FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

Escuela Profesional de Ingeniera Civil

INDICE2INTRODUCCIN

3I. ORIGEN DE LA ADMINISTRACION

7II. LA ADMINISTRACIN EN LA ACTUALIDAD

11III. QUE ES LA ADMINISTRACIN

113.1. DEFINICIN DE LA ADMINISTRACION

123.2. CARACTERSTICAS E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION

133.2.1. Caractersticas

133.2.2. Importancia

13IV. ORIGEN DE LA ADMINISTRACION

15V. REPRESENTANTES Y SUS TEORAS

155.1. Frederick Winslow Taylor

165.2. Henry L. Gant

165.3. Frank y Lilian Gilbreth

175.4. Henry Fayol

185.5. Hugo Mnsterberg

18VI. PRINCIPIOS GENERALES

21VII. PRACTICA EN LA ACTUALIDAD

22VIII. CIENCIA O ARTE

238.1. Es la administracin un arte o una ciencia?

24IX. PROCESO ADMINISTRATIVO

259.1. Funciones administrativas

259.1.1. LA PLANEACIN

279.1.2. LA ORGANIZACIN

279.1.3. LA DIRECCION

289.1.4. COORDINACIN:

289.1.5. CONTROL:

29CONCLUSIONES

30BIBLIOGRAFA

INTRODUCCIN

El fundamento de la teora y la prctica de la administracin general: la Administracin es el elemento esencial para todas las organizaciones es vital para su desarrollo La administracin se ha tornado indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa, ya que a travs de ello se logran las metas trazadas a travs de eficiencia y eficacia, la optimizacin de los recursos y la simplificacin del trabajo.

La prctica de la administracin ha existido desde los tiempos ms remotos, es un esfuerzo total para dirigir, guiar e integrar esfuerzos humanos asociados orientados hacia algunos fines especficos. Se ha concebido como un conjunto de las actividades necesarias de los individuos de una organizacin encargados de ordenar, impulsar y facilitar los esfuerzos asociados de un grupo de individuos reunidos para lograr determinados objetivos.

Para lograr dichos fines es necesario seguir unas funciones de la administracin, las cules bien descritas en este trabajo para su comprensin.

El fundamento y la administracin de la teora y la prctica es la manera ordenada de llevar una empresa u organizacin, ya que abarca todos y cada uno de los conocimientos esenciales para conformarla, a continuacin veremos la teora y la prctica los cuales son fundamentos de la administracin general.

INTRODUCCION A LOS FUNDAMENTOS DE LA TEORA Y PRCTICA ADMINISTRATIVAI. ORIGEN DE LA ADMINISTRACIONLa administracin como una actividad prctica surgi cuando los hombres primitivos se unieron y se organizaron para poder enfrentar las condiciones adversas a que les enfrentaba la naturaleza. Cuando el nmero de individuos aument las necesidades de alimento, vestido y proteccin tambin lo hicieron y, por lo tanto, la condicin de sobre vivencia de la comunidad pas por la bsqueda de una adecuada organizacin grupal. Esta deba permitir tanto la cohesin del grupo como la obtencin de los satisfactores que se requeran, no slo para la subsistencia sino tambin para la reproduccin de la propia comunidad. A partir de este momento la administracin, aunque de forma totalmente intuitiva y rudimentaria, se hizo necesaria en la organizacin de la vida de individuos.

Es decir, desde la formacin de los clanes, cuando algunos individuos se especializaron en ciertas tareas comunitarias, hasta la creacin de los grandes complejos sociales-industriales de la actualidad, las tcnicas y estrategias administrativas, como formas de organizacin de las actividades humanas se hicieron indispensables en los procesos productivos, econmicos y sociales.

Con el transcurso del tiempo se empezaron a crear principios administrativos que han mantenido su influencia hasta nuestros das. En la antigua Grecia, Scrates ya hacia referencia a la universalidad del pensamiento administrativo, argumentando que as como cada individuo posea la habilidad para controlar y dirigir (administrar) una familia, de igual manera lo poda hacer en los asuntos pblicos. Ya que segn l, stos difieren de los asuntos familiares slo por el tamao de la empresa. En este punto cabe aclarar que aunque para ste filosofo no haba una clara diferenciacin entre lo que actualmente se conoce como el campo de la administracin pblica y el campo de la administracin privada, posteriormente se desarrollaran principios administrativos y metodologas especficas a cada uno de estos campos de la prctica administrativa.

Con el transcurso del tiempo otros pensadores, como en el caso Rousseau, pusieron mucho nfasis en la necesidad de distinguir las atribuciones y derechos que correspondan al soberano, a la gestin pblica y las relativas al pueblo. De esta divisin se originaron prcticas y cursos de accin diferentes para la consecucin de los fines pblicos y de los fines privados.

De manera ya ms formal, una de las instituciones pioneras en el uso e implementacin de mtodos administrativos fue la iglesia catlica. Lo complejo de esta institucin, su enorme tamao y la necesidad de controlar desde el poder central un amplio grupo de comunidades origin que empezaran a ponerse en prctica algunos principios de carcter administrativo. Inicialmente relacionados con la "administracin de personal" y con los cuales se realizaba la asignacin jerrquica de funciones y responsabilidades entre la gran burocracia eclesistica. Por otra parte, y dado que la iglesia catlica llevaba al cabo una gran variedad de actividades, entre las que destacaban la prestacin de servicios religiosos, la educacin, la organizacin en los hospitales y los orfanatorios, lo que sumado a la gran dispersin geogrfica de las comunidades bajo su dominio e influencia, hizo necesario que la administracin de la hacienda eclesistica tuviera que sujetarse de estrictos "modelos de control financiero", con los cuales poder registrar adecuadamente los ingresos y los gastos de la iglesia.

De los ejemplos anteriores se desprende que el pensamiento administrativo y su prctica tienen un origen bastante lejano. Sin embargo, para el mundo occidental ste adquiere un carcter sistemtico y elaborado a partir de la consolidacin del sistema manufacturero, durante la revolucin industrial. Como veremos ms adelante, es hasta que las transformaciones productivas y comerciales en el capitalismo hicieron necesarios mtodos de administracin de personal, de planeacin financiera y de control de la produccin cuando la administracin empieza a formar un campo de investigacin, de prcticas y de conocimientos especficos.Durante el feudalismo y debido a factores tales como la insuficiencia en la demanda de productos, la precaria situacin de los medios de comunicacin, as como los problemas generados por la inexistencia de un patrn de cambio adecuado, las actividades productivas estaban reducidas al intercambio entre los integrantes de una misma comunidad. En este momento no se hablaba de mercancas, ya que slo haba intercambio de productos entre un artesano y otro. La actividad productiva se desarrollaba a travs del Sistema Domstico, donde slo se produca para el consumo familiar y el excedente se destinaba al trueque.

Con el transcurso del tiempo y mediante la creacin de patrones de cambio exactos, los intercambios ya no se realizaran mediante trueques. Las transacciones financieras se hacan en la Corte de Cambio de Dinero, donde las diversas monedas eran pesadas evaluadas y canjeadas. Con patrones de cambio exactos los intercambios de mercancas podan realizarse ms fcilmente. En adelante, los que se quiere es vender vino, recibir dinero y con este dinero comprar el abrigo. Lo que fue simple transaccin de mercancas se convirti en transaccin doble; mediante la introduccin del dinero el cambio de artculos se hizo ms fcil y el comercio tuvo un gran estmulo.

Los resultados de esa transformacin no se haran esperar. El comercio se expandi y el gremio empez a perder terreno, ya que la organizacin productiva gremial slo era capaz de producir para mercados muy pequeos y, por tanto, satisfacer una demanda de magnitud nacional, o quiz mayor, resultaba imposible. La organizacin de la actividad productiva mediante el monopolio gremial se haba convertido en un obstculo para el desarrollo de la industria y el comercio.

En esta etapa del desarrollo productivo la incipiente prctica de la administracin estaba reducida a la divisin de tareas existente entre los miembros de la familia para la elaboracin de los productos que la misma requera. Este mtodo de produccin fue sustituido por el Sistema Domiciliario, cuyo rasgo fundamental fue el surgimiento de un intermediario entre el productor y el consumidor. Este fue el precursor tanto del moderno empresario como del administrador. Contrataba a las familias a precio fijo, les proporcionaba los materiales indispensables y les indicaba la cantidad y las caractersticas de los productos que deban elaborar. El resultado de tener que llevar y traer regularmente materias primas y productos a la casa de los productores era la constante prdida de materiales. Esto motivo a los intermediarios a crear los primeros mtodos para el control de la produccin y los materiales.

En el transcurso de los siglos XIV al XVIII, la actividad productiva evolucion en trminos administrativos y tecnolgicos de manera gradual, y los primeros empresarios pudieron ir incrementando paulatinamente la productividad y sus ganancias. Para este momento los empresarios aparecan como verdaderos administradores, en el sentido de que conocan todas y cada una de las etapas involucradas, tanto humanas como econmicas y tcnicas, en la elaboracin de sus productos y en la distribucin de los mismos.

Como puede apreciarse, la aparicin del dinero provoc un cambio trascendental en las relaciones productivas y econmicas, permiti que en adelante los intercambios ya no requirieran estar sincronizados, dio mayor movilidad entre factores, agiliz la demanda de productos, impuls el crecimiento de las ciudades y ello, en conjunto, estimul la aparicin del sistema de produccin manufacturera.

Ante la expansin de la demanda y lo complicado de llevar las materias primas a la casa de las familias, el intermediario, ya convertido en empresario, construy recintos destinados a la colocacin de la maquinara y las herramientas. En adelante el trabajo ya no se realizara en la casa de la familia sino en la fbrica y bajo la supervisin del patrn-administrador. En lo consecutivo el problema fundamental de la produccin fabril sera incrementar rpidamente la productividad, para lo cual los tanto los procesos productivos como las actividades organizativas dentro de la fbrica habran de parcializarse y estandarizarse. El momento de la gran divisin del trabajo en las fbricas haba llegado.

Inclusive a nivel de las relaciones entre pases esos planteamientos ya haban encontrado un campo frtil. En este orden de ideas, quienes inicialmente plantearon la necesidad de desarrollar formas de cooperacin productiva y comunitaria, entre pases o entre regiones, basadas en la "divisin del trabajo" fueron algunos economistas. Entre los que encontramos a Ada Smith y a William Petty. El primero centr su atencin en los beneficios que cada nacin obtendra especializndose en la produccin de aquellos bienes o materias primas que le resultaran ms baratos de producir. Para Ada Smith la divisin del trabajo a nivel mundial era la fuente principal de incremento en la riqueza de los pueblos. Por su parte, William Petty puso nfasis en las ventajas y los beneficios econmicos que podran obtenerse mediante la parcializacin del proceso productivo en la industria inglesa del pao.

Con el Sistema de Produccin Fabril naca el capitalismo y se iniciaba la etapa de formalizacin de la prctica y el pensamiento administrativos. En ese contexto surgieron laboriosos empresarios como Richard Arkwright quien plante que la centralizacin del mando y el establecimiento de tareas basadas en una estructura organizativa jerrquica permita un mejor control de actividades dentro de la empresa.

Por otra parte, y con el auge de las ciencias de la naturaleza algunos pioneros dentro del campo administrativo propusieron la utilizacin de las fases del mtodo cientfico en el estudio y el anlisis de los procesos productivos y sus problemas. Desde su perspectiva, con la aplicacin de las fases del mtodo cientfico a la organizacin de la empresa y al proceso productivo se podran mejorar los resultados productivos y econmicos en las empresas.

En esta etapa encontramos a Mathew Bulton y James Watt, a quienes se deben las primeras tcnicas para la planeacin y los pronsticos de la produccin. Estas se basaban en una estricta divisin del trabajo y en la determinacin, por medio de anlisis estadsticos y de muestro, de estndares de calidad. Otro ejemplo importante fue el de Eli Whitney, quien utiliz el mtodo cientfico en el anlisis de la manufactura de fusiles de partes intercambiables. Este empresario adems cre un sistema extensivo de control de costos que permita llevar a cabo una avanzada administracin de las entradas y salidas de efectivo.

Una mencin especial debe hacerse en el caso de Robert Owen, quien en el primer cuarto del siglo pasado, adems de desarrollar uno de los ms interesantes experimentos de reforma poltico-social, hizo planteamientos, que posteriormente llev a la prctica, acerca de lo que ms adelante se conocera como "administracin de personal". Para l las condiciones en que los trabajadores ingleses vivian en el perodo de la revolucin industrial eran inhumanas, dado lo precario de las condiciones de salubridad de los centros de trabajo y lo extenuante de las jornadas laborales. Ello le hizo pensar y proponer que as como las maquinas y las herramientas requieren de un mantenimiento especial, tambin la "maquinara viva", los trabajadores, necesitaban condiciones higinicas y adecuadas de trabajo. Asimismo, se preocup por proporcionar alimento, vivienda y educacin adecuada a los trabajadores con el objetivo de que pudieran realizar mejor sus labores. Se propuso dar un trato ms humano a los trabajadores y redujo la jornada de trabajo, excluy del mismo a menores de nueve aos y pugn por el establecimiento de un Sistema de Instruccin para Adultos.

A partir de las propuestas y aportaciones que hizo en torno al trato que deban recibir los trabajadores se le conoci, en lo consecutivo, como el "Padre de la Administracin de Personal". Lo innovador de su pensamiento no ha perdido vigencia, porque an en las condiciones actuales de la industria se considera que entre ms adecuadas sean las condiciones del lugar de trabajo y mayores los niveles de instruccin y capacitacin del personal mejores resultados se obtendrn en la operacin de las organizaciones.

Posteriormente, el ingeniero Charles Babage, elabor algunas de las primeras ideas sobre los Estudios de Tiempos y Movimientos. Estas serian retomadas casi un siglo despus por F. Taylor para demostrar que la parcializacin ms minuciosa del proceso de trabajo -divisin del trabajo- reduca los tiempos muertos, haca ms eficiente el proceso de trabajo y generaba grandes ahorros con la reduccin en el desperdicio de materiales.

De este perodo destacan por su importancia los avances logrados en la administracin de personal y en la fragmentacin del trabajo en sus operaciones ms simples, lo que cre las condiciones para la implementacin de mtodos para evaluar la eficiencia del trabajo humano y los procedimientos necesarios para el desarrollo de las tcnicas de planeacin y control de costos.

Los ejemplos anteriores sirven para mostrar que la administracin como prctica y como mtodo de organizacin de las actividades humanas esta ligada directamente al proceso de evolucin de la industria, el comercio y la tecnologa: procesos relacionados con las trasformaciones de las sociedades y de los mercados y de las pautas de consumo de los individuos. Ya que entre mayor es el grado de desarrollo de las sociedades las necesidades de los individuos tienden a ser cubiertas con productos de mayor grado de elaboracin. Lo que exige el desarrollo de un proceso de a transformacin constante de las formas administrativas y productivas.

II. LA ADMINISTRACIN EN LA ACTUALIDAD

En las condiciones actuales de la industria y del proceso de globalizacin de los estados, y donde los sistemas de informacin y produccin estn caracterizados por una creciente automatizacin, las condiciones que imponen el mercado y el comercio internacional se traducen en la necesidad de lograr mejoras en los estndares de productividad y en la calidad y el diseo de productos. Esto ha trado como consecuencia que los procesos administrativos hayan rebasado el mbito meramente operativo de la empresa y estn, ahora ms que nunca, vinculados estrechamente con la estrategia de expansin de la misma; donde el aumento de la productividad, eficacia y eficiencia, es determinante en la definicin de metas y en la posicin de la empresa en el mercado. Esta nueva forma de concebir la "estrategia de negocios" comprende todo lo relacionado con la orientacin y filosofa de la empresa, la que va ms all del desarrollo de nuevas tecnologa y de los avances en ingeniera de producto, y est vinculada al perfeccionamiento de los procedimientos administrativos. En los que ahora ya no slo se consideran los aspectos internos de las empresas sino tambin los relacionados con la visin que los clientes tiene de la misma y de los servicios que presta.

En las condiciones actuales el mejoramiento en las prcticas administrativas se realiza con el objetivo de obtener resultados productivos de la ms alta calidad, tanto para ofrecer mejores mercancas como servicios integrales a los consumidores.

Como se mencion en el apartado anterior, la administracin se ha ido transformado dentro de contextos econmicos y sociales especficos. Ya que las modificaciones tcnicas y productivas dentro de la industria suponen a su vez nuevas formas de trabajo y de gestin que permitan reorganizar los procesos productivos para los requerimientos del mercado interno y del mercado externo. En la consideracin de que en adelante, la empresa ser evaluada no slo a partir de la venta del producto o del servicio sino fundamentalmente por la atencin y servicio que proporcione al cliente.

En este sentido, se puede afirmar que actualmente, la innovacin en los procesos administrativos, adems de perseguir el adecuado manejo de los recursos humanos, tcnicos y financieros de la empresa tiene como meta la bsqueda de la informacin que permita al administrador o al empresario realizar una evaluacin de los puntos dbiles y de los puntos fuertes de la empresa, derivados de las condiciones tanto internas como externas a la misma. El conocimiento esos problemas permite establecer la estrategia y los cursos de accin a seguir para que la empresa pueda expandirse en el mercado y consolidar su posicin en el mismo.

Dentro de las nuevas prcticas administrativas el rea de la administracin de personal es de las que ms se han transformado. Esta rea funcional ya no slo se ocupa de la descripcin de puestos y la contratacin de personal sino que trata de identificar los factores esenciales de los que surgen los conflictos entre el personal. Una vez realizado lo anterior, y con el objetivo de reducir la rotacin de personal y para que el trabajo se desarrolle dentro de un contexto de seguridad y tranquilidad, se encarga de proponer soluciones alternativas y adecuadas a esos conflictos. Adems, trabaja en estrecha colaboracin con las reas de relaciones industriales y de capacitacin y adiestramiento del personal, por que el eficiente funcionamiento de la empresa no slo depende del uso de mejores tcnicas productivas sino tambin de contar con personal de mayores niveles de calificacin. Esto se ha traducido en la mayor contratacin de tcnicos medios, personal de alta calificacin y, en su conjunto, la implementacin de programas de adiestramiento y capacitacin de los trabajadores directos.

Inclusive, se tiene una clara consideracin de que los trabajadores asumen con mayor responsabilidad los programas de capacitacin y adiestramiento y el sentido de pertenencia a una organizacin, no tanto por los esquemas de prestaciones e incentivos econmicos, sino en mayor medida por los incentivos de carcter psicolgico que generan el espritu del trabajo colectivo y el sentido de pertenencia a una organizacin. De tal forma que una de las tareas principales de la administracin de personal es lograr que todos los empleados, independientemente de su rango jerrquico y de la funcin tcnica que realicen conozcan, comprendan y sientan que forman parte de una organizacin integral. Operar de esta forma permite a los trabajadores, en un clima de seguridad, desempear mejor sus funciones, cooperando y considerando el papel de los dems trabajadores.

Los beneficios que se obtienen de esta tendencia a colectivizar procesos operativos, tcnicos y administrativos no slo se relacionan con el incremento en los estndares de productividad sino que tambin se traducen en la adquisicin de una mayor flexibilidad dentro de la organizacin. Esto le permite la rpida adaptacin a las necesidades cambiantes de los clientes y al uso de nuevas tecnologas.

De esto se puede afirmar que en las condiciones actuales, la administracin de los recursos humanos busca a travs del fomento al trabajo colectivo, donde se comparta informacin, recursos y planes, mejorar el funcionamiento de la organizacin. Para que los bienes y servicios producidos o prestados satisfagan completamente las exigencias de calidad y de servicio de los clientes.

Por otra parte, y aunque los avances en el uso de redes y sistemas de informacin computarizada han impactado positivamente a todas las reas funcionales de la empresa, es dentro del rea financiera donde han tenido un mayor impacto. Volviendo ms rpidas y eficientes las actividades desarrolladas en esta rea funcional. Tanto en relativo a la elaboracin de estados financieros como en la agilizacin de los procesos de presupuestacin y de la evaluacin de la administracin financiera de la empresa en su conjunto. Con ello los tiempos para instrumentar cambios en las polticas de planeacin financiera se han reducido notablemente.

Y si consideramos que es en el rea financiera donde se establecen en ltima instancia, tanto las estrategias de comercializacin -esto es, cunto debe venderse para cubrir necesidades de recursos de la empresa- como la correcta aplicacin de los fondos, es claro que el uso de la informtica en esta rea genera importantes ahorros en tiempo y costos a las empresas.

Adicionalmente, con las modernas prcticas de planeacin y administracin financiera se puede realizar de manera ms adecuada la oportuna evaluacin de las alternativas de inversin en los mercados financieros y del posible riesgo y rendimiento de las mismas.

Cabe sealar que el nuevo enfoque administrativo que como se puede observar vincula las condiciones internas de la empresa con las necesidades de clientes y proveedores, da especial atencin al cuidado que la empresa debe al entorno ecolgico. Lo que hace necesario que desde el mbito administrativo, y en cooperacin con las reas de produccin y de ingeniera de productos, se est buscando desarrollar procesos productivos que as como generen ganancias para la empresa permitan la proteccin del medio ambiente. O bien que el impacto que sufra, derivado de la actividad de la empresa, se el menor posible.

Esto muestra que dentro de los planes de la empresa se est considerando la interdependencia entre las actividades operativas-administrativas y productivas de la empresa y el entorno ecolgico en la que stas se desarrollan. En ese sentido muchas empresas se han dado a la tarea de integrar una serie de planes y programas para el control de emisiones de contaminantes, que consisten tanto en la capacitacin para el manejo de desechos slidos y lquidos hasta la instalacin de equipos de medicin y muestreo, y la puesta en operacin de ductos o chimeneas anticontaminantes, segn se requiera.

Lo anterior nos permite afirmar que la ampliacin de los mercados, la modernizacin econmica, el mejoramiento tecnolgico, la investigacin y el desarrollo de nuevos productos que se da a la tarea de mejorar la calidad de los bienes y servicios, procurando no romper el equilibrio ecolgico natural, se han traducido en una total transformacin de los procesos administrativos. Los que adems de centrar su atencin en la planeacin y control de los procesos operativos dentro de la empresa tienen tambin una importante participacin en el establecimiento de estrategias productivas, donde la necesidad de mantener el equilibrio ecolgico queda en primer plano.

III. QUE ES LA ADMINISTRACIN

El origin del trmino ministrare del latn clsico que significaba servir un encargo y se refera al trabajo delegado a un capataz. Administratio se formaliza en la Edad Media como la actividad responsable de cuidar el manejo de. De este vocablo se derivaron ministere, ministerialis, ministro, que en el medioevo significaba funcionario dirigente.

Administrare, administrator, ministro, administratio se refirieron a la actividad del asistente, del consejero auxiliar, posteriormente signific la actividad de gobernar, gestionar, dirigir, manejar, controlar bienes, servicios, acciones de guerra, negocios.

Durante el siglo XIX administracin adquiri el significado de quien ejecuta la accin de conducir el Estado, debido a que en la mayora de los pases europeos el vocablo Administracin se refera exclusivamente al concepto de administracin del Estadoo de administracin pblica, durante todo el siglo XIX Ciencia de la Administracin significaba en esos pases ciencia del gobierno.

3.1. DEFINICIN DE LA ADMINISTRACIONLa Administracin se define como el proceso de disear y mantener un medio ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados. Es tambin el proceso de obtencin y organizacin de recursos y de cumplimiento de metas a travs de otras personas. La Administracin es dinmica, no esttica. Administracin tambin significa una teora o disciplina que surgi en relacin con el estudio sistematizado de la planeacin, organizacin y control del trabajo, recursos y resultados en las organizaciones productoras de bienes y servicios.

Es una de las actividades humanas ms importantes y tan antiguas como las organizaciones tradicionales: el Estado, el ejrcito, la iglesia. Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para alcanzar objetivos que no podan lograr como individuos, la Administracin ha sido esencial para asegurar la coordinacin de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad ha venido a confiar cada vez ms en el esfuerzo del grupo y a medida que muchos grupos organizados se han vuelto grandes, la tarea de los administradores ha cobrado cada vez ms importancia.

Como administradores, las personas ejecutan las funciones administrativas de Planeacin, Ejecucin, Control y de tomar Acciones correctivas. La Administracin es aplicable a cualquier tipo de Organizacin.

Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizacionales.

La Administracin se ocupa de la Productividad, esto implica eficacia y eficiencia, y como resultado la efectividad.

Los administradores tienen la responsabilidad de emprender acciones que permitan que los individuos hagan sus mejores aportes a los objetivos

Administrar es observar lo que nos rodea. Es una serie de actividades interdependientes destinadas a lograr que una cierta combinacin de medios puedan generar una produccin de bienes econmicos o socialmente tiles.

A la administracin tambin se le ha llamado el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a travs de las personas. Esta definicin de Mary Parker, se centra en el hecho de que los gerentes cumplen las metas organizacionales haciendo que otros desempeen las tareas que se requieren, no desempeando ellos mismos esas tareas.

La administracin es eso y mucho mas, y de ah que ninguna definicin haya sido aceptada en forma unnime. Por esto se puede decir que la administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin, y de aplicar los dems recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.

El proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Definimos la administracin como un proceso porque todos los administradores, prescindiendo de sus habilidades o aptitudes, realizan ciertas actividades interrelacionados con el fin de lograr sus metas deseadas.

La definicin indica asimismo que los administradores utilizan todos los recursos de la organizacin para alcanzar sus metas. Las personas son el recurso ms importante de cualquier organizacin, pero los administradores limitaran sus logros si no recurrieran adems a otros recursos disponibles. Por ultimo se afirma que la administracin consiste en cumplir con las metas formuladas de la organizacin. Ello significa que los gerentes de cualquier organizacin tratara de conseguir finalidades especficas. Desde luego estos fines son peculiares de cada organizacin. La meta establecida de una universidad ser dar a los estudiantes una educacin integral en una comunidad acadmica. Cualquiera que sean las metas de una organizacin particular, la administracin es el proceso en virtud del cual se consiguen esos objetivos.

3.2. CARACTERSTICAS E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIONLa administracin nace con la humanidad por lo cual su carcter universal, se encuentra presente en todas partes, y en todos los mbitos, esta imparte efectividad a los esfuerzos humanos, y en general es esencial para cualquier organismo social. A continuacin se vern algunas de sus caractersticas y su importancia.

3.2.1. Caractersticas

Universalidad: El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social ya que dentro de estos siempre tiene que existir una coordinacin sistemtica de medios.

Especificidad: La administracin siempre se encuentra acompaada de ciencias de diferente ndole como: la economa, la contadura, la ingeniera entre otras, sin embargo esta mantiene su especificidad a pesar de su estrecha relacin en los diferentes procesos.

Unidad del proceso: A pesar de que el proceso administrativo este compuesto por diferentes etapas, este es nico, este es constante, lo que varia es su grado de aplicacin en los diferentes procesos en los cuales se desee aplicar. Siempre se debe mantener la interaccin de sus elementos: planeacin, ejecucin, control, re direccionamiento.

Unidad jerrquica: Todas las personas que tienen carcter de jefes en un organismo social, tienen un nivel de participacin, este lgicamente esta dado en distintos grados y modalidades, forman "un solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General, hasta el ltimo mayordomo.

3.2.2. Importancia La administracin brinda el xito a cualquier organismo social ya que estos dependen directa o indirectamente de esta, porque necesitan administrar debidamente los recursos humanos y materiales que poseen. Una adecuada administracin hace que se mejore el nivel de productividad. La administracin se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio, ante esta situacin proporciona previsin y creatividad. Indudablemente su gran emblema es el mejoramiento constante. La eficiente tcnica administrativa promueve y orienta al desarrollo de cualquier organismo social. En la pequea y mediana empresa la nica posibilidad de competir, es aplicando una efectiva administracin.

IV. ORIGEN DE LA ADMINISTRACIONLa administracin, tal como la conocemos actualmente, es el resultado histrico e integrado de la contribucin de numerosos pioneros: filsofos, fsicos, economistas, estadistas e incluso empresarios experimentados. A esto debe el uso amplio que hace de los conceptos y principios empleados, en las ciencias matemticas, las ciencias humanas, las ciencias fsicas, as como en derecho, en ingeniera, etc. A continuacin se presenta un cuadro de los eventos ms significativos:

AOSAUTORESEVENTOS

4000 a.C.EgipciosReconocimiento de la necesidad de planear, organizar y controlar.

2600 a.C.EgipciosDescentralizacin en la organizacin

2000 a.C.EgipciosReconocimiento de la necesidad de ordenes escritas

1491 a.C.HebreosConceptos de organizacin, principio escalar, principio de excepcin

600 a.C.Nabucodonosor (Babilonia)Control de la produccin e incentivos laborales

500 a.C.Mencio(China)Reconocimiento de la necesidad de sistemas y estndares

400 a.C.ScratesEnunciado de la universalidad de la administracin

CiroReconocimiento de la necesidad de las relaciones humanas, manejo de materiales

PlatnEnuciacin del principio de la especializacin

175 a.C.Catn(Roma)Descripcin de las funciones

284Diocleciano(Roma)Delegacin de la autoridad

1436Arsenal de VeneciaContabilidad de costos, balances para control, inventarios, admon. de personal

1525Nicolas MaquiaveloPrincipio de consenso, enunciacin de las cualidades de liderazgo, descripcin de tcticas polticas

1767Sir James StuartTeora de la fuente de autoridad, diferenciacin entre gerentes y trabajadores

1776Ada SmithPrincipio de especializacin, concepto de control

Eli WhitneyMtodo cientfico, reconocimiento de la amplitud administrativa

1800James Watt y Mathew BoultonProcedimientos estandarizados de operacin, mtodos de trabajo, planeacin, incentivo salarial, uso de la auditoria

1810Robert OwenEntrenamiento de los obreros, planes de vivienda para stos

1832Charles BabbageDivisin del trabajo, estudio de tiempos y movimientos

1856Daniel Mc.CallumEmpleo de organigramas para mostrar la estructura organizacional

1886Henry MetcalfeArte y ciencia de la administracin

1900Frederick TaylorAdmon. Cientfica, incrementos salariales, nfasis en la investigacin, planeacin y control

V. REPRESENTANTES Y SUS TEORAS

A continuacin se presentan los personajes que hicieron importantes aportes a la Administracin permitiendo que esta se consolidara como una ciencia, mostrndonos su aplicabilidad en distintos campos de la industria.

5.1. Frederick Winslow Taylor

Conocido como el Padre de la Administracin cientfica. Su inters principal era acrecentar la productividad mediante una mayor eficacia en la produccin y un pago mejor para los trabajadores mediante la aplicacin del mtodo cientfico. Sus principios recalcaban el uso de la ciencia, la creacin de armona y cooperacin del grupo, el logro de la produccin mxima y el desarrollo de los trabajadores.

Tal vez ninguna otra persona haya tenido mayor impacto sobre el desarrollo inicial de la Administracin. Sus experiencias como aprendiz, empleado comn, capataz, maestro mecnico y por ltimo como ingeniero jefe de una compaa de acero, le dieron gran oportunidad para tener un conocimiento de primera mano sobre los problemas y actitudes de los trabajadores y ver las grandes oportunidades de mejorar la calidad de la Administracin.

La principal preocupacin de Taylor durante la mayor parte de su vida fue la de acrecentar la eficiencia en la produccin, no slo disminuir los costos y elevar las utilidades sino tambin hacer posible un salario ms alto para los obreros gracias a su mayor productividad. Para Taylor una nacin es prspera si su trabajo es productivo. El trabajo y la administracin cientfica son los dos factores esenciales para el mejoramiento de la productividad. Los propuso desarrollar a partir de cuatro principios:

1. La organizacin cientfica del trabajo.

Se refiere a las actividades que deben emprender los administradores para reemplazar los mtodos empricos de trabajo ineficientes y evitar la simulacin sistemtica, analizando el mejor mtodo de trabajo.

2. La seleccin cientfica y la capacitacin del trabajador.Se refiere a ubicar al personal adecuado en el trabajo correspondiente y propiciar la educacin y prosperidad del trabajador. A partir del anlisis del trabajo, la administracin debe precisar los requisitos para el desempeo eficiente del cargo. Este paso permite seleccionar a los aspirantes ms aptos.3. Cooperacin entre directivos y operarios.

Es buscar la armona y la integracin mediante una estructura funcional en donde los jefes tienen mayor conocimiento sobre la actividad y por consiguiente el derecho a dar rdenes y el estmulo econmico con sistemas de incentivos que remuneran de acuerdo con el rendimiento personal o las unidades producidas.

4. Divisin del trabajo entre administradores y operarios.

Los gerentes se responsabilizan de la planeacin, del trabajo mental, los operarios de la ejecucin, del trabajo manual.

La contribucin significativa de Taylor se refiere al mejoramiento de productividad mediante la precisin de responsabilidades de los gerentes para especializarse en la planeacin del trabajo. Este criterio se contina aplicando con diferentes nombres, tanto en pases industrializados como en los que estn en va de desarrollo.

5.2. Henry L. Gant

Propuso una seleccin cientfica de los trabajadores y una cooperacin armnica entre ellos y la gerencia. Recalcaba la necesidad de desarrollar una mutualidad de intereses entre la gerencia y los trabajadores. Al hacer esto, subray la importancia de la enseanza, de desarrollar una comprensin de sistemas tanto por parte de los obreros como de la direccin y de apreciar que en todos los problemas de la Administracin el elemento humano es el ms importante.

Es conocido por desarrollar mtodos grficos para describir planes y hacer posible un mejor control administrativo. Destacaba la importancia del tiempo, as como del costo, en la planeacin y el control del trabajo. Esto le condujo a disear la famosa Grfica de Gant, siendo considerada por algunos historiadores sociales como el invento social ms importante del siglo XX.

5.3. Frank y Lilian Gilbreth

Lilian fue una de las primeras psiclogas industriales y recibi su doctorado en esta disciplina en 1915. Despus de la muerte repentina de su esposo en 1924, continu al frente de la firma consultora y fue muy aclamada como la primera dama de la Administracin durante toda su larga vida de 93 aos.

El inters de Lilian Gilbreth por los aspectos humanos del trabajo y el inters que tena su esposo por la eficiencia, dieron lugar a una rara combinacin de talentos. Por esta razn Frank Gilbreth insisti en que, en la aplicacin de los principios de la administracin cientfica, es necesario considerar a los trabajadores primero y comprender sus necesidades y su personalidad. El afirmaba que la administracin cientfica no puede determinar normas de lo justo o lo injusto pero determina normas de eficiencia para lo cual la administracin debe primero conservar lo mejor del trabajo; segundo, organizar el presente; y tercero prever y planear el futuro. Es interesante que los esposos Gilbreth llegaran a la conclusin de que no es la monotona en el trabajo la causa de tanta insatisfaccin laboral, sino ms bien la falta de inters que muestra la Gerencia por los trabajadores.

5.4. Henry Fayol

Conocido como el Padre de la teora moderna de la administracin, contribuy a la teora de Administracin a travs de estas hiptesis:

1. Necesidad de desarrollar una doctrina administrativa mediante la aparicin del mtodo positivista.

2. El buen funcionamiento de la organizacin formal de la empresa depende de la bsqueda del mejoramiento continuo mediante la aplicacin de principios, de leyes o reglas de carcter flexible, no absoluto y que deben usarse independientemente de las condiciones cambiantes y especiales.

3. Se debe dar prioridad a la subordinacin del inters particular al inters general lo cual puede leerse como: el inters del empresario debe primar sobre el inters del trabajador, o tambin, el inters de quienes tienen el poder en las organizaciones deben subordinar los intereses individuales.

El modelo administrativo de Fayol tiene tres aspectos bsicos:

1. Aplicacin del criterio de divisin del trabajo para establecer una estructura bsica de la empresa mediante operaciones o agrupacin de funciones bsicas de la organizacin.

2. Proceso administrativo de gerencia, funciones bsicas de los directivos o elementos de la administracin.

3. Formulacin de criterios tcnicos que deben orientar la actividad administrativa o los principios generales de la administracin.

Fayol descubri que las actividades de una empresa industrial podan dividirse en 6 grupos:

Tcnicas o de Produccin: fabricacin, transformacin de insumos.

Comerciales: Compras, ventas, bsqueda de mercados, intercambio.

Financieras: Bsqueda y uso ptimo del capital.

De seguridad: Proteccin de la propiedad y de las personas.

Contables: Registro de ingresos y egresos, inventarios, balances, estadsticas, precio de costo.

Administrativas o de gerencia: previsin, mando, organizacin, coordinacin y control.

Al sealar que estas actividades existen en los negocios de cualquier tamao, Fayol observaba que las cinco primeras eran bien conocidas y, por lo tanto, dedic la mayor parte de su libro al anlisis de las Administrativas.

Adems propone 14 principios, leyes, reglas o criterios para el buen funcionamiento de la estructura social. Estos son considerados como los principios generales de la administracin por lo cul se vern a fondo ms adelante.

5.5. Hugo Mnsterberg

Reconocido como el Padre de la Psicologa industrial vio la importancia de aplicar la psicologa al nuevo movimiento de la administracin cientfica. Mnsterberg dej claro que sus objetivos consistan en descubrir:

Cmo encontrar personas cuyas cualidades mentales las hagan ms idneas para el trabajo que van a hacer.

En que condiciones psicolgicas puede obtenerse la produccin ms alta y ms satisfactoria de trabajo de cada persona.

Cmo puede un negocio influir en los trabajadores para lograr los mejores resultados posibles de estos.

Al igual que Taylor, estaba interesado en los intereses comunes de directivos y trabajadores. Recalcaba que su enfoque se centraba en los trabajadores y que a travs de el esperaba reducir su tiempo laboral, aumentar los sueldos y elevar su nivel de vida.

VI. PRINCIPIOS GENERALES

Henry Fayol aport catorce principios, pero es necesario aclarar que la palabra principios no tiene ninguna rigidez, pues no hay nada rgido ni absoluto en la materia administrativa, todo en ella es cuestin de medida.

Divisin del Trabajo

La divisin del trabajo es de orden natural, tiene por objeto llegar a producir ms y mejor con el mismo esfuerzo, tiene como consecuencias, la especializacin de las funciones y la separacin de los poderes.Autoridad y Responsabilidad

La autoridad es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. No se concibe autoridad sin responsabilidad, ya que es un corolario de la autoridad. La responsabilidad es por lo general tan temida como lo es buscada la autoridad.

Disciplina

Es esencialmente la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los signos exteriores de respeto manifestando acuerdo con las convenciones establecidas entre la empresa y sus agentes. La disciplina es como la hacen los jefes. Los medios ms eficaces para mantenerla y establecerla son:

1. Los buenos jefes en todos los grados,

2. las convenciones lo ms claras y equitativas que sea posible,

3. las sanciones penales juiciosamente aplicadas.

Unidad de Mando

Para una accin cualquiera, un agente no debe recibir rdenes ms que de un solo jefe. La dualidad de mando es extremadamente frecuente y esta puede traer descontento, contrariedad y confusin en el trabajo.

Unidad de Direccin

Un solo jefe para cada conjunto de operaciones que tiendan al mismo objeto. No hay que confundir unidad de direccin (un solo jefe, un solo programa) con unidad de mando (un agente no debe recibir rdenes mas que de un solo jefe). La unidad de mando no puede existir sin la unidad de direccin, pero no deriva de ella.

Subordinacin del Inters Particular al Inters General

En una empresa el inters de un agente, o grupo de agentes, no debe prevalecer contra el inters de la empresa. Los medios de realizacin son los siguientes:

1. La firmeza y el buen ejemplo de los jefes,

2. Unas convenciones lo ms equitativas posible,

3. Una vigilancia atenta.

Remuneracin del Personal

Es el precio del servicio prestado. Lo que se busca en el modo de retribucin es:

a. que se asegure una remuneracin equitativa;

b. que se fomente el celo recompensando el esfuerzo til;

c. que no pueda conducir a excesos de remuneracin que sobrepasen el lmite razonable.

Examinemos los modos de retribucin:

1. El pago por jornada. Se fija un precio de antemano, existe una vigilancia atenta.

2. Pago por tarea. Depende de la ejecucin de una determinada tarea, independientemente de la duracin de esta.

3. Pago a destajo. Est en relacin con el trabajo efectuado y carece de lmite.

Centralizacin

Es un hecho de orden natural, y es simple cuestin de medida. Encontrar la medida que d el mejor rendimiento total, tal es el problema de la centralizacin y de la descentralizacin. Todo lo que aumenta la importancia del papel de los subordinados es descentralizacin; todo lo que disminuye la importancia de ese papel es centralizacin.

Jerarqua

La va jerrquica es el camino que siguen las comunicaciones y parten de la autoridad superior o que le son dirigidas. Este camino est impuesto a la vez por la necesidad de una transmisin asegurada y por la unidad de mando. Se admite generalmente que su principal causa es el temor a las responsabilidades pero en realidad es la insuficiente capacidad administrativa de los directivos.

Orden

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. El orden debe tener por resultado evitar las prdidas de materias y las prdidas de tiempo; la limpieza es un corolario de orden. El orden perfecto exige adems que el lugar convenga al agente y que la gente convenga a su lugar.

Equidad

La justicia es la realizacin de las convenciones establecidas. La equidad resulta de la combinacin de la benevolencia con la justicia. Exige en la explicacin, mucha sensatez mucha experiencia y mucha bondad.

Estabilidad del Personal

Un agente necesita tiempo para iniciarse en una funcin nueva y para llegar a realizarla bien, admitiendo que goce de las aptitudes necesarias. La inestabilidad es a la vez causa y consecuencia de la mala marcha de un negocio; est es tambin una cuestin de medida.

Iniciativa

La posibilidad de concebir y de ejecutar es lo que se llama iniciativa. La libertad de proponer y la de ejecutar son tambin, iniciativa, es preciso fomentar y desarrollar lo ms posible esta facultad.

La Unin del Personal

La unin hace la fuerza. El principio que se debe observar es la unidad de mando, los peligros que hay que evitar son:

a. No se debe fomentar la divisin del personal. Se necesita un talento efectivo para coordinar los esfuerzos, estimular, utilizar las facultades de todos y recompensar el mrito de cada uno sin despertar suspicacias celosas y sin alterar la armona de las relaciones.

b. Abuso de las comunicaciones escritas. Para tratar una cuestin de negocios o para dar una orden es ms rpido operar verbalmente que por escrito, las relaciones deben ser verbales, se gana con ello rapidez claridad y armona.

VII. PRACTICA EN LA ACTUALIDADLuego de haber conocido la historia administrativa, es necesario enfocarnos en nuestro presente, contrastarlo con el pasado para contemplar su evolucin y conocer las bases de su gestin.

Existe una teora que nos permite analizar como se pone en prctica la administracin en la actualidad. Esta es llamada teora de contingencias y nace al realizar una serie de investigaciones para conocer cuales son las estructuras funcionales, enfatiza que no hay nada absoluto en las organizaciones, que todo es relativo y depende del enfoque que se le de, el resultado que se obtenga. Contingencia quiere decir: incierto o inhabitual que puede o no ser.

La Teora de las contingencias indica que no hay forma nica para lograr los objetivos en la organizacin y que hay que considerar que esta es cambiante, es decir, dinmica. La teora se basa en que los cambios polticos, econmicos y sociales al igual que culturales, afectan a la organizacin y que lo que funcione en una empresa puede o no funcionar en otra.

Esta teora considera que son dos los factores que afectan a las organizaciones:

1. El ambiente: todo lo que rodea a la empresa de forma externa.

2. Tecnologa: la forma en que laboran su produccin, cada empresa tiene su propia tecnologa y esto se considera el aspecto interno.

Esta teora trata las organizaciones y al medio tanto interno como externo; es decir, el ambiente y su tecnologa. Pero es importante destacar que solo toma en cuenta factores muy especficos.

Considera que las empresas tienen tres niveles: 1. Estratgico o institucional: Son accionistas, directores y altos ejecutivos.

2. Intermedio: Esta integrado por todas las personas que estn entre el nivel estratgico y el nivel operacional (gerentes medios, de finanzas, produccin, etc.).

3. Operacional: Es nivel inferior de la empresa, donde las operaciones o tareas son ejecutadas (obreros).

Existe tambin la teora del desarrollo organizacional, esta consiste en una serie de ideas que relacionan a la organizacin con el hombre y el medio. Se considera que el desarrollo organizacional es una continuacin de la teora de las relaciones humanas.

El objetivo principal del desarrollo organizacional es cambiar actitudes, comportamiento y estructura en la organizacin, para que se adapte fcilmente al medio y cambios continuos que abarcan a la empresa como un sistema total.

Para esta teora existen cuatro variables:1. El medio: donde se tratan problemas como tecnologa y educacin.

2. La organizacin: considera que esta debe tener dinamismo y flexibilidad para sobrevivir al impacto ambiental.

3. El grupo social: en el que hay que tomar en cuenta el liderazgo, la comunicacin, las relaciones interpersonales y los conflictos.

4. El individuo: sus necesidades, sus actitudes y motivadores.VIII. CIENCIA O ARTE

Para saber si la administracin es arte, ciencia o tcnica se definir cada uno y luego se mostraran algunas posiciones referentes a esta temtica como la de Valladares Rivera y la de Kliksberg. Ciencia:

Definicin: Conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados, de validez universal, fundamentados en una teora referente a verdades generales. Objeto: Conocimiento del mundo bsqueda de la verdad. Mtodo: Investigacin, observacin, experimentacin, encuesta.

Fundamento: Leyes generales, principios.

Tcnica:

Definicin: Conjunto de instrumentos, reglas, procedimientos y conocimientos, cuyo objeto es la aplicacin utilitaria. Objeto: Aplicacin o utilidad prctica.

Mtodo: Instrumentos, procedimientos, conocimientos cientficos. Fundamento: Principio y reglas de aplicacin prctica. Arte:

Definicin: Conjunto de tcnicas y teoras, cuyo objeto es causar un placer esttico a travs de los sentidos. Tambin se dice de la virtud, habilidad o disposicin para hacer bien una cosa.

Objeto: La belleza, la habilidad de Expresin.

Mtodo: Tcnicas, teoras, emotividad, creatividad.

Fundamento: Reglas.

Segn Valladares Rivera "La administracin es indudablemente un arte y que la aplicacin artstica de los conocimientos seguir siendo tal vez la mayor pericia de un gerente. Aunque el estado de la ciencia en la administracin puede llamarse inexacto, tambin es una ciencia aunque no en el sentido lato de las ciencias fsicas o naturales".8.1. Es la administracin un arte o una ciencia?

En un discurso pronunciado ante una conferencia internacional sobre administracin, Luther Gulick, un educador y autor de obra de administracin, la defini como una disciplina que busca entender sistemticamente por que y como los hombres trabajan juntos para alcanzar objetivos y hacer que estos sistemas cooperativos sean mas tiles para la humanidad. Segn Gulik, la administracin cumple con los requisitos de una disciplina por haber sido estudiada durante cierto tiempo y estar organizada en una serie de teoras. Aunque a su juicio, tales teoras son todava demasiado generales y subjetivas, mostraba optimismo al decir que la administracin iba a convertirse en una ciencia: se estaba estudiando de manera sistemtica y las teoras actuales se estaban probando con la experiencia. Esta disciplina segn Gulick, llegara a ser una verdadera ciencia cuando la teora pudiera guiar a los gerentes indicndoles que hacer en una situacin particular y permitindoles predecir las consecuencias de sus acciones.Henry M.Boettinger, funcionario de una empresa y conferencista de temas administrativos, sostiene por su parte que la administracin es un arte, una manera de poner orden en el caos. En su opinin, la pintura o la poesa requieren tres componentes: la visin del artista, el conocimiento del oficio y la comunicacin eficaz. En estos aspectos la administracin es un arte, ya que requiere los mismos componentes, Y por ello, del mismo modo que el talento artstico puede cultivarse por medio de la educacin, es posible hacer lo mismo con el talento administrativo en formas similares a las utilizadas en la formacin de los artistas.

Parece muy probable que pasaran todava muchos aos antes que la administracin se asemeje ms al arte que a la ciencia. Cada ida que pasa adquirimos ms conocimientos sobre esta disciplina y, en muchos casos podemos recomendar con seguridad medidas especficas. En efecto la administracin esta a la zaga de las ciencias de la conducta a las que recurre. Aun queda mucho por descubrir en torno a la interaccin del ser humano, la estructura social de las organizaciones y tantas otras cosas. Mientras nuestro conocimiento no sea mas completo, los gerentes habrn de recurrir a su juicio falible, a su intuicin y con frecuencia a informacin insuficiente. As pues aunque algunos aspectos de la administracin se han vuelto ms cientficos, gran parte de ella sigue siendo un arte.

IX. PROCESO ADMINISTRATIVO

Tomando la definicin de rea administrativa o funcin administrativa formulada por Fayol, hay que tener en cuenta los siguientes trminos:

a. Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de accin.

b. Ejecutar: Dirigir, guiar y orientar.

c. Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las ordenes dadas.

d. Acciones correctivas: Redireccionamiento.

Las anteriores actividades, tal como se dijo anteriormente hacen parte del proceso administrativo, es decir estas son las funciones que debe realizar el administrador sin importar cual sea su nivel.

Para que el proceso administrativo sea efectivo, el administrador debe tener muy presente que no es lo mismo una funcin administrativa que una funcin contable, financiera, de seguridad o tcnica. Es vital que se sepa la diferencia entre estas y la direccin. Dirigir es guiar la empresa por medio de unas estrategias y tcticas preestablecidas.

La funcin administrativa tiene una cualidad importante, esta asegurada por la direccin y es de gran importancia en los cargos de altos ejecutivos, pero no quiere decir que sea solo de incumbencia de la alta direccin, por el contrario las funciones administrativas se reparten de manera equitativa en todos los niveles de la jerarqua empresarial.

La distribucin de las funciones administrativas se realiza dependiendo las capacidades y el nivel jerrquico que se tenga, por ejemplo las aptitudes y actitudes de un operario u obrero son de carcter tcnico, pero el cargo que se tiene es de un rango ms alto pues las capacidades van aumentando en capacidades administrativas.

9.1. Funciones administrativas9.1.1. LA PLANEACIN

La planeacin es la base de las funciones administrativas, ya que da lugar a que las dems funciones se puedan realizar. La planeacin consiste en elaborar por anticipado las metas y los objetivos que se quieren cumplir y adems defina las tcticas para llegar all, por lo cual es considerado el modelo terico para actuar en el futuro.

El primer paso a seguir en el proceso de planeacin, consiste en dejar en claro los objetivos de la organizacin, es decir, definir claramente que es lo que quiero hacer y donde quiero llegar, consecuentemente hay que definir las actividades necesarias para llegar all. Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar con anticipacin el mejor camino para lograrlos.

Para clarificar la funcin que cumple la planeacin dentro del proceso administrativo, hay que tener claro que ella determina:

a. A donde se pretende llegar.

b. Que debe hacerse.

c. Como debe hacerse.

d. Cuando debe hacerse y

e. En que orden.

La planeacin no recurre a mtodos difciles de manipular y mucho menos a tcticas de brujera para determinar el futuro, simplemente se basa en la situacin actual, la cual refleja obligatoriamente el futuro y de esta forma es que se hace posible que las organizaciones puedan prosperar. El objetivo de la planeacin en las organizaciones es eliminar la incertidumbre y erradicar la improvisacin, es decir, no est de acuerdo con la mentalidad simplista, la cual soluciona los problemas a medida que van surgiendo.

La clave de la funcin administrativa es planear hacia el futuro y enfrentar los cambios que se presenten, de una manera imparcial y con cabeza fra. La planeacin tiene que ver con la definicin y evaluacin de los cursos de accin que se implantarn en la organizacin, el proceso de planeacin desde la perspectiva del administrador es organizar la empresa segn como ellos se la imaginen en un futuro.

La planeacin en esencia debe visualizar las oportunidades y las dificultades que surgirn en el futuro para explotarlas y cambiarlas, segn sea el caso. El proceso de planeacin que comienza con la determinacin de los objetivos, define estrategias, polticas y detalles para alcanzarlos; establece el sistema de decisiones e introduce una revisin de los objetivos para alimentar un nuevo ciclo de planificacin.

Los pasos que se deben llevar a cabo para realizar una muy buena planeacin son:

1. Determinar la Misin: La misin es el ahora de la empresa, es decir como estamos, quienes somos, que hacemos y como lo estamos haciendo.2. Determinar la Visin: Es el futuro de la empresa, lo que queremos ser.

3. Realizar un Diagnostico: Este debe ser completo, pues me permite saber como esta la empresa. Para esto utilizamos el ANLISIS DOFA, que es una herramienta de diagnostico organizacional que mira las debilidades y fortalezas de la organizacin.

4. Determinar los objetivos: Son resultados establecidos de antemano, que deben conseguirse en cierto periodo y reflejan la manera de pensar que tiene la organizacin, orientan el desempeo empresarial y permiten evaluar la continuidad del negocio.

5. Determinar las metas: Consiste en fijar unos objetivos ms pequeos, es decir metas, para as alcanzar los objetivos. Estas deben tener un punto de referencia y deben ser cuantificables.

6. Determinar las estrategias: Las estrategias son lo que vamos a hacer para cumplir los objetivos.

7. Determinar las tcticas: Las tcticas son muy especficas y estn diseadas para saber como vamos a conseguir las metas, haciendo seleccin de los medios ms adecuados para alcanzarlas.

8. Toma de decisiones: Luego de haber definido completamente los objetivos, y de realizar un estudio de la situacin actual, los objetivos son los que crean la unin entre el presente y el futuro deseado. De aqu en adelante es donde entre el papel de la toma de decisiones, es decir, de todos los posibles caminos a seguir solo hay que escoger tan solo uno y este debe ser el ms adecuado.

9. Elaboracin de planes: Los planes son los procesos intermedios entre la planeacin y la ejecucin de los objetivos. Todos los planes tienen un propsito de bsqueda comn: la previsin, programacin y coordinacin de una secuencia lgica, de eventos que si se aplican con xito deberan conducir a la consecucin de los objetivos que los rigen.

9.1.2. LA ORGANIZACINSe refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados en su administracin; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

Una buena organizacin depende de que tan bien se halla elaborado la funcin de planeacin y de la forma como las personas hallan hecho su trabajo. La organizacin consiste en cinco pasos bsicos:

1. Dividir el trabajo, es decir, jerarquizar las actividades a las que se tiene que recurrir para el cumplimiento de los objetivos.

2. Agrupar las actividades estructuralmente, es decir realizar una departamentalizacin coherente con lo que se tiene que hacer.

3. Repartir actividades al personal encargado, para que las lleven a cabo.

4. Asignar los recursos.

5. Coordinar los esfuerzos.

9.1.3. LA DIRECCION

La direccin nace ante la gran abundancia de funciones, para asignar y controlar al personal, en miras de los objetivos. Esta adems tiene algunos principios:

. Principio de unidad de mando: Este principio bastante demostrado por Fayol, hace nfasis en que un subordinado tenga un solo superior. El objetivo de este principio es evitar conflictos, ya que al tener dos superiores el subordinado no sabr a quien dirigirse y adems pueden presentarse rdenes contradictorias.

a. Principio de delegacin: Es aquel en el que se asignan labores, enfocndose en los objetivos. La delegacin tiene en cuenta la asignacin de tareas, delegacin de autoridad y exigencia de autoridad, la persona encargada de delegar tiene que exigir a las personas que delega responsabilidad ante la situacin a realizar. La persona que delega debe tener presente que es necesario que la autoridad que delega debe ser cien por ciento sincera (receptividad), adems debe dar concejos bien intencionados hacia los subordinados para que estos entiendan muy bien su labor en la empresa, debe confiar en los subordinados y realizar controles peridicos.

b. Principio de amplitud de control: Tiene que ver con el nmero de personas al que un individuo puede delegar autoridad. Hay que tener presente que este nmero es limitado y depende de el nivel jerrquico de la persona que controle. Entre mayor sea el nmero de subordinados que se manejen, menor es el control que se realizan sobre todos ellos. Esta limitacin se implanta para evitar la confusin de los subordinados y para que esta sea lo mas efectiva posible. Una variable decisoria en el proceso que determina el nmero de personas que se va a controlar es la personalidad del jefe y tambin de la dificultad de la situacin que se va a dirigir o supervisar.

9.1.4. COORDINACIN:

Los administradores deben armonizar los procedimientosy las actividades realizadas por la empresa, lo que significa que todas las actividades de cada unidad organizativa se deben complementar y enriquecer el trabajo de otro.

9.1.5. CONTROL:

Los administradores deben controlar que las actividades de la compaa estn en lnea con las polticas y objetivos de la empresa en general. Es tambin responsabilidad del administrador observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las tareas para corregir posibles desviaciones.CONCLUSIONES

La Administracin es el elemento esencial para todas las organizaciones es vital para su desarrollo y es indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa, ya que a travs de ello se logran las metas trazadas a travs de eficiencia y eficacia, la optimizacin de los recursos y la simplificacin del trabajo.

El fundamento y la administracin de la teora y la prctica es la manera ordenada de llevar una empresa u organizacin.BIBLIOGRAFA Mndez Morales Jos Silvestre. Fundamentos de economa.

Rodrguez Valencia Joaqun. Introduccin a la administracin con enfoque de sistemas.

Ciavenato Idalberto. Introduccin a la teora general de la administracin. Editorial McGraw Hill.

Gmez Ceja Guillermo. Planeacin y organizacin de empresas. Editorial McGraw Hill.

Rodrguez Valencia Joaqun. Introduccin a la administracin con enfoque de sistemas. Editorial Thomson.

Wilburg Jimnez Castro "Introduccin a la teora administrativa"

Idalberto Chiavenato. "Introduccin a la Teora General de la Administracin";

Hitt, Black y Porter. "Administracin"