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¿Cómo organizar eventos? – www.solehernandez.com

Serie Comunicación Corporativa

¿Cómo organizar un evento?

Francesc Hernández García2013

Otros ejemplares gratuitos:

- ¿Cómo organizar una rueda de prensa?- ¿Cómo redactar notas de prensa?


Antes de empezar

Acerca de Francesc Hernández García

Mi nombre es Francesc Hernández García y soy socio fundador dehttp://www.solehernandez.com

Tengo 41 años, nací en Barcelona y vivo en la población costerade Castelldefels (en la provincia de Barcelona).

Soy licenciado en Publicidad y Relaciones Públicas, Máster enRelaciones Relaciones Públicas y Postgrado en CommunityManager & Social Media.

Trabajo desde hace más 18 años en el mundo de la comunicacióncorporativa, y desde octubre de 2006 soy Director Adjunto de laagencia de comunicación y gabinete de prensa SOLÉ &HERNÁNDEZ Consultors de Comunicació.

¿En qué puedo ayudarte?

Si eres empresario o trabajas en departamentos de marketing ocomunicación, y deseas organizar eventos corporativos o dar aconocer tus productos, servicios u otras actividades corporativas,puedo ayudarte en la definición de la estrategia comunicativa ylas acciones tácticas necesarias para convertir tus actividades y tuempresa en noticia. Somos expertos en comunicacióncorporativa, actuamos como agencia de comunicación,


especializada en gabinete de prensa de corporaciones y todo tipode entidades privadas y públicas, organizamos todo tipo deeventos, ruedas de prensa, visitas corporativas, convenciones,nos pasamos el día redactando comunicados para nuestrosclientes, gestionamos entrevistas corporativas, organizandoaniversarios corporativos, inauguraciones, presentaciones, etc.

Puedes visitar algunos ejemplos de diversos eventos corporativosque hemos organizado en nuestro portfolio:http://www.solehernandez.com/ca/portfolio-category/esdeveniments-corporatius/

El ebook Cómo organizar eventos

Como podrás observar, he elaborado un ebook eminentementepráctico. En el mercado ya existen diversos manuales teóricos,pero este breve ebook es más un compendio de grandesnecesidades, así como un planteamiento general de todo evento,que he dividido en tres grandes bloques (antes, durante ydespués del evento).

También he añadido un resumen de aspectos a tener en cuenta ala hora de organizar una conferencia o presentación. Finalmentehe añadido un checklist que te puede servir como guía o repasoprevio sobre las necesidades que puedan plantearse en laorganización de todo tipo de evento.

Espero que este documento sea de tu interés y resto a tudisposición para cualquier consejo o servicio de comunicación quepuedas necesitar.

Sinceramente, espero que sea de tu utilidad.

Un cordial saludo,Francesc Hernández GarcíaDirector Adjunto SOLE & HERNANDEZ Consultors de Comunicació [email protected]


SUMARIO

1) Organización: pautas generales

2) La organización paso a paso:

• Pre-act

• Define los objetivos• Analiza los públicos objetivos• ¡Cuidado con Murphy!• Haz un listado de necesidades• Realiza un presupuesto previo

• Act

• Plan de acción al minuto• Ensayos• Timing

• Post-act

• Dossier de valoración• Dossier de archivo• Agradecimientos• Cierre de presupuesto

3) Checklist para organizar eventos


1) O RGANIZACIÓN: PAUTAS GENERALES

La complejidad de la elaboración de cualquier acto, su

programación y ejecución, requieren de toda nuestra atención y

planificación. A continuación tienes unas pautas generales a

seguir en la organización de un evento, ya sea de carácter

interno o externo:

1. Idea general del evento/acto a organizar:

• Determina la necesidad del acto.

• Precisa sus objetivos y finalidades.

• Especifica cuáles son las zonas de influencia (o públicos)

• Elabora el presupuesto previo.

2. Organización del acto:

• Distribución del tiempo.

• Planificación general.

• Ensayo.

3. Invitados:

• Selección. Listado.

• Creación y envío de las invitaciones.

• Confirmación de la asistencia.

• Desplazamientos y alojamiento.

4. El lugar donde organizaremos el evento:¿Cómo organizar eventos? – www.solehernandez.com

• Capacidad.

• Climatología.

• Servicios diversos.

5. Seguridad:

• Exterior e interior.

• En los desplazamientos.

• Listado y / o credenciales.

6. Transportes:

• Viajes.

• Organización y reservas.

• Caravana de vehículos.

• Aparcamiento.

7. Materiales gráficos:

• Material de papelería: cartas y sobres timbrados.

• Dípticos, trípticos, carteles, etc.

• Invitaciones.

• Menús.

8. Técnicas de ordenación de los asistentes:

• Colocación de los invitados.

9. Logística:

• Planos.


• Itinerarios y rutas alternativas.

• Cronometraje de los recorridos.

• Ornamentación general.

• Colocación de banderas.

• Capacidad.

10. Personal:

• Coordinador / a del evento.

• Auxiliares de relaciones públicas y protocolo.

• Traductores e intérpretes.

• Azafatas.

• Servicio de catering.

11. Medios de comunicación:

• Confección del dossier de prensa.

• Redacción y envío de los comunicados de prensa.

• Organización de ruedas de prensa.

• Coordinación y atención a los diferentes medios de

comunicación.

• Seguimiento de prensa.

12. Presupuesto general del acto.

13. Acciones posteriores al acto:

• Valoración de los resultados del acto.

• Dossier-archivo de todo el material utilizado.


• Agradecimientos especiales.

• Cierre del presupuesto.


2) L A ORGANIZACIÓN PASO A PASO : PRE-ACT, ACT Y

POST-ACT .

La organización de cualquier evento necesita mucho tiempo de

preparación por muy simple que sea. Se utilizan gran diversidad

de servicios y debes controlar el buen funcionamiento general

del mismo y de todos los detalles.

En primer lugar debes tener en cuenta que todo envento está

dividido en tres partes o bloques:

1. Las actividades previas al acto/evento (pre-act).

2. La preparación del acto/evento (act).

3. Las actividades posteriores al acto/evento (post-act).

El pre-act:

1. Define los objetivos:

Elabora un informe escrito y detallado que contenga los

objetivos que pretendes alcanzar con el acto que estás

organizando, especificando aspectos como:

• La asistencia prevista.

• La difusión prevista en los medios de comunicación.

• La promoción que querrás hacer.

• Las posibles colaboraciones o patrocinios.

2. Analiza los públicos objetivos del evento.


Es muy importante que estudies con detenimiento los públicos a

los que quieres dirigirte, tanto a nivel interno como externo, ya

que el éxito de asistencia dependerá de la correcta elección del

público objetivo.

Por ejemplo:

Público interno: empleados, socios, accionistas, etc.

Público externo: público en general, medios de comunicación,

administración pública, líderes de opinión, etc.

3. ¡Cuidado con Murphy!

Podemos resumir las leyes de Murphy diciendo "si algo puede ir

mal, irá mal ". Cuando organices cualquier evento tenlo muy

presente. Analiza cualquier situación o inconveniente que pueda

surgir y que, además, comprometa el éxito del acto. A

continuación, te muestro unas normas o consejos generales que

deberías tener en cuenta:

- Si el acto es al aire libre, ten siempre un lugar alternativo

protegido por si llueve.

- No organices un acto en las mismas fechas en que se realizan

otros actos importantes en tu población o que puedan influir en

la asistencia de su público objetivo.

- Vigila que ese día no coincida con un acto social o deportivo

importante: partidos de fútbol importantes, finales de la Copa,

partidos de la Champions League, etc.


- Si crees que asistirá un gran número de personas, tal vez

debas contratar un servicio médico o de socorrista.

- En la mayoría de los actos conviene (o te obligan) a contratar

un seguro de responsabilidad civil (consulta con tu

Ayuntamiento).

- Si se necesitan medios audiovisuales, conviene tener aparatos

de repuesto.

- Facilita al máximo el aparcamiento o llega a algún acuerdo

económico con alguno cercano.

- Contrata seguridad, especialmente si el acto es al aire libre, se

prevé un elevado número de personas o si está abierto a todos.

Recordando algunas de las leyes de Murphy, también debes

recordar que:

- Todo requiere más tiempo de lo que piensas.

- Sin control y seguimiento, las cosas tienden a ir de mal en

peor.

- Es imposible satisfacer a todo el mundo.

- Si aprecias que hay cuatro formas posibles de que algo salga

mal y las evitas, no tardará en surgir la quinta.

- Si las posibilidades de éxito son del 50%, las de fracaso son

del 75%.

- Cuando algo sale mal, siempre habrá alguna persona que ya lo

sabía.

4. Haz un listado de las necesidades.


Estudia cuáles son las necesidades para cada acto, tanto las

materiales (sillas, tablas, megafonía, identificadores ...) como

las de personal (seguridad, azafatas, speakers, conductores,

coordinación, traducción, etc.). Al final del documento, te facilito

un checklist (estándar) que te ayudará a efectuar este relación.

De todos modos, deberás crear tu propio checklist, en función de

las necesidades y tipologías de eventos que organices.

5. Elaboración del presupuesto.

Una vez definidas las necesidades que requiere el acto, elabora

un presupuesto detallado, lo más aproximado a la realidad.

Sobre este presupuesto conviene que añadas entre un 10 y un

15% para gastos imprevistos.

Act

1. Plan de acción en el minuto (o programa).

Todo evento tiene un Plan de Acción en el Minuto (también

llamado “PAM”) propio, que consiste en agrupar todas las

actividades del acto por minutos. En ocasiones también es

conocido como “Programa” del evento.

Por ejemplo:

PAM de una inauguración:

11:30 Convocatoria de los invitados.

11:45 Palabras inaugurales del Presidente de la entidad.

11:55 Breve discurso del Alcalde.


12:05 El Alcalde, junto con el Presidente, descubren una placa

conmemorativa.

12:10 Firma en el libro de honor de la entidad.

12:15 Visita al local que se acaba de inaugurar.

12:20 Se sirve a los asistentes un refrigerio.

12:55 Final de la inauguración.

2. Ensayos

Siempre hay que hacer uno o dos ensayos antes del inicio del

evento, mucho mejor si se pueden hacer días antes. Esto nos

permite ver las posibles dificultades y inconvenientes y

solucionarlos con tiempo.

Comprueba con suficiente tiempo todo el material que vayas a

utilizar durante cada acto: megafonía, iluminación, audiovisuales,

climatización, etc. Si contratas azafatas, personal de apoyo,

catering o seguridad, es muy importante que los responsables

conozcan previamente el lugar donde se hará el acto. Deben

saber cuáles serán sus tareas y responsabilidades y dónde deben

ubicarse.

3. Timing general del acto.

El timing o calendario es la ordenación de todas las actividades en

coordenadas acción-tiempo. Se lo más preciso posibles y, sobre

todo, procura cumplirlo.


Siguiendo el ejemplo anterior de la inauguración, el posible timing

sería:

Actividades Junio Julio Agosto

selección invitados

enviar invitaciones

confirmar invitaciones

invitación Alcalde

confirmar Alcalde

contratar catering

comprar placa

conmemorativa

Colocar placa como.

Día del acto 28

Post-act (actividades posteriores al evento)

1. Dossier de valoración.

Después de haber organizado el evento, conviene que elabores

un informe-dossier final con todas las conclusiones positivas y

negativas del mismo. Procura ser lo más sinceros posible.

Este dossier (físico o digital) debería incluir toda la información

principal utilizada para este evento, como por ejemplo:

• Modelos de cartas utilizadas (en la prensa, a las autoridades, los

invitados, etc.)


• Modelos de invitaciones.

• Permisos.

• Contratos.

• PAM y timing del acto.

• Listado de las personas asistentes.

• Patrocinadores y colaboradores.

• Etc.

2. Dossier archivo.

Este dossier incluye todo el material que se haya generado para

el evento:

• Dossier fotográfico (selección de las mejores fotografías).

• Grabaciones de vídeo (si dispones de diferentes vídeos

grabados).

• Material promocional (modelos de trípticos, carteles, anuncios,

etc.)

• Grabaciones de todas las entrevistas en la radio, tv, internet...

• Dossier de las apariciones en la prensa escrita.

• Etc.

3. Agradecimientos.

Los agradecimientos son uno de los aspectos más importantes y

al mismo tiempo más olvidados en la organización de todo acto.

No se debes olvidar agradecer la participación a toda persona o

entidad que haya colaborado en la organización del evento.

Por ejemplo:


• A las personas asistentes (o en las más importantes o

representativas).

• Al personal contratado o a los responsables de sus empresas

(azafatas, seguridad, limpieza, etc.)

• A los patrocinadores y colaboradores.

• A los medios de comunicación.

• A los proveedores de material.

• Etc.

Los agradecimientos se suelen realizar mediante una carta (o

email) personalizada firmada por la persona más relevante de la

empresa o institución organizadora del acto. En ocasiones se

puede adjuntar algún detalle, como fotografías u obsequios

conmemorativos.

4. Cierre del presupuesto.

Una vez finalizado el evento, estudia todos los gastos e ingresos

producidos por mismo y comprueba las desviaciones existentes

respecto al presupuesto inicial.

Es importante saber, si ha sido necesario la utilización del

porcentaje destinado imprevistos (entre un 10 y un 15 por ciento

del total) calculado en el presupuesto inicial.

Procura que en las campañas que organices, el presupuesto final

no supere el presupuesto inicial más sus imprevistos, lo contrario


indicará que no se calculó con suficiente precisión desde sus

inicios.


3 ) C HECHLIST PARA ORGANIZAR EVENTOS

A continuación les ofrecemos un checklist o lista orientativa para

que no nos olvidemos los aspectos más importantes a la hora de

organizar un evento.

Cada entidad debe prepararse su propio checklist, en función de

sus necesidades y de la tipología de eventos que organiza.

ACTO: _____________________________________

REF._____________

LUGAR: Municipio: _____________________

Dirección: ___________________________

Código Postal: ________________________

Teléfono: ____________________________

Fax: ________________________________

E-mail _______________________________

FECHA: ________________ HORA: _____________

ORGANIZADO POR: __________________________

COLABORACIONES: __________________________

__________________________________________

AUTORIDADES:

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Sala VIPS: Si_ No_


Presidencia: _______________________________________

Otras autoridades a la presidencia ________________________

_________________________________________________

Rótulos Si_ No_ Número de rótulos:

Aguas: Si_ No_

Hojas / lápices: Si_ No_

Rótulos: Si_ No_

NÚMERO TOTAL DE ASISTENTES: __________

MATERIAL GRÁFICO:

Díptico o tríptico: Si_ No_ Tirada: ____________

Cartel: Si_ No_ Tirada: ____________

Programa: Si_ No_ Tirada: ____________

Invitación: Si_ No_ Tirada: ____________

Otros:

______________ Si_ No_ Tirada: ____________

______________ Si_ No_ Tirada: ____________

______________ Si_ No_ Tirada: ____________

DIFUSIÓN:

1. ________________________ Número: ___________

2. ________________________ Número: ___________

3. ________________________ Número: ___________

4. ________________________ Número: ___________

COMUNICACIÓN:

Rueda de prensa: Si_ No_ Día: _______ Hora: _______

Lugar: ___________________________________________


Responsables: _____________________________________

Comida prensa: Si_ No_ Día: _______ Hora: _______

Nota de prensa: Si_ No_ Día: _______ Hora: _______

Confirmación: Si_ No_ Día: _______ Hora: _______

Dossier de prensa: Si_ No_ Día: _______ Hora: _______

Lugar: ___________________________________________

Espacio para los MCM: Sí No Dónde: ____________________

Lugar para entrevistas: Sí No Donde:____________________

RESTAURACIÓN:

Tipo de comida: __________________

Número de asistentes: _____________

Lugar: ______________ Día: ___________ Hora: ________

Presupuesto: __________ Facturar a: __________________

Tipo de comida: __________________

FOTOGRAFÍA:

Responsable: ____________________________________

Material necesario: ________________________________

FILMACIÓN:

Responsable: ____________________________________


GRABACIÓN:

Responsable: ____________________________________



BANDERAS:

Privadas: _______________________________________

Orden de colocación: ______________________________

Lugar _________________ Medidas __________________

ORNAMENTACIÓN:

Plantas: ___________ Cantidad ____ Lugar ____________

Flores: ____________ Cantidad ____ Lugar ____________

Alfombras: _________ Cantidad ____ Lugar ____________

Faldones: __________ Cantidad ____ Lugar ____________

TARIMA: Si_ No_ Cantidad __________

SILLAS: Si_ No_ Cantidad __________

PANELES: Si_ No_ Cantidad __________

PIZARRA: Si_ No_ Cantidad __________

PANCARTA: Si_ No_ Cantidad __________

SEÑALES: Si_ No_ Cantidad __________

ILUMINACIÓN:

Tipo:_____________________________________________


Lugar: ___________________________________________

Empresa suministradora: ____________________________

MEGAFONÍA:

Material necesario (micros, pies, altavoces, amplificadores ...):

_________________________________________________

_________________________________________________

Potencia necesaria:

_________________________________________________

Empresa suministradora: _____________________________

PROYECCIÓN:

Material necesario (proyectores de diapositivas, de

transparencias, vídeo, TV ...):

__________________________________________________

__________________________________________________

Empresa suministradora: ______________________________

TRADUCCIÓN SIMULTÁNEA:

Idiomas: ___________________________________________

Empresa suministradora: ______________________________

OBSEQUIOS:

Tipo: _____________________________________________

Cantidad: ______________


Personas que deben recibir:

1. _______________________________

2. _______________________________

3. _______________________________

4. _______________________________

5. _______________________________

DOCUMENTACIÓN:

Número de personas que la recibirán: _____

Elementos que componen la documentación:

1. _______________________________

2. _______________________________

3. _______________________________

4. _______________________________

5. _______________________________

APARCAMIENTO:

Lugar más cercano para estacionar: ____________________

Privado o público: __________________________________

Lugar para las autoridades: __________________________

SEGURIDAD:

Credenciales: Si_ No_ Cantidad __________

Listados: Si_ No_ Cantidad __________

Cruz Roja: Si_ No_ Cantidad __________

Policía: Si_ No_ Cantidad __________


Botiquín: Si_ No_ Cantidad __________

Salidas de incendios: Si_ No_ Cantidad __________

Otros: Si_ No_ Cantidad __________

TRANSPORTES:

Autocar: Si_ No_ Cantidad __________

Coches: Si_ No_ Cantidad __________

EQUIPO ORGANIZATIVO:

Responsable general: ________________________________

Conductor: _________________________________________

Técnicos de RR.PP.: __________________________________

Responsables secretaría: ______________________________

Jefe de mantenimiento: _______________________________

Azafatas: Si_ No_ Cantidad __________

OTROS ELEMENTOS:

Sitios alternativos: __________________________________

Calefacción-aire acondicionado: ________________________

Servicios: _________________________________________

Servicio de limpieza y mantenimiento: ___________________

Teléfono móvil: _____________________________________

Otros

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________


____________________________________________________

OBSERVACIONES:

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________


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