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Propuesta de servicios de AdministraciónTRANSCRIPT
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GDM Gerenciamientos SRL
2015
Propuesta de Servicios Administración de Condominios
Condominio Altavista Heredia
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12 de enero del 2015
Estimado
Sr. Rodrigo Calderón
En Concreto
CONDOMINIO ALTAVISTA HEREDIA
Es un gusto presentarle nuestra OFERTA DE SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN para el
CCOONNDDOOMMIINNIIOO AALLTTAAVVIISSTTAA HHEERREEDDIIAA
Es agradable vivir en un condominio, ya que ofrece una cantidad de ventajas importantes que
pueden hacer la diferencia al momento de realizar la inversión en vivienda. Este régimen
habitacional conlleva intrínseco la necesidad de atender una serie de labores administrativas.
GDM GERENCIAMIENTOS SRL, se desempeña en el campo de administración y mantenimiento de
propiedades, instalaciones, equipos, manejo de personal misceláneo, seguridad, jardinería en sitio,
trabajos contables y administración en general. Actualmente estamos manejando proyectos que
suman 700 filiales.
PRESENTACIÓN DE LA COMPAÑIA
GDM Gerenciamientos SRL
Cédula Jurídica: 3-102-517881
Web site: www.gdm.co.cr
Contáctenos: [email protected]
Oficinas Centrales: Heredia, Centro Comercial Plaza Victoria, local #15. 50m. oeste de la entrada
principal del la UNA.
Proyectos administrados:
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Condominio Vila del Sendero compuesto por 304 Filiales, ubicado en San Rafael de
Heredia.
Condominio Hacienda San Antonio II compuesto por 71 Filiales, ubicado en San Antonio de
Desamparados.
Condominio Hacienda San Antonio I, 69 Filiales. ubicado en San Antonio de Desamparados
Condominio Vila Jardín Real compuesto por 178 filiales en la Guácima de Alajuela.
Condominio Vila de la Colina compuesto por 81 Filiales, ubicado en Desamparados de
Alajuela.
Referencial comerciales: Pueden contactar a las siguientes personas:
Ing. David Segura Castro / Director de Grupo Vila / Tel: 8886-7138 /
Lic. Alexander Sandoval Loría. / Gerente General de la SAFI Mutual Alajuela / Tel: 8718-
0103 / [email protected]
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NUESTRA PROPUESTA:
GDM ofrece un servicio de Administración Integral de Condominios cuyo objetivo es brindar
atención profesional a todos los requerimientos de mantenimiento, financieros, comerciales,
legales, entre otros.
A continuación se presentan los detalles de las funciones ofertadas.
DDEETTAALLLLEE DDEE FFUUNNCCIIOONNEESS
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CUOTAS DE GASTOS COMUNES
GDM prepara los presupuestos anuales que serán presentados en la Asamblea General Ordinaria
de propietarios, en el modelo utilizado por la empresa calculamos los presupuestos incluyendo la
cuota ordinaria, extraordinaria, pólizas de seguros y un fondo de reserva (que normalmente está
especificado en el reglamento de cada condominio).
CUENTAS POR COBRAR
Nuestra gestión de cobro se basa en un control cruzado de información, desde el ingreso por
transferencia electrónica hasta el giro de la factura y recibo, de esta forma los registros de cobros
son transparentes y exactos. También los estados de cuenta por filial se encuentran disponibles en
el momento que los propietarios lo soliciten mediante un departamento de cuentas por cobrar.
Lo anterior descrito nos permite mejor rastreabilidad de los fondos en el condominio y
transparencia contable. Bajo la misma premisa trabajamos con la facturación electrónica que
permite brindar las facturas y recibos cancelados vía correo electrónico y de esta manera no
hayan pérdida de comprobantes de pago, facturas o recibos.
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En determinado caso, cuando exista ausencia de pago por parte de algún propietario tenemos un
protocolo establecido para obtener el dinero de las cuotas de gastos comunes, previo al
cumplimiento de un proceso de cobro administrativo o judicial.
CONTABILIDAD
GDM Gerenciamientos utiliza un SOFTWARE CONTABLE EXCLUSIVO PARA CONDOMINIOS que
permite establecer controles necesarios para una contabilidad completa y detallada (con todos los
comprobantes que justifican los diferentes movimientos financieros) , esta herramienta exclusiva
permite obtener flujos de caja actualizados, registros de movimiento por cuenta, información
financiera para asambleas exactas.
Mensualmente la empresa emite los estados financieros (treinta días después de la fecha de
cierre) y los dispone en su sitio web para consulta general de todos los condóminos, de esta
manera cualquier propietario pueden conocer el estatus financiero del inmueble en el momento
de conveniencia.
MANEJO DE FONDOS
La empresa se encuentra comprometida a un manejo de la totalidad de los fondos del Condominio
en relación exacta con el cobro de cuotas y la ejecución de los gastos de acuerdo al presupuesto
establecido y aprobado por la Asamblea de Propietarios.
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL DE MANTENIMIENTO EN ASEO Y LIMPIEZA DE ÁREAS
COMUNES
GDM puede manejar varias modalidades, ya sea que los colaboradores estén dentro de planilla de
GDM, contratados a una tercera empresa o bien directamente en planilla del Condominio. En el
caso de un servicio de outsourcing es política de la empresa ejecutar una terna de proveedores
que se ajusten al presupuesto y necesidades del condominio, siendo entonces un modelo más
transparente y ajustado a la realidad del condominio.
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ATENCIÓN DE REPARACIONES Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
Se atenderá la labor de reparaciones y mantenimiento de instalaciones, mediante el personal
propio del Condominio cuando sea posible o mediante la contratación de personal externo al
Condominio según la especialidad requerida.
SUPERVISIÓN DE COMPAÑÍAS CONTRATADAS POR EL CONDOMINIO
Se supervisarán las compañías que el condominio contrate para los diferentes servicios
requeridos, como: seguridad, jardinería, mantenimiento de piscinas, ascensores, entre otras.
Coordinándose con ellos detalles de la operación en sitio, control sobre los contratos y protocolos
existentes.
GESTIÓN DE COMPRAS
Levantamiento de lista mensual de insumos y materiales necesarios en el Condominio, de rutina o
extraordinarios, compra y envío de los mismos. El envío de insumos y materiales se hará a cargo
de GDM, pero cuando se considere necesario el envío de un transporte adicional (para pedidos
especiales o voluminosos de material), se contratará un flete para dicho propósito (el Condominio
asume este costo).
Pago de cualquier obligación del Condominio por concepto de servicios públicos, pago de
impuestos, u otros.
SUPERVISIÓN DE INSTALACIONES
Control constante de las necesidades de mantenimiento general de las instalaciones del
Condominio, se define una plan de mantenimiento anual y se le asigna un presupuesto aprobado
por la Junta de Condóminos a fin de ir proponiendo pasos convenientes a seguir para la atención
adecuada de necesidades, ya sea de jardinería, ornato, pintura, mantenimiento de parques, etc.
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GESTIONES ADMINISTRATIVAS VARIAS
GDM realiza ARBITRAJES entre condóminos, con la finalidad de ayudar a mantener la armonía en
el Condominio y también trabaja activamente con la elaboración de REGLAMENTOS INTERNOS Y
PROTOCOLOS para una mejor convivencia en la comunidad. Como servicio complementario, la
empresa Administradora emite mensualmente a los propietarios un BOLETÍN INFORMATIVO sobre
el estatus del condominio tanto en la parte operativa como contable con el fin de mantener
informados a los propietarios sobre los asuntos más significativos.
ASISTENCIA LEGAL
La asistencia legal la realizamos con un Bufete especializado en temas de propiedad horizontal,
con lo que las nos asegurados que los procedimientos y el actuar general están debidamente
fundamentados. Los costos de documentación legal y consultas específicas serán contemplados
en el presupuesto ordinario del Condominio.
ASAMBLEAS
GDM Organizará las ASAMBLEAS de Propietarios, ya sean ordinarias o extraordinarias con los
protocolos legales correspondientes, lo cual implica: emisión de la convocatoria por los medios
formales indicados por reglamento y otros que considere pertinentes, organización de la logística
del evento y presentación de la información para los condóminos.
SOFTWARE EXCLUSIVO PARA CONDOMINIOS (Servicio complementario)
GDM tiene implementado un software específico para la administración de Condominios sin costo
para los usuarios, que permite el manejo de la administración en una plataforma web, que puede
ser utilizada por todos los condóminos con su usuario y contraseña de acceso para realizar todas
las consultas que requieran, contratar servicios adicionales, reservar áreas comunes (si aplica),
revisar estados financieros, documentación general del condominio, manejar la base de datos de
cada filial, entre otras.
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Esta plataforma web también se utiliza para que los propietarios registren los habitantes de las
filiales, familiares y amigos que cuenta con autorización de ingreso al inmueble que coadyuva al
oficial de seguridad a filtrar los ingresos del condominio y mantener un registro de visitas
actualizado.
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA PROPUESTA:
PERSONAL ASIGNADO:
Para la atención directa de su Condominio, GDM estima que se podría manejar de la siguiente
manera:
GDM asignaría un Supervisor de Condominio bajo el sistema de tiempo completo, la cual tendrá
bajo su responsabilidad supervisar de instalaciones, atención de los condóminos en sus
inquietudes y necesidades, coordinación de proveedores, realizar las cotizaciones, control de los
servicios de jardinería, control sobre las gestiones de seguridad, supervisor de proyectos y
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Karen Gutiérrez
GDM Gerenciamientos SRL
Empresa Administradora de Condominios
Tel: (506) 2238-4773 / [email protected] / www.gdm.co.cr
seguimiento al cumplimiento del reglamento y protocolos del condominio. Además, hay un Jefe
de supervisores que brindará seguimiento al servicio administrativo de nuestra empresa.
PRECIO DEL SERVICIO:
La propuesta económica para la Administración del CONDOMINIO ALTAVISTA HEREDIA es de un
millón ciento cincuenta y dos colones exactos (¢1.152.000,00), el cual se cancela al final de cada
mes y aumentos anuales según el índice de inflación acumulada calculada por el BCCR.
Una vez confirmado el nombramiento de GDM como ente administrador, requerimos de 15 días
naturales para preparar el inicio de funciones en el sitio.
Esperamos que esta propuesta sea de su agrado, si existe algún punto que les genere alguna
consulta, estamos para servirles.
Cualquier duda o consulta puede comunicarse con nosotros al correo [email protected]
Muy agradecida por participar como oferente para la administración de su condominio se despide
cordialmente,