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GESTIÓN DE
COMPRASPara Pymes
GESTION DE COMPRAS
EMPRESA
PROVEEDOR
CLIENTE
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Producto servido
Producto servido
GESTIÓN DE COMPRAS
El beneficio de una empresa está en gran parte, en la diferencia entre sus ventas y sus compras.
PRÁCTICAMENTE ES EL PRIMER BENEFICIO.
GESTION DE COMPRAS
REPERCUSIÓN DEL AHORRO EN COMPRA
Concepto Miles € % Miles € % Variación
Material (compra)M.O. directaG.G. variables
G. FijosBeneficios
52,2 8,710,4
11,3 4,4
601012
13 5
51,678 8,7 10,4
11,3 4,922
591012
13 6
-1 punto
+1 punto
VALOR VENTA 87.- 100 87.- 100
El ahorro de un 1% en las COMPRAS da lugar al aumento del % en los BENEFICIOS.Un 1% de 52,200 = 522522 sobre 4,400 = 12% (incremento sobre el beneficio)
GESTION DE COMPRAS
SI LOS VENDEDORES DE NUESTRA EMPRESA ENCUENTRAN MUCHA Y FUERTE COMPETENCIA……….
NUESTROS PROVEEDORES TAMBIÉN LA TIENEN (en definitiva ellos no dejan de ser vendedores), LA FUNCIÓN DEL COMPRADOR ES CONOCERLA Y EXPLOTAR LA SITUACIÓN (nunca caer en fatalismo).
GESTION DE COMPRAS
CAMINO A SEGUIR
* Profundizar en ABC
* Homologar proveedores >>> “ Parque”
* Pedir y comparar ofertas
* Detección de anomalías en precios >>> no relajarse
GESTION DE COMPRAS
FORMA DE HACER UN ANÁLISIS ABC
se hace a través de 3 listados:
1º: Listado de códigos (¿qué compramos?) se puede utilizar el listado del año anterior, y de cada código, cuánto se ha gastado.
2º: Listado ordenado por cifra de gasto (de mayor a menor).
3º: De cada código que representa el gasto, respecto del total.
… /…
GESTION DE COMPRAS
… / …
Generalmente por la ley de Paretó, se cumple que:
Zona A: 80% del valor económico ………….. 20% de artículos
Zona B: 15% del valor económico ………….. 20% de artículos
Zona C: 5% del valor económico ………….. 60% de artículos
RESUMEN Producto Zona Valor
20% A 80% 20% B 15% 60% C 5%
En caso de que la zona A, nos pudiera resultar demasiado amplia, se puede tomar una AA, que sería el 20% de A (siempre nos moveremos con el 20-80 )
GESTION DE COMPRAS
REPERCUSIÓN QUE PUEDE TENER UN ANÁLISIS ABC
Zona Producto Valor Ahorro por Significa compra zona (supuesto) en %
----------------------------------------------------------------------------------------------------
A 20% 80% nos dedicamos a 3,20% del total
(pocos) fondo y logramosun 4% de ahorro
B 20% 15% sólo lo vigilamos, no varía (pocos) ahorro 0%
C 60% 5% no se cuida y se 0,5% del total (multitud) encarece un 10%
---------------------------- En conjunto:
GESTION DE COMPRAS
COSTE DE UNA COMPRA
Es la SUMA de:-Coste del Producto (factura)
-Coste del STOCK (valor del dinero inmovilizado)-Coste de Funcionamiento (equipamientos, salario compradores, etc.)-Costes Ocultos (fallos en calidad, plazos, etc.)-Coste de oportunidad
-Costes Asociados (transportes, seguros, embalages, etc.)
Debe hacerse mínima la suma.No es bueno polarizarse en un solo punto.Tener en cuenta que todo no puede ser mínimo, hay elementos antagónicos, en estos hay que buscar el equilibrio.
GESTION DE COMPRAS
PETICIÓN Y COMPARACIÓN DE OFERTAS
Pedir y comparar: Proveedores
X Y Z-----------------------------------------------------------------------------------Precio x x xPlazo x x xGarantía x x xEmbalajes x x xPortes x x xEtc, etc. X x x
-Pedir varias Ofertas.-Elegir 2 ó 3.-Llamarlos a negociar (al posible elegido llamarle el último, con los otros vas aprendiendo).-Contestar las rechazadas, indicando el motivo (cortesía, la próxima vez lo tendrán en cuenta).-Archivar correctamente las ofertas (por producto, NO por proveedor).
GESTION DE COMPRAS
NEGOCIACIÓN
GESTION DE COMPRAS
¡¡¡ LAS URGENCIAS VAN CONTRA LA NEGOCIACIÓN !!!
GESTION DE COMPRAS
NEGOCIACIÓN: Comunicar, con el objetivo de obtener una decisión común, que pueda ser aceptada por las dos partes.
Es una lucha selvática: COMES O TE COMEN
GESTION DE COMPRAS
-Hay que autoimponerse unos límites en la negociación antes de empezar.
-Es contraproducente “negociar con uno mismo” cuando de lo que se trata es de negociar con otras personas.
-Buscar una zona común:nosotros
ellos zona a negociary buscar lo mejorpara nosotros
-Convertir a los otros en ALIADOS, no enemigos
-Unir objetivos
-Asegurarse que los otros también obtienen su objetivo. No debe existir un vencedor y un vencido, todos han sido beneficiados.
GESTION DE COMPRAS
PERFIL DEL NEGOCIADOR
-El negociador debe ser ante todo un buen COMUNICADOR-Con capacidad para CONOCER y DARSE A CONOCER-Planificar QUÉ va a decir-Preparar CÓMO lo va a decir
Así pues es imprescindible una PREPARACIÓN,será bueno preparar un guión (con notas)y deberá preparar varias posibilidades,como si jugara al ajedrez: si él dice esto, yo contestaré …
NEGOCIAR ES LA VERDADERA MISIÓN DEL COMPRADOR, debe ser su razón de existir profesionalmente
GESTION DE COMPRAS
FASES DE UNA NEGOCIACIÓN
-Conocimiento
-Forma
-Ejecución
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Conocimiento:
-Qué se quiere (producto)-Precio sano (para que mi Empresa no pierda dinero)-Con quién negociar-Qué se negociará (precio, plazo,…)-Objetivo a alcanzar-Argumentación propia (ser vendedor del pedido)
GESTION DE COMPRAS
Forma:
-Concretar “tu” hora.-Duración (máx. 2 horas).-NO a las interrupciones (salvo estrategia).-Lugar. Nunca en nuestro lugar de trabajo.- ¡No hacerlo esperar! . El vendedor refresca, o empieza a conocer los datos, muchas veces justo antes de la entrevista. No darle tiempo.
GESTION DE COMPRAS
Ejecución:
-Negociar es VENDER nuestras IDEAS.-Escuchar con atención.-Pensar y Argumentar en las ventajas del proveedor, NO en las nuestras (ya las conocemos y no hay porque informarle).-No decir NO y no dejarse decir NO,
del NO es muy difícil pasar al SÍ (amor propio)del SÍ es más fácil pasar al NO
GESTION DE COMPRAS
TÁCTICA PARA UNA NEGOCIACIÓN
-Hacer decir SÍ en los puntos de partida.-Presentar tú las primeras Proposiciones (si te presenta las suyas, es posible que necesites que cambie y puede entrar el tema del amor propio).-Presentar ventajas para el proveedor (vendemos nuestro pedido).-Escuchar al contrario.-Evitar el rechazo y fin. Hacer contraofertas (sí, pero …).-Hacerse arrastrar: Cuando dice algo que te interesa, no decir que SÍ; “bien, … quizá pensándolo, … sería interesante … “, que no piensen que estas totalmente satisfecho.-Después de concesión > “ataque”; cuando aceptas algo, pedir un “a cambio”.-Resumir el acuerdo obtenido.-Despedir “rápido”.
GESTION DE COMPRAS
IDEAS GENERALES PARA LA NEGOCIACIÓN
Discusión
evitar procurar
Interrumpir EscucharMarcar goles Pedir aclaracionesAtacar, acusar Resumir neutralmente
los temasSer “demasiado listos” Exigir a la otra parte que
aclare su posturaHablar excesivamente No comprometernosDominar a gritos Ser firmesLos sarcasmos y lasObtener y dar informaciónamenazas
GESTION DE COMPRAS
IDEAS GENERALES PARA LA NEGOCIACIÓN
Cierre
-Llegar a un acuerdo.
-Si el cierre nos ha sido exitoso, hagamos una lista detallada de los acuerdos.
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REGLA DE ORO:
Resumir lo acordado y conseguir que la otra parte acepte que el resumen coincide con loacordado.
Debe quedar por escrito
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REGATEO
Será aconsejable que se haga una sola vez. De lo contrario “te ven venir” y te hinchan los precios de entrada.
GESTION DE COMPRAS
ESTRATEGIAS PARA EL REGATEO
-Magnificar un accesorio prescindible y después que el proveedor lo sobrevalore, quitarlo.
-Descubrir un defecto en la oferta.
-Pedir precio de una cantidad y luego pedir otra.
-Ilusionar con futura compra importante (enseñar la zanahoria).
-Táctica del “paso atrás”.
GESTION DE COMPRAS
IMPULSIÓN
Misión de Compras: Conseguir que el plazo se cumpla.
Reclamación: Preventiva: Antes
Debe hacerla un administrativo
Correctiva: Después Debe hacerla Compras
OJO CON LA CAPACIDAD DE LOS PROVEEDORESNO INVENTAR PLAZOS DE ENTREGA
Muchas veces:LO DESEADO LO POSIBLE