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CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA DE SERVICIOS PÚBLICOS Y OBRAS COMPLEMENTARIAS DE URBANISMO

DEL CENTRO INDUSTRIAL Y EMPRESARIAL DE TAURAMENA CIET.

GESTION DE STAKEHOLDERS

Momento 3

Actividad Colaborativa-Desarrollo del Proyecto

Martha Cecilia Martínez

Yadisleny Cardona Delgado

Sergio Eduardo Estévez

Ana del pilar Ochoa Romero

Diego Armando López

Tutora:

Dra. Elva Nelly Rojas Araque

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE PROYECTOS

CEAD ACACIAS

2016



TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................4

OBJETIVOS...................................................................................................................................................5

Objetivo General......................................................................................................................................5

Objetivos específicos................................................................................................................................5

1. GESTIONAR LAS COMUNICACIONES........................................................................................6

1.1. ENTRADAS................................................................................................................................6

1.1.1. Plan de gestión de las comunicaciones.................................................................................6

1.1.2. Informes de desempeño del trabajo......................................................................................7

1.1.3. Factores ambientales de la empresa......................................................................................9

1.1.4. Activos de los procesos de la organización.........................................................................12

1.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS............................................................................................1

1.2.1. Tecnología de la comunicación............................................................................................1

1.2.2. Modelos de comunicación....................................................................................................3

1.2.3. Métodos de comunicación:...................................................................................................4

1.2.4. Sistemas de gestión de la información..................................................................................4

1.2.5. Informes de desempeño........................................................................................................8

1.3. SALIDAS...................................................................................................................................11

1.3.1. Comunicaciones del proyecto:............................................................................................11

1.3.2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.......................................................12

1.3.3. Actualizaciones a los documentos del proyecto:.................................................................15

1.3.4. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización:........................................1

2. CONTROLAR LAS COMUNICACIONES......................................................................................1

2.1. ENTRADAS................................................................................................................................1

2.1.1. Plan para la dirección del proyecto:......................................................................................1

2.1.2. Comunicaciones del proyecto:..............................................................................................3

2.1.3. Registro de incidentes...........................................................................................................4

2.1.4. Datos de desempeño del trabajo...........................................................................................5

2.1.5. Activos de los procesos de la organización...........................................................................7



2.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS............................................................................................8

2.2.1. Sistemas de gestión de la información..................................................................................8

2.2.2. Juicio de expertos:..............................................................................................................13

2.2.3. Reuniones:..........................................................................................................................15

2.3. SALIDAS...................................................................................................................................15

2.3.1. Información de desempeño del trabajo...............................................................................15

2.3.2. Solicitudes de cambio.........................................................................................................16

2.3.3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.......................................................17

2.3.4. Actualizaciones a los documentos del proyecto..................................................................18

2.3.5. Actualizaciones a los a activos de los procesos de la Organización....................................18

CONCLUSIONES........................................................................................................................................20

BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................................................22



INTRODUCCIÓN

Hoy en día, todo lo que nos rodea comunica. Vivimos en la sociedad de la información, con cada

vez más medios y más sofisticados. La importancia de una buena comunicación se ha convertido

en algo indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la organización de las empresas.

Es por ello necesario, reflexionar sobre cómo es la mejor manera de comunicar, y nos lleva a la

necesidad de planificar. El trabajo pretende servir de guía para poder realizar una buena gestión

de la comunicación interna, aquella que tiene lugar dentro de una organización, ya que es clave

comenzar por definir y gestionar esta, antes de lanzarnos a la comunicación externa.

Es por esto que antes de iniciar un proyecto, debemos contestar a esta pregunta, Por que falla la

comunicación en los proyectos?, algunas causas más comunes son la información errónea,

incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada, medios de transmisión incorrectos, falta de

claridad, etc. Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos olvidarlo, es

que en cualquier comunicación siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la parte

receptora, muchas veces pensamos tanto en lo que queremos transmitir que no prestamos

atención a lo que nos están transmitiendo y perdemos información valiosa para entender el

entorno.

La gestión y el control de las Comunicaciones del proyecto “Construcción de Infraestructura de

Servicios Públicos y Obras Complementarias de Urbanismo del Centro Industrial y Empresarial

de Tauramena CIET”, contienen los procesos que organizan y comunican al equipo de proyecto.

Este trabajo establece los procesos necesarios para desarrollar la gestión de las comunicaciones

del proyecto, determinando los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de

informes del mismo.



OBJETIVOS

Objetivo General

❖ Gestionar y controlar las comunicaciones del proyecto a fin de lograr una eficiente,

efectiva y eficaz comunicación a los diferentes stakeholders del proyecto “Construcción

de Infraestructura de Servicios Públicos y Obras Complementarias de Urbanismo del

Centro Industrial y Empresarial de Tauramena CIET”

Objetivos específicos

❖ Gestionar las Comunicaciones del proyecto con el fin que este tenga la suficiente claridad

en los recursos que la utilicen.

❖ Identificar los modelos de comunicación.

❖ Identificar las tecnologías de comunicación a utilizar en el proyecto

❖ Controlar las comunicaciones del Proyecto



1. GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

1.1. ENTRADAS

1.1.1. Plan de gestión de las comunicaciones

PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

PROYECTO Construcción de Infraestructura de Servicios Públicos y Obras Complementarias de Urbanismo del Centro Industrial y Empresarial de Tauramena CIET.

PROYECTO POR:Coordinador de actividades

FECHA 15 8 2014

REVISADO POR: ESPECIALISTA AMBIENTAL(Apoyo al Director de Obra FECHA 16 8 2014

APROBADO POR: GERENTE DEL PROYECTODirecto de obra FECHA 18 8 2014

GESTIÓN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO (Descripción de cómo se van a aplicar los procesos de gestión de comunicaciones del proyecto. Herramientas a emplear, responsables, áreas de aplicación, etc.)

PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN(Explicar y sustentar cómo se ha elaborado el presente plan de gestión de comunicación)

La planificación de la comunicación se da de acuerdo a las indicaciones previas entre el contratista y la Administración Municipal, ya que la Alcaldía aplica la Norma NTCGP 1000 Del 2009, con la cual estandariza su proceso de comunicación interna y externa.El contratista determina la necesidad de la comunicación con los interesados y el grupo de trabajo, para lo cual designa las herramientas y métodos de comunicación necesarios dentro del proceso de ejecución del proyecto, con el objetivo de que la información llegue a quién la necesite, cuando la necesita y en la forma que sea requerida. Para este proceso de comunicación se creó. - Organigrama.- Relaciones de responsabilidades de la organización matriz RACI- Áreas profesionales - Registro de involucrados. - Logística de cuantas personas están involucradas. - Necesidades de información internas. - Necesidades de información externas.



- Información sobre los interesados. NECESIDADES DE INFORMACIÓN (Explicar cómo se va a realizar el requisito de comunicación)

La necesidad de las comunicaciones se da ya que en la gestión pública se debe realizar constantemente informes de avances del proyecto a la supervisión, esta comunicación varía de acuerdo a los requerimientos de la Administración Municipal para hacer seguimiento y alcanzar el éxito del proyecto.La información se manejará a través de la plantilla del Plan de Comunicaciones. Este proceso tiene definidas las responsabilidades sobre cada una de los involucrados internos y externos como se detalla a continuación: Director del Proyecto: Informes de avance - Solitudes de CambioEquipo de Proyecto: Informe de avance, Contratación de proveedores o subcontratos , Solicitudes de Cambio, Matriz de Riesgos y su situación actual, Minutas de reunión ,Bitácoras del proyectoRELAIZADO: MARTHA MARTINEZ

1.1.2. Informes de desempeño del trabajo

La unión temporal Zona Industrial Tauramena 2014 con el fin de recopilar los datos de

desempeño de las actividades realizadas, tomas de decisiones, estados de los entregables, estados

de la implementación de las solicitudes de cambio , decide recepcionar la documentación de

diferentes procesos de control con el fin de evaluar los desempeños de las anteriores actividades

realizadas y establecer su lado positivo y/o negativo y tomar las decisiones correspondientes a

cada caso si este lo requiere.

Estos datos de desempeño anteriormente compilados en anteriores procesos de control, nos

permiten hacer un seguimiento, se analizan los datos y se evalúa el impacto del nivel de

participación e influencias de los interesados del proyecto y viceversa.

Índice del archivo del proyecto

1. Acta de Constitución del proyecto

2. Plan para la dirección del proyecto

3. Plan de la gestión de interesados

4. Plan de la gestión del alcance

5. Plan de gestión del recurso humano

6. Plan de la gestión de las comunicaciones

7. Plan de Gestión de Costos

8. Plan de gestión de las adquisiciones



9. Resultados obtenidos de los entregables del proyecto

10. Cierre del proyecto.

NOMBRE DEL PROYECTO Construcción de Infraestructura de Servicios Públicos y Obras Complementarias de Urbanismo del Centro Industrial y Empresarial de Tauramena CIET.

EMPRESA EJECUTORA Unión Temporal Zona Industrial Tauramena 2014

NÚMERO DEL CONTRATO 362FECHA FIRMA DEL CONVENIO 12/12/2014MONTO APROBADO 6.549.907.673.00FECHA DEL INFORME 26/12/2016PERIODO DEL INFORME Semestral NOMBRE DEL RESPONSABLE Edgar Javier Jiménez Montaña

(director de obra)Componente Valor Asignado Resultado

EsperadoEstado de avance (calidad, cantidad, tiempo)

Indicar si se prevé terminar a tiempo y acciones correctiva

Cerramiento perimetral 570.808.560

Cerramiento terminado

Progreso de la actividad es del 100% de la obra ejecutada

Si cumple con los tiempos y recursos asignados.

Administración y portería x2 unidades

78.735.963 Entrada principal y porterías instaladas

80% ejecutadoSe realiza adicional en tiempo.

Baterías sanitarias x3 unidades

19.593.489 Unidades sanitarias instaladas listas para usar

100% ejecutado Si cumple con los tiempos y recursos asignados.

Cuarto de basuras x3 unidades

15.833.976 Centro de acopio terminado


Alcantarillado sanitario

560.660.092 Alcantarillado debidamente instalado


Alcantarillado pluvial

870.919.340 Alcantarillado agua lluvias terminado


Acueducto 268.543.536 Listo para realizar adecuaciones internas


Red eléctrica general

428.379.440 Listas para realizar

100% ejecutado Si cumple con los tiempos y recursos



adecuaciones internas

asignados.

Subestaciones de distribución eléctrica

105.495.540 Listas para realizar adecuaciones internas


Alumbrado publico

39.624.732 Redes instaladas y en uso

70% de ejecución Se realiza adicional en tiempo.

Pavimentación de vías

2.939.654.439 Calles pavimentadas y terminadas


$ 6.549.907.673

1.1.3. Factores ambientales de la empresa

En el Municipio de Tauramena según su E.O.T. es un municipio con tendencias agroindustriales

y turísticas, muy marcadas. “E.O.T. TAURAMENA. Artículo 2. Visión de Futuro o imagen

objetivo de Tauramena: El municipio de Tauramena será un territorio competitivo en el contexto

nacional e internacional, organizado en cadenas productivas agroindustriales, con cultura

turística integrada a la naturaleza e identidad llanera, riqueza y biodiversidad en recursos

naturales, excelente capital humano, para atender la oferta y demanda de servicios sociales y

ambientales fortalecidos por la actividad industrial de hidrocarburos, generando calidad de vida y

convivencia pacífica.” Teniendo en cuenta estos aspectos el honorable Concejo Municipal, en

cumplimiento a la ley 388 de 1997 y la ley 902 de 2004, profirió el acuerdo municipal No. 001

del 25 de febrero de 2014, por medio del cual se adoptó el nuevo esquema de ordenamiento

territorial para el municipio de Tauramena, consolidando dentro de sus políticas la

promoción del desarrollo económico y social urbano y rural, a través de la reglamentación de

zonas comerciales e industriales, acordes con el desarrollo del municipio

Localización general del proyecto

Tauramena está situada a tan solo 40 minutos de la ciudad de Yopal y a 5 horas y media de

Bogotá, por vías 100% pavimentadas y óptimas condiciones de seguridad. Tauramena cuenta hoy

con una población DANE (2013) de 20.830 habitantes de los cuales 65% residen en el área

urbana y 35% restante en el área rural.



Movilización, instalaciones y construcciones provisionales

El Contratista suministrará, transportará y movilizará hasta el sitio de las obras, todos

los equipos de construcción, materiales, personal e instrumentos de trabajo necesarios

para la ejecución adecuada y eficiente de las obras. También tendrá a su cargo la

construcción de las vías provisionales y demás instalaciones temporales, tales como,

oficinas, áreas de almacenamiento, entre otros, para atender las necesidades del

personal que empleará en la ejecución de la obra. (CASANARE - ALCALDÍA

MUNICIPIO DE TAURAMENA, 2014)

Además, proveerá, mantendrá y manejará competentemente los servicios necesarios

para la seguridad e higiene, y con sujeción a las normas que sobre este particular se

consignan en el Pliego de Condiciones Definitivo y en las disposiciones legales

vigentes.

Todos los trabajos y costos de las instalaciones que se requieran para el suministro de

los servicios públicos (acueducto, energía, telefonías, entre otros), serán por cuenta y

bajo responsabilidad del Contratista.

Al finalizar las obras, o en cualquier otro momento, cuando lo ordene el Interventor, el

Contratista desmontará todas sus instalaciones y dejará las áreas limpias y con aspecto

aceptable, a juicio del Interventor, antes de la entrega y recibo definitivo de las obras.

Si el Contratista usa terrenos de propiedad privada para campamentos y otras

construcciones o instalaciones, negociará con los respectivos propietarios todo lo

referente a su utilización.

Economía

La economía productiva de Casanare se basa principalmente en la producción ganadera vacuna.

La agricultura se practica en áreas de piedemonte, de forma comercial y tecnificada, y en áreas de

laderas, siguiendo sistemas tradicionales. El petróleo se proyecta como la actividad de mayor

generación de ingresos. Existen explotaciones mineras de oro, manganeso, fósforo y níquel,

además de establecimientos industriales dedicados principalmente a la transformación de la

materia prima agropecuaria, los cuales se concentran en Yopal y Villanueva, principalmente.



El Municipio de Tauramena se localiza en la zona suroccidental del Departamento de Casanare;

tiene una extensión aproximada de 3.290 Km2 equivalentes al 7.4% del total del Departamento.

Distribución política

Políticamente el municipio se encuentra dividido en 37 veredas y 12 Barrios. Por división

territorial cuenta con un Corregimiento, Paso-Cusiana, que reúne 7 veredas de la zona centro, con

el propósito de mejorar la prestación de los servicios y asegurar la participación de la ciudadanía

en los asuntos públicos de carácter local. Su economía está basada en la producción de

Hidrocarburos.

Descripción de las instalaciones

AREA M2 %

AREA DE CESIÓN

Áreas verdes / parques 18.002,00 m2 17,5

Áreas de equipamiento 10.589,16 m2 10,0

Parqueaderos y área de vías 22.368,64 m2 21,5

Área de andenes y urbanismo 15.042,97 m2 14,3

Total área de cesión 66.002,78 m2 63,3

ÁREA URBANIZADA

Lotes tipo 2 (400 m2) 25.921,70 m2 24,9

Lotes tipo 3 (600 m2) 12.391,15 m2 11,8

Total área urbanizada 38.312,85 m2 36,7

Total área lote 104.315,63 m2 100

Fuente: Contrato de Consultoría No. 140 de 19 de octubre de 2012

Pronóstico de empleo en la operación

Se estima una población permanente de 744 personas en el CIET, y una población total diaria

promedio de 1984 personas de acuerdo a la siguiente proyección:

Tipo población Descripción Población permanente Población flotante

Usuario operador

Vigilancia, mantenimiento áreas comunes, servicios

varios y personal administración

10 personas



Usuarios industriales de bienes y servicios

Propietarios, administradores y empleados de cada lote 644 personas

Usuarios Comerciales

Prestadores de servicios de apoyo como

telecomunicaciones, transporte, mensajería,

alimentación

90 personas

Población flotante Conductores de los vehículos, clientes, visitantes

900 a 1400 personas

Promedio = 1150

Subtotal población 744 personas 1240 personas

Total población 1984 personas

1.1.4. Activos de los procesos de la organización

Dentro de los activos de la organización se encuentra determinados tanto lo bienes

materiales como los bienes intangibles, procesos y procedimientos, formatos, plantillas

que permiten hacer seguimiento al cumplimiento de todos los planes del proyecto

Construcción de Infraestructura de Servicios Públicos y Obras Complementarias de

Urbanismo del Centro Industrial y Empresarial de Tauramena CIET. entre los activos del

proyecto tenemos cronograma de trabajo, la línea basa del alcance del proyecto, el

diagrama Gantt, la estructura desglosada de trabajo, que permite tener control de cada

una de las actividades y los recursos asignados, al igual que todos contratos de

adquisiciones, los documentos de registro de las comunicaciones con los interesados

del proyecto, programas contables y financieros y demás herramientas que permitir

monitorear y evaluar el proyecto, al igual que el cronograma de los entregables de

ejecución de la obra y poder evidenciar el cumplimientos en el avance de proyecto.

Dentro de los activos de la organización están las normas técnicas colombianas (NTC)

para materiales según el Reglamento colombiano de construcción sismo resistente NSR-10,

Reglamento técnico del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico RAS 2000, Normas

INVIAS, entre otras.

CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA DE SERVICIOS PÚBLICOS Y OBRAS COMPLEMENTARIAS DE URBANISMO DEL CENTRO INDUSTRIAL Y EMPRESARIAL

DE TAURAMENA CIET.

Tabla 1 MATRIZ RACI

MATRIZ RACIACTIVIDAD PERSONAS

Alcalde Municipal

Secretaria de infraestructura

Interventoría o supervisión

Contratista Edgar Javier Jiménez Montaña(director de obra)

Yolima Alexandra Hernández Ingeniero Civil y/o Sanitario y/o Ambiental

Edy maricela Barrera Residente de Obra 1

Sonia Patricia BernalResidente de Obra 2

Supervisar la contratación del equipo del proyecto establecido dentro del pliego de peticiones y contrato

I R A C

Identificación de personal para la ejecución de la obra, maquinaria y equipos, adquisición de materiales.

A R I C

Contratar de personal para la ejecución de la obra, disponibilidad de maquinaria y equipos necesarios y la adquisición de materiales.

A I R C

Verificación del cumplimiento de la obra según especificaciones técnicas establecidas en los estudios y diseños del CIET

A C R I



1.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

1.2.1. Tecnología de la comunicación

Los métodos utilizados para transferir la información entre los interesados del proyecto utilizados

son las herramientas tecnológicas como los correos electrónicos, el teléfono celular y la

comunicación directa con el equipo del proyecto. Para las entregas de informes se realizan

desde reuniones con entrega de informe de actividades hasta mesas de trabajo para

analizar la información entregada.

Dentro del proyecto se cuenta con servicio de internet y equipos de alta gama con

programas que permiten hacer seguimiento y control al cumplimiento de las

actividades, de igual forma esta información permanece actualizada para que en el

momento que sea requerida se pueda trasmitir por cualquier medios electrónico o

impreso a quien la solicite. Se manejan desde software contables como programas

especializados de proyectos, como autocar para leer planos.

El uso de las herramientas ofimáticas contribuye a la buena comunicación entre todos

los interesados del proyecto, incluyendo la comunidad ya que la emisora comunitaria

también permite informar sobre los avances del proyecto y cuellos de botella encontrados

que deben de ser puesto en conocimiento de todos los interesados por parte de la

Administración Municipal.

1.2.1.1. Urgencia de la necesidad de información:

La comunicación que se estará implementando entre los recurso del proyecto Construcción de Infraestructura de Servicios Públicos y Obras Complementarias de Urbanismo del Centro Industrial y Empresarial de Tauramena CIET”será la siguiente de acuerdo al requerimiento del cargo:

Interesados Tecnología de la Información

Director del Proyecto-Director Operativo- Personal administrativo del proyecto Construcción de Infraestructura de Servicios Públicos y Obras

● Correos electrónicos para consultar y presentar informes, solicitudes según proceso licitación pública.

● Llamadas telefónicas para comunicación entre los



Complementarias de Urbanismo del Centro Industrial y Empresarial de Tauramena CIET”

interesados directos e indirectos

Director Operativo-Director de Obra- Ing Industrial- Residente de Obra

● Correos electrónicos para consultar y presentar informes, solicitudes según proceso licitación pública.

● Llamadas telefónicas para comunicación entre los interesados directos e indirectos

Ing residente de obra- Maestro de Obra General● Llamadas telefónicas para comunicación entre los

interesados directos e indirectos diariamente● Web conferencias, video conferencias, chats para

capacitaciones concernientes al proyecto

Maestro de Obra-Personal de Campo ● Comunicación verbal diariamente con los Recursos para informar las actividades a realizar

● Presentación de Informes Diarios de las actividades a realizar en la obra.

● Web conferencias, video conferencias, chats para capacitaciones concernientes al proyecto

1.2.1.2. Disponibilidad de tecnología:

Tecnología de la Información a utilizar en el proyecto Construcción de Infraestructura de Servicios Públicos y Obras Complementarias de Urbanismo del Centro Industrial y Empresarial de Tauramena CIET”:

La siguiente tecnología se utilizará en el proyecto con el fin de hacer los procesos más seguros, correctos, efectivos:

Telefonía:● Móvil● Fija● Avantel● Fax● Tele Conferencias

Internet:● Correo Electrónico● Chats● Videoconferencias

1.2.1.3. Facilidad de uso:

La herramientas tecnológicas a utilizar en la comunicación del proyecto Construcción de

Infraestructura de Servicios Públicos y Obras Complementarias de Urbanismo del Centro

Industrial y Empresarial de Tauramena CIET” la comunicación que se implementara serán de



fácil acceso y control por parte de los recursos que la están utilizando con el fin de hacer las

entregas correspondientes de informes y que la tecnología sea un aliado a la hora de comunicarle

al gerente del proyecto cómo va la ejecución del mismo igualmente entre los recursos que están

ejecutando el proyecto.

1.2.1.4. Entorno del proyecto

Para presentar los avances del proyecto Construcción de Infraestructura de Servicios Públicos y

Obras Complementarias de Urbanismo del Centro Industrial y Empresarial de Tauramena CIET”

según sea el requerimiento de los interesados, se utilizarán publicaciones en Páginas WEB y

documentos escritos como son Cartas.

Se usarán Cámaras WEB y video llamadas que permitan realizar reuniones, Webconferencias

entre el personal encargado de rendir informes y los responsables de la realización de las obras,

interventores y supervisores encargados de la obra

1.2.2. Modelos de comunicación

1.2.2.1. El remitente:

Los recursos humanos del proyecto encargados de emitir la información deberán tener las

técnicas y normas adecuadas para brindar la información del proyecto con el fin de establecer una

comunicación correcta y concreta para que se dé un buen canal de comunicación.

1.2.2.2. El mensaje:

La información que se transmite a los recursos del proyecto deberá ser concreta de tal forma que

no se presenten inquietudes a la hora de interpretar los temas que se transmiten, la

desinformación de la comunicación puede generar malas interpretaciones, Otra consecuencia en

los errores en los datos es el costoso efecto sobre los clientes ya que producen altos niveles de

insatisfacción, al caer en errores como datos personales incorrectos, facturas con cantidades

erróneas, o direcciones incorrectas, entre otros. A lo que se debe añadir, el costo que genera en el

cliente el tiempo que se dedica a la solución del problema creado por el error.



1.2.2.3. El receptor:

Todos los recursos del proyecto Construcción de Infraestructura de Servicios Públicos y Obras

Complementarias de Urbanismo del Centro Industrial y Empresarial de Tauramena CIET”

recibirán órdenes, mensajes, ideas, instrucciones del cual tendrán que ser bien informadas,

concretas con el fin de que lleguen a un buen fin y se cumplan los objetivos, si este no es

positiva la información brindada podrá causar pérdidas de dinero, altos costos y desconfianza del

cliente generando un mal ambiente entre todos los recursos del proyecto.

1.2.3. Métodos de comunicación:

1.2.3.1. Comunicación interactiva:

Entre dos o más partes que realizan un intercambio de información de tipo multidireccional.

Resulta la manera más eficiente de asegurar una comprensión común entre todos los participantes

sobre temas específicos, e incluye reuniones, llamadas telefónicas, mensajería instantánea,

videoconferencias, etc.

1.2.4. Sistemas de gestión de la información

La información del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilización de diferentes

herramientas.

1.2.4.1. Gestión de documentos impresos:

FORMATO INFORME TECNICO DE ACTIVIDADES MENSUALESConstrucción de Infraestructura de Servicios Públicos y Obras Complementarias de Urbanismo del Centro

Industrial y Empresarial de Tauramena CIET.

Numero del Contrato 362 Modalidad: ContratistaFecha de Inicio de la Prestación del Servicio

12/12/2014Período reportado

dd/mm/aa A dd/mm/aa

Municipio(s) en el que se ubica el priyecto Tauramena

Nombre de la Entidad Contratista

Unión Temporal Zona Industrial Tauramena 2014

Representante del Proyecto

Nombre del Supervisor



1. INFORME DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES

ItemOBLIGACIONES

CONTRACTUALES

ACCIONES DESARROLLADAS

DURANTE EL PERIODO

REPORTADO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACION

FUENTE DE VERIFICACION

% DE AVANCE

1

ADQUISICION DEL EDQUIPO DEL PROYECTO: Conformar y organizar los equipos de trabajo conforme a los perfiles definidos en el estándar de calidad.

Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.

1. hojas de vida del personal adscrito (disponibles en la sede administrativa)2. Contratos de trabajo (disponibles en la sede administrativa)3. Planillas de pago mensual (Deben anexarse al informe mensual)4. Tabla con relación de personal

Escriba el % de ejecución, según las acciones y fuentes de verificación presentadas por el contratista

2

Cerramiento perimetral Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.

1. Informe de actividades deacuerdo a cronograma de actividades del proyecto.

Escriba el % de ejecución, según las acciones desarrolladas frente a la programación y fuentes de verificación presentadas por el contratista

3

Administración y porteria x 2 und Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.


Escriba el % de ejecución según las fuentes de verificación presentadas por el contratista

4

Bateria sanitaria x 3 und Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



5 Cuarto de basuras x 3 und Se realiza una 1. Informe de Escriba el % de



descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.

actividades deacuerdo a cronograma de actividades del proyecto.

ejecución según las fuentes de verificación presentadas por el contratista

6

Alcantarillado sanitario Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



7

Alcantarillado pluvial Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



8

Acueducto Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



9

Tanque de almacenamiento Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



10

Red eléctrica general Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



11

Construcción de vías internas Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



12

Participar en los comités técnicos operativos para la implementación, seguimiento, monitoreo y evaluación de la ejecución del contrato.

Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del operador

1.Actas de comité técnico




13

Cumplir oportunamente con todas las obligaciones de tipo tributario y laboral que se originen con la ejecución del contrato

1. planillas de pago de nomina2. Certificado de cumplimiento de pago de seguridad social y parafiscales


14

Cuando los bienes sean entregados a la alcaldia de Taurame, LA ENTIDAD CONTRATISTA deberá hacer acta de entrega y recibo a satisfacción de aquellos.


1. Acta de entrega y recibo.


15

Reportar cualquier hecho o circunstancia que impida o dificulte la prestación del servicio, al supervisor del contrato.


1. Reportes en medio escrito presetandos al supervisor del contrato.


16

Dar respuesta oportuna, pertinente y veraz a las inquietudes de la comunidad, con respecto al contrato y a lo establecido en las obligaciones del Contratista.


1. cartas de respuesta2. Comunciados emitidos


Describa aquí los principales inconvenientes presentados durante el mes para el cumplimientod e las obligaciones:

Se anexa planilla de pago de Seguridad Social y de parafiscales del mes Se anexa registro fotográfico Se anexa informe técnico del contratista

Se anexa informe de supervisión técnica, administrativa y financiera (en los casos en lo que se haya realizado visita de supervisión)

Firma del representante legal

1.2.4.2. Gestión de comunicaciones electrónicas:

MEDIOS Y CANALES DE COMUNICACIÓN



1. Comunicaciones electrónicas

2. Correo masivo- mailing

3. Página WEB – Blog 4. Videoconferencias

5. Canal de comunicación telefónico

1.2.5. Informes de desempeño

Dentro de informe del desempeño del proyecto se tomó como referencia la línea base

del alcance del proyecto, para evaluar el cumplimiento del el valor planificado con el

costo real del proyecto. Para este ejercicio se realizó el análisis del valor ganado (EVM)

ya que permite evaluar el desempeño del proyecto verificando el cumplimiento del

cronograma, con los recursos asignados a cada entregable y el alcance del proyecto, en

el informe de desempeño se registran los cambios realizados tanto al presupuesto como

a las actividades y materiales.

PROYECTOConstrucción de Infraestructura de Servicios Públicos y Obras

Complementarias de Urbanismo del Centro Industrial y Empresarial de Tauramena CIET.

VALOR PORCENTUA

L DEL PROYECTO

ALCANCE

Construir la zona industrial para el Municipio de Tauramena.100%

Concentrar el 100% de las microindustrias urbanas del municipio en la zona industrial.

EN EJECUCION

Aumentar en 30% la productividad en los bienes y servicios producidos por la microempresas.

EN EJECUCION

Disminuir en 30% la contaminación por ruido en el área urbana.EN EJECUCION

DESCRIPCION DE LOS

ENTREGABLES

Cerramiento perimetral 100%Administración y portería x2 unidades 100%Baterías sanitarias x3 unidades 100%Cuarto de basuras x3 unidades 100%Alcantarillado sanitario 100%Alcantarillado pluvial 100%



Acueducto 100%Tanque de almacenamiento 100%Red eléctrica general 100%Subestaciones de distribución eléctrica 100%Alumbrado publico 100%Revisión técnica de redes eléctricas 100%Pavimentación de vías 100%

INFORME EJECUTIVO(Monitorear y

controlar el trabajo del proyecto)

Estudio Geotécnico CUMPLIOEstudio de pre factibilidad CUMPLIOLicencia de construcción CUMPLIOInforme hidrogeológico CUMPLIOCálculos y ensayos de laboratorio CUMPLIOPlano estructural CUMPLIOEstudio geotécnico y geológico CUMPLIOAnálisis ambiental, social CUMPLIOPresupuestos y Programación. CUMPLIO

1.2.5.1. ESTADO DE ENTREGABLES

Identificación del incidente

Fecha Interesado que notifica

Grado de severidad

Interesados afectados

Descripción del Incidente

01 No registra

ProveedoresContratista

AltoBeneficiarios directos (Habitantes del Municipio)Microempresarios locales.

Se compraron por error, trasformadores que no soportan los amperios generados por el centro industrial. Situación que afecta el calendario.

02 No registra


Alto Beneficiarios directos (Habitantes del Municipio)Microempresarios locales.

Los sanitarios llegaron en mal estado, afectado el cronograma y las actividades posteriores.

03 No registra


Alto Beneficiarios directos (Habitantes del Municipio)Microempresarios locales.

Las instalaciones eléctricas no se realizaron en la fecha establecida pues no se contaba a tiempo con algunos equipos como trasformadores.

1.1.1.1. Estimaciones de solicitudes de cambio



SOLICITANTE FECHA DE SOLICITUD

IMPORTANCIA DEL CAMBIO

DESCRIPCION DEL CAMBIO

INTERESADOS INFORMADOS

Estado de La

solicitud

Microempresarios

Locales

22-Febre-16 Alta

Cambio de solicitud de

trasformadores voltaje óptimo.

Gobierno Local( Alcaldía municipal,

secretaria jurídica secretaria de

infraestructura, Secretaria de Educación,

turismo, recreación y deportes de

Casanare)

Aprobada

Microempresarios

Locales

22-Febre-16 Alta

Modificar calidad a estabilidad de la obra del 20% al

10%





Casanare)

Aprobada

Microempresarios

Locales

22-Febre-16 Alta

Cambio de sanitarios, pues los

que se recepcionaron están en mal

estado.





Casanare)

Aprobada

Microempresarios

Locales

22-Febre-16Alta

El tanque de suministro de agua,

no corresponde con las medidas en

mililitros, establecidas en el proyecto. Por el cual se solicita

cambio de manera inmediata por el

establecido





Casanare)

Aprobada



inicialmente.

1.3. SALIDAS

1.3.1. Comunicaciones del proyecto:

Dentro de los informes se deberán seguir los siguientes lineamientos para preparar los informes

del proyecto la cual le servirán para asegurarse de que los destinatarios los consideren útiles y

valiosos.

No se exceda en el volumen de los informes presentados, redacte informes breves y concisos la

cual podrán ser más legibles y entendibles.

Los informes se deben preparar fáciles de comprender y leer, la cual se sugiere usar oraciones

breves y comprensibles en lugar de oraciones compuestas y complejas del tamaño de un párrafo,

Los párrafos largos quizá lleven al lector a leer superficialmente la página, con lo que podría

saltarse algunos puntos importantes.

Exponga primero los puntos importantes del informe semanal o mensual, tanto en el informe

como en cada párrafo. Algunos lectores tienden a leer el primer enunciado y después a leer por

encima el resto del párrafo.

Utilice graficas a la medida de lo posible como cuadros, diagramas, tablas o imágenes. Recuerde:

una imagen dice más que mil palabras. No recargue demasiado los gráficos. Incluya un concepto

o un punto por gráfico. Es más aconsejable que incluya varios gráficos claros que uno saturado.

Tabla 2 Matriz Comunicaciones del proyecto

INFORMA

CIÓN

CONTENID

O

FORMA

TO

NIVEL DE

DETA

LLE

RESPONS

ABLE DE COMUNIC

AR

GRUPO RECEP

TOR

METODOL

OGÍA O TECNOLO

GÍA

FRECUENCI

A DE COMUNICA

CIÓN

CÓDIGO DE

ELEMENTO WBS

Iniciación del

Proyecto

Datos y comunicación sobre la iniciación

del proyecto

Carta de Intenció

n Presentación del Proyecto

MedioLIDER

PROYECTO

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez

1.1 CARTA DE INTENCION DE LA PROPUESTA



Iniciación del

Proyecto

Datos preliminares sobre el

alcance del proyecto

Acta de Inicio

del Proyecto

AltoLIDER

PROYECTO

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez

1.1.2 Acta de Inicio del Proyecto.

Planificación del

Proyecto

Planificación detallada

del Proyecto: Alcance, Tiempo, Costo,

Calidad, RRHH,

Comunicaciones,

Riesgos, y Adquisicion

es

Plan del Proyecto

Muy alto

LIDER PROYEC

TO

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez

1.1.3 Plan del Proyecto

Estado del Proyecto

Estado Actual (EVM), Progreso (EVM),

Pronóstico de Tiempo y Costo,

Problemas y -pendientes

Informe de

Performance

AltoLIDER

PROJECTO

Alcaldía de

Tauramena

Documento impreso

Semanal, Mensual

1.3 Informe

de Ejecución

del Proyecto

Coordinación del

Proyecto

Información detallada de

las reuniones

de coordinación semanal

Acta de Reunión

AltoLIDER

PROJECTO

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Semanal

1.4 Reunión

de Coordina

ción Semanal

Cierre del Proyecto

Datos y comunicación sobre el cierre del proyecto

Cierre del

proyectoMedio

LIDER PROJECT

O

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez

1.5 Cierre del

Proyecto

1.3.2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

GESTIÓN DEL PROYECTO



OBJETIVO

Gestionar un proyecto con el fin de crear en el municipio de Tauramena – Casanare una zona industrial que permita el desarrollo económico de los microempresarios del sector. Generando competitividad en el mercado regional.

DESCRIPCIONDocumento formalmente aprobado que define como se va a gestionar el proyecto.

Estudio previo

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Elaborar el alcance Elaborar la Planificación temporal Elaborar el Plan de costos Elaborar el Plan de riesgos Elaborar el Plan de comunicaciones Realizar el Control de calidad Elaborar el Plan de compras Realizar Seguimiento y control

ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES

Responsable: Secretaria de Planeación municipal.Participa y apoya: grupo de microempresarios, Equipo del proyectoRevisa y aprueba: Alcalde Municipal

FECHAS PROGRAMADAS

Inicio: 30/09/2014Fin:30/06/2015Hitos importantes: Cerramiento perimetral

Administración y portería x2 unidades Baterías sanitarias x3 unidades Cuarto de basuras x3 unidades Alcantarillado sanitario Alcantarillado pluvial Acueducto Tanque de almacenamiento Red eléctrica general Subestaciones de distribución eléctrica Alumbrado publico Revisión técnica de redes eléctricas Pavimentación de vías

CRITERIOS DE ACEPTACIONRequisitos que deben cumplirse:

Los planes deben ser factibles y deseables.Forma en que se aceptará: Reunión del equipo de proyecto.

SUPUESTOS:

● los industriales y empresarios prestan sus servicios en la zona industrial

● Los industriales y empresarios disminuyen sus costos de operación.

● La obra se ejecuta satisfactoriamente y cumple con los estándares

RIESGOS:

● Cambio del alcance del proyecto.● La no identificación de los entregables necesarios para el

desarrollo de las actividades.



RECURSOS ASIGNADOS YCOSTOS:

Personal: personal especializado en ingeniería civil y obra civil, equipo del proyecto. El valor del contrato para todos los efectos presupuestales, fiscales y tributarios, será de seis mil quinientos cincuenta y un millones cuatrocientos un mil ochocientos setenta pesos m/cte. ($6.551.401.870,00)

DEPENDENCIAS ENCARGADAS ANTES Y DESPUÉS DE LA PANIFICACIÓN Antes: Secretaria de Planeación Municipal

Después: Secretaria de Infraestructura Municipal

Comunicaciones del Proyecto: Especificar la matriz de comunicaciones del proyecto.

INFORMA

CIÓN

CONTENIDO FORMA

TO

NIVEL DE

DETAL

LE

RESPONSA

BLE DE COMUNIC

AR

GRUPO RECEPT

OR

METODOL

OGÍA O TECNOLOG

ÍA

FRECUENCI

A DE COMUNICA

CIÓN

CÓDIGO DE

ELEMENTO WBS

Iniciación del

Proyecto

Datos y comunicació

n sobre la iniciación

del proyecto

Carta de Intenció


Medio LIDER PROYEC

TO

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez


Iniciación del

Proyecto

Datos preliminares

sobre el alcance del proyecto

Acta de Inicio

del Proyecto

Alto LIDER PROYEC

TO

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez


Planificación del

Proyecto

Planificación detallada del

Proyecto: Alcance, Tiempo, Costo,

Calidad, RRHH,

Comunicaciones, Riesgos,

y Adquisicione

s

Plan del Proyecto

Muy alto

LIDER PROYEC

TO

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez


Estado del Proyecto


Pronóstico

Informe de

Performance

Alto LIDER PROJECT

O

Alcaldía de

Tauramena

Documento impreso

Semanal, Mensual

1.3 Informe

de Ejecución

del Proyecto



de Tiempo y Costo,


Coordinación del

Proyecto

Información detallada de las reuniones

de coordinación

semanal

Acta de Reunión

Alto LIDER PROJECT

O

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Semanal 1.4 Reunión

de Coordina

ción Semanal

Cierre del Proyecto

Datos y comunicació

n sobre el cierre del proyecto

Cierre del

proyecto

Medio LIDER PROJEC

TO

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez

1.5 Cierre

del Proyecto

1.3.3. Actualizaciones a los documentos del proyecto:

Dependiendo del tipo de incidente, actualización de roles, asignación o reasignación de nuevo

personal, se realizarán teniendo en cuanta los requerimientos de las partes, caso en el cual se

modificará, incluirá o excluirá alguna de las actividades incluidas inicialmente. En lo que tiene

que ver con los documentos de: comunicaciones, documentos de ingeniería, informes de bitácora

de obra, facturas y documentos contractuales son susceptibles de cambios y/o actualizaciones

siempre y cuando sea realice mediante acuerdo entre las partes involucradas y previa suscripción

de un acta de muto acuerdo para dicha modificación. (UNAD, 2015)

- Registro de incidentes: mantener actualizada las revisiones de quejas presentadas por

interrupción o falta de comunicación en la información, los reportes de

incumplimiento de actividades producidos por bloqueo de la información.

- Cronograma: ampliación del plazo por retraso en las actividades, ocasionado por

problemas en la comunicación.

- Requisitos financieros: solicitud de ampliación de recursos para mejora de medios

tecnológicos que optimicen la comunicación.

1.3.3.1. Registro de incidentes

Se realizarán un registro de incidentes para documentar y monitorear quién es responsable de la

resolución de los incidentes específicos antes de una fecha límite, para tal efecto se aplicará

formatos de registro de incidentes.



Formato Reporte de Incidentes

Servicio No Informe No 1

Zona de Evento Tauramena Fecha y Hora de Evento 01/04/2016 09:17

Evento Reportado por Interventoría Fecha y Hora de Solución 02/04/2016 10:11

Servicios Afectados

Cliente Servicio

Alcaldía de Tauramena Infraestructura

Tipo de Evento

Incumplimiento cronograma de actividades del proyecto

Descripción de Evento

Revisión de Auditorio al plan de entrega relacionado al cronograma de actividades

Avances

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE CASODía Hora Descripción del Avance

01/04/2016 09:17Se informa que se realizaran cambios y actualizaciones a los cronogramas de actividades por imprevistos del proyecto.

Definitivo X Parcial X

Estado Actual: Solucionado

Diagnóstico y Solución: El inconveniente se presentó por imprevistos y prorrogas del ente contratista.

Acciones de Mejora: Actualizaciones e Informes semanales avances de las actividades.

Evento Atendido por: Líder del proyecto

Procedimiento para tratar incidentes: Defina el procedimiento para procesar y resolver las polémicas, especificando la forma de capturarlas y registrarlas, el modo en que se abordará su tratamiento y resolución, la forma de controlarlas y hacerles seguimiento, y el método de escalamiento en caso de no poder resolverlas.

1. Se captan los incidentes 2. Se codifican y registran3. Se revisa con el fin de:

a. Determinar las soluciones a aplicar a los incidentes pendientes por analizar, designar un responsable por su solución, un plazo de solución, y registrar la programación de estas soluciones.

b. Revisar si las soluciones programadas se están aplicando, de no ser así se tomarán acciones correctivas al respecto.

c. Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si el incidente no se ha reiterado,



de no ser así se diseñarán nuevas soluciones.4. En caso que no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta convertirse en un

problema, deberá ser abordada con el siguiente método de escalamiento:a. En primera instancia será tratada de resolver por el Project Manager y el Equipo de

Gestión de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas.b. En segunda instancia será tratada de resolver por el Project Manager, el Equipo de

Gestión de Proyecto, y los miembros pertinentes del Equipo de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas.

c. En tercera instancia será tratada de resolver por el Sponsor, el Project Manager, y los miembros pertinentes del proyecto, utilizando la negociación y/o la solución de conflictos.

d. En última instancia será resuelta por el Sponsor o por el Sponsor y el Comité de Control de Cambios si el primero lo cree conveniente y necesario.


DE TAURAMENA CIET.

AMPLIACIÓN EN PLAZO No. 1 DE LA EJECUCION CONTRACTUAL

TIPO DE CONTRATO CONTRATO No. FECHA

OBRA 362 12 DE DICIEMBR DE 2014

Objeto: CONSTRUCCIÓN DE OBRAS DE URBANISMO COMPLEMENTARIAS, VÍAS Y DE INFRAESTRUCTURA EN SERVICIOS PÚBLICOS PARA LA ZONA INDUSTRIAL DEL MUNICIPIO DE TAURAMENA

CONTRATANTE MUNICIPIO DE TAURAMENA

CONTRATISTA UNIÓN TEMPORAL ZONA INDUSTRIAL TAURAMENA 2014

NIT 900.793.861-1

R/LEGAL MARÍA JAQUELINE BERNAL JIMÉNEZ

C.C. No. 23.467.534 de Tauramena

VALOR DEL CONTRATO 6.549.907.673,00

VALOR DEL ANTICIPO (50%) 3.274.953.836,00

ADICIONAL EN VALOR N°(XXXX) No aplica

VALOR FINAL DEL CONTRATO 6.549.907.673,00

PLAZO INICIAL OCHO (8) MESES

FECHA ACTA DE INICIACION 26 DE DICIEMBRE DE 2014

ADICIONAL EN PLAZO N°(XXX) No aplica

SUSPENSIÓN N°(XXXXXX)No aplica

No aplica


DE TAURAMENA CIET.

REINICIO N° (XXXX) No aplica

PLAZO FINAL OCHO (8) MESES

FECHA DE TERMINACION: 25 de agosto de 2015

INTERVENTORIA UNIÓN TEMPORAL ZONA INDUSTRIAL 2014

NUMERO DE CONTRATO O RESOLUCION:

Cont. de Consult. No. 365 de 2014

SUPERVISION TECNICA No aplica

RESOLUCION:

SUPERVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA No aplica

FECHA PRESENTE ACTA 03 DE AGOSTO DE 2015

En Tauramena, nos reunimos MARÍA JAQUELINE BERNAL JIMÉNEZ, como representante legal del contratista constructor,WILLINGTON CORREA REYES, como representante legal del contratista interventor, y JAMITH ALEXIS IBARRA MEDINA, como Secretario de Infraestructura del Municipio, con el fin de suscribir la presente acta de suspensión de la ejecución contractual, atendiendo a las siguientes consideraciones:

1. Que el contratista constructor mediante comunicación del 31 de Julio de 2015, solicita la suspensión del contrato en Un (01) mes basado en lo siguiente:

a.El día 24 de diciembre de 2013 mediante acuerdo No 05 el OCAD municipal aprobó del proyecto “CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA DE SERVICIOS PÚBLICOS Y OBRAS COMPLEMENTARIAS DE URBANISMO DEL CENTRO INDUSTRIAL Y EMPRESARIAL DE TAURAMENA CIET”..


DE TAURAMENA CIET.

b. Dentro de la fase III del Proyecto, el Municipio de Tauramena efectuó proceso precontractual, por lo cual suscribió el Contrato

de obra pública No. 362 de 2014.

c. Que dentro de la ejecución del Proyecto, se evidencia la necesidad de ajustes a los estudios y diseños, en especial al componente de cotas de tuberías del alcantarillado pluvial y sanitario.

d. Que en Razón de ello, y siguiendo los planteamientos de la normatividad del Sistema General de Regalias, en especial lo atinente a los ajustes de los proyectos, contemplados en el Acuerdo 020 de 2014. Acuerdo que en su artículo segundo establece que ajustes deben ser presentados al OCAD, norma que igualmente establece los requisitos para su presentación. Se considera que la figura jurídica de la Suspensión, es la que más se ajusta a esta necesidad.

PARAGRAFO: En ningún caso podrán ejecutarse ajustes que no estén previamente aprobados conforme a lo establecido en el presente Acuerdo…

Lo que permite concluir, que los ajustes que se plantean inicialmente deben estar previamente aprobados por el OCAD, y debe desarrollarse todo el procedimiento que la Ley establece, generando posiblemente un tiempo necesario para ajustar el proyecto y obtener la aprobación requerida.

2. Que una vez corroborada la justificación del contratista, el contratista interventor considera VIABLE la presente supensión del contrato, en un término de Un (01) mes.

De conformidad con las consideraciones expuestas, las partes,

ACUERDAN


DE TAURAMENA CIET.

1. Suspender la ejecución del contrato por un término de Un (01) mes, previéndose la reiniciación para el día 03 de septiembre de 2015.

2. Una vez suscrita el acta de reiniciación, el contratista se compromete a ampliar las pólizas constituidas a favor del municipio, de acuerdo a la suspensión aprobada en la presente Acta.

Para constancia se firma la presente acta por los que en ella intervinieron.

Por el Municipio

JAMITH ALEXIS IBARRA MEDINA

Secretario de Infraestructura

Por el Contratista constructor, Por el Contratista interventor,

_____________________________________________

UNIÓN TEMPORAL ZONA INDUSTRIAL TAURAMENA 2014 UNIÓN TEMPORAL ZONA INDUSTRIAL 2014

R/L MARÍA JAQUELINE BERNAL JIMÉNEZ R/L WILLINGTON CORREA REYES



1.3.4. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización:

A medida que la metodología de dirección de proyectos madura dentro de una organización, las

lecciones aprendidas de experiencias pasadas de Planificación de los Recursos Humanos quedan

disponibles como activos de los procesos de la organización (Sección 4.1.1.4) para ayudar a

planificar el proyecto actual. Las plantillas y las listas de control reducen la cantidad de tiempo de

planificación necesario al comienzo de un proyecto y disminuyen la probabilidad de que se

omitan responsabilidades importantes.

1.3.4.1. Plantillas.

- Las plantillas incluyen organigramas del proyecto, descripciones de cargos, evaluaciones del

rendimiento del proyecto y un enfoque estándar de gestión de conflictos.

1.3.4.2. Listas de Control.

- Las listas de control incluyen roles y responsabilidades comunes del Proyecto, competencias

típicas, programas de formación a considerar, reglas básicas del equipo, consideraciones sobre

seguridad, polémicas de cumplimiento e ideas sobre recompensas.

2. CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

2.1. ENTRADAS

2.1.1. Plan para la dirección del proyecto:

Dentro del plan para la dirección del proyecto que describe el modo en que se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

GESTIÓN DEL PROYECTO

OBJETIVO

Gestionar un proyecto con el fin de crear en el municipio de Tauramena – Casanare una zona industrial que permita el desarrollo económico de los microempresarios del sector. Generando competitividad en el mercado regional.

DESCRIPCIONDocumento formalmente aprobado que define como se va a gestionar el proyecto.

Estudio previo Elaborar el alcance Elaborar la Planificación temporal



DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Elaborar el Plan de costos Elaborar el Plan de riesgos Elaborar el Plan de comunicaciones Realizar el Control de calidad Elaborar el Plan de compras Realizar Seguimiento y control

ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES

Responsable: Secretaria de Planeación municipal.Participa y apoya: grupo de microempresarios, Equipo del proyectoRevisa y aprueba: Alcalde Municipal

FECHAS PROGRAMADAS

Inicio: 30/09/2014Fin:30/06/2015Hitos importantes: Cerramiento perimetral

Administración y portería x2 unidades Baterías sanitarias x3 unidades Cuarto de basuras x3 unidades Alcantarillado sanitario Alcantarillado pluvial Acueducto Tanque de almacenamiento Red eléctrica general Subestaciones de distribución eléctrica Alumbrado publico Revisión técnica de redes eléctricas Pavimentación de vías

CRITERIOS DE ACEPTACIONRequisitos que deben cumplirse:

Los planes deben ser factibles y deseables.Forma en que se aceptará: Reunión del equipo de proyecto.

SUPUESTOS:

● los industriales y empresarios prestan sus servicios en la zona industrial

● Los industriales y empresarios disminuyen sus costos de operación.

● La obra se ejecuta satisfactoriamente y cumple con los estándares

RIESGOS:

● Cambio del alcance del proyecto.● La no identificación de los entregables necesarios para el

desarrollo de las actividades.

RECURSOS ASIGNADOS YCOSTOS:

Personal: personal especializado en ingeniería civil y obra civil, equipo del proyecto. El valor del contrato para todos los efectos presupuestales, fiscales y tributarios, será de seis mil quinientos cincuenta y un millones cuatrocientos un mil ochocientos setenta pesos m/cte. ($6.551.401.870,00)

DEPENDENCIAS ENCARGADAS ANTES Y DESPUÉS DE LA PANIFICACIÓN Antes: Secretaria de Planeación Municipal

Después: Secretaria de Infraestructura Municipal

Comunicaciones del Proyecto: Especificar la matriz de comunicaciones del proyecto.



Ver Matriz de Comunicaciones del Proyecto – versión 1.0

2.1.2. Comunicaciones del proyecto:

las actividades necesarias para monitorear y actuar sobre la información y las comunicaciones.

INFORMACIÓN

CONTENIDO

FORMATO

NIVEL DE

DETALLE

RESPONSABLE DE

COMUNICAR

GRUPO RECEP

TOR

METODOLOGÍA O

TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DE

COMUNICACIÓN

CÓDIGO DE

ELEMENTO WBS

Iniciación del

Proyecto

Datos y comunicación sobre la iniciación

del proyecto

Carta de Intenció


MedioLIDER

PROYECTO

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez


Iniciación del

Proyecto

Datos preliminares sobre el

alcance del proyecto

Acta de Inicio

del Proyecto

AltoLIDER

PROYECTO

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez


Planificación del

Proyecto

Planificación detallada

del Proyecto: Alcance, Tiempo, Costo,

Calidad, RRHH,

Comunicaciones,

Riesgos, y Adquisicion

es

Plan del Proyecto

Muy alto

LIDER PROYEC

TO

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez


Estado del Proyecto


Pronóstico de Tiempo y Costo,


Informe de

Performance

AltoLIDER

PROJECTO

Alcaldía de

Tauramena

Documento impreso

Semanal, Mensual

1.3 Informe

de Ejecución

del Proyecto

Coordinación del

Proyecto

Información detallada de

las reuniones

Acta de Reunión

Alto LIDER PROJECT

O

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

Semanal 1.4 Reunión

de Coordina



de coordinación semanal

electrónico ción Semanal

Cierre del Proyecto

Datos y comunicación sobre el cierre del proyecto

Cierre del

proyectoMedio

LIDER PROJECT

O

Alcaldía de

Tauramena

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez

1.5 Cierre del

Proyecto

para preparar los informes del proyecto se deberán seguir los siguientes lineamientos1. No se exceda en el volumen de los informes presentados2. Redactar los informes forma breves y concisos3. Los informes se deben preparar fáciles de comprender y leer, la cual se sugiere usar oraciones breves y

comprensibles 4. Los párrafos largos quizá lleven al lector a leer superficialmente la página, con lo que podría saltarse

algunos puntos importantes.5. Exponga primero los puntos importantes del informe semanal o mensual, tanto en el informe como en

cada párrafo.6. Utilice graficas a la medida de lo posible como cuadros, diagramas, tablas o imágenes. 7. No recargue demasiado los gráficos. 8. Incluya un concepto o un punto por gráfico.

2.1.3. Registro de incidentes

Se realizarán un registro de incidentes para documentar y monitorear quién es responsable de la

resolución de los incidentes específicos antes de una fecha límite, para tal efecto se aplicará

formatos de registro de incidentes.

Tabla 3 Formato Reporte de Incidentes

Servicio No Informe No 1

Zona de Evento Tauramena Fecha y Hora de Evento 01/04/2016 09:17

Evento Reportado por Interventoría Fecha y Hora de Solución 02/04/2016 10:11

Servicios Afectados

Cliente Servicio

Alcaldía de Tauramena Infraestructura

Tipo de Evento

Incumplimiento cronograma de actividades del proyecto

Descripción de Evento

Revisión de Auditorio al plan de entrega relacionado al cronograma de actividades

Avances



DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE CASODía Hora Descripción del Avance

01/04/2016 09:17Se informa que se realizaran cambios y actualizaciones a los cronogramas de actividades por imprevistos del proyecto.

Definitivo X Parcial X

Estado Actual: Solucionado

Diagnóstico y Solución: El inconveniente se presentó por imprevistos y prorrogas del ente contratista.

Acciones de Mejora: Actualizaciones e Informes semanales avances de las actividades.

Evento Atendido por: Líder del proyecto

Procedimiento para tratar incidentes: Defina el procedimiento para procesar y resolver las polémicas, especificando la forma de capturarlas y registrarlas, el modo en que se abordará su tratamiento y resolución, la forma de controlarlas y hacerles seguimiento, y el método de escalamiento en caso de no poder resolverlas.

5. Se captan los incidentes 6. Se codifican y registran7. Se revisa con el fin de:

a. Determinar las soluciones a aplicar a los incidentes pendientes por analizar, designar un responsable por su solución, un plazo de solución, y registrar la programación de estas soluciones.

b. Revisar si las soluciones programadas se están aplicando, de no ser así se tomarán acciones correctivas al respecto.

c. Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si el incidente no se ha reiterado, de no ser así se diseñarán nuevas soluciones.

8. En caso que no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta convertirse en un problema, deberá ser abordada con el siguiente método de escalamiento:

a. En primera instancia será tratada de resolver por el Project Manager y el Equipo de Gestión de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas.

b. En segunda instancia será tratada de resolver por el Project Manager, el Equipo de Gestión de Proyecto, y los miembros pertinentes del Equipo de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas.

c. En tercera instancia será tratada de resolver por el Sponsor, el Project Manager, y los miembros pertinentes del proyecto, utilizando la negociación y/o la solución de conflictos.

d. En última instancia será resuelta por el Sponsor o por el Sponsor y el Comité de Control de Cambios si el primero lo cree conveniente y necesario.

2.1.4. Datos de desempeño del trabajo

Informar el desempeño se realizare mediante informes de estado, mediciones del avance y

pronósticos. Para garantizar el logro de los objetivos y resultados propuestos para el presente



proyecto, es importante realizar periódicamente un seguimiento y evaluación de las acciones que

se desarrollan, es por esto que contamos actualmente con un formato donde quedaran

consignados los avances del proyecto:

Los informes de desempeño se emiten de manera periódica dependiendo su necesidad y su

formato puede variar desde un simple informe de estado hasta informes más elaborados.

Presentación de informes de desempeñoInforme Simple Informe Completo

1. Alcance2. Cronograma3. Costos4. calidad

1. Análisis de desempeño pasado2. Estado actual de los riesgos e incidentes3. Trabajo completado durante el periodo

reportado4. Resumen de cambios aprobados en el

período5. Resultado del análisis de variación6. Conclusión proyectada del proyecto

(incluido el tiempo y el costo)



2.1.5. Activos de los procesos de la organización

A medida que la metodología de dirección de proyectos madura dentro de una organización, las

lecciones aprendidas de experiencias pasadas de Planificación de los Recursos Humanos quedan

disponibles como activos de los procesos de la organización (Sección 4.1.1.4) para ayudar a

planificar el proyecto actual. Las plantillas y las listas de control reducen la cantidad de tiempo de

planificación necesario al comienzo de un proyecto y disminuyen la probabilidad de que se

omitan responsabilidades importantes.

2.1.5.1. Plantillas

- Las plantillas incluyen organigramas del proyecto, descripciones de cargos, evaluaciones del

rendimiento del proyecto y un enfoque estándar de gestión de conflictos.

2.1.5.2. Listas de Control.

- Las listas de control incluyen roles y responsabilidades comunes del Proyecto, competencias

típicas, programas de formación a considerar, reglas básicas del equipo, consideraciones sobre

seguridad, polémicas de cumplimiento e ideas sobre recompensas.

Por otro lado, dentro de los activos de la organización se evidencia el Sistema Integrado

de Gestión: Modelo Estándar de Control Interno – Mecí y Sistema de Gestión de la Calidad

NTCGP 1000: 2009, donde se estandariza los procesos y procedimientos de contratación

de obras, bienes y servicios de la Administración Pública de Tauramena Casanare.

La administración dentro de su proceso de planificación determino recursos mínimos que

debe cumplir el contratista afín de que haya garantía del cumplimiento contractual

de la obra y de las competencias del equipo del proyecto

Dentro del control de requisitos que se realiza al contratista se solicita:

Capacidad jurídica

Experiencia técnica

Capacidad financiera

Capacidad organizacional: rentabilidad de patrimonio, rentabilidad de activos,

Capacidad residual según (Decreto 791 del 22 de abril de 2014)



Dentro de los activos de la organización procesos y procedimientos se asigna una

interventoría a fin verificar el cumplimiento de la planificación , seguimiento, control y

retro alimentación de ejecución de la obra, como también los procesos financieros ,

plantillas de registro de riesgos, de estructura de desglose del trabajo, de diagramas de red del

cronograma del proyecto y de contratos.

2.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

2.2.1. Sistemas de gestión de la información


herramientas, entre las que se cuentan:

gestión de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicados de

prensa;

gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono,

videoconferencias y conferencias web, sitios y publicaciones web, y

herramientas electrónicas para la dirección de proyectos: interfaces web con software de

programación y de gestión de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas

virtuales, portales y herramientas de gestión del trabajo colaborativo.


herramientas.

2.2.1.1. Gestión de documentos impresos:

Para actualizar y completar el formato de tomaron algunos datos y formatos de ( DHARMA

CONSULTING)

FORMATO INFORME TECNICO DE ACTIVIDADES MENSUALESConstrucción de Infraestructura de Servicios Públicos y Obras Complementarias de Urbanismo del Centro

Industrial y Empresarial de Tauramena CIET.

Numero del Contrato 362 Modalidad: Contratista

Fecha de Inicio de la Prestación del Servicio 12/12/2014 Período reportadodd/mm/aa A dd/mm/aa



Municipio(s) en el que se ubica el priyecto Tauramena

Nombre de la Entidad Contratista

Unión Temporal Zona Industrial Tauramena 2014

Representante del Proyecto

Nombre del Supervisor

1. INFORME DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES

Item OBLIGACIONES CONTRACTUALES

ACCIONES DESARROLLADAS

DURANTE EL PERIODO

REPORTADO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACION

FUENTE DE VERIFICACION

% DE AVANCE

1

ADQUISICION DEL EDQUIPO DEL PROYECTO: Conformar y organizar los equipos de trabajo conforme a los perfiles definidos en el estándar de calidad.


1. hojas de vida del personal adscrito (disponibles en la sede administrativa)2. Contratos de trabajo (disponibles en la sede administrativa)3. Planillas de pago mensual (Deben anexarse al informe mensual)4. Tabla con relación de personal

Escriba el % de ejecución, según las acciones y fuentes de verificación presentadas por el contratista

2

Cerramiento perimetral Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.


Escriba el % de ejecución, según las acciones desarrolladas frente a la programación y fuentes de verificación presentadas por el contratista

3

Administración y porteria x 2 und Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



4

Bateria sanitaria x 3 und Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



5Cuarto de basuras x 3 und Se realiza una

descripción de las 1. Informe de actividades

Escriba el % de ejecución según



acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.

deacuerdo a cronograma de actividades del proyecto.

las fuentes de verificación presentadas por el contratista

6

Alcantarillado sanitario Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



7

Alcantarillado pluvial Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



8

Acueducto Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



9

Tanque de almacenamiento Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



10

Red eléctrica general Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



11

Construcción de vías internas Se realiza una descripción de las acciones y actividades realizadas en el período por parte del contratista.



12

Participar en los comités técnicos operativos para la implementación, seguimiento, monitoreo y evaluación de la ejecución del contrato.


1.Actas de comité técnico


13

Cumplir oportunamente con todas las obligaciones de tipo tributario y laboral que se originen con la ejecución del contrato

1. planillas de pago de nomina2. Certificado de cumplimiento de pago de seguridad social y parafiscales




14

Cuando los bienes sean entregados a la alcaldia de Taurame, LA ENTIDAD CONTRATISTA deberá hacer acta de entrega y recibo a satisfacción de aquellos.


1. Acta de entrega y recibo.


15

Reportar cualquier hecho o circunstancia que impida o dificulte la prestación del servicio, al supervisor del contrato.


1. Reportes en medio escrito presetandos al supervisor del contrato.


16

Dar respuesta oportuna, pertinente y veraz a las inquietudes de la comunidad, con respecto al contrato y a lo establecido en las obligaciones del Contratista.


1. cartas de respuesta2. Comunciados emitidos


Describa aquí los principales inconvenientes presentados durante el mes para el cumplimientod e las obligaciones:

Se anexa planilla de pago de Seguridad Social y de parafiscales del mes Se anexa registro fotográfico Se anexa informe técnico del contratista

Se anexa informe de supervisión técnica, administrativa y financiera (en los casos en lo que se haya realizado visita de supervisión)

Firma del representante legal

Guías para Documentación del Proyecto: Defina las guías para codificación, almacenamiento, recuperación, y reparto de los documentos del proyecto.

Guías para Codificación de Documentos.- La codificación de los documentos del proyecto será la siguiente: AAAA_BBB_CCC.DDD

Donde: AAAA = Código del Proyecto= ‘PROD’ BBB = Nombre del Documento= Project charter, cronograma del peroyecto, etc. CCC = Versión del Documento=’v1_0’, ‘v2_0’, etc. DDD = Formato del Archivo=doc, exe, pdf, mpp, etc.

Guías para Almacenamiento de Documentos.- El almacenamiento de los documentos del proyecto deberá seguir las siguientes pautas:

1. Durante la ejecución del proyecto cada miembro del equipo mantendrá en su máquina una carpeta con la misma estructura que el WBS del proyecto, donde guardará en las sub-carpetas correspondientes las versiones de los documentos que vaya generando.



2. Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deberá eliminar los archivos temporales de trabajo de los documentos y se quedará con las versiones controladas y numeradas (ver guías para el control de versiones), las cuales se enviarán al Project Manager.

3. El Project Manager consolidará todas las versiones controladas y numeradas de los documentos, en un archivo final del proyecto, el cual será una carpeta con la misma estructura del WBS, donde se almacenarán en el lugar correspondiente los documentos finales del proyecto. Esta carpeta se archivará en la Biblioteca de Proyectos de la Empresa, y se guardará protegido contra escritura.

4. Se publicará una Relación de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para consulta.5. Los miembros de equipo borrarán sus carpetas de trabajo para eliminar redundancias de información y

multiplicidad de versiones.Guías para Recuperación y Reparto de Documentos.-

1. La recuperación de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de la Empresa es libre para todos los integrantes del Equipo de Proyecto.

2. La recuperación de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de la Empresa para otros miembros de que no sean del equipo del Proyecto requiere autorización del Project Manager.

3. El acceso a la información del proyecto por parte de personas que no son de la Empresa requiere autorización de Gerencia General, pues esta información se considera confidencial, tanto para la Empresa como para los proveedores.

4. El reparto de documentos digitales e impresos es responsabilidad del Project Manager.5. El reparto de documentos impresos no contempla el control de copias numeradas.

2.2.1.2. Gestión de comunicaciones electrónicas:

MEDIOS Y CANALES DE COMUNICACIÓN

1. Comunicaciones electrónicas

2. Correo masivo- mailing

3. Página WEB - Blog 4. Videoconferencias

5. Canal de comunicación telefónico

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREO ELECTRÓNICO, ETC.

Guías para Reuniones .- Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:

1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.3. Se debe empezar puntual.4. Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los

procesos grupales de trabajo, y los métodos de solución de controversias.5. Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de anotador

(toma nota de los resultados formales de la reunión).6. Se debe terminar puntual.7. Se debe emitir un Acta de Reunión (ver formato adjunto), la cual se debe repartir a los participantes

(previa revisión por parte de ellos).Guías para Correo Electrónico.- Todos los correos electrónicos deberán seguir las siguientes pautas:

1. El asunto de los correos electrónicos deberá empezar con la frace “P. inventa – “.2. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto de la empresa y los proveedores deberán ser

enviados por el Project Manager, para establecer una sola vía formal de comunicación con el Cliente.3. Los enviados por los proveedores y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto de la

Empresa deberán ser copiados al Project Manager (si es que éstos no han sido considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con los proveedores estén en conocimiento de los responsables de la parte contractual.

4. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto de la Empresa, deberán ser copiados a la lista Team_Inventa que contiene las direcciones de los miembros, para que todos estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto.



2.2.2. Juicio de expertos:

Para el buen desarrollo y gestión del proyecto vamos a contar con un procedimiento que deben

realizar y diligenciar Director del Proyecto, Director Operativo-, procedimiento que les permitirá,

obtener una visión más amplia de los interesados, la influencia de determinados factores sobre el

comportamiento de los mismos.

Procedimiento:

1. Selección de los expertos: Cuando se realice la selección de los expertos debe quedar

plasmado en el formato de reuniones.

2. Entregar a cada uno de ellos:

Carta de presentación del instrumento: Propósito, objetivo general y objetivos

específicos del instrumento.

Planilla de validación

Carta de validación del instrumento debidamente firmada por cada uno de los

expertos

3. Calcular los resultados

4. Elaboración de Gráficos

5. Interpretación de los resultados

Tabla 4 Planilla carta de presentación del instrumento:

PLANILLA PRESENTACION INSTRUMENTO

FECHA

CARTA PRESENTACIONRespetado Sr (a): ______________________________________Nos dirigimos a usted con la finalidad de entregar el instrumento anexo, que hace parte de la recolección de información, este instrumento es de gran importancia para determinar el nivel de conocimiento, su interés, influencia, expectativas que tiene los interesados frente al proyecto, es por esto que le agradecemos observar la pertinencia y coherencia de los ítems, en relación con los objetivos propuestos y objetividad de las preguntas, así como también realizar las observaciones que usted considere pertinente. Su opinión constituirá un valioso aporte para este proyecto.



Gracias por su colaboración.

Firma

Instrumento Juicio de Expertos: (Este instrumento debe ser diligenciado por cada uno de los

stakeholders evaluados).

REGISTRO DE LOS STAKEHOLDERS

PROYECTO FECHA DE INICIO

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECIFICOS

STAKEHOLDERS Nivel de Influencia

Nivel de Influencia

Acciones Posibles

EstrategiasDe impacto positivo

De impacto negativo

CALCULO DE RESULTADOS

ELABORACION DE GRAFICOS

INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS

FIRMA

2.2.3. Reuniones:



Para el desarrollo de cada reunión se tiene estructurado el siguiente formulario o acta, el cual

debe ser diligenciado en cada una de las reuniones que se desarrollen con cada uno de los

stakeholders para tener una trazabilidad del mismo.

2.3. SALIDAS

2.3.1. Información de desempeño del trabajo

Para garantizar el logro de los objetivos y resultados propuestos para el presente proyecto, es

importante realizar periódicamente un seguimiento y evaluación de las acciones que se

desarrollan, es por esto que contamos actualmente con un formato donde quedaran consignados

los avances del proyecto:

ACTA DE REUNIONINFORMACION GENERAL

Asunto/Tema: Fecha:

Hora Inicio: Hora Finalización:

Lugar: ORDEN DEL DIA

Verificación de Asistentes Temas a Desarrollar

DESARROLLO DE LA REUNION

CONCLUSIONES

Nombre Completo Identificación Procedencia Celular Firma



2.3.2. Solicitudes de cambio.

SOLICITUD DE CAMBIOPROYECTO DIA MES AÑOPREPARADO POR: FECHA REVISADO POR: FECHA APROBADO POR: FECHA REVISION N. MOTIVO DEL CAMBIO DIA MES AÑO

OBSERVACIONES:



2.3.3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

Actualmente contamos con el siguiente formato para realizar cualquier cambio o actualización al

plan para la dirección del proyecto:

ACTUALIZACION PLAN DIRECCION DEL PROYECTOPROYECTO

FECHA DE INICIO

INTEGRACIONMOTIVO

ACTUALIZACION

FECHA ACTUALIZACI

ONACTUALIZAC

ION FINAL

RESPONSABLE

Desarrollo del título del proyecto Desarrollar un plan de gestión de

proyectos Dirigir y gestionar la ejecución del

proyecto Monitorear y controlar el trabajo del

proyecto Realizar el control integrado de

cambios Fase de cierre del proyecto

ALCANCE Plan de gestión del alcance

Reunir los requisitos Definir el alcance

Crear la estrategia de descomposición del trabajo

Validar el alcance Controlar el alcance

TIEMPO Plan de gestión del cronograma

Definir las actividades Secuencia de actividades

Estimar la duración de la actividad Desarrollar el cronograma

Control de Calendario RECURSOS HUMANOS

Planificar la gestión de los recursos humanos

Adquirir el equipo del proyecto Desarrollar el equipo del proyecto Gestionar el equipo del proyecto



INTERESADOS Identificación de los interesados

Planificar la gestión de los interesados Gestionar el compromiso de los

interesados Controlar el compromiso de los

interesados OBSERVACIONES

FIRMA

Fuente: Autor

2.3.4. Actualizaciones a los documentos del proyecto

ACTUALIZACION A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

PROYECTO FECHA DE INICIO

CONTROL DE VERSIONES

DOCUMENTO A

ACTUALIZAR

VERSION N° REALIZADO

POR

REVISADO POR APROBADO

PORFECHA DE CAMBIO

MOTIVO DEL

CAMBIO

OBSERVACIONES

________________________FIRMA APROBACION

2.3.5. Actualizaciones a los a activos de los procesos de la Organización

En las comunicaciones de actualizaciones de los activos de los procesos de la organización se

incluirán:



Notificaciones sobre Avances y estado del proyecto, incidentes resueltos y cambios

aprobados

Se tendrán registros del proyecto tales como: correspondencia, memorandos, actas de

reuniones y otros documentos relevantes para el proyecto. Esta información será almacenada

de manera apropiada y se llevará en el libro de radicados del proyecto y a su vez se escaneará

“si aplica”, cada comunicación para ser almacenada en digital.

Entre los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización, se cuentan:

Notificaciones a los interesados. Se puede proporcionar información a los interesados sobre

incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.

Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado

del proyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes, informes de cierre del

proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento.

Presentaciones del proyecto. Información proporcionada de manera formal o informal por el

equipo del proyecto a cualquiera o a todos los interesados del proyecto.

Registros del proyecto. Los registros del proyecto incluyen correspondencia, memorandos,

actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.

Retroalimentación de los interesados. La información recibida de los interesados relativa a las

operaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar para modificar o mejorar el desempeño

futuro del proyecto.

Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye el análisis de causa

raíz de los incidentes enfrentados, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y

otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de los interesados. Las lecciones

aprendidas se documentan y distribuyen a fin de que pasen a formar parte de la base de datos

histórica tanto del proyecto como de la organización ejecutora.



CONCLUSIONES

El proceso de planificar las comunicaciones es importante, el no hacerlo puede provocar personas

desinformadas, que no tengan bien definido sus roles, funciones y responsabilidades. El darse

cuenta durante el proceso que se requiere de tecnología o tenerla pero que nadie sepa utilizarla

son problemas que se pueden prevenir en este proceso.

Las herramientas y métodos de distribución de la información se determinan tomando en cuenta

la complejidad del mensaje, la dirección de la comunicación y la cantidad de receptores y

emisores.

A través del conjunto de buenas prácticas y herramientas de la Guía PMBOK se logró determinar

las necesidades de información de los interesados del proyecto, la recopilación, la distribución, el

almacenamiento, la recuperación y la disposición de la información, permitiéndonos Planificar

adecuadamente las comunicaciones, su gestión y control.

Podemos concluir que un aspecto crucial para el éxito en la búsqueda de los objetivos y metas

trazadas por la organización, es la información efectiva y oportuna, lo cual hemos podido

comprobar y gracias a la aplicación de los procesos de la gestión de las comunicaciones que la

guía PMBOK y sus herramientas nos ofrecen, logramos consolidar paso a paso, un instrumento

clave para alcanzar una comunicación exitosa en nuestro proyecto, lo cual nos ayudara no solo a

gestionar cada uno de los departamentos de la organización, sino también a identificar posibles

acciones de mejora y toma decisiones para el fortalecimiento de los procesos de la empresa.



BIBLIOGRAFÍA

DHARMA CONSULTING. (s.f.). PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Obtenido de https://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&ved=0ahUKEwj9uYD4xbDMAhXHuB4KHddFBH4QFgghMAE&url=http%3A%2F%2Fayni.googlecode.com%2Fsvn%2Fdocs%2FVSE%2FVSE-EquipoB%2F7.Gesti%25C3%25B3n%2520del%2520proyecto%2520-%2520PMI%2F2.%2520PLANIFIC

CASANARE - ALCALDÍA MUNICIPIO DE TAURAMENA. (2014). http://www.colombiacompra.gov.co/. Obtenido de https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=14-1-126487

Institute, P. M. (5ta Edicion). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos PMBOK®.

Project Management Institute. 2012. PMI Lexicon of Project Management Terms. Available from



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