Gestin de Proyectos.

Adquirir los conocimientos y habilidades bsicas necesarios para administrar mejor proyectos de mejora interna o servicio. Lo anterior se lograr a travs del anlisis de casos prcticos y ejercicios que permitan conocer los factores determinantes para lograr proyectos en tiempo, costo y calidad.

La estructura del curso esta basada en las mejores prcticas propuestas en A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), documento desarrollado por el Project Management Institute (PMI) y utilizado a nivel mundial como estndar en la prctica de administracin de proyectos.Objetivo

Qu es el PMI? Project Management Institute PMI es una organizacin sin fines de lucro.Fundada en 1969 tiene cerca de 250,000 profesionales asociados de diferentes especialidades, en 125 pases.El Captulo Lima Per del PMI fue fundado en 1999El lema del PMI es Hacer de la gestin de proyectos una herramienta para obtener resultados de negocios

Qu es el PMBOK? Project Management Body of Knowledge PMBOK es una gua cuya finalidad es identificar el subconjunto de fundamentos de la direccin de proyectos denominados como buenas prcticas.Es adems una gua que proporciona y promueve un vocabulario comn para analizar, escribir y aplicar la gestin de proyectos.El PMI usa este documento como una referencia fundamental, pero no nica, para la direccin de proyectos en sus programas de desarrollo profesional.

Qu es el Gov-SIG? Goverment Special Interest Group (grupo de inters especial en proyectos de gobierno)Promueve experiencias del PMI a nivel de gobierno dedicndose a mejorar la calidad, arte y prctica de la gestin de proyectos de gobierno.Su lema Construyendo puentes sin fronteras: mejorar los procesos en la gestin de proyectos de gobierno a escala globalCreado en 1996, cuenta con 2000* miembros de 25 pases, 35% de los cuales son PMPs.(*) Fuente: PMI GovSIG Magazine, Diciembre 2006

Por qu es importante una gua para la gestin de proyectos? Provee metodologa.Documenta las lecciones aprendidas.Permite una definicin clara de lo que se puede hacer, sobre lo que se desea.Proporciona elementos de medicin y toma de decisiones informadas.Muestra resultados de manera objetiva.

Cmo se aplica el PMBOK?El PMBOK describe una serie de conocimientos, habilidades, tcnicas y herramientas que pueden ser aplicados a los proyectos para satisfacer los requisitos que se plantean.El PMBOK es una gua que permite comparar, adaptar, incorporar o mejorar los procesos que una organizacin tiene para la gestin de proyectos con la finalidad de lograr cumplir con los objetivos propuestos de manera ordenada y metodolgica.

Caractersticas del PMBOKEs una gua, no una regla fija.Es adaptable, compatible o complementario con otras metodologas (p.e.: Marco Lgico).Describe un proceso completo, desde el inicio hasta el cierre de un proyecto.Aceptado internacionalmente.Ayuda a generar una cultura de proyectos basada en un estndar.

Introduccin

Qu es un proyecto?Caractersticas:Evento nicoFecha de inicio y terminacin determinadaCosto presupuestadoRecursos definidosTareas definidasObjetivos especficosElaboracin progresiva

Definicin de diccionario: Esfuerzo de trabajo temporal, compuesto de actividades relacionadas entre si, con un inicio y terminacin definidos; para crear un producto, resultado o servicio nico.

Qu es un producto entregable?Cualquier producto, servicio o resultado medible, tangible y verificable como:Una planta termoelctrica de 160MW - producto para generar electricidad.Centro logstico intermodal - servicio de almacenamiento y manejo de carga para facilitar el transporte internacional.Plan estratgico regional concertado al 2010 - resultado o salida de un proceso.

Ejemplos de proyectos Lista de proyectos que los participantes vienen trabajando en su localidad:abcde

Cmo se generan los proyectos? PROYECTOSPROCESOSgeneranreincorporan

Proyectos dentro del Plan Estratgico PMBOK Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratados dentro de los limites operativos normales de la organizacin. Por lo tanto, los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan estratgico de la organizacin. (pag. 7)

MisinVisinObjetivos estratgicosIniciativasIniciativasProcesosObjetivos estratgicosObjetivos estratgicosIniciativasIniciativasIniciativasIniciativasProgramas y ProyectosPMBOK Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratados dentro de los lmites operativos normales de la organizacin. Por lo tanto, los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan estratgico de la organizacin. Pg 7Planeamiento Estratgico

Seleccin de ProyectosProyectos Cancelados y PospuestosPRIORIZARESTRATEGIARECURSOSPROYECTOS AUTORIZADOS(Acta de Proyecto)SELECCIONAR

Qu es una Operacin?Son actividades continuas y repetitivas que se realizan para poner en funcionamiento determinado producto o servicio. abcde

Ciclo de Vida - Proyecto de Inversin Pblica

PERFIL

PREFACTIBILIDAD

FACTIBILIDAD

APROBADO

EXPEDIENTE TECNICO

EJECUCION OPERACINMANTENIMIETOAUTORIZADOAUTORIZADOPRE INVERSININVERSINPOST INVERSINAPROBADOPROYECTOPRODUCTOIDEAInicioFin

Ciclo de Vida - Proyecto de Inversin Privada

PLANIFICACION

EJECUCION

PROYECTOIDEAInicio

INICIO

SEGUIMIENTO &CONTROL

CIERRE

Fin

Ciclo de Vida - Producto

CRECIMIENTO

MADUREZ

PRODUCTOInicio

INTRODUCCION

DECLINACION

Fin

Conceptos bsicos de la administracin proyecto segn el PMI

Qu es la administracin de Proyectos?La aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas, (tanto cuantitativos como cualitativos) a las actividades de un proyecto, para cumplir con los requerimientos que le dieron origen.Beneficios:Mayor nmero de Proyectos terminadosMenores desviaciones en el cumplimiento de los tres elementos fundamentales (Tiempo, Costo y Alcance)Mejor cumplimiento de los objetivos estratgicos de la organizacin

Ciclo de Vida del Proyecto segn el PMBOK

Grupos de procesos de la gestin de proyectos PMBOK

IniciacinDefinen y autorizan un proyectoPlanificacinDefinen y refinan los objetivos y preparan el plan de gestin del proyectoEjecucinIntegra a personas y otros recursos para ejecutar plan de gestin del proyectoSeguimiento y ControlMide, supervisa y controla regularmente el avance del proyecto y los cambiosCierreFormalizan la aceptacin del producto, servicio o resultado y terminan proyecto

Procesos de InicioProcesos de PlaneacinProcesos de EjecucinProcesos de ControlProcesos de CierreGrfica de los grupos de procesos

reas de conocimiento de la gestin de proyectos del PMI Divisin de la gestin de proyectos en reas especficas y el conjunto de procesos, herramientas y tcnicas relacionadas a esta.EntradasHerramientasSalidas

Las 9 reas de conocimiento del PMI

Gestin del AlcanceGestin del TiempoGestin de los CostosGestin de la CalidadGestin de los Recursos HumanosGestin de las ComunicacionesGestin de RiesgosGestin de las AdquisicionesGestin de la Integracin

Mapeo de los Procesos de la Gestin de Proyectos

Grupo de Procesos IniciacinGrupo de Procesos PlaneacinGrupo de Procesos EjecucinGrupo de Procesos Seguimiento y ControlGrupo de Procesos CierreGestin de la IntegracinxxxxxGestin del AlcancexxGestin del TiempoxxGestin de CostosxxGestin de CalidadxxxGestin de RRHHxxxGestin de las ComunicacionesxxxGestin de RiesgosxxGestin de Adquisicionesxxxx

El conjunto de personas que trabajan directamente en el Proyecto. El equipo del proyecto es el encargado de implementar cada uno de los procesos de la gestin de proyectos.

Equipo del Proyecto

Es el responsable de cumplir con los objetivos especficos del proyecto, controla los recursos asignados, gestiona el alcance, el cronograma, el costo y la calidad de los productos de los paquetes de trabajo.Es el encargado de informar a la Alta Direccin sobre los avances y otros aspectos del proyecto.Gerente del Proyecto

Influencia de la Organizacin en la Gestin del ProyectoGerente GeneralGerente FuncionalGerente FuncionalGerente FuncionalPersonalPersonalPersonalPersonalPersonalPersonalPersonalPersonalPersonalCoordinacin del Proyecto

Gerente GeneralDirector delProyectoDirector delProyectoDirector delProyectoPersonalPersonalPersonalPersonalPersonalPersonalPersonalPersonalPersonalCoordinacin del ProyectoEstructura organizacional orientada a Proyectos

El Plan de Gestin del Proyecto segn el PMBOKEs el resultado del Proceso de integrar y coordinar todos los planes subsidiarios o componentes en un solo plan.

El Plan de Gestin del Proyecto define como se ejecuta, supervisa, controla y cierra el proyecto.

Secuencia grfica para elaborar Plan de GestinDefinicin de ObjetivoPlaneacin del AlcanceLista de ActividadesPlaneacin de RecursosEstimacin de CostosEstimacin de DuracinSecuencia de Act.PresupuestoCronogramaLnea de BasePlan de CalidadPlan de ComunicacionesPlan de AdquisicionesPlan de RiesgosPlan deRRHH

Gestin del Alcance del Proyecto

Incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.Se relaciona principalmente con la definicin y el control de lo que esta y no esta incluido en el proyecto (fronteras).

La gestin del alcance del proyecto

AlcancePunto de llegada de un proyectoDescripcin del entregable final del proyectoEs lo que se pretende obtener con el proyectoGestionar el alcanceSaber manejar herramientas para alcanzar logrosQu es alcance y como gestionarlo?

Qu es alcance y como gestionarlo?

Los procesos de la gestin del alcance

Planeacin del alcanceDefinicin del Entregable Final que resulta al final del proyectoDefinicin del Proyecto qu se debe hacer para lograrloCriterios para cmo afrontar los cambios de alcance

ResultadoPlan de gestin del alcance

Definicin del alcanceEl alcance se define durante todo el proyectoSe analiza el productoSe identifican las alternativasSe analizan las expectativas de actores involucradosResultadoEnunciado del alcance del proyectoCambios solicitadosActualizacin del plan de gestin de alcance

Generar la estructura de desglose de trabajo (EDT)Los proyectos generan alcances Los sub-proyectos generan alcances parcialesLas fases generan hitos Las actividades generan entregables

ResultadoEDTDiccionario del EDTLnea de base del alcanceCambios solicitados

Los procesos de la gestin del alcanceProyectoSub-proyectosFasesPaquetes de trabajoActividadesAlcanceAlcances parcialesHitosEntregablesCaractersticas de los productos

Representacin grafica de un EDT

Verificacin del alcanceInspeccin de los entregables definidos en el EDT

ResultadoProductos entregables aceptadosCambios solicitadosAcciones correctivas recomendadas

Control del alcanceTomar decisiones y ejercer una accin luego de hacer las inspeccionesImplica un sistema de control de cambiosAnalizar las variacionesRe-planificaSistema de gestin de la configuracinResultadoAcciones correctivas recomendadasActualizaciones de resultados de otros procesos

Notas sobre el alcance en proyectos pblicosRestricciones tpicas:a) No gastar en exceso, a menos que una autoridad de gasto lo autoriceaun cuando este exceso pueda ser favorable para el proyectob) No gastar en otro alcance que el proyecto o programa no haya especificado anteriormentec) Defender el gasto de fraudes, malos gastos, o abuso del gasto del programa o proyecto

Notas sobre el alcance en proyectos pblicosQuines definen el alcance:Recordar que existen actores involucrados especficos en el Estado:CiudadanosOrganismos reguladores y supervisoresOrganismos supranacionalesOrganizaciones de sociedad civilPrensaCuando hay muchas entidades pblicasSe deben estructurar equipos independientes (a menos que se logre un ejercicio conjunto)Se debe ser coherente en la definicin de un EDT para varias entidades

*Antes de pasar a las siguiente lamina se indica que se daran antecedentes sobre el PMI y PMBOK para sentar las bases del curso.*Antes de pasar a las siguiente lamina se indica que se daran antecedentes sobre el PMI y PMBOK para sentar las bases del curso.*Antes de pasar a las siguiente lamina se indica que se daran antecedentes sobre el PMI y PMBOK para sentar las bases del curso.*Antes de pasar a las siguiente lamina se indica que se daran antecedentes sobre el PMI y PMBOK para sentar las bases del curso.