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FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aquí Comienzan a ser realidad tus sueños
Código: PR-MEC-05
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ACCIONES PREVENTIVAS
TABLA DE CONTENIDO PAGINA
1 Datos de identificación 3
1.1 Nombre del procedimiento 3
1.2 Objetivo 3
1.3 Alcance 3
1.4 Responsable del procedimiento 3
1.5 Relación con otros macroprocesos – procesos o subprocesos 3
1.6 Numeral (es) de la norma (NTC ISO 9001 – 2008) 3
2 Introducción general 4
3 Justificación 4
4 Condiciones Generales 4
5 Responsabilidades norma a los que aplica 5
6 Descripción de las actividades la 6
7 Definiciones 8
8 Recursos 9
9 Registros 10
10 Referencias normativas 11
11 Revisión aprobación y modificación 12
12 Anexos 13
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ACCIONES PREVENTIVAS
1.DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1.1Nombre del procedimiento
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1.2 Objetivo El procedimiento tiene como objetivo describir las actividades requeridas para prevenir la ocurrencia de no conformidades en busca de la mejora continua del Sistema Gestión de Calidad
1.3 Alcance El procedimiento es de alcance general ya que todos
los colaboradores de la institución deben apoyar en la
prevención de No conformidades.
1.4 Responsable del Procedimiento
Dirección de Calidad
1.5 Relación con otros macro procesos, procesos o Subprocesos.
Todos los procesos del Sistema Gestión de la calidad de la FCECEP
1.6 Numeral (es) de la Norma a los que aplica el procedimiento
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
8.5.3 Acciones preventivas
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2. INTRODUCION GENERAL
8.5.3 Acción preventiva
La organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades
potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a
los efectos de los problemas potenciales.
Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:
a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas,
b) evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades,
c) determinar e implementar las acciones necesarias,
d) registrar los resultados de las acciones tomadas, y
e) revisar las acciones preventivas tomadas.
3. JUSTIFICACION
Con el objetivo de atender y eliminar las posibles causas de no conformidades potenciales
o riesgo que se puedan generar en el sistema y con el fin de asegurar la mejora continua
del Sistema Gestión de Calidad y la satisfacción de nuestros clientes, se incorpora el
presente procedimiento, en el cual encontraran las herramientas, criterios y los
responsables para su debida resolución.
4. CONDICIONES GENERALES
a) Cada líder de proceso debe identificar las posibles causas de no conformidades
potenciales o de riesgo, prevenir su ocurrencia y verificar la eficacia de las
acciones tomadas en busca de la satisfacción del cliente y el mejoramiento
continuo del Sistema Gestión de Calidad, véase numeral 8.5.3 Acciones
preventivas literales a, b, c, d y e
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ACCIONES PREVENTIVAS
b) Los líderes de proceso deben documentar la información que soporta la
implementación de las acciones preventivas
c) La dirección de calidad prestara acompañamiento permanente a los líderes de los
procesos con el propósito de garantizar la eficacia y la mejora continua del
Sistema Gestión de Calidad.
d) En el momento que el comité de calidad requiera conocer el estado de las
acciones preventivas por proceso, la dirección de calidad presentara informe.
5. RESPONSABILIDADES
LIDER RESPONSABLE
a) Identificar y analizar las posibles causas y fuentes de la no conformidad potencial
o de riego hasta detectar la causa raíz.
b) Determinar la acción necesaria para eliminar la(s) causa(s) raíz de forma
permanente.
c) Informar al comité de calidad el estado de las acciones preventivas tomadas en los
procesos y la eficacia de las mismas, en el momento que lo requiera.
d) Realizar seguimiento a la generación, implementación, medición, análisis, mejora y
eficacia de las acciones preventivas.
e) Presentar a la dirección de calidad cuando se requiera el estado de las acciones
preventivas por proceso.
LIDER OPERATIVO
a) Documentar la información que soporta las acciones preventivas implementadas.
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LIDER CON AUTORIDAD
a) Aprobar las acciones necesarias para prevenir la ocurrencia de no conformidades
potenciales o riesgos que se puedan presentar en los procesos.
DIRECCION DE CALIDAD
a) Asesorar a los líderes de proceso en la implementación y registro de las acciones
preventivas tomadas para el mejoramiento de su proceso.
b) Realizar seguimiento a la implementación y eficacia de las acciones preventivas.
c) Presentar al comité de calidad cuando se requiera el estado general de las
acciones preventivas.
6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
1 IDENTIFICACION
1.1. Durante el desarrollo de la prestación del servicio
Educativo, se pueden detectar posibles riesgos o causas que de no ser controladas a tiempo se pueden constituir en no conformidades mayores o menores.
Líder Responsable o Operativo
Dirección de Calidad
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
2 TRATAMIENTO Una vez detectada o identificada la situación de riesgo, el Líder del proceso donde se presente, realiza las siguientes actividades:
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2.1 Determina la acción necesaria para eliminar la(s) causa(s) raíz de forma permanente. Igualmente evalúa qué, quién, cómo, cuándo, dónde y cuánto se requiere para la resolución de la acción preventiva entre otros, formato FR-MEC-02
Líder de Autoridad
Líder Responsable
Líder Operativo
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
3 DIFUSIÓN DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS
3.1 Socializa las acciones preventivas implementadas
a los involucrados en el proceso.
Líder Responsable
Líder Operativo
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
4 SEGUIMIENTO, CONTROL Y VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS
4.1 Diligencia la matriz de seguimiento a las
Acciones correctivas y acciones preventivas,
formato FR-MEC-22. (Ver anexo 2).
Líder de Autoridad
Líder Responsable
Líder Operativo
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
5 CIERRE Y EFICACIA DE LAS ACCIONES
PREVENTIVAS
5.1 Se asegura de que estén operando y de que
no haya un efecto secundario indeseable
Este seguimiento puede realizarse a través
de medios como las auditorías internas,
encuesta a clientes, proveedores o revisión
informal.
5.2 En caso que al acción emprendida no elimina
el riesgo de la no conformidad, se debe
iniciar el proceso nuevamente
Líder Responsable
Líder Operativo
Dirección de Calidad
Líder Responsable
Líder Operativo
Dirección de Calidad
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7. DEFINICIONES
a) ACCIÓN PREVENTIVA: Acción emprendida para eliminar las causas de una no
conformidad, de un defecto u otra situación no deseable potencial, para evitar que ocurra.
b) CALIDAD: Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con
los requisitos
c) CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
d) CONTROL DE LA CALIDAD: técnicas y actividades operacionales que se usan
para cumplir con los requisitos de calidad.
e) EFICACIA: Grado en que se realiza las actividades con el fin de alcanzar los
resultados planificados, optimizando los recursos.
f) REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
g) SEGUIMIENTO: Confrontar los resultados obtenidos con las actividades
planificadas.
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8. RECURSOS
RECURSO HUMANO
Perfil profesional y competencia Grado de utilización (Dedicación laboral en horas)
1. Profesional en Ciencias Económicas o
Ingenieras, con capacitación en temas
relacionados con la calidad, con experiencia 1
año en administración e implementación de
sistemas de gestión.
45 Horas
Semanales
RECURSOS FISICOS
Tipo y características
Grado de utilización en horas,
jornadas o periodos
académicos
1. Oficina debidamente equipada
45 horas
Semanales
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RECURSOS EQUIPOS Y MATERIALES
Tipo y características Grado de utilización en horas, jornadas o periodos académicos
1. Servidor para el almacenamiento de la
información del sistema,
45 horas
semanales
2. Memorias USB por proceso
45 horas
semanales
3. Estanterías, archivadores, Az, papelería,
folders.
45 horas
semanales
9. REGISTROS
No. CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO
1 FR-MEC-05 TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES
2 FR-MEC-22 MATRIZ DE SEGUIMIENTO A LAS AC Y AP
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10. REFERENCIAS NORMATIVAS
NTC ISO 9001:2008.Norma técnica colombiana.
GTC 200:2011. Guía para la implementación de la Norma ISO 9001 en
establecimientos educativos
GTC ISO /TR 10013:2002. Directrices para la documentación del Sistema Gestión
de la Calidad.
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11. REVISON APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN
PROCESO DE
APROBACIÓN
CARGO FIRMA
Elaboró Directora de Calidad
Revisó Líder Responsable del Proceso
MEC
Aprobó Rector
CONTROL DE CAMBIOS
V-1 DOCUMENTO INICIAL 30-09-2011
V-2 ACTUALIZACION DE ALGUNOS
CONCEPTOS 25-07-2012
V-3
SE SEPARAN LOS
PROCEDIMIENTOS DE
ACCIONES CORRECTIVAS Y
ACCIONES PREVENTIVAS
14-11-2012
V-4 ADICION DE MATRIZ DE
SEGUIMIENTO DE AC Y AP 26-09-2013
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12. ANEXOS
Fecha
QUECUANTOS
(Recursos)
Fecha Fecha Fecha
Lider Autoridad en el Proceso Auditor Lider Direccion de Calidad
5, VERIFICACION DE LA ACCION PREVENTIVA
4, PARA ELIMINAR EL ORIGEN DEL RIESGO
QUIEN COMO CUANDO DONDE
3, ANALISIS DE LOS RIESGOS
Pre Auditoria de Certificacion
2, DESCRIPCION (Esta descripcion la debe realizar la persona que identifico el riesgo)
Nombre de quien detecta
ORIGEN DE LA ACCION
Quejas del Cliente Revision por la Direccion
Producto No conforme Auditoria Interna
Detencion Interna del Proceso
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Aquí comienzan a ser realidad tus sueños
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Fecha: 14-11-2012
ACCIONES PREVENTIVAS
1 .IDENTIFICACION DEL RIESGO
Proceso
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AC AP DD MM AAAA DD MM AAAA DD MM AAAA DD MM AAAA
Se realizó No se
realizó
En
procesoSe realizó
No se
realizó
En
proceso
Se realizó No se
realizó
En
procesoSe realizó
No se
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En
proceso
Se realizó No se
realizó
En
procesoSe realizó
No se
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En
proceso
Se realizó No se
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En
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No se
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No se
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En
proceso
Se realizó No se
realizó
En
procesoSe realizó
No se
realizó
En
proceso
Se realizó No se
realizó
En
procesoSe realizó
No se
realizó
En
proceso
EVIDENCIA DE LA
EFICACIA
PROCESO RESPONSABLE
CODIGO FR-MEC-22
VERSION 01
FECHA 26-09-2013
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MATRIZ SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS
OBSERVACIONES REQ.
NORMANO CONFORMIDAD
FECHA INICIO
ACTIVIDAD
FECHA DE
SEGUIMIENTO
No 1
FECHA DE
SEGUIMIENTO
No 2
FECHA
TERMINACION
TIPO DE
ACCION