gestión de proyectos introducción
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Curso de Dirección de Proyectos
Introducción
¿Qué es un Proyecto?
Un Proyecto es un conjunto de trabajos interrelacionados entre sí, que van encaminados a alcanzar un objetivo o meta específica, con unas fechas de inicio y fin, y unos recursos
finitos
Tiempo
Dinero
€
Recursos
Objetivo
¿Qué es un Proyecto?
“Los Proyectos – con un principio y un final y un cliente y unos resultados que se puedan entregar- es lo que hacen las empresas de servicios profesionales”
Tom Peters50 claves para la dirección de proyectos(1999)
“Los Proyectos – con un principio y un final y un cliente y unos resultados que se puedan entregar- es lo que hacen las empresas de servicios profesionales”
Tom Peters50 claves para la dirección de proyectos(1999)
¿Qué es un Proyecto?
Un Proyecto es un esfuerzo temporal para crear un procucto o servicio único.
Temporal quiere decir que tiene un inicio y un final definidos
Único quiere decir que el producto o servicio es distingible y singular
Un proyecto es: Ejecutado por personas Restingido a unos recursos limitados Planificado, ejecutado y controlado
PMI Standards CommitteeA GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE(1996)
¿Qué es un Proyecto?Ante una necesidad de actuar, podemos adoptar un enfoque de “vamos haciendo” o plantear las actividades en formato de ProyectoAnte una necesidad de actuar, podemos adoptar un enfoque de “vamos haciendo” o plantear las actividades en formato de Proyecto
Estos dos enfoques requieren sistemas de gestión habilidades y filosofías diferentesEstos dos enfoques requieren sistemas de gestión habilidades y filosofías diferentes
OPERACIONESPROYECTO
Esfuerzo temporal limitado Producto Servicio único
Esfuerzo temporal limitado Producto Servicio único
En curso permanente mismo servicio/ producto una y otra vezEn curso permanente mismo
servicio/ producto una y otra vez
¿Qué es un Proyecto?Placido Domingo..etc. Departamento de
Compras...etc.
Una actuación Un Trabajo
Un acto de pasión desatada
Esperar a que de la hora
Asombroso Rutinario
Una pieza maestra Burocrático
Agotador Adormecedor
Aventurado A lo seguro
Con principio y final Sin puntos ni comas
Una experiencia que hace madurar
Un día más viejo
Con carácter Despersonalizado
Aventurado Predecible
... ....
¿Qué es un Proyecto?Apasionante…pero arriesgado: El índice de fracaso de los
Proyectos es alto.Apasionante…pero arriesgado: El índice de fracaso de los
Proyectos es alto.
El Colorario de Callaham a las Leyes de Murphy: “Murphy era un optimista”El Colorario de Callaham a las Leyes de Murphy: “Murphy era un optimista”
LOS PROYECTOS Y LAS LEYES DE MURPHY
LA PRIMERA LEY : Todo proyecto resulta siempre más complejo
que lo originalmente planteado.
LA SEGUNDA LEY: Todo proyecto resulta siempre más caro que
lo originalmente planteado.
LA TERCERA LEY: Todo proyecto se demora siempre más tiempo
que lo originalmente planteado.
LA CUARTA LEY: Si algo puede fallar, fallará inevitablemente
LA PRIMERA LEY : Todo proyecto resulta siempre más complejo
que lo originalmente planteado.
LA SEGUNDA LEY: Todo proyecto resulta siempre más caro que
lo originalmente planteado.
LA TERCERA LEY: Todo proyecto se demora siempre más tiempo
que lo originalmente planteado.
LA CUARTA LEY: Si algo puede fallar, fallará inevitablemente
MetodologíasLa gestión de proyectos requiere el conocimiento de una rigurosa metodología para realizar una aplicación poco rigurosa de la mismaLa gestión de proyectos requiere el conocimiento de una rigurosa metodología para realizar una aplicación poco rigurosa de la misma
ISO 9000:2000
Objetivo
TiempoTiempo
DineroDinero
RecursosRecursosEnergiaEnergia
EspacioEspacio
Provisiones
Provisiones
ComunicaciónComunicación
CalidadCalidad
RiesgosRiesgos
MetodologíasReferenciasReferencias
Las principales referencias de la gestión formal de proyectos son las asociaciones:
PMI (Project Management Institute)IPMA (International Project Management Association)
Y la metodología:PRINCE2 (Projects in Controlled Environments)
IPMA se constituyó en 1965, PMI lo hizo en 1969, y PRINCE2 se comenzó a desarrollar en 1989
Las principales referencias de la gestión formal de proyectos son las asociaciones:
PMI (Project Management Institute)IPMA (International Project Management Association)
Y la metodología:PRINCE2 (Projects in Controlled Environments)
IPMA se constituyó en 1965, PMI lo hizo en 1969, y PRINCE2 se comenzó a desarrollar en 1989
PMI e IPMA son organizaciones que han ido desarrollando estándares, métodos y modelos de certificación profesional (www.pmi.org – www.ipma.ch).
Siguiendo un camino inverso, PRINCE2 no nace como asociación, sino como metodología alrededor de la cual se ha formado un grupo de desarrollo.
PMI e IPMA son organizaciones que han ido desarrollando estándares, métodos y modelos de certificación profesional (www.pmi.org – www.ipma.ch).
Siguiendo un camino inverso, PRINCE2 no nace como asociación, sino como metodología alrededor de la cual se ha formado un grupo de desarrollo.
Áreas de ConocimientoDesde un punto de vista conceptual, la gestión de proyectos se distribuye en las siguientes áreas de conocimiento :
Gestión de la integración
Desarrollo del plan de proyecto Ejecución del plan de proyecto Control integrado del cambio
Gestión del alcance
InicioPlanificación del alcanceDefinición del alcanceVerificación del alcanceControl de cambio del alcance
Gestión del tiempo
Definición de la actividadSecuencia de la actividadEstimación de tiemposDesarrollo de la agendaControl de la agenda
Gestión de costes
Plan de recursosEstimación de costesPresupuestoControl de costes
Gestión de la calidad
Plan de calidadAseguramiento de la calidadControl de calidad
Gestión de los recursos humanos
Plan de organizaciónIncorporación de personasDesarrollo del equipo
Gestión de la comunicación
Plan de comunicacionesDistribución de la informaciónInformes de eficienciaCierre administrativo
Gestión de riesgos
Plan de riesgosIdentificación de riesgosAnálisis cuantitativo de riesgosAnálisis cualitativo de riesgosPlan de exposición de riesgosMonitorización y control de ries.
Gestión de compras
Plan de necesidadesPlan de comprasComprasSelección de proveedoresContratación administrativaCierre de contrato
Fuente: PMBOK
Ciclo de vida de los Proyectos
Los Proyectos empiezan mucho antes de aparezca la necesidad de gestionar su implementación
Los Proyectos empiezan mucho antes de aparezca la necesidad de gestionar su implementación
DesarrolloFormalizaciónConceptualizacion
SE CONSTRUYE UNA HISTORIASE CONSTRUYE UNA HISTORIA
Gestión del Conocimiento
Alineación dePersonas
SE CONSTRUYE UNA PROPUESTASE CONSTRUYE UNA PROPUESTA
SE CONSTRUYE UN PRODUCTO/SERVICIOSE CONSTRUYE UN PRODUCTO/SERVICIO
Ciclo de vida de los Proyectos
Conceptualización» Considerar el entorno y sus influencias. El problema es concreto, el entorno complejo. Es esencial contextualizar el Proyecto
»Analizar la Situación actual del cliente, el grado de madurez de la organización para afrontar el proyecto, aspectos culturales, iniciativas previas relacionadas…
»Entender y pactar claramente cuales son los objetivos implícitos y explícitos del proyecto (Qué queremos conseguir con su implantación?)
»Un problema se puede abordar desde diferentes perspectivas. Cual es la nuestra?. Con qué enfoque abordamos el proyecto?
»Cómo vamos a hacerlo? Cual es nuestro plan? ... No es el plan de trabajo... Es la definición de una estrategia idónea y realista
» CONSTRUIR UNA HISTORIA
» Considerar el entorno y sus influencias. El problema es concreto, el entorno complejo. Es esencial contextualizar el Proyecto
»Analizar la Situación actual del cliente, el grado de madurez de la organización para afrontar el proyecto, aspectos culturales, iniciativas previas relacionadas…
»Entender y pactar claramente cuales son los objetivos implícitos y explícitos del proyecto (Qué queremos conseguir con su implantación?)
»Un problema se puede abordar desde diferentes perspectivas. Cual es la nuestra?. Con qué enfoque abordamos el proyecto?
»Cómo vamos a hacerlo? Cual es nuestro plan? ... No es el plan de trabajo... Es la definición de una estrategia idónea y realista
» CONSTRUIR UNA HISTORIA
Un clásico…
Ciclo de vida de los Proyectos
Formalización» Crear la Comunidad del Proyecto (Colaboradores, Cliente, Partners...)
» Definir roles y responsablidades (a priori)
» Definir los flujos de comunicación y los órganos de seguimiento del Proyecto
» Decidir cómo se va a operar y cómo se va a medir
» Delimitar el Alcance: qué queda cubierto por el proyecto y qué no
» Definir el protocolo de gestión de cambios
» Definir un marco temporal y una planificación de tareas a alto nivel
» Valorar económicamente el Proyecto
» CONSTRUIR UNA OFERTA/CONTRATO
» Crear la Comunidad del Proyecto (Colaboradores, Cliente, Partners...)
» Definir roles y responsablidades (a priori)
» Definir los flujos de comunicación y los órganos de seguimiento del Proyecto
» Decidir cómo se va a operar y cómo se va a medir
» Delimitar el Alcance: qué queda cubierto por el proyecto y qué no
» Definir el protocolo de gestión de cambios
» Definir un marco temporal y una planificación de tareas a alto nivel
» Valorar económicamente el Proyecto
» CONSTRUIR UNA OFERTA/CONTRATO
Ciclo de vida de los Proyectos
Implementación
IniciaciónIniciación PlanificaciónPlanificación
ControlControl
CierreCierre
EjecuciónEjecución
Desde un punto de vista temporal, los proyectos se distribuyen en:
» Una fase de inicio, que acostumbra a formalizarse con la celebración de la reunión de kickoff
» A partir de ese momento, se inicia una iteración constante entre la ejecución del proyecto, el control del mismo y la planificación y re-planificación constante para adaptar el proyecto a la realidad operativa
» El cierre de un Proyecto, corresponde a las actividades que formalizan su entrega, aceptación por el cliente y traspaso a los equipos de mantenimiento u operación
Desde un punto de vista temporal, los proyectos se distribuyen en:
» Una fase de inicio, que acostumbra a formalizarse con la celebración de la reunión de kickoff
» A partir de ese momento, se inicia una iteración constante entre la ejecución del proyecto, el control del mismo y la planificación y re-planificación constante para adaptar el proyecto a la realidad operativa
» El cierre de un Proyecto, corresponde a las actividades que formalizan su entrega, aceptación por el cliente y traspaso a los equipos de mantenimiento u operación
» CONSTRUIR uN PRODUCTO O SERVICIO» CONSTRUIR uN PRODUCTO O SERVICIO
¿Qué veremos en el curso?
PROGRAMAPROGRAMA
1. Inicio2. Planificación3. Seguimiento y Control4. Cierre
1. Inicio2. Planificación3. Seguimiento y Control4. Cierre
Inicio
Niv
el d
e A
ctiv
idad
CierreControl
Planificación
Ejecución
Gestión Integral de Proyectos
¿Qué veremos en el curso?
DETALLE DEL PROGRAMADETALLE DEL PROGRAMA
» Definición del Proyecto Introducción A MicroSoft Project
Creación de un proyecto
Incorporación de Información básica del proyecto
Definición de tareas (tipos, relaciones, agrupación,hitos…)
Definición de recursos(tipos, hoja de recursos, grupos)
Definición de Calendario (distintas vistas)
» Construcción de una tabla de Riesgos
» Preparación de la reunión de Kickoff Interlocutores clave
Esquema de la reunión
Material a compartir
» Definición del Proyecto Introducción A MicroSoft Project
Creación de un proyecto
Incorporación de Información básica del proyecto
Definición de tareas (tipos, relaciones, agrupación,hitos…)
Definición de recursos(tipos, hoja de recursos, grupos)
Definición de Calendario (distintas vistas)
» Construcción de una tabla de Riesgos
» Preparación de la reunión de Kickoff Interlocutores clave
Esquema de la reunión
Material a compartir
INICIO
OBJETIVO : PREPARACIÓN DE LA REUNION DE
KICKOFF
¿Qué veremos en el curso?
DETALLE DEL PROGRAMADETALLE DEL PROGRAMA
» Planificación del Proyecto con MicroSoft Project Asignar recursos a tareas e identificar sobreuso de recursos Compartir recursos en varios proyectos Obtener linea base Identificar Camino crítico Ver Gantt, Pert..
» Elaborar un Caso Práctico relacionado con el ámbito funcional de los alumnos
» Planificación del Proyecto con MicroSoft Project Asignar recursos a tareas e identificar sobreuso de recursos Compartir recursos en varios proyectos Obtener linea base Identificar Camino crítico Ver Gantt, Pert..
» Elaborar un Caso Práctico relacionado con el ámbito funcional de los alumnos
PLANIFICACIÓN
OBJETIVO: BUEN MANEJO DE LA HERRAMIENTA MICROSOFT PROJECT
¿Qué veremos en el curso?
DETALLE DEL PROGRAMADETALLE DEL PROGRAMA
EJECUCIÓN Y CONTROL
» Seguimiento del Proyecto con MSProject Por tarea, por % total, por proyecto Ver Gantt de seguimiento (sobre caso práctico realizado en bloque anterior) Comparar evolución con respecto a línea base Obtener informes (standares y personalizados)
» Seguimiento de la tabla de riesgos Financieros Técnicos De Calendario
» Cómo preparar una reunión de Seguimiento Interlocutores clave Esquema de la reunión Material a compartir
» Seguimiento del Proyecto con MSProject Por tarea, por % total, por proyecto Ver Gantt de seguimiento (sobre caso práctico realizado en bloque anterior) Comparar evolución con respecto a línea base Obtener informes (standares y personalizados)
» Seguimiento de la tabla de riesgos Financieros Técnicos De Calendario
» Cómo preparar una reunión de Seguimiento Interlocutores clave Esquema de la reunión Material a compartir
OBJETIVO: EVITAR DESVÍOS Y DOCUMENTAR EL AVANCE DEL PROYECTO
¿Qué veremos en el curso?
DETALLE DEL PROGRAMADETALLE DEL PROGRAMA
CIERRE
OBJETIVO: ASEGURAR LA TRANSICIÓN A MANTENIMIENO Y LECCIONES
APRENDIDAS
» “EL PRIMER 90% DE UN PROYECTO SE TOMA EL 90% DEL TIEMPO…..EL ULTIMO 10% SE TOMA EL
OTRO 90% DEL TIEMPO” Richard Templar » Elaborar documentación de cierre y preparar la reunión de cierre con el cliente
» Elaborar documentación y preparar la reunión de traspaso a los equipos de mantenimiento
» Desasignar a los recursos
» Asegurar el cumplimiento de los periodos de garantía
» Gestión del conocimiento y explicitación de lecciones aprendidas
» “EL PRIMER 90% DE UN PROYECTO SE TOMA EL 90% DEL TIEMPO…..EL ULTIMO 10% SE TOMA EL
OTRO 90% DEL TIEMPO” Richard Templar » Elaborar documentación de cierre y preparar la reunión de cierre con el cliente
» Elaborar documentación y preparar la reunión de traspaso a los equipos de mantenimiento
» Desasignar a los recursos
» Asegurar el cumplimiento de los periodos de garantía
» Gestión del conocimiento y explicitación de lecciones aprendidas