LA GERENCIA DE PROYECTOS

EUSTORGIO CARRASQUILLACONSULTOR.

ASPECTOS A DESARROLLAR

• CONCEPTUALIZACION DEL PROYECTO.• FALLAS Y EFECTOS EN CADENA DURANTE

LOS PROYECTOS.• PLANEACION Y PROGRAMACION DE

PROYECTOS.• IMPLEMENTACION DE PROYECTOS.• CONTROL Y AJUSTE DE LOS PROYECTOS.• TERMINACION, PUESTA EN MARCHA Y

TRANSFERENCIA DE LOS PROYECTOS.

La gerencia de proyectos, se centra en evitar LOS problemas.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

• VISION

• MISION

• PRINCIPIOS.

PLAN• DESARROLLAMOS, PERO NO SEGUIMOS UN PLAN

QUE NOS GUIA HACIA DONDE QUEREMOS IR.• Solo miramos los problemas que tenemos ante

nosotros y estos no nos dejan ver los mas pequeños que vienen atrás.

• La prisa no permite definir detalles• No vemos las alternativas del entorno,• Solo vemos un problema.• Planes de Contingencia en el ultimo momento.• Proyectos alineados con el direccionamiento estratégico

de la organización.

PLAN

• Generalmente, nos metemos en el problema y no vemos las alternativas, ni el entorno donde estamos inmersos, como buenos gerentes debemos tratar de visualizar las cosas antes que sucedan y SIEMPRE tener planes de contingencia.

• Ser Previsivos.

RIESGOS DELPLAN

• PARALISIS POR ANALISIS.

• SOBREDIMENSIONAMIENTO

• INFLEXIBILIDAD.

• Los proyectos deben alinearse con el direccionamiento estratégico de la organización central y no los debemos vislumbrar con solo el producto que nos interesa a nosotros, si no mucho mas allá, para ser mas integrales al entorno.

CONSECUENCIAS

• Usted está haciendo lo mejor para sobrellevar un problema que es inminente.

• Usted no está mirando otras situaciones.

• Usted está dando la oportunidad de que muchos otros problemas crezcan y se acerquen.

QUIENES USAN LA GERENCIA DE PROYECTOS

• CONSTRUCCION• INGENIERIA• INFORMATICA• COMUNICACIONES• BANCA• CIENCIA Y

EDUCACIÓN• GOBIERNO• SEGUROS

• TRANSPORTE• PETROLEO & GAS• ING. CIVIL.• ELECT.& AGUA.• DEFENSA• PRODUCCÍON• OTROS

QUIENES UTILIZAN LA GERENCIA DE PROYECTOS.

• Todos los sectores, y cada día aumenta la necesidad de trabajar con esta metodología.

• Hay mucha información en el mundo de la que podemos aprender.

Qué es un proyecto?

“Una actividad humana que alcanza un objetivo claro frente a una escala de tiempo”

Geoff Reiss.

• Tener un objetivo claro• Se enmarca en una escala de tiempo fija.• Se trabaja con un equipo de personas,• No existe práctica o ensayos.• Crea cambios.

Qué es un proyecto?

Una idea que se hace realidad.Produciendo Cambios (Benéficos

en la organización)

La decisión fundamental

• Hacerlo

• Aplazarlo

• No Hacerlo

LOS PROYECTOS CAMBIAN LA HISTORIA DE LAS ORGANIZACIONES

ES CLAVE: DECIDIR EL USO DE LOS RECURSOS.

Decisión de hacerlo

• La organización debe adaptarse a nuevas condiciones.(comienzo de posibles conflictos?)

• Se ocupan recursos que normalmente estan dedicados a la operación.

• Hay interralación con otros proyectos.

Decisión de aplazarlo

• Nunca Hay condiciones óptimas de decisión.

• Se puede perder la oportunidad.• Una consideración posterior normalmente

implica nuevos elementos (organización, mercado, tecnología, situación financiera).

• Sentimientos de frustración y desorientación.

Decisión de no hacerlo

• Porque no es factible (mercado, finanzas, tecnología, organización, legislación, políticas empresariales, estrategia).

• Necesidad de comunicar y compartir razones de la decisión, para evitar frustraciones y desorientación.

• COMO ESTAN LOS CANALES DE COMUNICACIÓN PARA COMPARTIR RAZONES DE DECISIÓN SOBRE PROYECTOS EN TU ORGANIZACIÓN?

Objetivo: hacerlo según las bases de la decisión.

• IMCUMPLIMIENTO

COSTOS CALIDAD FECHA

Efectos del incumplimiento en proyecto.

• COSTOS

• DESGASTE DE LA IMAGEN

• Visibles• Ocultos(Frustración

de las personas, Costos de Oportunidad)

• Externa

• Interna

Efectos del incumplimiento en proyectos

• SOBRE OTROS PROYECTOS

• Aprender de la Experiencia y del Éxito.• Desconfianza de la dirección para decidir.• Demora en asignar recursos ocupados en

el proyecto demorado.

• CURVA DE EXPERIENCIA

COSTO DE LAS DECISIONES

• IDEA 100• BOCETO 1.000• MODELO 10.000• MUESTRA 100.000• PRODUCTO 1.000.000• A medida que desarrollamos las ideas le vamos

agregando valor.• Método de evaluación, para decidir hasta que

etapa llegamos.

FASES DEL PROYECTO

• Conceptual• Definición• Producción• Operacional• Des-inversión

Fase conceptual: evaluación preliminar de una idea.

• Determinar necesidades o deficiencias potenciales.

• Fijar condiciones de factibilidad y aplicabilidad técnica y económica.

• Identificar y evaluar alternativas.• Respuestas iniciales en concordancia con

la estrategia, objetivo, costo, plazo, integración con la operación existente.

Fase conceptual (cont.)

• Identificar recursos humanos y no humanos requeridos en el proyecto y en la aplicación.

• Seleccionar el diseño inicial que satisface los objetivos.

• Identificar las interfases iniciales, con la organización, en proyectos y en aplicación.

• Establecer la organización.

Definición: refinamiento de los elementos de la fase conceptual.

• Identificación en firme de recursos humanos y no humanos.

• Preparación de las especificaciones finales.• Preparación de un plan en detalle.• Determinación de costos y tiempos reales.• Identificación de áreas de riesgo e incertidumbre

y planes para su control.• LA GRAN PLANEACIÓN DEL PROYECTO.

Definición (Cont.)

• Definición de interfases internas y con los ejecutores del proyecto.

• Identificación de necesidades de soporte.• Identificación y preparación de

documentos, tales como políticas, procedimientos, descripciones de trabajo, presupuesto, cronograma, memorandos, ect….(el diario del proyecto).

Reglas de juego (para informar al cliente interno)

• Identificar y compartir el objetivo.• Especificar costo y plazo.• Fijar claramente el alcance.• Diseñar procedimientos para acordar

modificaciones.• Recursos humanos y no humanos asignados.• Comunicaciones: reuniones, informes, formatos.

• EL CONTRATO.(que queden claros los acuerdos).

El contrato

• Método de resolución de conflictos (como vamos a solucionar los problemas).

• Proceso de transferencia.(como se aplica el resultado del proyecto al cliente)

• Cierre. (la terminación)• Documentación que debe ser entregada.

Definiciones de apoyo• GERENCIA DE PROYECTOS• Gerencia + Planeación.• PLANEACION DE PROYECTOS

– Planear por anticipado 50%– Comunicar 25%– Monitorear 25%– En un proyecto se orienta el proceso de planeación.– Hay más tendencia a la acción que a pensar.– Ojo con la comunicación, no nos limitemos a trabajar

con la gente que me cae bien.– Priorizar lo clave.– Mucho cuidado con los formatos.

Ideas para la planeación.

• Reunir a las personas claves para discutir el proyecto y sus comos, cuándos, dóndes, quiénes y con qué.(plan operativo)

• Revisar de tiempo en tiempo que la dirección de la organización recibe la información que necesita.

• Establecer una reunión regular de revisión de avance del proyecto.

Otras ideas

• Invite a las reuniones a personas que no tengan nada que ver con el proyecto para enriquecerse con sus conceptos.

• Probar diseñar proyectos en conjunto con los clientes (convertirlos en aliados).

• Depure y analice la información.• Revise las cifras y apóyese en esto.

No es necesarimente un crimen estar atrasado en el proyecto,

Pero si lo esNo saber que se está atrasado.

Momentos adecuados, Agenda prevista, Holguras de tiempo ajustadas.

Planeación y Programación• Es un proceso para crear un modelo.

– Se experimenta con el modelo– Encuentran caminos eficientes y económicos para

recorrer las actividades del proyecto.

Diagramas de Barras– Muestran actividades y duración

– EL PLAN ES UN MODELO, UN PRESUPUESTO DE TIEMPO

PERT

• Program evaluation and Review Tecnique• Define las actividades y cómo se

relacionan entre ellas.• Se determinan cuáles son las actividades

críticas.

GANTT vs PERT• Caracteristicas.• Duración de las actividades.• Gantt: Longitud de la barra es proporcional a la

duración.• Pert: No se muestra con claridad, es necesario hacer

calculos.• Lógica.• Gantt: No muestra la lógica.• Pert: Muestra claramente la relación entre actividades.• Familiaridad• Gantt:La mayoria de la gente está acostumbrada.• Pert: La gente se resiste.

GANTT vs PERT• Características• Presentación• Gantt: Puede presentarse en hojas tamaño carta• Pert : La red es difícil de leer y bastante grande.• Recursos• Gannt : Se observan conjuntamente con el tiempo.• Pert : No se presentan.• Organización• Gannt : Funcional• Pert : Por procesos.

Lista de actividades• A-DISEÑAR UN PRODUCTO-.• B-DISEÑAR EL EMPAQUE-.• C-ORDENAR Y RECIBIR MAT.PRIMA PROD..A• D-ORDENAR Y RECIBIR MATERIAL DEL

EMPAQUE..B• E-FABRICAR EL PRODUCTO .C• F-FABRICAR EL EMPAQUE. .D• G-EMPACAR EL PRODUCTO. .HI• H-PRUEBA DE MERCADO DEL PRODUCTO..E• I-PRUEBA DE MERCADO DEL EMPAQUE-.F.• J-ENTREGA A DISTRIBUIDORES.G

IMPLICACIONES EN LA IMPLEMENTACION DE PROYECTOS.

• GESTION DE RECURSO HUMANO• CONTROL DE COSTOS• RELACION DE OBJETIVOS• COMUNICACIÓN.• GESTION DE CALIDAD.

INFORMATICA EN LA PROGRAMACION DE PROYECTOS.

• PROJECT-MICROSOFT.• VENTAJAS

– MAYOR DISPONIBILIDAD DE TIEMPO– MEJORA LA PROGRAMACION Y CONTROL– FACILIDAD DE ACTUALIZAR– DISMINUYE EL MARGEN DE ERROR.– FACILIDAD DE PENSAMIENTO.

PROJECT

• AUTOCORRIGE• ASIGNA RECURSOS Y COSTOS• ANALIZA RIESGOS• ESTABLECE VINCULOS• SUGIERE AL MOMENTO DE LA EJECUCIÓN.• VISUALIZACION CLARA Y GRAFICA• ECONOMICO• COMUNICACIÓN CON HOJAS DE CALCULO.

IMPLEMENTACION

• ASPECTOS A TENER EN CUENTA:– CUMPLIR EL PLAN EN LOS TRES OBJETIVOS: TIEMPO,CALIDAD,

COSTO.– REVISAR PERMANENTEMENTE LA DISPONIBILIDAD DE

RECURSOS.– USAR ADECUADAMENTE LOS TIEMPOS DE HOLGURA.– TENER PRESENTE LOS PROBLEMAS POTENCIALES Y

ACTUALIZARLOS.– DOCUMENTAR LA EXPERIENCIA QUE PUEDA SER UTIL EN EL

FUTURO.– MANTENER EQUILIBRIO ENTRE LAS PARTES QUE INTERVIENEN.

IMPLEMENTACION

• Conflicto

– Proceso que comienza cuando una parte percibe que la otra ha frustrado o está por frustrar algo que tiene que ver con lo “suyo”

IMPLEMENTACION

• Negociación– Homologación de metas.– Acuerdo de cooperación y ayuda mutua.

• Evaluación conjunta de avance.• Metodo para resolver desacuerdos.• Metas conjuntas de mejoramiento continuo• Apoyo permanente de los expertos de las dos

partes

Acuerdo sobre procedimientos.

IMPLEMENTACION

• Tipos de Organización.– Funcional: Proyecto a cargo de la función o

unidad de negocios y con sus recursos.– Pura de Proyectos: Separada de la

organización funcional con recursos propios y autonomía.

– Matricial: La función de proyectos toma recursos de otras funciones para desarrollar los distintos proyectos.

IMPLEMENTACION

• Preliminares– Reunión de los documentos.– Listado de personas y recursos.– Selección de proveedores.– Selección de personas.– Negociación con áreas que prestan las personas,

inducción y entrenamiento.– Negociaci´pn y acueros sobre procedimientos.– Selección de intercentoria técnica y administrativa.

IMPLEMENTACION

• Norma Básica– Separar el manejo de la operación y del

proyecto pero mantener la comunicación para la entrega del proyecto y a la operación.

IMPLEMENTACION

• HERRAMIENTAS– Elementos gráficos de planeación: Pert y

Gantt.– Programación de actividades y recursos por

periodos.– Coordinación de personas y grupos por

reuniones.– Sistema de información y comunicación– Normas de Trabajo y seguridad.– Coordinación con la operación.

IMPLEMENTACION

• REUNIONES– Coordinación Interna del proyecto.– Discusión y acuerdos de cambios.– Coordinación con áreas operativas– Verificación de disponibilidad de recursos– Presentación de fallas y errores.– Reportes de calidad de recursos.– Programas de entrenamiento.– Revisión del cumplimiento de normas de calidad.

IMPLEMENTACION

• Información:– Cambios en el programa– Cambios en el diseño, materiales o

herramientas.– Cambios de personas– Accidentes o Emergencias– Análisis de fallas o errores.– Avances y Logros

IMPLEMENTACION

• COMUNICACIÓN– BITACORA DE ANOTACIONES DIARIAS.– BOLETIN DE ACTIVIDADES Y CAMBIOS– CARTELERAS– BUZON DE SUGERENCIAS.

IMPLEMENTACION

• CURVA DE APRENDIZAJE.– LAS OPERACIONES QUE SE REPITEN SE

VAN SIMPLIFICANDO Y REALIZANDO CON MAYOR EFICIENCIA CON RELACIÓN AL TIEMPO Y AL COSTO Y CON MAYOR EFICACIA CON RELACION A LA CALIDAD.

– LOS GRUPOS LOGRAN MAYOR IDENTIDAD E INTEGRACION CON EL TIEMPO.

IMPLEMENTACION

• PRECAUCIONES– LA RUTINA TIENDE A BAJAR EL RITMO DE

TRABAJO.• ROTAR ACTIVIDADES EN LO POSIBLE.• ROMPER RUTINAS CON ACTIVIDADES

SOCIALES.• COLOCAR METAS INTERMEDIAS QUE

FORCEN EL RITMO.

IMPLEMENTACION

• LA CONFIANZA TIENDE A AFLOJAR MEDIDAS.– RECORDAR MEDIDAS DE SEGURIDAD.– RECORDAR NORMAS DE CALIDAD.– REALIZAR CONCURSOS DE EFECTIVIDAD.

CONTROL• PROBLEMAS USUALES CON EL TIEMPO.

– LA DURACIÓN SE ESTIMÓ DE MANERA OPTIMISTA.– LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES SE ESTIMO POR

DEBAJO.– LA PRECEDENCIA NO FUE DEBIDAMENTE ESTABLECIDA.– LOS RECURSOS NO OPERAN CON LA EFICIENCIA

PREVISTA.– LOS RECURSOS NO LLEGAN A TIEMPO.– SURGEN PROBLEMAS ENTRE LAS PERSONAS.– SE RETIRA UN RECURSO SIN AVISO PREVIO.– DIFICULTADES TECNOLOGICAS TOMAN MAYOR TIEMPO.– CAMBIOS SOBRE LA MARCHA EN ESPECIFICACIONES.– CAMBIOS EN LAS DISPOCISIONES LEGALES.– PARA PODER CONTROLAR LO ESENCIAL ES MEDIR Y

VERIFICAR.

CONTROL• PROBLEMAS USUALES CON LA CALIDAD.

– LAS PRUEBAS PREVISTAS NO SON ADECUADAS.– LAS INSTRUCCIONES SON INSUFICIENTES O NO

TIENEN CLARIDAD.– LAS PERSONAS NO TIENEN LAS DESTREZAS

REQUERIDAS.– LOS INSUMOS NO SATISFACEN LA CALIDAD.– NO SE INFORMAN DE ERRORES O FALLAS.– SURGEN PROBLEMAS TECNICOS NO

PREVISTOS.– COMPLICACIONES INTERFUNCIONALES.

CONTROL

• PROBLEMAS USUALES CON LOS COSTOS.– EL PRESUPUESTO FUE INSUFICIENTE.– EL COSTO DE LOS INSUMOS ES MAYOR AL

PREVISTO.– ALTO COSTO DE RECURSOS

EXTRAORDINARIOS.– SE EXCEDE EL TIEMPO PROGRAMADO.– CORRECCIÓN DE DEFICIENCIAS EN CALIDAD.– CORRECTIVOS NO SE HICIERON A TIEMPO.

CONTROL• RIESGOS

– EL EFECTO DE REACCIÓN EN CADENA POR UN PROBLEMA.

– LOS PROBLEMAS NO SE DETECTAN A TIEMPO.– LA RUTINA TIENDE A INCREMENTAR LA CONFIANZA.– SE ELIMINAN LOS CONTROLES PARA RECUPERAR

TIEMPO.– SE DISMINUYE CALIDAD Y CONTROLES PARA BAJAR

COSTOS.– IDENTIFICACIÓN ERRADA DE LOS FACTORES CRITICOS.– EXCESO DE CONFIANZA EN LAS HOLGURAS.– DEFICIENCIA EN LA INFORMACION.– COMUNICACIÓN INEFICIENTE.

CONTROL

• REACCION EN CADENA– Un problema no resuelto oportunamente

causa retrasos que rompen la secuencia y amplifican el efecto inicial, en tiempo, calidad y costo.

– Corregir a tiempo y con todos los recursos necesarios.

CONTROL

• TIPOS• Operativo: Ejecución según normas y

programas.• Predictivo: Utilización de mediciones que

indiquen tendencias.• Correctivo: Reacción ante situaciones

presentadas.

CONTROL

• HERRAMIENTAS.• Operación: Lista de Chequeo.

• Predicción: Indicadores

• Prevención: Medidas contingentes

• Corrección; Recursos extraordinarios

TERMINACION

• SITUACIONES– Proyecto cumplió su objetivo.– Proyecto se prolonga demasiado.– Proyecto ha sido un fracaso.