Escuela Virtual para América Latina y el Caribe

Gestión de Proyectos

Project Management con Project-Open

IntroducciónDesde finales de 2010, tras el levantamiento de procesos llevado a cabo durante la consultoría externa en 2010, se ha venido trabajando en la identificación y puesta en marcha de una herramienta de Gestión de Proyectos (Project Management) que ayude a los miembros del equipo técnico en las siguientes actividades:

• Gestionar procesos complejos como el diseño, autoría y montaje de cursos

• Hacer posible la centralización de información relacionada (archivos de recursos, resúmenes ejecutivos)

• Comenzar a medir tiempos de dedicación por tarea/persona (que puedan servir para estimaciones presupuestales a Financiera)

• Comunicación de incidencias • Registro de información valiosa para contrapartes y oficinas.

IntroducciónDurante la fase de identificación de la herramienta más adecuada para las necesidades de la Escuela se vigiló por que cumpliera con los siguientes requerimientos y funcionalidades:

• Gestión de flujos de trabajo (workflow, para la sistematización de procesos complejos)

• Gestión de tareas y proyectos (diagramas Gantt)• Basada en web (multiusuario y que permita el acceso remoto)• Sistema de notificaciones (por email y otros)• Gestión de recursos (asignación de responsables y personas

colaboradoras por proceso)• Sistema de medición/imputación de tiempos• Almacenamiento de archivos (File Storage)

Introducción• Diagramas Gantt: Un diagrama Gantt (Gantt chart) es un diagrama de

barras que ilustra la planificación de un proyecto. Los diagramas Gantt reflejan las fechas de inicio y final de las tareas, eventos (hitos) y productos que componen un proyecto. También suelen mostrar las dependencias existentes entre tareas (el fin de una es requisito para el comienzo de otra) y los recursos humanos asignados a cada tarea.

• Diagramas de flujo (workflow): El flujo de trabajo es el estudio de los aspectos operacionales de un proceso o actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri (Petri-nets).

Introducción

Ejemplo de diagrama Gantt:

IntroducciónEjemplo de workflow :

Project-Open• Software de tipo ERP-Project Management (gestión de proyectos con

módulo de gestión financiera integrado)• Software del tipo free-open source • Posibilidad de diseñar flujos de trabajo con sistema de notificaciones

incluido • Medición/Imputación de tiempos (timesheets)• Foros online (incidencias, debates entre el grupo de trabajo)• Almacenamiento de archivos• Distintos perfiles de usuario: Project Manager, Senior Manager,

Employee, Sales, Cliente,…• Configuración del interfaz de usuario (dashboard de inicio).• http://www.project-open.com/

Project-Open

Ejercicio práctico1. Descargar Gantt-Project:

Desde Compartidas: \\ATEC\Software\Gantt_ProjectWeb: http://www.ganttproject.biz/download (for Windows)

2. Abrir Gantt-Project y crear un diagrama de tareas (cronograma) 3. Entrar a Project-Open

http://172.16.188.19:8000

4. Crear proyecto (datos básicos: Nombre, descripción) y “clientes”5. Introducir miembros del proyecto6. Importar diagrama Gantt7. Subir archivos relacionados con el proyecto8. Probar foros, medición de tiempos, modificar datos del perfil, cambiar

la contraseña, subir su foto, …

Regional Bureaufor Latin America

and the Caribbean

Chismes, ruegos y preguntas:soporte@escuelapnud.org

¡GRACIAS!

HTTP://172.16.188.19:8000/HTTP://186.113.24.16:8000/

¡GRACIAS!

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