gestion de documentos€¦ · este procedimiento y a la “metodología para la formalización y...

GESTION DE DOCUMENTOS

Procedimiento de Gestión

Created with novaPDF Printer (www.novaPDF.com). Please register to remove this message.

http://www.novapdf.com

Código: CP-OGP-PGE-001-V03

Sector: Organización y Gestión por Procesos

Proceso: Gestión de Documentos Fecha: 25/06/2013 Preparó: C.B. OGP

2

CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN PROCESO CAMBIO FECHA

CP-OGP-PGE-001 Adecuación al nombre actual del área.

V. DESARROLLO Punto 1.1.2

Modificación de contenido.

Punto 1.2.6 Modificación de contenido.



Punto 6. Codificación de los Documentos

Modificación de contenido.

V03

VIII. ANEXOS 1. Nomenclatura de Áreas

Eliminación de punto.

25/06/2013






3

ÍNDICE

I. OBJETIVO

4

II. ALCANCE 4

III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4

IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR

1. Antecedentes Normativos 2. Formularios a utilizar

4

4 4

V. DESARROLLO

1. Gestión de Documentos 2. Tipo de Documentos 3. Estructura de los Documentos 4. Formato de los Documentos 5. Tipo de redacción de los Documentos 6. Codificación de los Documentos

6

6 8 9

11 13 13

VI. FORMULARIOS

1. Registro de Documentos 2. Publicación de Normas y Procedimientos

14

14 14

VII. FLUJOGRAMAS 15

VIII. ANEXOS 15






4

I. OBJETIVO: Establecer una metodología para la generación, comunicación y envío de los documentos que emite el Área de Organización y Gestión por Procesos. II. ALCANCE: Todos los documentos emitidos por el Área. III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: OGP: Organización y Gestión por Procesos

CP: Consejo Profesional

MAN: Manual

PRO: Procedimientos

FPR: Flujograma del Proceso

DPR: Diagrama del Proceso

DSP: Diagrama / Flujograma del Sub-Proceso

INS: Instructivos

GUS: Guía de Uso

FNº: Formulario Nº

REG: Registro

IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR:

1. Antecedentes Normativos

CP-OGP-ORG-01 – Organigrama Funcional Administrativo. CP-OGP-MAN-01 – Manual de Funciones. CP-OGP-INS-01 – Gestión de Documentos. CP-OGP-PGE-02 – Proceso de Diseño y Desarrollo de Actividades, Servicios y Productos. CP-OGP-PGE-03 – Metodología para la Formalización y Mejora de Procesos. CP-OGP-INS-02 – Codificación de Documentos. Manual de Aplicación de Identidad Visual.






5

2. Formularios a utilizar Para facilitar el proceso en cuestión, se ha previsto la creación y utilización de dos formularios:

DETALLE FORMULARIO

Registro de los documentos emitidos, aprobados y enviados. Registro de Documentos – CP-OGP-FNº-001

Proceso, Alcance, Tipo de documento, Subprocesos, Firmantes, Intervinientes, Vigencia, Publicación, Recepción.

Publicación de Normas y Procedimientos – CP-OGP-FNº-018






6

DESARROLLO: 1. Gestión de Documentos 1.1. Emisión de nuevos documentos: 1.1.1 Todos los Responsables de Áreas del Consejo Profesional, las Autoridades ó

el Responsable de OGP, pueden determinar la necesidad de un nuevo documento, mediante el aporte y colaboración de todos los responsables involucrados en el proceso.

1.1.2 El personal de OGP genera el nuevo documento ajustándose al formato de

este Procedimiento y a la “Metodología para la Formalización y Mejora de Procesos” CP-OGP-PGE-003 y lo eleva al Responsable de OGP para su control.

1.2. Aprobación y distribución de los documentos:

1.2.1 Finalizado el control, el Responsable de OGP envía el documento en formato

“Borrador” a la Gerencia / Área responsable del proceso para que revise y apruebe el mismo.

1.2.2 Se emiten dos (2) copias del documento, una para el responsable de la

Gerencia / Área y otra para el Área de OGP.

1.2.3 Aprobado el nuevo documento, el responsable de la Gerencia / Área firma en el recuadro donde dice “Aprobó” de la carátula e inicializa cada una de las hojas del documento.

1.2.4 Se envían los dos (2) juegos del documento a la Secretaría de Presidencia y

Autoridades para la firma de las Autoridades correspondientes. 1.2.5 Una vez firmado por las Autoridades, el personal de OGP escanea las firmas

del documento y las pega en el documento electrónico. 1.2.6 La comunicación efectiva de las normas y procedimientos la realiza el

Máximo Responsable de OGP mediante el envío del formulario “Publicación de Normas y Procedimientos” CP-OGP-FNº-018 por correo electrónico interno a las Gerencias / Áreas del Consejo Profesional que estén afectadas por el proceso.






7

1.2.6.1 Existen casos en que la comunicación efectiva es complementada con el envío de los documentos firmados a las Gerencias / Áreas del Consejo Profesional en formato impreso

1.2.7 Las Gerencias / Áreas dan conformidad de la recepción de la comunicación

enviando un correo electrónico interno al Área de OGP. 1.2.8 El Área de OGP gestiona la publicación de los documentos aprobados en la

sección “Normas y Procedimientos” de la Intranet de la organización. 1.2.9 El Área de OGP deja asentado los datos del documento firmado en el

“Registro de Documentos” CP-OGP-FNº-001. Se archiva en la carpeta de “Documentos Aprobados” según el tipo de documento.

1.3. Vigencia y modificación de los documentos: 1.3.1 La vigencia de los documentos será válida desde la fecha que se informa en

la comunicación efectiva del Máximo Responsable de OGP y hasta tanto no se publique una nueva versión que reemplace la anterior.

1.3.2 Los responsables de las Gerencias / Áreas pueden detectar la necesidad de

realizar un cambio en algún procedimiento o circuito administrativo. Para ello deben informar los cambios que sugieren realizar al Responsable de ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN POR PROCESOS.

1.3.3 El Responsable de OGP revisa y analiza los cambios propuestos a los efectos

de poder emitir sus conclusiones. 1.3.4 Una vez revisado el procedimiento y emitido el nuevo documento, el mismo

será elevado a la Gerencia / Área correspondiente para su control y consideración.

1.3.5 Toda modificación, cambio y/o inserción en los documentos, se identifican

con una línea negra en el margen izquierdo del párrafo afectado. Las eliminaciones se identifican con una línea negra en el margen izquierdo del espacio antes ocupado por el párrafo eliminado.

1.3.6 Los cambios deben ser aprobados formalmente por el responsable de la

Gerencia / Área correspondiente. 1.3.7 Aprobado los cambios, el nuevo documento será identificado con la versión

que le corresponda y el Área de OGP comunicará al Máximo Responsable de OGP para su aprobación y para que se informe la versión actualizada a todos los responsables de las Gerencias / Áreas involucradas.

1.3.8 Archivar el documento modificado en la carpeta “Documentos Aprobados”. 1.3.9 Identificar en la versión anterior como “Documentación Obsoleta”:






8

1.3.9.1 Estas versiones se tendrán como antecedentes de información de

los documentos y serán archivados por el personal de ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN POR PROCESOS, quien le colocará una oblea con la siguiente leyenda:

1.3.9.2 Esta leyenda indica que la documentación obsoleta sólo queda válida como antecedente pero no puede ser utilizada con ningún otro fin.

2. Tipo de Documentos 2.1 Manual de Procedimientos (MAN): 2.1.1 Define la Política de los Procedimientos de Gestión, los Objetivos, la

estructura de la organización y las responsabilidades de las personas involucradas en los Procedimientos de Gestión.

2.2 Procedimientos (PGE): 2.2.1 Describen las actividades a poner en práctica para alcanzar los objetivos

establecidos y hacen referencia a los documentos afectados al Procedimiento.

2.3 Flujograma de Proceso (FPR): 2.3.1 Es la representación gráfica de los Procedimientos, a través de los cuales se

indica una secuencia de operaciones. Complementa a la forma narrativa. Muestra los sectores, los soportes de información y un detalle de cada proceso para lograr una completa interpretación del procedimiento que se está representando.

2.4 Diagrama de Proceso (DPR): 2.4.1 Describe cómo es el proceso y cuál es su Misión. Identifica los elementos

que posee de entrada, las actividades que se realizan, los controles que se

DOCUMENTACION OBSOLETA

Sólo válida como antecedente Fecha: Firma: Aclaración:






9

ejercen, los recursos con los que se cuenta y las salidas que produce. En caso que el proceso posea indicadores, se hará referencia a los mismos para efectuar su seguimiento, medición y control.

2.5 Diagrama /Flujograma de Sub-Proceso (DSP): 2.5.1 Representación gráfica que permite ampliar ó aclarar la información

enunciada en los procesos cuando se considere necesario. 2.6 Instructivo (INS): 2.6.1 Describe detalladamente como se llevarán a cabo las secuencias y el orden

de una actividad específica. 2.7 Guía de Uso (GUS): 2.7.1 Describe detalladamente un sistema, una herramienta u otro elemento

específico que se utilice para el cumplimiento del proceso. 2.8 Formulario (FNº): 2.8.1 Aparece asociado a un procedimiento, proceso o sub-proceso, instructivo o

puede registrar algún dato de relevancia. 2.9 Registro (REG): 2.9.1 Es el soporte escrito que respalda los documentos emitidos por el Área. 3. Estructura de los Documentos 3.1 Carátula 3.1.1 Se detallan:

Logo del Consejo; Nombre del documento; Tipo de documento; Cuadro de firmas que aprueban el documento (se acompañan

opciones). A)

[Función] [Máximo Responsable de OGP]

APROBÓ

[Gerencia / Área] [Responsable del Proceso]

APROBÓ






10

B) C) [Responsable del Proceso] = Jefe / Director Tribunal Arbitral / Gerente / Gerente Coordinador. [Máximo Responsable del Proceso] = Autoridad representante de la Mesa Directiva. [Máximo Responsable de OGP] = Tesorero. 3.2 Índice: 3.2.1 Lista ordenada de los títulos y subtítulos contenidos en el documento, con

indicación de la página donde se ubican. 3.3 Primera Parte: 3.3.1 OBJETIVO: Establece los fundamentos de los documentos emitidos. 3.3.2 ALCANCE: Indica el ámbito de aplicación del documento. 3.3.3 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Se aclara las siglas utilizadas en el

procedimiento y su significado. 3.3.4 ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR: Identifica y

describe los formularios creados y a utilizar. 3.4 Segunda Parte: 3.4.1 DESARROLLO: Indica que y cómo se va a implementar el Manual,

Procedimiento, Instructivo de trabajo, Guía de uso u otro documento y

[Función] [Máximo Responsable de

OGP]

APROBÓ

[Gerencia / Área] [Responsable del Proceso]

APROBÓ

[Función] [Máximo Responsable de

Proceso]

APROBÓ

[Función] [Máximo Responsable de OGP]

APROBÓ

[Función] [Máximo Responsable del Proceso]

APROBÓ






11

cuales son las tareas, funciones y responsabilidades para el cumplimiento de los mismos.

3.4.2 FORMULARIOS: Se insertan como objetos las imágenes de los formularios

utilizados en los procedimientos. 3.4.3 FLUJOGRAMAS: Se insertan como objetos las imágenes de los flujogramas. 3.4.4 ANEXOS: Se incluyen archivos, cuadros, tablas y registros. 4. Formato de los Documentos 4.1 Formato del Logo de la carátula: 4.1.1 Se utilizará el logo en su Versión Preferencial con placa. 4.1.2 Tamaño del objeto: Tamaño y Giro (alto 5,69cm x ancho 5,9cm), Escala

(alto 30% x ancho 30%) 4.1.3 Se acompaña el modelo:

4.2 Formato del Encabezado: 4.2.1 Para su confección ver el instructivo de “Gestión de Documentos” CP-OGP-

INS-001. Se acompaña el modelo:

Código:

Sector:

Proceso: Fecha: Preparó:






12

4.3 Formato de Fuente de los Títulos y Textos: 4.3.1 Nombre del documento: Fuente verdana, tamaño 28, estilo negrita,

mayúscula. 4.3.2 Tipo de documento: Fuente verdana, tamaño 20, estilo negrita:

4.3.2.1 Para los Procedimientos de Gestión Administrativa = mayúscula / minúscula.

4.3.2.2 Para el resto de los documentos = mayúscula.

4.3.3 Cuadro de firmas: Fuente verdana, tamaño 9, estilo regular.

4.3.3.1 Para la función y la aprobación = mayúscula. 4.3.3.2 Para el nombre del firmante = mayúscula / minúscula.

4.3.4 Título índice: Fuente verdana, tamaño 12, estilo negrita, mayúscula. 4.3.5 Primer nivel de títulos: Fuente verdana, tamaño 12, estilo negrita,

mayúscula. 4.3.6 Segundo nivel de títulos: Fuente verdana, tamaño 12, estilo negrita,

mayúscula / minúscula. 4.3.7 Tercer nivel de títulos: Fuente verdana, tamaño 11, estilo regular,

mayúscula / minúscula, subrayado. 4.3.8 Textos: Fuente verdana, tamaño 11, estilo regular, mayúscula / minúscula. 4.4 Formato de las Viñetas: 4.4.1 Primer nivel de títulos: Numeración romana (Ej. I, II, III). 4.4.2 Segundo nivel de títulos: Esquema numerado (Ej. 1, 2, 3). 4.4.3 Tercer nivel de títulos: Esquema numerado (Ej. 1.1, 2.1, 3.1). 4.4.4 Primer nivel de textos: Esquema numerado (Ej. 1.1.1, 2.1.1, 3.1.1). 4.4.5 Segundo nivel de textos: Esquema numerado (Ej. 1.1.1.1, 2.1.1.1, 3.1.1.1). 4.4.6 Enumeraciones: Viñetas (Ej. ).






13

4.5 Alineación de los Títulos y Textos: 4.5.1 Nombre del documento: Alineación centrada. 4.5.2 Tipo de documento: Alineación centrada. 4.5.3 Cuadro de firmas: Alineación centrada. 4.5.4 Título índice: Alineación centrada. 4.5.5 Primer nivel de títulos: sangría izquierda 0 cm., tabulación izquierda 1 cm.,

alineación justificada. 4.5.6 Segundo nivel de títulos: sangría izquierda 0 cm., tabulación izquierda 1,25

cm., alineación justificada. 4.5.7 Tercer nivel de títulos: sangría izquierda 0 cm., tabulación izquierda 1,25

cm., alineación justificada. 4.5.8 Primer nivel de textos: sangría izquierda 0 cm., tabulación izquierda 1,5

cm., alineación justificada. 4.5.9 Segundo nivel de textos: sangría izquierda 1,5 cm., tabulación izquierda

3,25 cm., alineación justificada. 4.5.10 Enumeraciones: sangría izquierda 3,75 cm., tabulación izquierda 4,25 cm.,

alineación justificada. 5. Tipo de redacción de los Documentos 5.1 Las actividades o secuencias descriptas en los procedimientos, instructivos y

guías de uso, se redactan en tiempo presente de la tercera persona del singular (Ej: Detecta, Identifica, Emite).

5.2 Las políticas, misiones y funciones, se redactan en tiempo presente del

infinitivo (Ej: Detectar, Identificar, Emitir). 6. Codificación de los Documentos 6.1 La codificación de documentos se realiza de acuerdo con lo mencionado en el

instructivo “Codificación de Documentos” CP-OGP-INS-02.






14

V. FORMULARIOS 1. Registro de Documentos

CP-OME-FNº-01-V02

DUEÑO PROCESO

DOC NIVEL 1

DOC NIVEL 2

DOC NIVEL 3

DOC NIVEL 4

DOC NIVEL 5 CODIFICACIÓN ORIGINAL V CODIFICACIÓN NUEVO

CRITERIO DESCRIPCIÓN DEL PROCESO TOMO VIGENCIA CREACIÓN PERÍODO

REGISTRO DE DOCUMENTOS

2. Publicación de Normas y Procedimientos

CP-OGP-FNº-18-V01

Publicación de Normas y Procedimientos

PROCESO: ALCANCE: TIPO DE DOCUMENTO: SUBPROCESOS: FIRMANTES: INTERVINIENTES: VIGENCIA: PUBLICACIÓN: Recepción: Confirmando recepción a la casilla de correo [email protected]


mailto:[email protected]





15

VI. FLUJOGRAMAS No aplica. VII. ANEXOS No aplica.



gestion de documentos€¦ · este procedimiento y a la “metodología para la formalización y...

Documents