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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE

LA CASA, S.A.

http://www.pdfcomplete.com/cms/hppl/tabid/108/Default.aspx?r=q8b3uige22

Departamento de Optimización Gerencia de Planificación, Gestión y Presupuesto:

Sello de Junta Directiva Sustituye Versión

Jefe de Departamento

Gerente

Versión Aprobada en Junta Directiva Resolución Nº de fecha

Nº 01

FECHA:

DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

FECHA: JULIO 2009

CÓDIGO: MNYPEP

MANUAL: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

SISTEMA: ADMINISTRACIÓN

SUBSISTEMA: EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

ACEPTACIÓN DEL USUARIO

El presente documento constituye el Manual de Normas y Procedimientos para la Ejecución

Presupuestaria de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas, S.A., LA CASA

S.A., el cual fue visto, analizado y aceptado en su contenido por el Director General de

Administración, Gerente Administración y Finanzas, Jefe del Departamento de Ejecución

Presupuestaria , como usuarios principales.

DIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO

PÁGINA 3

CÓDIGO: MNYPEP




INDICE




Gerente

Versión Aprobada en Junta Directiva Resolución Nº JD-2010-177de fecha

09/04/2010

Nº

FECHA:

CORPORACION DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS AGRICOLAS

CONTENIDO CAPÍTULO PÁGINA

Objetivo, Alcance y Marco Legal I 5

Información General sobre el Manual II 7

Glosario de Términos III 10

Normas Generales IV 13

1. Normas Especificas para la Solicitud de Disponibilidad

Presupuestaria “Fase de Comprometido” V 15

1.1 Procedimiento para la Solicitud de Disponibilidad

Presupuestaria “Fase de Comprometido” VI 17

2. Normas Especificas para la Imputación Presupuestaria “Fase

de Causado”

VII

20

2.1 Procedimiento para la Imputación Presupuestaria “Fase

Causado”

VIII 21

3. Normas Especificas para el Pago Presupuestario “Fase de

Pagado”

XI 23

3.1 Procedimiento para el Pago Presupuestario “Fase Pagado” X 24

Anexos XI 26

Anexo 1: Principios del Presupuesto 27

Anexo 2: Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria 33

Anexo 3: Punto de Cuenta 34


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO

PÁGINA 4

CÓDIGO: MNYPEP




INDICE




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


Anexo 4: Orden de Servicio 35

Anexo 5: Orden de Compra 36

Anexo 6: Traspaso Presupuestario 37

Anexo 7: Comprobante de Registro de Ejecución Anexo 1:

Presupuestario

38

Anexo 8: Formulario Solicitud de Viáticos 39

Anexo 9: Formato de Reposición de Caja Chica 40

Anexo 10: Solicitud de Apertura de Carta de Crédito 41

Anexo 11: Solicitud de Pago 42

Anexo 12: Relación de Facturas 43

Control de Lectura 44


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CAPITULO I

PÁGINA 5

CÓDIGO: MNYPEP




OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO LEGAL




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


OBJETIVO

El Manual de Normas y Procedimientos para la Ejecución Presupuestaria pretende servir

como un instrumento de control interno para evaluar las operaciones que se lleven a cabo

para lograr la ejecución presupuestaria en términos de eficiencia, eficacia y efectividad;

asimismo, garantizar el control administrativo y facilitar las labores de auditorias y control

fiscal, estableciendo los lineamientos metodológicos de acción práctica para la ejecución del

presupuesto de LA CASA, S.A., a fin de organizar los procesos y definir con mayor precisión

la distribución de responsabilidades.

ALCANCE

El presente Manual de Normas y Procedimientos comprende el Proceso de Ejecución

Presupuestaria desde la Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria hasta la Imputación y

Pagado correspondiente, estableciendo lineamientos y responsabilidades a cada uno de los

involucrados.

MARCO LEGAL

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la Gaceta Oficial de

la República Bolivariana, Extraordinario Nº 5.908 de fecha 19 de Febrero de 2009.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nro.

37.347 de fecha 17 de Diciembre de 2001

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta

Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.147 del 26 de Marzo de 2009.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO I

PÁGINA 6

CÓDIGO: MNYPEP




OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO LEGAL




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


Reglamento Nº 01 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público

aprobado según Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.781 del 12 de Agosto de 2005.

Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos, vigente.

Ley Contra la Corrupción, publicada en la Gaceta Oficial Nº 5.637 Extraordinaria de

fecha 07 de abril de 2003.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO II

PÁGINA 7

CÓDIGO: MNYPEP




INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL MANUAL




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


DE LA CODIFICACIÓN DEL MANUAL

El contenido del Manual está dividido en capítulos ubicados en el margen superior derecho e

identificado en números romanos. La página indica el número consecut ivo del capítulo y se

indica en números arábigos, como ejemplo véase los títulos de esta página:

Capítulo II

Página 7

Así mismo, se establece un Código único para cada Manual, ubicado en la parte superior

derecha, que identifica el tipo de documento, la Unidad usuaria y el correlativo asignado que

le permitirá ubicar rápidamente cualquier documento, como ejemplo véase el título de esta

página:

MNYPEP

RESPONSABILIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL MANUAL

Es responsabili dad de la Gerencia de Planificación, Gestión y Presupuesto a través del

Departamento de Optimización, la actualización del presente Manual, por requerimiento

de los usuarios de la Dirección General de Administración y la Gerencia de

Administración y Finanzas, quienes a su vez tendrán la responsabilidad de velar por

mantener actualizados los Manuales e instrucciones de trabajo existentes, relacionados

con el proceso en cuestión.

Es responsabili dad de los Jefes de Departamento de las Unidades involucradas en estos

procesos, asegurar que las normas y procedimientos establecidos en el presente

documento sean de estricto cumplimiento por parte del personal que labora en el mismo,


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO II

PÁGINA 8

CÓDIGO: MNYPEP








Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


así como, exigirles a éstos su firma en el formulario “Control de Lectura”, en señal de

haber sido notificado del contenido del Manual.

Para solicitar cualquier revisión y/o corrección de este Manual se enviará un memorando

a la Gerencia de Planificación, Gestión y Presupuesto con los siguientes datos:

a. Nombre del Empleado que hace la sugerencia.

b. Denominación del cargo que ocupa.

c. Fecha de envío.

d. Objeto de la revisión y corrección.

e. Capítulo(s) a ser cambiado(s) (Número o Título).

f. Explicaciones del alcance, contenido y razones a su favor.

g. Borrador de los cambios propuestos.

UNIDADES INVOLUCRADAS Unidad Solicitante: A través de una Solicitud a la Dirección General de Administración

dará inicio a los procesos de ejecución financiera.

Dirección General de Administración: Será responsable de verificar y aprobar las

solicitudes concernientes al Departamento de Ejecución Presupuestaria.

Gerencia de Administración y Finanzas: Será responsable de verificar las solicitudes

concernientes al Departamento de Ejecución Presupuestaria.

Departamento de Ejecución Presupuestaria: Será responsable de ejecutar los

procedimientos correspondientes con los procesos de correspondientes a las

siguientes fases:

Comprometido,

Causado y


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO II

PÁGINA 9

CÓDIGO: MNYPEP








Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


Pagado.

Departamento de Ordenación de Pagos: Será responsable de elaborar una lista

contentiva de todos los pagos nacionales enviados al banco y remitirlos al

Departamento de Ejecución Presupuestaria para hacer efectivo lo que se conoce con el

nombre de: Pagado Presupuestario.

Departamento de Finanzas: Será responsable de elaborar una lista contentiva de

todos los pagos Internacionales enviados al Banco y remitirlos al Departamento de

Ejecución Presupuestaria para realizar el Pagado Presupuestario.

DE LA DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL

El número de Manuales físicos distribuidos, así como también los nombres de las

dependencias que los reciben, serán archivados en la Gerencia de Planificación, Gestión y

Presupuesto para efectos de envío de las revisiones o correcciones futuras. El Manual se

mantendrá en línea a través de los medios tecnológicos disponibles como material de

consulta, tanto de todos los usuarios involucrados en el proceso, como del resto del

personal de la Corporación.

LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Todas las dependencias administrativas de la Corporación de Abastecimiento y Servicios

Agrícolas., S.A., LA CASA S.A., que lo requieran.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO III

PÁGINA 10

CÓDIGO: MNYPEP




GLOSARIO DE TERMINOS




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


C

Créditos Presupuestarios: Los Créditos Presupuestarios son las asignaciones previstas

para financiar los gastos corrientes, de capital y las aplicaciones financieras, las cuales

deben imputarse a las partidas asignadas a cada una de las categorías presupuestarias

previstas para el ejercicio económico correspondiente.

F

Fase del Causado: Esta etapa un gasto se considera causado al hacerse exigible el

cumplimiento de la obligación de pago válidamente adquirida y afectará los créditos

presupuestarios con su registro definitivo con cargo al presupuesto. (Articulo 57, Reglamento

N°1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP).

Fase del Comprometido: Esta etapa hace referencia a una obligación contraída o a una

promesa o palabra dada, por lo tanto significa prometer u obligarse moral o jurídicamente, al

cumplimiento de una obligación, generando responsabilidad para el autor de la promesa. A

los efectos del presente Manual, se entiende como la promesa de disposición formal que

implica la realización de un gasto.

Fase del Pagado: Esta etapa se materializa cuando el pago ha sido efectuado, mediante

cualquier instrumento o forma, extinguiéndose con ello cualquier obligación adquirida.

G

Gerencias generadoras de obligaciones: Son todas aquellas unidades de LA CASA, S.A.,

que en virtud de sus funciones dentro de la institución son ejecutoras de gastos previstos en

una partida presupuestaria con crédito disponible en el presupuesto vigente, previo a su


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO III

PÁGINA 11

CÓDIGO: MNYPEP








Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


aprobación en Punto de Cuenta, de acuerdo con el monto, por el Presidente o la Junta

Directiva de esta Corporación.

L

LOAFSP: Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, esta Ley tiene

por objeto regular la administración financiera, el sistema de control interno del sector

público, y los aspectos referidos a la coordinación macroeconómica, al Fondo de

Estabilización Macroeconómica y al Fondo de Ahorro Intergeneracional.

M

Modificaciones Presupuestarias: Son variaciones a los límites máximos de las

autorizaciones disponibles para gastar establecidas en la Ley de Presupuesto y en los

créditos presupuestarios acordados en la distribución general de la misma, para cada fuente

de financiamiento. Las Modificaciones presupuestarias solo podrán realizarse dentro de los

créditos asignados a la misma fuente de financiamiento.

O

Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE): Es el órgano rector del sistema

presupuestario público, y está bajo la responsabili dad y dirección de un Jefe de Oficina, de

libre nombramiento y remoción del Ministerio del Poder Popular para las Finanzas. Prepara y

dicta las normas e instrucciones técnicas relativas al desarrollo de las diferentes etapas del

proceso presupuestario.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO III

PÁGINA 12

CÓDIGO: MNYPEP








Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


P

Pago: Es uno de los modos de extinguir las obligaciones, que consiste en el cumplimiento

efectivo de la prestación debida, sea esta de dar, hacer o no hacer (no solo se refiere a la

entrega de una cantidad de dinero o de una cosa). Pago es el cumplimiento del contenido

del objeto de una prestación. En economía es toda salida material o virtual de fondos de la

tesorería pública.

Presupuesto: Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de

operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.

También se entiende por Presupuesto al sistema mediante el cual se elabora, aprueba,

coordina la ejecución, controla y evalúa la producción pública (Bien o Servicio) de una

institución, sector o región, en función de la políticas de desarrollo previstas en los Planes. El

presupuesto es la expresión financiera para apoyar la ejecución de las acciones

contempladas en el Plan Operativo Anual Nacional (P.O.A.N.).

S

Sistema Presupuestario: Se entiende por Sistema Presupuestario el que está integrado por

el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que rigen el proceso

presupuestario de los entes y órganos del sector público.

T

Traspaso Presupuestario: Son reasignaciones de créditos presupuestarios entre partidas y

subpartidas genéricas, específicas y subespecíficas de un mismo programa o distintos

programas, las cuales no afectan el total de los gastos previstos en el presupuesto

aprobado.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO IV

PÁGINA 13

CÓDIGO: MNYPEP




NORMAS GENERALES




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


1. La Ejecución Presupuestaria de LA CASA, S.A., se efectuará bajo la normativa

contenida en el Marco Legal vigente correspondiente a la materia de presupuesto, y en

los “Principios del Presupuesto” los cuales son contemplados en el presente Manual,

específicamente en el Anexo N° 1.

2. La Gerencia de Administración y Finanzas a través del Departamento de Ejecución

Presupuestaria, deberá remitir a la Gerencia de Planificación, Gestión y Presupuesto el

cierre de cada mes de los Proyectos y Acciones Centralizadas de la ejecución

presupuestaria.


Presupuestaria, deberá remitir a la Gerencia de Planificación, Gestión y Presupuesto el

cierre de cada trimestre de la Ejecución Financiera del Presupuesto de LA CASA, S.A.,

dentro de los quince (15) días una vez culminado el trimestre con el objeto de revisar y

remitir la Ejecución Físico Financiera a la ONAPRE, MINPPAL y Contraloría General de

la República.


Presupuestaria deberá comprometer el gasto según solicitud de las Gerencias

generadoras de compromisos, los cuales deberán consignar la Solicitud de

Disponibilidad Presupuestaria.


Presupuestaria deberá causar el gasto una vez que sea aprobada la solicitud de

desembolso, la carta de crédito o la emisión de cheque, por lo que se debe actualizar la


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO IV

PÁGINA 14

CÓDIGO: MNYPEP




NORMAS GENERALES




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


fase del “Causado” en la Ejecución Presupuestaria.


Presupuestaria pagara el gasto al momento de enviar el Cheque debidamente firmado a

la caja, la Carta de Crédito o la Solicitud de Desembolso al Banco.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO V

PÁGINA 15

CÓDIGO: MNYPEP




NORMAS ESPECIFICAS PARA LA SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA “FASE COMPROMETIDO”




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


1. Las Gerencias y Unidades de LA CASA, S.A., que requieran disponibilidad

presupuestaria, deberán enviar un memorando a la Dirección General de Administración

con sus respectivos anexos: (Punto de Cuenta, Oferta de Servicio / Oferta de Compras,

entre otros), para fundamentar la respectiva solicitud.

2. El Departamento de Ejecución Presupuestaria recibirá de las Unidades solicitantes el

memorando de “Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria” y en caso de tener

disponibilidad lo remitirá a la Unidad solicitante con su respectivo código presupuestario

y monto a comprometer.

3. La Unidad solicitante una vez que recibe la Disponibilidad Presupuestaria tendrá un

lapso de 60 días, dependiendo del caso, para formalizar el compromiso:

En los casos de adquisición de servicios tales como: mantenimiento de Plantas de Silos,

Almacenes, Frigoríficos, Depósitos, entre otros, se requiere de contrato firmado por el

representante legal de la empresa y representante legal de LA CASA, S.A.

En el caso de adquisiciones adquisición de bienes, tales como compras de alimentos

nacionales e internacionales, materias primas y otros, de esta misma característica, se

requiere orden de compra venta.

En el caso de servicios de empaquetado, maquila, almacenaje, fletes entre otros, se

requiere orden de Servicio.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO V

PÁGINA 16

CÓDIGO: MNYPEP




NORMAS ESPECIFICAS PARA LA SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA “FASE COMPROMETIDO”




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


4. En caso de no formalizar el compromiso en el lapso establecido (60 días), el

Departamento de Ejecución Presupuestaria liberará el monto especificado en la

Disponibilidad Presupuestaria. Excepto, en los casos donde la Unidad solicitante envíe

una exposición de motivos donde solicite prorroga, que no podrá exceder de un lapso

de 30 días hábiles, contados a partir de su recepción por parte del Departamento de

Ejecución Presupuestaria.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO VI

PÁGINA 17

CÓDIGO: MNYPEP




PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

“FASE COMPROMETIDO”




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


OBJETIVO: El propósito de este procedimiento es llevar un control eficiente y oportuno de los

Compromisos Presupuestarios adquiridos por LA CASA, S.A.

UNIDADES INVOLUCRADAS:

Unidad Solicitante

Dirección General de Administración

Gerencia de Administración y Finanzas

Departamento de Ejecución Presupuestaria

FORMULARIOS Y DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN:

Punto de Cuenta

Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria

Contrato debidamente suscrito

Oferta de Servicio

Oferta de Compra

Traspaso Presupuestario

Comprobante de Registro de Ejecución Presupuestaria


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO VI

PÁGINA 18

CÓDIGO: MNYPEP









Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Unidad Solicitante

Dirección General de Administración/

Secretaria

Gerencia de Administración y

Finanzas

Departamento de

Ejecución Presupuestaria

Analista de Presupuesto

1. Envía a la Dirección General de Administración Memorando “Solicitud de

Disponibilidad Presupuestaria”, con sus respectivos anexos (Punto de

Cuenta, Oferta de Servicio / Oferta de Compras, Análisis de la Oferta,

entre otros).

2. Recibe Memorando “Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria”, con sus

respectivos anexos.

3. Firma, sella y coloca fecha de recibida, devuelve Copia firmada del

Memorando “Solicitud de disponibilidad Presupuestaria” a la Unidad

solicitante para su información y control.

4. Entrega a la Gerencia de Administración y Finanzas Memorando

“Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria”, con sus respectivos anexos.

5. Recibe los documentos arriba mencionados y los envía al Departamento.

de Ejecución Presupuestaria.

6. Recibe Memorando “Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria”, con sus

respectivos anexos y los asigna a un Analista.

7. Verifica a través del Sistema de Gestión Tributaria la disponibilidad para

el gasto solicitado.

8. En caso de no existir Disponibilidad Presupuestaria elabora memorando

para la firma del Director y devuelve toda la documentación recibida a la

Unidad Solicitante, notificando que deben realizar una solicitud para el

Traspaso Presupuestario.

9. En caso de existir Disponibilidad Presupuestaria, procede a su registro en


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO VI

PÁGINA 19

CÓDIGO: MNYPEP









Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:



Jefe de Dpto. de Ejecución Presupuestaria


el sistema, indicando:

Código Presupuestario

Denominación

Monto a Comprometer

10. Imprime a través del Sistema el “Comprobante de Registro de Ejecución

Presupuestaria”, coloca firma y sello.

11. Entrega al Jefe del Dpto. de Ejecución Presupuestaria para su revisión y

firma y la del Gerente de Administración y Finanzas.

12. Revisa de estar conforme firma, solicita la autorización del Gerente de

Administración y Finanzas en el “Comprobante de Registro de Ejecución

Presupuestaria.

13. Entrega al Analista de Presupuesto el “Comprobante de Registro de

Ejecución Presupuestaria.

14. Remite el “Comprobante de Registro de Ejecución Presupuestaria” a la

Unidad solicitante para su información.

15. Archiva copia del “Comprobante de Registro de Ejecución

Presupuestaria”. Hasta recibir de la Unidad solicitante los documentos

correspondientes para realizar la formalización del compromiso.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO VII

PÁGINA 20

CÓDIGO: MNYPEP




NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA

“FASE CAUSADO”




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


1. Los documentos requeridos para causar el gasto son los siguientes:

Adquisición de Materiales,

Servicios básicos y Bienes (facturas),

Solicitud de Viáticos (formulario),

Reposición de Caja chica (formulario de reposición).

2. En el caso de la adquisición de compras internacionales de alimentos el documento

requerido será la Solicitud de Apertura de la Carta de Crédito, y para las compras

Nacionales las facturas.

3. La Gerencia de Administración y Finanzas entregará la documentación para realizar

imputación presupuestaria al Departamento de Ejecución Presupuestaria, (en ningún

caso éste Departamento recibirá los documentos requeridos para realizar imputaciones

presupuestarias, que no provengan de la Gerencia de Administración y Finanzas).

4. Todos los documentos que amparan el gasto deberán estar registrados en una “Relación

de Documentos”, a fin de establecer un control.

5. El Departamento de Ejecución Presupuestaria, no suministrara información de los

documentos procesados, al personal ajeno a este Departamento, guardando debida

reserva y otorgándole a la citada información el carácter de confidencial.

6. Todos los documentos procesados en el Departamento de Ejecución Presupuestaria,

deberán presentar la firma del Analista responsable y del Jefe del Departamento.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO VIII

PÁGINA 21

CÓDIGO: MNYPEP




PROCEDIMIENTO PARA LA IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA

“FASE CAUSADO”




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


OBJETIVO: El propósito de este procedimiento es definir cada uno de los pasos a seguir para registrar

el gasto en la Fase del causado, una vez recibido el bien o el servicio de manera conforme

por la Unidad Solicitante.


Unidad Solicitante





Relación de Facturas

Formulario de Solicitud de Viáticos

Formato de Reposición de Caja Chica

Solicitud de apertura de la Carta de Crédito



DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO VIII

PÁGINA 22

CÓDIGO: MNYPEP




PROCEDIMIENTO PARA LA IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA

“FASE CAUSADO”




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:



Unidad Solicitante

Dirección General de

Administración Secretaria

Gerencia de

Administración y Finanzas



1. Envía a la Dirección General de Administración los siguientes

documentos, de acuerdo al gasto:

Memorando Solicitud de Pago,

Relación de Facturas,

Formulario de Viático,

Formato de Reposición de Caja Chica.

“Solicitud de apertura de la Carta de Crédito”. (original y copia).

Relación de documentos enviados.

2. Recibe los documentos mencionados en el paso Nº 1 de este

Procedimiento.

Firma, sella y coloca fecha memorando (original y copia) y devuelve

copia firmada del Memorando Solicitud de Pago a la Unidad solicitante

para su información y control.

Entrega Memorando Solicitud de Pago a la Gerencia de

Administración y Finanzas.

3. Recibe los documentos mencionados en el paso Nº 1 de este

Procedimiento, verifica que los documentos recibidos contengan las

firmas de aprobación correspondientes y envía al Dpto. de Ejecución

Presupuestaria.

4. Recibe los documentos y los asigna a un Analista.

5. En caso de estar toda la documentación en orden se procede a causar el

gasto a través del Sistema.

6. Imprime el “Comprobante de Registro de Ejecución Presupuestaria”

7. Anexa el “Comprobante de Registro de Ejecución Presupuestaria” al

expediente, y lo remite al Departamento de Ordenación de Pago (Pago

en moneda Nacional) o al Departamento de Finanzas (Pago en moneda

Extranjera), para su posterior pago.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO IX

PÁGINA 23

CÓDIGO: MNYPEP




NORMAS ESPECIFICAS PARA EL PAGO PRESUPUESTARIO

“FASE PAGADO”




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


1. El Departamento de Ejecución Presupuestaria deberá conciliar el Pagado cada 15 días,

con los Departamentos de Finanzas y Ordenación de Pagos, para verificar que todos los

instrumentos de pagos han sido debidamente registrados en la Ejecución

Presupuestaria.

2. En caso de existir compromisos iguales o mayores a 2 meses sin efectuar, es obligación

del Departamento de Ejecución Presupuestaria realizar el seguimiento a objeto de

eliminar el compromiso, en caso de que este ya no se vaya a realizar.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO X

PÁGINA 24

CÓDIGO: MNYPEP




PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO PRESUPUESTARIO

“FASE PAGADO”




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:


OBJETIVO:

El propósito de este procedimiento es definir los pasos a seguir para el registro lo pagado en

la fase del procedimiento denominada “Fase Pagado”, en el cual se cancela una obligación o

se hace efectivo un anticipo financiero.


Unidad Solicitante



Departamento de Finanzas

Departamento de Ordenación de Pagos



Solicitud de Pago

Relación de Pagos


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO X

PÁGINA 25

CÓDIGO: MNYPEP




PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO PRESUPUESTARIO

“FASE PAGADO”




Gerente


09/04/2010

Nº

FECHA:




Gerencia de

Administración y Finanzas

Departamento de Finanzas / Departamento de Ordenación de Pagos



1. Envía a la Gerencia de Administración y Finanzas los Cheques, las

Cartas de Crédito (Pago en moneda Extranjera) o la Solicitud de Pago

(Pago en moneda Nacional) debidamente firmados por los cuentadantes

registrados en el banco.

2. Verifica la documentación recibida y la envía al Departamento de

Finanzas o al Departamento de Ordenación de Pagos para su remisión al

banco de acuerdo con el pago.

3. Elabora una “Relación de Pagos” contentiva de todos los pagos y/o

cartas de crédito (según corresponda) enviados al banco y lo remite al

Departamento de Ejecución Presupuestaria para registrar el Pagado

Presupuestario.

4. Recibe la “Relación de Pagos” y la asigna a un Analista

5. Recibe la “Relación de Pagos”, registra la información en el Sistema,

correspondiente a los pagos realizados.

6. Archiva la “Relación de Pagos” realizados por fecha para su información

y control.


ANEXOS


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO XI

PÁGINA 27

CÓDIGO: MNYPEP




ANEXO 1

Principios del Presupuesto




Gerente


Nº 01

FECHA:


1. Programación: Se desprende de la propia naturaleza del presupuesto y sostiene que

éste debe tener el contenido y la forma de la programación.

a. Contenido: establece que deben estar todos los elementos que permitan la definición y

la adopción de los objetivos prioritarios. El grado de aplicación no está dado por ninguno

de los extremos, pues no existe un presupuesto que carezca completamente de una

base programática, así como tampoco existe uno en el que se hubiese conseguido la

total aplicación de la técnica.

b. Forma: en cuanto a la forma, con él deben explicitarse todo los elementos de la

programación, es decir, se deben señalar los objetivos adoptados, las acciones

necesarias a efectuarse para lograr esos objetivos; los recursos humanos, materiales y

servicios de terceros que demanden esas acciones así como los recursos monetarios

necesarios que demanden esos recursos.

Respecto de la forma mediante este principio se sostiene que deben contemplarse

todos los elementos que integran el concepto de programación. Es decir, que deben

expresarse claramente los objetivos concretos adoptados, el conjunto de acciones

necesarias para alcanzar dichos objetivos, los recursos humanos, materiales y otros

servicios que demanden dichas acciones y para cuya movilización se requieren

determinados recursos monetarios, aspecto este último que determina los créditos

presupuestarios necesarios.


DEPARTAMENTO DE

OPTIMIZACION

CAPITULO XI

PÁGINA 28

CÓDIGO: MNYPEP




ANEXO 1





Gerente


Nº 01

FECHA:


2. Integralidad: en la actualidad, la característica esencial del método de presupuesto por

programas, está dado por la integralidad en su concepción y en su aplicación en los hechos.

El presupuesto no sería realmente programático si no cumple con las condiciones que

imponen los cuatro enfoques de la integralidad. Es decir, que el presupuesto debe ser:

a. Un instrumento del sistema de planificación;

b. El reflejo de una política presupuestaria única;

c. Un proceso debidamente vertebrado; y

d. Un instrumento en el que debe aparecer todos los elementos de la programación.

3. Universalidad: dentro de este postulado se sustenta la necesidad de que aquello que

constituye materia del presupuesto debe ser incorporado en él.

Naturalmente que la amplitud de este principio depende del concepto que se tenga de

presupuesto. Si este sólo fuera la expresión financiera del programa de gobierno, no cabría

la inclusión de los elementos en términos físicos, con lo cual la programación quedaría

truncada.

En la concepción tradicional se consideraba que este principio podía exponerse

cabalmente bajo la "prohibición" de la existencia de fondos extrapresupuestarios.

4. Exclusividad: en cierto modo este principio complementa y precisa el postulado de la

universalidad, exigiendo que no se incluyan en la ley anual de presupuesto asuntos que no

sean inherentes a esta materia. Ambos principios tratan de precisar los límites y preservar la

claridad del presupuesto, así como de otros instrumentos jurídicos respetando el ámbito de

otras ciencias o técnicas. No obstante, de que en la mayoría de los países existe legislación


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ANEXO 1





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FECHA:


expresa sobre el principio de exclusividad, en los hechos no siempre se cumplen dichas

disposiciones legales.

En algunos países de América Latina, particularmente en épocas pasadas, se

estableció la costumbre de incluir en la ley de presupuestos disposiciones sobre

administración en general, y de personal en particular, tributación, política salarial, etc.,

llegando, excepcionalmente, desde luego, a dictar normas que ampliaban o reformaban el

Código Civil y el Código de Comercio. Sobre todo, en este último aspecto, tal inclusión no

era fruto de un error, sino que se procuraba evitar la rigurosidad del trámite parlamentario a

que están sujetas tales cuestiones.

5. Unidad: este principio se refiere a la obligatoriedad de que los presupuestos de todas las

instituciones del sector público, sean elaborados, aprobados, ejecutados y evaluados con

plena sujeción a la política presupuestaria única definida y adoptada por la autoridad

competente, de acuerdo con la ley, basándose en un solo método y expresándose

uniformemente.

En otras palabras, es indispensable que el presupuesto de cada entidad se ajuste al

principio de unidad, en su contenido, en sus métodos y en su expresión. Es menester que

sus políticas de financiamiento, funcionamiento y capitalización sean totalmente

complementarios entre sí.

6. Acuciosidad: para el cumplimiento de esta norma es imprescindible la presencia de las

siguientes condiciones básicas en las diversas etapas del proceso presupuestario:

a. Profundidad, sistema y organización en la labor técnica, en la toma de decisiones, en la

realización de acciones, en la formación y presentación del juicio sobre unas y otras, y


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ANEXO 1





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FECHA:


b. Sinceridad, honestidad y precisión en la adopción de los objetivos y fijación de los

correspondientes medios; en el proceso de su concreción o utilización; y en la

evaluación de nivel del cumplimiento de los fines, del grado de racionalidad en la

aplicación de los medios y de las causas de posibles desviaciones.

En otras palabras, este principio implica que se debe tender a la fijación de objetivos

posibles de alcanzar, altamente complementarios entre sí y que tengan la más alta prioridad.

7. Claridad: este principio tiene importancia para la eficiencia del presupuesto como

instrumento de gobierno, administración y ejecución de los planes de desarrollo socio-

económicos. Es esencialmente de carácter formal; si los documentos presupuestarios se

expresan de manera ordenada y clara, todas las etapas del proceso pueden ser llevadas a

cabo con mayor eficacia.

8. Especificación: este principio se refiere, básicamente, al aspecto financiero del

presupuesto y significa que, en materia de ingresos debe señalarse con precisión las fuentes

que los originan, y en el caso de las erogaciones, las características de los bienes y servicios

que deben adquirirse.

En materia de gastos para la aplicación de esta norma, es necesar io alejarse de dos

posiciones extremas que pueden presentarse; una sería asignar una cantidad global que

serviría para adquirir todos los insumos necesarios para alcanzar cada objetivo concreto y

otra, que consistiría en el detalle minucioso de cada uno de tales bienes y servicios.


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ANEXO 1





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FECHA:


La especificación significa no sólo la distinción del objetivo del gasto o la fuente del

ingreso, sino además la ubicación de aquellos y a veces de éstos, dentro de las instituciones,

a nivel global de las distintas categorías presupuestarias, y, en no contados casos, según

una distribución espacial. También es indispensable una correcta distinción entre tales

niveles o categorías de programación del gasto.

9. Periodicidad: este principio tiene su fundamento, por un lado, en la característica

dinámica de la acción estatal y de la realidad global del país, y, por otra parte, en la misma

naturaleza del presupuesto.

A través de este principio se procura la armonización de dos posiciones extremas,

adoptando un período presupuestario que no sea tan amplio que imposibilite la previsión con

cierto grado de minuciosidad, ni tan breve que impida la realización de las correspondientes

tareas.

La solución adoptada, en la mayoría de los países es la de considerar al período

presupuestario de duración anual.

10. Continuidad: se podría pensar que al sostener la vigencia del principio de periodicidad

se estuviera preconizando verdaderos cortes en el tiempo, de tal suerte que cada

presupuesto no tiene relación con los que le antecedieron, ni con los venideros. De ahí que

es necesario conjugar la anualidad con la continuidad, por supuesto que con plenos

caracteres dinámicos.

Esta norma postula que todas la etapas de cada ejercicio presupuestario deben

apoyarse en los resultados de ejercicios anteriores y tomar en cuenta las expectativas de

ejercicios futuros.


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ANEXO 1





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11. Flexibilidad: a través de este principio se sustenta que el presupuesto no adolezca de

rigideces que le impidan constituirse en un eficaz instrumento de: Administración, Gobierno y

Planificación.

Para lograr la flexibilidad en la ejecución del presupuesto, es necesario remover los

factores que obstaculizan una fluida realización de esta etapa presupuestaria, dotando a los

niveles administrativos, del poder suficiente para modificar los medios en provecho de los

fines prioritarios del Estado.

Según este principio es necesario sino eliminar, por lo menos restringir al máximo los

llamados "Recursos Afectados" es decir, las asignaciones con destino específico prefijado.

En resumen, la flexibilidad tiende al cumplimiento esencial del presupuesto, aunque

para ello deban modificarse sus detalles.

12. Equilibrio: este principio se refiere esencialmente al aspecto financiero del presupuesto

aún cuando éste depende en último término de los objetivos que se adopten; de la técnica

que se utilice en la combinación de factores para la producción de los bienes y servicios de

origen estatal; de las políticas de salarios y de precios y en consecuencia, también del grado

de estabilidad de la economía.


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ANEXO 2

Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria




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ANEXO 3

Punto de Cuenta




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ANEXO 4

Orden de Servicio




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ANEXO 5

Orden de Compra




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ANEXO 6

Traspaso Presupuestario




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ANEXO 7





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ANEXO 8

Formulario Solicitud de Viáticos




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Nro C.I.: Cargo que ocupa:

Nro C.I.: Cargo que ocupa:

Cheque: Efectivo

ORIGEN DESTINO DESDE HASTA

DIAS

SUB-TOTAL

OTROS:

Form. 01 (04-08)

AUTORIZACION

Elaborado Por Ordenación de Pago Director General de Administración

Gerente de Administración y Finanzas

AUTORIZADO PORUNIDAD CODIGO PRESUPUESTARIO Y ESTADISTICO

TOTAL DE VIATICOS Bs.

Gerencia de Adscripción: Departamento de Adscripción:

Teléfono / Ext.:

USO DE VEHICULO PARTICULAR

CATEGORIA DE VIATICO TARIFA DIARIA

TRASPORTE INTERURBANO DIARIO

GASTOS DE TRASPORTE (Aeropuerto-Ciudad-Aeropuerto)

IMPUESTO DE SALIDA

Dirección de Adscripción:

FECHA DE SOLICITUD

PY AC PT GE ES SE

Teléfono / Ext.:

Gerencia de Adscripción:

DATOS DEL EMPLEADO

ITINERARIO DURACION

Abono en Cuenta Nro:

MONTO EN BOLIVARES

PRIMA ADICIONAL

Dirección / Gerencia que asume el gasto:

MOTIVO DEL VIAJECARACTERISTICAS DEL VIATICO

PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LA TARIFA

DE LOS VIAJES AL EXTERIOR

Forma de Pago:

CALCULO DE VIATICO Y REGISTRO DE TRASACCION (UNICAMENTE PARA SER LLENADO POR LA COORDINACION DE EJECUCION PRESUPUESTARIA)

N° Solicitud

Departamento de Adscripción:

DATOS DEL ACOMPAÑANTE MAYOR JERARQUIA

Apellido y Nombre:

Dirección de Adscripción:

SOLICITUD Y APROBACION DE VIATICOS

NACIONAL EXTERIOR

Apellido y Nombre:

CORPORACION DE ABASTECIMIENTO YSERVICIOS

AGRICOLAS


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ANEXO 9

Formato de Reposición de Caja Chica.




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FECHA:



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ANEXO 10

Solicitud de Apertura de Carta de Crédito




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ANEXO 11

Solicitud de Pago




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FECHA:



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ANEXO 12

Relación de Facturas




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Nº 01

FECHA:



CONTROL DE LECTURA

FECHA:

DEPENDENCIA:

LOS ABAJOS FIRMANTES NOS COMPROMETEMOS A CUMPLIR LO ESTABLECIDO EN EL PRESENTE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, PARA LO CUAL DEJAMOS CONSTANCIA DE SU LECTURA.

APELLIDOS Y NOMBRES C.I. CARGO FECHA FIRMA



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