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FUNDS MANAGEMENT SAPBBP
2011
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FUNDS MANAGEMENT
• El control presupuestal representa un punto importante a considerar en cualquier empresa, mediante este módulo se realiza el desarrollo de los presupuestos así como el seguimiento y asignación de partidas presupuestales, las características específicas de esta funcionalidad
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I. Tiene interacción directa con los módulos financieros (contabilidad general, activos fijos, costos, proyecto, tesorería, etc.) y logísticos (adquisiciones, inventarios, ventas, etc.) y el registro tanto contable como presupuestal se generan en línea de las operaciones que involucren asignaciones presupuestales.
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III. En SAP cada transacción generada se registra un Log de la transacción, el cual permite identificar que usuario, a qué hora y en qué fecha llevo a cabo el registro, modificación y/o cancelación.
IV. La funcionalidad de Control de disponibilidad, permite hacer las validaciones respectivas, cada vez que se realicen operaciones que afecten partidas presupuestales, este proceso es en línea y de manera automática, rechazando las operaciones que no tengan suficiencia presupuestal
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V. Permite registrar de manera directa los compromisos que requieran contar con suficiencia presupuestal cuando estos se generen o ingresen al sistema, así mismo se pueden modificar o cancelar (total o parcialmente) estas reservas presupuestales
VI. Permite llevar a cabo proyecciones presupuestales de gastos aplicando de manera general o por partida específica
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VII. Este módulo posee su propio sistema de información, el cual cuenta con una amplia gama de reportes los cuales se pueden adaptar de acuerdo con los requerimientos específicos utilizando la herramienta Report Painter, y sets de agrupación. Así mismo se tienen otras herramientas para desarrollar reportes más complejos tales como Sapscript o desarrollos un lenguaje propio de programación (ABAP), Así mismo permite exportar a una hoja de cálculo la información de los reportes para su manejo posterior
VIII. Esta funcionalidad depende de los Datos Maestros relativos al control presupuestal
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ESTRUCTURA PRESUPUESTAL
• La estructura presupuestal, representa la estructura funcional y organizacional de una empresa desde el punto de vista del Control Presupuestario. Esta es la base para la planeación y ejecución del
• presupuesto. En esta es posible seleccionar en cuales asignaciones contables (objetos de contabilización) es posible distribuir presupuesto para su ejecución o aquellas de donde otras asignaciones contables de FM tomarán los recursos financieros. Esto se conoce como Dirección de Presupuesto
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COMBINACION PRESUPUESTAL
• Los fondos son las unidades mediante las cuales se asignan los presupuestos, es decir son colectares de presupuestos que ayudan a identificar de donde provienen los recursos presupuestales.
• Los centros gestores son usados para representar unidades organizacionales (áreas de responsabilidad, departamentos) y están estructurados jerárquicamente.
• El objeto de presupuesto es el rubro o partida presupuestal, estos se pueden definir de acuerdo a los tipos de saldo, egresos o ingresos, para estos objetos se pueden crear agrupaciones o jerarquías las cuales permiten tener un mejor control y clasificación de los mismos. Como característica adicional un objeto presupuestal puede tener el indicador de presupuesto negativo. Puede entonces ingresar el presupuesto negativo dentro de las imputaciones FM correspondientes.
FONDO / CENTRO GESTOR / PARTIDA PRESUPUESTAL
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COMBINACION PRESUPUESTAL
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VALIDACION PRESUPUESTAL
• Verificar el control presupuestal al momento de realizar las siguientes operaciones.
• Solicitud de Pedido T-Code ME51N.
• Pedidos (Ordenes de Compra T-Code ME21N.
• Recepción de Facturas T-Code MIRO.
• Reserva de Presupuesto T-Code FMX1.
• Recepción de Facturas T-Code FB60 .
• Reporte para checar momentos presupuestales T-Code ZPRESUPUESTOS .
VALIDACIONPRESUPUESTAL
Ordenes de venta / compra
Pedidos.
RESERVAS
GASTOS CAJA
CHICA
Facturas MP y PT.
Gastos operativos.
CONTROL
CONTROL
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VALIDACION DE PRESUPUESTO
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RESERVA DE PRESUPUESTO
Reserva de presupuesto En la siguienteCombinacion presupuestalCege 3004010102Pospre 6151010003Importe. 2000
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TRASLADO
Traslado de presupuesto a la siguienteCombinacion presupuestalCege 3004010102Pospre 6151010003Importe. 1000Desde : Cege 3004010103Pospre 6302011401Importe -500Cege 3004010104Pospre 6309010201Importe -500
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SUPLEMENTO
Suplemento de presupuesto a la siguienteCombinacion presupuestalCege 3004010102Pospre 6151010003Importe. 1000
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DEVOLUCION
Devolución de presupuesto a la siguienteCombinacion presupuestalCege 3004010102Pospre 6151010003Importe. -500
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MOMENTOS PRESUPUESTALES
• Presupuesto original• Presupuesto Mod. Autorizado• Pre compromiso• Comprometido• Ejercido
• Disponible
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ZPRESUPUESTOS
Ahora con la creación del Suplemento nos agrego presupuesto al disponible.
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ROLES
Actividad Rol
Crear Datos Maestros
Dar de Alta:
Fondos / Centros Gestores / Partidas Presupuestales
CREATE MASTER DATA
Administrador presupuestal
Entrada de Presupuesto, Traslados, Suplementos, Reservas y todas las creaciones de documentos presupuestales.
OPERATIONAL FUNCTIONS OF FUNDS MANAGEMENT
Usuarios y Responsables de CEGE´S
Poder checar los momentos presupuestales de las combinaciones elegidas asi como poder ver el Disponible
INFORMATION SYSTEM
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PERFILES DE TOLERANCIA
• Los perfiles de tolerancia apuntan a diferentes límites de tolerancia por acción de control de disponibilidad,
• Límite de tolerancia: uso relativo (en %)• Aviso por mail al administrador del sistema
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GRACIAS
Noviembre 2011
Mauricio de Zavaleta ArriojaSAP FM Consultant