FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN

La disciplina administrativa Conceptualizacin

La administracin es una actividad inherente a cualquier grupo social. A partir de esto es posible conceptuar la administracin, en forma simple, como:

El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles.

Analizando las definiciones de varios autores todos concuerdan de otra manera, en que el concepto de administracin esta integrado por los siguientes elementos:

Objetivo. Es decir, que la administracin siempre esta enfocada a lograr fines o resultados.

Eficiencia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en trminos de cantidad y tiempo.

Eficiencia. Se refiere a hacer las cosas bien . es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mnimo costo y con la mxima calidad.

Grupo social. Para que la administracin exista es necesario que se de dentro de un grupo social.

Coordinacin de recursos. Para administrar se requiere combinar sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen dentro de un fin comn.

Productividad. Es la relacin entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio: Es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo de recursos en trminos de eficiencia y eficacia.

Con los anteriores elementos es posible emitir una definicin integral de la administracin:

Proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad.

CARACTERISTICAS

La administracin como cualquier otra disciplina posee ciertas caractersticas inherentes que la diferencian de otras, como las muestra el siguiente cuadro:

UNIVERSALIDAD.- Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejercito, en un hospital, en un evento deportivo, etc.

VALOR INSTRUMENTAL.- Dado que su finalidad es eminentemente practica, la administracin resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si misma: mediante esta se busca obtener determinados resultados.

UNIDAD TEMPORAL.- Aunque para fines didcticas se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administracin es un proceso dinmico en el que todas sus partes existen simultneamente.

AMPLITUD DE EJERCICIO.- Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizacin formal.

ESPECIFICIDAD.- Aunque la administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especifico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniera industrial.

INTERDISCIPLINARIEDAD.- La administracin es afn a todas aquellas ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

FLEXIBILIDAD.- Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administracin es inoperante.

PRINCIPIOS

El administrador debe obedecer ciertas normas o reglas de comportamiento, esto es, principios generales que le permitan desempear bien sus funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. De all surgieron los llamados principios de la administracin, desarrollados por casi todos los autores clsicos.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN PARA URWICK

Urwick fue un autor que provoc divulgar los puntos de vista de los autores clsicos de su poca. Cuatro principios de administracin fueron propuestos por Urwick:

Principio de la especializacin: una persona debe realizar una sola funcin en cuanto fuere posible, lo que determina, una divisin especializada del trabajo.

Principio de autoridad: debe haber una lnea de autoridad claramente definida, conocida y reconocida por todos, desde la cima de la organizacin hasta cada individuo de base.

Principio de la amplitud administrativa: este principio (span of control) destaca que cada superior no debe tener ms que un cierto nmero de subordinados. El superior no tiene solo personas para supervisarlas, sino tambin, las relaciones entre las personas que supervisan.

Principio de la definicin: los deberes, autoridad y responsabilidad de cada cargo y sus relaciones con los otros cargos deben ser definidos por escrito y comunicados a todos.

PRINCIPIOS UNIVERSALES DE FAYOL

Divisin de trabajo: consiste en la especializacin de las tareas de las personas para aumentar la eficiencia.

Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho de dar rdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad. Ambas deben estar equilibradas entre s.

Disciplina: depende de la obediencia, aplicacin, energa, comportamiento y respeto por los acuerdos establecidos.

Unidad de mando: cada empleado debe recibir rdenes de slo un superior.

Unidad de direccin: una cabeza y un plan para cada grupo de actividades que tengan un mismo objetivo.

Subordinacin de los intereses individuales a los intereses generales: los intereses generales deben sobreponerse a los particulares.

Remuneracin del personal: debe haber una justa y garantizada satisfaccin para los empleados y para la organizacin en trminos de retribucin.

Centralizacin: se refiere a la concentracin de la autoridad en la alta jerarqua de la organizacin.

Jerarqua o cadena escalar: es la lnea de la autoridad que va desde la escaln ms alto al ms bajo.

Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Es el orden material y humano.

Equidad: amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del personal.

Estabilidad y duracin (en un cargo) del personal: la rotacin tiene un impacto negativo sobre la eficiencia de la organizacin. Cuanto ms tiempo una persona permanezca en un cargo, mejor.

Iniciativa: la capacidad e visualizar un plan y de asegurar su xito.

Espritu de equipo: la armona y la unin entre las personas constituyen grandes fuerzas para la organizacin.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:

Podemos definir a la administracin como un proceso en el cual el administrador desempea las funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control, para alcanzar con eficiencia los objetivos de la empresa mediante el diseo, creacin y mantenimiento de un ambiente laboral en el que las personas puedan trabajar en equipo.

La administracin es aplicable en todo tipo de empresa u organizacin, y por todos los administradores en cada uno de los niveles de la misma para alcanzar las metas de sus departamentos y ultimadamente las metas comunes de la organizacin de la manera ms eficiente, para as alcanzar rendimientos ptimos. Los administradores deben, pues, utilizar sus recursos buscando siempre la mayor eficacia y eficiencia.

FUNCIONES

Nuestra definicin funcional describe a los administradores como planificadores organizadores lideres y controladores de la organizacin. En realidad todo administrador (desde el director de programas de un club universitario hasta el presidente del ejecutivo de las empresas multinacional) asume una gama mucho mas amplia de papeles o funciones para conducir la organizacin a su objetivos establecidos. En un sentido amplio, un rol es la conducta que se espera de un individuo dentro de una unidad social. Para los propsitos de la teora de la administracin un rol es la conducta esperada de alguien dentro de la unidad funcional. Por tanto los roles son inherentes a las funciones.

Henry Mintzberg hizo una encuesta exhaustiva sobre las investigaciones de la poca acerca de este tema y las integro con los resultados de su propio estudio de las actividades de cinco presidentes ejecutivos. La encuesta combinada abarcaba todas las clases y niveles de administradores.

Mintzberg llego ala conclusin de que existe considerable semejanza en el comportamiento de los administradores en todos los niveles. Afirma que todos poseen autoridad formal sobre las unidades de su organizacin y que la autoridad les confiere un status(condicin) este status hace que tenga relaciones interpersonales con los subordinados colegas y superiores quienes a su vez les suministran la informacin que necesitan para la toma de decisiones. Esos aspectos diferentes de su trabajo los impulsan en todos los niveles a asumir una serie de papeles(funciones)interpersonales, informativos, decisiones, que Mintzberg defini como conjunto organizados de comportamientos.

ROLES INTERPERSONALES.

Tres roles interpersonales figura administrativa, lder y enlace que en ocasiones parecen ser rutinarios ayudan a los administradores a mantener sus organizaciones funcionando normalmente.

FIGURA DIRECTIVA. Como figura directiva, el administrador desempea funciones como cabeza de la unidad: atiende visitantes, asiste a las bodas de los subordinados. Los administradores son smbolos y personifican tanto a los miembros de la organizacin como para observadores externos los aciertos y los fracasos de una organizacin. Con frecuencia se les considera responsables de resultados sobre los cuales tienen poco o ningn control como ocurre con los frecuentes despidos de entrenadores deportivos.

LIDER: Como los administradores trabajan con la gente y a travs de ella son responsables de las acciones de los subordinados as como de las suyas propias de lo cual deben rendir cuentas. De hecho el xito o el fracas. Puesto que los administradores tienen subordinados y otros recursos son capaces de lograr mas que los que son administradores lo cual desde luego significa que se espere que logren mas que otros miembros de la organizacin.

ENLACE: Al igual que los polticos los administradores deben aprender a trabajar dentro o afuera de la organizacin con cualquier persona que puedan ayudarles a lograr los objetivos de la organizacin. Todos los administradores efectivos juegan ala poltica en el sentido de que forman redes de obligaciones reciprocas con otros administradores dentro de la organizacin. As mismo puedan formar alianzas o coaliciones o unirse a ellas. Los administradores confan en estas relaciones para ganar apoyo a sus propuestas y decisiones y la cooperacin en la realizacin de diversas actividades.

ROLES INFORMATIVOS

Recibir y comunicar informacin sugiere Mintzberg son los aspectos mas importantes del trabajo de un administrador los administradores necesitan informacin para tomar decisiones, oportunas, inteligentes y otras personas de la organizacin dependen de la informacin recibida o transmitida a travs de los administradores Mintzberg identifica tres roles:

SEGUIMIENTO. Los administradores buscan constantemente informacin til tanto dentro como fuera de la organizacin. Preguntan entre sus subordinados y recaban informacin extraoficial por lo general a travs de redes de contactos es frecuente que el seguimiento convierta a los administradores en los miembros mejor informados de sus grupos.

DIVULGACIN. Los administradores distribuyen informacin importante entre los subordinados. Parte de esa informacin coloquial y se recaban en juntas de personal y en memorndums; sin embargo, en partes de basa en anlisis e interpretaciones de eventos que realiza un administrador. El administrador es responsable de asegurar que los subordinados dispongan de la informacin necesaria para desempear sus funciones.

VOCERO: Los administradores tambin transmiten informacin a gente ajena a sus propias reas de trabajo mantener bien informados a los superiores es importante este rol. Al igual que algunos diplomticos los administradores pueden hablar de su trabajo dentro de la organizacin o bien representar a toda la organizacin al trata con clientes, contratistas, y funcionarios pblicos.

ROLES DE TOMA DE DECISIONES

Segn Mintzberg la informacin es el insumo basico para los administradores que toman decisiones quienes desempean cuantro roles en la toma de decisiones.

EMPRENDEDOR. Los administradores buscan sus unidades. Por ejemplo cuando tienen algo en mente pueden lanzar un proyecto de desarrollo para hacerlo realidad. En este papel inician el cambio por voluntad propia.

MANEJO DE CONTRATIEMPOS. Ninguna organizacin funciona sin problemas todo el tiempo. Es de esperar que los administradores lo resuelvan todo y sigan adelante aun en base a decisiones populares.

Para tomar estas decisiones difciles los administradores deben tener la capacidad para pensar en forma analtica y conceptual. El pensamiento analtico implica dividir en problema en sus componentes analizarlos y despus discutir una solucin factible. La habilidad para pensar en forma conceptual es aun ms importante significa considerar toda una tarea en abstracto y vincularla con otras labores. La capacidad para apreciar las principales implicaciones de una decisin es esencial si el administrador debe cumplir los objetivos tanto de una unidad de trabajo como de una organizacin mayor.

ASIGNACIN DE RECURSOS: Cualquier administrador afronta gran cantidad de objetos organizacionales, los cuales compiten por tiempo y recursos. Como tales recursos son siempre limitados. Cada administrador debe lograr balancear diversos objetivos y mltiple necesidades.

NEGOCIAR. Los administradores emplean gran parte de su tiempo en negociar porque solo ellos poseen la capacidad y los conocimientos que este rol exige. Algunas de estas negociaciones ataen a organizaciones externas.

NIVELES

ADMINISTRADORES DE NIVEL PRIMARIO. El nivel ms bajo en una organizacin donde los individuos son responsables del trabajo de otros recibe el nombre de administradores de nivel primario (o de primer nivel). Slo son responsables del trabajo de los empleados operativos y no supervisan a otros administradores; compones el nivel primario o inferior en la jerarqua de la organizacin.

ADMINISTRADORES DE NIVEL MEDIO. Estos administradores de nivel medio pueden referirse a mas de un nivel en una organizacin. Los administradores que pertenecen a este nivel dirigen las actividades de: otros administradores y, algunas veces, tambin la de los empleados de operacin. Sus responsabilidades son dirigir las actividades que cumplen con las polticas de la organizacin y equilibrar las exigencias de sus superiores con las capacidades de sus subordinados.

ADMINISTRADORES DE ALTO NIVEL. Se compone de un grupo relativamente reducido de ejecutivos, es responsable de la direccin global de la organizacin. Establece las polticas de operacin y gua la interaccin de la organizacin con su ambiente. Los ttulos tpicos de estos administradores son presidente ejecutivo, presidente y vicepresidente. Los ltimos segn la organizacin y no siempre son un criterio confiable de pertenencia a nivel mas alto de la jerarqua.

ADMINISTRADOR FUNCIONAL. Es responsable de una sola actividad organizacional, como produccin, mercadotecnia o finanzas. Las personas y actividades que preside se ocupan de un conjunto comn de actividades.

ADMINISTRADOR GENERAL. Supervisa una unidad compleja, digamos una compaa, una subsidiaria o una divisin independiente. Es el responsable de todas las actividades de dicha unidad: su produccin, mercadotecnia, y finanzas.

Las funciones de la administracin:

Muchos acadmicos y gerentes han descubierto que el anlisis de la administracin se facilita mediante una organizacin til y clara del conocimiento como primer orden de clasificacin del conocimiento se han usado las cinco funciones de los gerentes:

Planeacin Organizacin Integracin de personal Direccin Control

Funcin de Planeacin:

La planeacin es el proceso en el que se definen las metas y objetivos de la organizacin, cada una con las estrategias a seguir alcanzarlos. Si no se planifica, la organizacin no tendr un rumbo fijo y fracasar irremediablemente. Al planificar, la organizacin dar respuesta al Qu hacer?, Cmo hacerlo?, Cundo hacerlo? y Dnde hacerlo?

Algunas de las actividades de planeacin incluyen: Anlisis de la situacin actual Anticipacin al futuro Determinacin de metas y objetivos Toma de decisiones sobre las actividades a seguir Seleccin de estrategias Determinacin de los recursos necesarios para alcanzar las metas

Funcin de Organizacin:

La organizacin es el proceso de disear la estructura organizacional ms adecuada para llevar a cabo los planes y alcanzar las metas y objetivos de la manera mas eficiente. En el proceso de organizar se deben determinar:

Cuales son las actividades que se deben realizar Cmo se agruparn las actividades Quin desempear dichas actividades

Quien ocupa cada puesto, quien reporta a quien y cual es la jerarqua mediante el organigrama de la organizacin

Cuales son las responsabilidades de cada puesto Como se agrupan las tareas en unidades de trabajo eficientes Como distribuir los recursos creando condiciones optimas para realizar las tareas

Funcin de Integracin de personal:

Una empresa no alcanzar sus metas y objetivos si sus recursos humanos no son los adecuados, por lo que el administrador debe trabajar en la dotacin del personal ideal para la estructura de la organizacin de acuerdo a sus necesidades mediante las siguientes 5 acciones:

Reclutamiento Seleccin Induccin Capacitacin Desarrollo

Funcin de Direccin:

El administrador debe dirigir y coordinar de manera eficaz a los colaboradores de la organizacin, de manera a alcanzar los objetivos que se han trazado. Para dirigir, debe estar en contacto permanentemente con los empleados para orientarlos e inspirarlos hacia el logro de las metas del equipo y de la organizacin. Entre las acciones de direccin tenemos:

la motivacin el liderazgo, la seleccin de canales de comunicacin efectivos la negociacin y manejo de conflictos

Funcin de Control:

El control implica dar seguimiento a las actividades para estar seguros de que se estn realizando de acuerdo con lo planeado, y de ser necesario corregir cualquier desviacin encontrada. Un control inadecuado impide detectar fallas ocasionando perdidas a la organizacin. Mediante el control, el administrador es capaz de supervisar el progreso y ejecutar cualquier cambio necesario para asegurar el cumplimento de las metas. Algunas de las actividades de control son:

Supervisar el desarrollo de las personas Supervisar las reas y evaluar su desempeo Proporcionar retroalimentacin Identificar problemas de desempeo y corregirlos.

Si bien hay diferentes formas de administrar, casi todos los estudiosos han decidido utilizar esta estructura de 5 funciones administrativas (o alguna parecida) tras compararla con otras alternativas, haciendo que este enfoque haya sido adoptado por la gran mayora de administradores de todo el mundo desde su concepcin en 1955.

Algunos autores han organizado a las funciones administrativas en torno a los papeles de los administradores, lo cual es un enfoque interesante al concentrarse en las tareas de los administradores y evidencian las 5 funciones de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. Pero este enfoque tiene limitantes, ya que no toma en cuenta que los administradores deben actuar tanto en el ambiente interno de la empresa como en el ambiente externo.