factores de vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el fin de determinar los posibles efectos y consecuencias físicas, sociales, económicas y ambientales asociadas a una o varias amenazas en un territorio y con referencia a unidades sociales y económicas particulares. Los análisis de amenazas y vulnerabilidad componen áreas del componente análisis de riesgos y deben estar articulados con este propósito y no comprender actividades separadas e independientes. Las actividades que se deben realizar para lograr ese análisis son, entre otras:


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• Identificar el origen, naturaleza, extensión, intensidad, magnitud y recurrencia de la amenaza.

• Determinar el grado de vulnerabilidad, capacidad de respuesta, y grado de resiliencia.

• Construir escenarios de riesgos probables.• Identificar las medidas y recursos disponibles.• Fijar prioridades en cuanto a tiempos y activación de recursos.• Determinar niveles aceptables de riesgo y costo – beneficio.• Contar con sistemas de administración efectivos y apropiados para

implementar y controlar los procesos anteriores.

Desastre: Situación o proceso social que se desencadena como resultado de la manifestación de un fenómeno de origen natural, socio-natural o antrópico, que causa alteraciones intensas, graves y extendidas en las condiciones normales de funcionamiento del país, región, zona, o comunidad afectada, las cuales no pueden ser enfrentadas o resueltas de manera autónoma utilizando los recursos disponibles a la unidad social directamente afectada. Estas alteraciones están representadas de forma diversa y diferenciada, entre otras cosas, por la pérdida de vida y salud de la población; la destrucción, pérdida o inutilización total o parcial de bienes de la colectividad y de los individuos, así como daños severos en el ambiente. En la mayoría de los casos, existen importantes efectos secundarios asociados.

Ejemplos de desastres: Haiti 2010; Océano Indico 2004; Zona costera del Ecuador 2008; etc.

Emergencia: Estado directamente relacionado con la ocurrencia de un fenómeno físico peligroso o por la inminencia del mismo, que requiere de una reacción inmediata y exige la atención de las instituciones del Estado, los medios de comunicación y de la comunidad en general. Cuando es inminente el evento, pueden presentarse confusión, desorden, incertidumbre y desorientación entre la población. La fase inmediata después del impacto es caracterizada por la alteración o interrupción intensa y grave de las condiciones normales de funcionamiento u operación de una comunidad, zona o región y las


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condiciones mínimas necesarias para la supervivencia y funcionamiento de la unidad social afectada. Constituye una fase o componente de una condición de desastre pero no es, per se, una noción sustitutiva de desastre. Puede haber condiciones de emergencia sin un desastre.

Evento (adverso): Es un fenómeno - natural, antrópico o tecnológico - que actúa como el detonante del desastre y sus efectos adversos sobre las vidas humanas, la salud y/o la infraestructura económica y social de una comunidad.

Gestión de Riesgo: Un proceso social complejo cuyo fin último es la reducción o la previsión y control permanente del riesgo de desastre en la sociedad, en consonancia con, e integrada al logro de pautas de desarrollo humano, económico, ambiental y territorial, sostenibles. En principio, admite distintos niveles de intervención que van desde lo global, integral, lo sectorial y lo macro-territorial hasta lo local, lo comunitario y lo familiar. Además, requiere de la existencia de sistemas o estructuras organizacionales e institucionales que representan estos niveles y que reúnen bajo modalidades de coordinación establecidas y con roles diferenciados acordados, aquellas instancias colectivas de representación social de los diferentes actores e intereses que juegan un papel en la construcción de riesgo y en su reducción, previsión y control.

Mitigación: Planificación y ejecución de medidas de intervención dirigidas a reducir o disminuir el riesgo (existente). La mitigación es el resultado de la aceptación de que no es posible reducir el riesgo totalmente. Las acciones planificadas deben considerar tanto los aspectos humanos como de infraestructura, producción, bienes y servicios.

Ejemplos: reforzamiento estructural de hospitales para mejorar su sismoresistencia; Obras de estabilización de taludes para evitar deslizamientos; muros de gaviones para reducir inundaciones; reforestación de zonas con fuerte pendiente para evitar erosión y crecidas repentinas de ríos en caso de lluvias; etc.


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Pre - alerta: Estado anterior a la ocurrencia de un posible fenómeno peligroso que se declara con el fin de que los organismos de socorro activen procedimientos de acción preestablecidos y para que la población tome precauciones específicas debido a la inminente ocurrencia del evento previsible. Además de informar a la población del grado de peligro, los estados de alerta se declaran con el objeto de que la población y las instituciones adopten una acción específica ante la situación que se presenta.

Preparación: Medidas cuyo objetivo es organizar y facilitar los operativos para el efectivo y oportuno aviso, salvamento y rehabilitación de la población en caso de desastre. La preparación se lleva a cabo mediante la organización y planificación de las acciones de alerta, evacuación, búsqueda, rescate, socorro y asistencia que deben realizarse en caso de emergencia.

Ejemplos: preparación de planes de contingencias; realización de simulacros; capacitación y equipamiento de cuerpos básicos de socorro; etc.

Prevención: Medidas y acciones dispuestas con anticipación que buscan prevenir nuevos riesgos o impedir que aparezcan. Significa trabajar en torno a amenazas y vulnerabilidades probables. Visto de esta manera, la prevención de riesgos se refiere a la Gestión Prospectiva del Riesgo, mientras que la mitigación o reducción de riesgos se refiere a la Gestión Correctiva. Dado que la prevención absoluta rara vez es posible, la prevención tiene una connotación semi-utópica y debe ser vista a la luz de consideraciones sobre el riesgo aceptable, el cual es socialmente determinado en sus niveles.

Ejemplos de medidas preventivas: Ordenamiento Territorial incluyendo análisis de riesgos; uso de código de construcción con normas de sismo resistencia; etc.

Reconstrucción: Es el proceso de recuperación a mediano y largo plazo, del daño físico, social y económico, a un nivel de desarrollo igual o superior al existente antes del desastre. Los efectos de un


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desastre repercuten tanto social, económica como ambientalmente. Por ello las acciones en reconstrucción buscan activar las fuentes de trabajo, reactivar la actividad económica de la zona o región afectada; reparar los daños materiales en especial en materia de vivienda y de infraestructura, incorporar las medidas de prevención y mitigación del riesgo en el proceso de desarrollo. Una meta importante de la reconstrucción será la de no volver a generar el mismo riesgo.

Ejemplos: reconstrucción de viviendas con nuevas normas de sismo resistencia; financiamiento de actividades productivas con enfoque de gestión de riesgos;

Recuperación: Conjunto de acciones de la Rehabilitación y Reconstrucción

Reducción de Riesgos: Medidas compensatorias dirigidas a cambiar o disminuir las condiciones de riesgo existentes. Son medidas de prevención – mitigación y preparación que se adoptan con anterioridad de manera alternativa, prescriptiva o restrictiva, con el fin de evitar que se presente un fenómeno peligroso, o para que no se generen daños, o para disminuir sus efectos sobre la población, los bienes y servicios y el ambiente.

Ejemplos: Planificación del desarrollo con enfoque de riesgo (tomando en cuenta las amenazas y vulnerabilidades); reforzamiento de estructuras físicas vulnerables; instalación de sistemas de alerta; capacitación a la población para enfrentar emergencias; etc

Rehabilitación: Proceso de restablecimiento de las condiciones normales de vida mediante la reparación de los servicios vitales indispensables interrumpidos o deteriorados por el desastre.

Ejemplo: instalación de puentes baileys; apertura de vías derrumbadas; instalación de sistemas de agua potable temporales; etc.

Resiliencia: Capacidad de un sistema, comunidad o sociedad potencialmente expuestas a amenazas a adaptarse, resistiendo o cambiando con el fin de alcanzar y mantener un nivel aceptable en


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su funcionamiento y estructura. Se determina por el grado en el cual el sistema social es capaz de auto-organizarse para incrementar su capacidad de aprendizaje sobre desastres pasados con el fin de lograr una mejor protección futura y mejorar las medidas de reducción de riesgo de desastres.

Respuesta a emergencia o desastre: Etapa de la atención de emergencias o desastres que corresponde a la ejecución de las acciones previstas en la etapa de preparación y que, en algunos casos, ya han sido antecedidas por actividades de alistamiento y movilización, motivadas por la declaración de diferentes estados de alerta. Corresponde a la reacción inmediata para la atención oportuna de la población.

Ejemplos: Búsqueda y Rescate; Evacuación de afectados; Alojamiento en refugios temporales o albergues; etc.

Riesgo: Es la probabilidad de ocurrencia de consecuencias económicas, sociales o ambientales en un sitio particular y durante un tiempo de exposición determinado. Se obtiene de relacionar la amenaza con la vulnerabilidad de los elementos expuestos.

Ejemplos: viviendas construidas sin códigos de sismo resistencia en una zona sísmica; producciones agrícolas no resistentes a inundaciones en zonas inundables; etc.

Vulnerabilidad: Factor de riesgo interno de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza. Corresponde a la predisposición o susceptibilidad física, económica, política o social que tiene una comunidad de ser afectada o de sufrir efectos adversos en caso de que se manifieste un fenómeno peligroso de origen natural, socio natural o antrópico. Representa también las condiciones que imposibilitan o dificultan la recuperación autónoma posterior. Las diferencias de vulnerabilidad del contexto social y material expuesto ante un fenómeno peligroso determinan el carácter selectivo de la severidad de sus efectos.

Ejemplos: viviendas sin pilotes en zonas inundables; cultura fatalista o percepción errónea del riesgo existente; falta de organización en la comunidad; etc.

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