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Aplicativos para la gestiAplicativos para la gestióón integral de proyectosn integral de proyectos

Septiembre 2011Septiembre 2011Santiago de CompostelaSantiago de Compostela

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IntroducciIntroduccióónn

Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y úúnico, realizado para crear productos o servicios nico, realizado para crear productos o servicios úúnicos que agreguen valor o provoquen un cambio nicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso.beneficioso.

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IntroducciIntroduccióónn

DefiniciDefinicióón Gestin Gestióón de Proyectosn de Proyectos•• GestiGestióón de Proyectos es el proceso por el cual se n de Proyectos es el proceso por el cual se

planifica, dirige y controla el desarrollo de un planifica, dirige y controla el desarrollo de un proyecto con un costo mproyecto con un costo míínimo y dentro de un pernimo y dentro de un perííodo odo de tiempo especifico. de tiempo especifico.

Software de GestiSoftware de Gestióón de Proyectos n de Proyectos ≠≠ Sistema de Sistema de GestiGestióón de Proyectosn de Proyectos•• La GestiLa Gestióón de Proyectos es un proceso, el software es n de Proyectos es un proceso, el software es

un soporte de dicho procesoun soporte de dicho proceso

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NecesidadNecesidad

La gestiLa gestióón de un proyecto implica informacin de un proyecto implica informacióón de n de diversas funciones organizativas:diversas funciones organizativas:•• Comercial (especificaciones de servicio/producciComercial (especificaciones de servicio/produccióón)n)•• ProducciProduccióón / I+D (fases, tareas, estados, camino n / I+D (fases, tareas, estados, camino

crcríítico, cadena crtico, cadena críítica, informes de proyecto, informes tica, informes de proyecto, informes ttéécnicos de producto/servicio, cnicos de producto/servicio, ……))

•• Recursos Humanos (cargas de trabajo, agendas)Recursos Humanos (cargas de trabajo, agendas)•• Compras (solicitudes de compra, pedidos, estado de Compras (solicitudes de compra, pedidos, estado de

las compras)las compras)•• LogLogíística (control de entradas y salidas asstica (control de entradas y salidas asíí como como

consumo de materiales, control de reservas de consumo de materiales, control de reservas de equipamientos)equipamientos)

•• AdministraciAdministracióón (facturacin (facturacióón, control de cobros y n, control de cobros y pagos, ingresos y gastos pagos, ingresos y gastos -- rentabilidad)rentabilidad)

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Funciones TFunciones Tíípicaspicas

BD EntidadesBD Entidades BD ComercialBD Comercial AgendaAgenda WorkflowsWorkflows Cuadro de IndicadoresCuadro de Indicadores Plantillas de DocumentosPlantillas de Documentos Cronogramas (PERT, Cronogramas (PERT, GanttGantt, , BurnBurn DownDown))

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EspecificacionesEspecificaciones Herramientas de PlanificaciHerramientas de Planificacióónn

•• AgendaAgenda•• DefiniciDefinicióón de Calendariosn de Calendarios•• CronogramasCronogramas•• Asignaciones de recursosAsignaciones de recursos•• Fases/Fases/tareas tareas y y

relaciones/relaciones/restriccionesrestricciones entre entre fases/tareasfases/tareas

Herramientas de GestiHerramientas de Gestióón Comercial (compras y n Comercial (compras y ventas)ventas)•• Compras del proyectoCompras del proyecto•• Ventas del proyectoVentas del proyecto

Herramientas de Control de EjecuciHerramientas de Control de Ejecucióónn•• Control de estados general, por Control de estados general, por

fases, por actividades, fases, por actividades, …… Herramientas de Control de CostesHerramientas de Control de Costes

•• Enlace con contabilidad analEnlace con contabilidad analííticatica Herramientas de ComunicaciHerramientas de Comunicacióón Interna y Externan Interna y Externa

•• ReunionesReuniones•• ee--mailmail•• Chat Chat •• MensajerMensajeríía instanta instantááneanea•• VoVo--IpIp

Herramientas de AsignaciHerramientas de Asignacióón de Recursosn de Recursos•• Control de reservas y asignaciones Control de reservas y asignaciones

de Equipamientos / Localesde Equipamientos / Locales•• Almacenes del proyectoAlmacenes del proyecto

Herramientas de GestiHerramientas de Gestióón Documental y de la n Documental y de la InformaciInformacióónn•• Control de documentosControl de documentos•• GeneraciGeneracióón de documentos a travn de documentos a travéés s

de plantillasde plantillas•• GestiGestióón del Conocimienton del Conocimiento

Herramientas de WorklfowsHerramientas de Worklfows•• GeneraciGeneracióón de Workflows de n de Workflows de

diversos tipos (documentos, ediversos tipos (documentos, e--mails, tareas, incidencias, mails, tareas, incidencias, ……))

Herramientas de AnHerramientas de Anáálisis de Datoslisis de Datos•• IndicadoresIndicadores

Herramientas de aseguramiento y mejora de la Herramientas de aseguramiento y mejora de la calidadcalidad•• Incidencias (quejas, no Incidencias (quejas, no

conformidades, ..)conformidades, ..)•• EvaluaciEvaluacióón de la Satisfaccin de la Satisfaccióón de n de

clientesclientes•• Planes de Control de CalidadPlanes de Control de Calidad•• Sugerencias de mejoraSugerencias de mejora

Otros requisitos a considerar en funciOtros requisitos a considerar en funcióón de las n de las necesidades:necesidades:•• IntegraciIntegracióón / sincronizacin / sincronizacióón con n con

otras aplicacionesotras aplicaciones•• MultiidiomaMultiidioma•• MultidivisaMultidivisa•• MultialmacMultialmacéénn•• Control de Lotes Control de Lotes -- TrazabilidadTrazabilidad

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Especificaciones BEspecificaciones Báásicassicas

La informaciLa informacióón para la gestin para la gestióón de un proyecto debe n de un proyecto debe ser:ser:•• RelevanteRelevante•• VerazVeraz•• ActualizadaActualizada•• FFáácilmente accesiblecilmente accesible•• FFáácilmente analizablecilmente analizable

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MMéétricas, Indicadores, Antricas, Indicadores, Anáálisis de Datos de lisis de Datos de ProyectosProyectos

Fuente: PabloStraub

http://http://thatpmgame.comthatpmgame.com//

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Proceso de SelecciProceso de Seleccióón y Decisin y Decisióónn

Identificación de

Necesidades y Expectativas

Definición de

Especificaciones Funcionales

Definición de

Criterios y Baremos de Selección

Solicitud de

Propuestas

Valoración de

Propuestas

Decisión de

Compra / Alquiler

Definición de

RFP

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Ejemplo Ejemplo –– Tabla de ValoraciTabla de Valoracióón de Software de n de Software de GestiGestióónn

Valoración Alternativas ERP Empresa XXXX

CriterioFactor de Ponderación Proveedor A Proveedor B Proveedor C Proveedor D

Desviación Estándar

Precio Mantenimiento Software 11% 4 1 2 3 1,29Precio Implantación 10% 3 2 4 3 0,82

Precio Licencias 10% 2 1 3 4 1,29Facilidad de Manejo 10% 4 4 2 1 1,50

Flexibilidad para implantar futuros cambios 10% 4 3 2 3 0,82Agilidad de respuesta a cambios 10% 4 3 2 1 1,29

Garantía y compromiso de satisfacción 6% 4 3 4 1 1,41Conocimiento y experiencia en el sector 6% 3 1 4 1 1,50

Plazo de ejecución 5% 4 3 2 1 1,29Garantía de sostenibilidad 5% 4 2 4 2 1,15

Autonomia en adaptaciones sencillas 5% 4 1 3 1 1,50Propiedad del código fuente 4% 4 1 3 1 1,50

Prestigio del Soporte de Programación 4% 3 4 2 1 1,29Exigencias y precio del hardware 2% 3 1 4 1 1,50

Asesoramiento en la gestión de hosting o housing 1% 3 3 3 3 0,00Prestigio de la Empresa de desarrollo 1% 2 3 4 1 1,29

Total ponderado 352 220 277 196Total sin ponderar 55 36 48 28

Promedio 3,44 2,25 3,00 1,75Minimo 2 1 2 1

Máximo 4 4 4 4Desviación Estándar 0,73 1,13 0,89 1,06

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GrGrááfico de Valoracifico de Valoracióón Alternativasn Alternativas

Valoración Alternativas Software de Gestión

050

100150200250300350400

Provee

dor A

Provee

dor B

Provee

dor C

Provee

dor D

Valo

raci

ón P

onde

rada

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Los mitos del Open SourceLos mitos del Open Source

QuQuéé es y ques y quéé no es Open Sourceno es Open Source

No Open Workbench Microsoft ProjectPrimavera Projet Planner

SieGroupWare

dotProjectganttproject

Velneo

Si No

Códi

go A

bier

to

GratuitoListado de Herramientas en: http://www.navegapolis.net/content/blogcategory/90/87/10/0/

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Los mitos del Open SourceLos mitos del Open Source

VentajasVentajas•• En software En software ““osos”” maduro, maduro,

pueden conseguirse pueden conseguirse productos de alto valor productos de alto valor aaññadido que integren adido que integren mmúúltiples funcionesltiples funciones

InconvenientesInconvenientes•• Las versiones gratuitas Las versiones gratuitas

suelen ser un gancho, suelen ser un gancho, con funciones muy con funciones muy restringidasrestringidas

•• Soporte tSoporte téécnico a veces cnico a veces inexistenteinexistente

•• Cuando existe, coste del Cuando existe, coste del soporte tsoporte téécnico elevadocnico elevado

•• Personalizaciones pueden Personalizaciones pueden ser muy difser muy difííciles al ciles al alejarse del estalejarse del estáándarndar

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SaaSSaaS

QuQuéé esesSaaS: Software as a Service: Una aplicaciSaaS: Software as a Service: Una aplicacióón completa n completa

ofrecida como un servicio, bajo demanda, vofrecida como un servicio, bajo demanda, víía a multitenencia multitenencia ——una sola instancia del software que una sola instancia del software que corre en la infraestructura del proveedor y sirve a corre en la infraestructura del proveedor y sirve a mmúúltiples organizaciones de clientes ltiples organizaciones de clientes --

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SaaSSaaS VentajasVentajas

•• Minimiza la inversiMinimiza la inversióón en n en licencias y en infraestructura de licencias y en infraestructura de redred

InconvenientesInconvenientes•• Interdependencia de los Interdependencia de los

proveedores de servicios. proveedores de servicios. •• La disponibilidad de las La disponibilidad de las

aplicaciones estaplicaciones estáá supeditada a supeditada a la disponibilidad de acceso a la disponibilidad de acceso a InternetInternet

•• Seguridad: Los datos Seguridad: Los datos "sensibles" del negocio no "sensibles" del negocio no residen en las instalaciones de residen en las instalaciones de las empresas por lo que podrlas empresas por lo que podríía a generar un contexto de alta generar un contexto de alta vulnerabilidad para la vulnerabilidad para la sustraccisustraccióón o robo de n o robo de informaciinformacióón. n.

•• Seguridad. La informaciSeguridad. La informacióón de la n de la empresa debe recorrer empresa debe recorrer diferentes nodos para llegar a diferentes nodos para llegar a su destino, cada uno de ellos (y su destino, cada uno de ellos (y sus canales) son un foco de sus canales) son un foco de inseguridad. Si se utilizan inseguridad. Si se utilizan protocolos seguros, https por protocolos seguros, https por ejemplo, la velocidad total ejemplo, la velocidad total disminuye debido a la disminuye debido a la sobrecarga que estos sobrecarga que estos requieren. requieren.

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Errores TErrores Tíípicos en la Seleccipicos en la Seleccióónn

1. Falta de alineamiento estrat1. Falta de alineamiento estratéégico gico ¿¿ququéé objetivos objetivos estratestratéégicos tenemos y cgicos tenemos y cóómo el software podrmo el software podráácontribuir a su consecucicontribuir a su consecucióón?n?

2. No tener especificaciones claras de partida2. No tener especificaciones claras de partida 3. Exceso de funcionalidades: lo m3. Exceso de funcionalidades: lo máás sofisticado o s sofisticado o

completo no siempre es lo mcompleto no siempre es lo máás adecuados adecuado 4. Confiar s4. Confiar sóólo en la marca, fama o prestigio sin lo en la marca, fama o prestigio sin

valorar objetivamente otros criterios de decisivalorar objetivamente otros criterios de decisióón n mmáás objetivos y pragms objetivos y pragmááticos. Lo mticos. Lo máás caro no s caro no siempre es lo mejorsiempre es lo mejor

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Errores TErrores Tíípicos en la Seleccipicos en la Seleccióónn

5. Seleccionar un sistema que no se puede integrar con otros 5. Seleccionar un sistema que no se puede integrar con otros sistemas ya existentessistemas ya existentes

6. Implantar el sistema sin revisar los procesos. Intentar 6. Implantar el sistema sin revisar los procesos. Intentar implantar un software sin revisar y redefinir el proceso no lo implantar un software sin revisar y redefinir el proceso no lo optimiza, soptimiza, sóólo podrlo podríía acelerarlo.a acelerarlo.

7. Falta de visi7. Falta de visióón de futuro. Un software de gestin de futuro. Un software de gestióón no es para n no es para solucionar un problema actual, sino una plataforma solucionar un problema actual, sino una plataforma tecnoltecnolóógica de sustento al crecimiento futuro.gica de sustento al crecimiento futuro.

8. No adaptable a la evoluci8. No adaptable a la evolucióón tecnoln tecnolóógica. El software de gica. El software de gestigestióón debe estar respaldado por un proveedor que garantice n debe estar respaldado por un proveedor que garantice la evolucila evolucióón tecnoln tecnolóógica.gica.

9. Falta de flexibilidad. Por todo lo anterior, el software debe9. Falta de flexibilidad. Por todo lo anterior, el software debeser flexible al crecimiento, permitir cambios y utilizarlo en ser flexible al crecimiento, permitir cambios y utilizarlo en otras otras ááreas conforme al crecimiento y estrategia. El error reas conforme al crecimiento y estrategia. El error comcomúún de comprar un sistema n de comprar un sistema ““cerradocerrado”” y ry ríígido viene con la gido viene con la idea de adquirir las idea de adquirir las ““mejores prmejores práácticascticas””, sin embargo, , sin embargo, ééstas stas son en realidad las que la misma Pyme ha desarrollado.son en realidad las que la misma Pyme ha desarrollado.

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Sinapys Business Solutions, S.L.Sinapys Business Solutions, S.L. Servicios de ConsultorServicios de Consultoríía de Gestia de Gestióón y n y

Software de GestiSoftware de Gestióón Empresarialn Empresarial Si considera que su organizaciSi considera que su organizacióón debe:n debe:

•• Mejorar elMejorar el control de gesticontrol de gestióónn•• Reorientar y desplegar suReorientar y desplegar su estrategia estrategia

de negociode negocio•• Redefinir susRedefinir sus procesosprocesos•• Optimizar susOptimizar sus recursosrecursos•• Aumentar elAumentar el valor avalor aññadidoadido de sus de sus

productos y serviciosproductos y servicios•• Mejorar elMejorar el trabajo en equipotrabajo en equipo•• Mejorar laMejorar la motivacimotivacióónn del personaldel personal•• Mejorar laMejorar la satisfaccisatisfaccióón de los clientesn de los clientes•• Mejorar suMejorar su imagen corporativaimagen corporativa

.... podemos ayudarle.... podemos ayudarle Sinapsys Business SolutionsSinapsys Business Solutions®® le ofrece le ofrece

soluciones a sus problemas convirtisoluciones a sus problemas convirtiééndolos ndolos en oportunidades de mejora. Para ello, en oportunidades de mejora. Para ello, ponemos a su disposiciponemos a su disposicióón nuestros n nuestros conocimientos, habilidades, metodologconocimientos, habilidades, metodologíías y as y tecnologtecnologíías para mejorar los resultados de as para mejorar los resultados de su organizacisu organizacióónn

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1919

Algunos de los clientes deAlgunos de los clientes de

Applus Applus –– LGAILGAI

AMS LabAMS Lab

Autocares IglesiasAutocares Iglesias

BentelerBenteler

BM Trada CertificaciBM Trada Certificacióónn

Adegas Castro BaroAdegas Castro Baroññaa

Concello de GondomarConcello de Gondomar

C.R.D.O. MonterreiC.R.D.O. Monterrei

CEGCEG

CitroCitroëën n –– PSAPSA

EosaEosa

GalchimiaGalchimia

Grupo LosGrupo Losáánn

InadeInade

NavantiaNavantia

NanogapNanogap

PereiraPereira

Travibus Travibus

Universidad de VigoUniversidad de Vigo

Universidad de la RiojaUniversidad de la Rioja