generalidades hoja de calculo

7/23/2019 Generalidades Hoja de Calculo

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http://es.slideshare.net/planesemergentesmac/473-excel-22218346?related=4

HOJA DE CLCULO EXCEL

Una hoja de clculo, no es ms que una hoja cuadriculada, en la cual se organizan losdatos en filas y columnas, para posteriormente realizar clculos con base en ellos. Acradica el potencial de las hojas de clculo, es decir, en la posibilidad de construirfrmulas con base en variables, que posteriormente se podrn replicary recalcular.

Replicar, es la propiedad que hace referencia a la capacidad de las hojas de clculospara copiar no solo valores y textos, sino tambin frmulas.

Recalcularpor su parte, hace referencia a la propiedad de las hojas de clculo, queconsiste en que cada vez que se cambia un dato !valor", las frmulas basadas en dichovalor se recalculan, permitiendo con esto, sistematizar procesos y construir escenarios,para realizar anlisis #de que pasar$a si%&

GENERALIDADES DEL AMBIENTE DE TRABAJO DE EXCEL

'e presenta una breve descripcin de los diversos elementos del ambiente de trabajo en(xcel&

Barra de Ttulo:indica en que aplicacin se est trabajando y el nombre que se ha

colocado al archivo, inicialmente (xcel nombra el archivo como )ibro *. (xcel trabajacon el concepto de libro donde cada archivo se asemeja a un libro con varias hojas.

As$ en lugar de crear *+ archivos diferentes para mostrar las ventas de cada una delas filiales de una empresa, se puede crear un archivo !libro" con diez hojas.

Barra de me!:en esta se organizan en forma de men, los diferentes comandospara realizar acciones en las hojas de clculo. (ncontramos en esta barra los mensde Archivo, (dicin, -er, nsertar, /ormato, 0erramientas, 1atos y -entana. As$ porejemplo, en el men de Archivo, se encuentran agrupadas las opciones para elmanejo de los archivos, como abrir, guardar, exportar e importar, etc.

Barra de "erram#eta$ e$t%dar:en esta barra se disponen herramientas de uso

frecuente, de tal forma que se pueden realizar tareas, sin necesidad de acceder a loscomandos desde la 2arra de 3en !es decir, es un camino corto para realizar ciertastareas".

Barra de "erram#eta$ &ormato: en esta barra, al igual que en la anterior, sedisponen las herramientas de uso ms frecuente para aplicar formatos a los datos dela planilla. (s decir, ac encontramos herramientas para cambiar la fuente de losdatos, el tama4o, el color, alineaciones, formatos de nmeros, etc.

Hojas de clculo1


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Barra de '(rmula$:en esta barra se muestran los datos de la celda actual& si es undato !texto o nmero" directamente entrado en la planilla se muestra el dato, pero siste es el resultado de una frmula, se muestra la frmula. 1esde esta barra esposible tambin, editar los datos.

Mar)ador de )elda: indica la posicin del mouse en la hoja de clculo.

Lea de E$tado& presenta mensajes de orientacin o advertencia sobre losprocedimientos que estn siendo ejecutados, as$ como el estado de algunas teclasde tipo activado y desactivado como 2loq5m, 6aps)oc7, nsert, etc.

Et#*ueta$ de +%,#a:el libro est conformado por varias hojas. 1esde las etiquetasse seleccionan las diferentes hojas del libro. Automticamente las hojas del libroreciben el nombre de 0oja*, 0oja8, 0oja 9.

-etaa de Tra.a/o:(s la ventana que se visualiza en pantalla y sobre la cual setrabaja, est dividida en filas !identificadas por nmeros" y columnas !identificadaspor letras": la ventana de trabajo puede mostrar un mximo de *8 columnas por 8+filas. ;ero una hoja de (xcel tiene una dimensin f$sica mucho mayor con 8?, AA, A2@hasta la combinacin -: las filasestas identificadas con los nmeros desde * hasta =


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ecla de funcin /


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;ara finalizar la escritura del contenido de la celda, basta con hacer clic en el botn deintroduccin de la barra de frmulas, pulsar (5(C o emplear cualquiera de las teclasdel cursor para desplazar la celda activa.

'i se pulsa (5(C (xcel asume que el ingreso del contenido de la celda ha finalizadoy desplaza automticamente el cuadro de seleccin a la celda inferior. 'i en lugar de(5(C se finaliza la introduccin de los datos de la celda con el cuadro de introduccin

el rectngulo de seleccin permanecer en la misma celda.

;ara cancelar los cambios, 2asta con hacer clic en el botn de cancelacin de la barrade frmulas o presionar ('6. 6on esto eliminar lo escrito, dejando la celda de la barrade frmulas en blanco.

'i durante la escritura se comete algn error, pulsando bac7space se elimina el ltimocarcter introducido.

'i la configuracin de (xcel es en (spa4ol se debe utilizar la coma como separador decifras decimales o emplear el punto si se ha configurado en ingls.

)os nmeros se alinearn a la derecha pero si por error se emplea el punto en lugar dela coma (xcel considera que se est introduciendo un texto y no un nmero y por tantola informacin en la celda ser$a alineada a la izquierda. A la inversa, usar coma en lugarde punto, sucede lo mismo.

ENTRADA DE TEXTO:

'e ingresa de la misma manera que cualquier dato.

Hojas de clculo4

Botn de !ancelacin

Botn de "ntrod#ccin


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(xcel realiza un truncamiento del texto de acuerdo con el ancho de la columna. (stetruncamiento es slo a nivel de visualizacin.

MODI&ICAR EL ANCHO DE COLUMNA:

0or med#o del rat(:;ara ello se mueve el ratn hasta la barra de letras que seencuentra en la parte superior de la hoja, luego ha de llevarse a la l$nea derecha de lacolumna y el cursor cambiar a una doble flecha, se debe mantener presionado el botnizquierdo del mouse mientras se arrastra la l$nea de referencia hasta el ancho que seconsidere apropiado. Una vez alcanzado ste se debe soltar el botn del mouse.

0or med#o del )uadro de d#%lo,o:A travs de la orden /ormatoB 6olumnaBAncho esposible indicar el ancho de una columna o conjunto de celdas seleccionadas expresadaen caracteres. 6on esta orden se accede a un cuadro de dilogo donde debe indicarseel ancho de la columna indicando el nmero de caracteres que deber mostrar. Al pulsaraceptar la columna adoptar automticamente el ancho especificado.

)a forma ms rpida de ajustar el ancho de una columna basndose en el ancho delmayo elemento contenido en una celda de la columna. ;ara ajustar automticamente elancho de la columna, se selecciona sta haciendo clic sobre su letra y se activa la ordendel men /ormatoB 6olumnaBAutoAjustar a la seleccin.

;ara deshacer el ajuste automtico de la columna se elige /ormatoB6olumnaBAncho(stndar.

(l alto de las filas tambin puede modificado de una manera similar a como se hace conel ancho de las columnas.

;uede hacerse con el ratn.

6on la barra de men& 'eleccionado /ormatoB/ilaBalto y se tendr un cuadro de dilogosimilar al mostrado para las columnas, slo que ahora en lugar de nmero de caracteresse especifica la altura en puntos. (l valor predeterminado es de *8,D< y el nmero quese puede indicar est comprendido entre o !para ocultar la fila" y E+9.

GUARDAR UNA 0LANILLA:

)a primera vez que se almacena un libro (xcel solicita la introduccin de un nombre patael mismo. (n las dems ocasiones no ser necesario pues se actualizar la copia dellibro que se est trabajando.

6ada vez que se inicia un nuevo libro en (xcel recibe le nombre de )ibro *. si en unamisma sesin de trabajo ha sido creado ms de un documento, los nombres propuestospor (xcel sern libro8, )ibro 9.... . ;or ello se indica un nombre espec$fico para elarchivo que ha sido creado.

Hojas de clculo$


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6uando el archivo va a ser guardado por primera vez se elige la opcin Fuardar 6omo...del men Archivo en este cuadro de dilogo debe indicarse el nombre del archivo, launidad y el directorio en el cual debe guardarse. Adems de elegir la opcin de guardarel archivo como )ibro de 3icrosoft (xcel. ;or ltimo pulsar (5(C o el botn aceptar.

1espus de indicar el nombre de la hoja y pulsar Aceptar, (xcel muestra un segundocuadro de dilogo llamado Cesumen esta opcin puede no estar activa y por tanto no seingresar a este cuadro de dilogo. )a finalidad de este es guardar informacin adicionalsobre la hoja de clculo permitiendo que en un futuro realizar una bsqueda eidentificacin ms precisa sobre su contenido. 'i no se quiere hacer uso de esta opcinbasta con pulsar (5(C o aceptar para nacer que desaparezca la pantalla.

(xisten tres formas de seleccionar el almacenamiento de una hoja para actualizar suversin en disco&

A travs del men Archivo, eligiendo la opcin Fuardar.

;or medio de la combinacin de teclas 6C) F.

0acer clic con el mouse en el botn guardar de la barra de herramientas.

'i se usan cualquiera de estas tres opciones para guardar por primera vez de igualforma aparecer el cuadro de dilogo.

ACERCA DEL CUADRO DE DIALOGO DE RESUMEN:

Hojas de clculo6

Botn de %#ardar


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(ste comando muestra un resumen del libro de trabajo activo para facilitar la tarea derevisar o editar la informacin. (sta informacin puede contribuir a una bsqueda msrpida de un archivo.

;ara que aparezca el cuadro de dilogo resumen siempre que se guarda un libro proprimera vez, elegir 0erramientas, opciones, Feneral y all$ activar la casilla solicitarinformacin de propiedades (xcel acepta un mximo de 88< caracteres en cada uno delos cuadros de dilogo.

1escribiendo las opciones&

$tulo& $tulo para el libro, que puede ser ms largo y descriptivo que el nombre delarchivo.

Asunto& 1escripcin del )ibro.

Autor& (xcel escribe el nombre del usuario que tiene registrado el producto, paracambiarlo elegir& herramientas, opciones, general.

Cesponsable

Grganizacin

;alabras clave& ;ueden escribirse palabras clave en el libro.

6omentarios& Gbservaciones importantes sobre el libro.

RECU0ERAR UNA 0LANILLA:

;ara cargar en memoria un libro previamente almacenado existe una opcindenominada abrir&

*. 1esde el men archivo elegir la opcin Abrir...

8. ;ulsar la combinacin de teclas 6C) H A

9. ;resionar el botn abrir de la barra de herramientas.

6on cualquiera de estas tres opciones se abre el cuadro de dilogo Abrir, el cual se

opera de manera idntica al cuadro de dilogo Fuardar 6omo... aqu$ debe escribirse elnombre del libro que se desee recuperar a partir de la lista de archivos disponibles. 'i ellibro no se encuentra en el directorio actual, debe seleccionarse el directorio e incluso launidad a travs de las listas de seleccin disponibles en el cuadro de dilogo.

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CONCE0TO DE RANGO:(n (xcel es posible seleccionar una celda o un conjunto de celdas y a este conjunto sele denomina rango.)a celda actual donde se sita el rectngulo de seleccin siempre est seleccionada.odo rango est compuesto e identificado por una celda inicial y por una celda fina. :aseleccin de un rango de celdas puede realizarse a travs del teclado o del mouse.

SELECCI4N CON EL RAT4N:'e coloca el cursor en la celda inicial y manteniendo pulsado el botn del ratn searrastra el rectngulo de seleccin hasta la celda correspondiente al final del rango.

3ientras el cursor est siendo desplazado las celdas marcadas adoptan un fondooscuro. 6uando el cursor se encuentre sobre la celda final debe soltarse el botn delmouse.

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Botn de &'rir


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SELECCI4N CON EL TECLADO:

'e coloca el rectngulo de seleccin sobre la celda inicial del rango. 3antenerpresionado '0/ mientras se emplean las teclas de flecha para desplazar el rectngulode seleccin hasta el final del rango. Una vea alcanzada la posicin debe dejarse depresionar '0/.

;ara anular la seleccin de un rango, basta con hacer clic en cualquier celda de la hoja.

'e hace referencia a un rango mediante la referencia de la primera celda seguida de # &%y luego la referencia de la ltima celda del rango. (jemplo & A*8 & 6*=6uando se quiera introducir en una frmula un rango puede hacerse referencia a stemediante sus referencias de celda o puede darse un nombre al rango y luego usar elnombre del rango en la frmula

CREACI4N DEL NOMBRE DE RANGOS:'e selecciona el rango y luego usar el recuadro de nombre de la barra de frmulas paradefinir un nombre: ambin puede crearse nombres con la orden 5ombre del mennsertar.)os nombres de rango pueden ser tan largos como se quiera, siempre y cuando en sunombre no se emplee espacios en blanco, puntos o comas.

1eben seguirse los siguientes pasos&

'eleccionar el rango.;ulsar el recuadro nombre de la barra de frmula !flecha hacia abajo", introducir elnombre.;ulsar (nter.

Gtra forma es&'eleccionar el rango !incluyendo el nombre de las columnas y las filas"(n el men insertar elegir 5ombre y de all$ 1efinir.)as opciones para usar los nombres de la fila y la columna ya estarn seleccionadas.(scoger aceptar.)os nombres estn creados. 6ada fila pasa a ser rango denominado con el t$tulo de lafila y cada columna se convierte en un rango denominado con el t$tulo de la columna.;ara eliminar un rango se selecciona su nombre en este cuadro de dilogo y se elige laopcin eliminar, as$ el rango queda eliminado de la lista.6on la opcin cerrar, se cierra el cuadro de dilogo.

Hojas de clculo(


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INTRODUCCI4N DE &4RMULAS:)a gran ventaja que presentan las hojas de clculo es la posibilidad de emplear frmulasy funciones. las frmulas no son ms que la especificacin de operaciones matemticasasociadas a una o ms celdas de la hoja.

Una frmula est compuesta por referencias de otras celdas, operadores matemticos yfunciones de (xcel.6ada celda de la hoja funciona como una peque4a calculadora, que puede presentar elcontenido de una expresin escrita compuesta nicamente por nmeros y operacionesmatemticas o incluso por referencias a celdas de la hoja.'i se quiere sumar varios valores en una celda se especificar$a as$& H*


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6uando se crea una frmula que contiene ms de un operador del mismo tipo, lasoperaciones matemticas son realizadas de izquierda a derecha hasta que haya sidoefectuada la ltima. pero cuando hay mezcla de operadores la lista de prioridades es lasiguiente.K, L, J y B, H y >: comparacin ! N M NM I IN I M"

I H 8+H A* JE

CO0IA 5 0EGADO DE DATOS ENTRE CELDAS:'i se requiere copiar y pegar informacin de una parte de la hoja hacia otra, se puedenemplear los botones de 6opiar P ;egar de la barra de herramientas&

(sto equivale a emplear estos mismos comandos desde el men (dicin, o bien puedenarrastrarse los datos hasta la nueva posicin empleando el mouse.

;ara copiar datos con el ratn se selecciona la celda a copiar y se mantiene pulsada latecla 6C) y se arrastran los datos a la nueva celda. Al hacer la copia con el mouse elpuntero del mouse adquiere un peque4o signo H cerca de su extremo.Gtro modo para copiar datos de una celda o rango a una celda o rango contiguo, losdatos pueden copiarse arrastrando el controlador de relleno. ;ara ello se selecciona la

celda o rango, se arrastra el controlador de relleno hasta la celda o rango contiguo y sesuelta. )os datos o serie de datos se copiarn en la celda.

Hojas de clculo11

!ortar

!opiar

*egar

!ontrolador de +elleno


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CO0IA DE &4RMULAS:;uede copiarse o rellenar frmulas dentro de un rango de celdas. ;ara llenar un rangocon una frmula.'eleccionar la celda que contiene la frmula y luego arrastrar el controlador de rellenoarriba o abajo hasta donde se necesite.

(s posible copiar ciertos aspectos de la celda, para ello se emplea el botn de copiar !otambin puede hacerse desde el men (dicin" y para pegar se hace desde el men(dicin eligiendo ;egado (special, esta orden permite escoger que aspectos de laceldas desean copiar.

DES0LA1AMIENTO DE DATOS ENTRE CELDAS:

6uando se emplean las rdenes 6ortar P pegar del men edicin es posible cortar losdatos de una celda y pegarlos en otra. 'i se emplea el mouse simplemente seselecciona una celda y se arrastra por su borde hasta una nueva posicin. ;aradesplazar datos no es necesario mantener presionada ninguna tecla mientras searrastra el botn. (ste desplazamiento de datos tambin puede hacerse con un rango.

CO0IA DE UNA &ORMULA EN UN RANGO:(s posible copiar datos o frmulas a otras celdas o rangos. ;ara rellenar una frmula enun rango se selecciona celda que contiene la frmula y luego se arrastra el controladorde relleno arriba o abajo hasta donde se necesite.

CO0IA 5 0EGADO DE AS0ECTOS ES0ECIALES DE UNA CELDA:;ara copiar y pegar selectivamente aspectos concretos de una celda utilizar comosiempre 6opiar !botn u orden", pero para pegar se emplea la orden pegado especial delmen (dicin. 6on esta orden es posible elegir que aspectos de la celda se deseancopiar. ;or ejemplo si una celda contiene una formula pero se desea copiar el valor quese obtiene de la frmula.

EDICI4N DE DATOS EN UNA CELDA:)os datos en una celda se pueden editar de dos maneras&'eleccionar la celda y editar los datos en la barra de frmulas o dentro de la celda.2asta con pulsar dos veces sobre la celda o pulsar /8 y desplazar el punto de insercin

a donde sea necesario dentro de la celda.(ditar en la celda es ver all$ el punto de insercin y editar en la barra de frmulas escolocar all$ el pinto de insercin.

BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA:;uede suprimirse fcilmente la informacin de una celda digitando otra !inmediatamentesta ltima la reemplazar". G suprimirse datos de una celda seleccionando dicha celday pulsando 1elete o la orden borrar del men (dicin.

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DESHACER CAMBIOS:'i se hace una operacin que no se desea !por error" pueden corregirse esos erroresempleando la orden 1eshacer del men (dicin o el botn 1eshacer que aparece en labarra de herramientas. 'i se decide conservar el cambio, se emplea la orden Cehacer!es decir que la tecla Cehacer puede usarse para corregir las rdenes del las teclas1eshacer".(n algunos casos la orden deshacer no est disponible. 6omo por ejemplo cuando seacaba de guardar el libro de trabajo, si se abre el men (dicin, en lugar de esta ordenaparece no se puede 1eshacer.

BORRAR UN CONJUNTO DE CELDAS:;ara borrar el contenido de un bloque de celdas, se selecciona el rango y se borra talcomo se procede con una celda.

BORRAR UNA 0LANILLA:;ara borra el contenido de toda la planilla se selecciona sta y se elige borrar o suprimir!1elete" del teclado.

;ara seleccionar toda la planilla se emplea el botn que se encuentra en la interseccinde los nombres de filas y columnas.

INSERTAR &ILAS 5 COLUMNAS:(ste procedimiento puede realizarse a travs del men nsertar o del men rpido. (lprocedimiento de insercin de una filas o columna es el mismo. (l cuadro de seleccindebe estar situado en la fila o la columna donde desea verse insertada una nueva fila ocolumna en blanco.

;ara insertar una fila o una columna a travs de la barra de men&)a fila donde se encuentra ubicado el cursor ser desplazado hacia abajo, si se trata decolumnas, la columna donde se encuentra el cursor se desplazar hacia la derecha.6uando se inserta una fila o columna, todas las frmulas de la hoja son reorganizadasde tal modo que reflejen los cambios realizados. ;ara ello se elige del men nsertar laopcin /ilas o columna.

;ara insertar una fila o una columna a travs del men rpido&

Hojas de clculo13

,eshacer +ehacer


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(ste men aparece siempre al pulsar el botn derecho del 3ouse. (ste es sensible alcontexto, dependiendo del lugar donde se encuentra el cursor, asume diferentesformatos con diferentes opciones. Al posicionar el cuadro de seleccin en una celda yelegir la opcin nsertar de este men rpido se presentar un cuadro de dilogo endonde debe especificarse el tipo de operacin que se desea realizar.(xcel permite seleccionar una fila o columna entera haciendo clic sobre la letra de lacolumna o el nmero de la fila si elige la opcin insertar del men rpido, (xcel insertarinmediatamente una fila. ;ara seleccionar ms de una fila o columna, basta con colocarel cursor sobre la primera fila y arrastrar el ratn hasta la ltima filaQcolumna de laseleccin.

INSERCI4N SIMULTNEA DE -ARIAS &ILAS:;ara insertar filas en blanco simplemente se seleccionan las celdas de las filas quedeben ser desplazadas, por ejemplo para insertar dos filas, se seleccionan dos celdas.Una vez seleccionadas las celdas se ejecuta la orden insertar del men nsertar o la

orden nsertar del men rpido.

ELIMINACI4N DE &ILAS 5 COLUMNAS:'e hace de la misma manera que la insercin.;ara ello se selecciona la fila o la columna a ser eliminada.(n caso de que la eliminacin sea de una fila, las filas que se encuentran debajo de stasern colocadas hacia arriba ocupando su lugar, de la misma manera que se encuentrana la derecha de la columna eliminada sern desplazadas a la izquierda de modo queocupen su lugar. Una vez seleccionadas las filasBcolumnas deseadas, podr utilizarse laorden (liminar del men (dicin.ambin puede emplearse el men rpido, empleando la opcin (liminar. (s ms rpidosi antes de emplear el men rpido se eligen las filas o columnas a eliminar.

6uando se elimina una filaBcolumna las frmulas son recalculadas. pero puede ocurrirque las frmulas contengan referencias de las celdas empleadas y entonces (xcelpresentar un error.

ASIGNACI4N DE &ORMATOS A LOS DI&ERENTES -ALORES DE LA 0LANILLA:

CAMBIO DE &UENTES:;ara cambiar la fuente se hace clic sobre la flecha que est al lado del nombre de sta ydesde all$ se elige una nueva fuente. Una hoja puede contener hasta 8


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(l botn muestra la letra A que indica que cambia el color del texto. (l cuadradosuperpuesto a la A indica el color que se ha elegido para el texto. ;ara seleccionar uncolor basta con hacer clic sobre la flecha para desplegar la paleta de colores y se haceclic sobre el color que se desea.

EN-OL-ER CELDAS CON L6NEAS DE BORDE:(xcel permite envolver una o ms celdas seleccionadas con diferentes tipos de bordes omarcos. ;ara ello se selecciona la celda o celdas y se pulsa el botn de paleta porttil debordes para aplicar el borde previamente seleccionado o el botn de flecha que est allado para elegir una de los tipos disponibles.

1esde la barra de formato puede colocarse negrita, cursiva, subrayado a los datoscontenidos en una o varias celdas.

AUTO&ORMATO(xcel posee este recurso que consiste en una serie de formatos predefinidos quepueden ser aplicados a un rango de celdas previamente seleccionado. Al elegir la opcin

Auto/ormato del men /ormato aparece un cuadro de dilogo en cuya parte izquierdase muestra una lista de los formatos disponibles. (s posible desplazarse por los formatosy obtener un ejemplo de la apariencia en el recuadro que dice& #3uestra%.

&ORMATO DE CELDAS)a barra de formato es supuestamente la forma ms rpida de dar formato a celdas perono es la ms completa.

A travs de la orden celdas del men /ormato se puede acceder al cuadro de dilogo de/ormato de 6eldas que est agrupado el seis fichas. 1esde las cuales se puede darformato en cuanto a la alineacin del texto y otras al formato de los nmeros, adems deproteger la hoja de tal forma que otra persona no puede hacerle cambios.

)a ficha 5mero permite colocarle a ste diferentes categor$as.)a ficha Alineacin permite cambiar la alineacin del texto o datos en las celdas.)a ficha /uente realiza las mismas operaciones que pueden hacerse desde la barra deformato.

Hojas de clculo1$

*aleta de Bordes


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)a ficha 2ordes coloca a disposicin las posibilidades de bordes que se vieron en lapaleta porttil de bordes.

la ficha ;roteger permite proteger las celdas o la hoja eligiendo primero la opcinproteger del men herramientas.

&ORMATO DE CARACTERES 5 ALINEACI4N DEL TEXTO:6ada uno de estos efectos puede ser activado durante la escritura del contenido de lacelda o posteriormente, seleccionado la celda y pulsando el efecto deseado. (s posibleaplicar ms de un efecto a la misma celda.

&ORMATO DE N3MEROS:Adems del formato genrico que se aplica tanto a texto como a nmeros, existenformatos espec$ficos para ser aplicados a nmeros, para ello existen < botones&formato moneda con cifrado y punto de millar, formato de porcentaje, colocar punto demillar, aumentar un lugar decimal, disminuir un lugar decimal.

Hojas de clculo16


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&UNCIONES:

Una funcin se caracteriza por la siguiente estructura genrica&

5G32C( ! ;*:;8:;9"

nombre de ;arntesis Argumentosla funcinoda funcin est compuesta por un nombre seguido obligatoriamente por parntesis.1entro de los parntesis pueden existir argumentos, valores o referencias de celdas quesern utilizadas por la funcin para devolver el resultado.6ada funcin tiene su propia sintaxis, es decir, los argumentos tienen que serespecificados en un determinado orden. 'i no es as$, se producir un error, haciendo que

el resultado no sea obtenido o se visualice un mensaje de advertencia.

)os argumentos pueden ser&5merosexto-alores )gicosCeferencias3atrices

Al emplear referencias a otras celdas, puede especificarse directamente la direccin deuna celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el s$mbolo de dos puntos

para separar la celda inicial de la celda final.6uando una funcin posee ms de un argumento, estos deben ser separados por unpunto y coma.

'U3A! A*:A


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(5(CG!D,R" es igual a D)a funcin puede ser escrita en mayscula o minscula.;ueden combinarse funciones, por ejemplo&(ntero !A=B8"

3AS&1evuelve el valor mximo de una lista de argumentos&'intaxis& 3AS ! num*:num8:..."num*:num8... 'on los nmeros !hasta 9+ argumentos" cuyos valores mximos deseaencontrar. ;uede especificarse argumentos que sean nmeros, celdas vac$as, valoreslgicos o representaciones de nmero en forma de texto o de nmeros.

3AS ! b*&b


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'intaxis& ;CG3(1G ! num*,num8....."

;CG3(1G !2*&2


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botn Aceptar en este cuadro de dilogo, (xcel muestra el lugar donde se ha producidoel error, se4alando esta rea con video inverso.

RE&ERENCIA CIRCULAR:(ste es un error muy comn creado al introducir una frmula en una celda cuyocontenido hace referencia a s$ misma. por ejemplo, en la celda A= se almacena lafrmula I A=B29, lo cual generar un error de referencia circular.

-ALORES DE ERROR(xcel muestra un valor de error en una celda cuando la frmula contenida en ella nopuede ser calculada correctamente. (sta situacin ocurre cuando hay un error deespecificacin en alguno de losa argumentos de la funcin o un error de escritura.

)os valores que pueden llegar a presentarse son&

-A)GC 1( (CCGC 'F5/6A1G

T1-B+ )a frmula intenta efectuar una divisin por cero

T5BA 5o existe ningn valor disponible

T5G32C(V (xcel no reconoce un nombre usado en una frmula.0ay varias posibilidades para la generacin de esteerror&5ombre de un rango escrito incorrectamente5ombre de una funcin escrito incorrectamente.

Gmisin de los dos puntos en una referencia delintervalo.

T5U)G 0a especificado una interseccin de dos reas queno se cruzan

TC(/ )a frmula hace referencia a una frmula que no esvlida.

T-A)GC ipo incorrecto de argumento u operando

Hojas de clculo2)


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DIRECCIONES DE CELDAS:)a direccin de una celda es una referencia a su posicin dentro de la hoja. por omisinlas referencias a celdas son consideradas referencias relativas. Adems de unareferencia de tipo relativo, que permite ser alterada durante la copia, (xcel permite crearreferencias absolutas!fijas" o mixtas.

DIRECCIONES DE CELDAS ABSOLUTAS:)as referencias que cambian automticamente cuando se las desplaza se denominanreferencias relativas. 6uando se copia una frmula que contiene referencias relativa,estas referencias se ajustan para reflejar la nueva posicin de la frmula. 'in embargotambin pueden emplearse frmulas con referencias absolutas, referencias que siemprese refieren a la misma celda, sin tener en cuenta donde se copie la frmula.Una referencia relativa describe la posicin de una celda en funcin a su distancia, enfilas y columnas, con respecto a otra celda . Una referencia relativa es equivalente a dar

una direccin como #6ruce la calle y dir$jase a la quinta casa a la izquierda%.Una referencia de celda absoluta describe una direccin de celda concreta. )asreferencias absolutas son anlogas a proporcionar direcciones como& W6ircular primera TD+>+*%. )os signo de X en una celda indican una referencia absoluta en la celda X1XO.

As$ no importa a donde se copie la frmula que contiene esta referencia, siempre sehar referencia a la celda X1XO. Una referencia de celda absoluta no cambia ni de fila nide columna en la celda especificada.

(n una referencia mixta solamente queda fija la fila o la columna de la celda permitiendoun ajuste parcial.

'e puede cambiar una referencia relativa a una referencia absoluta de forma que si se

desplaza o copia la frmula, sta siempre se4alar a la misma celda. ;ara cambiar unareferencia relativa a una absoluta, se selecciona la referencia en la frmula y se pulsa/E, o bien puede introducirse un signo de X delante de los indicadores de columna y defila de la referencia de la celda.

;or ejemplo&X1XE /ija fila y columna.X1E /ija solamente la columna permitiendo la variacin de la fila.1XE /ija la fila permitiendo una variacin de la columna.1E 5o queda fija ni la fila ni la columna.'e puede pulsar varias veces /E para cambiar entre los diferentes tipos de referenciasM;ara ello se debe primero activarse la edicin de la celda y colocar el cursor sobre

cualquier parte de la referencia que debe ser modificada.

Hojas de clculo21


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ELIMINAR8 A9ADIR 5 RENOMBRAR HOJAS DE UN LIBRO:;ara eliminar una hoja se activa sta y luego (dicinQ(liminar 0oja.

Aparecer entonces un cuadro de dilogo que indicar que la hoja ser eliminadapermanentemente del libro.;ara insertar una hoja de clculo se elige nsertarQ0oja de clculo y se insertar una hojanueva delante de la hoja sobre la cual se est.

;ara cambiar la etiqueta a una hoja se pulsa dos veces sobre sta y se abre un cuadrode dilogo 6ambiar 5ombre a la hoja. 2asta entonces con introducir el nuevo nombrede la etiqueta.

CO0IA DE HOJAS:'i se tiene una hoja de un libro que quiere copiarse o moverse a otro libro o dentro delmismo libro, basta con hacer activa la hoja que se desea mover o copiar luego se elige la

opcin& (dicinQ3over o copiar la hoja.'e abre entonces un cuadro de dilogo de 3over o copiar, puede seleccionarse a cuallibro se desea mover o copiar la hoja ! siempre y cuando est abierto", se selecciona enla lista la hoja antes de la cual se desea que quede ubicada la hoja a mover o copiar. 'ilo que se desea es copiar en lugar de mover la hoja se selecciona la opcin 6rear una6opia. luego se da Aceptar.

;ara copiar una hoja dentro del mismo libro se puede emplear tambin el ratn,simplemente se4alando la etiqueta de la hoja y manteniendo pulsando el botn delmouse y 6C) se arrastra el puntero hasta la nueva posicin y se suelta.

;ara desplazar hojas se hace simplemente con el ratn.

IM0RIMIR UNA 0LANILLA ELECTR4NICA:

IM0RESI4N R0IDA:'i lo que se desea es imprimir toda la hoja y adems no se necesita realizar ningn tipode ajuste en la impresin, la forma ms rpida de obtener este resultado es utilizar elbotn mprimir de la barra de herramientas.

AJUSTES DE LA IM0RESI4N:ArchivoQmprimir...por omisin se imprimir el contenido de todas las hojas seleccionadas. 5ormalmente,slo es necesario imprimir la hoja actual. ;ara seleccionar ms de una hoja debepresionar la tecla 6C) y hacer clic sobre la etiqueta de aquellas hojas que debernimprimirse.

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(xcel imprimir una copia de aquello que haya sido seleccionado para su impresin.'i se necesita ms de una copia, se escribe el nmero en el cuadro donde dice copias.

'i se trata de una hoja muy extensa, que ocupar varias pginas, puede especificarseun intervalo de pginas, indicando la pgina inicial y final en los recuadros apropiados.;ara imprimir un nica pgina, indique el nmero de esa pgina, indique el nmero deesa pgina tanto en el recuadro 1esde como en el recuadro 0asta.

)os botones ;reliminar y ;reparar pagina activan las respectivas opciones del men delmismo nombre.(l botn impresora abre un cuadro de dialogo en el que se puede seleccionar otraimpresora que se encuentre conectada a la computadora o activar el env$o de un fax,accionando la unidad de fax que haya sido instalada en forma eventual.

CUADRO DE DIALOGO: CON&IGURAR 0GINA(ste es el cuadro de dilogo principal relacionado con la configuracin de la impresinde una hoja, se divide en cuatro fichas que estn relacionadas con el tama4o f$sico de lapgina, el tama4o de los mrgenes, el contenido del encabezado y pie y finalmente laficha 0oja que define aspectos ms genricos de la impresin.

&ICHA 0GINA:;ermite cambiar la orientacin de la impresin entre el formato vertical, siendo este elvalor predeterminado, y el formato horizontal, en que la impresin se realiza en elsentido de la altura del formulario. (sta opcin es aconsejable para aquellas hojas que

sean muy extensas.

)a lista ama4o del papel permite la seleccin de otro formato de papel soportado por laimpresora. 'i la impresora utilizada permite la impresin de diversas resoluciones, seemplea la lista de seleccin 6alidad de impresin para cambiar el valor predeterminadode la resolucin.6on la opcin (scala permite reducir proporcionalmente el tama4o de la hoja paraadaptarse a una sola hoja o al nmero de pginas que se necesite especificndolo enlos recuadros& Una pgina!s" de ancho por una de alto.)a numeracin de las pginas comienza automticamente por *, a menos que se indiqueotro nmero en el recuadro ;rimer nmero de pgina.;or ejemplo es posible elegir la opcin encajar 8 pgina!s" de ancho por * de alto y con

ello se ajusta la hoja para adaptarla en dos pginas. (ste nmero de pgina puedecambiarse como se desee.

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&ICHA MRGENES:(sta ficha se utiliza para definir el rea de impresin dentro de la pgina a travs de ladefinicin del ancho de las cuatro mrgenes. Adems del tama4o de las mrgenes, elusuario puede especificar tambin la distancia que habr entre el borde del papel y elencabezado y el pie.6ualquier cambio en los recuadros, ser reflejado en la peque4a pgina de ejemplomostrada en la parte central del cuadro de dilogo. ;or omisin, (xcel imprime el reaseleccionada a partir de la esquina superior izquierda. 'in embargo ste permite que laimpresin sea centralizada tanto vertical como horizontalmente en la pgina. ;ara que elcentrado sea deseado, se marca una de las casillas de verificacin que se encuentranen la parte inferior de la pgina. ;uede elegirse centrado vertical y horizontal a la vez.

&ICHA DE ENCABE1ADO 5 0IE DE 0AGINA:(sta ficha permite redefinir el texto del encabezado y del pie de las pginas que sernimpresas. ;or omisin (xcel imprime en la fila del encabezado el nombre de la hoja que

est siendo impresa y en la fila del pie el nmero de la pgina.A travs de este cuadro, es posible cambiar el encabezadoQpie predeterminado,seleccionando uno de los encabezados alternativos disponibles. (stos encabezadosutilizan informaciones que fueron indicadas por el usuario durante el proceso deinstalacin de (xcel, tales como su nombre o nombre de la empresa.'i en esta alternativas se elige ninguno se elimina el encabezado o el pie de pgina.

;ara crear encabezados y pies de pgina propios se elige la opcin& #;ersonalizarencabezado...% o #;ersonalizar pie de pgina...% que aparecen en el cuadro de dilogo de;reparar ;gina. ;uede a4adirse la fecha, la hora, el nombre del archivo o el nombre dela hoja ms cualquier otro texto que se desee incluir. Una vez en el cuadro de dilogo depersonalizar se elige la posicin del encabezado y en el recuadro correspondiente se

teclea el texto que se desea. (s posible colocar encabezados en las tres posiciones a lavez& zquierda, central y derecha.0ay en este cuadro diferentes botones&(l primer botn corresponde a las fuentes que pueden emplearse para colocar elencabezado o pie. Al pulsarlo aparece el cuadro de dilogo de fuentes donde es posibleelegir el estilo y tama4o de la letra.)os dos botones siguientes son botones de pgina.;osteriormente vienen los botones de hora y fecha.por ltimo estn los botones de 0oja y Archivo.

&ICHA HOJA:(sta posee algunos elementos que afectan en gran medida la apariencia de la hoja. (n

el apartado mprimir se pueden observar los principales elementos.;or omisin (xcel imprime las l$neas de divisin del rea que est siendo impresa. ;erola hoja puede imprimirse sin stas.

'i el documento ocupa ms que el ancho de una hoja, las pginas que imprimirnautomticamente hacia abajo y luego a lo ancho. ;uede cambiarse el orden de la

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impresin, seleccionando en el recuadro orden de la pgina la opcin 1erecha y luegohacia abajo.(sto modifica el orden de pgina para ir a lo ancho y luego hacia abajo.

-ISTA 0RELIMINAR;ermite una visualizacin previa con el fin de comprobar la disposicin que tendr la hojaen la pgina impresa.;ara activar la vista preliminar, se puede emplear el botn de la barra de herramientas ola opcin que lleva el mismo nombre y que se encuentra en el men Archivo.

Ambas opciones abre una nueva pantalla en la que es posible visualizar la pginacompleta.

)os dos primeros botones! 'iguiente y Anterior" se emplean cuando la hoja posee msde una pgina y muestran la siguiente o anterior respectivamente.

(l botn ?oom ampl$a o reduce el rea de la pgina visualizada.(l botn mprimir inicia la impresin.(l botn 6errar sale de la presentacin preliminar.(l botn 6onfigurar activa el cuadro de dilogo configurar pgina.

(l botn 3rgenes se encuentra activado por omisin y presenta una serie de l$neas quecruzan la pgina mostrando de forma grfica el rea ocupada por todos los mrgenes dela pgina. (stas l$neas terminan en unos peque4os cuadros de color negrodenominados ajustadores que pueden ser arrastrados con el ratn y de este modocambiar las dimensiones de los mrgenes o de la posicin del encabezado.

;ara cambiar la posicin de alguno de los ajustadores, simplemente se coloca el cursor

sobre l o sobre su l$nea y se arrastra la posicin deseada.

(l botn ?oom funciona como una llave activadaBdesactivada, ampliando el tama4o dela pgina o devolviendo la visualizacin de la pgina completa.

'i lo que se desea es imprimir slo un rango de celdas debe seleccionarse primero elrango a imprimir y luego elegir la opcin ArchivoQmprimir y all$ elegir 'eleccin.

6uando se imprime un gran documento las divisiones de pgina se insertanautomticamente en la celda ms cercana al margen. 'i se desea insertar un salto depgina propio en filas espec$ficas, se selecciona la fila y se elige la opcin 'alto depgina del men nsertar. )a divisin de pgina se inserta por encima de la fila

seleccionada. ;ara eliminar una divisin de pgina a4adida manualmente, se debeseleccionar la fila que hay por debajo de la divisin de pgina y emplear la orden Yuitar'alto de pgina del men nsertar.

CREACI4N DE GR&ICOS:'e pueden crear grficos de dos formas& (n la misma hoja como los datos o en una hojade grfico aparte en el mismo libro de trabajo.

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6uando se hace lo primero se pueden ver los datos y el grfico al mismo tiempo: cuandose hace lo segundo, se tiene un fcil acceso al grfico pero puede imprimirse porseparado.

CREACI4N DE UN GR&ICO EN UNA HOJA:;ara ello seleccionan los datos que se desean utilizar en el grfico y luego se pulsa elbotn asistente para grficos de la barra de herramientas (stndar.

(l tipo de grfico que se pueda crear depende de los datos que se seleccionen.

)os grficos circulares o de sectores, por ejemplo, slo pueden utilizar una serie dedatos.(sto significa que no importa cuantas filas o columnas se seleccionen ya que un grficocircular slo puede visualizar la primera fila o la primera columna de datos.'in embargo un grfico de barras puede llegar a mostrar varias series de datos al igualque un grfico de reas o un grfico de columnas. )a mayor$a de los tipos de grficospueden visualizar varias series de datos sean del mismo tipo. ! odas las series del tipomonetario o cient$fico y contenidas en las mismas categor$as".

'eleccionar datos.;ulsar el botn del asistente de grficos y seguir los pasos que a lo largo del asistentepedirn la informacin necesaria.

ambin es posible crear un grfico desde los mens empleando nsertarQgrfico yseleccionado all$ la forma que se desee en una nueva hoja o en la hoja actual.

SELECCI4N DE UN TI0O DE GR&ICO:(l asistente incluye varios tipos de grficos. 1entro de cada uno de estos tipos ycategor$as se pueden incluir variaciones sobre el modelo bsico.

)os grficos de barras y columnas comparan series de datos.los grficos circulares muestran la relacin de partes con un todo.los grficos de reas son mejores para mostrar la cantidad de cambios en los valores alo largo del tiempo.

6uando se pulsa el botn del asistente para grficos ! luego de haber elegido el rango agraficar" aparece el paso * del asistente mostrando los tipos de grficos que se puedenescoger: luego de elegir el grfico que se desea pueden verse las distintas variacionesdel tipo de grfico elegido. Adems al seleccionar un tipo de grfico se ver laexplicacin correspondiente a cada uno y su utilidad. 1espus de elegir el formato quese desea se pulsa el botn siguiente.

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6uando se realiza un grfico los datos se clasifican automticamente en serie de datosy categor$as. las categor$as son los rtulos que aparecen a lo largo del eje x, en tantoque las barras del grfico representan la serie de datos. 'i se desea cambiar para quelas columnas sean las series de datos y las cabeceras de la filas pasen a ser lascategor$as, se pueden especificar en el paso 8. )a primera columna y la primera fila delos datos se asignan como el texto de la leyenda y como los rtulos de las categor$as deleje. (n este paso se tiene una apariencia previa del grfico seleccionado. (n el paso 9del asistente se tienen las opciones de grfico, las cuales var$an dependiendo del tipo degrfico seleccionado.(n el paso E del asistente se elige donde quedar situado el grfico& (n una hoja nuevao en la hoja que contiene los datos.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE GR&ICO:

2GZ5 )(P(51A&nserta o elimina leyendas para los datos mostrados en el grfico.

2G[5 ;A)(A ;GC\) ;G 1( FC\/6G&(ste botn permite la seleccin directa de un tipo de grfico que sustituir$a al tipo degrfico mostrado actualmente.

(l botn abla de datos& ;ermitir incluir la tabla de datos dentro del rea del grfico.)os botones & ;or filas y por columnas permiten cambiar la distribucin de las series delgrfico.

EDICI4N DE UN GR&ICO:(l uso del men contextual permite modificar todos los elementos de un grfico.(ste men se activa pulsando el botn derecho del mouse. ;ero primero debeseleccionarse el elemento que se desea modificar.'e da clic sobre el rea que envuelve al grfico para seleccionar las caracter$sticasgenerales del grfico.

&ORMATO DE LOS TEXTO DEL GR&ICO:;ara cambiar las caracter$sticas de un t$tulo o leyenda simplemente se hace clic sobre eltexto y se activa el men contextual y all$ se selecciona /ormato del t$tulo del grfico, o loque se necesite. Aparecer entonces un cuadro de dilogo que permite modificar lascaracter$sticas del texto adems de su ubicacin.

;ara imprimir un grfico que se encuentra en una hoja de grficos basta con seleccionarla hoja y pulsar el botn imprimir o la opcin preparar pagina de la misma manera que sehizo con una hoja de clculo.

CREACI4N DE GR&ICOS EN UN HOJA DE GR&ICOS:

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'eleccionar en la hoja de clculo los datos que se desean tener en cuenta para elgrfico.1esde la barra de men elegir& nsertarQgrfico o usar el asistente y luego se escoge laopcin como hoja nueva. (n el paso E del asistente.

Aparece entonces el paso * del asistente de funciones . As$ se contina normalmente enla creacin del grfico.

Al terminar el paso E del asistente de funciones el grfico aparecer en la nueva hoja degrfico, llamado grfico*.

)os grficos de anillos son similares a los grficos circulares slo que los grficoscirculares slo pueden contener una serie de datos mientras que los grficos de anillospueden tener varias.

MODI&ICACI4N DE LOS DATOS DE UN GR&ICO:Antes que se pueda modificar un grfico de una hoja es necesario activarlo para ello seda clic sobre l.Una vez activado ste queda rodeado por un borde y la barra de mens cambia paraque se puedan modificar los datos o a4adir l$neas y colores. ;ara suprimir una serie dedatos, se selecciona la serie y se pulsa suprimir.;ara a4adir una serie de datos en un grfico incrustado en una hoja basta con arrastrarlos datos hasta el grfico.;ara a4adir una serie de datos en u grfico de una hoja de grfico, se emplea la ordenAgregar datos% del men grfico y marcar el rango que contiene los nuevos datos delgrfico.

MODI&ICACI4N DE LOS GR&ICOS:;ara ello debe activarse el grfico a cambiar. con el puntero del ratn en dicha rea,pulsar el botn derecho del mouse! se visualiza el men contextual" y seleccionar ipode grfico, se abre entonces dicho cuadro de dilogo y se selecciona all$ el tipo degrfico que se desea.6uando se hacen cambios entre tipos de grficos diferentes es posible que no se veantodos los datos o que en ellos no aparezcan como se esperaba. ambin puedemostrarse un grfico con la orden FrficoQtipo grfico..

;ara suprimir una leyenda basta seleccionarla y luego 'U;.MEJORAR LOS GR&ICOS:

'i se desea resaltar un dato espec$fico de un grfico se puede a4adir una flecha o l$neaempleando el botn de 1ibujo de la barra de herramientas.;ara ello se activa el grfico.;ulsar el botn de dibujo para visualizar la barra de herramientas de dibujo.;ara trazar por ejemplo una flecha, se parte desde afuera del grfico hacia el punto quese desea se4alar y se suelta el botn del mouse.'e pulsa el botn de cierre de la barra de herramientas de dibujo.

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;uede adems incluirse una nota explicativa o cuadros de texto directamente dentro delgrfico.;ara ello se pulsa el botn de 6uadro de texto de la barra de herramienta estndar, elpuntero cambia a una cruz, se arrastra entonces el ratn hasta formar un rectngulopara el texto del tama4o que se desee y luego se digita el texto a incluir, se pulsa porfuera del cuadro de texto para cerrarlo.;ara redimensionar un cuadro de texto basta con seleccionar nuevamente el cuadro yredimensionarlo.

MODI&ICACI4N DEL TEXTO 5 DE LOS &ORMATOS DEL CUADRO DE TEXTO:;ara modificar el aspecto del texto esto se hace como se procede con cualquier opcinde texto en la hoja. 'i se desea cambiar varios aspectos del texto al mismo tiempo sepuede emplear la orden /ormato del objeto del men contextual.

generalidades hoja de calculo

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