gestión de inventarios con erp: una solución a medias

GESTIÓN DE INVENTARIOS CON ERP: UNA SOLUCIÓN A MEDIAS...


En muchas empresas la gestión del inventario depende de las posibilidades que ofrece la aplicación ERP instalada. Se supone por defecto que el ERP posee la funcionalidad de gestionar correctamente

el inventario. Lamentablemente esto no es así, ni siquiera en los ERP´s más conocidos.

Las aplicaciones ERP tienen unos fallos importantes en cuanto a gestión de inventarios: • Se orientan únicamente a artículos con un movimiento rápido y una demanda estable, sin tendencias, estacionalidades, etcétera (“fastmovers”). • Basan su propuesta de compra en unas medias de datos del pasado, normalmente demasiado lejano. • El responsable de aprovisionamiento no dispone de una herramienta apta para una evaluación frecuente de los parámetros logísticos. • Carecen de un manejo sencillo. La información necesaria está dispersa en varias pantallas o módulos.

A continuación se detallaran estos conceptos y se proporcionarán soluciones para esta problemática.

El stock es un amortiguador necesario para conseguir un desarrollo eficiente de los procesos empresariales. El stock disminuye la dependencia de un proceso determinado de la coordinación entre los procesos o de fallos potenciales en otros procesos. Entonces, por ello en muchas ocasiones el hecho de tener stock es inevitable. Sin embargo, stock ocupa recursos financieros de la empresa y por lo tanto debe ser minimizado. Por otra parte, tener suficiente stock aumenta la disponibilidad directa (nivel de servicio).

La consideración entre por un lado capital invertido y por otro el nivel de servicio es la pieza clave en la gestión del inventario. La figura 1 representa la relación entre el capital necesario para alcanzar un nivel de servicio deseado, o dicho en otra manera, el nivel de servicio máximo alcanzable con un capital determinado.

DeficienciasEn la práctica, muy pocas empresas se encuentran en la línea del equilibrio óptimo. La empresa media se encuentra muy por encima de este nivel, y entonces desaprovecha la oportunidad de bien reducir el capital invertido, o bien aumentar el nivel de servicio. La figura 2 muestra la zona en la cual se encuentran la mayoría de las empresas. En esta imagen se puede deducir fácilmente el potencial de alcanzar el mismo nivel de servicio con una reducción del capital invertido (dimensión vertical) o alcanzar un nivel de servicio más alto con el mismo capital invertido (dimensión horizontal).

En la gran mayoría de las empresas el stock no está bien equilibrado, lo cual se traduce en un aumento innecesario del capital invertido. Sin embrago, existe una base científica amplia en el ámbito de gestión de inventarios y la mayoría de estas empresas disponen de responsables de aprovisionamiento con una formación adecuada. Pero no son tanto los responsables de aprovisionamiento o las

técnicas aplicadas que forman la base de este fenómeno, sino las herramientas que utilizan.

Normalmente, las empresas utilizan la aplicación ERP implantada para gestionar los inventarios. En la mayoría de los ERP, incluidos los más conocidos, la funcionalidad para gestionar los inventarios es rudimentaria. La lógica de los ERP en el ámbito de gestión de inventarios muestra 3 carencias: 1. La limitación de los algoritmos ofrecidos. 2. El enfoque histórico. 3. El soporte insuficiente en cuanto a evaluaciones y análisis.

La funcionalidad que ofrecen los ERP se limita normalmente a una lógica de cálculo basada en medias simples. Así sí existe soporte en cuanto a EOQ y ROP (respectivamente Cantidad Económica de Pedido y Punto de Pedido), un planteamiento apto para artículos con un movimiento rápido y una demanda estable. Estos artículos, que normalmente forman una parte importante de las ventas realizadas, son los casos sencillos en cuanto a la gestión de inventarios. Debido a su rotación alta se elimina fácilmente los stocks demasiado elevados y la demanda estable permite una previsión de la demanda sencilla.

Diferente será si la demanda sigue un modelo diferente como, por ejemplo, cuando hay un ciclo de vida diferente al del producto estable, cuanto más corto sea este ciclo de vida, menor será la calidad del soporte ofrecido por el ERP clásico. En el caso de una demanda con una tendencia positiva, no se alcanzará el nivel de servicio deseado. Una demanda con una tendencia negativa, resultará en una sobre-inversión en inventario. En ambos casos se debe detectar el fenómeno a tiempo y “corregirlo” con el fin de asegurar




el inventario. Lamentablemente esto no es así, ni siquiera en los ERP´S más conocidos.

una política de inventario aceptable. Aún será más difícil en el caso de demandas estacionales o demandas esporádicas. También los “fastmovers” con una desviación puntual, resultan en sub-optimizaciones. Problemas graves se detectan en caso de rotaciones lentas, sobre todo si esta rotación lenta es la consecuencia del ciclo de vida del artículo.

Listado y reglaLa capacidad de previsión de demanda de la mayoría de las aplicaciones ERP se puede resumir en: “La historia se repite”. En el mejor caso se gestionan linealmente los parámetros de stock, basándose en (una media de) la demanda del pasado reciente. Por eso, la capacidad de adaptación es limitada y no se ajusta a las modificaciones en la demanda. La consecuencia es evidente: sobre-stock (efecto negativo en el capital invertido) o rotura stock (nivel de servicio por debajo del nivel deseado). Ver figuras 3 y 4.

Más grave es que los ERP menos avanzados, no dispongan de una función que permite una evaluación automática de los parámetros de stock. El usuario depende de un listado con los parámetros logísticos actuales, algunas ventas históricas y, en algunos casos, una propuesta para los futuros parámetros de stock. La previsión de la demanda debe orientarse hacia el futuro, en que tendencias recientes en la demanda histórica deben ser traducidas a su efecto en el futuro. El ERP clásico no dispone de estas funcionalidades, para eso se debe utilizar soluciones específicas de previsión de la demanda.

Muchas empresas tienen voluntariamente varios miles o decenas de miles de referencias en stock. Los parámetros de stock de cada una de estas referencias deben estar definidos en el ERP. La implantación de un nuevo ERP viene acompañada de una revisión de estos parámetros. Se realiza un enorme esfuerzo que se reparte en varios meses. El final de esta revisión se experimenta como una

liberación, como mínimo para los próximos periodos. Sin embargo, esta revisión tendría que hacerse muy a menudo (mensualmente).

En la mayoría de los casos, la aplicación ERP se limita a la generación de un listado con información más o menos relevante, lo que implica la revisión ocular de estos (el famoso método manual del “listado y regla”). Es evidente que la dinámica de los patrones de demanda cambia más rápido que el responsable de aprovisionamiento y su “regla”. Aunque el responsable de aprovisionamiento dispone de experiencia y conocimientos, las herramientas no le permiten convertir estos conocimientos en una política eficaz. Normalmente sus conocimientos llegan tarde…

Cambios repentinosLa evaluación de la situación del inventario debe ser automática, pues solo las excepciones deben ser presentadas al responsable de aprovisionamiento para una evaluación más detallada. Este método minimiza el número de referencias a evaluar (como máximo un 5% del total). Dado que el responsable no necesita revisar las referencias sin excepciones, ahorrará un tiempo considerable. Tiempo que puede invertir ahí donde es más útil; en los problemas.

Una evaluación automática de la situación del inventario, también permite aumentar la frecuencia de estas evaluaciones. Así tampoco pueden escapar las variaciones más repentinas en el patrón de la demanda.

Resumiendo, podemos constatar que al ERP clásico le faltan posibilidades para ofrecer un soporte para una gestión de inventarios eficaz: las herramientas disponibles no son las adecuadas y las técnicas integradas fallan. Sin embargo, las empresas confían en su ERP para gestionar la política del inventario. Y, no obstante, la pericia de su responsable de aprovisionamiento, no son capaces de cambiar.

SolucionesSin embargo, la solución existe. Un número

reducido de empresas han comprendido la deficiencia de los ERP y ofrecen unas aplicaciones suplementarias que facilitan una gestión del inventario más eficaz y eficiente.

El mercado de estas soluciones se puede dividir en 3 tipos: 1. Proveedores de ERP con una suite adicional para la gestión de la cadena de suministro (Supply Chain Suites). Tipo APO de SAP. 2. Proveedores independientes de Supply Chain Suites. Tipo Logility, I2, Manugistics, etcétera. 3. Proveedores independientes de aplicaciones especializadas en gestión de inventarios. Tipo Slimstock Slim4 de Slimstock.

1. Proveedores de ERPAlgunos proveedores de ERP han comprendido que el ERP básico no ofrece una respuesta satisfactoria a la problemática anteriormente explicada. Algunos han desarrollado una suite de módulos de planificación y gestión (o adquirido externamente e integrado con el ERP básico), que ofrecen a un precio considerable. Estas suites contienen normalmente muchas facetas del Supply Chain (con los esfuerzos de implantación correspondientes), haciendo énfasis en la previsión de la demanda, en que la gestión del inventario no es más que un aspecto secundario. Están bien integrados con el ERP de la casa. Naturalmente, están dirigidos en primera instancia a los clientes existentes. Para la mediana empresa, estas suites son casi inaccesibles, incluso si se ha implementado el ERP correspondiente.

2. Proveedores de Supply Chain Suites Los proveedores independientes de Supply Chain Suites ofrecen soluciones completas y usualmente extensas; al fin y al cabo están especializados en esta materia. La fortaleza de su solución en cuanto a la cadena de suministro es contraria a la integración menos ajustada con el ERP existente. Sin embargo, existen “plugs” para los ERP mas conocidos. Aquí también están cubiertas muchas facetas del Supply Chain. Una gestión de inventarios eficiente es posible, pero exige una integración bien

La funcionalidad que ofrecen los ERP se limita normalmente a

una lógica de cálculo basada en medias simples. Así sí existe

soporte en cuanto a EOQ y ROP (respectivamente Cantidad

Económica de Pedido y Punto de Pedido), un planteamiento apto

para artículos con un movimiento rápido y una

demanda estable.




el inventario. Lamentablemente esto no es así, ni siquiera en los ERP´S más conocidos.

ajustada. La implantación de estas soluciones también necesita una inversión importante, la cual en muchas ocasiones excede el presupuesto de la empresa mediana e incluso grande.

3. Proveedores independientes de aplicaciones especializadas en gestión de inventariosLos proveedores independientes de aplicaciones de gestión de inventarios están enfocados a la gestión de stock a través de la previsión de la demanda. Ofrecen una solución más limitada (comparada con los suites), pero también un coste de licencia e implantación menos elevado. Los algoritmos usados para la previsión de la demanda varían desde una base sólida, hasta sofisticados. Están claramente diseñados como un “plug-on”, y, por tanto, disponen de un conjunto amplio de ERP-plugs para los ERP conocidos. Normalmente, para la empresa mediana, son la opción más alcanzable.

A menudo, empresas nos preguntan cómo mejorar su situación de inventario. La gran mayoría de estas empresas solo utilizan un ERP como herramienta para gestionar el inventario. Después de los análisis necesarios, resulta que son posibles mejoras sustanciales; normalmente, como

mínimo, una reducción del capital invertido de un 25%, manteniendo el mismo nivel de servicio. También en el caso de empresas multinacionales, de las cuales se esperaría una política mas desarrollada. Cuanto más facetas de ciclo de vida contiene el surtido, más importante es la consideración de una solución específica para la política de inventario adecuada.

Para las empresas multinacionales, los Supply Chain Suites pueden ofrecer una solución. Los requisitos son muchas veces complejos y exigen una mayor coordinación entre los diferentes sucursales y departamentos dentro de la empresa. Sin embargo, las empresas medianas desean normalmente una solución menos sofisticada, la cual ofrece una amortización dentro de meses. Estos clientes, con un presupuesto limitado, prefieren normalmente soluciones dedicadas a la gestión de inventario. Al fin y al cabo, estas soluciones ofrecen una plusvalía elevada (menos capital invertido o un mejor nivel de servicio) para una inversión limitada.

Como ejemplo, podemos mencionar un mayorista con una facturación de aproximadamente 15.000.000 € y un surtido de unas 10.000 referencias. La

gestión a través de un ERP resultaba en un stock de 1.950.000 € con una cobertura media de 10 semanas, con variaciones importantes. Después de un análisis resultaba que algunas referencias con alta rotación estaban permanentemente en rotura de stock (tendencia positiva subvalorada), mientras existía un exceso de stock para las referencias con una demanda esporádica y para referencias con una demanda con una tendencia negativa (tendencia negativa no detectada).

La implantación de una aplicación dedicada a la gestión de inventario (en este caso Slimstock Slim4 de Slimstock), resultaba dentro de 6 meses en una reducción de inventario sustancial (32%) combinado con un aumento en el nivel de servicio (de 95% a 96,5%). A través de la mejora en la gestión de inventario, el rendimiento sobre el capital invertido (ROI) aumentaba considerablemente, comparable con un aumento del margen comercial de un 13%.

Edt GorisDirector GeneralSlimstock Ibérica

[email protected]

Fundada en 1993, Slimstock se ha convertido en el líder del mercado de la optimización de inventarios, con más de 600 clientes. Nuestra herramienta, Slim4, contiene la previsión y planificación de la demanda, así como la gestión de inventario, que ayuda a obtener el inventario correcto en el lugar adecuado en el momento preciso. Además de soluciones de software, también ofrecemos soporte en proyectos y servicios profesionales, incluyendo coaching, análisis y

soporte del profesional interino. Demostramos nuestro conocimiento y experiencia en eventos y ofrecemos nuestros propios estudios y títulos, así como programas de formación. Los resultados para su negocio Podemos ayudarle a reducir su inventario, aumentando al mismo tiempo el nivel de servicio. Así se incrementa el volumen de negocio, mientras que los costes disminuyen. El retorno de inversión de Slim4 es inferior a 1 año y ofrecemos una garantía sobre los resultados a conseguir.

Publicado por Slimstock

www.slimstock.com - [email protected] - 902 876 961

La funcionalidad que ofrecen los ERP se limita normalmente a

una lógica de cálculo basada en medias simples. Así si existe

soporte en cuanto a EOQ y ROP (respectivamente Cantidad

Económica de Pedido y Punto de Pedido), un planteamiento apto

para artículos con un movimiento rápido y una

demanda estable.

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