Ministerio de Cultura de España Nº de Formulario: __18______Dirección General del Archivo Nacional de Costa RicaFundación Pro-Rescate de Documentos

Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.

INFORMACIÓN GENERAL

DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO

(*) Nombre del Archivo: Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL)

Formas Excluídas: _____________________________________________________________

Nombre Paralelo: _Archivo Central de la Universidad de Costa Rica

(*) Acrónimo del Archivo: CR-UCR-AUROL-

DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA

(*) Área Geográfica:

X Iberoamérica

(*) País: Costa Rica

(*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X”

Provincia de:

o Alajuela o Cartagoo Guanacasteo Herediao Limóno PuntarenasX San José

1

Provincia / 2 División Territorial (Cantón): _Montes de Oca________

(*) Municipio (Distrito): Sabanilla

Núcleo de Población Menor:

Calle: _De la entrada de las Instalaciones Deportivas de la Universidad, 100 m. este, 600 m. norte y 50 m. oeste, frente a la Sub-estación del ICE en Sabanilla.

Código Postal: 11501-2060 San José, Costa Rica

DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO

Página Web:

http://archivo.ucr.ac.cr

Correo electrónico: aurol@cariari.ucr.ac.cr

Teléfono(s):

1. (506)2-202 61752. (506)2-202 61693. (506)2-202 61714. (506)2-202 6172

Fax: 1. (506)2-202 61712. (506)2-202 6172

Se desglosa el personal y la forma de contactarlo:

Rita Ma. Porras León Jefe del Archivo Universitario Teléfonos: (506) 2-202-6175Correo electrónico: rita.porras@ucr.ac.cr

Marco A. Brenes Arroyo Jefe AdministrativoTeléfonos: (506) 2-202-6172Correo electrónico: marco.brenes@ucr.ac.cr

Flor de María Rodríguez Moya Ingeniera Informática Teléfonos: (506) 2-202-6173Correo electrónico: flor.rodriguez@ucr.ac.cr

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Andrey González Farguharson Archivo Documental Teléfonos: (506) 2-202-6171Correo electrónico: andrey.gonzalez@ucr.ac.cr

Leonora Córdoba Roldán Identificación y ValoraciónTeléfonos: (506) 2-202-6169 Correo electrónico: leonora.cordoba@ucr.ac.cr

Ana Lucila Jaén Delgado Archivo FotográficoTeléfonos: (506) 2-202-6174Correo electrónico: lucila.jaen@ucr.ac.cr

Nuria Gutiérrez RojasArchivo de PlanosTeléfonos: (506)2-202-6175Correo electrónico: nuria.gutierrez@ucr.ac.cr

DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO

Horario de Apertura: Lunes a Viernes de 8:00 am a las 17:00 horasHorario de Cierre: Sábados, domingos y feriados de ley

Con previa cita se atiende hasta las 8:00 de la noche

Horas semanales de apertura: _____40 horas _______

Marque con “X”

o Acceso Libreo Acceso restringido

DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO

Apellidos: __ Porras _____ /____ _ León _________________

Nombre: ____ Rita __________________________________

Cargo: _Jefe del Archivo Universitario

Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 01/08/1999 como funcionaria universitaria

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HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS

TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO

Titularidad:

Marque con “X”

X Público

o Privado

Tipo de Archivo: Marque con “X”

o Archivo General del Estadoo Archivo Notarialo Archivo Municipalo Archivo de Registros Públicoso Archivo Diocesanoo Archivo de Catedral o Colegiatao Archivo Parroquialo Archivo de Institución Penitenciariao Archivo de Asociación o Archivo de Colegio Profesionalo Archivo de Partido Políticoo Archivo Empresarialo Archivo Hospitalarioo Archivo de Centro Benéficoo Archivo de Centro DocenteX Archivo Universitarioo Archivo de Institución Científica y de Investigacióno Archivo de Medios de Comunicacióno Archivo de Organización Sindicalo Archivo de Organización Patronalo Archivo de Organismo Internacionalo Archivo Bancarioo Archivo de Cámara Agrariao Archivo de Derechos Humanos

Gestionado por: Marque con “X”

o Administración Autonómica / territorialo Administración Centralo Administración LocalX Otras administraciones públicaso Poder Judicialo Poder Legislativo

Administración Central: __________________________

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(*) Según el Ciclo Vital:

Marque con “X”

o Archivo Histórico o Archivo Intermedio X Archivo Centralo Archivo de Gestión

DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO

HISTORIA

Reseña del surgimiento del Archivo Universitario Rafael Obregón Loría

I Etapa: 1978-1990El M.Sc. Eduardo Fournier García, coordinador de la Carrera de Archivo de la Universidad de Costa Rica, presentó una propuesta para crear un archivo central en la Universidad. Este proyecto fue aprobado por el Consejo Universitario en 1985, que por diversos motivos no se materializó.

II Etapa 1990-1999En 1990 con la creación del Sistema Nacional de Archivos, mediante la aprobación de la Ley No. 7202 de 24 de octubre de 1990, se redefine el papel de los archivos de las instituciones públicas el incorporarlos como miembros activos de un sistema nacional.

En acatamiento de dicha Ley, la Universidad integra por primera vez un Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos en 1990 y se avoca a la realización de un reglamento interno de archivo el cual fue aprobado en 1996. La aprobación del reglamento dio lugar a la creación de una plaza para el incipiente archivo de la Universidad, así como la aprobación de presupuesto para la instalación de un archivo central. En 1995 mediante el Decreto Ejecutivo No. 24023-C, se aprueba el Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

III Etapa 1999-2002El Rector asigna al Archivo Universitario un terreno en la finca No. 3, para construir el depósito y se aprueba el presupuesto de ¢31.5 millones de colones, para financiar la construcción.Se crea el Archivo Universitario como una unidad ejecutora de presupuestoEl Consejo Universitario acuerda la aplicación del Reglamento de la Ley 7202 hasta tanto no se apruebe un nuevo reglamento interno.La Oficina de Recursos Humanos reclasifica la plaza de Jefe de Sección de Archivo a Profesional 3

IV Etapa (2002-2007)Una Comisión Institucional nombrada por el Rector, elevó a su consideración la propuesta para organizar el Sistema de Archivos Universitarios (SAU). El Consejo Universitario aprueba 5 plazas adicionales para el AUROL, con lo cual tiene 7, todas de categoría profesional.En el año 2004, el Consejo Universitario aprueba los lineamientos para la gestión documental en la Universidad de Costa Rica.

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En el año 2005 se inician los estudios para dotar a la Universidad de un software especializado en gestión de documentos. También se inicia la elaboración de la tabla general de plazos de conservación de documentos para las unidades académicas.En el año 2006 se aprueba la construcción de un segundo depósito, semejante en todo al primero.En el año 2007 se elabora la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de las unidades de investigación y los programas de posgrado. También la Universidad empieza a experimentar el funcionamiento del sistema IsoSystem para la gestión documental y de Albalá para la gestión archivística.

Fundación del Archivo:

Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): _13_/_02_/1985_ En el año 2003 se inaugura la planta física

Norma de Fundación (13 / febrero / 1985): Acuerdo del Consejo Universitario de la sesión No. 3157, artículo 8.

Supresión del Archivo

Fecha de Supresión: ______/_____/_____

Norma de Supresión:

EDIFICIO

Descripción del Edificio:

El edificio fue diseñado de conformidad con los requerimientos establecidos en el Reglamento

de la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos y tomando en cuenta las limitaciones

presupuestarias de la Universidad, la Oficina Ejecutora optó por el diseño de una superficie

limpia de obstáculos, de 5m de altura, con un sistema de rejillas metálicas en todo el perímetro

para el ingreso del aire y seis extractores en el techo para la salida. Las paredes son de bloque

expuesto y la superficie del piso es de cemento lujado. Las rejillas se cubren con filtros de

recambio en tela de “pelón” para contener el ingreso de polvo.

Este diseño corresponde a un sistema de ventilación cruzada o ventilación natural y “pasiva”

que facilita la renovación del aire y mantiene el depósito a una menor temperatura, esto

funciona por la misma energía que el viento produce al ingresar a través de las rejillas metálicas

ubicadas en el perímetro del edificio. El aire entra y sale por las rejillas y el aire caliente

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producido dentro del edificio asciende y es extraído por seis turbinas colocadas en la cumbrera

del techo, que giran con la misma acción del viento externo.

Metros Cuadrados de Depósito: 200 m2

(*) Metros lineales de estantería: 1.540 mts.

(*) Número de puestos de sala: ____2______

Facilidades para discapacitados:Marque con “X”

o Sío No

DOCUMENTACIÓN

(*) Metros lineales de documentos: 1540 mts

GUÍAS DEL ARCHIVO

Guías: No hay

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO

Estructura Administrativa:

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x

Jefatura Técnica

Jefatura Administrativa

Sección de Documentación e Información

Sección de Asesoría y Promoción de la calidad.

Archivos documental, fotográfico y de planos.

Unidad de Tecnologías.

SERVICIOS TÉCNICOS

RESTAURACIÓN

Marque con “X”

Taller de restauración:

o SíX No

REPRODUCCIÓN.

Marque con “X”Servicios de reproducción documental

X Sío No

Servicios de fotocopias

X Sío No

Servicios de fotografías

X Sío No

Servicios de microformas

o SíX No

Servicios de reproducciones digitales

X Sío No

BIBLIOTECA

Marque con “X”

Biblioteca auxiliar

o SíX No

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Está en proceso de organización un acervo bibliográfico

Nº de monografías: 100 aproximadamente

Nº de Títulos de publicaciones periódicas: _________________________

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INFORMATIZACIÓN

Marque con “X”

Funciones informatizadas:

X Sío No

Gestión de usuarios:

X Sío No

Descripción de fondos

X Sío No

Lenguajes Documentales

o SíX No

Otra información:

En cuanto a herramientas de trabajo, el Centro de Informática introdujo el módulo de gestión de documentos de IsoSystem, y para la descripción técnica se evaluó el sistema de gestión de archivos Albalá. La Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones diseñó la II etapa del archivo, la cual se construirá en el 2008. Se están redactando los procesos técnicos y administrativos, con el fin de desarrollar un manual de procedimientos.

ESTRUCTURA DE LOS FONDOS

AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación

Denominación de la agrupación: Orgánica-funcional

Agrupación Superior: Fondo Universidad de Costa Rica

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CUESTIONARIO

DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO

Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): _25___/__01____/___08___

Datos del informante:

Apellidos: ____Porras_______________________ / ___________León_____________

Nombre: _____Rita_________________________________________________

Cargo: _Jefe_______________________________________________________

FUENTE EMPLEADA:Entrevista con la Jefe del Archivo.Sitio WebInformes de desarrollo archivístico, 2007 disponible en el sitio web

OBSERVACIONES

Observaciones:

Desde 1985 a la fecha, el Archivo Universitario se ha ido desarrollando, pese a las limitaciones iniciales. Es probable que en el año 2008, el Consejo Universitario apruebe su constitución como oficina administrativa. Se están organizando varios documentos con valor científico – cultural, para establecerlo como una sección histórica. A partir de enero 2009 se proyecta una ampliación de la capacidad de estantería a 3.080 m²

(*) Campos Obligatorios

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UNIVERSIDAD DE COSTA RICAARCHIVO UNIVERSITARIO

SERIES DOCUMENTALES POR DEPENDENCIAS DE LA UCR

Serie documental ContenidoAsamblea UniversitariaExpediente del Acta Acta, Convocatoria, Mociones, Excusas, Correspondencia, AsistenciaEstatuto Orgánico Principios, propósitos, funciones y organización de la UCR. Constituye el marco jurídico de la

Universidad.Congresos UniversitariosReglamento del Congreso Universitario Regulan el desarrollo de los CongresoPonencias del Congreso Universitario Iniciativas sobre diferentes temas que debe abordar la Universidad en los 10 años posteriores al

Congreso, que proponen los sectores académicos y administrativos.Resoluciones del Congreso Universitario Lo que el Plenario del Congreso resuelve acoger y darle trámite.Comisión Organizadora del CongresoCorrespondencia del V y VI Congresos Universitarios Las comunicaciones que se generan desde la coordinación del Congreso y la Comunidad

Universitaria.Tribunal Electoral Universitario Expedientes de actas de sesiones del Tribunal Electoral Universitario

Orden del día, Acta, Documentos de trabajo

Expedientes de elecciones universitarias Carta de la unidad proponiendo la fecha para iniciar el proceso o bien una carta del Tribunal recordando el proceso y respuesta aprobando la fecha, Solicitud del TEU al CEA, VVE, Recursos Humanos, VD y SEP, respuestas de las unidades consultadas para la publicado del Padrón provisional, Padrón provisional, Convocatoria de la unidad a los profesores, Convocatoria del TEU para Asamblea Plebiscitaria, Solicitudes de modificaciones al padrón provisional por parte de las unidades y docentes, Cambio de ubicación , Padrón definitivo, Actas de apertura de mesa y Actas de cierre de mesa, Acta de declaratoria provisional, Registro de firmas, Declaratoria oficial, Comunicado del nombramiento, Oficio de felicitación

Cartas de comunicación de Ascenso de régimen académico

Comunicado de acuerdo de la Comisión de Régimen Académico, en donde se expone el estudio de los atestados del docente, su respectiva unidad y la categoría a la que fue ascendido de acuerdo con su puntaje.

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Cartas recibidas Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias del Tribunal.Consecutivo Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias del Tribunal Constancias de nombramientos Comunicaciones sobre el ingreso de personal docente a Régimen Académico para que el Tribunal

ingrese la información en el padrón.Contratos por licencia sabática Contrato por licencia sabática entre el rector(a) y el docente. Al docente se le da la facultad de decidir si desea o

no participar de las Asambleas.El Tribunal utiliza está información para incluir o excluir al docente del padrón.

Informes de fin de gestión de la presidencia del TEU Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre: Presupuesto, proyectos de investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas,

designaciones de horas estudiante y horas asistente, informe de acciones de personal, informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio, modificaciones de cursos, fondo de trabajo; activos fijos; acta de traspaso

Presupuesto Ordinario Presupuesto del Tribunal Electoral Universitario, según partidasPermisos sin goce de salario La VD comunica al Tribunal cuando el docente se acoge a un permiso sin goce de salario; información que el

TEU utiliza para excluir al docente del padrón.Resoluciones de la VD de nombramientos ad honoren pensionados

Resolución de la VD, en la que se nombra a profesores ad honoren pensionados de acuerdo con el artículo 21 bis del Reglamento de Régimen Académico y Servicio Docente.

Recontrataciones Se utilizan para incluir en el Padrón y son por períodos determinados Comunicado de la Rectoría sobre la recontratación, Acción de personal P-6 (copia), Oficio del

SEP.Reportes de movimientos del personal docente y administrativo

Oficio de la ORH al que se le adjunta un listado del personal docente y administrativo

Resoluciones de la VD sobre Cambio de unidad base Resolución de la VD donde se autoriza el cambio de Unidad base del docente otra.Esta información la utiliza el Tribunal para la confección del padrón

Consejo UniversitarioActas del Consejo Universitario Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo UniversitarioExpedientes de Actas del Consejo Universitario Agenda, Acta, Inventario de documentos, Gaceta UniversitariaCartas enviadas por los miembros del Consejo Universitario

Oficios que producen los miembros del CU en el ejercicio de sus funciones, que pueden tener o no relación directa con el quehacer del Plenario

Cartas enviadas por las comisiones permanentes y especiales

Oficios que producen las comisiones permanentes y especiales del CU en el ejercicio de sus funciones

Cartas enviadas por el director(a) del CU Oficios que produce el director (a) del CU en el ejercicio de su función, puede tener relación directa o no con el quehacer propio del Plenario

Cartas recibidas Consultas y solicitudes de diversa índole de toda la Comunidad Universitaria que resuelve la Dirección o el Plenario del CU

Dictamen de comisiones permanentes y especiales Registro por escrito del análisis que hace la comisión respectiva, sobre el asunto por resolver. Contiene antecedentes, observaciones y criterios especializados

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Solicitud de gastos de viaje para participar en eventos internacionales (fracción del expediente)

Es la asignación de recursos económicos para gastos de viaje a funcionarios universitarios

Normativa Universitaria Regula aspectos administrativos, docentes, orgánico funcionales y estudiantiles en la UCRGacetas, Alcances, Índices a la Gaceta

Órgano oficial de difusión y comunicación de acuerdos, reglamentos y normas aprobados por el CU.

Cartas enviadas Oficios que produce la jefatura del CIST en el desarrollo de sus funcionesCartas recibidas Oficios que recibe el CIST en el ejercicio de sus funciones Expediente de personal (fracción) Contiene copias de acciones de personal, incapacidades, permisos de estudio, actualizaciones de

salarios y correspondencia varia.Fotografías (convencionales y digitales) Evidencia gráfica de actividades del CU, tales como Sesión Solemne, Mejores Promedios, Premio

Rodrigo Facio, Doctorado Honoris CausaEstudios Académicos Sobre asuntos y temas tratados por el CU en el transcurso del tiempo, y sobre los cuales los miembros

del CU, la comunidad universitaria y otros usuarios externos, solicitan información constantemente. Se elaboran con base en los acuerdos del CU y con información de otras oficinas e instancias universitarias

Solicitudes de trámites por servicios administrativos mantenimiento de planta física y construcción, reparación de maquinaria y equipo,

materiales, publicaciones, transportesSolicitudes de trámites por servicios financieros

pago de órdenes por servicios, devolución de cheques, reintegros de caja chica, devolución de planillas, pago de recibos telefónicos, facturas, traslado de activos fijos

Boletín “CU-Informa”Divulgación de actividades y acciones que realiza el CU

Contraloría Universitaria Informes anuales de labores Síntesis de las acciones realizadas por la Oficina de Contraloría Universitaria a lo largo del año. Manuales y procedimientos internos Procedimientos de Administrativos

Procedimiento para uso de vehículo oficial asignado a la Oficina de Contraloría Universitaria

Procedimiento para el uso y control de bienes asignados a la Contraloría Universitaria.Procedimiento para el control de formularios, Procedimientos de Gestión Procedimiento para elaborar y emitir procedimientos, Procedimiento para de recepción y trámite

de denuncias, Procedimiento para elaborar Manuales de procedimientos, Procedimiento para

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conformar el Manual de Auditoría, Procedimientos para la entrega de documentos a terceros Lineamientos para la aplicación de entrevistas documentadas Manual de comunicación de resultados, Manual de organización de la Oficina de Contraloría

Universitaria, Manual de auditorias, Manual de procedimientos de gestiónPlanes de trabajo y formulación de presupuestaria Principales objetivos y actividades que se esperan realizar Planes de trabajo presentados a la Contraloría General de la República

Programación de las actividades que se evaluaran en cada área de auditoría según el formato que solicita la Contraloría General de la Republica que incluye: nombre de auditoría, prioridad, nombre de la actividad a auditar, justificación, objetivos, procedimientos de auditoría, personal designado y tiempo (horas) y relación o coordinación.

Minutas de sesiones del Consejo Asesor de la OCU Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo Asesor de la Oficina de Contraloría Universitaria.

Cartas enviadas (consecutivo) Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la OCUCartas recibidas Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la OCUCirculares internas Son conocidos como DI (Documentos internos), y tienen relación con trámites sobre:

Uso de llaves, Cierre de casos que no ameritan informe, Propuestas de trabajo, Procedimientos, Directrices

Expediente de activos fijos Actas de desecho de activos fijo, Actas de inactivos, Actas de recibido de activo, Inventario de activos fijos, Correspondencia, Boleta de registro de activos fijos.

Expedientes de personal administrativo (fracción) Solicitud de Personal (formulario P3) (copia), Hoja de Vida, Nominas de candidatos (copia y original ), Permisos de estudio (copia), Correspondencia (original y copia), Declaraciones juradas (original), Evaluaciones académica, Reportes de investigación, Actualizaciones de salario (impreso), Acciones de personal (formularios P6, P8 y P1) (copia), Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25) (copia), Cambio de Datos Anualidades y escalafón (formulario P7), Control de Vacaciones (formulario P5) (copia), Informes de Trabajo Extraordinario (formulario P15) (copia), Reportes de vacaciones, Fórmula de Personal Interino (VD-PI), Contrato Dedicación Exclusiva (copia), Contrato de Adjudicación de Beca (copia)

Expediente de ejecución presupuestaria Correspondencia, Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto, Modificaciones internas, Reintegros de caja chica, Listados de fotocopias hechas, Solicitud y Fondo de Trabajo, Estados de cuenta, Proyecto de Presupuesto, Solicitudes de bienes y servicios

Solicitudes de trámites por servicios administrativos Mantenimiento de planta física y construcción, Reparación de maquinaria y equipo, Materiales, Publicaciones, Transportes

Solicitudes de trámites por servicios financieros Pago de órdenes por servicios, Devolución de cheques, Reintegros de caja chica, Devolución de planillas, Pago de recibos telefónicos, Facturas, Traslado de activos fijos

Boletín técnico de gestión y control Artículos elaborados por los funcionarios de la OCU con el fin de transmitir información sobre: Normas, Procedimientos, Conceptos, Entre otra información relacionada con la administración y gestión universitaria

Expedientes de auditoría administrativa El expediente se encuentra divido en tres apartados:

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1. Archivo Administrativo- Archivo General: Índice general, Hoja de asignación de trabajo (original), Oficio que da origen al estudio (copia). Resultados y seguimientos: Minuta de cierre (original), Informe definitivo (original), Informe preliminar (original), Cartas

recibidas de la unidad auditada donde rechazan o aceptan el informe preliminar (copia), Cartas enviadas a la unidad auditada en relación con el proceso. (original), Cédula de seguimiento, Correspondencia, Cartas enviadas solicitado información (original), Cartas recibidas en el proceso de auditoría(copia), - Marco Referencial: Normativa vigente aplicada, Resultados de auditorias anteriores,

2. Papeles de trabajo1

- Archivo de gestión: Programa de trabajo, Cuestionarios de control interno (original), Cédulas de observaciones, Cédulas de pendientes, Cuadro resumen de observaciones, conclusiones y recomendaciones, 3. Borradores: Borradores de informes preliminar y definitivoLa OCU realiza 5 tipos de auditoría: administrativa, contable financiera, de estudios especiales,

operacional y de sistemas de tecnología de información. Cuyos expedientes tienen por procedimiento la misma conformidad. Por lo tanto su conservación será la misma en cualquier de las auditorias.

Informes de relación de hechos Estudios de auditoría en los cuales se presentan acciones anómalas cometidas por algún funcionario que ameritan un proceso administrativo disciplinario

Informes finales de auditoría administrativa Auditoría AdministrativaEstudios de auditoría sobre autoevaluación del sistema de control interno, rendición de cuentas, activos fijos, vacaciones, asesorías a autoridades universitarias, evaluaciones a la gestión de las unidades desconcentradas, construcción y mejora de la planta física e inmuebles. Auditoría de Contable financieroEstudios de auditoría sobre informes y estados financieros, arqueos de fondos de trabajo, toma de inventarios físicos de bienes, inversiones transitorias, modificaciones presupuestarias, pro-puestas de reformas a reglamentos.Auditoría de Estudios especialesEstudios de auditoría sobre proyectos de ley, reglamentos, régimen laboral y disciplinario, contratación administrativa, procesos judiciales.Auditoría Operacional Estudios de auditoria sobre organización y administración universitaria, vinculo externo, recurso humano, gestión académica, gestión y controles administrativos.Auditoría de Sistemas y Tecnologías de Información

1 “Son los registros que el auditor mantiene de los procedimientos seguidos, las pruebas efectuadas, la documentación obtenida y las conclusiones alcanzadas en la auditoría (…) pueden incluir: programas, análisis de sistuaciones, memorandos, cartas de confirmación y representación, extractos y copias de documentos, tablas, comentarios preparados u obtenidos por el auditor” Jorge Lopéz Ramirez, Subcontralor, DI-034-2004, 02 de noviembre de 2004

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Estudios de auditoría sobre gestión de recursos informáticos, procesos de adquisición de hardware y software, análisis de riesgos, continuidad de servicios de información, evaluación, desarrollo, operación y mantenimiento de sistemas de información y comunicaciones.

Informes de fin de gestión de las unidades universitarias Instrumento administrativo donde la autoridad saliente presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables de un forma ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre: presupuesto, proyectos de

investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas, designaciones de horas estudiante y horas asistente, informe de acciones de personal, informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio, entre otros

RectoríaModificaciones internas y externas al presupuesto Consecutivo Oficios producidos por la Rectoría en función de sus trámites y atribuciones, incluyen circulares y

resoluciones Solicitudes de trámites presupuestarios Apoyo económico (contenido presupuestario), Modificaciones y variaciones presupuestarias

Sobregiros, Refuerzos de partidas, Remuneraciones extraordinarias Solicitudes de trámites por servicios administrativos Sobre: mantenimiento de planta física y construcción, Reparación de maquinaria y equipo, materiales,

Publicaciones, TransportesLiquidación de derechos labores Trámite administrativo para la liquidación de las prestaciones laborales Informes de labores Contiene información de todas las actividades realizadas por la Rectoría en un período de tiempo

determinado, generalmente un año Cartas recibidas Oficios sobre asuntos diversos que atiende la rectoría Expedientes de personal (fracción) Copias de acciones de personal, Incapacidades, Permisos de estudio, Actualizaciones de salarios,

correspondencia Expedientes de reglamentos Texto y documentación concerniente al trámite para la aprobación y ejecución de reglamentos Actas de Asamblea Colegiada Representativa Texto del acta Expediente del acta de Asamblea Colegiada Representativa

Convocatoria, Padrones, Agenda, Excusas, Correspondencia, Comunicados de acuerdos, Publicaciones, Nombramientos de Representantes

Convenios Texto del convenio Expedientes del convenio Correspondencia sobre el convenio, Observaciones, correcciones y modificaciones al texto del

convenio Contratos Texto del contrato Expedientes de contratos Correspondencia, Análisis y aprobación del contrato Informes gerenciales y de situación presupuestariaTransferencias presupuestarias Presupuesto ordinario y extraordinario Distribución presupuestaria

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Estados financieros y ejecución presupuestaria Plan presupuesto institucional Oficina de Planificación UniversitariaInforme de labores Síntesis de las acciones realizadas por las direcciones de las unidades académicas de investigaciónInformes de fin de gestión Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre:

Presupuesto, proyectos de investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas, designaciones de horas estudiante y horas asistente, Informe de acciones de personal informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio, modificaciones de cursos, fondo de trabajo; activos fijos; acta de traspaso

Planes anuales operativos de la UCR Se presenta el presupuesto para cada año según las partidas que se necesitan para el cumplimiento de las metas, objetivos y proyectos. Incluye a todas la dependencias universitarias

Actas del Consejo Técnico Asesor Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo Técnico Asesor de la OPLAU.

Cronogramas para el proceso de formulación y elaboración del presupuesto Planes estratégico de las dependencias universitariasPlanes de trabajo Expedientes de asesorías por dependencias Formulaciones presupuestarias Evaluaciones de programas, proyectos y actividades de investigaciónExpediente de activos fijos Actas de desecho de activos fijo, Actas de inactivos, Actas de recibido de activo, Inventario de

activos fijos, Correspondencia, Boleta de registro de activos fijos.Expediente de ejecución presupuestaria Correspondencia, Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto, Modificaciones internas,

Reintegros de caja chica, Listados de fotocopias hechas, Solicitud y Fondo de Trabajo, Estados de cuenta, Proyecto de Presupuesto, Solicitudes de bienes y servicios

Expedientes de personal administrativo y docente (fracción)

Solicitud de Personal (formulario P3) (copia), Hoja de Vida, Nominas de candidatos (copia y original ), Permisos de estudio (copia), Correspondencia (original y copia), Declaraciones juradas (original), Evaluaciones académica, Reportes de investigación, Actualizaciones de salario (impreso), Acciones de personal (formularios P6, P8 y P1) (copia), Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25) (copia), Cambio de Datos Anualidades y escalafón (formulario P7), Control de Vacaciones (formulario P5) (copia, Informes de Trabajo extraordinario (formulario P15) (copia), Reportes de vacaciones, Fórmula de Personal Interino (VD-PI), Contrato Dedicación Exclusiva (copia), Contrato de Adjudicación de Beca (copia)

Solicitudes de trámites por servicios administrativos Mantenimiento de planta física y construcción, Reparación de maquinaria y equipo, Materiales, Publicaciones, Transportes

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Solicitudes de trámites por servicios financieros Pago de órdenes por servicios, Devolución de cheques, Reintegros de caja chica, Devolución de planillas, Pago de recibos telefónicos, Facturas, Traslado de activos fijos

Cartas enviadas Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la OPLAUCartas recibidas Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la OPLAU

Oficina JurídicaExpediente de dictámenes Antecedentes, consulta, Dictamen Cartas recibidas Solicitudes de personería jurídica, cédula jurídica, información variaCartas recibidas Comunicaciones de diferentes unidades académicas y administrativasExpedientes judiciales y administrativos Antecedentes y escritos judiciales Expedientes de personal administrativo y docente (fracción)Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones Consecutivo Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la OEPI. Correspondencia Oficios enviados y recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la OEPI.Expediente de comisiones institucionales a los que asiste el Director

Correspondencia, Documentos de trabajo, Convocatoria, Agenda, Acta.

Informes anuales de labores Síntesis de las acciones realizadas por la Oficina Ejecutora de Programa de Inversiones a lo largo del año.

Expediente de presupuesto ordinario y extraordinario. Presupuesto de OEPI, según partidas y correspondencia Expediente de presupuestos de inversiones Se conoce como "presupuesto de inversiones" a la suma de dinero que la UCR dispone utilizar dentro

de un periodo determinado para financiar la construcción de los proyectos. Presupuesto de Inversiones, según partidas y correspondencia.

Informes de vacaciones Informes presupuestarios Normas generales y especificas de cada proyecto Normativa general que establecen un conjunto de reglas básicas aplicables a todas las licitaciones de

obras de la Universidad de Costa Rica excepto a las Contrataciones Directas.Planos de construcción Representación esquemática, a escala de los edificios construidos en la Universidad.

Un plano puede constar de una o varias láminas según la obra.Entre las principales se encuentran: Láminas Arquitectónicas, Láminas Estructuras, Láminas Mecánicas, Láminas Eléctrica. A su vez cada una de estas láminas tiene subdivisiones ejemplo las Láminas Arquitectónicas se puede dividir en: Plantas de distribución, Fachadas, Cortes y detalles, a demás estás pueden estar distribuidas en varias láminas.

Expedientes de proyectos de construcción Anteproyecto de construcción (original), Vale de reserva presupuestaria (copia), Estudios preliminares de construcción (original), Lista de asistencia de la visitas técnicas (copia), Ordenes de Compra (copia), Informes técnicos (copia), Carteles (copia), Informe de ensayos de materiales (original), Bitácora de inspecciones (copia), Contratos por servicios profesionales (original),

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Informes de avances del proyecto (original), Acta de recepción provisional (original), Finiquito de la obra (original), Correspondencia

Libro de bitácoras de inspección Anotaciones que hacen los inspectores o contratista durante todo el proyecto, contiene la fecha, firmas y sello

Vicerrectoría de Acción SocialInformes de fin de gestión Informes anuales de la VAS Síntesis de las acciones realizadas por la VASExpediente de Actas del Consejo Académico Convocatoria, Agenda, Acta anterior , Documentos de trabajo, ActaCartas enviadas Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la Vicerrectoría de Acción SocialCartas recibidas Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la Vicerrectoría de Acción SocialDiscursos pronunciados en diversas actividades

Alocución formal y escrita que presentan el o la Vicerrectora a la comunidad.Entre los asuntos se pueden presentar: información general del quehacer de la VAS, felicitaciones, temas específicos de algún proyecto, llamadas de atención u otros

Expedientes de personal administrativo (fracción)Formularios P14 (Régimen Becario) Designación de horas estudiante y horas asistente y opción a beca de estímulo.Informes anuales de labores de la Sección Administrativa Síntesis de las acciones realizadas por la persona encargada de la Sección Administrativa al término

de un año de labores.Informes de Comisiones en las que participan los funcionarios de la VAS

Síntesis de las acciones realizadas por los funcionarios (as) que participan en las diversas Comisiones

Cronogramas de planes de trabajo para matricula de TCU Cronograma de actividades de cada funcionario de la secciónDocumentos de matricula y aprobación de TCU Boletas de matricula de TCU, Prorrogas de TCU, Cartas de conclusión de TCU, Comprobantes

de conclusión de TCU Encuestas de Evaluación de TCU Encuestas de proyectos, beneficiarios, estudiantes y coordinadores. Quedan cuadros que se

incluyen en el informe anual de laboresExpediente de proyecto de trabajo comunal universitario Correspondencia (equivale a 2.79 del Informe de Selección 33-96), Formulación de proyecto,

original (equivale a 2.76 del Informe de Selección 33-96), Informes de labores de profesores coordinadores, original, Informes de estudiantes, original (equivale a 2.84 del Informe de Selección 33-96), Afiches, impresos, Programas de manos, impresos, Invitaciones, impresos, Copias de recortes de periódico, Memos, original y copia, Copias de designaciones de régimen becario, Copias de facturas, Estadísticas de satisfacción de los estudiantes que participaron en el proyecto, original

Formularios para la evaluación de ascenso en régimen académico de los profesores responsables de cada proyecto

Instrumentos para calificar la labor de acción social de los responsables o colaboradores de los diferentes proyectos, para ascenso en régimen académico.

Guía de matrícula de TCU Proyectos de TCU que se abrieron por ciclo en las diferentes unidades académicas y horario de

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atención de los profesores.Resultados de las encuestas de TCU Conocer los resultados de cada proyecto de Trabajo Comunal Universitario durante un añoSolicitudes de exoneración del trabajo de comunal Carta de solicitud y respuesta de exoneración del TCUExpediente de proyecto de Extensión Docente Correspondencia, Formulación de proyectoBoletas de solicitud de grupos culturales Controlar la programación de actividades de los diferentes grupos culturalesExpediente de proyecto de Extensión Cultural Correspondencia, Formulación de proyectoVicerrectoría de DocenciaCorrespondencia Cartas enviadas y recibidas en relación con trámites de:

Becas docentes, Dedicación exclusiva, Dedicación extraordinaria, Licencia Sabática, Reservas de plaza docentes, Descongelamiento de plazas, entre otros

Formularios de vacaciones Solicitudes de vacaciones de decanos de facultad y directores de escuelasExpedientes de Docentes (fracción) Documentos de:

Dedicación exclusiva, Dedicación extraordinaria, Licencia sabática, cambios de unidad base, solicitud de viáticos, readecuación salarial, contratos, informes

Expedientes de concurso de antecedentes Carta de solicitud de apertura del concurso, Cartel, Resolución , Comunicación de la asignación de la plaza

Expedientes de resoluciones Carta de solicitud de modificaciones de planes, Estudio de modificación de planes y aperturas de planes, Resolución

Formulario VD-PI Propuesta de nombramiento de personal docente interinoProyectos de innovación educacional Inscripción de proyectos presentados por docentes de diversas unidades Centro de Evaluación Académica Cartas enviadas Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias del CEA Cartas recibidas Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias del CEACirculares En relación con trámites de:

Plazos de envío de documentación para procesos de evaluación, Explicación de procedimientos, Informes de fin de gestión Informes anuales de laboresExpedientes de Actas de Consejo Asesor Agenda, Acta , Documentos de trabajoExpedientes de formulación y ejecución presupuestaria (ordinario y extraordinarioSolicitudes de trámites por servicios administrativoSolicitudes de trámites por servicios financieroExpedientes de activos fijosExpedientes de personal docente y administrativo (fracciónEstudios sobre temas universitarios y educativos Con relación a:

Estudios de universidades estatales, Factibilidad de creación de carreras, Cursos y grupos no

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ponderables, Demandas de carreras, Ferias científicas Cualquier otro estudio que se le solicite o necesite para la ejecución de sus funciones.

Expedientes de diseño curricular Copia firmada y sellada de resolución de la VD sobre: modificación, creación, eliminación y descongelamiento, de planes de estudio, Informe de diseño curricular, Estructura de curso, Correspondencia

Expedientes de modelo taxonómico Correspondencia, Clasificación y ubicación de las unidades en la institución, Datos estadísticos, Estructura propuesta de reorganización, Informes, Anexos

Expedientes de asesoría de procesos de autoevaluación, acreditación y reacreditación

Carta de solicitud de asesoría, Correspondencia, Informe preliminar de autoevaluación, Informe definitivo, Curriculum de pares externos, Planes de mejoramiento

Expediente de proyectos de docencia, investigación y acción social.

Inscripción del proyecto ante la Vicerrectoría correspondiente, Visto bueno de la vicerrectoría, Correspondencia, Curricula de investigadores, Acciones de personal, Informe Final

Informes de valoración de la actividad docente Oficios enviados a la Comisión de Régimen Académico en el ejercicio de las funciones de la Sección de Evaluación Académica y de acuerdo al artículo 47 del Reglamento de Régimen Académico. Consigna la calificación obtenida por el o la docente en el ciclo lectivo.

Cuestionarios de evaluación del desempeño docente: Informe del decano o director

Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica cumplimentados por los superiores jerárquicos del personal docente sobre su desempeño.

Cuestionarios de autoevaluación del desempeño docente Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica Cuestionarios de evaluación del desempeño docente: Informe del estudiante

Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica

Expedientes de evaluaciones docente-curso Carta de entendimiento original, Correspondencia, original y copia, Informe de resultados de evaluación docente (copia a VD, original se envía a la unidad académica junto con los Cuestionarios de evaluación del desempeño docente informe del estudiante), Hoja de control de grupos

Formularios de horario lectivo Formulario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica para conocer el horario de los y las docentes para la aplicación del Cuestionario del desempeño docente- Informe del estudiante.

Listas de desglose por factores del desempeño docente Desglose de la calificación obtenida por el docente en didáctica, respeto a los estudiantes, entre otrosListas de profesores por evaluar Lista de profesores por evaluar que les envía la Sección Técnica de Régimen Académico.

Nombre del profesor, unidad a la que pertenece, nota obtenida de los estudiantes, nota del superior jerárquico, nota de autoevaluación, porcentaje total obtenido.

Memorandos Notas que produce la Sección Técnica de Evaluación Académica en la que se solicita información faltante para iniciar o continuar el proceso de evaluación.

Expedientes de actas de la Comisión de Régimen Académico

Agenda, Acta , Documentos de trabajo

Expedientes académicos docentes Fotografía, Constancia de nombramiento (original), Currículo, Carta de solicitud de ascenso en régimen, Solicitud de documentos, Certificación de idiomas (original), Títulos (copia), Comunicados de retiros de certificación, Pruebas documentales, Carta de la Comisión de Libros de Texto., Guía para la presentación de obra didáctica a la Comisión de Régimen Académico

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Formulario, Guía para la presentación de obra artística*, Certificación de grado de participación (Formulario)*, Permiso con y sin goce de salario, Resoluciones de aumentos de jornada (copia), Licencia sabática, entre otros

Boletines informativos Divulgación de actividades, mensajes de la dirección, artículosUnidades Académicas (Escuelas y Facultades)Actas de sesiones de: Asamblea de Facultad, Asamblea de Escuela,

Consejo de Área, Consejo Asesor, Reuniones de Departamento, Reuniones de Sección, Comisiones o Coordinaciones Permanentes, Comisiones Especiales

Registro por escrito de lo sucedido, tratado y acordado en las sesiones de los diferentes cuerpos colegiados

Actas de notas Registro en el que se reportan los promedios finales obtenidos por los estudiantes en los cursos matriculados en un semestre.

Actas de trabajos finales de graduación Registro por escrito sobre la presentación pública que realiza el estudiante de su trabajo final de graduación (réplica)

Boletas de exclusión e inclusión de matrícula para estudiantes de otras carreras

Formulario normalizado para que los estudiantes soliciten inclusión o exclusión de cursos en otras unidades académicas.

Boletas para reservación de espacio físico Formulario normalizado de la ORI para gestionar las reservaciones extraordinarias de aulas en el periodo de exámenes finales.

Boletines Para la divulgación de fechas y actividades importantes que realizan las unidades académicasCartas enviadas consecutivas Oficios que producen las autoridades de escuelas y decanatos en el ejercicio de sus funcionesCartas recibidas Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de los decanatos y las escuelasEstadísticas de matrícula (simulación) Resultado parcial provisional del proceso de matrícula ordinaria.Expedientes de Actas de:Asamblea de Facultad, Asamblea de Escuela, Consejo de Área, Consejo Asesor, Reuniones de Departamento, Reuniones de Sección, Comisiones o coordinaciones permanentes, Comisiones especiales

Convocatorias, Agendas, Listas de Asistencia, Correspondencia, Documentos de trabajo, Actas, Justificación de ausencias

Expedientes de activos fijos Actas de desecho de activos fijo, Actas de inactivos, Actas de recibido de activo, Inventario de activos fijos, Correspondencia, Boleta de registro de activos fijos.

Expedientes de cargas académicas Planes de trabajo, Correspondencia, Reportes de cargas académicasExpedientes de ejecución presupuestaria Correspondencia, Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto, Modificaciones internas,

Reintegros de caja chica, Listados de fotocopias hechas, Solicitud y Fondo de Trabajo, Estados de cuenta, Proyecto de Presupuesto

Expedientes de estudiantes (fracción) Fórmula de autorización de matrícula SDM-C-02, Fórmulas Intermedias, Copia del expediente, Constancia de conclusión de TCU, Correspondencia, Fórmula de Modificación del Expediente Académico, Boletas de inclusión y exclusión de matricula, Boleta de seguimiento del plan de

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estudios, Declaración jurada, Informe de matrícula, Informe de notas, Solicitud de reconocimiento y equiparación de estudios (cursos), Carta de Interrupción de estudios, Adecuaciones curriculares, Sanciones

Expedientes de permisos con o sin goce de salario (por 10 días)

Carta de solicitud del funcionario, Visto bueno de la Escuela, Invitación a la actividad, Respuesta del Decanato a la Escuela, Informe de la actividad, Solicitud de viáticos

Expedientes de personal docente(fracción)

Hoja de Vida, Incapacidades, Permisos de estudio, Correspondencia, Declaraciones juradas, Evaluaciones académica, Reportes de investigación, Actualizaciones de salario, Acciones de personal (formularios P6 y P8), Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25), Cambio de Datos, Anualidades y escalafón (formulario P7), Solicitud de Personal (formulario P3), Control de Vacaciones (formulario P5), Informes de Trabajo Extraordinario (formulario P15), Nominas de candidatos, Reportes de vacaciones, Fórmula de Personal Interino (VD-PI), Contrato Dedicación Exclusiva, Contrato de Adjudicación de Beca, Solicitudes de permiso con o sin goce de salario

Expedientes de proyectos de investigación Correspondencia, Propuesta de Proyecto, Avances de Investigaciones, Propuesta del Presupuesto.Expedientes de trabajos y actos finales de graduación Carta de solicitud, Carta de aprobación del proyecto de trabajo final de graduación, Cartas de

aprobación del Comité Asesor, Estudio de créditos, Copia del expediente académico, Recibo de cancelación de derechos de graduación, Constancia de no deudas, Certificación del Registro de Delincuentes, Fotocopias de la cédula de identidad, Fórmula IE (información personal), Copia del Acta de Graduación,

Expedientes de vínculo externo Correspondencia, Estados de Cuenta, Proyecto del presupuesto, Recibos de dinero.Formularios P14 (Régimen Becario) Designación de horas estudiante y horas asistente y opción a beca de estímulo.Fórmulas de modificación de expediente académico Formulario normalizado de la ORI para realizar modificaciones de notas de los estudiantes Fórmulas SH2 (Reporte de horarios) Formulario normalizado de la ORI para reportar horariosFórmulas SH4 (Reporte de cursos a cargo de los profesores de la Unidad Académica

Formulario normalizado de la ORI para que los nombres de los profesores que imparten los cursos salgan en la guía de horarios.

Informes anuales de la Coordinación del TCU Contiene los informes finales de los estudiante y síntesis de las acciones realizadas por las coordinaciones de TCU

Informes anuales de labores Síntesis de las acciones realizadas por las direcciones de las escuelas, decanaturas de las facultades, directores de departamentos, coordinadores de sección y otras autoridades, al término de un año de labores.

Informes de fin de gestión Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre: Presupuesto, proyectos de investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas,

designaciones de horas estudiante y horas asistente, informe de acciones de personal, informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio, entre otros

Informes de vacaciones Detalle de los días de vacaciones disfrutadas por los funcionarios en un periodo de tiempo determinado; contiene el nombre completo del funcionario, fecha de disfrute y saldo de vacaciones.

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Informes finales de TCU Síntesis de las acciones realizadas por los estudiantes durante la realización del TCUListas de estudiantes con condiciones especiales Listas de estudiantes con promedios bajosListas definitivas de clase Listas con los nombres de los estudiantes matriculados en los cursosMinutas de reuniones de grupos de trabajo Acuerdos tomados en los grupos de trabajo de diferente índoleNóminas de graduados Formulario normalizado de la Oficina de Registro e Información. Incluye los números de carné,

números de identificación, nombres completos en orden alfabético y fecha de conclusión del plan de estudios de las personas.

Padrones de estudiantes Listas de estudiantes empadronados en las carreras, ordenadas alfabéticamente Planes de estudio Es un documento académico, en el que se seleccionan, organizan y ordenan, para fines del proceso

enseñanza-aprendizaje, todos los aspectos curriculares de una carrera que se consideran social y culturalmente necesarios.

Programas de cursos Información estructurada sobre el curso: sigla y nombre del curso, nombre del profesor, horario de atención, temas y actividades por desarrollar, cronograma, bibliografía, normas de evaluación, etc.

Sistema de Estudios de Posgrado Actas del Consejo del SEP Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo de Sistema de

Estudios de PosgradoExpedientes de Actas Agenda, Excusas, Control de entrega de la agenda, Acta, Resoluciones, Documentos de trabajo,

Cartas enviadas, Cartas recibidas, Dictámenes de reconocimiento y equiparación, Modificaciones de planes de estudio, Aprobación de Becas de estudiantes, Nombramientos Ad-honorem

Expedientes de Actas de la Comisión de Credenciales Acta, Resoluciones, Comunicados, Documentos de trabajoInforme de requisitos para perfiles del edificio administrativo D

Informe Planificación proyectada a 4 años, tomando en cuanta el personal administrativo, docente, y estudiantes y otros recursos con que cuentan; además, incluye la distribución del espacio que tendría el edificio.

Presupuesto Ordinario Formulario normalizado de la Oficina de Recursos Humanos para realizar todos los trámites de nombramientos, derechos laborales, incapacidades, cambio de categoría, permisos, cese de funciones, despido, etc. Incluye: identificación personal, nombre completo, número de plaza, Unidad de Trabajo, Puesto administrativo o docente, periodo laboral, firmas, etc.

Acciones de personal, (formularios P6 y P8) Apoyo financiero que les brinda el SEP a los Programas de Posgrado con financiamiento complementario para la adquisición de equipo construcción, materiales, viajes. Cheque, Cotización, Copia de la solicitud

Acciones de Régimen Becario (formulario P-14)Solicitudes de apoyo presupuestarioCartas recibidas Oficios recibidos de unidades académicas, oficinas administrativas, Vicerrectorías y Rectoría Estudios para la asignación de becas Se utiliza el fondo 082 para ayudar a los estudiantes a obtener beca de estudios (1), para asistir a

actividades académicas (2) o para adquisición de reactivos (3). 1La Comisión del Programa de Posgrado solicita al SEP que se le de apoyo financiero a los estudiantes que ellos no pudieron becar. Correspondencia

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2 Solicitud del estudiante: Invitación a la actividad, Acuerdo de la Comisión del Programa de posgrado al que pertenece el estudiante, Aval del tutor del estudiante, Presupuesto provisional de la actividad, Tema de relevancia social o académica Correspondencia 3Solicitud del estudiante: Proformas de reactivos, Acuerdo de la Comisión del Programa de

posgrado al que pertenece el estudiante, Aval del tutor del estudiante CorrespondenciaExpediente funcionarios administrativos (fracción)Correspondencia de los programas de posgrados Cartas recibidas y enviadas en el ejercicio de las funciones del SEP con los Programas de Posgrado,

con los siguientes asuntosInformes de labores de las Comisiones de los Posgrados, Documentación referente a Simposios y otras actividades académicas, Listas de clases, Formulario de apertura de cursos de Posgrado, Actas o minutas de las Comisiones de Posgrado, formulario de solicitudes de presentación de exámenes

Actas de exámenes de candidatura Registro que evidencia la aprobación o no de su candidatura (calificación)Actas de notas Registro en el que se reportan los promedios finales obtenidos por los estudiantes en los cursos

matriculados en un semestre.Actas de juramentados Formulario normalizado del SEP, para consignar los nombres de las personas que se van a graduar,

Incluye: ciclo y año, fecha, los estudiantes juramentados, código del Título, Título, número de identificación, número de inscripción y estado de juramentación y firma del estudiante.

Formulario para la solicitud de Constancias Formulario Interno para la solicitud de constancias de notas de ciclo anterior, reconocimiento y equiparación de estudios de postgrado

Constancias Constancias emitidas por el SEP, a los estudiantes sobre: Notas de ciclo anterior, Reconocimiento y equiparación de estudios de posgrado, Estudiante, para efectos de biblioteca, migración, aduanas, Oficina de Atención Socioeconómica, Conclusión de plan de estudios, Presentación de examen de grado, candidatura e idioma

Solicitudes de apertura de cursos por programa De acuerdo con el Formulario normalizado: “formato para la apertura de cursos nuevos” se adjunta los requisitos necesarios para la apertura de cada curso.

Fórmula de Autorización de Matrícula (Sistema Desconcentrado de Matrícula), SDM-C-02

Formulario normalizado para que los estudiantes realicen la matrícula.

Fórmula de Reingreso en el recinto y en la Carrera, Formulario IC4

Formulario normalizado de solicitud de reingreso al recinto y a la carrera. Incluye: Nombre completo, carné, recinto en el que se encuentra, trámite que desea realizar, ciclo de ingreso por primera vez, firmas y sellos para su validez.

Formulario de exclusiones e inclusiones Formulario normalizado del SEP para que los estudiantes de PosgradoFormulario de Reporte de Horarios, SH2Expediente de Solicitud de Graduación de Honor Solicitud del Estudiante, Formulario normalizado de la ORI, Comprobante de entrega de

documentos, Cartas enviadasFormulario para Asignación de Siglas Formulario para consignar la sigla, número de créditos y período de los cursos que imparten los

Programas de Posgrados.Listas definitivas de clases

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Fórmulas de modificación de expediente académicoNóminas de GraduandosFormulario de financiamiento complementario Formulario establecido por el SEP, para que la OAF trámite la ayuda económica a los estudiantes de

Posgrados con Financiamiento Complementario.Cartas de trámite Cartas enviadas y recibidas en relación con trámites de:

Rotación académica, Envío de trabajos finales de graduación, Separación definitiva de estudiantes del programa de posgrado, Traslado de carrera, Atención de estudiantes, Condiciones de prueba

Afiches Medio masivo del quehacer y la oferta académica del SEP y de los Programas de Posgrados.Boletines informativos Su función es informar sobre asuntos académicos como: conferencias, presentación de tesis, asuntos

de beca y asuntos administrativos-financieros

Expediente del proyecto del Catálogo de la oferta académica del SEP

Correspondencia, Fotografías (formato tradicional y digital), Autorización para utilizar la imagen Textos por utilizar en el Catálogo.

Informes de proyectosSíntesis de las acciones realizadas por la Unidad de Vinculación y Divulgación durante el desarrollo de los proyectos que genera esta Unidad.

Memorandos Solicitud o envió de información cotidiana necesaria para l trámite de asuntos de la unidad.Planes Anuales de trabajo Objetivos, justificaciones y actividades de los proyectos por realizar en el transcurso del año en cursoExpedientes de Actas de reuniones de la unidad de Gestión, Evaluación y Seguimiento

Acta, Documentos de trabajo, Convocatoria ,Agenda ,

Expedientes de Autoevaluación y Acreditación de Programas de Posgrado

Borradores de informes de Autoevaluaciones, Informe final de autoevaluación, Agenda las actividades por realizar durante los 3 día de evaluación del posgrado, Dictámenes de acreditación del CSUCA, Correspondencia

Expedientes de creación o modificación de Programas de Posgrado

Propuesta de apertura de posgrado, Modificaciones, Dictámenes de CONARE, Evaluaciones quinquenales, Correspondencia.

Programas de Posgrado Expedientes de sesiones de la Comisión de Programa de PosgradoCartas enviadas (consecutivo) Oficios que producen las autoridades de los programas de posgrado en el ejercicio de sus funciones.Cartas recibidas Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de los programas de posgrado.

Informes anuales de laboresInformes de fin de gestiónAcciones de personal (formularios P6 y P8Publicaciones gráficas (afiches, desplegables, etc) Medio masivo del quehacer y la oferta académica del SEP y de los Programas de Posgrados.

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Convenios Texto el convenioFormularios P14 (Régimen BecarioExpedientes de formulación y ejecución de presupuestoExpedientes de personal administrativo y docente (fracción)Publicaciones periódicas y monografíasSolicitudes de apoyo presupuestario al SEP Apoyo financiero que les brinda el SEP a los programas de posgrado con financiamiento

complementario para la adquisición de equipo construcción, materiales, viajes.Cheque, Cotización, Copia de la solicitud

Solicitudes de trámites por servicios administrativosSolicitudes de trámites por servicios financierosCuestionarios de evaluación del desempeño docente - informe del estudiante

Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica o elaborado por el programa de posgrado para ser cumplimentado por los estudiantes sobre el desempeño docente.

Expedientes de creación o modificación de programa de posgrado

Propuesta de apertura de posgrado, Modificaciones, Solicitudes de apertura de cursos por programa, Dictámenes de CONARE. Evaluaciones quinquenales, Correspondencia.

Planes de estudio Es un documento académico, en el que se seleccionan, organizan y ordenan, para fines del proceso enseñanza-aprendizaje, todos los aspectos curriculares de una carrera que se consideran social y culturalmente necesarios.

Programas de cursos Información estructurada sobre el curso: sigla y nombre del curso, nombre del profesor, horario de atención, temas y actividades por desarrollar, cronograma, bibliografía, normas de evaluación, etc.

Expedientes de Autoevaluación y Acreditación de Programas de Posgrado

Borradores de informes de Autoevaluaciones, Informes de grupos focales, Informe final de autoevaluación, Agenda las actividades por realizar durante los 3 día de evaluación del posgrado, Dictámenes de acreditación del CSUCA, Correspondencia

Actas de notasExpedientes de estudiantes (fracción)Listas definitivas de clasesInvitaciones Nóminas de GraduandosVicerrectoría de Vida Estudiantil Cartas enviadas consecutivas Oficios que producen la VVE en el ejercicio de sus funcionesCartas recibidas Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la VVECirculares En relación con trámites de:

Matrícula Restringida, Guías de Horarios, Calendario Estudiantil, Cualquier otro trámite que se considere de competencia de esta Vicerrectoría

Expediente de Comisión de Admisión Agenda, Documentos de trabajos (originales y copias), Correspondencia (copia y original), Acta Informes anuales de labores Síntesis de lo realizado y lo pendiente por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil al concluir un año.Informes anuales de las oficinas adscritas a la VVE Síntesis de las labores y actividades realizadas por cada oficina perteneciente a la VVE. Los cuales

son el insumo para la elaboración de los informes anuales de la VVE y los de fin de gestión.

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Informes de fin de gestiónInvitaciones Actividades que organiza la Universidad y otras institucionesMinutas de Sesiones del Consejo Asesor Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las diferentes sesiones del Consejo Asesor

de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil en la cual participan: Coordinadores de las Unidades de Vida Estudiantil de las Sedes Regionales, Oficinas adscritas, Asesor Ejecutivo y el Presidente de la Federación Estudiantil.

Expedientes de formulación y ejecución presupuestaria (ordinario y extraordinario)

Formulación del Presupuesto, Transferencias y modificaciones, Servicios de apoyo, Estados Presupuestarios, Conciliaciones bancarias, Proyectos Espaciales.

Expedientes de acreditaciones estudiantiles Nóminas, estatutos orgánicos, actas de elección de representantes y oficios sobre los estudiantes acreditados de las diferentes Unidades Académicas, así como de las Sedes Regionales.

Expedientes de Comisiones en las que participa el Asesor EjecutivoExpedientes de Comisiones permanentes en las que coordina el Asesor EjecutivoExpedientes de activos fijosExpedientes de personal administrativoFolletos de Guías de Horarios y Cursos Información de los cursos y horarios que se imparten por semestre en cada una de las Unidades

Académicas de la Universidad, así como las resolución de matrícula de por semestre y otros datos o noticias de interés para los estudiantes

Formularios P14 (Régimen Becario)Solicitudes de trámites por servicios administrativos Solicitudes de trámites por servicios financieros Expediente de la Comisiones Permanentes Casos de estudiantes,

Documentos de trabajos (originales y copias), Informes (copia), Correspondencia (copia y original), Actas, Minutas

Expedientes de estudios u asesorías para la resolución de asunto estudiantilesBoletas de inscripción al Programa de Voluntariado Formulario normalizado del Programa de Voluntariado de la VVE para gestionar las inscripciones de

los estudiantes como voluntarios. Convenios del Programa de Voluntariado texto del convenio Expedientes de proyectos de Voluntariado Solicitudes de Voluntarios,Lista de voluntarios que van a participar, Informe de los voluntario

que participaron, Evaluación de cada voluntarioOficina de Registro Certificaciones extendidas a estudiantes Listados o libros provisionales, duplicados o erróneos emitidos por las secciones y departamentos de la Oficina de Registro

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Oficina de Atención Socioeconómica Formularios de solicitudes de beneficios complementarios Vicerrectoría de Investigación Cartas recibidas Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias del vicerrector (a).Consecutivo Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias del vicerrector (a).Informe anuales de labores por Unidad Síntesis de lo realizado y lo pendiente por la Vicerrectoría de Investigación. . Informes de fin de gestiónExpedientes de Actas del Consejo de Vicerrectoría de Investigación Expedientes de Convenios Convenio, Correspondencia, Solicitudes por trámites administrativos, Solicitudes por trámites

financierosRegistro de auditores Formulario de información del auditor, Declaración jurada, Curriculo, Formulario de evaluación del

auditor observador, Formulario de evaluación del desempeño del equipo auditor entre otros datos

Expediente de auditorias Carta de solicitud de auditoria, Plan de auditoria interna, según formato, Registro de control de documentos entregados, Informe de auditoria, según formato, Estudio de la evaluaciones al equipo auditor , Formulario de evaluación de la auditoria, Informe de la revisión de implementación de acciones correctivas, según el formato establecido, Correspondencia

Exámenes de fondo para las solicitudes de patentes Análisis de los requisitos para otorgar una patente, según la legislación nacionalExpedientes de proyectos del Programa de Cooperación para la acreditación. PROCOA

Correspondencia, Programa de actividades, Borrador de la propuesta, Formulario de Ensayos a acreditar por el laboratorio, Inscripción de la actividad según el formato establecido, Formulario de estimado de costos de acreditación entre otros

Informes anuales de labores de Proinnova Síntesis de las acciones realizadas por la Unidad de Proinnova a lo largo del añoBoletines Girasol Dedicados a la divulgación científica y periodísticaExpedientes de Actas de las Comisiones InstitucionalesCopias de actas de comisiones interinstitucionalesExpedientes de proyectos de cooperación externa Formularios para la presentación de perfiles de proyectos (de la entidad que este brindando el

presupuesto para realizar la investigación), solicitud de apoyo del investigador., Aval de la Vicerrectoría de Investigación, Correspondencia

Memorias Publicación de las memorias sobre las jornadas y actividades de investigación y ferias “ exposiciones” que realiza la Vicerrectoría de Investigación

Informes anuales de labores de la unidad Objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizanInformes de evaluación de las revistas científicas Cotejo del contenido de la revistas con base en Latindex (índice internacional de calidad); en el

informe se le dice a la Revista si ingresa o no en el catálogo de LatidexInformes de evaluación de unidades académicas de investigación

Síntesis de lo realizado y lo pendiente con respecto al quehacer investigativo, a las publicaciones, al personal, al presupuesto, al estado de los equipo entre otros

Expedientes de Actas del Comité Ético Científico Convocatoria, Agenda, acta , Documentos de trabajo

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Registro de investigadores Ficha del investigador, Curriculo del investigador , Publicaciones del investigador, TítulosExpedientes de actividades de investigación, programas de investigación y proyectos de investigación

Propuesta de investigación, Contratos, Convenios, Fórmulas de solicitud de presupuesto de OAF, Informes parciales y finales, Correspondencia

Expedientes de proyectos de investigación con fondos externos

Propuesta de investigación, Contratos, Convenios, Fórmulas de solicitud de presupuesto FUNDEVI, Informes parciales y finales, Correspondencia

Informes anuales de labores de la unidad Síntesis de las acciones realizadas por la Dirección de Gestión de la Investigación a lo largo del año, contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.

Correspondencia Cartas enviadas y recibidas en relación con solicitudes de acompañamiento jurídico en trámites de: Redacción y revisión de reglamentos, Redacción y revisión de convenios marco de cooperación, Redacción y revisión de cartas de entendimiento y soluciones de conflictos en unidades , académicas y administrativas, Trabajos finales de graduación en grado, Referencias sobre normativa vigente

Expedientes de recursos de amparo Expediente administrativo, Informe, Relación de hechos, SentenciasContratos, Convenios, Reglamentos Versión final del textoInformes anuales de labores de la unidad Síntesis de las acciones realizadas por la unidad de Asesoría Legal a lo largo del año, contiene los

objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.Actas de donación local Formulario normalizado de la Vicerrectoría de Administración para recibir donaciones localesActas de donación del extranjero Formulario normalizado de la Vicerrectoría de Administración para adquirir donaciones del

extranjeroExpediente de gastos por viajes al exterior Fórmula de solicitud del interesado, Aprobación de la VI, Carta probatoria del viaje, Acciones de

personal P8, Informe final de la actividad

Registros de movimientos de gastos por proyectos de investigación.

Da fe de que el movimiento fue registrado en la Base de Datos. Copias de solicitudes de trámites por servicios administrativos , Copias de solicitudes de trámites

por servicios financieros, Informes de la base de datos, CorrespondenciaInformes anuales de labores de la unidad Síntesis de las acciones realizadas en la Unidad Técnico Administrativo de la VI a lo largo del año,

contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.Informes presupuestarios Informe presupuestario, incluye: Presupuesto ordinario y extraordinario, Presupuesto de proyectos

Presupuesto de servicios de apoyo en forma global por áreas.Unidades Académicas de Investigación (Centros, institutos, laboratorios, Estaciones Experimentales)Actas de Asamblea de Investigadores Convocatorias, Agendas, Listas de Asistencia, Correspondencia, Documentos de trabajo, Actas

Justificación de ausenciasActas del Consejo Asesor Convocatorias, Agendas, Listas de Asistencia, Correspondencia, Documentos de trabajo, Actas,

Justificación de ausenciasActas del Consejo Científico Expediente de Actas de Consejo Asesor Expediente de Actas de Consejo Científico

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Informes anuales de labores Síntesis de las acciones realizadas por las direcciones de las unidades académicas de investigación, al término de un año de labores.

Informes de fin de gestión Afiches Documentos de gran formato que se utilizan para difundir y promocionar actividades académicas y de

investigación.Cartas enviadas (consecutivo)Cartas recibidasCatálogos Listados ordenados alfabética o jerárquicamente de productos académicos (catálogos de

investigaciones realizadas, publicaciones, colecciones) y de servicios (ensayos, análisis y pruebas de laboratorio)

Formularios P14 (Régimen Becario)Convenios Expedientes de formulación y ejecución de presupuestoExpedientes de personal administrativo y docente Expedientes de vínculo externo Correspondencia, Estados de Cuenta, Proyecto del presupuesto, Recibos de dineroSolicitudes de trámites por servicios administrativosSolicitudes de trámites por servicios financierosInformes de vacaciones Detalle de los días de vacaciones disfrutadas por los funcionarios en un periodo de tiempo

determinado; contiene el nombre completo del funcionario, fecha de disfrute y saldo de vacaciones.Reporte de ensayos de laboratorio Medio que tiene el investigador para probar un resultado. Serie de análisis que se le realizan a

determinados elementos

Propuestas de investigación Formulario normalizado e impreso del Sistema de Formulación de Proyectos Institucionales de la OPLAU.

Expedientes de Programas, proyectos y actividades de investigación

Formulación de Proyecto, Evaluaciones de la propuestas de investigación, Carta UAI solicitado inscripción, Carta de la VI con aprobación del proyecto de investigación, Formulación del proyecto de investigación con código, Cartas de recordatorio de entrega de informesl, Carta del investigador remitiendo Informes finales o parciales a la Comisión Científica, Acta o Carta de la Comisión Científica con acuerdo de aprobación de informes, Solicitudes de ampliación de vigencia de proyectos, entre otros

Expediente de proyectos de acción social Formulación de Proyecto, Carta UAI solicitado inscripción, Carta de la VAS con la aprobación del proyecto y el presupuesto asignado, Cartas de recordatorio de entrega de informes, Solicitudes de ampliación de vigencia de proyectos, Solicitud de prorroga del proyecto, entre otros

Publicaciones periódicas y monografías Expedientes de cargas académicas Planes de trabajo, Correspondencia, Reportes de cargas académicasDocumentos generados en el proceso de acreditación y Expediente de solicitud de acreditación , Informes de auditorias internas y externas, Informe con

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reacreditación las acciones correctivas, Manual de calidad, Procedimientos, Instructivos, Registros, Correspondencia, Norma por el que se va acreditar

Expedientes de actividades académicas y de investigación nacionales e internacionales

Correspondencia, Invitaciones, Programas, Informes administrativos de la actividad, Listas de asistencia, Material de difusión

Expedientes de contratación administrativa Contrataciones directas (crédito y contado), Contrataciones directas de servicio, LicitacionesInvestigaciones “Literatura gris” Producción textual de autoría de investigadores, coinvestigadores, directores, estudiantes, pasantes…

presentada en actividades académicas y de investigación que por diferentes razones no se publica.Vicerrectoría de Administración Correspondencia Cartas recibidas y enviadas en relación con trámites de: Permisos con y sin goce de salario,

Nombramientos de personal, Autorización para habilitar plazas, Incentivos salariales, Dedicación exclusiva, Estudios de clasificación y valoración de puestos, Autorización de horas extras, Modificaciones internas de presupuesto, Fondos de trabajo transitorios, Apoyo presupuestario, Gastos de viaje y transporte, Solicitudes de materiales, Ordenes por pago de servicios, Administración de activos fijos, Pagos de facturas, Licitaciones, Contratos por servicios profesionales, Contratos por servicios técnicos

Informe anual de labores Síntesis de las acciones realizadas por la VRA durante un año de trabajo.Informe anual de labores de las oficinas adscritas a la VRA

Síntesis de las acciones realizadas por las Oficinas Administrativas adscritas a la VRA 2 durante un año de trabajo.

Informe de fin de gestión Síntesis de lo realizado y lo pendiente por la VRA al término de los cuatro años de una Administración.

Informes de fin de gestión de las oficinas administrativas adscritas a la VRA

Descripción escrita de lo logrado por las oficinas administrativas al término de los cuatro años de una Administración

Expedientes de gestiones impugnatorias y recursos de amparo

Procesos de contratación administrativa y recursos de amparo interpuestos contra la Vicerrectoría

Expedientes de actas de Consejo Asesor y Comisiones Convocatoria, Minuta, Acta, Correspondencia, Antecedentes, Recomendaciones Expedientes de Informes Técnicos Puestos administrativos, Clima organizacional, Sistemas y procedimientos Resoluciones En relación con trámites de:

Permisos con y sin goce de salario, Nombramientos de personal, Autorización para habilitar plazas, Incentivos salariales, Dedicación exclusiva, Estudios de clasificación y valoración de puestos, Autorización de horas extras, Modificaciones internas de presupuesto, Fondos de trabajo transitorios, Apoyo presupuestario, etc.

Circulares En relación con trámites de: Permisos con y sin goce de salario, Nombramientos de personal, Autorización para habilitar plazas, Incentivos salariales, dedicación exclusiva, Estudios de clasificación y valoración de puestos, Autorización de horas extras: modificaciones internas de

2 Oficina de Recursos Humanos (ORH), Oficina de Administración Financiera (OAF), Oficina de Suministros (OS), Oficina de Servicios Generales (OSG). A cada una de estas oficinas se les aplicara un proceso de identificación y valoración individual.

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presupuesto, Fondos de trabajo transitorios, Apoyo presupuestario, Gastos de viaje y transporte, Solicitudes de materiales, Ordenes por pago de servicios, Administración de activos fijos, Pagos de facturas, Licitaciones, Contratos por servicios profesionales, Contratos por servicios técnicos,

Oficina de Administración Financiera Cartas enviadas (consecutivo) Función: Comunicar o solicitar. Contenido: Pólizas de seguros, autorización de firmas, fondos

transitorios, inversiones, transferencia presupuestarias, retención de renta, inventarios de activos fijos, cobros, venta de formularios, fondos de trabajo, horas extras, informe de consumo de facturación, registro de firmas, descongelamiento de plazas, inventarios, presupuesto de proyectos, entre otros.

Cartas recibidas Función: solicitar, informar, comunicar sobre trámites financierosContenido: Pólizas de seguros, autorización de firmas, fondos transitorios, inversiones, transferencia presupuestarias, retención de renta, inventarios de activos fijos, cobros, venta de formularios, fondos de trabajo, horas extras, informe de consumo de facturación, registro de firmas,

Informe de laboresMinutas del Consejo Asesor de la OAF Dejar constancia de los asuntos tratados en la reunión. Nombre de los asistentes, asuntos tratados.Estados financieros Tiene la finalidad de presentar un resumen general de la situación financiera y de la ejecución y

liquidación presupuestaria Contiene: los Estados Financieros y Liquidación Presupuestaria, que incluye: el Balance General, Estado de Ingresos y Egresos por Sección y por Clase Básica y Objeto de Gasto, Estados de Flujo de Efectivo, tre otros

Informes gerenciales Expone los aspectos mas relevantes que inciden en la situación financiera y presupuestaria de la UCR, mediante: un resumen ejecutivo de la situación financiera y presupuestaria, un análisis de la situación financiera que incluye: un análisis de partidas y de razones financieras luego un análisis de la situación presupuestaria haciendo referencia a ingresos y egresos entre otros.

Informes de auditoria externa Opinión de los auditores independientes sobre balance de estado de situación, estado de ingresos y egresos, cambios en el patrimonio y flujo de efectivo. Notas a los Estados financieros. Informe sobre el control interno. Información financiera complementaria

Asientos de diario Son los registros de todos los movimientos de las cuentas que tiene la UCR: Activos fijos, ajuste 013-018, ajuste de Conciliación Bancarias, ajuste de Conciliación de Odontología, ajuste de Cuentas de préstamos, ajuste Diferencial tipo de Cambio, ajuste diferencia de Cajeros, ajuste provisión Ctas por cobrar, entre otros

Conciliaciones bancarias Ajustes entre Estados de Cuenta de los bancos y lo registrado en los Asientos de Diario. Nombre del Banco, número de cuenta, fecha, documentos pendientes de registrar, Movimientos de Contabilidad General del banco correspondiente y Estado de Cuenta emitida por el banco.

Reportes de saldos mensuales Registra el No. De cuenta, nombre de la cuenta, saldo inicial, debe, haber, y saldo actual.Reportes de movimientos mensuales Registra No. de Asiento de Diario, fecha, No. de Cheque No. de cuenta afectada, Debe, haber y

Saldo.Contratos de seguros colectivos Adquisición de pólizas de seguros para estudiantes, funcionarios, inmuebles.

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Contratos de seguros individuales Adquisición de pólizas para vehículos, infraestructura física, etc.Formularios para el traslado de activos fijos Consigna la unidad y persona que entrega, unidad y persona que recibe y el detalle de los bienes

trasladados. Dejar constancia de que un activo de una unidad académica o administrativa se traslada a otra.

Modificaciones externas al presupuesto Es un resumen de las variaciones al presupuesto después de su aprobación y ejecuciónInformes de control de presupuesto Egresos en salud, ejecución presupuestaria trimestral, viáticos al exterior, servicios especiales,

personal sustituto, plazas congeladas tanto de personal administrativo como decente, masa salarial.Modificaciones internas a los presupuestos ordinarios Es un resumen de las variaciones al presupuesto solicitadas por las Unidades Ejecutoras. Contiene las

rebajas y aumentos de egresos por objeto de gastos, por unidad y por programaSolicitudes de materiales Formulario para solicitar compra de materiales por medio de la Oficina de Suministros, contiene:

código del artículo, cantidad, descripción del artículo y precio.Autorizaciones de retiro de cheque Autorizar a terceros para realizar trámites ante la OAFComprobantes de recibido conforme de chequesNóminas de cobro de matrícula Detalle emisión de recibos de matrícula, desglose de los cursos matriculados por los estudiantes

Oficina de Suministros Expediente de Licitaciones PúblicasExpediente de Licitaciones PrivadasExpedientes de compras directas Correspondencia Expediente de importaciones Informes de ingreso y salida de materiales de la bodega Listas de existenciasListas de proveedoresExpedientes de DonacionesOficina de Recursos HumanosFormularios para el análisis de puestos Información relacionada con el puesto actual que desempeña el funcionarioBoletas de inscripción de concurso interno Datos personales del concursante y detalle de las plazas en que esta concursando Boletas de concursos internos Avisos sobre las plazas vacantes interinasExpedientes de personal

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