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PROCEDIMIENTO DE CAJACHICA

Cdigo: PO: 01/08Revisin: 1Vigencia: 15/05/08

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GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACIN

PROCEDIMIENTO DE

CAJA CHICA

Confeccionado por:

Gabriela Ascani - Andrea De Masi

Firma/s: Fecha:

01/04/2008

Revisado por:

Ma. Laura Mazzaglia

Firma: Fecha:

02/05/2008

Aprobado por:

Mariana Maza

Firma: Fecha:

15/05/2008

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CAPITULO I - ASPECTOS GENERALESArtculo 1: Objetivos

El presente procedimiento tiene los siguientes objetivos:a) Asegurar el correcto funcionamiento y administracin de las Cajas Chicas del

Organismo.b) Establecer adecuados procedimientos administrativos para la asignacin, utilizacin,

reposicin y rendicin de Caja Chica.c) Establecer las funciones y responsabilidades que deben cumplir los responsables en el

manejo, administracin y presentacin de los documentos que respaldan lasrendiciones de las transacciones efectuadas.

Artculo 2: Base Legala) Ley de Administracin Financiera de la Provincia de Buenos Aires (Ley 13767).b) Ley de Contabilidad de la Provincia de Buenos Aires (Decreto-Ley 7764/71), artculo 59

y su reglamento (en tanto no se reglamente la Ley 13767 que deroga dicho artculo).c) Ley Orgnica del Honorable Tribunal de Cuentas de la Provincia de Buenos Aires (Ley

10869 y modificatorias).d) Ley de Procedimiento Administrativo (Decreto-Ley 7647/70).

Artculo 3: AlcanceSer de aplicacin obligatoria en todas las reas del Organismo que soliciten,administren y rindan fondos para el funcionamiento de Caja Chica, as como aquellasque aprueben la apertura, autoricen ciertos gastos, informen sobre la existencia dedeterminados bienes y realicen el control de la rendicin.

Artculo 4: Definiciones y ConceptosConcepto de Caja ChicaLa Caja Chica es un fondo asignado a determinadas reas del Organismo, que tienecomo objetivo principal cubrir los gastos menores, no previsibles y/o urgentes y que nopueden ser provistos en tiempo y forma a travs del proceso habitual de adquisicionesy contrataciones.

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De este modo, se garantiza el normal funcionamiento de las reas, evitando que susactividades programadas se paralicen o posterguen debido a la falta de ciertos bienes oservicios que son considerados crticos para el cumplimiento de las mismas.Otros ConceptosCon la finalidad de facilitar el uso y comprensin del presente Procedimiento acontinuacin se definen algunos de los trminos ms utilizados:

a) Documentacin respaldatoria: documentos que sustentan las operaciones, tantointernas (solicitud de apertura, acreditacin de inexistencia de artculos en stock, etc.)como realizadas con terceros (facturas, recibos, remitos, tickets, tickets factura,presupuestos).

b) Bienes de Uso: son aquellos bienes que no se consumen en el primer uso que de ellosse hace, tienen una duracin superior a un ao y estn sujetos a depreciacin.

c) Responsable/Subresponsable de Caja Chica: personas designadas mediante actoadministrativo suscripto por el Director Ejecutivo del Organismo para administrar losfondos de caja chica de su rea.

Artculo 5: Gastos PermitidosLa Caja Chica se utilizar para atender gastos de menor cuanta que no tengan elcarcter de previsibles y/o que por razones de urgencia deban ser atendidos deinmediato, tales como:

a) Para todas las Cajas Chicas:1) tiles de oficina y escritorio, siempre y cuando no existan los artculos

requeridos en stock y se haya obtenido la certificacin de su inexistencia, atravs de la consulta a la casilla de correo logistica@arba.gov.ar

2) Arreglo y adquisicin de cerraduras y otros elementos de seguridad.3) Fotocopias para uso oficial cuando la solicitud no pueda ser satisfecha en tiempo

y forma por el Centro de Fotocopiado, o cuando no se disponga de unafotocopiadora en el rea, en forma permanente o transitoria.

4) Gastos de servicio de comunicaciones: fax, telefona fija, Internet, (siempre queno se trate de abonos peridicos) cuando por razones de urgencia no puedanser realizados por medios propios.

5) Reparaciones menores de rodados, cuando por cuestiones de distancia nopuedan realizarse siguiendo el trmite normal que rija para las contrataciones,conforme lo establecido en el captulo VIII artculo 33 del presenteProcedimiento. En estos casos deber consignarse el nmero de R.O.

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b) nicamente para las Cajas Chicas del Interior:1) Mantenimiento o reparacin menor de edificios donde funcione especficamente

el rea, tales como: mampostera, vidrios, pintura u otros de caractersticassimilares. En estos casos deber adjuntarse nota firmada por el mximoresponsable del rea, exponiendo las razones de urgencia que impiden eltrmite normal que rija para las contrataciones.

2) Reparaciones de bienes en general, cuando el costo de las mismas no supere el20% del valor de mercado del bien a reparar. En estos casos deberconsignarse el nmero de inventario y serie del bien, o el nmero de R.O. en elcaso de automotores.

3) Adquisicin de artculos de limpieza e higiene no provistos por el servicio generalde limpieza.

Artculo 6: Gastos ProhibidosNo podr utilizarse la Caja Chica en gastos que sean previsibles y que no tengan elcarcter de urgentes, ni en aquellos que individualmente superen el importe de $ 2.000(pesos dos mil) (artculo 59 Reglamento Ley de Contabilidad de la Provincia de BuenosAires).A modo meramente enunciativo, no podrn aplicarse los fondos en los siguientesconceptos:

1) Gastos personales de funcionarios o empleados.2) Compras de bienes inventariables (bienes de uso cuyo monto sea mayor a $

50,00 (pesos cincuenta) o el importe que en el futuro disponga la ContaduraGeneral de la Provincia).

3) Servicios peridicos y otras adquisiciones que renan las caractersticas deregulares y continuas, por cuanto ello significara eludir el trmite normal que rijapara las adquisiciones y contrataciones, tales como: suscripciones, alquileres,servicio de limpieza, provisin de agua de mesa envasada, servicios demantenimiento, telepeajes, otros, conforme lo establecido en el captulo VIIIartculo 34 del presente Procedimiento.

4) Servicios por provisin de energa elctrica, gas, agua corriente, telefona bsicay celular, video cable, internet, conforme lo establecido en el captulo VIII artculo34 del presente Procedimiento.

5) Impuestos y tasas municipales, conforme lo establecido en el captulo VIIIartculo 34 del presente Procedimiento.

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6) Compra de comestibles (alimentos, bebidas ni productos para su elaboracin,servicios de catering, vajilla y utensilios).

7) Apertura de cuentas corrientes, cajas de ahorro y plazos fijos.8) Cambio de cheques personales o de terceros.9) Otorgamiento de prstamos personales o anticipos de sueldo y/o viticos.10) Pasajes y/o gastos de movilidad y viticos.11) Compra de combustible y lubricantes para vehculos oficiales.12) Pagos de matrculas por cursos, seminarios y otros similares.13) Regalos, premios, donaciones y arreglos florales de ninguna ndole.14) Publicaciones en radio, televisin y peridicos.15) Compra de medicamentos en general.16) Tarjetas personales.

Artculo 7: ResponsabilidadesPara la aplicacin del presente procedimiento se establecen los siguientes niveles deresponsabilidad:

a) Gerente General de Administracin1) Implantar, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento en todas las reas

del Organismo.2) Autorizar la apertura de las cajas chicas en las reas que lo soliciten siempre

que justifiquen su requerimiento y necesidad.3) Instruir el cierre de las cajas chicas cuando se produzca alguna de las causales

del artculo 26.b) Gerente de Planificacin y Control

1) En el caso de las cajas chicas iguales o superiores a $ 4.000, autorizar a lasreas que lo soliciten, a realizar compras de bienes comprendidos en el procesohabitual de adquisiciones y contrataciones, cuando el monto de la comprasupere el 40% del total del fondo asignado (siempre que la erogacin no supereel lmite de $2.000 establecido por el artculo 59 Reglamento Ley deContabilidad).

c) Subgerente de Adquisiciones y Contrataciones1) En el caso de las cajas chicas iguales o superiores a $ 4.000, autorizar a las

reas que lo soliciten, a realizar compras de bienes comprendidos en el proceso

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habitual de adquisiciones y contrataciones, cuando el monto de la comprasupere el 20% y sea inferior o igual al 40% del total del fondo asignado (siempreque la erogacin no supere el lmite de $2.000 establecido por el artculo 59Reglamento Ley de Contabilidad).

d) Jefe de Departamento Logstica1) Certificar la inexistencia de bienes en stock, ante la consulta realizada por los

responsables o subresponsables de Caja Chica a la casilla de correologistica@arba.gov.ar.

e) Gerente de Tesorera1) Otorgar los fondos autorizados a cada responsable de Caja Chica, tanto en la

apertura como as tambin en las reposiciones.2) Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administracin y custodia de

los fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a