gestió correu electrònic
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Presentació del Diego Gómez, Centre d'Innovació en Productivitat, del 23 de setembre, a la UEATRANSCRIPT
# Correos Electrónicos Diarios:
•Menos de 50•Entre 50 y 100•Entre 100 y 150•Más de 150
Tiempo incurrido para contestar los correos electrónicos
¿Son importantes todos los correos electrónicos?
¿Necesidad de viajar?
¿Tiempo en convocar una reunión?
99,6%
80%
33% de los trabajadores estresados
por la cantidad de correo electrónico
recibido
28% cree que el volumen de correo
electrónico es fuente de presión
Solamente el 38% se manifestó
despreocupado (1)
(1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley
Un 50% de los empleados lo
revisa una vez cada hora
Otro 35% cada cuarto de hora
Algunos trabajadores entre 40 –
60 veces cada hora (1)
□ 4 de cada diez empleados consultan el correoelectrónico corporativo durante sus vacaciones (2)
(1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley(2) Estudio Visto Corporation
Empezar a leer los correos desde los más nuevos a los
más antiguos
De esta forma
habrá correos
que no tendrás
que leer de
nuevo al estar
enlazados.
Regla de los minutos.
Si puedes procesar una acción en menos de 2 minutos hazlo. Si no, priorízalo.
4 D’s Bórralo
Házlo (2 min)
Delégalo
Planifícalo
¿Necesitan estar en copia todos estos contactos? Ellos también gestionan muchos correos.
Intenta dar información de la acción que debe realizar el contacto que reciba el correo electrónico:- FYI- URGENT- READ ONLY
El título es importante, ayudará a la persona que lo recibe a saber el tema del mensaje y podrá priorizarlo.
El “Para:” es lo último que hay que escribir
No utilices emoticonos en tus mensajes corporativos.
Pregunta antes de enviar un
archivo adjunto pesado
Revisa el correo electrónico antes de enviarlo
Sé breve en tus correos electrónicos: ten en cuenta que el destinatario no podrá dedicar mucho tiempo a leerlo.
No utilices acrónimos si no estás seguro de que todos los destinatarios son capaces de entenderlos.
No olvides poner un texto ‘fuera de la oficina’
Deja que el gestor de correo te ayuda a organizar
No olvides el teléfono
No escribas nada que no dirías cara a cara
Relee lo que… …has escrito
Reducción de un 32% del tiempo en el
correo electrónico
Reducción de un 33% buscando
información
Reducción del número de interrupciones
de hasta un 61%
Skydrive: http://skydrive.live.com
Yousendit: http://www.yousendit.com
Office Labs: http://www.officelabs.com
“Organízate con eficacia”, David Allen
Ediciones Urano, ISBN: 8495787164
