fundamentos de control lic. adm. luis valdivieso merino
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FUNDAMENTOS DE CONTROL
Lic. Adm. LUIS VALDIVIESO MERINO
FUNDAMENTOS DE CONTROL
El Control puede ser definido como el PROCESO diversificar las actividades para asegurarse de que se están llevando a cabo como se PLANEARON y así corregir cualquier desviación importante.
Un Sistema de Control efectivo asegura que, al término de las actividades, se logran las metas organizacionales.
El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es la forma en que éste facilita el logro de las metas.
LA IMPORTANCIA DEL CONTROL
El control es importante debido a su vínculo final
en la cadena funcional de la administración. Sin
embargo, el valor de la función de control radica
en su relación con la planeación y la delegación
de actividades.
EL PROCESO DE CONTROL
Consiste en tres pasos distintos e independientes :* Medir el desempeño real.* Comparar el desempeño real con un estándar.* Tomar la acción correctiva (en caso de desviaciones)
Antes de que consideremos cada paso en detalle, se debe tomar en cuenta que el proceso de control supone que ya existen los estándares de desempeño.Estos estándares son los objetivos específicos contra los cuales se puede medir el progreso.
¿QUE ES MEDIR?
Para determinar cuál es el desempeño real, un administrador debe obtener información sobre esto.El primer paso en el control, entonces, es medir.
Cada una de estas fuentes tiene fortalezas y debilidades específicas, sin embargo, una combinación de éstas aumenta la cantidad de fuentes de información y la probabilidad de recibir información confiable.
Fuentes de Información comunes
Para medir el desempeño real
Observación personalInformes estadísticosInformes oralesInformes escritos
1234
Lo que medimos es con seguridad más importante para el proceso de control que cómo medimos
Seleccionar el criterio equivocado puede dar como resultado serias consecuencias disfuncionales. Además lo que medimos determina en gran medida lo que las personas en la organización estructuran superar.
Los controles se dirigen a una de las siguientes áreas : información, operación, finanzas, o las personas. Sin embargo, algunos criterios de control son aplicables a cualquier situación administrativa.
¿COMO DETERMINAN LOS ADMINISTRADORES LAS VARIACIONES ENTRE DESEMPEÑO REAL Y METAS PLANEADAS?
Los administradores determinan la variación entre desempeño real y los estándares mediante un proceso llamado comparación. La etapa de comparación determina el grado de variación entre desempeño real y el estándar.En toda actividad se puede esperar alguna variación en el desempeño; por tanto es crítico determinar el rango de variación aceptable.Las desviaciones que superan este rango se vuelven importantes y reciben atención del administrador.En esta etapa de comparación, los administradores están particularmente interesados en el tamaño y la dirección de la variación.
¿QUÉ ACCION PUEDE TOMAR LA ADMINISTRACION?
La tercera etapa y final en el proceso de control es tomar la acción administrativa.Los gerentes pueden elegir entre tres alternativas :
- No hacer nada - Corregir el desempeño real- Revisar el estándar
Si el origen de la variación ha sido un desempeño deficiente, el administrador querrá tomar una acción correctiva. Ejemplo :
- Cambios en la Estrategia- Cambios en la Estructura- Prácticas de Compensación- Programas de Capacitación, etc.
Otra decisión a tomar en el caso de tomar medidas correctivas ¿Se debe tomar una acción correctiva inmediata o básica?
ACCIONCORRECTIVA
Inmediata
Básica
Corrige los problemas en seguida y regresa el desempeño a su rumbo
Plantea la pregunta ¿Cómo? y ¿Porqué? se ha desviado el desempeño y luego procede a corregir el origen de la desviación.
También es posible que la variación fuera el
resultado de un estándar no realista (El objetivo
demasiado elevado o bajo).
En estos casos, el estándar es el que necesita
acción correctiva, no el desempeño
TIPOS DE CONTROL
La administración puede implementar controles antes de que comience la actividad (1), mientras la actividad se lleva a cabo (2) o después de que la actividad ha sido terminada (3)
1er. Tipo ------> control para fomentar el avance2do. Tipo -----> control concurrente3er. Tipo ------> control de retroalimentación.
Insumos Proceso Resultados
Control de fomento del
avance
Control concurrente
Control de retroalimenta-
ción
Se anticipa a los problemas
Corrige los problemas conforme se presentan
Corrige los problemas después
de que suceden
¿POR QUÉ ES TAN CONOCIDO EL CONTROL DE RETROALIMENTACION?
El tipo más común del control depende de la retroalimentación.En este caso el control se lleva a cabo después de la acción.El principal inconveniente de este tipo de control es que, en el momento que el administrador tiene la información, el daño ya está hecho.No obstante, para muchas actividades, la retroalimentación es sólo un tipo variable de control disponible.Ventajas del control de retroalimentación :
a) Ofrece a los administradores información significativa sobre la efectividad de su esfuerzo de planeación.b) Puede mejorar la motivación de los empleados
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFICIENTE :
1. Precisión2. Oportunidad3. Economía4. Flexibilidad5. Comprensión6. Criterio razonable7. Ubicación estratégica8. Haga énfasis en la excepción9. Criterio múltiple10. Acción correctiva
FACTORES DE CONTINGENCIA EN EL DISEÑO DE LOS SISTEMAS DE CONTROL
Tamaño de la Organización
Pequeña
Grande
Administración Personal informal, el administrador hace un recorrido por los alrededores.
Formal, impersonal, reglas, leyes amplias
Posición y NivelAlto
Bajo
Diferentes criterios
Pro criterios, fáciles de entender
Grado de descentralización
Alto
Bajo
Cantidad y extensión de controles cada vez más grande
Número de controles reducido
CulturaOrganizacional
Abierta y Sustentadora
Amenazadora
Informal – autocontrol
Formal, controles impuestos desde afuera
Importancia deLa actividad
Alta
Baja
Controles amplios y elaborados
Controles informales y no rígidos