gerencia de proyectos tacna sesiones 1-5
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Eddie Morris
Anexo 2316ESCUEL
A D
E A
DM
INIS
TRACION DE NEGOCIOS PARA
GRA
DUADOS
MCMLXIII
esan
Gerencia de proyectos
Sesión 1/5
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El ambiente competitivo El ambiente competitivo actualactual
GlobalizaciónCambio tecnológicoOrientación al clienteOrientación a procesosInnovación constanteAnticipación
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¿¿QuQuéé es un proyecto?es un proyecto?
Es un proceso temporalSu resultado es un producto o servicio únicoTiene un inicio y un fin Constituido por un conjunto de actividades interrelacionadas que se desarrollan por una sola vez, que constituyen una inversión para el negocioTiene objetivos, alcances y productos entregables específicos y un programa y presupuesto definidos
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Clases de ProyectosClases de Proyectos
Construir una planta ó un edificioDiseñar un nuevo tipo de vehiculoCambio en la organizaciónDesarrolla un nuevo producto o servicioDesarrollar un softwareRediseñar é implementar un proceso de negocioOtros
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QuQuéé es Gerencia de es Gerencia de Proyectos?Proyectos?
La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con las expectativas de un proyecto.La Gerencia de proyectos se logra mediante la integración de procesos tales como: Inicio, planificación, ejecución, control, y cierre.
Tomado de: A Guide to the Project Management Body
of Knowledge (PMBOK® Guide)
®
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La triple restricciLa triple restriccióónn
Restricciones usadas en gerencia Restricciones usadas en gerencia de proyectosde proyectosTiempo, Costo, AlcanceTiempo, Costo, AlcanceDeben balancearse para el Deben balancearse para el ééxito del xito del proyectoproyectoSi una restricciSi una restriccióón cambia, cambiar n cambia, cambiar las otraslas otras
Alcance
CostoTiem
po
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OBJETIVOS DE UN PROYECTO
QUE TENGA LA CALIDAD REQUERIDADEBE SATISFACER LAS NECESIDADES POR LAS QUE FUE EMPRENDIDO
QUE TENGA EL ALCANCE ADECUADODEBE INCLUIR TODO EL TRABAJO PARA COMPLETAR EL PROYECTO
QUE SE EJECUTE CON EL COSTO PRESUPUESTADODEBE COMPLETARSE EL PROYECTO CON EL COSTO ESTABLECIDO
QUE SE EJECUTE EN EL TIEMPO ESTABLECIDODEBE COMPLETARSE DENTRO DEL LAPSO DE TIEMPO COMPROMETIDO
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Gerencia de proyectos Gerencia de proyectos
Un proyecto es una empresa dentro dela empresaTiene un “Gerente General”Se planificaTiene una estructura organizacionalSe administran recursosTiene un presupuestoSomos responsables de la utilidad ópérdida
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Grupos de procesos en los proyectosGrupos de procesos en los proyectos
Procesos deInicio
Procesos dePlanificación
Procesos deEjecución
Procesos deControl
Procesos deCierre
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AREAS DEL CONOCIMIENTO REQUERIDASGerencia de proyectos
MANEJO DELA CALIDAD
MANEJO DELTIEMPO
MANEJO DELCOSTO
MANEJO DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
SATISFACCIÓN DE LOS “STAKEHOLDERS”
MANEJO DE LA COMUNICACIÓN
MANEJO DE LAS ADQUISICIONES
MANEJO DE LOS RECURSOS
HUMANOSMANEJO DEL
RIESGO
MANEJO DELALCANCE
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Factores Críticos de Éxito (FCE) de un proyecto
Aquellos aspectos, tareas, cosas que deben ir bien en un proyecto para que el proceso termine bien y cumpla con sus objetivos
Ejemplos:
Apoyo de la Dirección
Aineación estratégica
Uso de metodologías
Presupuesto bien definido
Definición del proceso
Herramientas
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AdministraciAdministracióón del Cambio para n del Cambio para que sea exitosoque sea exitoso
Establecer una necesidad para cambiarEstablecer una necesidad para cambiarCrear una visiCrear una visióónnparticipaciparticipacióónnGenerar logros de corto plazoGenerar logros de corto plazoComunicaciComunicacióónnCompromiso de la alta direcciCompromiso de la alta direccióónnParticipaciParticipacióónnMotivaciMotivacióónnReforzamientoReforzamientoCapacitacionCapacitacionLiderazgoLiderazgo
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CaracteristicasCaracteristicas del del liderlider
Rasgos de PersonalidadRasgos de PersonalidadCapacidades IntelectualesCapacidades IntelectualesAptitudes y ActitudesAptitudes y Actitudes
• Ascendencia• Responsabilidad• Sociabilidad• Originalidad• Relaciones Personales• Vigor
• La Visión• Proactividad• Coraje y Valor• Comunicación• Identificar Oportunidades• Energía
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CreaciCreacióón de un ambiente para n de un ambiente para proyectosproyectos
Empresas orientadas a proyectosEnfasis estratégico en proyectosApoyo de la alta direcciónIntegración de equipo del proyectoOrganización para la administración por proyectosSistema de información para la administración de proyectosSelección y formación de gerentes de proyectosInnovación y creación de iniciativas para la administración de proyectosEstándares de administración de proyectos
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El Planeamiento Estratégico Empresarial y los proyectos
1. Visión2. Misíon
3. Objetivos
8. Iniciativas Estrategicas
9. Proyectos4. Problemas
5. Factores Críticos de Exito
6. FODA
7. Fuerzas Competitivas
¿Dóndeestamos?¿Dónde
estamos?
¿Adóndevamos?
¿Adóndevamos?
¿Cómo vamos?
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Priorización de Proyectos ConsiderarConsiderar
Contribución de los proyectos al cumplimiento de la estrategia empresarial PrecedenciasImpacto en el entorno y en la organizaciónEvaluación financiera de proyectos
No es matemáticaLa alta dirección puede modificarla
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Características de la organización orientada a proyectos
Gran independencia y autoridad del director del proyectoAlta disponibilidad de recursos Control del presupuesto del proyectoDedicación tiempo completo del director del proyectoAmbiente propioPersonal administrativo propio
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DESTREZAS ENRELACIONES
HUMANAS
DESTREZASGERENCIALES
DESTREZASTECNICAS
Destrezas para la gerencia de proyectosDestrezas para la gerencia de proyectos
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GestionGestion de relaciones interpersonalesde relaciones interpersonales
Comunicación efectivaLiderazgoMotivaciónNegociaciónSolución de conflictosSolucionador de problemasInfluencia en la organización
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Gerencia de Proyectos de TIGerencia de Proyectos de TI
Gerencia de Gerencia de proyectosproyectos
PlanificaciPlanificacióónn OrganizaciOrganizacióónn AsignaciAsignacióón n de Personalde Personal DirecciDireccióónn ControlControl
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Planeamiento de ProyectosPlaneamiento de Proyectos
Programa para llevar a cabolas acciones
• Elaborar estrategias • Preparar un presupuesto.• Preparar plan del proyecto.• Objetivos, metas• Factores críticos de éxito• Definición de actividades• Diagramas Gantt y Pert • Análisis de riesgos• Evaluación financiera
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OrganizaciOrganizacióón del Proyecton del Proyecto
Gerente del Gerente del ProyectoProyecto
UsuariosUsuariosEspecialistasEspecialistas
Lider del proyecto
Diseño de una estructura organizacional formal de tareas y las relaciones de autoridad entre ellas. Para proyectos existen diversas formas organizacionales
¿Quién es el líder?
¿Cuáles son los roles?
¿Quién es el Gerente del proyecto?
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DirecciDireccióón de Proyectosn de Proyectos
Supervisión/Orientación Solucionar conflictosCoordinar actividadesCapacitar al personalFacilitar las comunicacionesMotivar al personalMedir productividadAdministrar los cambiosAplicar feedback Gerencia de MultiproyectosEvaluación Post-proyecto
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Control de ProyectosControl de Proyectos
Sistema de Monitoreo e Sistema de Monitoreo e
Informes.Informes.
Avance de proyectosAvance de proyectosAspectos contractualesAspectos contractualesControl presupuestalControl presupuestalInformes de uso de tiempo.Informes de uso de tiempo.Resumen GerencialResumen GerencialActas de reunionesActas de reunionesBalancedBalanced ScorecardScorecardOtrosOtros
Actividades que aseguren que las operaciones actuales se ejecutan de acuerdo a lo previsto. Mide el cumplimiento de planes y estándares.
50%
25%
75%
67%
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120%
Act ividad macro 1 Act ividad macro 2 Act ividad macro 3 Act ividad macro 4 Act ividad macro 5
A c t i v i dade s
%Avance Per iodo Ant erior
%Avance Per iodo Act ual
118178
223283
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Act ividad01
Act ividad02
Act ividad03
Act ividad04
Act ividad05
Act ividad06
Act ividad07
Act ividad08
Act ividad09
Act ividad10
Act ividad11
Act ividad12
Act ividad13
Costos Presupuest ado
Costo Real
Costo Acumulado Presupuest ado a la f echa
Costo Acumulado Real a la fecha
% avance acumulado por actividad Costo presupuestado vs Real
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StakeholdersStakeholders de un proyecto de un proyecto
Tiene un interés en el resultado de un proyecto, que contribuye con recursos, óestá directamente involucrada en él
Ejemplos:Gerencia GeneralPatrocinadorGerentes funcionalesGerente del proyectoEl clienteMiembros del equipo del proyectoUsuarios
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Sistemas de organización
Organizaciones que ejecutan proyectos para otrosConstructorasConsulltoras
Organizaciones que han adoptado la dirección por proyectos
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OFICINA DE PROYECTOS
Estructura organizacional que asiste a la Gerencia de Proyectos y a la empresa en el logro de los objetivos de negocio, tecnológicos y financieros proporcionando soporte en la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre de los proyectos.
En resumen la Oficina de Proyectos actua como un Mega-Gestor de Relaciones entre las necesidades del negocio y las áreas de TI, proveedores de servicio y outsourcers.
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Grupos de procesos de la DirecciGrupos de procesos de la Direccióón n de proyectosde proyectos
Procesos deInicio
Procesos dePlanificación
Procesos deEjecución
Procesos deControl
Procesos deCierre
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Procesos de DirecciProcesos de Direccióón de Proyectos n de Proyectos El ciclo PHVAEl ciclo PHVA
Planear,Hacer,Verificar,Actuar (PHVA)Planear,Hacer,Verificar,Actuar (PHVA)
Planear:Planear: Establecer un objetivo para Establecer un objetivo para mejoramiento y planes de accimejoramiento y planes de accióónn
Hacer :Hacer : Implementar el plan,prueba en Implementar el plan,prueba en ambiente controladoambiente controlado
Verificar:Verificar: Analizar resultadosAnalizar resultados
Actuar :Actuar : Si es positivo estandarizar,sino Si es positivo estandarizar,sino repetir el ciclorepetir el ciclo
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AreasAreas de conocimientode conocimiento
Gerencia de integraciGerencia de integracióón del n del proyectoproyecto
Gerencia del Alcance del proyectoGerencia del Alcance del proyecto
Gerencia del tiempoGerencia del tiempo
Gerencia del costoGerencia del costo
Gerencia de la Calidad del proyectoGerencia de la Calidad del proyecto
Gerencia del RRHH del proyectoGerencia del RRHH del proyecto
Gerencia de las comunicacionesGerencia de las comunicaciones
Gerencia del RiesgoGerencia del Riesgo
Gerencia de la LogGerencia de la Logíística del stica del proyectoproyecto
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AREAS DEL CONOCIMIENTO REQUERIDASGerencia de proyectos
MANEJO DELA CALIDAD
MANEJO DELTIEMPO
MANEJO DELCOSTO
MANEJO DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
SATISFACCIÓN DE LOS “STAKEHOLDERS”
MANEJO DE LA COMUNICACIÓN
MANEJO DE LAS ADQUISICIONES
MANEJO DE LOS RECURSOS
HUMANOSMANEJO DEL
RIESGO
MANEJO DELALCANCE
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Procesos de Inicio
Procesos de Inicio Al proceso dePlanificación5.1
Proceso deInicio
Alcances
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Proceso de Inicio
Input Procesos Output
1. Descripción del Producto2. Plan estratégico3. Criterio de selección del
proyecto4. Información histórica
“La iniciación es el procesode reconocer formalmenteque un proyecto nuevo existeo que un proyecto debecontinuar a su siguientefase”
1. Charter del Proyecto2. Director de proyecto
Identificado / Asignado3. Restricciones4. Supuestos
1. Métodos de Selección deproyectos2. Juicio experto
Herramientas y Técnicas
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Procesos de Planificación
5.2Planificación deAlcances
5.3Definición deAlcances
5.4Definición deActividades
5.5Planificación deRecursos
6.2Secuenciamientode Act ividades
6.3Estimación deduración deActividades
7.2Estimación decostos
6.4Desarrollo delCronograma
7.3Asignación decostos
4.1Desarrollo delplan del proyecto
Principales Procesos
8.1Planificación dela Calidad
10.1Planificación delas comunicaciones
11.1Planificación deriesgos
9.1Planificación dela Organización
9.2Adquisición dePersonal
12.1Planificación dela procura
12.2Planificación delos pedidos de ofertas
Procesos Facilitadores
De losprocesosdeIniciación
De losprocesosdeControl
A losprocesosdeEjecución
Alcances
Alcances
Tiempos
Costos
Tiempos
Tiempos
Costos
Riesgos
Tiempos
Costos
Integración
Calidad RRHH RRHH Procura Procura
Comunicaciones11.2Identif icación deRiesgos
Riesgos11.3Análisis cualitat ivode Riesgos
Riesgos11.4Análisis cuantitat ivode Riesgos
Riesgos11.5Planificación deRespuestas a Riesgos
Riesgos
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Procesos de Ejecución
4.2Ejecución delPlan del Proyecto
Proceso Principal
10.2Distribución deInformación
9.3Desarrollo delEquipo
8.2Aseguramientode la Calidad
12.3Pedido deCotizaciones
12.4Selección deProveedores
12.5Administraciónde Contratos
Procesos Facilitadores
De losprocesosdePlanificación
De losprocesosdeControl
A losprocesosdeControl
Integración
Procura Procura Procura
Comunicación RRHH Calidad
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Procesos de Control
10.3Reporte de Performance
Procesos de Control
5.5Control de cambios en el alcance
6.5 Control delCronograma
Procesos Facilitadores
De losprocesosdeEjecución
A losprocesosdePlanificación
4.3Control Integral deCambios
A losprocesosdeCierre
Comunicación Integración
5.4Veri ficación deAlcances
Alcances Alcances Tiempos
7.4Control de Costos
Costos8.3Control de Calidad
Calidad11.6Monitoreo y control de Riesgos
Riesgo
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Procesos de Cierre
Procesos de CierreDe los procesosde Control
12.6Cierre
Contractual
Procura10.4
Cierre Administrativo
Comunicaciones
Actividades de la Gestión del Proyecto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre
Alcances1-(1).- Presentación de la propuesta y Plan de Trabajo General
2-(1).- Planificación de alcances propuestos (WBS)
20-(9).- Control de cambios en los alcances propuestos
Calidad3-(2).- Definición de los estándares a utilizar durante el proyecto
14-(5).- Auditorias de Calidad en el servicio prestado
21-(6).- Acciones correctivas
Riesgos4-(3).- Gestión de los riesgos del proyecto
22-(5).- Monitoreo y control de riesgos
5-(4).- Planificación del equipo de trabajo
15-(3).- Capacitaciones al equipo del proyecto
6-(5).- Adquisición de personal
16-(6).- Capacitaciones a los usuarios finales
24-(2).-Informe de avances del proyecto25-(3).- Reuniones con el equipo de trabajo del proyecto
Logística
8-(7).- Planificación de la logística necesaria para asegurar la ejecución del proyecto
18-(2).- Adquisiciones de bienes y/o servicios
30-(2).- Cierre contractual
9-(8).- Planificación de los recursos10-(9).- Estimado y Presupuesto de Costos11-(10).- Definición de Actividades a desarrollar durante el proyecto12-(11).- Elaboración del Gantt del proyecto
Integración13-(12).- Desarrollo del Plan del Proyecto Detallado
19-(1).- Ejecución del plan del proyecto
28-(7).- Control integral de cambios
7-(6).- Planificación de las comunicaciones
17-(4).- Entregables por cada etapa del proyecto
29-(1).- Informe Final del Proyecto
27-(1).- Control del Gantt
26-(8).- Control de Costos
23-(4).- Control de desempeño del personal
Tiempos
RRHH
Costos
Comunicaciones
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Trabajo Trabajo proximaproxima claseclase
1. Seleccione un proyecto 2. Elabore un documento de definición del proyecto :
Justificación del proyecto Objetivos:Generales y especificosDefinición del alcanceFunciones principalesFactores Críticos de ÉxitoEvaluación del riesgoGantt /Pert del proyectoRecursos requeridosOrganizaciónEvaluación financieraRestricciones del proyectoCriterios de aceptaciónConclusiones y recomendaciones