gerencia de proyectos efectiva
DESCRIPTION
5 leyes que encaminan hacia el éxito en proyectos, generada por Ing. Juan José [email protected]TRANSCRIPT
At Project Consultores, C.A.
1
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
Gerencia de Proyectos Efectiva: 5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
2
Demencia...
“Es hacer las mismas cosas todo el tiempo y esperar resultados
diferentes”.
Albert Einstein.
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
3
En la actualidad...
Los proyectos siguen fracasando por las mismas razones.
¿Porque?...
¿Es que no estamos respetando los fundamentos principales que determinan el EXITO de los mismos?...
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
¿Qué es éxito en proyectos?
Entregables a tiempo y dentro del presupuesto.
Entregables alineados con la estrategía de la organización.
Entregables plenamente aceptados por el cliente/beneficiario.
Equipo de proyecto cree que su participación fue valiosa.
Validar resultados versus el Caso de Negocio que lo soporta.
Otros...
4
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Para el Éxito en proyectos es necesario...
La definición previa del éxito al arranque del proyecto.
Debe ser acordada para todos los proyectos, o inclusive para cada proyecto de la organización.
Debe poder ser objetivamente medible.
Todos los involucrados en el proyecto deben saber cuáles son los criterios de éxitos definidos.
5
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Algunas estadísticas...
6
0%
25%
50%
75%
100%
% d
e P
roye
ctos
16%27% 26% 28% 34% 29% 35% 32%
53% 33%46%
49%51%
53% 46%44%
31%40%
28% 23%15% 18% 19% 24%
1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2009
Año de Estudio
Exitosos Retrasados Fracasos
Fuente: Chaos Reports, Estadísticas en proyectos de TI
Conflictos, Liderazgo y Comunicación.
Carencia de Metodología o mala aplicación.
Cambios en los objetivos estratégicos del negocio.
Serie Cápsulas de Gerencia de Proyectos
Las Leyes...
7
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
8
Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos
La ambigüedad es enemiga de los
proyectos exitosos.
En los proyectos es muy fácil que se presenten
confusiones.
Claridad es lo que se necesita
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos
9
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos
10
¿Cómo cambiar una triste realidad?
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos
11
Objetivos
Alcance
Roles y Responsabilidades
Estimados
Plan de comunicaciones
Involucrados
¿Qué debe estar claro?
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos
12
Fuente: PMBOK 2008 Cuarta Edición
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos
13
El Reto
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
14
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 2: Credibilidad implica detallar
15
Los detalles son la base de la exactitud
en los proyectos. Planes con carencia de
detalles no son creíbles.
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 2: Credibilidad implica detallar
16
Poca importancia al proceso de planificar.
Mayoría de proyectos están subplanificados.
Arrancan atrasados.
No hay tiempo para dedicarlo a planificar.
En consecuencia, trabajaremos horas extras para tratar de
cumplir con las fechas estimadas
¿En qué fallamos?...
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 2: Credibilidad implica detallar
17
Pensamos en un Gantt?
Y eso es solo una parte del plan que nos muestra la
expectativa de ocurrencia en el tiempo de las secciones
del proyecto y se llama Programación/Cronograma
del proyecto
¿Qué es un plan?...
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 2: Credibilidad implica detallar
18
Va mas allá de solo construir el cronograma del proyecto.
Planes asociados a: Comunicaciones Riesgos Calidad Adquisiciones RRHH, entre otros.
El plan de proyecto, es la herramienta más crítica que tiene
un Gerente para entregar sus productos de manera exitosa.
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 2: Credibilidad implica detallar
19
Qué deseamos producir
Entregables
Criterios de Calidad
Recursos
Comunicación
Hitos
Tolerancia
Dependencias
Cronograma
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 2: Credibilidad implica detallar
20
Definir bien qué se debe completar en cada actividad o entregable definido
Analizar riesgos como forma de evitar sorpresas (Ley de Murphy)
Tomarse el tiempo para PLANIFICAR
Detallar, detallar, detallar hasta que sea necesario
Pero no vayas tan lejos, recuerda que “lo perfecto es enemigo de lo
bueno”...
¿Qué hacer?
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 2: Credibilidad implica detallar
21
Si fracasas al planificar, estás planificando fracasar.
Anónimo
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza
22
Los proyectos lo llevan a cabo las personas.
Y las personas trabajan mucho mejor cuando
existe confianza mutua.
Trust me! I´m aProject Manager
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza
23
Estimar cantidades de recursos sin manejar el alcance del proyecto.
Precisar sin base al plan el tipo de recurso que se necesita.
Definir el equipo de proyecto oportunamente.
Carencia de un plan de reconocimiento hacia el equipo de proyecto.
Carencia de un plan de adiestramiento.
¿En qué fallamos?...
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza
24
La verdadera motivación proviene de los logros alcanzados, desarrollo personal, satisfacción
profesional y del reconocimiento.Frederick Herzberg
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza
25
1 Propósito claro
10 Compromiso5 Orientado al logro
2 Comunicación Efectiva
3 Voluntad de aprender
4 Participación activa 9 Romper Paradigma
8 Innovación
7 Celebración
6 Búsqueda de la excelencia
Equipos de Alto desempeño
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
26
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza
27
Manejar la Información
Confiar pero validar
Delegar
Definir quién debe rendir cuentas y por qué aspectos
Realizar reuniones de seguimiento
Enfocarse en las cosas correctas/importantes
Manejar los conflictos
¿Qué hacer?
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto
28
Los planes no son bolas de cristal.
Los planes son vistas incompletas del futuro, lo cual significa que de
antemano están ligeramente equivocados.
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
29
Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto
Incertidumbre: Desconocimiento seguro y claro de algo.
Riesgo (según la real académica): Contingencia o proximidad de un daño.
Riesgo (según PMBOK cuarta edición): Evento que puede suceder e impactar positiva o negativamente la consecución de los objetivos del proyecto.
Gestión de Riesgos (PMBOK cuarta edición): Conjunto de procesos que permiten Identificar, Evaluar, Controlar y Responder a los riesgos identificados.
Definiciones...
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
30
Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto
Fuentes de Riesgos
Cambios, cambios, cambios
Vulnerabilidad entorno
¿De dónde proviene la incertidumbre?
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
31
Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto
Tomar tiempo para definir estrategia de manejo de la incertidumbre.
Definir un proceso de control de cambios.
Identificación oportuna de las fuentes de riesgos.
Oportunidades de mejoras...
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
32
Ley # 4: La incertidumbre es algo ciertoFuentes de Riesgos...
Contratación de terceros.
Necesidad de Importar o Exportar.
Regulaciones.
Uso de nuevas tecnologías.
Equipos multiculturales.
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
33
Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto
+ / -
Impacto
Probabilidad de Ocurrencia
Baja Media Alta
Bajo
Medio
Alto
¿Que pasa una vez identificado los
potenciales eventos de riesgos?
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto
34
¿Qué hacer?
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
35
Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto
No ignorar los riesgos; primer y mas grande error.
Entender que No Existen proyectos Libres de Riesgos.
Categorizar los riesgos.
Tener la contingencia lista.
Esperar lo inesperado.
¿Qué hacer?
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Ley # 5: La satisfacción no está garantizada
36
Independientemente de lo que el cliente/
beneficiario quiera oir, los proyectos no traen consigo GARANTIAS.
La satisfacción depende de las 3C´s:
Compromiso Competencia
Comunicación
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
37
Ley # 5: La satisfacción no está garantizada
Planes de Calidad????
¿En qué fallamos?...
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
38
Ley # 5: La satisfacción no está garantizada
Conocer nuestros clientes (Cuando ejecutamos).
Concientizar que no hay garantía plena (Cuando solicitamos).
Precisar los factores críticos de satisfacción para el cliente.
Involucramiento continuo y oportuno durante todo el proyecto.
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
39
Ley # 5: La satisfacción no está garantizada
Ausencia de las 3C´s mata cualquier tipo de proyecto.
Gerencia de Proyectos es una disciplina que debe ser trabajada progresivamente.
Aprende más y más en cada proyecto.
Para energizarte a ti y al equipo de proyectos en el próximo proyecto en donde estés involucrado
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
40
Ley # 5: La satisfacción no está garantizada
Comunicación enfocada y con sensibilidad.
Alinear todos los intereses de los involucrados en el proyecto con las necesidades del mismo.
No es SIMPLE!!! pero Si quieres ser un gran Gerente de Proyectos, entonces tendrás que ser un excelente comunicador.
¿Qué hacer?
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
41
Ley # 5: La satisfacción no está garantizada
Recordemos el RETO...
Esto es un paso para construir esto...
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
De ahora en adelante...
Las leyes no son la solución absoluta a todos los problemas a las que se enfrentan los proyectos en tu organización, sin embargo, representan las fuerzas que encaminaran al éxito o al fracaso en
la mayoría de las veces y en la mayoría de los proyectos.
Deten la demencia...
RESPETA LAS LEYES!!!...
42
5
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
Llevate tu cápsula...
43
Claridad, Claridad, Claridad.
Detalla tus planes de proyecto.
Promueve la confianza dentro del equipo del proyecto.
Maneja la incertidumbre en tu proyecto.
Construye progresivamente la satisfacción de tu cliente.
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
44
Ideas que vale la pena DIVULGAR
Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos
5 leyes que encaminan hacia el éxito
GRACIAS...
45
Dime y se me olvidará, Muestrame y quizás me recuerde, involucrame y entenderé.
Proverbio Chino