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GESTION DE CONTENIDO
ELECTRONICO
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CLASE 1
1. Definición de Formulario
2. Partes de un formulario
3. Consideraciones sobre formularios
4. Formularios Electrónicos
5. Para qué sirve Infopath
6. Controles para contenedores
7. Tablas de diseño
8. Video de Muestra
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Que es un formulario
• Es una página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar espacios libres con la información personal requerida.
• Es un conjunto de objetos y procedimientos que se utilizan como diseño de presentación al usuario.
• Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo y son útiles para llenar bases de datos
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Que es un formulario
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¿Qué es un Formulario ?
Los formularios por internet
son llamados formularios web
y generalmente son hechos a
través de etiquetas HTML,
Flash, Java etc .
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2. Partes de un formulario en
Infopath
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2. Partes de un formulario en
Infopath
Cabecera del
titulo
Cuerpo del
formulario
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3. CONSIDERACIONES SOBRE
FORMULARIOS.
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Diseñe formularios rápidamente con
herramientas fáciles de usar:
• Diseñe más rápido con la interfaz de la cinta.
• Personalice formularios fácilmente con lógica y diseño declarativos
• Disfrute de formularios más limpios con InfoPath Filler. InfoPath Filler proporciona una interfaz de usuario más limpia para los usuarios que rellenan formularios.
• Cree formularios sofisticados sin escribir código.
• Realice sus tareas con más rapidez mediante la vista Microsoft Office Backstage
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La cinta muestra los comandos como una estructura de fichas
organizada según las tareas relacionadas con una cierta
actividad
Diseñe más rápido con la interfaz
de la cinta
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Personalice formularios fácilmente con
lógica y diseño declarativos
• Característica para ayudar a crear rápidamente
formularios son :
– secciones de diseño predefinidas,
– las reglas integradas,
– a administración de reglas mejorada y
– los diversos estilos.
• Incluye una serie de diferentes plantillas de formulario,
por lo que no es necesario definir todas las partes del
formulario desde cero.
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Caso practico:
• Está creando un formulario para que sus compañeros designen
clientes o asociados para un caso práctico, hay varias reglas
rápidas que pueden resultarle útiles.
– Hacer aparecer una advertencia si un compañero de trabajo elige
una fecha de comienzo demasiado próxima y poco factible para el
estudio.
– Desee mostrar solo algunos campos de detalle si, por ejemplo, el
compañero designa a un asociado en lugar de a un cliente para el
estudio.
– En este caso, puede mostrar y ocultar una sección completa del
formulario.
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Cree formularios sofisticados
sin escribir código.
• Las características de lógica y diseño
declarativas, incluyen:
– reglas estandarizadas
– administración mejorada de reglas,
– diferentes estilos y
– secciones de diseño predefinidas
Podrá agregar validación, formato o acciones a un
formulario simplemente con un par de clics.
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Realice sus tareas con más rapidez mediante
la vista Microsoft Office Backstage
• La nueva vista Backstage reemplaza el menú Archivo
tradicional para proporcionar una única ubicación para
las tareas de administración de formularios. Por ejemplo:
– Elegir una plantilla de formulario para crear rápidamente un
formulario.
– Comprobar el diseño de un formulario para detectar errores.
– Configurar el envío y otras opciones de formularios avanzadas.
– Encontrar las opciones de publicación para publicar el formulario
en una biblioteca de SharePoint, una lista de destinatarios de
correo electrónico, etc.
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Realice sus tareas con más rapidez
mediante la vista Microsoft Office
Backstage
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Cree soluciones de flujo de trabajo de
colaboración con SharePoint:
Incluya formularios en soluciones de procesos de negocio de SharePoint Server 2010
• Cuando use SharePoint Server 2010 y SharePoint Designer, puede implementar formularios de InfoPath 2010 como parte de un proceso de negocio automatizado
Desarrolle soluciones de flujo de trabajo modulares, extensibles y portátiles.
• Las soluciones de flujo de trabajo de SharePoint pueden desarrollarse con InfoPath, sin uso de código o no usándolo en absoluto.
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Cree soluciones de flujo de trabajo de
colaboración con SharePoint
Disfrute de formularios web más completos
Muchos controles y funcionalidades disponibles anteriormente como cuadros combinados, filtros y controles de fecha y hora, están disponibles en los formularios de explorador de InfoPath 2010
Administre fácilmente formularios en el servidor
Los formularios de InfoPath se pueden controlar como un verdadero componente de SharePoint Server 2010
Las nuevas reglas de motor de mantenimiento de SharePoint garantizan que los formularios de InfoPath se configuran correctamente
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Lo que se Diseña : La plantilla de
formulario
Las plantillas de formularios
de crean en modo de
diseño. En el entorno de
Diseño de Infopath 2010 .
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Lo que se Diseña : La plantilla
de formulario
Una plantilla de formulario es un archivo con extensión .xsn.
Este archivo .xsn define la estructura de datos, la apariencia y el comportamiento de los formularios terminados (archivos .xml).
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Lo que se Diseña : La plantilla
de formulario
• Las Plantillas definen:
– Los controles, las etiquetas y el texto de las
instrucciones que aparecen en el formulario.
– La forma de comportarse de los controles cuando
los usuarios interactuan con ellos .
Indique si posee cargas familiares
Si No
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Lo que se Diseña : La plantilla de
formulario
• Si el formulario tiene vistas adicionales.
Por ejemplo, si está diseñando un
formulario de solicitud de permisos, puede
tener una vista para el contratista de
sistemas eléctricos, otra vista para el
agente receptor y una tercera vista para el
investigador que aprueba o rechaza la
solicitud.
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Lo que se Diseña : La plantilla de
formulario • Cómo y dónde se almacenan los datos del
formulario.
Por ejemplo, la plantilla de formulario puede estar
diseñada para permitir a los usuarios enviar los
datos a una base de datos, bien directamente o
bien a través de un servicio Web. O bien se puede
obligar a que el usuario guarde el formulario en
una carpeta compartida.
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Lo que se Diseña : La plantilla de
formulario
• Las fuentes, los colores y otros elementos de
diseño utilizados en el formulario.
• Si los usuarios podrán personalizar el formulario.
Por ejemplo, puede permitir que agreguen filas
adicionales a una tabla o sección extensible, o a
una sección opcional.
• Si se avisará a los usuarios cuando cometan un
error en el formulario o cuando olviden rellenar un
campo obligatorio.
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Lo que rellenan los usuarios: el
formulario
• Un formulario de InfoPath es que
un archivo .xml que contiene
datos XML. Todos los formularios
de InfoPath se basan en plantillas
de formulario.
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Lo que rellenan los usuarios:
el formulario
• Es un lenguaje de marcas desarrollado por el
World Wide Web Consortium (W3C).A
diferencia de otros lenguajes XML da soporte a
bases de datos, siendo útil cuando varias
aplicaciones se deben comunicar entre sí o
integrar información.
• XML no ha nacido sólo para su aplicación en
Internet, sino que se propone como un estándar
para el intercambio de información estructurada
entre diferentes plataformas. Se puede usar en
bases de datos, editores de texto, hojas de
cálculo y casi cualquier cosa imaginable.
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Componentes de una plantilla
de formulario • Una plantilla de formulario
es un archivo único que
contiene varios archivos de
formulario o archivos fuente
compatibles.
– Modo en que deben
aparecer los controles en la
plantilla de formulario
– Archivos para gráficos
– Archivos de programación
que permiten
comportamientos
personalizados
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Componentes de una plantilla
de formulario
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Para que sirve Infopath ? • Microsoft InfoPath 2010 es una herramienta para
crear formularios y recopilar datos que ayuda a las
organizaciones a simplificar los procesos
empresariales de una forma rapida y sencillas
gracias a su interfaz grafica.
• La principal potencia de InfoPath es que al mismo
tiempo que el usuario va definiendo de manera
visual el formulario, por detrás se está generando
una estructura xml que define la misma,
incluyendo sus restricciones.
– Formularios web
– Plantillas para facturas,
– Formularios de registro de datos.
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INFOPATH DESIGNER VS.
INFOPATH FILLER
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FORMULARIOS
ELECTRÓNICOS
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Que es un formulario
electrónico?
– Es un documento de texto que se guarda con
una función de campos de entrada para que
los usuarios puedan llenar fácilmente.
– Los campos garantizan que el formato de los
formularios permanezca intacto a medida que
los usuarios agregan contenido.
– Los usuarios no pueden añadir líneas ni
espacios extra, ya que los campos están
prediseñados.
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Formulario
Electrónico
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Ventaja de los formularios
electrónicos
Datos precisos y coherentes
Actualizaciones sencillas
Opciones de flujo de trabajo
Integración con otros sistemas
Mayor seguridad
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Datos precisos y coherentes • Con formularios en papel : usuarios escriban información en el lugar
equivocado o entiendan mal las instrucciones para rellenar el formulario
• Puede producirse errores cuando un trabajador vuelve a introducir los datos
manualmente en una base de datos o en otro programa.
• Buscar y corregir este tipo de errores de introducción de datos puede
resultar costoso y laborioso.
• InfoPath cuenta con varios métodos automatizados Por ejemplo:
– Puede usar fórmulas para calcular automáticamente valores matemáticos, en
lugar de que lo hagan los usuarios.
– Puede usar formato condicional para que el usuario se fije en ciertos datos, o
habilitar el corrector ortográfico para que los usuarios puedan corregir la
ortografía antes de enviar los formularios.
– Puede rellenar automáticamente los campos utilizando datos existentes de una
base de datos u otro tipo de sistema de almacenamiento.
• Por ejemplo, puede diseñar un formulario de ventas en el que se rellenen
automáticamente los campos de información de los empleados una vez que
los usuarios introduzcan su número de identificación en un cuadro de
identificación del empleado.
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Actualizaciones sencillas
• Si necesita actualizar una plantilla de formulario existente, puede
cambiarla, volverla a publicar y redistribuirla a los usuarios.
• La actualización tendrá lugar automáticamente la próxima vez que
los usuarios abran un formulario basado en la plantilla.
• Si los usuarios trabajan sin conexión cuando se publica una plantilla
de formulario actualizada, la actualización tendrá lugar la próxima
vez que se conecten a la red.
• Normalmente, los usuarios no advertirán que se está produciendo
una actualización, aunque puede diseñar la plantilla de formulario
de manera que alerte a los usuarios al respecto.
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Opciones de flujo de trabajo • Utilizando características de flujo de trabajo de InfoPath, puede
aumentar la eficacia global de los procesos empresariales comunes
en los que los datos se dirigen de una persona a otra.
• Los flujos de trabajo pueden reducir el costo y el tiempo necesarios
para coordinar los procesos empresariales, como la aprobación de
proyectos o la revisión de documentos, mediante la administración y
el seguimiento de las tareas humanas implicadas en esos procesos.
• Si usa InfoPath junto con Microsoft Office SharePoint Server 2010,
puede automatizar este tipo de flujo de trabajo y ahorrarse una
cantidad considerable de tiempo y dinero.
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Caso de estudio de ejemplo:
• Imaginemos un proceso de creación de informes de gastos
basado en papel en el que un empleado rellena un formulario de
gastos, le adjunta una lista de distribución en papel y, a
continuación, lo envía por el correo interno de la empresa a su
superior.
• Tras aprobar el informe, el superior marca la casilla situada junto a
su nombre en la lista de distribución y, a continuación, lo envía al
departamento de contabilidad a través del correo entre oficinas.
• Si el jefe de contabilidad aprueba el informe, se emiten los
cheques de reembolso.
• Podrían pasar semanas entre el momento en que se envió el
informe inicial y cuando el empleado recibe su cheque de
reembolso.
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Integración con otros sistemas
• Puede integrar datos de formularios de InfoPath con otros productos o
tecnologías.
• Por ejemplo, puede almacenar los datos de los formularios en una base de
datos de Microsoft SQL Server, o basar el diseño de una plantilla de
formulario en un servicio Web para poder enviar datos a una base de datos
que no es directamente compatible con InfoPath.
• InfoPath funciona con muchos otros programas y servidores del sistema
Microsoft Office, como Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel y
Microsoft Office Access.
• Entre otras cosas, puede diseñar y rellenar formularios de InfoPath en
mensajes de correo electrónico de Outlook, exportar datos de InfoPath a
libros de Excel, enviar datos de InfoPath a una base de datos de Access o
realizar consultas en datos de una lista de SharePoint.
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Mayor seguridad
• Los formularios de papel no son siempre seguros.
• El modelo de seguridad de InfoPath está relacionado con la zona de
seguridad y la configuración de nivel de Windows Internet Explorer.
• Estas características de seguridad se han diseñado para ayudar a proteger
los formularios y equipos de los usuarios contra operaciones no seguras,
como el acceso a datos o el envío de datos a un origen que no es de
confianza.
• InfoPath proporciona otras medidas de seguridad, como la protección del
diseño de una plantilla, el uso de firmas digitales, la administración de
ciertas operaciones de formularios como la combinación y el envío, y
formularios de confianza instalados en los equipos de los usuarios.
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Introducción:
• Aplicación usada para desarrollar formularios de entrada de datos basados en XML.
• 1era publicación, InfoPath 2003, fue como parte de Microsoft Office 2003, después en julio del 2004 se publicó InfoPath 2003 Service Pack 1.
• La última publicación, Infopath 2010, fue lanzada dentro del conjunto de programas Microsoft Office 2010.
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CARACTERISTICAS Crear
formularios complejos sin
usos de códigos
Páginas pre-configuradas y
diseños de sección
Nuevos y mejorados
controles de formularios
Implementación de regla de negocios y lógica en
formularios
Diseñar formularios para listas SharePoint
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CARACTERISTICAS Principal
característica habilidad de poder
crear y ver documentos XML con
soporte para XML Schema.
Infopath puede conectarse a sistemas externos
usando servicios web XML y el SOAP Toolkit.
En Infopath, los usuarios completan los formularios
en sus computadoras mientras
este trabaje sin conexión usando el cliente Infopath.
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CARACTERISTICAS
Puede verificar campos del formulario
para validación
Usuarios pueden anexar una firma
digital.
El usuario después de conectarse al servidor y enviar el formulario (en
forma XML), el cual puede ser dirigido para aprobación.
Cuando el usuario conecta al servidor, la plantilla de formulario
puede ser automáticamente
actualizada.
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Las 10 razones principales para
probar InfoPath: Cree formularios rápida y eficazmente y minimice el tiempo de aprendizaje.
Cree formularios sofisticados fácilmente y sin escribir códigos.
Otorgue a los participantes la posibilidad de completar formularios con o sin conexión.
Desarrolle aplicaciones de SharePoint modulares, extensibles y portátiles.
Diseñe formularios de explorador conforme a los estándares.
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Las 10 razones principales para
probar InfoPath:
Disfrute de formularios de explorador web más eficaces.
Incruste formularios en elementos web.
Mejore los formularios con código.
Conecte formularios con información de línea de negocio y servicios web REST.
Administre formularios en el servidor con más facilidad.
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Controles para contenedores
• Los controles de contenedores ayudan a
organizar el diseño del formulario al permitir
colocar otros controles dentro de ellos.
• También ofrecen una forma de permitir varias
copias de un conjunto de controles
(extensibles) o que los controles sean
opcionales.
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Controles para contenedores
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7. TABLAS DE DISEÑO EN
INFOPATH
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Prácticas recomendadas para la conversión
de formularios
• Vamos a describir algunos de los aspectos que se
deben tener en cuenta al convertir formularios de papel
en plantillas de formularios de InfoPath
– Use tablas de diseño para organizar las secciones del formulario
– Analice las soluciones existentes para la información adicional
– Use tablas extensibles en lugar de tablas normales
– Determine qué datos se necesitan
– Determine cuántas vistas necesita
– Determine qué tipo de controles necesita
– Considere la posibilidad de usar elementos de plantilla para
conjuntos de controles habituales
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Use tablas de diseño para organizar las
secciones del formulario
• Lo mismo que en un formulario de papel, debe organizar un formulario electrónico de manera que los usuarios que lo rellenen puedan desplazarse por él de forma lógica.
• Se puede usar tablas de diseño para organizar los controles, separar una sección de otra y ubicar logotipos y otros tipos de gráficos.
• El uso de tablas de diseño le permite alinear sin dificultad los cuadros de texto, casillas de verificación y otros elementos para que el formulario tenga un aspecto profesional y correcto.
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En el siguiente ejemplo, se usa una tabla de
diseño para organizar los cuadro de texto dentro
de una sección de una plantilla de formulario.
1. Esta tabla de diseño tiene dos filas.
2. Hay tres columnas en la segunda fila. La columna central se usa sólo por motivos de espaciado.
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Analice las soluciones existentes para la
información adicional
• Con frecuencia, los formularios de papel contienen secciones reservadas
para categorías determinadas de usuarios.
• Ejemplo, en un hospital, un formulario de información sobre los pacientes
puede contener una sección "Sólo para uso administrativo",
• En InfoPath, existen varios métodos para introducir este tipo de
información.
• Una de las mejores maneras consiste en usar una sección opcional, que es
un control que contiene otros controles pero no aparece en el formulario
salvo que el usuario decida agregarlo.
• Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de estado puede
incluir la sección opcional Notas.
– Los usuarios que deseen agregar notas adicionales pueden insertar esta
sección opcional y rellenarla. Todos los demás usuarios pueden dejar la sección
oculta.
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Analice las soluciones existentes para la
información adicional
• También puede usar formato condicional para ocultar ciertos campos salvo en el
caso de que se cumpla una condición determinada en el formulario
• Ejemplo, en una plantilla de formulario de solicitud se puede ocultar un grupo de
campos hasta que el usuario active la casilla de verificación 18 años o más.
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Use tablas extensibles en lugar de
tablas normales
• Para ganar espacio y ofrecer a los usuarios
un mayor grado e flexibilidad al rellenar el
formulario.
• Si se utiliza tablas extensibles, en la plantilla
de formulario no hace falta mostrar gran
número de filas en blanco la primera vez que
la abre el usuario.
• En lugar de ello, los usuarios ven una única
fila y sólo agregan más si las necesitan.
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Use tablas extensibles en lugar
de tablas normales
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Determine qué datos se
necesitan • Antes de convertir el formulario de papel = decidir qué tendrá
que suceder en última instancia con los datos que los usuarios introduzcan en el formulario electrónico.
• Antes de convertir el formulario de papel, puede determinar si dispone de la infraestructura necesaria para crear la plantilla de formulario.
• Por ejemplo, si los usuarios deben tener la posibilidad de enviar y reenviar el formulario con rapidez, y usted no va a volver a usar los datos, podría interesarle publicar la plantilla de formulario como mensaje de correo electrónico.
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Determine qué datos se
necesitan • A continuación, puede almacenar los formularios de los
usuarios en una carpeta de formularios de InfoPath en la Bandeja de entrada.
• Si otros usuarios necesitan tener acceso a los datos del formulario y compartirlos, podría interesarle guardar colecciones de formularios de InfoPath relacionados en bibliotecas en un servidor en el que se ejecute Microsoft Windows SharePoint Services.
• Si los usuarios necesitan tener acceso a los datos de los formularios en otras aplicaciones o sistemas empresariales, por ejemplo una aplicación de creación de informes de gastos o de contabilidad, podría interesarle guardar los datos en bases de datos corporativas
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Determine cuántas vistas
necesita • En InfoPath, puede crear distintas vistas de la misma
plantilla.
• Una vista es otra forma de presentar los datos de una
plantilla de formulario.
• Ejemplo, si va a diseñar una plantilla de formulario de
solicitud de permiso, puede usar una vista para el
subcontratista del sistema eléctrico, otra para el agente
que la recibe y una tercera vista para el inspector que
aprueba o rechaza la solicitud.
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Determine qué tipo de controles
necesita
• InfoPath proporciona más de 30 controles distintos que
puede agregar a la plantilla de formulario.
• InfoPath cuenta con varios controles nuevos,
como tablas extensibles, grupos de opciones y
secciones opcionales.
– Estos tipos de control le permiten diseñar una plantilla de
formulario flexible que se adapte a los usuarios.
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Considere la posibilidad de usar elementos de
plantilla para conjuntos de controles
habituales
• Un elemento de plantilla es una parte de una plantilla de
formulario que se puede guardar para volverla a utilizar
en muchas plantillas.
• Un elemento de plantilla típico consta de controles y
un origen de datos, y puede tener también
características como conexiones de datos, validación de
datos y reglas.
• Por ejemplo, en un departamento de recursos humanos
se puede usar un único elemento de plantilla
Información de contacto en todas las plantillas de
formulario.
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Video de muestra:
• http://www.video2brain.com/mx/tutorial/qu
e-es-infopath
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Casos de estudio
• Escenarios de uso de InfoPath: Cristina, Presidente de la
Compañía:
http://www.microsoft.com/latam/office/infopath/prodinfo/usage/comp
anypresident.mspx
• Escenario de uso de InfoPath: Carlos, vendedor
• http://www.microsoft.com/latam/office/infopath/prodinfo/usage/sales
person.mspx
• Escenarios de uso de InfoPath: Melinda, Gerente de Sistemas
• http://www.microsoft.com/latam/office/infopath/prodinfo/usage/direct
or.mspx