CONTENIDO 4: ELEMENTOS DE LA COMPRA

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ELEMENTOS DE COMPRA

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COMPRADOR VENDEDOR ACUERDO

PRODUCTO O SERVICIO

COMPRADOR PRODUCTO ACUERDO VENDEDOR

Demandante . Es el responsable de satisfacer las necesidades. Investiga, analiza y sigue políticas de la empresa

Mercadería . Establece relaciones entre comprador y vendedores, compartiendo beneficios mutuos

Convenio o Pacto. Esta basado de especificaciones y condiciones de cumplimiento obligatorio para ambas partes.

Oferente, proveedor, etc. Espera, evalúa y decide si satisfacer o no los pedidos, según las condiciones que proponga el comprador

PROCESO DE COMPRAS

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REQUISICIÓN

COTIZACIONES Y ANÁLISIS

PEDIDO

CONVENIO

SEGUIMIENTO

TERMINO

DECISIÓN

LA REQUISICIÓN

a) CONCEPTO :Es un documento donde expresa la necesidad de los departamentos internos en bienes y servicios

b) FORMAS: a) Documento : Normal b) Memorando : Inusualmente

c) ELEMENTOS a) Principales : Remitente, descripción de

características, fecha de entrega b) Accesorios: N! de folio, volúmen, sección,

aprobación, dirección de proveedor d) FIN:

a) Conocer la necesidad b) Indagar el mejor proveedor c) Encontrar el adecuado d) Llevar un control

e) Tipos: a) Requisición de materiales: Normales en

límites mínimos b) Utilización contínua: No toma en cuenta

máximos o mínimos.

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LA COTIZACIÓN Y SU ANÁLISIS

a) CONCEPTO : Solicitud de presupuesto a diferentes proveedores, a cerca de la cotización de un bien o servicio requerido

a) FORMATO: Se elabora por duplicado, se

desea elaborar un informe de costo a fin de poder negociar.

1. Número de artículos 2. Descripción y especificaciones 3. Lugar de entrega y transporte 4. Tiempo de entrega 5. Fecha para recibir la cotización. 6. Anotación del proceso cantidad y

plazo de entrega. 7. Datos impresos en el formato

estándar 8. Condiciones de pago, etc.

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LA COTIZACIÓN Y SU ANÁLISIS

a) ANALISIS: Determinar la mejor fuente de recursos.

a) Factores de costo: artículos, transporte, instalaciones, condiciones, tributos.

b) Fecha de entrega

c) Características del producto

d) Garantía, condiciones legales.

b) TECNICAS DE ANÁLISIS

a) Todo a partes

b) Tormenta de ideas.

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PEDIDO U ORIGEN DE COMPRAS

a) CONCEPTO :Es un documento fundamental que se utiliza en la sección de compras, porque toda la información que se estipula formará parte del contrato.

La orden de compra debe estar perfoliada , en forma consecutiva para que no hayan discusiones y exista un seguimiento de control y pagos.

b) FINES:

a) Sirve de comprobante de compromiso para el proveedor.

b) Proporciona informes a la Contabilidad

c) Avisa al área de recepción y al departamento de Calidad.

d) Control para el departamento de compras. (seguimiento)

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PEDIDO U ORIGEN DE COMPRAS

C ) REQUISITOS: a) Identificar al solicitante. b) Que departamento recibira el pedido c) Nombre y domicilio de proveedor d) Lugar de recepción e) Efectivo, crédito, plazos, tipo de

transporte, a cargo de quién será el flete, etc

f) Fecha en que se transportarán lso artículos.

g) Cantidades, descripción de artículos, precios, reglas de facturación de embarque, precio, estipulaciones sobre cancelaciones.

h) Firma de la orden de compra por el comprador.

D) ASPECTOS A CONSIDERAR:

a) Legales : Considerar a la autoridad jurídica

b) Administrativos: Que cumpla las política de la empresa y procesos específicos

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CONVENIO DE COMPRA

DEFINICIÓN: Es el acuerdo entre dos individuos, uno de ellos llamado vendedor y otro llamado comprador , referente a la compra – venta de un bien y / o servicio, asi como de Todas las condiciones de compra y pago

ESTIPULACIONES: Precisa las responsabilidades de ambas partes. Ejem: • Si el comprador no está de acuerdo al revisar el precio y la calidad, será cancelado

el convenio, • El proveedor puede cambiar el precio sin previo aviso. • Estipulación de sanciones • Se recomienda transcribir las instrucciones que fueron previstas en la orden de

compras.

TIPOS DE CONVENIO: a) Precio fijo b) Costo adicionable c) Convenio condicional: O para el vendedor o el comprador. Ejem: el

seguro corre por cuenta del vendedor, hasta recibirla en las en las instalaciones del comprador, etc.

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SEGUIMIENTO DE COMPRA

DEFINICIÓN: Se trata de vigilar la secuencia del pedido hasta que el proveedor entregue la mercancía o servicio en el tiempo acordado Información del día a día, lo que pasa con la orden, el pedido y la entrega.

Pasos para el seguimiento dela orden de compra: a) Control de órdenes no surtidas b) Confirmación con los vendedores c) En caso de problema decidir si esperar o elegir otro proveedor. d) El encargado de almacén comunicará al dpto de compras si ha recibido

el pedido. e) El área de compras pedírá la colaboración deotros departamentos si

existe algún problema con respecto al precio, cantidad, calidad de la mercancía, etc.

CONCLUSIÓN DE SEGUIMIENTO : El departamento de Control de Calidad, emitirá el dictamen final correspondiente a través de un memorando.

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TERMINACIÓN DE LA COMPRA

1. Se han recibido efectivamente de los bienes o servicios y satisfecho la necesidad de abastecimiento

2. Los bienes ya están siendo utilizados en la labor, 3. Se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio pactado

entre el comprador y el vendedor. (PAGO)