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MANUAL DE USUARIOS

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GAUR-UPV-EHU-MUS-PRF-01

GESTION ACADEMICA UNIVERSITARIA RENOVADA

UPV/EHU

Manual de Usuario

WEB de ACTAS para PROFESORES

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GAUR-UPV-EHU-MUS-EXA-01

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INDICE

1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................... 3

2. REQUISITOS DE UTILIZACIÓN.............................................................................. 4

3. PROCEDIMIENTO GENERAL ................................................................................. 5

3.1 SELECCIÓN DEL ACTA.................................................................................... 6 3.2 CALIFICACIÓN DEL ACTA ............................................................................... 7 3.3 PUBLICAR ACTA............................................................................................. 12 3.4 NOTAS EN MODO TEXTO.............................................................................. 13 3.5 PASAR A EXPEDIENTES ............................................................................... 15 3.6 ESTADISTICAS ............................................................................................... 16 3.7 REGISTRO DE AUSENCIAS EN AULAS DE LA EXPERIENCIA: .................. 17 3.8 GESTION DE PRUEBAS PARA UN ACTA..................................................... 19

3.8.1 DEFINICION DE PRUEBAS PARA UN ACTA ........................................ 19 3.8.2 CALIFICACION DE PRUEBAS DE ACTAS............................................. 22 3.8.3 PUBLICAR NOTAS PRUEBAS DE ACTA............................................... 25 3.8.4 NOTAS DE PRUEBA EN MODO TEXTO EN ACTAS ............................ 26 3.8.5 ESTADISTICAS DE PRUEBAS DE ACTAS ............................................ 27

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1. Introducción

La nueva aplicación de G.A.U.R. de Calificación de Actas para los profesores de la UPV/EHU es la que sustituirá a la antigua de Grabación de Notas, está basada en sus mismos criterios aunque aporta nuevas funcionalidades.

Este documento tiene como objetivo servir de ayuda al profesor en la aplicación del nuevo sistema de Calificación de Actas. Primeramente se explica el proceso general, y luego se desarrollan cada uno de los procedimientos.

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2. Requisitos de utilización

Para poder utilizar la aplicación es necesario que el profesor tenga una cuenta de usuario compuesta de una identificación y una clave de acceso necesarias para realizar la autentificación frente a la aplicación como profesor de la UPV/EHU. Estas dos claves generadas deberán ser recordadas obligatoriamente por el profesor para poder utilizar la aplicación y podrán ser cambiadas a voluntad por él mismo en cualquier momento.

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3. Procedimiento general

El proceso comienza en la secretaria de los centros, donde se revisarán todos los datos de los grupos (alumnos matriculados, profesores asignados a cada grupo, etc.) y se procederá a crear el acta de cada grupo.

A partir de este momento, la aplicación de Calificación de Actas está lista para que sea el propio profesor el que comience el proceso de calificación de los grupos que tiene asignados, pudiendo consultar los grupos de los que se ha creado el acta.

Cada grupo/acta sólo podrá ser calificado por cualquiera de los profesores asignados al grupo desde la aplicación de Oferta Docente. Para el caso de los grupos especiales que tienen que ser calificados por un tribunal, comisión, etc., el profesor podrá ser cualquiera de los miembros de dicha entidad dados de alta desde la aplicación de G.A.U.R. Esta asignación podrá modificarse por el organismo correspondiente en cualquier momento incluso después de que los grupos/actas ya estén creados.

Se podrá calificar un acta mientras no se haya realizado el proceso de ‘Pasar a Expedientes’. Las operaciones que se podrán realizar son las siguientes:

a. Calificar a todos o parte de los alumnos del grupo, poniendo la nota numérica; la calificación aparece de forma automática, pudiendo ser variada en el caso de Sobresaliente – Matrícula de Honor, o también poniendo la calificación e introduciendo una nota numérica correspondiente a la calificación introducida. Para Doctorado y Títulos Propios no habrá nota numérica y la calificación se elegirá entre las opciones que nos da una lista de valores. Y para la calificación de la Tesis Doctoral se habilitará otro campo para informar del dato: ‘Por Mayoría o Por Unanimidad’. También se podrá calificar automáticamente a partir de la calificación de las pruebas/parciales definidas para dicha acta.

b. Obtener una lista de calificaciones en formato de texto, con el objeto de imprimirla o manipularla desde cualquier herramienta de ofimática.

c. Obtener dos estadísticas diferentes. La primera muestra el porcentaje del número de notas (las calificaciones dependerán del acta tratada: sobresalientes, notables, etc.) frente al total de alumnos presentados. La segunda muestra los mismos porcentajes pero frente al total de alumnos del grupo.

d. Publicar las notas. Para ello deberá grabar indicación de lugar, fecha y hora de revisión de exámenes según consta en la actual normativa de planificación docente y evaluación del alumnado. Una vez publicadas las notas, podrá obtener una copia en papel para publicarla en el tablón de anuncios del centro. Asimismo, los alumnos podrán consultar las notas, lugar, fecha y hora de revisión de exámenes vía web desde la aplicación de Secretaría Virtual Universitaria.

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e. Gestión de pruebas/parciales de un acta: Definición, calificación, publicación de notas y estadísticas.

f. En el caso de las actas de Aulas de la Experiencia, se permitirá la introducción de las ausencias de los alumnos y las correspondientes justificaciones. También permite la impresión de una lista de clase, en la que los alumnos pueden firmar para corroborar su asistencia.

En los tipos de enseñanza que así lo tengan estipulado:

o El paso d) es obligatorio, y no podrá continuarse con el proceso hasta que no hayan sido publicadas las calificaciones y acabado el plazo de reclamaciones.

o Mientras dure el plazo de reclamaciones no se podrá actualizar al acta correspondiente. Una vez pasado dicho plazo se procederá (si es menester) a modificar las calificaciones afectadas por dicho proceso.

Una vez finalizado el proceso de calificación (reclamaciones incluidas) de todo el grupo, el profesor selecciona la pestaña de ‘Pasar a Expedientes’ con lo que el estado del acta se actualiza y el control del mismo vuelve a las secretarías de los centros. En ese momento se realiza una petición para que se impriman las actas en las secretarías de los centros, para ello deben estar calificados todos los alumnos del acta en cuestión.

A partir de este momento no se podrá volver a modificar ninguna nota de este grupo desde la aplicación. Para ello habrá que acudir a la secretaría del centro, desde donde se usará el proceso de Gestión de Actas dentro de la aplicación de G.A.U.R.

Para obtener las actas en papel, las secretarías de los centros deberán solicitar la impresión física de las mismas y tramitar las firmas por el procedimiento habitual. Y una vez finalizadas las gestiones harán el paso de notas a los expedientes de los alumnos mediante el cierre del acta.

Una vez se haya cerrado el acta, para poder consultar dicha acta se utilizará la aplicación de G.A.U.R. Consulta de Actas Cerradas.

3.1 SELECCIÓN DEL ACTA

Una vez identificado el profesor, si no tiene asignada ninguna acta abierta se indicará dicha circunstancia con el mensaje:

No existen actas para el usuario conectado

En caso afirmativo, aparece la página de selección de acta; donde se muestran todas las actas asignadas al profesor que se encuentran abiertas para la calificación. Estas actas se presentan ordenadas por año académico, ciclo, curso y convocatoria. Para cada acta se muestra además

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el tipo de acta (normal, tribunal, convocatoria excepcional), el grupo y el programa interuniversitario al que pertenece (EHU/UPV, Erasmus, Séneca, etc.).

Para acceder a un acta basta con pinchar sobre el año académico.

Si el profesor es corrector de más de 10 actas se habilitarán en la parte inferior los botones de navegación PRIMEROS, ANTERIORES, SIGUIENTES y ULTIMOS.

Página Lista de Actas

3.2 CALIFICACIÓN DEL ACTA

Al pinchar sobre un acta aparecerá la pantalla de calificación de los alumnos del acta elegida en grupos de 90. Si es la primera vez que se accede al acta, aparecerán las notas y/o la calificación en blanco (lo que significa no calificado), en cualquier otro caso, aparecerán las notas introducidas en sesiones anteriores.

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Actas 1er/2º Ciclo:

Cuando se haya caracterizado al acta con la propiedad de ‘anónima’, en lugar de los apellidos y el nombre de los alumnos se mostrará el código que identifica a cada alumno:

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Una vez introducidas las calificaciones (ver el párrafo correspondiente), para grabar las notas hay que pulsar el botón GUARDAR, de lo contrario las notas introducidas quedarán sin grabarse aunque aparezcan en pantalla. Para seguir calificando a todos los alumnos del acta se utilizarán los botones inferiores de navegación (PRIMEROS, ANTERIORES, SIGUIENTES y ULTIMOS), pero no incluyen la grabación. Si se pulsa alguno de estos botones o pestaña superior sin guardar los datos introducidos aparecerá el mensaje de aviso:

Para convertir de forma automática todos los “Sin Calificar” en “No Presentado” existe un botón disponible en la página para realizarlo (SC a NP ). Al pulsarlo, en todas las calificaciones sin informar presentadas en la pantalla aparecerá “No Presentado”, como se ha dicho en el párrafo anterior, no estarán grabadas hasta que se pulse el botón GUARDAR.

Actas 1er/2º Ciclo:

La calificación se puede realizar de dos formas:

1. Introducir la nota y el sistema presenta la calificación correspondiente, dando a elegir si el sistema obtiene más de una opción.

2. Introducir la calificación a partir de una lista de valores (basada en el tipo de enseñanza en tratamiento) y luego la nota, que se comprobará que se encuentre en el rango de la calificación.

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Una vez calificados todos los alumnos se activará la pestaña de Publicar Notas.

El botón “CAL.AUTOMATICA” aparecerá cuando se hallan definido pruebas para el acta y se pueden calificar automáticamente a partir de ellas, o en el caso de Aulas de la Experiencia.

Si se pulsa Cancelar, no se realizará la acción de calificación automática. En caso contrario, si se pulsa Aceptar:

• En Aulas de la Experiencia, aprobará o suspenderá a partir del número de las ausencias no justificadas (ver capítulo de Registro de Ausencias de Aulas de la Experiencia).

• En el resto de los casos, el cálculo se realizará conforme a la información introducida para ello en la definición de las pruebas (ver este capítulo para más detalles).

Las calificaciones calculadas (se guardan automáticamente) en todo momento serán susceptibles de modificación normal (en este caso si habrá que guardarlas).

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……..

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3.3 PUBLICAR ACTA

Esta funcionalidad no existe para actas de Títulos Propios, ni doctorado (3er Ciclo).

Cuando todos los alumnos están calificados, esta opción permite al profesor publicar las notas provisionales junto con el lugar y fechas de revisión de exámenes. Para ello deberá pulsar la pestaña PUBLICAR NOTAS .

Si no están calificados todos los alumnos no aparecerá dicha pestaña.

Una vez pulsada la pestaña, se muestra una página con la siguiente forma:

Se controlará que entre las fechas el número de días sea superior o igual al estipulado en la normativa.

Si no tenemos fechas de revisión de exámenes o la fecha fin de revisión es menor o igual que la fecha del día, no se podrá pasar las calificaciones a expedientes por lo que no aparecerá dicha pestaña:

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En ella se deberá informar obligatoriamente los campos:

Fecha inicio, Fecha fin, Intervalo horario 1 y lugar de revisión de exámenes.

La fecha de inicio de revisión de exámenes deberá ser mayor o igual que la fecha del día.

A continuación pulsar el botón de PUBLICAR. A partir de este momento, las notas quedan publicadas y podrán ser consultadas junto con las fechas y lugar de revisión de exámenes por los alumnos, vía web a través de la aplicación Consulta de Notas Acta/Prueba Publicadas (tablón anuncios).

Durante el periodo de revisión introducido no se podrá calificar el acta. El profesor deberá esperar a que pase este periodo para hacer las actualizaciones oportunas en el acta y proceder a ‘Pasar a Expedientes’.

3.4 NOTAS EN MODO TEXTO

Pulsando la pestaña Notas en Modo Texto aparecerá la siguiente pantalla que permite seleccionar la forma en la que aparecerá el listado con las notas de los alumnos en modo texto, esto es:

⇒ Incluir sólo nombre y apellidos

⇒ Incluir sólo D.N.I.

⇒ Incluir nombre, apellidos y D.N.I.

Si el acta es ‘anónima’, independientemente de la selección, en la lista únicamente se mostrará el código que identificaba a cada alumno.

Con esta funcionalidad se permitirá sacar las listas de clase para colocarlas físicamente en el tablón.

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No es necesario tener calificaciones o haber publicado las notas para acceder a estos listados a través de esta pestaña.

Se mostrará el listado construido (dependiendo de la opción seleccionada) preparado para ser impreso.

El listado variará dependiendo de si estamos calificando un Título Propio, Doctorado, 1er/2º Ciclo, etc.

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3.5 PASAR A EXPEDIENTES

Una vez finalizada la calificación del acta y las posibles reclamaciones, se podrá actualizar las notas (según reclamaciones) y/o enviar los datos a la aplicación general de Gestión Académica de UPV/EHU mediante la pestaña Pasar a Expedientes.

Como paso previo se muestra una página de confirmación con las notas de los alumnos y se da la opción de aceptar o cancelar.

Si se elige la opción de aceptar, el acta cambia su estado de ‘Abierta’ y automáticamente se genera el listado (quedará almacenado en un directorio para su posterior impresión por parte del centro y proseguir con la tramitación habitual) y finalizará el proceso de calificación. Si se ha producido algún error en este paso se mostrará un mensaje con dicho error y se finalizará el proceso de calificación sin pasar las notas a los expedientes.

Si por el contrario elige la opción de cancelar, no se pasarán las calificaciones a los expedientes y volverá a la pestaña de ‘Calificación’.

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3.6 ESTADISTICAS

Al pulsar la pestaña Estadísticas obtenemos dos estadísticas diferentes: La primera muestra el porcentaje del número de notas (sobresalientes, notables, etc.) (dependiendo del tipo de enseñanza o fase a la que pertenezca el acta) frente al total de alumnos presentados. La segunda muestra los mismos porcentajes pero frente al total de alumnos del acta.

Al empezar a calificar por primera vez todos los alumnos se encuentran en situación de “Sin Calificar”, por lo que si no se califican aparecen como tales y no se les considera “No Presentados”.

Adicionalmente, se puede imprimir las estadísticas pulsando el botón MODO TEXTO.

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3.7 REGISTRO DE AUSENCIAS EN AULAS DE LA EXPERIENCIA:

Pulsando la pestaña Tratamiento de Ausencias aparecerá la siguiente pantalla que permite registrar el total de ausencias de los alumnos hasta la “Fecha de Situación” y el número de ellas que están justificadas.

Se introducirá el número de ausencias o justificaciones desde dicha “Fecha de Situación” hasta el día que se desee, modificando manualmente dicha fecha para este día.

Pulsando el botón REGISTRAR quedarán registradas las ausencias para la fecha de situación introducida.

Si se pulsa el botón FIRMAS se generará un listado con todos los alumnos que integran el acta para que firmen como justificante presencial. Es opcional y está a disposición de los que quieran llevar un control de las ausencias de esa manera.

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3.8 GESTION DE PRUEBAS PARA UN ACTA

3.8.1 DEFINICION DE PRUEBAS PARA UN ACTA

Esta funcionalidad no es válida para Títulos Propios, Doctorado ni Aulas de la Experiencia.

Es posible que para la calificación de un acta se quieran tener en cuenta diversos factores ponderados. (Por ejemplo para el acta de junio se van a realizar 2 parciales y la media de ambos serán la calificación; ó, hay una prueba teórica y otra práctica, contando para la nota final el doble la teoría que la práctica).

O bien, podemos evaluar cualquier tipo de evento referido a los alumnos que, aunque no tenga una relación directa con la calificación, necesitamos tener en cuenta para dar la nota. (Por ejemplo, a los alumnos que no saben responder a las preguntas que se les hace en clase se les pone un 0, para posteriormente si dudamos entre aprobar a un alumno o no, ver si tiene ese 0 para tomar la decisión).

Al pulsar por primera vez la pestaña de ‘Definición de Pruebas’ se presenta una pantalla en la que aparecen:

o Número de pruebas a realizar: Campo de actualización automática que variará en función de las pruebas que vayan definiendo.

o Media aritmética : Si se chequea este campo, el sistema hará la media aritmética con todas las pruebas definidas para un acta, en la calificación automática de ésta. Para hacer efectivo el chequeo o deschequeo de este campo, hay que pulsar el botón anexo ACTUALIZAR.

o Botón AÑADIR: Para empezar la definición de las pruebas deberemos pulsar este botón, apareciendo la siguiente pantalla:

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Para definir una prueba basta con poner fecha para su realización y asignar un responsable para la calificación.

Al pulsar el botón ACEPTAR se actualizará el campo ‘Nº de pruebas a realizar’ y cambiará el aspecto de la pantalla de definición de pruebas, ya que también aparecerá la prueba definida, así como los botones correspondientes para poder borrarla o modificar su información.

A cada prueba definida se le puede asignar una ponderación que se utilizará para el cálculo automático del acta en función de las pruebas. Pero si el check de ‘Media Aritmética’ está activado, éste prevalecerá sobre la ponderación definida.

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Una vez definidas las pruebas, la gestión de cada una es análoga a la de las actas:

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3.8.2 CALIFICACION DE PRUEBAS DE ACTAS

Página Lista de Pruebas

Página Calificación de Prueba

Pulsando el botón “SC a NP”

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3.8.3 PUBLICAR NOTAS PRUEBAS DE ACTA

Solo saldrán aquellas pruebas que ya se encuentran totalmente calificadas

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3.8.4 NOTAS DE PRUEBA EN MODO TEXTO EN ACTAS

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3.8.5 ESTADISTICAS DE PRUEBAS DE ACTAS

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