Gestión de Inventarios - Mantenimiento de registros exactosLa gestión del  inventario incluye dos cuestiones fundamentales: cómo se clasifican los artículos del inventario y cómo se mantiene con precisión los registros de inventario.

Mantenimiento de registros exactos de inventario

“Los registros de inventario son documentos impresos en papel o en formato electrónico que reflejan cuánto y qué  tipos de inventario posee una compañía, ya sea disponible, comprometido, en proceso y ordenado”.  (Brooks and Wilson, 2007,1)

La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de concordancia entre los registros de inventario y el conteo físico real. Su importancia reside en el hecho que únicamente cuando una empresa sabe exactamente de lo que dispone, puede tomar decisiones acertadas en el corto, mediano y largo plazo. (Heizer y Render, 2001)     

Como nos  mencionan González (2009)  y  Lee (2006), existen múltiples factores que afectan la exactitud de inventarios.  A continuación se mencionarán los  principales factores:

a)   Falta de conocimiento del personalErrores cometidos por  desconocimiento de los procedimientos, conversión de unidades y nomenclatura de  los materiales.

b)   Falta de atención del personal    Errores en la  recepción, despacho, ubicación  y registro de  los materiales.    Transacciones  no registradas en el sistema en cuanto a ingresos y salidas de los materiales.

c)   ProveedoresErrores en la entrega de los  materiales: cantidad diferente a la cantidad solicitada.

d)   Empresa y otros departamentos    Falta de política y procedimientos para las actividades de recepción, almacenamiento y despacho.    Falta de condiciones que faciliten el almacenamiento y control de los materiales.     Errores del software en el registro de las transacciones.    Errores relacionados con el proceso y volumen de transacciones.

Afortunadamente, existen diferentes políticas que garantizan la exactitud de  los registros de inventarios. Las principales políticas se detallarán a continuación:

    Asignar  a personal específico  las  responsabilidades de recepción, despacho y registro de los materiales.    Mantener el almacén bajo control.

    Concientizar al personal sobre la importancia de su participación en la exactitud de los registros.     Aplicar  un sistema de control y seguimiento de inventario. 

En cuanto a la medición de la exactitud de registros de inventarios se utiliza el indicador  ERI como medida de la confiabilidad del almacén. Este indicador cuyas siglas significan  exactitud de registro de inventario se puede calcular  en unidades monetarias o cantidades.

a)   Cálculo en unidades monetariasMide el costo de las mercancías registradas versus el inventario físico valorizado con el objetivo de asegurar que el registro en libros y declaraciones de impuesto sea el mismo.

b)   Cálculo en cantidades

Mide   la cantidad de inventario registrado versus  el  inventario físico con el objetivo de asegurar que la  cantidad que figura en el sistema y física es exactamente la misma.

En la actualidad, el  porcentaje de error tolerable entre el inventario físico y los registros varía de una empresa a otra, esto debido a que  algunas compañías se esfuerzan por lograr una exactitud de 100%, mientras que otras aceptan  un 1%, 2% o 3%  de error. El nivel de exactitud recomendado por  American Production and Inventory Control Society (APICS) es 0.2%  para los artículos clase A, 1% para los artículos clase B y  5% para los artículos clase C.

Para finalizar, la importancia de la exactitud de inventarios tiene múltiples razones, entre las que destacan:a)      Razones financierasLos impuestos dependen a menudo del valor del inventario, por tanto, se podrían dar pagos en exceso o en defecto.b)      Razones operativasEntre las principales tenemos:       Puede originar desabastecimiento, lo cual incrementa los costos,  interrumpe  la producción y retrasa las entregas.

       Requisito para los sistemas Material Requirements Planning (MRP) y Enterprise  Resource Planning (ERP).       Reduce la necesidad de realizar inventarios físicos anuales.

http://logistica-grafica-empresarial.blogspot.com/2011/10/gestion-de-inventarios-mantenimiento-de.html

CONTEO CÍCLICO Y EXACTITUD DE INVENTARIOS parte 2

3) Exactitud de Inventarios

Cuando nos referimos a la exactitud de inventarios, en realidad nos estamos refiriendo a un índice que mide la exactitud de los registros de inventarios. Como ya conocemos, en algunos casos, es distinta la cantidad en existencia que señalan los registros y la existencia que en realidad físicamente se encuentra en almacén, esto derivado por errores humanos cometidos tanto en el registro de las transacciones, como en el manejo físico de los productos, entre otras causas.

Para determinar que tan bien reflejan nuestros registros la situación real de las existencias, se ha creado un índice denominado “exactitud de inventarios”. Este índice no es más que dividir el número de renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo cíclico, entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien. Así, la fórmula es la siguiente:

No. de Renglones ExactosEI=------------------------------- x 100No de Renglones Contados

Como puede observarse, entonces, el cálculo de la exactitud de inventarios, está asociada a la realización de un conteo cíclico. De está forma tenemos una manera de medir que tan efectivos, son las medidas correctivas que tomamos después de efectuar un conteo cíclico, al comparar los valores que obtenemos con el índice.

4) Procedimiento de cálculo de la Exactitud de Inventarios

Tal como mencionamos anteriormente, determinar la exactitud de inventarios, no es más que dividir el número de renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo cíclico entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien Como puede observarse, existe un concepto que se denomina “renglón exacto”, y este en un concepto arbitrario, ya que un renglón que denominamos “exacto” durante el conteo cíclico, no es sólo un renglón en el que existe total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino también es aquel que se encuentra en un rango determinado que denominamos tolerancia.

En otras palabras, los renglones exactos son aquellos en los cuales su valor en existencia real se encuentra dentro del rango dado de valores de registro. Este rango es determinado por el grado o porcentaje de la tolerancia asignado a cada renglón.Así, mientras mas importante es un ítem para la organización, menor debe ser la tolerancia permitida. La tolerancia es un valor que se determina normalmente entre el 0% y el 5%.

Veamos un ejemplo:

Suponga que el registro del sistema de información señala que hay en existencia 500 unidades de un producto, suponga también que la tolerancia para este ítem es del 3% y que durante un conteo cíclico se determinó que en realidad hay en existencia 490 unidades del producto. Veamos si este renglón se considera exacto.

Lo primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera que este renglón es exacto. Esto se realiza aplicando el valor de la tolerancia al valor que señalan los registros, así, para este caso debemos hallar el 3% de 500 unidades (valor en registro). Este valor es 15 unidades, el rango se conforma, sumando 15 unidades al valor del registro para obtener el límite superior del rango (500+15=515) y restando 15 unidades al valor del registro para obtener el límite inferior del rango (500-15=485)

Para el renglón en cuestión debemos entonces catalogarlo como un renglón exacto, ya que el valor de 490 se encuentra en dentro del rango determinado.

Veamos otro ejemplo:

Suponga que el registro del sistema de información señala que hay en existencia 300 unidades de un producto, suponga también que la tolerancia para este ítem es del 2% y que durante un conteo cíclico se determinó que en realidad hay en existencia 290 unidades del producto. Veamos si este renglón se considera exacto.

Lo primero que debemos hacer es determinar el rango en el cual se considera que este renglón es exacto. Esto se realiza aplicando el valor de la tolerancia al valor que señalan los registros, así, para este caso debemos hallar el 2% de 300 unidades (valor en registro). Este valor es 6 unidades, el rango se conforma, sumando 6 unidades al valor del registro para obtener el límite superior del rango (300+6=306) y restando 6 unidades al valor del registro para obtener el límite inferior del rango (300-6=294)

Para el renglón en cuestión debemos entonces catalogarlo como un renglón inexacto, ya que el valor de 290 se encuentra en fuera del rango determinado.

Así, entonces procedemos de la misma forma a determinar para todos los ítems evaluados en el conteo cíclico si son exactos (I) o inexactos (E) y aplicar la fórmula dada anteriormente.

Exactitud de registros de inventario (eri)

1. 1. EXACTITUD DE REGISTRO DE INVENTARIOS (ERI) Taller Por Cecilia Palacios D.2. 2. Fases de implementación I. Diseño y preparación: - Revisar y asegurar el sistema de inventario. -

Revisar y asegurar el sistema de ordenamiento del almacén. II. Saldos iniciales. III. Conteo Cíclico: - Grupo de Control - Método de Conteo Cíclico - Conteo Cíclico Por Cecilia Palacios D.

3. 3. I. Diseño y preparación - Revisar y asegurar el sistema de inventario El sistema de inventario debe identificar cada movimiento y el resultado que mostrará en los libros contables. Por tanto debe verificarse: 1. ¿Los movimientos están identificados? 2. Cada movimiento ¿tiene asociada la cuenta contable que se modificará cuándo se registre? 3. ¿Quién es responsable de administrar y crear los nuevos movimientos que se efectúan en un almacén? Por Cecilia Palacios D.

4. 4. I. Diseño y preparación Definiendo movimientos REC - Recepción ISS - Salida STS - Transferencia Stock to Stock RTS - Retorno al Stock SCR - Scrap SA - Ajuste de Inventario SW - Scrap (desde Proceso- WIP) − Revisar y asegurar el sistema de inventario Por Cecilia Palacios D.

5. 5. I. Diseño y preparación “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”, esta frase es la major representación de lo que debe ser el ordenamiento en un almacén. A ella, solo faltaría agregar: “cada material con su identificación” − Revisar y asegurar el sistema de ordenamiento del almacén Por Cecilia Palacios D.

6. 6. I. Diseño y preparación - Revisar y asegurar el sistema de ordenamiento del almacén ¿Qué dimensiones tiene el almacén y cuál es el mejor Layout? ¿Tenemos los equipos idóneos y suficientes para manipular los materiales y tenerlos ordenados? Por Cecilia Palacios D.

7. 7. II. Saldos iniciales • Preparación Física • Mantenimiento y Limpieza • Pre - marcar • Pre - empacar • Pre - contar • Preparación de Procedimiento • Rutas • Conteo / Chequeo • Referencias / Ayudas • Auditoria • Preparación del Personal • Selección • Entrenamiento Por Cecilia Palacios D.

8. 8. - Grupo de control III. Conteo cíclico Establecer un grupo de materiales que serán la muestra en la que se practicará el Conteo Cíclico, analizando cuáles son los materiales mas importantes del almacén, tomando criterios como: valor monetario, dificultad de abastecimiento, de uso común para todos los usuarios del almacén, y otros que nos ayuden. Puede incluso, combinarse los criterios para seleccionar el grupo de muestra IMPORTANTE: que la selección se revise con los clientes y proveedores del almacén para estar seguros que estamos escogiendo los principales materiales. Por Cecilia Palacios D.

9. 9. - Método de Conteo III. Conteo cíclico Ahora debemos decidir cómo escogemos la muestra que contaremos periódicamente: ¿Debe ser aleatoria porque considero que todos los materiales que están en el almacén son prioritarios? ¿Formo grupos de materiales y de cada uno establezco un tamaño específico de muestra que sumados me den, por ejemplo, 50 materiales? Los materiales del almacén son muy variados, entonces defino que para el conteo de los mas pesados, espero que el lote se acabe para incluirlos en el conteo, ¿qué implicaría eso? ¿El conteo será diario, interdiario, semanal o el encargado define el día? Por Cecilia Palacios D.

10. 10. - Conteo Cíclico III. Conteo cíclico Ahora manos a la obra: Entrego los materiales a cada participante: calculadora, hojas de conteo, lapiceros, indumentaria y equipo de seguridad personal y si fuera necesario, equipos de movimiento de materiales. Esto último normalmente es manejado por personal especializado no por quienes hacen el Conteo. Por Cecilia Palacios D.

11. 11. - Conteo Cíclico III. Conteo cíclico Una vez que termina de contarse, se compara con los saldos que nos da el sistema que controla los inventarios, puede ser desde un Excel hasta un reporte del sistema informático de la empresa. Por Cecilia Palacios D.

12. 12. - Conteo Cíclico III. Conteo cíclico Si existe diferencia de vuelve a contar, si se encuentra lo que faltaba o se encuentra que un movimiento no se registró o se trató de un mal conteo, NO se considera como diferencia. Se suelen hacer tres conteo antes de considerar si efectivamente es un ERROR. ACIERTO: Cantidad física igual a cantidad en sistema ERROR: Cantidad física diferente a cantidad en sistema POR CADA MATERIAL CONTADO Por Cecilia Palacios D.

13. 13. - Conteo Cíclico III. Conteo cíclico La fórmula para encontrar el porcentaje de Exactitud de Registro de Inventarios (ERI) suele ser: ERI = Número de conteos errados x 100 Número de conteos efectuados Resultado esperado: ERI > ó = a 95% Por Cecilia Palacios D. ¡Saldos de inventario cuadrados!

14. 14. Por Cecilia Palacios D.